ĐẶC ĐIỂM CHUNG BỘ MÁY QUẢN LÝ VÀ BỘ MÁY KẾ TOÁN Ở CÔNG TY KHOÁ MINH KHAI 1.1. Đặc điểm tình hình chung của Công ty Khoá Minh Khai 1.1.1.Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Khoá Minh Khai Công ty Khoá Minh Khai là một doanh nghiệp Nhà nước hạch toán kinh tế độc lập có tư cách pháp nhân và chịu sự quản lý trực tiếp của Tổng công ty Cơ khí xây dựng - Bộ xây dựng. Khái quát một số nét chung nhất về Công ty: - Trụ sở giao dịch của Công ty :125D-Minh Khai-Quận Hai Bà Trưng - Hà Nội. - MST : 0100106507 ĐT : 04 8632125 Fax : 046240714 - Hình thức sở hữu vốn : vốn Nhà nước - Hình thức hoạt động : theo nghành kinh tế sản xuất - Nghành nghề kinh doanh :  Sản xuất thiết bị máy móc cho nghành xây dựng, vật liệu xây dựng và công trình đô thị.  Sản xuất phụ tùng, phụ kiện bằng kim loại, hàng tiểu ngũ kim.  Sản xuất các loại khoá phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng. Có được những thành quả lao động và hoạt động vững chắc như hiện nay, công ty đã phải trải qua một chặng đường đầy khó khăn và thử thách. Nhà máy Khoá Minh Khai được thành lập chính thức theo Quyết định số 562/BKT Ngày 5/5/1972 của Bộ trưởng Bộ kiến Trúc ( nay là Bộ xây dựng )và với sự giúp đỡ của Ba Lan về nhà xưởng, máy móc, thiết bị, qui trình công nghệ. Cuối năm 1972, do máy bay mỹ bắn phá miền Bắc nên nhà máy phải tạm ngừng hoạt động. Sau một thời gian tu sửa, ngày 1/4/1973 nhà máy mới chính thức đi vào hoạt động với nhưỡng sản phẩm chính như ke, khoá, bản lề, chốt … Ban đầu, do sản xuất theo thiết kế của Ba Lan nên không phù hợp với thị hiếu tiêu dùng của người Việt Nam. Vì vậy, bắt đầu từ năm 1975, nhà máy đã tiến hành vừa sản xuất, vừa nghiên cứu, cải tiến, thay đổi mẫu mã, chủng lọai sản Báo cáo thực tập phẩm cho phù hợp với thị hiếu tiêu dùng trong nước. Điều này đã giúp nhà máy đạt được thành công ban đầu và tạo đà phát triển. Năm 1989, thực hiện quyết định số 217/HĐBT của Hội đồng Bộ Trưởng (nay là Chính phủ ) về các chính sách đổi mới hạch toán kinh doanh XHCN với các xí nghiệp quốc doanh, nhà máy đã tổ chức lại cơ cấu tổ chức sản xuất, bộ máy quản lý gọn nhẹ mang lại hiệu quả cao. Ngày 5/5/1993, Bộ trưởng Bộ Xây dựng đã ký quyết định số 163/BXD- TCLD thành lập lại doanh nghiệp Nhà nước với tên gọi Nhà máy Khoá Minh Khai trực thuộc Liên hiệp các Xí nghiệp Cơ khí xây dựng - Bộ xây dựng. Để phù hợp với sự thay đổi cơ chế quản lý trong nội bộ các nghành, ngày 20/11/1995 Bộ xây dựng ra quyết định số 993/BXD_TCLĐ và căn cứ vào nghị định số 15/CP ngày 4/3/1994 của Chính phủ về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ xây dựng, quyết định đổi tên các đơn vị thuộc Tổng công ty Cơ khí xây dựng (trước đây là Liên hiệp các Xí nghiệp cơ khí ) trong đó Nhà máy Khoá Minh Khai đổi tên thành Công ty Khoá Minh Khai. Trong suốt những năm hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty liên tục phát triển cả về qui mô sản xuát lẫn dây chuyền công nghệ. Về mặt kinh tế, công ty đã thực hiện hạch toán độc lập, tự cân đối tài chính, coi trọng hiệu quả kinh tế đồng thời thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với ngân sách Nhà nước. Mặt khác, trong quá trình sản xuất, công ty không ngừng cải tiến kỹ thuật, nâng cao chất lượng sản phẩm và nắm bắt kịp thời thị hiếu người tiêu dùng để tung ra thị trường những sản phẩm phù hợp hiện nay sản phẩm của công ty đủ sức cạnh tranh và tiêu thụ tốt trên thị trường. Năm1994, Công ty đã có 4 sản phẩm đạt huy chương vàng tại Hội chợ Quốc tế hàng công nghiệp Việt Nam, đó là khoá MK10, khoá treo MK 10N, bản lề 100 và Crêmôn 23A. 2 Lương Thị Thuý - Kiểm toán 40 A 32 Báo cáo thực tập Sau đây là một số chỉ tiêu tổng hợp tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh trong 4 năm từ 1997 đến 2000. (Đơn vị:1000 đồng) Chỉ tiêu 1997 1998 1999 2000 1.Tổng nguyên giá TSCĐ 7.443.846 8.294.417 9.083.025 9.187.830 2. Vốn kinh doanh 11.334.660 11.829.393 11.523.338 11.306.667 3.Doanh thu tiêu thụ 14.313.095 15.574.343 14.044.882 16.038.752 4.Lợi nhuận tiêu thụ 199.447 182.115 70.323 92.884 5.Nộp ngân sách 534.485 520.850 562.040 724.844 6.Thu nhập bình quân (đ/người) 622 622 620 634 Nguồn :Báo cáo tài chính của công ty các năm 1997, 1998, 1999, 2000. Nhìn chung, tình hình tài chính của công ty là tương đối ổn định song tốc độ phát triển còn chậm, chưa đạt được mục tiêu nâng cao đời sống người lao động mà công ty đã đặt ra. 1.1.2.Đặc điểm tổ chức sản xuất tại Công ty Khoá Minh Khai: Công ty Khoá Minh Khai nằm trên một diện tích khá rộng nên việc bố trí sắp xếp các khu vực hợp lý và khoa học là tương đối thuận lợi cho việc luân chuyển vật tư, thành phẩm hay nửa thành phẩm, chi tiết sản phẩm giữa các tổ đội sản xuất đảm bảo cho quá trình sản xuất nhanh gọn từ khâu đưa vật liệu vào sản xuất đến khâu cuối cùng là tạo ra sản phẩm hoàn chỉnh. 3 Lương Thị Thuý - Kiểm toán 40 A 32 Giám đốc Phó giám đốc kỹ thuật Báo cáo thực tập Ta có thể khái quát việc tổ chức sản xuất qua sơ đồ sau: PX cơ khí PX cơ điện PX lắp ráp PX bóng mạ Tổ lắp Tổ rèn Tổ dán Tổ sửa Tổ nguội Tổ lắp 1 Tổ lắp 2 . Tổ bóng Tổ mạ . Chú thích: Quan hệ chỉ đạo Quan hệ sản xuất Bốn phân xưởng trong dây chuyền sản xuất có những chức năng, nhiệm vụ cụ thể sau: - Phân xưởng cơ khí: là phân xưởng đầu tiên trong quá trình sản xuất với nhiệm vụ là tạo phôi ban đàu cho các phân xưởng khác như đập định hình ra các khuôn mẫu (phôi, ke, khoá .) hay đúc tay nắm nhôm, đồng thoi để tiện lõi khoá. Nếu sản phẩm đơn giản thì phân xưởng có thể làm hoàn chỉnh như bản lề, chốt cửa . Ngoài ra đối với các đơn đặt hàng như giàn giáo, cửa xếp hoa phân xưởng cơ khí cũng nhận làm. - Phân xuởng cơ điện: có trách nhiệm sửa chữa thường xuyên, trung và đại tu máy móc thiết bị trong Công ty kể cả phần cơ và phần điện. Phân xưởng này đảm bảo cho các phân xưởng khác làm việc liên tục, không bị gián đoạn vì máy móc thiết bị hay đường điện bị sự cố. Ngoài ra phân xưởng còn chế tạo khuôn mẫu như đúc ke, bản lề, khoá . - Phân xưởng lắp ráp: có nhiệm vụ lắp hoàn chỉnh toàn bộ các loại sản phẩm trừ những chi tiết rời đã hoàn thành để tạo nên sản phẩm. 4 Lương Thị Thuý - Kiểm toán 40 A 32 Báo cáo thực tập - Phân xưởng bóng mạ: có nhiệm vụ mạ các sản phẩm ke, chốt, bản lề, quai khoá các loại, crêmôn . Đây là giai đoạn cuối cùng của quy trình công nghệ chế tạo ra sản phẩm hoàn chỉnh nên nó quyết định rất nhiều đến chất lượng sản phẩm. Ngoài ra phân xưởng cũng nhận gia công theo đơn đặt hàng. Các phân xưởng được bố trí liên hoàn, hợp lý đảm bảo nhanh gọn từ khâu đưa vật liệu vào sản xuất đến khâu cuối cùng tạo ra sản phẩm. Nhìn chung bộ máy quản lý của Công ty là tương đối gọn nhẹ, thể hiện một bước hoàn thiện về cơ cấu quản lý, tạo điều kiện cho lãnh đạo Công ty nắm bắt kịp thời toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty và chỉ đạo thông suốt từ cấp cao nhất đến từng công nhân trực tiếp sản xuất. Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm: Loại hình sản xuất Công ty là kiểu chế biến liên tục, quy mô sản xuất thuộc loại vùa. Mặc dù sản phẩm của Công ty gồm nhiều loại có kết cấu phức tạp, có những đặc tính khác nhau về kích cỡ, yêu cầu kỹ thuật nhưng nhìn chung các sản phẩm có thể tạo ra trên cùng một quy trình sản xuất theo cùng một phương pháp công nghệ, cụ thể quy trình công nghệ chế tạo sản phẩm của Công ty gồm 3 giai đoạn: giai đoạn chế tạo phôi, giai đoạn gia công, giai đoạn lắp ráp hoàn chỉnh. - Giai đoạn chế tạo phôi là giai đoạn tạo ra các chi tiết , các bộ phận sản phảm dưới dạng thô ( phôi) như phôi thân, phôi tay nắm, phôi cụm crêmôn . Sau đó phôi được chủ yếu chuyển sang giai đoạn gia công cơ khí để chế biến thành chi tiết hoặc bộ phận sản phẩm hoàn thành có thể bán ra ngoài dưới dạng bán thành phẩm. - Giai đoạn gia công là giai đoạn chủ yếu tạo ra các chi tiết, các bộ phận có tính năng tác dụng nhất định để lắp ráp thành sản phẩm. - Giai đoạn lắp ráp sẽ lắp ráp, hoàn thiện sản phẩm ở giai đoạn cuối cùng, đóng gói và nhập kho. 5 Lương Thị Thuý - Kiểm toán 40 A 32 Nguyên vật liệu PX cơ khí PX bóng mạ PX cơ điện PX lắp ráp Thành phẩm nhập kho Báo cáo thực tập Sơ đồ quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm 1.1.3.Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Khoá Minh Khai: Công ty khoá Minh khai hiện có 340 cán bộ công nhân viên, trong đó bộ phận công nhân trực tiếp sản xuất là 270 người chiếm 79,4%, bộ phận quản lý là 70 người chiếm 20,6%. Căn cứ vào đặc điểm quá trình sản xuất, tính chất kỹ thuật, quy mô sản xuất đồng thời để phát huy ngày càng cao vai trò của quản lý đối với quá trình sản xuất, Công ty đã tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình trực tuyến, đảm bảo gọn nhẹ, hiệu quả. Đứng đầu là giám đốc người điều hành trực tiếp và chịu trách nhiệm trước mọi hoạt động của Công ty. Cùng với giám đốc còn có một phó giám đốc phụ trách kỹ thuật và một phó giám đốc phụ trách kinh doanh. Mỗi một phòng ban có một chức năng cụ thể tạo thành một thể thống nhất chặt chẽ. Giám đốc là người đúng đầu bộ máy lãnh đạo của Công ty, là người có quyền cao nhất, có nhiệm vụ điều hành và chịu trách nhiệm chung mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh trước Nhà nước và tập thể cán bộ công nhân viên trong Công ty. Ngoài việc uỷ quyền cho 2 phó giám đốc thì giám đốc còn phải chỉ đạo trực tiếp tới các trưởng phòng các phòng ban và phân xưởng. 6 Lương Thị Thuý - Kiểm toán 40 A 32 Báo cáo thực tập Phó giám đốc kỹ thuật có nhiệm vụ giúp đỡ giám đốc chỉ đạo về mặt kỹ thuật như thiết kế, xây dựng các định mức kinh tế kỹ thuật . Phó giám đốc kinh doanh có trách nhiệm giúp đỡ giám đốc trong công việc kinh doanh trên thị trường. Cùng với hoạt động gián tiếp quản lý sản xuất làm việc tại các phòng ban, người trực tiếp quản lý công nhân sản xuất ở các phân xưởng sản xuất là quản đốc phân xưởng và các tổ trưởng tổ đội sản xuất, chịu trách nhiệm mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị mình. 7 Lương Thị Thuý - Kiểm toán 40 A 32 Phân xưởng cơkhíPhân xưởng cơ điệnPhân xưởng lắprápPhân xưởng bóngmạ Phòng Tài vụPhòng tổ chức LĐ tiền lươngPhòng kỹ thuậtPhòng thiết kế sản phẩm mới Phòng KCS Phòng MarketingPhòng kế hoạchPhòng cung ứng Ban bảo vệTrạm y tế Phó giám đốc kỹ thuật Phó giám đốc kinh doanh Trợ lý giám đốc GIÁM ĐỐC SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY KHOÁ MINH KHAI Phòng Hành chính Phòng quản lý sản xuất Báo cáo thực tập 9 Lương Thị Thuý - Kiểm toán 40 A 32 Báo cáo thực tập Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban được Ban giám đốc qui định như sau: - Phòng Tài vụ :có nhiệm vụ thu thập, xử lý các thông tin tài chính kế toán giúp cho việc quản lý, giám sát được thực hiện một cách thường xuyên liên tục và có hệ thống đối với mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh của Công ty. - Phòng Tổ chức lao động tiền lương :có nhiệm vụ tập hợp lao động và tiền lương của các bộ phận, theo dõi các chính sách về tiền lương, tiền thưởng và bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn. - Phòng Kỹ thuật và thiết kế sản phẩm mới : có nhiệm vụ thiết kế khuôn mẫu sản phẩm, cung cấp bản thiết kế, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất. Ngoài ra, phòng còn kiêm cả việc sửa chữa máy móc thiết bị. - Phòng KCS : có nhiệm vụ kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi nhập kho hay đem ra thị trường tiêu thụ. - Phòng Hành chính: có nhiệm vụ thực hiện các công việc về hành chính văn thưvà lo đời sống (điện, nước ) trong tập thể công ty. - Phòng Marketing:có nhiệm vụ nghiên cứu thị trường, tìm và phát hiện nhu cầu đồng thời giới thiệu rộng rãi sản phẩm của công ty trên thị trường nhằm cung cấp những thông tin cập nhật nhất cho các nhà quản lý, giúp cho việc quyết định của nhà quản lý chuẩn xác và tận dụng mọi thời cơ trên thị trường. - Phòng Kế hoạch cung tiêu:có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch sản xuất và tiêu thụ trong từng tháng cũng như cả năm về các mặt như định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm .Đồng thời phòng có trách nhiệm cung ứng kịp thời vật tư theo yêu cầu sản xuất cũng như tiêu thụ nhanh chóng các sản phẩm của Công ty. -Trạm Y tế : chăm lo sức khoẻ cán bộ công nhân viên trong toàn công ty, cấp thuốc chữa bệnh và giải quyết việc nghỉ ốm cho cán bộ công nhân viên. 10 Lương Thị Thuý - Kiểm toán 40 A 32 Kế toán trưởng Kế toán tập hợp chi phí, tính giá thành, kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩmKế toán vật tưKế toán tiềnlương kiêm theo dõi kho bán thành phẩm Kế toán thanh toán, tiền mặtThủ quĩ kiêm kế toán tài sản cố định Báo cáo thực tập -Ban I( bảo vệ) :có nhiệm vụ bảo vệ an toàn tài sản công ty, theo dõi giờ giấc làm việc của cán bộ công nhân viên trong công ty, đồng thời theo dõi cán bộ đang ở tuổi thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước. - Phòng Quản lý sản xuất : có nhiệm vụ trực tiếp quản lý hoạt động của các Phân xưởng. 1.2.Đặc điểm tổ chức kế toán của Công ty Khoá Minh Khai: 1.2.1.Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Khoá Minh Khai: Công ty Khoá Minh Khai là một đơn vị hạch toán độc lập nên tổ chức công tác kế toán theo một chu trình khép kín trên hệ thống sổ kế toán riêng. Bộ máy kế toán được tổ chức tương ứng với qui mô nhiệm vụ quản lý hoạt động công ty. Phòng kế toán gồm 6 nhân viên được tổ chức theo kiểu tập trung. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh được thực hiện ở phòng kế toán từ khâu ghi sổ kế toán chi tiết, tổng hợp đến lập báo cáo kế toán và kiểm tra kế toán. Nhiệm vụ của các kế toán viên là lập và thực hiện kế hoạch tài chính, tính toán ghi chép chính xác về nguồn vốn, tình hình tài sản cố định, các loại vật tư, vốn bằng tiền, lập báo cáo kế toán đầy đủ, kịp thời. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức như sau: 11 Lương Thị Thuý - Kiểm toán 40 A 32 [...]... tập - Kế toán trưởng : là người đứng đầu bộ máy kế toán, trực tiếp quản lý các nhân viên kế toán, là người chịu trách nhiệm chung toàn bộ công tác kế toán của công ty từ việc thu thập xử lý, và cung cấp thông tin kinh tế Ngoài ra, Kế toán trưởng còn giúp giám đốc cân đối tài chính, sử dụng vốn kinh doanh có hiệu qủa Kế toán trưởng chịu sự chỉ đạo trực tiếp về mặt hành chính của giám đốc công ty và sự... tình hình tiêu thụ và thanh toán công nợ với khách hàng Định kỳ lập báo cáo kế toán theo qui định của Bộ tài chính và theo yêu cầu của lãnh đạo công ty - Kế toán thanh toán và kế toán tiền mặt: có nhiệm vụ lập và theo dõi các phiếu thu, phiếu chi, trên cơ sở đó mở sổ theo dõi các khoản thu chi bằng tiền phát sinh hàng ngày ở công ty; theo dõi tình hình thanh toán với Ngân hàng, thanh toán với Ngân sách;... vụ của kế toán trưởng cấp Tổng công ty - Kế toán vật tư : chịu trách nhiệm theo dõi chi tiết và tổng hợp tình hình nhập, xuất, tồn kho từng loại vật tư bao gồm : vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng, công cụ, dụng cụ Khối lượng công việc của kế toán vật tư khá lớn do đặc điểm sản xuất tại công ty đòi hỏi chủng loại vật tư rất đa dạng - Kế toán tiền lương :có nhiệm vụ tính lương và các... hành kế toán nguyên vật liệu, có các qui định cụ thể như sau: Phương pháp kế toán hàng tồn kho : kê khai thường xuyên Phương pháp tính giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ : hệ số giá Công ty sử dụng phần mềm Ac-net trợ giúp công tác tài chính kế toán, ngoài ra kế toán còn thiết kế các bảng tính trên nền Excel để giảm bớt khối lượng công việc tính toán Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung. .. Nhật ký chung do yêu cầu của việc tin học hoá công tác kế toán Công ty sử dụng hệ thống sổ theo qui định của Bộ Tài chính :Nhật ký chung, Nhật ký bán hàng, Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền Tuy nhiên, công tác hạch toán còn chịu ảnh hưởng của hình thức sổ cũ : sử dụng Nhật ký chứng từ số 5 ở phần hành kế toán nguyên vật liệu Hệ thống chứng từ và tài khoản công ty sử dụng căn cứ theo mẫu của Bộ Tài... tính lương và các khoản trích theo lương cho cán bộ công nhân viên trong công ty Hàng tháng có nhiệm vụ tạm ứng lương 2 kỳ và thanh toán lương cuối kỳ cho cán bộ công nhân viên Ngoài ra kế toán tiền lương còn có nhiệm vụ theo dõi bán thành phẩm, tình hình nhập, xuất tồn kho bán thành phẩm trong tháng - Kế toán tập hợp chi phí, tính giá thành thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm: có nhiệm vụ tập hợp chi... sách; theo dõi các khoản phải thu, phải trả -Kế toán tài sản cố định kiêm thủ quĩ: có nhiệm vụ thu, chi, và bảo quản tiền mặt đồng thời là người theo dõi tình hình tài sản cố định của công ty : tình hình tăng, giảm, trích khấu hao trong tháng 12 Lương Thị Thuý - Kiểm toán 40 A 32 Báo cáo thực tập 1.2.2.Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty Khoá Minh Khai: Vào đầu năm 1996, Công ty Khoá Minh Khai bắt... tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung Chứng từ gốc Sổ nhật ký đặc biệt Sổ nhật ký chung Sổ cái Sổ thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh 13 Báo cáo Lương Thị Thuý - Kiểm toán 40 Atài chính 32 Báo cáo thực tập Chú thích: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc ghi định kỳ Quan hệ đối chiếu 14 Lương Thị Thuý - Kiểm toán 40 A 32 . ĐẶC ĐIỂM CHUNG BỘ MÁY QUẢN LÝ VÀ BỘ MÁY KẾ TOÁN Ở CÔNG TY KHOÁ MINH KHAI 1.1. Đặc điểm tình hình chung của Công ty Khoá Minh. bộ máy kế toán, trực tiếp quản lý các nhân viên kế toán, là người chịu trách nhiệm chung toàn bộ công tác kế toán của công ty từ việc thu thập xử lý, và