THỰC TẾ TỔ CHỨC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG Ở CÔNG TY THIẾT BỊ PHỤ TÙNG XĂNG DẦU

Quá trình hình thành và phát triển của Công ty thiết bị phụ tùng và xăng dầu Tổng công ty Máy và phụ tùng là một doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Bộthương mại được thành lập ngày 03/03/1

THỰC TẾ TỔ CHỨC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN

HÀNG Ở CÔNG TY THIẾT BỊ PHỤ TÙNG XĂNG DẦU

I TÌNH HÌNH ĐẶC ĐIỂM CHUNG CỦA CÔNG TY THIẾT BỊ PHỤ TÙNG XĂNG DẦU

1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty thiết bị phụ tùng và xăng dầu

Tổng công ty Máy và phụ tùng là một doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Bộthương mại được thành lập ngày 03/03/1956 với chức năng lên đơn hàng và kýkết các hợp đồng ngoại thương thực hiện các nghị định mậu dịch giữa nước tavới các nước XHCN theo chỉ đạo của Bộ ngoại thương và Uỷ ban kế hoạch nhànước, sau này là một trong Tổng công ty 90 của Nhà nước

Năm 1960, trước tình hình lực lượng hàng hoá nhập khẩu chủ yếu từ vay

nợ, viện trợ ngày càng lớn, đặc biệt là khối lượng máy móc thiết bị, tăng nhanh,đồng thời phải tổ chức thực hiện tốt chính sách phân bổ nguồn lực bên ngoài theođúng phương hướng chỉ đạo của nhà nước, Tổng công ty Thiết bị phụ tùng -dưới sự điều hành của Tổng cục vật tư được thành lập, với chức năng tập hợpnhu cầu của các nghành sản xuất công nghiệp trong nước, Tổng công ty lên đơnhàng nội chuyển qua Tổng công ty xuất nhập khẩu máy để lên đơn hàng ngoại,

ký kết hợp đồng đưa hàng về nước

Tổng công ty thiết bị phụ tùng đã trở thành khách hàng lớn nhất của Tổngcông ty xuất nhập khẩu máy Quan hệ hợp tác giữa hai đơn vị ngày càng tăngcường, tạo ra dây truyền khép kín giữa hai Tổng công ty, phân phối trong cơ chế

kế hoạch hoá của nhà nước

Theo quyết định số 163/TMDL-TCCB năm 1992 của Bộ Thương mại và dulịch, hai Tổng công ty được hợp nhất lại thành Tổng công ty máy và phụ tùng Đâychính là sự tiếp nối quá trình hình thành và phát triển chung của hai Tổng công ty

Tổng công ty Máy và Phụ tùng được thủ tướng chính phủ quyết định thànhlập lại theo quyết định số 225/TTG ngày 17/4/1995 cho phù hợp với tình hình mới

Từ khi ra đời đến nay Tổng công ty đã có những thay đổi lớn về chất và phát triểnthành công qua các giai đoạn lịch sử của đất nước từ thời kỳ xây dựng hoà bìnhtrong chiến tranh bảo vệ Tổ quốc đến giai đoạn chuyển đổi sang kinh tế thị trườnghiện nay

Tên : TỔNG CÔNG TY MÁY VÀ PHỤ TÙNG

Tên giao dịch quốc tế : VIỆT NAM NATIONAL MACHINERY IMPORT ANDEXPORT CORPORATION

Viết tắt : MACHINOIMPORT

Trụ sở giao dịch : Số 8 phố Tràng Thi – Quận Hoàn Kiếm – Thành phố HàNội

Ngày 7/10/1997 Bộ Thương mại quyết định thành lập Công ty đại lý dịch vụxăng dầu là một trong 10 Công ty thành viên thuộc Tổng công ty Máy và Phụ tùng(Bộ Thương mại )

Công ty có trụ sở tại số 4 Trần Hưng Đạo – Quận Hoàn Kiếm – Thành phố

Hà Nội Công ty có tư cách pháp nhân có con dấu và tài khoản riêng

Công ty hoạt động theo điều lệ tổ chức do hội đồng quản trị của Tổng công

ty ký duyệt và đăng ký kinh doanh, giấy phép xuất nhập khẩu do nhà nước cấp

Năm 1999 Công ty đổi tên thành Công ty thiết bị phụ tùng và xăng dầu Chức năng và nhiệm vụ :

- Kinh doanh tất cả máy móc, thiết bị phục vụ cho nhu cầu nền kinh tế quốcdân

- Kinh doanh tất cả các loại phương tiện vận tải các loại phụ tùng thay thế

- Kinh doanh xăng, dầu nhớt

- Xuất nhập khẩu uỷ thác cho mọi nhu cầu trong nước

- Tư vấn thương mại và đầu tư liên doanh liên kết

2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ

Theo cơ cấu tổ chức trên, Ban giám đốc là người chỉ đạo trực tiếp của cácphòng ban Các bộ phận phòng ban có chức năng hỗ trợ giúp giám đốc Mô hìnhnày rất phù hợp với Công ty, mọi thông tin được phản hồi giữa ban giám đốc vàcác phòng ban một cách nhanh chóng và chính xác

Giám đốc: Do chủ tịch hội đồng quản trị quyết định bổ nhiệm là người điều hànhtrực tiếp các phòng ban và là người có quyền điều hành cao nhất tại Công ty

Phòng kinh doanh: Lập kế hoạch thực hiện và quản lý kinh doanh nghiên cứu nắm

bắt thị trường để có biện pháp phương thức kinh doanh phù hợp nhằm đạt hiệuquả cao ngoài ra phòng kinh doanh còn tham gia lập các kế hoạch khác

Ban giám đốc

Phòng TCKTPhòng TCHC

Phòng KDVăn phòng

Phòng Tổ chức hành chính: xây dựng và quản lý mô hình tổ chức, kế hoạch lao

dộng tiền lương, tham mưu cho Giám đốc về công tác tổ chức, bố trí xắp xếp cơcấu cán bộ phù hợp với bộ máy quản lý của Công ty, giải quyết chế độ cho ngườilao động …

Phòng Tài chính kế toán: có nhiệm vụ thực hiện tốt chức năng quản lý tài sản, tiền

vốn kế toán thống kê toàn bộ các khoản thu chi của Công ty Thực hiện ccác chứcnăng và chế độ tài chính do Nhà nước và cơ quan cấp trên quy định

Nhân sự: Toàn Công ty có 31 cán bộ công nhân viên trong đó số người lớn tuổi

chiếm ột tỷ lệ lớn (độ tuổi trên 40 chiếm tới 63%) Lớp trẻ trong Công ty đang dầnkhẳng định mình trở thành lực lượng chủ chốt trong tương lai

Năng lực tài chính và cơ sở vật chất:

Công ty có vốn cố định là 189 triệu đồng, vốn lưu động là 389 triệu đồng,

cơ sở vật chất kỹ thuật chủ yếu là cửa hàng, nhà xưởng xây dựng từ những năm

1965 đã được đầu tư cải tạo sửa chữa và nâng cấp Trong đó, diện tích nhàxưởng là 1.500m2, diện tích nhà làm việc là 1.000m2 bao gồm văn phòng phục vụkinh doanh và nhà làm việc

3 Đặc điểm tổ chức kinh doanh của Công ty Thiết bị Phụ tùng và Xăng dầu

Công ty thiết bị phụ tùng xăng dầu là một đơn vị kinh doanh được Tổngcông ty Máy và phụ tùng – Bộ Thương Mại quan tâm, do đó cơ sở vật chất kỹthuật phục vụ kinh doanh tốt

Để đạt được một kết quả kinh doanh khả quan trong nền kinh tế thị trường Ngoàinhiêm vụ kinh doanh máy móc, thiết bị , phụ tùng… Công ty còn mở rộng kinhdoanh các dịch vụ khác Với phương châm phát triển cơ sở vật chất, Công ty đãcho thuê nhà bước đầu khai thác có hiệu quả Công ty đã xắp xếp công tác kinhdoanh theo một trình tự hợp lý, gồm các bước sau:

- Nghiên cứu thị trường

- Đàm phán thoả thuận mua bán và ký hợp đồng thực hiện mua bán với cáckhách hàng trong và ngoài nước

- Vận chuyển giao hàng, thanh toán tiền hàng

- Hạch toán các nghiệp vụ

- Thanh lý Hợp đồng

Từ khi bắt đầu kinh doanh (7/10/1997) đến nay, Công ty thiết bị phụ tùngxăng dầu ngày càng phát triển, mở rộng quy mô kinh doanh đặc biệt trên thịtrường xuất nhập khẩu Đồng thời góp phần không nhỏ trong việc phát triển kinh

tế đất nước Để ổn định và phát triển kinh doanh trong nền kinh tế mới, lãnh đạoCông ty đóng vai trò quan trọng trong việc chỉ đạo, điều hành các phòng ban theodõi, cung cấp đầy đủ, chính xác về tình hình cung cầu, giá cả trên thị trường, cũngnhư tình hình tài chính của Công ty để lãnh đạo Công ty đưa ra những quyết định

kinh doanh đúng đắn mang lại lợi nhuận cho Công ty và đảm bảo đời sống chocán bộ công nhân viên trong Công ty.

Mặt hàng kinh doanh chủ yếu là máy móc, thiết bị, phụ tùng Đây là mặthàng có giá trị lớn, thời gian sử dụng lâu dài, mẫu mã khác nhau Mỗi loại đều cónhững đặc điểm riêng nhưng đều được sản xuất để phục vụ cho nhu cầu laođộng và sinh hoạt của con người

Trong những năm qua biến động thị trường của những mặt hàng này rấtphức tạp Tuy nhiên để kinh doanh hiệu quả Công ty đã chú trọng nghiên cứu nhucầu của khách hàng, có nhiều biện pháp khác nhau nhưng Công ty đã sử dụngcác biện pháp khác nhau Công ty đã sử dụng các biện pháp chủ yếu sau:

- Dự toán nhu cầu khách hàng thông qua đơn đặt hàng của khách hàng,thông qua Hội chợ triển lãm tổ chức đăng ký nhu cầu của khách hàng

- Dự toán nhu cầu bằng nhiều biện pháp cử cán bộ nghiệp vụ tìm hiểu nhucầu các đơn vị khách hàng

- Phương pháp phỏng vấn các chuyên gia về kinh doanh các mặt hàng nàycủa các tổ chức thương mại khác

Để cạnh tranh được với các tổ chức thương mại khác trong quá ttrình kinhdoanh Công ty luôn luôn bám sát nhu cầu thực tế của thị trường, để từ đó tạonguồn hàng và tổ chức kế hoạch bán hàng Công ty luôn tìm ra biện pháp liên hệchặt chẽ với bạn hàng, đồng thời luôn phải giữ uy tín với bạn hàng, thoả thuậnđược những phương thức thanh toán phù hợp hai bên cùng có lợi, nên tạo đượcnguồn hàng, đảm bảo kế hoạch tiêu thụ và dự trữ

Qua 5 năm xây dựng và phát triển, Công ty thiết bị phụ tùng và xăng dầu từmột đại lý dịch vụ xăng dầu làm ăn không có hiệu quả đến này Công ty đã đạtdoanh thu 70.762.032.348 đồng Điều đó khẳng định sức mạnh vươn lên mạnh

mẽ và không ngừng của Công ty, từng bước khẳng định mình trong nền kinh tế thịtrường Là một doanh nghiệp liên tục kinh doanh có hiệu quả, bảo toàn và pháttriển được vốn, nộp ngân sách mỗi năm một tăng, đời sống của người lao độngđược cải thiện Để hiểu được tình hình hoạt động của Công ty ta xem xét kết quảkinh doanh của Công ty mấy năm trở lại đây

BẢNG TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY

tổ chức quản lý có hiệu quả từ khâu mua đến khâu tổ chức tiêu thụ.

4 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty

4.1.Tổ chức bộ máy kế toán – tái chính

Phòng Kế toán – tài chính của Công ty đã tập hợp những cán bộ, nhân viêncùng với những trang thiết bị kỹ thuật để thực hiện toàn bộ công tác hạch toán kếtoán của Công ty

Phòng Kế toán – tài chính phải thực hiện các nhiệm vụ sau:

- Phản ánh đầy đủ toàn bộ tài sản hiện có cũng như sự vận động tài sảncủa đơn vị, qua đó quản lý chặt chẽ và bảo vệ tài sản của mình nhằm nâng caohiêu quản của việc sử dụng tài sản đó

- Phải phản ánh được đầy đủ các khoản chi phí bỏ ra trong quá trình kinhdoanh cũng như kết quả của quá trình kinh doanh đem lại, nhằm kiểm tra việcthực hiện nguyên tắc tự bù đắp chi phí và có lãi trong việc kinh doanh

- Phải phản ánh được cụ thể từng loại nguồn vốn, từng loại tài sản để giámsát việc sử dụng vốn và hiệu quả sử dụng vốn trong kinh doanh Ngoài ra phải xácđịnh được kết quả lao động của người lao động để khuyến khich lợi ích vật chất

và tinh thần nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh

- Phòng Tài chính kế toán còn cung cấp các thông tin cần thiết để ra cácquyết định quản lý, đem lại hiệu quả tối ưu Đối với các khách hàng, các nhà cungcấp phòng Tài chính kế toán sẽ giúp họ lựa chọn mối quan hệ phù hợp nhất đểquyết định các vấn đề đầu tư, góp vốn mua hàng hay bán hàng đạt hiệu quả cao.Đối với Nhà nước phòng Tài chính kế toán có nhiệm vụ tính toán và kiểm tra việcthực hiện nghĩa vụ với Nhà nước

Từ những yêu cầu quản lý và đặc điểm kinh doanh của Công ty, phòng Tàichính kế toán của Công ty mỗi người có từng nhiệm vụ cụ thể sau:

* Kế toán trưởng: Có nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán, duyệt các báo cáo, các

tài liệu có liên quan

* Kế toán TSCĐ và công nợ: theo dõi TSCĐ và công nợ giữa Công ty với Tổng

công ty…

* Kế toán tiền lương và công nợ nội bộ: Theo dõi lương và các khoản trích theo

lương

* Kế toán đối ngoại: Chịu trách nhiệm mở LC và thanh toán với ngân hàng.

* Thủ quỹ: có nhiệm vụ quản lý tiền mặt và thu chi tiền mặt.

* Kế toán thanh toán: Theo dõi thu chi của Công ty.

SƠ ĐỒ TỔ CHƯC BỘ MÁY KẾ TOÁN

4.2 Hình thức tổ chức công tác kế toán

Để phù hợp với quy mô kinh doanh và tổ chức quản lý của Công ty, lãnhđạo Công ty và Kế toán trưởng đã lựa chon hình thức tổ chức bộ máy kế toán tậptrung Theo hình thức này Công ty chỉ tổ chức một phòng Tài chính – kế toán làmnhiệm vụ hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

và lập báo cáo toàn Công ty

KẾ TOÁN TRƯỞNG

KếtoánXNK

Thủquỹ

Kếtoánthanhtoán

Kếtoántiềnlương

4.3.Tình hình công tác quản lý hàng hoá ở Công ty

Do đặc điểm kinh doanh của Công ty nên việc tổ chức quản lý hàng hoá làviệc làm rất cần thiết Nhận thức được vấn đề Công ty đã chú trọng đến công tácquản lý hàng hoá ngay từ khâu mua vào đến khâu bảo quản, trông coi Công tácquản lý hàng hoá của Công ty được tiến hành cả về mặt hiện vật và giá trị hànghoá mua về được quản lý theo dõi từng loại, từng lô vì cùng một loại hàng nhưngmỗi lần nhập lại có giá trị khác nhau Để tránh mất mát những chi tiết cấu thànhnên hàng hóa, chất lượng hàng hoá và để quản lý tốt hàng hoá Công ty đã xâydựng Nội quy, quy chế quy định rõ trách nhiệm cho các phòng ban, các bộ phậnphối hợp cùng thực hiện như phòng kinh doanh, phòng tổ chức hành chính,phòng tài chính – kế toán… trong đó phòng tài chính kế toán có trách nhiệm kiểmtra giám sát và phản ánh kịp thời cả về số lượng và giá trị hàng hoá trong quátrình nhập – xuất hàng hoá tồn kho, tổ chức công tác ghi chép từ khâu hạch toánban đầu đến khâu xác định kết quản kinh doanh

4.4.Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty

Hiện nay Công ty đang áp dụng chế dộ kế toán mới ban hành theo quyếtđịnh số 1441TC/QD/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ trương Bộ Tài chính

Căn cứ vào tổ chức bộ máy kế toán Công ty và đặc điểm quy mô hoạt động kinhdoanh, Công ty áp dụng hình thức kế toán “Chứng từ ghi sổ” để tổ chức ghi chépcác nghiệp vụ kinh tế phát sinh

- Chứng từ gốc: Phiếu thu, phiếu chi, Phiếu xuất kho, hoá đơn các loại…

- Sổ kế toán tổng hợp: gồm Chứng từ ghi sổ, sổ cái.

- Sổ kế toán chi tiết.

Các loại sổ kế toán trên được quản lý chặt chẽ theo sự phân công của Kếtoán trưởng sho từng nhân viên kế toán có trách nhiệm về những điều ghi trong

sổ và việc bảo quản trong suốt thời gian dùng sổ Để phản ánh kịp thời, chính xác,trung thực, liên tục, có hệ thống và quy củ về hoạt động kinh doanh, tình hình sửdụng vốn của Công ty.Các nhân viên kế toán căn cứ vào chứng từ gốc để vào sổ.Nhân viên nào được phân công giữ sổ kế toán nào thì căn cứ vào chứng từ gốccủa phần hành đó để ghi vào sổ

Các mặt hàng kinh doanh của Công ty thường có số lượng nhiều, giá trịlớn Để đảm bảo quản lý chặt chẽ Công ty áp dụng phương pháp kê khai thườngxuyên

SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN THEO HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ

(1) (1)

CHỨNG TỪ GỐC(Bảng tổng hợp chứng từ

gốc)

Sổ quỹ

Sổ (thẻ) hạch toánchi tiết

(2)

(3)

(4) (5)(8)

(9) (6)

(7)

Ghi hàng ngày: (7)

Ghi cuối tháng:

Quân hệ đối chiếu:

II- THỰC TẾ TỔ CHỨC KẾ TOÁN BÁN HÀNG Ở CÔNG TY THIẾT BỊ PHỤ TÙNG

VÀ XĂNG DẦU

1 Tổ chức công tác hạch toán ban đầu

Để quản lý và theo dõi chặt chẽ sự biến động của hàng hoá, mọi nghiệp vụxuất - nhập kho phải được phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác vào các chứng từ,

sổ sách theo mẫu biểu quy định Những chứng từ này là cơ sở pháp lý để hạchtoán quá trình xuất – nhập kho hàng hoá và để kiểm tra chính xác việc ghi sổ kếtoán, đảm bảo tính hợp lý của chứng từ Nhận thức được tầm quan trong của vấn

đề này, Công ty Thiết bị Phụ tùng và xăng dầu rất chú trọng đến công tác hạchtoán ban đầu Việc tổ chức tốt hạch toán ban đầu đã giúp Công ty ghi chép, phảnánh được kịp thời, đầy đủ và trung thực các số liệu kế toán để Giám đốc Công ty

có thể điều hành và quản lý các hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp cóhiệu quả

* Chứng từ sử dụng

Công ty sử dụng chứng từ kế toán theo Quyết định số 1441/TC/QĐ/CĐKTngày 1/11/1995, Thông tư sửa đổi tháng 3/1998, Thông tư số 100/1998/TT-BTCngày 15/7/1998 về hướng dẫn thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệpcủa Bộ Tài chính, các chứng từ kế toán về xuất kho hàng hoá bao gồm:

khoản

Báo cáo kế toán

- Hợp đồng mua bán hàng hoá

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

- Hoá đơn GTGT

- Giấy báo có, bản sao kê của Ngân hàng

- Báo cáo bán hàng và phiếu thu tiền của nhân viên

- Các chứng từ khác có liên quan

* Qúa trình lập và luân chuyển chứng từ tại Công ty

- Đối với chứng từ xuất: Công ty sử dụng hoá đơn GTGT làm phiếu xuấtkho do Bộ Tài chính phát hành

- Trình tự tiến hành như sau: Căn cứ vào nhu cầu của khách hàng đến muahàng hay đến gia hạn theo hợp đồng đã ký kết, phòng Kinh doanh ký hợp đồngbán hàng hoá Căn cứ vào hợp đồng này nhân viên bán hàng tại phòng Kinhdoanh viết hoá đơn GTGT theo hai chỉ tiêu số lượng và giá trị Hoá đơn GTGTđược lập thành 3 liên

+ Liên 1 (liên đen) lưu làm gốc, thủ kho dùng để vào thẻ thẻ kho

+ Liên 2 (liên đỏ) giao cho khách hàng

+ Liên 3 (liên xanh) gửi cho phòng Tài chính Kế toán để hạch toán

Trên hoá đơn GTGT phải ghi rõ hình thức thanh toán Nếu khách hàng trảtiền ngay thì được xác nhận là đã thu tiền còn nếu khách hàng nợ phải ghi rõ để

kế toán theo dõi tình hình công nợ

Khách hàng cầm liên 2 và liên 3 của hoá đơn GTGT chuyển cho thủ kholàm căn cứ xuất hàng giao cho khách

Từ 1/1/1999 thuế GTGT được áp dụng trong các doanh nghiệp thuộc mọithành phần kinh tế trong xã hội việc tính thuế được tiến hành ngay trên hoá đơnbán hàng Do vậy việc tính thuế minh bạch, rõ ràng, đơn giản hơn cho kế toánviên, tránh được sự ùn tắc trong việc tính thuế vào cuối mỗi kỳ kế toán

Dẫn chứng: ngày 20/12/2001 Công ty thiết bị phụ tùng và xăng dầu bán choCông ty cơ khí Đông anh 01 chiếc máy búa hơi với số tiền 646.666.667đồng(chưa có VAT) Giá vốn là 560.000.000đồng.

Mẫu hoá đơn GTGT

Biểu số 2

HOÁ ĐƠN GTGT

Ngày 20 tháng 02 năm 2001

Mẫu số 01GTKT – 3LL CQ/01-B

No 033130

Đơn vị bán hàng : Công ty thiết bị phụ tùng và xăng dầu

Địa chỉ : Số 4 Trần Hưng Đạo

Điện thoại : 9331738 Mã số thuế 0100106994 –1

Họ và tên người mua hàng : Công ty cơ khí Đông anh

Đơn vị : Khối A2 Thị trấn Đông anh – Hà nội

Hình thức thanh toán : Mua chịu Mã số thuế : 0100106391

STT Tên hàng hoá -dịch vụ Đơn vịtính lượngSố Đơn giá Thành tiền

Thủ trưởng đơn vị(Ký, ghi rõ họ tên)

Dẫn chứng: ngày 30/10/2001 Công ty thiết bị phụ tùng và xăng dầu bán choCông ty Khuê minh 01 chiếc máy xúc đào HITACHI với số tiền 282.525.000 đồng(thuế suất 5% ) Giá vốn là 281.314.000đồng

No 033106

Đơn vị bán hàng : Công ty thiết bị phụ tùng và xăng dầu

Địa chỉ : Số 4 Trần Hưng Đạo

Điện thoại : 9331738 Mã số thuế 0100106994 –1

Họ và tên người mua hàng : Công ty Khuê minh

Đơn vị :

Hình thức thanh toán : Mua chịu Mã số thuế : 0100106372

STT Tên hàng hoá -dịch vụ Đơn vị tính lượngSố Đơn giá Thành tiền

Số tiền bằng chữ: Hai trăm chín mươi tư triệu, sáu trăm năm mươi mốt ngàn, ba trăm đồng chẵn

Người mua hàng

(Ký, ghi rõ họ tên)

Kế toán trưởng(Ký, ghi rõ họ tên)

Thủ trưởng đơn vị(Ký, ghi rõ họ tên)Các Hoá đơn khác cũng tương tự

2 Kế toán tổng hợp bán hàng.

2.1 Các tài khoản sử dụng để hạch toán quá trình bán hàng

TK 156: Hàng hoá : Dùng để phản ánh trị giá thực tế hàng hoá tại kho, tạicacá cửa hàng, chi tiết theo từng kho, từng loại từng nhóm, thứ hàng hoá

TK511: Doanh thu bán hàng: Dùng để phản ánh tổng số doanh thu bánhàng thực tế của doanh nghiệp và các khoản giảm doanh thu

TK531:Hàng bán bị trả lại:Phản ánh doanh thu của số hàng hoá đã tiêu thụnhưng bị khách hàng trả lại

TK532: Giảm giá hàng bán : Dùng để theo dõi toàn bộ các khoản giảm giáhàng bán cho khách hàng trên giá bán đã thoả thuận

- TK632: Giá vốn hàng bán : Phản ánh trị giá vốn hàng đã tiêu thụ trong kỳ

Và các tài khoản các có liên quan

2.2 Phương thức bán hàng.

Trong nên kinh tế thị trường hiện nay các doanh nghiệp phải cạnh tranhnhau rất gay gắt thì công tác tiêu thụ hàng hoá được đặt lên vị trí quan tâm hàngđầu Việc tiêu thụ hàng hoá được gắn liền với phương thức bán hàng ở Công ty

đã áp dụng phương thức bán hàng trực tiếp Phương thức bán hàng trực tiếp làcông ty giao hàng cho khách tại kho của Công ty Khách hàng sau khi ký vàochứng từ bán hàng của doanh nghiệp thì hàng được xác định là đã bán Lúc nàyquyền sở hữu của hàng hoá được chuyển qua người mua

2.3 Kế toán doanh thu bán hàng.

Quá trình bán hàng là quá trình thực hiện quan hệ trao đổi thông qua cácphương thức thanh toán để thực hiện giá trị sản phẩm hàng hoá Trong đó Công

ty chuyển giao hàng hoá cho khách hàng còn khách hàng phải trả cho doanhnghiệp khoản tiền tương ứng với giá bán của hàng hoá đó theo giá quy định

hoặc thoả thuận Thời điểm xác định doanh thu bán hàng sẽ tuỳ theo phươngthức bán hàng và phương thức thanh toán tiền hàng.

Doanh thu bán hàng là tổng trị giá thực hiện do hoạt động sản xuất kinhdoanh tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, cung cấp lao vụ dịch vụ cho khách hàng yêucầu của công tác quản lý và hạch toán doanh thu bán hàng là phải theo dõi vàxác định được doanh thu bán hàng trong kỳ có chi tiết với từng hoá đơn bánhàng

Để đẩy nhanh việc tiêu thụ hàng hoá thực hiện việc khoán doanh thu tốithiểu cho các phòng kinh doanh Doanh thu bán hàng của Công ty là doanh thubán hàng do các phòng kinh doanh thực hiện Nhân viên kế toán được phâncông nghiệp vụ kế toán bán hàng theo dõi trên tài khoản 511 “ Doanh thu banhàng” tức là theo dõi về số doanh thu của khối lượng hàng hoá được xác định làtiêu thụ (người mua đã trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán) Giá bán được hạchtoán là giá bán thực tế tức là số tiền ghi trên hoá đơn hay hợp đồng mua bánhàng hoá (giá thực tế đích danh)

Doanh thu bán hàng hoá chủyêú là các máy móc, thiết bị doanh số thu đượctrong quý IV năm 2001 là 20.750/269.370đ

2.4 Kế toán theo dõi thanh toán với người mua.

Trong quá trình tổ chức tiêu thụ hàng hoá có sự kết hợp chặt chẽ, nhịpnhàng, ăn khớp tạo điều kiện thuận lợ cho khách hàng làm thủ tục nhận hàng vớithời gian nhanh nhất áp dụng phương thức thanh toán thích hợp với điều kiệncủa từng khách hàng, công ty đã kết hợp nhiều hình thức thanh toán như:

- Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt, ngân phiếu hoặc séc đối với nhữngkhách hàng mua ít, không mua hàng thường xuyên hoặc những khách hàng đápứng được yêu cầu thanh toán trực tiếp Với phương thức này đảm bảo thu đượcvốn nhanh và tránh tình trạng chiếm dụng vốn

- Người mua ứng trước tiền hàng áp dụng đối với khách hàng có nhu cầu đặtmua theo yêu cầu, mua một lúc với số lượng lớn mà Công ty chưa thể đáp ứngđược ngay

- Thanh toán chậm áp dụng đối với khách hàng có quan hệ thanh toánthường xuyên, sòng phẳng và có uy tín với Công ty Trong trường hợp này Công

ty thường bị chiếm vốn nhưng bù lại khách hàng phải chịu lãi xuất do việc trảchậm

Thực tế ở Công ty thiết bị phụ tùng và xăng dầu việc theo dõi thanh toán vớikhách hàng được thực hiện trên sổ TK 131 Sổ này được mở cho cả năm và theotừng quý Cơ sở để ghi sổ là các hoá đơn bán hàng, các giấy nhận nợ và ácchứng từ liên quan, sổ này theo dõi chi tiết cho từng người mua

Ví dụ: Trong quý IV/2001 Công ty thiết bị phụ tùng và xăng dầu mở chi tiết TK 131với khách hàng là Công ty TNHH Khuê minh

3 Kế toán thuế và các khoản giảm trừ

3.1.Kế toán thuế

Hiện nay tại Công ty việc tính thuế GTGT được áp dụng theo phương thứckhấu trừ Công ty luôn xác định được trách nhiệm của mình là phải tính toán chínhxác và nộp đầy đủ kịp thời, đảm bảo nguồn thu cho NSNN

Theo luật thuế GTGT đối với doanh nghiệp thuộc diện nộp thuế GTGT theophương pháp khấu trừ như Công ty thì phần thuế phải nộp đựoc tách riêng khôngtính vào doanh thu bán hàng và được theo dõi trên bàng kê thuế đầu ra Cuốitháng tổng hợp thuế GTGT đầu vào để khấu trừ với đầu ra được phần thuế phảinộp cho Nhà nước Căn cứ để lập tờ khai là bảng kê thuế đầu vào và bảng kêthuế đầu ra, sổ theo dõi tình hình nộp thuế

Thuế GTGT phải nộp = Thuế GTGT đầu ra - thuế GTGT đầu vào

Thuế GTGT đầu ra = Giá tính thuế của hàng hoádịch vụ chịu thuế bán ra x Thuế suất thuế GTGT của hàng hoá dịch vụ đó

Mua vào

Thuế GTGT

đầu vào = Tổng số thuế GTGT ghi trên hoá đơnGTGT mua hàng hoá, dịch vụ

TỜ KHAI THUẾ GIÁ TRỊ GIA TĂNGTên cơ sở: Công ty thiết bị phụ tùng và xăng dầu

Địa chỉ: Số 4 Trần Hưng Đạo – Quận Hoàn kiếm – Hà Nội

1 Hàng hoá dịch vụ bán ra

2 Hàng hoá dịch vụ chịu thuế GTGT

a Hàng hoá xuất khẩu thuế suất

b Hàng hoá dịch vụ thuế suất 5%

c Hàng hoá dịch vụ thuế suất 10%

d Hàng hoá dịch vụ thuế suất 20%

3 Hàng hoá dịch vụ mua vào

4 Thuế GTGT hàng hoá dịch vụ mua vào

5 Thuế GTGT được khấu trừ

6 Thuế GTGT phải nộp (+) hoặc được thoái(-) trong kỳ (tiền thuế 2-5)

7 Thuế GTGT kỳ trước chuyển qua

8 Thuế GTGT đã nộp trong tháng

9 Thuế GTGT được hoàn trong tháng

10 Thuế GTGT phải nộp trong tháng

Số tiền thuế phải nộp (ghi bằng chữ):

Trên tờ khai xác định rõ doanh thu (chưa có thuế GTGT) và thuế GTGT củahàng hoá, dịch vụ mua vào, hoặc bán ra, số thuế GTGT phải nộp hoặc đượchoàn trả trong tháng

- Khi xác định thuế GTGT phải nộp, kế toán căn cứ thuế GTGT đầu vào vàđầu ra tính khấu trừ.

- Nếu thuế GTGT đầu ra lớn hơn hoặc bằng thuế GTGT đầu vào, kế toánkhấu trừ thuế đầu vào ghi:

3.2 Các khoản giảm trừ doanh thu

Trong quá trình tiêu thụ hàng hoá diễn ra ở Công ty khá tốt nên trong nămkhông thấy xảy ra hiện tượng hàng bán bị trả lại

Các khoản giảm trừ ở Công ty:

+ Chiết khấu hàng hoá+ Giảm giá hàng bán+ Hàng bán bị trả lại+ Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu

- Đối với hàng hoá bị trả lại, kế toán sử dụng TK 531:

+ Xác định doanh số hàng bán bị trả lại và việc xoá nợ cho khách hoặc thanh toán tiền cho khách.

Nợ TK 531

Có TK 131, 111, 112 + Đồng thới phản ánh số hàng trả lại nhập kho:

Nợ TK 156

Có TK 632

Có TK 1331 + Nếu hàng bị trả lại ở kỳ sau, ngoài hai bút toán trên kế toán phải ghi thêm bút toán xoá giá trị vốn của hàng bị trả lại:

Nợ TK 532

Có Tk 131 Cuối kỳ kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu vào tổng doanh thu

để tính doanh thu thuần

bị phụ tùng và xăng dầu giá vốn hàng bán chính là giá thực tế đích danh Để hạchtoán Công ty sử dụng TK 156 “Hàng hoá” và TK632 “Giá vốn hàng bán”

4.2.Kế toán chi phí bán hàng

Để thực hiện quá trình tiêu thụ hàng hoá các doanh nghiệp phải chi ra các khoản chi phí nhất định gọi là chi phí bán hàng Nhiệm vụ của kế toán là phải theodõi hạch toán đầy đủ tất cả các khoản chi phí có liên quan đến quá trình tiêu thụ

Chi phí bằng tiền mặt bao gồm chi phí bằng tiền gửi ngân hàng, tiền mặt phục vụ qua trình vận chuyển hàng hoá, chi phí dịch vụ mua ngoài

4.3.Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp

Ở Công ty thiết bị phụ tùng và xăng dầu chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm các khoản sau:

- Chi phí tiền lương, BHXH của nhân viên quản lý

- Chi phí khấu hao, nhà cửa, máy móc thiết bị phục vụ cho công tác quản lý trong toàn doanh nghiệp

- Các khoản chi phí bằng tiền khác

Chi phí quản lý doanh nghiệp được tập hợp trên TK 642 Đến cuối kỳ được kết chuyển sang TK 991 – xác định kết quả kinh doanh

Cuối tháng nếu số lượng hàng tồn kho lớn, đồng thời chi phí phát sinh trong

ký nhiều, kế toán tiến hành phân bổ chi phí cho hàng tồn kho cuối kỳ và hàng hoá bán ra theo công thức sau:

Chi phí phân bổ

cho hàng tồn

=

CFBH phân bổ chohàng tồn kho đầu kỳ +

CFBH cần phân bổphát sinh trong kỳ

x

Trị giá hànghoá tồn kho cuối kỳ Trị giá hàng tồn kho

cuối kỳ

+ Trị giá hàng xuấttrong kỳ

cuối kỳ

CFBH phân bổ

hàng bán ra =

CFBH phân bổ chohàng tồn kho đầu kỳ +

CFBH phátsinh trong kỳ

-

CFPB cho hàngtồn kho cuối kỳ

Chi phí phân bổ cho hàng tồn kho cuối kỳ được kết chuyển sang TK 142, kếtoán ghi:

Nợ TK142

Có TK641, 642Như vậy, tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ở Công

ty thiết bị phụ tùng và xăng dầu như hiện nay đã đáp ứng được yêu cầu quản lýcủa doanh nghiệp và từ đó có thể tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu trên các sổ

kế toán

Căn cứ vào các khoản chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệpphát sinh trong kỳ kế toán ghi vào “chứng từ ghi sổ” cuối kỳ kết chuyến sangTK911 để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ:

Nợ TK911 – Xác định kết quả kinh doanh

Có TK641 – Chi phí bán hàng

Có TK642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

5 Kế toán xác định kết quả tiêu thụ ở Công ty thiết bị phụ tùng và xăng dầu

Mục đích kinh doanh của Công ty trong nền kinh tế thị trường quan tâmnhất là kết quả kinh doanh và làm sao bán được càng nhiều hàng càng tốt Nhiệm

vụ của kế toán là phải tính toán, theo dõi, ghi chép đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh

để trên cơ sở đó xác định kết quả kinh doanh chính xác, kịp thời

Kết quả kinh doanh của Công ty thiết bị phụ tùng và xăng dầu chủ yếu là dobán hàng, việc xác định kết quả kinh doanh được tiến hành vào cuối mỗi quý và làphần chênh lệch giữa doanh thu thuần so với trị giá vốn, các chi phí, đựoc tínhtheo công thức sau:

Lãi

trước

thuế

= Tổng doanh

thu thuần - Tổng giá vốn hàng bán - CF bán hàng - CF quản lý doanh nghiệp

Để phản ánh kết quả kinh doanh kế toán sử dụng TK911 “Xác định kết quả kinh doanh”, TK421 “Lãi chưa phân phối”

Sau đây là sơ đồ hạch toán kết quả kinh doanh của Công ty thiết bị phụ tùng và xăng dầu:

TK156 TK632 TK911 TK511 TK131,111

Doanh thu Trị giá vốn

Nợ TK511

Có TK911Kết chuyển chi phí bán hàng

Nợ TK911

Có TK641

Có TK 142 (nếu có)Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp

Nợ TK911

Có TK 642

Có TK142 (nếu có)Sau khi kết chuyển, kế toán tiến hành so sánh số phát sinh nợ và số phátsinh có trên TK911 Lãi, lỗ là số chênh lệch giữa số phát sinh nợ và số phát sinh

Nợ Tk421

Có TK911Định kỳ cứ 15 ngày một lần các phòng kinh doanh nộp “Bảng kê hàng hoábán ra” trong tháng cùng với Hoá đơn bán hàng Căn cứ vào đó kế toán ghi vàochứng từ ghi sổ, sổ chi tiết các tài khoản:

Trên bảng kê này ghi rõ tên hàng hoá bán ra, giá vốn hàng bán chưa có thuế, thuế GTGT và tổng giá thanh toán Tương ứng với mỗi dòng trong Bảng kê là mộtHoá đơn bán hàng.

Căn cứ vào số liệu tổng cộng trên Bảng kê kế toán vào chứng từ ghi sổ số

01 rồi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và vào sổ cái TK511 theo định khoản:

(kèm theo Bảng kê hàng hoá bán ra – biểu số 07)

Doanh thu bán Bugi, tiết chế 131 511

3331

95.2380954.761.905Doanh thu bán máy đào thuỷ lực Komasu 131 511

3331 144.112.0007.205.637

Căn cứ vào số liệu trên bảng kế kế toán vào Chứng từ ghi sổ số 03 rồi vào

Sổ đâng ký chứng từ ghi sổ và vào Sổ cái TK 511

Biểu số 10

CHỨNG TỪ GHI SỔ

Ngày 31tháng 10 năm 2001

Số 03 (kèm theo bảng kê hàng hoá bán ra – biểu số 9)

Doanh thu bán máy xúc đào HITACHI 131 511

3331 282.525.04714.126.253Doanh thu bán máy ủi và máy đào 131 511 499.866.638

3331Doanh thu bán xe xúc bà nâng hàng 3T 131 511

3331

22.493.3322.020.013

Căn cứ vào số liệu trên bảng kế kế toán vào Chứng từ ghi sổ số 05 rồi vào

Sổ đâng ký chứng từ ghi sổ và vào Sổ cái TK 511