CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HẠCH TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA HÀNG VÀ NGƯỜI CUNG CẤP

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, các doanh nghiệp th ờng phát sinh những quan hệ thanh toán sau: -Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với các nhà cung cấp: mối quan hệ này

CƠ SỞ Lí LUẬN VỀ HẠCH TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA HÀNG VÀ NGƯỜI CUNG CẤP

I Khái niệm về quan hệ thanh toán và nhiệm vụ kế toán

các nghiệp vụ thanh toán.

I.1 Quan hệ giữa hàng hoá, tiền tệ và sự ra đời của quan hệ thanh toán.

Lịch sử phát triển của nền sản xuất xã hội đã và đang trải qua hai kiểu

tổ chức kinh tế, đó là sản xuất tự cấp tự túc hay kinh tế tự nhiên và sản xuất hàng hoá Nếu nh sản xuất tự cấp tự túc là kiểu tổ chức kinh tế mà sản phẩm do lao động tạo ra nhằm thoả mãn trực tiếp nhu cầu của ng ời sản xuất thì trong sản xuất hàng hoá sản phẩm đợc tạo ra lại nhằm để trao

đổi hoặc để bán trên thị trờng Sản xuất hàng hoá ra đời khi xã hội có sự phân công lao động và sự tách biệt tơng đối về mặt kinh tế của những ng-

ời sản xuất

Sự ra đời của sản xuất hàng hoá mở đầu cho thời kỳ phát triển v ợt bậc của nền sản xuất xã hội, phát triển nhanh chóng lực lợng sản xuất, sản xuất đợc chuyên môn hoá ngày càng cao, thị trờng ngày càng mở rộng, mối liên hệ giữa các ngành vùng ngày càng chặt chẽ Sự phát triển của sản xuất hàng hoá đã xoá bỏ tính bảo thủ trì trệ của nền kinh tế, đẩy nhanh quá trình xã hội hoá sản xuất

Hàng hoá là sản phẩm của lao động có thể thoả mãn nhu cầu nào đó của con ngời và dùng để trao đổi với nhau Trong mỗi hình thái kinh tế – xã hội, sản xuất hàng hoá có bản chất khác nhau , nhng hàng hoá đều có hai thuộc tính: giá trị và giá trị sử dụng Giá trị sử dụng là công dụng của sản phẩm có thể thoả mãn nhu cầu nào đó của con ngời Công dụng của vật phẩm do thuộc tính tự nhiên của vật chất quyết định Giá trị sử dụng ở

đấy là thuộc tính của hàng hoá, nó không phải là giá trị sử dụng cho bản thân ngời sản xuất hàng hoá, mà là giá trị sử dụng cho ngời khác, cho xã

hội thông qua trao đổi – mua bán Trong kinh tế hàng hoá, giá trị sử dụng là vật mang giá trị trao đổi, nếu vật không mang giá trị trao đổi, tức

nó không có giá trị sử dụng và sẽ không đợc coi là hàng hoá

Mỗi sản phẩm đợc tạo ra đều có sự kết tinh từ lao động xã hội của ng ời sản xuất hàng hoá Hao phí lao động tạo ra sản phẩm chính là cơ sở để có thể đem so sánh các hàng hoá với nhau khi trao đổi Lao động hao phí để sản xuất ra hàng hoá ẩn giấu trong hàng hoá chính là giá trị hàng hoá Giá trị là nội dung, là cơ sở của giá trị trao đổi, còn giá trị trao đổi là hình thức biểu hiện của giá trị ra bên ngoài Thực chất của quan hệ trao

đổi là ngời ta trao đổi lợng lao động hao phí của mình chứa đựng trong các hàng hoá Giá trị sử dụng là thuộc tính tự nhiên còn giá trị là thuộc tính xã hội của hàng hoá

Hàng hoá là sự thống nhất của hai thuộc tính giá trị sử dụng và giá trị

Về mặt giá trị sử dụng ,tức hình thái tự nhiên của hàng hoá, ta có thể nhận biết trực tiếp đợc bằng các giác quan Nhng về mặt giá trị, tức hình thái xã hội của hàng hoá lại không thể cảm nhận trực tiếp đợc Nó chỉ bộc

lộ ra trong quá trình trao đổi thông qua các hình thái biểu hiện của nó Lịch sử của tiền tệ chính là lịch sử phát triển của các hình thái giá trị từ thấp đến cao: từ hình thái giản đơn, hình thái mở rộng, hình thái giá trị chung cho đến hình thái đầy đủ nhất là tiền tệ

Khi lực lợng sản xuất và phân công lao động xã hội phát triển hơn nữa, sản xuất hàng hoá và thị trờng ngày càng mở rộng, thì tình trạng có nhiều vật ngang giá chung làm cho trao đổi giữa các địa phơng vấp phải khó khăn, do đó đòi hỏi khách quan phải hình thành vật ngang giá chung thống nhất Khi vật ngang giá chung đợc cố định lại ở một vật độc tôn và phổ biến thì xuất hiện hình thái tiền tệ của giá trị Lúc đầu có nhiều kim loại đóng vai trò tiền tệ, nhng về sau đợc cố định lại ở kim loại quý : vàng, bạc và cuối cùng là vàng Ngày nay, biểu hiện của tiền tệ rất đa

dạng phong phú: tiền giấy, tiền đúc, séc, các chứng từ có giá đều biểu hiện giá trị nhất định và đợc ấn định bởi một lợng vàng nhất định.Tiền tệ xuất hiện là kết quả phát triển lâu dài của sản xuất và trao đổi hàng hoá, khi tiền tệ ra đời thì thế giới hàng hoá đợc phân thành hai cực: một bên là những hàng hoá thông thờng và một bên là những hàng hoá đặc biệt: tiền

tệ, sức lao động, giá trị doanh nghiệp

Sự phát triển ngày càng sâu rộng của sản xuất hàng hoá, phân công và hợp tác chặt chẽ trong sản xuất và trao đổi cùng với sự ra đời của tiền tệ

đóng vai trò vật ngang giá chung thống nhất đã tạo cơ sở cho quan hệ thanh toán trong trao đổi mua bán hàng hoá hình thành và không ngừng tiến triển Khi nền kinh tế hàng hoá ra đời, quan hệ trao đổi đã bắt đầu hình thành, sản phẩm đợc sản xuất ra không phải để tiêu dùng cho bản thân ngời sản xuất mà nhằm trao đổi trên thị trờng Quan hệ thanh toán chỉ thực sự hình thành khi tiền tệ xuất hiện và trở thành vật ngang giá chung thống nhất và có tính ổn định lâu dài, đợc sử dụng nh một phơng tiện để biểu hiện giá trị của hàng hoá khi đem ra trao đổi Chỉ thông qua trao đổi thì hàng hoá mới thực hiện đợc giá trị của mình tức là hàng hoá chỉ có giá trị khi nó mang trong mình giá trị trao đổi

Thực chất của quan hệ thanh toán chính là sự trao đổi mà có sử dụng tiền tệ làm vật ngang giá đánh giá giá trị của hàng hoá đem trao đổi Tiền

tệ đợc sử dụng làm phơng tiện trong hoạt động thanh toán, là thớc đo giá trị của hàng hoá khi đem bán trên thị trờng Khi hàng hoá đợc đem bán trên thị trờng, giá cả của nó sẽ đợc xác lập và là cơ sở xác định lợng tiền

tệ đợc dùng trong quan hệ thanh toán Giá cả của hàng hoá ngoài việc bị chi phối bởi giá trị hàng hoá: giá trị hàng hoá càng cao thì giá cao và ng-

ợc lại, thì nó còn chịu ảnh hởng bởi một số nhân tố nh quy luật cung cầu, cạnh tranh, sức mua của đồng tiền Sự tác động của các nhân tố này làm cho giá cả hàng hoá trên thị trờng tách rời giá trị và lên xuống xoay

quanh trục giá trị của nó Quan hệ thanh toán xuất hiện là đòi hỏi tất yếu của nền sản xuất hàng hoá ngày càng mở rộng, mối quan hệ giữa các vùng ngành ngày càng sâu sắc cùng với sự phân công lao động chặt chẽ

Sự phát triển của quan hệ thanh toán về hình thức cũng nh phơng tiện dùng trong thanh toán đã góp phần gắn kết mối liên hệ kinh tế giữa các thành phần, khu vực kinh tế trên phạm vi rộng lớn, xoá bỏ sự hạn chế về không gian, rút ngắn khoảng cách về thời gian, là tiền đề cho việc hình thành và phát triển của nền kinh tế hàng hoá mang tính toàn cầu

I.

2 Khái niệm và nội dung các quan hệ thanh toán.

Khái niệm: thanh toán là sự chi trả bằng tiền giữa các bên trong những quan hệ kinh tế nhất định.

Nội dung của quan hệ thanh toán rất phong phú, bản chất của nó là những quan hệ kinh tế, phơng tiện đợc dùng để chi trả trong những quan

hệ này là tiền Tiền ở đây có thể là tiền mặt, séc, tiền gửi ngân hàng hay các giấy tờ có giá khác

Nội dung của quan hệ thanh toán không chỉ bó hẹp trong quan hệ mua bán hàng hoá, trong một số trờng hợp nó còn phản ánh nghĩa vụ trách nhiệm của những bên liên quan

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, các doanh nghiệp th ờng phát sinh những quan hệ thanh toán sau:

-Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với các nhà cung cấp: mối

quan hệ này phát sinh trong quá tìn mua sắm vật t, tài sản, hàng hoá, lao vụ bao gồm các khoản thanh toán vơi ngời bán vật t, tài sản, hàng hoá, ngời cung cấp lao vụ, dịch vụ, ngời nhận thầu xây dựng cơ bản, nhận thầu sửa chữa lớn

Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với khách hàng: mối quan hệ

này phát sinh trong quá trình tiêu thụ bao gồm quan hệ thanh toán với

ng-ời mua, với ngng-ời đặt hàng

Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với ngân sách Nhà nớc: trong

quá trình hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp phải thực hiện nghĩa vụ của mình với Ngân sách Nhà nớc về thuế và các khoản khác

Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với các đối tác liên doanh:đây

là quan hệ phát sinh khi doanh nghiệp tham gia liên doanh với các doanh nghiệp khác hoặc doanh nghiệp đứng ra tổ chức hoạt động liên doanh Thuộc loại quan hệ này bao gồm các quan hệ liên quan đến việc góp vốn (hay nhận vốn), thu hồi vốn(hay trả vốn), quan hệ về phân chia kết quả kinh doanh

Quan hệ thanh toán nội bộ: quan hệ thanh toán nội bộ là mối quan hệ

thanh toán phát sinh trong nội bộ doanh nghiệp,bao gồm quan hệ thanh toán nội bộ giữa doanh nghiệp với công nhân viên chức (thanh toán l ơng, thởng, trợ cấp, phụ cấp, tạm ứng, bồi thờng vật chất ) và quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp chính hay giữa doanh nghiệp với các doanh nghiệp thành viên trực thuộc với nhau (về phân phối vốn,

về các khoản thu hộ, trả hộ, nhận hộ, giữ hộ, về mua bán nội bộ )

Các mối quan hệ thanh toán khác: ngoài các mối quan hệ trên, trong quá trình hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp còn phát sinh các mối quan

hệ thanh toán khác nh quan hệ thanh toán với ngân hàng và các chủ tín dụng khác vèe thanh toán tiền vay, quan hệ thanh toán các khoản thế chấp, ký cợc, ký quỹ, quan hệ thanh toán các khoản phải thu, phải trả khác

Hiện nay, ở nớc ta hình thức thanh toán đã rất đa dạng tạo ra nhiều sự lựa chọn cho các doanh nghiệp trong hoạt động thanh toán của mình, là môi trờng và cơ sở cho hoạt động lu thông và trao dổi trên thị trờng phát triển, rút ngắn khoảng cách về không gian địa lý và thời gian trong hoạt

động thanh toán, tạo cho các doanh nghiệp có nhiều cơ hội lựa chọn bạn hàng của mình

Có thể chia hình thức thanh toán theo phơng tiện dùng trong thanh toán

ra làm hai loại:

Thanh toán dùng tiền mặt

Thanh toán không dùng tiền mặt.

Thanh toán dùng tiền mặt là hình thức thanh toán truyền thống, ra đời sớm nhất và cũng rất thuận tiện trong giao lu trao đổi mua bán hàng hoá trực tiếp Trong quá trình mua bán các bên tham gia quan hệ mua bán dùng tiền mặt làm phơng tiện chi trả

Trong hoạt động của các doanh nghiệp, Bộ tài chính khuyến khích việc thanh toán qua ngân hàng, hạn chế việc thanh toán bằng tiền mặt để tăng

cờng kiểm soát vốn bằng tiền của doanh nghiệp hạn chế rủi ro có thể xảy

ra ngoài ý muốn

Thanh toán không dùng tiền mặt hay thanh toán qua hệ thống ngân hàng cũng có nhiểu dịch vụ đa dạng cho doanh nghiệp lựa chọn:

Séc (séc chuyển khoản, séc bảo chi, sổ séc định mức)

Uỷ nhiệm chi(chuyển tiền)

Th tín dụng

Uỷ nhiệm thu

Séc

ngời thụ hởng Séc chuyển khoản chỉ đợc áp dụng thanh toán trong phạm vi giữa các khách hàng có tài khoản ở cùng một chi nhánh Ngân hàng, Kho bạc Nhà n ớc hoặc khác chi nhánh Ngân hàng, Kho bạc Nhà nớc nhng các chi nhánh này có tham gia thanh toán bù trừ trên địa bàn tỉnh, thành phố Thời hạn hiệu lực của tờ séc tối đa là 10 (m ời) ngày làm việc

kể từ ngày ký phát hành séc.

Séc bảo chi: Séc bảo chi do chủ tài khoản phát hành đợc Ngân hàng hoặc Kho bạc Nhà

nớc đảm bảo chi trả, lập theo mẫu séc chuyển khoản hoặc séc cá nhân Ng ời phát hành séc phải lu ý trớc số tiền ghi trên tờ séc vào một tài khoản riêng để Ngân hàng, Kho bạc Nhà nớc làm thủ tục bảo chi trớc khi giao séc cho khách hàng.

Séc bảo chi dùng trong trờng hợp khách hàng yêu cầu hoặc theo quyết định của Ngân hàng, Kho bạc Nhà nớc đối với các chủ tài khoản vi phạm phát hành séc quá số d tài khoản tiền gửi.

Phạm vi áp dụng séc bảo chi.

- Khách hàng cùng một chi nhánh hoặc khác chi nhánh nh ng cùng hệ thống Ngân hàng, Kho bạc Nhà nớc;

- Khách hàng khác chi nhánh, khác hệ thống Ngân hàng, Kho bạc Nhà n ớc nhng có tham gia thanh toán bù trừ trên địa bàn tỉnh, thành phố.

Thời hạn có hiệu lực của séc bảo chi tối đa là 15 ngày làm việc kể từ ngày bảo chi séc.

Mức tối thiểu để mở sổ séc định mức là 20 triệu đồng.

Muốn sử dụng sổ séc định mức - khách hàng phải lu ý số tiền cần mở sổ séc định mức vào một tài khoản riêng tại Ngân hàng, Kho bạc Nhà nớc Tiền lu ký không đợc hởng lãi.

Sổ séc định mức có thời hạn hiệu lực tối đa là 30 (ba m ơi) ngày làm việc kể từ ngày mở

sổ séc định mức Thời hạn hiệu lực của từng tờ séc trong sổ séc định mức phụ thuộc vào thời hạn chung của sổ séc định mức Khi giao séc, ng ời phát hành séc phải xuất trình sổ séc định mức để ngời thụ hởng kiểm tra số d của sổ séc, nếu đảm bảo đủ tiền thanh toán cho tờ séc thì mới thu nhận.

Nếu có các tờ séc phát hành quá số d sổ séc định mức do khách hàng nộp vào thì Ngân hàng, Kho bạc Nhà nớc xử lý theo quy định.

Uỷ nhiệm chi

Uỷ nhiệm chi là lệnh chi tiền của chủ tài khoản đ ợc lập theo mẫu in sẵn của Ngân hàng, Kho bạc Nhà nớc yêu cầu Ngân hàng, Kho bạc Nhà nớc phục vụ mình (nơi mở tài khoản tiền gửi) trích tài khoản của mình để trả cho ngời thụ hởng.

Uỷ nhiệm chi đợc dùng để thanh toán các khoản trả tiền hàng, dịch vụ hoặc chuyển tiền trong cùng hệ thống và khác hệ thống Ngân hàng hoặc Kho bạc Nhà nớc.

Uỷ nhiệm thu

Uỷ nhiệm thu đợc áp dụng thanh toán giữa khách hàng mở tài khoản trong một chi nhánh Ngân hàng hoặc các chi nhánh Ngân hàng, Kho bạc Nhà nớc cùng hệ thống hoặc khác hệ thống Uỷ nhiệm thu do ngời thụ hởng lập gửi vào Ngân hàng, Kho bạc Nhà n ớc phục vụ mình để thu tiền hàng đã giao, hoặc dịch vụ đã cung ứng Khách hàng mua và bán phải thống nhất thoả thuận dùng hình thức thanh toán uỷ nhiệm thu với những điều kiện thanh toán cụ thể đã ghi trong hợp đồng kinh tế đồng thời phải thông báo bằng văn bản cho Ngân hàng, Kho bạc Nhà nớc phục vụ ngời thụ hởng biết để làm căn cứ thực hiện các

uỷ nhiệm thu.

Sau khi đã giao hàng hoặc hoàn tất dịch vụ cung ứng, bên thụ h ởng lập giấy uỷ nhiệm thu theo mẫu của Ngân hàng, Kho bạc Nhà nớc kèm theo hoá đơn, vận đơn gửi tới Ngân hàng, Kho bạc Nhà nớc phục vụ mình hoặc gửi trực tiếp đến Ngân hàng, Kho bạc Nhà n ớc phục vụ bên trả tiền để yêu cầu thu hộ.

Để thu nhanh tiền hàng hoặc dịch vụ theo giấy uỷ nhiệm thu, bên thụ h ởng có thể ghi

rõ trên giấy uỷ nhiệm thu yêu cầu Ngân hàng, Kho bạc Nhà nớc bên trả tiền chuyển tiền bằng điện và bên thụ hởng chịu phí.

Khi nhận đợc giấy uỷ nhiệm thu, trong vòng một ngày làm việc, Ngân hàng, Kho bạc Nhà nớc bên trả tiền trích tài khoản của bên trả tiền ngay cho bên thụ h ởng để hoàn tất

việc thanh toán Nếu tài khoản bên trả tiền không đủ tiền để trả thì bên trả tiền bị phạt chậm trả nh đối với ngời phát hành séc quá số d.

Th tín dụng

Th tín dụng đợc dùng để thanh toán tiền hàng trong điều kiện bên bán đòi hỏi phải có

đủ tiền để chi trả ngay và phù hợp với tổng số tiền hàng đã giao theo hợp đồng hoặc đơn

đặt hàng đã ký.

Khi có nhu cầu, bên mua lập giấy mở th tín dụng yêu cầu Ngân hàng phục vụ mình trích tài khoản tiền gửi (hoặc tiền vào Ngân hàng) một số tiền bằng tổng giá trị hàng đặt mua để lu ký vào một tài khoản riêng Ngân hàng bên trả tiền phải gửi ngay th tín dụng cho Ngân hàng phục vụ ngời thụ hởng để báo cho khách hàng biết Mức tiền tối thiểu của một th tín dụng là 10 (mời) triệu đồng Tiền gửi th tín dụng không đợc hởng lãi.

Mỗi th tín dụng chỉ dùng để trả cho một ngời thụ hởng.

Thời hạn hiệu lực thanh toán của một th tín dụng là 3 tháng kể từ ngày Ngân hàng bên mua nhận mở th tín dụng. Bên bán có trách nhiệm giao hàng cho bên mua sau khi nhận đợc giấy báo đã mở th tín dụng.

Ngân hàng phục vụ ngời thụ hởng trả tiền cho bên thụ hởng căn cứ vào hoá đơn, vận

đơn hoặc các chứng từ giao nhận hàng có chữ ký đại diện của ng ời trả tiền, kèm theo giấy

uỷ nhiệm của ngời trả tiền do ngời thụ hởng xuất trình phù hợp với các điều khoản quy

định thống nhất giữa hai bên mua, bán đợc ghi trên th tín dụng Sau khi trả tiền cho ngời thụ hởng, Ngân hàng ngời thụ hởng phải báo ngay cho Ngân hàng phục vụ ngời trả tiền để tất toán th tín dụng.

I.3.2 Các nguyên tắc hạch toán nghiệp vụ thanh toán.

Phải theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thu, phải trả theo từng đối t ợng, thờng xuyên tiến hành đối chiếu, kiểm tra, đôn đốc việc thanh toán đợc kịp thời.

Đối với các đối tợng có quan hệ giao dịch, mua bán th ờng xuyên, có số d nợ lớn thì

định kỳ hoặc cuối tháng kế toán cần kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán và số còn phải thanh toán, có xác nhận bằng văn bản.

Đối với các khoản nợ phải trả, phải thu có gốc ngoại tệ, cần theo dõi cả về nguyên tệ và quy đổi theo “đồng Ngân hàng Nhà nớc Việt Nam” Cuối kỳ, phải điều chỉnh số d theo tỷ giá thực tế.

Đối với các khoản nợ phải trả, phải thu bằng vàng, bạc, đá quý, cần chi tiết theo cả chỉ tiêu giá trị và hiện vật Cuối kỳ phải điều chỉnh số d theo giá thực tế.

Cần phân loại các khoản nợ phải trả, phải thu theo thời gian thanh toán cũng nh theo từng đối tợng, nhất là những đối tợng có vấn đề để có kế hoạch và biện pháp thanh toán phù hợp.

Tuyệt đối không đợc bù trừ số d giữa hai bên Nợ, Có của một số tài khoản thanh toán

nh tài khoản 131,331 mà phải căn cứ vào số d chi tiết trên từng bên để lấy số liệu ghi vào các chỉ tiêu trên bảng cân đối kế toán.

I.

4 Nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với ngời

cung cấp và ngời mua hàng.

Trong qúa trình hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, doanh nghiệp luôn có quan

hệ với rất nhiều đối tác trong việc mua bán đầu vào cũng nh đầu ra của quá trình sản xuất

và tiêu thụ Sản xuất hàng hoá phát triển cũng đồng thời tạo ra sự gắn kết chặt chẽ giữa mọi thành phần chủ thể kinh tế trong xã hội cũng nh trên phạm vi toàn thế giới Trong hoàn cảnh đó, hoạt động của doanh nghiệp luôn gắn bó chặt chẽ và có quan hệ phụ thuộc lẫn nhau với các doanh nghiệp và chủ thể kinh tế khác Trong đó, chiếm mật độ cao và th - ờng xuyên nhất là quan hệ thanh toán với bên cung cấp hàng hoá dịch vụ cho doanh nghiệp và bên thu mua những hàng hoá, dịch vụ của doanh nghiệp.

Việc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với các bên cung cấp và bên mua hàng của mỗi doanh nghiệp là yêu cầu đòi hỏi tất yếu và cần thiết Công việc của bộ phận kế toán doanh nghiệp mà phụ trách phần kế toán các nghiệp vụ thanh toán với ng ời cung cấp và ngời mua là các kế toán thanh toán, nhằm phản ánh một cách trung thực, khách quan, kịp thời và chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp trong đó không thể thiếu đợc các nghiệp vụ thanh toán với ngời cung cấp và ngời mua hàng hoá.

Yêu cầu hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với ngời cung cấp và ngời mua là cần thiết

đối với rất nhiều đối tợng quan tâm nh : những ngời chịu trách nhiệm quản lý doanh nghiệp, các cơ quan nhà nớc quản lý cấp trên, ngời cung cấp hàng hoá dịch vụ cho doanh nghiệp

Đối với những thành viên, bộ phận chịu trách nhiệm trong quản trị doanh nghiệp thì việc nắm bắt kịp thời, chính xác, thờng xuyên những thông tin liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp là vô cùng cần thiết Trong hoạt động thanh toán của doanh nghiệp với các đối tác có quan hệ mua bán, thông tin mà kế toán thanh toán cung cấp sẽ giúp những nhà quản lý cập nhật nhanh chóng tình hình sản xuất tiêu thụ của doanh nghiệp, có biện pháp huy động vốn kịp thời, theo dõi thờng xuyên những khoản nợ quá hạn giúp cho nhà quản lý có cơ sở trích lập các quỹ dự phòng tài chính, nhanh chóng có biện pháp phù hợp

để thu hồi vốn, đảm bảo hoạt động thờng xuyên liên tục của doanh nghiệp.

Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với ngời cung cấp và ngời mua hàng hoá của doanh nghiệp có liên quan tới hai phần mấu chốt nhất trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp: quá trình thu mua hàng hoá đầu vào để sản xuất và quá trình tiêu thụ hàng hoá Hạch toán chính xác các nghiệp vụ thanh toán với ng ời cung cấp và ngời mua hàng là căn cứ xác định nghĩa vụ nộp thuế, quyền lợi đ ợc hoàn thuế GTGT cho mỗi doanh nghiệp,

đánh giá hoạt động sản xuất kinh doanh có trôi chảy, có tích cực trong việc thu hồi vốn hay không, có quan hệ tốt với các đối tác hay không hay lại có thái độ dây d a trong việc hoàn trả các khoản nợ Những thông tin trên là rất quan trọng cho việc có cấp thêm cho doanh nghiệp những khoản đầu t thêm hay không, có nên mời đối tác đầu t vào doanh nghiệp không Đối với những DNNN việc thu hồi vốn nhanh, ít bị chiếm dụng vốn còn là

điều kiện để các Ngân hàng xét duyệt cho vay trong trờng hợp thiếu vốn.

Trong hoạt động của mỗi doanh nghiệp, quan hệ với các đối tác, những ng ời cung cấp

đầu vào của quá trình sản xuất kinh doanh là không thể tách rời Để có thể tìm kiếm một

đối tác tin cậy, quan hệ lâu dài có nguồn cung cấp hàng hoá đầu vào có chất l ợng, nhanh chóng, giá cả phù hợp hình thức thanh toán thuận tiện, doanh nghiệp cũng phải mất nhiều thời gian mới có thể tìm kiếm đợc Quan hệ với những đối tác truyền thống rất có lợi cho doanh nghiệp khi gặp khó khăn thiếu vốn mà vẫn muốn duy trì sản xuất thì những bạn hàng truyền thống nh vậy sẽ là nguồn lực giúp doanh nghiệp vợt qua khó khăn để tiếp tục hoạt động Chính vì vậy, quan hệ thanh toán tốt với các nhà cung cấp: thanh toán các khoản nợ nhanh nhất có thể, u tiên mua hàng của những bạn hàng truyền thống, ít đi chiếm dụng vốn của họ sẽ tạo niềm tin và cơ sở cho một mối quan hệ lâu dài bền vững,

“tiếng lành đồn xa”, uy tín của doanh nghiệp cũng nhờ đó mà tăng lên.

Việc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp và ngời mua quả thật là rất cần thiết, nó cần có sự quan tâm của cả bộ phận quản lý trong mỗi doanh nghiệp cũng nh một hệ thống các quy định, hớng dẫn của các cấp ban ngành có liên quan, tạo cho kế toán thanh toán các nghiệp vụ này điều kiện hoàn thiện nghiệp vụ và nâng cao hiệu quả năng lực hoạt động, cung cấp đợc nhiều thông tin hữu ích có chọn lọc hơn nữa cho các đối tợng quan tâm

II Nội dung kế toán các nghiệp vụ thanh toán

với ngời cung cấp.

II.

1 Nội dung các hình thức thanh toán với ngời cung cấp

và ảnh hởng của nó đến công tác hạch toán.

Trong quan hệ với những nhà cung cấp hàng hoá dịch vụ, doanh nghiệp

đóng vai trò là ngời mua Việc lựa chọn hình thức thanh toán sao cho phù hợp với khả năng tài chính của doanh nghiệp và thuận tiện với chi phí hợp

lý, không vi phạm quy định của pháp luật là điều mà mọi doanh nghiệp

đều quan tâm

Hiện nay, các nhà cung cấp luôn muốn mở rộng thị trờng tiêu thụ của mình, tìm kiếm các khách hàng tiềm năng, họ luôn muốn khách hàng của mình thuận tiện nhất trong việc thu mua và chi trả, vì vậy mà các hình thức thanh toán hiện nay rất đa dạng phù hợp với nhiều đối t ợng có tình hình tài chính khác nhau: nh thanh toán trả tiền trớc, thanh toán trả tiền ngay, thanh toán chậm trả, thanh toán trả góp,thanh toán bằng hình thức L/C với các đối tác nớc ngoài, thanh toán bằng tiền mặt, séc, uỷ nhiệm chi

- Thanh toán trả tiền trớc: Khi bên mua cung cấp tín dụng cho bên

bán dới hình thức ứng trớc tiền hàng hoặc bằng hiện vật Trả trớc còn có nghĩa là sự đặt cọc, ký quỹ, ký cợc trớc khi mua bán Hình thức này th-ờng đợc sử dụng khi hai bên có tín nhiệm lẫn nhau Khả năng vốn của ng -

ời bán và ngời mua sẽ quyết định số tiền ứng trớc Thông thờng số tiền này chỉ chiếm khoảng 5-10% giá trị hàng hoá

- Thanh toán trả tiền ngay: Việc thanh toán đợc thực hiện ngay sau

khi giao hàng Có thể trả ngay toàn bộ một lần theo quy định của hợp

đồng Thông thờng trả tiền ngay bằng khoảng 80-95% trị giá hàng hoá

- Thanh toán chậm trả: Thanh toán sau một thời gian nhất định kể

từ khi bên mua nhận đợc hàng Có thể nói một cách khác là ngời bán cấp tín dụng cho ngời mua thờng vào khoảng 20-40% trị giá hàng hoá

- Thanh toán trả góp Là việc thanh toán đợc chia làm nhiều lần,

mỗi lần thanh toán một khoản tiền theo quy định

- Th tín dụng (Letter of credit): Th tín dụng là một tờ lệnh của ngân

hàng bên bán thanh toán cho đơn vị bán theo các điều kiện ghi trong th Thanh toán tiền hàng bằng L/C là phơng thức thanh toán đảm bảo hợp lý thuận tiện, an toàn, hạn chế rủi ro cho cả bên mua và bên bán

ảnh hởng của các hình thức thanh toán tới công tác hạch toán các nghiệp bụ thanh toán với ngời cung cấp và ngời mua hàng hoá của doanh nghiệp

- Khối lợng công việc: Mỗi hình thức thanh toán khác nhau sẽ có sự khác biệt về thời gian tiến hành, yêu cầu về thủ tục, giấy tờ cần thiết để

đối chiếu kiểm tra hoạt động thanh toán Những sự khác nhau này sẽ ảnh hởng tới khối lợng công việc mà kế toán viên thanh toán phải đảm nhận

Đối với hình thức thanh toán có thời hạn thanh toán dài nh thanh toán trả chậm, trả góp sẽ làm cho số lợng tài khoản trong ghi chép nghiệp vụ tăng lên, số liệu phải tập trung xử lý, theo dõi thờng xuyên trong thời gian dài,

dễ gây ra sai sót trong ghi chép

- Trách nhiệm của kế toán hạch toán các nghiệp vụ thanh toán: Trong quá trình hạch toán các nghiệp vụ thanh toán, với nhiều hình thức thanh toán khác nhau, kế toán phải có trách nhiệm đối với việc ghi chép

đúng đắn, chính xác, kịp thời các nghiệp vụ phát sinh Nếu hình thức thanh toán có thời gian kéo dài, sử dụng các phơng tiện thanh toán đòi hỏi nhiều giấy tờ liên quan thì trách nhiệm của kế toán lại càng đợc coi trọng

- Yêu cầu đối với kế toán hạch toán: Trong quan hệ thanh toán với các đối tác, doanh nghiệp luôn sử dụng đa dạng nhiều hình thức thanh toán, mở rộng giao lu buôn bán với nhiều nhà cung cấp cả trong và ngoài nớc Vì vậy yêu cầu đòi hỏi đối với các kế toán thanh toán là phải nhanh

nhạy, có tinh thần trách nhiệm cao, luôn học hỏi nâng cao trình độ về nghiệp vụ, ngoại ngữ, giao tiếp, sử dụng thành thạo vi tính để có thể đáp ứng tốt yêu cầu công việc.

- Yêu cầu đối với hệ thống kế toán doanh nghiệp: Việc mở rộng quan hệ với nhiều đối tác trong và ngoài nớc sẽ tạo cho doanh nghiệp nhiều sự lựa chọn nhà cung cấp phù hợp với khả năng của mình, với chi phí mong đợi Cơ sở cho việc mở rộng quan hệ mua bán này chính là việc hoàn thiện, nâng cao, không ngừng đổi mới hệ thống kế toán doanh nghiệp về quản lý, hệ thống sổ sách, tài khoản, máy móc dùng trong xử

lý trao đổi thông tin, trình độ nhân viên nhằm thoả mãn tốt nhất yêu cầu công việc

II.2 Nội dung hạch toán chi tiết các khoản phải nhà cung cấp.

Hạch toán chi tiết các khoản phải trả nhà cung cấp là đòi hỏi cần thiết trong việc quản lý hoạt động tài chính kế toán của doanh nghiệp Công việc này đợc tiến hành đối với tất cả những nhà cung cấp của doanh nghiệp, những nhà cung cấp có quan hệ thờng xuyên sẽ đợc theo dõi trên những sổ chi tiết riêng, những nhà cung cấp nhỏ lẻ quan hệ không th ờng xuyên sẽ đợc theo dõi tập trung trên một sổ chi tiết: Khoản phải trả những nhà cung cấp khác

Kế toán sẽ căn cứ vào những hoá đơn phát sinh để phân loại và ghi chép vào các sổ chi tiết của những nhà cung cấp liên quan Mẫu sổ hạch toán chi tiết thanh toán với nhà cung cấp đợc Bộ Tài chính ban hành, trong hoạt động thực tế, doanh nghiệp có thể thay đổi mẫu sổ đi chút ít sao cho phù hợp với việc hạch toán tuy nhiên những mẫu sổ này vẫn phải

đảm bảo ghi chép đầy đủ những thông tin cần thiết: Tên nhà cung cấp hay ngời bán hàng, số hiệu hoá đơn chứng và ngày tháng phát sinh, phiếu nhập kho, tài khoản đối ứng với Có TK 331, và tài khoản đối ứng với Nợ

TK 331 trong phần theo dõi thanh toán, có thể ghi rõ hình thức thanh

toán Đối với các nhà cung cấp lớn còn bao gồm cả số d đầu và số d cuối mỗi kỳ hạch toán.

Sổ hạch toán chi tiết đợc theo dõi theo tháng từng tháng và có tổng kết lấy số d đa vào các bảng tổng hợp của đơn vị khi cần thiết ít nhất 3 tháng một lần, kế toán doanh nghiệp phải đối chiếu số d có của tài khoản phải trả nhà cung cấp với những nhà cung cấp mà mình còn nợ để kiểm tra tính đúng đắn, chính xác số học trên sổ chi tiết và những sổ tổng hợp liên quan

II.3 Nội dung hạch toán tổng hợp các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp.

II.3.1.Tài khoản kế toán sử dụng trong hạch toán.

Để tiến hành hoạt động hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp kế toán sử dụng tài khoản 331- Phải trả cho ng ời bán Tài khoản này đợc mở chi tiết cho từng đối tợng thanh toán và có kết cấu nhsau:

Bên Nợ:

- Số tiền đã trả cho ngời bán (kể cả tiền đặt trớc)

- Các khoản chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua và hàng mua trả lại đợc ngời bán chấp nhận trừ vào số nợ phải trả

- Các nghiệp vụ khác phát sinh làm giảm nợ phải trả ngời bán (thanh toán bù trừ, nợ vô chủ )

Bên Có:

- Tổng số tiền hàng phải trả cho ngời bán, ngời cung cấp vật t, hàng hoá, lao vụ,dịch vụ và ngời nhận thầu xây dựng cơ bản, nhận thầu sửa chữa tài sản cố định

- Số tiền ứng thừa đợc ngời bán trả lại

- Các nghiệp vụ khác phát sinh làm tăng nợ phải trả ngời bán

TK 331 có thể đồng thời có số d bên Nợ và có số d bên Có

D Nợ: Phản ánh số tiền ứng trớc hoặc trả thừa cho ngời bán.

D Có: Số tiền còn phải trả ngời bán, ngời cung cấp

II.3.2 Nội dung hạch toán

Doanh nghiệp tính thuế theo

VAT đầu vào đợc khấu trừ

Có TK 331 (chi tiết theo đối

t-ợng: Tổng giá thanh toán

Nợ TK 151,152,153,156 : Tổng giá thanh toán bao gồm cả thuế VAT

Nợ TK 627,641,642: Tổng giá thanh toán bao gồm cả thuế VAT

Có TK 331 (chi tiết đối tợng): Tổng giá thanh toán

2 Số giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại đợc ngơì bán chấp nhận trừ vào số nợ phải trả (nếu có):

Nợ TK 331: Tổng số giảm giá

hàng mua, giá mua hàng trả lại

(cả thuế VAT) trừ vào số tiền

phải trả

Có TK 152,153,156: Số giảm giá

hàng mua, hàng mua trả lại theo

giá không thuế VAT

Có TK 133: Thuế VAT tơng ứng

với số giảm giá hàng mua, hàng

mua trả lại đợc khấu trừ

Nợ TK 331: Tổng số giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại (cả thuế VAT) trừ vào số tiền hàng phải trả

Có TK 152,153,156 : Số giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại theo giá có thuế VAT