Tiểu luận những đúc kết và thu hoạch về nhận thức lý luận thực tiễn công tác thông tin tư liệu tại trung tâm thông tin thương mại

Tiểu luận những đúc kết và thu hoạch về nhận thức lý luận thực tiễn công tác thông tin tư liệu tại trung tâm thông tin thương mại

= KS

TIEU LUAN:

Những đúc kết và thu hoạch về nhận thức lý luận thực tiễn công tác thông

tin tư liệu tại trung tâm thông tỉn

Loi mé dau

Trong quá trình chuyển biến nền kinh tế nước ta sang nên kinh tế thị trường

có sự quản lý của Nhà nước, vai trò của các hoạt động thông tin thương mại (bao

gồm các thông tin khoa học — công nghệ, kỹ thuật có liên quan đến lĩnh vực thương mại ) giữ vị trí cực kỳ quan trọng Các thông tin liên quan đến thị trường trong nước

và ngoài nước được cung cấp đầy đủ, kịp thời sẽ có tác dụng rất lớn, làm nâng cao

hiệu quá kinh tế — xã hội, đây mạnh công cuộc phát triển kinh tế ở Việt Nam Chính

vì vậy, nhu cầu thông tin trong lĩnh vực thương mại ngày càng phát triển, đặc biệt là

những thông tin về diễn biến thị trường, giá cả hàng hoá,dịch vụ trong và ngoài nước, những nhân tô chỉ phối sự vận động của thị trường, những cơ hội kinh doanh đều là những nhu cầu thông tin mà các nhà quản lý kinh tế, các đoanh nghiệp trong

và ngoài nước rất can Do vậy những tổ chức và cơ quan đã tô chức việc thông tin

trong lĩnh vực thương mại cho bản thân và cho xã hội

Nhận thức được nghiên cứu thông tin của thị trường, Bộ Kinh tế đối ngoại đã

tách ra và thành lập trung tâm thông tin Thương mại để cung cấp thông tin thị trường phục vụ nhu cầu dùng tin trong nước và ngoài nước

Với sự phát triển của công nghệ điện tử - tin học, cùng với sự vận động

phong phú và phức tạp của thị trường kinh tế thế giới những năm cuối của thế kỷ

20,cũng như đầu thế kỷ 21, nhiều nhà kinh tế đã dự báo rằng vai trò của thông tin sẽ

là mẫu chốt cho sự phát triển và tăng trưởng kinh tế Sự phát triển mới của công nghệ thông tin ngay nay, đã làm các hoạt động thông tin ngày càng có ý nghĩa, chủ

yếu đối với kinh doanh của từng nhà doanh nghiệp cũng như cả quốc gia Các

Thương vụ trước đây được tính từng ngày, tháng, nay đã có thẻ tiến hành từng giờ

Trong cuộc cách mạng về kinh tế hiện nay, thông tin thị trường với công nghệ là vũ khí sắc bén mà các nhà doanh nghiệp và các nước hết sức coi trọng

Phan thir nhat

Kết quả nhu cầu, khảo sát tình hình tổ chức, công tác và hoạt động của trung

tâm thông tin thương mại

I Quá trình thành lập trung tâm thông tin thương mại — hạt nhân của hệ thống thông tin thương mại Việt Nam

1 Quá trình thành lập

Trung tâm Thông tin Thuong mai Viét Nam (Viet Nam Trade information Center — viét tat 1a VTIC) là cơ quan đầu ngành trong lĩnh vực thông tin thương mại thị trường thuộc Bộ Thương mại

VTIC là một đơn vị sự nghiệp có thu, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng

và có tài khoản đồng Việt Nam và tài khoản ngoại tệ tại ngân hàng, chịu sự quản lý

và chỉ đạo trực tiếp về mọi mặt của Bộ Thương mại, đồng thời chịu sự quản lý của

các cơ quan chức năng Nhà nước về những lĩnh vực công tác có liên quan Trung

tâm Thông tin Thương mại được thành lập tháng 11/1998 theo quyết định số

473/TBDL -— TTCB ngày 30 tháng 5 năm 1992 của Bộ trưởng Bộ Thương mại, có

trụ sở chính tại 46 Ngô Quyền — Hà Nội với các chi nhánh tại thành phố Hồ Chí

Minh, Đà Nẵng, Cần Thơ và có đại diện tại một số thị trường trọng điểm trong và

ngoài nước

Trung tâm Thông tin Thương mại từ ngày thành lập (11/1998) đến nay đã căn cứ nhu cầu thông tin thị trường của xã hội để phục vụ Hiện nay, Trung tâm hoạt động trên ba lĩnh vực: Thông tin dưới dạng ấn phẩm (tạp chí, bản tin, sách), thông tin qua con đường mạng máy tính thương mại VINANET do Trung tâm tư

vấn thiết kế xây dựng, cung cấp các dịch vụ thong tin, môi giới, tư vấn và tiếp thị

Để đáp ứng nhu cầu thông tin thị trường, Trung tâm đã thành lập các chỉ nhánh ở

các thành phố Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, Cần Thơ Thời gian qua, các chỉ nhánh này

đã thoả mãn được một phần nhu cầu của người dùng tin tại các thị trường trọng

điểm nói trên.

Do nhu cau thông tin thương mại cấp bách, nhất là sau QD/211/TTg vé trién khai chương trình công nghệ thông tin, NQTW 4 khoá VIII về xây dựng hệ thống

Trung tâm Thông tin Thương mại Việt Nam, Việt Nam tham gia vào hệ thống

thương mại toàn cầu Internet, nhiều tỉnh như Thái Bình, Nghệ An đã thành lập

Trung tâm Thông tin Thương mại của các tỉnh mình để thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho địa phương và làm đầu mối nối mạng với trung tâm Nhiều tỉnh đang làm các thủ tục đề thành lập Trung tâm Thương mại địa phương (các tỉnh Nam

Bộ, miền Trung), và có nhiều tỉnh tuy đã có hoạt động thông tin thương mại song chưa thành lập được Trung tâm Thông tin Thương mại địa phương Sự phát triển

chưa có chỉ đạo thống nhất trên phạm vi toàn Quốc về thông tin thương mại gây

nhiều khó khăn trong chỉ đạo và cầm nhịp phối hợp hoạt động chung trên phạm vi toàn quốc

Để đưa các hoạt động thông tin thương mại vào guồng máy thống nhất, tạo

ra hợp, Bộ thương mại đã có tổ chức lại Trung tâm Thông tin Thương mại Việt Nam trong hệ thống thông tin thương mại toàn Quốc

2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn

2.1 Chức năng và quyền hạn của Trung tâm Thông tin Thương mại

Tổng hợp, xử lý và phổ biến các quyền thuộc về quan hệ kinh tế quốc tế thị

trường, giá cả hàng hoá và các vấn đề về mậu dịch, đầu tư và hợp tác quốc tế

Tổ chức thực hiện việc cung cấp và xử lý thông tin cho các tổ chức và cá nhân trong nước và ngoài nước trên cơ sở ký kết hợp đồng theo luật pháp và quy

chế hiện hành của Nhà nước

Tư vấn, giúp đỡ cho các tổ chức và cá nhân trong việc lựa chọn và khai thác

các nguồn thông tin phục vụ nghiên cứu và sản xuất, kinh đoanh

Thực hiện hoạt động thông tin nhằm xúc tiến thương mại đầu tư đối với các

tổ chức kinh tế Việt Nam, các tổ chức kinh tế Việt Nam, các tổ chức kinh tế Việt

Nam với các nước ngoài theo luật pháp hiện hành

Quan hệ hợp tác và trao đổi thông tin trong lĩnh vực thương mại với các tô

chức trong nước và nước ngoài theo quy chế hiện hành.

Tổ chức in ấn, xuất bản ấn phẩm có liên quan đến phạm vi hoạt động t theo

quy chế hiện hành của Nhà nước

2.2 Nhiệm vụ của Trung tâm Thông tin Thuong mai

- Thông tin bằng ấn phâm: Đây là hình thức thông tin cơ bản, truyền thống

và đang được giữ vị trí hàng đầu hoạt động trên thị trường thông tin ở nước ta nói chung và của Trung tâm nói riêng

Trong lúc chờ quy hoạch lại của Bộ Văn hoá- thông tin, Trung tâm vẫn duy

trì phát triển các ấn phẩm hiện có với tư tưởng chỉ đạo bám sát với tôn chỉ mục đích, nâng cao chất lượng thông tin cải tiến nội dung và hình thức để hấp dẫn và

phục vù yêu cầu của bạn đọc, đồng thời đảm bảo hoạt động đúng luật báo chí tập

trung ứng dụng các biện pháp thích hợp đề từng bước giành lại thị phần cho tờ thị

trường

Mạng Thông tin thương mại và thị trường: Cung cấp các thông tin kinh tế —

thương mại dưới dạng dữ liệu thông qua mạng máy tính Đây là hình thức thông tin

mới, trong tương lai sẽ là hình thức thông tin chủ yếu, cần phải tập trung đầu tư nhiều cả về cơ sở dữ liệu, kỹ thuật và cán bộ

Hướng tới phải đưa được tin Internet, phục vụ trao đổi dữ liệu với Quốc tế và phục vụ các doanh nghiệp có hiệu quả Thương mại điện tử

- Đầu mối xây dựng và phát triển Thương mại điện tử:

Để thực hiện nhiệm vụ của Bộ Thương mại giao, trước hết, Trung tâm làm

đầu mối phát triển hệ thống Trade Point — Seal Việt Nam, sẽ tiến hành từng bước đăng ký, kết nối, làm thử, xây dựng đề án trình Bộ duyệt và triển khai ở diện rộng

Mục tiêu trước mắt là xây dựng một đề án Trade Point tại Việt Nam phù hợp với

tình hình thực tế trong nước và kinh nghiệm bên ngoài Nghiên cứu thành lập các tổ

chức thích hợp để triển khai Thương mại điện tử, trước mắt nghiên cứu đề tài phát

triển thương mại điện tử đề trình Bộ

- Tiến hành các dịch vụ phụ trợ: Hoạt động dịch vụ có vị trí rt quan trong,

góp phần nâng cao chất lượng hoạt động của Trung tâm

Trung tâm sẽ hướng vào củng cố và tổ chức các loại dịch vụ thông tin sau:

+ Dịch vụ cung cấp thông tin theo yêu cầu (cung cấp thông tin có chọn lọc) + Dịch vụ phát hành (cung cấp thông tin bằng ấn phẩm)

+ Dịch vụ mạng (cung cấp thông tin cho người ding tin bằng máy tính)

+ Dịch vụ quảng cáo, hội chợ, hội thảo phục vụ cho phát triển Thương mại

+ Dịch vụ xuất bản (làm sách, làm catalog, in tờ gấp, làm chuyên san giới thiệu tiềm năng và cơ hội đầu tư)

+ Dịch vụ tư vấn và hỗ trợ trên cơ sở củng cố lại Văn phòng phát triển Thương mại

- Tổ chức hệ thống Thông tin Thương mại trên toàn Quốc

3 Cơ cấu tổ chức

3.1 Trung tâm Thông tin Thương mại Việt Nam

a Trung tâm thông tin Thương mại Việt Nam: do một giám đốc phụ trách, có các phó Giám đốc giúp việc

Nó gồm các bộ phận sau:

- Các đơn vị hoạt động trong lĩnh vực thông tin ấn phẩm

- Các đơn vị hoạt động trong mạng máy tính và thương mại điện tử

- Các đơn vị hoạt động dịch vụ

- Các phòng ban quản lý (hành chính, tổng hợp, kế toán, tài vụ)

- Các chỉ nhánh (thành phố Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, Cần Thơ ) và các văn

phòng đại diện ở nước ngoài

b Nguyên tắc chung về tổ chức mối quan hệ

- Giám đốc Trung tâm chịu trách về mọi hoạt động của Trung tâm trước Bộ

trưởng Bộ Thương mại Giám đốc Trung tâm do Bộ Trưởng Bộ Thương mại bổ

nhiệm và làm việc theo chế độ thủ trưởng

Giúp việc cho Giám đốc có các Phó Giám đốc chuyên trách về lĩnh vực công

tác theo sự phân công của Giám đốc Trung tâm Trưởng các phòng ban phụ thuộc,

trực thuộc và các chỉ nhánh chịu trách nhiệm trước Giám đốc về mọi hoạt động của

đơn vị mình theo chức năng, nhiệm vụ được giao và được Giám đốc phân cấp quản

lý, do Giám đốc bỗ nhiệm

- Các đơn vị trực thuộc, phụ thuộc vào các chi nhánh, đại diện tại nước ngoài

của Trung tâm được Giám đốc Trung tâm ra quyết định thành lập và được quy định

ra chức năng và nhiệm vụ cho từng đơn vỊ

- Đối với các đơn vị trực thuộc là đơn vị thuộc bộ máy của Trung tâm, con dấu và tài khoản riêng tại ngân hàng hoạt động theo cơ chế hạch toán độc lập có tư cách pháp nhân, được Trung tâm phân cấp quản lý

Về nhiệm vụ hàng năm được xây dựng thành kế hoạch bao gồm cả chỉ tiêu

kinh tế, chỉ tiêu tài chính, lao động và tiền lương trình Giám đốc duyệt, cuối năm đơn vị làm báo cáo quyết toán theo đúng chế độ quyết định trình Trung tâm xét

duyệt

Trưởng các bộ phân trực thuộc chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của đơn vị

trước Giám đốc Trung tâm và trước pháp luật Nhà nước

Đối với các đơn vị phụ thuộc phòng ban, chỉ nhánh được quản lý trên chức năng, nhiệm vụ được giao và được Giám đốc phân cấp quản lý tuỳ thuộc vào tính

chất của từng bộ phận

3.2 Trung tâm Thông tin Thương mại - 46 Ngô Quyền — Hà Nội

a Lãnh đạo Trung tâm

Một Giám đốc Trung tâm Thông tin Thương mại

- Hai phó Giám đốc Trung tâm

b Khối văn phòng trung tâm: Phòng kế toán

c Khối xuất bản Phòng tổng hợp: Hành chính quản trị

Bản tin A

- Phòng xuất bản

- Phòng Bản tin thị trường

- Phong ban tin thi trường giá cả vật tư

- Phòng bản tin thương nghiệp thị trường — Phòng bản tin ngoại thương

- Phòng tin kinh tế Việt Nam

- Phòng tin kinh tế Thế giới

3.3 Chức năng, nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phận trong Trung tâm

Thông tin Thương mại 46 Ngô Quyền — Hà Nội

a Khối thông tin máy tính

Tổ chức mạng máy tính thương mại thị trường VINANET (gốm các bộ phận:

tư liệu; Cơ sở dữ liệu; Biên tập tin trong nước; Biên tập tin nước ngoài, dịchvụ kỹ

Mạng VINANET có chức năng và nhiệm vụ sau:

- Thu thập, xử lý và cung cấp thông tin thương mại thị trường cho các người

dùng ở trong và ngoài nước

- Tổ chức và thực hiện làm đầu mối, thu thập thông tin thương mại thị trường

để cung cấp lên Internet

b Khối xuất bản

- Bao gồm:

+ Hai tạp chí Tiếng Anh xuất bản một tuần một số

+ Một bản tin thị trường xuất bản hàng ngày.

+ Một bản tin Ngoại thương xuất bản một tuần một số

+ Một bản tin thị trường giá cả vật tư một tuần ba số

+ Một bản tin Thương nghiệp thị trường một tháng một SỐ

+ Một bản tin chuyên đề một tuần một số

- Chức năng, nhiệm vụ: Thu thập, xử lý và phổ biến thông tin thương mại thị

trường dưới dạng ấn phẩm cho người dùng tin ở trong nước và ngoài nươchính

+ Xây dựng và quản lý hệ thống tô chức của Trung tâm

+ Tổng hợp và xây dựng chương trình, báo cáo định kỳ của Trung tâm

3.4 Các chỉ nhánh

- Chỉ nhánh Trung tâm Thông tin Thương mại thành phố Hồ Chí Minh - 35/37 Bến Chương Dương TP.Hồ Chí Minh có nút mạng VINANET tại TP.Hồ Chí

Minh và các tỉnh Nam Bộ

Các văn phòng đại diện của các tạp chí, bản tin tại TP.Hồ Chí Minh

- Chỉ nhánh Trung tâm Thông tin Thương mại tại TP.Đà Nẵng - 132

Nguyễn Chí Thanh TP Đà Nẵng có một nút mạng và bộ phận thu thập, xử lý và

cung cấp thông tin Thương mại thị trường trên các tỉnh miền Trung

- Chi nhanh Trung tam Thong tin Thuong mai tai 96/1/1 Ly Ty Trong TP

Cần Thơ có một nút mạng và bộ phận tiến hành thu thập, xử lý và cung cấp thông

tin trên địa bàn các tỉnh Tây Nam Bộ

4 Tình hình đội ngũ cán bộ và cơ sở vật chất của trung tâm

4.1 Tình hình dân sự

Đối với các đơn vị trực thuộc, việc tuyển cán bộ Trung tâm phân cấp cho thủ trưởng các đơn vị tiến hành trên cơ sở chỉ tiêu được Giám đốc: Trung tâm duyệt và đề nghị tuyển dụng cán bộ của đơn vị trực thuộc đã được giám đốc Trung

tâm đồng ý bằng văn bản

Đối với các đơn vị thuộc đo Giám đốc Trung tâm tuyên dụng cán bộ trên cơ

sở đề nghị của đơn vị phụ thuộc và trưởng phòng tô chức cán bộ

Đội ngũ cán bộ của Trung tâm có trình độ cao, nhiệt tình, năng động trong

công việc Họ đều được đào tạo nghiệp vụ chuyên môn cao, trình độ ngoại ngữ giỏi, thuận tiện cho việc dịch, biên tập, biên soạn tài liệu phục vụ bạn đọc

Việc biên chế cán bộ được tiến hành theo ba cách sau:

- Hợp đồng vô thời hạn (biên chế)

phải có báo cáo Giám đốc Trung tâm

Các đơn vị phụ thuộc trích lập từ các quỹ và nộp cho Trung tâm theo luật

định

Cơ sở vật chất của Trung tam còn hạn chế Các phòng làm việc của Trung

tâm chật chội, nhỏ hẹp Tuy nhiên, Trung tâm cũng đã cố gắng bố trí sao cho thauan

tiện nhất đề tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ cơ quan làm việc đạt hiệu quả ở mức

tối ưu Mỗi phòng làm việc đều có máy tính, điều hoà nhiệt độ, điện thoại, bàn nghề, tủ đựng tài liệu Các phương tiện liên lạc viễn thông như máy Fax, điện thoại,

E - mai làm nhiệm vụ nhận tin và chuyên tin từ nước ngoài gửi đến và tư Trung tâm

đi Các phương tiện dùng để sao in văn bản như máy photocopy, máy in kim, máy

1n laze

Trung tâm còn có các cơ sở đữ liệu dùng để quan tri, xu ly, lưu trữ và tìm tin

Chúng được xây dựng trên các phần mềm chuyên dụng và các phần mềm Foxpro, SCO UNIX Các máy tính ở đây đều được nối mạng cục bộ (LAN) và được kết nối

vào Internet, dùng đề lấy thông tin từ các nước khác trên thế giới, là các thông tin có

giá trị cao vì được cập nhật một cách kịp thời, đầy đủ chính xác, là nguồn tài liệu

quý giá đề từ đó, chúng được xử lý, biên dịch,biên soạn ra các bản tin tuần, tháng và quý để phục vụ các độc giả v à các bộ lãnh đạo và các cán bộ trong ngành Nguồn

thông tin này luôn trở lên khả dụng, hữu ích với bất cứ người nào sử dụng, tạo điều kiện cho người dùng tin có thé tim tin, tiếp cận và cập nhật thông tin một cách

nhanh chóng

Như vậy, máy tính là công cụ hỗ trợ đắc lực, không thé thiếu được trong hoạt động của Trung tâm Thông tin Thương mại

Các thiết bị, phương tiện dé phục vụ công tác thông tin - tư liệu của cơ quan

đều là các phương tiện tốt, rất có ích trong mọi hoạt động của trung tâm, mang lại hiệu quả cao trong công việc

IH quy trình tố chức công tác thông tin tư liệu

1 Mô hình hoạt động của trung tâm

Trung tâm Thông tin Thương mại hoạt động trên trên ba mảng công việc lớn

- Hoạt động xuất bản ấn phẩm thông tin

- Hoạt động của máy tính thương mại — thị trường (VINANET)

Mạng VINANET có hai bộ phận chính là bộ phận kỹ thuật, đảm bảo về mặt

kỹ thuật công nghệ mạng, quản trị mạng và bộ phận đảm bảo nội dung thông tin

trên mạng.

- Các hoạt động dịch vụ khác: nhằm xúc tiến thương mại, đầu tư với các tô

chức kinh tế nước ngoài tại Việt Nam

Trung tâm được tô chức theo mô hình ngành nghề, trong phạm vi ngành

thương mại, tức là cung cấp mọi tài liệu sách, báo, tạp chí có liên quan đến ngành

thương mại

ưu điểm của loại mô hình này là cung cấp được đầy đủ, nhanh chóng chính

xác các tài liệu theo yêu cầu của người dùng tin, nhưng chỉ trong lĩnh vực thương mại

Nhược điểm là không có tài liệu về các ngành khác nên khi có nghiên cứu về

nhưng tài liệu này phải đi tìm ở các trung tâm, các thư viện khác

2 Dây truyền tư liệu trong cơ quan

Dây truyền tư liệu hay còn gọi là quy trình tổ chức công tác thông tin tư liệu

của Trung tâm Thông tin Thương mại bao gồm ba công đoạn sau:

- Công tác tạo nguồn

- Thu thập xử lý thông tin

- Lưu trữ và cung cấp thông tin

Tuy nhiên, ta cần phải đi sâu vào tìm hiểu xem việc thực hiện từng công

đoạn ở Trung tâm Thông tin — Tư liệu này:

2.1 Công tác tạo nguồn

Ngày này thông tin được coi là tài nguyên — loại tài nguyên vô giá, và nó đã

trở thành một lượng vật chất quan trọng như một động lực phát triển kinh tế xã hội

Điều này ngày càng khẳng định vai trò của việc xây dựng nguồn lực thông tin trong

công tác thông tin thương mại thị trường Xuất phát từ quan điểm đó, ngay từ đầu

cơ quan thông tin thương mại đã tập trung vào các nguồn chủ yếu sau đây:

a Nguồn thông tin của Hãng thông tấn: AFP của Pháp, Reuter của Anh và thông tin của hãng Dowjones Đây chính là nguồn thông tin phong phú của Hãng

thông tân trên thế giới Những thông tin này được phát triển liên tục 24/24 giờ qua

vệ tỉnh Nội dung thông tin bao gồm: Diễn biến thị trường và giá cả hàng hoá, tài

chính, thương mại, tỷ giá, nguyên nhiên liệu tại các thị trường chính trên Thế gidi

b Nguén tin cia Trung tâm thương mại thế giới (ITC): Thông tin của

Trung tâm thương mại Thế giới gồm các bài tổng luận về tình hình sản xuất kinh

doanh từng mặt hàng chủ yếu, của từng lĩnh vực ngành và từng nước, có dự báo dự

đoán sự phát triển trong tương lai

c Nguồn thông tin từ báo, tạp chí ở trong nước và ngoài nước: Có thê nói

đây cũng là một nguồn bổ xung đa dạng và phong phú đa doanh nghiệp thông tin

phục vụ chủ yếu cho công tác xử ý và cung cấp thông tin cho các đối tượng dùng tin trong đó có các doanh nghiệp trong và ngoài nước Với hàng trăm đầu báo tạp chí

trong và ngoài nước, trong đó có hơn 30 đầu báo và tạp chí đủ các thứ tiếng Nga,

Anh, Trung và Pháp được tổ chức cập nhật hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng,

phục vụ đắc lực cho nhu cầu thông tin của các doanh nghiệp

d Các nguồn thông tin khác: Ngoài những nguồn thông tin chủ yếu đã được

đề cập trên đây, Trung tâm thông tin thương mại đã có thêm nhiều nguông thông tin

khác Những nguồn thông tin này cũng là một trong những nguồn thông tin được

các doanh nghiệp quan tâm

Thông tin từ các thương vụ của Việt Nam ở nước ngoài Những thông tin này được đăng ký và thường xuyên gửi về nước bằng các phương tiện khác nhau như:

Gửi qua Telex, qua Fax và báo cáo chuyên đề định kỳ hàng tháng và hàng năm vê

nghiên cứu hàng hoá và diễn biến thị trường nước sở tại

Thông tin của các đại diện của Trung tâm thông tin thương mại tại một số thị trường lớn như thị trường SNG, Thái Lna, Cannada, úc, Mỹ

Thông tin của các Cộng tác viên của Trung tâm thông tin thương mại tại một

số tỉnh thành phố lớn trong cả nước về tình hình thị trường , diễn biến giá cả, hàng hoá chủ yếu trên các thị trường này

Thông tin của các cơ quan quản lý của các Bộ các ngành mà Trung tâm có quan hệ trong việc trao đổi, thu thâp những thông tin này Giúp cho các doanh

nghiệp, người dùng tin nắm bắt kịp thời những chủ trương chính sách của Nhà nước Việt Nam về kinh tế thương mại và hoạt động xuất nhập khẩu

2.2 Thu thập và sử lý thông tỉn

Tất cả các nguồn thông tin ở tronng nước và nước ngoài được tô chức thu

thập, xử ý và cập nhật thường xuyên Sau đó với chức năng, nhiệm vụ của từng bộ

phận cung cấp thông tin mà có các yêu cầu xử lý thông tin khác nhau

Quy trình xử lý thông tin được xây dựng trong toàn bộ hệ thống thông tin thương mại và đóng vai trò công cụ làm việc của người xử lý và quy trình xử lý tự

động của hệ thống Đó là quy trình thu thập, cập nhật dữ liệu, xử lý lưu trữ và cung

cấp thông tinch mọi đối tượng dùng tin

Các thông tin thu thập được là những thông tin thô, chưa được qua xử lý theo

yêu cầu Dé những thông tin có thê trở thành những thông tin thứcự có ích được lưu

trữ trong các cơ sở đữ liệu, hay đưa vào các ấn phẩm phục vụ cho các doanh nghiệp

thì các thông tin này cần được biên tập và xử lý qua các khâu như:

- Chọn lọc thông tin

- Kiểm tra lại độ chính xác của các thông tin đã được lựa chọn

- Phân loại thông tin theo các tiêu thức phục vụ khác nhau

-Nhập dữ liệu thông tin đã được chọn lọc và phân loại

- Lưu trữ thông tin và cung cấp thông tin hiện hành là những thông tin mới

2.3 Lưu trữ và cung cấp thông tin

Theo nội dung thông tin trong các nhóm thông tin được thu thập xử lý, thông

tin được lưu trữ theo nguyên tắc thông tin mới đứng trước thông tin cũ Như vậy khi

xuất hiện một thông tin cần lưu trữc hệ thốn cần phân tích xem thông tin mới được

đưa vào sẽ nằm ở vị trí nào theo thời gian

Số lượng và chủng loại thông tin thì rất nhiều Vì vậy đối với mỗi sản phẩm

dịch vụ thông tin chỉ chứa đựng một sản lượng thông tin có hạn Khi thông tin về

một hàng, một sản phẩm, dịch vụ vượt quá giới hạn cho phép thì hệ thống sẽ chuyển

những thông tin này sang hệ thống lưu trữ dươi dạng khác nhau như đĩa quang hoặc băng từ

Nội dung thông tin thương mại thị trường sẽ được kết hợp hai hướng tập trung và phân tán

a Thông tin tập trung:

Vì khối lượng và chủng loại thông tin phục vụ lãnh đạo rất lớn nên chỉ có thể

quản lý tập trung những thông tin quan trọng được nhiều người sử dụng việc xác

định những thông tin này là những thông tin tập trung phụ thuộc vào những yêu cầu

thông tin của người sử dụng Khi bắt đầu xây dựng một số thông tin sẽ được cho là

thông tin tập trung cho toàn hệ thống chủ yếu lưu trữ trên vật mang tin, đĩa CD — ROM và Mạng máy tính

b Thông tin phân tán

trong hệ thống thông tin thương mại có nhiều bộ phận Mỗi bộ phận lại có hệ

thống lưu trữ riêng (Lưu trữ thủ công và lưu trữ nhờ công nghệ thông tin) để phục

vụ công việc theo chức năng của từng bộ phận cung cấp tin

Để đảm bảo tính thống nhất của toàn hệ thống, những thông tin lưu trữ phân tán tại các bộ phận cũng phải tuân thủ theo một số cấu trúc nhất định, sao cho các

thông tin lưu trữ phân tán khi cần thiết có thể chuyển về thông tin tập trung sử dụng

cho toàn hệ thống

Việc cung cấp thông tin của hệ thốn được thực hiện theo các hình thức chủ

yếu sau đây:

+ Cung cấp thông tin bằng ấn phẩm:

+ Cung cấp thông tin phương pháp hỏi và trả lời (phục vụ thông tin theo yêu cầu và địa chỉ) Hình thức cung cấp thông tin này có thể được coi là địch vụ thông

tin

+ Cung cấp thông tin qua Mạng máy tính

Hiện nay, việc cung cấp thông tin bằng ấn phẩm là phương pháp cung cấp thông tin truyền thống Trung tâm thông tin Thương mại hiện đang tổn tại các dang