KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY THƯƠNG MẠI QUẢNG NINH

Căn cứ vào quy mô hoạt động và đặc điểm kinh doanh của công ty, phòng kế toán công ty có nhiệm vụ tiến hành ghi chép, giám đốc và hạch toán thật đầy đủ, cụ thể và rõ ràng toàn bộ quá trì

KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY THƯƠNG MẠI QUẢNG NINH

Với mô hình tổ chức bộ máy của công ty như vậy kết hợp với đội ngũ kế toán vững chắc về nghiệp vụ, thành thạo trong chuyên môn nên những năm qua hoạt động kinh doanh của công ty đạt hiệu quả cao, điển hình là trong năm 2002 và 6 tháng đầu năm 2003 kết quả kinh doanh mà công ty đạt được rất đáng khích lệ Số liệu cụ thể được thể hiện qua bảng sau:

BẢNG PHÂN TÍCH KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY 6 THÁNG

CUỐI NĂM 2002 VÀ 6 THÁNG ĐẦU NĂM 2003

đơn vị tính: Triệu đồng CHỈ TIÊU

Thực hiện năm 2002

Thực hiện năm 2003

Chênh lệch 2002 so với 2003

số +tuyệt đối % + tương đối

3-Chi phí b.hàng + chi phí q.lí 3607,5 4024 416,5 11,55

Nhìn vào kết quả kinh doanh 2 năm qua chúng ta thấy mức thực hiện 6 tháng cuối năm 2002 cao hơn mức thực hiện 6 tháng đầu năm 2003 Doang thu bán hàng đầu năm 2003 so với cuối năm 2002 tăng 8,53% so với mức tăng 5.812 triệu đồng; Giá vốn hàng bán tăng 8,53% với mức tăng 4.905 triệu đồng và chi phí quản lí

và chi phí bán hàng tăng 11,55% với mức tăng 0.833 triệu đồng Doanh thu tăng đồng thời giá vốn hàng bán tăng và chi phí quản lí, bán hàng tăng điều này là hợp

lí, hơn nữa tỷ trọng giữa giá vốn hàng bán trên tổng doanh thu đầu năm 2003 so với cuối năm 2002 giảm 0,32% điều này cho thấy công ty đã vận dụng tốt công tác thu mua và bán hàng về phương diện giá cả

IV TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY THƯƠNG MẠI QUẢNG NINH.

Căn cứ vào quy mô hoạt động và đặc điểm kinh doanh của công ty, phòng kế toán công ty có nhiệm vụ tiến hành ghi chép, giám đốc và hạch toán thật đầy đủ, cụ thể và rõ ràng toàn bộ quá trình hoạt động kinh doanh của công ty nhằm xác định được kết quả kinh doanh một cách nhanh chóng và chính xác, giúp cho ban giám đốc có thể nắm bắt kịp thời mọi diễn biến trong quá trình kinh doanh để từ đó đưa

ra những quyết định đúng đắn nhất nhằm đạt hiệu quả cao nhấn trong hoạt động kinh doanh của công ty

1 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY THƯƠNG MẠI QUẢNG NINH. Phòng kế toán công ty được biên chế 5 người với nhiệm vụ cụ thể từng người như sau:

- 1 đồng chí kế toán trưởng: Phụ trách chung đồng thời chịu trách nhiệm tổng

hợp số liệu

- 1 đồng chí phó phòng kế toán: Chịu trách nhiệm theo dõi chi phí, các khoản

thu chi quỹ tiền mặt, các khoản công nợ và TSCĐ

- 1 đồng chí theo dõi tình hình mua, bán hàng và các khoản phải thu.

- 1 đồng chí nhân viên theo dõi ngân hàng và làm nhiệm vụ thống kê.

- Một đồng chí chịu trách nhiệm về các khoản nghĩa vụ đối với nhà nước (Thuế)

Ngoài ra ở các cửa hàng cũng được bố trí từ 1 đến 2 kế toán hoạt động theo hình thức báo sổ chịu sự chỉ đạo trực tiếp của cửa hàng trưởng hay giám đốc xí nghiệp, hàng tháng báo cáo số liệu vè phòng kế toán công ty

Phòng kế toán công ty hoạt động theo mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung với sơ đồ tổ chức như sau:

SƠ ĐỒ BỘ MÁY KẾ TOÁN

Kế toán trưởng

Bộ phận KT theo dõi chi phí bán hàng và các khoản thu chi quỹ

Bộ phận KT theo dõi tình hình mua bán hàng hoá, thanh toán với NS và TSCĐ

Bộ phận KT theo dõi công nợ, ngân hàng và thống kê

Kế toán các cửa hàng, đơn vị, xí nghiệp trực thuộc

2.TỔ CHỨC VẬN DỤNG HỆ THỐNG TÀI KHOẢN VÀ HOÁ ĐƠN CHỨNG TỪ TRONG QUÁ TRÌNH SXKD CỦA CÔNG TY.

2.1 Hệ thống tài khoán sử dụng ở công ty Thương mại Quảng Ninh.

Công ty Thương mại Quảng ninh đang thực hiện hệ thống tài khoản kế toán đựơc ban hành theo quyết định QĐ 1144/TC/QĐ/CĐKT của bộ trưởng bộ tài chính ban hành ngày 01/11/1995 và thực hiện đúng theo các văn bản bổ xung nội dung

hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo quyết định trên mỗi khi có sự thay đổi

Do đặc thù của công ty là doanh nghiệp thương mại, kinh doanh nhiều chủng loại mặt hàng và với số lượng lớn nên công ty đang sử dụng 1 hệ thổng với tổng số

gần 50 tài khoản tổng hợp và chi tiết phản ánh đầy đủ và chi tiết các nghiệp vụ phát sinh hàng ngày và định kỳ của công ty

2.2 Tổ chức chứng từ kế toán của công ty thương mại Quảng Ninh.

Là 1 doanh nghiệp nhà nước do vậy ngay từ ngày đầu thành lập công ty đã tuân thủ đầy đủ hệ thống chứng từ nhà nước quy định Công ty áp dụng phương pháp khấu trừ để tính thuế GTGT cho hàng hoá mua vào và bán ra Một số chứng từ như: Hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, phiếu thu, giấy báo có, giấy báo nợ….được coi là chứng từ gốc để kế toán làm căn cứ tiến hành ghi sổ

Những nghiệp vụ phát sinh hàng ngày đề được thực hiện trên phần mềm kế toán máy Mặt khác, do phần lớn HĐKD của công ty là hoạt động thương mại, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có phần đơn giản hơn so với DN sản xuất do vậy công

ty lựa chọn tổ chức hệ thổng sổ sách kế toán theo hình thức “Nhật ký chung”.

Trình tự áp dụng hình thức Nhật ký chung như sau:

SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ GHI SỔ THEO HÌNH THỨC

Sổ quỹ

Chứng từ gốc

Nhật ký chuyên dùng Nhật ký chung

Sổ (thẻ) KT chi tiết Bảng tổng hợp số liệu chi tiết Báo cáo tài chính Bảng cân đối số phát sinh các tài khoản

Sổ cái

NHẬT KÝ CHUNG

Trong đó:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Ghi đối chiếu, kiểm tra

Với hình thức sổ nhật ký chung, bộ phận kế toán sử dụng hệ thống sổ: Nhật ký chung, sổ cái, các sổ kế toán chi tiết sổ quỹ, sổ nhật ký chuyên dùng

Công ty tiến hành lập báo cáo quyết toán theo định kỳ 6 tháng và cả năm Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12 Đối với các cửa hàng của công ty, kế toán tại các đơn vị có nhiệm vụ định kỳ báo cáo kế quả kinh doanh trong tháng của mình về công ty để công ty tổng hợp và lập báo cáo

3 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY THƯƠNG MẠI QUẢNG NINH.

3.1 Các phương thức bán hàng công ty đang áp dụng.

* Bán trực tiếp tại kho: Khi hợp đồng giữa công ty và khách hàng đựoc ký kết,

khách hàng có thể đến tận kho của công ty của công ty để nhận hàng Nếu khách hàng yêu cầu, công ty sẽ tiến hành vận chuyển hàng cho khách Các chi phí liên quan đến việc vận chuyển hàng hoá được công ty hạch toán vào chi phí bán hàng

Khi tiến hành giao nhận hàng hoá xong, người đại diện bên mua hàng kí xác nhận vào hoá đơn GTGT Bắt đầu từ thời điểm đó, hàng được xác nhận là đã bán Hình thức này được công ty áp dụng đối với kho của công ty và một số kho cửa hàng như cửa hàng VLXD, cửa hàng điện máy…

* Bán lẻ: Hình thức này chủ yếu được áp dụng cho cửa hàng bách hoá Theo hình

thức này, cuối mỗi ngày bán hàng (cuối ca) người bán hàng lập báo cáo bán hàng

và giấy nộp tiền để làm cơ sở cho việc ghi sổ kế toán Đồng thời người bán hàng lập bảng kê bán lẻ theo từng lần bán, từng loại hàng để làm cơ sở cho việc tính doanh thu và thuế GTGT

Doanh thu bán hàng được tính trên cơ sở số lượng hàng bán ra và đơn giá hàng bán

3.2 Trình tự hạch toán kế toán hàng hoá mua ngoài nhập kho.

Mua hàng là giai đoạn đầu tiên của quá trình kinh doanh của các doanh nghiệp thương mại, là quá trình vận động của vốn kinh doanh sang hình thái hàng hoá Nhiệm vụ của kế toán quá trình mua hàng là ghi chép, phản ảnh toàn bộ quá trình mua hàng, xác định giá thành thực tế của hàng mua để có thể thông tin kịp thời và chính xác tình hình mua hàng cho ban giám đốc để từ đó ban giám đốc có thể đưa ra những quyết định đúng đắn nhất trong việc điều hành hoạ động kinh doanh của công ty

* Đối với hàng mua trong nước: Trị giá hàng nhập kho được tính theo công

thức

Trị giá hàng nhập kho= trị giá hàng mua + chi phí thu mua

- Khi hàng hoá mua về nhập kho, căn cứ vào phiếu nhập kho và hoá đơn GTGT kế toán ghi

Nợ TK 156.1 : tổng giá mua

Nợ TK 156.2: Chi phí thu mua

Nợ TK 133.1: thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 111.(112…331)

Đối với phần chi phí thu mua phát sinh có giá trị lớn như: Chi phí vận chuyển bằng tàu đường dài, chi phí thuê người xếp hàng vào kho…được hạch toán vào TK 156.2 Đối với các chi phí phát sinh nhỏ như chi phí xích lô vận chuyển hàng, lệ phí cầu đường thì kế toán đưa vào TK 641

* Đối với hàng mua nhập khẩu:

- Công ty thường nhập khẩu các mặt hàng có giá trị lớn như các dây chuyền máy móc phục vụ cho các doanh nghiệp sản xuất và thường chỉ nhập khẩu khi doanh nghiệp ký được hợp đồng bán hàng và hàng khi được nhập khẩu sẽ không tiến hành thủ tục nhập kho mà chuyển ngay cho người bán Trị giá hàng mua được tính như sau:

Trị giá mua hàng nhập khẩu = Giá mua ghi trên vận đơn nhập khẩu + thuế

NK + chi phí mua hàng

* Trình tự thủ tục mua hàng nhập kho được tiến hành như sau:

Kế toán vật tư căn cứ vào biên bản bàn giao hàng giữa người áp tải hàng với

thủ kho để viết phiếu nhập kho (biểu số 1) Sau khi viết xong chuyển phiếu cho thủ

kho kiểm tra và kí xác nhận Sau đó người bàn giao hàng ký và chuyển phiếu cho trưởng phòng vật tư ký, giám đốc ký Sau đó kế toán căn cứ vào phiếu để ghi vào các sổ chi tiết và sổ tổng hợp

SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ KẾ TOÁN NHẬP KHO

Ký duyệt

Biên bản kiểm nghiệm vật tư

Phiếu nhập vật tư Phiếu nhập vật tư Phiếu nhập vật tư

Ban kiểm nghiệm vật tư

Kế toán vật tư Thủ kho Trưởng phòng vật tư, giám đốc…

Nhập kho vật tư viết chuyển

chuyển

Chuyển cho phòng kế toán để hạch toán

3.3.Trình tự hạch toán kế toán hàng hoá xuất kho bán cho khách hàng.

* Chứng từ sử dụng:

- Hoá đơn bán hàng (Hoá đơn GTGT mẫu số 03/ GTGT)

- Phiếu thu

- Giấy báo có ngân hàng

* Xuất bán tại kho công ty: Trị giá sản phẩm của công ty xuất kho của công ty được

tính theo phương pháp giá bình quân gia quyền cho cả kỳ dự trữ

Trị giá hàng tồn đầu kỳ

Trị giá hàng nhập trong kỳ

Số lượng hàng tồn đầu kỳ

Số lượng hàng nhập trong kỳ

Giá đơn vị bình quân = cuối kỳ

+

+

Hàng xuất kho= Số lượng hàng xuất kho x giá đơn vị bình quân cuối kỳ

VD: ta có tình hình mặt hàng than cám trong kỳ như sau:

Số lượng đơn giá Thành tiền Số lượng đơn giá Thành tiền 1

2

3

20 tấn 150.00

0

3.000.0000

150 tấn

300 tấn

156.000 160.000

23.400.000 48.000.000

3000.000 + 23.400.000 + 48.000.000

Đơn giá bình quân = =158.297 đ

20 + 150 + 300

Thủ tục xuất kho được tiến hành như sau:

Ví dụ: Tháng 4 năm 2003 công ty xuất bán 1 lô hàng búa khoan Trung quốc cho

mỏ than thống nhất Hoá đơn GTGT số 25819 ngà 20-4-2003 có ghi:

- Giá bán chưa có thuế: 155.000.000đ

- Thuế GTGT (10%): 15.500.000đ

- Tổng tiền thanh toán: 170.500.000đ

Người mua mới thanh toán bằng chuyển khỏn qua ngân hàng 100.000.000đ (Công ty đã nhận được báo có), số còn lại người mua kí nhận nợ

Thủ tục xuất kho và trình tự ghi sổ chi tiết được thực hiện như sau:

Căn cứ vào hợp đồng đã ký giữa 2 bên, tại phòng kinh doanh, nhân viên bán

hàng tiến hành viết hoá đơn GTGT (biểu số 2) (ghi thành 2 liên) theo tổng giá trị

của hợp đồng và chuyển xuống cho phòng kế toán Tại phòng kế toán căn cứ vào

hoá đơn này, kế toán vật tư hàng hoá lập phiếu xuất kho cho số hàng này(biểu số 3) Sau khi trưởng phòng kinh doanh, giám đốc (hoặc kế toán trưởng) ký duyệt,

người mua hàng sẽ mang hoá đơn đến thủ quỹ nộp tiền, thủ quỹ ký và đóng dấu vào hoá đơn Phiếu xuất kho được chuyển thẳng xuống cho thủ kho Người mua hàng mang hoá đơn đến kho nhận hàng Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho và hoá đơn xuất hàng và cùng người nhận hàng ký nhận Sau đó liên hoá đơn màu đỏ được giao cho khách hàng, liên màu xanh cùng phiếu xuất kho được chuyển về phòng kế toán để hạch toán Tại phòng kế toán, nghiệp vụ phát sinh được phản ánh

vào sổ nhật ký chung (biểu số 4), máy sẽ tự động vào sổ chi tiết hàng hoá(biểu số 5), sổ chi tiết TK 511 ,sổ tổng hợp chi tiết TK 511(biểu só 6) sổ cái TK 632, sổ chi tiết TK 632 ,sổ tổng hợp chi tiết TK 632(biểu số 7) sổ cái TK 131 (biểu số 8), sổ

chi tiết TK 131

Để phần mềm kế toán có thể tự động cập nhận vào các bảng trên thì khi bắt đầu sử dụng kế toán máy, ta phải tiến hành cập nhật các mã số chính vào máy như

hệ thống tài khoản DN sử dụng, hệ thống kho công ty, hệ thống danh mục khách hàng và danh mục nhà cung cấp…

Theo ví dụ trên, tại phòng kế toán, kế toán tiến hành hạch toán như sau:

- Phản ảnh Doanh thu bán hàng:

Nợ TK 112: 100.000.000

Nợ TK 131: 70.500.000

Có TK 511: 155.000.000

Có TK 33311: 15.500.000

- Đồng thời kết chuyển giá vốn hàng bán:

Nợ TK 632: 131.500.000

Có TK 156: 131.500.000

Vì công ty là đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên cuối tháng kế toán tiến hành kết chuyển số thuế GTGT được khấu trừ từ TK 1331 sang bên Nợ TK 33311 Sau đó tính số dư cuối kỳ của TK 3331, nếu số dư bên Có là số thuế GTGT mà công ty còn phải nộp cho ngân sách nhà nước Trong 3 tháng liên tiếp nếu TK 3331 đều dư Nợ thì đơn vị làm hồ sơ nộp cơ quan thuế chờ để được xét duyệt hoàn thuế

Như vậy nếu tính riêng lô hàng trên thì khi tính số thuế phải nộp ta sẽ có: (giả

sử thuế VAT đầu vào là 15.500.000đ )

Số thuế GTGT phải nộp = Thuế GTGT đầu ra – Thuế GTGT đầu vào

=15.500.000đ - 13.150.000đ = 2.350.000đ

Và được hạch toán như sau:

- Kết chuyển thuế GTGT được khấu trừ

Nợ TK 33311: 13.150.000

Có TK 1331: 13.150.000

- Khi nộp thuế vào ngân sách ghi:

Nợ TK 33311: 2.350.000

Có TK 112: 2.350.000

SƠ ĐỒ TỔNG HỢP QUÁ TRÌNH BÁN HÀNG TẠI KHO CÔNG TY

Phòng kinh doanh phòng kế toán Thủ quỹ

Thủ kho Hoá đơn GTGT

Phiếu xuất kho

Hoá đơn GTGT

Hoá đơn GTGT

Viết Lập phiếu Giám đốc…ký Thu tiền, ký Ký,xuất hàng Hoá đơn GTGT

Phiếu xuất kho

Chuyển Chuyển Chuyển

* Đối với hàng hoá áp dụng hình thức bán lẻ: Tại cửa hàng bách hóa, khi phát sinh

nghiệp vụ bán hàng, nhân viên bán hàng tiến hành lập bảng kê bán lẻ hàng hoá

(biểu số 9) (theo mẫu số 06/GTGT), gửi cho phòng kế toán để tiến hành hạch toán

Sau đó kế toán nhập số liệu vào máy để lên các sổ nhật ký chung, sổ chi tiết các

TK giống như trường hợp xuất hàng bán tại kho

BẢNG KÊ BÁN LẺ HÀNG HOÁ

(ngày tháng năm)

- Tên cơ sở kinh doanh: Công ty Thương mại Quảng ninh

- Địa chỉ: 23 Đường Lê Thánh Tông- TP Hạ Long

- Họ tên người bán hàng: Phạm Khánh Hoà

- Địa chỉ nơi bán: số 34 Cái Dăm TP Hạ Long-QN

đơn vị tính: đồng

stt Tên hàng hoá Đơn vị tính Số

lượng Đơn giá Thành tiền

Mã số:

1 Sữa thùng 20 60.000 1.200.000

Tổng số tiền bằng chữ: Ba mươi triệu năm trăm sáu mươi lăm nghìn đồng chẵn

Người bán hàng

(ký, họ tên)

3.3 hạch toán kế toán xác định kế quả bán hàng tại công ty thương mại Quảng ninh

3.3.1.hạch toán chi phí bán hàng

Chi phí bán hàng của công ty bao gồm: Chi phí vận chuyển hàng cho khách, chi phí giới thiệu sản phẩm, khấu hao TSCĐ dùng cho bộ phận bán hàng, lương và các khoản trích theo lương, chiết khấu thanh toán cho khách hàng

Khoản chi phí bán hàng phát sinh căn cứ vào bảng chấm công, bảng thanh toán lương, bảng tính khấu hao…kế toán ghi vào sổ nhật ký chung và máy tự động

ghi vào sổ chi tiết bán hàng (biểu số 10), sổ cái TK 641 (biểu số 11)

Tài khoản 641 của công ty bao gồm một số TK cấp 2 sau:

TK 6411 : Chi phí nhân viên bán hàng

TK 6412: Chi phí vận chuyển hàng

TK 6414: Chi phí khấu hao TSCĐ

TK 6415: Chi phí bằng tiền khác

Ví dụ: Ngày 24/7/2003 kế toán nhận được hoá đơn thanh toán tiền mua xăng vận chuyển cột chống lò cho tổng công ty than Quảng Ninh với giá chư thuế

GTGT là 1.024.000 thuế GTGT 10% Kế toán thanh toán lập phiếu chi (biểu) và

làm thủ tục trả tiền Căn cứ vào phiếu chi kế toán ghi:

Nợ TK 641: 1 024.000

Nợ TK 1331: 102.400

Có TK 1111: 1.126.400

3.3.2.Hạch toán chi phí quản lí doanh nghiệp

Chi phí QLDN của công ty bao gồm lương cho bộ phận QLDN, các khoản trích theo lương, khấu hao TSCĐ bộ phận QLDN, tiền điện nước cho các phòng ban, một số khoản thuế (thuế đất, thuế môn bài), chi phí tiếp khách, chi phí công tác, và chi phí khác

TK 642 bao gồm các tài khoản cấp 2 sau:

TK 642.1: Chi phí nhân viên quản lí

TK 642.2: Chi phí đồ dùng văn phòng

TK 642.3: Chi phí tiếp khách, công tác phí

TK 642.4: chi phí khấu hao TSCĐ

TK 642.5: Phí, lệ phí

TK 642.6: Chi phí khác

Các chứng từ để kế toán ghi Nợ TK 642 gồm: bảng chấm công nhân viên QLDN, hoá đơn GTGT các loại, bảng tính khấu hao TSCĐ các loại Tài khoản này cuối kỳ được kết chuyển sang TK 911 và không có số dư

Ví dụ: Ngày 12/7 kế toán căn cứ vào các hoá đơn tiến hành thanh toán cho đồng chí phó giám đốc đi công tác vào TP Hồ Chí Minh Tổng số tiền là 7.390.000đ trong đó thuế GTGT là 540.000đ Trước đó công ty đã tạm ứng trước cho đồng chí phó giám đốc là 6.000.000đ

Kế toán ghi: Nợ TK 6423: 6.850.000

Nợ TK 1331: 540.000

Có TK 141: 7.390.000

Đồng thời ghi

Nợ TK 141: 1.390.000