Luận Văn Tìm hiểu công tác phát triển, khai thác và chia sẻ nguồn tài nguyên số tại Trung tâm Thông tin

Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu Mục đích nghiên cứu: Trên cơ sở khảo sát thực tế và tìm hiểu qua lý thuyết, Khóa luận bước đầu khái quát về công tác xây dựng phát triển và phục vụ khai

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Ngày nay, sự phát triển của khoa học công nghệ tác động hết sức to lớn đến mọi mặt của đời sống xã hội, kinh tế và đặc biệt là hoạt động thông tin - thư viện Khi nói đến sự bùng nổ của thông tin và sự gia tăng của nền kinh tế tri thức thì không thể không nhắc đến sự biến đổi của hoạt động thông tin - thư viện đến sự biên tập và cung ứng thông tin nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển chung đó Trong điều kiện đó, từng cơ quan thông tin - thư viện nói riêng và hệ thống các cơ quan thông tin thư viện nói chung phải tự biến đổi sao cho phù hợp nhất

Hiện nay, nhu cầu của đông đảo người dùng tin về tài nguyên thông tin rất cao và đa dạng, hình thức sử dụng các nguồn tài nguyên thông tin cũng không còn bó hẹp trong lĩnh vực các ấn phẩm dạng in hoặc đĩa CD-ROM/DVD nữa

mà mở rộng ra nhiều loại hình thông tin khác nhau đặc biệt là thông tin dạng

số, thông tin trực tuyến Chính vì vậy các thư viện truyền thống đã tự chuyển đổi để nhằm giải quyết bài toán về quản trị, phát triển nguồn tài nguyên thông tin mới Các mô hình thư viện hiện đại dần ra đời và việc hình thành, phát triển thư viện số đang trở thành một xu thế tất yếu của hoạt động thông tin - thư viện nói riêng và hoạt động cung cấp thông tin tri thức nói chung

Đứng trước những xu thế thời đại đó của ngành, các cơ quan thông tin - thư viện Việt Nam mặc dù còn nhiều khó khăn nhưng cũng không ngững nỗ lực nhằm hoàn thiện hạ tầng kỹ thuật, chuyên môn nhằm xây dựng một mô hình thư viện hiện đại phù hợp với bối cảnh chung và phù hợp với điều kiện của cơ quan mình Việc xây dựng và phát triển một thư viện điện tử, thư viện

số rất khó khăn và tốn kém, yêu cầu thời gian khá dài

Thư viện của các trường đại học, cao đẳng Việt Nam là những cơ quan thông tin - thư viện được đầu tư mạnh và có hoạt động tương đối tốt hiện nay Các thư viện đang dần dần áp dụng các công nghệ, thành tựu phát triển công nghệ thông tin hiện đại nhằm quản lý nghiệp vụ chuyên ngành, phát triển mô hình thư viện số phù hợp nhất Tuy vậy việc áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của các thư viện còn sơ lược và thiếu tính đồng bộ, chuẩn mực; từ

đó dẫn đến việc hình thành nên các mô hình thư viện số “nửa vời” và thiếu khả năng mở rộng, phát triển

Trường Đại học Giao thông Vận tải là một trong những cơ sở đào tạo hàng đầu của cả nước trong lĩnh vực giao thông, vận tải Nhiều năm qua, Nhà trường đã đào tạo và cung cấp cho nước ta hàng vạn kỹ sư, cử nhân lành nghề Trong đó, Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông Vận tải (Gọi tắt làTrung tâm) đã có nhiều đóng góp tích cực trong công tác sự nghiệp đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao cho sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước của Nhà trường Những năm gần đây, trong xu hướng chung của sự phát triển hoạt động thông tin - thư viện nước nhà và đáp ứng nhu cầu sử dụng thông tin ngày càng đa dạng của người dùng tin, Trung tâm đã bước đầu xây dựng một mô hình thư viện điện tử, thư viện số hiện đại Mô hình đó sẽ vừa đáp ứng được việc phát triển nguồn tài nguyên thông tin số của Trung tâm, vừa phục vụ việc khai thác của người dùng tin và tiến xa hơn là việc liên kết, chia

sẻ trong hệ thống thông tin nước nhà

Chính vì những lý do trên, tác giả đã lựa chọn đề tài “ Tìm hiểu công tác phát triển, khai thác và chia sẻ nguồn tài nguyên số tại Trung tâm Thông tin - Thƣ viện Đại học Giao thông Vận tải” làm đề tài nghiên cứu khóa luận

chuyên ngành thông tin - thư viện của mình

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

Mục đích nghiên cứu:

Trên cơ sở khảo sát thực tế và tìm hiểu qua lý thuyết, Khóa luận bước đầu khái quát về công tác xây dựng phát triển và phục vụ khai thác, chia sẻ nguồn tài nguyên thông tin số, tài nguyên thông tin điện tử tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông Vận tải, đặc biệt là tìm hiểu sâu về công tác phát triển nguồn tài liệu số tại đây trong thời gian vừa qua; từ đó có thể đưa ra một

đề xuất giải pháp nhằm thúc đẩy công tác này tại Trung tâm

Nhiệm vụ nghiên cứu:

- Tìm hiểu khái quát về Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông Vận tải trong công tác phục vụ sự nghiệp giáo dục và đào tạo của Nhà trường;

- Tìm hiểu thực trạng công tác phát triển nguồn tài liệu số tại TTTT-TV

3 Tình hình nghiên cứu theo hướng đề tài

Nội dung của đề tài tuy không mới nhưng thu hút được nhiều sự quan tâm hiện nay trong ngành thông tin – thư viện Nghiên cứu, tìm hiểu về hoạt động thông tin – thư viện của Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông

vận tải thì đã có một số nghiên cứu như: Luận văn Thạc sỹ “Phát triển dịch vụ Thông tin – Thư viện tại Trường Đại học Giao thông Vận tải” của Bùi Thị Yến

Hường Luận văn đã đề cập tới thực trạng các dịch vụ thông tin – thư viện và đưa ra các giải pháp hữu hiệu nhằm phát triển các dịch vụ đó tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông vận tải

Đề tài khóa luận tốt nghiệp chuyên ngành Thông tin – thư viện “ Tìm hiểu

dự án hiện đại hóa Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông Vận tải” của Trần Thị Kim Dung Nội dung của Khóa luận nêu những vấn đề về

dự án hiện đại hóa hoạt động của Trung tâm, những vấn đề có liên quan đến công nghệ, phần mềm và những định hướng của Trung tâm trong công tác phát triển tài liệu số và xây dựng thư viện số nói chung

Đề tài Luận văn Thạc sỹ chuyên ngành Thông tin – Thư viện “Tìm hiểu ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thông tin – thư viện tại Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Giao thông Vận tải: Thực trạng và giải pháp”

của Đỗ Tiến Vượng Đề tài nêu các vấn đề về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động chuyên môn nghiệp vụ và phục vụ tại Trung tâm, một số vấn

đề về công nghệ số hóa tài liệu và xây dựng thư viện số Nêu các giải pháp tăng cường công tác này tại Trung tâm

Ngoài ra còn một số đề tài nghiên cứu, khóa luận tốt nghiệp về phát triển

và khai thác, chia sẻ nguồn tài nguyên số tại một số cơ quan thông tin – thư viện khác Tuy nhiên, hiện nay vẫn chưa có một đề tài Khóa luận nào nghiên cứu cụ thể về thực trạng công tác phát triển, khai thác và chia sẻ nguồn tài liệu

số tại TTTT-TV ĐHGTVT Vì vậy có thể nói, đây là một đề tài mới và rất thiết thực trong thực tế hoạt động tại Trung tâm

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu chính của đề tài là thực

trạng công tác phát triển, khai thác và chia sẻ nguồn tài liệu số tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông vận tải

Phạm vi nghiên cứu: Phạm vi nghiên cứu về mặt không gian là tại Trung

tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông Vận tải Phạm vi nghiên cứu về mặt thời gian là từ năm 2003 trở lại đây

5 Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu

Cơ sở lý luận:

Dựa trên cơ sở sự chỉ đạo, lãnh đạo của Đảng và Nhà nước về hoạt động thông tin – thư viện nói chung và việc xây dựng, chia sẻ nguồn tài nguyên số trong bối cảnh hiện nay

Dựa trên cơ sở lý luận của ngành thư viện học và thông tin học

Nghiên cứu, tìm hiểu qua các đề tài nghiên cứu, lý luận về hoạt động thư viện, về tài liệu khoa học lý luận-chính trị và các tài liệu có liên quan khác

Dựa trên cơ sở lý luận về việc số hóa tài liệu, phát triển nguồn tài nguyên

số và khai thác, chia sẻ nguồn tài nguyên số

Phương pháp nghiên cứu:

Để tiến hành nghiên cứu đề tài này, tác giả đã sử dụng những phương pháp nghiên cứu sau:

Phương pháp tham khảo, thống kê, phân tích và tổng hợp thông tin từ các nguồn tài liệu khác nhau;

Phương pháp khảo sát thực tế tại Trung tâm Thông tin-Thư viện Đại học Giao thông Vận tải;

Cung cấp các thông tin khái quát về thực tế công tác phát triển, khai thác

và chia sẻ nguồn tài liệu số tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông Vận tải

Đưa ra một số đề xuất giải pháp nhằm nâng cao công tác phát triển khai thác và chia sẻ nguồn tài liệu số tại Trung tâm

Khi hoàn thành, Khóa luận có sẽ trở thành một tài liệu bổ ích giúp tham khảo về nội dung này trong ngành thông tin – thư viện

NỘI DUNG CHƯƠNG 1 TÀI LIỆU SỐ VỚI CÔNG TÁC PHỤC VỤ

GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN- THƯ VIỆN ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI

1.1 Những vấn đề lý luận về tài liệu số

1.1.1 Các khái niệm chung

Có thể nói, trong những thập niên cuối thế kỷ XX cùng với sự phát triển không ngừng của công nghệ thông tin là sự bùng nổ đến chóng mặt của thông tin và sự hình thành nền kinh tế tri thức

Các tài liệu số ngày càng đóng vai trò quan trong trọng quá trình biến đổi này Tuy chưa được định nghĩa thống nhất thế nào là tài liệu số, nhưng nó cũng được sự quan tâm đặc biệt; gắn liền với khái niệm về tài liệu số là các khái niệm về thư viện số, thư viện điện tử, tài liệu điện tử và bộ sưu tập số Làm rõ những khái niệm này phần nào có thể hình dung về nguồn tài liệu số trong các

cơ quan thông tin – thư viện hiện đại

Khái niệm thư viện số và các khái niệm liên quan

Thực tế, trước khi có các thư viện số và khái niệm thư viện số được định hình thì thư viện điện tử đã ra đời và phát triển liên tục tới hiện nay Tuy nhiên, mặc dù ra đời sớm hơn nhưng cũng như thư viện số, thư viện điện tử (TVĐT)

là một khái niệm chưa được định nghĩa một cách thống nhất, nó có thể vẫn còn lẫn lộn hoặc đồng nghĩa với các khái niệm như “ Thư viện ảo”, “ Thư viện số”,

“ Thư viện đa phương tiện”…

TVĐT có thể được định nghĩa như sau: “Một hệ thống thông tin trong đó các nguồn thông tin dều có sẵn dưới dạng có thể xử lý được bằng máy tính và trong đó tất cả các chức năng bổ sung, lưu trữ, bảo quản, tìm kiếm, truy cập và hiển thị đều sử dụng kỹ thuật số”.[6]

Khái niệm TVĐT có thể dùng theo nghĩa tổng quát nhất cho mọi loại hình thư viện đã được tin học hóa toàn bộ hoặc một số sản phẩm, dịch vụ TVĐT có thể được coi như là nơi người sử dụng có thể tới để thực hiện những công việc

mà họ vẫn thường làm với thư viện truyền thống, nhưng đã được điện tử hoá Khái niệm TVĐT có liên quan trực tiếp tới sự bùng nổ thông tin trên Internet

và Web, các thiết bị lưu trữ thông tin đa phương tiện

Cùng lúc với sự bùng nổ thông tin và sự manh nha của nền kinh tế tri thức

là sự hình thành và bùng nổ của kỹ thuật số hóa làm tăng khả năng đáp ứng nhu cầu ngày một gia tăng về lưu trữ, tổ chức và phân phối thông tin trong xã hội Thư viện số (TVS) dần dần hình thành như một xu thế tất yếu, tạo ra một cuộc cách mạng trong lĩnh vực thư viện – thông tin Một tìm kiếm Google tiến hành vào đầu tháng 4/2010 về “digital library” hoặc “digital libraries” cho tới 340.000.000 kết quả.[15]

Tuy vậy, khái niệm thư viện số hiện nay vẫn còn là một điều tranh cãi Với nhiều giả thiết và nhìn từ các góc độ khác nhau nên có những khái niệm tương đối khác nhau về thư viện số

Hiệp hội Thư viện số Hoa Kỳ (DLF) định nghĩa như sau: “Thư viện số là một tổ chức cung cấp tài nguyên bao gồm các nhân viên chuyên biệt giúp lựa chọn, tổ chức, cung cấp khả năng truy xuất thông minh, chỉ dẫn, phân phối, bảo quản tính toàn vẹn và sự thống nhất của các bộ sưu tập theo thời gian để đảm bảo sao cho chúng luôn sẵn có để truy xuất một cách dễ dàng và kinh tế

nhất đối với một cộng đồng người dùng hoặc một nhóm cộng đồng người dùng.”[15]

Theo một cách tiếp cận khác, năm 1994 Gladney đưa ra khái niệm về TVS như sau: “Một TVS phải là một tập hợp các thiết bị máy tính, hệ thống lưu trữ, truyền thông cùng với nội dung số và phần mềm để tái tạo và thúc đẩy

mở rộng các dịch vụ thông tin của các thư viện truyền thống chứa các tài liệu trên giấy và các vật mang tin khác vẫn làm như thu thập,biên mục, tìm kiếm và chia sẻ thông tin Một dịch vụ TVS phải bao gồm các dịch vụ chính yếu của các thư viện truyền thống và khai thác tối đa các lợi ích của công nghệ lưu trữ

số, tìm kiếm thông tin và truyền thông số”.[15]

Tại Việt Nam, theo Vũ Thị Ngọc Liên: “Thư viện số là một thư viện điện

tử cao cấp trong đó toàn bộ các tài liệu của thư viện đã được số hóa và được quản lý bằng một phần mềm chuyên nghiệp có tổ chức giúp người dùng dễ dàng truy cập, tìm kiếm và xem được nội dung toàn văn của chúng từ xa thông qua hệ thống mạng thông tin và các phương tiện truyền thông” [15]

Nhưng dù hiểu như thế nào đi chăng nữa thì TVS là cơ hội đặc biệt cho

thư viện truyền thống đổi mới phương thức phục vụ cho người dùng tin, đảm bảo hiệu quả, chất lượng cho đối tượng phục vụ Qua đây, cũng có thể khẳng định thư viện số và thư viện điện tử hoàn toàn không phải là một, nhưng hai

mô hình thư viện hiện đại này cũng có mối liên hệ chặt chẽ và giống nhau ở nhiều điểm

Khái niệm tài liệu số và các khái niệm liên quan

Liên quan tới tài liệu số và để hiểu rõ về tài liệu số cần nắm rõ và phân biệt khái niệm gần với nó là tài liệu điện tử Đồng thời, các khái niệm có liên

quan trực tiếp tới tài liệu số như bộ sưu tập số, số hóa cũng cần được hiểu một cách rõ ràng

Hiểu một cách ngắn gọn thì tài liệu điện tử được xem như các tài liệu được trình bày và lưu trữ trên vật mang tin điện tử và có thể truy cập được thông qua hệ thống máy tính điện tử và mạng máy tính Các vật mang tin có thể là băng từ, đĩa từ, các vật lưu trữ thông tin của máy tính khác

Vào năm 1995, F.W Lancaster đã phác thảo một lịch sử ngắn gọn về tài liệu điện tử như sau:

- Sử dụng máy tính để tạo ra những ấn bản in trên giấy thông thường

- Phân phối văn bản bằng hình thức điện tử nơi mà phiên bản điện tử tương đương chính xác với phiên bản in ấn

- Xuất bản những ấn phẩm nhỏ hơn bản in băng hình thức điện tử, có thêm đặc điểm phụ trội khả năng nghiên cứu, điều khiển dữ liệu và thông báo khả năng thông qua sự tương xứng hình ảnh

- Tạo ra những ấn bản hoàn toàn mới và khai thác khả năng thật sự của điện tử học, chẳng hạn như những siêu văn bản, âm thanh, phương tiện truyền thông cao…

Tài liệu số (TLS) là những tài liệu được tạo lập và lưu giữ, khai thác trên máy tính Tài liệu số có thể được xây dựng thông qua việc xử lý các file văn bản, các bảng biểu hoặc được chuyển đổi sang dạng số từ những tài liệu dạng khác Tài liệu cũng được đề cập đến như là những tài liệu điện tử

Theo các khái niệm về TLS và TLĐT, có thể thấy sự giống và khác nhau giữa hai loại tài liệu này Tuy nhiên, trong phạm vi hạn hẹp của Khóa luận này xin không đề cập đến vấn đề này

Khái niệm tài liệu số thường đi kèm với khái niệm về bộ sưu tập số Có thể hiểu “Bộ sưu tập số là một tập hợp có tổ chức nhiều tài liệu đã được số hoá dưới nhiều hình thức khác nhau (văn bản, hình ảnh, Audio, Video…) về một chủ đề Mặc dù mỗi loại hình tài liệu có sự khác nhau về cách thể hiện, nhưng

nó đều cung cấp một giao diện đồng nhất mà qua đó các tài liệu có thể truy cập, tìm kiếm dễ dàng” [6] Một bộ sưu tập chứa nhiều tài liệu với các dạng thức khác nhau, nhưng lại cung cấp một giao diện đồng nhất; qua đó tất cả các tài liệu có thể được truy cập, mặc dù cách mà tài liệu đó hiển thị sẽ phụ thuộc vào phương tiện và dạng thức của tài liệu đó

Quá trình chuyển các dạng dữ liệu truyền thống như các bản viết tay, bản

in trên giấy, hình ảnh… sang chuẩn dữ liệu trên máy tính và được máy tính nhận biết được gọi là số hoá tài liệu Như vậy, số hoá tài liệu là hình thức chuyển đổi các dữ liệu truyền thống bên ngoài thành dạng dữ liệu số mà máy

tính có thể hiểu được Ưu điểm của số hóa tài liệu:

- Giúp việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ, tìm kiếm thông tin một cách dễ dàng

- Linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các loại dữ liệu số khác nhau

- Giảm chi phí tối đa cho việc quản lý, không gian lưu trữ

- Có khả năng chỉnh sửa và tái sử dụng dữ liệu

1.1.2 Đặc điểm chung của tài liệu số

Do bản chất tồn tại và lưu trữ hoàn toàn khác biệt với các loại hình tài liệu truyền thống nên tài liệu số chỉ có thể vận động từ truy cập, khai thác và chia

sẻ trên máy tính hay mạng các máy tính Do vậy so với tài liệu truyền thống, tài liệu số có những đặc điểm khá nổi bật sau đây:

- Hệ thống đa truy (multi-access): Tính năng này hay còn gọi là tính dễ

dàng truy cập Tài liệu số trực tuyến trên mạng có thể được truy cập và cung cấp cho nhiều địa điểm truy cập (văn phòng, nhà ở, trường học…) tại mọi thời điểm khác nhau và cũng có thể cung cấp khả năng cho nhiều người cùng sử dụng một lúc;

- Tốc độ: Tốc độ phổ biến thông tin số hiện nay ngày càng mạnh mẽ và đã

đạt tới mức tức thời nhờ cá phương tiện tin học và viễn thông hiện đại, đặc biệt là mạng Internet Tài liệu số thường cũng được xem như là nhanh hơn nhiều để tìm kiếm, thu thập, hợp nhất thông tin cần thiết vào các tài liệu khác, bổ sung tìm kiếm và tham khảo chéo giữa các ấn bản khác nhau

- Không gian: Mật độ thông tin trong các nguồn tin số rất cao, dày đặc

Tài liệu điện tử có thể chứa đựng một lượng thông tin rất lớn, nhưng quan trọng hơn là nó có thể chứa đựng những phương tiện truyền đạt hỗn hợp như hình ảnh động, âm thanh, hoạt động của đối tượng mà tài liệu in ấn truyền thống không thể làm được

- Thuận lợi trong bảo trì: Nguồn tài liệu số, tài liệu điện tử có khả năng

tái sử dụng, tính liên tác (Interoperability) trong các thao tác cập nhật mới, loại bỏ trùng lặp, lỗi thời hay sắp xếp lại

- Bảo hiểm và an toàn: Trong nhiều trường hợp, đặc biệt là các tài liệu

quý hiếm, bản gốc của các tài liệu cần được bảo vệ thì phiên bản tài liệu

số là sự thay thế tối ưu cần thiết cho người dùng tin khai thác

- Chức năng: Một tập dữ liệu số cho phép người sử dụng tiếp cận ấn bản

và phân tích nội dung của chúng bằng các phương thức mới

1.1.3 Ý nghĩa của tài liệu số

- Tài liệu số và các bộ sưu tập số trong các thư viện sẽ tạo ra một môi trường và cơ hội bình đẳng nhằm mở rộng cho tất cả mọi người đều có cơ hội

sử dụng nguồn tài liệu phục vụ học tập, nghiên cứu bởi các tài liệu số không bị giới hạn về không gian và thời gian Nó loại bỏ đi những khoảng cách tri thức giữa người giàu và nghèo, giữa thành phố và nông thôn, và giữa các quốc gia với nhau Nó giúp cho việc sử dụng cùng một lúc, bởi nhiều người trở nên dễ dàng và linh hoạt hơn, không phụ thuộc vào số lượng người dùng, không gian

địa lý và thời gian sử dụng

- Nó giúp tiết kiệm thời gian và chi phí: Cơ quan thông tin – thư viện đỡ tốn kém nhiều khoản kinh phí cho xây dựng kho tàng, bổ sung tài liệu, bảo quản và kinh phí trả lương cho nhân viên phục vụ Hơn thế nữa, nó tạo điều kiện cho người dùng tin dễ dành tiếp cận, tiết kiệm thời gian, tiền bạc trong tìm

và sử dụng thông tin

- Khi tài liệu số và các bộ sưu tập số có thể kết hợp với các tài liệu truyền thống, các dịch vụ thư viện truyền thống sẽ phục vụ có hiệu quả hơn cho đổi mới và nâng cao chất lượng phục vụ đại đa số đối tượng người dùng tin Giúp người dùng tin chủ động trong sử dụng thư viện là công cụ cho việc học tập, nghiên cứu của mình Như vậy, các nguồn tài liệu số góp phần giải phóng kiến

thức, mở rộng đối tượng phục vụ

- TLS và các bộ sưu tập số là một lựa chọn tối ưu để bảo tồn lâu dài các tài liệu quý hiếm, ngăn chặn những rủi ro hủy hoại do thời gian, thiên tai, khí

hậu và tần suất sử dụng

1.2 Vai trò của công tác phát triển, khai thác và chia sẻ liệu số trong phục

vụ giáo dục và đào tạo tại các trường đại học

Nâng cao chất lượng đào tạo nguồn nhân lực để đáp ứng nhu cầu lao động

xã hội là một nhiệm vụ nặng nề của các trường đại học, cao đẳng trong cả

nước Với vai trò cung cấp và quản lý thông tin phục vụ giáo dục và học tập, các cơ quan thông tin – thư viện cần nhận thức rõ “đáp ứng nhu cầu thông tin một cách có hiệu quả như thế nào từ nhiều nguồn thông qua công nghệ mới” Với sự phát triển của tài liệu số, thông tin trực tuyến thì việc phát triển các tài liệu số nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng của người dùng tin càng trở lên bức thiết với các thư viện đại học Không những vậy, việc phát triển tài liệu số trong các thư viện hiện nay là một xu thế tất yếu và gắn liền với việc đẩy mạnh quá trình tự động hóa, hiện đại hoạt động thông tin – thư viện

Vấn đề phát triển tài liệu số và các bộ sưu tập số đang là đề tài quan trọng đối với các thư viện đại học Việt Nam Nhiều nơi đã nhận thức được vai trò quan trọng của việc phát triển nguồn tài liệu này và đã có những bước đi khởi đầu cho quá trình đó Tuy nhiên cũng cần phải thấy sự hạn chế trong các chính sách phát triển tài liệu số, sự khó khăn trong các nguồn lực phục vụ cho công tác này tại các thư viện

Có nhiều phương thức khác nhau để phát triển nguồn tài liệu số tại thư viện các trường đại học ở nước ta Dựa theo phương thức mua, bán thì thường tập trung vào một số nguồn tài liệu là các tạp chí, e-book có thời hạn sử dụng hạn chế và chủ yếu nguồn tiền từ các dự án đầu tư; Dựa theo phương thức liên kết, trao đổi thì các thư viện đại học hiện chưa thực hiện được do còn hạn chế

về nguồn tin, hạn chế trong việc liên kết thành một hệ thống thống nhất…; Dựa theo phương thức khai thác trực tuyến, cũng chỉ giới hạn ở một phạm vi hẹp với các trang thông tin trực tuyến mở; Dựa theo phương thức số hóa các tài liệu sẵn có hoặc được thu thập là hướng đi đúng đắn nhất nhưng cũng cần lưu

ý tới vấn đề kinh phí, nhân lực và kỹ thuật

Một vấn đề khác cần được quan tâm, đó là khai thác và chia sẻ tài liệu số

vó vai trò gì? Như thế nào? Và được tổ chức ra sao trong một quy mô còn hạn chế như tại Việt Nam Vấn đề khai thác, chia sẻ tài liệu số của cơ quan thông tin – thư viện là điều cốt lõi để kiểm chứng tính hiệu quả của dự án xây dựng nguồn tài liệu số, cho thấy tính hữu ích của một nguồn tin hiện đại và phù hợp với nhu cầu của người dùng tin hay không Nó cũng cho thấy tiềm lực thông tin số của thư viện đó Vì vậy vấn đề khai thác, chia sẻ tài liệu số được các thư viện đặc biệt quan tâm

Khai thác tài liệu số thường được dùng cho những người dùng tin của chính thư viện đó Người dùng tin khi có tài khoản tại thư viện có thể tiếp cận tới mọi nguồn tài liệu số của thư viện thông qua các sản phẩm và dịch vụ hiện

có của thư viện đó Đây là những người dùng chính trong khai thác nguồn tài liệu số của thư viện

Chia sẻ tài liệu số là một dạng của chia sẻ nguồn lực thông tin – thư viện Theo Allen Ken: Chia sẻ nguồn lực thông tin là biểu thị một phương thức hoạt động nhờ đó các chức năng thư viện được nhiều thư viện cùng chia sẻ

Còn theo Philip Senell: Chia sẻ nguồn lực chỉ là một hình thức mới của thuật ngữ đã quen thuộc, đó là hợp tác thư viện

Theo tiến sỹ Lê Văn Viết: “ Mượn, chia sẻ tài nguyên thông tin giữa các thư viện là hình thức bạn đọc khi sử dụng nguồn lực thông tin của các thư viện,

cơ quan thông tin khác trong cả nước lẫn nước ngoài để đáp ứng nhu cầu đọc

và đáp ứng nhu cầu đọc, thông tin của người dùng tin thư viện mình Như vậy

có thể mượn, chia sẻ thông tin trong nước và mượn chia sẻ thông tin quốc tế Mượn, chia sẻ tài liệu thông tin giữa các thư viện có mục đích tạo ra những điều kiện tốt nhất để thảo mãn một cách toàn diện và kịp thời những yêu cầu về

tài liệu, thông tin của các cơ quan Đảng và Nhà nước, các tổ chức kinh tế, khoa học, giáo dục, văn hóa, các tổ chức chính trị, chính trị - xã hội, xã hội nghề nghiệp và cá nhân, đồng thời phát huy hiệu quả cao nhất vốn tài liệu, thông tin của các thư viện, cơ quan thông tin trong nước”

Trong quy mô việc cùng khai thác, chia sẻ nguồn tài liệu số giữa các thư viện đại học với nhau, thì việc tốn kém kinh phí là không đáng kể Thậm chí, việc chia sẻ này còn giúp các thư viện tránh được sự trùng lặp và lãng phí Ý tưởng và giá trị của việc chia sẻ thông tin đã được Bernard Shaw diễn đạt hình tượng rằng: “Nếu mỗi người có một quả táo mà trao đổi với nhau thì kết cụ mỗi người vẫn chỉ có một quả táo Nhưng nếu mỗi người có một ý tưởng và trao đổi với nhau thì kết quả mỗi người sẽ có hai ý tưởng”

Công cụ hỗ trợ trực tiếp cho việc khai thác, chia sẻ tài liệu số là máy tính, mạng máy tính và các phương tiện đa phương tiện khác như: máy đọc đĩa, máy quét… Đồng thời cần có sự hỗ trợ của phần mềm nhằm đọc, chuyển tải các tài liệu số

Như vậy, công tác phát triển, khai thác và chia sẻ nguồn tài liệu số có mối liên hệ chặt chẽ với nhau Sự tác động qua lại giữa chúng giúp củng cố các nguồn tin số hóa của thư viện Góp phần quan trọng vào việc đổi mới và nâng cao chất lượng giáo dục, đào tạo tại các trường đại học hiện nay

1.3 Trung tâm thông tin - thư viện Đại học Giao thông Vận tải trước

nhiệm vụ phát triển, khai thác và chia sẻ nguồn tài liệu số

1.3.1 Vài nét về Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông Vận Tải

1.3.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông Vận tải

Quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông vận tải gắn liền cùng với quá trình ra đời và phát triển của Trường Đại học Giao thông Vận tải Ban đầu vào năm đầu thành lập, năm

1962 Trung tâm chỉ là một bộ phận nhỏ trực thuộc Ban Giáo vụ của trường gồm có 2 cán bộ đảm trách mọi công việc của thư viện với cơ sở vật chất và vốn tài liệu rất nghèo nàn

Trong những năm chống Mỹ, Trung tâm cùng với Nhà trường nhiều lần

sơ tán để phục vụ đảm bảo việc dạy và học được thông suốt

Năm 1980 bộ phận Thư viện của Nhà trường được tách ra thành 2 bộ phận khác nhau là Tổ Giáo trình gồm 5 người thuộc Phòng Giáo vụ và Tổ Thư viện gồm 7 người thuộc Ban nghiên cứu khoa học Đến năm 1984, được chính thức trở thành một đơn vị độc lập trực thuộc Ban Giám hiệu Nhà trường

Theo Quyết định số 73QĐ – BGD&ĐT ngày 21/02/2002 Thư viện Đại học Giao thông Vận tải được chính thức đổi tên thành Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông Vận tải (sau đây gọi tắt là Trung tâm)

Cuối năm 2002, đầu năm 2003 Trung tâm được thụ hưởng dự án đầu tư ở mức A, B của Ngân hàng Thế giới nên đã được đầu tư về trang thiết bị hiện đại

và hệ thống máy tính nhằm nâng cao chất lượng hoạt động thông tin thư viện

Năm 2004 với dự án giáo dục ở mức C đã đưa Trung tâm trở thành một trong những thư viện hiện đại hàng đầu tại khu vực miền Bắc

Với những thành tích đã đạt được, Trung tâm đã nhiều lần được Nhà trường, Bộ Giáo dục và Đào tạo, Bộ Giao thông Vận tải khen thưởng và động viên

1.3.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm

Chức năng:

Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học Giao thông Vận tải vì vậy

có những chức năng cơ bản sau:

- Chức năng phục vụ nguồn tài liệu, thông tin cho công tác giáo dục, đào tạo và nghiên cứu khoa học, xây dựng nguồn nhân lực có đủ trình độ đáp ứng xây dựng và phát triển giao thông vận tải của đất nước

- Chức năng nghiên cứu, thu thập, bổ sung, xứ lý tài liệu khoa học kỹ thuật công nghệ giao thông vận tải và các tài liệu khác thuộc các lĩnh vực có liên quan phục vụ giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học của cán bộ, giảng viên và sinh viên nhà trường

- Xây dựng hệ thống tra cứu, tìm tin, thiết lập mạng lưới truy nhập và tìm tin tự động hóa, tổ chức cho bạn đọc khai thác và sử dụng hợp lý, thuận lợi và có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin của Trung tâm

- Quản lý và sử dụng hiệu quả tài sản của Trung tâm được giao, gồm toàn

bộ hệ thống cơ sở vật chất trang thiết bị, hệ thống tài nguyên thông tin

- Phát triển mối quan hệ hợp tác với các thư viện, cơ quan thông tin, tổ chức khoa học, xuất bản về lĩnh vực giao thông vận tải trong và ngoài nước

- Nghiên cứu, đẩy mạnh phát triển chuyên môn nghiệp vụ thư viện

1.3.1.3 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ của Trung tâm

Cơ cấu tổ chức:

Hiện nay, ngoài Ban Giám đốc có nhiệm vụ điều hành và quản lý chung các hoạt động cơ bản thì Trung tâm còn được phân chia ra các phòng ban chức năng với các nhiệm vụ cụ thể sau:

- Phòng nghiệp vụ (Tầng 4)

- Phòng mượn (Tầng 4)

- Hệ thống các phòng đọc bao gồm: Phòng đọc tiếng Việt (Tầng 5); phòng đọc ngoại văn, báo – tạp chí, luận án, luận văn (Tầng 6); phòng đọc điện tử (Tầng 7) Các phòng đọc này đều được tổ chức theo hình thức phòng đọc mở, phục vụ người dùng tin sử dụng tài liệu tại chỗ

Cơ cấu tổ chức của Trung tâm được thể hiện qua sơ đồ sau:

Đội ngũ cán bộ:

Hiện nay Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Giao thông Vận tải bao gồm

19 cán bộ Trong đó:

- Ban Giám đốc: 2 người

- Nhân viên nghiệp vụ và phục vụ: 17 người

Số lượng cán bộ được bố trí như sau:

- Ban Giám đốc: 02 người

- Phòng nghiệp vụ: 05 người

- Phòng mượn: 04 người

- Phòng đọc tiếng Việt: 03 người

- Phòng đọc ngoại văn, báo – tạp chí, luận văn: 02 người

Phòng đọc điện tử

Phòng hội thảo

Phòng mượn

Phòng đọc tiếng Việt

Phòng đọc sách ngoại, luận văn

BAN GIÁM ĐỐC

Do đội ngũ cán bộ Trung tâm còn thiếu về số lượng trong khi lại phải thực hiện một khối lượng công việc rất lớn, quản lý một trung tâm với các trang thiết bị hiện đại nên về mặt tổ chức lao động theo các phòng ban chưa thật chuyên môn hóa Cán bộ giữa các phòng nghiệp vụ, phòng đọc và mượn liên tục phải luân chuyển cho nhau

1.3.1.4 Cơ sở vật chất, trang thiết bị của Trung tâm

Trung tâm hiện nay đang có một hệ thống cơ sở vật chất khá hiện đại và đồng bộ Hầu hết các trang thiết bị của Trung tâm đều được thụ hưởng từ dự án

ở mức C của Ngân hàng thế giới năm 2003, các trang thiết bị mới và cấu hình

ổn định từ hệ thống máy chủ, máy trạm, hệ thống an ninh, bàn ghế, giá sách… Nằm trong hệ thống toàn nhà 7 tầng (nhà A8), Trung tâm có diện tích gần

Tất cả các phòng đọc và mượn của Trung tâm đều được trang bị hệ thống máy điều hòa nhiệt độ với 13 tủ điều hòa nhiệt độ 50.000 BTU và 20 máy điều hòa nhiệt độ 18.000 BTU

Hệ thống máy tính: Trung tâm hiện có 17 máy chủ, 140 máy trạm phục vụ công tác nghiệp vụ của cán bộ, tra cứu của sinh viên và tại phòng đọc điện tử

Hệ thống máy in, máy photo được bố trí tại tất cả các phòng nghiệp vụ và phòng đọc nhằm phục vụ công tác nghiệp vụ và nhu cầu cảu bạn đọc

Hệ thống an ninh: Tất cả các phòng của Trung tâm đều được lắp đặt camera phục vụ quản lý bạn đọc Với 30 camera có khả năng lưu trữ hình ảnh, được lắp đặt khoa học

Tại các phòng đọc mở tại tầng 5 và 6 đều được bố trí hệ thống cổng an ninh kép RFID nhằm kiểm soát tài liệu, kiểm soát bạn đọc ra vào phòng đọc

Hệ thống máy quét, máy đọc mã vạch tại các phòng nghiệp vu, phòng mượn và các phòng đọc

Trung tâm hiện nay đang sử dụng phần mềm quản trị thư viện tích hợp Ilib 4.0 của công ty CMC Phần mềm được ứng dụng trong hầu hết các hoạt động nghiệp vụ, công tác phục vụ người dùng tin, giúp ích rất nhiều cho Trung tâm trong việc tự động hóa các hoạt động thông tin – thư viện Phần mềm gồm

8 module nhưng hiện Trung tâm chỉ sử dụng một số module như: Biên mục bổ sung, mượn trả, thống kê lượt bạn đọc, quản trị hệ thống…

Trung tâm hiện cũng sử dụng phần mềm quản lý dữ liệu số Dlib nhằm giúp quản lý và khai thác nguồn tài liệu số của mình

1.3.1.5 Nguồn lực thông tin của Trung tâm

Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Giao Thông Vận tải đã không ngừng xây dựng và phát triển được một nguồn lực tài nguyên thông tin lớn nhằm đáp ứng nhu cầu của người dùng tin trong trường Vốn tài liệu của Trung

tâm rất phong phú thuộc tất cả các ngành đào tạo và nghiên cứu của trường hiện nay

Bao gồm tất cả các loại tài liệu được xuất bản, in ấn, photo trên giấy theo phương pháp in ấn truyền thống như: sách, báo, tạp chí, luận án, luận văn…Cụ thể như sau:

Sách giáo trình: 3495 đầu = 84.484 bản

Sách tham khảo: 15.243 đầu = 48.857 bản

Tài liệu tra cứu: 3050 đầu = 3421 bản

Tạp chí: 893 đầu = 3120 bản

Bài giảng: 162 đầu = 324 bản

Luận văn luận án: Trên 2300 bản

Nghiên cứu khoa học: 426 đầu = 426 bản

Báo - tạp chí: gần 200 đầu

+ Báo, tạp chí Tiếng Việt: 77 đầu

+ Tạp chí ngoại văn: 20 đầu

+ Tạp chí đóng quyển: 4191 cuốn

Tài liệu hiện đại:

CSDL thư mục gồm: Tổng số hơn 18962 biểu ghi trong đó:

+ CSDL sách: 14943 biểu ghi

+ CSDL báo, tạp chí đóng quyển: 1933 biểu ghi

+ CSDL luận án, luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học: gần 2450 biểu ghi

+ CSDL sách lưu chiểu: 732 biểu ghi

CSDL toàn văn gồm:

681 đầu giáo trình, luận án, luận văn và báo cáo khoa học

8 CSDL toàn văn tiếng Anh – Mỹ, như: CSDL tiêu chuẩn Giao thông Vận tải; Các tiêu chuẩn Giao thông Vận tải của Viện tiêu chuẩn Anh; CSDL DEL…

1.3.1.6 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin tại Trung tâm

Người dùng tin là một trong bốn yếu tố cấu thành quan trọng của các cơ quan thông tin thư viện Vì vậy, một trong những nhiệm vụ quan trọng của Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Giao thông vận tải là phục vụ tốt nhất nhu cầu tin của người dùng tin Đây là mục đích cuối cùng, quan trọng nhất của Trung tâm

Đối tượng người dùng tin chính của Trung tâm là cán bộ quản lý, nghiên cứu, đội ngũ giảng viên, nghiên cứu sinh, học viên cao học và sinh viên đang học tập tại Trường Đại học Giao thông Vận tải

Hiện nay theo thống kê số lượng người dùng tin tại Trung tâm là: khoảng trên 10000 thẻ Trong đó chủ yếu là sinh viên, học viên cao học và nghiên cứu sinh

Nhóm đối tượng người dùng tin là cán bộ quản lý, giảng viên và nghiên cứu

Nhóm đối tượng người dùng tin này là những người có trình độ chuyên môn, sử dụng thông tin phục vụ công tác quản lý, giảng dạy và nghiên cứu khoa học Nhóm người dùng tin này chiếm khoảng 20 % cơ cấu NDT tại Trung tâm, là những cán bộ có học hàm học vị là Giáo sư, phó giáo sư, tiến sỹ, thạc

sỹ, cao học…

Đặc điểm nhu cầu tin của học là những thông tin có tính chất chọn lọc cao, có phạm vi bao quát rộng, những tài liệu có giá trị nghiên cứu và tập trung vào những vấn đề mới, mang tính sáng tạo đột phá trong ngành giao thông vận tải

Các tài liệu phản ánh xu thế phát triển trong tương lai của các ngành giao thông vận tải trong nước và thế giới

Các tài liệu phản ánh những tiến bộ trong công nghệ xây dựng, thiết kế, thi công các công trình giao thông mà Việt Nam đã và đang ứng dụng

Các tài liệu chỉ đạo, lãnh đạo, hoạch định chính sách về giáo dục đại học, giao thông vận tải của Đảng và Nhà nước

Đối với nhóm người dùng tin này có những đặc thù riêng về tuổi tác, thời gian và cương vị công tác nên cần có sự khác nhau về sử dụng các loại hình tài liệu Với họ thường quan tâm đến các tài liệu sách, báo, tạp chí và các công trình nghiên cứu lớn Bên cạnh đó là các nguồn tin trực tuyến, internet và tiếng nước ngoài

Nhóm người dùng tin là học viên cao học, nghiên cứu sinh, sinh viên

Đây là nhóm đối tượng người dùng tin chủ yếu, chiếm 80% cơ cấu người dùng tin tại Trung tâm Theo một số liệu thống kê mới đây thì nhóm người dùng tin này có khoảng 80% là dành từ 3 – 5 giờ/ngày và dành từ 1 – 3 lần/tuần để đến thư viện mượn và đọc sách

Với mục tiêu tăng cường, mở rộng quy mô và phạm vi ngành nghề đào tạo nên số lượng học viên, sinh viên ngày càng đông đảo nên nhu cầu về sử dụng thư viện và khai thác thông tin là rất lớn Họ đều có nhu cầu sử dụng thông tin tư liệu để học tập, nghiên cứu và trao đổi kiến thức

Nội dung thông tin mà họ quan tâm đến là các thông tin mang tính nền tảng kiến thưc cơ sở, lý thuyết chuyên ngành mình đang được đào tạo và theo học Gồm các lĩnh vực như: Giao thông đường bộ, giao thông đường sắt, giao thông hàng không, kinh tế giao thông, kinh tế tài chính, máy và chế tạo máy, điện tử…

Đối với các loại hình thông tin giải trí đối với nhóm người dùng tin này cũng có nhu cầu lớn, được họ sử dụng sau mỗi giờ học hay vào cuối tuần Với các vấn đề về văn hóa, thể thao và du lịch

Loại hình thông tin ưa thích của họ là những loại hình mang tính chất trực quan, trực tuyến, qua đĩa CD…

1.3.2 Đặc điểm về nguồn tài liệu số tại Trung tâm

Sau giai đoạn được đầu tư nâng cấp 2002 – 2004, Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông Vận tải đã có bước chuyển mình mạnh mẽ cả về chất và lượng Với những gì đã được đầu tư, Trung tâm đã có được một hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại, vốn tài liệu phong phú, đa dạng Trung tâm dần được hiện đại hóa, tự động hóa trong nhiều khâu nghiệp vụ và phục vụ người dùng tin Trung tâm được đánh giá là một trong những cơ sở thư viện hiện đại hàng đầu của hệ thống thư viện đại học các tỉnh phía Bắc

Trung tâm cũng liên tục bổ sung, phát triển các nguồn tài liệu phục vụ công tác giáo dục và đào tạo của Nhà trường Nhận thức được tầm quan trọng của các nguồn tài liệu số - tài liệu điện tử trong việc học tập, nghiên cứu của người dùng tin trong trường và đáp ứng cho sự phát triển mới; Trung tâm đã tập trung mạnh cho việc xây dựng, phát triển các loại hình cơ sở dữ liệu số hiện đại dựa trên các phần mềm quản trị thư viện Ilib và phần mềm thư viện số Dlib

Đây là một dạng tài liệu quan trọng đã và đang được Trung tâm đặc biệt quan tâm, tiếp tục xây dựng và phát triển Hiện nay tại Trung tâm cũng đã bước đầu xây dựng được các loại hình CSDL số, kết nối mạng LAN (Mạng nội bộ), WAN (Mạng diện rộng), INTERNET (Mạng toàn cầu) Trung tâm sử

dụng phần mềm Ilib 4.0 và phần mềm Dlib nhằm phục vụ công tác phát triển, duy trì, quản lý và phục vụ tra cứu nhanh chóng, cập nhật thường xuyên

Nguồn tài liệu số - tài liệu điện tử của Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Giao thông Vận tải giờ đây khá phong phú, đa dạng bao gồm: Các CSDL thư mục, các CSDL toàn văn (trực tuyến và offline), một số sách điện tử

E – Books, hệ thống các đĩa CD-ROM, nguồn tin trực tuyến trên mạng Internet…

Hệ thống CSDL thư mục:

Trước hết, cơ sở dữ liệu là tập hợp các dữ liệu về các đối tượng cần được quản

lý, được lưu giữ đồng thời trên các vật mang tin của máy tính điện tử và được quản lý theo một cơ chế thống nhất nhằm giúp cho việc truy cập và xử lý dữ liệu được dễ dàng và nhanh chóng

Hiện nay, Trung tâm đã xây dựng được 19780 biểu ghi thư mục Trong đó:

- CSDL sách: 14943 biểu ghi, trong đó:

Sách lẻ: Trên 8990 biểu ghi

Sách bộ biểu ghi chung: 1121 biểu ghi

Sách bộ biểu ghi riêng: 4832 biểu ghi

- CSDL báo – tạp chí: 1933 biểu ghi, trong đó:

Báo – Tạp chí: hơn 461 biểu ghi

Báo – Tạp chí đóng quyển: 1472 biểu ghi

- CSDL luận án, luận văn: trên 2350 biểu ghi, trong đó:

Luận án: trên 48 biểu ghi

Luận văn: trên 1748 biểu ghi

- CSDL đề tài nghiên cứu khoa học: 554 biểu ghi

Cơ cấu, số lượng các loại CSDL thư mục tại TTTT-TV ĐHGTVT được thể hiện trong bảng sau:

Loại CSDL thƣ mục Số lƣợng (biểu ghi) Tỷ lệ (%)

- Trung tâm hiện nay cũng số hóa được trên 600 tên luận án, luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học từ cấp Bộ trở lên

Hệ thống CSDL trực tuyến:

Bên cạnh các CSDL do Trung tâm tự xây dựng, TTTT-TV ĐHGTVT còn

có các tài nguyên thông tin rất lớn và phong phú qua 8 CSDL trực tuyến Tất

cả các CSDL này đều bằng tiếng Anh Đây là các CSDL điện tử do Trung tâm mua từ Dự án giáo dục đại học mức C từ nước ngoài Tuy nhiên trong số các CSDL trực tuyến này thì có một số CSDL đã hết hạn truy cập từ cuối năm

2009, một số phần của các CSDL được Trung tâm tải về Các CSDL này bao gồm:

1 CSDL Tiêu chuẩn Giao thông vận tải: Đây là CSDL bao gồm các tiêu chuẩn

của Hiệp hội kỹ thuật đường sắt và bảo trì đường bộ Mỹ được sử dụng trong thiết kế, xây dựng, bảo trì, nâng cấp và sửa chữa đường sắt, các công trình đường sắt, đường bộ và hầm…các tiêu chuẩn cho việc xây dựng đường cao tốc, đường đô thị, kiểm soát tiếng ồn trong giao thông, biển báo tín hiệu giao thông…

2 CSDL Tiêu chuẩn giao thông vận tải của Viện tiêu chuẩn Anh (BSI): Đây là

CSDL của Viện Tiêu chuẩn Anh thuộc các lĩnh vực về giao thông đường bộ,

kỹ thuật đường sắt, kỹ thuật máy bay và các phương tiện hàng không khác, thuộc kiến thức về đóng tàu và kiến trúc hàng hải…

3 Tạp chí điện tử của Viện điện – Điện tử - Kỹ thuật Mỹ (IEEASPP Online-All Society Periodicals Package): Đây là một CSDL bao gồm hơn 118 tạp chí

chuyên ngành điện, điện tử và hơn 80.000 bài báo của hơn 50.000 tác giả là các nhà khoa học, kỹ sư, nghiên cứu và nhà báo về lĩnh vực điện, kỹ thuật điện tại Mỹ và trên thế giới Toàn bộ sưu tập này bao gồm gần 1 triệu tài liệu toàn văn dạng file PDF

4 CSDL Tiêu chuẩn về giao thông vận tải của Viện tiêu chuẩn Anh (BSI):

CSDL này bao gồm 20 tập tài liệu toàn văn dạng file PDF về tiêu chuẩn trong

giao thông vận tải của Viện tiêu chuẩn Anh do Nhà xuất bản British Standard Institution cung cấp

5 Tạp chí điện tử toàn văn của Hội kỹ thuật dân dụng Mỹ (ASCE): Đây là

CSDL cung cấp cho người dùng tin tiếp cận đến trên 30 tạp chí toàn văn về kỹ thuật dân dụng, thông tin hồi cố về các kỹ thuật thuộc lĩnh vực dân dụng

6 Sách điện tử eBrary: ENGINEERING & TECHNOGY Subject Collection:

Khi người dùng tin có thể truy cập vào trang Web cung cấp sách điện tử này để tiếp cận tới gần 2000 đầu sách về kỹ thuật cơ khí, kỹ thuật hóa học, công nghệ nanno, chế tạo máy hay điều khiển học…

7 Sách điện tử KNOVEL: ENGINEERING Subject Area Collection: Đây là

CSDL cung cấp 377 cuốn sách điện tử tương tác thuộc 7 chủ đề lớn:

Điện và kỹ thuật điện

Cơ học và kỹ thuật cơ học

Điện tử và chất bán dẫn

Kỹ thuật hàng không và Rada

Môi trường và công nghệ môi trường

Vật liệu xây dựng và xây dựng dân dụng

Kỹ thuật tổng quát

8 Sách điện tử: Digital Engineering Library (DEL)

9 CSDL dùng thử: SpringerMeterials

Hệ thống CSDL Offline: Đây là các CSDL điện tử phong phú với nội dung

chủ yếu về các lĩnh vực giao thông vận tải được Trung tâm tải về từ các CSDL nước ngoài sau khi hết hợp đồng khai thác trực tuyến về máy chủ để xử lý nghiệp vụ và xây dựng các CSDL Offline

Nguồn thông tin trên mạng Internet: Bên cạnh các nguồn tài liệu toàn văn từ

các CSDL, Trung tâm còn phục vụ người dùng tin các nguồn tin phong phú từ các trang mạng Internet Gắn liền với một số trang tìm kiếm thông thường như: http://www.vista.gov.com

http://www.google.com

http://www.yahoo.com

http://www.vinaseek.com

http://www.user.gru.net

Đĩa CD-ROM: Đây là một thiết bị lưu trữ thông tin hiện đại, phổ biến, dễ thực

hiện, chúng được sử dụng để lưu trữ dữ liệu dưới dạng: văn bản, âm thanh, hình ảnh…Với một đĩa CD-ROM có dung lượng trên dưới 700 Mb tương đương với khoảng 300.000 trang giấy khổ A4 Tại đây, người dùng tin có thể khai thác thông tin trên đĩa CD-Rom thông qua hệ thống máy tính của Trung tâm tại Phòng đọc điện tử Hiện nay, Trung tâm đang tiếp tục xây dựng các CSDL trên đĩa CD-ROM để có thể lưu trữ an toàn dữ liệu Đối tượng dữ liệu được quản lý trong các đĩa là các luận văn thạc sỹ, luận án tiến sỹ, các đề tài nghiên cứu khoa học trong và ngoài trường được thu thập Hiện nay số lượng đĩa CD-ROM tại Trung tâm có số lượng khoảng trên 2500 đĩa

NỘI DUNG CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC PHÁT TRIỂN, KHAI THÁC

VÀ CHIA SẺ NGUỒN TÀI LIỆU SỐ TẠI TRUNG TÂM

THÔNG TIN - THƯ VIỆN ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI

2.1 Các yếu tố tác động đến công tác phát triển, khai thác và chia sẻ tài

liệu số tại Trung tâm

2.1.1 Yếu tố chính sách, cơ sở pháp lý về sự nghiệp thông tin-thư viện

Trong những năm gần đây, được sự quan tâm chỉ đạo của Đảng và Nhà nước, ngành văn hóa nước nhà ngày càng đạt được những thành tựu quan trọng, phát triển mạnh mẽ về mọi mặt Hoạt động thông tin – thư viện cũng được sự quan tâm đó, ngày càng phát triển đáp ứng nhu cầu thông tin của xã hội Chính sách của Đảng và Nhà nước có những tác động hết sức to lớn đến

sự nghiệp thư viện nước ta

Để đáp ứng tốt hơn nhu cầu thông tin của người dùng tin thì các loại hình sản phẩm, dịch vụ mới trong thư viện cũng ra đời Trong đó có tài liệu số, tài liệu điện tử đã góp phần to lớn làm thay đổi bộ mặt của thư viện Việt Nam ngày nay Vì vậy, những chính sách của Đảng và Nhà nước cũng cần có những tác động đến lĩnh vực này

Năm 1993, Thủ tướng Chính phủ ra Quyết định số 25/QĐ – TTg ngày 19/01/1993 về một số chính sách nhằm xây dựng và đổi mới sự nghiệp văn hóa nghệ thuật Việt Nam

Pháp lệnh Thư viện ra đời chính là cơ sở pháp lý quan trọng cho sự phát triển của sự nghiệp thư viện Việt Nam Tại chương IV điều 23 của Pháp lênh

có quy định: “Thư viện hoạt động bằng ngân sách nhà nước, được thu phí với

các hoạt động dịch vụ sao chụp, nhân bản tài liệu, biên dịch phù hợp với pháp luật về bảo vệ quyền tác giả, biên soạn thư mục; phục vụ tài liệu tại nhà hay gửi qua bưu điện và một số dịch vụ khác theo yêu cầu của người sử dụng vốn tài liệu thư viện”

Chỉ thị số 58 – CT/TW của Bộ Chính trị về “ Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ cho sự nghiệp công nghiệp hóa – hiện đại hóa đất nước”

Quyết định số 56/2007/QĐ-TTg ngày 03/05/2007 về Chương trình phát triển công nghiệp nội dung số Việt Nam đến năm 2010 Trong đó nhấn mạnh đến vai trò, tầm quan trọng của nội dung số, ngân sách và chính sách phục vụ cho việc phát triển công nghiệp nội dung số, nguồn thông tin số

Trong những năm qua, các chính sách của Đảng và Nhà nước cũng quan tâm chú trọng đến việc thúc đẩy ứng dụng công nghệ thông tin, xây dựng các

mô hình thư viện hiện đại:

- Chính sách phát triển nguồn lực thông tin: Xác định nguồn lực thông tin không chỉ bao gồm các tài liệu in ấn truyền thống mà cả các tài liệu điện tử, tài liệu số như các CSDL trên CD-ROM, nguồn thông tin trên mạng

- Chính sách xây dựng mạng: xem đây là nhiệm vụ quan trọng cần thực hiện trong giai đoạn đến năm 2015, tập trung đầu tư các mạng nội bộ, mạng diện rộng, tiến tới xây dựng mạng toàn quốc kết nối mọi thư viện

Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông Vận tải luôn luôn xác định việc phát triển một nguồn lực thông tin số, trong đó có các bộ sưu tập

số do Trung tâm tự xây dựng dựa trên cơ sở các tài liệu nội sinh thu được trong thời gian qua là một trong những mục tiêu hàng đầu Trên thực tế, mặc dù chưa

xây dựng cho mình một chính sách cụ thể cho việc phát triển, khai thác và tiến tới chia sẻ nguồn tài liệu số cho mình nhưng Trung tâm cũng bắt đầu tiến hành các công việc ban đầu cần thiết cho công tác này Trong những năm qua, đặc biệt là giai đoạn 2003 – 2006, Nhà trường đã dành nhiều chính sách ưu tiên cho phát triển thư viện, tạo điều kiện xây dựng cơ sở vật chất, tự động hóa hoạt động thông tin – thư viện và phát triển ban đầu một hệ thống nguồn tài liệu số hóa Nhưng chính sách cụ thể chưa có nhưng nằm trong các chính sách chung

về phát triển nguồn lực thông tin có sự ưu tiên nhất định đối với nguồn tin số hóa Chính sách trong việc nộp các CD-ROM bên cạnh nộp các cuốn luận án, luận văn lên thư viện là một minh chứng cụ thể; chính sách khuyến khích giảng viên, cán bộ chuyển bài giảng điện tử của mình lên thư viện hoặc chuyển các tài liệu từ các hội thảo khoa học lên thư viện…

Để công tác này tại Trung tâm đạt hiệu quả cao, những chính sách về sự nghiệp thông tin – thư viện của Đảng và Nhà nước có vai trò định hướng, những chính sách sát sao của Ban Giám hiệu trường và Ban Giám đốc là cơ sở quan trọng

2.1.2 Yếu tố chức năng, loại hình và quy mô thƣ viện

Việc xây dựng mô hình thư viện số với các nguồn tài liệu số, các bộ sưu tập số phụ thuộc rất lớn vào chức năng, loại hình và quy mô của mỗi thư viện Mỗi thư viện phụ thuộc vào chức năng của mình để xác định mục tiêu, chiến lược để phát triển nguồn tài liệu số Từ chức năng của mình, thư viện lựa chọn loại tài liệu nào là phù hợp nhất để số hóa hoặc xây dựng nên các bộ sưu tập số Căn cứ vào loại hình, quy mô và năng lực để có chính sách phù hợp

Việc phát triển và khai thác, chia sẻ nguồn tài liệu số là một quá trình lâu dài, đòi hỏi một nguồn lực từ nhân lực, kinh phí, công nghệ

Xác định những mặt mạnh, mặt yếu của thư viện mình về công nghệ, nội dung, nguồn tin, nguồn nhân lực;

Nhận diện nhóm người dùng tin chủ yếu nhất sử dụng thường xuyên và nhiều nhất các bộ sưu tập số sau khi được hình thành Mỗi loại hình thư viện lại có những người dùng tin riêng và có nhu cầu tin khác biệt

Căn cứ vào loại hình, quy mô của thư viện mà có nguồn ngân sách và chính sách phù hợp nhất Những hệ thống tài chính thường cho phép các thư viện hoạt động dưới một lượng ngân sách nhất định, tùy vào loại hình, quy mô

và mục đích tồn tại của thư viện đó

Mỗi loại hình thư viện có những nhiệm vụ, yêu cầu và chức năng khác nhau trong việc phát triển nguồn lực thông tin và phục vụ người dùng tin Quy

mô của thư viện cũng tác động rất nhiều đến việc xây dựng và phát triển các nguồn tài liệu số Nói đến quy mô của thư viện là nói đến thực lực và tiềm năng của thư viện Qua thực tế khảo sát, tại Trung tâm có một số điều kiện nhất định về mặt chủ trương, công nghệ và nhân lực cho việc phát triển nguồn tài liệu số và tiến tới xây dựng một thư viện số kết hợp với mô hình thư viện truyền thống được tự động hóa cao

Theo đó, là một loại hình thư viện trường học với chức năng thu thập, xử

lý và cung cấp nguồn tài liệu phục vụ học tập và nghiên cứu trong phạm vi trường đại học mình; Trung tâm thường ưu tiên cho việc phát triển các tài liệu

số có nội dung phù hợp với chương trình đào tạo của Nhà trường; ưu tiên phát triển các tài liệu là các luận án, luận văn và các bài giảng trong trường; trước mắt ưu tiên việc phục vụ cho cán bộ, giảng viên, nghiên cứu sinh và sinh viên trong trường và tiến tới liên kết chia sẻ với các thư viện đại học khác

Dựa vào loại hình và chức năng của mình mà Trung tâm xây dựng các chính sách và có quan điểm phù hợp cho công tác phát triển tài liệu số, cung cấp các sản phẩm và dịch vụ gắn liền với quá trình khai thác và chia sẻ nguồn tài liệu này

Quy mô của Trung tâm hiện nay không phải là nhỏ, có thể nói là một trong những đơn vị lớn tại miền Bắc với vốn tài liệu phong phú, được đầu tư hợp lý và có cơ sở vật chất đầy đủ, hiện đại Điều đó tạo điều kiện cho Trung tâm phát triển tài liệu số của mình dựa vào phương thức mua, bán và số hóa các nguồn dữ liệu sẵn có của mình Bên cạnh đó, với quy mô là một thư viện trường đại học nằm trong cơ cấu trường học nên cũng có những điều kiện về kinh phí, nhân lực và chính sách nằm trong cơ cấu này

2.1.3 Yếu tố người dùng tin và nhu cầu tin

Đối với Trung tâm, với những đối tượng người dùng tin đặc thù là cán bộ giảng viên, học viên và sinh viên nên việc phát triển các nguồn tài liệu số cần phụ thuộc vào nhu cầu của những đối tượng này Dựa trên những chức năng, nhiệm vụ phục vụ giáo dục, đào tạo và nghiên cứu của Trường để xây dựng và phát triển các nguồn tài liệu số phù hợp.Sự tác động của người dùng tin và nhu cầu tin tới việc xây dựng, khai thác và chia sẻ nguồn tài liệu số tại Trung tâm thể hiện ở nhiều khía cạnh:

Nội dung của thông tin, nguồn tài liệu được cung cấp: Đối với những

nhóm người dùng tin khác nhau thì nhu cầu thông tin cũng khác nhau, thông tin đặc trưng cho đối tượng – thuộc tính, thông tin cần được xử lý cũng khác nhau Điều đó phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của người dùng tin Đối với nguồn tài liệu số, chúng có nội dung hết sức đa dạng, phong phú Và, không phải loại thông tin nào cũng được phát triển, xây dựng để trở thành một tài liệu số, mà

từng cơ quan thư viện dựa vào đặc trưng nhu cầu người dùng tin của cơ quan mình mà có chính sách phù hợp trong việc phát triển nguồn tài liệu số, đặc biệt

là về nội dung của những tài liệu này Đối với Thư viện Đại học Giao thông Vận tải, các tài liệu số mà thư viện hướng tới là các tài liệu có nội dung về các tiêu chuẩn trong ngành giao thông, vận tải, các kỹ thuật xây dựng tiên tiến và được cập nhật thường xuyên…

Hình thức thông tin được cung cấp: Đối với nguồn tài liệu số hình thức

mà người dùng tin thường sử dụng là trên máy tính điện tử, một số phương tiện

đa phương tiện Những hình thức này có thể là các CSDL thư mục trực tuyến hay Offline, CSDL toàn văn, CSDL trên đĩa CD-ROM… Những hình thức này hiện nay lại rất được đa số người dùng tin của thư viên ưa chuộng

Hình thức cung cấp thông tin: Đối với đa phần người dùng tin hiện nay,

tâm lý của họ là được tiếp cận và sử dụng nguồn tin ngay tại nhà hoặc tại chính nơi mình làm việc và thậm chí là bất kỳ đâu Tài liệu số và các bộ sưu tập số hiện nay hoàn toàn đáp ứng được các yêu cầu này thông qua các hình thức cung cấp thông tin từ xa, thông tin trực tuyến, khai thác qua máy tính và mạng máy tính cục bộ hoạc toàn cầu Trung tâm hiện nay cần mở rộng hơn các hình thức cung cấp thông tin của mình, trong đó có thông tin dạng số

2.1.4 Yếu tố kinh phí, đầu tƣ tài chính

Như đã nêu ở phần trên, những hệ thống tài chính thường cho phép các thư viện hoạt động dưới một lượng ngân sách nhất định Việc phát triển các tài liệu số thường gắn với việc mua các quyền sử dụng hoặc quyền được số hóa; việc mua các quyền sử dụng này thường được thực hiện dựa trên cơ sở hàng năm Ngoại trừ mạng Internet cho phép truy cập miễn phí, các vấn đề mà

người phát triển các nguồn tài liệu số gặp phải là khi tiến hành lập ngân sách cho việc phát triển bộ sưu tập

Trên thực tế bất kỳ một hoạt động phát triển nguồn tài liệu số nào đều phụ thuộc vào tính khả thi của các chính sách ngân sách Nhưng ngân sách tài chính của cơ quan không phải lúc nào cũng đáp ứng được yêu cầu của người xây dựng và nhu cầu sử dụng của người dùng tin Vì vậy, ngân sách cần đảm bảo được tính cân đối giữa các loại hình/khổ mẫu tài liệu và hình thức truy cập Việc xây dựng chính sách về kinh phí và đầu tư về tài chính còn được xác định bởi các yếu tố sau đây:

- Việc ai sẽ là người ra quyết định cho việc duyệt chi ngân sách và mua nguồn tài liệu số của cơ quan Có thể đó chính là thủ trưởng của cơ quan, nhưng đó có thể là người đứng đầu của một hệ thống cơ quan sự nghiệp mà cơ quan thư viện chỉ là một bộ phận trong đó Ví dụ: một Trung tâm Thông tin – Thư viện của một trường Đại học được duyệt chi ngân sách bởi Hiệu trưởng của trường đại học đó

- Giá cả của nguồn tài liệu điện tử, của bộ sưu tập đó thường cao hơn rất nhiều so với các tài liệu in ấn truyền thống khác Nhưng xem xét đến những yếu tố thuận lợi và những lợi ích to lớn mà các nguồn tài liệu này mang lại trong tương lai thì xứng đáng để đầu tư ngân sách cho việc thuê, mua chúng Cũng có những sản phẩm tài liệu số có trị giá hàng chục ngàn đô la và người mua bị buộc phải trả tiền thuê bao sử dụng dài hạn

- Sự dao động giá cả ở các nguồn tài liệu số hoàn toàn không thể dự đoán chính xác và nó có thể kéo tỷ lệ lạm phát gia tăng, làm giảm hoặc tăng giá trị các “gói hàng” tài liệu số mà cơ quan đã mua

Hoạt động của Trung tâm dựa hoàn toàn vào nguồn kinh phí do Nhà trường cấp cho hàng năm Trong đó kinh phí cho việc phát triển các tài liệu số cũng nằm trong nguồn kinh phí này Một số CSDL toàn văn hiện có của Trung tâm được mua bằng nguồn vốn tài trợ từ Dự án mức C những năm 2006 –

Đối với công nghệ cho việc tạo lập và vận hành nguồn tài liệu số cần phải đáp ứng các yêu cầu:

- Công nghệ là công cụ, môi trường để đảm bảo tốt nhất cho các tài liệu

số sau khi được tạo lập sẽ dễ dàng cho duy trì, kiểm soát và thuận tiện cho người dùng tin tiếp cận, sử dụng;