Tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại bệnh viện k​

Nhận thấy sự cấp thiết của vấn đề, tôi quyết định lựa chọn đề tài “Tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại Bệnh viện K” làm luận văn Thạc sĩ với mong muốn làm thay đổi công tác tổ ch

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Giáo viên hướng dẫn: PGS.TS Đào Đức Thuận

XÁC NHẬN HỌC VIÊN ĐÃ CHỈNH SỬA THEO GÓP Ý CỦA HỘI ĐỒNG

Chủ tịch hội đồng chấm luận văn

Thạc sĩ khoa học

Giáo viên hướng dẫn

PGS.TS Vũ Thị Phụng PGS.TS Đào Đức Thuận

HÀ NỘI - 2019

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan Luận văn này do bản thân tôi thực hiện dưới sự

hướng dẫn khoa học của PGS.TS Đào Đức Thuận Các kết quả nghiên cứu

được trình bày trong luận văn là trung thực và chưa từng được ai công bốtrong bất kỳ công trình nào khác và thông tin trích dẫn trong luận văn đều đãđược chỉ rõ nguồn gốc

Hà Nội, tháng năm 2019

Tác giả

Trần Thị Minh Huệ

LỜI CẢM ƠN

Với tình cảm và lòng biết ơn chân thành, em xin gửi lời cảm ơn tới cácgiảng viên Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng nói riêng và các giảngviên Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (ĐHQGHN) nói chung,

đã truyền đạt cho em những kiến thức, kỹ năng cần thiết để em thực hiện hoạtđộng nghiên cứu và hoàn thành luận văn Thạc sỹ của mình Đặc biệt, em xinbày tỏ lòng biết ơn tới PGS.TS Đào Đức Thuận, Thầy đã hướng dẫn tận tình,chỉ bảo, định hướng và cho em những lời khuyên, những nhận định hữu ích

Tôi xin trân trọng cảm ơn tới lãnh đạo, đội ngũ cán bộ, nhân viên trongBệnh viện K cùng gia đình đã giúp đỡ, động viên và tạo điều kiện cho tôitrong suốt quá trình thu thập thông tin, tài liệu, thời gian phục vụ cho đề tài

Mặc dù tôi đã dành nhiều nỗ lực, cố gắng để thực hiện đề tài, song dothời gian có hạn, kinh nghiệm nghiên cứu chưa nhiều vì vậy không thể tránhkhỏi những thiếu sót, hạn chế Kính mong quý thầy, cô góp ý để Luận văn tốtnghiệp của em được hoàn thiện hơn

Xin trân trọng cảm ơn!

Tác giả Trần Thị Minh Huệ

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 4

CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ BỆNH VIỆN K VÀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN K 8

1.1 Khái quát chung về Bệnh viện K 8

1.1.1 Lịch sử hình thành của Bệnh viện K 8

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Bệnh viện K 9

1.1.3 Cơ cấu tổ chức 13

1.2 Khái quát về tài liệu hình thành trong hoạt động của Bệnh viện K 17

1.2.1 Số lượng tài liệu hình thành trong hoạt động của Bệnh viện K 17

1.2.2 Nội dung và thành phần tài liệu hình thành trong hoạt động của Bệnh viện K 18

1.2.3 Đặc điểm hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Bệnh viện K 22

1.2.4 Ý nghĩa của tài liệu hình thành trong hoạt động của Bệnh viện K 24

1.3 Trách nhiệm, nguyên tắc, nội dung và sự cần thiết của việc Tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Bệnh viện K 28

1.3.1 Trách nhiệm tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Bệnh viện K 28

1.3.2 Nguyên tắc tổ chức, quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Bệnh viện K 31

1.3.3 Các nội dung tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Bệnh viện K 32

1.3.4 Sự cần thiết của việc tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Bệnh viện K

37 Tiểu kết chương 1 39

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN K 40

2.1 Tổ chức xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy định về văn thư lưu trữ 40

2.2 Tuyển dụng, phân công, bố trí cán bộ 42

2.3 Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ văn thư lưu trữ 43

2.3.1 Thống nhất về phương pháp lập hồ sơ 43

2.3.2 Thu thập, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 47

2.3.3 Tổ chức chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 49

2.4 Ứng dụng KHCN vào công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ 57

2.5 Tổ chức đào tạo cán bộ và công tác thi đua khen thưởng 59

2.6 Nhận xét, đánh giá 61

2.6.1 Ưu điểm 61

2.6.2 Hạn chế 62

2.6.3 Nguyên nhân 63

Tiểu kết chương 2 65

CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP ĐỂ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HIỆU QUẢ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN K 66

3.1 Nhóm giải pháp tham mưu để nâng cao hiệu quả công tác tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ của ngành y tế 66

3.1.1 Ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu cho các cơ sở khám chữa bệnh 66

3.1.2 Lãnh đạo phòng Hành chính cần nghiên cứu để tham mưu xây dựng riêng một Trung tâm lưu trữ để lưu giữ, bảo quản lâu dài khối tài liệu đặc thù của bệnh viện 68

3.1.3 Tăng cường sự hỗ trợ của Nhà nước trong việc đào tạo cán bộ chuyên môn, các tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ, chương trình tư vấn về tổ chức công tác lưu trữ 72

3.2 Nhóm giải pháp về tổ chức để nâng cao hiệu quả công tác tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại Bệnh viện K 74

3.2.1 Đổi mới về nghiệp vụ liên quan đến công tác tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu 74

3.2.2 Bệnh viện K cần nghiên cứu để hoàn thiện hệ thống văn bản quy định về chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ và tổ chức thực hiện các quy định tại văn bản 83

3.2.3 Kiện toàn tổ chức nhân sự làm công tác văn thư lưu trữ 86

3.2.4 Chú trọng, tăng cường đầu tư hơn nữa về cơ sở vật chất và ứng dụng thành tựu của khoa học công nghệ vào công tác văn thư lưu trữ 88

3.2.5 Lãnh đạo Bệnh viện K cần tăng cường chỉ đạo công tác thanh tra, kiểm tra về văn thư lưu trữ 92

Tiểu kết chương 3 95

KẾT LUẬN 96

TÀI LIỆU THAM KHẢO 98

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Tài liệu lưu trữ là một sản phẩm của lịch sử, là nguồn tài nguyên thông tinquá khứ vô cùng quan trọng của mỗi quốc gia Giá trị của tài liệu lưu trữ đã đượccông nhận trên tất cả các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa, giáo dục…

Trong mọi cơ quan, tổ chức, tài liệu lưu trữ đóng vai trò quan trọngtrong hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành cũng như cung cấp thông tin cógiá trị pháp lý cao và chính xác nhất Bệnh viện K là Bệnh viện chuyên khoaung bướu trực thuộc Bộ Y tế, có chức năng cấp cứu, khám chữa bệnh, đào tạocán bộ y tế và nghiên cứu khoa học Ngày 13/6/2017 thực hiện chỉ đạo của Bộ

Y tế, Bệnh viện K thực hiện kế hoạch khảo sát, kiểm tra tình hình thực hiện 5năm triển khai Luật Lưu trữ Trong kết quả báo cáo, chúng tôi nhận thấy córất nhiều những bất cập và hạn chế trong công tác văn thư lưu trữ: hồ sơ côngviệc được lập nhưng không đầy đủ, bộ phận lưu trữ thuộc phòng Hành chínhchưa tiến hành thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan, chưa xây dựng được danhmục hồ sơ nộp lưu hàng năm, chưa có các văn bản quy định, hướng dẫn vềchuyên môn nghiệp vụ, hệ thống kho tàng bảo quản tài liệu cũng hạn chế,chưa xây dựng được kho lưu trữ chuyên dụng… Do đó, đặt ra yêu cầu đốivới Bệnh viện K là phải có sự quan tâm, chỉ đạo, đầu tư hơn nữa của lãnh đạoBệnh viện đến công tác này trên các mặt: nhân sự, cơ sở vật chất, kinh phí, hệthống văn bản

Nhận thấy sự cấp thiết của vấn đề, tôi quyết định lựa chọn đề tài “Tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại Bệnh viện K” làm luận văn Thạc sĩ

với mong muốn làm thay đổi công tác tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữhình thành trong hoạt động Bệnh viện phục vụ công tác quản lý, khám chữabệnh

2 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu

2.1 Đối tƣợng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là công tác tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu tại Bệnh viện K cơ sở Tân Triều, đặc biệt là đối với khối tài liệu hành chính

2.2.Phạm vi nghiên cứu

- Phạm vi thời gian: Để nghiên cứu đề tài này, tôi tiến hành khảo sát

tình hình tổ chức quản lý tài liệu của Bệnh viện tại cơ sở Tân triều trong 10 nămtrở lại đây đối với tài liệu hành chính

- Phạm vi không gian: Nghiên cứu tình hình tổ chức quản lý hồ sơ, tài

liệu của Bệnh viện K cơ sở Tân Triều

- Phạm vi nội dung: Đề tài tập trung nghiên cứu về công tác tổ chức

quản lý HSTL của Bệnh viện K cơ sở Tân Triều với các nội dung: Nhận thức củalãnh đạo, CBNV trong Bệnh viện về công tác tổ chức quản lý HSTL, việc bố trí

và tổ chức nhân sự chuyên trách; việc xây dựng và ban hành văn bản quy định vềvăn thư lưu trữ; tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ; ứng dụng CNTT và khoa học côngnghệ vào quá trình quản lý HSTL; Đào tạo bồi dưỡng nhân sự đảm nhận công tácvăn thư lưu trữ…

3 Mục tiêu nghiên cứu

Nghiên cứu đề tài này, tác giả tập trung làm rõ 2 mục tiêu cơ bản sau:

-Phân tích thực trạng công tác tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại

Bệnh viện K

- Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại Bệnh viện K

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định như sau:

- Khảo sát về hoạt động của Bệnh viện K (lịch sử hình thành, nhiệm vụ,

cơ cấu tổ chức)

- Khảo sát, thống kê thành phần, khối lượng, nội dung tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của Bệnh viện K

- Phân tích mục đích, ý nghĩa của việc quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ, sựcần thiết phải tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của Bệnh viện K.

- Đánh giá ưu điểm, hạn chế của công tác tổ chức quản lý hồ sơ, tàiliệu lưu trữ tại Bệnh viện K

- Đưa ra một số giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác tổ chức quản

lý hồ sơ, tài liệu tại Bệnh viện K

5 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện đề tài này, tác giả dự kiến sử dụng phương pháp nghiêncứu liên ngành, cụ thể là phương pháp luận của khoa học quản trị, lưu trữ học

và khoa học tổ chức, khoa học quản lý Ngoài ra, tác giả còn sử dụng thêmmột số phương pháp cụ thể như :

- Phương pháp lịch sử và phương pháp hệ thống: được vận dụng khinghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển, chức năng nhiệm vụ của Bệnh viện

K, qua đó để xác định các nhóm tài liệu hình thành chủ yếu trong hoạt

động của Bệnh viện

- Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế khối lượng, nội dung thànhphần tài liệu…, qua đó có những đánh giá khách quan về khối tài liệu hình thànhtrong hoạt động của Bệnh viện

- Phương pháp phân tích tổng hợp: dựa trên các thông tin thu thập được

từ thực tế để tổng hợp theo từng nội dung và giải quyết các vấn đề

6 Dự kiến đóng góp của đề tài

Nếu đề tài được thực hiện thành công sẽ là một công trình đầu tiên nhìnnhận, đánh giá được thực trạng tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu tại Bệnh viện Ktrong thời gian qua

Qua việc đánh giá và phân tích các kết quả và hạn chế của công tác tổchức quản lý hồ sơ tại Bệnh viện K, tác giả sẽ đề xuất một số biện pháp nângcao hiệu quả tổ chức quản lý hồ sơ tại Bệnh viện K trong thời gian tới

7 Bố cục của đề tài

Chương 1: Khái quát chung về Bệnh viện K và công tác tổ chức quản

lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại Bệnh viện K

Chương 2: Thực trạng tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại Bệnhviện K

Chương 3: Giải pháp tổ chức quản lý hiệu quả hồ sơ, tài liệu lưu trữ tạiBệnh viện K

Qua đây, cho phép tôi gửi lời cảm ơn chân thành đến các thầy, cô giáotại Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng - Trường Đại học Khoa học Xãhội và Nhân văn - Đại học Quốc gia Hà Nội và đặc biệt là PGS.TS Đào ĐứcThuận - Giảng viên hướng dẫn khoa học đã tạo điều kiện và giúp đỡ tôi thựchiện luận văn này

Học viên Trần Thị Minh Huệ

CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ BỆNH VIỆN K VÀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN K

1.1 Khái quát chung về Bệnh viện K

1.1.1 Lịch sử hình thành của Bệnh viện K

Bệnh viện K có tên tiếng Việt được quy định trong bản Quy chế tổ chức

và hoạt động của Bệnh viện là: Bệnh viện K

Tên viết tắt tiếng Việt: BVK

Tên tiếng Anh: National Cancer Hospital

Trụ sở chính: Bệnh viện K cơ sở 3 (Bệnh viện K cơ sở Tân Triều), số 30 đường Cầu Bươu, Tân Triều, Thanh Trì, Hà Nội

a) Địa chỉ cơ sở 1 và cơ sở 2:

- Bệnh viện K cơ sở 1 (Bệnh viện K cơ sở Quán Sứ): số 43 phố Quán Sứ, phường Hàng Bông, quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội

- Bệnh viện K cơ sở 2 (Bệnh viện K cơ sở Tam Hiệp): Thôn Tựu Liệt, xã Tam Hiệp, huyện Thanh Trì, thành phố Hà Nội

Bệnh viện K, tiền thân là Viện Radium Đông Dương được thành lậpngày 19 tháng 10 năm 1923, là Bệnh viện chuyên khoa ung bướu trực thuộc

Bộ Y tế được thành lập theo Quyết định số 711/QĐ-BYT ngày 17 tháng 7

năm 1969 của Bộ trưởng Bộ Y tế, được khẳng định lại theo Quyết định số

246/QĐ-TTg ngày 12 tháng 02 năm 2014 của Thủ tướng Chính phủ Bệnhviện là đơn vị sự nghiệp y tế trực thuộc Bộ Y tế, có tư cách pháp nhân, có 3con dấu; được mở tài khoản theo quy định của pháp luật, có trụ sở làm việctại thành phố Hà Nội

Bệnh viện chịu sự quản lý nhà nước về y tế của Bộ Y tế; chịu sự quản

lý hành chính theo lãnh thổ của địa phương nơi Bệnh viện đặt trụ sở làm việc

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Bệnh viện K

Theo quy định tại Quy chế tổ chức và hoạt động của Bệnh viện K ban hành kèm theo Quyết định số 5737/QĐ-BYT của Bộ Y tế ngày 26/9/2018 về việc ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Bệnh viện K, thì Bệnh viện

có chức năng như sau:

+ Cấp cứu, khám bệnh, chữa bệnh, phòng bệnh và phục hồi chức năngchuyên khoa ung bướu và các bệnh trong khả năng của Bệnh viện cho người bệnhtrong nước, nước ngoài

+ Đào tạo và tham gia đào tạo cán Bộ Y tế, làm công tác chỉ đạo tuyến,tham gia phòng chống dịch bệnh theo nhiệm vụ được Bộ Y tế phân công

+ Nghiên cứu khoa học, triển khai ứng dụng khoa học, công nghệ, kỹthuật hiện đại để phục vụ người bệnh và phục vụ công tác nghiên cứu khoahọc và đào tạo nhân lực y tế

Với chức năng này, Bệnh viện K thực hiện những nhiệm vụ trọng điểmnhư:

- Công tác khám bệnh, chữa bệnh:

+ Tổ chức cung cấp dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh, cấp cứu chuyênkhoa ung bướu và các bệnh trong khả năng của Bệnh viện cho người bệnhtrong nước, người bệnh là người nước ngoài, phục vụ công tác chăm sóc, bảo

vệ sức khỏe nhân dân;

+ Tổ chức triển khai thực hiện các kỹ thuật y học hiện đại;

+ Tham gia công tác giám định y khoa được Bộ Y tế giao;

+ Phục hồi chức năng sau điều trị và phục hồi chức năng tại cộng đồng;+ Nghiên cứu, áp dụng, mở rộng quy mô, phạm vi các hoạt động dịch

vụ khám bệnh, chữa bệnh theo đúng quy định của pháp luật;

+ Tư vấn, khám sức khỏe, kiểm tra sức khỏe cho đối tượng có nhu cầu;+ Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Bộ Y tế

- Công tác nghiên cứu khoa học:

+ Tổ chức hoạt động khoa học và công nghệ; nghiên cứu, ứng dụng,chuyển giao các kỹ thuật mới, phương pháp mới trong hoạt động khám bệnh,chữa bệnh; tham gia nghiên cứu để giải quyết những vấn đề liên quan đến sứckhỏe của người dân tại địa phương và trong cả nước;

+ Chủ trì và tham gia các công trình nghiên cứu khoa học theo sự phân công của cấp có thẩm quyền;

+ Tổ chức các hội nghị, hội thảo khoa học theo quy định của pháp luật;+ Thực hiện các chương trình hợp tác nghiên cứu khoa học với các tổchức, cá nhân trong và ngoài nước theo đúng quy định của pháp luật

- Đào tạo, bồi dưỡng nhân lực y tế:

+ Là cơ sở thực hành của một số cơ sở đào tạo nhân lực y tế theo quyđịnh của pháp luật và của Bộ Y tế;

+ Tham gia đào tạo điều dưỡng, kỹ thuật viên, bác sĩ, bác sĩ nội trú, thạc sĩ y học, tiến sĩ y học, bác sĩ chuyên khoa I, bác sĩ chuyên khoa II;

+ Tham gia đào tạo sinh viên, thực tập sinh và nghiên cứu sinh nướcngoài đến học tập và nghiên cứu tại Bệnh viện;

+ Đào tạo liên tục và đào tạo phát triển nghề nghiệp cho cán bộ, viên chức trong Bệnh viện và các cơ sở y tế khác có nhu cầu;

+ Hướng dẫn thực hành khám bệnh, chữa bệnh cho người có văn bằngchuyên môn liên quan đến y tế được cấp hoặc công nhận tại Việt Nam có nhu cầu theo quy định của Luật Khám bệnh, chữa bệnh

- Công tác chỉ đạo tuyến:

+ Tham mưu giúp Bộ Y tế xây dựng hệ thống mạng lưới các cơ sởkhám chữa bệnh và phòng bệnh cho các tỉnh, thành phố trong cả nước quyđịnh tại Quyết định số 4026/QĐ-BYT ngày 20 tháng 10 năm 2010 của Bộtrưởng Bộ Y tế và các văn bản có liên quan;

+ Tham gia hỗ trợ tuyến dưới tổ chức triển khai các chương trình, dự

đầu tư liên doanh, liên kết với các nước và các tổ chức quốc tế về dịch vụ y tếtheo quy định của pháp luật;

+ Xây dựng kế hoạch đoàn ra, đoàn vào theo chương trình hợp tác quốc

tế của Bệnh viện; cử cán bộ, viên chức, học viên đi học tập, nghiên cứu, công tác

ở nước ngoài; hợp tác trao đổi và tiếp nhận giảng viên, học viên là người

nước ngoài đến nghiên cứu, trao đổi kinh nghiệm và học tập tại Bệnh viện và ngược lại theo quy định của pháp luật; quản lý đoàn ra, đoàn vào trong phạm

vi hoạt động của Bệnh viện theo quy định của Bộ Y tế;

+ Tổ chức các hội nghị, hội thảo, các lớp học quốc tế về các lĩnh vực thuộc phạm vi của Bệnh viện quản lý theo quy định của pháp luật

- Phòng, chống dịch bệnh, thiên tai, thảm họa:

+ Phối hợp chặt chẽ với các cơ quan trong và ngoài ngành y tế để thựchiện công tác truyền thông, giáo dục sức khỏe, phòng chống dịch bệnh, phòngchống tai nạn thương tích, tai nạn giao thông, tai nạn lao động, tai nạn sinh hoạt;+ Thực hiện các nhiệm vụ phòng bệnh, phòng chống dịch bệnh, khắc phục hậu quả thiên tai, thảm họa theo chỉ đạo của các cấp có thẩm quyền

11

- Quản lý chất lượng Bệnh viện:

+ Áp dụng, triển khai và xây dựng kế hoạch từng bước thực hiện theoTiêu chí chất lượng Bệnh viện do Bộ Y tế ban hành và các tiêu chuẩn chất

lượng khác có liên quan;

+ Tự đánh giá chất lượng, công khai chất lượng hoạt động Bệnh viện

và chịu sự kiểm định chất lượng của Bộ Y tế và các cơ quan liên quan khác;

+ Xây dựng và phát triển hệ thống bảo đảm chất lượng của Bệnh viện;tăng cường các điều kiện đảm bảo chất lượng và không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ do Bệnh viện cung cấp

+ Huy động, quản lý, sử dụng hiệu quả các nguồn lực của Bệnh việntheo quy định của pháp luật; sử dụng nguồn thu từ hoạt động khám bệnh, chữabệnh để đầu tư xây dựng cơ sở vật chất, mở rộng phạm vi hoạt động của Bệnhviện, chi trả lương, phụ cấp, các khoản thu nhập tăng thêm cho cán bộ, viên chứctheo quy định của pháp luật; Xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật, trang thiết bị củaBệnh viện theo yêu cầu chuẩn hóa, hiện đại hóa;

+ Tạo thêm nguồn kinh phí cho Bệnh viện từ các hoạt động dịch vụ, các dự án đầu tư trong nước và quốc tế

- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của Bộ Y tế

1.1.3 Cơ cấu tổ chức

Tổ chức bộ máy và nhân sự được cơ cấu như sau:

Lãnh đạo, quản lý Bệnh viện

- Giám đốc và các Phó Giám đốc Bệnh viện do Bộ trưởng Bộ Y tế bổnhiệm, bổ nhiệm lại, luân chuyển, điều động, miễn nhiệm, cách chức Việc bổnhiệm, bổ nhiệm lại, luân chuyển, điều động, miễn nhiệm, cách chức đối vớiGiám đốc và các Phó Giám đốc được thực hiện theo quy định của pháp luật.Giám đốc chịu trách nhiệm cá nhân trước Bộ trưởng Bộ Y tế và trướcpháp luật về toàn bộ hoạt động của Bệnh viện Phó Giám đốc giúp Giám đốcmột số công việc được phân công, chịu trách nhiệm trước Giám đốc và trướcpháp luật về công việc được giao Một Phó Giám đốc được Giám đốc ủyquyền thay mặt Giám đốc điều hành và giải quyết các công việc của Bệnhviện K khi Giám đốc vắng mặt

- Trưởng, phó các khoa, phòng và tổ chức tương đương thuộc thẩm quyềnThủ trưởng đơn vị bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, luân chuyển, điều động, miễn nhiệm,cách chức được thực hiện theo quy định quy trình của đơn vị, của Bộ Y tế; chứcdanh khác thuộc thẩm quyền của Bộ trưởng Bộ Y tế thì đơn

vị thực hiện quy trình báo cáo Bộ trưởng Bộ Y tế xem xét, quyết định

Thực hiện nguyên tắc hạn chế tối đa kiêm nhiệm chức vụ quản lý; chức

vụ quản lý do cấp có thẩm quyền nào bổ nhiệm thì có thẩm quyền quyết địnhhoặc chấp thuận cho kiêm nhiệm chức vụ quản lý khác trong đơn vị

- Kế toán trưởng do Bộ trưởng Bộ Y tế bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễnnhiệm theo quy định tại Thông tư liên tịch số 163/2013/TTLT-BTC-BNV

ngày 15 tháng 11 năm 2013 của Liên Bộ Tài chính - Nội vụ và các văn bảnpháp luật có liên quan; Kế toán trưởng chịu trách nhiệm trước Giám đốc,trước Bộ trưởng Bộ Y tế và trước pháp luật về mọi công việc trong chứcnăng, nhiệm vụ, quyền hạn của kế toán trưởng theo quy định của pháp luật

Các Hội đồng trong Bệnh viện

Các Hội đồng trong Bệnh viện để phục vụ nhiệm vụ chính trị theo quy chế và quy định của pháp luật, gồm:

a) Hội đồng Quản lý Bệnh viện;

b) Hội đồng Khoa học và Công nghệ;

c) Hội đồng Đào tạo;

d) Hội đồng Thuốc và điều trị;

e) Hội đồng chuyên môn;

f) Hội đồng Dinh dưỡng;

g) Hội đồng Kiểm soát nhiễm khuẩn;

i) Hội đồng Thi đua và Khen thưởng

Các hội đồng khác được thành lập khi có nhu cầu thực tế và theo quytrình, quy định của Bệnh viện và của Bộ Y tế Hoạt động của các Hội đồngthực hiện theo quy định của pháp luật

Bệnh viện K hiện nay có 3 cơ sở: Cơ sở chính Tân triều, cơ sở Tam Hiệp, cơ sở Quán Sứ Trong phạm vi nghiên cứu của đề tài, chúng tôi chỉ đi vào giới thiệu về cơ sở chính Tân Triều.

Bệnh viện K cơ sở Tân Triều, gồm:

+ Khối phòng - trung tâm: 12 phòng và 01 trung tâm

Phòng Kế hoạch tổng hợp Phòng Công nghệ thông tin

Phòng Điều dưỡng Phòng Hợp tác quốc tế

Phòng Tổ chức cán bộ Phòng Quản lý chất lượng

Phòng Tài chính Kế toán Phòng Công tác xã hội

Phòng Vật tư - Thiết bị y tế Phòng Quản lý nghiên cứu khoa họcPhòng Hành chính Trung tâm Đào tạo và Chỉ đạo tuyếnPhòng Quản trị

+ Các khoa lâm sàng, gồm: 35 khoa và 2 trung tâm:

Khoa Khám bệnh

Khoa Ngoại Đầu cổ

Khoa Ngoại Tai - Mũi - Họng

Khoa Ngoại Thần kinh

Khoa Ngoại Vú

Khoa Ngoại Lồng ngực

Khoa Ngoại Tiêu hóa trên

Khoa Ngoại Tiêu hóa dưới

Khoa Ngoại Tiết niệu

Khoa Ngoại Phụ khoa

Khoa Ngoại Cơ - Xương - Khớp

Khoa Ngoại Gan - Mật - Tụy

Khoa Phẫu thuật tạo hình

Khoa Phẫu thuật - Gây mê hồi sức

Khoa Hồi sức sau mổ

Khoa Hồi sức tích cực

Khoa Hồi sức cấp cứu

Khoa Nội Hệ tạo huyết

Khoa Nội Đầu cổ

Khoa Nội Vú - Phụ khoa

Khoa Nội Tiêu hóa trên và hệ tiết niệu

Khoa Nội Tiêu hóa dưới và phổi

Khoa Nội Nhi

Khoa Ngoại Nhi

Khoa Xạ Đầu cổ

Khoa Xạ Vú - Phụ khoa

Khoa Xạ Tiêu hóa - Tiết niệu

Khoa Phục hồi chức năng.

Khoa Khám bệnh theo yêu cầu

Khoa Điều trị theo yêu cầu

Khoa Quốc tế

Trung tâm Phẫu thuật nội soi robot ung bướu

Trung tâm khám và điều trị theo yêu cầu

+ Các khoa cận lâm sàng, gồm 06 khoa và 03 trung tâm:

Khoa Sinh hóa - Miễn dịch;

Khoa Huyết học;

Khoa Vi sinh;

Khoa Nội soi - Thăm dò chức năng;

Khoa Kiểm soát nhiễm khuẩn;

Khoa Dược;

Trung tâm Dinh dưỡng lâm sàng;

Trung tâm Giải phẫu bệnh và sinh học phân

tử; Trung tâm Chẩn đoán hình ảnh

Giám đốc Bệnh viện quyết định thành lập các khoa, phòng; xây dựng vàphê duyệt mối quan hệ công tác; chức năng nhiệm vụ của các khoa, phòng vàđơn vị thuộc Bệnh viện có trong Quy chế này theo đúng thẩm quyền; tổ chứcthành các bộ phận tương ứng với các khoa, phòng, trung tâm để bố trí hợp lý tạicác cơ sở Quán Sứ, Tam Hiệp bảo đảm hoạt động thông suốt; xây dựng Đề ánthành lập và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt quyết định thành lập, Quy chế tổchức và hoạt động của các đơn vị chưa được cấp có thẩm quyền phân cấp

1.2 Khái quát về tài liệu hình thành trong hoạt động của Bệnh viện K

1.2.1 Số lượng tài liệu hình thành trong hoạt động của Bệnh viện K

Hiện nay, do hạn chế về hệ thống kho lưu trữ nên khối tài liệu hànhchính của Bệnh viện vẫn còn phân tán ở các đơn vị trong Bệnh viện, chưa tậptrung toàn bộ về phòng Hành chính hoặc một số tài liệu thu về được thì vẫnchưa được chỉnh lý mà để bó gói trong kho, ngoài hành lang Ban lãnh đạoBệnh viện K đã dành cho lưu trữ tài liệu hành chính 2 phòng, một phòng rộng30m2, một phòng 50m2 để phục vụ cho công tác bảo quản tài liệu Tuy nhiên,với diện tích này cũng chỉ đủ để bảo quản một phần nhỏ khối lượng tài liệuhành chính của Bệnh viện Nếu sắp tới thu tài liệu từ các phòng ban chuyênmôn về quản lý tập trung (ước tính khoảng 300m giá tài liệu) thì diện tích nàykhông thể đủ để chứa một khối lượng tài liệu lớn như vậy Còn riêng đối vớikhối tài liệu hồ sơ bệnh án được bố trí trong 10 kho bảo quản riêng với diệntích kho khoảng 100m2/ kho, tính đến nay số lượng hồ sơ bệnh án tại cơ sở 1Tân Triều khoảng 100.000 hồ sơ, cơ sở 2 là khoảng 55.000 hồ sơ cơ sở 3khoảng 140.000 hồ sơ Tuy nhiên với khối lượng hồ sơ bệnh án hàng năm bổsung nhiều, thì diện tích này cũng không đủ để lưu giữ và bảo quản, nhiều hồ

sơ bệnh án được sắp xếp trên các giá tủ để bên ngoài hành lang, phía sau cácphòng làm việc của cán bộ

Nhìn chung, các loại văn bản hình thành trong quá trình hoạt động củaBệnh viện thường gồm những văn bản từ Bộ Y tế các đối tác và một số tổchức xã hội khác gửi tới và một lượng lớn các văn bản do chính Bệnh việnsản sinh ra

- Văn bản đến: Văn bản đến là các văn bản, tài liệu của các cơ quan, đơn

vị, tổ chức trong và ngoài nước gửi đến Nhìn chung, các văn bản đến được gửitới chủ yếu từ các nguồn sau:

+ Văn bản được gửi đến từ các cơ quan quản lý Nhà nước về ngành: Bộ Y

tế + Văn bản được gửi đến từ các đối tác (các Bệnh viện, các đơn vị cungcấp dịch vụ trang thiết bị y tế…), khách hàng (người bệnh)

- Văn bản, tài liệu do Bệnh viện ban hành trong quá trình hoạt động:

Để thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn và mục tiêu hoạt động của mình theo cácquy định của pháp luật, Bệnh viện K đã ban hành nhiều loại văn bản

Ví dụ:Tập lưu biên bản họp Ban lãnh đạo với cán bộ, nhân viên Bệnh viện cơ sở Tân Triều;Tập lưu văn bản về việc triển khai đề tài nghiên cứu khoa học cấp nhà nước, cấp Bộ, cấp cơ sở và các nghiên cứu thử nghiệm lâm sàng; Hồ sơ về triển khai đề án ứng dụng công nghệ thông tin trong Bệnh viện K, Hồ sơ tổng kết công tác năm 2016 và thực hiện triển khai kế hoạch thực hiện nhiệm vụ năm 2017, Hồ sơ về việc các chuyên gia Hoa Kỳ, Pháp, Hàn Quốc,

… vào làm việc tại Bệnh viện K năm 2017…

1.2.2 Nội dung và thành phần tài liệu hình thành trong hoạt động của Bệnh viện K

Ở phần nội dung phía trên, chúng tôi đã nhắc đến những nhóm tài liệuhình thành ra để phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành nhằm mang lại lợiích cho bệnh viện, cho ngành và xã hội Những tài liệu này nhìn dưới góc độcủa khoa học lưu trữ đều có rất nhiều giá trị không chỉ phục vụ cho công việctrước mắt của Bệnh viện mà còn có ý nghĩa sử dụng lâu dài Qua quá trìnhkhảo sát chúng tôi nhận thấy các loại tài liệu lưu trữ hình thành trong Bệnhviện K có thể chia làm loại sau:

- Tài liệu hành chính: Đây là tài liệu chiếm một số lượng cũng tương

đối lớn Tài liệu có thời gian sớm nhất là khi Bệnh viện được thành lập Trong

đó có hồ sơ thành lập Bệnh viện, đây được coi là một trong những tài liệu cógiá trị vì chúng phản ánh quá trình hình thành và phát triển của Bệnh viện vànhững đóng góp của Bệnh viện với ngành y tế và với xã hội

Trong thực tế hoạt động của Bệnh viện K, khối tài liệu hành chính baogồm các loại văn bản sau:

+ Văn bản quy phạm áp dụng: Bao gồm các quyết định ban hành nội quy,

quy chế, quy định các lĩnh vực công tác trong nội bộ của Bệnh viện; quyết

định thành lập các đơn vị thuộc Bệnh viện, quy định chức năng, nhiệm vụ củacác đơn vị, quyết định ban hành quy trình quản lý mua sắm, quy định về vănhóa ứng xử với người bệnh, quy định về xử lý sự cố y khoa, quy định về phátngôn… Tuy số lượng không nhiều nhưng những văn bản này lại đóng vai tròrất quan trọng trong hoạt động của Bệnh viện, quyết định đường lối, phươnghướng, mục tiêu, kết quả, quy trình và chất lượng dịch vụ y tế của Bệnh viện.

+ Văn bản quy phạm cá biệt: Quyết định về tiếp nhận, thuyên chuyển, bổ

nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, lương, thưởng… Các văn bản này thường có giátrị tra cứu lâu dài do thể hiện khá rõ mối quan hệ chặt chẽ giữa Bệnh viện với

cá nhân người lao động

+ Văn bản hành chính thông thường: Bao gồm: Kế hoạch, báo cáo thường

kỳ, báo cáo đột xuất, báo cáo chuyên đề; Tờ trình các dự án, đề án; Công văn trao

đổi, xin ý kiến, trả lời, hướng dẫn chỉ đạo, đôn đốc, nhắc nhở, yêu cầu, kiến nghị;Thông báo các kết quả hoạt động của Bệnh viện hoặc các kết quả thi đua, cuộchọp; Thư từ trao đổi với các đối tác, Sở Y tế, các bệnh viện tuyến dưới, Bộ Ytế….; Biên bản ghi cuộc họp của Ban Lãnh đạo; Hồ sơ về

tập huấn “đổi mới phong cách, thái độ phục vụ của cán bộ nhân viên trongBệnh viện đối với người bênh đến khám, chữa bệnh”…

Hiện nay ở Bệnh viện K, nguồn tài liệu này chủ yếu vẫn được lưu trữ bảoquản trong tủ hồ sơ tại các phòng, khoa, trung tâm thuộc Bệnh viện Số ít tài liệu

đã được thu thập vào lưu trữ rồi, những vẫn để ở tình trạng bó gói chưa đượcchỉnh lý, do phòng kho bảo quản còn chưa đúng chuẩn và thiếu cán bộ chuyêntrách của Bệnh viện nên khối tài liệu này chưa tiến hành chỉnh lý được

Tài liệu chuyên môn: hồ sơ bệnh án Theo Quyết định số

1895/1997/QĐ-BYT của Bộ Y tế ngày 19 tháng 9 năm 1997 về việc ban hành Quy chế bệnhviện (sau đây gọi tắt là Quy chế Bệnh viện), bệnh án là văn bản do thầy thuốclàm ngay khi người bệnh vào bệnh viện, trong đó ghi chép lại tất cả những vấn

đề có liên quan đến người bệnh từ tên, tuổi, địa chỉ, nghề nghiệp,

những biểu hiện bình thường và không bình thường mà người thầy thuốc pháthiện khi khám lần đầu cho đến tình trạng phát sinh, tiến triển của bệnh cũngnhư tình hình tư tưởng hoàn cảnh sinh sống vật chất của người bệnh Mộtbệnh án kết thúc khi bệnh nhân kết thúc đợt điều trị và xuất viện [10, 13].

Hồ sơ bệnh án là tài liệu chuyên môn, hình thành trong lĩnh vực y học

và là một trong số loại tài liệu lưu trữ về lĩnh vực y, dược sản sinh ra tronghoạt động của các cơ sở khám, chữa bệnh Tại điều 59 của Luật Khám bệnh,chữa bệnh số 40/2009/QH12 của Quốc hội khóa XII ngày 13 tháng 11 năm

2009 (sau đây gọi tắt là Luật Khám bệnh, chữa bệnh) quy định “Hồ sơ bệnh

án là tài liệu y học, y tế và pháp lý; mỗi người bệnh chỉ có một hồ sơ bệnh án trong mỗi lần khám bệnh, chữa bệnh tại cơ sở khám bệnh, chữa bệnh” [31,

59] Hồ sơ bệnh án là toàn bộ các văn bản, giấy tờ liên quan đến một bệnhnhân được sản sinh ra trong quá trình điều trị tại bệnh viện Theo Quy chế

Bệnh viện: “hồ sơ bệnh án là tài liệu khoa học về chuyên môn kỹ thuật, là chứng từ tài chính và cũng là tài liệu pháp y”[34, 4].

Hồ sơ bệnh án bao gồm các giấy tờ có liên quan đến quá trình điều trịcủa người bệnh tại Bệnh viện trong một thời gian, mỗi loại có nội dung vàtầm quan trọng riêng của nó Hồ sơ được ghi chép đầy đủ, chính xác, có hệthống sẽ giúp cho công tác chẩn đoán, điều trị, phòng bệnh, nghiên cứu khoahọc và đào tạo đạt kết quả cao, nó cũng giúp cho việc đánh giá chất lượng vềđiều trị, tinh thần trách nhiệm và khả năng làm việc của cán bộ Hồ sơ bệnh

án chỉ được hình thành khi người bệnh khám và điều trị bệnh tại bệnh viện

Tại Bệnh viện K, đây là loại tài liệu chiếm khối lượng lớn nhất và đượcbảo quản trong kho lưu trữ riêng Hiện nay, một khối lượng tương đối lớn tàiliệu chuyên môn y khoa (gồm cả hồ sơ bệnh án) được lưu trữ, bảo quản tạikho, thì còn được lưu trong hệ thống máy tính của lãnh đạo, các cán bộ, nhânviên một số phòng - khoa, đặc biệt là các cán bộ chuyên môn Ngoài ra, hồ sơbệnh án hay các kết quả xét nghiệm của người bệnh cũng được đưa vào trong

hệ thống phần mềm để phục vụ nhu cầu khai thác, tra cứu thông tin cũng như yêu cầu bảo quản.

- Tài liệu phim như: Phim X - Quang, phim cộng hưởng từ (MRI), phim

X-quang cắt lớp điện toán (CT Scanner) Đây là tài liệu cũng mang tính chuyênmôn đặc thù của Bệnh viện Hiện tài liệu này được lưu trữ và quản lý riêng trênphần mềm và được link với các khoa chuyên môn để phục vụ công

tác điều trị, khi cần các bác sĩ chỉ cần mở mã hồ sơ bệnh nhân, ngày chụp là

có thể khai thác được bản chụp đó

- Tài liệu xây dựng cơ bản: Bao gồm các hồ sơ dự thầu, đấu thầu, các

bản vẽ thiết kế, hồ sơ dự toán công trình… Những tài liệu là văn bản và bản vẽliên quan đến các công trình xây dựng mới và sửa chữa khôi phục công trình cổngchính; công trình Hệ thống cây xanh; công trình tường hàng rào, nhà xe Trongcác hồ sơ, tài liệu này, tài liệu văn bản phản ánh quá trình thực hiện các hạng mụccông trình của các đơn vị có liên quan còn tài liệu là bản vẽ đều cùng một khổgiấy, được vẽ trên khổ giấy A0 và là bản gốc

- Tài liệu kế toán: Theo quy định, " Tài liệu kế toán là chứng từ kế

toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị, báo cáo kiểm toán, báo cáo kiểm tra kế toán và các tài liệu khác có liên quan đến kế toán"

[43] Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phải dùng để minhchứng cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Kế toán căn cứ vào nội dung chứng từ

để phân tích, ghi chép, vào sổ kế toán bao gồm phiếu thu, chi, ủy nhiệm chi Từkhi Bệnh viện được thành lập cho đến nay, trong quá trình hoạt

động có rất nhiều khoản thu, chi tài chính Và để có căn cứ cấp kinh phí thìbất kỳ khoản thu của người bệnh hay các chi nào cũng đều cần có chứng từthanh toán Do đó, khối lượng tài liệu tài chính kế toán hình thành trong hoạtđộng của Bệnh viện cũng tương đối nhiều Ngoài ra, liên quan đến tài liệu kếtoán của Bệnh viện còn có sổ chi tiết các tài khoản, sổ quỹ tiền mặt, sổ kếtoán chi tiết, phiếu thu - phiếu chi, phiếu nhập kho, xuất kho, hóa đơn…

Nhìn chung, các tài liệu hành chính, tài liệu xây dựng cơ bản, tài liệu

kế toán được lưu trữ tại các đơn vị trong Bệnh viện, còn tài liệu chuyên mônnhư hồ sơ bệnh án nội trú, ngoại trú và tài liệu phim chiếm tỉ lệ 80% khốilượng tài liệu được lưu trữ tại kho riêng của Bệnh viện Còn riêng đối với tàiliệu hành chính, thì từ khi thành lập cho đến nay, đa phần tài liệu hình thànhtrong hoạt động của Bệnh viện K đa phần là những tài liệu nằm rải rác chưađược tập trung lưu trữ, chủ yếu vẫn rải rác ở các phòng ban, các khoa hoặc cánhân phụ trách tự lưu trữ tại bộ phận Mặc dù chưa có con số thống kê chínhxác, nhưng ước tính hiện nay tại Bệnh viện K có khoảng 50m giá đã thu trongtình trạng bó gói, còn lại là khối lượng tài liệu lưu tại chính các phòng ban,đơn vị trong bệnh viện thì chúng tôi cũng chưa nắm được con số chính xác

Tóm lại, tài liệu của Bệnh viện K tương đối phong phú và đa dạng Do

đó, đối với mỗi loại tài liệu khác nhau, Bệnh viện cần có biện pháp quản lý vàbảo quản phù hợp

1.2.3 Đặc điểm hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Bệnh viện K

Qua quá trình nghiên cứu và khảo sát tình hình thực tế, chúng tôi nhậnthấy tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Bệnh viện K cũng mangnhững đặc điểm chung của tài liệu lưu trữ như:

- Là tài liệu có giá trị trên nhiều mặt, và phản ánh chân thực về môi Bệnhviệnsản sinh ra tài liệu đó

- Là vật mang tin về các vấn đề, sự việc, hồ sơ bệnh án của người bệnh

- Những thông tin trong tài liệu đều có giá trị nghiên cứu cao, đáp ứng nhu cầu thông tin của các cá nhân, phòng ban, đơn vị khi cần thiết

Tuy nhiên, do tính đặc thù mang tính chuyên môn của ngành y tế nên

tài liệu hình thành trong hoạt động của bệnh viện cũng có những điểm đặcbiệt như sau:

Về cơ bản, hồ sơ, tài liệu của Bệnh viện cũng đảm bảo tương đối đầy

đủ các yếu tố thể thức bên ngoài hồ sơ: tiêu đề hồ sơ, số ký hiệu của hồ sơ, người lập, thời gian bảo quản của hồ sơ; chứng từ kết thúc, biên mục

Về hình thức tài liệu bên trong hồ sơ: Các văn bản được thu thập lưutrữ trong hồ sơ vẫn còn nhiều tồn tại về yếu tố thể thức nghĩa là chưa hoàntoàn được đảm bảo theo đúng quy định của nhà nước về kỹ thuật soạn thảo.

Ví dụ như về căn chỉnh lề, cỡ chữ, hệ thống số, ký hiệu…

Trong các bệnh viện nói chung và Bệnh viện K nói riêng, ngoài các tàiliệu hành chính, còn có khối hồ sơ, tài liệu bệnh án

Đối với khối tài liệu hồ sơ bệnh án, giá trị khai thác thông tin thể hiệnrất cao ở giai đoạn hiện hành nhằm phục vụ cho quá trình điều trị, khám chữabệnh của người bệnh, phục vụ cho việc làm các thủ tục, chính sách, chế độ ưutiên Khối tài liệu này còn đặc biệt ở chỗ là thành phần trong hồ sơ khá đadạng phong phú và do nhiều chức danh trong bệnh viện tạo ra Trong quátrình điều trị người bệnh tại một khoa có ít nhất bốn chức danh tham gia vàoviệc lập hồ sơ bệnh án đó là điều dưỡng hành chính, điều dưỡng trưởng, bác

sĩ trực tiếp điều trị, trưởng khoa Điều này hoàn toàn khác biệt với các loại tàiliệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước

Đối với tài liệu lưu trữ nói chung được lưu trữ ở hai giai đoạn rất rõràng là lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử; ở giai đoạn khác nhau tài liệu lưutrữ có giá trị khác nhau Nhưng riêng đối với hồ sơ bệnh án người ta chú ýđến giá trị hiện hành nhiều hơn Hồ sơ bệnh án được sử dụng với nhiều mụcđích khác nhau như: kiểm tra được trách nhiệm của các chức danh trong bệnhviện trong quá trình khám và điều trị cho người bệnh; phục vụ cho việc làmcác thủ tục hành chính cho các bệnh nhân có chế độ được ưu tiên; trường hợp

có những người thường xuyên đến khám và điều trị tại bệnh viện, mỗi lầnkhám và điều trị bệnh là một lần lập hồ sơ bệnh án cho bệnh nhân đó, thôngtin trong mỗi hồ sơ bệnh án đó giúp cho các bác sĩ nắm rõ được tình trạng sứckhỏe và quá trình điều trị bệnh cho người bệnh, từ đó các bác sĩ đưa raphương pháp điều trị chính xác nhất Tất cả những lợi ích của hồ sơ bệnh ánnêu trên đều được sử dụng cho mục đích thực tế ở ngay thời điểm hiện tại

Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Bệnh viện hàng nămvẫn được lưu giữ và bảo quản tại các cơ sở của Bệnh viện (3 cơ sở), với hai

hệ thống kho riêng biệt Một là khối tài liệu hành chính thì được lưu tại đơn vịhình thành văn bản và tại kho lưu trữ do phòng Hành chính quản lý, còn khốitài liệu hồ sơ bệnh án nội - ngoại trú của Bệnh viện thì được lưu riêng tại kholưu trữ tài liệu chuyên môn Tuy nhiên trong phạm vi nghiên cứu đề tài này,chúng tôi chỉ đi sâu vào nghiên cứu khối tài liệu hành chính hình thành trongquá trình hoạt động của Bệnh viện tại cơ sở Tân Triều

1.2.4 Ý nghĩa của tài liệu hình thành trong hoạt động của Bệnh viện K

Giá trị tài liệu thể hiện ở tác dụng của nó đối với các lĩnh vực khácnhau trong đời sống xã hội hay nói cách khác giá trị của tài liệu lưu trữ thểhiện ở mục đích khai thác sử dụng chúng Theo Luật lưu trữ khẳng định thì

“Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứukhoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ” [32; 01] Như vậy, ngay từ đầuLuật Lưu trữ năm 2011 và các văn bản luật quy định về công tác lưu trữ trướcđây đều đã khẳng định giá trị to lớn của tài liệu lưu trữ đối với sự phát triểncủa nền kinh tế xã hội đất nước Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt độngcủa Bệnh viện K cũng vậy, nó mang giá trị to lớn đối với hoạt động của chínhBệnh viện, với ngành Y tế và với quốc gia

Riêng đối với khối tài liệu hành chính, giá trị của tài liệu được thể hiệntrên nhiều phương diện Cụ thể:

Tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của Bệnh viện K

sẽ phục vụ đắc lực cho hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo Bệnh viện

Có thể nói, tài liệu lưu trữ là một căn cứ quan trọng phục vụ cho công tác lãnh

đạo điều hành quản lý Bệnh viện cho lãnh đạo Ví dụ các báo cáo tổng kết

năm, báo cáo công tác quý, tháng đều có giá trị đưa ra những con số, minhchứng về kết quả hoạt động của Bệnh viện trong một giai đoạn nhất định

Công tác quản lý hồ sơ, lưu trữ hồ sơ tốt sẽ đảm bảo giữ lại đầy đủchứng cứ chứng minh về mọi hoạt động của cơ quan, cũng như hoạt động củacác cá nhân giữ trách nhiệm khác nhau trong Bệnh viện và các đơn vị trongBệnh viện Nếu trong quá trình hoạt động của Bệnh viện các văn bản, hồ sơgiữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ánh chân thực các hoạt độngcủa cơ quan, cá nhân thì khi cần thiết các văn bản, hồ sơ đó sẽ là bằng chứngpháp lý chứng minh cho hoạt động quản lý của cơ quan một cách chân thực.

Ví dụ trong công tác điều trị bệnh nếu xảy ra rủi ro, người bệnh tử vong, thì

trong hồ sơ bệnh án, các tài liệu liên quan đến quá trình điều trị của ngườibệnh sẽ chứng minh cho phương pháp điều trị của y - bác sĩ là đúng quy trìnhhay không Từ đó, việc xác định trách nhiệm cũng dễ dàng, thuận tiện hơn

Tài liệu lưu trữ còn chứa đựng những bằng chứng xác thực trong quá trìnhhoạt động, hợp tác thực hiện các hợp đồng kinh tế giữa các nhà cung cấp vớiBệnh viện hay các tài liệu thể hiện mối quan hệ giữa Bệnh viện với các cơquan nhà nước có liên quan Các thông tin của tài liệu lưu trữ sẽ giúp các cơquan chức năng điều tra, xét xử những vi phạm xảy ra trong Bệnh viện, làminh chứng phục vụ cho cơ quan điều tra…

Bên cạnh giá trị thực tiễn, hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạtđộng của Bệnh viện K cũng có giá trị to lớn đối với việc nghiên cứu lịch sử yhọc Việt Nam và của thế giới Giống như bất kỳ một ngành khoa học nào,ngành y học cũng có những chặng đường phát triển khác nhau và dần cànghoàn thiện hơn

Không những thế, tài liệu còn là kho kinh nghiệm quý giá trong quá trìnhhoạt động của bệnh viện Đó là nguồn thông tin phong phú giúp lãnh đạoBệnh viện cũng như các bác sĩ, dược sĩ đúc rút được nhiều bài học trongkhám - chữa và điều trị cho người bệnh, từ đó đưa ra những quyết định kịpthời, chính xác giúp người bệnh vượt qua giai đoạn khó khăn về sức khỏe

Qua hệ thống tài liệu lưu trữ, bệnh viện có thể xây dựng được hình ảnhBệnh viện xanh, sạch, đẹp, thân thiện với người bệnh… Đặc biệt là tài liệulưu trữ về các hoạt động tham gia các hoạt động khám từ thiện cho phụ nữ,cho bà con vùng cao, từ thiện, các hoạt động văn hóa - xã hội… góp phầnquảng bá Bệnh viện, củng cố vị trí và uy tín của bệnh viện trong toàn xã hội.Tài liệu lưu trữ của bệnh viện còn có thể dùng để xuất bản các ấn phẩm kỷyếu phục vụ các sự kiện như 10 năm…50 năm thành lập bệnh viện, các mốcphát triển của bệnh viện, các số liệu, hình ảnh về khám chữa bệnh hay hoạtđộng thăm nom nghĩa tình đều có thể được đưa vào các ấn phẩm hay các vật

kỷ niệm để quảng bá hình ảnh của Bệnh viện

Bên cạnh khối tài liệu hành chính với giá trị to lớn ở trên, Bệnh viện Kcòn có một khối lượng tài liệu tương đối lớn đó là các hồ sơ bệnh án Tài liệu

là các hồ sơ bệnh án nếu được lưu trữ cẩn thận sẽ trở thành công cụ ghi chéplại diễn biến tất cả các quá trình chữa bệnh, điều trị, phục hồi của người bệnh.Nếu Lãnh đạo Bệnh viện hay Trưởng các khoa chuyên môn hay các y bác sĩcủa Bệnh viện biết tận dụng những kinh nghiệm xử lý nguồn bệnh của ngườibệnh được ghi lại trong các hồ sơ bệnh án, tài liệu trước kia cộng với thếmạnh của mình chắc chắn sẽ ngày càng nâng cao trình độ cũng như tăng khảnăng chẩn đoán, điều trị cho người bệnh ung thư

Hồ sơ bệnh án liên quan đến sức khoẻ con người vì các yếu tố thông tintrong hồ sơ phản ánh tình trạng sức khoẻ của người bệnh, đặc biệt là sau khi

ra viện Đây là yếu tố rất quan trọng đối với xã hội nói chung và của bản thânmỗi cá nhân đến Bệnh viện nói riêng Mỗi một người bệnh khi vào viện khám

và điều trị họ đều mong muốn tình trạng sức khoẻ của mình tốt hoặc khá hơn.Tuy nhiên không phải lúc nào họ cũng được như mong muốn Do đó, hồ sơbệnh án phản ánh tình trạng sức khoẻ của người bệnh khi ra viện với tìnhtrạng hoàn toàn phục hồi hoặc phục hồi một phần hoặc không thể điều trị

được Tuỳ vào từng mặt bệnh mà bác sĩ và người bệnh phải lựa chọn nhữngquyết định tiếp theo để bảo vệ sức khoẻ của người bệnh Trong số đó, sẽ cónhững người sẽ phải quay trở lại Bệnh viện để điều trị tiếp và họ sẽ phải tiếptục sử dụng hồ sơ bệnh án của mình Ngoài ra, kết quả điều trị và tình trạngsức khoẻ tròng hồ sơ bệnh án còn là bằng chứng để họ được hưởng những chế

độ xã hội theo quy định của pháp luật như chế độ bảo hiểm, chế độ với người

bị tai nạn lao động… Không những liên quan đến yếu tố sức khoẻ con người,

hồ sơ bệnh án còn phản ánh mối quan hệ giữa bác sĩ và người bệnh, điều nàythể hiện qua quá trình điều trị bệnh của bác sĩ với người bệnhđược ghi lạitrong hồ sơ

Hồ sơ, tài liệu cũng giúp cho nhiều cá nhân trong sự phát triển của nền yhọc Việt Nam Những công trình nghiên cứu khoa học về y học, những hồ sơbệnh án mà những y bác sĩ đã từng điều trị cho người bệnh có ý nghĩa to lớn,giúp thế hệ sau vận dụng các phương pháp điều trị cho người bệnh thực sựhiệu quả Ví dụ những hồ sơ bệnh án về điều trị hóa chất cho người bệnh ungthư gan,xạ trị ung thư vú, ung thư phổi, phẫu thuật điều trị ung thư…chongười bệnh Hay những hồ sơ điều trị ung thư cho người bệnh bằng sự kếthợp giữa Đông y và Tây y, giữa truyền thống và hiện đại…

Tóm lại, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Bệnh viện K

cả khối tài liệu hành chính hay tài liệu là các hồ sơ bệnh án đều có giá trị hếtsức to lớn đối với quá trình hoạt động của chính bệnh việnvà nó trở thànhcông cụ không thể thiếu được cho hoạt động khám chữa bệnh của bệnh viện.Những tài liệu này không những có giá trị nghiên cứu khai thác cho bản thânbệnh việnmà chúng còn có ý nghĩa đối với ngànhy tế Đồng thời, nó còn làđối tượng nghiên cứu của các nhà khoa học và các chuyên gia chuyên ngành

ở trong và ngoài nước Do đó, khi hết giá trị hiện hành, những tài liệu này cầnđược lựa chọn để chuyển giao vào bảo quản lâu dài nhằm đảm bảo an toàn và

tổ chức sử dụng có hiệu quả đúng với tinh thần Luật lưu trữ

1.3 Trách nhiệm, nguyên tắc, nội dung và sự cần thiết của việc tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Bệnh viện K

1.3.1 Trách nhiệm tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Bệnh viện K

Quản lý hiện nay có rất nhiều cách hiểu nhưng trong phạm vi đề tài này tác giả xin tiếp cận khái niệm quản lý trên phương diện “quản lý là sự tác động có ý thức, bằng quyền lực theo quy trình của chủ thể quản lý tới đối tượng quản lý để phối hợp các nguồn lực nhằm thực hiện mục tiêu của tổ chức trong môi trường luôn biến động”[17; 34] Quản lý hồ sơ được nghiêm

túc, khoa học sẽ giúp cho việc tra cứu thông tin trong cơ quan, tổ chức đượcnhanh chóng, đủ căn cứ chính xác để giải quyết công việc kịp thời, hiệuquả.Quản lý chặt chẽ hồ sơ, tài liệu lưu trữ sẽ góp phần giữ gìn bí mật củaĐảng, Nhà nước, cơ quan, đơn vị

Tổ chức là quy trình, thiết kế bộ máy, sắp xếp, bố trí, sử dụng và pháttriển các nguồn lực nhằm thực hiện mục tiêu chung của tổ chức [27; 28].Việc

tổ chức quản lý hồ sơ hình thành trong hoạt động của cơ quan thông thườnggồm có các nội dung: Tổ chức và bố trí nhân sự, xây dựng ban hành văn bản

và hướng dẫn thực hiện văn bản, tổ chức thực hiện nghiệp vụ, kiểm tra đánhgiá và thi đua khen thưởng…

Công tác tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ là tập hợp các biện pháp của người có trách nhiệm nhằm quản lý và phát huy giá trị của hồ sơ, tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.

Nó bao gồm toàn bộ công việc liên quan đến đăng ký, thu thập, bảo đảm vẹntoàn và phát huy giá trị các hồ sơ, tài liệu từ thời điểm hình thành trong quátrình hoạt động của cơ quan cho đến khi bị tiêu hủy hoặc được lựa chọn đểbảo quản vĩnh viễn trong các lưu trữ lịch sử Xét về bản chất, quản lý hồ sơ,tài liệu là quản lý thông tin văn bản, bao gồm thông tin tài liệu hiện hành vàthông tin tài liệu quá khứ

Do đó, trách nhiệm của chuyên viên giải quyết công việc phải giữ gìn bímật, bảo quản tốt hồ sơ, văn bản, tài liệu, không được đem tài liệu đến nhữngnơi không liên quan đến xử lý, giải quyết công việc; tuyệt đối không đượcmang hồ sơ, văn bản, tài liệu của cơ quan về nhà riêng của mình, đem sang cơquan khác khi chuyển công tác hoặc tùy tiện cung cấp hồ sơ, văn bản, tài liệucho các nhân, đơn vị khác Bệnh viện họp chuyên viên phải mang tài liệuthuộc danh mục bí mật Nhà nước ra khỏi cơ quan phải được sự đồng ý củalãnh đạo Hết giờ làm việc hồ sơ, văn bản, tài liệu phải được cất vào tủ cókhóa Những đợt nghỉ lễ, tết dài ngày phải niêm phong tủ đựng văn bản, tàiliệu và phòng làm việc Hồ sơ mật phải lưu riêng và có chế độ bảo quản theoquy định.

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữcủa cơ quan, tổ chức; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu

hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; Người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổchức có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ

sơ, tài liệu của đơn vị vào lưu trữ cơ quan

Cán bộ được giao giải quyết công việc phải lập hồ sơ, sắp xếp văn bản, tàiliệu một cách khoa học để dễ quản lý, dễ nộp lưu và dễ tìm khi cần Phải cónhững cặp khác nhau để đựng những loại hồ sơ, văn bản, tài liệu khác nhau.Phòng Hành chính (Bộ phận Lưu trữ) có trách nhiệm thực hiện các quyđịnh về quản lý hồ sơ, văn bản, tài liệu lưu trữ: Quản lý trực tiếp kho lưu trữ

và thực hiện chế độ bảo quản thường xuyên đối với hồ sơ, văn bản, tài liệulưu trữ trong kho; Tu bổ, phục chế hồ sơ, văn bản tài liệu lưu trữ có nguy cơ

hư hỏng; Thực hiện chế độ bảo hiểm đối với hồ sơ, tài liệu lưu trữ quý hiếm;Thực hiện các biện pháp phòng, chống cháy nổ, thiên tai, côn trùng, nấm mốc

và các tác nhân khác gây hư hỏng hồ sơ, văn bản, tài liệu; Đề xuất với Lãnhđạo bố trí đầy đủ các điều kiện cần thiết về cơ sở vật chất, kinh phí để bảoquản an toàn hồ sơ, văn bản, tài liệu lưu trữ của cơ quan

Các Khoa, phòng, trung tâm, viện nghiên cứu và các bộ phận không được

tự ý tiêu hủy hồ sơ, văn bản, tài liệu Tất cả các hồ sơ, tài liệu (kể cả sổ, sách cánhân…) của cơ quan, lãnh đạo Phòng Hành chính và Khoa, phòng, trung tâm,viện nghiên cứu thuộc Bệnh viện cần tiêu hủy đều phải tập trung về Phòng Hànhchính (Bộ phận Lưu trữ) để kiểm tra lại và tiêu hủy theo đúng quy trình, khôngchuyển cho những người không có trách nhiệm đến nhận và tiêu hủy Cán bộ,chuyên viên mỗi đơn vịphải chịu trách nhiệm trước cơ quan và pháp luật nếu đểmất, hư hỏng hoặc tiết lộ thông tin vê hồ sơ, tài liệu của cơ quan

Như vậy, ngaytừ khi bắt đầu công việc, đối với từng cán bộ, công chứctrong quá trình giải quyết công việc cần lập đầy đủ các hồ sơ để có căn cứkhoa học khi đề xuất ý kiến và giải quyết công việc, nâng cao hiệu suất vàchất lượng công tác Đối với cơ quan, đơn vị nếu làm tốt việc lập hồ sơ sẽquản lý được công việc của cơ quan, đơn vị, quản lý chặt chẽ tài liệu, giữ gìn

bí mật Lập hồ sơ và quản lý tốt sẽ xây dựng được nề nếp khoa học trongcông tác văn thư; tránh được tình trạng nộp lưu tài liệu bó, gói vào lưu trữ, tạothuận lợi cho cán bộ lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ lưu trữ nhằm phục

vụ tốt cho công tác khai thác, nghiên cứu

Trách nhiệm cao nhất trong tổ chức quản lý hồ sơ, TLLT nói chung vàtài liệu hành chính nói riêng của Bệnh viện K là người đứng đầu Bệnh viện.Tùy vào quy chế phân cấp quản lý, người đứng đầu Bệnh viện có thể phâncông cho Trưởng phòng Hành chính là cá nhân chịu trách nhiệm trực tiếp về

tổ chức quản lý hồ sơ, TLLT hành chính hình thành trong quá trình hoạt độngcủa Bệnh viện K

Tóm lại, trách nhiệm tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu tại Bệnh viện K

cũng dựa trên tinh thần của Luật Lưu trữ 2011 quy định: Người được giaogiải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ

về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; Trướckhi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác thì phải bàn giao đầy đủ hồ

sơ, tài liệu cho người có trách nhiệm của cơ quan, tổ chức.Trách nhiệm caonhất trong tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ nói chung và tài liệu hànhchính nói riêng tại Bênh viện K là người đứng đầu bệnh viện Tùy theo vàoquy chế phân cấp quản lý, người đứng đầu bệnh viện phân cho trưởng phòngHành chính là cá nhân trực tiếp chịu trách nhiệm về tổ chức quản lý hồ sơ, tàiliệu lưu trữ hành chính hình thành trong quá trình hoạt động của Bệnh viện K.

1.3.2 Nguyên tắc tổ chức, quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Bệnh viện K

- Quản lý tập trung, thống nhất toàn bộ tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan Theo Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001 và Luật Lưu trữ

2011 thì, tài liệu lưu trữ quốc gia là những tài liệu có giá trị về chính trị, kinh

tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hóa, giáo dục, khoa học và công nghệđược hình thành trong các thời kỳ lịch sử của dân tộc Việt Nam, trong quátrình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị

- xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vịlực lượng vũ trang nhân dân và các nhân vật lịch sử, tiêu biểu phục vụ việcnghiên cứu lịch sử, khoa học và hoạt động thực tiễn Với ý nghĩa đó, tài liệulưu trữ của các cơ quan thuộc Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam cho dù đượcbảo quản ở lưu trữ lịch sử, lưu trữ cố định hay lưu trữ hiện hành đều chịu sựquản lý thống nhất của Nhà nước Trên cơ sở nguyên tắc này, hồ sơ, tài liệuhình thành trong hoạt động của Bệnh viện K cũng phải được quản lý thốngnhất và tập trung Việc quản lý tập trung toàn bộ khối tài liệu này, phải do bộphận chuyên trách thuộc phòng Hành chính đảm nhận

- Quản lý tập trung, thống nhất về tổ chức và nghiệp vụ lưu trữ Để

quản lý thống nhất về mặt nghiệp vụ lưu trữ, Nhà nước đã nghiên cứu và banhành các văn bản quy phạm pháp luật để hướng dẫn, chỉ đạo công tác lưu trữ củacác cơ quan trong toàn quốc Chính vì vậy, các nghiệp vụ lưu trữ như: Thu thập,

bổ sung tài liệu; Phân loại tài liệu; Xác định giá trị tài liệu; Chỉnh lý

tài liệu; Bảo quản tài liệu; Tổ chức công cụ tra cứu khoa học tài liệu, Ứngdụng công nghệ thông tin trong lưu trữ… đều thực hiện theo sự hướng dẫn,chỉ đạo của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước Nguyên tắc quản lý tập trungthống nhất này đều được áp dụng đối với tất cả các cơ quan nhà nước, cáctổchức xã hội, các đơn vị sự nghiệp và cả khối doanh nghiệp Riêng đối vớicác đơn vị sự nghiệp có tính đặc thù như Bệnh viện cũng được xác định làthuộc thành phần Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam Vì thế, công tác lưu trữ ởcác Bệnh việncũng cần phải tuân theo những quy định chung trong Luật Lưutrữ 2011 như: Việc thu thập, quản lý, bảo vệ, khai thác, sử dụng và công bốtài liệu lưu trữ và tài liệu đặc biệt quý hiếm được thực hiện theo quy định củapháp luật; Nghiêm cấm việc chiếm giữ, tiêu huỷ trái phép, làm hư hại tài liệulưu trữ hoặc dùng vào mục đích trái với lợi ích của nhà nước, quyền và lợi íchhợp pháp của cơ quan, tổ chức và cá nhân.Cho đến nay đối với ngành Y tế,

mới chỉban hành được Thông tư số 33/2017/TT-BYT ngày 29 tháng 12 năm

2017 về Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên môn nghiệp vụ ngành Y tế, chứ chưa có các quy định cụ thể về các nghiệp vụ văn thư lưu trữ

khối bệnh viện Vì vậy, để quản lý thống nhất tổ chức lưu trữ, tài liệu lưu trữ

và việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ trong Bệnh viện K thì trước mắt Bệnhviệncần căn cứ vào những quy định của nhà nước để ban hành các quy chế,quy định cụ thể về công tác lưu trữ để chỉ đạo và thống nhất nghiệp vụ trongBệnh viện mình.Việc quản lý tài liệu lưu trữ trong Bệnh viện K và việc thựchiện các nghiệp vụ lưu trữ được thực hiện thống nhất theo những quy định,quy chế của cơ quan về quản lý tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ, dựa trênnguyên tắc tuân thủ pháp luật của nhà nước Việt Nam

1.3.3 Các nội dung tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Bệnh viện K

Như đã phân tích ở trên, công tác tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu bao gồmtoàn bộ công việc liên quan đến các biện pháp của người có trách nhiệm đối

với việc tổ chức thực hiện quản lý và phát huy giá trị các hồ sơ, tài liệu từ thờiđiểm hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan cho đến khi bị tiêuhủy hoặc được lựa chọn để bảo quản vĩnh viễn trong các lưu trữ lịch sử Dovậy, quản lý hồ sơ, tài liệu tại Bệnh viện K sẽ bao gồm các nội dung:

- Tổ chức bộ phận và bố trí nhân sự làm công tác văn thư lưu trữ: Hiện

nay bộ phận quản lý công tác văn thư lưu trữ được thành lập ở hầu hết các cơquan nhà nước theo quy định của pháp luật Đây là bộ phận có chức năng giúplãnh đạo quản lý công tác văn thư lưu trữ nói chung ở trong cơ quan đó Riêngđối với các cơ quan nhà nước, bộ phận quản lý văn thư lưu trữ được xây dựngthành hệ thống cơ quan từ TW đến địa phương Còn trong các Bệnh viện tùy quy

mô lớn hay nhỏ mà các Bệnh viện đầu tư hoặc lãnh đạo Bệnh viện chủ động trongviệc quyết định thành lập bộ phận hoặc bố trí cán bộ

quản lý công tác văn thư lưu trữ Bên cạnh đó, việc sắp xếp bố trí nhân sựchuyên đảm nhận công tác văn thư lưu trữ chuyên trách của Bệnh viện hay tạicác Khoa chuyên môn cũng là một nội dung quan trọng Bởi, cán bộ là nhân

tố đóng vai trò quan trọng trong tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ nóichung và công tác quản lý hồ sơ, tài liệu nói riêng cho Bệnh viện và cácKhoa, Phòng, Trung tâm trực thuộc Trình độ của cán bộ đảm nhận công tácvăn thư lưu trữ có tác động trực tiếp đến phương pháp, cách thức tổ chứckhoa học hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan.Cán bộ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao sẽ tìm ra được phương phápphận loại và sắp xếp hồ sơ, tài liệu cơ quan một cách khoa học, hợp lý, dễ tratìm Và nếu ngược lại sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả của công tác khai thác và sửdụng tài liệu phục vụ cho quá trình làm việc của cán bộ, nhân viên trong đơn

vị nói riêng và Bệnh viện nói chung

- Phổ biến và ban hành các văn bản quy định về công tác VTLT:Ban hành

văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ là một nội dung quantrọng góp phần đưa công tác văn thư lưu trữ cũng như công tác quản lý hồ sơ

của Bệnh viện đi vào nề nếp, ổn định Hiện nay, Nhà nước đã ban hành được hệthống văn bản luật về lưu trữ tương đối đầy đủ, cao nhất là Luật Lưu trữ banhành 11/11/2011 và có hiệu lực từ 01/07/2013 Tại các cơ quan, tổ chức ngoàiviệc tuân theo những quy định của những văn bản trên còn xây dựng các văn bảnquy định cụ thể phù hợp với tình hình hoạt động của cơ quan mình.

- Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ: Khi tổ chức quản lý hồ sơ, việc hướng

dẫn thực hiện các bước lưu trữ cũng là một nội dung mà các đơn vị trong Bệnh việnphải chú trọng Nếu như ở các cơ quan, tổ chức Nhà nước trên cơ sở các

văn bản quy định đã được ban hành, thường tổ chức hướng dẫn các phòng ban, đơn vị, cá nhân thực hiện đúng và thống nhất các quy định của văn bản đó

Các nghiệp vụ bao gồm:

+ Thu thập tài liệu: là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao

nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào lưu trữ cơ quan Lưu trữ cơ quan (hay

còn gọi là lưu trữ hiện hành) là bộ phận lưu trữ của cơ quan, tổ chức có nhiệm

vụ thu thập, bảo quản và phục vụ việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đượctiếp nhận từ văn thư cơ quan và các đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức.Lưu trữ cơquan là nơi lưu trữ, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của

cơ quan Lưu trữ cơ quan có nhiệm vụ:Thường xuyên thu thập, bổ sung tàiliệu hiện hành sau khi công việc đã giải quyết xong của các cán bộ công chứctrong cơ quan Lưu trữ cơ quan căn cứ vào danh mục hồ sơ và tình hình thực

tế của tài liệu để lựa chọn và tiếp nhận các tài liệu nộp lưu Thời hạn nộp lưu

hồ sơ của văn thư và cán bộ các phòng, ban, đơn vị chức năng được thực hiệntheo quy định hiện hành của nhà nước

+ Chỉnh lý hồ sơ, tài liệu:Hồ sơ có nhiều loại khác nhau, hồ sơ việc được

giữ lại, xác định giá trị và chuyển vào lưu trữ trong cơ quan, nếu có giá trị lịch sử sẽnộp về lưu trữ lịch sử; Hồ sơ nguyên tắc chỉ giữ lại để làm cơ sở giải quyết các côngviệc hàng ngày của cán bộ, công chức, viên chức; Hồ sơ nhân sự sẽ được lưu giữ tại

bộ phận quản lý nhân sự phục vụ cho việc quản lý con

người trong cơ quan, tổ chức, khi có sự luân chuyển công tác hoặc nghỉ hưuthì hồ sơ sẽ được chuyển qua cơ quan, đơn vị mới để tiếp tục theo dõi hoặcchuyển về lưu trữ theo quy định của Nhà nước…Chính vì những đặc trưng cơbản của các loại hồ sơ khác nhau nên đòi hỏi cách quản lý cũng khác nhau, vìvậy cần có sự phân loại rõ ràng để có biện pháp quản lý tốt nhất, phục vụ chohoạt động của cơ quan, tổ chức.

+ Xác định giá trị tài liệu:Việc đánh giá các mức độ giá trị của tài liệu, hồ

sơ phải dựa trên cơ sở các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn do khoa học lưutrữ đề ra Mục đích của việc xác định giá trị tài liệu, hồ sơ là:Xác định thời hạnbảo quản cho từng loại tài liệu, hồ sơ khác nhau;Xác định tài liệu, hồ sơ lưu trữ cógiá trị lịch sử để đưa vào lưu trữ lịch sử bảo quản vĩnh viễn; Xác định tài liệu hếtgiá trị bảo quản để tiêu hủy

+ Bảo quản hồ sơ, tài liệu:Bảo quản tài liệu, hồ sơ là áp dụng các biện

pháp trong đó chủ yếu là các biện pháp khoa học kỹ thuật để bảo vệ an toàn vàkéo dài tuổi thọ của tài liệu, hồ sơ nhằm phục vụ tốt nhất cho việc khai thác, sửdụng chúng trước mắt và lâu dài Các biện pháp bảo quản tài liệu, hồ sơ trongphạm vi cơ quan, tổ chức:Xây dựng quy chế văn thư, lưu trữ; Nội quy sử dụng tàiliệu, hồ sơ; Chế độ làm vệ sinh thường xuyên và đột xuất;

Xây dựng nội quy phòng hỏa; Chế độ nhiệt độ, độ ẩm phù hợp với từng loại tài liệu, hồ sơ cụ thể

+ Thống kê hồ sơ: Thống kê hồ sơ là áp dụng các công cụ, phương tiện

chuyên môn, nghiệp vụ để nắm được chính xác thành phần, nội dung, số lượng,chất lượng tài liệu trong hồ sơ và cơ sở vật chất, kỹ thuật của hệ thống bảo quảntài liệu, hồ sơ trong cơ quan, tổ chức

+ Khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu: Đây là quá trình phục vụ khai thác

thông tin tài liệu, hồ sơ trong cơ quan, tổ chức để đáp ứng các yêu cầu nghiên cứulịch sử và yêu cầu giải quyết các công việc của các cơ quan, tổ chức và cá nhân

35

- Tổ chức kho tàng, trang thiết bị cho công tác quản lý hồ sơ, tài liệu:Trong

công tác văn thư lưu trữ, cơ sở vật chất, trang thiết bị đóng một vai trò quantrọng, là trợ thủ đắc lực của cán bộ nhân viên, giúp nâng cao năng suất vàchất lượng công việc Một số trang thiết bị hiện đại thường được sử dụngtrong CTVT là: Máy tính, máy in, máy fax, máy photo, máy scan, máy hủy tàiliệu…và các vật dụng văn phòng phẩm thiết yếu như bút, giấy, cặp, ghim…Bên cạnh đó, hiện nay việc ứng dụng công nghệ thông tin trong giai đoạnhiện nay đang là một nhu cầu tất yếu của mọi ngành nghề, nó sẽ tạo ra một sựthay đổi căn bản trong cách thức làm việc của các ngành hoạt động, góp phầngiải phóng sức lao động của con người, đồng thời tạo ra hiệu quả công việc caohơn, chất lượng hơn Công tác văn thư lưu trữ nói chung và công tác quản lý hồ

sơ, tài liệu trong mỗi cơ quan, tổ chức hiện nay ngày càng thể hiện vai trò quantrọng của mình đối với hoạt động chung của mỗi cơ quan, tổ chức Do đó, việcđưa công nghệ thông tin vào quản lý hồ sơ, tài liệu sẽ tạo ra một sự cải tiến trongphương thức hoạt động đối với những khâu nghiệp vụ của công tác này Ví dụnhư: sử dụng phần mềm quản lý văn bản; lập hồ sơ điện tử; phần mềm quản lý

hồ sơ Những cách thức làm việc mới này không làm thay đổi bản chất côngviệc, mà đơn giản nó chỉ góp phần nâng cao năng suất và hiệu quả công việc,nhằm đáp ứng nhanh chóng và chính xác nhưng nhu cầu được đề ra Việc ứngdụng công nghệ thông tin giúp cho khả năng xử lý thông tin trong hồ sơ, tài liệuđược nhanh chóng, kịp thời và có chất lượng

- Kiểm tra đánh giá tình hình thực hiện công tác quản lý hồ sơ, tài liệu:

Việc kiểm tra, đánh giá chỉ có thể tiến hành sau khi có sự hướng dẫn vềnghiệp vụ Nội dung kiểm tra tập trung vào việc thực hiện nghiệp vụ công tácvăn thư lưu trữ đặc biệt là lưu trữ hồ sơ, tài liệu Thông qua việc kiểm tra,đánh giá lãnh đạo phòng Hành chính và các cán bộ chuyên trách sẽ tìm rađược những ưu điểm và hạn chế cần khắc phục trong công tác văn thư lưu trữcủa cơ quan mình