THỰC TRẠNG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH CÁC DỰ ÁN DO CÔNG TY KIỂM TOÁN VÀ ĐỊNH GIÁ VIỆT NAM

Hệ thống kế toán Về ghi nhận doanh thu: Đối với các hợp đồng kinh tế hoàn thành trong kỳđã giao báo cáo kiểm toán và lập thanh lý hợp đồng hoặc khi khách hàng yêucầu, KTV lập "Giấy phát

THỰC TRẠNG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH CÁC DỰ ÁN DO CÔNG

TY KIỂM TOÁN VÀ ĐỊNH GIÁ VIỆT NAM (VAE) THỰC HIỆN

I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY VAE

1 Lịch sử hình thành và phát triển của VAE

Công ty Kiểm toán và Định giá Việt Nam là công ty kiểm toán đã đượcthành lập trên cơ sở giấy phép số 0103000692 ngày 21/12/2001 do Sở Kế hoạch vàĐầu tư Thành phố Hà Nội cấp hoạt động theo Luật doanh nghiệp số 13/1999/ QHban hành ngày 12/6/1999 của Quốc hội nước cộng hoà XHCN Việt Nam

Mở tài khoản tại Ngân hàng công thương khu vực Ba Đình

Công ty đặt trụ sở chính tại số 54 Giang Văn Minh - Ba Đình - Hà Nội

Điện thoại : 04 7.223.197 – 04 7.223.198

Fax: 04.7.223.196

Email: VAE-Co@fpt.vn

Ngoài ra công ty còn có hai chi nhánh tại thị xã Sơn La và thị xã Hà Giang

Ngay từ khi mới thành lập, công ty đã xác định rõ mục tiêu hoạt động là khôngngừng nâng cao lợi ích hợp pháp của các cổ đông, tăng tích luỹ, phát triển kinhdoanh, góp phần làm trong sạch nền tài chính quốc gia

Để đáp ứng nhu cầu kiểm toán, tư vấn tài chính, kế toán, thuế của các doanhnghiệp, các đơn vị, tổ chức thì Công ty Kiểm toán và Định giá Việt Nam cung cấprất nhiều dịch vụ như:

+ Dịch vụ kiểm toán, kế toán, thuế: kiểm toán độc lập báo cáo tài chính, lập

hệ thống kế toán và hướng dẫn thực hiện cho các doanh nghiệp, hướng dẫn kháchhàng kê khai thuế

+ Dịch vụ kiểm toán xây dựng cơ bản: kiểm toán báo cáo quyết toán vốn đầu

tư xây dựng cơ bản hoàn thành các công trình dự án, kiểm toán xác định giá trịcông trình, kiểm toán báo cáo tài chính hàng năm của ban quản lý dự án

+ Dịch vụ kiểm toỏn dự ỏn: kiểm toỏn độc lập, soỏt xột hệ thống kiểm soỏtnội bộ, kiểm soỏt tớnh tuõn thủ của dự ỏn,

+ Dịch vụ định giỏ tài sản: Định giỏ tài sản, vốn gúp kinh doanh, cổ phầnhoỏ doanh nghiệp

+ Dịch vụ tư vấn kinh doanh: Tư vấn về chớnh sỏch kinh tế hiện hành, tư vấn

về việc lựa chọn hỡnh thức kinh doanh, phõn tớch kế hoạch kinh doanh

+ Dịch vụ tư vấn đầu tư: Tư vấn tỡm hiểu đỏnh giỏ thị trường, định hướngđầu tư, tư vấn lập dự toỏn, quyết toỏn

+ Dịch vụ chuyển đổi bỏo cỏo tài chớnh của cỏc doanh nghiệp theo chuẩnmực kế toỏn Quốc tế Dịch vụ này cung cấp cho cỏc cụng ty là chi nhỏnh, vănphũng đại diện cho cỏc cụng ty nước ngoài, hoạt động tại Việt Nam

Trong

số cỏcdịch

vụ màcụngtycungcấpthỡdịch vụ kiểm toỏn bỏo cỏo tài chớnh kể cả kiểm toỏn bỏo cỏo tài chớnh dự ỏn; dịch

vụ tư vấn kế toỏn, thuế, tài chớnh là những dịch vụ chớnh mà VAE cung cấp và dịch

vụ về kiểm toỏn xõy dựng cơ bản là thế mạnh của Cụng ty do Cụng ty cú đội ngũnhõn viờn được đào tạo bài bản, chuyờn sõu về lĩnh vực xõy dựng; cũn lĩnh vựcđịnh giỏ giỏ trị tài sản - doanh nghiệp cũn rất mới mẻ ở nước ta nờn doanh thu từdịch vụ này của Cụng ty cũn chưa cao Cụ thể kết quả đạt được của Cụng ty năm

2002 theo lĩnh vực dịch vụ như sau: doanh thu từ dịch vụ kiểm toỏn bỏo cỏo tài

32.5

27.5 17

13

DT DVKT XDCB hoàn thành

DT DVTV kế toán, thuế, tài chính

DT DV định giá giá

trị TSDN

DT DV khác

chính chiếm 32,5%; từ kiểm toán xây dựng cơ bản hoàn thành chiếm 27,5%; từdịch vụ tư vấn kế toán, thuế, tài chính chiếm 17%; doanh thu từ dịch vụ định giágiá trị tài sản - doanh nghiệp chiếm 13% còn lại là doanh thu từ các dịch vụ khácchiếm 10 % (Xem biểu đồ)

Tuy mới thành lập được hơn hai năm, thời gian hoạt động thực tế chưa đầyhai năm nhưng công ty đã tạo được niềm tin và uy tín đối với khách hàng, thu hútngày càng nhiều khách hàng, các doanh nghiệp Nhà nước, các đơn vị thành viênthuộc tổng công ty, các doanh nghiệp 100% vốn nước ngoài, các công ty liêndoanh, các dự án được tài trợ bởi chính phủ các nước, các tổ chức xã hội và tổchức phi chính phủ, các công trình xây dựng cơ bản hoàn thành, các công ty hoạtđộng theo luật doanh nghiệp tại Việt Nam Bằng những nỗ lực của mình trong gầnhai năm qua công ty đã đạt được những kết quả đáng kể, năm sau tăng hơn nămtrước

Bảng số 01: Bảng cân đối kế toán

NGUỒN VỐN

Bảng số 02: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

Từ bảng số liệu này ta thấy các chỉ tiêu tài sản cố định, nguồn vốn chủ sởhữu, tổng tài sản, tổng nguồn vốn, tổng lợi nhuận trước thuế, tổng lợi nhuận sauthuế của 9 tháng đầu năm 2003 đều tăng so với cả năm 2002, tài sản cố định tăng145.114.535 đồng, nguồn vốn chủ sở hữu tăng 571.672.136 đồng, tổng tài sản(tổng nguồn vốn) tăng 689.578.095 đồng, lợi nhuận trước thuế tăng 201.538.207đồng

2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý tại VAE

Công ty Kiểm toán và Định giá Việt Nam là công ty cổ phần thuộc quyền sởhữu của các cổ đông Công ty tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tự nguyện,bình đẳng, dân chủ và tôn trọng pháp luật Do đó cơ cấu tổ chức của công ty theo

mô hình chung của các công ty cổ phần

Sơ đồ số 03: Tổ chức bộ máy của công ty (áp dụng từ năm 2004)

Ghi chú: Mối quan hệ chỉ đạo

Cố vấn

Cơ quan quyết định cao nhất của Công ty là đại hội đồng cổ đông, tiếp theo

là hội đồng quản trị, ban giám đốc, các trưởng phòng và phó phòng

Hiện tại công ty có gần 60 nhân viên được biên chế vào các phòng như sau:Ban giám đốc gồm có một Tổng giám đốc và hai Phó tổng giám đốc, Tổng giámđốc là người trực tiếp điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty,Hai phòng kiểm toán tài chính có 25 nhân viên trong đó bao gồm các trưởng phòng

và phó phòng, Các phòng tư vấn và định giá có 15 nhân viên, Hai phòng kiểm toánđầu tư xây dựng cơ bản có 15 nhân viên còn lại là nhân viên ở các văn phòng đạidiện

Các văn phòng đại diện

Hội đồng quản trị

Tổng Giám đốc

Hội đồng khoa học

Giám đốc kiểm toán

Tổng giám đốc phân công công việc cho các giám đốc phụ trách từng mảngcông việc cụ thể như giám đốc tư vấn - định giá, giám đốc kiểm toán - tài chính,giám đốc kiểm toán đầu tư xây dựng cơ bản; tiếp tục công việc lại được giao chocác trưởng phòng và phó phòng kiểm toán, tiếp theo trong từng cuộc kiểm toán cụthể công việc sẽ được giao cho các nhân viên trong phòng Các phòng đều đượcgiao phụ trách về một mảng công việc và chịu trách nhiệm trong phạm vi côngviệc, mang tính chuyên nghiệp cao.

Với cơ cấu tổ chức như hiện nay ở Công ty đảm bảo sự chỉ đạo thống nhất

từ trên xuống đồng thời hoạt động giữa các phòng là độc lập, không chồng chéo,cản trở nhau

Công ty có một đội ngũ lãnh đạo có nhiều năm làm việc trong các hãng kiểmtoán Quốc tế và Việt Nam, nhân viên trong công ty đều có trình độ đại học và trênđại học được đào tạo cơ bản và có hệ thống tại Việt Nam và nước ngoài chuyênsâu về lĩnh vực kiểm toán, thuế, tài chính, xây dựng

3 Hệ thống kiểm soát nội bộ của VAE

3.1 Hệ thống kế toán

Về ghi nhận doanh thu: Đối với các hợp đồng kinh tế hoàn thành trong kỳ(đã giao báo cáo kiểm toán và lập thanh lý hợp đồng) hoặc khi khách hàng yêucầu, KTV lập "Giấy phát hành hóa đơn" chuyển cho kế toán lập và phát hành hóađơn tài chính kế toán thực hiện kết chuyển toàn bộ doanh thu vào hợp đồng đó tạithời điểm hoàn thành hợp đồng Với các trường hợp khác, doanh thu được ghinhận dựa vào hợp đồng kinh tế và tiến độ thực hiện dịch vụ thông qua việc KTVphát hành "Giấy đề nghị chuyển tiền" Cuối năm, kế toán căn cứ vào toàn bộ "Giấy

đề nghị chuyển tiền" đã phát hành để lập hóa đơn và kết chuyển toàn bộ doanh thucho hoạt động dịch vụ trong năm

Về hệ thống chứng từ: Thống nhất áp dụng một hệ thống chứng từ theo quyđịnh của Nhà nước, còn đối với những chứng từ của Công ty thì áp dụng theohướng dẫn ở phần ghi chú cuối mỗi chứng từ và các quy định riêng của Công ty.

Về hệ thống sổ kế toán: Kế toán tiến hành ghi chép hàng ngày, cuối mỗitrang phải cộng dồn và chuyển sang trang sau, cuối mỗi tháng phải có số tổngcộng Trong quá trình ghi chép, kế toán lập các sổ chi tiết bao gồm:sổ quỹ, sổTSCĐ, sổ theo dõi tạm ứng, sổ theo dõi công nợ phải thu, sổ theo dõi cộng nợ phảitrả,…

Quy định về nộp báo cáo tài chính: Hàng quý phải nộp báo cáo cho Giámđốc Công ty ký Báo cáo năm trước khi gửi cho cơ quan Nhà nước phải được kiểmsoát nội bộ Kế toán Công ty chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện và kiểm tra việcthực hiện các quy định trên đây

Do Công ty có những chính sách cơ bản trong kế toán như vậy nên các nhàquản lý tương đối tin tưởng vào luồng thông tin do kế toán cung cấp, đồng thờicũng nhờ đó mà công việc kiểm soát chất lượng luôn được đảm bảo

3.2 Chế độ tiền lương và thu nhập

Tiền lương, tiền công trả cho kiểm toán viên, trợ lý kiểm toán và nhân viênphục vụ làm việc tại Công ty trên cơ sở hợp đồng lao động có căn cứ, tham khảotheo ngạch bậc lương Nhà nước quy định Ngoài ra, công ty còn trợ cấp và bồihoàn các khoản khác cho nhân viên theo Quy chế tài chính như: công tác phí, chiphí đào tạo,…Đối với lao động thuê ngoài, hợp đồng vụ việc thì thanh toán tiềncông theo thỏa thuận

Tiền lương và các khoản thu nhập được tính theo ngày làm việc thực tế vàđược thanh toán theo quy định của công ty Nhân viên biên chế ở phòng nào thìthanh toán công tác phí tại phòng đó, nghiêm cấm việc thanh toán ở nhiều phòng

Tiền thưởng từ quỹ khen thưởng được chi dùng vào các dịp lễ, tết và định kỳtheo quý hoặc cuối năm theo kết quả bình xét thi đua (kể cả tháng cho người ngoài

Công ty) Tiền thưởng đột xuất do hoàn thành xuất sắc công việc được chi ngaysau khi hoàn thành công việc Qũy phúc lợi xã hội được chi cho các kỳ nghỉ hè, trợcấp khó khăn, phúc lợi xã hội khác.

3.3 Việc tuyển dụng và đào tạo nhân viên

Về thi tuyển vào Công ty: Người thi tuyển phải nộp một bộ hồ sơ trong đó

có đầy đủ giấy tờ theo quy định của Công ty Nếu Công ty chỉ tuyển một nhân viênthì Tổng giám đốc là người trực tiếp tiến hành xét duyệt, còn nếu tuyển từ hai nhânviên chuyên nghiệp trở lên thì phải lập Hội đồng thi tuyển Sau khi được tiếp nhận

hồ sơ thì người thi tuyển phải trải qua ba vòng thi Nhân viên sau khi được ký hợpđồng tuyển dụng thì phải trải qua thời gian thử việc, nếu hoàn thành tốt công việcthì sẽ được Công ty ký hợp đồng chính thức

Về học tập chuyên môn: Công ty luôn khuyến khích nhân viên tích cực họctập chuyên môn, nghiệp vụ có liên quan, ngoại ngữ, vi tính,… Hầu như tuần nàoCông ty cũng tạo điều kiện cho toàn bộ nhân viên được cập nhật thông tin, nângcao trình độ bằng cách mời các chuyên gia có uy tín ở các trường Đại học về giảngdậy vào các ngày thứ bẩy trong tuần Ngoài ra Công ty còn tạo điều kiện và trợcấp kinh phí cho các nhân viên có đủ điều kiện tham gia vào các lớp học có trình

độ cao hay các Hiệp hội nghề nghiệp,…

Với chính sách đào tạo và tuyển dụng và đào tạo nhân viên như vậy đã gópphần nâng cao trình độ chuyên môn của đội ngũ nhân viên trong Công ty, điều đóđồng nghĩa với việc sẽ nâng cao được chất lượng của cuộc kiểm toán và việc kiểmsoát cũng được đảm bảo

3.4 Hệ thống kiểm soát chất lượng dịch vụ do VAE cung cấp

Để đảm bảo chất lượng các dịch vụ do Công ty cung cấp, Công ty thiết lậpmột hệ thống kiểm soát chất lượng kiểm toán trong qúa trình kiểm toán đối với bagiai đoạn thực hiện cuộc kiểm toán bao gồm các công việc sau: giao việc, hướngdẫn, giám sát và soát xét lại

Các công việc kiểm soát này được thực hiện bắt buộc đối với tất cả các cuộckiểm toán mà Công ty tiến hành trong đó có cả kiểm toán báo cáo tài chính của dự

án, nhằm đảm bảo việc thực hiện cuộc kiểm toán tuân thủ đúng chuẩn mực, quytrình kiểm toán và quy định nghiệp vụ khác

Khi bắt đầu mỗi giai đoạn, chủ nhiệm kiểm toán căn cứ vào quy mô, khốilượng công việc, nội dung chủ yếu trong kế hoạch kiểm toán để giao nhiệm vụ chotừng kiểm toán viên và các trợ lý kiểm toán viên phù hợp với năng lực, trình độ và

sở trường của từng người

Trong quá trình thực hiện cuộc kiểm toán, chủ nhiệm kiểm toán phổ biến cáccông việc, những nội dung cần xem xét, triển khai các phương pháp kỹ thuật để thuthập các bằng chứng kiểm toán Đồng thời chủ nhiệm kiểm toán cũng là người trựctiếp giám sát các kiểm toán viên và trợ lý kiểm toán viên trong quá trình thực hiệncuộc kiểm toán

Sau mỗi giai đoạn, chủ nhiệm kiểm toán lại tiến hành soát xét sơ bộ các tàiliệu, giấy tờ mà kiểm toán viên thu thập được và các thông tin phản ánh trên giấy

tờ làm việc của kiểm toán viên

Hoạt động kiểm soát đối với tất cả các giai đoạn của quy trình thực hiệncuộc kiểm toán, phải được phản ánh vào hồ sơ kiểm soát chất lượng kiểm toán vàphải được lưu cùng hồ sơ từng cuộc kiểm toán, là bộ phận không tách rời của hồ sơcuộc kiểm toán, là căn cứ để xác minh trách nhiệm của các cấp kiểm soát, kiểm tralại các hoạt động kiểm soát

II KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH CÁC DỰ ÁN DO VAE THỰC HIỆN

Công ty Kiểm toán và Định giá Việt Nam thực hiện kiểm toán báo cáo tàichính theo chuẩn mực kiểm toán Quốc tế và Việt Nam được chấp nhận, chuẩn mực

kế toán Việt Nam đã ban hành và các quy định hiện hành về kế toán và kiểm toáncủa Việt Nam Đối với các dự án Công ty cung cấp các dịch vụ như kiểm toán độc

lập báo cáo tài chính của dự án, soát xét hệ thống kiểm soát nội bộ của dự án, kiểmsoát tính tuân thủ của dự án, đánh giá khả năng thực hiện của dự án, hướng dẫnquản lý dự án Cho đến nay Công ty đã tiến hành cho nhiều dự án lớn, nhỏ, các dự

án được tài trợ bởi Chính phủ các nước, các tổ chức quốc tế như: Dự án hỗ trợdoanh nghiệp vừa và nhỏ - SMITH - STIFFTING - CHLB Đức, Ban quản lý Trungương dự án Thủy lợi (CPO) - ADB, Dự án giảm nghèo các tỉnh miền núi phía Bắc

- Nhóm các tổ chức Nhật Bản thực hiện, Dự án tăng cường nhận thức cho các đạibiểu dân cử các tỉnh miền núi phía Bắc về dân số và sức khỏe sinh sản, Dự án liênminh sinh vật biển, Ban quản lý các dự án trọng điểm phát triển đô thị Hà nội, Banquản lý dự án Thăng Long, Ban quản lý dự án giao thông đô thị Hà nội

Để dẫn chứng cho tổ chức công tác kiểm toán báo cáo tài chính các dự án

em sẽ sử dụng hồ sơ kiểm toán báo cáo tài chính dự án A thuộc hệ thống các dự ángiảm nghèo các tỉnh miền núi phía Bắc do nhóm các tổ chức Nhật Bản thực hiện

và dự án B là dự án về phát triển đô thị Hà Nội

VAE đã thiết kế cho mình một quy trình kiểm toán báo cáo tài chính dự ánđược khái quát theo sơ đồ sau:

Sơ đồ số 04: Các bước thực hiện kiểm toán BCTC dự án do VAE thực hiện

Ghi chú: Bước công việc tiếp theo

Cụ thể các bước công việc trên được VAE triển khai đối với hai dự án nhưsau:

1 Lập kế hoạch kiểm toán

Lập kế hoạch kiểm toán

Thực hiện kế hoạch kiểm toán

Kết thúc cuộc kiểm toán

Lập kế hoạch kiểm toán là giai đoạn đầu tiên của một cuộc kiểm toán có vaitrò quan trọng, chi phối chất lượng và hiệu quả chung của toàn bộ cuộc kiểm toán.Việc lập kế hoạch kiểm toán được thực hiện chu đáo, thích hợp sẽ giúp cho kiểmtoán viên thu thập được các bằng chứng kiểm toán đầy đủ và có giá trị làm cơ sởđưa ra các ý kiến xác đáng về các báo cáo tài chính, từ đó giúp các kiểm toán viênhạn chế các sai sót, giảm thiểu trách nhiệm pháp lý, nâng cao hiệu quả công việc;giúp các kiểm toán viên phối hợp hiệu quả với nhau góp phần tiết kiệm thời gian,chi phí.

Khi VAE thực hiện bước công việc này trong quá trình kiểm toán báo cáotài chính dự án A, B đã tập trung vào các công việc sau: Thu thập thông tin cơ sở

về dự án, thẩm tra và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của dự án, triển khai kếhoạch và chương trình kiểm toán

1.1 Thu thập thông tin cơ sở về dự án

Sau khi nhận được thư mời kiểm toán, Công ty sẽ có một buổi gặp mặt vớiBan điều hành dự án, trong cuộc họp này hai bên sẽ đi đến thống nhất để lập hợpđồng kiểm toán Ngay sau khi hợp đồng được ký kết Công ty sẽ tiến hành tìm hiểunhững thông tin ban đầu về dự án

nghĩa là kinh phí viện trợ không hoàn lại và được ghi nhận vào kinh phí viện trợcủa Chính phủ Việt Nam và ghi nhận vào chi phí viện trợ.

Dự án hoạt động bằng nguồn vốn bổ sung của Bộ ngoại giao Nhật Bản, dự

án nằm trong hệ thống dự án giảm nghèo các tỉnh miền núi phía Bắc - chương trình

xã điểm Dự án được thực hiện tại 6 xã thuộc 3 tỉnh gồm:

+ Tỉnh Phú Thọ có 2 xã:

Xã Trung Sơn - Huyện Yên Lập

Xã Minh Lương - Huyện Đoan Hùng

+ Tỉnh Bắc Giang có 2 xã:

Xã Lục Sơn - Huyện Lục Nam

Xã Vân Sơn - Huyện Sơn Động

+ Tỉnh Hòa Bình có 2 xã:

Xã Tân Dân - Huyện Đà Bắc

Xã Đú Sáng - Huyện Kim Bôi

Ban điều hành dự án đối với từng hợp phần như sau:

Hợp phần y tế: Bà Yoshie Takehisa, điều phối viên dự án

Bà Lê Thúy Quỳnh, trợ lý dự án

Hợp phần giáo dục: Ông Lê Văn Hảo, điều phối viên dự án

Bà Naomi Sato, điều phối viên dự án

Bà Đỗ Thanh Hảo, trợ lý dự án

Trụ sở của Ban điều hành dự án tại: xxx - Ngọc Hà - Ba Đình - Hà Nội

Thời gian hoạt động của dự án, cụ thể đối với từng hợp phần như sau:

Hợp phần y tế bắt đầu từ ngày 24/6/2002 kết thúc ngày 28/02/2003.

Hợp phần giáo dục bắt đầu từ ngày 01/9/2002 kết thúc ngày 28/02/2003

Mục tiêu của dự án A là mở các lớp tập huấn về y tế và giáo dục hỗ trợ nângcao năng lực chuyên môn cho các cán bộ y tế xã, năng lực giảng dậy cho các giáoviên thông qua các chương trình đào tạo thống nhất tại các xã điểm của ba tỉnh BắcGiang, Hòa Bình, Phú Thọ và cung cấp các trang thiết bị cho các cơ sở y tế, cáctrường học tại 3 tỉnh đó

* Đối với dự án B:

Ban điều hành dự án được thành lập theo Quyết định số 106/QĐ-UB ngày02/12/1999 của UBND Thành phố Hà Nội, là một đơn vị hạch toán độc lập, có sửdụng con dấu riêng, thực hiện các dự án theo hình thức chủ đầu tư trực tiếp quản lý

dự án, thực hiện các dự án theo Nghị Định số 52/1999/NĐ - CP ngày 8/7/1999 CủaChính phủ ban hành theo Quy chế Quản lý đầu tư và xây dựng, được UBNDThành phố Hà Nội trực tiếp giám sát, chỉ đạo trong suốt quá trình hoạt động

Các dự án mà Ban điều hành thực hiện là các dự án trọng điểm - các dự án xâydựng cơ sở hạ tầng của Thành phố, có tổng mức đầu tư lớn khoảng hơn 4000 tỷđồng Dự án hoạt động bằng nguồn vốn trong nước và nguồn vốn vay ODA

Trụ sở của ban điều hành dự án tại số xxx Lê Duẩn - Đống Đa - Hà Nội

Dự án bắt đầu hoạt động từ ngày 02/12/1999 khi có quyết định của UBND Thànhphố Hà Nội

Các thành viên của Ban điều hành dự án cho năm tài chính kết thúc ngày31/12/2002 và đến ngày lập báo cáo tài chính gồm:

Phan Mạnh Chính : Giám đốc

Nguyễn Văn Khay : Phó giám đốc

Hoàng Kim Thành : Kế toán trưởng.

Nhiệm vụ của Ban quản lý dự án:

- Chủ động phối hợp với các Sở, Ban, Ngành Thành phố và trực tiếp báo cáovới các Bộ, Ngành Thành phố thuộc Trung ương để lập và trình duyệt các dự ánđầu tư và xây dựng thuộc nhóm A của toàn Thành phố ở khâu xây dựng nghiêncứu tiền khả thi và khả thi

- Tổng hợp báo cáo UBND Thành phố về tiến độ thực hiện dự án, nhu cầutiền vốn cho dự án, tổng hợp và báo cáo việc giải quyết cấp các loại giấy phép củacác cơ quan chức năng cho các dự án

Để có được những thông tin này VAE yêu cầu Ban điều hành dự án cungcấp các tài liệu thông qua một phiếu yêu cầu cung cấp tài liệu, trong phiếu này ghi

rõ người có trách nhiệm cung cấp để đảm bảo các thông tin thu thập được là trungthực và chính xác

Bảng số 03: Phiếu yêu cầu cung cấp tài liệu

VAE

CÔNG TY KIỂM TOÁN VÀ ĐỊNH GIÁ VIỆT NAM

YÊU CẦU CUNG CẤP TÀI LIỆU

Để giúp công việc kiểm toán đạt hiệu quả cao và thuận lợi cho kiểm toán viên, công ty đề nghị quý khách hàng cung cấp các tài liệu.

Các tài liệu cung cấp Người chịu trách

nhiệm cung cấp

Ngày cung cấp Ghi chú

1 Giấy phép đầu tư, thành lập doanh

nghiệp, đăng ký kinh doanh điều chỉnh

(nếu có).

Ban điều hành dự án

2 Bảng cân đối phát sinh các tài khoản Kế toán trưởng

3 Báo cáo tài chính: BCĐKT, BCKQHĐKD,

4 Các biên bản họp ban quản lý dự án,

báo cáo của ban quản lý dự án. Ban điều hành dự án

5.Hồ sơ, chứng từ liên quan tới việc bàn

giao, chuyển nhượng vốn giữa các bên

liên quan.

Ban điều hành dự án

6 Các sổ sách và chứng từ kế toán liên

7 Ghi chú báo cáo tài chính Kế toán trưởng

Khi đã nhận được các tài liệu yêu cầu, kiểm toán viên nghiên cứu kỹ lưỡng bằngcách gạch chân những phần quan trọng và ghi chú Những hiểu biết thu thập đượcthông qua việc nghiên cứu này sẽ được lưu giữ suốt trong quá trình kiểm toán vàđược đối chiếu với các thông tin thu thập được qua quan sát, phỏng vấn và nhữngbằng chứng khác

1.2 Thẩm tra và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của dự án

Đây là bước quan trọng trong mọi cuộc kiểm toán, kiểm toán viên sẽ tìmhiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ bằng cách thu thập thông tin về môi trường kiểmsoát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát khác Kỹ thuật thu thập thông tin về

hệ thống kiểm soát nội bộ được VAE thực hiện chủ yếu là tiếp xúc gặp gỡ với Banđiều hành dự án, phỏng vấn nhân viên tham gia dự án, qua kiểm tra sổ sách, chứngtừ

Để có thể đánh giá được môi trường kiểm soát đối với dự án, VAE thôngqua những buổi gặp gỡ với Ban điều hành dự án và thực hiện đánh giá bằng kinhnghiệm nghề nghiệp của kiểm toán viên

Thực tế công việc này đã được thực hiện ngay từ những lần gặp gỡ đầu tiên,khi khách hàng mời kiểm toán và ký hợp đồng kiểm toán Quan điểm và phongcách của Ban điều hành dự án có ảnh hưởng rất nhiều đến đường lối quản lý, điềuhành Qua những buổi gặp gỡ đó kiểm toán viên đã đưa ra những nhận xét về Banđiều hành dự án như sau: Ban điều hành dự án bao gồm các điều phối viên của dự

án, các trợ lý dự án đều là những người có trình độ chuyên môn cao, có kinhnghiệm trong công tác lãnh đạo, có uy tín

Tuy nhiên đó chỉ là những đánh giá mang tính chủ quan của kiểm toán viênnên cần phải tiếp tục đối chiếu với các bằng chứng kiểm toán khác thu thập trongquá trình kiểm toán Và để đảm bảo tính pháp lý kiểm toán viên yêu cầu Ban điều

hành dự án lập một báo cáo để cam kết về trách nhiệm của Ban điều hành dự án,báo cáo của Ban điều hành dự án sẽ được lưu trong hồ sơ làm việc của kiểm toánviên làm bằng chứng kiểm toán.

Bảng số 04: Báo cáo của Ban điều hành dự án A

BỘ NGOẠI GIAO NHẬT BẢN Báo cáo tài chính dự án

Tổ chức Thầy thuốc Châu á( AMDA) Cho kỳ hoạt động

BÁO CÁO CỦA BAN ĐIỀU HÀNH DỰ ÁN

Ban điều hành dự án xin đệ trình Báo cáo này cùng với Báo cáo tài chính đã đượckiểm toán của dự án A - Hợp phần y tế cho kỳ hoạt động từ 24/06/2002 đến28/02/2003

Ban điều hành dự án trong năm và tính đến thời điểm lập báo cáo này bao gồm:

-Bà Yoshie Takehisa, điều phối viên dự án

- Bà Lê Thúy Quỳnh, trợ lý dự án

Trụ sở của ban điều hành dự án: XXX - Ngọc Hà - Hà Nội

Trách nhiệm của ban điều hành dự án: Tôi, Yoshie Takehisa điều phối viên dự án

A - Hợp phần y tế thay mặt cho Ban điều hành dự án, tại báo cáo này xin xác nhậnrằng, theo ý kiến của Ban điều hành, Báo cáo tài chính bao gồm: Báo cáo tổng hợpthu - chi dự án, Báo cáo chí phí so với kế hoạch tài chính và các Ghi chú kèm theo

đã được lập một cách đúng đắn, phản ánh trung thực hợp lý tình hình thu chi, tìnhhình thực hiện dự án, tình hình giải ngân phục vụ cho các hoạt động của dự án phùhợp với các chính sách kế toán được trình bày trong Ghi chú báo cáo tài chính.Yoshike Takehisa, Điều phối viên

Thay mặt cho Ban điều hành dự án A - Hợp phần y tế

Hà Nội, ngày 28 tháng 2 năm 2003

Khi xem xét về hệ thống kế toán của dự án, kiểm toán viên của VAE chú ýtìm hiểu những vấn đề sau:

* Đối với dự án A:

- Cơ sở lập báo cáo tài chính: Ban điều hành dự án áp dụng chế độ kế toánhành chính sự nghiệp kèm theo quyết định số 999TC/QĐ/TCKT ban hành ngày02/11/1992 của Bộ Tài chính để hạch toán và ghi sổ kế toán Báo cáo tài chínhđược lập trên cơ sở tiền mặt

- Ghi nhận các khoản thu, chi của dự án: Các khoản thu từ nguồn viện trợđược ghi nhận khi dự án thực tế nhận kinh phí bằng tiền mặt và khi nhận giấy báo

có tiền gửi ngân hàng tại Ngân hàng ANZ - là ngân hàng do chủ đầu tư lựa chọn.Các khoản chi của dự án được ghi nhận trên cơ sở tiền đã thực chi cho các mụctiêu của dự án Bao gồm các khoản chi phí như: Bồi dưỡng học viên, đồ dùng họctập cho học viên, trang thiết bị đồ dùng giảng dậy (sách giáo khoa, văn phòngphẩm, thuốc); chi phí thuê phòng học là các khoản thuê phòng học phục vụ chocông tác giảng dậy, tập huấn; chi phí về lương chuyên gia Nhật Bản, lương điềuphối viên Nhật Bản, lương nhân viên Việt Nam là số tiền lương và các khoản phụcấp tính theo lương được chi trả trực tiếp; phí kiểm toán là số tiền phải trả choCông ty Kiểm toán và Định giá Việt Nam để thực hiện hợp đồng kiểm toán hoạtđộng tài chính của dự án; các chi phí quản lý và chi phí khác

- Chuyển đổi ngoại tệ: Ban điều hành dự án lập báo cáo tài chính bằng đồngđôla Mỹ (USD) Các khoản thu từ quỹ viện trợ khác với đồng đôla Mỹ được quyđổi sang đồng đôla Mỹ và hạch toán vào báo cáo tài chính Các khoản chi bằngđồng Việt Nam (VND) được quy đổi sang đồng đôla Mỹ theo tỷ giá bình quân liênngân hàng

Dự án không có số liệu để so sánh vì đây là báo cáo tài chính được lập cho

kỳ hoạt động đầu tiên

* Đối với dự án B:

Niên độ kế toán từ ngày 1/1/2002 dến ngày 31/12/2002

Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là VNĐ Nguyên tắc, phương phápquy đổi các đồng tiền khác trong thanh toán vốn ODA quy đổi theo tỷ giá hạchtoán hàng tháng của Bộ Tài chính để thống nhất với thông tri duyệt y dự toán của

Bộ Tài chính

Hình thức sổ kế toán áp dụng là chứng từ ghi sổ

Phương pháp tính hao mòn tài sản cố định vận dụng theo phương pháp quy địnhđối với đơn vị hành chính sự nghiệp

Trên cơ sở những hiểu biết ban đầu này kiểm toán viên đưa ra nhận xét về

hệ thống kiểm soát nội bộ của dự án hoạt động có hiệu quả, rủi ro kiểm toán đượcđánh giá ở mức thấp Đây cũng chính là một căn cứ để chủ nhiệm kiểm toán raquyết định trong việc phân công công việc kiểm toán và các thủ tục kiểm toán ápdụng trong các bước công việc tiếp theo

1.3 Triển khai kế hoạch và chương trình kiểm toán

Chương trình kiểm toán là những dự kiến chi tiết về các công việc kiểm toáncần thực hiện, thời gian hoàn thành, và sự phân công công việc giữa các kiểm toánviên cũng như dự kiến về những tư liệu, thông tin liên quan cần sử dụng và thuthập Chương trình kiểm toán được thiết kế phù hợp sẽ đem lại rất nhiều lợi ích:Sắp xếp một cách có kế hoạch các công việc và nhân lực đảm bảo sự phối hợp giữacác kiểm toán viên cũng như hướng dẫn chi tiết cho các kiểm toán viên trong quátrình kiểm toán; là bằng chứng để chứng minh các thủ tục kiểm toán đã thực hiện

Trên cơ sở những thông tin thu thập ban đầu, kiểm toán viên thiết kế chươngtrình kiểm toán đối với cả hai dự án, VAE tập trung vào các nội dung sau: Xácđịnh mục tiêu kiểm toán, phương pháp tiếp cận kiểm toán, xác định công việc thựchiện, phân công công việc cho các kiểm toán viên, tổ chức thảo luận để phối hợpcông việc trong quá trình kiểm toán giữa các kiểm toán viên.

1.3.1 Mục tiêu kiểm toán đối với dự án

Căn cứ vào hệ thống mục tiêu chung của cuộc kiểm toán báo cáo tài chính

dự án, chủ nhiệm kiểm toán sẽ xác định mục tiêu kiểm toán đặc thù phù hợp vớitừng dự án, cụ thể mục tiêu kiểm toán đối với dự án như sau:

Căn cứ vào các bằng chứng thu thập được, kiểm toán viên đưa ra ý kiến,nhận xét một cách độc lập về tình hình hoạt động, tình hình tài chính, tình hình thunhập và chi phí cho kỳ hoạt động của dự án, nhận xét về tính hợp lý, hợp lệ của cácthông tin thông qua việc xem xét các báo cáo thu - chi, báo cáo chi phí thực tế sovới kế hoạch của dự án

* Đối với dự án A:

Bảng số 05: Báo cáo thu - chi của dự án A

Bảng số 06: Báo cáo chi phí thực tế so với kế hoạch tài chính của dự án A

BỘ NGOẠI GIAO NHẬT BẢN Báo cáo tài chính dự án

Tổ chức Thầy thuốc Châu á( AMDA) Cho kỳ hoạt động

Dự án A - Hợp phần y tế Từ 24/6/02 đến 28/2/03

BÁO CÁO THU - CHI DỰ ÁN

6 Lương chuyên gia Nhật Bản 1.136,00

7 Lương điều phối viên Nhật Bản 1.308,00

8 Lương điều phối viên Việt Nam 1.388,52

* Đối với dự án B:

Bảng số 07: Quyết toán thu - chi của dự án B

Qua việc xem xét các báo cáo này kiểm toán viên nhận thấy các khoản thu,chi, chênh lệch thu - chi được tính toán và cộng dồn đúng; hầu hết các khoản chithực tế đều không vượt quá so với kế hoạch trừ phí kiểm toán, đối với dự án A chiphí quản lý và chi phí khác nhưng tổng chi phí thực tế vẫn không vượt quá so với

dự toán, thấp hơn mức dự toán là 11.346,1 USD; dự án B Là 461.663.505 đồng.Điều này chứng tỏ vấn đề chi tiền cho dự án được kiểm soát chặt chẽ

Để đảm bảo tính trung thực, hợp lý của các bằng chứng thu thập trong quátrình kiểm toán kiểm toán viên luôn tuân thủ các chuẩn mực kiểm toán Quốc tế vàViệt Nam đã được thừa nhận bao gồm việc kiểm tra và các thủ tục kiểm toán màkiểm toán viên thấy cần thiết trong quá trình kiểm toán như thủ tục trắc nghiệm

BỘ NGOẠI GIAO NHẬT BẢN Báo cáo tài chính dự án

Tổ chức Thầy thuốc Châu á( AMDA) Cho kỳ hoạt động

6 Lương chuyên gia Nhật Bản 1.136,00 5.379,20 (4.243,20)

7 Lương điều phối viên Nhật Bản 1.308,00 5.379,20 (4.071,20)

8 Lương điều phối viên Việt Nam 1.388,52 1.501,90 (113,38)

9 Phí kiểm toán (*) 750,00 653,00 97,00

10 Chi phí quản lí (*) 4.434,95 2.277,40 2.175,55

Cộng 13.851,80 25.197,90 (11.346,10)

(*) Đến thời điểm lập báo cáo thu - chi của dự án thì thực tế chưa phát sinh khoản chi

phí kiểm toán 750 USD và phí đóng tài khoản ngân hàng 35 USD.

UBND Thành phố Hà Nội

Ban quản lý dự án B

QUYẾT TOÁN THU - CHI THEO MỤC LỤC NGÂN SÁCH NĂM 2002

Nội dung Dự toán Quyết toán Chênh lệch Ghi

công việc, trắc nghiệm phân tích, trắc nghiệm trực tiếp số dư Đối với kiểm toánbáo cáo tài chính dự án kiểm toán viên tập trung khẳng định các nội dung sau:

Các khoản tài trợ cho dự án (nguồn thu của dự án) được sử dụng đúng mụcđích, phù hợp với các điều khoản quy định của dự án, đem lại hiệu quả, lợi íchkinh tế - xã hội theo đúng mục tiêu mà dự án đề ra

Các lần rút vốn thực hiện giải ngân cho dự án có được thực hiện đúng cácthủ tục, đầy đủ các chứng từ, chữ ký, con dấu của bên chủ đầu tư và ngân hàng.Hàng hóa và dịch vụ mua sắm phục vụ cho dự án có đúng theo thỏa thuận tronghợp đồng

Việc bảo quản, lưu trữ, theo dõi các chứng từ sổ sách, báo cáo tài chính, tàikhoản đặc biệt của dự án được thực hiện như thế nào Báo cáo tài chính của dự án

có được lập theo chuẩn mực kế toán mà Ban điều hành dự án đã lựa chọn một cáchnhất quán, phản ánh trung thực, hợp lý tình hình tài chính của dự án khi kết thúc kỳhoạt động của dự án

1.3.2 Phương pháp tiếp cận kiểm toán

Sau khi tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng, kiểm toán viênđánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ thông qua một bảng câu hỏi được gửi chokhách hàng

Nếu hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động tốt, hiệu quả thì kiểm toán viên ápdụng phương pháp tiếp cận hệ thống, dựa trên các kết luận từ hệ thống kiểm soátnội bộ Nếu hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị là yếu kém thì kiểm toán viênphải sử dụng phương pháp tiếp cận dựa trên các kiểm tra chi tiết

Theo như đánh giá ban đầu của kiểm toán viên thì hệ thống kiểm soát nội bộcủa dự án A hoạt động có hiệu quả, rủi ro kiểm toán ở mức thấp nhất nên trong quátrình kiểm toán tiếp theo kiểm toán viên sử dụng phương pháp tiếp cận hệ thống;

dự án B được đánh giá ở mức độ trung bình cao nên kiểm toán viên sử dụngphương pháp tiếp cận dựa trên các kiểm tra chi tiết.

1.3.3 Xác định công việc thực hiện

Kiểm toán viên xác định các công việc cần tiến hành bao gồm:

- Xin xác nhận từ chủ đầu tư, các nhà tài trợ về số vốn được cấp cho dự án

- Chọn mẫu để kiểm tra, đối chiếu các khoản chi tiêu của dự án, kiểm tra cácchứng từ gốc kèm theo để xác định các khoản chi tiêu đó có được phê duyệt đầy

đủ, có hợp lý, hợp lệ hay không, có phù hợp với mục đích của dự án

- Kiểm tra tính tuân thủ các điều khoản chính đã được thỏa thuận của dự án

- Gửi thư xác nhận tới ngân hàng để xác nhận số dư tài khoản tiền gửi tạithời điểm kết thúc kỳ hoạt động của dự án Phỏng vấn trực tiếp hoặc gửi thư xácnhận tới các đối tượng thụ hưởng lợi ích từ dự án như các trạm y tế cơ sở, bangiám hiệu ở các trường ở các xã để tìm hiểu về tình hình hoạt động và triển khaicủa dự án

- Kiểm tra số tiền chuyển, các khoản tạm ứng chưa thanh toán, các khoảnđược thanh toán trực tiếp, đặc biệt là việc ghi chép, theo dõi, quản lý tài khoản đặcbiệt, xem xét các báo cáo chi tiêu của dự án

- Rà soát hệ thống kiểm soát nội bộ của dự án để khẳng định tính hiệu quảcủa hệ thống

- Tiến hành kiểm tra trực tiếp tại các địa điểm triển khai thực hiện dự án

1.3.4 Phân công công việc kiểm toán cho các kiểm toán viên

Căn cứ vào phạm vi, quy mô cuộc kiểm toán đã được xác định, Công ty sẽphân công công việc cụ thể cho từng kiểm toán viên, các trợ lý kiểm toán viên Do

cả hai dự án A, B được Công ty thực hiện vào đầu năm 2003, khi đó Công ty mới