THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI NHÀ XUẤT BẢN THỐNG KÊ

bản Thống kê là tổ chức biên soạn, biên tập và xuất bản các loại sách về thôngtin kinh tế – xã hội, về hạch toán thống kê, nghiên cứu khoa học…Nhà xuất bảnThống kê còn được giao nhiệm vụ

QUẢ BÁN HÀNG TẠI NHÀ XUẤT BẢN THỐNG KÊ

2.1 Đẳc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, quản lý kinh doanh tại Nhà

xuất bản Thống Kê :

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Nhà xuất bản Thống Kê :

* Khái quát đặc điểm chung của đơn vị

Tên doanh nghiệp : Nhà xuất bản thống kê

Tên giao dịch : Nhà xuất bản Thống kê

Trụ sở : 98 Thụy Khê - Tây Hồ – Hà Nội

Tài khoản : 710A 00 22 Ngân hàng công thương Ba Đình

Theo nghị định 388/HĐBT về việc ban hành quy chế thành lập và giải thểcác doanh nghiệp Nhà nước Nhà xuất bản Thống kê được thành lập lại theoquyết định số 27/TCTK/TCCB ngày 01-07-1993, với giấy chứng nhận đăng kýkinh doanh số 108797 ngày 18-07-1993 do trọng tài kinh tế Hà Nội cấp

Nhà xuất bản Thống kê được xếp là doanh nghiệp loại 1 theo quyết định số26/CP ngày 23-05-1993 của Chính phủ, theo quyết định số 579/TCTK – TCCBngày 06-11-1996 của Tổng cục Thống kê Ngày 15-02-1998 Nhà xuất bảnThống kê được cấp giấy phép hoạt động ngành in do Cục xuất bản – Bộ văn hóacấp

Theo các văn bản trên, Nhà xuất bản Thống kê là doanh nghiệp nhà nước,

bản Thống kê là tổ chức biên soạn, biên tập và xuất bản các loại sách về thôngtin kinh tế – xã hội, về hạch toán thống kê, nghiên cứu khoa học…Nhà xuất bảnThống kê còn được giao nhiệm vụ xuất bản các loại chứng từ hạch toán, các loạibiểu mẫu báo cáo thống kê, kế toán, tài chính, ngân hàng, thương mại, giá cả…

và mảng đề tài này đã chiếm một tỷ lệ không nhỏ về sách của Nhà xuất bản.Thời kỳ đầu (1980 – 1989), Nhà xuất bản được Nhà nước bao cấp, toàn bộ

số sách xuất bản đều giao cho Tổng công ty phát hành sách Trung ương tiêu thụ

Số sách mà Nhà xuất bản Thống kê cho ra đời trong khoảng thời gian này đượckhoảng 20 – 30 đầu sách, đơn vị luôn hoàn thành kế hoạch và có tích lũy Khichuyển sang nền kinh tế thị trường, Nhà xuất bản Thống kê đã gặp không ít khókhăn, vốn thiếu nghiêm trọng, máy móc thiết bị không đủ, số đầu sách và sốxuất bản chưa ổn định, lại phải tự tiêu thụ, luôn trong tình trạng đọng vốn, lãisuất ngân hàng cao

Đứng trước tình hình đó, Nhà xuất bản Thống kê đã không ngừng phấn đấuđứng vững trên thị trường Hiện nay Nhà xuất bản Thống kê đã trang bị thêmmáy móc, thiết bị hiện đại Cụ thể

- Máy in có 7 cái, khuôn khổ in lớn nhất là 54 cm x 79 cm gồm 16 trang,nhỏ nhất là khổ 27 cm x 39 cm gồm 4 trang Nếu đủ công việc cho máy hoạtđộng mỗi ngày xưởng in tiêu thụ tới 3 tấn giấy các loại

- Máy vi tính có 5 bộ hiện đại đang hoạt động đắc lực cho việc chế bản sách

và các xuất bản phẩm khác của Nhà xuất bản, phòng chế bản và in

Nhà xuất bản Thống kê có đội ngũ công nhân lành nghề, gồm 15 ngườiđược phân giải ra các phòng ban, có kinh nghiệm và có chuyên môn cao phùhợp với công tác của Nhà xuất bản Ngoài việc đảm bảo khối lượng sách trongcác lĩnh vực, Nhà xuất bản còn tiến bộ rõ nét về kỹ thuật, mỹ thuật, hầu hết cácloại sách và xuất bản khác từ năm 1991 đến nay đều được in ốp sét, láng bìanilon và đóng bìa cứng, mẫu mã đẹp Sách, biểu mẫu được chế bản trên máy vi

thị trường, nắm bắt khai thác các nguồn thông tin từ thị trường, nắm bắt khaithác các nguồn thông tin mới để sản xuất nhiều sách phù hợp với cơ chế thịtrường.

Đến nay những thay đổi đó đã có tác động tích cực đến kết quả hoạt độngsản xuất kinh doanh của đơn vị Cụ thể là : năm 1999 số lượng đầu sách lên đếncon số 180 Năm 2003 số lượng đầu sách tăng lên 250 cuốn và dự kiến còn tănglên 350 đầu sách vào năm 2005 Có thể đánh giá sơ bộ năng lực sản xuất củaNhà xuất bản qua một số chỉ tiêu 3 năm gần nhất :

3 Lợi nhuận trước thuế Triệu đồng 2.010,7 2.050 2.510

Giám đốc

Phó giám đốc

Phòng sản xuất kinh doanh Ban biên tập Trung tâm giới thiệu sản phẩm Phòng chế bản và in Phòng tài chính kế toán Chi nhánh NXB tại TP HCM

Xưởng in

Nhà xuất bản Thống kê là một doanh nghiệp Nhà nước, hạch toán kinh tế

độc lập, trực thuộc Tổng cục Thống kê và chịu sự quản lý của Bộ Văn hóa (Cục

Xuất bản), có con dấu riêng, có tài khoản riêng tại Ngân hàng công thương Ba

Đình

Nhà xuất bản Thống kê có một giám đốc, một phó giám đốc phụ trách kinh

doanh và 7 bộ phận chính Sự quản lý các bộ phận thuộc Nhà xuất bản được

biểu hiện qua sơ đồ sau :

Sơ đồ bộ máy tổ chức Nhà xuất bản Thống kê

Xem sơ đồ ta có thể khẳng định đây là mô hình quản lý trực tuyến Giám

đốc là người lãnh đạo chung, được phép ra quyết định và chịu trách nhiệm về

mọi mặt kết quả hoạt động của đơn vị Giám đốc phụ trách 4 phòng ban là :

phòng tài vụ – tổ chức hành chính quản trị, phòng chế bản và in, chi nhánh Nhà

xuất bản Thống kê tại thành phố Hồ Chí Minh, xưởng in Một phó giảm đốc phụ

quyết toán Chức năng hoạt động của từng phòng ban như sau :

2) Phòng sản xuất kinh doanh:

Được giao nhiệm vụ xuất bản và in ấn biểu mẫu, chứng từ gia công, in ấnmột số sách, tạp chí của ban biên tập chuyển sang và của khách hàng mang đến.Phòng phải tự tổ chức in ấn và tiêu thụ sản phẩm làm ra, tự chịu trách nhiệm vềkinh tế của sản phẩm làm ra

3) Phòng chế bản và in:

Có nhiệm vụ chế bản toàn bộ bản thảo sách, ấn phẩm, biểu mẫu và in ấnmột số sản phẩm về sách theo đơn đặt hàng của khách Ngoài ra phòng cũngnhận ký hợp đồng in và tiêu thụ sách do khách hàng mang đến

4) Xưởng in:

Là bộ phận trực tiếp sản xuất sản phẩm, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giámđốc Xưởng in có nhiệm vụ in ấn toàn bộ sách giáo trình kinh tế, tin học, cácbiểu mẫu, chứng từ theo các hợp đồng kinh tế của Nhà xuất bản do khách hàngmang đến và ký kết giữa hai bên Ngoài ra xưởng in còn làm thêm một số việc

do các phòng ban gửi xuống

5) Trung tâm giới thiệu sản phẩm:

Trung tâm này có nhiệm vụ giới thiệu và bán các xuất phẩm của Nhà xuấtbản Ngoài ra còn nhập thêm một số sách, tạp chí của các Nhà xuất bản kháchưởng tỷ lệ phát hành

Chí nhánh có chức năng, nhiệm vụ của Nhà xuất bản Thống kê thu nhỏ, xuấtbản sách, biểu mẫu, chứng từ…Đồng thời chi nhánh tiếp nhận một phần sáchcủa Nhà xuất bản để phát hành phục vụ cho các tỉnh phía Nam.

7) Phòng kế toán tài chính:

Phòng kế toán tài chính có trách nhiệm phản ánh và giám đốc bằng tiền mặtmột cách toàn diện, liên tục, có hệ thống quá trình thực hiện chế độ hạch toánsản xuất kinh doanh của Nhà xuất bản Nhiệm vụ chính của phòng là đảm bảocân đối thu chi, khai thác mọi khả năng tiềm tàng của Nhà xuất bản , nâng caohiệu quả sử dụng lao động, vật tư, tiền vốn, tiết kiệm chi phí và hạ thấp giáthành sản phẩm

Nhà xuất bản thực hiện cơ chế khoán gọn từ A – Z cho các phòng ban, theoquy chế tự chịu trách nhiệm kinh doanh và đóng góp nghĩa vụ hằng năm Cáchquản lý này có tác dụng nâng cao tính sáng tạo của các phòng ban, chủ độngtrong việc khai thác nguồn hàng và phương thức tiêu thụ sản phẩm, gắn quyềnchủ động với trách nhiệm của các phòng ban

2.1.3 Công tác tổ chức quản lý tổ chức sản xuất và bộ máy kế toán của Nhà xuất bản Thống Kê :

2.1.3.1 Đặc điểm bộ máy tổ chức kế toán :

Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất, phù hợp với điều kiện tổ chức quản

lý và trình độ quản lý, doanh nghiệp đã áp dụng hình thức tổ chức kế toán tậptrung Mọi công việc kế toán đều được thực hiện ở phòng kế toán (chịu sự chỉđạo trực tiếp của kế toán trưởng)

Doanh nghiệp không tổ chức kế toán riêng ở từng bộ phận mà chỉ bố trí cácnhân viên làm công tác kiểm tra thu thập chứng từ cuối kỳ chuyển về phòng kếtoán

Để hình dung một cách cụ thể về đặc điểm bộ máy kế toán tại Nhà xuất bảnThống kê ta có mô hình bộ máy kế toán sau:

Kế toán trưởng

Kế toán hàng hóa Kế toán vốn bằng tiền và theo dõi các khoản công nợ Kế toán tổng hợp

Đứng đầu phòng kế toán là kế toán trưởng Kế toán trưởng chịu sự lãnh đạotrực tiếp của giám đốc, các nhân viên phòng kế toán chịu sự lãnh đạo trực tiếpcủa kế toán trưởng Đây là bộ máy gọn nhẹ, tiết kiệm lao động gián tiếp, phùhợp với quy mô sản xuất của Nhà xuất bản Thống kê

Các phần hành công việc kế toán :

- Kế toán trưởng : Theo dõi chung và lập kế hoạch tài chính, tập hợp sốliệu vào sổ cái và các báo cáo chi phí, nhận xét tình hình doanh nghiệp Đặc biệttại Nhà xuất bản Thống kê , phòng kế toán còn kiêm chức năng của phòng tổchức hành chính, quản trị Vì thế kế toán trưởng còn có nhiệm vụ đánh giá, nhậnxét công tác nhân sự, tình hình tiêu thụ sản phẩm, theo dõi mối quan hệ với bạnhàng, với cộng tác viên

- Kế toán tổng hợp : Theo dõi phần thanh toán tiền lương, BHXH, TSCĐ,tập hợp chi phí toàn doanh nghiệp và tính giá thành sản phẩm, xác định kết quảkinh doanh, lập báo cáo tài chính

- Kế toán hàng hóa : Có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập – xuất – tồnkho nguyên liệu, hàng hóa, thành phẩm, tình hình tiêu thụ sản phẩm của doanhnghiệp

- Kế toán vốn bằng tiền và theo dõi các khoản công nợ : Có nhiệm vụ thu– chi tiền mặt, giao dịch ngân hàng, đối chiếu sổ quỹ với kế toán hàng hóa vàtheo dõi tình hình thanh toán các khoản phải thu, phải trả

2.1.3.2 Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán tại Nhà xuất bản Thống kê :

Căn cứ vào đặc điểm, quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh và tổ chức bộmáy kế toán, Nhà xuất bản Thống kê áp dụng hình thức kế toán “Chứng từ ghisổ” kết hợp với một số bảng kê của “Nhật ký chứng từ”

- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê địnhkỳ

- Tính trị giá thực tế thành phẩm xuất kho theo giá đích danh

- Kỳ hạch toán của Nhà xuất bản Thống kê là tháng

- Niên độ kế toán là một năm dương lịch (từ 1/1 – 31/12)

- Nhà xuất bản Thống kê thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phươngpháp khấu trừ, trong đó :

+ Sách, giáo trinh, tạp chí có thuế suất : 0 %

+ Sách khoa học, kinh tế, kỹ thuật : 5 %

+ Các xuất bản phẩm khác có thuế suất : 10%

Hình thức luân chuyển chứng từ được biểu hiện qua sơ đồ

Bảng kê

Chứng từ ghi sổ

Sổ cái

Bảng cân đối số phát sinh

Báo cáo kế toán

2.2 Tình hình thực tế về kế toán bán hàng và xác định kết quả tại Nhà xuất bản Thống kê :

2.2.1 Các phương thức bán hàng :

Quá trình tiêu thụ vủa Nhà xuất bản diễn ra không đều, doanh thu bán hàng

có tháng nhiều, tháng ít.Sản phẩm chủ yếu cảu đơn vị là sách và biểu mẫu nênhiện nay Nhà xuất bản Thống kê tổ chức tiêu thụ sản phẩm theo một số phươngthức sau :

* Bán lẻ : Nhà xuất bản tổ chức bán lẻ ngay tại phòng ban quản lý Khikhách hàng đến mua ấn phẩm kế toán hành hóa viết hóa đơn GTGT cho kháchhàng

Phương thức thanh toán chủ yêu : tiền mặt

* Bán buôn : Khách hàng đến mua ấn phẩm của Nhà xuất bản với một sốlượng lớn kế toán hàng hóa cũng viết hóa đơn GTGT cho lô hàng xuất bán

Phương thức thanh toán chủ yếu : tiền mặt, séc, ủy nhiệm thu

* Bán theo đơn đặt hàng : Đây là phương thức bán hàng theo yêu cầu kháchhàng, như Sở y tế Lâm Đồng đặt mua giáo trình hướng dẫn sức khỏe sinh sảnphụ nữ và trẻ em

Phương thức thanh toán chủ yếu : tiền mặt, séc, ủy nhiệm thu

2.2.2 Thủ tục chứng từ bán hàng ở Nhà xuất bản Thống kê :

Khi tiến hành bán hàng, kế toán hàng hóa viết hóa đơn GTGT bán lẻ, bánbuôn, bán đại lý, bán theo đơn đặt hàng nhưng hạch toán riêng cho từng bộ phận(kho), mỗi bộ phận lập một bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán lẻ.Cuối tháng, kế toán tổng hợp bảng kê của từng bộ phận để lên bảng kê tổng hợphóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra

* Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra bao gồm:

- Căn cứ lập : căn cứ vào hóa đơn GTGT

- Nôi dung : phản ánh tình hình tiêu thụ của các loại ấn phẩm

- Phương pháp lập : hóa đơn GTGt mỗi bộ phận được tổng hợp và theo dõitren bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra Mỗi khách hàng ghitrên một dòng bảng kê Do bài viết có hạn, tôi chỉ trích một số hóa đơn, bảng kêcủa phòng (kho) sản xuất kinh doanh

Cụ thể:Hóa đơn GTGT và bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa,dịch vụ bánra

Mẫu số 01 GTKT – 3 LL

Đơn vị bán hàng : Nhà xuất bản Thống kê

Địa chỉ : 98 Thụy Khê Số TK : 710A.00022 NHCT Ba Đình – Hà NộiĐiện thoại : 8457290 MS – 01 001117791

Họ tên người mua hàng : Nguyễn Thị Minh

Tổng cộng tiền thanh toán :370 000

Số tiền viết (bằng chữ) :Ba trăm bảy mươi ngàn đồng chẵn

Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị

Hoàng Minh Phượng Cát Văn Thành

* Bảng kê tổng hợp hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra là bảng kêtổng hợp tình hình tiêu thụ ấn phẩm theo chỉ tiêu giá trị theo từng bộ phận (kho)

- Căn cứ lập bảng kê tổng hợp hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra:Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra của từng bộ phận (kho),(mẫu số 01)

- Kết cấu bảng tổng hợp hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra: mẫu 02

2.2.3 Trình tự hạch toán bán hàng theo đơn đặt hàng :

Khi ấn phẩm hoàn thành theo đơn đặt hàng thì lúc khách đến nhận hàng, kếtoán hàng hóa viết hóa đơn GTGT cho khách hàng Tùy theo từng phương thứcthanh toán, kế toán ghi vào sổ kế toán liên quan cho phù hợp Cụ thể :

Theo hóa đơn GTGT số 032303 ngày 29 tháng 3 năm 1005, kế toán hàng hóaghi:

Nợ TK 131 370 000 ( Chi tiết Sở y tế Lâm Đồng )

Có TK 511 370 000

Giáo trình hướng dẫn sinh sản phụ nữ và trẻ em có thuế suất giá trị gia tăng

là 0% Vì vậy bút toán trên không thể hiện thuế GTGT đầu ra

2.2.4 Hạch toán bán hàng trong trường hợp bán buôn, bán lẻ :

**Đối với trường hợp bán buôn :

Khi khách hàng mua với số lượng lớn Nhà xuất bản chi cho khách hàng một

tỷ lệ phát hành phí từ 25 % - 30 % thậm chí có trường hợp phát hành phí lên tới

35 % Kế toán hàng hóa viết hóa đơn GTGT cho số hàng trên với giá ghi trênhóa đơn là giá thỏa thuận giữa Nhà xuất bản với khách hàng Thông thường giáthỏa thuận nhỏ hơn giá ghi trên bìa sách, ấn phẩm Kế toán hàng hóa hạch toándoanh thu chính là giá ghi trên hóa đơn GTGT

Kho: Phòng SXKD TRÍCH BẢNG KÊ HÓA ĐƠN,CHỨNG TỪ HÀNG HÓA, DỊCH VỤ BÁN RA Mẫu số

01Tháng 3 năm 2005

Đơn vị tính : đồng

(cuốn) Doanh số bán

Thuế GTGT

Ghi nợ các tài khoản

không phải trả tiền hoa hồng cho khách hàng Kế toán hàng hóa chỉ ghi duy nhấtmột bút toán :

Nợ TK 111 3 000 000

Có TK 511 2 856 000

Có TK 3331 (33311) 144 000

** Đối với trường hợp bán lẻ :

Khi khách hàng đến mua với số lượng ít, kế toán hàng hóa viết hóa đơnGTGT và ghi giá bán đúng bằng giá trên bìa sách

Cụ thể : Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 031897 ngày 5 tháng 3 năm 2005 tạiphòng sản xuất kinh doanh, Nhà xuất bản Thống kê có bán cho phòng Tài vụTổng cục Thống kê 100 cuốn phiếu chi, với giá 2 500đ/cuốn Kế toán hàng hóaghi :

Nợ TK 111 250 000

Có TK 511 225 000

Có TK 3331 (33311) 25 000

2.2.5 Hạch toán trong trường hợp bán hàng đại lý :

Khi xuất kho ấn phẩm cho khách hàng kế toán hàng hóa không viết hóa đơnGTGT mà chỉ ghi chép trên sổ theo dõi riêng (sổ phụ) Mỗi người được ghi vàomột trang riêng

Cụ thể : Bà Lan 21 Hàng Bài

TT Ngày Tên hàng

Số lượng Thành tiền lượng Số Thành tiền lượng Số Thành tiền

100 1.500.000

Trong tháng 3 năm 2005 phòng sản xuất kinh doanh của Nhà xuất bảnThống kê có bán cho bà Lan ở 21 Hàng Bài Khi bà Lan trả tiền, phòng sản xuấtkinh doanh mới ghi hóa đơn GTGT số 032308 ngày 30 tháng 3 năm 2005, kếtoán hàng hóa ghi :

Nợ TK 111 1 500 000

Có TK 511 1 428 000

Có TK 3331 (33311) 72 000

Như vậy trong trường hợp bán hàng đại lý chỉ khi nào khách hàng thông báo

số ấn phẩm đã tiêu thụ hết thì nơi bán đại lý mới viết hóa đơn GTGT Vì thế mà

kế toán hàng hóa chỉ ghi một bút toán duy nhất Vấn đề này sẽ được nhắc lại ởphần 3

Ở tất cả các trường hợp bán hàng trên thì đều tuân theo một trình tự kế toánsau: Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán căn cứ vào các chứng từ để ghivào sổ và bảng kê tương ứng Vì bài viết có hạn tôi chỉ trích một số bảng, biểucủa phòng sản xuất kinh doanh và bảng tổng hợp chung của Nhà xuất bản Thống

kê Cụ thể là :

- Bảng kê theo dõi thanh toán với người mua trong trường hợp khách hàngchưa trả tiền ( mẫu số 03 )

- Bảng kê thu tiền bán hàng ( mẫu số 04 )

- Bảng kê thu chi tiền gửi ngân hàng ( mẫu số 05 )

Căn cứ vào số liệu ở "bảng tổng hợp hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụbán ra" kế toán tổng hợp doanh thu của toàn bộ Nhà xuất bản lập chứng từ ghisổ.

CHỨNG TỪ GHI SỔ Số 5/3Ngày 31 tháng 3 năm 2005

51133311

198.377.800138.938.000540.978.320

845.812.289 32.481.831

Kèm theo:Bảng tổng hợp hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra(mẫu số 02)

Trong tháng 3 năm 2005, Nhà xuất bản Thống kê phát sinh trường hợp hàngbán bị trả lại, do đó làm giảm doanh thu bán hàng Căn cứ vào chứng từ liênquan kế toán bán hàng ghi sổ theo định khoản:

Nợ TK 531 142 858

Có TK 142 858