CÁC VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KẾ TOÁN THÀNH PHẨM BÁN HÀNG TRONG CÁC DOANH NGHIỆP

CÁC VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KẾ TOÁN THÀNH PHẨM BÁN HÀNG TRONG Trong doanh nghiệp sản xuất và cung cấp dịch vụ cho xã hội chủ yếu là thànhphẩm,ngoài ra còn có nửa thành phẩm.. Còn lại sản phẩm củ

CÁC VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KẾ TOÁN THÀNH PHẨM BÁN HÀNG TRONG

Trong doanh nghiệp sản xuất và cung cấp dịch vụ cho xã hội chủ yếu là thànhphẩm,ngoài ra còn có nửa thành phẩm Chỉ có thành phẩm của bước công nghệcuối cùng của doanh nghiệp và đủ tiêu chuẩn kỹ thuật mới được coi là thànhphẩm Còn lại sản phẩm của các bước công nghệ, các giai đoạn sản xuất trước đóchỉ mới là nửa thành phẩm.Thành phẩm của doanh nghiệp được biểu hiện ở haimặt giá trị đó là số lượng và chất lượng.Số lượng của thành phẩm được xác địnhbằng đơn vị đo lường như : kg, lít, mét, cái, gói, lọ…Chất lượng của thành phẩmđược xác định bằng tỷ lệ tốt xấu phẩm cấp chất lượng ( cấp I ,cấp II ) Mặt sốlượng thành phẩm phản ánh quy mô mà doanh nghiệp tạo ra,còn mặt chất lượngphản ánh giá trị sử dụng của thành phẩm

- Sản phẩm của quá trình sản xuất là kết quả cuối cùng của quá trình sản xuất,chế tạo sản phẩm Bao gồm:Thành phẩm, nửa thành phẩm và dịch vụ đã cungcấp

Phân biệt thành phẩm và sản phẩm:

- Xét về mặt giới hạn:

+ Thành phẩm là kết quả cuối cùng của quá trình sản xuất và gắn với một quytrình công nghệ sản xuất nhất định trong phạm vi một doanh nghiệp

+ Sản phẩm là kết quả của quá trình sản xuất, cung cấp dịch vụ.

1.1.2 Khái niệm bán hàng và bản chất của quá trình bán hàng :

Doanh nghiệp sản xuất ra sản phẩm nhằm mục đích đáp ứng nhu cầu tiêu dùngcủa xã hội Sản phẩm trước khi đến tay người tiêu dùng phải qua quá trình tiêuthụ hay còn gọi là quá trình bán hàng.Tiêu thụ là khâu cuối cùng trong chu kỳtuần hoàn vốn của doanh nghiệp

- Bán hàng là quá trình bán sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất ra và bán hàng dodoanh nghiệp mua vào

- Quá trình bán hàng là quá trình hoạt động kinh tế, bao gồm 2 mặt : Doanhnghiệp đem bán sản phẩm, hàng hoá và cung cấp dịch vụ đồng thời đã thu đượctiền hoặc có quyền thu tiền của ngưòi mua Quá trình bán hàng thực chất là traođổi quyền sở hữu giữa người bán và người mua trên thị trường hoạt động

Thị trường hoạt động là thị trường phải thoả mãn đồng thời 3 điều kiện sau: + Các sản phẩm được bán trên thị trường có tính tương đồng

+ Người mua và người bán có thể tìm thấy nhau vào bất kỳ lúc nào

+ Giá cả được công khai

Hàng hoá cung cấp nhằm để thoả mãn nhu cầu của các tổ chức kinh tế khác,các cá nhân bên ngoài công ty, tổng công ty hoặc tập đoàn sản xuất gọi là bán chobên ngoài.Trong trường hợp hàng hoá cung cấp giữa các đơn vị trong cùng mộtcông ty, tổng công ty, tập đoàn … được gọi là bán hàng nội bộ

Khi tiến hành giao dịch giữa doanh nghiệp với bên mua hoặc bên sử dụng tàisản doanh thu được xác định bằng giá trị hợp lý ( giá trị tài sản có thể trao đổihoặc giá trị một khoản nợ được thanh toán một cách tự nguyện giữa các bên cóđầy đủ hiểu biết trong sự trao đổi ngang giá trên thị trường hoạt động ).

1.1.3 Ý nghĩa của công tác bán hàng :

Trong điều kiện nền kinh tế thị trường, điều quan trọng và mối quan tâm hàngđầu của các doanh nghiệp là sản phẩm hàng hoá của mình phải tiêu thụ được trênthị trường, được thị trường chấp nhận về các phương diện : giá cả, chất lượng,mẫu mã … Vì tính chất hữu ích của sản phẩm sản xuất chỉ được thừa nhận khi kếtthúc quá trình tiêu thụ, đó là vấn đề sống còn, quyết định sự tồn tại và phát triểncủa doanh nghiệp

- Đối với doanh nghiệp tiêu thụ được sản phẩm, tạo khả năng bù đắp mọi chiphí và tiếp tục chu kỳ sản xuất mới Nếu tiêu thụ thành phẩm tăng về số lượng

và rút ngắn về thời sẽ tăng nhanh vòng quay vốn lưu động, tiết kiệm vốn chodoanh nghiệp, đảm bảo thu hồi vốn nhanh, hiệu quả, có thể tái sản xuất mởrộng đồng thời còn là cơ sở tăng thu nhập cho doanh nghiệp , nâng cao đờisống cho cán bộ công nhân viên

- Đối với doanh nghiệp khác, việc tiêu thụ cung cấo sản phẩm hàng hoá kịpthời, đúng hạn, đúng quy cách phẩm chất, đúng số lượng, yêu cầu của doanhnghiệp sẽ giúp doanh nghiệp bạn hoàn thành tốt kế hoạch sản xuất để từ đótăng nhanh lợi nhuận cho doanh nghiệp, tăng uy tín của doanh nghiệp trên thịtrường và đối với bạn hàng

Xét trên phương diện toàn bộ nền kinh tế quốc dân thực hiện tốt tiêu thụ thànhphẩm, hàng hoá tạo cơ sở cho sự cân đối giữa sản xuất và tiêu dùng, giữa tiền vàhàng, cân đối sản xuất trong từng ngành và liên ngành

Trong điều kiện nền kinh tế mở cửa, các mối quan hệ kinh tế đối ngoại ngày càngphát triển mạnh mẽ, thì việc tiêu thụ tốt thành phẩm có thể tạo nên uy tín, sức

mạnh cho doanh nghiệp nói riêng và của nước ta nói chung Trong giới bạn hàngquốc tế góp phần tạo nên sự cân đối trong cán cân thanh toán quốc tế.

1.2 Các phương pháp xác định giá gốc của thành phẩm :

1.2.1 Nguyên tắc ghi sổ kế toán thành phẩm :

Giá trị thành phẩm theo nguyên tắc phải được ghi nhận theo giá gốc ( trị giá thực

tế ), trường hợp giá trị thuần có thể được thấp hơn giá gốc thì giá trị thành phẩmphải phản ánh theo giá trị thuần có thể thực hiện được

Trong thực tế, doanh nghiệp thường sản xuất nhiều mặt hàng và hoạt động nhập,xuất thành phẩm trong doanh nghiệp luôn có sự biến động lớn do nhiều nguyênnhân, để phục vụ cho việc hạch toán hàng ngày kịp thời, kế toán thành phẩm còn

có thể sử dụng giá hạch toán để ghi chép vào phiếu nhập, phiếu xuất và ghi sổ kếtoán chi tiết thành phẩm

1.2.2 Giá gốc thành phẩm nhập kho :

Đối với một doanh nghiệp thì thành phẩm nhập kho có thể từ nhiều nguồn khácnhau Nhưng chủ yếu thành phẩm nhập kho từ sản xuất hoàn thành, mua ngoàihoặc thuê gia công chế biến … Với mỗi nguồn nhập khác nhau, tuỳ theo giá thực

tế của thành phẩm nhập kho được xác định khác nhau nhưng nó đều phản ánh toàn

bộ chi phí thực tế mà doanh nghiệp phải bỏ ra liên quan đến thành phẩm nhập kho

- Thành phẩm do các bộ phận sản xuất chính và bộ phận sản xuất phụ của doanhnghiệp sản xuất ra phải được ghi nhận theo giá thành sản xuất thực tế, baogồm : chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sảnxuất chung để sản xuất thành phẩm

- Thành phẩm thuê ngoài gia công chế biến được ghi nhận theo giá thành thực

tế gia công chế biến, bao gồm : chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí giacông và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến quá trình gia công như : chi

phí vận chuyển, bốc dỡ khi giao, nhận gia công ,bảo quản, các khoản giảm giá,chiết khấu ( nếu có )

1.2.3 Giá gốc thành phẩm xuất kho :

Trong doanh nghiệp, thành phẩm xuất kho có thể từ nhiều nguồn, nhiều đợt nhậpnên việc xác định trị giá thực tế của thành phẩm xuất kho có thể áp dụng một trongcác phương pháp sau :

 Phương pháp tính theo giá bình quân gia quyền :

Giảm giá thành = Số lượng thành x Đơn giá t.tế

phẩm xuất kho phẩm xuất kho bình quân

Thực tế ( TT ), đầu kỳ ( ĐK ), thành phẩm ( TP )

Đơn giá TT = Giá TT tồn ĐK + Giá TT TP nhập trong kỳ

bình quân Số lượng TP tồn ĐK + Số lượng TP nhập trong kỳ

Đơn giá thực tế bình quân có thể tính cho toàn bộ số thành phẩm nhập trong kỳhay có thể được tính liên hoàn cho cả kỳ sau mỗi lần nhập, xuất gọi là bìnhquân gia quyền liên hoàn

Ưu điểm : Giá thành xuất kho được tính một cách chính xác, giảm bớt được

công việc ghi chép cũng như tính toán cho nhân viên kế toán

Nhược điểm : Giá thành xuất kho không có tính linh hoạt, chỉ phù hợp với giá

cả thường xuyên biến động với biên độ lớn và không theo quy luật nhất định,chẩm trễ trong công tác kế toán

 Phương pháp tính nhập trước, xuất trước ( FIFO ) :

Phương pháp này đòi hỏi phải xác định được đơn giá thực tế nhập kho củatừng lần nhập với giả thiết thành phẩm nào nhập trước thì được xuất trước Căn

cứ vào số lượng xuất kho để tính giá trị thực tế xuất kho thành phẩm theonguyên tắc : tính theo đơn giá thực tế thực nhập lần trước đối với số lượng xuấtkho của lần nhập trước, số còn lại tính theo đơn giá của lần nhập tiếp theo Do

đó, giá thực tế của thành phẩm cuối kỳ chính là giá thực tế thành phẩm của cáclần nhập sau cùng

Ưu điểm : Chính xác, phản ánh đúng giá trị thực của mỗi loại hàng hoá mua

vào Thích hợp với những loại hàng cần tiêu thụ nhanh như : đồ tươi sống, hoaquả

 Phương pháp nhập sau, xuất trước ( LIFO ) :

Phương pháp này cũng yêu cầu phải xác định được đơn giá thực tế của từng lầnnhập kho và giả thiết rằng hàng nào nhập kho sau thì được xuất trước Căn cứ vào

số lượng xuất kho tính ra giá thực tế của thành phẩm xuất kho theo nguyên tắc :tính theo đơn giá của lần nhập sau cùng đối với số lượng xuất kho của lần nhập đầutiên, số còn lại tính theo đơn giá thực tế của lần nhập đầu tiên,số còn lại được tínhtheo đơn giá thực tế của lần nhập trước đó Như vậy, giá thực tế của thành phẩmtồn kho cuối kỳ lại là giá thực tế thành phẩm thuộc các lần nhập đầu kỳ

Ưu điểm : Đảm bảo được tính chính xác về giá trị hàng hoá xuất kho và cập nhật

với giá trị

Nhược điểm : Khó khăn trong việc hạch toán hàng tồn kho.

 Phương pháp tính theo giá đích danh :

Yêu cầu xuất thành phẩm ở lô hàng nào thì lấy đúng giá thực tế nhập của lô hàng

đó để tính giá thực tế thành phẩm xuất kho

1.3 Khái niệm doanh thu bán hàng, các khoản giảm trừ doanh thu bán

hàng, nguyên tắc xác định doanh thu bán hàng :

1.3.1 Khái niệm doanh thu và điều kiện ghi nhận doanh thu :

Khái niệm :

Doanh thu trong doanh nghiệp là tổng các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu đượctrong kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất, kinh doanh thông thường củadoanh nghiệp, góp phần tăng vốn chủ sở hữu như : Doanh thu bán hàng ; Doanhthu cung cấp dịch vụ ; Doanh thu hoạt động tài chính : tiền lãi, tiền bản quyền, cổtức và lợi nhuận được chia

Do vậy doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là toàn bộ số tiền thu được, hoặc

sẽ thu được từ các giao dịch và nghiệp vụ phát sinh doanh thu, như bán sản phẩm,hàng hoá, cung cấp dịch vụ cho khách hàng bao gồm cả các khoản phụ thu và phíthu thêm ngoài giá bán ( nếu có ) Số tiền bán hàng được ghi trên hoá đơn GTGT ,hoá đơn bán hàng hoặc trên các chứng từ khác có liên quan tới việc bán hàng hoặcgiá thoả thuận giữa người mua và người bán

Doanh thu bán hàng có thể thu được tiền hoặc chưa thu được tiền ngay ( dokhách hàng thoả thuận về thanh toán hàng bán ) sau khi doanh nghiệp đã giao sảnphẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ cho khách hàng và được khách hàng chấp nhậnthanh toán

Điều kiện ghi nhận doanh thu bán hàng :

Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi đồng thời thoả mãn 5 điều kiện sau: Điều kiện 1 : Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền vớiquyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hoá cho người mua

Điều kiện 2 : Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hoá nhưngười sở hữu hàng hoá hoặc kiểm soát hàng hoá

Điều kiện 3 : Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn

Điều kiện 4 : Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giaodịch bán hàng

Điều kiện 5 : Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng

1.3.2 Các khoản giảm trừ doanh thu :

Trong quá trình hoạt động kinh doanh trong nền kinh tế thị trường, doanh nghiệpcần phải chấp nhận các khoản làm ảnh hưởng đến giảm trừ doanh thu như : cáckhoản triết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và giá trị hàng bán bị trả lại.Đồngthời là đơn vị hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp phải thực hiện nghĩa vụ với nhànước dưới các hình thức thuế như : thuế GTGT đầu ra,thuế tiêu thụ đặc biệt, thuếxuất khẩu vì các loại thuế này được tính vào giá bán Vì các lý do trên doanh thuthực tế ( doanh thu thuần ) của doanh nghiệp sẽ nhỏ hơn doanh thu ghi nhận banđầu

Doanh thu thuần là doanh thu còn lại sau khi trừ đi các khoản giảm trừ doanhthu Doanh thu thuần được xác định theo giá trị hợp lý của các khoản đã thu hoặc

sẽ thu được Nó được xác định bằng giá trị hợp lý của các khoản đã thu được hoặc

sẽ thu được sau khi trừ các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và giátrị hàng bán bị trả lại và các loại thuế : thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp,thuế tiêu thụ đặc biệt và thuế xuất khẩu

Doanh thu thuần Doanh thu bán Các khoản

về bán hàng và = hàng và cung - giảm trừcung cấp dịch vụ cấp dịch vụ d.thu

Các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ bao gồm

 Chiết khấu thương mại : Là khoản doanh nghiệp bán giảm giá niêm yết chokhách hàng mua hàng với khối lượng lớn

 Giảm giá hàng bán : Là khoản giảm trừ cho khách hàng do hàng hoá kémphẩm chất, sai quy cách hoặc lạc hậu thị hiếu

 Giá trị hàng bán bị trả lại : Là giá trị khối lượng hàng bán đã xác định là bánhoàn thành bị khách hàng trả lại và từ chối thanh toán

1.4 Các phương thức bán hàng :

1.4.1 Các phương thức bán ;

 Kế toán bán hàng theo phương thức bán hàng trực tiếp :

Bán hàng trực tiếp là phương thức giao hàng cho người mua trực tiếp tạikho ( hoặc trực tiếp tại các phân xưởng không qua kho ) của doanh nghiệp.Khi giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ cho người mua doanh nghiệp đã nhậnđược tiền hoặc có quyền thu tiền của người mua, giá trị của hàng hoá đãđược thực hiện Vì vậy, quá trình bán đã bán hoàn thành, doanh thu bánhàng và cung cấp dịch vụ được ghi nhận

 Kế toán bán hàng theo phương thức gửi hàng đi cho khách hàng :

Phương thức gửi hàng đi là phương thức bên bán gửi hàng đi cho kháchhàng theo các điều kiện của hợp đồng kinh tế đã ký kết Số hàng gửi đi vẫnthuộc quyền kiểm soát của bên bán, khi khách hàng thanh toán hoặc chấp nhậnthanh toán thì lợi ích và rủi ro chuyển giao toàn bộ cho bên mua, giá trị hànghoá đã được thực hiện và là thời điểm bên bán được ghi nhận doanh thu bánhàng

 Kế toán bán theo phương thức bán hàng gửi đại lý, ký gửi bán đúng giáhưởng hoa hồng :

Phương thức bán hàng này là phương thức bên giao đại lý ( chủ hàng ) xuấthàng giao cho bên nhận đại lý, ký gửi ( bên đại lý ) để bán hàng cho doanhnghiệp Bên nhận đại lý, ký gửi phải bán hàng theo đúng giá bán đã quy định

và được hưởng thù lao dưới hình thức hoa hồng

 Kế toán bán hàng theo phương thức trả góp :

Với phương thức này khách hàng thanh toán tại thời điểm mua hàng mộtphần tiền hàng, số còn lại khách hàng sẽ trả trong thời gian gần nhất, thậmchí khách hàng chấp nhận trả lãi cho phần tiền hàng chịu đó Thành phẩmbán trả góp thường là những loại có giá trị lớn, khách hàng khó có thể trảngay tại thời điểm mua Với phương thức này tại thời điểm giao hàng đãđược coi là tiêu thụ

 Kế toán bán hàng theo phương thức trả chậm :

Phương thức này thường được áp dụng đối với khách hàng quen thuộc và

có uy tín với doanh nghiệp, doanh nghiệp chuyển quyền sở hữu sản phẩm hànghoá cho khách hàng và đổi lấy sự cam kết thanh toán của khách hàng trongtương lai Như vậy có nghĩa khách hàng đã chấp nhận thanh toán Doanh thu đãđược xác định kỳ này nhưng có thể kỳ sau doanh nghiệp mới có khách hàng tớimua sản phẩm hàng hoá của mình

1.5 Nhiệm vụ của kế toán thành phẩm, bán hàng :

Yêu cầu của công tác quản lý thành phẩm đặt ra là phải quản lý về các mặthiện vật và giá trị Về mặt hiện vật được thể hiện cụ thể về số lượng, khối lượng vàphẩm chất, quy cách của sản phẩm Về mặt giá trị, giá trị của thành phẩm nhập khohoặc xuất kho được ghi nhận theo giá thành sản xuất thực tế của thành phẩm sảnxuất hoàn thành ( giá gốc ) Hoạt động bán hàng có liên quan đến nhiều kháchhàng khác nhau, doanh nghiệp có thể áp dụng nhiều phương thức bán hàng và cácphương thức thanh toán khác nhau nhằm đẩy mạnh việc thực hiện kế hoạch bánhàng, chiếm lĩnh thị trường và thu nhanh tiền hàng, tránh bị chiếm dụng vốn Đểcông tác quản lý quá trình có hiệu quả, cần đảm bảo các yêu cầu sau :

- Nắm vững sự vận động của thành phẩm, vật tư, hàng hoá trong quá trình bán

về các chỉ tiêu giá trị và hiện vật của từng loại thành phẩm, vật tư, hàng hoácũng như tình hình tổng quát

- Theo dõi chặt chẽ quá trình thực hiện từng phương thức bán hàng, phươngthức thanh toán và tình hình thanh toán với từng khách hàng, đôn đốc thu hồikịp thời các khoản nợ phải thu của khách hàng

Doanh nghiệp cần phải tính toán, xác định và phản ánh đúng đắn kết quả kinhdoanh của từng loại hoạt động Theo dõi, kiểm tra, giám sát tình hình thực hiệnphân phối lợi nhuận.Để quản lý chặt chẽ thành phẩm, thúc đẩy hoạt động kinh

doanh và các hoạt động khác, tiến hành phân phối kết quả kinh doanh đảm bảo cáclợi ích kinh tế, kế toán cần hoàn thành các nhiệm vụ sau :

- Tổ chức theo dõi phản ảnh chính xác, đầy đủ, kịp thời và chặt chẽ về tình hìnhhiện có và sự biến động của từng loại thành phẩm, hàng hoá về các mặt sốlượng, quy cách, chất lượng và giá trị

- Theo dõi, phản ánh, kiểm soát chặt chẽ hoạt động bán hàng và cung cấp dịch

vụ, hoạt động tài chính và các hoạt động khác Ghi nhận đầy đủ, kịp thời cáckhoản chi phí và thu nhập của từng địa điểm kinh doanh, từng mặt hàng, từnghoạt động

- Xác định chính xác kết quả của từng hoật động trong doanh nghiệp, phản ánh

và kiểm tra, giám sát tình hình phân phối kết quả kinh doanh Đôn đốc, kiểmtra tình hình thực hiện nghĩa vụ với ngân sách nhà nước

- Cung cấp những thông tin kinh tế cần thiết cho các đối tượng sử dụng thôngtin liên quan Định kỳ tiến hành phân tích kinh tế hoạt động bán hàng, kết quảbán hàng, kết quả kinh doanh và tình hình phân phối lợi nhuận

1.6 Chứng từ kế toán và các phương pháp kế toán chi tiết thành phẩm :

1.6.1 Chứng từ kế toán sử dụng :

Mọi nghiệp vụ làm biến động thành phẩm đều phải được ghi chép, phản ánh vàochứng từ ban đầu phù hợp và theo đúng những nội dung và phương pháp ghi chépchứng từ kế toán đã quy định theo chế độ

Các chứng từ kế toán chủ yếu bao gồm :

+ Phiếu nhập kho – Mẫu số 01 VT/BB

+ Phiếu xuất kho – Mẫu số 02 VT/BB

+ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ – Mẫu số 03 VT/BB

+ Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý – Mẫu số 04 XKĐL

+ Hoá đơn bán hàng – Mẫu số 02/ GTTT

+ Hoá đơn giá trị gia tăng – Mẫu số 01/ GTKT

+ Thẻ kho thành phẩm

+ Sổ chi tiết thành phẩm

1.6.2 Các phương pháp kế toán chi tiết thành phẩm :

1.6.1.1 Phương pháp ghi thẻ song song :

 Ở kho : Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập,xuất, tồn kho của từng thứ danh điểm vật tư, hàng hoá ở từng kho theo chỉtiêu số lượng Thẻ kho do kế toán lập rồi ghi vào sổ đăng ký thẻ kho trướckhi giao cho thủ kho ghi chép Hàng ngày, khi có nghiệp vụ nhập, xuất vật

tư, hàng hoá thực tế phát sinh, thủ kho thực hiện thu phát vật tư, hàng hoá vàghi số lượng thực nhập, xuất vào chứng từ nhập, xuất Căn cứ vào chứng từnhập, xuất kho thủ kho ghi số lượng nhập, xuất vật tư, hàng hoá vào thẻ khocủa từng thứ vật tư có liên quan Mỗi chứng từ được ghi một dòng trên thẻkho Cuối ngày, thủ kho tính ra số lượng tồn kho để ghi vào cột “ Tồn “ củathẻ kho Sau đó được sử dụng để ghi thẻ kho, các chứng từ nhập, xuất khođược sắp xếp lại một cách hợp lý để giao cho kế toán

 Ở phòng kế toán : Hàng ngày hay định kỳ 3 đến 5 ngày nhân viên kế toánxuống kho để kiểm tra lại việc ghi chép của thủ kho, sau đó ký xác nhận vàothẻ kho và nhận chứng từ nhập, xuất kho về phòng kế toán Tại phòng kếtoán, nhân viên kế toán hàng tồn kho thực hiện việc kiểm tra chứng từ vàhoàn chỉnh chứng từ rồi căn cứ vào chứng từ nhập, xuất kho để ghi vào thẻ( sổ ) chi tiết vật tư, hàng hoá Thẻ ( sổ ) chi tiết được mở cho từng danhđiểm vật tư, hàng hoá tương tự như thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hìnhnhập, xuất, tồn kho Cuối tháng hay tại thời điểm nào đó trong tháng có thểđối chiếu số liệu trên thẻ ( sổ ) kế toán chi tiết với số liệu trên thẻ kho tươngứng nhằm đảm bảo tính chính xác của số liệu