tình hình thực tế và tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty xăng dầu hàng không Việt nam

tình hình thực tế và tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty xăng dầu hàng không Việt nam2.1 đặc điểm chung của công ty xăng dầu hàng không Việt nam 2.

tình hình thực tế và tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty xăng dầu hàng không Việt nam2.1 đặc điểm chung của công ty xăng dầu hàng không Việt nam

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Công ty xăng dầu hàng không Việt nam là một đơn vị kinh doanh hạch toán kinh

tế độc lập, được thành lập năm 1993 tiền thân là 3 xí nghiệp xăng dầu cũ là xínghiệp xăng dầu miền bắc, xí nghiệp xăng dầu miền trung, xí nghiệp xăng dầumiền nam thuộc 3 sân bay: NỘI BÀI, ĐÀ NẴNG, TÂN SƠN NHẤT

là một doanh nghiệp nhà nước trực thuộc tổng công ty hàng không Việt namngoài chức năng kinh doanh xuất nhập khẩu công ty còn có nhiệm vụ quan trọng

mà tổng công ty hàng không giao cho là thực hiện cung ứng dịch vụ nhiên liệubay JA1 nhiên liệu đặc chủng hàng không cho các hãng hàng không trong nước

và quốc tế Công ty có trụ sở chính ở sân bay Gia Lâm và có tên giao dịch quốc

tế là VINAPCO Khi mới thành lập toàn công ty có 597 lao động và số vốn 36 tỷđồng do nhà nước cấp( trong đó có 19 tỷ đồng vốn cố định và 17 tỷ đồng vốn lưuđộng) và chỉ gồm 3 xí nghiệp có nhiệm vụ chính là hoạt động dịch vụ cung ứngxăng dầu cho các hãng hàng không năm 1994, công ty đã mở rộng quy mô sảnxuất kinh doanh, địa bàn hoạt động, thành lập xí nghiệp dịch vụ vận tải xăng dâuhàng không chuyên thực hiện nhiệm vụ vận chuyển xăng dâu từ các kho cảng vềcác sân bay

Đâu năm 1996 thành lập chi nhánh kinh doanh bán lẻ xăng dầu hàng không miềnbắc chuyên làm nhiệm vụ kinh doanh bán buôn bán lẻ xăng dầu ở khu vực miềnbắc

1

Cuối năm 1996 thành lập chi nhánh kinh doanh bán lẻ xăng dầu hàng khôngmiền bắc chuyên làm nhiệm vụ kinh doanh bán buôn bán lẻ xăng dầu ở khu vựcmiền nam.

Từ năm 1998, xí nghiệp xăng dầu hàng không miền trung mở rộng hoạt độngbán buôn bán lẻ xăng dầu ở khu vực miền trung

Bên cạnh đó công ty còn có các văn phòng đại diện ở Singapore, thành phốHCM, cần thơ, vũng tàu

Hiện nay công ty đã đăng ký chất lượng sản phẩm và quản lý theo tiêu chuẩnISO 9000

Dưới đây là một số chỉ tiêu chủ yếu về quy mô và sự phát triển của công ty đãđạt được hai năm liên tục

2.1.2 Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của công ty

Căn cứ theo giấy phép kinh doanh số 109525 ngày 16/6/1994 của trọng kinh tế

Hà nội thì ngành nghề kinh doanh của công ty xăng dầu hàng không Việt nam làxuất nhập khẩu kinh doanh và vận tải xăng dầu, mỡ dung dịch đặc chủng hàngkhông, các loại xăng dầu khác, thiết bị phương tiện và phụ tùng phát triểnnghành xăng dầu, các dịch vụ có liên quan đến chuyên nghành xăng dầu Như

2

vậy chức năng và nhiệm vụ của công ty xăng dầu hàng không là cung ứng dịch

vụ vận tải xăng dầu máy và vật kỹ thuật xăng dầu cho các xí nghiệp, đơn vị trongcông ty xăng dầu hàng không và cho thị trường kinh doanh xăng dầu, mỡ mặtđất, các loại vật tư kỹ thuật, xăng dầu đặc chủng khác

Về cơ sở vật chất kỹ thuật,để xây dựng công ty xăng dầu hàng không vữngmạnh, năng động thích ứng với sự phát triển trên của thị trường VINAPCO đãthực hiện chương trình hiện đại hoá cơ sở vật chất kỹ thuật mà trọồng tâm làhiện đại hoá của hàng, cầu cảng, kho bể, đường ống dẫn nhiên liệu, thiết bị đolường công ty có hệ thống vi tính hiện đại được nối mạng từ trung tâm đến các

xí nghiệp thành viên có giàn xuất xăng dầu bằng hệ thống điện tử , có cột bơmxăng dầu hiện đại và các phương tiện tra nạp di động nhiên liệu cho máy bayhiện đại và khoa học

Để có thị trường và đủ vốn kinh doanh , theo số liệu mới nhất vốn điều lệ hiện cócủa công ty là 90.805.000.000 đồng , ngoài nguồn vốn do Ngân sách nhà nướccấp thì công ty còn phải huy động những nguồn vốn khác , trong đó có cả nguồnvốn của cán bộ công nhân viên trên 5 tỷ đồng

2.1.3 Cơ cấu bộ máy tổ chức của công ty

3

4

Cơ cấu bộ máy tổ chức của công ty được thể hiện qua mô hình sau :

Phòng

KH ĐT

Phòng Đảng Đoàn An ninh

Xí nghiệp xăng dầu HKMB

Xí nghiệp xăng dầu HKMT

Xí nghiệp xăng dầu HKMN

Chi nhánh bán lẻ xăng dầu HKMB

Chi nhánh bán lẻ xăng dầu HKMN

Xí nghiệp vận tải

DV XDHKMB

Các văn phòng đại diện của công ty Giám đốc

Phó giám đốc

Ban giám đốc : 1 giám đốc và 2 phó giám đốc

Giám đốc là người đại diện pháp nhân của công ty , là người chịu trách nhiệmtrước pháp luật về mọi hoạt động kinh doanh của công ty , là người ra quyết định

và tổ chức thực hiện quyết định một cách có hiệu quả

Hai phó giám đốc có trách nhiệm tham mưu hoặc được giám đốc uỷ quyền đểquản lý một lĩnh vực nào đó về kinh doanh Bên cạnh đó , hai phó giám đốc còngiúp giám đốc chỉ đạo việc sản xuất kinh doanh , phối hợp các phòng ban , xínghiệp duy trì quá trình sản xuất của công ty

Các phòng ban trực thuộc công ty :

- Phòng Tài chính-Kế toán : có nhiệm vụ về mặt tài chính cho công ty hoạt động

và hạch toán kinh doanh, tham mưu quản trị cho lãnh đạo tổ chức công tác tàichính, giá cả và hạch toán nhằm góp phần bảo toàn và phát triển vốn sản xuấtkinh doanh, kịp thời và chính xác mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong công tychấp hành nghiêm chỉnh pháp lệnh thống kê kế toán và kỷ luật tài chính của nhànước

- Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu: có nhiệm vụ tìm hiểu và cung cấp nhữngthông tin về thị trường mua và bán, ký kết thực hiện các hợp đồng kinh tế Phốihợp với phòng tài chính kế toán tổng hợp báo cáo kết qủa sản xuất kinh doanhhàng quý, hàng năm của công ty, tham mưu cho giám đốc lắm được kết qủa củatừng mặt hàng để giám đốc điều chỉnh mặt hàng kinh doanh có hiệu quả hơn

- Phòng kỹ thuật công nghệ chịu trách nhiệm về chất lượng của nhiên liệu tra lạpmáy bay, các quy trình tra lạp nhiên liệu bay cho máy bay đảm bảo khoa học và

an toàn tiếp thu khoa học công nghệ mới, quản lý sửa chữa máy móc thiết bịphục vụ cho công tác kinh doanh hướng dẫn sử dụng máy móc thiết bị mới

- Phòng tổ chức cán bộ: có nhiệm vụ đào tạo tuyển nhận sắp xếp điều chuyển công nhân viên hợp lý ngoài ra còn quản lý tiền lương, tính trả lương cho cán bộ công nhân viên trong toàn công ty.

Phòng kế hoạch và đầu tư:

+ Lập kế hoạch kinh doanh hàng năm

+ Lập kế hoạch đầu tư chiều sâu của công ty kế hoạch đầu tư thiết bị nâng caonăng lực kinh doanh

+ Điều tra thị trương kinh doanh trong và ngoài nghành hoặc trong và ngoàinước, tham mưu cho giám đốc công ty

- Phòng thống kê tin học: chịu trách nhiệm lập tổng internet nối mạng tin họcgiữa các phòng ban và các xí nghiệp thành viên trong công ty Tổng hợp thôngtin giúp cho giám đốc công ty nắm được khả năng kinh doanh tiêu thụ sản phẩmcủa các đơn vị trực thuộc công ty ở trong nước cũng như văn phòng đại diện ởnước ngoài

- Phòng an ninh an toàn: nhiệm vụ của phòng là chỉ đạo công tác đảm bảo anninh an toàn, phòng cháy nổ trong toàn công ty Giám sát việc chấp hành nộiquy, quy tắc do công ty đặt ra

- Phòng đảng đoàn: có chức năng làm tham mưu cho đảng uỷ và giám đốc vềcông tác đảng công tác chính trị, tổ chức các phong trào thi đua văn hoá vănnghệ trong toàn công ty, mở các lớp bồi dưỡng giáo dục về tư tưởng Công ty cócác đơn vị trực thuộc sau:

+ Xí nghiệp xăng dầu hàng khôngmiền trung tại sân bay đà nẵng

+ Xí nghiệp xăng dầu hàng không miền nam tại sân bay tân sơn nhất

+ Xí nghiệp xăng dầu hàng không miền bắc tại sân bay nội bài

+ Xí nghiệp dịch vụ vận tải kỹ thuật xăng dầu hàng không tại sân bay gia

lâm-hà nội

+ Chi nhánh kinh doanh bán lẻ xăng dầu hàng không miền bắc tại hà nội

+ Chi nhánh kinh doanh bán lẻ xăng dầu hàng không miền nam tại thành phốHCM, và các văn phòng đại diện của công ty ở thành phố HCM, Cần Thơ,Singapore Ngoài ra công ty còn có nhiều cửa hàng bán lẻ trực thuộc các chinhánh xí nghiệp ở cả ba miền Bắc ,Trung , Nam

2.1.4 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán ở công ty.

2.1.4.1 Bộ máy kế toán.

Phòng tài chính kế toán hiện nay có 15 cán bộ công nhân viên, trong đó có một

kế toán trưởng và một phó kế toán trưởng Các nhân viên hầu hết được đào tạotại các trường đại học chính quy có nghiệp vụ chuyên môn về tài chính kế toán,dưới sự quản lý điều hành của kế toán trưởng là phó kế toán trưởng và các banbao gồm: Ban tài chính, ban đầu tư và phát triển vốn, ban kế toán, ban tài chính-

kế toán cơ quan

* Nhiệm vụ các ban:

+ Ban tài chính: tham mưu và giúp kế toán trưởng quản lý điều hành vốn, tài sản

và các quỹ của công ty, hướng dẫn và thực hiện các chế độ quản lý trong côngty

+ Ban đầu tư và phát triển vốn: có nhiệm vụ tham mưu và giúp việc cho kế toántrưởng quản lý tài chính trong lĩnh vực đầu tư phát triển

+ Ban kế toán: tham mưu và giúp việc cho kế toán trưởng trong lĩnh vực hạchtoán kế toán

+ Ban tài chính kế toán cơ quan văn phòng công ty là bộ phận bảo đảm chỉ tiêuthường xuyên cho khối cơ quan công ty và hạch toán kế toán nghiệp vụ phát sinhtrong khối cơ quan

Tại các đơn vị có phòng tài chính kế toán có nhiệm vụ đảm bảo chỉ tiêu thườngxuyên cho các đơn vị, hạch toán kế toán và hạch toán nghiệp vụ phát sinh tại cácđơn vị

Kế toán trưởng

Phó kế toán trưởng

Ban tài chính Ban đầu tư - phát triển Ban kế toán

Ban TC- KT CQVPCTY

Phòng

TC- KT XN

XD MN

Phòng TC- KT

XN XD MT

Phòng TC- KT XN

XD MN

Phòng TC- KT DV VTHK

Phòng TC- KT

CN kinh doanh bán lẻ

XD MB

Phòng TC- KT

CN kinh doanh bán lẻ XD MN

Tổ chức bộ máy kế toán:

2.1.4.2 Tổ chức hệ thống tài khoản sổ sách báo cáo kế toán của công ty

* Tổ chức thực hiện và vận dụng hệ thống tài khoản kế toán

Công ty áp dụng thống nhất hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp ban hànhtheo quyết định số 1141 ngày 01/11/1995 của bộ tài chính Nhưng vì tính chất đặcthù của nghành xăng dầu nên trong hệ thống tài khoản kế toán, công ty áp dụnghầu hết các tài khoản cấp I, cấp II trong việc mở sử dụng cũng như nội dung vàphương pháp ghi chép ngoài ra công ty còn mở thêm một số tài khoản, tiểu khoảntheo các mã quản lý đơn vị trực thuộc, mã quản lý hàng hoá, mã quản lý khohàng

Chế độ kế toán áp dụng với các công ty.

Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào 31/12 đơn vị tiền tệ để ghichép là đồng Việt nam Nguyên tắc và phương pháp để chuyển đổi các đồng tiềnkhác được quy định sử dụng tỷ giá hạch toán và cuối mỗi tháng kế toán đánh gíalại số dư ngoại tệ của các tài khoản theo tỷ gía giao dịch bình quân ngày cuối thángcủa thị trương liên ngân hàng để ghi sổ kế toán Nguyên tắc kế toán nhập xuất tồnkho hàng hoá được phản ánh theo giá thực tế Mỗi lần nhập hàng thì giá được tính

là giá thực tế nhập kho bao gồm giá CIF và giá C&F cộng với các chi phí mua thực

tế như chi phí thuê kho, chi phí vận chuyển bảo quản còn khi xuất kho hàng hoáthì giá thực tế xuất kho theo phương pháp gía thực tế bình quân hàng lưu chuyểntrong kỳ

Kế toán tổng hợp hàng hoá tại công ty áp dụng theo phương pháp kê khai thườngxuyên

Về kế toán tài sản cố định, phương pháp đánh giá là theo nguyên giá và theo giá trịcòn lại

* Tổ chức vận dụng hình thức sổ kế toán

Căn cứ vào quy mô đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của mình cũng nhưtrình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, điều kiện trang bị phương tiện kỹ thuật kế

toán, công ty đã được lựa trọn hình thức kế toán nhật ký chung và hệ thống sổ kếtoán bao gồm: sổ kế toán tổng hợp-nhật ký chung, sổ cái và các sổ chi tiết Vớihình thức kế toán nhật ký chung toàn bộ chương trình hạch toán được ghi chép,tính toán, lập báo cáo bằng máy vi tính quy trình hạch toán tổng hợp kết chuyển sốliệu giữa các sổ kế toán đã được cài đặt sẵn trong máy, các kế toán viên chỉ căn cứvào chứng từ gốc hạch toán vào sổ nhật ký chung các phần hành của mình, cungcấp các số liệu trên cơ sở các số liệu đó máy tính sẽ phân loại lập nên các sổ kếtoán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, các bảng biểu báo cáo.

1.Hàng ngày căn cứ vào những chứng từ gốc hợp lệ nhân viên kế toán hạchtoán vào sổ nhật ký chung theo thứ tự thời gian, sau đó từ sổ nhật ký chung lậpvào sổ cái

Báo cáo kế toán

Bảng tổng hợp chi tiết

Ghi cuối tháng

Ghi hàng ngày

Đối chiếu kiểm tra

2 Trường hợp cần mở thêm các sổ nhật ký đặc biệt thì cũng căn cứ từ chứng từgốc để ghi vào sổ nhật ký đặc biệt rồi cuối tháng ghi vào sổ cái

3 Các chứng từ cần hạch toán chi tiết đồng thời được ghi vào sổ kế toán chi tiết

4 Lập bảng tổng hợp số liệu chi tiết từ các sổ kế toán chi tiết

5 Căn cứ sổ cái lập bảng cân đối các tài khoản

6 Sau khi đã kiểm tra đối chiếu, nếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái, và bảngtổng hợp chi tiết thì sẽ được dùng để lập các báo cáo tài chính

2.2 Thực trạng kế toán bán hàng hoá xác định kết quả kinh doanh của công ty xăng dầu hàng không Việt nam.

2.2.1 Các phương thức bán hàng mà công ty áp dụng:

Ra đời hoạt động hoạt động trong nền kinh tế thị trường, để đạt được mục đích tìmkiếm và tối đa hoá lợi nhuận công ty đã tìm ra các biện pháp đẩy mạnh bán hàng

đó là đa phương thức bán Công ty áp dụng 2 phương thức cụ thể sau:

2.2.1.1Bán buôn trực tiếp cho khách hàng

Đối với các đối tượng khách hàng ngoài hàng không có nhu cầu mua khối lượnglớn thì trực tiếp ký hợp đồng với công ty và công ty trực tiếp thực hiện hợp đồng.Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu sẽ lập hoá đơn giá trị gia tăng(mẫu 03)hoá đơnđược lập và chuyển: một liên lưu tại phòng kinh doanh xuất nhập khẩu, một liêncho phòng tài chính kế toán, một liên cho khách hàng và một liên cho phòng thống

kê tin học Gía trên hóa đơn là giá bán buôn thực tế, giá này do công ty quyết địnhtrong từng thời ký và cho từng khách hàng , được xác lập căn cứ vào khung giáchuẩn do nhà nước quy định Hàng sẽ được xuất từ các kho cảng và vận chuyểnđến địa điểm khách yêu cầu

2.2.1.2 Bán hàng thông qua các chi nhánh, xí nghiệp của công ty

2.2.1.2.1Bán cho các hãng hàng không Việt nam bay tuyến nội địa

Khách hàng do công ty trực tiếp ký hợp đồng, công ty thu tiền, xí nghiệp xuất bán.Hàng bán ra là hàng tiêu thụ trong nước và thuộc đối tượng chịu thuế gía trị gia

tăng Khi tra nạp nguyên liệu cho khách xí nghiệp lập phiếu xuất kho Cuối thángcăn cứ vào phiếu xuất kho lập bảng kê xí nghiệp phát hành hoá đơn giá trị giatăng(mẫu 01) Hoá đơn giá trị giá tăng được lập 3 liên và gửi cho: khách hàng công

ty và lưu tại xí nghiệp Nhưng vì đây là khách hàng do công ty thu tiền nên liêngiao cho khách hàng đơn vị gửi về phòng tài chính kế toán để tập hợp và gửi chokhách hàng Cơ cấu giá trên hoá đơn là giá bán ra ngoài theo thông báo của công ty

2.2.1.2.2 Bán cho khách hàng là các hãng hàng không Việt nam bay tuyến quốc tế

Khi bán hàng, kế toán xí nghiệp thực hiện quy trình sau:

- Hàng ngày các xí nghiệp xăng dầu tại các sân bay quốc tế căn cứ vào nhu câucung cấp nhiên liệu bay cho máy bay bay tuyến quốc tế mở tờ khai bán nhiên liệutheo kế hoạch mua xăng dầu tại sân bay do mình quản lý Mỗi ngày mở một tờkhai xuất khẩu bán nhiên liệu cho các máy bay nước ngoài hạ cách tại Việt nam,một tờ khai xuất khẩu bán nhiên liệu cho các tuyến bay quốc tế của VIETNAMAIRLINE, PACIFIC AIRLINE

- Trước khi tra nạp nhiên liệu xí nghiệp yêu cầu cơ trưởng hoặc đại diện củahãng hàng không mua ký vào đơn đặt hàng theo mẫu quy định của công ty

- Căn cứ vào lượng thực xuất, xí nghiệp lập hoá đơn kiêm phiếu xuất kho chotừng đợt bán hàng, từng máy bay Đối với các chuyến bay quốc tế mua nhiênliệu trả bằng tiền mặt không có quan hệ hợp đồng với công ty thì cũng sử dụnghoá đơn kiêm phiếu xuất kho Xí nghiệp lập 3 liên gửi cho khách hàng, công ty

và lưu tại xí nghiệp Đối với các hãng hàng không do công ty ký hợp đồng vàcông ty thu tiền thì liên gửi cho khách hàng các đơn vị gửi về phòng tài chính

kế toán công ty để tập hợp và gửi cho khách hàng để thanh toán Cơ cấu giá trênhoá đơn là giá bán ra ngoài công ty.

- Cuối mỗi ngày xí nghiệp lập cho hải quan cửa khẩu sân bay bộ chứng từ củamỗi lần bán nhiên liệu cho từng chuyến bay bao gồm : hóa đơn kiêm phiếuxuất kho và đơn đặt hàng

2.2.1.2.3 Bán cho khách hàng là ngoài hàng không do các xí nghiệp chi nhánh kinh doanh xăng dầu ngoài hàng không thực hiện

- Đối với lượng hàng hoá đơn vị bán buôn trực tiếp cho khách hàng sử dụng Hoáđơn này được lập và gửi cho khách hàng, công ty và lưu tại đơn vị

- Đối với lượng hàng hoá tại cửa hàng chứng từ được lập và sử dụng hoá đơn giátrị gia tăng và bảng kê bán lẻ (theo mẫu số 06) Đối với hàng hoá có giá trị nhỏdưới 100.000đ thì không cần phải lập hoá đơn giá trị giá tăng (trừ trường hợpkhách hàng yêu cầu)

2.2.2 Kế toán doanh thu bán hàng , các khoản giảm trừ doanh thu

* Nội dung và phương pháp xác định :

Doanh thu ở công ty được chia thành hai bộ phận :

+ Doanh thu bán hàng nội bộ (doanh thu luân chuyển nội bộ)

+ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Doanh thu luân chuyển nội bộ được phản ánh tổng hợp trên tài khoản 512 Tàikhoản này phản ánh giá trị hàng hoá mà công ty đã điều chuyển cho các xí nghiệp ,chi nhánh trực thuộc ,doanh thu luân chuyển nội bộ được xác định :

Doanh thu luân