THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH VÀ PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH KHẢ NĂNG THANH TOÁN CỦA XÍ NGHIỆP KHẢO SÁT XÂY DỰNG ĐIỆN I

các chức năng nhiệm vụ kế toán, bộ máy kế toán của Xí nghiệp được tổ chứctheo hình thức tập trung theo sơ đồ sau:KẾ TOÁN TRƯỞNGPHÓ PHÒNG KẾ TOÁN TSCĐ KẾTOÁNTIỀNLƯƠNG KẾTOÁNTỔNGHỢP THỦQUỸ

THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH VÀ PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH KHẢ NĂNG THANH TOÁN CỦA XÍ

NGHIỆP KHẢO SÁT XÂY DỰNG ĐIỆN I

I-Đặc điểm tổ chức kinh doanh của Xí nghiệp khảo sát xây dựng Điện I:

1 Quá trình hình thành và phát triển của Xí nghiệp KSXD điện I:

Xí nghiệp Khảo Sát Xây Dựng Điện I trực thuộc Công Ty Tư Vấn XâyDựng Điện I Được thành lập theo quyết định số 071-DL-TCCB3 ngày 02/12/ 1981 của Bộ điện lực và được thành lập theo nghị định 388/ HĐBT tạiquyết định số 1167 NL/ TCCB- LĐ ngày 24/ 06/ 1993 của Bộ Năng Lượng.Trụ sở của Xí nghiệp đóng tại Km 2- đường Hà Đông- Văn Điển

Xí nghiệp đã tham gia khảo sát địa chất các công trình thuỷ điện lớncủa đất nước như Nhà máy thuỷ điện Hoà Bình, Nhà máy thuỷ điện Yaly, nhàmáy thuỷ điện Trị an v v…Đồng thời xây lắp hàng nghìn Km đường dâytrung và hạ thế, đã được Nhà nước tặng thưởng huy chương lao động hạngnhất, nhì, ba Xí nghiệp khảo sát xây dựng điện I là một Xí nghiệp sản xuấtcủa nghành năng lượng luôn luôn có tốc độ tăng trưởng ổn định, đời sống củacông nhân viên được đảm bảo

Nhiệm vụ của Xí nghiệp là khảo sát địa chất, địa hình thuỷ văn và xâydựng các công trình điện, cùng với sự phát triển đi lên của Công ty, Xí nghiệpngày càng mở rộng sản xuất, từ chỗ chỉ là công tác khoan, đào, khảo sát địahình, địa chất Hiện nay Xí nghiệp còn được cấp giấy phép hành nghề xây lắpđường dây từ 35 Kw trở xuống Trong những năm qua doanh thu hàng nămcủa Xí nghiệp đạt từ 30 tỷ đến 35 tỷ đồng

Qua 20 năm hoạt động Xí Nghiệp Khảo Sát Xây Dựng Điện I đã khôngngừng phát triển về mọi mặt Từ một Xí nghiệp với số vốn ít, trang thiết bị

thô sơ, lạc hậu, đến nay Xí nghiệp đã trở thành một doanh nghiệp có nhữngbước đi lên rõ rệt, với cơ sở vật chất tương đối lớn Xí nghiệp khảo sát là mộtđơn vị có truyền thống liên tục hoàn thành toàn diện, xuất sắc các chỉ tiêu kếhoạch hàng năm của công ty giao, thu nhập năm sau cao hơn năm trước, Xínghiệp ngày càng ổn định và phát triển

2 Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của Xí nghiệp:

Xuất phát từ chức năng và nhiệm vụ của Xí nghiệp, nên Xí nghiệp tổchức bộ máy quản lý theo mô hình trực tuyến chức năng, có nghĩa giám đốctrực tiếp lãnh đạo đến từng phòng ban Và để giúp cho giám đốc thì cácphòng ban có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc theo chức năng, nhiệm vụcủa mình

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA XÍ NGHIỆP

(XEM TRANG BÊN)

Tại Xí nghiệp, Giám đốc phụ trách chung mọi hoạt động của Xí nghiệp

là chủ tài khoản, chịu quyền tự chủ về mặt tài chính của toàn Xí nghiệp, chịutrách nhiêm trước Nhà nước, trước Công ty

Phòng kế toán- tài vụ đứng đầu là kế toán trưởng chịu trách nhiệmtrước Giám đốc về toàn bộ công tác tài chính kế toán của Xí nghiệp, thammưu cho Giám đốc nhằm quản lý và sử dụng nguồn vốn đúng mục đích, tiếtkiệm và hiệu quả

Phó giám đốc xây lắp trợ giúp giám đốc trong việc phụ trách các đơn vịxây lắp điện, xưởng cơ khí, các đội xây lắp

Phó giám đốc thiết kế phụ trách thiết kế nguồn lưới điện

Phó giám đốc khảo sát phụ trách công việc khoan đào, phụ trách côngtrình đầu nguồn

Kỹ sư trưởng địa chất công trình phụ trách công tác khoan đào, địa chấtcông trình

Phong thiết kế làm nhiệm vụ thiết kế, lập hồ sơ, lập báo cáo khả thi,tiền khả thi và thiết kế dự toán công trình

Xưởng cơ khí gia công sửa chữa máy móc phục vụ sản xuất

Các đội xây lắp: xây lắp công trình lưới điện từ 35 Kw trở xuống

Đội khoan là đơn vị trực tiếp khoan lấy mẫu địa chất ở các công trình.Phòng tổ chức thi công khảo sát là đơn vị trực tiếp tổ chức thi công cáccông trình khảo sát, các đơn vị khoan đào, tổ chức thi công

Phòng kỹ thuật địa chất phụ trách địa chất công trình, lập tài liệu về địachất các công trình

4 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của Xí nghiệp:

 Phòng kế toán tài chính là một trong những phòng ban chính của Xínghiệp thực hiện công tác tài chính kế toán của Xí nghiệp, để thực hiện được

các chức năng nhiệm vụ kế toán, bộ máy kế toán của Xí nghiệp được tổ chứctheo hình thức tập trung theo sơ đồ sau:

KẾ TOÁN TRƯỞNGPHÓ PHÒNG

KẾ TOÁN TSCĐ

KẾTOÁNTIỀNLƯƠNG

KẾTOÁNTỔNGHỢP

THỦQUỸ

Phòng kế toán của Xí nghiệp gồm 8 cán bộ kế toán đều đã qua đào tạo

có chuyên môn nghiệp vụ vững vàng, có kinh nghiệm thực tế đủ khả năng đápứng yêu cầu của công tác quản lý:

- Ghi chép các loại sổ kế toán tổng hợp, trên cơ sở đó chịu trách nhiệmlập các báo cáo kế toán tổng hợp

- Kiểm tra thường xuyên, lưu trữ và bảo quản tốt các chứng từ, sổ sáchthuộc phần công việc được phân công.

- Chịu trách nhiệm ghi chép, theo dõi, thanh toán và báo cáo chi tiết cáckhoản phải trả nội bộ, các khoản thu nội bộ, các khoản công nợ với kháchhàng

- Kế toán theo dõi nhập, xuất vật tư, tiêu thụ sản phẩm, kiểm tra cácloại chứng từ liên quan tới vật tư, hàng hoá, sản phẩm, ghi chép và theo dõivật tư, hàng hoá Kiểm tra, đối chiếu, xác nhận công nợ và lập các báo cáo chitiết các khoản phải trả người bán

 Kế toán tài sản cố định:

- Kế toán tài sản cố định, xây dựng cơ bản nhiệm vụ theo dõi tănggiảm tài sản cố định, trích khấu hao tài sản cố định hàng tháng, quý năm vàcông tác xây dựng cơ bản hoàn thành

 Kế toán thanh toán ngân hàng:

- Lập chứng từ thu, chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, các khoản thanhtoán tạm ứng, các khoản chi phí Kiểm tra các loại chứng từ gốc có liên quanđến thu chi, ghi chép trên các loại sổ kế toán chi tiết lập các báo cáo kế toánchi tiết thuộc các phần việc trên

- Thường xuyên đối chiếu, kiểm tra số liệu kế toán Xí nghiệp với cácngân hàng Theo dõi và lập báo cáo chi tiết các khoản tiền vay ngân hàng, cáckhoản huy động vốn nội bộ và các khoản vay mượn khác

 Kế toán thanh toán ngoại tệ:

- Chịu trách nhiệm theo dõi, kiểm tra và thực hiện tất cả các phần việcliên quan đến hoạt động thanh toán bằng ngoại tệ của Xí nghiệp, thườngxuyên giao dịch với ngân hàng để hoàn thành nhanh chóng các phần việcđược phân công, đảm bảo thực hiện nhanh chóng các hợp đồng kinh tế đã kíkết

- Theo dõi, kiểm tra, lưu trữ tất cả các hợp đồng ngoại đã kí kết, đã,đang và sẽ thực hiện.

- Ghi chép sổ kế toán và theo dõi thanh toán, theo dõi tình hình muabán ngoại tệ, ký quỹ, thanh toán theo từng hợp đồng, từng khách hàng

- Kế toán các khoản chi tiêu quỹ công đoàn, thống kê, tổng hợp, báocáo các khoản chi tiêu quỹ công đoàn hàng tháng, quý, năm

 Kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội:

- Theo dõi tình hình tăng giảm lao động, tiền lương của công ty, lậpbảng thanh toán tiền lương, BHXH, ghi sổ lương, thanh quyết toán, tổng hợptiền lương toàn Xí nghiệp

- Ghi chép, theo dõi, kiểm tra, ghi sổ kế toán và quản lý tài khoản tiềnlương, BHXH, kinh phí công đoàn, BHYT

- Theo dõi, kiểm tra, lưu trữ tất cả các chứng từ liên quan đến tiềnlương, BHXH, các hợp đồng lao động, các quyết định và các giấy tờ khác liênquan đến tiền lương, BHXH, BHYT, tiền thưởng

- Thanh, quyết toán bảo hiểm xã hội với cơ quan BHXH và tổng hợpbáo cáo, lưu trữ các tài liệu, hồ sơ về tiền lương và BHXH

- Kiểm kê quỹ tiền mặt hàng ngày, hàng tháng và đột xuất, đảm bảotiền khớp đúng giữa sổ sách và thực tế, thường xuyên đối chiếu giữa sổ kếtoán và sổ quỹ, lập báo cáo tồn quỹ hàng tháng

- Đảm bảo an toàn quỹ tiền mặt, giữ bí mật số liệu thu chi và tồn quỹ

- Theo dõi, ghi chép trên sổ chi tiết, giữ quỹ công đoàn.

- Lưu trữ các loại sổ sách chứng từ thuộc phần việc được phân công

 Hiện nay, tại Xí nghiệp khảo sát xây dựng Điện I đang thực hiện chế

độ kế toán ban hành theo quyết định 1141/TC/QĐ/CĐKT của Bộ trưởng BộTài chính ngày 1/11/1995:

- Niên độ kế toán bắt đầu từ 1/1 đến 31/12 hàng năm (năm dương lịch)

- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: VND

- Nguyên tắc chuyển đổi các đồng tiền khác: Theo tỷ giá mua bán thực

tế và tỷ giá bình quân của thị trường liên ngân hàng

- Hàng năm, xí nghiệp tiến hành lập báo cáo tài chính để cung cấpthông tin về tình hình kinh tế tài chính của mình phục vụ cho công tác quản lýkinh doanh và báo cáo các cơ quan Nhà nước

- Để phù hợp với khối lượng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hiện nay

Xí nghiệp đang áp dụng hình thức kế toán “ Nhật ký chứng từ “:

Sơ đồ kế toán theo hình thức nhật ký- chứng từ ở Xí nghiệp.

3 2

Sổ quỹ

1 1

4

Bảng kêBảng phân bổ

NKCT

7 4

Ghi chú: : Ghi hàng ngày

: Ghi cuối tháng

: Đối chiếu, kiểm tra

1- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ hợp lệ để ghi vào các NKCTliên quan ( hoặc các bảng kê, bảng phân bổ sau mới ghi vào NKCT )

2- Các chứng từ cần hạch toán chi tiết mà chưa thể phản ánh trong cácNKCT, bảng kê thì được ghi vào các sổ kế toán chi tiết

3- Các chứng từ thu chi tiền mặt được ghi vào sổ quỹ, sau đó ghi vàocác bảng kê, NKCT liên quan

4- Cuối tháng, căn cứ số liệu từ các bảng phân bổ để ghi vào các bảng

kê, NKCT liên quan rồi từ các NKCT ghi vào sổ cái

5- Căn cứ vào các sổ kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp số liệu chi tiết.6- Kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa các sổ kế toán có liên quan

7- Tổng hợp số liệu, lập báo cáo kế toán

Sơ đồ luân chuyển chứng từ trong kế toán thanh toán:

NKCT số 5,8,10

Sổ theo dõi tổng

hợp chi tiết

Sổ cái TK 131,331,33

Bảng tổng hợp chi tiết

Báo cáo quản trị

Báo cáo tài chính

* * *

Công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán có chức năng xây dựng hệthống sổ sách kế toán, trình tự lập và luân chuyển chứng từ thanh toán, đồngthời phối hợp chặt chẽ với phòng hành chính tổng hợp để tổ chức thanh toáncác khoản phải trả, phải thu khi đến hạn, tiếp nhận và lập các chứng từ ghi sổ

kế toán chi tiết và tổng hợp để theo dõi tình hình phát sinh các nghiệp vụthanh toán Định kỳ lập các báo cáo kế toán theo quy định

II Kế toán nghiệp vụ thanh toán với người bán ở Xí nghiệp:

Tại Xí nghiệp KSXD Điện I, khi Xí nghiệp tìm được đối tác kinhdoanh thì họ sẽ lập phương án kinh doanh trong đó phản ánh đầy đủ cácnghiệp vụ: mặt hàng, số lượng, chất lượng, giá cả và hình thức thanh toán sau đó trình lên giám đốc Xí nghiệp

1.Tài khoản sử dụng trong thanh toán với người bán:

Việc hạch toán chi tiết khoản phải trả người bán, Xí nghiệp thực hiệnđúng theo chế độ kế toán hiện hành:

Hạch toán chi tiết các nghiệp vụ thanh toán với người bán được thựchiện trên sổ chi tiết TK 331- Phải trả người bán Tại Xí nghiệp, tất cả các đốitượng người bán được theo dõi thanh toán trên một tờ sổ chi tiết

2 Hệ thống sổ sách sử dụng trong thanh toán với người bán

Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc thanh toán vớingười bán, kế toán phải tiến hành phản ánh tình hình biến động vào các sổsách kế toán có liên quan

 Việc hạch toán tổng hợp các nghiệp vụ thanh toán với người bánđược thực hiện trên NKCT số 5 (tại Xí nghiệp, NKCT số 5 được mở mỗitháng một tờ)

Số dư đầu tháng của từng người bán được lấy từ số dư cuối tháng củaNKCT số 5 tháng trước.

Số dư cuối tháng căn cứ vào số dư đầu tháng, số PS trong tháng củatừng người bán để xác định Số liệu trên NKCT số 5 đảm bảo khớp đúng với

sổ chi tiết TK 331

Sau khi ghi xong NKCT số 5, tổng cộng sổ, đối chiếu khớp đúng với sốliệu của các NKCT, bảng kê khác có liên quan và lấy số liệu tổng cộng củaNKCT số 5 phần ghi có TK 331 dùng để ghi vào sổ cái

Ta có thể khái quát sơ đồ tổ chức hạch toán phần này như sau:

 Việc ghi sổ kế toán ở công ty được thực hiện trên máy vi tính vớiphần mềm kế toán “CADS 2000” của Xí nghiệp ứng dụng và phát triển phầnmềm

Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc đã được kiểm tra ( Hoá đơncủa người bán, các biên lai hay giấy biên nhận, giấy đề nghị thanh toán ) kếtoán sẽ lập phiếu chi để chi tiền và phản ánh ngay vào sổ quỹ

Phiếu chi được lập thành 2 liên trên máy vi tính sau đó được in ra: Liên

1 thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ và lưu tại đây, đến cuối tháng thì giao lại cho kếtoán trưởng kiểm tra và lưu trữ Liên 2 giao cho người nhận tiền để làm chứng

từ gốc lập phiếu thu và nhập quỹ của đơn vị nhận tiền

NKCT số

5 (phần ghi Nợ)

Sổ chi tiết

TK 331 (phần ghi Nợ)

Báo cáo tài chính

Ví dụ thanh toán tiền mua hàng cho người bán, kế toán có trình tự sau

Mẫu phiếu chi áp dụng tại Xí nghiệp như sau:

Đơn vị:Xí nghiệp KSXD Điện I Mẫu số 02- TT Liên 1

Địa chỉ: Km2 đường Hà Đông Văn Điển Mẫu số : 02-TTQĐ

Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý): Số tiền quy đổi:

Căn cứ vào các phiếu chi đã được lập, kết hợp với các chứng từ củangười bán mà bộ phận kinh doanh đã bàn giao sang để thanh toán, kế toántổng hợp tiến hành định khoản:

Nợ TK 331: 38.575.000

Nợ TK 152: 10.810.000

Có TK 1111: 49.810.000

Từ định khoản trên, kế toán tổng hợp tiến hành cập nhật vào máy tính:

Kế toán cập nhật các phần: số chứng từ, ngày tháng, mã đối tượng, nộidung, số tiền theo định khoản vào máy tính Từ đó, phần mềm kế toán sẽ tự

xử lý các thông tin và số liệu trên, có nghĩa là trình tự ghi sổ sẽ do máy tínhlàm việc từ A đến Z

Mẫu sổ chi tiết TK 331 áp dụng tại Xí nghiệp như sau:

Mẫu sổ cái TK 331 áp dụng ở Xí nghiệp :

Phát sinh Ngày

Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)

Mẫu NKCT số 5 áp dụng tại Xí nghiệp :

Xí nghiệp KS XD Điện I

NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 5 Tài khoản 331- Phải trả cho người bán.

Tháng 4 Năm 2000

Stt Tên khách Dư nợ đầu kỳ Dư có đầu kỳ TK nợ 133 TK nợ 156 TK nợ 632 TK nợ 642 Cộng PS có TK có 111

III Kế toán nghiệp vụ thanh toán với khách hàng ở Xí nghiệp:

1 Tài khoản sử dụng trong thanh toán với khách hàng:

Cũng tương tự như nghiệp vụ thanh toán với người bán, việc hạch toánchi tiết nghiệp vụ thanh toán với khách hàng ở Xí nghiệp khảo sát xây dựngĐiện I được phản ánh trên sổ chi tiết thanh toán với người mua Trong thanhtoán với khách hàng kế toán sử dụng TK 131- Phải thu của khách hàng đểtheo dõi tình hình phát sinh và biến động của các khoản công nợ phải thu củakhách hàng

2 Hệ thống sổ sách sử dụng trong thanh toán với khách hàng:

Số liệu tổng cộng của từng người mua trên các trang sổ cuối thángđược ghi vào bảng kê số 11

 Hạch toán tổng hợp nghiệp vụ thanh toán với người mua được phảnánh vào NKCT số 8

 Trình tự ghi sổ kế toán nghiệp vụ thanh toán với người mua cũngđược thực hiện trên máy vi tính:

Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng hoá của Xí nghiệp, hai bên sẽtiến hành ký kết hợp đồng kinh tế và thực hiện các điều ước trong hợp đồng.Khi giao hàng cho khách hàng, Xí nghiệp lập các hoá đơn bán hàng theo đúngmẫu hoá đơn, chứng từ của Bộ Tài Chính ban hành

Hàng ngày, khi nhận được các chứng từ thanh toán của người mua, kếtoán kiểm tra, đối chiếu với hợp đồng và các chứng từ khác có liên quan Căn

cứ vào hoá đơn và chứng từ thanh toán, kế toán sẽ lập phiếu thu và ghi ngayvào sổ quỹ

Phiếu thu cũng được lập thành 2 liên: Liên 1 thủ quỹ dùng để ghi sổquỹ và các sổ kế toán liên quan Liên 2 giao cho người nộp tiền để dùng làmchứng từ gốc thanh toán với nơi chi tiền Ngoài ra chứng từ gốc còn gồm hoáđơn (GTGT), Giấy báo có ngân hàng, biên lai nộp thuế (nộp hộ)

Sơ đồ tổ chức hạch toán với khách hàng

Mẫu phiếu thu áp dụng ở Xí nghiệp như sau:

Đơn vị: Xí nghiệp KSXD Điện I Mẫu số 02- TT Liên 1

Địa chỉ: Km2 đường Hà Đông-Văn Điển Ban hành theo quyết định số 1141

TC/QĐ/CĐKT ngày1 tháng11 năm 1995

của Bộ Tài chính

PHIẾU THU Số ct: 61

Ngày: 12/04/2000 TK nợ: 113

Họ tên người nộp tiền: Phạm Văn Cảnh TK có: 131

Địa chỉ : Mù Căng Chải

Lý do nộp: Trả tiền mua Xà trạm+dâynéo+Xà Điện ngày 06/01/2000

Số tiền:38.630.046 đồng.

Bằng chữ: Ba mươi tám triệu sáu trăm ba mươi nghìn không trăm bốn mươi sáu nghìn đồng.

Kèm theo : Giấy lĩnh tiền mặt+ Bảng kê rút vốn vay

Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Kế toán thanh toán (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ ) Ngày 12 tháng 4 năm 2000 Người nộp tiền Thủ quỹ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Báo cáo tài chính

gốc

Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý): Số tiền quy đổi:

Căn cứ vào các phiếu thu đã được lập và các chứng từ gốc, kế toán tiếnhành định khoản:

Nợ TK 113: 38.630.046

Có TK 131: 38.630.046

Từ định khoản trên, kế toán tổng hợp tiến hành cập nhật vào máy tính:ngày tháng, số chứng từ, mã đối tượng, nội dung, số tiền theo đúng địnhkhoản Máy tính sẽ tự xử lý số liệu và trình tự ghi sổ đã hoàn tất

Mẫu sổ chi tiết TK 131- Phải thu của khách hàng áp dụng tại Xí nghiệpnhư sau:

PTTV 09S Mù cang Chải: trả tiền mua xà

trạm, dây néo, xà điện ngày 06/01/2000

Mẫu NKCT số 8 áp dụng tại Xí nghiệp Mẫu Sổ cái TK 131 áp dụng tại Xí nghiệp.