CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP

Để tính toán và tập hợp chính xác chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, kế toán cần phải xác định được trị giá nguyên vật liệu sản xuất đã đưa vào sử dụng, đồng thời chú ý kiểm tra, xác địn

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU

TRONG DOANH NGHIỆP.

I Vai trò và sự cần thiết quản lý và hạch toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp.

1 Nguyên vật liệu và đặc điểm của nguyên vật liệu.

Quá trình lao động là quá trình con người sử dụng tư liệu lao động tác động lên đối tượng lao động, làm thay đổi hình dáng, kích thước, tính chất hoá lý của đối tượng lao động để tạo ra những sản phẩm với chất lượng ngày càng cao Như vậy, một doanh nghiệp muốn tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh phải có đủ 3 yếu

tố cơ bản đó là:

- Tư liệu lao động

- Đối tượng lao động

- Sức lao động

Đối tượng lao động là một trong những điều kiện không thể thiếu trong bất

cứ quá trình sản xuất nào Biểu hiện cụ thể của đối tượng lao động ở đây chính là các loại vật liệu Theo Mác, bất kỳ vật liệu nào cũng là đối tượng lao động song không phải bất cứ đối tượng lao động nào cũng là vật liệu mà chỉ khi đối tượng lao động thay đổi do tác động của con người thì khi đó mới trở thành vật liệu Ví dụ như các loại quặng nằm trong lòng đất thì không phải là vật liệu nhưng than đá, sắt, đồng, thiếc khai thác được trong các quặng ấy lại là vật liệu cho các ngành công nghiệp chế tạo, cơ khí

Vậy vật liệu là đối tượng lao động đã được thay đổi do lao động có ích của con người tác động Trong các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp, vật liệu là tài sản dự trữ quan trọng nhất của sản xuất, thuộc tài sản lưu động

Có thể khái quát một số đặc điểm cơ bản của vật liệu như sau:

- Vật liệu là đối tượng lao động biểu hiện dưới dạng vật hoá, là một trong ba yếu tố cơ bản không thể thiếu được của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất tạo thành sản phẩm mới Kế hoạch sản xuất phụ thuộc rất nhiều vào việc cung cấp vật liệu có đầy đủ, kịp thời, đúng chất lượng hay không Nếu vật liệu có chất lượng tốt, đúng qui định sẽ tạo điều kiện cho sản xuất tiến hành thuận lợi, chất lượng sản phẩm tạo khả năng cạnh tranh trên thị trường

- Vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định, khi tham gia vào sản xuất thì vật liệu chịu sự tác động của lao động, chúng sẽ bị tiêu hao hoàn toàn hoặc bị thay đổi hình dáng vật chất ban đầu tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm

- Về mặt giá trị, khi tham gia vào sản xuất, vật liệu chuyển dịch một lần toàn

bộ giá trị của chúng vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ Điều này thể hiện ở chỗ chi phí vật liệu là khoản chi phí phân bổ một lần

Như vậy, vật liệu có vị trí đặc biệt quan trọng nhưng không thể phủ nhận trong quá trình sản xuất Xuất phát từ tầm quan trọng của vật liệu đối với qúa trình sản xuất trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay, việc giảm chi phí vật liệu hợp lý có ý nghĩa lớn, giảm nhưng không làm ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm

2 Sự cần thiết quản lý và hạch toán nguyên vật liệu.

Vật liệu là tài sản lưu động, đồng thời là một yếu tố chi phí của doanh nghiệp Do vậy, việc hạch toán vật liệu một cách chính xác, hợp lý, có ý nghĩa rất quan trọng trong việc kiểm soát chi phí, giá thành sản phẩm và đáp ứng có hiệu quả các yêu cầu quản lý

a. Đối với việc kiểm soát chi phí

Bảo quản vốn kinh doanh nhất là vốn lưu động cả về mặt hiện vật lẫn giá trị là mối quan tâm của các doanh nghiệp Vật liệu với tư cách là tài sản lưu động, thường chiếm tỷ trọng lớn và chủ yếu trong quá trình sản xuất kinh doanh nên nó

là đối tượng tất yếu của việc kiểm soát chi phí của doanh nghiệp Qúa trình vật liệu tham gia vào sản xuất kinh doanh cho tới khi rút khỏi qúa trình sản xuất kinh doanh chuẩn bị cho qúa trình kinh doanh tiếp theo có thể khái quát qua sơ đồ 1

Đây là sơ đồ phản ánh trị giá vật liệu sử dụng cho sản xuất kinh doanh và tiêu hao toàn bộ vào sản phẩm, dịch vụ Qua đó cho thấy, để kiểm soát sự xuất hiện

và tham gia vào qúa trình sản xuất kinh doanh của vật liệu về mặt giá trị thì kế toán phải hạch toán vật liệu một cách chính xác, hiệu quả và hợp lý Việc đánh giá đúng giá trị thực của vật liệu tồn, nhập, xuất là điều kiện quan trọng để xác định giá trị đích thực của vật liệu tiêu hao cho quá trình sản xuất kinh doanh, từ đó có cơ sở xác định lợi nhuận đã đạt được

Mặt khác, vật liệu thường có nhiều chủng loại khác nhau, mỗi loại có công dụng khác nhau, nếu thiếu một loại nào đó có thể gây ngừng sản xuất, trong khi đó

về việc nhập, xuất vật liệu thường xuyên diễn ra Do đó chỉ có hạch toán vật liệu

chính xác, hợp lý mới đảm bảo theo dõi được tình hình biến động của từng loại vật liệu- đó là cơ sở cho việc theo dõi, kiểm soát vật liệu

Sơ đồ1 : Quá trình luân chuyển nguyên vật liệu.

a Đối với giá thành sản phẩm dịch vụ

Giá thành là chi phí sản xuất tính cho khối lượng hoặc đơn vị sản phẩm (công việc, lao vụ) do doanh nghiệp đã sản xuất hoàn thành Căn cứ, cơ sở để tính giá thành của sản phẩm, công việc, lao vụ đã hoàn thành là các chi phí sản xuất trong kỳ Cùng với chi phí nhân công, chi phí sản xuất chung, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là căn cứ quan trọng để tính giá thành sản phẩm

Để tính toán và tập hợp chính xác chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, kế toán cần phải xác định được trị giá nguyên vật liệu sản xuất đã đưa vào sử dụng, đồng thời chú ý kiểm tra, xác định số nguyên vật liệu đã lĩnh nhưng cuối kỳ chưa sử dụng hết và giá thành của phế liệu thu hồi (nếu có) để loại chi phí nguyên, vật liệu trực tiếp trong kỳ

Chi phí thực tế nguyên vật liệu trong kỳ

Trong qúa trình sử dụng, vật liệu các loại với tư cách là những đối tượng lao động sẽ được tiêu hao hoàn toàn để cấu tạo nên hình thái vật chất của sản phẩm, hoặc tăng thêm chất lượng, màu sắc, giá trị sử dụng, giá trị thương mại của sản phẩm hay phục vụ gián tiếp cho qúa trình sáng tạo khối lượng sản phẩm mới Bởi vậy, giá trị của vật liệu đã tiêu dùng được chu chuyển một lần vào giá phí của sản phẩm mới Để cho sản phẩm được liên tục với mục tiêu sản lượng hàng hoá, dịch

vụ được hoàn thành thì doanh nghiệp phải đảm bảo tốt vấn đề cung ứng đối tượng lao động cho nó mà một vật liệu là đối tượng cơ bản vì qúa trình sản xuất kinh doanh là qúa trình tiêu hao vật liệu và các đối tượng lao động khác để tạo ra một khối lượng vật chất hữu ích khác cho tiêu dùng xã hội

Để tổ chức tốt các yêu cầu trên thì hạch toán vật liệu phải được thực hiện một cách đầy đủ, chính xác, hợp lý để làm căn cứ, cơ sở hạch toán tính giá thành sản phẩm dịch vụ

b. Đối với việc đáp ứng có hiệu quả các yêu cầu quản lý.

Quản lý nguyên, vật liệu trong doanh nghiệp là một yêu cầu quan trọng vì doanh nghiệp cần phải có các thông tin sau để đảm bảo được hiệu quả của quá trình- kinh doanh

+ Mức tồn kho thực tế về nguyên, vật liệu, chênh lệch của mỗi loại vật liệu tồn kho so với định mức dự trữ an toàn của kinh doanh, định mức tối thiểu, tối đa

+ Mức nguyên, vật liệu nhập vào trong kỳ cho mục đích sản xuất kinh doanh

+Tình hình tiêu dùng vật liệu các loại cho sản xuất và sử dụng có hiệu quả

Định kỳ, kế toán cùng các bộ phận phòng ban chức năng cùng phối hợp thực hiện việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch thu mua, tình hình thanh

toán với người bán (nhà cung cấp), tình hình bảo quản, sử dụng vật liệu trong các quá trình sản xuất kinh doanh nhằm phát hiện ra những bất hợp lý trong khâu lập

kế hoạch, quản lý cũng như sử dụng Từ đó điều chỉnh kế hoạch thu mua hợp lý hơn, đề ra các phương hướng, giải pháp hoàn thiện hơn cho việc quản lý, sử dụng vật liệu một cách tiết kiệm, hiệu quả nhằm giảm chi phí, hạ giá thành và tăng lợi nhuận của doanh nghiệp

3 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu.

Trong cơ chế thị trường, sản phẩm ngày càng đa dạng về chủng loại đòi hỏi khối lượng nguyên vật liệu ngày càng tăng, trong khi đó nguyên vật liệu sản xuất trong nước chưa đủ đáp ứng nhu cầu sản xuất, nhiều nguyên vật liệu còn phải nhập ngoại Vì vậy, cần phải quản lý tốt nguyên vật liệu, tìm biện pháp sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm hợp lý nhưng vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm được sản xuất ra

Quản lý tốt nguyên vật liệu sẽ hạn chế được những mất mát, hư hỏng, giảm bớt những rủi ro thiệt hại xảy ra trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, góp phần giảm bớt chi phí, hạ giá thành sản phẩm và nâng cao hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh Quản lý tốt nguyên vật liệu còn là điều kiện để xác định hiệu quả kinh doanh và đánh giá tài sản của doanh nghiệp một cách đầy

đủ, xác thực đảm bảo tính trung thực khách quan của thông tin trình bày trên các báo cáo tài chính của doanh nghiệp

Với ý nghĩa đó, việc quản lý nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp đòi hỏi phải chặt chẽ ở nhiều khâu khác nhau từ khâu thu mua, bảo quản tới khâu dự trữ và

- Ở khâu bảo quản: Việc tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại nguyên vật liệu, tránh hư hỏng, mất mát, đảm bảo chế

độ an toàn là một trong các yêu cầu quản lý nguyên vật liệu

- Ở khâu sử dụng: Sử dụng nguyên vật liệu hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định mức và dự toán chi phí có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm, tăng thu nhập tích luỹ của doanh nghiệp Do vậy, trong khâu này cần phải tổ chức tốt các việc ghi chép phản ánh tình hình xuất dùng nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh

- Ở khâu dự trữ : Đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định được định mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loại nguyên vật liệu đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh tiến hành bình thường, không bị ngừng trệ hay gián đoạn do vịc cung ứng, mua không kịp thời hoặc lâm vào tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều.

4 Yêu cầu và nhiệm vụ của công tác kế toán nguyên vật liệu.

Để cung cấp đầy đủ thông tin về tình hình cung cấp nguyên vật liệu, dự trữ

và sử dụng nguyên vật liệu hợp lý tiết kiệm, ngăn ngừa các hiện tượng hư hỏng, mất mát và lãng phí nguyên vật liệu, công tác hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp công nghiệp cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:

- Thực hiện việc đánh giá và phân loại nguyên vật liệu phù hợp với nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất và yêu cầu quản trị doanh nghiệp

- Tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán, sổ sách kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm

- Tham gia việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, tình hình thanh toán với người bán và tình hình sử dụng nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh

II PHÂN LOẠI VÀ TÍNH GIÁ NGUYÊN VẬT LIỆU

1 Phân loại nguyên vật liệu trong doanh nghiệp

Vật liệụ sử dụng trong các doanh nghiệp có nhiều loại, nhiều thứ, có vai trò, công dụng hết sức khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh Vật liệu cần được hạch toán chi tiết theo từng thứ, từng loại, từng nhóm theo cả hiện vật và giá trị Trên cơ sở đó, xây dựng “danh điểm vật liệu” nhằm thống nhất tên gọi, ký - mã hiệu, qui cách, đơn vị tính và giá hạch toán của từng thứ vật liệu Do vậy, cần thiết phải tiến hành phân loại vật liệu nhằm tạo điều kiện cho việc hạch toán và quản lý vật liệu Căn cứ vào vai trò và tác dụng của vật liệu trong sản xuất, vật liệu được chia thành các loại sau:

Nguyên vật liệu chính: Là những thứ mà sau quá trình gia công, chế biến sẽ thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm (kể cả bán thành phẩm mua vào)

- Vật liệu phụ: Là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị hoặc dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các tư liệu lao động hay phục vụ cho lao động của công nhân viên chức (dầu nhờn, hồ keo, thuốc nhuộm, thuốc tẩy, thuốc chống gỉ, hương liệu, xà phòng, giẻ lau )

- Nhiên liệu: Là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất, kinh doanh như than, củi, xăng dầu, hơi đốt, khí đốt v.v

- Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế cho máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải

- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các vật liệu và thiết bị (cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ ) mà các doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu tư cho xây dựng cơ bản

- Phế liệu: Là các loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản,

có thể sử dụng hay bán ra ngoài (phôi bào, vải vụn, gạch, sắt )

- Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoàI các thứ chưa kể trên như bao

bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủngv.v

Hạch toán theo cách phân loại nói trên đáp ứng được yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại vật liệu Tuỳ vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết, cụ thể của từng doanh nghiệp mà mỗi loại vật tư trên lại được chi tiết thành từng nhóm, từng thứ chi tiết hơn

2 Tính giá nguyên vật liệu

Tính giá nguyên vật liệu, về thực chất là việc xác nhận giá trị ghi sổ của vật liệu được tính theo giá thực tế (giá gốc) Lựa chọn phương pháp tính giá nguyên vật liệu trong kỳ hợp lý để đảm bảo phản ánh chính xác chi phí vật liệu trong giá thành sản phẩm mới và giá trị dự trữ vật liệu ngày cuối kỳ Vì vậy, tính giá vật liệu

là nhiệm vụ không thể thiếu của tổ chức hạch toán, là tiền đề để hình thành hệ thống thông tin chính xác về vật liệu tiêu dùng và dự trữ

Tính giá vật liệu là dùng tiền để biểu hiện giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định Trong công tác hạch toán vật liệu ở các doanh nghiệp công nghiệp, vật liệu được tính theo giá thực tế (giá gốc) Giá thực tế của vật liệu là loại giá được hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ, chứng minh các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp

2.1 Tính giá vật liệu nhập

Tuỳ theo doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp hay phương pháp khấu trừ mà trong giá thực tế có thể có thuế VAT (nếu tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp hay không có thuế VAT (nếu tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ)

• Với vật liệu mua ngoài:

Giá thực tế gồm giá mua ghi trên hoá đơn của người bán cộng thuế nhập khẩu (nếu có) và các chi phí thu mua thực tế (chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí

nhân viên thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, chi phí thuê kho bãI, tiền phạt lưu kho, lưu hàng, lưu bãi ) trừ các khoản giảm giá mua được hưởng.

• Với vật liệu tự sản xuất:

Tính theo giá thành sản xuất thực tế

• Với vật liệu mua ngoài gia công chế biến:

Giá thực tế gồm giá trị vật liệu xuất chế cùng các chi phí liên quan (tiền thuê gia công, chế biến, chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt trong định mức )

• Với vật liệu nhận đóng góp từ các đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia liên doanh:

Giá thực tế là giá thoả thuận do các bên xác định cộng (+) với các chi phí tiếp nhận (nếu có)

• Với phế liệu:

Giá thực tế là giá ước tính có thể sử dụng được hay giá trị thu hồi tối thiểu

• Với vật liệu được tặng thưởng:

Giá thực tế tính theo giá thị trường tương đương cộng (+) chi phí liên quan đến việc tiếp nhận

• Đối với phế liệu thu hồi:

Giá thực tế là giá ước tính có thể sử dụng được hay giá trị thu hồi tối thiểu

2.2 Tính giá nguyên vật liệu xuất kho.

Đối với vật liệu xuất dùng trong kỳ, tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp, vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, có thể

sử dụng một trong các phương pháp sau theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán, nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng:

a Phương pháp giá đơn vị bình quân:

Theo phương pháp này, giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ được tính theo công thức

Giá thực tế vật liệu xuất dùng

=

Số lượng vật liệu xuất dùng

Giá đơn vị bình quân

Trong đó, giá đơn vị bình quân có thể tính một trong 3 cách như sau:

=

Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ

Lượng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ

Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ

* Phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ.

 Phương pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước.

Theo phương pháp này, giá thực tế nguyên, vật liệu xuất dùng trong kỳ được tính trên cơ sở số lượng vật liệu xuất kho và giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước.Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước

=

=

Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ (hoặc cuối kỳ) trư

Lượng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước)

 Phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập.

Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập

=

Giá thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập

Lượng thực tế vật liệu tồn sau mỗi lần nhập

Theo phương pháp này, sau mỗi lần nhập, kế toán phải xác định giá đơn vị bình quân của từng danh điểm vật liệu Giá nguyên, vật liệu xuất kho sẽ chịu ảnh hưởng rất lớn vào số lượng và đơn giá của nguyên, vật liệu nhập trước đó

Ưu điểm:

Cách tính theo giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập lại khắc phục được nhược điểm của cả hai phương pháp trên, vừa chính xác, vừa cập nhật, phản ánh kịp thời sự biến động của giá cả

Nhược điểm:

Việc tính toán rất phức tạp, tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần, chỉ nên

áp dụng đối với các doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu, số lần nhập xuất không nhiều và thực hiện bằng kế toán bằng máy vi tính

b Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO):

Theo phương pháp này, giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trước thì xuất trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất Nói cách khác, cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của vật liệu mua trước sẽ được dùng làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trước và do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng

Ưu điểm:

- Gần đúng với luồng nhập- xuất vật liệu trong thực tế

- Phản ánh được sự biến động của giá vật liệu tương đối chính xác.

Nhược điểm:

- Làm cho doanh thu hiện tại không phù hợp với những khoản chi phí hiện tại Theo phương pháp nhập trước - xuất trước, doanh thu hiện tại được tạo ra bởi giá trị vật liệu đã được mua vào từ cách đó rất lâu

- Khối lượng công việc hạch toán nhiều

- Phương pháp này thường được áp dụng ở những doanh nghiệp có ít vật liệu, số lần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều Phương pháp này cũng thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định hoặc có xu hướng giảm

c Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO):

Phương pháp này giả định những vật liệu mua sau cùng sẽ được xuất trước tiên, ngược lại với phương pháp nhập trước, xuất trước ở trên Phương pháp nhập sau, xuất trước thích hợp trong trường hợp giá cả có xu hướng tăng lên, lạm phát vì khi đó doanh nghiệp sẽ giảm được số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp cho nhà nước

Ưu điểm:

- Doanh thu hiện tại được phù hợp với nhưng khoản chi phí hiện tại

Nhược điểm

- Phương pháp này bỏ qua việc nhập- xuất vật liệu trong thực tế

- Chi phí quản lý vật liệu của doanh nghiệp có thể cao vì phải mua thêm vật liệu nhằm tính vào giá vốn hàng bán những chi phí mới nhất với giá cao

- Giá trị vật liệu tồn kho và vốn lưu động của doanh nghiệp được phản ánh thấp hơn so với thực tế Điều này làm khả năng thanh toán của doanh nghiệp bị nhìn nhận là kém so với khả năng thực tế

d Phương pháp trực tiếp (giá thực tế đích danh)

Theo phương pháp này, vật liệu được xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng (trừ trường hợp điều chỉnh) Khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế của vật liệu đó Do vậy, phương pháp này còn có tên gọi là phương pháp đặc điểm riêng hay phương pháp giá thực tế đích danh và thường sử dụng với các loại vật liệu có giá trị cao và có tính tách biệt

Ưu điểm:

- Tính giá vật liệu xuất kho chính xác

- Áp dụng có hiệu quả trong các doanh nghiệp có số lượng danh điểm nguyên vật liệu ít nhưng có giá trị lớn và mang tính đặc thù

Nhược điểm:

- Đòi hỏi công tác quản lý, bảo hànhvà hạch toán chi tiết, tỉ mỉ

e Phương pháp giá hạch toán.

Theo phương pháp này, toàn bộ vật liệu biến động trong kỳ được tính theo

giá hạch toán (giá kế hoạch hoặc một loại giá ổn định trong kỳ) Cuối kỳ, kế toán

sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức:

Giá thực tế vật liệu xuất

dùng(hoặc tồn kho cuối kỳ) =

Giá hạch toán Vật liệu xuất dùng (hoặc tồn kho cuối kỳ) x

Hệ số giá vật liệu

Hệ số giá vật liệu

=

Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ

Số lượng vật liệu tôn đầu kỳ và nhập trong kỳ x Đơn giá vật liệu

Hệ số giá có thể tính cho từng loại, từng nhóm hoặc từng thứ vật liệu chủ yếu tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý

III HẠCH TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN, VẬT LIỆU.

Vật liệu trong doanh nghiệp thường có nhiều chủng loại khác nhau, nếu thiếu một loại nào đó có thể gây ra ngừng sản xuất, chính vì vậy hạch toán vật liệu phải đảm bảo theo dõi được tình hình biến động của từng loại vật liệu Vật liệu là một trong những đối tượng kế toán, là tài sản cần phải được tổ chức, hạch toán chi tiết không chỉ về mặt giá trị mà cả về mặt hiện vật, không chỉ ở từng kho mà phải chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ và phải được tiến hành đồng thời ở cả kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho

Hạch toán chi tiết vật liệu được hiểu là việc các doanh nghiệp tổ chức hệ thống chứng từ, mở các sổ kế toán chi tiết và lựa chọn, vận dụng các công tác quản

lý tài sản nói chung, quản lý vật liệu nói riêng

Có nhiều phương pháp kế toán chi tiết vật liệu, do vậy mỗi doanh nghiệp tuỳ theo đặc điểm và yêu cầu quản lý vật liệu của mình mà lựa chọn phương pháp kế toán chi tiết vật liệu cho phù hợp

Để kế toán chi tiết vật liệu, các doanh nghiệp sử dụng một số chứng từ ban đầu như:

- Phiếu nhập kho- (Mẫu 01- VT)

- Phiếu xuất kho- (Mẫu 02- VT)

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ- (Mẫu 03- VT)

- Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm hàng hoá- (Mẫu 08- VT)

- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho- (Mẫu 02- BH)

- Hoá đơn cước phí vận chuyển- (Mẫu 03- BH)

Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng theo mẫu thống nhất theo qui định của nhà nước , các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn khác như:

- Phiếu xuất vật tư theo hạn mức- (Mẫu 04- VT)

- Biên bản kiểm nghiệm vật tư- (Mẫu 05- VT)

- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ- (Mẫu 07- VT)

Việc tổ chức kế toán chi tiết vật liệu được sử dụng một trong ba phương pháp: Phương pháp thẻ song song, phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển và phương pháp sổ số dư Mỗi phương pháp có ưu điểm, nhược điểm và phạm vi áp dụng riêng nhưng dù sao thì các phương pháp này cũng là sự kết hợp giữa kho và phòng kế toán để theo dõi tình hình biến động tăng, giảm, và tồn kho vật liệu theo

cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị

1 Phương pháp thẻ song song.

1.1 Nguyên tắc hạch toán vật liệu theo phương pháp thẻ song song.

Theo phương pháp thẻ song song, để hạch toán nghiệp vụ nhập, xuất và tồn kho vật liệu, ở kho phải mở thẻ kho để ghi chép về mặt số lượng và ở phòng kế toán phải mở sổ kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép về mặt số lượng và giá trị.

Thẻ kho do kế toán lập theo mẫu qui định thống nhất (Mẫu 06- VT) cho từng danh điểm vật liệu và phát cho thủ kho sau khi đã vào sổ đăng ký thẻ kho

Sổ kế toán chi tiếtChứng từ xuấtBảng kê tổng hợp N-X-TGhi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu, kiểm tra

Ghi chú

Điều kiện áp dụng:

Áp dụng thích hợp với những doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu, khối lượng các nghiệp vụ nhập, xuất ít, phát sinh không thường xuyên và trình độ chuyên môn của các nhân viên kế toán chưa cao

2 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển.

2.1 Nguyên tắc hạch toán vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển.

Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển được hình thành trên cơ sở cải tiến một bước phương pháp thẻ song

2.2 Trình tự kế toán vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển.

Trình tự kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển

có thể khái quát theo sơ đồ 3

Ưu điểm:

Phương pháp này đơn giản, dễ làm, khối lượng ghi chép có giảm bớt so với phương pháp thẻ song song

Nhược điểm:

- Việc ghi sổ vẫn trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu số lượng

- Việc kiểm tra đối chiếu số liệu giữa kho và phòng kế toán chỉ được tiến hành vào cuối tháng, vì vậy hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán

- Nếu không lập bảng kê nhập, xuất vật liệu thì việc sắp xếp chứng từ nhập, xuất trong cả tháng để ghi sổ đối chiếu luân chuyển để phát sinh nhầm lẫn, sai sót Nếu có lập bảng kê nhập, xuất thì khối lượng ghi chép lớn.

- Theo yêu cầu cung cấp thông tin nhanh phục vụ quản trị hàng tồn kho thì doanh nghiệp không nên sử dụng phương pháp này, vì muốn lập báo cáo nhanh thì hàng tồn kho cần dựa vào số liệu trên thẻ kho

Điều kiện áp dụng:

Áp dụng thích hợp cho các doanh nghiệp không có nhiều nghiệp vụ nhập, xuất, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu do vậy không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập, xuất hàng ngày

Sơ đồ 3 : Trình tự kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển.

Thẻ kho

Chứng từ nhập

Sổ đối chiếuluân chuyểnChứng từ xuất

3 Phương pháp sổ số dư

3.1 Nguyên tắc hạch toán vật liệu theo phương pháp sổ số dư.

Phương pháp sổ số dư là một bước cải tiến căn bản trong việc tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu Đặc điểm nổi bật của phương pháp này là kết hợp chặt chẽ việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chép của phòng kế toán ở kho, chỉ hạch toán về mặt số lượng và ở phòng kế toán chỉ hạch toán về mặt giá trị của vật liệu, vì vậy đã xoá bỏ được sự ghi chép trùng lắp giữa kho và phòng kế toán, tạo điều kiện thực hiện và kiểm tra thường xuyên một cách có hệ thống của kế toán đối với thủ kho, đảm bảo số liệu kế toán chính xác, kịp thời

3.2 Trình tự kế toán vật liệu theo phương pháp sổ số dư

Trình tự kế toán chi tiết được khái quát trên sơ đồ số 4

Sơ đồ 4: Trình tự kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ số dư

+ Khó kiểm tra sai sót vì phòng kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị của từng nhóm vật liệu.

Điều kiện áp dụng:

Phù hợp với các doanh nghiệp có nhiều danh điểm vật liệu, nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu nhiều, dùng giá hạch toán để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu và yêu cầu trình độ kế toán cao

IV HẠCH TOÁN TỔNG HỢP NGUYÊN VẬT LIỆU.

Để hạch toán vật liệu nói riêng và các loại hàng tồn kho khác nói chung, kế toán có thể áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên hoặc phương pháp kiểm kê định kỳ Việc sử dụng phương pháp nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, vào yêu cầu của công tác quản lý và vào trình độ cán bộ kế toán của doanh nghiệp là tài sản lưu động của doanh nghiệp tồn tại dưới hình thái vật chất, bao gồm nguyên-vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm dở dang, thành phẩm, hàng hoá Những thứ này có thể do doanh nghiệp mua ngoài hay tự sản xuất và được dùng để phục vụ cho quá trình sản xuất sản phẩm hay thực hiện việc cung cấp lao

vụ, dịch vụ hay để bán

Căn cứ vào giấy báo nhận hàng, khi hàng về đến nơi, doanh nghiệp có trách nhiệm lập ban kiểm nghiệm để kiểm nghiệm vật tư thu mua cả về số lượng, chất lượng, qui cách, mẫu mã Ban kiểm nghiệm sẽ căn cứ vào kết quả kiểm nghiệm thực tế để ghi vào “Biên bản kiểm nghiệm vật tư”, sau đó, bộ phận cung ứng sẽ lập

“Phiếu nhập kho vật liệu” trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm rồi giao cho thủ kho Thủ kho sẽ ghi sổ số thực tế nhập kho vào phiếu rồi chuyển lên phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ Trong trường hợp phát hiện thừa, thiếu, sai qui cách thì thủ kho phải báo ngay cho bộ phận cung ứng biết và cùng người giao hàng lập biên bản

Khi xuất kho vật liệu với các mục đích khác nhau, kế toán sử dụng chứng từ khác nhau Trong trường hợp xuất kho vật liệu không thường xuyên với số lượng ít thì sử dụng “Phiếu xuất vật tư” Phiếu này được lập làm 3 liên, 1 liên giao cho bộ phận lĩnh vật tư, 1 liên giao cho bộ phận cung ứng vật tư và 1 liên giao cho thủ kho

để ghi vào kho thẻ kho sau đó chuyển lên phòng kế toán

Trong trường hợp vật tư xuất thường xuyên trong tháng và doanh nghiệp đã lập được định mức tiêu hao vật tư cho sản phẩm thì sử dụng “Phiếu xuất vật tư theo hạn mức” Phiếu này được lập thành 2 liên, 1 liên giao cho thủ kho, 1 liên giao cho đơn vị lĩnh, sau mỗi lần xuất kho, thủ kho ghi số thực xuất vào thẻ kho Cuối tháng hoặc sau khi đã xuất hết hạn mức, thủ kho phải thu lại phiếu của đơn vị

lĩnh, kiểm tra đối chiếu với thẻ kho, ký và chuyển 1 liên cho bộ phận cung ứng, liên còn lại chuyển cho phòng kế toán.

Đối với trường hợp xuất bán vật liệu, bộ phận cung ứng sẽ lập “Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho” lập thành 3 liên: 1 liên lưu lại ở phòng cung ứng, 1 liên giao cho khách hàng và 1 liên thủ kho ghi vào thẻ kho và chuyển lên cho phòng kế toán

Trường hợp xuất kho vật liệu để gia công chế biến, di chuyển nội bộ, doanh nghiệp sử dụng “Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ”

1 Hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên.

Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm hàng tồn kho một cách thường xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho Phương pháp này được sử dụng phổ biến hiện nay ở nước ta vì những tiện ích của nó Tuy nhiên, với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, hàng hoá có giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng, xuất bán mà áp dụng phương pháp này sẽ rất tốn nhiều công sức Song, phương pháp này có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời, cập nhật Theo phương pháp này, tại bất kỳ thời điểm nào, kế toán cũng có thể xác định được lượng nhập, xuất, tồn kho từng loại hàng tồn kho nói chung và nguyên, vật liệu nói riêng

Để hạch toán nguyên, vật liệu, kế toán sử dụng các tài khoản như sau:

- Tài khoản 152 - Nguyên liệu, vật liệu”: Tài khoản này được dùng để theo

dõi giá trị hiện có, tình hình tăng, giảm của các nguyên, vật liệu theo giá thực tế, có thể mở chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ tuỳ theo yêu cầu quản lý và phương tiện tính toán

Bên Nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng giá thực tế của nguyên vật liệu trong kỳ (mua ngoài, tự sản xuất, nhận góp vốn, phát hiện, đánh giá tăng )

Bên Có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm nguyên, vật liệu trong

kỳ theo giá thực tế (xuất dùng, xuất bán, xuất góp vốn liên doanh, thiếu hụt, giảm giá được hưởng )

Dư Nợ: Giá thực tế của nguyên, vật liệu tồn kho

- Tài khoản 151 - Hàng mua đi đường: Tài khoản này dùng theo dõi các

loại nguyên, vật liệu, công cụ, hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng cuối tháng chưa về nhập kho (kể cả số đang gửi kho người bán)

Bên Nợ: Phản ánh giá trị hàng đi đường tăng

Bên Có: Phản ánh giá trị hàng đi đường kỳ trước đã nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận khác sử dụng hoặc giao cho khách hàng.

Dư Nợ: Giá trị hàng đang đi đường (đầu và cuối kỳ)

Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như 133, 331, 111, 112

Căn cứ vào giấy báo nhận hàng, nếu xét thấy cần thiết, khi hàng về đến nơi,

có thể lập ban kiểm nhận để kiểm nhận vật liệu thu mua cả về số lượng, chất lượng, quy cách Ban kiểm nhận căn cứ vào kết quả thực tế ghi vào “Biên bản kiểm nhận vật tư” Sau đó bộ phận cung ứng sẽ lập “Phiếu nhập kho” vật tư trên cơ

sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nhận rồi giao cho thủ kho Thủ kho sẽ ghi số vật liệu thực nhập vào phiếu rồi chuyển cho phòng kế toán làm căn

cứ ghi sổ Trường hợp phát hiện thừa, thiếu, sai quy cách, thủ kho phải báo cho bộ phận cung ứng biết và cùng người giao lập biên bản

Các chứng từ được sử dụng trong hạch toán vật liệu ở các doanh nghiệp thường bao gồm: Hoá đơn bán hàng (nếu tính thuế theo phương pháp trực tiếp), Hoá đơn giá trị gia tăng (nếu tính thuế theo phương pháp khấu trừ), Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu nhập kho, phiếu xuất vật tư theo hạn mức, tuỳ theo nội dung nghiệp vụ cụ thể

2 Hạch toán tổng hợp tình hình biến động tăng vật liệu

2.1 Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp.

Trình tự hạch toán tổng hợp tình hình biến động tăng vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính thuế GTGT trực tiếp được khái quát qua sơ đồ 5

Sơ đồ 5: Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai

thường xuyên (tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp).

Tăng do mua ngoài

( Tổng giá thanh toán)

TK 411, 222…

Vật liệu tăng do các nguyên nhân khác

TK 621

NVL đi đường về nhập kho

2.2 Hạch toán tình hình biến động tăng đối với các doanh

nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.

Đối với các cơ sở kinh doanh đã có đủ điều kiện để tính thuế VAT theo

phương pháp khấu trừ (thực hiện việc mua, bán hàng hoá có hoá đơn, chứng từ ghi

chép kế toán đầy đủ), thuế VAT đầu vào được tách riêng, không ghi vào giá thực tế

của vật liệu Như vậy, khi mua hàng, trong tổng giá thanh toán phải trả cho người

bán, phần giá mua chưa thuế được ghi tăng giá vật liệu, còn phần thuế VAT đầu vào được ghi vào số được khấu trừ

Trình tự hạch toán các nghiệp vụ tăng vật liệu đối với các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ được khái quát qua sơ đồ số 4, như sau:

Sơ đồ 6: Hạch toán tổng quát vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên (tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ)

Đánh giá lại giảm

Đánh giá lại tăng

3 Hạch toán vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ

3.1 Khái niệm và tài khoản sử dụng

Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi một cách thường xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại vật tư, hàng hoá, sản phẩm trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lượng tồn kho thực tế Từ đó, xác định lượng xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác trong kỳ theo công thức:

+

Tổng giá trị vật liệu tăng thêm trong kỳ

-Giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ

Độ chính xác của phương pháp này không cao mặc dù tiết kiệm được công sức ghi chép và nó chỉ thích hợp với các đơn vị kinh doanh những chủng loại hàng hoá, vật tư khác nhau, giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng, xuất bán Theo phương pháp này kế toán sử dụng các tài khoản sau: