MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TSCĐ TẠI CÔNG TY CẤP THOÁT NƯỚC VÀ MÔI TRƯỜNG SỐ II

* Đối với công tác hạch toán và quản lý TSCĐ : - Công tác quản lý TSCĐ : TSCĐ của Công ty được phân loại rõ ràng, hợp lý phù hợp với mục đích và yêu cầu sử dụng TSCĐ.. Một số hạn chế cò

MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TSCĐ TẠI CÔNG TY CẤP THOÁT NƯỚC VÀ MÔI TRƯỜNG SỐ

II - VĨNH PHÚC

3.1 Những thành tích đạt được và một số hạn chế còn tồn tại trong công tác kế toán TSCĐ ở Công ty.

3.1.1 Những thành tích đạt được :

Là một Doanh nghiệp Nhà nước có quy mô nhỏ, Công ty mới được thành lập nhưng Công ty đã và đang khẳng định mình phát triển, đứng vững trong cơ chế thị trường hiện nay với cơ ngơi đồ sộ, trang thiết bị hiện đại và đội ngũ cán bộ công nhân viên có trình độ kỹ thuật cũng như kinh nghiệm quản lý

- Với tư tưởng lãnh đạo đúng đắn của Sở xây dựng Vĩnh Phúc mà trực tiếp là Ban lãnh đạo Công ty, với sự nỗ lực phấn đấu vươn lên của chính mình Công ty đã mang lại kết quả khả quan, Công ty đã liên tục đạt doanh thu, có lợi nhuận, hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế cho Nhà nước Có thể nói, đây là kết quả của sự cố gắng hết sức to lớn của Ban giám đốc và toàn thể cán bộ công nhân viên trong Công ty nói chung cũng như sự năng động sáng tạo trong công tác quản lý kinh tế, quản lý sản xuất đặc biệt là khâu quản lý TSCĐ nói riêng

- Với thời gian thực tập tương đối ngắn tại Công ty Cấp thoát nước và Môi trường số II - Vĩnh Phúc, tìm hiểu thực tế về công tác kế toán nói chung và kế toán TSCĐ nói riêng ở Công ty Cấp thoát nước và Môi trường số II - Vĩnh Phúc

* Đối với công tác kế toán nói chung :

Công ty đã áp dụng hình thức kế toán tập trung là phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất của Công ty Công ty đã tiến hành hạch toán kế toán theo hình thức

sổ nhật ký chung, hình thức này các loại sổ gọn nhẹ, đơn giản và thích hợp với công tác kế toán bằng máy vi tính đến năm 2002 Công ty đã đưa công tác kế toán trên máy vi tính

Đây là hình thức kế toán được Bộ xây dựng cho phép áp dụng trong toàn các Doanh nghiệp, nó là hình thức kế toán tiên tiến phù hợp với đặc điểm, quy mô của Công ty và với chế độ kế toán mới do Bộ Tài chính ban hàng đảm bảo cho hệ

thống kế toán của Công ty thực hiện tốt chức năng quản lý, cung cấp thông tin cho người quản lý, giúp người quản lý có cơ sở đưa ra các quyết định đúng đắn trong sản xuất kinh doanh

Hệ thống kế toán của Công ty được tổ chức tương đối hoàn chỉnh, đội ngũ nhân viên có nghiệp vụ vững vàng, nắm vững từng bộ phận do mình phụ trách Ngoài ra, Công ty còn tạo điều kiện cho cán bộ công nhân viên phòng kế toán đi học để bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ, đáp ứng yêu cầu của kế toán tài chính và kế toán quản trị trong điều kiện hiện nay

* Đối với công tác hạch toán và quản lý TSCĐ :

- Công tác quản lý TSCĐ : TSCĐ của Công ty được phân loại rõ ràng, hợp

lý phù hợp với mục đích và yêu cầu sử dụng TSCĐ Việc theo dõi bảo vệ TSCĐ rất chặt chẽ, cụ thể qua kết quả kiểm kê TSCĐ năm 2003 cho thấy TSCĐ không bị mất mát hoặc thiếu hụt làm ảnh hưởng đến công tác sản xuất

- Công tác kế toán TSCĐ : TSCĐ được phản ánh theo dõi tình hình biến

động một cách chặt chẽ sát sao, nó phản ánh trên sổ sách kế toán của Công ty và các đơn vị trực thuộc một cách rõ ràng, chính xác

Trên đây là một số ưu điểm về cả công tác kế toán (kế toán nói chung và kế toán TSCĐ nói riêng) và quản lý Hiện nay công tác này vẫn không nhừng được củng cố và hoàn thiện

3.1.2 Một số hạn chế còn tồn tại trong công tác kế toán TSCĐ :

+ Trong số TSCĐ ở Công ty có những TSCĐ đưa vào sử dụng đã lâu đến nay do khoa học kỹ thuật phát triển và những nguyên nhân khách quan và chủ quan nên giá trị thường giảm hoặc tăng lên Công ty vẫn trích khấu hao theo giá cũ, Nhà nước chưa có quyết định cho phép đánh giá lại TSCĐ Vì thế, số trích khấu hao hàng tháng tính vào chi phí sản xuất trong kỳ là chưa chính xác

+ Công ty chưa đánh số TSCĐ, chưa mở thẻ sổ chi tiết TSCĐ nên không theo dõi được chi tiết từng loại TSCĐ và do không đánh số nên khi tra cứu để tìm một TSCĐ nào đó là rất khó khăn

3.2 Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán TSCĐ ở Công ty Cấp thoát nước và Môi trường số II - Vĩnh Phúc :

3.2.1 Ý kiến thứ nhất : Hoàn thiện công tác quản lý TSCĐ nhằm hạch toán

chính xác giá trị của TSCĐ Hiện nay công tác quản lý và hạch toán TSCĐ của Công ty vẫn không ngừng được củng cố Tuy nhiên việc quản lý TSCĐ chỉ theo nguyên giá và giá trị còn lại, đôi khi tạo nên sự cứng nhắc, khuôn mẫu chưa phản ánh được giá trị hao mòn vô hình của TSCĐ trong quá trình sử dụng Do đó hạch toán dễ dẫn đến mất chính xác, xác định giá trị còn lại của TSCĐ không đúng với giá trị thực tế hiện có

Khi có TSCĐ thanh lý, nhượng bán Công ty cũng chỉ xác định giá thực tế còn lại trong TSCĐ đó bằng cách lấy nguyên giá trừ đi giá trị hao mòn luỹ kế Vì vậy, kế toán giảm TSCĐ sẽ làm cho chi phí bất thường cao hơn hoặc thấp hơn giá trị thực tế Công ty phải chịu trong kỳ

Ví dụ : Công ty thanh lý máy bơm khu Tháp Miếu vào tháng 12 năm 2003,

trong biên bản thanh lý xác định :

Nguyên giá : 34.376.400đ

Đã khấu hao : 11.601.423đ Giá trị còn lại : 22.774.977đ

Việc xác định bản thanh lý hoàn toàn dựa vào sổ sách, trên thực tế khoa học

kỹ thuật đã phát triển máy móc đã ngừng sử dụng lâu ngày nên giá trị của máy đã giảm sút Nếu thực hiện đánh giá lại giá trị thực tế của chiếc máy tương tự chỉ là :

Nguyên giá : 30.476.500đ

Nên giá trị còn lại : 22.774.977 x (30.476.500/34.376.400)=20.191.224

Công ty nên xin phép cấp trên được thực hiện đánh giá lại TSCĐ khi có sự biến động lớn của thị trường giá cả

3.2.2 Ý kiến thứ hai : Đẩy mạnh việc thanh lý, nhượng bán những TSCĐ không cần dùng nhằm thu hồi vốn

Hiện nay TSCĐ chờ thanh lý của Công ty không lớn nhưng cũng đã gây ra

sự lãng phí ứ đọng về vốn Số TSCĐ này cần được giải quyết kịp thời nhằm bảo toàn vốn và sử dụng vốn có hiệu quả hơn Kế toán nên có ý kiến với Ban lãnh đạo

Công ty quan tâm hơn nữa tới việc nhượng bán, thanh lý những TSCĐ chưa cần thiết hoặc không cần dùng Đối với TSCĐ chưa sử dụng Công ty chỉ nên để lại vừa

số dự trữ còn lại Công ty nên tìm kiếm các đơn vị có nhu cầu nhượng bán lại, thu hồi vốn đầu tư vào việc mua sắm mới TSCĐ cần thiết

3.2.3 Ý kiến thứ ba là : Hiện nay tất cả TSCĐ của Công ty chỉ được ghi vào một sổ tổng hợp TSCĐ, các TSCĐ cũng không được đánh số cụ thể nên rất khó khăn trong việc quản lý, đối chiếu kiểm tra TSCĐ Theo em mỗi một TSCĐ khi nhận về nên đánh số cụ thể cho nó Cụ thể khi mua một chiếc xe ô tô về trước tiên

ta phải cho nó một mã hiệu (chẳng hạn 001), sau đó ta phải mở sổ chi tiết hoặc thẻ TSCĐ cho ô tô, trong sổ chi tiết này phải ghi rõ tên, đặc điểm, ký hiệu TSCĐ, nước sản xuất, ngày tháng năm đưa TSCĐ đó vào sổ tổng hợp của Công ty

Thẻ TSCĐ lập như trên sẽ theo dõi riêng từng TSCĐ ở khâu mua, sử dụng

và nhượng bán, thanh lý, tính số khấu hao chính xác trên sổ

Thẻ TSCĐ lập, kế toán trưởng ký xác nhận được lưu ở phòng kế toán trong suốt quá trình sử dụng Căn cứ để lập thẻ TSCĐ là : Biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản đánh giá lại TSCĐ, bảng tính khấu hao TSCĐ, biên bản thanh lý, các tài liệu kỹ thuật liên quan

3.2.4 Ý kiến thứ tư là : Về hạch toán sửa chữa lớn TSCĐ

Công ty hạch toán sửa chữa lớn TSCĐ như phần trước đã trình bày là chưa đúng với chế độ kế toán hiện hành

Hiện tại, Công ty không trích trước chi phí sửa chữa lớn do đó khi công trình sửa chữa lớn hoàn thành phải hạch toán vào TK 142 để phân bổ Như vậy Công ty nên hạch toán lại như sau :

- Các chi phí sửa chữa lớn phát sinh tập hợp vào TK 241 (2413)

Nợ TK 241 (2413) : 32.548.917

Có TK 111, 112, 152, 334, 338 : 32.548.917

- Khi công trình sửa chữa lớn hoàn thành ghi :

Nợ TK 142 : 32.548.917

Có TK 241 : 32.548.917

- Số chi phí sửa chữa lớn phân bổ dần hàng kỳ vào chi phí sản xuất kinh doanh kế toán ghi :

Nợ TK 627 : 10.849.639

Có TK142 : 10.849.639 Như đã nêu ở phần trên Công ty không trích trước chi phí sửa chữa lớn, nên Công ty không chủ động cho việc tiến hành sửa chữa và làm biến động giá thành sau khi sửa chữa Do vậy Công ty nên có kế hoạch sửa chữa lớn và tiến hành trích trước chi phí sửa chữa lớn sẽ chủ động hơn, giá thành sản xuất sẽ ổn định hơn

Công ty cần lập kế hoạch sửa chữa lớn với số tiền dự tính, sau đó trích trước vào chi phí sản xuất kinh doanh cho đến khi tiến hành sửa chữa Muốn vậy Công ty cần mở thêm TK 335 để ghi nhận và theo dõi trích trước

Số tiền trích trước =

Chi phí sửa chữa dự tính theo kế hoạch cả năm

12 tháng

Số tiền trích trước này sẽ được phản ánh trên sổ NKC

Nợ TK 627, 642

Số trích trước hàng tháng

Có TK 335 Khi công trình sửa chữa lớn hoàn thành, xử lý chênh lệch giữa khoản đã trích với chi phí thực tế phát sinh

- Nếu số trích trước lớn hơn số thực tế

Nợ TK 335

Số chênh lệch

Có TK 711

- Nếu số trích trước nhỏ hơn số thực tế, tiến hành trích tiếp vào chi phí sản xuất kinh doanh :

Nợ TK 627, 642

Số chênh lệch

Có TK 335 Khi tài sản cố định hư hỏng không tự sửa chữa được thì Phòng kế hoạch -

Kỹ thuật cùng Đội chửa chữa kết hợp thuê ngoài sửa chữa, cùng với bên sửa chữa

ký hợp đồng, nội dung hợp đồng hai bên thoả thuận các điều khoản về yêu cầu chất lượng kỹ thuật, chi phí sửa chữa và các yêu cầu về cung cấp vật liệu cho công việc sửa chữa Sau khi hoàn thành, phòng Kế hoạch - Kỹ thuật kết hợp cùng Đội sửa chữa tiến hành tổ chức kiểm tra chạy thẻ Sau khi đạt yêu cầu theo đúng hợp đồng

đã ký giữa hai bên thì lập biên bản nghiệm thu công việc sửa chữa tài sản và thanh toán quyết toán hợp đồng

Các chứng từ sử dụng :

- Đơn đề nghị sửa chữa của bộ phận gửi BGĐ Công ty

- Dự toán sửa chữa

- Biên bản nghiệm thu tài sản

- Biên bản thanh lý hợp đồng sửa chữa Trên cơ sở đó kế toán ghi vào sổ kế toán :

* Trường hợp thuê ngoài (hoặc khoán gọn theo hình thức đấu thầu S/C)

Nợ TK 241 (2413) : 29.589.925

Nợ TK 133 : 2.958.992

Có TK 331 : 32.548.917

- Khi công trình sửa chữa lớn hoàn thành (chi phí thuê ngoài), ghi :

Nợ TK 142 : 29 598.925

Có TK 241 : 29.689.925

- Số chi phí sửa chữa lớn phân bổ trong kỳ vào chi phí SXKD ghi :

Nợ TK 627 : 29.589.925

Có TK 142 : 29.589.925 Thuê ngoài sửa chữa lớn TSCĐ (hoặc khoán gọn theo phương thức đấu thầu sửa chữa) ta có thể hiểu rõ hơn qua cách hạch toán ở sơ đồ dưới đây :

TK 241 (2413)

Tổng số tiền phải Chi phí SC đấu Công trình SC

32.548.917 trả cho bên nhận thầu (khoán lớn hoàn thành 29.589.925

thầu SC gọn) (Chi phí thuê ngoài) Số phân bổ

29.589.925 29.589.925 trong kỳ

32.548.917 29.589.925

TK 627, 641…

TK 133 VAT

2.958.992

3.2.5 Ý kiến thứ năm :

Một trong những nhiệm vụ của kế toán TSCĐ là tổ chức phân tích tình hình bảo quản sử dụng TSCĐ ở Doanh nghiệp mình Hiên nay việc phân tích của Công

ty chưa tiến hành sâu sắc, mà chỉ được thực hiện bằng việc phân tích sự biến động

của TSCĐ, thể hiện ở "Biểu tổng hợp biến động TSCĐ trong kỳ" Theo em, Công

ty cần tiến hành phân tích tình hình trang bị và sử dụng TSCĐ để thấy rõ ưu, nhược điểm của việc đầu tư vốn cố định, sử dụng TSCĐ giúp Công ty có biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ

Công ty có thể tiến hành phân tích theo các chỉ tiêu sau :

1 Phân tích cơ cấu TSCĐ : Tỷ trọng từng loại TSCĐ

2 Phân tích sự biến động của TSCĐ

Hm = Tkh/NG

Trong đó : Hm : Hệ số hao mòn

Thk : Số tiền khấu hao đã trích

NG : Nguyên giá tài sản cố định

4 Phân tích tình hình sử dụng :

Trong đó : Hs : Hiệu suất sử dụng TSCĐ

Gs : Giá trị sản xuất

D : Doanh thu bán hàng

Ln : Lợi nhuận từ hoạt động sản xuất kinh doanh

NG : Nguyên giá bình quân của TSCĐ

- Việc phân tích được tiến hành khi tính các chỉ tiêu trên, so sánh giữa số đầu năm và số cuối kỳ, hoặc giữa số thực tế với kế hoạch hoặc giữa Công ty với các Doanh nghiệp khác trong ngành Trên cơ sở đó tìm ra các biện pháp quản lý và sử dụng TSCĐ một cách có hiệu quả hơn

3.2.6 Ý kiến thứ sáu :

Để đáp ứng nhu cầu thông tin nhanh chóng, kịp thời, chính xác, để từng bước cơ giới hoá, nâng cao hiệu quả công tác kế toán Công ty nên trang bị áp dụng thực hiện kế toán trên máy

Tổ chức trang bị phần mềm kế toán phù hợp với khả năng, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, quy mô của Công ty và khối lượng tính chất phức tạp của các nghiệp vụ tài chính phát sinh