NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HẠCH TOÁN VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT

Vai trò và nhiệm vụ của kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất : Kế toán vật liệu là việc ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về tình hình thumua, vận chuyển, baỏ quản, nhập, xuấ

NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HẠCH TOÁN VẬT

LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT

Đối tượng lao động là một trong những điều kiện không thể thiếu đối vớiqua trình sản xuất Biểu hiện cụ thể của đối tượng lao động chính là các loạinguyên vật liệu Trong đó nguyên liệu là những đối tượng lao động chưa qua chếbiến, vật liệu là những đối tượng lao động đã qua chế biến hay vật liệu là đối tượnglao động đã được thay đổi do lao động có ích của con người tác động

* Đặc điểm của vật liệu :

- Vật liệu thuộc tài sản lưu động, là tài sản dự trữ quan trọng nhất của sảnxuất

- Vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định Dưới tác độngcủa lao động, vật liệu sẽ bị tiêu hao hoàn toàn hoặc thay đổi hình thái vật chất banđầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm

- Về mặt giá trị, khi tham gia vào sản xuất, vật liệu chuyển dịch một lần

toàn bộ giá trị của chúng vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ Điều này đượcthể hiện ở chỗ chi phí vật liệu là chi phí phân bổ một lần

* Vai trò của vật liệu trong sản xuất :

Doanh nghiệp sản xuất cần phải có nguyên vật liệu mới tạo ra sản phẩm Vìvậy, đảm bảo cung ứng, dự trữ đồng bộ, kịp thời, chính xác nguyên vật liệu là điềukiện có tính chất tiền đề để quá trình sản xuất diễn ra liên tục Hơn nữa, đảm bảocung ứng vật liệu có chất lượng tốt còn là điều kiện nâng cao chất lượng sản phẩm,

góp phần sử dụng vật liệu tiết kiệm vật liệu, tăng năng suất lao động Mặt khác, dogiá trị vật liệu chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm nên chi phí vậtliệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm Vì vậy,chỉ cần một sự biến động nhỏ của vật liệu cũng ảnh hưởng trực tiếp đến những chỉtiêu quan trọng của doanh nghiệp như doanh thu, giá thành, lợi nhuận.

Về vốn, vật liệu là thành phần quan trọng của vốn lưu động đặc biệt là vốn

dự trữ Để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn cần phải tăng tốc độ luân chuyển củavốn lưu động và điều đó không thể tách rời việc dự trữ và sử dụng vật liệu hợp lý,tiết kiệm Tiết kiệm vật liệu nghĩa là đã giảm được chi phí, hạ giá thành, tăng lợinhuận doanh nghiệp Việc giảm chi phí vật liệu hợp lý có ý nghĩa lớn nhưng yêucầu là không làm ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm

* Yêu cầu quản lý vật liệu:

Xuất phát từ đặc điểm quan trọng của vật liệu trong quá trình sản xuất kinhdoanh, đòi hỏi công tác quản lý phải chặt chẽ ở mọi khâu từ thu mua, bảo quản, sửdụng và dự trữ

- Ở khâu thu mua:

Mỗi loại nguyên vật liệu có tính chất lý hoá khác nhau, công dụng khácnhau, mức độ và tỷ lệ tiêu hao khác nhau, do đó thu mua phải làm sao cho đủ sốlượng, đúng chủng loại, phẩm chất tốt, giá cả hợp lý, chỉ cho phép hao hụt trongđịnh mức, đặc biệt quan tâm đến chi phí thu mua nhằm hạ thấp chi phí vật liệu mộtcách tối đa và phải đảm bảo đúng tiến độ thời gian, phù hợp với kế hoạch sản xuấtkinh doanh của doanh nghiệp

- Ở khâu bảo quản:

Phải tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, trang bị đầy đủ các phương tiện cân, đo,đong, đếm, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại vật liệu, tránh bị hưhỏng, mất mát, hao hụt, đảm bảo an toàn

- Ở khâu dự trữ:

Đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định được mức dự trữ tối thiểu, tối đa để đảmbảo quá trình sản xuất kinh doanh được bình thường, không bị ngừng trệ, giánđoạn do cung cấp không kịp thời hoặc gây tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quánhiều

- Ở khâu sử dụng:

Cần phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụngvật liệu trong sản xuất kinh doanh Cần sử dụng vật liệu hợp lý, tiết kiệm trên cơ sởđịnh mức và dự toán chi phí Điều này có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp chiphí sản xuất và giá thành sản phẩm, tăng thu nhập, lợi nhuận tích luỹ cho doanhnghiệp

* Vai trò của vật liệu trong sản xuất :

Doanh nghiệp sản xuất cần phải có nguyên vật liệu mới tạo ra sản phẩm Vìvậy, đảm bảo cung ứng, dự trữ đồng bộ, kịp thời, chính xác nguyên vật liệu là điềukiện có tính chất tiền đề để quá trình sản xuất diễn ra liên tục Hơn nữa, đảm bảocung ứng vật liệu có chất lượng tốt còn là điều kiện nâng cao chất lượng sản phẩm,góp phần sử dụng vật liệu tiết kiệm vật liệu, tăng năng suất lao động Mặt khác, dogiá trị vật liệu chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm nên chi phí vậtliệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm Vì vậy,chỉ cần một sự biến động nhỏ của vật liệu cũng ảnh hưởng trực tiếp đến những chỉtiêu quan trọng của doanh nghiệp như doanh thu, giá thành, lợi nhuận

Về vốn, vật liệu là thành phần quan trọng của vốn lưu động đặc biệt là vốn

dự trữ Để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn cần phải tăng tốc độ luân chuyển củavốn lưu động và điều đó không thể tách rời việc dự trữ và sử dụng vật liệu hợp lý,tiết kiệm Tiết kiệm vật liệu nghĩa là đã giảm được chi phí, hạ giá thành, tăng lợinhuận doanh nghiệp Việc giảm chi phí vật liệu hợp lý có ý nghĩa lớn nhưng yêu

cầu là không làm ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm

Vai trò và nhiệm vụ của kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất :

Kế toán vật liệu là việc ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về tình hình thumua, vận chuyển, baỏ quản, nhập, xuất, tồn kho vật liệu Hạch toán vật liệu là công

cụ đắc lực giúp cho lãnh đạo doanh nghiệp nắm được tình hình cụ thể về vật liệu

để đề ra hướng chỉ đạo sản xuất kinh doanh Hạch toán vật liệu chính xác, kịp thời,đầy đủ thì lãnh đạo doanh nghiệp mới nắm được chính xác tình hình thu mua, dựtrữ, xuất dùng vật liệu từ đó đề ra biện pháp quản lý vật liệu thích hợp Cũng thôngqua số liệu kế toán, các nhà quản lý biết được số lượng, giá trị của từng loại vậtliệu để có kế hoạch cung ứng kịp thời phục vụ cho sản xuất, hạn chế sự hao hụt

lãng phí, đảm bảo sử dụng vật liệu một cách tiết kiệm nhất nhưng vẫn đảm bảochất lượng sản phẩm và tiến độ sản xuất.

Để phát huy hết vai trò của mình đối với việc quản lý vật liệu thì kế toán vậtliệu cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:

- Thực hiện đánh giá, phân loại vật liệu phù hợp với nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp

- Tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với phương pháp

kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp, để ghi chép, phân loại, tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm

- Tham gia vào việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua vật liệu, tình hình thanh toán với người bán và tình hình sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh

2 Phân loại vật liệu:

Vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp có nhiều loại, nhiều thứ, có vai tròcông dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh Trong điều kiện đó đòihỏi các doanh nghiệp phải phân loại vật liệu thì mới tổ chức tốt việc quản lý vàphân loại vật liệu

Trong thực tế quản lý và hạch toán vật liệu ở các doanh nghiệp , đặc trưngthông dụng nhất để phân loại vật liệu là vai trò và tác dụng của vật liệu trong sảnxuất Theo đặc trưng này, vật liệu ở các doanh nghiệp được chia thành các loại:

nhân viên chức(dầu nhờn, hồ keo, thuốc nhuộm, thuốc nhuộm, thuốc tẩy, thuốcchống rỉ , hương liệu, xà phòng, rẻ lau,…).

+ Nhiên liệu:

Vè thực chất, nhiên liệu là một loại vật liệu phụ nhưng nó được tách ra thànhmột loại riêng vì việc sản xuất và tiêu dùng nhien liệu chiếm tỷ trọng lớn trong nềnkinh tế quốc dân, mặt khác nó có yêu cầu và kỹ thuật quản lý hoàn toàn khác vớivật liệu phụ thông thường Nhiên liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quátrình sản xuất kinh doanh tạo điều kiện cho quá trình sản xuất kinh doanh diễn rabình thường Nó có thể tồn tại ở thể rắn, thể lỏng và thể khí như than, củi, xăng,dầu, ga,

+ Phụ tùng thay thế:

Là những vật tư dùng để thay thế, bảo dưỡng, sửa chữa cho máy móc, thiết

bị, phương tiện vật tải,

+ Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản:

Là các vật liệu và thiết bi( cần lắp và không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khícụ, ) mà doanh nghiệp mua vào để đầu tư cho xây dựng cơ bản

3 Tính giá vật liệu:

Tính giá vật liệu là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán vậtliệu Tính giá vật liệu là dùng tiền để biểu hiện giá trị của chúng theo những

nguyên tắc, phương pháp nhất định Lựa chọn phương pháp tính giá trong kỳ hợp

lý để đảm bảo phản ánh chính xác chi phí vật liệu trong giá thành sản phẩm mới và

dự trữ vật liệu cuối kỳ Vì vậy, tính giá vật liệu là nhiẹm vụ không thể thiếu của tổchức hạch toán, là tiền đề để hình thành hệ thống thông tin chính xác về vật liệu sửdụng và dự trữ

Trong công tác hạch toán vật liệu ở các doanh nghiệp sản xuất, vật liệuđược tính theo giá thực tế (giá gốc) Giá thực tế là giá được hình thành trên cơ sởcác chứng từ hợp lệ minh chứng các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp để tạo

ra vật liệu

a) Giá thực tế vật liệu nhập kho:

Giá thực tế sẽ có thuế GTGT nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theophương pháp trực tiếp và không có thuế GTGT nếu doanh nghiệp tính thuế GTGTtheo phương pháp khấu trừ Trong các doanh nghiệp sản xuất, giá thực tế vật liệunhạp kho được xác định theo từng nguồn nhập:

+ Đối với vật liệu mua ngoài:

Giá thực tế nhập kho gồm giá mua ghi trên hóa đơn người bán cộng (+) thuếnhập khẩu(nếu có) và các chi phí thu mua thực tế(chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chiphí nhan viên thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, chi phí thuê kho , thuêbãi, bảo hiểm, hao hụt trong định mức, tiền phạt lưu kho, lưu hàng, lưu bãi,…) trừ(-) các khoản giảm giá hàng mua được hưởng

+ Đối với vật liệu tự sản xuất:

Tính theo giá thành sản xuất thực tế

+ Đối với vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến:

Giá thực tế gồm giá trị vật liệu xuất chế biến cùng các chi phí có liên quannhư tiền thuê gia công, chế biến, chi phí vận chuyển , bốc dỡ , hao hụt trong địnhmức,…)

+ Đối với vật liệu nhận góp vốn liên doanh, cổ phần:

Giá thực tế vật liệu nhập kho là giá do các bên tự thỏa thuận (+) các chi phítiếp nhận ( nếu có)

+ Đối với vật liệu được tặng , thưởng, viện trợ: Giá thực tế vật liệu nhập kho

được tính theo giá thị trường tương đương cộng các chi phí liên quan đến việc tiếpnhận

+ Đối với phế liệu thu hồi:

Giá thực tế vật liệu nhập kho là gía ước tính có thể sử dụng được hay gía trịthu hồi tối thiẻu

b) Giá thực tế vật liệu xuất kho:

Tùy theo đặc điẻm hoạt động của từng doanh nghiệp và yêu cầu quản lý,trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán mà doanh nghiệp có thể sử dụng một trongcác phương pháp tính giá xuất sau nhưng phải tuân thủ nguyên tắc nhất quán tronghạch toán, nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng

* Phương pháp giá thực tế đích danh:

Theo phương pháp này, hàng được xác định theo đơn chiếc hay từng lôvàgiữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến xuất dùng Khi xuất dùng hàng nào(lô hàngnào)sẽ xác định theo giá thực tế đích danh của hàng(lô hàng đó) Phương pháp nàythích hợp với những doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng từng lô vật liệunhập kho

+ Ưu điểm:

- Tính gía vật liệu xuất kho chính xác

- Áp dụng có hiệu quả trong các doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệunhưng có giá trị lớn và mang tính đặc thù

+ Nhược điểm :

Đòi hỏi công tác quản lý phải chặt chẽ và hạch toán chi tiết, tỉ mỉ

* Phương pháp giá hạch toán:

Theo phương pháp này, toàn bộ vật liệu biến động trong kỳ được phản ánhtheo giá hạch toán( giá kế hoạch hoặc một loại giá ổn định trong kỳ) Cuối kỳ, kếtoán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức:Giá thực tế vật liệu

xuất dùng trong kỳ(hoặc

tồn cuối kỳ)

=

Giá hạch toánvật liệu xuất dùngtrong kỳ(hoặc tồncuối kỳ)

Giá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ và nhập

trong kỳPhương pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có nhiều danh điểm vậtliệu và trình độ kế toán cao

* Phương pháp giá đơn vị bình quân:

Theo phương pháp này, giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ được tínhtheo giá trị bình quân( bình quân cả kỳ dự trữ, bình quân cuối kỳ trước hoặc bìnhquân sau mỗi lần nhập)

Giá thực tế vật liệu

xuất dùng =

Số lượng vật liệuxuất dùng x

Giá đơn vịbình quân

Có ba phương pháp xác định giá đơn vị bình quân:

Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ( bình quân gia quyền )

cuối kỳ

trước

Lượng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ (hoặc cuối kỳ

trứơc)+ Ưu điểm:

Đơn giản, phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu trong kỳ

nhập+ Ưu điểm:

Phương pháp này khắc phục được nhược điểm của hai phương pháp trên,vừa đảm bảo tính kịp thời của số liệu kế toán , vừa chính xác, vừa phản ánh đượctình biến động của giá cả

+ Nhược điểm:

Việc tính toán phức tạp, tốn nhiều công sức với doanh nghiệp áp dụng kếtoán thủ công bởi vì sau mỗi lần vật liệu nhập kho, kế toán lại phải tính lại giá bìnhquân do vậy chỉ nên áp dụngvới những doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu, sốlần nhập, xuất không nhiều, thực hiện kế toán máy

* Phương pháp nhập trước, xuất trước(FIFO):

Phương pháp này giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trước sẽ xuất trước, xuấthết số nhập trước thì mới xuất đến số nhập sau theo giá thực tế của từng lô hàngxuất Nói cách khác, cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của vật liệu muatrước sẽ được dùng làm giá để tính giáthực tế của vật liệu xuất trước và do vậy, gíatrị vật liệu tồn kho cuối kỳ là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng trong kỳ

+ Ưu điêm:

Gần đúng với luồng nhập, xuất vật liệu trong thực tế Phương pháp này gầnvới phương pháp giá thực tế đích danh do đó sẽ phản ánh tương đối chính xác giátrị vật liệu xuất kho và tồn kho Hơn nữa, giá trị vật liệu tồn kho sẽ được phản ánhgần sát với giá thị trường bởi vì giá trị vật liệu tồn kho bao gồm giá trị của vật liệuđược mua ở những lần sau cùng

+ Nhược điểm:

- Làm cho doanh thu hiện tại không phù hợp với những khoản chi phí hiệntạivì theo phương pháp này doanh thu hiện tại được tạo ra bởi giá trị của vật liệuđược mua vào từ cách đó rất lâu

- Khối lượng công việc hạch toán lớn

Phương pháp này chỉ áp dụng ở những doanh nghiệp có ít vật liệu, số lầnnhập kho của mỗi danh điểm vật liệu không lớn

* Phương pháp nhập sau, xuất trước( LIFO ):

Phương pháp này giả định rằng lô vật liệu nào nhập kho sau thì xuất trước,xuất hết lô vật liệu nhập sau mơí đến lô vật liệu nhập trước Phương pháp này phùhợp khi giá cả thị trường có xu hướng tăng lênvì khi đó doanh nghiệp giảm được

số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp cho nhà nước

bi nhìn nhận kém hơn so với khả năng thực tế

- Phương pháp này bỏ qua việc nhập xuất vật liệu trong thực tế

- Chi phí quản lý vật liệu của doanh nghiệp có thể cao vì phải mua them vậtliệu nhằm tính vào giá vốn hàng hóa những chi phí mới nhất với giá cao

Phương pháp LIFO và phương pháp FIFO có những tác đọng trái ngượcnhau tới kết quả tài chính của doanh nghiệp Phương pháp FIFO cung cấp nhữngthông tin hợp lý, đúng đắn về giá trị vật liệu trên bảng cân đối kế toán (BCĐKT)nhưng lại làm doanh thu hiện tại không phù hợp với chi phí trên báo cáo kết quảkinh doanh(BCKQKD) Ngược lại, phương pháp LIFO làm cho doanh thu phù hợpvới chi phí trên BCKQKD nhưng lại phản ánh giá trị vật liệu ở mức lạc hậu so vớigiá trị thị trường của nó trên BCĐKT Trong khi đó phương pháp giá bình quân làphương pháp trung hòa giữa hai phương pháp trên

* Phương pháp giá vật liệu tồn cuối kỳ:

Với các phương pháp trên, để tính được giá thực tế vật liệu xuất kho đòi hỏi

kế toán phải xác định lượng vật liệu xuất kho căn cứ vào các chứng từ xuất Tuynhiên, trong thực tế có những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật liệu với mẫu

mã khác nhau, giá trị thấp lại được xuất dùng thường xuyên sẽ không có điền kiệnkiểm kê từng nghiệp vụ xuất kho Trong điều kiện đó, doanh nghiệp phải tính giácho số lượng vật liệu tồn kho cuối kỳ,sau đó mới xác định được giá thực tế của vậtliệu xuất kho trong kỳ:

x Đơn giá vật liệu nhập

+

Giá thực tếvật liệu tồnkho đầu kỳ

-Giá thực tếvật liệu tồnkho cuối kỳ+Ưu điểm:

- Đơn giản, nhanh chóng, việc tính giá vật liệu xuất kho không phụ thuộcvào tần suất nhập, xuất vật liệu trong kỳ

+ Nhược điểm:

Độ chính xác không cao, không phản ánh được sự bién động của giá cả

II HẠCH TOÁN CHI TIẾT VẬT LIỆU:

Trong doanh nghiệp sản xuất , vật liệu bao gốm rất nhiều chủng loại khácnhau với số lưọng và giá trị khác nhau Để qúa trình sản xuất diễn ra liên tục thìphải thường xuyên đảm bảo đủ lượng vật liệu cho tiêu dùng và dự trữ Do đó cácdoanh nghiệp phải tiến hành hạch toán chi tiết vật liệu để theo dõi thườngxuyênông thôn tình hình nhập, xuất , tồn vật liệu cả ở kho và phòng kế toán trên cơ

sở các chứng từ nhập, xuất kho ban đầu

Hạch toán chi tiết vật liệu là việc các doanh nghiệp tổ chức hệ thống chứng

từ, mở sổ, thẻ kế toán chi tiết và vận dụng một phương pháp kế toán chi tiết vậtliệu cho phù hợp để tăng cường cho công tác quản lý vật liệu nói riêng, quản lý tàisản nói chung

Để tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu, các doanh nghiệp sử dụng một sốchứng từ ban đầu mang tính bắt buộc theo qui định của Bộ tài chính bao gồm:

+ Phiếu nhập kho(Mẫu 01-VT)

+ Phiếu xuất kho(Mẫu 02- VT)

+ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ(Mẫu 03-VT)

+ Thẻ kho(Mẫu 06- Vt)

+ Biên bản kiểm kê VT, sản phẩm, hàng hóa(Mẫu 08- VT)

Ngoài các chứng từ trên, tùy theo yêu cầu quản lý và điều kiện cụ thể củamỗi doanh nghiệp mà vận dụng thêm các chứng từ khác mang tính hướng dẫn như:

+ Biên bản kiểm nghiệm vật tư(Mẫu số 04-VT)

+ Phiếu xuất vật tư theo hạn mức(Mẫu số 04- VT)

+ Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ(Mẫu số 07-VT)

Các phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu bao gồm:

+ Phương pháp thẻ song song

+ Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển

+ Phương pháp sổ số dư

Mỗi phương pháp này đều có những ưu điểm, nhược điểm và phạm vi ápdụng riêng nhưng đều nhằm mục đích theo dõitình hình nhập, xuất, tồn vật liệu về

số lượng và giá trị cả ở kho và phòng kế toán

1 Phương pháp thẻ song song:

Theo phương pháp này, để hạch toán nghiệp vụ nhập, xuất và tồn kho vậtliệu , ở kho phải mở thẻ kho để ghi chép về mặt số lượng và phòng kế toán phải

mở thẻ kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép về mặt số lượng và giá trị

Thẻ kho được mở cho từng danh điểm vật liệu và phát cho thủ kho sau khi

đã đăng ký vào sổ đăng ký thẻ kho

* Tại kho:

Hàng ngày, khi nhận các chứng từ nhập, xuất vật liệu , thủ kho phải kiểm tratính hợp pháp, hợp lý của chứng từ rồi tiến hành ghi số lượng thực nhập, thực xuấtvào chứng từ và thẻ kho, cuối ngày thủ kho tiến hành tổng cộng số nhập, xuất tính

ra số tồn kho trên thẻ kho Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho

Đối với phiếu xuất vật tư theo hạn mức, sau mỗi lần xuất thủ kho phải ghi sốthực xuất vào thẻ kho mà không đợi đến khi kết thúc chứng từ mới ghi một lần

Thủ kho phải thường xuyên đối chiếu số tồn kho trên thẻ kho với số liệuthực tế còn lại ở kho để đảm bảo sổ sách và hiện vật luôn khớp nhau Hàng ngàyhoặc định kỳ 3, 5 ngày một lần thủ kho chuyển toàn bộ chứng từ nhập, xuất đãđược phân loại cho từng thứ vật liệu cho phòng kế toán

*Tại phòng kế toán:

Kế toán phải mở sổ(thẻ) kế toán chi tiết cho từng danh điểm vật liệu tươngứng với thủ kho mở ở kho Kế toán sử dụng thẻ(sổ) thẻ kế toán chi tiết vật liệu đểghi chép tình hình nhập, xuất tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị