HOÀN THIÊN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY CÀ PHÊ VIỆT NAM

Từ đó đến nay, TCT đã mở nhiều lớp tập huấn, nhiều cán bộ thuộc nhiều thế hệ đã không ngừng học tập vươn lên và trưởng thành đáp ứng yêu cầu trong điều kiện đổi mới cơ chế quản lý từ cơ

HOÀN THIÊN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI VĂN PHÒNG TỔNG

CÔNG TY CÀ PHÊ VIỆT NAM

Trong thời gian tới khi hội nhập quốc tế, TCT sẽ có nhiều cơ hội và thách thức mới trong hoạt động sản xuát kinh doanh, củng cố tốt hơn thị trường tiêu thụ quốc tế; tranh thủ được vốn đầu tư quốc tế, chuyển giao công nghệ mới, đổi mới toàn diện công nghiệp chế biến, nâng cao chất lượng và đa dạng hoá sản phẩm , tăng khối lượng XK và giá trị kim ngạch XK Để đạt được điều đó, mỗi bộ phận, chức năng quản lý của TCT đều phải hết sức nỗ lực cố gắng, mạnh dạn thừa nhận những ưu điểm khuyết điểm của mình để đưa ra những giải pháp phù hợp với sự phát triển của toàn TCT Trong đó, bộ phận kế toán của TCT cũng có tác động không nhỏ tới tình hình chung của toàn tổng công ty

3.1 Đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán tạI văn phòng Tổng Công Ty

Cà phê VN

3.1.1 Những ưu điểm cơ bản

Sau 10 năm thực hiện điều lệ tổ chức công tác kế toán tại văn phòng TCT Cà phê Việt nam đã có những bước trưởng thành đáng kể Từ những ngày đầu mới thành lập liên hiẹp các xí nghiệp cà phê, đội ngũ kế toán có hơn 350 người là cán

bộ chiến sĩ, sĩ quan ở ác sư đoàn 333,331,359 và các xí nghiệp liên hợp, nông trường, là những cán bộ kế toán đầy tâm huyết với sự nghiệp phát trển cà phê Tuy nhiên, chất lượng nghiệp vụ chưa đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ vào giai đoạn lịch sử ấy Từ đó đến nay, TCT đã mở nhiều lớp tập huấn, nhiều cán bộ thuộc nhiều thế hệ đã không ngừng học tập vươn lên và trưởng thành đáp ứng yêu cầu trong điều kiện đổi mới cơ chế quản lý từ cơ chế hạch toán tập trung bao cấp sang

cơ chế thị trường

Cụ thể, tổ chức công tác kế toán của văn phòng TCT đã có những ưu điểm sau:

+ Văn phòng TCT đã vận dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ có cải tiến trên máy vi tính là phù hợp với đặc điểm, qui mô của TCT đồng thời với đội ngũ cán bộ kế toán có trình độ chuyên môn vững vàng, sử dụng thành thạo máy vi tính thì việc đưa phần mềm kế toán vào áp dụng tại văn phòng là phát huy triệt để năng lực của nhân viên kế toán, nâng cao chất lượng hiệu quả công tác kế toán, đảm bảo thông tin kế toán cung cấp phải phản ánh tình hình hoạt động của văn phòng TCT một cách chính xác, kịp thời

+TCT đã tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán

là phù hợp với TCT là doanh nghiệp nhà nước, gồm nhiều đơn vị thành viên hoạt động trên nhiều địa bàn khác nhau Theo hình thức này, TCT lập ban tài chính kế toán tại văn phòng TCT là đơn vị kế toán cơ sở, còn ở các đơn vị thành viên và các chi nhánh có tổ chức kế toán riêng Ban tài chính kế toán tại văn phòng TCT đồng thời thực hiện toàn bộ công việc kế toán phát sinh tại văn phòng TCT đồng thời tổng hợp số liệu kế toán từ các phòng kế toán của các chi nhánh để lập báo cáo

chung toàn Tổng công ty Vì vậy ban tài chính kế toán tại văn phòng TCT có thể theo dõi, kiểm tra, giám sát tình hình hoạt động của các chi nhánh, phân tích đánh giá và đề ra những biện pháp nhằm phát huy những mặt mạnh và hạn chế mặt yếu cho các chi nhánh

+Công tác tổ chức luân chuyển chứng từ, bảo quản chứng từ được thực hiện tốt, đúng qui định Các chứng từ gốc sau khi được kiểm tra xử lý, kế toán tiến hành

mã hoá chứng từ và nhập vào máy, sau đó ghi vào các sổ tổng hợp, sổ chi tiết và được lưu trữ , bảo quản trên máy bằng mã riêng, tính bảo mật cao.Mặt khác, từ các chứng từ gốc, kế toán cũng vào chứng từ ghi sổvà được bảo quản, lưu trữ đề phòng trường hợp có sự cố về máy tính Như vậy việc bảo quản, lưu trữ chứng từ tại văn phòng TCT được thực hiện đầy đủ, nghiêm túc

+Hệ thống sổ kế toán được sử dụng khá đầy đủ, đúng mẫu biểu qui định, thuận tiện cho việc kiểm tra xử lý của lãnh đạo

+ Tuy trình độ nhân viên kế toán ở văn phòng TCT là khá vững vàng Nhưng để tiến kịp với trình độ ngày càng cao, kiến thức kế toán ngày càng hiện đại, tiên tiến, TCT luôn chú trọng đến việc đào tạo, bồi dưỡng cho các cán bộ kế toán, để đáp ứng yêu cầu của nền kinh tế công nghiệp hoá, hiện đại hoá của đất nước

3.1.2 Những vấn đề cần hoàn thiện

Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm trên, Tổ chức công tác kế toán tại văn phòng TCT Cà phê VN cũng còn một số nhược điểm cần giải quyết như sau:

+Tổ chức công tác hạch toán ban đầu và luân chuyển chứng từ: tạI các chi nhánh, một số nơi còn có hiện tượng chứng từ viết tay, không rõ ràng gây khó khăn cho việc kiểm soát.Việc ghi chép chứng từ ban đầu ở một số chi nhánh còn chưa được thực hiện tốt, còn sửa trên chứng từ, viết sai, các phần trống chưa được gạch bỏ.Việc bảo quản và lưu trữ chứng từ còn được thực hiện ở các chi nhánh, đôi khi khó cho việc giám sát hoạt động của các chi nhánh

+ Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản thống nhất chưa hợp lý:

Xây dựng hệ thống tài khoản kế toán:

Một số khoản cần mở chi tiết như TK 641, TK 511 thì văn phòng lại không mở

mà ghi chung vào TK cấp 1 Như vậy sẽ không phản ánh đúng thực tế từng khoản mục chi phí như: chi phí nhân viên bán hàng, chi phí vận chuyển, chi phí bằng tiền khác gây khó khăn cho công tác quản lý Đồng thời hoạt động kinh doanh chính của TCT chủ yếu là hoạt động XNK trong đó có cả XNK trực tiếp và XNK uỷ thác nhưng khi phản ánh doanh thu thì TCT không phản ánh chi tiết 2 loại này Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán vào hạch toán nghiệp vụ một số trường hợp chưa đúng

Đặc biệt trong việc hạch toán một số nghiệp vụ còn chưa đúng theo nguyên tắc như: TK 642, 1368.336,331…

+Việc vận dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ có cải tiến trên máy vi tính là hợp lý với TCT là DN thực hiện chức năng quản lý nhiều đơn vị thành viên Tuy nhiên, công việc lại dồn vào cuối tháng do chứng từ ghi sổ không được lập hàng ngày, cán bộ kế toán phải đi công tác xa dài ngày Vì không sử dụng sổ đăng

ký chứng từ ghi sổ dẫn đến việc đối chiếu các nghiệp vụ chỉ được thực hiện giữa sổ cái TK và bảng chi tiết số phát sinh Như thế là chưa đầy đủ

+ Tổ chức bộ máy kế toán còn chưa phát huy tối đa năng lực của cán bộ kế toán Trong đó chưa tổ chức bộ phận kế toán quản trị

+ Tổ chức công tác kiểm tra kế toán nội bộ chưa thành lập bộ phận chuyên trách riêng kiểm tra, hướng dẫn thi hành các chế độ thể lệ kế toán

+ Tổ chức định kỳ phân tích hoạt động kinh tế: chưa thực hiện thường xuyên, báo cáo phân tích chưa nêu ra những mặt được của phương hướng giải quyết vướng mắc mà chỉ đề ra hướng dẫn đến chưa nhìn thấy trước triển vọng có thể đạt được

3.2 Phương hướng và giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại văn phòng TCT Cà phê VN:

3.2.1.Sự cần thiết phải hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại văn phòng Tổng Công Ty Cà phê VN

Qua thực trạng tổ chức công tác kế toán tại văn phòng TCT Cà phê VN cho thấy tính cấp thiết của việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tạI văn phòng, nhất

là trong điều kiện áp dụng máy vi tính hiện nay

ở tất cả các quốc gia, khi nói đến hạch toán người ta đều đề cập đến yêu cầu của tổ chức công tác kế toán ở nhiều giác độ khác nhau, song những yêu cầu này mang tính khách quan thể hiện bản chất của kế toán Đó cũng là những căn cứ để góp phần tạo nên chất lượng của thông tin kế toán Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán

ở các doanh nghiệp nói chung và ở TCT Cà phê nói riêng phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- thống nhất, đúng chuẩn mực Nhà nước qui định

- phù hợp với đặc điểm, qui mô hoạt động của TCT, phù hợp với khối lượng, tính chất mức độ phức tạp của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, phù hợp với khả năng đội ngũ cán bộ kế toán, xong phải tuân thủ chấp hành đúng chế độ, thể lệ

kế toán mà bộ tài chính đã ban hành

- Phải kết hợp 3 loại hạch toán: hạch toán thống kê, hạch toán kế toán và hạch toán nghiệp vụ

- Phải đảm bảo phản ánh đầy đủ các chỉ tiêu kinh tế tài chính của công ty trên cơ

sở các chứng từ gốc hợp lý, hợp pháp

- Đảm bảo đơn giản, dễ hiểu, dễ so sánh, đối chiếu

- Đảm bảo nguyên tắc hiệu quả, tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả kinh tế

3.2.2.Phương hướng và giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán:

Qua nghiên cứu thực trạng tổ chức công tác kế toán ở văn phòng TCT Cà phê VN, em mạnh dạn đưa ra một phương hướng và giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại văn phòng TCT Cà phê VN như sau:

3.2.2.1 Hoàn thiện tổ chức công tác hạch toán ban đầu và luân chuyển chứng

từ

a) Lập chứng từ ban đầu:

Tại văn phòng TCT Cà phê VN nói chung mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, trong việc sử dụng kinh phí của TCT đều phải được lập chứng từ theo đúng qui định, ghi chép đầy đủ, kịp thời đúng với sự thực nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh Tại các chi nhánh, một

số nơi còn có hiện tượng chứng từ viết tay, không rõ ràng Để khắc phục tình trạng này, TCT có thể bổ sung thêm 1 số chứng từ, nghiên cứu thống nhất mẫu in ấn, phát hành chứng từ này phục vụ cho việc theo dõi, kiểm soát tại văn phòng TCT được dễ dàng, thuận tiện, chặt chẽ Khi nghiên cứu các chứng từ kế toán với các yếu tố đặc trưng trong mọi trường hợp cần phải đảm bảo tính pháp lý cần thiết của chứng từ kế toán, thuận tiện cho việc lập và sử dụng chứng từ kế toán

Các chứng từ cần bổ sung là:

Chứng từ thanh toán nội bộ

Chứng từ thanh toán tiền thưởng

Các chứng từ chỉ lập một lần và phải ghi chép đầy đủ, có đầy đủ chữ ký của người chịu trách nhiệm và dấu của TCT và phải có chính sách ban hành cụ thể đối với việc sử dụng chứng từ tại văn phòng TCT Viêc xây dựng chứng từ kế toán thống nhất theo một mẫu tạo thuận tiện cho việc ghi chép thu thập thông tin, đảm bảo tính chính xác, trung thực, dễ phân loại Đồng thời thuận tiện trong công tác hạch toán ban đầu trên máy, đảm bảo được yêu cầu cơ bản của việc phân loại thông tin

và mã hoá thông tin

b) Việc ghi chép chứng từ ban đầu ở một số chi nhánh còn chưa được thực hiện tốt,

còn sửa trên chứng từ, viết sai, các phần trống chưa đựợc gạch bỏ Như vậy là đã

vi phạm chế độ chứng từ kế toán Để khắc phục nhược điểm đó, kế toán trưởng cần

có những buổi hướng dẫn chi tiết đến từng loại nghiệp vụ, kiểm tra và xử lý các chứng từ một cách thường xuyên hơn và xử phạt hành chính đối với các chứng từ viết sai để giúp kế toán viên hoặc các nhân viên kinh tế có trách nhiệm hơn và hạn chế những sai sót trong công tác ghi chép, tránh trường hợp chứng từ chồng chất, không xử lý kịp thời những sai sót

c) Tổ chức bảo quản và lưu trữ chứng từ:

Việc thực hiện bảo quản và lưu trữ chứng từ của văn phòng TCT được thực hiện trên máy vi tính là khá tốt Tuy nhiên để phòng trường hợp có sự cố máy vi tính, kế toán cũng phải lưu lại vào sổ sách ở bên ngoài Các chứng từ kế toán đã sử dụng cần phải được sắp xếp, phân loại, bảo quản và lưu trữ theo trình tự thời gian

và đóng lại thành quyển theo từng tháng để theo dõi

Ngoài ra, để thuận tiện cho việc kiểm tra, giám sát hoạt động của các chi nhánh một cách thường xuyên, kịp thơi phát hiện sai sót, gian lận trong việc ghi chép chứng từ, tại các chi nhánh của văn phòng thì toàn bộ chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại các chi nhánh cũng phải được bảo quản lưu trữ tại văn phòng, thuận tiện cho việc kiểm tra, giám sát

Tóm lại, để chứng từ kế toán thực sự chứng minh cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã hoàn thành tại văn phòng TCT , văn phòng TCT phải dựa trên cơ

sở qui định của Nhà nước:

- Danh mục những mẫu chứng từ phải áp dụng đối với từng loại nghiệp vụ

Xây dựng thành qui chế và trình tự ghi chép xử lý, luân chuyển ghi sổ và lưu trữ đối với từng loại chứng từ đảm bảo cho kế toán phản ánh đầy đủ, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong quá trình SXKD

- Thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ và kịp thời tính hợp lý, hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và tính hợp lệ, chính xác của chứng từ trước khi ghi sổ kế toán

3.2.2.2 Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất:

Về việc xây dựng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất:

Như ở trong chương thực trạng tổ chức công tác kế toán tại văn phòng TCT Cà phê

VN cho thấy văn phòng đã sử dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất dược ban hành theo quyết định số 1141/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 kèm theo quyết định

số 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2000 của Bộ Tài Chính Trong đó, TCT sử dụng gần hết các tài khoản trong hệ thống tài khoản , các tài khoản khác công ty không

sử dụng như tài khoản: 156, TK 531, TK 532 là do phần lớn không phát sinh nghiệp vụ có liên quan

Tuy nhiên ở một số tài khoản, văn phòng không mở tài khoản chi tiết để theo dõi chi tiết các khoản phát sinh để phục vụ cho việc quản lý như TK 641, TK 511 dẫn đến việc các nhà lãnh đạo không đưa ra các quyết định chính xác nhằm làm tăng doanh thu và giảm chi phí nào không cần thiết đem lại hiệu quả kinh tế Vì vậy, theo em, TCT cần mở thêm các tài khoản chi tiết đối với TK 641, TK 511 để tiện theo dõi, có thể qui định như sau:

TK 6411 : Chi phí nhân viên

TK 6412 Chi phí vật liệu bao bì

TK 6417 Chi phí dịch vụ mua ngoài

TK 64171 Chi phí giao dịch với khách hàng

TK 64172 Phí kiểm dịch

TK 6418 Chi phí bằng tiền khác

TK 64181 Chi phí để lập bộ chứng từ ( phí thanh toán L/C, thủ tục phí bộ chứng từ, phí thông báo L/C, chi phí lưu kho, vận chuyển

Đối với TK 511 nên mở chi tiết TK 5111 “ Doanh thu XNK”

TK 51111 “Doanh thu XNK trực tiếp”

TK 51112 “ Doanh thu XNk uỷ thác”

TK 5112 “ Doanh thu bán hàng hoá”

Ngoài ra để thuận tiện cho việc kiểm tra, giám sát hoạt động của các chi nhánh một cách chặt chẽ, văn phòng TCT mở thêm các tài khoản chi tiết cho TK phải thu của khách hàng, tạm ứng như:

TK 131A Phải thu của khách hàng A

TK 131B Phải thu của khách hàng B

TK141C Tạm ứng cho cán bộ C

Bởi vì thường các đối tượng khách hàng có quan hệ kinh tế với TCT là những

khách hành lớn trong và ngoài nước cho nên phải mở sổ để theo dõi một cách chi tiết từng đối tượng thuận tiện cho việc kiểm tra, giám sát

Về việc vận dụng hệ thống tàI khoản kế toán vào hạch toán các nghiệp vụ kinh tế

phát sinh:

Bên cạnh đó, việc hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ kế toán một số trường hợp chưa hợp lý theo như chương thực trạng đã trình bày: Trong chương này em xin đưa ra một số ý kiến hoàn thiện về việc hạch toán các

nghiệp vụ như sau:

Kế toán chi phí:

+ Khi nộp hộ tiền điện cho cửa hàng của công ty cung ứng và giới thiệu sản phẩm,căn cứ vào phiếu chi, kế toán nhập số tiền vào máy qua định khoản:

Nợ TK 642 CPQLDN

Có TK 1368 Phải thu nội bộ khác

+Khi cửa hàng trả số tiền điện mà văn phòng đã nộp hộ, căn cứ vào phiếu thu, kế

toán cập nhật vào máy:

Nợ TK 111

Có TK 642 Theo em, khoản tiền điện này là khoản mà văn phòng đã chi hộ cho đơn vị nội bộ, nếu hạch toán như trên thì vô hình chung văn phòng đã làm tăng khoản chi phí QLDN ở văn phòng, ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh Vì vậy, khoản tiền này phải được hạch toán lại như sau:

Khi nộp hộ tiền điện cho cửa hàng của công ty cung ứng và giới thiệu sản phẩm

KT nhập vào máy:

Nợ TK 1368

Có TK 111

Khi cửa hàng hoàn trả lại số tiền văn phòng đã nộp hộ, căn cứ vào phiếu thu, KT cập nhật:

Nợ TK 111

Có TK 1368

- Trong hoạt động XNK uỷ thác, các khoản mà văn phòng TCT đã chi hộ đơn vị được giao uỷ thác,kt cập nhật số liệu vào TK 641, 642 của văn phòng:

+ Khi văn phòng chi các khoản chi hộ, kt nhập :

Nợ TK 1368

Có TK 111,112 + Sau đó kết chuyển vào CPBH, CPQLDN

Nợ TK 641, 642 + Khi đơn vị trả kt cập nhật:

Nợ TK 111,112

Có TK 1368 Đây là các khoản mà văn phòng chi hộ các đơn vị giao uỷ thác và đã được các đơn

vị thanh toán bằng cách trừ vào tiền hàng mà văn phòng phải trả cho đơn vị hoặc đơn vị trả trực tiếp bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Nếu hạch toán như trên là văn phòng đã làm tăng chi phí không đúng qui định Vì vậy nên hạch toán lại như sau:

Khi văn phòng chi hộ đơn vị uỷ thác:

Nợ TK 138

Có TK 111, 112 Khi các đơn vị uỷ thác thanh toán,kt nhập

Nợ TK 111, 112

Có TK 138

Nếu thanh toán bằng cách trừ vào tiền hàng, văn phòng phải trả cho đơn vị uỷ thác:

Nợ TK 338

Có TK 138

Kế toán phải thu nội bộ khác:

Khi cửa hàng cho các đơn vị thành viên vay vốn:

Khi cho vay, kt nhập số tiền cho vay vào máy:

Nợ TK 1368

Có TK 111, 112

Khi tính lãi phải thu của đơn vị vay:

Nợ TK 111,112

Có TK 711

Khi các đơn vị hoàn trả khoản vay:

Nợ TK 11,112

Có TK 1368

Việc phản ánh như trên là chưa đúng qui định Vì theo qui định , nội dung kinh tế của TK 1368 “ phải thu nội bộ khác” dùng để phản ánh vốn, quĩ hoặc kinh phí, các khoản nhờ cấp dưới thu hộ, các khoản chi trả hộ Còn ở đây thực chất là khoản cho vay nên được hạch toán vào TK 138 “ Phải thu khác” như sau:

Khi cho các đơn vị vay, kt nhập vào máy:

Nợ TK138

Có TK 111,112 Khi tính lãi cho vay, kt nhập:

Nợ TK 138

Có TK 711 Khi các đơn vị hoàn trả khoản vay, kt nhập:

Nợ TK 111,112

Có TK 138

Kế toán các khoản phảI thu khách hàng, phảI trả người bán:

Khi thanh toán với các đơn vị uỷ thác phản ánh doanh thu XNK uỷ thác, kt cập nhật vào máy như sau:

Số tiền trả cho đơn vị uỷ thác:

Nợ TK 131

Có TK 331 ( DN ngoài TCT )

Có TK 336 ( DN trong TCT )

Phí uỷ thác thu được :

Nợ TK 331

Nợ TK 336

Nợ TK 136 ( ct TK 1368 )

Có TK 511

Trên thực tế TK 331,336 phản ánh các khoản phải trả người bán, phải trả nội bộ chứ không thể hiện các khoản thanh toán trong hoạt động XNK uỷ thác với các đơn vị uỷ thác Vì vậy nên được hạch toán lại như sau:

Số tiền trả cho các đơn vị uỷ thác:

Căn cứ vào giấy chứng nhận hoàn thành thủ tục hải quan,kt cập nhật:

Nợ TK 131

Có TK 338

Phí uỷ thác thu được:

Nợ TK 138

Có TK 511 ( Ct TK 51112)

Trên đây mới chỉ là một số ý kiến mà em đưa ra dựa vào tầm hiểu biết hạn chế của mình qua quá trình thực tập nghiên cứu về tổ chức công tác kế toán tại văn phòng TCT Em không định phản đối hay bác bỏ cách hạch toán như trên của văn phòngTCT mà chỉ hy vọng những góp ý nhỏ của em phần nào được xem xét và giúp cho tổ chức công tác kế toán tại văn phòng TCT được hoàn thiện hơn

3.2.2.3 Vận dụng hình thức kế toán:

Như trong chương 2 đã trình bày, văn phòng TCT Cà phê VN đang áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ có cải tiến trên máy vi tính là rất phù hợp với đặc thù của văn phòng TCT Nhưng ở văn phòng, việc lập chứng từ ghi sổ lại không được

tiến hành thường xuyên mà thường vào cuối tháng cho nên ảnh hưởng đến việc lập báo cáo Theo em, văn phòng TCT nên qui định định kỳ lập chứng từ ghi sổ theo 7 hoặc 10 ngày một lần để dàn đều công việc

Hơn nữa, trong hình thức này ở văn phòng TCT lại không sử dụng sổ đăng ký chứng từ ghi sổ cho nên việc đối chiếu chỉ được thực hiện giữa sổ cái TK và bảng chi tiết số phát sinh Như vậy theo hình thức này, vẫn cần phải được sử dụng để đối chiếu với bảng cân đối số phát sinh và đảm bảo sự quản lý chứng từ ghi sổ

3.2.2.4 Tổ chức bộ máy kế toán

Tổ chức bộ máy kế toán hợp lý là một yêu cầu đặc biệt quan trọng của tổ chức công tác kế toán, nó có ý nghĩa rất lớn trong việc sử dụng hợp lý cán bộ kế toán, tiết kiệm chi phí và nâng cao chất lượng hạch toán

Tại văn phòng TCT, việc tổ chức bộ máy kế toán và phân công phần hành công vệc kế toán là hợp lý Tuy nhiên, ở văn phòng TCT, khối lượng công việc của

kế toán viên là rất lớn: vừa phản ánh tình hình phát sinh tại văn phòng vừa theo dõi quản lý tình hình hoạt động của các chi nhánh đồng thời còn phải tổng hợp số liệu

tờ các đơn vị thành viên để lập báo cáo chung toàn TCT Vì vậy cần đưa 1 nhân viên kế toán lên làm phó trưởng ban kế toán tài chính kiêm kế toán tổng hợp giúp

kế toán trưởng trong việc kiểm tra, xét duỵêt báo cáo tài chính của các đơn vị thành viên trước khi gửi lên cơ quan chủ quản: Tài Chính, Thống Kê, Ngân hàng (Chẳng hạn kế toán XDCB ) Đồng thời công việc kế toán trước đây đang làm kế toán XDCB chuyển sang cho kế toán phụ trách dự án AFD phụ trách luôn

Kế toán ngân hàng : phân công cả phụ trách kế toán phần vốn góp liên doanh, liên kết

Hiện nay ở nước ta, hầu hết trong cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của donh nghiệp chưa bao gồm bộ phận kế toán quản trị Bộ phận này có nhiệm vụ thu nhận

xử lý thônh tin về hoạt động của donh nghiệp một cách chi tiết cụ thể, phục vụ cho các nhà quản lý trong việc lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra và đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch các hoạt động của donh nghiệp Vì vậy, đối với TCT

Cà phê VN là doanh nghiệp Nhà nước có qui mô lớn, thực hiện chức năng quản lý nhiều đơn vị thành viên thì theo em nên chăng đưa bộ phận kế toán quản trị vào bộ máy kế toán đẻe có thể giúp cho các nhà quản lý ra quyết định đúng đắn, đặc biệt

có tác dụng kiểm soát quản lý toàn Tổng Công Ty.Bộ phận này có thể được tổ chức thành một bộ phận độc lập riêng hoặc có thể ghép vào bộ phận kế toán tổng hợp hay lồng vào trong từng bộ phận, phần hành kế toán để thực hiện hạch toán chi tiết, tỷ mỷ từng phần hành kế toán tàI chính Cụ thể, bộ phận này chuyên trách đảm nhiệm những công việc sau:

- lập dự toán chi phí sản xuất

- thu thập và phân tích thông tin thích hợp

- xây dựng định mức chi phí

- định kỳ tiến hành phân tích tình hínhản xuất kinh donh

- cuối năm tiến hành phân tích tình hình tài chính

Có thể minh hoạ lại