THỰC TRẠNG KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VỚI VIỆC TĂNG CƯỜNG QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VIỆT CA

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VỚI VIỆC TĂNG CƯỜNG QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VIỆT CA2.1.Khái quát chung về Công ty Cổ phần Việt Ca 2.1.1.Quá trình hình thành và phát triển Công ty C

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VỚI VIỆC TĂNG CƯỜNG QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VIỆT CA

2.1.Khái quát chung về Công ty Cổ phần Việt Ca

2.1.1.Quá trình hình thành và phát triển

Công ty Cổ phần Việt Ca được thành lập vào năm 2005 với tên giao dịch

là Việt Ca Joint Stock Company (Việt Ca _JSC) Địa chỉ trụ sở chính: Số 15Aphố Cát Linh, phường Quốc Tử Giám, Quận Đống Đa, Hà nội Địa chỉ nơIgiao dịch là số 57 Láng hạ

Điện thoại: 0913592113 Fax: 0435147994

Email: vietca@vietca.com.vn website: www.vietca.com

Thời gian khi mới thành lập Công ty động với nhiều lĩnh vực, ngành, nghềkinh doanh như:

Tư vấn, khảo sát, lắp đặt và chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực điện tử,tin học, viễn thông

Tư vấn, lắp đặt các thiết bị trong xây dựng công trình xây dựng dân dụng,giao thông, thủy lợi…

Sản xuất, mua bán nguyên vật liệu, trang thiết bị nội, ngoại thất công trìnhxây dựng

Khảo sát địa chất, thủy văn, đo vẽ địa hình

Lập dự án, thẩm định dự án đầu tư, xây dựng công trình, tư vấn đấu thầu,quyết toán công trình

Tư vấn, thiết kế tổng mặt hàng, biện pháp thi công công trình dân dụng vàcông nghiệp

Đại lý mua, bán, ký gửi hàng hóa

Xuất khẩu các mặt hàng mà công ty kinh doanh

Mua, bán xe máy, ôto và phụ tùng thay thế, chuyển giao thiết bị côngtrình, sản suất nguyên vật liệu bán cho các đại lý lớn

Với nhiều lĩnh vực kinh doanh kể trên.Sau nhiều năm hoạt động Công ty đãtạo dựng cho mình một hình tượng và chỗ đứng vững chắc trong giới kinhdoanh, với một số lượng khách hàng đông đảo và trung thành bên cạnh uy tincùng sự đa dạng thỏa mãn nhiều nhu cầu khách hàng Có nhiều nhà đầu tư lớntiếp thêm phần vốn giúp Công ty lớn mạnh thêm Từ năm 2008 trở đi Công tychuyển sang phương hướng kinh doanh mới.Đó là chon 2 lĩnh vực kinh doanhlớn, không nhỏ lẻ nữa mà quy mô lớn hơn để phục vụ khách hàng một cáchchuyên môn hơn mà vẫn ổn định được lượng khách hàng cũ, thu hút thêmlượng khách hàng mới Đó là lĩnh vực xuất nhập khẩu và kiến trúc Hàng nămCông ty thu về lợi nhuận lớn, cũng ổn định hơn cuộc sống của các nhân viên

và công nhân trong Công ty.Với mức vốn điều lệ ban đầu là 4 800 000 000cho tới giờ đã tăng lên đáng kể Bên cạnh những nhà đầu tư lớn ta phải kể đếndanh sách các cổ đông sáng lập Công ty

Bảng biểu 2.1.Danh sách cổ đông sáng lập Công ty Cổ phần Việt Ca

stt Tên cổ đông Nơi đăng ký hộ khẩu thường chú đối với

cá nhân hoặc địa chỉ nơi tổ chức

Số cổphần

Quang

Số15,phố Cát Linh,phường Quốc TửGiám,quận Đống Đa, Hà nội

5760Trong đó người đại diện Công ty với chức danh giám đốc là anh Đỗ NgọcQuang Dưới sự chỉ huy tài tình và hết sức nghiêm khắc của giám đốc đã đưa

Thủ quỹ

Công ty đi vào sự phát triển và ổn định như hiện nay Tạo công ăn việc làmcho mọi người Vì thế Công ty đang trên đà phát triển rất thuận lợi

2.1.2.Tổ chức bộ máy quản lý

Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty được biểu hiện ở sơ đồ sau

Sơ đồ 2.1.Sơ đồ mô tả bộ máy Công ty Cổ phần Việt Ca

2.1.3.Đặc điểm tổ chức kế toán của Công ty

Kế toán trưởng

Kế toán bán hàng

Kế toán vốn bằng tiền

Kế toán thuếthể bộ máy kế đươc thê hiện trong sơ đồ sau

Sơ đồ 2.2.Sơ đồ về bộ máy kế toán của Công ty

Các nghiệp vụ kinh tế tài chính phản ánh trên chứng từ đều được phân loại

và hệ thống hóa, có các tài khoản trên nhật ký chung Cuối kì tổng hợp số liệu

từ các nhật ký chung để ghi theo sổ cái các tài khoản

Nhiệm vụ của nhân viên phòng kế toán:

Kế toán trưởng: Tham mưu cho giám đốc về tài chính, chịu trách nhiệmquản lý sổ sách, phân công nhân sự trong phòng kế toán Theo dõi kiểm tra vàbảo quản sổ sách

Kế toán bán hàng: Theo dõi các hợp đồng bán hàng và cung cấp dịch vụ.Đồng thời theo dõi công nợ

Kế toán vốn bằng tiền: Theo dõi tình hình kinh tế phát sinh về thu, chi, vềlượng thu về và chi ra Đồng thời kế toán vốn bằng tiền kiêm luôn cả thủ quỹ

Là tay hòm chìa khóa tiền của Công ty nắm giữ tiền cho Công ty Khi có giấy

tờ, hóa đơn và lệnh thu, chi phù hợp thì kế toán kiêm thủ quỹ này mới đượcthu hay xuất tiền

Kế toán thuế : Theo dõi tình hình và các nghiệp vụ liên quan đến các loạithuế trong và ngoài nước, thuế VAT đầu ra, đầu vào làm sao đảm bảo chínhxác và hop pháp, hợp lý với những quy định nhà nước đề ra

Phương pháp ghi sổ kết hợp với ghi sổ theo thời gian và theo hệ thống đểghi vào một loại kế toán, sổ kế toán tổng hợp chi tiết trên cùng một mẫu sổ vàthuộc cùng một thời gian

2.1.3.2.Chế độ kế toán áp dụng tại Công ty

Kỳ kế toán năm

Đơn vị tiền tệ được sử dụng trong kế toán: Đồng Việt Nam

Chế độ kế toán áp dụng: Theo chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừaban hành theo quyết định số 48/ QĐ- BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởngBTC

Đơn vị áp dụng hình thức sổ: là hình thức “Nhật ký chung” Là hình thức sổđơn giản và dễ hiểu nhất Cứ có nghiệp vụ phát sinh là vào sổ Hình thức Nhật

ký chung được thể hiện như sơ đồ 1.2 Tuy nhiên tại Công ty không áp dụngnhật ký chi tiền và nhật ký thu tiền mà chỉ có sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi ngânhàng song song với sổ nhật ký chung

Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho làtheo giá gốc.Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho cuối kỳ là phương phápbình quân gia quyền Phương pháp hạch toán hàng tồn kho là Kê khai thườngxuyên

Nguyên tắc ghi nhận chi phí đi vay: Vốn hóa

Nguyên tắc ghi nhận chênh lệch tỷ giá: Theo tỷ giá giao ngay, chênh lệch

tỷ giá hối đoái ghi nhận vào doanh thu và chi phí hoạt động tài chính

Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận doanh thu:

Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: Việc ghi nhận doanh thu bánhàng của doanh nghiệp tuân thủ đầy đủ 5 điều kiện ghi nhận doanh thu quyđịnh trong chuẩn mực kế toán số 14 “Doanh thu và thu nhập khác”

Doanh thu hoạt động tài chính: Việc ghi nhận doanh thu tài chính tuânthủ đầy đủ 2 điều kiện ghi nhận doanh thu hoạt động tài chính quy định trongchuẩn mực kế toán số 14 “Doanh thu và thu nhập khác”

Mỗi nhân viên kế toán đều có nhiệm vụ, chức năng, và quyền hạn riêngtrong công tác kế toán được giao Giai đoạn hạch toán ban đầu tới giai đoạntiếp theo.Ghi sổ kế toán phần hành, đối chiếu, kiểm tra số liệu trên sổ với thực

tế tài sản, tiền vốn và hoạt động…Lập báo cáo phần hành được giao ghi sổtổng hợp, lập báo cáo định kì Sau đó tổng hợp nhiệm vụ cơ bản là thực hiệncông tác cuối kỳ, giữ sổ cái của tất cả các phần hành, ghi tổng hợp, lập báocáo nội bộ và bên ngoài đơn vị theo định kỳ báo cáo.Đôi khi cũng theo yêucầu đột xuất

2.2.Thực trạng kế toán vốn bằng tiền với việc tăng cường quản lý tại Công ty Cổ phần Việt Ca

2.2.1.Chứng từ trong Công ty

Cũng giống như mọi doanh nghiệp khác.Tuy hình thức sổ giữa các Công

ty áp dụng khác nhau Song các chứng từ ban đầu về kế toán vốn bằng tiền làkhông khác nhau Các chứng từ của Công ty Cổ phần Việt Ca về kế toán vốnbằng tiền bao gồm có: Phiếu thu, Phiếu chi, hóa đơn giá trị gia tăng, giấy tạmứng, giấy thanh toán tạm ứng, giấy báo Nợ, giấy báo Có của Ngân hàng,…

2.2.2.Tài khoản sử dụng

Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán là quá trình thiết lập một hệ thống tài khoản kế toán cho các đối tượng kế toán hạch toán nhằm cung cấp thông tin tổng quát về từng loại tài sản, nguồn hình thành tài sản và quá trình hoạt độngkinh doanh của Công ty

Tài khoản kế toán của Công ty Cổ Phần Việt Ca dùng để hệ thống hóa cácnghiệp vụ kinh tế, tài chính Doanh nghiệp sử dụng hệ thống tài khoản theoquy định, chế độ kế toán nhà nước ban hành

Tài khoản Công ty đang sử dụng bao gồm:

+TK 111.1- Tiền mặt

+TK 112.1- Tiền gửi Ngân hàng Công thương Chương Dương

+TK 112.2- Tiền gửi ngoại tệ Ngân hàng Công thương Chương Dương

+TK 112.3- Tiền gửi Ngân hàng Công thương Đông Anh

+TK 112.5- Tiền gửi ký quỹ

2.2.3.Kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần Việt Ca

Kế toán tiền mặt có vai trò quan trọng trong Công ty và việc quản lý đơn vị,quản lý tài sản tồn tại trực tiếp Bởi kế toán tiền mặt sẽ cung cấp cho thống kênguồn số liệu quan trọng để tiến hành phân tích các chỉ tiêu kinh tế như:

- Từ nguồn số liệu kế toán tiền mặt (chi tiết thu- chi) sẽ biết được việc ghi chỉtiêu là tiết kiệm hay lãng phí để từ đó có biện pháp khắc phục cho phù hợp

- Từ nguồn số liệu kế toán tiền mặt (chi tiết thu- chi) các nhà kinh doanh cóthể tiến hành phân tích để tính ra được vòng quay của vốn, lợi nhuận trênđồng vốn Cũng như xác định được kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh lãihay lỗ một cách chính xác

Để có nguồn vốn hoạt động kinh doanh đơn vị chủ yếu dựa vào nguồn vốn

tự có cộng với vốn vay của các quỹ đầu tư phát triển 2,5 tỷ đồng Do vậy việctheo dõi sự vận động của tiền là quan trọng

2.2.3.1.Kế toán tiền mặt tại Công ty

Để phục vụ cho nhu cầu hoạt động kinh doanh hàng ngày, Công ty luôn cómột số lượng tiền mặt nhất định, lượng tiền này không phụ thuộc vào tiêuchuẩn một định mức, phụ thuộc vào từng thời kỳ phát sinh Công ty sử dụngđơn vị tiền tệ thống nhất là đồng Việt Nam và sử dụng phần mềm kế toán

MISA 7.9.Từ các chứng từ kế toán ban đầu kế toán tiến hành nhập liệu và cácmẫu sổ chi tiết tự động câp nhật

Phiếu thu: Mẫu 01 - TT

Phiếu chi: Mẫu 02 - TT

Ngoài ra còn có chứng từ liên quan đến việc thu, chi, đề nghị vốn vay, bản

đề nghị tạm ứng, thanh toán tạm ứng, bản đề nghị thanh toán hoạt động kinhdoanh

 Hạch toán chi tiết: Công ty luôn có một lượng tiền nhất định tùy thuộc

vào nhu cầu hoạt động kinh doanh của từng thời kì.Mọi khoản thu chi đềuphải thể hiện trên phiếu thu, phiếu chi và phải có đầy đủ chữ ký của ngườithu, người nhận, người cho phép nhập, xuất quỹ (thủ trưởng đơn vị hoặcngười được ủy quyền là kế toán trưởng) Sau khi thu tiền, chi tiền thủ quỹ làngười đóng dấu “đã thu tiền” hoặc “chi tiền” vào chứng từ Cuối tháng căn

cứ vào chứng từ thu, chi để chuyển cho kế toán vốn bằng tiền ghi sổ Thủ quỹ

là người chịu trách nhiệm quản lý quỹ và nhập xuất quỹ tiền mặt hàng ngày.Thủ quỹ thường xuyên kiểm kê số tiền tồn quỹ thực tế Tiến hành đối chiếu sốliệu của sổ quỹ, sổ kế toán.Khi có chênh lệch, thủ quỹ và kế toán phải tự kiểmtra để xác định nguyên nhân và kiến nghị để giải quyết Kế toán tiền mặt saukhi nhận được báo cáo quỹ (có kèm chứng từ gốc) do thủ quỹ chuyển đến thìkiểm tra chứng từ và cách ghi chép trên báo cáo quỹ rồi tiến hành định khoản.Sau đó ghi vào sổ quỹ tiền mặt theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi tiềnmặt, tính ra số tồn quỹ cuối ngày

Cuối thang kế toán kiểm quỹ, đối chiếu số tiền tồn thực tế với sổ sách cóliên quan đến quỹ tiền mặt đồng thời lập biên bản kiểm kê

Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến quỹ tiền mặt phát sinh rấtnhiều, một số nghiệp vụ kinh tế trong thời gian xảy ra khác nhau nhưng nộidung kinh tế thì giống nhau như cùng thu tiền bán hàng, cùng rút tiền gửi về

quỹ tiền mặt, cùng mua hàng, cùng thanh toán lương…Như vậy nhữngnghiệp vụ kinh tế có nội dung giống nhau (khác nhau về chứng từ gốc đơnxin tạm ứng của nghiệp vụ tạm ứng, giấy báo Nợ của Ngân hàng của nghiệp

vụ rút tiền về quỹ tiền mặt…) nhưng chúng đều có điểm chung là ghi vào sổquỹ tiền mặt, sổ chi tiết tiền mặt dựa vào các chứng từ phiếu thu, phiếu chi

Do vậy vì hạn chế thời gian nên em chỉ xin lấy một vài nghiệp vụ kinh tếphát sinh để minh họa

Phiếu được lập thành ba liên (đặt giấy than viết một lần) ghi đầy đủ nội dung vào phiếu thu và kế toán ký vào Sau đó chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt, chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ Sau khi nhận đủ số tiền, thủ quỹ ghi số tiền thực tế nhập quỹ bằng chữ trước khi vào phiếu thu Còn một liên thủ quỹ ghi vào sổ quỹ, một liên giao cho người nộp, một liên lưu lại nơi lập phiếu

Các sổ sách kế toán và bảng biểu, chứng từ kế toán liên quan đến tiền mặt trong Công ty gồm: phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn GTGT, giấy đề nghị tạm ứng, thanh toán tạm ứng, sổ quỹ tiền mặt, sổ chi tiết tiền mặt, sổ nhật ký chung, sổ cáI tài khoản 111,112

Các tài khoản liên quan đến kế toán tiền mặt: TK

111,112,152,133,334,642,635,511,3331,141,131,…

Cụ thể một số chứng từ, sổ sách liên quan đến kế toán tiền mặt tại Công ty Cổphần Việt Ca được thể hiện trong các mẫu biểu dưới đây

Họ tên người nộp: Hoàng Thị Hà

Địa chỉ: Từ Liêm- Hà nội

Lý do nộp: Bán thiết bị lắp đặt văn phòng

Số tiền: 15 400 000 đồng

(Viết bằng chữ: Mười năm triệu bốn trăm nghìn đồng chẵn)

Kèm theo 01 chứng từ gốc:(Hóa đơn GTGT)

Đã nhận đủ số tiền: 15 400 000 đồng

(Viết bằng chữ: Mười năm triệu bốn trăm nghìn đồng chẵn)

Ngày 21 tháng 2 năm 2010Giám đốc kế toán trưởng người lập phiếu người nộp tiền thu quỹ(ký tên, ký,họ tên ký, họ tên ký, họ tên ký, họ tênđóng dấu)

Tỷ giá ngoại tệ: vàng bạc, đá quý

Số tiền quy đổi:………

Mẫu biểu 2.2

Mẫu số 01 GTKT-3 LL

BH/2010B

HÓA ĐƠN GTGT Liên 1: ( Lưu )

Ngày 22 tháng 2 năm 2010 Số: 00867835

Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần Việt Ca

địa chỉ: Số 15A Cát Linh, P.Quốc Tử Giám, Q Đống Đa, Hà Nội

Số tài khoản:

điện thoại: 0430752001 MST: 0800274112

Họ tên người mua hàng:

đơn vị: Công ty TNHH Siam Stell Việt Nam

địa chỉ: Khu công nghiệp Phúc điền, Huyện Cẩm Giàng, Tỉnh Hải Dương

Hải Dương theo hợp đồng

thuê lại đất số 12/hđtlđ ngày

Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 436.692.465

Số tiền bằng chữ: Bốn tỷ tám trăm linh ba triệu sáu trăm mười bảy nghìn một trăm mười tám đồng

Họ tên người nhận tiền: Vũ Thị Thúy

Tên đơn vị: Công ty cổ phần Việt Ca

Lý do nhận tiền: Thanh toán tiền mua tài liệu phục vụ cho Công ty

Số tiền: 2.970.000 đồng

(Viết bằng chữ: Hai triệu, chín trăm bảy mươi nghìn đồng chẵn)

Kèm theo 01 chứng từ gốc:(Hóa đơn GTGT)

Đã nhận đủ số tiền: 2.970.000 đồng

(Viết bằng chữ: Hai triệu, chín trăm bảy mươi nghìn đồng chẵn)

Ngày 25 tháng 2 năm 2010 Giám đốc kế toán trưởng người lập người nhận tiền thu quỹ

(ký tên, đóng dấu) ( ký,họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên)

Tỷ giá ngoại tệ: vàng bạc, đá quý

Số tiền quy đổi:………

Mẫu biểu 2.4

Mẫu số 01/GTKT- 3LL LS/2005B

HÓA ĐƠN GTGT Liên 2: giao cho khách hàng

Đơn vị bán hàng: Hiệu sách số5

Địa chỉ:45 Hoàng Hoa Thám- Hà Nội

Số tài khoản:………MST: 16530

Điện thoại: 04.8624704

Họ tên người mua hàng: Vũ Thị Thúy

Tên đơn vị: Công ty cổ phần Việt Ca

Hình thức thanh toán: Tiền mặt

Giám đốc đơn vị người mua hàng kế toán trưởng

(ký, đóng dấu) (ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Mẫu biểu 2.5

CÔNG TY CỔ PHẦN VIỆT CA BH kèm theo QĐ số 05 /QĐ- VCA

MST: 0101.81.31.85 Ngày 03/01/2009 của giám đốc

Công ty cổ phần Việt Ca

GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG

Ngày 30/03/2010Kính gửi: Giám đốc Công ty cổ phần Việt Ca

Tên tôi là: Nguyễn Thị Thu Hạnh

Bộ phận công tác: phòng kế toán

Đề nghị giám đốc cho tạm ứng số tiền:2 000 000

(Bằng chữ: Hai triệu đồng chẵn

Lý do tạm ứng: Đi công tác

Thời hạn thanh toán: một tháng

Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Trưởg phòng Ngời đề nghị

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Mẫu biểu 2.6

BH theo QD số 05 /QD- VCANgày 03/01/2009 của giám đốc

Công ty cổ phần Việt Ca

CÔNG TY CỔ PHẦN VIỆT CA

MST: 0101.81.31.85

GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN TẠM ỨNG

kính gửi: GIÁM ĐỐC CÔNG TY CỔ PHẦN VIỆT CA

Tên tôi là: Nguyễn Thị Thu Hạnh

Bộ phận công tác: phòng kế toán

Đã tạm ứng số tiền: 2 000 000 Bằng chữ: Hai triệu đồng chẵn

Số tiền thực tế chi: 1 000 000 Bằng chữ: một triệu đồng chẵn

Nội dung chi: tiền ăn và học trong thời gian công tác

Chênh lệch so với số tạm ứng- chi không hết: 1 000 000

(Bằng chữ: một triệu đồng chẵn)

Đề nghị giám đốc duyệt thanh toán

Hồ sơ chứng từ kèm theo: Hóa đơn GTGT của tiền ăn và tiền xe đi lại, chứng chỉ chứng học và biên lai thu tiền học trong thời gian công tác