CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG CỦA CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT

Tính toán và phân bổ chính xác kịp thời trị giá vật liệu xuất dùng cho các đốitượng khác nhau kiểm tra chặt chẽ việc thực hiện định mức tiêu hao vật liệu, pháthiện và ngăn chăn kịp thời

CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG CỦA CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT.

Quản lý và hạch toán vật liệu là một bộ phận cấu thành quan trọng trong hệthống quản lý tài chính Nó có vai trò tích cực trong điều hành và kiểm soát cáchoạt động kinh tế sản xuất của doanh nghiệp Vật liệu là đầu vào của sản xuất, sựtiêu hao vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất quyết định đến chất lượng và giáthành của sản phẩm, nó là nhân tố ảnh hưởng trực tiếp đến thành quả của doanhnghiệp trước yêu cầu của nền kinh tế thị trường

I SỰ CẦN THIẾT PHẢI TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU ỞDOANH NGHIỆP SẢN XUẤT

1.1 Vị trí của nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất.

Trong doanh nghiệp khi tiến hành sản xuất đều phải có ba yếu tố cơ bản là: tưliệu lao động, đối tượng lao động và sức lao động Nguyên vật liệu nào cũng là đốitượng lao động nhưng không phải bất cứ đối tượng lao động nào cũng là nguyênvật liệu, chỉ khi đối tượng lao động đó thay đổi do lao động thì nó mới là nguyênvật liệu Ví dụ như gỗ ở trên rừng không phải là nguyên vật liệu, nhưng nếu chúngđược dùng để cung cấp cho công nghiệp chế biến thì lại là nguyên vật liệu bởi gỗ

đó được lao động của con người tác động vào

Do đó, nguyên vật liệu là đối tượng lao động đã được thay đổi do lao động cóích của con người tác động vào

Nguyên vật liệu là đối tượng lao động, một trong ba yếu tố cơ bản của quátrình sản xuất và là cơ sở chủ yếu hình thành nên sản phẩm mới, nên chất lượngcủa sản phẩm mới cao hay thấp bởi nguyên vật liệu dùng để sản xuất sản phẩm đó.Xét về mặt hiện vật, nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuấtnhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất nguyên vật liệu bị tiêu hao toàn bộkhông giữ nguyên được hình thái ban đầu

Xét về mặt giá trị, nguyên vật liệu được chuyển dịch toàn bộ một lần giá trịvào giá trị sản phẩm mới tạo ra

Xét về mặt chi phí, nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong toàn bộ chịphí sản xuất Giảm mức tiêu hao vật chất trong sản xuất cho một đơn vị sản phẩm

là một trong những nhân tố quyết định đến thành công của công tác tổ chức sảnxuất kinh doanh Giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu trong sản xuất có ý nghĩa rấtquan trọng trong việc hạ thấp chi phí sản xuất Giảm mức tiêu hao nguyên vật liệutrong sản xuất là cơ sở để tăng thêm sản phẩm cho xã hội Điều đó còn có ý nghĩa

là cùng với một lượng nguyên vật liệu như cũ có thể làm ra một khối lượng sảnphẩm lớn hơn thúc đẩy tiến bộ khoa học trong sản xuất

Xét về mặt vốn: nguyên vật liệu là thành phần quan trọng của vốn lưu độngcủa doanh nghiệp, đặc biệt với vốn dự trữ nguyên vật liệu Vì vậy việc tăng tốc độluân chuyển vốn lưu động không thể tách rời việc dự trữ và sử dụng nguyên vậtliệu một cách hợp lý Vậy việc quản lý vật liệu phải bao gồm trên các phương diện: sốlượng, chất lượng, chủng loại và giá trị từ khâu cung cấp tới quá trình sử dụng

Như vậy, nguyên vật liệu có vị trí đặc biệt quan trọng mà không thể phủ nhậnđược trong quá trình sản xuất

1.2 Vai trò của kế toán trong việc quản lý và sử dụng nguyên vật liệu.

Trong điều kiện nền kinh tế thị trường, kế toán nói chung và kế toán nguyênvật liệu nói riêng là công cụ quản lý kinh tế trực tiếp của mọi doanh nghiệp sảnxuất Nếu kế toán nguyên vật liệu ở doanh nghiệp tốt sẽ góp phần đáng kể vào việcquản lý nguyên vật liệu ở doanh nghiệp đó

Hạch toán kế toán vật liệu là việc ghi chép phản ánh đầy đủ tình hình thumua, nhập, xuất nguyên vật liệu Thông qua tài liệu kế toán biết được chất lượng,

số lượng, chủng loại vật liệu có đảm bảo hay không, số lượng thừa hay thiếu đốivới sản xuất Từ đó người quản lý đề ra các biện pháp thiết thực nhăm phục vụ sảnxuất đầy đủ, kịp thời, ngăn ngừa hiện tượng hư hao, mất mát, lãng phí nguyên vật liệu

Để thực hiện chức năng giám đốc của kế toán, xuất phát từ yêu cầu đặc điểmquản lý vật liệu, Nhà nước đã xác định nhiệm vụ kế toán vật liệu trong các mặt: sốlượng, chất lượng, chủng loại, giá trị và thời gian cung cấp

Tính toán và phân bổ chính xác kịp thời trị giá vật liệu xuất dùng cho các đốitượng khác nhau kiểm tra chặt chẽ việc thực hiện định mức tiêu hao vật liệu, pháthiện và ngăn chăn kịp thời những trường hợp sử dụng vật liệu sai mục đích lãng phí.Thường xuyên kiểm tra việc thực hiện định mức dự trữ vật liệu, phát hiện kịpthời các loại vật liệu ứ đọng, kém phẩm chất, chưa cần dùng và có biện pháp giảiphóng để hồi vốn nhanh chóng, hạn chế các thiệt hại.

Thực hiện việc kiểm kê vật liệu theo yêu cầu quản lý lập các báo cáo về vật liệutham gia công tác phân tích việc thực hiện kế hoạch thu mua dự trữ, sử dụng vật liệu

1.3 Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu.

1.3.1 Phân loại nguyên vật liệu.

Trong qúa trình sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp sử dụng một lượngnguyên vật liệu lớn, bao gồm nhiều chủng loại với công dụng khác nhau, được sửdụng ở nhiều địa bàn khác nhau Do đó để thống nhất công tác quản lý vật liệugiữa các bộ phận có liên quan đòi hỏi phải phân loại nguyên vật liệu thì mới tổchức tốt việc hạch toán và quản lý vật liệu

Căc cứ vào nội dung kinh tế và chức năng công dụng của nguyên vật liệutrong qúa trình sản xuất nguyên vật liệu được chia thành các loại sau

Nguyên vật liệu chính (bao gồm cả nửa thành phần mua ngoài) là đối tượng

lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể của sản phẩm sắt, thép trong các doanhnghiệp chế tạo máy, cơ khí, xây dựng cơ bản, bông trong các doanh nghiệp dệt kéosợi, vải trong các doanh nghiệp may Nguyên vật liệu cũng bao gồm cả nửa thànhphẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất chế tạo ra sản phẩm hànghoá

Vật liệu phụ: là các loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất không

cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm mà nó có thể kếp hợp với vật liệu chínhlàm thay đổi màu sắc, hình dáng bề ngoài của sản phẩm, hoặc tạo điều kiện choquá trình chế tạo sản phẩm được thực hiện bình thường, hoặc phục vụ cho nhu cầu

công nghệ, kỹ thuật, phục vụ cho quá trình lao động phục vụ sản xuất cho việc bảoquản bao gói sản phẩm như các loại thuốc nhuộm, thuốc tẩy, sơn, dầu, xàphòng vv.

Nhiên liệu: về thực chất là một loại vật liệu phụ, nó có tác dụng cung cấp

nhiệt lượng trong qúa trình sản xuất, kinh doanh Bao gồm các loại ở thể lỏng, khí,rắn dùng để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho các phương tiện vật tải,máy móc thiết bị phục vụ cho qúa trình hoạt động sản xuất kinh doanh như xăng,dầu, than, hơi đốt

Phụ tùng thay thế: bao gồm các loại phụ tùng chi tiết dùng để thay thế sữa

chữa máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải

Thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các loại thiết bị, phương tiện được sử dụng

cho công việc xây dựng cơ bản (cả thiết bị cần lắp, không cần lắp) công cụ, và vậtkết cấu dùng để lắp đặt các công trình xây dựng cơ bản

Phế liệu: là các loại nguyên vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất sản phẩm

như gỗ, sắt, thép vụn hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định.Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và kế toán chi tiết của doanh nghiệp mà trongtừng loại vật liệu nêu trên lại được chia ra từng nhóm, từng thứ một cách chi tiết hơn

1.3.3 Đánh giá nguyên vật liệu theo giá thực tế.

Đối với vật liệu nhập: tuỳ theo từng nguồn nhập mà giá thực tế được tiếnhành đánh giá như sau:

Đối với vật liệu mua ngoài: giá thực tế là giá mua trên hoá đơn gồm cả thuếnhập khẩu và thuế khác nếu có cộng với chi phí thu mua thực tế như (chi phí vận

chuyển, bốc dỡ, bảo quản, bảo hiểm, thuê kho bãi, tiều phạt, tiền bồi thường, chiphí nhân viên ) trừ các khoản triết khẩu, giảm giá (nếu có).

Đối với vật liệu doanh nghiệp tự gia công chế biến: giá thực tế vật liệu xuấtthuê chế biến cộng các chi phí bỗ dỡ đến nơi thuê chế biến và từ nơi đó về doanhnghiệp cùng với số tiền trả đơn vị nhận gia công chế biến

Giá thực tế vật liệu góp phần liên doanh: là giá vốn do hội Đồng liên doanhquyết định

Đối với vật liệu xuất kho: khi xuất dùng nguyên vật liệu kế toán sử dụng giáthực tế để theo dõi tình hình luân chuyển vật liệu nên phải căn cứ vào đặc điểm củadoanh nghiệp chuyển vật liệu nên phải căn cứ vào đặc điểm của doanh nghiệp màlựa chọn phương pháp tính giá vật liệu xuất kho thích hợp, chính xác Việc tính giávật liệu xuất kho có lựa chọn từ một trong các phương pháp sau:

+ Tính theo đơn giá bình quân tồn kho đầu kỳ: theo phương pháp này giá thực

tế vật liệu xuất kho được tính trên cơ sở số lượng vật liệu xuất dùng và đơn giábình quân vật liệu tồn kho đầu kỳ

+ Tính theo đơn giá bình quân tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ(bình quân giánguyên) về cơ bản phương pháp này giống như phương pháp trên nhưng đơn giávật liệu được tính bình quân cho cả số tồn kho đầy kỳ và nhập trong kỳ

+ Tính theo giá thực tế đích danh: phương pháp này thường áp dụng đối vớiloại vật liệu có giá trị cao, các loại vật liệu đặc trưng

Đơn giáGiá thực tế VL tồn đầu kỳ + giá thực tế VL nhập trong kỳ

bình quân=

gia quyềnSố lượng VL tồn đầu kỳ + số lượng VL nhập trong kỳ

Đơn giáSố lượng

+ Tính theo giá thực tế nhập trước xuất trước (FiFo) Theo phương pháp nàytrước hết ta phải xác định đơn giá thực tế nhập kho của từng lần nhập Sau đó căn

cứ vào số lượng xuất kho tính giá thực tế xuất kho theo đơn giá nhập trước, số cònlại (tổng số xuất kho – số xuất thực lần nhập trước) được tính theo đơn giá của lầnnhập sau

Như vậy giá thực tế của vật liệu tồn cuối kỳ chính là giá thực tế của vật liệunhập kho thuộc các lần mua vào sau cùng

+ Tính theo giá nhập sau xuất trước: theo phương pháp này trước hết ta xácđịnh đơn giá thực tế cảu từng lần nhập Sau đó căn cứ vào số liệu xuất kho, tính giáthực tế xuất kho và đơn giá thực tế nhập kho lần cuối rồi mới lần lượt để các lầnnhập trước để thực tế xuất kho Như vậy giá thực tế của vật liệu tồn kho cuối kỳ lại

là giá thực tế vật liệu tính theo đơn giá của lần nhập đầu kỳ

1.3.4 Đánh giá nguyên vật liệu theo giá hạch toán:

Trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán (loại giá ổn định được

sử dụng thống nhất trong phạm vi toàn doanh nghiệp) để theo dõi chi tiết tình hìnhnhập xuất hàng ngày cuối tháng cần phải điều chỉnh giá thực tế vật liệu xuất dùngdựa vào hệ số giá thực tế với giá thực tế hạch toán vật liệu

Tuỳ thuộc vào đặc điểm yêu cầu và trình độ quản lý của doanh nghiệp mà hệ sốgiá vật liệu có thể tính riêng cho từng thứ, từng nhóm hoặc cả loại vật liệu.

1.4 NỘI DUNG CỦA CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU.

1.4.1 Chứng từ kế toán

Kế toán tình hình nhập xuất vật liệu liên quan đến nhiều loại chứng từ kế toánkhác nhau, bao gồm những chứng từ có tính chất bắt buộc lẫn những chứng từ cótính chất hướng dẫn hoặc tự lập

Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo QĐU41/TC/QĐ/CĐKTngày 1/11/1995 của bộ tài chính, các chứng từ về kế toán vật liệu bao gồm

- Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT)

- Phiếu xuât kho (mẫu 02-VT)

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03-VT)

- Bản kiểm kê vật tư sản phẩm hàng hoá (mẫu 08-VT)

Ngoài các chứng từ mang tính chất bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy địnhcủa nhà nước các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướngdẫn như

- Phiếu xuất kho vật tư theo hạn mức (mẫu 04-VT)

- Biên bản kiểm nghiệm vật tư(mẫu 05-VT)

- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu 07-VT)

Và các chứng từ kế toán khác tuỳ thuộc vào tình hình cụ thể của từng doanhnghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt động và các thành phần kinh tế khác nhau.

Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải được lập kịp thời đầy

đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung phương pháp lập Người lập chứng

từ phải chịu trách nhiệm về việc ghi chép, tính chính xác về số liệu của các nghiệp

vụ kinh tế

1.4.2 Các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu.

Kế toán chi tiết vật liệu tuỳ thuộc vào phương pháp hạch toán chi tiết áp dụngtrong doanh nghiệp mà sử dụng các sổ (thẻ) kế toán chi tiết sau

- Sổ (thẻ) kho

- Sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu

- Sổ đối chiếu luân chuyển

- Sổ số dư

- Sổ (thẻ) kho (mẫu 06-VT) được sử dụng để theo dõi số lượng nhập xuất tồnkho của từng thứ vật liệu theo từng thẻ kho Thẻ kho do phòng kế toán lập và ghicác chỉ tiêu tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số vật liệu Sau đó giao chothủ kho ghi chép tình hình nhập xuất tồn hàng ngày về mặt số lượng

Sổ (thẻ) kế toán chi tiết, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số dư vật liệu được sửdụng để hạch toán tình hình nhập xuất kho vật liệu Về mặt giá trị hoặc cả về mặt lượng

và giá trị tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp

Ngoài các sổ kế toán chi tiết nêu trên có có thể sử dụng cụ thể bảng kê nhậpxuất, các bảng kê này kê tổng hợp nhập xuất, tồn kho vật liệu phục vụ việc ghichép đơn giản, nhanh chóng kịp thời

Tổ chức kế toán chi tiết vật liệu ở kho và ở phòng kế toán có mối liên hệchặt chẽ với nhau Sự kết hợp giữa thủ kho và kế toán nếu nhịp nhàng và hài hoà sẽtrách được sự trùng lặp và phức tạp trong quá trình hạch toán, chính sự kết hợp này

đã hình thành nên các phương pháp hạch toán chi tiết phù hợp với yêu cầu và trình

độ của đội ngũ cán bộ trong doanh nghiệp Kế toán chi tiết vật liệu có thể tiến hànhtheo các phương pháp sau:

1.4.2.1 Phương pháp thẻ song song.

Ở kho: thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày căn cứ vào chứng từnhập, xuất để ghi số lượng vật liệu vào thẻ kho và cuối ngày tính ra số tồn kho củatừng loại vật liệu trên thẻ kho

Ở phòng kế toán: sử dụng sổ chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình nhập xuất,tồn của từng loại vật liệu cả về mặt số lượng, lẫn giá trị

Hàng ngày hoặc định kỳ, khi nhận được các chứng từ nhập, xuất vật liệu đượcthủ kho chuyển lên kế toán phải tiến hành kiểm tra, ghi giá và phản ánh vào sổ chitiết Cuối tháng căn cứ vào các sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vậtliệu

SƠ ĐỒ KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT LIỆU THEO PHƯƠNG PHÁP THẺ SONG SONG

: Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu,kiểm tra

THẺ KHO

CHỨNG TỪ XUẤT

SỔ (THẺ) KẾ TOÁN CHI TIẾT

Bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn vật liệu

CHỨNG TỪ NHẬP

BẢNG TỔNG HỢP NHẬP XUẤT TỒN KHO VẬT LIỆU

Xuất trongtháng

Tồn cuốitháng

NVL chính

-VL chính A

Cộng:

NVL phụ

- VL phụ A

- VL phụ B

Cộng:

: Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu,kiểm tra

Tổng cộng

1.4.2.2 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển

Ở kho: Thủ kho vẫn sử dụng các thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất,tồn, của từng loại vật liệu về mặt số lượng

Ở phòng kế toán: Để theo dõi từng loại vật liệu nhập, xuất về số lượng và giátrị kế toán sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển, chỉ ghi chép 1 lần vào cuối tháng trên

cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập xuất trong tháng và mỗi danh điểm vật liệu đượcghi 1 dòng trên sổ đối chiếu luân chuyển

Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển

BẢNG KÊ NHẬP VẬT LIỆU

vậtliệu

Đơnvị

Đơngiá

Sốlượng

Số tiền Có TK 331Ngà

Bảng kê xuất (nếu có)

Bảng kê xuất (nếu có) Chứng từ xuất

: Ghi hàng ngày

: Ghi cuối tháng

: Đối chiếu,kiểm tra

SỔ ĐỐI CHIẾU LUÂN CHUYỂN

Đơn giá

Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn Đơ

n giá BQ

Số lượn g

Giá trị

Số lượn g

Giá trị Số

lượn g

Giá trị Số

lượn g

Gi á trị

Ở phòng kế toán : Nhân viên kế toán vật liệu có trách nhiệm định kỳ (3-5)ngày xuống kho để kiểm tra, hướng dẫn việc ghi chép của thủ kho và xem xét cácchứng từ nhập xuất đã được thủ kho phân loại Sau đó ký nhận vào phiếu giaonhận chứng từ, thu nhận phiếu này kèm theo các chứng từ nhập xuất có liên quan.Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất nhận được kế toán phải đối chiếu với cácchứng từ khác có liên quan, sau đó căn cứ vào giá hạch toán đang sử dụng để ghigiá vào các chứng từ và vào cốt số tiền của phiếu giao nhận chứng từ Từ phiếugiao nhận chứng từ kế toán tiến hành ghi vào bảng luỹ kế nhập xuất tồn vật liệu.Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn được mở riêng cho từng kho và mỗi danh điểmvật liệu được ghi riêng 1 dòng.

Số dư trên bảng luỹ kế phải khớp với số tiền được kế toán xác định trên sổ số

dư do thủ kho chuyển về

SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN CHI TIẾT VẬ LIỆU THEO PHƯƠNG PHÁP SỔ SỐ DƯ

Đối chiếu kiểm traGhi hàng ngày