TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CẤP THOÁT NƯỚC VÀ MÔI TRƯỜNG SỐ II

Để hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình Ban Giám đốc và tập thể lao động của Công ty đã khai thác có hiệu quả năng lực của máy móc, không ngừng đổi mới thiết bị phục vụ cho việc sản xuất nướ

TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CẤP THOÁT NƯỚC VÀ MÔI TRƯỜNG SỐ II - VĨNH

PHÚC I/ ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG CỦA CÔNG TY CẤP THOÁT NƯỚC VÀ MÔI TRƯỜNG SỐ II - VĨNH PHÚC :

- Tên đơn vị : Công ty CTN và MT số II - Vĩnh Phúc

- Tên giao dịch :

- Trụ sở : Đường 317 - Phúc Yên - Vĩnh Phúc

- Điện thoại : 0211.869.364 Fax : 869.663

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty :

Công ty CTN và MT số II Vĩnh Phúc được thành lập từ năm 1975 (Lúc đó là

Xí nghiệp cấp thoát nước Mê Linh), trực thuộc Công ty Quản lý đô thị Mê Linh Năm 1992 Xí nghiệp được tách ra khỏi Công ty Quản lý Đô thị Mê Linh và sát nhập vào Công ty cấp nước Việt Trì - Vĩnh Phúc

Từ cuối năm 1996 theo Quyết định số 2461/QĐ - UB ngày 25/01/1996 của UBND tỉnh Vĩnh Phúc Công ty được tách ra khởi Công ty Cấp thoát nước Việt Trì

và lấy tên là : Công ty CTN và MT số II Vĩnh Phúc Đơn vị chủ quản là Sở xây dựng Vĩnh Phúc và là Doanh nghiệp hoạt động công ích theo Quyết định số 113/QĐ - UB ngày 16/04/1997 Công ty có con dấu riêng, có tư cách pháp nhân và

có tài khoản riêng tại Ngân hàng Đầu tư và phát triển Mê Linh

* Những kết quả đạt được và định hướng của Công ty :

Qua quá trình hoạt động nhờ sự chỉ đạo sáng suốt của Ban lãnh đạo, sự nỗ lực của tập thể cán bộ CNV Công ty đã vượt qua những khó khăn ban đầu và vượt chỉ tiêu kế hoạch Nhà nước giao Từ khi thành lập đến nay Công ty CTN và MT số

II Vĩnh Phúc không ngừng phát triển, địa bàn hoạt động ngày càng được mở rộng

Để hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình Ban Giám đốc và tập thể lao động của Công

ty đã khai thác có hiệu quả năng lực của máy móc, không ngừng đổi mới thiết bị phục vụ cho việc sản xuất nước sạch và thi công đường ống dẫn nước Đồng thời Công ty cũng chú trọng đến việc nâng cao trình độ tay nghề, trình độ quản lý kỹ thuật và nghiệp vụ cho cán bộ CNV, cải thiện điều kiện làm việc cho người lao động đáp ứng yêu cầu và nhiệm vụ ngày càng cao của Công ty cũng như toàn xã

hội Nhiều năm qua trong quá trình thực hiện nhiệm vụ mặc dù gặp không ít khó khăn về vốn, về điều kiện sản xuất, thi công… Nhưng nhờ sự sáng suốt của Ban lãnh đạo, sự cố gắng của CBCNV Công ty đã đạt được những kết quả tương đối tốt

có thêm được những kinh nghiệm quý báu trong quản lý và sản xuất đạt được vị trí

ổn định và phát triển bền vững

1.2 Chức năng và nhiệm vụ chủ yếu của Công ty :

Nước là một yếu tố quan trọng không thể thiếu được đối với sự sống của con người và nó cũng rất cần thiết cho một số hoạt động chuyên nghiệp như dây truyền

mạ, làm mát động cơ Từ nhu cầu thực tế trên Công ty được giao nhiệm vụ cung cấp nước sạch phục vụ sản xuất và sinh hoạt trên địa bàn Mê Linh và các vùng lân cận, thi công lắp đặt hệ thống cấp thoát nước từ  800 trở xuống lắp đặt nội thất công trình

1.3 Đặc điểm nhân sự của Công ty :

Khi mới thành lập Công ty chỉ có 32 cán bộ CNV Qua quá trình phát triển quy mô sản xuất ngày càng mở rộng đến nay cán bộ CNV trong Công ty đã lên tới : Người trong trình độ đại học có 09 người, trình độ trung học và bậc thợ 5/7 trở lên có 20 người Còn lại là lao động khác

1.4 Đặc điểm cơ cấu tổ chức quản lý điều hành sản xuất kinh doanh của Công ty :

Để điều hành, quản lý sản xuất kinh doanh Công ty tổ chức Bộ máy quản lý theo sơ đồ sau :

SƠ ĐỒ BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY

BAN GIÁM ĐỐC

NM nước

Phúc Yên

NM nước Xuân Hoà

Đội thi công lắp đặt

Tổ thu tiền nước

* Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong Công ty :

- Giám đốc : Nắm quyền điều hành chung đến mỗi phòng ban và chịu trách

nhiệm về các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty trước Nhà nước và tập thể người lao động

- Phó Giám đốc : Phụ trách về sản xuất kinh doanh, điều phối các hoạt động

tham mưu giúp Giám đốc về hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

- Phòng TCHC - LĐ - TL : Quản lý hồ sơ nhân sự, điều động lao động, giải

quyết các chính sách về lương, hưu trí cho CBCNV và các hoạt động hoàn chỉnh trong Công ty

- Phòng KHKT : Quản lý kế hoạch, điều hành sản xuất, lập kế hoạch sản

xuất, lập dự toán kinh tế và luận chứng kinh tế, trực tiếp theo dõi quá trình sản xuất, ký các hợp đồng cung ứng nước

- Phòng Kế toán - Tài vụ : Có nhiệm vụ hạch toán kinh tế theo dõi về mặt

tài chính của Công ty theo dõi thực hiện các chế độ về tài chính, phân tích các hoạt động sản xuất kinh doanh, theo dõi việc thực hiện các nghĩa vụ với Nhà nước, quản

lý trực tiếp về thu chi tài chính của Công ty

- Nhà máy nước Phúc Yên - Xuân Hoà : Có nhiệm vụ sản xuất nước sạch

cung cấp cho nhu cầu sinh hoạt và sản xuất kinh doanh trên địa bàn Phúc Yên, Xuân Hoà, khu Du lịch

- Đội thi công sửa chữa : Thực hiện việc thi công lắp đặt và sửa chữa các

công trình đường ống cấp thoát nước

1.5 Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm :

* Sản xuất chính : Sản xuất và cung cấp nước sạch.

- Khai thác nước thô từ giếng lên (trạm bơm cấp 1)

- Phun mưa để khử sắt và nem gáu

- Bể lắng để giảm hàng lượng tạp chất trong nước

- Bể lọc để lọc tạp chất lơ lửng trong nước

- Khử trùng bằng Clo để diệt trùng

- Dự trữ trong bể chứa để điều hoà lưu lượng và dự trữ phục vụ cho trạm bơm cấp 2

- Trạm cấp 2 : Bơm nước ra mạng lưới đường ống để cấp nước cho các điểm với lưu lượng và áp lực cần thiết

* Sản xuất phụ :

Lắp đặt đường ống  800 trở xuống

- Giải phóng mặt bằng

- Chuẩn bị NVL

- Định vị, vị trí đường ống trên mặt bằng thi công

- Đào hào chôn ống

- Vận chuyển ống đến vị trí lắp đặt

- Lắp đặt đường ống vào vị trí định trước

- Thử áp lực đường ống với áp lực thử = 1,5 lần áp lực công tác

1.6 Đặc điểm của bộ máy kế toán, hình thức kế toán của Công ty :

Để thông tin được cung cấp kịp thời đáp ứng yêu cầu quản lý Công ty đã áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung theo phương pháp kê khai thường xuyên có

ưu điểm ghi chép phản ánh được số liệu thực tế phát sinh hàng ngày

- Niên độ kế toán Công ty áp dụng là một năm (Từ 01/01 đến 31/12)

- Kỳ kế toán của Công ty tính theo quý

- Việc ghi sổ kế toán căn cứ vào các chứng từ gồm như : Phiếu thu, chi, phiếu nhập xuất, NVL

TRÌNH TỰ KẾ TOÁN THEO THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG

Chứng từ gốc

Sổ quỹ Nhật ký chung Sổ kế toán chi tiết

tiết

Báo cáo tài chính Bảng CĐ SPS

Các TK

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu số liệu

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY

Với cách bố trí sắp xếp công việc như trên mỗi cán bộ, nhân viên của phòng

kế toán có nhiệm vụ riêng như sau :

1 Kế toán TSCĐ : Theo dõi tình hình sử dụng TSCĐ tại các bộ phận, tình

hình mua mới, thanh lý máy móc thiết bị, tính toán chi phí khấu hao, sửa chữa TSCĐ để phân bổ vào các khoản mục chi phí

2 Kế toán NVL, Công cụ dụng cụ :

Căn cứ vào đơn vị cấp NVL, CCDC từ các bộ phận, sau khi được lãnh đạo

ký duyệt viết phiếu xuất vật tư, tính thành tiền Cuối tháng căn cứ vào chứng từ

KẾ TOÁN TRƯỞNG

Kế toán

TSCĐ

Kế toán NVL CCDC

Kế toán TL và BHXH

KT T.toán tiêu thụ sản phẩm

Kế toán tổng hợp chi

nhập xuất vật tư, CCDC, tính lượng tồn kho sau đó đối chiếu với sổ sách có liên quan

3 Kế toán tiền lương và BHXH :

Thực hiện việc tính lương cho CBCNV, lập bảng phân bổ tiền lương, tính trích BHXH, BHYT

4 Kế toán thanh toán :

Thực hiện việc thanh toán thu, chi tiền mặt, TGNH và các khoản vay ngắn hạn, dài hạn, các khoản tạm ứng và giao dịch trực tiếp với NH

5 Thủ quỹ :

Thanh toán các chứng từ thu, chi sau khi được kế toán Trưởng và Giám đốc duyệt, bảo quản tiền mặt của Công ty

II THỰC TẾ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN TSCĐ Ở CÔNG TY CTN VÀ MÔI

TRƯỜNG SỐ II VĨNH PHÚC :

2.1 Tình hình chung về công tác quản lý TSCĐ :

2.1.1 Đặc điểm TSCĐ của Công ty CTN và MT số II Vĩnh Phúc.

- TSCĐ của Công ty CTN và MT số II Vĩnh Phúc chủ yếu là TSCĐHH mà

cụ thể là : Nhà cửa, máy bơm nước, hệ thống xử lý nước, các mạng lưới đường ống dẫn nước, phương tiện vận tải phục vụ công tác quản lý và máy móc phục vụ cho lắp đặt đường ống dẫn nước v.v Vì vậy nó mang đầy đủ đặc điểm của TSCĐHH

là :

+ Tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh mà vẫn giữ nguyên được hình thái vật chất ban đầu cho đến khi hư hỏng phải loại bỏ

+ TSCĐ bị hao mòn dần và đối với những TSCĐ dùng cho hoạt đọng sản xuất kinh doanh giá trị của chúng chuyển dịch dần dần, từng phần vào chi phí sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp Những tài sản dùng cho dự án giá trị bị tiêu dùng dần trong quá trình sử dụng

2.1.2 Phân loại TSCĐ của Công ty CTN và MT số II Vĩnh Phúc.

Để thuận lợi cho quản lý, hạch toán thì Công ty phân loại TSCĐ theo ba tieu chuẩn sau :

* Phân loại theo hình thái biểu hiện của TSCĐHH

- Theo các phân loại này TSCĐ của Công ty năm 2003 được thể hiện qua bảng sau :

ĐVT: Đồng

3 Phương tiện vận tải truyền dẫn 10.729.271.579  63,98%

5 TSCĐ khác (Điều hoà, ti vi…) 620.430.102  3,70%

* Phân loại theo nguồn hình thành :

1 Mua sắm bằng vốn Ngân sách 15.599.473.293  87,1%

3 Mua sắm bằng nguồn vốn khác 2.155.566.015  12,8%

* Ngoài hai cách trên, do yêu cầu quản lý Công ty còn phân loại TSCĐ theo hai khu vực :

2.1.3 Công tác quản lý TSCĐ ở Công ty

Công tác quản lý TSCĐ ở Công ty được thực hiện như sau : Mỗi TSCĐ khi mua về đều được lập một hồ sơ gốc bao gồm :

- Hồ sơ kỹ thuật : Do Phòng KHKT quản lý

- Hồ sơ kế toán : Do phòng kế toán quản lý

Căn cứ vào hồ sơ kế toán, kế toán TSCĐ ghi vào sổ tài sản của Công ty Sau

đó theo Quyết định của Ban Giám đốc TSCĐ đó được giao cho các nhà máy, đội

để quản lý và sử dụng Các nhà máy, đội nhận TSCĐ về phải ghi vào sổ tài sản của mình Việc giao nhận TSCĐ giữa Công ty và đội, nhà máy phải có biên bản giao nhận nội bộ Trong biên bản này phải ghi rõ về tên, mã hiệu, giá trị, tính năng kỹ thuật của TSCĐ Khi các nhà máy đội sử dụng TSCĐ gây ra mất mát, hư hỏng phải báo ngay cho lãnh đạo Công ty để tìm nguyên nhân và có biện pháp xử lý kịp thời Khi phát hiện hư hỏng nặng bộ phận sử dụng phải báo cho giám đốc xin sửa chữa tài sản và có dự toán kèm theo Khi dự toán được duyệt thì mới được sửa chữa

2.1.4 Đánh giá TSCĐ ở Công ty :

Để hạch toán và tính khấu hao TSCĐ Công ty cần tính giá TSCĐ, TSCĐ của Công ty được hạch toán theo nguyên giá và được tính theo chứng từ

Nguyên giá = Giá mua trên hoá đơn + Giá mua + Chi phí khác

* Đánh giá TSCĐ hình thành do mua sắm

Cụ thể :

Ngày 01/12/2003 Công ty mua 01 máy phát hàn với số tiền ghi trên hoá đơn

là : 37.800.000đ

Trong đó : Tiền hàng : 36.000.000đ

Thuế GTGT : 1.800.000đ

- Chi phí vận chuyển : 200.000đ

Kế toán ghi sổ theo nguyên giá : 36.200.000đ

Căn cứ vào các chứng từ kế toán ghi:

+Nợ TK 2113: 36.000.000

Nợ TK 1332: 1.800.000

+ Nợ TK 2113: 200.000

Có TK 441: 200.000

Đồng thời ghi: Nợ TK 441: 36.200.000

Có TK 411: 36.200.000

2.2 Kế toán TSCĐ ở Công ty CTN và MT số II Vĩnh Phúc.

2.2.1 Tổ chức kế toán chi tiết TSCĐ.

Do yêu cầu quản lý của Ban lãnh đạo Công ty, kế toán trưởng người phụ trách phần hành kế toán TSCĐ căn cứ vào các chứng từ như : Biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ, quyết toán các công trình để ghi vào bảng tăng giảm TSCĐ

Trình tự ghi chép có thể khái quát như sau :

a Hạch toán ban đầu :

* Để chuẩn bị mua sắm TSCĐ Công ty phải có công văn báo cáo lên Sở xây

dựng Vĩnh Phúc xin phê duyệt

Sau khi được Sở xây dựng Vĩnh Phúc đồng ý và có công văn trả lời Công ty mới tiến hành xem xét xem có thể mua sắm bằng nguồn vốn nào (Ngân sách, tự bộ sung hay vay ngắn hạn, dài hạn…) Khi đã có nguồn và tìm được người bán Công

ty tiến hành ký hợp đồng với bên bán Trong hợp đồng nêu rõ : Tên tài sản, chủng loại, quy cách phẩm chất, thông số kỹ thuật, giá cả phương thức thanh toán Khi giao hàng bên bán sẽ giao cho Công ty một hoá đơn GTGT theo mẫu quy định của

Bộ tài chính và lập biên bản bàn giao TSCĐ

* Thanh lý TSCĐ :

Bộ phận quản lý, sử dụng theo dõi lao động của TSCĐ Nếu thấy năng lực lao động của TSCĐ giảm sút để lại sử dụng cũng không còn hiệu quả thì làm đơn xin thanh lý gửi Ban giám đốc Công ty Sau khi xem xét Ban giám đốc sẽ làm công văn gửi lên Sở xây dựng và Sở vật giá tỉnh xin phép được nhượng bán tài sản Khi được sự đồng ý cho nhượng bán của các Sở Công ty sẽ tiến hành mở thầu

để bán tài sản

- Đối với những tài sản có giá trị lớn thì trước khi nhượng bán Công ty tổ chức một cuộc họp để đánh giá lại tài sản - Thành viên trong cuộc họp gồm : Giám đốc Công ty, kế toán trưởng, trưởng phòng TCHC… và các thành phần có liên quan

- Nếu việc nhượng bán không thể mở thầu được thì giá cả sẽ được các thành viên trong cuộc họp bàn bạc, xem xét và đi đến thống nhất Sau khi chủ tịch cuộc họp tổng kết ý kiến, thống nhất được giá cả sẽ giao cho phòng tài vụ, tổ chức hành chính, khoa học kỹ thuật làm thủ tục nhượng bán

- Các chứng từ liên quan gồm :

+ Đơn xin nhượng bán tài sản của bộ phận sử dụng gửi Ban giám đốc

+ Công văn xin giảm TSCĐ của Ban giám đốc Công ty, gửi Sở xây dựng và

Sở tài chính vật giá tỉnh

+ Công văn đồng ý cho giảm TSCĐ của hai Sở

+ Biên bản đánh giá lại TSCĐ nhượng bán

+ Hợp đồng mua bán

+ Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho

Căn cứ vào các chứng từ trên kế toán tiến hành ghi giảm TSCĐ

b Thủ tục tăng giảm TSCĐ :

Mỗi TSCĐ được lập 01 hồ sơ gốc bao gồm :

- Hồ sơ kỹ thuật (Do phòng KHKT giữ) bao gồm :

+ Dự toán, thiết kế do bên chủ đầu tư cung cấp

+ Dự toán thi công do bên trúng thầu tính toán và được bên A chấp nhận

- Hồ sơ kế toán do phòng kế toán giữ gồm :

+ Quyết toán các công trình xây dựng cơ bản hoàn thành

+ Hợp đồng mua bán TSCĐ

+ Hoá đơn bán hàng

+ Biên bản giao nhận, thanh lý TSCĐ (T131)

- Hồ sơ kế toán sẽ là căn cứ để ghi sổ kế toán theo dõi TSCĐ

2.2.2 Kế toán tổng hợp tăng giảm TSCĐ.

Bên cạnh việc hạch toán chi tiết TSCĐ tại Công ty Cấp thoát nước và Môi trường số II - Vĩnh Phúc còn tiến hành hạch toán tổng hợp để phản ánh biến động

về giá trị của TSCĐ Cụ thể như sau :

a- Kế toán tăng tài sản cố định :

TSCĐ của Công ty cũng chủ yếu là do mua sắm và đầu tư xây dựng cơ bản hoàn thành bàn giao

* Trường hợp mua sắm mới TSCĐ :

Ngày 10/6/2003 Công ty Cấp thoát nước và Môi trường số II - Vĩnh Phúc có mua một máy phát hàn của Công ty TNHH Thiên Hoà An Với tổng giá thanh toán 37.800.000đ; Chi phí vận chuyển : 200.000đ

- Căn cứ vào các chứng từ : Hoá đơn GTGT, biên bản bàn giao, kế toán ghi vào sổ nhật ký chung, sổ cái TK 211 và các sổ chi tiết

* Chứng từ gồm :

1 Giấy biên nhận thanh toán :

Tên tôi là : Nguyễn Văn Thành - Lái xe DEAWOO

Mang biển số : 29…

Hôm nay, ngày 01/12/2003 tôi có nhận chở cho Công ty Cấp thoát nước và Môi trường số II - Vĩnh Phúc máy phát hàn LX Nhật từ Hà Nội lên Phúc Yên với cước phí vận chuyển theo thoả thuận là : 200.000đ Tôi đã giao máy cho Công ty

và nhận đủ số tiền theo thoả thuận

- Căn cứ vào các chứng từ kế toán ghi sổ nhật ký chung, sổ cái TK 2113 + Nợ TK 2113 : 36.000.000đ

Nợ TK 1332 : 1.800.000đ

Có TK : 37.800.000đ + Nợ TK 2113 : 200.000đ

Có TK 111 : 200.000đ Đồng thời ghi : Nợ TK 441 -Nguồn vốn đầu tư XDCB : 36.200.000đ

Có TK 411 - Nguồn vốn kinh doanh : 36.200.000đ

* Trường hợp tăng do XDCB hoàn thành bàn giao.

* Chứng từ gồm :

- Dự toán thiết kế.

- Giấy giao nhiệm vụ sửa chữa

- Biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành

- Quyết toán được duyệt

- Các hoá đơn mua vật liệu

+ Căn cứ vào phần tổng hợp kinh phí (Sau khi kiểm tra đối chiếu với bảng triết tính đơn giá) và hoá đơn mua vật liệu kế toán ghi vào sổ nhật ký chung, sổ cái

TK 2114

Nợ TK 2114 : 43.943.760

Nợ TK 1132 : 801.171

Có TK 111 : 44.744.931 Đồng thời ghi :

Nợ TK 414 : 43.943.760

Có TK 411 : 43.943.760

b- Kế toán giảm TSCĐ

Kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc liên quan đến nhiệm vụ nhượng bán để ghi sổ kế toán giảm TSCĐ

Ví dụ : Công ty Cấp thoát nước và Môi trường số II - Vĩnh Phúc

Có 1 chiếc xe ô tô DEAWOO đã cũ và xuống cấp, hàng tháng phải sửa chữa

và thay thế phụ tùng mới hoạt động được

Nguyên giá của xe là : 314.0240500đ

Giá trị hao mòn luỹ kế : 160.483.483đ

Giá trị còn lại : 153.541.017đ

Sau khi được sự đồng ý của Sở xây dựng Vĩnh Phúc cho Công ty được phép nhượng bán xe ô tô DEAWOO, Giám đốc Công ty cho phép nhượng bán tài sản này vào ngày 18/10/2003, Công ty tiến hành nhượng bán xe ô tô cho Công ty phát triển nhà Mê Linh với số tiền là : 138.000.000đ (Cả thuế GTGT 10%)

Để tiến hành mua bán, Công ty và bên mua lập một hợp đồng kinh tế số 02/ CTPNMN - CTCTNML/HĐKT