PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁNCHI PHÍ DOANH THU VÀ KẾT QUẢ KHỐI LƯỢNG HÀNG HOÁ KINH DOANH TRONG KỲ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ KINH DOANH Ở CÔNG TY VẬT TƯ KỸ THUẬT XI MĂNG

Phạm vi chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp: + Hiện nay chi phí phát sinh cho việc bốc xếp dỡ hàng tại các ga, cảng hay ở các cửa hàng, kho của công ty được hạch toán vào tà

PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁNCHIPHÍ,

DOANH THU VÀ KẾT QUẢ KHỐI LƯỢNG HÀNG HOÁ KINH DOANH TRONG KỲ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ KINH DOANH Ở CÔNG TY VẬT TƯ KỸ THUẬT XI MĂNG.

I- Những nguyên tắc chủ yếu nhằm hoàn thiện kế toán chi phí, doanh thu

và kết quả của khối lượng hàng hoá kinh doanh trong kỳ

- Hoàn thiện kế toán chi phí, phải đảm bảo thống nhất giữa các chỉ tiêu mà

kế toán phản ánh, thống nhất với nhau về hệ thống chứng từ, tài khoản kế toán và các sổ sách báo cáo kế toán

- Đảm bảo bộ máy kế toán gọn nhẹ, phù hợp với đặc điểm tổ chức quản lý kinh doanh đặc thù của ngành và từng doanh nghiệp cụ thể Khi tổ chức bộmáy kế toán phải dựa vào các chế độ, thể lệ về quản lý hành chính và côngtác kế toán, lựa chọn hình thức kế toán phù hợp với quy mô, đặc điểm hoạtđộng của doanh nghiệp, đồng thời phải chú ý đến các vấn đề trang thiết bị, phương tiện tính toán hiện đại

- Tiếp cận với các chuẩn mực kế toán quốc tế phù hợp với đặc điểm tình hình thực tế ở Việt Nam nói chung và ngành thương mại nói riêng

- Đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, chính xác, đầy đủ và có hiệu quả trong mọi hoạt động kinh tế của Công ty nhằm phục vụ kịp thời cho công việc chỉ đạo quá trình kinh doanh cuả Công ty

II- Hoàn thiện công tác hạch toán chi phí, doanh thu và kết quả ở Công ty

Vật tư Kỹ thuật xi măng

1 Các biện pháp từ phía Tổng Công ty:

Từ cuối năm 1997 đến quý I/1998, nhu cầu về xi măng trên thị trường

đã chững lại Nguyên nhân là do tốc độ xây dựng giảm, đặc biệt là xây dựng ởcác công trình lớn Ngoài ra trên thị trường lại xuất hiện thêm một số chủng loại xi măng mới như xi măng Chingphong, xi măng Trung Quốc với số lượng lớn Do đó nên thị trường miền Bắc nói chung và Hà nội nói riêng cung

về xi măng đã lớn hơn cầu Dự báo trong thời gian tới cầu về xi măng tại thị trường miền Bắc vẫn tăng với tốc độ chậm Điều này có nghĩa là khó có khả năng xảy ra cơn sốt xi măng đột biến như năm 1995

Hiện tại dự trữ xi măng tại các kho của Công ty đang ở mức cao

(khoảng 35000 tấn) Điều này đang gây khó khăn cho Công ty vì chi phí để bảo quản, dự trữ tương đối lớn mà lại không cần thiết Vì vậy đề nghị Tổng Công ty Xi măng Việt Nam xem xét và quy định lại mức dự trữ xi măng ở HàNội ở mức 20.000 tấn để phù hợp với tình hình thực tế và tiết kiệm chi phí trong lưu thông

Mức dự trữ hợp lý được Công ty xây dựng theo công thức sau:

Dtc = Kkh * TdtTrong đó: Dtc: Mức dự trữ tiêu chuẩn

Kkh: Khối lượng hàng tiêu thụ theo kế hoạch trong một đơn vị thời gian

Tdt: Thời gian dự trữ hàng hoá dự tính

Việc tính được mức dự trữ tối ưu sẽ góp phần giảm chi phí kinh doanh của Công ty, nâng cao hiệu quả kinh doanh, cụ thể là làm giảm chi phí bảo quản, thuê kho cũng như hao hụt trong bảo quản, dự trữ Tuy nhiên Công ty phải thường xuyên theo dõi tình hình diễn biến trên thị trường, để có những điều chỉnh phù hợp, kịp thời tránh bị động

2 Các biện pháp hoàn thiện từ phía Công ty:

Theo ý kíen tôi, công tác hạch toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp cần đổi mới hoàn thiện một số nội dung sau:

2.1 Phạm vi chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp:

+ Hiện nay chi phí phát sinh cho việc bốc xếp dỡ hàng tại các ga, cảng hay ở các cửa hàng, kho của công ty được hạch toán vào tài khoản 6416 “Chi phí bốc xếp” Công ty không có đội ngũ công nhân thực hiện công việc bốc xếp, dỡ hàng nên việc này đều phải thuê ngoài làm Khoản chi phí này hạch toán vào TK 6416 là không đúng với chế độ vì mọi khoản chi phí thuê ngoài

đều phải hạch toán vào TK 6417 Do vậy mọi khoản chi phí về bốc xếp hàng hoá Công ty nên hạch toán voà TK 6417 “Chi phí thuê ngoài”

+ Ngoài ra để phù hợp với chế độ theo tôi Công ty nên hạch toán chi phí vận chuyển hàng hoá vào các tài khoản chi phí bán hàng liên quan chứ không nên hạch toán vào TK 6415 Nếu là thuê ngoài vận tải thì chi phí phát sinh sẽ hạch toán vào TK 6417, còn nếu Công ty tự vận chuyển thì chi phí phát sinh sẽ hạch toán vào các TK 6411, 6412, … 6418

+ Trong thời gian tới Công ty có kế hoạch mở rộng kinh doanh mặt hàng xi măng Chin-Fon theo phương thức mua vào sau đó bán ra theo giá thị trường Do vậy theo tôi, Công ty nên mở thêm một số tài khoản sau để thuận tiện cho việc ghi chép một cách rõ ràng

TK 156 “Tài khoản hàng hoá”với 2 tiểu khoản sau:

Có TK 156 (1561) : Trị giá hàng mua

Có TK 156 (1562) : Phí thu mua phân bổ cho hàng bán

2.2 Hoàn thiện kế toán chi tiết chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh

nghiệp ở Công ty Kỹ thuật Vật tư Xi măng:

Trong quá trình kinh doanh của Công ty, ngoài những khoản chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh hàng ngày được hạch toántrực tiếp vào tài khoản cấp 1 và cấp 2 của chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp các chi phí khác cũng liên quan trực tiếp hay gián tiếp đến quá trình kinh doanh của Công ty Vì vậy để theo dõi đúng những khoản chi phí phát sinh trong hoạt động kinh doanh của Công ty, kế toán đã mở chi tiết theođối tượng thực hiện chi phí Tuy nhiên, để hạch toán các khoản chi phí này rõ ràng, cụ thể hơn cần phải chi tiết theo từng mặt hàng kinh doanh để làm cơ sở tính toán chi phí bán hàng cho từng loại hàng khác nhau Từ đó xác định đượckết quả cụ thể đối với việc kinh doanh từng loại mặt hàng, xác định được biệnpháp hạ thấp chi phí, đề ra phương hướng kinh doanh tốt hơn đối với từng mặt hàng kinh doanh

Mạng lưới thương nghiệp của Công ty rộng khắp Thành phố Hà Nội và khu vực phía Bắc nhưng từng địa hình điểm kinh doanh chỉ có từ 1 đến 2 loại

xi măng Do vậy kế toán cũng nên chi tiết theo địa điểm bán hàng Việc hạch toán chi tiết này là cần thiết vì nó tạo điều kiện để quản lý chặt chẽ chi phí bán hàng phát sinh theo địa điểm kinh doanh như các chi phí về vận chuyển, chi phí về khấu hao tài sản cố định Có như vậy kế toán mới quản lý được tìnhhình chi phí bán hàng xác định được kết quả kinh doanh cuối cùng của từng địa điểm từ đó có cơ sở đề ra kế hoạch phát triển kinh doanh tốt hơn

Đối với một số yếu tố chi phí quản lý doanh nghiệp cũng cần phải đượchạch toán chi tiết theo địa điểm kinh doanh như các chi phí về khấu hao tài sản cố định, chi phí nhân viên, chi phí hành chính

Như vậy để quản lý chặt chẽ hơn tình hình sử dụng chi phí, trên cơ sở

đó tìm ra những khoản chi tiêu không đúng, không hợp lý để xây dựng được

kế hoạch chi phí và có biện pháp hạ thấp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ở mức độ có thể đối với từng mặt hàng kinh doanh, từng địa điểm kinh doanh, cần được mở chi tiết về chi phí

Theo đó, các tài khoản liên quan cũng cần được hạch toán chi tiết chẳng hạn đối với TK 911, 511… phải được mở chi tiết theo từng mặt hàng kinh doanh, theo địa điểm kinh doanh

Đối với công tác kế toán sử dụng máy tính thì việc hạch toán chi tiết theo từng loại hàng kinh doanh, từng địa điểm kinh doanh là cần thiết và không phức tạp vì chúng đã được mã hoá trên máy vi tính Các địa điểm kinh doanh của Công ty chỉ thực hiện bán một đến 3 loại hàng xi măng nên chi tiết theo địa điểm kinh doanh là điều kiện có thể, đánh giá tình hình hoạt động kinh doanh của từng địa điểm đối với từng mặt hàng đó chính là cơ sở cho việc quản lý chi phí một cách sát thực

III- Một số biện pháp hạ thấp chi phí và tăng doanh thu:

Trong điều kiện cơ chế thị trường, chi phí có xu hướng tăng Nhận thức

rõ điều này có tác dụng quan trọng trong quản lý chi phí tạo điều kiện cho doanh nghiệp phấn đấu hạ thấp chi phí đến mức thấp nhất nâng cao hiệu quả kinh doanh Do hoạt động chính của Công ty là làm tổng đại lý tiêu thụ xi măng vì thế cũng có nhiều biện pháp hạ thấp chi phí lưu thông Theo tôi những biện pháp có thể áp dụng được ở Công ty là:

Thứ nhất: Mở rộng lưu chuyển hàng hoá phát triển mặt hàng kinh doanh, nâng cao chất lượng hàng hoá; cải tiến phương thức bán hàng tối ưu hoá quá trình dự trữ và lưu thông để tránh ứ đọng hàng hoá

Thứ hai: Cải tiến công tác vận chuyển hàng hoá để giảm bớt chi phí Muốn vậy Công ty phải nghiên cứu sử dụng phương tiện hợp lý Ngoài ra phải xây dựng chế độ trách nhiệm rõ ràng trong quá trình vận chuyển

Thứ ba: Sử dụng hợp lý và tiết kiệm các chi phí gián tiếp Muốn làm vậy Công ty phải xây dựng mức chi phí hợp lý và khoa học trên cơ sở từng loại hàng kinh doanh, giảm tối đa các lao động gián tiếp không cần thiết bằng cách chuyển sang lao động trực tiếp

Thứ tư: Tổ chức khoa học và hợp lý kế toán chi phí trên cơ sở thực hiệnquyền tự chủ về tài chính qua đó chủ động mở rộng kinh doanh theo hướng

tích cực, chủ động khai thác nguồn hàng, liên doanh liên kết vào một số hoạt động khác trên cơ sở đảm bảo lợi ích của Nhà nước, của doanh nghiệp

Thứ năm: Triển khai đầy đủ các trung tâm tiêu thụ xi măng trên đều khắp các địa bàn quận nội thành, ngoại thành Hà Nội

Thứ sáu: Phát triển vững chắc các cửa hàng xi măng để đảm bảo hệ thống cửa hàng được duy trì với số lượng phù hợp và có chất lượng

Thứ bảy: Tăng cường đẩy mạnh hơn nữa công tác tiếp thị nhằm phát hiện nhu cầu của khách hàng để tăng sản lượng tiêu thụ

Thứ tám: Tổ chức các hoạt động kinh doanh dịch vụ nhằm khai thác hết

IV- Một số ý kiến về những quy định kế toán chi phí, doanh thu và kết quả

trong chế độ kế toán mới:

Hạch toán kế toán là một bộ phận quan trọng của hệ thống công cụ quản lý kinh tế tài chính, có vị trí tích cực trong việc quản lý và điều hành, kiểm soát các hoạt động kinh tế Những năm qua cùng với sự đổi mới toàn diện các cơ chế quản lý, hệ thống kế toán đã có những đổi mới tiến bộ góp phần tích cực đáp ứng yêu cầu của nền kinh tế Hệ thống kế toán này thích ứng và phù hợp với các đặc điểm và yêu cầu về trình độ quản lý kinh tế tài chính ở nước ta hiện nay và những năm tới

Trong phạm vi đề tài này tôi chỉ xin đóng góp một số ý kiến nhỏ bé củamình về những quy định kế toán mới nhằm ngày càng hoàn thiện và đưa nó thực sự trở thành một công cụ quản lý kinh tế có hiệu quả cao

Việc hạch toán chi phí thu mua hàng hoá vào giá vốn bán hàng có ưu điểm là giúp các Công ty phản ánh chính xác trị giá vốn hàng bán ra Đồng thời đề ra các biện pháp thiết thực để giảm chi phí thu mua, tăng doanh lợi cho doanh nghiệp Tuy nhiên việc hạch toán TK 632 “Giá vốn hàng bán” còn nhiều điểm theo tôi chưa chính xác và hợp lý

Thứ nhất: TK 632 “Giá vốn hàng bán” nên sửa là giá vốn hàng xuất bán và nội dung tài khoản này phản ánh giá trị vốn hàng bán tại thời điểm xuất kho hoặc hàng mua bán thẳng chưa phải là trị giá hàng bán ra

Trị giá vốn hàng bán ra = Giá mua + Chi phí thu mua

Thứ hai: Trong hướng dẫn kế toán có nêu 2 phương pháp kê thai

thường xuyên và kiểm kê định kỳ Hai phương pháp này dẫn đến việc sử dụngtài khoản kế toán khác nhau và trình tự ghi chép khác nhau là chưa họp lý Trong thực tế các doanh nghiệp mặc dù vẫn ghi chép kế toán hàng tồn kho theo từng mặt hàng nhưng vẫn tính trị giá vốn hàng xuất kho định kỳ vào cuốitháng để giảm bớt khối lượng công việc ghi sổ kế toán Rõ ràng áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên hoặc kiểm kê định kỳ trong việc tính trị giá vốn hàng xuất kho không ảnh hưởng đến việc sử dụng các tài khoản kế toán

Trong chế độ quy định chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh

nghiệp phân bổ cho hàng còn lại phản ánh vào TK 142 (1422) nhưng hướng dẫn ghi sổ chưa hợp lý Cuối tháng chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho hàng còn lại phản ánh vào TK 142 (1422) sang đầu tháng ghi lại TK 641, 642 chứ không nên chuyển TK 911

Về kế toán của khoản “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” đã có thông

tư số 64 ngày 15.09.1997- Bộ tài chính sửa đổi cách thức hoàn nhập toàn bộ

số dự phòng cuối năm trước còn lại chưa dùng Sau đó, tiến hành trích lập số

dự phòng cho niên độ tới

Theo Thông tư sửa đổi này là hoàn toàn kịp thời và chính xác Trong phần nguyên tắc hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho có quy định:

“Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhằm bù đắp những khoản thiệt hại thực tế xảy ra do vật tư, sản phẩm hàng hoá tồn kho bị giảm giá, đồng thời cũng để phản ánh đúng giá trị thực tế thuần tuý hàng tồn kho của doanh nghiệp nhằm đưa ra một hình ảnh trung thực về tài sản của doanh nghiệp khi lập báo cáo tài chính”

Nếu chỉ vì mụck đích là phản ánh giá trị thuần tuý của hàng tồn kho trên báo cáo tài chính “như hạch toán hiện nay” Theo thông tư sửa đổi: khi lập lại dự phòng vẫn ghi Nợ TK 642 / Có TK 159, nhưng khi hoàn nhập gih

Nợ TK 159 / Có TK 642 để bù trừ mà không ghi Nợ TK 159 / Có TK 721 Bởi vì, khi trích lập dự phòng đã ghi tăng chi phí quản lý doanh nghiệp (Nợ

TK 642) Nghĩa là ghi nhận trước một khoản lỗ cho hoạt động sản xuất kinh doanh cơ bản Sau đó số thiệt hại (giá vốn, giá bán –nếu có) Vì không được

xử lý vào khoản dự phòng đã tính nên phần chênh lệch này cũng được ghi nhận “lỗ” trong kết quả sản xuất kinh doanh cơ bản Như vậy, chỉ một khoản thiệt hại nhưng ghi trong hai lần vào kết quả sản xuất kinh doanh cơ bản Trong khi đó, khoản dự phòng lại được hoàn nhập và ghi tăng thu nhập bất thường, và như vậy vô hình chung đã làm sai lệch giữa kết quả hoạt động khác (hoạt động sản xuất kinh doanh cơ bản được ghi lỗ một khoản để rồi lại chuyển sang ghi “lãi” một khoản tương ứng cho hoạt động khác ở niên độ kế toán sau: Việc ghi nhận này là giả tạo và tất nhiên sẽ ảnh hưởng đến tính chính xác khi lập báo cáo luân chuyển tiền tệ

Nếu dự phòng với mục đích để bù đắp các khoản thiệt hại do hàng tồn kho thực tế bị giảm giá đồng thời phản ánh giá trị thuần của hàng tồn kho trên báo cáco tài chính thì nhất thiết phải bổ sung thêm phần xử lý thiệt hại hàng tồn kho bị giảm giá vào khoản dự phòng đã trích (cách hạch toán tương

tự như các khoản dự phòng khác)

Về kế toán chiết khấu bán hàng (TK 521) và giảm giá hàng bán (TK532)

TK 521 “ Chiết khấu bán hàng” theo quy định hiện nay mới chỉ đề cập đến chi phí chiết khấu thương mại Do vậy ta thấy TK 521 “Chiết khấu bán hàng” nên bao gồm cả chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại (được phản ánh trên các tài khoản cấp 2)

TK 532 “Giảm giá hàng bán” Bao gồm nội dung “bớt giá” và “hồi khấu” Trong đó quy định “hồi khấu” là các khoản trừ tính trên tổng số các nghiệp vụ đã thực hiện với khách hàng trong một khoảng thời gian nhất định.Người bán thực hiện khoản hồi khấu cho người mua ngay sau khi bán được hàng Quy định này còn mâu thuẫn vì “ngay sau khi bán được hàng thì thực tếkhông thể lập được tổng số các nghiệp vụ đã thực hiện với một khách hàng trong một khoảng thời gian nhất định”

KẾT LUẬN

Trong cơ chế thị trường với sự cạnh tranh gay gắt, quyết liệt các doanh nghiệp thương mại luôn tìm mọi cách chi phí tới mức có thể: để làm được điều đó cần có sự tổ chức kế toán hiệu quả Đảm bảo không có sự chi sai, chi không cần thiết nhằm tiết kiêm chi phí một cách tối đa Chỉ có kế toán mới tiến hành phân loại chi phí, tập hợp chi phí trên cơ sở phân tích các số liệu kế toán, mối quan hệ giữa chi phí – doanh thu – lợi nhuận nhằm cung cấp thông tin kế toán kịp thời cho quản lý

Trong chừng mực nhất định phù hợp với khả năng và trình độ của bản thân, luận văn đã đề cập được những nội dung cơ bản đặt ra là:

Về lý luận: Đã trình bày khái quát và có hệ thống các vấn đề lý luận cơ bản về hạch toán chi phí doanh thu và kết quả của khối lượng hàng hoá kinh doanh trong kỳ

Về thực tế: Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng công tác hạch toán chi phí, doanh thu và kết quả khối lượng hàng hoá kinh doanh trong kỳ của Công

ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng, đã đề xuất những phương hướng cơ bản cũng như các biện pháp cụ thể nhằm hoàn htiện công tác hạch toán

Trên đây là toàn bộ nội dung của đề tài tôi nghiên cứu Tôi hi vọng rằng kết quả nghiên cứu sẽ góp phần tích cực vào việc đổi mới công tác hạch toán, kế toán của Công ty Tuy nhiên do thời gian thực tập không nhiều cũng như trình độ chuyên môn còn hạn hẹp không tránh khỏi nhiều thiếu sót và hạnchế Rất mong sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo và phòng kế toán Công ty

Cuối cùng tôi xin chân thành cảm ơn Thầy giáo Nguyễn Ngọc Toản và các cán bộ kế toán Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng đã giúp đỡ tôi hoàn thành đề tài

Hà Nội, ngày 10 tháng 6 năm 2001

SINH VIÊN THỰC HIỆN

Nguyễn Thị Huệ

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp

Trường đại học Kinh tế Quốc dân – NXB Giáo dục năm 1996

2 Hệ thống kế toán doanh nghiệp