Phân tích và đề xuất một số giải pháp hoàn thiện công tác lập kế hoạch tổ chức thực hiện dự án tại công ty cổ phần xây lắp và thương mại Nhật Anh

Phân tích và đề xuất một số giải pháp hoàn thiện công tác lập kế hoạch tổ chức thực hiện dự án tại công ty cổ phần xây lắp và thương mại Nhật Anh Phân tích và đề xuất một số giải pháp hoàn thiện công tác lập kế hoạch tổ chức thực hiện dự án tại công ty cổ phần xây lắp và thương mại Nhật Anh luận văn tốt nghiệp thạc sĩ

NGUYỄN VĂN THÁI

PHÂN TÍCH VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC THỰC HIỆN DỰ ÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN

XÂY LẮP VÀ THƯƠNG MẠI NHẬT ANH

Lời cảm ơn

ki ến thức cho hiểu biết cũng như phục vụ công việc Đặc biệt là khoảng thời gian

th ực hiện đề tài: “ Phân tích và đề xuất một số giải pháp hoàn thiện công tác lập

k ế hoạch tổ chức thực hiện dự án tại công ty cổ phần Xây lắp và Thương mại

Nh ật Anh”

Tôi xin b ày tỏ lòng tri ân tới đối với các Thầy, Cô Khoa Kinh tế & Quản lý-

Tr ường đại học Bách khoa Hà Nội đã tận tình giảng dạy, hướng dẫn và giúp đỡ tôi

trong h ọc tập, nghiên cứu và quá trình làm luận văn

Đặc biệt xin được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến Cô TS Trần Thị Bích Ngọc,

đã dành nhiều thời gian và công sức hướng dẫn tôi thực hiện và hoàn thành luận văn

này

Mặc dù bản thân cũng đã có cố gắng, song với kiến thức còn hạn chế và thời

gian giới hạn, luận văn chắc không thể tránh khỏi những thiếu sót Tôi rất mong nhận

được sự chỉ bảo của Thày, Cô, sự góp ý của bạn bè, đồng nghiệp nhằm bổ xung- hoàn

thiện luận văn

Xin chõn thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 28 thỏng 10 năm 2010

Học viờn

Nguyễn Văn Thái

MỤC LỤC

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

PHẦN MỞ ĐẦU

Phần mở đầu 1

Chương 1: cơ sở lý luận về dự án và lập kế hoạch cho dự án 4

1.1 Khái niệm về dự án 4

1.1.1 Các khái niệm về dự án: 4

1.1.2 Khái niệm về quản lý dự án: 4

1.1.3 Các đặc trưng cơ bản của dự án: 4

1.2 Phân loại dự án 6

1.3 Lập kế hoạch thực hiện dự án: 6

1.3.1 Khái niệm về lập kế hoạch dự án: 7

1.3.2 Tác dụng của việc lập kế hoạch dự án: 7

1.3.3 Các nguyên nhân kế hoạch thất bại thường gặp: 8

1.3.4 Các bước lập kế hoạch thực hiện dự án 8

1.4 Các yêu cầu về lập kế hoạch cho dự án: 21

1.4.1 Các yêu cầu chung: 21

1.4.2 Một số nguyên tắc cơ bản của việc lập kế hoạch thực hiện dự án 23

1.5 Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác lập kế hoạch thực hiện dự án 24

1.6 Một số phương hướng hoàn thiện công tác lập kế hoạch: 25

1.6.1 Hoàn thiện bộ máy lập kế hoạch: 25

1.6.2 Hoàn thiện hệ thống thông tin thực hiện dự án: 26

1.6.3 Hoàn thiện phương pháp lập kế hoạch một cách hệ thống: 27

Chương 2: THỰC TRẠNG VỀ CôNG TáC LẬP KẾ HOẠCH tổ chức THỰC HIỆN DỰ áN TẠI CôNG TY CỔ PHẦN XâY LẮP Và THƯƠNG MẠI NHẬT ANH 36

2.1 Khái quát chung về công ty Cổ phần xây lắp và thương mại Nhật anh 36

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty Cổ phần xây lắp và

thương mại Nhật Anh 36

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của công ty CP xây lắp và thương mại Nhật Anh 38

2.1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty CP xây lắp và thương mại Nhật Anh 38

2.2 Thực trạng công tác lập kế hoạch tổ chức thực hiện dự án của công ty CP xây lắp và thương mại Nhật Anh 42

2.2.1 Bộ máy và công tác lập kế hoạch thực hiện dự án 42

2.2.2 Các căn cứ lập kế hoạch thực hiện dự án của công ty 46

2.2.3 Quy trình lập kế hoạch thực hiện dự án của công ty 50

2.2.4 Phân tích thực trạng công tác lập kế hoạch thực hiện dự án của công ty 51

2.2.4.1 Hạn chế trong xây dựng quy trình lập kế hoạch thực hiện dự án 56

2.2.4.2 Hạn chế năng lực trong bộ máy lập kế hoạch thực hiện dự án 57

2.2.4.3 Hạn chế trong thông tin phục vụ lập kế hoạch thực hiện dự án 61

2.2.4.4 Hạn chế trong trình độ cán bộ làm công tác lập kế hoạch 63

Chương 3: MộT Số GIảI PHáP HOàN ThiệN CÔNG TáC lập kế hoạch tổ chức thực hiện dự án tại công ty cổ phần xây lắp và thương mại nhật anh. 65

3.1 Định hướng phỏt triển của Cụng ty cổ xõy lắp và thương mại Nhật Anh 65

3.1.1 Những thuận lợi, khú khăn 65

3.1.1.1 Thuận lợi: 65

3.1.1.2 Những khú khăn: 66

3.1.2 Nhiệm vụ và định hướng phỏt triển 67

3.1.2.1 Định hướng phỏt triển: 67

3.1.2.2 Nhiệm vụ chủ yếu trong thời gian tới: 68

3.1.2.3 Mục tiờu trong thời gian tới: 69

3.2 Một số giải pháp hoàn thiện công tác lập kế hoạch tổ chức thực hiện dự án tại công ty cổ phần xây lắp và thương mại Nhật Anh 70

3.2.1 Giải phỏp xõy dựng quy trỡnh chuẩn trong cụng tỏc lập kế hoạch thực

hiện dự ỏn 70

3.2.2 Giải pháp hoàn thiện tổ chức bộ máy lập kế hoạch dự án 72

3.2.3 Xây dựng hệ thống thông tin phục vụ công tác lập kế hoạch thực hiện dự

án 80

3.2.4 Giải pháp đào tạo cán bộ làm công tác lập kế hoạch 84

TểM TẮT LUẬN VĂN 94

DANH MỤC HèNH VẼ

Hình 1.1 Các bước lập kế hoạch thực hiện dự án 8

Hình 1.3 Các hoạt động cụ thể trong quá trình lập kế hoạch dự án 23

Hình 1.4 Ví dụ về mạng lưới ưu tiên trong dự án xây nhà 31

Hình 1.5 Sơ đồ ưu tiên về quy mô thời gian 32

Hình 1.6 Hai công việc "tiền nhiệm" 33

Hình 1.7 Nhiều việc bắt đầu sau một quyết định 33

Hình 1.8 Mối quan hệ chéo 34

Hình 1.9 Tránh các hoạt động "treo" (như A và F) 34

Hình 2.1 S ơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty CP xây lắp và thương m ại Nhật Anh 39

Hình 2.2 Mô hình công ty tự trực tiếp quản lý dự án 47

Hình 2.3 Mô hình tổ chức dạng chìa khóa trao tay 48

Hình 2.4 C ơ cấu ngành nghề SXKD của công ty CP XL-TM Nhật Anh 49

Hình 2.5 Quy trình l ập kế hoạch thực hiện dự án của công ty 50

Hỡnh 3.1 Quy trỡnh lập kế hoạch của Cụng ty Cổ phần xõy lắp và thương mại Nhật Anh 71

Hỡnh 3.2 Quan hệ giữa cỏc bộ phận trong cụng tỏc lập kế hoạch 76

Hỡnh 3.3 Quan hệ giữa cụng ty với cỏc bờn liờn quan đến dự ỏn 76

Hình 3.4 Qui định về cập nhật số liệu và báo cáo 83

DANH MỤC BẢNG

Bảng 1.2 Các phương pháp kiểm soát tiến độ 19

Bảng 2.6 Thống kê số dự án trễ tiến độ và tăng chi phí 57

Bảng 2.7 Thống kê mức độ trễ tiến độ của các dự án 58

Bảng 2.8 Thống kê nguyên nhân trễ tiến độ 58

Bảng 2.9 Thống kê nguyên nhân tăng kinh phí của dự án 58

Bảng 2.10 Thống kê dự án xảy ra mất an toàn lao động trong khi thực hiện dự án 60

Bảng 2.11 Thống kê trình độ nhân lực làm công tác lập kế hoạch tổ chức thực hiện dự án (thời điểm 2009) 63

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

1 SXKD : Sản xuất kinh doanh

2 CP: Cổ phần

3 XL-TM: Xây lắp và thương mại

4 SXCN: Sản xuất công nghiệp

5 KH: Kế hoạch

6 TH: Thực hiện

7 CPM : Phương pháp đường găng

8 PERT: Kỹ thuật tổng quan và đánh giá dự án

9 WBS: Phân tách cấu trúc công việc

10 BCWP: Chi phí kế hoạch cho công việc thực hiện 11: BCWS: Chi phí cho công việc theo kế hoạch 12: CPI: Chỉ số chi phí

Phần mở đầu Tính cấp thiết của đề tài:

Với chính sách mở cửa của Nhà nước, ngày càng có nhiều doanh nghiệp tham

gia thị trường xây lắp công nghiệp Các doanh nghiệp cạnh tranh ngày càng quyết

liệt, đặc biệt ở các tỉnh, thành phố có nhiều khu công nghiệp

Với tình hình cạnh tranh mạnh mẽ như thế, cách tổ chức, thực hiện dự án của

công ty Cổ phần xây lắp và thương mại Nhật Anh hiện tại lại tỏ ra không hiệu quả,

bộc lộ nhiều hạn chế Thống kê từ năm 2007 đến năm 2009 cho thấy có 62,5% số dự

án trễ tiến độ, 37,5% số dự án tăng chi phí Điều đó chứng tỏ phương án triển khai

những công trình, dự án của công ty còn chưa tốt Có thể có nhiều nguyên nhân

nhưng theo tìm hiểu và đánh giá điều hạn chế nhất là công tác xây dựng kế hoạch

chiến lược nói chung và xây dựng kế hoạch tổ chức thực hiện dự án nói riêng Việc

trễ tiến độ, không đáp ứng yêu cầu kịp thời công việc của khách hàng và tăng kinh

phí thực hiện dự án đã tạo cơ hội cho các doanh nghiệp khác chiếm thị phần, đẩy

công ty vào thế bất lợi

Trước tình hình đó, trong những cuộc họp, thảo luận của Hội đồng quản trị

công ty vấn đề đặt ra là làm sao giải quyết được vấn đề hạn chế trong công tác lập

kế hoạch, nâng cao hiệu quả công tác triển khai thực hiện dự án, nhằm đáp ứng yêu

cầu khách hàng và mang lại giá trị gia tăng trong mỗi dự án mà công ty đã và đang

thực hiện Đó là lý do tác giả chọn đề tài “Phõn tớch và đề xuất một số giải phỏp

hoàn thiện cụng tỏc lập kế hoạch tổ chức thực hiện dự ỏn tại cụng ty cổ phần

Xõy lắp và Thương mại Nhật Anh” làm luận văn tốt nghiệp Cao học quản trị kinh

doanh của mình

1 Mục đích nghiên cứu của đề tài:

- Nghiên cứu cơ sở lý thuyết về lập kế hoạch quản lý và thực hiện dự án

- Phân tích thực trạng công tác lập kế hoạch tổ chức thực hiện dự án tại Công

ty

- Trên cơ sở phân tích thực trạng, luận văn sử dụng lý thuyết về kế hoạch

quản trị dự án để tìm ra nguyên nhân yếu kém và đề ra các giải pháp khắc

phục, góp phần hoàn thiện công tác lập kế hoạch thực hiện dự án tại công ty

cổ phần xây lắp và thương mại Nhật Anh

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

Đối tượng nghiên cứu của đề tài: Đề tài nghiên cứu lý thuyết về quản lý dự án,

qui trình và nội dung công tác lập kế hoạch thực hiện dự án tại Công ty cổ phần xây

lắp và thương mại Nhật Anh

Phạm vi nghiên cứu của đề tài: Đề tài nghiên cứu thực trạng công tác lập kế

hoạch thực hiện dự án tại Công ty cổ phần xây lắp và thương mại Nhật Anh, từ đó

đưa ra các giải pháp cụ thể tập trung vào nhưng vấn đề nhằm hoàn thiện công tác lập

kế hoạch thực hiện dự án tại đơn vị

3 Phương pháp nghiên cứu:

Để có cơ sở phân tích, đánh giá và đề ra giải pháp hoàn thiện công tác kế

hoạch thực hiện dự án tại Công ty cổ phần xây lắp và thương mại Nhật Anh, đề tài

đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:

Phương pháp nghiên cứu, thu tập thông tin: Các số liệu phục vụ cho đề tài được

thu thập từ các phòng chức năng của Công ty ( Phòng đầu tư phát triển, Phòng kinh

tế kế hoạch , Phòng tổ chức lao động, Phòng tài chính kế toán ), các website của Bộ

Kế hoạch đầu tư, Bộ Công thương, Bộ Xây dựng, Bộ Tài chính…

Phương pháp phân tích tổng hợp, so sánh trên cơ sở điều tra, quan sát thực tế

và các số liệu thống kê thu thập thông tin từ sách, tài liệu nghiên cứu chuyên ngành

có liên quan để đánh giá tình hình một cách sát thực, làm cơ sở vững vàng để đưa ra

những nhận xét và đề xuất các giải pháp thực hiện

Phương pháp liên kết, hợp tác với các chuyên gia, tư vấn cũng được coi trọng

trong việc thực hiện giải pháp có tính mới ở lĩnh vực xây dựng kế hoạch trong thực

hiện dự án

4 Kết cấu của luận văn:

Những nội dung cơ bản của luận văn gồm các chương sau đây:

Chương I: Cơ sở lý thuyết về quản lý dự án và lập kế hoạch thực hiện dự án

Chương II: Đánh giá thực trạng công tác lập kế hoạch thực hiện dự án tại

Công ty cổ phần xây lắp và thương mại Nhật Anh

Chương III: Một số giải pháp hoàn thiện công tác lập kế hoạch thực hiện dự

án tại công ty

5 Đóng góp, giải pháp hoàn thiện của đề tài:

- Làm rõ lý luận và phương pháp luận về lập kế hoạch quản lý dự án

- Phân tích thực trạng, tím ra nguyên nhân yếu kém trong công tác lập kế

hoạch thực hiện dự án của Công ty

- Đề xuất các giải pháp cụ thể để khắc phục những yếu kém, góp phần hoàn

thiện công tác lập kế hoạch thực hiện dự án tại Công ty cổ phần xây lắp và

thương mại Nhật Anh

Chương 1: cơ sở lý luận về dự án và lập kế hoạch cho dự

án 1.1 Khái niệm về dự án

1.1.1 Các khái niệm về dự án:

Có nhiều cách định nghĩa dự án Tuỳ theo mục đích mà nhấn mạnh một khía

cạnh nào đó Trên phương diện phát triển, có hai cách hiểu về dự án: cách hiểu

“tĩnh” và cách hiểu “động” Theo cách hiểu “tĩnh” thì dự án là hình tượng về một

tình huống (một trạng thái) mà ta muốn đạt tới Theo cách hiểu “động” thì dự án là

nỗ lực lớn và phức tạp được tạo bởi nhiều công việc có liên quan lẫn nhau, nhằm

hoàn thành trong một thời gian xác định một tập hợp các mục tiêu đã được định

trước, với kế hoạch và nguồn lực đã được xác định rõ

Theo nghị định 16/2005/CP về qui chế quản lý đầu tư xây dựng công trình: dự

án là tập hợp những đề xuất về việc bỏ vốn để tạo mới, mở rộng hay cải tạo những

đối tượng nhất định nhằm đạt được sự tăng trưởng về số lượng, cải tiến hoặc nâng

cao chất lượng của sản phẩm hay dịch vụ nào đó trong một khoảng thời gian xác

định

1.1.2 Khái niệm về quản lý dự án:

Quản lý dự án là quá trình thực hiện các chức năng của quản lý nhằm đạt được

mục tiêu của dự án Các chức năng của quản lý dự án bao gồm:

- Lập kế hoạch dự án

- Tổ chức dự án

- Điều phối thực hiện dự án

- Kiểm tra giám sát dự án

1.1.3 Các đặc trưng cơ bản của dự án:

- Dự án có mục đích, kết quả xác định Tất cả các dự án đều phải có kết quả

xác định rõ Kết quả này có thể là một toà nhà, một dây chuyền sản xuất hiện đại

hay là chiến thắng của một chiến dịch vận động tranh cử vào một vị trí chính trị

Mỗi dự án lại gồm một tập hợp nhiều nhiệm vụ cần được thực hiện Mỗi nhiệm vụ

cụ thể có kết quả riêng, độc lập Tập hợp các kết quả của các nhiệm vụ hình thành

nên kết quả chung của dự án Nói cách khác, dự án là một hệ thống phức tạp, được

phân chia thành nhiều bộ phận, phân hệ khác nhau để thực hiện và quản lý nhưng

đều phải thống nhất đảm bảo các mục tiêu chung về thời gian, chi phí và việc hoàn

thành với chất lượng cao

- Dự án có chu kỳ phát triển riêng và thời gian tồn tại hữu hạn Dự án là một

sự sáng tạo Giống như các thực thể sống, dự án cũng trải qua các giai đoạn: hình

thành, phát triển, có thời điểm bắt đầu và kết thúc… Dự án không kéo dài mãi mãi

Khi dự án kết thúc, kết quả dự án được giao cho một bộ phận quản lý vận hành,

nhóm quản lý dự án giải tán

- Sản phẩm của dự án mang tính đơn chiếc, độc đáo (mới lạ) Khác với quá

trình sản xuất liên tục và gián đoạn, kết quả của dự án không phải là sản phẩm sản

xuất hàng loạt mà có tính khác biệt cao Sản phẩm và dịch vụ do dự án đem lại là

duy nhất, hầu như không lặp lại như Kim Tự Tháp ở Ai Cập hay đê chắn lũ sông

Thamse ở London Tuy nhiên, ở nhiều dự án khác, tính duy nhất ít rõ ràng hơn và bị

che đậy bởi tính tương tự giữa chúng Nhưng điều khẳng định là chúng vẫn có thiết

kế khác nhau Điều ấy cũng tạo nên nét duy nhất độc đáo, mới lạ của dự án

- Dự án liên quan đến nhiều bên và có sự tương tác phức tạp giữa các bộ phận

quản lý chức năng với quản lý dự án Dự án nào cũng có sự tham gia của nhiều bên

hữu quan như chủ đầu tư, các nhà tư vấn, nhà thầu, các cơ quan quản lý nhà nước,

người hưởng thụ dự án Tuỳ theo tính chất của dự án và yêu cầu của chủ đầu tư mà

sự tham gia của các thành phần trên cũng khác nhau Giữa các bộ phận quản lý chức

năng và bộ phận quản lý dự án thường xuyên có quan hệ với nhau và cùng phối hợp

thực hiện nhiệm vụ nhưng mức độ tham gia của các bộ phận không giống nhau Để

thực hiện thành công mục tiêu của dự án, các nhà quản lý dự án cần duy trì thường

xuyên mối quan hệ với các bộ phận quản lý khác

- Môi trường hoạt động va chạm, quan hệ giữa các dự án là quan hệ chia nhau

cùng một nguồn lực khan hiếm của tổ chức Dự án “cạnh tranh” lẫn nhau và với các

hoạt động tổ chức sản xuất khác về tiền vốn, nhân lực, thiết bị do đó, môi trường

dự án có nhiều quan hệ phức tạp nhưng năng động

- Tính bất định và độ rủi ro cao, hầu hết các dự án đòi hỏi qui mô tiền vốn,

vật tư và lao động rất lớn để thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định Mặt

khác, thời gian đầu tư và vận hành kéo dài nên các dự án đầu tư phát triển thường có

độ rủi ro cao

1.2 Phân loại dự án

 Phân loại theo nguồn vốn đầu tư:

- Đầu tư bằng nguồn vốn trong nước

- Đầu tư bằng nguồn vốn ngoài nước

- Đầu tư bằng nguồn vốn chủ sở hữu

- Đầu tư bằng nguồn vốn vay

Theo nghị định 16 của Chính phủ ngày 7/2/2005 dự án được phân loại thành:

- Vốn ngân sách nhà nước

- Vốn tín dụng do nhà nước bảo lãnh, vốn đầu tư phát triển của nhà nước

- Vốn đầu tư phát triển của doanh nghiệp nhà nước

- Vốn khác bao gồm vốn tư nhân hoặc sử dụng hỗn hợp nhiều nguồn vốn

 Phân loại theo qui mô đầu tư:

- Theo tổng mức đầu tư

- Theo diện tích đất sử dụng

- Theo mức độ sử dụng lao động

Qui mô dự án càng lớn, quản lý càng phức tạp đòi hỏi có những công cụ chuyên

 Phân loại theo cách thức quản lý và sử dụng vốn:

- Đầu tư trực tiếp: chủ đầu tư trực tiếp tham gia quản lý vốn Gồm hai loại:

+ Đầu tư phát triển: gia tăng giá trị tài sản

+ Đầu tư dịch chuyển: dịch chuyển quyền sở hữu

- Đầu tư gián tiếp: chủ đầu tư không trực tiếp tham gia quản lý vốn

1.3 Lập kế hoạch thực hiện dự án:

Lập kế hoạch thực hiện dự án là một trong những chức năng quan trọng nhất

của công tác quản lý dự án Lập kế hoạch tốt cho phép hoàn thành các mục tiêu đề

ra và thực hiện dự án thành công Công tác lập kế hoạch dự án bao gồm nhiều nội

dung Từ việc lập kế hoạch tổng thể dự án đến những kế hoạch chi tiết, từ kế hoạch

huy động vốn, phân tích vốn và các nguồn lực cần thiết cho dự án đến kế hoạch

quản lý chi phí, quản lý tiến độ từ kế hoạch triển khai thực hiện đến kế hoạch

"hậu dự án"

1.3.1 Khái niệm về lập kế hoạch dự án:

+ Lập kế hoạch: “ Kế hoạch là tập hợp các mục tiêu và các phương thức để đạt

Lập kế hoạch là việc thiết lập một trình tự hành động xác định có thể dự đoán

trước để thực hiện một công việc, nó còn là một công cụ quản lý cần thiết để tạo

điều kiện hiểu được các vấn đề phức tạp liên quan đến các yếu tố có ảnh hưởng qua

lại lẫn nhau Quá trình lập kế hoạch là quá trình ra quyết định bởi vì nó liên quan tới

việc chọn giữa các khả năng khác nhau nhằm đạt được những kết quả, mục tiêu và

mục đích mong muốn

+ Lập kế hoạch thực hiện dự án: Là hoạt động diễn ra trong suốt quá trình từ

khi bắt đầu thực hiện dự án đến khi bàn giao kết thúc dự án với nhiều loại kế hoạch

khác nhau – Việc lập tiến độ tổ chức dự án phải theo một trình tự lôgic, xác định

mục tiêu và các phương pháp để đạt mục tiêu của dự án, dự tính những công việc

cần làm, nguồn lực thực hiện và thời gian làm những công việc đó nhằm hoàn thành

tốt mục tiêu đã xác định của dự án Lập kế hoạch dự án là tiến hành chi tiết hóa

những mục tiêu của dự án thành các công việc cụ thể và hoạch định một chương

1.3.2 Tác dụng của việc lập kế hoạch dự án:

+ Đảm bảo đạt được mục tiêu

+ Đảm bảo trình tự công việc

+ Nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn lực

+ Xác định thời gian, chi phí, yêu cầu chất lượng của dự án

+ Là căn cứ để kiểm tra giám sát, đánh giá tiến trình thực hiện dự án về các

mặt: thời gian, chi phí, chất lượng

+ Để truyền thông tin, giao tiếp và phối hợp tốt hơn

+ Là cơ sở tuyển dụng, đào tạo, bố trí nhân lực cho dự án

+ Lập kế hoạch dự án tốt có tác dụng làm giảm thiểu mức độ rủi ro không

thành công của dự án, tránh được tình trạng không khả thi

+ Huy động vốn, tìm nguồn tài chính cho dự án

1.3.3 Các nguyên nhân kế hoạch thất bại thường gặp:

+ Kế hoạch được xây dựng trên số liệu không đầy đủ hoặc thiếu chính xác

+ Mục đích dự án không được hiểu thấu đáo ở tất cả các cấp

+ Kế hoạch do một người làm còn việc thực hiện thì bởi người khác

+ Kế hoạch không có phần theo dõi, kiểm soát và điều chỉnh

+ Kế hoạch thiếu những chỉ số tiến độ cụ thể, hoặc có nhưng sai lệch

+ Thông tin thiếu cập nhật, không có sự liên kết thông tin dự án

1.3.4 Các bước lập kế hoạch thực hiện dự án

Hình 1.1 Các bước lập kế hoạch thực hiện dự án

[1, 58]

 Xác định mục tiêu dự án:

Quá trình lập kế hoạch bắt đầu bằng việc thiết lập mục tiêu cụ thể của dự án

Một số mục tiêu cụ thể là:

Kế hoạch tài chớnh

Xỏc định mục tiờu

Phõn tỏch cấu trỳc cụng việc

Kế hoạch tổ chức

Lập tiến độ và phõn phối nguồn lực

Kế hoạch kiểm soỏt

+ Mức lợi nhuận do dự án tạo ra

+ Thị phần của doanh nghiệp dự kiến tăng thêm nếu thực hiện dự án

+ Năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp

+ Mục tiêu kinh tế xã hội khác

Điều đặc biệt quan trọng là các mục tiêu dặt ra cần phải S.M.A.R.T:

Giai đoạn này tiến hành xác định các nhiệm vụ chính để thực hiện mục tiêu Lập

kế hoạch dự án trở nên thực sự hiệu quả khi có đầy đủ, rõ ràng các thông tin cần

thiết về nhiệm vụ phải thực hiện ngay từ khi bắt đầu dự án Nội dung của giai đoạn

xác định công việc bao gồm một số công việc như lập danh mục và mã hóa công

việc dự án, trình bầy sơ đồ phân tách cấu trúc công việc (WBS), trong đó WBS là

quan trọng nhất và là cơ sở cho tất cả các bước từ lập kế hoạch, tổ chức và kiểm soát

dự án

Lập danh mục và mã hóa công việc Bước đầu tiên trong việc phát triển kế

hoạch là việc xác định và lập danh mục các công việc phải được thực hiện để hoàn

thành dự án, sau đó mã hóa các công việc này

 Khái niệm phân tách cấu trúc công việc (WBS)

Phân tách cấu trúc công việc (WBS) là phương pháp xác định có hệ thống các

công việc của một dự án bằng cách chia dần (chia nhỏ) toàn bộ dự án ra thành

những công việc, gói công việc nhỏ hơn cho đến khi:

- Tất cả những công việc có ý nghĩa được xác định (các hoạt động không bị

công việc cần thực hiện của dự án Các bậc trên cùng phản ánh mục tiêu cần thực

hiện Các cấp bậc thấp dần thể hiện mức độ chi tiết của mục tiêu Cấp độ thấp nhất

là những công việc cụ thể Số lượng các cấp bậc của sơ đồ WBS phụ thuộc vào qui

mô và độ phức tạp của dự án

 Phương pháp thực hiện phân tích cấu trúc công việc (WBS)

Có thể phát triển sơ đồ WBS theo nhiều phương pháp Ba phương pháp

thường được sử dụng là:

- Phương pháp thiết kế dòng (phương pháp lôgic)

- Phương pháp phân tách theo các giai đoạn hình thành và phát triển (chu kỳ)

- Phương pháp phân tách theo mô hình tổ chức (chức năng)

Trong thực tế sử dụng, các nhà quản lý dự án có thể sử dụng kết hợp các

phương pháp trên Tuy nhiên, không nên kết hợp nhiều phương pháp trong cùng một

cấp bậc

Thông thường có thể sử dụng sáu cấp độ đầu phục vụ cho yêu cầu quản lý, ba

cấp độ cuối phục vụ cho yêu cầu kỹ thuật ở cấp độ cuối cùng có thể là một công

việc cụ thể hoặc một nhóm nhiều việc làm chi tiết Tuy nhiên, mức độ chi tiết của

các công việc ở mức độ cuối chỉ nên vừa đủ để làm sao có thể phân phối chính xác

nguồn lực và kinh phí cho từng công việc, lại cho phép giao nhiệm vụ đúng người,

để người nhận trách nhiệm một công việc nào đó có thể trả lời rõ ràng câu hỏi “công

việc đó đã hoàn thành hay chưa?”, và nếu hoàn thành rồi thì “có thành công hay

không?”

Phân tách công việc cần được thực hiện ngay từ khi xác lập xong mục tiêu dự

án Người thực hiện là đội ngũ cán bộ chủ chốt tham gia quản lý dự án trong tất cả

các lĩnh vực Các nhà quản lý thảo luận, xem xét từng giai đoạn chủ yếu, từng lĩnh

vực liên quan khi thực hiện phân tách công việc Phân tách công việc cần đảm bảo

yêu cầu: dễ quản lý, các công việc độc lập tương đối nhưng vẫn liên quan với nhau

và vẫn phản ánh được tiến độ thực hiện dự án

 Tác dụng của WBS:

WBS là cơ sở để thực hiện các nhiệm vụ quản lý khác của dự án Nó có

những tác dụng chính sau đây:

+ Trên cơ sở sơ đồ WBS, có thể giao nhiệm vụ, xác định trách nhiệm cụ thể của

từng cá nhân, bộ phận đối với mỗi công việc dự án WBS làm cho mọi người đều

quan tâm hơn đến dự án và làm cho các nhóm dự án hiểu được yêu cầu của nhau

+ WBS là cơ sở phát triển trình tự và thứ tự quan hệ trước sau giữa các công

việc, là cơ sở lập sơ đồ PERT/ CPM

+ WBS là cơ sở xây dựng các kế hoạch chi tiết và điều chỉnh các kế hoạch tiến

độ thời gian, phân bổ các nguồn lực cho từng công việc dự án Ví dụ, việc bố trí lao

động, máy móc thiết bị cũng như việc lập dự toán chi phí theo phương pháp từ dưới

lên đều căn cứ vào sơ đồ WBS

+ WBS là cơ sở để đánh giá hiện trạng và kết quả thực hiện các công việc dự án

trong từng thời kỳ

+ Với sơ đồ WBS, các nhà quản lý dự án trong quá trình kế hoạch tiến độ,

nguồn lực và chi phí sẽ tránh được những sai sót hoặc bỏ quên một số công việc nào

đó

 Lập những chú giải cần thiết:

Để phát triển một kế hoạch dự án, đối với mỗi công việc trong sơ đồ WBS

cần lập chú giải chi tiết Bảng chú giải cho sơ đồ WBS bao gồm những thông tin sau:

+ Liệt kê những yếu tố đầu vào cần thiết, những bản vẽ kỹ thuật, các kết quả

cuối cùng cần đạt được cho từng công việc Ví dụ, khi trình bầy kết quả của một dự

án phát triển máy tính có thể liệt kê sản phẩm phần cứng, phần mềm, các báo cáo

+ Chỉ rõ các nhà cung cấp, nhà thầu phụ liên quan (chỉ rõ xem cần đòi hỏi

người khác điều gì để bắt đầu công việc?)

+ Xác định nhu cầu về cán bộ, lao động để thực hiện từng công việc Xác định

qui mô thiết bị, hệ thống nhà xưởng, điện, nước, nguyên liệu, tiền vốn cho các

công việc dự án

+ Liệt kê trách nhiệm cá nhân và tổ chức đối với từng nhiệm vụ

Các cá nhân và tổ chức chịu trách nhiệm xây dựng WBS cần phải kiểm tra lại

hồ sơ đã thiết lập, các ước lượng thời gian và ngân sách Mục đích làm rõ tính chính

xác của sơ đồ WBS, của các dự toán và kiểm tra tính liên hệ lẫn nhau giữa các công

việc

 Yếu tố thành công của WBS:

+ Tình trạng và sự hoàn thành của công việc có thể được xác định

+ Gói công việc có những công việc khởi đầu và kết thúc được xác định rõ ràng

+ Gói công việc phải quen thuộc, thời gian chi phí và các nguồn lực khác phải

được dự báo một cách dễ dàng

+ Gói công việc bao gồm những phần công việc nhỏ có thể quản lý, xác định

được và phải tương đối độc lập với các công việc khác

+ Gói công việc thường được thực hiện liên tục và đảm nhận phần việc chuyên

môn của mình trong quá trình quản lý điều hành dự án

 Lập kế hoạch tiến độ:

Quản lý thời gian và tiến độ dự án là quá trình quản lý bao gồm việc thiết lập

mạng công việc, xác định thời gian thực hiện từng công việc cũng như toàn bộ dự án

và quản lý các tiến trình thực hiện các công việc dự án trên cơ sở các nguồn lực cho

phép và những yêu cầu về chất lượng đã định

Mục đích của quản lý thời gian là làm cho dự án hoàn thành đúng thời hạn

trong phạm vi ngân sách và nguồn lực cho phép, đáp ứng yêu cầu chất lượng

Quản lý thời gian là cơ sở để giám sát chi phí cũng như các nguồn lực khác cần

cho công việc dự án Trong môi trường dự án, chức năng quản lý thời gian và tiến độ

quan trọng hơn trong môi trường hoạt động kinh doanh thông thường vì nhu cầu kết

hợp phức tạp và thường xuyên liên tục giữa các công việc, đặc biệt trong trường hợp

dự án phải đáp ứng một thời hạn cụ thể của khách hàng

 Mạng công việc

- Khái niệm và tác dụng:

Mạng công việc là kỹ thuật trình bầy kế hoạch tiến độ, mô tả dưới dạng sơ đồ

mối quan hệ liên tục giữa các công việc đã được xác định cả về thời gian và thứ tự

trước sau Mạng công việc là sự nối kết các công việc và sự kiện

Mạng công việc có các tác dụng chủ yếu sau:

+ Phản ánh mối quan hệ tương tác giữa các nhiệm vụ, các công việc của dự án

+ Xác định thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc, thời hạn hoàn thành dự án

Trên cơ sở đó, xác định các công việc găng và đường găng của dự án

+ Là cơ sở để tính toán thời gian dự trữ công việc

+ Nó cho phép xác định những công việc nào phải được thực hiện kết hợp

nhằm tiết kiệm thời gian và nguồn lực, công việc nào có thể thực hiện đồng thời để

đạt được mục tiêu về thời hạn hoàn thành dự án

+ Là cơ sở để lập kế hoạch, kiểm soát và điều hành dự án

Để xây dựng mạng công việc cần xác định mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau

giữa các công việc của dự án Có số loại quan hệ phụ thuộc chủ yếu giữa các công

việc dự án như sau:

Phụ thuộc bắt buộc là mối quan hệ phụ thuộc, bản chất tất yếu (chủ yếu là

tất yếu kỹ thuật) không thể khác được giữa các công việc dự án, ở đây có bao hàm

cả ý giới hạn về nguồn lực vật chất

Phụ thuộc tuỳ ý là mối quan hệ phụ thuộc được xác định bởi nhóm quản lý

dự án Mối quan hệ này được xác định dựa trên cơ sở hiểu biết thực tiễn về các lĩnh

vực kinh tế , xã hội kỹ thuật liên quan đến dự án và trên cơ sở đánh giá đúng những

rủi ro và có giải pháp điều chỉnh mối quan hệ cho phù hợp

Phụ thuộc bên ngoài là mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc dự án với

các công việc không thuộc dự án, là sự phụ thuộc của các công việc dự án với các

yếu tố bên ngoài

- Phương pháp biểu diễn mạng công việc:

Có hai phương pháp biểu diễn mạng công việc Đó là phương pháp AOA

(Activities on arrow) và phương pháp AON (Activities on node) Cả hai phương

pháp này đều có chung nguyên tắc là: để có thể bắt đầu một công việc mới thì các

công việc sắp xếp trước nó phải hoàn thành, các mũi tên được vẽ theo chiều từ trái

sang phải, phản ánh quan hệ logíc trước sau giữa các công việc nhưng độ dài mũi

tên lại không có ý nghĩa phản ánh độ dài thời gian Phương pháp AOA biểu diễn

công việc trên mũi tên, phương pháp AON biểu diễn công việc trên nút

 Kỹ thuật tổng quan và đánh giá dự án PERT (Program Evaluation And

Review Technique) và phơng pháp đường găng CPM (Critical Path Method)

Một trong những kỹ thuật cơ bản để quản lý tiến độ dự án là kỹ thuật tổng

quan và đánh giá dự án (PERT) và phương pháp đường găng (CPM)

- Xây dựng sơ đồ PERT:

PERT là mạng công việc bao gồm các sự kiện và công việc Theo phương

pháp AOA, mỗi công việc được thực hiện bằng một đoạn thẳng nối hai đỉnh (sự

kiện) và có mũi tên chỉ hướng Các sự kiện được biểu diễn bằng vòng tròn (nút) và

được đánh số liên tục theo chiều từ trái sang phải và từ trên xuống dưới, do đó, đầu

mũi tên có số lớn hơn đuôi mũi tên Một sơ đồ PERT chỉ có một điểm đầu và một

điểm cuối

- Khái niệm GANTT:

Biểu đồ GANTT là phơng pháp trình bầy tiến trình thực tế cũng như kế hoạch

thực hiện các công việc của dự án theo trình tự thời gian Mục đích của GANTT là

xác định một tiến độ hợp lý nhất để thực hiện các công việc khác nhau của dự án

Tiến độ này phụ thuộc vào độ dài công việc, những điều kiện ràng buộc và kỳ hạn

phải tuân thủ

Tác dụng và hạn chế của GANTT:

Biểu đồ GANTT có một số tác dụng sau:

+ Phương pháp biểu đồ GANTT dễ đọc, dễ nhận biết hiện trạng thực tế cũng

như kế hoạch của từng công việc và tình hình chung của toàn bộ dự án

+ Dễ xây dựng, do đó, nó được sử dụng khá phổ biến

+ Thông qua biểu đồ có thể thấy được tình hình thực hiện các công việc

nhanh hay chậm và tính liên tục của chúng Trên cơ sở đó có biện pháp đẩy nhanh

tiến trình, tái sắp xếp lại công việc để đảm bảo tính liên tục và tái phân phối lại

nguồn lực cho từng công việc nhằm đảm bảo tính hợp lý trong sử dụng nguồn lực

+ Biểu đồ thường có một số ký hiệu riêng để nhấn mạnh những mốc thời gian

quan trọng, những vấn đề liên quan đặc biệt đến các công việc

+ Biểu đồ GANTT là cơ sở để phân phối nguồn lực và lựa chọn phương pháp

phân phối nguồn lực hợp lý nhất Trên cơ sở hai biểu đồ GANTT bố trí nguồn lực

này có thể lựa chọn một biểu đồ hợp lý nhất

Hạn chế của GANTT:

+ Đối với những dự án phức tạp gồm hàng trăm công việc cần phải thực hiện

thì biểu đồ GANTT không thể chỉ ra đúng và đủ sự tương tác và mối quan hệ giữa

các công việc Trong nhiều trường hợp nếu phải điều chỉnh lại biểu đồ thì việc thực

hiện rất khó khăn và phức tạp

+ Khó nhận biết công việc nào tiếp theo công việc nào khi biểu đồ phản ánh

quá nhiều công việc liên tiếp nhau

 Phân phối nguồn lực cho dự án:

 Khái niệm và tác dụng biểu đồ phụ tải nguồn lực:

- Khái niệm:

Biểu đồ phụ tải nguồn lực phản ánh số lượng từng loại nguồn lực cần thiết

theo kế hoạch tiến độ hiện tại trong một thời kỳ nhất định cho từng công việc hoặc

toàn bộ vòng đời dự án

- Tác dụng của biểu đồ phụ tải:

Trình bầy bằng hình ảnh nhu cầu cao thấp khác nhau về một loại nguồn lực

nào đó trong từng giai đoạn

Là cơ sở để lập kế hoạch sản xuất, cung ứng nguyên vật liệu, thiết bị cho dự

án

Là cơ sở để các nhà quản lý dự án điều phối, bố trí nguồn lực khan hiếm theo

yêu cầu tiến độ dự án

 Dự toán ngân sách cho dự án:

Dự án bao gồm nhiều công việc, nhiều khoản mục chi phí khác nhau nên

ngân sách dự án có thể dự toán theo khoản mục chi phí hoặc theo công việc Với

mỗi tổ chức, ngân sách là hữu hạn nên ngân sách cần được quản lý chặt chẽ sao cho

việc chi đạt hiệu quả cao

 Khái niệm dự toán ngân sách:

Dự toán ngân sách được thực hiện cùng lúc với việc dự tính thời gian của dự

án Theo nghĩa rộng dự toán ngân sách dự án bao gồm cả việc xây dựng cơ cấu phân

tách công việc (WBS) và việc xác định xem cần dùng những nguồn lực vật chất nào

(nhân lực, thiết bị, nguyên liệu) và mỗi nguồn cần bao nhiêu để thực hiện từng công

việc của dự án Theo nghĩa hẹp có thể định nghĩa như sau:

Dự toán ngân sách là kế hoạch phân phối nguồn quỹ cho các hoạt động dự án

nhằm đảm bảo thực hiện tốt các mục tiêu chi phí, chất lượng và tiến độ của dự án

 Các phương pháp dự toán ngân sách:

- Dự toán ngân sách theo phương pháp kết hợp:

Để dự toán ngân sách theo phương pháp kết hợp, đầu tiên cần xây dựng

khung kế hoạch ngân sách cho mỗi năm tài chính Trên cơ sở này các nhà quản lý

cấp trên yêu cầu cấp dưới đệ trình nhu cầu ngân sách của đơn vị mình Người đứng

đầu từng bộ phận quản lý lại chuyển yêu cầu dự toán ngân sách xuống cấp thấp hơn

(tổ, nhóm ) Việc xây dựng ngân sách được thực hiện ở các cấp Sau đó, quá trình

tổng hợp ngân sách được bắt đầu từ đơn vị thấp nhất đến cấp cao hơn Ngân sách chi

tiết của dự án được tổng hợp theo cơ cấu tổ chức dự án, sau đó tổng hợp thành ngân

sách tổng thể của doanh nghiệp, đơn vị Đồng thời với việc chuyển yêu cầu lập dự

toán ngân sách, cấp trên chuyển xuống cấp dưới những thông tin liên quan như: khả

năng tăng thêm việc làm, tiền lương, nhu cầu về vốn, những công việc được ưu tiên

cao, công việc không được ưu tiên làm cơ sở cho các cấp lập dự toán chính xác

Cuối cùng, các nhà quản lý cấp cao xem xét và hiệu chỉnh ngân sách của các bộ

phận mình cho đến khi đạt yêu cầu

Ưu điểm của phương pháp: Ngân sách được hình thành với sự tham gia của

nhiều cấp quản lý, do đó, tạo cơ hội tốt cho các bộ phận phát huy tính sáng tạo chủ

động của đơn vị

Nhược điểm của phương pháp: Quá trình lập dự toán kéo dài và tốn nhiều

thời gian Mặc dù có thêm thông tin cho cấp dưới lập kế hoạch ngân sách của đơn vị

+ Dự tính chi phí cho từng công việc dự án

+ Xác định và phân bổ chi phí gián tiếp

+ Dự tính chi phí cho từng năm và cả vòng đời dự án

 Lập kế hoạch kiểm soát:

 Khái niệm và thuật ngữ:

- Kiểm soát dự án là quá trình thu thập dữ liệu và thông tin về việc thực hiện

dự án và các thay đổi về môi trường; so sánh các dữ liệu thu thập được với kế hoạch

dự án, tiêu chuẩn thực hiện hoặc các tác động mong muốn, điều này có thể bao gồm

cả việc dự đoán các kết quả của dự án; đề xuất các hoạt động sửa sai hoặc điều

chỉnh nếu cần thiết, điều này có thể bao gồm cả việc rút ra bài học kinh nghiệm cho

các dự án khác trong tương lai, trong trường hợp đánh giá sau dự án

- Theo dõi dự án là quá trình thu thập thường xuyên các dữ liệu chính xác

theo thời gian về việc thực hiện dự án

- Đánh giá dự án là quá trình xác định tính hiệu quả và tác động các hoạt

động của dự án trên mục tiêu mục đích của dự án Càng hệ thống và khách quan

càng tốt

 Tác dụng của kiểm soát dự án:

Hệ thống kiểm soát dự án có tác dụng giúp các nhà quản lý dự án:

+ Quản lý tiến độ thời gian, đảm bảo yêu cầu kế hoạch

+ Giữ cho chi phí trong phạm vi ngân sách được duyệt

+ Phát hiện kịp thời những tình huống bất thường nảy sinh và đề xuất biện

pháp giải quyết

 Các phương pháp kiểm soát dự án:

- Phương pháp sử dụng các mốc giới hạn:

Các mốc giới hạn (mốc thời gian) của dự án là các sự kiện được dùng để đánh

giá một quá trình, một giai đoạn của dự án Chúng có thể được ghi lại dưới dạng đồ

thị hoặc các từ ngữ Phương pháp này được coi là một công cụ để giám sát dự án, nó

làm cho mọi người trong dự án hiểu được tình trạng thực của dự án và có thể đưa ra

các biện pháp điều chỉnh cần thiết

- Phương pháp kiểm tra giới hạn:

Kiểm tra giới hạn liên quan đến việc xác lập một phạm vi giới hạn cho phép

để quản lý dự án So sánh giá trị đo được trong thực tế với mức độ chuẩn xác lập ban

đầu và thực hiện những hành động cần thiết khi giới hạn này bị vượt quá

- Phương pháp phân tích giá trị thu được

Để đo lường tình hình thực hiện đối với toàn bộ dự án người ta dùng chỉ tiêu

giá trị thu được (giá trị hoàn thành qui ước) Giá trị hoàn thành qui ước là giá trị

“hoàn thành” ước tính của các công việc, được tính bằng cách nhân phần trăm hoàn

thành ước tính của từng công việc với chi phí kế hoạch cho công việc đó Đây chính

là mức chi phí giả thiết đã chi tiêu cho phần công việc đã hoàn thành này Nó được

dùng làm cơ sở để so sánh với mức chi phí thực tế Có bốn chỉ tiêu được xác định:

o Chênh lệch thời gian = thời gian kế hoạch - thời gian thực tế

o Chênh lệch chi tiêu = chi phí thực tế - giá trị hoàn thành (qui ước)

o Chênh lệch kế hoạch = giá trị hoàn thành - chi phí kế hoạch

o Tổng chênh lệch = chênh lệch chi tiêu + chênh lệch kế hoạch

o Tổng chênh lệch = chi phí thực tế - chi phí kế hoạch

 Kiểm soát tiến độ dự án:

- Kiểm tra:

+ Kiểm tra định kỳ tiến triển của dự án

+ Đánh giá việc thực hiện dự án so với kế hoạch

+ Kiểm tra việc thực hiện tại các điểm mốc

- Điều chỉnh:

+ Tìm các giải pháp cải thiện tình hình với ràng buộc về tiến độ

+ Thay đổi trình tự thực hiện các công việc

+ Tăng cường các nguồn lực (nhân lực, vật tư, máy móc trong trường hợp

cần thiết)

- Đánh giá khả năng thực hiện trong tương lai:

+ Căn cứ vào hiện trạng quan sát được

+ Căn cứ vào các biện pháp điều chỉnh đã thực hiện

+ Thực hiện định kỳ việc đánh giá các tiến độ nhiều khả năng xảy ra nhất

Đặc biệt thời điểm hoàn thành dự án

- Chu kỳ giữa các lần kiểm tra hợp lý:

+ Nếu quá ngắn khó có thể đánh giá tiến triển dự án

+ Nếu quá dài không thể phản ánh kịp thời khi cần

+ Chu kỳ kiểm tra phải phù hợp với từng dự án Ví dụ:

1 năm: từng 15 ngày

 Kiểm soát chi phí:

Kiểm soát chi phí là việc kiểm tra theo dõi tiến độ chi phí, xác định những

thay đổi so với kế hoạch, trên cơ sở đó đề xuất các giải pháp để quản lý hiệu quả chi

phí dự án Có nhiều phương pháp kiểm soát chi phí trong đó phương pháp giá trị thu

được có nhiều ưu điểm hơn những phương pháp khác

Phương pháp giá trị thu được:

- Giá trị thu được – BCWP là tổng chi phí kế hoạch cho những phần việc đã

thực hiện trong một giai đoạn cụ thể

- Chi phí này được xác định bằng cách nhân tỉ lệ phần trăm công việc đã

Đo lường

Đánh giá mức độ so với khi hoàn thành toàn bộ

áp dụng với những công việc dễ đo lường

- Khách quan

- Xác định được việc phải làm

- Xác định % số việc còn phải làm

hoàn thành với dự chi của mỗi công việc tại thời điểm quan sát t nào đó Do đó,

BCWP cho một công việc hoàn thành là dự chi của công việc đó (khi hoàn thành

100% thì BCWP = BCWS)

- Công thức chung là:

BCWP (t) = % thực hiện kế hoạch đến thời điểm t x BCWS (tổng)

 Các đại lượng phân tích sai lệch:

+ Sai lệch về tiến độ – SV (Schedule Variance)

+ Sai lệch về chi phí – CV (Cost Variance)

+ Sai lệch kế toán – AV (Accounting Variance)

+ Sai lệch thời gian – TV (Time Variance)

SV = BCWP ” BCWS

SV là con số tính bằng tiền chỉ ra tổng công việc đã hoàn thành cho tới thời

điểm hiện nay là ít hơn (hay nhiều hơn) so với kế hoạch Điều này nói lên rằng dự

án đang chậm hay nhanh so với kế hoạch SV < 0 có nghĩa là dự án đang chậm tiến

độ và ngược lại

CV = BCWP - ACWP

CV < 0 có nghĩa là chi vượt mức, CV > 0 có nghĩa là không vượt chi

AV = BCWS - ACWP

+ AV < 0, ngân sách theo kế hoạch nhỏ hơn thực chi

+ AV = 0, ngân sách theo kế hoạch bằng thực chi

+ AV > 0, ngân sách theo kế hoạch lớn hơn thực chi

TV = SD - BCSP

Trong đó, SD (status date) là ngày xem xét, thời điểm hiện tại BCSP

(budgeted cost of the schedule peformed) là thời điểm mà BCWS = BCWP TV chỉ

ra trên thang thời gian dự án chậm bao nhiêu so với kế hoạch

 Các chỉ số thực hiện:

- Chỉ số thực hiện về tiến độ ” SPI (schedule performance index)

SPI =

o Nếu SPI < 1, công việc đang chậm tiến độ

o Nếu SPI > 1, công việc đang vượt tiến độ

BCWP

ACWS

o Nếu SPI = 1, công việc đang đúng tiến độ

- Chỉ số thực hiện về chi phí ” CPI (cost performance index)

CPI =

o Nếu CPI > 1, chỉ tiêu không vượt mức dự chi

o Nếu CPI < 1, chỉ tiêu vượt mức dự chi

o Nếu CPI = 1, chỉ tiêu bằng mức dự chi

- Chỉ số dự báo chi phí để hoàn thành phần việc còn lại FCTC (forecast cost

to complete project)

FCTC =

o BAC là dự chi ở thời điểm hoàn thành dự án Số này cũng giống như BCWS ở thời điểm dự định hoàn thành

- Chỉ số dự báo tổng chi phí vào thời điểm hoàn thành ” EAC (estimate at

completion) hay còn gọi là FAC (forecast at completion)

o EAC = ACWP + FCTC

1.4 Các yêu cầu về lập kế hoạch cho dự án:

1.4.1 Các yêu cầu chung:

" Việc lập kế hoạch và lịch trình thực hiện dự án là rất quan trọng Đây là công

cụ phục vụ cho công tác quản lý thực hiện dự án một cách hiệu quả nhất, cũng như

cơ sở cho việc kiểm soát và đánh giá tiến trình thực hiện và chất lượng dự án–

[10, 56]

- Lập kế hoạch thực hiện dự án nhằm phát hiện chính xác, kịp thời những sai xót

xảy ra và trách nhiệm của các bộ phận có liên quan trong quá trình thực hiện, quyết

định, mệnh lệnh, chỉ thị Trên cơ sở đó tạo điều kiện thực hiện một cách thuận lợi

các chức năng: uỷ quyền, chỉ huy và các chế độ trách nhiệm cá nhân

- Hình thành hệ thống thống kê báo cáo với những biểu mẫu có nội dung chính

xác, thích hợp qua đó đúc rút, phổ biến kinh nghiệm, cải tiến công tác quản lý nhằm

mục tiêu đã định, trên cơ sở nâng cao hiệu suất công tác của từng bộ phận, từng cấp,

từng cá nhân trong bộ máy quản trị dự án

BCWP ACWP

BCAC- BCWP CPI

- Dự án là rất cần thiết do tính mới, duy nhất, cũng như giới hạn về nguồn lực,

kinh phí Lập kế hoạch dự án là khâu quan trọng nhất trong quá trình chuẩn bị thực

hiện dự án nhằm quản lý dự án một cách có hiệu quả Đây là công cụ giao tiếp trung

tâm nhằm điều phối công việc của các bên liên quan Kế hoạch cung cấp cơ sở cho

việc phối hợp, kiểm soát, liên lạc và cam kết về dự án, là công cụ cho việc đo tiến

trình của dự án Như vậy, lập kế hoạch chính là cơ sở để theo dõi chất lượng, giá

thành và thời gian thực hiện các hạng mục công việc cần thiết cho việc hoàn thành

dự án

- Lập kế hoạch là một quá trình và là bước đầu tiên khi xây dựng lịch trình thực

hiện dự án Khi điều kiện thực hiện dự án thay đổi, cần có những điều chỉnh kế

hoạch Việc lập kế hoạch tốt và tiếp tục cập nhật sẽ giúp chỉ ra các thay đổi và điều

chỉnh lịch trình thực hiện dự án một cách hiệu quả nhất Đồng thời nó cũng là yếu tố

thúc đẩy các thành viên dự án hoàn thành công việc của mình đúng thời hạn bằng

cách chỉ ra trách nhiệm của mỗi người một cách rõ ràng và công khai Qua việc lập

kế hoạch, sự phối hợp, giao thoa công việc giữa các cá nhân cũng được thiết lập

Trong kế hoạch phải tính đến thời gian hợp lý cần cho sự trao đổi thông tin giữa các

thành viên dự án, bao gồm cả thời gian chậm trễ do xem xét lại và chuẩn y các vấn

đề quan trọng Khi lập kế hoạch, các hạng mục công việc cần phải đợc mô tả rõ ràng

trước khi chúng bắt đầu được thực hiện

- Các hệ thống kế hoạch hóa và công cụ trong việc lập kế hoạch phải linh động

Lập kế hoạch là một quá trình cập nhật liên tục và người quản lý luôn cần kiểm tra

tiến độ, so sánh với kế hoạch Kế hoạch phải bao gồm và liên kết được các thành

phần sau của một dự án: Phạm vi dự án; Ngân sách; Thời gian thực hiện và Chất

lượng Cần phải xây dựng và cập nhật một cách liên tục kế hoạch thực hiện dự án

làm cơ sở cho các công tác quản lý dự án khác Trong mỗi lĩnh vực quản lý dự án cần

có kế hoạch riêng cho các hoạt động cụ thể của mình (hình 1.3)

Hình 1.3 Các hoạt động cụ thể trong quá trình lập kế hoạch dự án

[10, 64]

- Việc chia nhỏ công việc dự án thành các hạng mục công việc có thể xác định

một cách rõ ràng, dễ đo đếm và quản lý, cấu trúc chia nhỏ công việc (WBS) là rất

quan trọng trong lập kế hoạch thực hiện dự án Sau đó cần xác định rõ khối lượng

từng hạng mục công việc, thời gian và chi phí cần thiết cho từng hạng mục

1.4.2 Một số nguyên tắc cơ bản của việc lập kế hoạch thực hiện dự án

- Công tác lập kế hoạch phải được tiến hành trước khi bắt đầu thực hiện các hạng

mục công việc của dự án;

- Việc lập kế hoạch và lịch trình thực hiện phải có sự tham gia của những người

sẽ thực sự làm việc trong dự án;

- Bao quát tất cả các khía cạnh của dự án: phạm vi, đối tượng; ngân sách; thời

gian và chất lượng;

- Bảo đảm tính linh hoạt của kế hoạch, cho phép điều chỉnh kế hoạch, có tính

đến thời gian xem xét và phê duyệt;

- Làm cho kế hoạch thực sự đơn giản, loại bỏ những chi tiết rắc rối làm cho

Thực hiện các hoạt động liên

quan tới môi trường, xã hội

Giám sát, đánh giá và báo

cáo

không được mọi người biết đến

1.5 Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác lập kế hoạch thực hiện dự án

Có rất nhiều các nhân tố ảnh hưởng tới việc lập kế hoạch tổ chức thực hiện dự án

nhng nhìn chung có các nhân tố ảnh hưởng chính sau:

- Bộ máy lập kế hoạch: bộ máy lập kế hoạch dự án có phù hợp với quy mô,

tình hình thực tế của dự án hay không, ví dụ: thông thường ở các dự án quy mô

trung bình và lớn thì bộ máy làm công tác lập kế hoạch thường được phân làm 3 cấp

(Cấp Tổng công ty, cấp Công ty, cấp Ban quản lý) mới đáp ứng được yêu cầu kiểm

soát, còn với quy mô nhỏ dự án có thể kiểm soát qua 2 cấp mà vẫn đảm bảo tính kịp

thời và chính xác trong điều hành thực hiện Những người tham gia vào công tác lập

kế hoạch có được quy định trách nhiệm, quyền hạn và chế độ ưu đãi một cách rõ

ràng không, có đủ năng lực để đảm nhiệm công việc không Bộ máy lập kế hoạch

phù hợp với đầy đủ các phương tiện hỗ trợ nhưng muốn nó hoạt động hiệu quả đòi

hỏi các thành viên tham gia phải thực hiện đúng quy trình công việc, làm việc

nghiêm túc, có trách nhiệm, phải biết xử lý tình huống một cách khoa học nhanh

nhạy đòi hỏi người làm công tác kế hoạch phải có trình độ chuyên môn và họ cũng

phải xây dựng những chuẩn mực nghề nghiệp riêng

- Hệ thống thông tin: Trong thời đại Công nghệ thông tin nền kinh tế thị

trường thì thông tin là quan trọng nhất, thông tin là cơ sở của công tác lập kế hoạch

Khi lập kế hoạch nhà quản lý cần dựa vào thông tin về các nguồn nhân lực, tài lực,

vật lực và mối quan hệ tối ưu giữa chúng, làm cho chúng thích nghi với sự biến

động của môi trường, giảm thiểu tính nhận định sai sót của quá trình lập kế hoạch,

đảm bảo tạo ra khối lượng công việc lớn nhất bằng chi phí nhỏ nhất Đồng thời

trong quá trình lập kế hoạch chúng ta cũng cần phải dựa vào các nguồn thông tin

phản hồi để có những điều chỉnh phù hợp với qui mô công việc Nếu không có

những thông tin về chỉ tiêu kế hoạch, định mức cụ thể và chi tiết thì sẽ không kiểm

soát được một cách toàn diện các kế hoạch, làm thông tin bị xáo trộn và kế hoạch

lập ra sẽ sai lệch

- H ệ thống kiểm tra đảm bảo cho qui trình lập kế hoạch đạt kết quả và hiệu

quả: Trang thiết bị trong quá trình làm việc sẽ kịp thời giúp các cán bộ kế hoạch

phát hiện các sai sót trong quá trình thực hiện, ví dụ như: nếu được trang bị máy

tính, phần mềm chuyên dụng thì việc xử lý dữ liệu nhanh chóng và cập nhật hơn,

kế hoạch đưa ra sẽ chính xác hơn

- Các cơ chế quản lý văn bản kinh tế và kế hoạch hoá của Nhà nước: Phải

chuẩn hóa và hiểu rõ các văn bản quy định có liên quan đến hoạt động của dự án,

điều này rất quan trọng vì trong quá trình lập kế hoạch thực hiện dự án sẽ có rất

nhiều vấn đề liên quan tới việc kế hoạch lập ra có phù hợp với thực hiện kế hoạch đó

vào dự án không hay vi phạm vào các quy định của nhà nước, của ngành

- Mối quan hệ chặt chẽ giữa bộ phận lập kế hoạch với các bộ phận khác:

Trong quá trình lập kế hoạch tổ chức thực hiện dự án mọi hoạt động của các bộ phận

khác nhau đều có liên quan chặt chẽ với nhau, đòi hỏi phải có sự hỗ trợ, phối hợp

nhịp nhàng thì bộ phận lập kế hoạch mới hoạt động tốt được, ví dụ: bộ phận lập kế

hoạch tài chính cho thực hiện một dự án thì phải đòi hỏi sự phối hợp của phòng Tài

chính- kế toán để cung cấp số liệu, đơn giá vật tư và cân đối nguồn tài chính

1.6 Một số phương hướng hoàn thiện công tác lập kế hoạch:

1.6.1 Hoàn thiện bộ máy lập kế hoạch:

– Có thể nói trong bất cứ một hoạt động nào thì con người cũng đóng vai trò

quan trọng và quyết định đến sự thắng lợi của hoạt động đó, công tác lập kế hoạch

thực hiện dự án cũng không phải là một ngoại lệ– [5, 55] Muốn có một bộ máy lập

kế hoạch hoạt động thực sự có hiệu quả đòi hỏi phải làm tốt các yếu tố sau:

- Hoàn thiện bộ máy làm công tác lập kế hoạch thực hiện dự án: bao gồm

hoàn thiện phân cấp trong bộ máy, hoàn thiện các văn bản quy định phân công trách

nhiệm, nhiệm vụ cụ thể cho từng cấp, từng vị trí trong bộ máy

- Tuyển chọn, nâng cao trình độ của cán bộ làm công tác kế hoạch: trước

hết đó là vấn đề số lượng của cán bộ làm công tác kế hoạch, cần phải khẳng định

rằng công tác kế hoạch là một công việc khó khăn và mang tính phán đoán, dự

kiến Bởi vậy nâng cao chất lượng của công tác kế hoạch là một vấn đề khó song

không phải là vấn đề không thể thực hiện được, cần tăng cường cán bộ cho công

tác bằng cách tuyển dụng mới hay điều chỉnh trong nội bộ đơn vị Trong hai cách

thức trên điều chỉnh là vấn đề đơn giản hơn song lại cho kết quả không cao bởi

mỗi nhân viên trong đơn vị đều có nhiệm vụ, chuyên môn nghiệp vụ riêng bởi vậy

không thể chuyển một người chưa hiểu biết gì về kế hoạch sang làm công tác kế

hoạch Nếu vẫn muốn chuyển thì cần phải cử những người đó đi bồi dưỡng, đào tạo

thành một đội ngũ chuyên gia đa ngành nghề trước khi tiến hành làm công tác lập

kế hoạch

- Đào tạo nguồn nhân lực mới: Đây là một trong những cách thức để nâng

cao chất lượng của đội ngũ lao động nói chung và cán bộ làm công tác kế hoạch nói

riêng Đào tạo giúp cho cán bộ kế hoạch có thể theo kịp với sự thay đổi của thị

trường và đáp ứng được yêu cầu của công việc đã đề ra Bởi vậy có thể nói lợi ích

của việc đào tạo là rất lớn, nó không chỉ mang lại lợi ích cho hiện tại, mà nó còn góp

phần dự trù nguồn lao động cho tương lai Đứng trước sự thay đổi ngày càng nhanh

của khoa học công nghệ thì việc thường xuyên đào tạo nguồn lao động làm công tác

lập kế hoạch càng trở nên cần thiết và quan trọng hơn bao giờ hết

1.6.2 Hoàn thiện hệ thống thông tin thực hiện dự án:

- Phối hợp thông tin trong thực hiện dự án: Bằng mọi cách để thông tin thực

hiện các hạng mục công việc phải được trao đổi, cập nhật thường xuyên Thông tin

từ Ban chỉ đạo dự án (Ban quản trị dự án) đến tất cả các đối tượng tham gia dự án

phải được đầy đủ, kịp thời Vì thế trong công tác lập kế hoạch thực hiện dự án cần

phải trang bị hoàn chỉnh trang thiết bị hỗ trợ như: Hệ thống thông tin giữa các bộ

phận thực hiện dự án với Ban quản lý và giữa các bộ phận thực hiện dự án với nhau

(điện thoại, bộ đàm, máy tính nối mạng )

- Xác định rõ các thông tin để lập kế hoạch: Đây là nhân tố quan trọng quyết

định đến chất lượng của công tác lập kế hoạch cũng như khả năng thực thi của kế

hoạch Thông tin căn cứ để xây dựng kế hoạch cho ta thấy rõ đích muốn đạt tới của

kế hoạch và đáp ứng nhu cầu mà căn cứ đó phản ánh hay dựa vào nó để tiến hành

xây dựng kế hoạch cho việc triển khai dự án Khi xác định thông tin rồi cần tập hợp

được tất cả các thông tin đó không được bỏ sót bất cứ một thông tin có liên quan

nào Trên cơ sở đó tiến hành đánh giá mức độ quan trọng của mỗi thông tin trong

quá trình xây dựng lập kế hoạch Trong quá trình đó cần ưu tiên những thông tin

theo mức độ quan trọng của nó

1.6.3 Hoàn thiện phương pháp lập kế hoạch một cách hệ thống:

Việc xây dựng kế hoạch một cách có hệ thống không những nâng cao hiệu quả

của công tác lập kế hoạch mà còn góp phần làm giảm thời gian trong quá trình thực

hiện kế hoạch Cụ thể cần nâng cao hiệu quả của các công việc có liên quan đến xây

dựng kế hoạch và hoàn thiện quy trình chuẩn trong công tác lập kế hoạch thực hiện

dự án

- Lập quy trình cho việc lập kế hoạch thực hiện dự án: Trên cơ sở các phòng

ban chức năng cộng với sự tham mưu của lãnh đạo, các chuyên gia kế hoạch tiến

hành xây dựng một quy trình chuẩn cho công tác lập kế hoạch thực hiện dự án

- Phân công xây dựng kế hoạch: Việc phân công xây dựng kế hoạch phải

được cụ thể cho các phòng ban có liên quan Như ta đã biết kế hoạch thực hiện dự án

là do nhiều bộ phận hợp thành và do các phòng ban chức năng đảm nhiệm, bởi vậy

cần phải phân công cụ thể cho từng phòng Việc phân công cụ thể không chỉ tạo

điều kiện thuận lợi trong quá trình thực hiện mà còn là cơ sở đánh giá, định rõ trách

nhiệm khi có sai sót xảy ra Muốn nâng cao được chất lượng hoạt động của các

phòng ban cần phổ biến cho họ rõ mức độ quan trọng của công việc mà họ đang làm

và giáo dục cho họ sự gắn bó, trung thành với lợi ích của đơn vị

- Thực hiện đúng trình tự của việc xây dựng kế hoạch, bao gồm ba bước:

Chuẩn bị xây dựng

Xây dựng kế hoạch dự thảo

Xây dựng kế hoạch chính thức

Cần coi trọng thực hiện tất cả các bước không được coi trọng bước này và xem

nhẹ bước kia Thực hiện các bước theo thứ tự bước nào trước, bước nào sau Cần ý

thức rõ bước này làm nền tảng cho bước kia nếu bước trước mà thực hiện không tốt

sẽ ảnh hưởng đến sự thực hiện của bước sau đó, còn nếu bước trước thực hiện tốt mà

bước sau thực hiện không tốt sẽ làm phí hoài kết quả của bước trước và ảnh hưởng

đến kết quả của cả kế hoạch Trong quy trình đó cần nâng cao hiệu quả của từng

công tác

Bước chuẩn bị: Cần tạo mọi điều kiện có liên quan đến việc lập kế hoạch

những số liệu đã qua (tình hình thực hiện kế hoạch của các dự án đã thực hiện…),

số liệu hiện thời (lượng vật tư thiết bị chuẩn bị thực hiện dự án mới ) Đây là số liệu

trong nội bộ đơn vị mà các phòng ban chức năng có nhiệm vụ phải cung cấp cho

phòng kế hoạch để phòng kế hoạch có thể hoàn thành nhiệm vụ của mình Các số

liệu thu thập được phải đảm bảo độ chính xác và tin cậy Bên cạnh đó cần chuẩn bị

các điều kiện về vật chất cụ thể cho việc thực hiện kế hoạch: vấn đề lao động, máy

móc thiết bị, vốn, lực lượng cần thiết… Không chỉ dừng ở đó chúng ta cần tiến hành

thu thập các thông tin trên thị trường, chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho việc thu

thập, dự báo thị trường: vốn, cán bộ, phương pháp…Sau khi thực hiện tốt công tác

chuẩn bị (thu thập thông tin) chúng ta phải tiến hành xử lý thông tin, việc xử lý cần

phải có cơ sở khoa học và có phương pháp đúng đắn, hiệu quả Việc chuẩn bị còn

bao gồm cả về việc đánh giá điểm mạnh, điểm yếu của đơn vị, cái đã làm được và

cái còn tồn tại, từ đó phát huy điểm mạnh và khắc phục điểm yếu để thực hiện công

việc cho tốt Kết thúc bước chuẩn bị này bộ phận lập kế hoạch phải có đầy đủ các

điều kiện cần thiết để bắt tay vào việc dự thảo kế hoạch

Xây dựng kế hoạch dự thảo: Việc xây dựng các chỉ tiêu trong kế hoạch dự

thảo phải được tiến hành như một bản kế hoạch thật Kế hoạch dự thảo này phải dựa

trên cơ sở của các kết quả thu được từ giai đoạn trên, từ đó tổng hợp thành một bản

kế hoạch dự thảo

Xây dựng kế hoạch chính thức: Kế hoạch dự thảo sau khi được xây dựng

xong phải trình lên ban lãnh đạo để xem xét và hoàn thiện Cùng với số liệu tổng

hợp cộng với tài năng của đội ngũ ban lãnh đạo sẽ tiến hành xem xét tính khả thi

kế hoạch dự thảo: tính khả thi đó được căn cứ trên khả năng thực tế của thị

trường và khả năng của đơn vị cùng với đặc điểm dự án mà đơn vị tiến hành

Trong quá trình thực hiện dự án sẽ nảy sinh rất nhiều các sai lệch, rủi ro…và như

vậy cần phải điều chỉnh, bộ phận kế hoạch lại phải lập kế hoạch điều chỉnh các

thay đổi đó Vì thế nhiệm vụ lập kế hoạch có sự đan xen, lồng ghép việc thực

hiện dự án và cũng đan xen với công tác kiểm soát dự án (Chỉ các thông tin kịp

thời đưa ra từ kiểm soát dự án mới cho phép lập các kế hoạch điều chỉnh) Vì vậy

hoàn thiện công tác lập kế hoạch thực hiện dự án đồng nghĩa với công tác kiểm

soát thực hiện kế hoạch

- Phân chia kế hoạch cả dự án ra thành nhiều kế hoạch nhỏ: điều đó giúp

cho việc thực hiện kế hoạch một cách dễ dàng Các kế hoạch trong cả dự án lớn đã

được chia ra thành các kế hoạch năm, tháng Việc chia nhỏ ra thành các kế hoạch

tháng, tuần… sẽ khó khăn cho vấn đề quản lý, bởi vậy đơn vị cần phải có những

biện pháp hữu hiệu để phân rõ trách nhiệm của từng phòng ban, bộ phận Các kế

hoạch tuần phải đảm bảo việc thực hiện kế hoạch tháng, kế hoạch quý góp phần

hoàn thành kế hoạch cho cả dự án Nếu kế hoạch tháng, quý, tuần không thực hiện

được thì kế hoạch cho cả dự án cũng không hoàn thành được

Tóm lại đây là biện pháp có liên quan trực tiếp đến chất lượng và quy trình

của công tác lập kế hoạch thực hiện công việc, dự án, bởi vậy cần tiến hành thực

hiện đồng bộ các bước, coi trọng quy định nghiêm ngặt của từng bước Cần ý thức

rõ bước này làm nền tảng cho bước kia và bước sau làm nền tảng cho bước ở trước

nó Biện pháp này mang tính chất tác nghiệp chia nhỏ kế hoạch lớn ra thành các kế

hoạch nhỏ hơn đảm bảo việc thực hiện một cách đơn giản hơn

- Lựa chọn công cụ thích hợp để lập kế hoạch: Việc lựa chọn công cụ thích

hợp để lập kế hoạch là rất quan trọng, với các dự án đơn giản ta sử dụng biểu đồ

dạng thanh (biểu đồ Gantt), các dự án phức tạp người ta thường dùng sơ đồ mạng

lưới (đường tới hạn CPM), ở đây chúng ta nghiên cứu kỹ hơn về phương pháp đường

tới hạn CPM

- Phương pháp đường tới hạn là một trong những nhóm phương pháp thuộc sơ

đồ mạng lới, bao gồm:

+ Sơ đồ ưu tiên (PDM) + Sơ đồ ưu tiên về quy mô thời gian + Sơ đồ mũi tên

Sử dụng phương pháp này tốn nhiều công sức hơn biểu đồ Gantt, nhưng lại

cung cấp nhiều thông tin chi tiết cần thiết cho việc quản lý dự án một cách có hiệu

quả Nó đòi hỏi chia nhỏ dự án ra thành nhiều hoạt động xác định được và liên hệ

các hoạt động này với nhau theo một trật tự logic và chi tiết hơn nhiều so với biểu đồ

Gantt, đây là công cụ hữu hiệu để xây dựng lịch thực hiện chung cho toàn bộ dự án,

cũng như cho từng công việc cụ thể, chi tiết Ngoài ra nó cung cấp mối quan hệ

tương hỗ giữa các hoạt động và lịch trình sử dụng kinh phí cùng các nguồn lực khác

và có những mô tả rõ mối quan hệ giữa các hoạt động trong dự án

- Một số khái niệm được sử dụng trong phương pháp đường tới hạn:

* Hoạt động: việc thực hiện một nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành dự án Mỗi

hoạt động thường đòi hỏi kinh phí, hoặc thời gian, hoặc cả hai;

* Mạng lưới: sơ đồ mô tả mối liên hệ giữa các hoạt động nhằm hoàn thành dự

án Mạng lưới thường được vẽ dưới dạng "sơ đồ mũi tên", "sơ đồ nút";

* Quãng thời gian (D): quãng thời gian được ước tính cần để thực hiện một

hoạt động Quãng thời gian này phải tính đến tất cả các nguồn lực cần cho hoạt động

đó;

* Thời điểm bắt đầu sớm (ES): thời điểm sớm nhất mà một hoạt động có thể

bắt đầu;

* Thời điểm kết thúc sớm (EF): thời điểm sớm nhất mà một hoạt động có thể

kết thúc, bằng Thời điểm bắt đầu sớm cộng Quãng thời gian: EF = ES + D

* Thời điểm kết thúc muộn (LF): thời điểm muộn nhất mà một hoạt động có

thể kết thúc;

* Thời điểm bắt đầu muộn (LS): thời điểm muộn nhất mà một hoạt động có

thể bắt đầu nhưng không làm chậm thời điểm kết thúc dự án: LS = LF - D

* Tổng thời gian co dãn (TF): tổng thời gian mà một hoạt động có thể chậm

nhưng không làm chậm thời điểm kết thúc dự án: TF LF EF LS ES = − = −

* Thời gian co dãn tự do (EF): là quãng thời gian mà một hoạt động có thể

chậm nhưng không làm chậm thời điểm bắt đầu sớm của hoạt động kế tiếp ngay sau

đó;

* Đường tới hạn: là chuỗi các hoạt động liên quan đến nhau trên sơ đồ Mạng

lưới, trong đó mỗi hoạt động đều có Tổng thời gian co dãn và Thời gian co dãn tự do

bằng 0 Đường tới hạn xác định thời gian tối thiểu để hoàn thành dự án;

Sơ đồ ưu tiên (PDM)

- Phương pháp sơ đồ mạng lới ưu tiên tạo ra logic hay tập hợp các mối quan hệ

qua lại giữa các hoạt động một cách rõ ràng Đường nối giữa các hoạt động chỉ ra

bằng các hoạt động nằm bên phải thường xảy ra sau hoạt động nằm bên trái Đường

nối này cho phép nhà quản lý dự án xác định đường tới hạn, là chuỗi các hoạt động

kết hợp với nhau và sẽ xác định độ dài của dự án

- Ví dụ về dự án xây nhà (hình 1.3) cho thấy, các hoạt động tiếp theo hoạt

động (1) chỉ ra rằng các hoạt động này độc lập với nhau và có thể xảy ra đồng

thời

Hình 1.4 Ví dụ về mạng lưới ưu tiên trong dự án xây nhà

[10, 69]

- Để xác định đường tới hạn (chuỗi các hoạt động) cho mỗi dự án, cần thêm

vào quãng thời gian của các hoạt động phụ thuộc lẫn nhau Tổng thời gian của các

hoạt động phụ thuộc này là thời gian cần thiết để thực hiện dự án

Sơ đồ ưu tiên về quy mô thời gian:

- Kết hợp các đặc điểm của sơ đồ Gantt và sơ đồ ưu tiên Mối quan hệ logic thể

hiện bằng các mũi tên được thiết lập thông qua việc sử dụng đường theo phương

thẳng đứng (được gọi là hàng rào) Hoạt động nằm bên phải hàng rào sẽ xảy ra sau

hoạt động nằm bên trái hàng rào

101 2 Nghiên cứu vị trí Kiến trúc sư

105 1

Đặt hàng Kiến trúc sư

102 2 Xác định yêu cầu Kiến trúc sư

104 2 Lựa chọn nhà thầu Chủ dự án

103 2 Hoàn thành bản vẽ Kiến trúc sư

Hình 1.5 Sơ đồ ưu tiên về quy mô thời gian

Thời gian tuần

[10, 70]

- Khái niệm "Bắt đầu sớm/ chậm và Kết thúc sớm/ chậm" được sử dụng để xác

định các hoạt động thuộc nhóm "tới hạn" hay thuộc nhóm có thời gian co dãn

Đường tới hạn và sơ đồ mũi tên

- Quy trình xây dựng hệ thống phương pháp đường tới hạn:

* Xây dựng danh sách các hoạt động cho các hoạt động tóm tắt,

* Phân chia các hoạt động tóm tắt và điền vào danh sách nói trên,

* Họp vào nhà quản lý,

* Phát triển chuỗi logic,

* Thiết lập sơ đồ mạng lưới (bảng đen hoặc máy tính)

- Danh sách các hoạt động tóm tắt thường bao gồm các mục sau: thứ tự, mô tả,

101 2 Nghiên cứu vị trí Kiến trúc sư

105 1

Đặt hàng Kiến trúc sư

102 2 Xác định yêu cầu Kiến trúc sư

104 2 Lựa chọn nhà thầu Chủ dự án

103 2 Hoàn thành bản vẽ Kiến trúc sư

Hoạt động

Rào

Độ linh

động