THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA HÀNG VÀ NGƯỜI CUNG CẤP TẠI CÔNG TY DỆT VẢI CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI

Lĩnhvực kinh doanh chủ yếu của Công ty là các sản phẩm phục vụ cụngnghiệp, giao thụng, thủy lợi… chớnh sỏch chất lượng của cụng ty nhằmđảm bảo đỏp ứng cỏc yờu cầu và mong muốn của khỏch

THỰC TRẠNG CễNG TÁC KẾ TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA HÀNG VÀ NGƯỜI CUNG CẤP TẠI CễNG TY DỆT VẢI CễNG NGHIỆP HÀ NỘI.

I Đặc điểm chung tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty Dệt vải Công nghiệp Hà Nội.

I.1.Vài nét về quá trình hình thành phát triển Công ty

Công ty Dệt vải Công nghiệp Hà Nội có tên giao dịch quốc tế là:Hanoi Industry Canvas Textile Company, viết tắt là HAICATEX Lĩnhvực kinh doanh chủ yếu của Công ty là các sản phẩm phục vụ cụngnghiệp, giao thụng, thủy lợi… chớnh sỏch chất lượng của cụng ty nhằmđảm bảo đỏp ứng cỏc yờu cầu và mong muốn của khỏch hàng mọi lỳc,mọi nơi với cỏc sản phẩm đặc biệt sau: Vải mành làm lốp ụtụ, xe đạp,

xe mỏy, Vải khụng dệt với cỏc mặt hàng: vải địa kỹ thuật, vải lút giầythể thao, vải thảm, bấc thấm, Cỏc loại vải bạt, vải dõn dụng cung cấpcho cỏc doanh nghiệp ngành giầy vải, cao su, may mặc trong và ngoàinước làm giầy vải xuất khẩu, bảo hộ lao động, tăng vừng, quõn trang,tỳi, cặp, băng tải, vải lọc bia, đường…,hàng may mặc xuất khẩu, nộiđịa cụng suất 1 triệu sản phẩm /năm Quá trình hình thành và phát triểncủa Công ty Dệt vải Công nghiệp Hà Nội từ khi hình thành đến nay cóthể chia ra làm 3 giai đoạn:

*Giai đoạn tiền thân của Công ty (1967-1973).

Công ty Dệt vải Công nghiệp Hà Nội ra đời từ thời chiến tranh pháhoại ở miền Bắc của đế quốc Mỹ Công ty là một trong những đơn vịthành viên của nhà máy liên hiệp dệt Nam Định Đ ợc lệnh tháo dỡ máymóc thiết bị sơ tán lên Hà Nội mang tên Nhà máy Dệt Chăn, xây dựngtại Vĩnh Tuy-Thanh Trì -Hà Nội Khi còn là xí nghiệp thành viên thìnhiệm vụ chính là tận dụng bông đay, sợi rối, phế liệu của Dệt Nam

Định, khi sơ tán lên Hà Nội không còn nguồn phế liệu trên để làmnguyên liệu cho nguyên liệu đầu vào dẫn đến nhà máy phải thu muaphế liệu của các nhà máy khác trong khu vực Hà nội nh Dệt kim ĐôngXuân, Dệt 8-3 để thay thế và giữ vững sản xuất Nhng do quy trìnhcông nghệ lạc hậu, thiết bị máy móc lại cũ, nguyên liệu để sản xuất

thuộc dạng phế liệu, làm cho giá thành sản xuất quá cao dẫn đến tìnhtrạng nhà nớc phải bù lỗ triền miên Cũng thời kỳ đó Trung Quốc giúpViệt nam xây dựng một công trình công nghệ sản xuất vải mành làmlốp xe đạp từ sợi bông, lãnh đạo nhà máy đã đề nghị Nhà n ớc đầu t dâychuyền công nghệ đó cho nhà máy.

Từ năm 1970-1972 dây chuyền này đợc lắp đặt và đa vào sản xuất ổn

định, sản phẩm làm ra đợc nhà máy cao su Sao Vàng chấp nhận tiêu thụ

để thay thế cho vải mành phải nhập của Trung Quốc Năm 1973 trao trảdây chuyền dệt chăn chiên cho Nhà máy liên hợp Dệt Nam Định, nhàmáy nhận thêm nhiệm vụ lắp dây chuyền sản xuất vải bạt và phát triểndây chuyền sản xuất vải mành

Tháng 10/1973, nhà máy đổi tên thành Nhà máy Dệt vải Côngnghiệp Hà Nội với nhiệm vụ chủ yếu là dệt các loại vải dùng trongcông nghiệp nh vải mành, vải bạt, xe các loại sợi sản phẩm của nhàmáy là t liệu sản xuất cho các doanh nghiệp khác

*Giai đoạn tăng trởng trong cơ chế bao cấp (1974-1988).

Từ quy mô lúc đầu nhỏ bé, vốn chỉ có 473.406 đồng, giá trị tổng sảnlợng là 108.507 đồng, cán bộ công nhân viên chỉ có 174 ngời trong đócông nhân có 114 ngời, nhà máy vừa sản xuất vừa đầu t xây dựng cơbản

Đến năm 1988 tổng vốn kinh doanh đã đạt 10 tỷ đồng, tổng cán bộcông nhân viên trong biên chế là 1079 ng ời trong đó 986 ngời là côngnhân sản xuất Về thiết bị lắp đặt dây chuyền sản xuất vải mành, TrungQuốc chỉ cung cấp cho ta 2 máy dệt vải mành Trong quá trình pháttriển nhà máy đã tự trang bị, tự chế thêm 6 máy dệt vải mành đ a tổng

số máy lên 8 máy để nâng cao năng lực sản xuất, đáp ứng nhu cầu vảisợi bông làm lốp xe đạp trong nớc, đảm bảo sản xuất kinh doanh có lãi.Trong giai đoạn này nhà máy thực hiện sản xuất kinh doanh theo cơchế bao cấp, đầu vào và đầu ra đều do Nhà nớc đảm nhận, nhà máy chỉ

lo tổ chức sản xuất để hoàn thành đợc mức kế hoạch đợc giao, do đótình hình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm tơng đối ổn định, sản phẩm cácloại làm ra đều đợc a chuộng và đợc tiêu thụ từ Bắc vào Nam Các sảnphẩm chủ yếu đạt mức tiêu thụ cao nhất nh: vải mành năm 1988 tiêuthụ 3,608 triệu m2 , vải bạt 1,2 triệu m2 , vải 3024 (dùng may quân trang

cho quân đội) 1,7 triệu m2, dây chuyền sản xuất làm việc theo chế độ 3ca/ngày.

*Giai đoạn chuyển đổi cơ chế từ 1989 đến nay.

Nền kinh tế nớc ta chuyển từ cơ chế tập trung quan liệu bao cấp sangnền kinh tế thị trờng Một số khách hàng quen thuộc của nhà máy đãtìm ra sản phẩm tơng tự trên thị trờng, dẫn đến thị trờng của nhà máydần bị thu hẹp

Đứng trớc thực trạng đó nhà máy đã tìm mọi biện pháp để cải tiếnnâng cao chất lợng sản phẩm bằng cách thay thế nguyên liệu sản xuất

cũ, đầu t mua sắm các trang thiết bị dây chuyền hiện đại, tiến hành đadạng hoá sản phẩm, đầu t thêm phân xởng may, chủ động tìm kiếmkhách hàng mới

Tháng 7-1994 nhà máy đợc Bộ Công Nghiệp đổi tên thành Công tyDệt vải Công nghiệp Hà Nội với chức năng hoạt động đa dạng hơn,nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, phù hợp với xu thế phát triểnhiện nay

Năm 1994 tiến hành liên doanh với Pháp và Trung Quốc để sản xuấtvải mành, ni lông làm nhiên liệu cho các Công ty cao su Đến 1998 liêndoanh bị giải thể, Công ty nhận lại số thiết bị và thành lập xí nghiệpmành nhúng keo Cũng trong năm đó Công ty đầu t thêm dây chuyềncông nghệ với 150 máy từ Nhật Bản

Ngày 15-10-2002 Công ty khánh thành xí nghiệp vải không dệt vớicông nghệ mua từ Đức có giá trị 70 tỷ đồng Qua 36 năm xây dựng vàtrởng thành đến nay Công ty Dệt vải Công nghiệp Hà Nội đã phát triểnlớn mạnh cả về cơ sở vật chất lẫn kỹ thuật, trình độ quản lý, có đội ngũcông nhân có phẩm chất chính trị, trình độ chuyên môn và tay nghềcao Với những cố gắng và nỗ lực kể trên Công ty Dệt vải Công nghiệp

Hà Nội đã đợc Nhà nớc trao tặng Huân chơng lao động hạng hai và ba

về thành tích sản xuất Xí nghiệp vải không dệt và xí nghiệp vải mành

đã đợc cấp hệ thống quản lý chất lợng ISO 9001,2000

I.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh

của Công ty.

Hiện nay, bộ máy sản xuất kinh doanh của Công ty gồm có 4 xínghiệp thành viên là: Xí nghiệp vải mành, Xí nghiệp vải bạt, Xí nghiệpmay, Xí nghiệp vải không dệt

Xí nghiệp vải mành chuyên cung cấp các loại vải mành để cung cấpcho các Công ty sản xuất lốp ô tô, xe máy, xe đạp.

Xí nghiệp vải bạt sản xuất các loại vải bạt để cung cấp cho các Công

ty sản xuất giầy

Xí nghiệp may mới thành lập, khi chuyển sang cơ chế thị tr ờng xínghiệp chịu trách nhiệm gia công sản phẩm may mặc cho các tổ chứccá nhân có nhu cầu, nguyên liệu do các khách hàng đ a đến, xí nghiệpchỉ chịu trách nhiệm gia công

Xí nghiệp sản xuất vải không dệt đợc lắp đặt vào tháng 4 năm 2002

Đây là một công nghệ mới, sản xuất ra vải trực tiếp từ sơ không quacông đoạn dệt Vải không dệt này dùng để sản xuất ra nhiều mặt hàngkhác nhau nh: lót giầy, thảm trải nhà

Sơ đồ quy trình công nghệ sản xuất vải mành.

Nhập kho

Mành nylonNhúng keoMáy dệt

Sơ đồ quy trình công nghệ sản xuất vải bạt

Sơ đồ công nghệ sản xuất vải không dệt.

Sợi đơnSợi đơn

Máy suốt

Máy đậuMáy đậu

Máy trải tạo

Sơ đồ công nghệ xí nghiệp may.

I.3 Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty.

Công ty Dệt vải Công nghiệp Hà Nội là đơn vị trực thuộc tổng công

ty Dệt may Việt Nam Công ty đợc quyền tổ chức bộ máy quản lý trongnội bộ để phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh Công ty tổ chức

bộ máy theo mô hình Trực tuyến – chức năng Theo kiểu tổ chức nàytoàn bộ mọi hoạt động của Công ty đều chịu sự quản lý thống nhất củagiảm đốc Dới giám đốc có 2 phó giám đốc cùng 6 trởng phòng và 4quản đốc các xí nghiệp

Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý Công ty Dệt vải Công nghiệp Hà Nội

Nhập kho

Máy quận cắt đóng gói Thành phẩm

Máy cáu nhiệt- định hình

Máy quận cắt đóng gói TP-BTP

Máy xuyên

kim 2

Đóng kiện

kế toán

Pgđ kỹ thuật

sản xuất

Phòngsản xuất kinh doanh

Phònghành chính tổng hợp

Phòngdịch

vụ

đời sống

Pgđ hành chính

Phòngbảo vệquân

Chức năng vả nhiệm vụ cơ bản của các bộ phận quản lý.

*Giám đốc

Là ngời chịu trách nhiệm trớc Nhà nớc về toàn bộ hoạt động kinhdoanh của Công ty và là ngời chỉ huy cao nhất, điều hành toàn bộ mọihoạt động kinh doanh của công ty, đảm bảo việc làm và thu nhập chotoàn bộ công nhân viên toàn công ty, chịu trách nhiệm quản lý sử dụngvốn có hiệu quả làm ăn có lãi theo luật của Nhà nớc ban hành

*Phó giám đốc

- Phó giám đốc kỹ thuật- sản xuất

Chịu trách nhiệm trớc giám đốc về công tác kỹ thuật và vấn đề kinhdoanh của Công ty

+Phụ trách việc ứng dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật vào cảitiến mẫu mã, an toàn kỹ thuật

+Phụ trách công tác đầu vào, các vấn đề tài chính của Công ty, đồngthời phụ trách việc tiêu thụ sản phẩm, tăng năng suất lao động, nângcao chất lợng sản phẩm

*Phòng sản xuất kinh doanh-xuất nhập khẩu.

Chức năng: điều hành toàn bộ các hoạt động sản xuất kinh doanh,hoạt động xuất nhập khẩu của Công ty, tổ chức tiêu thụ sản phẩm, quản

lý cung ứng vật t, bảo quản dự trữ vật t

Nhiệm vụ: tổng hợp, xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh doanh, kếhoạch xuất nhập khẩu, chỉ đạo sản xuất, điều hoà thực hiện kế hoạchsản xuất kinh doanh và nhập khẩu , cân đối toàn công ty để đảm bảotiến độ yêu cầu của khách hàng, thực hiện các nghiệp vụ cung ứng vật

t và quản lý kho, tổ chức thực hiện tiêu thụ sản phẩm, kiểm tra, giámsát, xác nhận mức hoàn thành kế hoạch, quyết toán vật t cấp phát và sảnphẩm nhập kho đối với các phân xởng, tổ chức sử dụng phơng tiện vậntải có hiệu quả cao nhất

*Phòng tài chính- kế toán.

Chức năng: Tham mu cho giám đốc về quản lý, huy động và sử dụngcác nguồn vốn của công ty đúng mục đích, đạt hiệu quả cao nhất, hạchtoán bằng tiền mọi hoạt động của Công ty, giám sát, kiểm tra công táctài chính kế toán ở các đơn vị trực thuộc Công ty

Nhiệm vụ: Xây dựng kế hoạch tài chính, tổ chức thực hiện các nguồnvốn phục vụ cho sản xuất kinh doanh, theo dõi, giám sát thực hiện cáchợp đồng kinh tế về mặt tài chính, theo dõi đôn đốc thu hồi khoản nợ,quản lý nghiệp vụ hạch toán kế toán trong Công ty, chủ trì công táckiểm tra trong Công ty theo định kỳ quy định, xây dựng, quản lý, giámsát giá bán và giá thành sản phẩm

*Phòng bảo vệ-quân sự.

Nhiệm vụ: Chịu trách nhiệm trớc giám đốc về toàn bộ vật t, hàng hoá,máy móc thiết bị, tài sản của Công ty, không để thất thoát h hỏng, th-ờng xuyên làm tốt công tác phòng cháy chữa cháy Đề xuất các biệnpháp phòng ngừa các vụ việc tiêu cực có hiệu quả Hàng năm tham giavào công tác huấn luyện quân sự dự bị

*Phòng tổ chức-hành chính.

Chức năng: Tham mu cho giám đốc về quản lý hành chính, quản trị,

tổ chức bộ máy quản lý và lao động tiền lơng

Nhiệm vụ: Nghiên cứu, xây dựng hoàn thiện mô hình tổ chức Công

ty, đào tạo, sắp xếp cán bộ nhân viên, xây dựng quỹ tiền lơng định mức

lao động, tổng hợp ban hành các quy chế pháp lý, sử dụng lao động,giải quyết các chế độ lao động theo quy định của nhà n ớc, thực hiện cácnghĩa vụ lễ tân, nghiệp vụ quản trị.

*Phòng dịch vụ đời sống.

Chức năng: Khám chữa bệnh, tổ chức bữa ăn công nghiệp và các hoạt

động dịch vụ khác

Nhiệm vụ: Tổ chức bữa ăn giữa ca, bồi dỡng độc hại cho ngời lao

động, phục vụ cơm khách hội nghị khi có yêu cầu, khám chữa bệnh chongời lao động của Công ty, theo dõi bệnh nhề nghiệp, chỉ đạo công tác

vệ sinh môi trờng, thực hiện chỉ đạo công tác dân số kế hoạch hoá gia

đình

Cùng với hoạt động quản lý của các phòng ban chức năng, ở các xínghiệp còn có quản đốc phân xởng chịu trách nhiệm về mọi hoạt độngsản xuất ở phân xởng mình, bố trí từng đổi tổ sản xuất cho phù hợp vớikhả năng và trình độ của từng công nhân viên, thờng xuyên giám sát vàhớng dẫn kỹ thuật cho công nhân

I.4.Tổ chức bộ máy kế toán của công ty.

Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung, phòng tàichính kế toán thực hiện toàn bộ công tác kế toán của Công ty, ở các xínghiệp thành viên chỉ bố trí các kế toán phân x ởng làm nhiệm vụ ghichép ban đầu, thu nhập số liệu giản đơn gửi về phòng tài chính kế toán

Bộ máy kế toán của Công ty đợc tổ chức theo sơ đồ

Sơ đồ bộ máy kế toán tại Công ty.

Nhiệm vụ của phòng tài chính

Phòng Tài chính kế toán có 8 ngời dới sự quản lý trực tiếp của kếtoán trởng, 2 phó trởng phòng và các nhân viên kế toán và thủ quỹnhiệm vụ chủ yếu bao gồm:

- Tổ chức mọi công tác kế toán: Bao gồm cả công tác hạch toán vàtài chính, thực hiện báo cáo theo chế độ Nhà nớc ban hành

- Kiểm tra, kiểm soát mọi hoạt động có liên quan đến hoạt độngsản xuất kinh doanh

- Hớng dẫn việc ghi chép ban đầu phục vụ cho công tác hạch toán

và việc điều hành quản lý hoạt động trong công ty

- Tham mu cho giám đốc Công ty những vấn đề có liên quan nhằm

đạt hiệu quả tốt nhất

Trong đó nhiệm vụ cụ thể nh sau:

- Kế toán trởng: trực tiếp phụ trách phòng kế toán công ty, chịutrách nhiệm trớc cơ quan tài chính cấp trên và giám đốc công ty

thànhsảnphẩm

Kế toánthanhtoán

Thủquỹ

Kế toán các phân xởng

về các vấn đề có liên quan đến tình hình tài chính và công táchạch toán kế toán của Công ty, có nhiệm vụ quản lý và điều hànhtoàn bộ phòng kế toán theo hoạt động chức năng và chuyên môn;kiểm tra chỉ đạo công tác quản lý sử dụng vật t tiền vốn trongtoàn Công ty theo đúng chế độ tài chính mà nhà nớc ban hành.

- Phó phòng kế toán (kiêm kế toán tổng hợp): chịu trách nhiệmtổng hợp tất cả các số liệu từ Nhật ký chứng từ, các bảng kê đểlập báo cáo quyết toán tài chính theo quy định của Nhà nớc, cùngvới kế toán trởng có trách nhiệm trong việc quyết toán cũng nhthanh tra và kiểm tra công tác kế toán tài chính tài chính củaCông ty

- Phó phòng kế toán (kiêm kế toán thành phẩm và tiêu thụ): cónhiệm vụ theo dõi tình hình nhập xuất kho thành phẩm, tình hìnhtiêu thụ và theo dõi công nợ của khách hàng, đồng thời hàngtháng có nhiệm vụ lập báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh

- Kế toán thanh toán: theo dõi tình hình thu chi, sử dụng quỹ tiềnmặt, tiền gửi ngân hàng của Công ty; đồng thời, theo dõi sự biến

động của tài sản; chịu trách nhiệm trong việc quản lý toàn bộ tàisản cố định, trích và phân bổ khấu hao toàn bộ tài sản cố địnhcho các đối tợng sử dụng theo quy định Nhà nớc

- Kế toán vật t: có nhiệm vụ theo dõi chi tiết việc thực hiện cácnghiệp vụ cụ thể liên quan đến nhập xuất tồn vật t , nguyên liệuphục vụ sản xuất cả về mặt số lợng và giá trị

- Thủ quỹ chịu trách nhiệm trong việc quản lý bảo quản toàn bộ l ợng tiền mặt của Công ty trong két sắt

Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành: có nhiệm vụ tập hợpchi phí sản xuất phát sinh, tính giá thành cho từng loại sản phẩm.Hình thức kế toán mà Công ty đang áp dụng là hình thức Nhật kýchứng từ Để đảm bảo cho việc hạch toán kế toán theo hình thức nàyphòng kế toán đã sử dụng toàn bộ hệ thống kế toán sổ sách kế toán củahình thức này bao gồm 8 nhật ký, 9 bảng kê, sổ cái và còn mở sổ thẻ chitiết theo mẫu biểu của Bộ Tài chính quy định

Sơ đồ trình tự ghi sổ

Chứng từ gốc

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu kiểm tra

Hình thức tổ chức kế toán mà Công ty áp dụng là hình thức kế toántập trung Tất cả mọi hoạt động kinh tế (kế toán tài chính) phát sinh tạicông ty đều đợc hạch toán tại phòng kế toán

ớc vừa nhập từ một số nớc ở Châu á nh: Đài Loan, Hàn Quốc, TrungQuốc

Trong quan hệ thanh toán với nhà cung cấp, đầu vào chủ yếu củaCông ty là nguyên liệu chính và phụ dùng trong hoạt động sản xuấtkinh doanh

Nhật kýChứng từ Thẻ và sổ kếtoán chi tiếtBảng kê

Báo cáo tài chính

Bảng tổng hợp chi tiết

Sổ cái

Với nguồn nguyên liệu trong nớc, Công ty có quan hệ chủ yếu vớimột số thành viên của Tổng Công ty dệt may trong việc mua vào nhữngnguyên liệu chính dùng trong sản xuất nh sợi từ: Công ty Dệt 8-3, DệtNam Định, Dệt Vĩnh Phú, Dệt Hà Nam Đây đều là những doanh nghiệp

có quan hệ làm ăn truyền thống với Công ty trong thời gian dài Trong

đó có một số Công ty có quan hệ mua bán qua lại với Công ty, nếu xéttrong quan hệ với Tổng Công ty dệt may Việt Nam thì quan hệ củaCông ty với các doanh nghiệp trên là quan hệ thanh toán trong nội bộgiữa các Công ty con với nhau Vì vậy việc thanh toán giữa Công ty vớinhững doanh nghiệp này có thể có những hình thức sau:

- Thanh toán bằng chuyển khoản: theo quy định thì trong quan hệ

giao dịch giữa các doanh nghiệp nhà nớc với nhau không đợc sửdụng tiền mặt và ngoại tệ để thanh toán Các doanh nghiệp buộcphải thanh toán không dùng tiền mặt nh: thanh toán bằng séc,chuyển khoản, uỷ nhiệm chi Trong đó hình thức đợc sử dụngnhiều nhất hiện nay theo báo cáo của ngân hàng Vietcombank,tại TP-HCM hơn 70% giao dịch qua ngân hàng là sử dụng hìnhthức thanh toán uỷ nhiệm chi

- Thanh toán trả chậm: quan hệ giữa giao dịch giữa Công ty với

các đối tác trên thờng là những hợp đồng với lợng hàng có giá trịlớn, hình thức thanh toán thờng đợc áp dụng trong quan hệ này làthanh toán trả chậm Đối với những hợp đồng lớn này, doanhnghiệp không thể tiến hành thanh toán ngay cho nhà cung cấp màphải sau một thời gian đợc ghi cụ thể trong hợp đồng đã đợc xácnhận bởi đại diện của cả hai bên Sử dụng hình thức thanh toánnày doanh nghiệp phải chịu thêm một chi phí là lãi do trả chậm,khoản chi phí này đợc coi nh một khoản chi phí tài chính

- Thanh toán bù trừ: hình thức thanh toán này đợc Công ty áp dụng

đối với những doanh nghiệp có quan hệ mua bán qua lại với Công

ty nh Dệt 8-3, Dệt Vĩnh Phú Việc hạch toán thanh toán giữaCông ty với các doanh nghiệp này sẽ đợc cụ thể ở phần nội dunghạch toán tổng hợp các quan hệ thanh toán với nhà cung cấp

- Thanh toán bằng hàng hoá: hình thức này ít xảy ra ở Công ty nh

-ng khô-ng phải là khô-ng có, hà-ng hoá đợc sử dụ-ng làm phơ-ng tiện

thanh toán và nó đợc coi nh là đã bán đợc, hình thức này chỉ đợcthực hiện khi có sự đồng ý của cả hai bên.

Ngoài ra, Công ty còn có quan hệ mua bán nguyên liệu phụ và dịch

vụ với một số công ty t nhân bên ngoài, trong quan hệ này hình thứcthanh toán chủ yếu đợc Công ty áp dụng là thanh toán trực tiếp bằngtiền mặt, thanh toán bằng séc, chuyển khoản Theo quy định đối vớinhững mặt hàng có giá trị dới 100.000 đồng Công ty không cần phải cóhoá đơn tài chính nhng những mặt hàng có giá trị trên 100.000 đồngbuộc phải có hoá đơn để làm căn cứ cho cơ quan thuế xác nhận tiếnhành khấu trừ thuế đầu vào

Trong quan hệ với những nhà cung cấp nớc ngoài, Công ty áp dụnghình thức thanh toán bằng việc mở L/C (Letter of Credit) trả chậm quaNgân hàng Công thơng- Chi nhánh khu vực II- Quận Hai Bà Trng- Hànội, và Ngân hàng Đầu t và Phát triển Hà Nội

Phơng thức thanh toán này thực chất là một sự thoả thuận trong đómột ngân hàng (ngân hàng mở L/C) theo yêu cầu của khách hàng (ng ời

mở L/C) sẽ trả một số tiền nhất định cho ngời khác (ngời hởng lợi sốtiền của L/C) khi ngời hởng lợi xuất trình trớc ngân hàng một bộ chứng

từ hàng hoá phù hợp với quy định đề ra trong L/C.Dấu hiệu cho biếtCông ty đã hoàn tất việc thanh toán lô hàng nhập khẩu với Công ty nớcngoài là Giấy báo nợ của Ngân hàng mà Công ty Dệt vải Công nghiệp

Hà Nội chọn làm đại diện

Hình thức này đợc áp dụng phổ biến trong các trờng hợp sau:

- Quan hệ mua bán giữa hai bên không thờng xuyên

- Bên bán cha tín nhiệm bên mua ngợc lại bên mua cũng muốnquản lý vốn của mình chặt chẽ chỉ giao tiền cho bên bán khi đãnhận đợc hàng

- Mỗi L/C chỉ thanh toán cho một đối tợng bán hàng và một loạihàng chỉ ghi trớc trong th

Trên đây là một số hình thức thanh toán chủ yếu đ ợc áp dụng hiệnnay trong quan hệ thanh toán với nhà cung cấp mà Công ty Dệt vảiCông nghiệp Hà Nội sử dụng, tuy nhiên trong thực tế có rất nhiều hìnhthức thanh toán đa dạng, nh thanh toán bằng thẻ, chuyển khoản điện tử,thanh toán bù trừ với các đối tác nớc ngoài

Tuy nhiên các doanh nghiệp cũng cần chú ý, khi thực hiện thanh toánvới các doanh nghiệp trong nớc thì doanh nghiệp có thể thay đổi hìnhthức thanh toán khác với hình thức đã ghi trớc đó trong hợp đồng nhngtrong quan hệ với các nhà cung cấp nớc ngoài thì việc thay đổi này lạicần có những văn bản điều chỉnh nh phụ lục hợp đồng thì mới đợc coi

là hợp lệ, có căn cứ để Cục thuế tiến hành khấu trừ thuế, nếu doanhnghiệp nào nhập khẩu hàng hoá dùng để sản xuất ra những mặt hàng đểxuất khẩu thì việc thay đổi này có quan hệ trực tiếp tới việc xem xétcho doanh nghiệp hởng thuế suất 0% hay không Trong trờng hợp này,doanh nghiệp phải đảm bảo thực hiện đúng những điều đã ghi trong hợp

đồng mua bán, phải thanh toán qua ngân hàng, nếu có thay đổi gì vềhình thức thanh toán thì phải có giấy tờ bổ sung làm căn cứ để xácminh những thay đổi đó là hợp lý

II.2 Nội dung hạch toán chi tiết các nghiệp vụ thanh toán với ngời cung cấp.

Việc hạch toán chi tiết các nghiệp vụ thanh toán với ng ời cung cấp

đ-ợc phụ trách bởi kế toán tổng hợp của phòng tài chính kế toán củaCông ty, công việc này đợc tiến hành thủ công Các nghiệp vụ về thanhtoán đợc mở chi tiết cho từng nhà cung cấp có quan hệ th ờng xuyên và

có giá trị giao dịch lớn, còn đối với những nhà cung cấp nhỏ lẻ khôngthờng xuyên thì đợc mở chung trong phần hạch toán chi tiết các khoảnphải trả với những nhà cung cấp khác

Công việc này đợc tiến hành hàng ngày, kế toán chỉ hạch toán ghi sổcác nghiệp vụ liên quan đến các khoản phải trả hay việc thanh toán đốivới từng nhà cung cấp khi có đủ những chứng từ cần thiết đảm bảonghiệp vụ kinh tế ghi sổ là có thật, con số là chính xác và có căn cứ.Những chứng từ cần thiết làm căn cứ cho kế toán ghi vào sổ chi tiếtgồm:

- Hoá đơn: hoá đơn giao hàng của ngời cung cấp là căn cứ quantrọng trong việc ghi nhận một khoản nợ phải trả, hoá đơn màCông ty nhận đợc là hoá đơn đỏ trong quan hệ giao dịch với các

đối tác trong nớc hay hoá đơn của các đơn vị nớc ngoài gửi choCông ty Hoá đơn giao hàng là sự cụ thể hoá một phần hợp đồngmua hàng (đối với những đơn hàng có giá trị lớn), hoá đơn mà

Công ty nhận đợc phải có đầy đủ những thông tin cần thiết nh:ngày tháng giao hàng, đơn vị hay cá nhân giao hàng, tên mặthàng, khối lợng, đơn giá, thành tiền, hình thức thanh toán, thuếsuất thuế GTGT, chữ ký xác nhận của đại diện bên giao hàng vànhận hàng

- Biên bản kiểm định hàng hoá: là chứng từ đợc dùng để xác minhhàng hoá mua về đã đạt tiêu chuẩn chất lợng, số lợng, mẫu mã,quy cách theo đúng hợp đồng mua bán Không phải bất kỳ loạihàng nào mua về cũng đều cần chứng từ này, yêu cầu này chỉ ápdụng đối với việc mua vào nguyên liệu chính phụ thờng dùngtrong sản xuất nh các loại nguyên liệu sợi, xơ dùng trong sảnxuất Việc kiểm định hàng hoá có thể đợc tiến hành bởi ngời đạidiện của Công ty khi có mặt cả hai bên liên quan là ng ời mua vàngời bán hoặc do đơn vị bán hàng thuê ngời kiểm nhận khi bênbán không có mặt tại thời điểm kiểm nhận(thờng là đối vớinguyên liệu xơ, sợi đợc nhập khẩu từ nớc ngoài), trong trờng hợpnày bên kiểm nhận phải độc lập về quyền lợi kinh tế đối với cảhai bên liên quan Chi phí kiểm định do bên bán chịu, Công tykhông có trách nhiệm chi trả

- Vận đơn: đối với những hàng hoá phải vận chuyển từ nơi nhậnhàng về Công ty thì bên cạnh hoá đơn giao hàng, vận đơn hay hoá

đơn vận chuyển cũng là một chứng từ cần thiết, vì chi phí vậnchuyển lúc này lại đợc tính vào giá của nguyên vật liệu nhập về,qua chứng từ này, kế toán cũng có thể kiểm tra số lợng hàng hoá

đã vận chuyển để đối chiếu với số kiểm nhận và hoá đơn giaohàng cũng nh phiếu nhập kho

- Phiếu nhập kho: vật t sau khi đợc kiểm nghiệm thì bộ phận muahàng căn cứ vào hoá đơn của bên bán lập phiếu nhập kho Phiếunhập kho đợc lập thành 3 liên Một liên để lu tại phòng kế hoạchsản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu, một liên giao cho ngời chịutrách nhiệm đi mua hàng làm căn cứ thanh toán với ngời bán.Một liên giao thủ kho, sau khi đã kiểm tra tính đúng đắn hợp lýhợp lệ, thì thủ kho vào thẻ kho (chỉ ghi chỉ tiêu số l ợng) sau đóchuyển lên phòng kế toán cho kế toán vật t ghi sổ kế toán

Khi thanh toán các khoản nợ với ngời bán thì tuỳ theo hình thứcthanh toán mà kế toán có những căn cứ để xác nhận là đã Công ty đãthanh toán cho ngời bán, giảm một khoản nợ phải trả đối với ngời bán

cụ thể

Nếu thanh toán bằng tiền mặt tại quỹ thì chứng từ cần thiết để ghinhận giảm khoản phải phải trả là phiếu chi Phiếu chi ghi rõ ngày thángchi, số tiền chi trả,ngời nhận, nội dung chi, chữ ký xác nhận của thủquỹ và ngời nhận Phiếu chi cũng đợc lập thành 3 liên

Ngoài ra nếu doanh nghiệp sử dụng hình thức thanh toán không dùngtiền mặt mà thanh toán qua ngân hàng, kho bạc nhà n ớc nh thanh toánbằng uỷ nhiệm chi, thanh toán bằng chuyển khoản hay séc hay mở thtín dụng trả chậm trong nhập khẩu thì chứng từ cần thiết xác minh việc

đã chi trả cho ngời cung cấp là giấy báo nợ của ngân hàng mà Công tychọn làm đại diện

II.3 Nội dung kế toán tổng hợp các nghiệp vụ thanh toán với ngời cung cấp tại Công ty Dệt vải Công nghiệp Hà Nội

II.3.1 Tài khoản kế toán sử dụng trong hạch toán.

Trong công tác hạch toán tổng hợp các nghiệp vụ thanh toán với ngờicung cấp kế toán chịu trách nhiệm sử dụng tài khoản 331 – Phải trảngời bán là tài khoản chủ yếu Tài khoản này đợc mở chi tiết cho nhữngngời cung cấp có quan hệ thờng xuyên, hay Công ty mua hàng có giá trịlớn Ngoài ra tài khoản này còn đợc mở chung cho những ngời cung cấpnhỏ lẻ, quan hệ không thờng xuyên với Công ty

Hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến tài khoản này kế toán cầnphải tuân thủ một số quy định sau:

- Nợ phải trả ngời bán và ngời cung cấp cần đợc hạch toán chi tiếtcho từng đối tợng phải trả Đối tợng phải trả là ngời bán, ngời cung cấp,ngời nhận thầu về XDCB có quan hệ kinh tế chủ yếu với doanh nghiệp

về bán vật t hàng hoá, cung cấp lao vụ, dịch vụ Trong chi tiết từng đốitợng phải trả tài khoản này phản ánh cả số tiền đã ứng tr ớc cho ngờibán, ngời cung cấp, ngời nhận thầu XDCB nhng cha nhận đợc hàng hoá,lao vụ

- Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ mua vật t , hànghoá, lao vụ dịch vụ trả tiền ngay (tiền mặt, séc, hoặc đã trả qua ngânhàng).

- Những vật t, hàng hoá, lao vụ dịch vụ đã nhận, nhập kho nh ng đếncuối tháng vẫn cha có hoá đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi sổ vàphải điêù chỉnh về giá thực tế khi nhận đợc hóa đơn hoặc thông báo giáchính thức của ngời bán

- Khi hạch toán chi tiết tài khoản này, kế toán phải tiến hành phânloại để xác định những ngời bán, ngời cung cấp chấp nhận giảmgiá hàng bán ngoài hoá đơn

II.3.2 Nội dung hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quan hệ thanh toán với ngời cung cấp

1 Mua hàng hoá, nguyên vật liệu từ bên ngoài cha thanh toán với

Có TK 331 : Số tiền cha thanh toán với ngời bán

2 Nhập khẩu hàng hoá cha trả tiền cho ngời bán

- Nợ TK 152,153,156 : Giá thực tế mua vào

Có TK 331 : Phải trả ngời bán (quy đổi ra đồng VN)

- Nợ TK 152,153,156 :

Có TK 3333 : Thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp

3 ứng trớc tiền hàng cho ngời bán:

Có TK 111,112 : Số tiền ứng trớc cho ngời bán

4 Số chiết khấu, giảm giá hàng mua Công ty đợc hởng hoặc hàngkém phẩm chất sai quy cách Công ty đem trả lại ngời bán

Có TK 152,153,156: Giá trị hàng hoá đợc giảm

Có TK 133 : Thuế GTGT đợc giảm trừ

5 Công ty đợc hởng chiết khấu thanh toán ghi trừ số nợ phải trả:

7 Thanh toán cho ngời bán bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, séc.

Nợ TK 331 : Ghi giảm khoản nợ phải trả

Có TK 111,112 : Giảm tiền mặt trong quỹ, tiền gửi tại ngânhàng

8 Thanh toán cho ngời bán bằng ngoại tệ

- Nợ TK 331 : Ghi giảm khoản nợ phải trả

Có TK 1112,1122: Ghi giảm ngoại tệ đã quy đổi ra đồng VNtheo giá thực tế

- Đồng thời ghi Có TK 007- nguyên tệ

9 Thanh toán cho ngời bán bằng hàng hoá

Có TK 156 : Ghi giảm hàng tồn kho

- Nợ TK 331 : Ghi giảm khoản nợ phải trả theo tổng doanh

thu

Có TK 511 : Doanh thu cha có thuế

Có TK 3331 : Thuế GTGT phải nộp

10 Thanh toán cho ngời bán bằng hình thức bù trừ

Nợ TK 331 : Chi tiết theo đối tợng

Có TK 131 : Chi tiết theo đối tợng

11 Thanh toán cho ngời bán bằng hình thức mở L/C tín dụng trảchậm

Có TK 311 : Vay ngắn hạn ngân hàng

12 Trờng hợp Công ty đợc miễn một khoản nợ phải trả hay do đơn

vị cung cấp trong trờng hợp phá sản, Công ty ghi nhận giảm mộtkhoản nợ phải trả

Có TK 711 : Coi nh một khoản thu nhập bất thờng