Luận Văn Tìm hiểu các sản phẩm và dịch vụ thông tin tại Thư viện Học viện Hậu cần

Với ý nghĩa và tầm quan trọng đó, tôi đã tiến hành nghiên cứu đề tài: “Tìm hiểu các sản phẩm và dịch vụ thông tin tại Thư viện Học viện Hậu cần” nhằm mục đích tìm hiểu thực trạng các sản

Tìm hiểu các sản phẩm và dịch vụ thông tin tại Thư viện Học viện

Hậu cần

LỜI MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài:

Thế kỷ 20 vừa qua là thế kỷ phát triển nhanh của khoa học công nghệ trong lịch sử nhân loại từ trước đến nay và nó đã trở thành lực lượng sản xuất trực tiếp tác động đến mọi mặt của đời sống kinh tế - xã hội Khoa học và công nghệ đã thúc đẩy nền kinh tế tri thức ngày càng phát triển với sản phẩm hàng hóa phong phú có hàm lượng trí tuệ cao, chất lượng tốt thỏa mãn nhu cầu của con người Trong đó thông tin đã trở thành tài sản, là sức mạnh của mỗi quốc gia, gắn chặt với sự tồn tại và phát triển của xã hội và được sử dụng như một nguồn lực để phát triển kinh tế, đồng thời là yếu tố quyết định sự tiến

bộ trong xã hội

Trong một xã hội như vậy thì những thông tin được cập nhật hàng ngày

và nhu cầu tìm kiếm thông tin ngày một tăng lên Để đáp ứng nhu cầu đó, các

cơ quan thông tin – thư viện đã dùng mọi biện pháp và phương tiện để truyền tải thông tin một cách nhanh nhất và chính xác nhất tới người dùng tin Hoạt động thông tin ngày càng phát triển mạnh mẽ hơn Theo các nhà kinh doanh thì đó là nền kinh tế thông tin, còn đứng về phía các nhà nghiên cứu thông tin thì họ có thể xây dựng được những “siêu xa lộ thông tin” chứng tỏ sự phát triển không ngừng của xã hội đã đưa con người theo kịp được những tiến bộ khoa học bằng con đường nhanh nhất Đó chính là có được nguồn tin đáng tin cậy nhất

Các sản phẩm và dịch vụ thông tin ra đời là kết quả tất yếu của hoạt động thông tin Nó không chỉ là công cụ hữu ích, những cách thức hiệu quả phục vụ người dùng tin mà còn thể hiện trình độ phát triển của cơ quan thông tin Trong những năm qua, các thư viện ở Việt Nam đã đạt được những thành quả quan trọng trong lĩnh vực cung cấp các sản phẩm và dịch vụ thông tin đáp

ứng phần lớn nhu cầu của cộng đồng người sử dụng Tuy nhiên, để tiến kịp với các thư viện tiên tiến, hiện đại trong khu vực và quốc tế, mỗi thư viện cần phải nâng cao hơn nữa chất lượng hoạt động của mình và đặc biệt là chất lượng của các sản phẩm và dịch vụ thông tin Có như vậy mới đáp ứng được nhu cầu giao lưu, hội nhập và hợp tác giữa các cơ quan thông tin – thư viện trong và ngoài nước

Với ý nghĩa và tầm quan trọng đó, tôi đã tiến hành nghiên cứu đề tài:

“Tìm hiểu các sản phẩm và dịch vụ thông tin tại Thư viện Học viện Hậu cần” nhằm mục đích tìm hiểu thực trạng các sản phẩm và dịch vụ thông tin

tại Thư viện Học viện Hậu cần Qua đó, đưa ra các kiến nghị, giải pháp nhằm phát triển các sản phẩm và dịch vụ thông tin trong giai đoạn hiện nay

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu:

2.1 Mục đích nghiên cứu

- Tìm hiểu thực trạng sản phẩm và dịch vụ thông tin tại Thư viện Học viện Hậu cần Qua đó, tác giả mong muốn đưa ra những nhận xét và đánh giá

về các sản phẩm và dịch vụ thông tin tại Thư viện

- Đề xuất những giải pháp, phương hướng phát triển và hoàn thiện các sản phẩm và dịch vụ thông tin trong giai đoạn tiếp theo nhằm góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả các sản phẩm và dịch vụ thông tin tại Thư viện Học viện Hậu cần

2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

Để thực hiện được mục đích nghiên cứu trên, khóa luận có nhiệm vụ sau:

- Nghiên cứu đặc điểm các sản phẩm và dịch vụ thông tin tại Thư viện Học viện Hậu cần

- Phân tích đánh giá các sản phẩm và dịch vụ thông tin tại Thư viện Học viện Hậu cần

- Đưa ra nhận xét và đề xuất cụ thể nhằm hoàn thiện các sản phẩm và dịch vụ thông tin tại Thư viện Học viện Hậu cần

3 Tình hình nghiên cứu theo hướng đề tài:

Mặc dù đã có rất nhiều đề tài nghiên cứu về sản phẩm và dịch vụ thông tin của các cơ quan thông tin – thư viện trong cả nước nhưng đề tài: “Tìm hiểu các sản phẩm và dịch vụ thông tin tại Thư viện Học viện Hậu cần” đến nay vẫn chưa có ai nghiên cứu Vì vậy, tôi chọn đề tài này làm đề tài khóa luận của mình với hy vọng vận dụng những kiến thức đã học để làm rõ thực trạng các sản phẩm và dịch vụ thông tin tại Thư viện Học viện Hậu cần Từ

đó, đưa ra những phương hướng nhằm nâng cao hơn nữa chất lượng của các sản phẩm và dịch vụ thông tin tại Thư viện Học viện Hậu cần trong thời gian tới

- Phương pháp phỏng vấn và trao đổi

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu

- Phương pháp điều tra thực tế, quan sát

- Phương pháp phân tích số liệu và tổng hợp thống kê

6 Đóng góp về lý luận và thực tiễn

6.1 Đóng góp về lí luận: Khẳng định tầm quan trọng của việc hoàn

thiện và phát triển các sản phẩm và dịch vụ thông tin, hiệu quả của việc sử dụng các sản phẩm và dịch vụ đó trong thư viện

7 Bố cục của niên luận

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, khóa luận gồm 3 chương:

- Chương 1: Khái quát về Thư viện Học viện Hậu cần

- Chương 2: Thực trạng các sản phẩm và dịch vụ thông tin tại Thư viện Học viện Hậu cần

- Chương 3: Một số nhận xét và kiến nghị nhằm phát triển các sản phẩm và dịch vụ thông tin tại Thư viện Học viện Hậu cần

CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ THƯ VIỆN HỌC VIỆN HẬU CẦN

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Thư viện Học viện Hậu cần

Sự hình thành và phát triển của Thư viện Học viện Hậu cần gắn liền với

sự hình thành và phát triển của Học viện Hậu cần

Trước yêu cầu của cách mạng và nhiệm vụ quân đội trong cuộc kháng chiến chống thực dân Pháp, đầu năm 1951, Tổng cục Cung cấp (nay là Tổng cục Hậu cần) mở lớp huấn luyện cán bộ Cung cấp đầu tiên

Sau 7 năm vừa xây dựng vừa đào tạo cán bộ, từ Lớp huấn luyện cán bộ Cung cấp đầu tiên đã phát triển thành Trường sĩ quan Hậu cần (1958) và Học viện Hậu cần (1974) Theo chỉ thị của Bộ Quốc phòng, tháng 8 năm 1980 một

bộ phận của Học viện được tách ra để thành lập trường Trường sĩ quan Hậu cần

Ngày 16 tháng 3 năm 1996 Bộ Quốc phòng ra Quyết định số 257/QĐ –

QP hợp nhất Trường sĩ quan Hậu cần và Học viện Hậu cần Từ tháng 4 năm

1996, Học viện Hậu cần trở thành nhà trường duy nhất đào tạo cán bộ hậu cần cho quân đội, đồng thời là một trung tâm nghiên cứu khoa học hậu cần quân

sự

Trải qua 58 năm xây dựng và trưởng thành, Học viện Hậu cần đã đào tạo được hàng vạn sĩ quan và nhân viên chuyên môn kỹ thuật hậu cần các cấp, hoàn thành nhiều công trình khoa học có giá trị, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao nhiệm vụ chiến đấu và xây dựng của các lực lượng vũ trang

Thư viện Học viện Hậu cần ra đời cùng với sự ra đời của Học viện Trước năm 1978 Thư viện trực thuộc Phòng Huấn luyện Từ 1978 đến nay, Thư viện trực thuộc Phòng Thông tin Khoa học Công nghệ môi trường

Thư viện Học viện Hậu cần thành lập với cơ sở ban đầu hết sức nghèo nàn, chỉ có một phòng đọc sách rất nhỏ với vốn tài liệu ít ỏi gồm hơn 500 bản sách báo và 2000 bản tạp chí Đến nay, Thư viện đã có hơn 50.000 đầu sách,

51.800 bản báo, tạp chí, 957 luận văn, luận án, 173 tên phim, đĩa hình khoa học quân sự…hàng năm phục vụ hơn 300 nghìn lượt người đọc với hơn 400 nghìn lượt tài liệu

1.2 Chức năng và nhiệm vụ

 Chức năng

- Thư viện thực hiện chức năng giáo dục, tham gia vào việc phục vụ công tác giảng dạy, nghiên cứu và học tập của giảng viên và học viên trong Học viện

- Là trung tâm văn hóa, khoa học quân sự có chức năng tổ chức, xây dựng, thu thập, xử lý, bảo quản và cung cấp thông tin các tài liệu khoa học, chuyên ngành xã hội, chuyên ngành hậu cần quân sự cho cán bộ, giảng viên,

và học viên tại Học viện

- Là trung tâm giải trí, cung cấp kiến thức xã hội và nâng cao tầm nhận thức của người dùng tin

có giá trị sử dụng, lỗi thời, tài liệu hư hỏng, rách nát không thể khôi phục lại được, biên soạn các ấn phẩm thông tin khoa học

- Tổ chức phục vụ cho cán bộ giảng viên, học viên, công nhân viên trong Học viện khai thác và sử dụng thuận lợi có hiệu quả các tư liệu do Thư viện quản lý

- Tổ chức lưu trữ và phục vụ bạn đọc tham khảo kết quả các công trình nghiên cứu như: luận án tiến sỹ, thạc sỹ, đề tài nghiên cứu khoa học cấp Học viện, cấp bộ, luận văn tốt nghiệp của các học viên

- Xây dựng quy chế làm việc của Thư viện, nội quy phòng mượn,

phòng đọc Làm thẻ thư viện cho cán bộ, giảng viên, học viên và công nhân viên của Học viện

- Xây dựng mối quan hệ hợp tác với thư viện các trường đại học, học viện để trao đổi tài liệu và chuyên môn nghiệp vụ

- Quản lý, nâng cấp và sử dụng có hiệu quả cơ sở vật chất trang thiết bị của Thư viện

Tham gia các hoạt động nói chung của sự nghiệp thông tin – thư viện

cả nước nhằm thúc đẩy sự nghiệp thư viện cả nước phát triển

1.3 Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức của Thư viện bao gồm 17 cán bộ Trong đó: 01 truởng ban Thư viện và 16 cán bộ thư viện thuộc các phòng (phòng nghiệp vụ, phòng mượn, phòng Internet, phòng đọc sách – tài liệu, phòng đọc báo – tạp chí, phòng đọc điện tử)

Trưởng ban Thư viện: Là người chịu trách nhiệm chung về công tác thông tin – thư viện, trực tiếp lãnh đạo một số công việc cụ thể: Xây dựng chủ trương, kế hoạch công tác, tổ chức thực hiện phân công kiểm tra, đánh giá cán

Trình độ của cán bộ tại Thư viện hiện nay là:

- 02 cán bộ có trình độ thạc sỹ thông tin – thư viện

- 07 cán bộ có trình độ đại học (trong đó 5 cán bộ là cử nhân ngành thông tin – thư viện, 2 cán bộ là cử nhân ngành công nghệ thông tin)

- 02 cán bộ có trình độ cao đẳng văn hóa nghệ thuật Quân đội

- 06 cán bộ có trình độ trung cấp văn thư lưu trữ

Đội ngũ cán bộ của Thư viện Học viện Hậu cần có độ tuổi trung bình

khá trẻ (25-40) Đây là độ tuổi rất thích hợp cho việc học tập, tiếp thu những

kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ, ngoại ngữ, tin học Đặc biệt, họ luôn tu

được tu dưỡng về đạo đức nghề nghiệp và trách nhiệm cá nhân thông qua

buổi sinh hoạt kiểm điểm công tác và bàn kế hoạch công tác mới của cơ quan

hàng tháng

Mô hình của Thư viện Học viện Hậu cần được bố trí như sau:

1.4 Cơ sở vật chất

Với định hướng phát triển hoạt động thông tin – thư viện, trong những

năm gần đây, Học viện Hậu cần đã có sự quan tâm đầu tư về cơ sở vật chất,

trang thiết bị của Thư viện Tổng diện tích của Thư viện hiện có khoảng

1.743m2, được bố trí tại tầng 1 và tầng 2 như sau:

 Tầng 1 gồm có:

Sơ đồ: Cơ cấu tổ chức tại Thư viện Học viện Hậu cần

Phòng Thông tin Khoa học Công nghệ Môi trường

Phòng internet

Phòng đọc sách, tài liệu

Phòng đọc báo, tạp chí

Phòng đọc điện

tử

mới bằng sắt, với sức chứa trên 100.000 bản sách

Ngoài ra, Thư viện còn được trang bị thêm một số thiết bị khác như: 09 máy in laser, 01 máy photocopy với màn hình cảm ứng khá hiện đại, 06 máy quét, 01 dây cáp quang, 01 phần mềm quản trị thư viện ILib

1.5 Vốn tài liệu

Trong hoạt động thông tin – thư viện, vốn tài liệu là nguyên liệu đầu vào không thể thiếu bởi tất cả các sản phẩm và dịch vụ thông tin chỉ có thể đạt được hiệu quả khi được dựa trên nền tảng của vốn tài liệu được xây dựng và

tổ chức tốt

Vốn tài liệu là một tập hợp có hệ thống các xuất bản phẩm và những vật mang tin khác nhau, tồn tại dưới nhiều dạng thức, được lựa chọn phù hợp với tính chất, loại hình và chức năng nhiệm vụ của cơ quan thông tin – thư viện Trong quá trình hoạt động nghiên cứu khoa học và triển khai công nghệ các cơ quan thông tin – thư viện nói chung và Thư viện Học viện Hậu cần nói riêng đã coi trọng việc đảm bảo bổ sung đầy đủ vốn tài liệu dựa trên nguyên tắc lựa chọn (Nội dung, số lượng, ngôn ngữ, hình thức )

Trong những năm qua, với nguồn kinh phí tương đối ổn định, Thư viện Học viện Hậu cần đã kết hợp mọi hình thức bổ sung, xây dựng và tạo lập một nguồn vốn tài liệu phong phú, đa dạng về loại hình

Tính đến nay, tổng số vốn tài liệu đã có hơn 250.000 bản sách các loại,

957 cuốn luận văn, luận án; 120 tên báo, tạp chí; hơn 200 đĩa CD-ROM và gần 15.672 trang tài liệu điện tử

Tổng số vốn tài liệu tại Thư viện được thể hiện theo nội dung và theo ngôn ngữ như sau:

Loại hình tài liệu Số lƣợng/cuốn Tỷ lệ %

1.6 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin

Nhằm đáp ứng tối đa nhu cầu của người dùng tin, Thư viện Học viện Hậu cần chia người dùng tin thành 4 nhóm sau:

- Nhóm 1: Cán bộ lãnh đạo, quản lý

- Nhóm 2: Những người làm công tác nghiên cứu, giảng dạy

- Nhóm 3: Các nghiên cứu sinh, học viên trong Học viện

- Nhóm 4: Các sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân viên Quốc phòng

Nhóm 1: Cán bộ lãnh đạo, quản lý

Người dùng tin thuộc nhóm này gồm các thành phần như: Ban Giám đốc Học viện, lãnh đạo các phòng, khoa, ban Phần lớn các cán bộ quản lý của Học viện ngoài công việc quản lý họ còn tham gia công tác giảng dạy và nghiên cứu khoa học Nhóm này chiếm một tỷ lệ không lớn song lại đặc biệt quan trọng

Yêu cầu thông tin của họ vừa có tầm bao quát rộng, vừa có giá trị thông tin cao, chính xác, đầy đủ và cụ thể, hay nói cách khác họ yêu cầu cung cấp thông tin dưới dạng thông tin toàn văn đã được cô đọng, bao gói xử lý,…

Thông tin cho nhóm đối tượng này ngoài những thông tin về đường lối, chính sách của Đảng,các vấn đề có liên quan đến khoa học lãnh đạo, khoa học quản lý thì họ cũng cần những thông tin về các lĩnh vực chuyên môn vì phần lớn cán bộ quản lý là giảng viên kiêm nhiệm Bên cạnh loại hình ngôn ngữ tiếng Việt, họ còn sử dụng ngôn ngữ nước ngoài là tiếng Anh, tiếng Nga, tiếng Pháp… Đặc biệt nhóm đối tượng bạn đọc này rất eo hẹp về mặt thời gian Vì vậy, hình thức cung cấp thông tin cho họ thường là những bản tin tóm tắt, tin vắn, tổng luận phân tích…

Nhóm 2: Những người làm công tác nghiên cứu, giảng dạy

Gồm những cán bộ nghiên cứu, những người đang tham gia đề tài nghiên cứu ở các cấp từ cấp nhà nước, cấp Bộ đến cấp cơ sở…các giáo sư, giảng viên Học viện Hậu cần Họ thường quan tâm tới tài liệu sách báo

chuyên sâu về từng ngành khoa học cụ thể, những tài liệu có giá trị nghiên cứu cao, hay những vấn đề liên quan trực tiếp tới đề tài hoặc công trình khoa học mà họ quan tâm Nói cách khác, nhóm người dùng tin này thường quan tâm đến những tài liệu chuyên sâu, tài liệu về một ngành khoa học cụ thể ở diện hẹp, nhưng phải là những tài liệu thực sự có giá trị nghiên cứu Ngoài ra, các tài liệu hồi cố xa hay gần cũng được họ chú ý tùy thuộc vào ngành khoa học nghiên cứu

Bạn đọc nhóm này thường có nhu cầu được cung cấp tài liệu gốc, ngoài

ra họ thường sử dụng các loại báo, tạp chí trong và ngoài nước vì hầu hết họ

có trình độ ngoại ngữ cao

Nhóm 3: Các nghiên cứu sinh, học viên trong Học viện

Đây là lưu lượng người dùng tin đông đảo trong Thư viện Người dùng tin thuộc nhóm này cần thông tin và tài liệu phục vụ cho việc học tập và làm luận văn, luận án tốt nghiệp

Thông tin mà họ cần thường là những thông tin mang tính hệ thống và không quá chuyên sâu, đó là những kiến thức khái quát về các ngành khoa học Họ quan tâm cả những tài liệu mới và tài liệu hồi cố, các luận án, luận văn

Nhóm 4: Các sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân viên quốc phòng

Thông tin cho nhóm này phải là những thông tin mới nhất, cập nhật nhất Lĩnh vực khoa học họ quan tâm rất đa dạng, phong phú, họ quan tâm đến tất cả các vấn đề đang xảy ra xung quanh trong xã hội như: Chính trị xã hội, kinh tế, văn hóa, an ninh…trong nước và ngoài nước

Hơn nữa nhu cầu của nhóm bạn đọc này thường nảy sinh trong những điều kiện lịch sử cụ thể của đất nước hay những biến động của xã hội Họ thường quan tâm đến báo, tạp chí, các bản tin nhanh…

Việc phân chia thành từng nhóm người dùng tin trên chỉ mang tính chất tương đối Vì trên thực tế có nhiều người dùng tin vừa là cán bộ lãnh đạo,

quản lý vừa là cán bộ nghiên cứu khoa học…Vì vậy, người cán bộ thư viện cần nắm bắt nhu cầu tin của từng nhóm đối tượng người dùng tin cụ thể để có thể đáp ứng yêu cầu của người dùng tin một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÁC SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ THÔNG TIN

TẠI THƯ VIỆN HỌC VIỆN HẬU CẦN

2.1 Vai trò của sản phẩm và dịch vụ thông tin trong các cơ quan thông tin – thư viện

Đã từ lâu vấn đề sản phẩm và dịch vụ thông tin của cơ quan thông tin – thư viện trong đó có các thư viện đại học, học viện luôn nhận được sự quan tâm, chú ý Chất lượng của các sản phẩm và dịch vụ thông tin là một trong những yếu tố đánh giá chất lượng của công tác phục vụ bạn đọc của cơ quan thông tin – thư viện đó

Sản phẩm nhìn từ tính chất lao động tại khu vực các cơ quan thông tin – thư viện được định nghĩa như sau: “Sản phẩm thông tin là kết quả của quá trình xử lý thông tin do một cá nhân/ tập thể nào đó thực hiện nhằm thỏa mãn nhu cầu của người dùng tin.”[13, tr.21]

Như vậy quá trình tạo ra sản phẩm chính là quá trình xử lý thông tin như: biên mục, phân loại, tóm tắt, chú giải, biên soạn tổng quan…cũng như các quá trình phân tích tổng hợp thông tin khác Quá trình xử lý thông tin của cán bộ thư viện tại trung tâm thông tin – thư viện đó đã tạo lên một hệ thống sản phẩm thông tin ngày càng có chất lượng cao, dễ sử dụng và việc sử dụng

đó đem lại hiệu quả cao trong công tác phục vụ bạn đọc nhằm đáp ứng nhu cầu tin của người sử dụng

Cũng giống như thuật ngữ sản phẩm thì dịch vụ là một thuật ngữ được

sử dụng nhiều trong các hoạt động của nhiều lĩnh vực khác nhau trong xã hội

Và trong hoạt động thông tin – thư viện thì dịch vụ thông tin bao gồm những hoạt động nhằm thỏa mãn nhu cầu tin và trao đổi thông tin của người sử dụng trong các cơ quan thông tin – thư viện nói chung

Rõ ràng, sản phẩm và dịch vụ thông tin của các cơ quan thông tin – thư viện chính là kết quả của việc xử lý và hệ thống hóa các nguồn tin đã có,

nhằm tạo cho con người có thể khai thác được theo những mục đích của riêng mình Chất lượng của các sản phẩm và dịch vụ thông tin sẽ cho thấy chất lượng phục vụ, chất lượng đáp ứng nhu cầu tin cho người sử dụng Nhu cầu thông tin và nhu cầu trao đổi thông tin là thuộc nhóm nhu cầu tinh thần Có nhu cầu chỉ cần giúp người sử dụng ở mức trao đổi thông tin, trong khi đó có nhu cầu ngoài việc trao đổi thông tin người sử dụng dịch vụ còn cần được cung cấp những thông tin cần thiết để thỏa mãn những nhu cầu khác của họ

- Sản phẩm và dịch vụ thông tin là nguồn lực chính của nền kinh tế tri thức, nền kinh tế hiện đại

- Sản phẩm và dịch vụ thông tin là tấm gương phản ánh di sản trí tuệ chung của con người, là công cụ thiết yếu để con người khai thác và sử dụng

có hiệu quả di sản chung của nhân loại đó nhằm nâng cao trình độ hiểu biết của mình Chính các sản phẩm và dịch vụ thông tin đó đã tạo điều kiện cho mọi lĩnh vực trong đời sống của con người được phát triển một cách liên tục trong thời gian và qua không gian Ngoài ra, các sản phẩm và dịch vụ thông tin cũng đóng vai trò quan trọng trong việc tạo dựng mối liên hệ chặt chẽ giữa các lĩnh vực đó với nhau

- Chúng ta có thể nhận thấy rằng trong ngành thư viện việc phát triển các sản phẩm và dịch vụ thông tin đã được chú trọng đầu tư có chiến lược Từ các sản phẩm và dịch vụ truyền thống đã ra đời các sản phẩm và dịch vụ thông tin có ứng dụng công nghệ mới Điều đó khẳng định tầm quan trọng không thể thiếu được của các sản phẩm và dịch vụ thông tin đối với một cơ quan thông tin – thư viện

Đối với các cơ quan thông tin – thư viện thì sản phẩm và dịch vụ thông tin là cầu nối giữa cơ quan thông tin – thư viện và người dùng tin, là cầu nối giữa thông tin với người sử dụng thông tin, giữa cán bộ thư viện với người dùng tin Ngày nay, với lượng thông tin không ngừng tăng lên cả về số lượng

và chất lượng cùng với sự ra đời của công nghệ tin học và viễn thông đã cho phép việc khai thác thông tin không bị giới hạn về thời gian và không gian

Chính vì vậy, đòi hỏi các cơ quan thông tin – thư viện đặc biệt là các trung tâm thông tin – thư viện tại các trường đại học, các học viện phải cung cấp thông tin đến người dùng tin một cách nhanh nhất, cập nhật, chính xác và hiệu quả nhất Để làm được điều này Thư viện Học viện Hậu cần không ngừng nâng cao chất lượng và đa dạng hóa các sản phẩm và dịch vụ thông tin

Sản phẩm và dịch vụ thông tin được coi là một trong những yếu tố của

cơ sở vật chất là nguồn lực để phát triển chất lượng hoạt động của cơ quan thông tin – thư viện Là phương tiện không thể thiếu với người dùng tin khi đến bất cứ một cơ quan thông tin – thư viện nào, là phương tiện để quản lý hoạt động và là tiêu chuẩn để đánh giá sự thỏa mãn nhu cầu tin của bạn đọc thông qua việc sử dụng các sản phẩm và dịch vụ thông tin của thư viện

Sản phẩm và dịch vụ thông tin khi được mô tả, biên soạn theo đúng phương pháp và được bạn đọc sử dụng một cách khoa học vào đúng mục đích thì nó không chỉ đảm bảo cho việc thực hiện tốt các chức năng của một cơ quan thông tin – thư viện mà còn góp phần tích cực và hiệu quả trong việc tiết kiệm thời gian, công sức, tiền bạc của cán bộ thư viện và người dùng tin Nhưng điều này chỉ mang lại hiệu quả đối với những sản phẩm và dịch vụ thông tin hiện đại nhiều hơn so với các sản phẩm và dịch vụ thông tin truyền thống

Xét ở góc độ là nguồn lực của cơ quan thông tin – thư viện thì sản phẩm và dịch vụ thông tin giữ một vai trò quan trọng trong việc phát triển tại

cơ quan đó Điều đáng nói ở đây là chúng ta cần xây dựng và ứng dụng các sản phẩm và dịch vụ thông tin đó sao cho phù hợp với tính chất, nhiệm vụ và đặc thù của cơ quan mình nhằm đáp ứng tốt hơn nữa nhu cầu tin của người dùng tin Đó là việc phải hiện đại hóa, đa dạng hóa các loại hình sản phẩm và dịch vụ thông tin, nhằm mang lại hiệu quả nhất định cho người sử dụng

Muốn làm được như vậy thì các cơ quan thông tin – thư viện phải nắm vững tầm quan trọng của các sản phẩm và dịch vụ thông tin, để từ đó có chính sách bảo quản và phát triển chúng ngày càng có hiệu quả hơn

Từ khi thành lập đến nay, tuy cơ sở vật chất còn nghèo nàn nhưng Thư viện Học viện Hậu cần đã có những bước phát triển vượt bậc và đã từng bước xây dựng được hệ thống các sản phẩm và dịch vụ thông tin phục vụ cho mọi hoạt động thông tin của mình

Các sản phẩm và dịch vụ thông tin của Thư viện cũng đã phần nào phát huy vai trò và tầm quan trọng của mình trong việc thỏa mãn nhu cầu cho người dùng tin Từ các mục lục phiếu, thư mục đến các cơ sở dữ liệu được xây dựng từ chính các cán bộ của Thư viện Công tác tổ chức và hoạt động của Thư viện Học viện Hậu cần luôn có mặt các sản phẩm và dịch vụ thông tin nhằm đáp ứng một cách tốt nhất cho người dùng tin Ta có thể nói qua một

số sản phẩm và dịch vụ thông tin cơ bản bao gồm cả truyền thống và hiện đại

mà ngày nay rất nhiều thư viện đều phải có trong đó Thư viện Học viện Hậu cần cũng không ngoại lệ

 Sản phẩm và dịch vụ thông tin truyền thống

- Hệ thống mục lục

- Thư mục

- Ấn phẩm thông tin

- Cung cấp tài liệu (cho mượn về nhà, sao chụp, đọc tại chỗ)

- Trao đổi thông tin (triển lãm, hội nghị, hội thảo…)

 Sản phẩm và dịch vụ thông tin hiện đại

- Cơ sở dữ liệu

- Trang web

- Khai thác mạng thông tin

Việc tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin là một công việc khó khăn, lâu dài, đòi hỏi nhiều công sức của cán bộ thông tin – thư viện Song việc quản lý và phát triển càng khó khăn hơn, vì nếu không quản lý và sử dụng hiệu quả sẽ gây tồn kho và lãng phí nghiêm trọng với bất kỳ cơ quan

thông tin – thư viện nào

Do sản phẩm và dịch vụ thông tin có một vai trò vô cùng to lớn trong hoạt động của thư viện là đáp ứng nhu cầu tin của bạn đọc Vì thế, từ khi hình thành và phát triển cho đến nay Thư viện Học viện Hậu cần luôn cố gắng tạo

ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin đa dạng, có chất lượng cao và dễ sử dụng

2.2 Sản phẩm thông tin tại Thƣ viện Học viện Hậu cần

Sản phẩm thông tin là kết quả của quá trình xử lý thông tin nhằm thỏa mãn nhu cầu của người dùng tin Sản phẩm thông tin ở cơ quan thông tin – thư viện nào càng đa dạng thì việc đáp ứng nhu cầu thông tin ở đó càng có hiệu quả Cho đến nay, Thư viện Học viện Hậu cần đã có những sản phẩm sau:

2.2.1 Hệ thống mục lục thư viện truyền thống

Hệ thống mục lục (hay thường gọi là mục lục) là tập hợp các đơn vị/ phiếu mục lục được sắp xếp theo một trật tự nhất định, phản ánh nguồn tin của một/ một nhóm cơ quan thông tin – thư viện [13, tr.37]

Hệ thống mục lục là công cụ tra tìm tài liệu vô cùng quan trọng trong các thư viện và cơ quan thông tin với các chức năng phản ánh toàn bộ các xuất bản phẩm có trong thư viện và cơ quan thông tin theo các đặc điểm khác nhau như: vần chữ cái tiêu đề mô tả (tên tài liệu hay tên tác giả), nội dung hay chủ đề của tài liệu Mục lục cũng là công cụ quan trọng trong công tác tuyên truyền và giới thiệu sách của thư viện “…một trong những phương tiện có hiệu lực nhất để giới thiệu nội dung kho sách, giúp người đọc lựa chọn sách là mục lục thư viện…” Vì vậy, nó giữ vai trò quan trọng trong toàn bộ quá trình tìm tin của thư viện

Bất kỳ một thư viện nào có cấu tạo hệ thống mục lục tốt thì không chỉ làm thỏa mãn những yêu cầu sẵn có của bạn đọc mà còn làm nảy sinh ở họ những vấn đề mới kích thích việc đọc tài liệu Nhờ có mục lục mà bạn đọc có

thể tra tìm tài liệu một cách dễ dàng, làm thỏa mãn nhu cầu tin của mình Hay nói cách khác đó là cơ sở để bạn đọc lựa chọn tài liệu và mượn tài liệu

Tại Thư viện Học viện Hậu cần mục lục giữ một vai trò quan trọng trong quá trình hoạt động của Thư viện

Hệ thống mục lục thư viện truyền thống tại Thư viện Học viện Hậu cần gồm có 3 loại:

Mục lục chữ cái luôn giữ một vị trí vô cùng quan trọng trong hệ thống mục lục của thư viện Một cơ quan thông tin – thư viện muốn hoạt động có hiệu quả, đáp ứng thông tin đến bạn đọc một cách đầy đủ, chất lượng thì cơ quan đó phải xây dựng cho mình một hệ thống mục lục chữ cái tương đối hoàn chỉnh, cập nhật tài liệu mới về một cách thường xuyên Có thể nói mục lục chữ cái là phương tiện tra cứu thông dụng nhất đối với bạn đọc, giúp cán

bộ thư viện trong công tác bổ sung trao đổi, công tác chỉ dẫn thư mục, thông tin khi trả lời các yêu cầu của bạn đọc

Nếu như bạn đọc biết một trong những chi tiết của cuốn sách như: tên tác giả cá nhân, tác giả tập thể, tên tài liệu chính xác là có thể tìm được tài liệu Nhưng với loại mục lục chữ cái này chỉ thỏa mãn yêu cầu của bạn đọc khi đã biết được tên tác giả hoặc tên tài liệu Vì vậy, để bạn đọc tìm tài liệu đúng theo yêu cầu của mình thì ngoài mục lục chữ cái ra thì thư viện cần phải

có mục lục khác để hỗ trợ bạn đọc tìm đúng tài liệu theo yêu cầu

Cho đến thời điểm này tại Thư viện Học viện Hậu cần thì hệ thống mục lục chữ cái chỉ tồn tại dưới dạng tên tài liệu chứ không có mục lục chữ cái

theo tên tác giả

Mục lục chữ cái tên sách: là hệ thống mục lục mà các phiếu mục lục được sắp xếp theo trật tự vẫn chữ cái tên tài liệu được phản ánh Mục lục này sắp xếp tài liệu theo thứ tự chữ cái đầu tên tài liệu Bạn đọc có thể tra tìm tài liệu rất nhanh chóng khi đã biết tên sách

Nói chung mục lục chữ cái của Thư viện Học viện Hậu cần đã cho thấy những ưu điểm như sau:

- Các phiếu được mô tả đúng quy tắc, rõ ràng, in đẹp

- Các phiếu được in và ép plastic nhằm bảo quản phiếu tránh rách nát,

hư hỏng

- Các phiếu mô tả được sắp xếp theo đúng trật tự của vần chữ cái

- Hệ thống mục lục chữ cái được xây dựng khá chi tiết, chặt chẽ khoa học phục vụ có hiệu quả cho việc tra tìm tài liệu của bạn đọc Đồng thời cũng nhờ có hệ thống mục lục chữ cái này mà đã phần nào giúp cho cán bộ thư viện nắm bắt được tình hình vốn tài liệu của thư viện mình như sách nát, mất,

hư hỏng

Tuy nhiên, cho đến nay, Thư viện Học viện Hậu cần chưa vẫn chưa xây dựng được mục lục chữ cái tên tác giả Điều này cũng gây ra những cản trở trong việc tìm kiếm thông tin khi mà bạn đọc chỉ nhớ tên tác giả mà không nhớ được tên tài liệu

2.2.1.2 Mục lục phân loại

Mục lục phân loại là loại hình mục lục phản ánh về mặt nội dung của tài liệu theo các lĩnh vực khoa học như: khoa học tự nhiên, khoa học xã hội… Đây là một loại mục lục được xây dựng dựa trên khung phân loại mà bản thân các khung phân loại này lại được xây dựng dựa trên cơ sở phân loại khoa học

Theo từ điển giải nghĩa của thư viện học “Mục lục phân loại là một mục lục trong đó có các phiếu miêu tả được sắp xếp phù hợp với nội dung của kho sách theo ngành tri thức và theo cấu trúc khung phân loại nhất định”

Thư viện Học viện Hậu cần đang sử dụng duy nhất bảng phân loại 19 lớp do Thư viện Quốc gia Việt Nam biên soạn, bảng phân loại này phần nào

đã đáp ứng được nhu cầu sử dụng trong thời gian dài

Bảng phân loại 19 lớp Thư viện Học viện Hậu cần đang sử dụng được trình bày như sau:

0 Tổng loại

1 Triết học Tâm lý học Logic học

2 Chủ nghĩa vô thần 3K Chủ nghĩa Mác-Lênin 3K5H Hồ Chí Minh

39 Công tác văn hóa quần chúng

8 Nghiên cứu văn học

9 Lịch sử

90 Khảo cổ học-Dân tộc học

91 Địa lý

Bảng 4: Bảng phân loại 19 lớp tại Thƣ viện Học viện Hậu cần

Trong mục lục phân loại các phích được sắp xếp theo môn loại tri thức Môn loại tri thức mục chính được xếp trước, tiếp đến là các mục nhỏ hơn Nếu như các ký hiệu phân loại giống nhau thì xếp theo vần chữ cái tên tài

liệu

Ví dụ: Để tìm một cuốn sách có tên là: “Anh hùng lực lượng vũ trang nhân dân tỉnh Cần Thơ”, bạn đọc sẽ phải vào phiếu môn loại tri thức mục chính có ký hiệu là: “355(V)09 Lịch sử lực lượng vũ trang Việt Nam” Tiếp đó

sẽ tìm được phích có kí hiệu là: “355(V)(092)” Đây chính là kí hiệu môn loại của tài liệu mà bạn đọc cần tìm

Phiếu mô tả tiêu đề chính

- Trong đó:

355 (V) 09: Ký hiệu môn loại (mục chính)

Phiếu mô tả tên tài liệu

- Trong đó:

355 (V)(092): Ký hiệu môn loại

355 (V) 09 Lịch sử lực lượng vũ trang Việt Nam

355 (V) (092) Anh hùng lực lượng vũ trang nhân dân

1793 tỉnh Cần Thơ - Cần Thơ: Bộ chỉ huy

Quân sự Cần Thơ; 1995 - 135tr; 20cm

Chức năng chủ yếu và quan trọng nhất của mục lục phân loại là phản ánh nội dung kho tài liệu của thư viện một cách đầy đủ nhất Vì vậy, nó giúp bạn đọc tìm tài liệu theo dấu hiệu nội dung (tức là theo môn loại tri thức) và

sẽ đáp ứng nhu cầu tin của bạn đọc khi chưa biết cụ thể về tài liệu mình cần hoặc khi bạn đọc muốn tìm hàng loạt tài liệu về lĩnh vực mình quan tâm Chẳng hạn người dùng tin muốn tìm một cuốn sách nào đó mà lại quên tên sách, tên tác giả mà chỉ nhớ được chủ đề thì hướng đến tủ phân loại đã ghi rõ từng ngành khoa học Như vậy, ô phiếu của ngành đó sẽ giúp người dùng tin biết được cuốn sách đó có hay không có ở kho Đồng thời, mục lục phân loại cũng giúp cán bộ thư viện nắm được thành phần, cơ cấu của kho sách để từ

đó tiện cho việc theo dõi, bổ sung, biên soạn thư mục chuyên đề, chọn tài liệu

để tổ chức triển lãm, giới thiệu sách theo chuyên đề

Hiện nay, Thư viện Học viện Hậu cần đã tổ chức được các hình thức mục lục phân loại như:

- Mục lục phân loại sách

- Mục lục phân loại các bài trích báo, tạp chí

- Mục lục phân loại luận án, luận văn

- Mục lục phân loại các công trình nghiên cứu khoa học

Trong quá trình hiện đại hóa, tự động hóa công tác thông tin – thư viện, nhiều thư viện lớn đã dần xây dựng hệ thống mục lục điện tử, mục lục trực tuyến phục vụ hoạt động của mình Song hệ thống mục lục truyền thống, đặc biệt là mục lục phân loại vẫn là dạng mục lục căn bản không thể thiếu bởi hiệu quả nó mang lại

Kho tài liệu của Thư viện Học viện Hậu cần không chỉ bao gồm các tài liệu tiếng Việt mà còn bao gồm rất nhiều tài liệu được xuất bản bằng nhiều thứ tiếng khác nhau như: Anh, Trung Quốc, Nga… Nhưng hiện nay, Thư viện vẫn chưa xây dựng được mục lục phân loại theo ngôn ngữ Điều này gây ra

những khó khăn khi bạn đọc muốn nghiên cứu về các tài liệu theo một ngôn ngữ nước ngoài cụ thể

2.2.1.3 Mục lục chuyên đề

Mục lục chuyên đề ở Thư viện Học viện Hậu cần được tổ chức nhằm thỏa mãn tốt hơn nhu cầu về tài liệu theo một chuyên đề cụ thể mà trong mục lục phân loại các loại tài liệu này nằm tản mạn ở nhiều chỗ khác nhau (vì tài liệu về một chuyên đề có thể thuộc nhiều ngành tri thức, nhiều môn loại, và nhiều loại hình tài liệu khác nhau) gây khó khăn cho việc tìm kiếm

Ví dụ: Chuyên đề “Hồ Chí Minh - Anh hùng giải phóng dân tộc - Nhà văn hóa lớn” Trong mục lục phân loại tài liệu này có thể nằm ở nhiều nơi khác nhau phụ thuộc vào nội dung, thể loại, loại hình của tài liệu và được xếp theo một trật tự khác, cố định theo một bảng phân loại Ở mục lục chuyên đề các tài liệu này được sắp xếp linh hoạt theo những chuyên đề nhỏ mà thư viện thấy cần thiết cho người đọc

Ví dụ: Ở chuyên đề: “Hồ Chí Minh” tất cả các tài liệu viết về Hồ Chí Minh bao gồm các bài báo, thơ, văn xuôi…sẽ được sắp xếp chung vào một nơi, rất thuận tiện cho người dùng tin trong việc tìm kiếm tài liệu về đề tài này

Mục lục chuyên đề đáp ứng một cách hiệu quả nhu cầu tin của người đọc, giúp họ dễ dàng hơn rất nhiều trong việc tìm kiếm tài liệu theo một chuyên đề cụ thể, vì người đọc thường không nắm được cấu trúc của bảng phân loại lại rất ngại mất thời gian tìm hiểu

2.2.2 Ấn phẩm thư mục

Ấn phẩm thư mục là sản phẩm của quá trình xử lý thông tin Ấn phẩm thư mục là công cụ tra cứu quan trọng cùng với các công cụ tra cứu khác như: mục lục, cơ sở dữ liệu…nhằm giúp cho người dùng tin tìm kiếm được những thông tin phù hợp với yêu cầu của họ Đây là một trong những sản phẩm không thể thiếu được trong thư viện

Có thể nói, Thư viện Học viện Hậu cần đã biên soạn được các ấn phẩm thư mục đa dạng về loại hình và phong phú về nội dung, luôn bám sát các nhiệm vụ giảng dạy theo từng chuyên ngành đào tạo của Học viện, các nhiệm

vụ chính trị của Đảng, Nhà nước, nhu cầu bạn đọc Các dạng thư mục hiện có tại Thư viện bao gồm:

- Thư mục thông báo

- Thư mục giới thiệu

- Thư mục chuyên đề

2.2.2.1 Thư mục thông báo

Thư mục này gồm 2 loại chính:

 Thư mục thông báo sách, tư liệu mới: Đây là loại thư mục được

biên soạn bao gồm tập hợp những thông tin về các tài liệu mới được bổ sung vào thư viện Việc biên soạn thư mục thông báo sách, tư liệu mới giúp cho bạn đọc nắm được thông tin về các tài liệu đó một cách nhanh nhất, kịp thời

và chính xác

Thư mục thông báo sách mới chiếm một số lượng lớn trong các loại thư mục, vì đây là loại thư mục được biên soạn thường xuyên nhất, phổ biến nhất, qui trình biên soạn cũng có phần đơn giản mà bất cứ cán bộ thư viện nào cũng

có thể làm tốt được công tác biên soạn này Thông thường, thư mục này được Thư viện biên soạn ngay sau khi những sách mới, tài liệu mới đưa vào sẵn sàng phục vụ bạn đọc

 Thư mục thông báo khoa học: Là thư mục mang tính chuyên sâu,

có nhiệm vụ thông báo các tài liệu quan trọng về các ngành tri thức, đặc biệt

là các tài liệu hậu cần quân sự, chính trị nhằm hỗ trợ cho công tác nghiên cứu, giảng dạy và học tập của cán bộ, giảng viên và học viên trong Học viện Thư mục này tập hợp tương đối đầy đủ các tài liệu cũ và mới trong Thư viện

Việc biên soạn thư mục thông báo khoa học cần được tiến hành chính xác, đảm bảo tính khoa học, đảm bảo qui trình biên soạn Chính vì thế, Thư

viện Học viện Hậu cần luôn có kế hoạch cụ thể cho việc biên soạn loại thư mục này

Ba nội dung lớn thư mục thông báo khoa học thường đề cập:

- Thư mục về công tác Đảng, công tác chính trị trong lực lượng vũ trang nhân dân: Phục vụ cho việc xây dựng lý luận và đúc kết kinh nghiệm công tác Đảng, công tác chính trị, góp phần nâng cao nhận thức chính trị cho cán bộ, học viên trong học viện Thư viện Học viện Hậu cần đã biên soạn hàng trăm thư mục loại này Trong đó, phải kể đến các thư mục như: “Về kỷ luật quân đội”, “Phát huy bản chất giai cấp công nhân và truyền thống vẻ vang của quân đội ta”

- Thư mục thông báo khoa học phục vụ cho việc nghiên cứu khoa học quân sự: Đối tượng phục vụ của loại thư mục này là cán bộ nghiên cứu khoa học quân sự Nó đề cập đến nhiều vấn đề như hậu phương, hậu cần trong chiến tranh Đặc điểm của thư mục này là luôn bám sát những nhiệm vụ cấp bách của hoạt động khoa học quân sự trong Học viện Nó thường được biên soạn toàn diện (cả lý thuyết lẫn thực tiễn) cung cấp tài liệu có hệ thống cho cán bộ nghiên cứu Trong đó nhiều thư mục được biên soạn thành bộ rất có giá trị

Thư mục này còn đi sâu giới thiệu các tài liệu liên quan đến nghệ thuật hậu cần quân sự, có tác dụng tích cực đối với cán bộ chỉ huy các đơn vị

- Thư mục thông báo khoa học phục vụ tổng kết công tác đảm bảo hậu cần trong chiến tranh

Tổng kết công tác đảm bảo hậu cần trong chiến tranh là một nhu cầu cấp bách trong nghiên cứu khoa học quân sự nhằm đúc kết lại những kinh nghiệm quí báu về nghệ thuật hậu cần quân sự lưu lại cho thế hệ sau Đáp ứng nhu cầu này, Thư viện đã biên soạn thư mục thông báo khoa học tổng kết công tác hậu cần trong chiến tranh Các bảng thư mục loại này được tổng kết

từ nhiều nguồn tài liệu, cả tài liệu công bố và cả tài liệu không công bố, giúp cho cán bộ nghiên cứu làm công tác tổng kết hậu cần có cái nhìn khái quát,

khách quan và sâu rộng về những sự kiện lịch sử cần thiết cho chuyên đề nghiên cứu của mình

Trong những năm qua, việc xây dựng các thư mục thông báo khoa học

đã và vẫn đang được tiến hành phù hợp với đặc thù của Học viện Hậu cần, đảm bảo đáp ứng nhu cầu của người dùng tin

Trong “Thư mục thông báo”, tài liệu được mô tả theo qui tắc mô tả tiêu chuẩn quốc tế ISBD (International Standard bibliographic description), bên dưới tên tài liệu là ký hiệu kho, ký hiệu xếp giá giúp người sử dụng dễ dàng tìm kiếm tài liệu mình cần Những bản thư mục này được phát cho các khoa, phòng ban, bộ môn và được giới thiệu ở các bộ phận phục vụ cho người dùng tin sử dụng Các thư mục này đã góp phần vào việc nâng cao chất lượng công tác nghiên cứu, giảng dạy, học tập của cán bộ giảng viên và học viên trong Học viện

2.2.2.2 Thư mục giới thiệu

Thư viện Học viện Hậu cần biên soạn loại hình thư mục này nhằm tuyên truyền các tài liệu phục vụ cho 2 mục đích chính: Hỗ trợ cho việc học tập nâng cao trình độ hiểu biết về mọi mặt của của cán bộ, học viên và phục

vụ cho công tác tuyên truyền Thư mục này được biên soạn nhân những sự kiện chính trị, văn hóa, xã hội lớn của đất nước, của quân đội

Ví dụ: Đầu năm 2000 biên soạn thư mục: “Đảng vinh quang, Bác Hồ

vĩ đại, đất nước phồn vinh tiến vào thế kỷ 21” (phục vụ cuộc thi do báo Tiền phong tổ chức)

Năm 2004, nhân dịp kỷ niệm 50 năm chiến thắng lịch sử Điện Biên Phủ, Thư viện đã biên soạn thư mục: “Lừng lẫy Điện Biên, chấn động địa cầu”…

2.2.2.3 Thư mục chuyên đề

Là hình thức tập hợp các các tài liệu, luận văn, bài viết chuyên ngành hậu cần quân sự dựa trên cơ sở tài liệu có trong Thư viện Học viện Hậu cần cùng với một số tài liệu khai thác qua mạng Intranet, Internet Loại thư mục

này cung cấp cho cán bộ, giáo viên, các nhà nghiên cứu, học viên trong Học viện một các tương đối toàn diện và có hệ thống các nguồn thông tin về một vấn đề cụ thể

Trong phần chính của thư mục có các biểu ghi có tóm tắt nội dung, ký hiệu xếp giá ở kho, hay địa chỉ các nguồn thông tin trên mạng Internet, rất thuận tiện cho việc tìm tin Hàng năm, Thư viện đều phối hợp với các khoa giảng dạy trong trường để biên soạn các thư mục chuyên đề phù hợp với các chuyên ngành đào tạo và nghiên cứu khoa học trong Học viện

Ví dụ: năm 2008, Thư viện phối hợp với khoa Chỉ huy Hậu cần biên soạn, xuất bản hai thư mục chuyên đề: “công tác Hậu cần chiến dịch Hồ Chí Minh” và “Hậu cần quân sự địa phương, hậu cần nhân dân địa phương và hậu cần khu vực phòng thủ.”

Có thể nói rằng, việc biên soạn thư mục chuyên đề tại Thư viện Học viện Hậu cần cũng đem lại hiệu quả cao vì nhu cầu sử dụng loại thư mục này của bạn đọc là khá phổ biến

2.2.3 Ấn phẩm thông tin chuyên đề

Trong xã hội bùng nổ thông tin như hiện nay, nguồn thông tin chính xác là cực kỳ quan trọng trong các hoạt động xã hội Trong lĩnh vực hậu cần

quân sự vai trò của thông tin ngày càng được khẳng định

Từ những năm 90, Thư viện đã biên soạn ấn phẩm thông tin có giá trị như: “Thông tin chuyên đề” Đây là tập hợp các các bài viết của các nhà khoa học cập đến các lĩnh vực về một chuyên đề đang được quan tâm, thông thường là các vấn đề hậu cần quân sự Nó bao gồm những thông tin cần thiết tùy theo mục đích phục vụ đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ chiến lược và đặc thù quân đội

Các chuyên đề này thường do Thư viện tự quyết định dựa vào yêu cầu của nhiệm vụ chính trị, quân sự của Học viện Hậu cần Ấn phẩm thông tin thường ra hàng tháng hoặc 2 tháng 1 kỳ Tổng cộng đã ra được hơn 70 số

“Thông tin chuyên đề”, trong đó phải kể đến các ấn phẩm như: Thông tin

chuyên đề số 20: “Xu hướng phát triển công nghệ và ứng dụng trong lĩnh vực Hậu cần”, Thông tin chuyên đề số 49: “Xây dựng lực lượng dự bị động viên Hậu cần sư đoàn bộ binh khung thường trực”, Thông tin chuyên đề số 52: “tác chiến và đảm bảo hậu cần tác chiến bảo vệ vùng biển hải đảo”…

Qua đây, có thể thấy công tác biên soạn ấn phẩm thông tin của Thư viện Học viện Hậu cần là một hoạt động khá thường xuyên và đặc thù, không chỉ tạo ra các ấn phẩm thông tin có chất lượng mà còn là một hoạt động chính yếu nhằm thỏa mãn nhu cầu tin cho mọi đối tượng người dùng tin Các ấn phẩm thông tin ra đời là các sản phẩm thông tin chuyên nghiệp, ngày càng được hoàn thiện để đáp ứng tốt nhiệm vụ chính trị, quân sự mà Học viện Hậu cần đang đảm nhiệm

Nhìn chung, công tác biên soạn thư mục và ấn phẩm thông tin của Thư viện Học viện Hậu cần luôn được chú trọng và tiến hành thường xuyên, đều đặn Các sản phẩm ngày càng phong phú, đáp ứng kịp thời với nhu cầu tài liệu của bạn đọc trong Học viện

2.2.4 Cơ sở dữ liệu

Cơ sở dữ liệu là một lĩnh vực trong hoạt động tin học, nghiên cứu cơ chế, nguyên lý và phương pháp tổ chức các nhóm dữ liệu nhằm phục vụ cho việc khai thác dữ liệu trong hệ thống tin học ứng dụng nói chung và trong hệ thống lưu trữ và tìm kiếm thông tin ở các trung tâm thông tin – thư viện nói riêng Cơ sở dữ liệu là bộ phận không thể thiếu trong hệ thống thông tin – thư

viện hiện đại

Cơ sở dữ liệu là một tập hợp các bản ghi hoặc tệp có quan hệ logic với nhau và được lưu giữ trên bộ nhớ của máy tính [13,tr.82]

Theo bản chất của thông tin, cơ sở dữ liệu được chia thành:

- Cơ sở dữ liệu thư mục: chứa các thông tin thư mục và cũng có khi chưa có tóm tắt

- Cơ sở dữ liệu dữ kiện: chứa các thông tin về các đặc tính kỹ thuật, sự kiện kinh tế xã hội

- Cơ sở dữ liệu số liệu: Chứa các thông tin về số liệu thống kê, các chỉ

số, các thông số

- Cơ sở dữ liệu văn bản: Chứa các thông tin về tài liệu cấp 2

Hiện nay, cơ sở dữ liệu của Thư viện Học viện Hậu cần được xây dựng trên phần mềm ILib - giải pháp thư viện điện tử cho các thư viện tại Việt Nam

do công ty CMC của Việt Nam nghiên cứu và phát triển Đây là một hệ thống thư viện tích hợp với các module được thiết kế nhằm đáp ứng các nhu cầu khác nhau của thư viện và là phần mềm phát triển theo nguyên tắc xuyên suốt toàn bộ chương trình: Dễ sử dụng, đảm bảo tất cả các nhu cầu về tiêu chuẩn

và nghiệp vụ thư viện, có kiến trúc hệ thống hỗ trợ khả năng mở rộng không hạn chế và các kết nối logic trực tiếp giữa các module, sẵn sàng cho việc khai thác dữ liệu ở tốc độ cao mà vẫn an toàn dữ liệu Vì vậy, rất tiện ích cho mọi đối tượng sử dụng nó

Từ năm 2005, Thư viện Học viện Hậu cần đã bắt đầu triển khai ứng dụng phần mềm ILib, phần mềm này chứa dựng toàn bộ các cơ sở dữ liệu về sách giáo trình, tài liệu tham khảo mà Thư viện có với số lượng là 39.248 biểu ghi

Cụ thể cơ sở dữ liệu của Thư viện Học viện Hậu cần được thống kê như sau:

Ngôn ngữ tài liệu xử lý: Việt, Nga, Anh, Pháp…

Mục tiêu phục vụ: Đáp ứng các nhu cầu về nghiên cứu, giảng dạy và

học tập của tất cả cán bộ, giảng viên, học viên trong học viện

Phiếu nhập tin của cơ sở dữ liệu tài liệu của thư viện bao gồm các trường chứa thông tin sau:

- Các thông tin thư mục (tương đương với các thông tin mô tả ấn phẩm theo ISBD)

- Các chỉ số phân loại, từ khóa

- Một số thông tin khác như: chủ đề, tóm tắt, chú giải

Cơ sở dữ liệu được xây dựng đem lại những tiện ích lớn trong công tác tra cứu tin bởi những ưu điểm của nó: nhanh chóng, dễ dàng, thuận tiện…

Tuy nhiên, trong việc lập các cơ sở dữ liệu tại Thư viện Học viện Hậu cần, vấn đề nan giải là việc đánh từ khóa cho tài liệu Do thiếu một từ điển từ chuẩn thống nhất (đặc biệt là từ điển từ chuẩn quân sự), và do có nhiều người tham gia vào việc tạo lập cơ sở dữ liệu với những trình độ hiểu biết về thông tin, tin học cũng như kiến thức khoa học chuyên sâu khác nhau nên việc định

từ chuẩn từ khóa nhiều khi không chính xác và thiếu thống nhất

Ví dụ như: Cùng một cuốn sách có tên là: “Tập trung lực luợng hậu cần của toàn quân, khả năng bảo đảm của cả nước, tạo thế vững lực mạnh về hậu cần trên các chiến trường, bảo đảm cho tổng tiến công và nổi dậy mùa xuân 1975 giải phóng hoàn toàn miền Nam” thì giữa các cán bộ thư viện sẽ có cách định từ khóa khác nhau Trong khi, cán bộ thư viện thứ nhất có cách định từ khóa là: “hậu cần, chiến trường, miền Nam” thì cán bộ thư viện thứ hai lại cách định từ khóa khác: “bảo đảm, giải phóng, tiến công, mùa xuân” Điều này làm cho việc định từ khóa thiếu thống nhất

Thêm vào đó, các cơ sở dữ liệu được xây dựng còn chậm, các sách nhập vào Thư viện từ trước năm 2000 chưa được cập nhật đầy đủ trong các cơ

sở dữ liệu Điều này làm hạn chế rất nhiều trong việc tra cứu tin của bạn đọc

Hiện nay, Thư viện Học viện Hậu cần đã tham gia vào mạng INTRANET MISTEN Đây là mạng máy tính truyền thông thông tin khoa học công nghệ môi trường quân sự có chức năng cung cấp và thu nhận thông tin khoa học công nghệ môi trường phục vụ lãnh đạo, chỉ huy, quản lý nghiên cứu trong toàn quân Trên mạng Intranet có trang web của Thư viện được truy cập theo địa chỉ: http: //192.170.73.12/opac

Trong mạng INTRANET MISTEN, Thư viện Học viện Hậu cần có thể truy cập tới trang web của 15 đơn vị (Học viện chính trị quân sự, học viện quốc phòng, học viện chính trị quân sự, binh chủng pháo binh…)

Trang web của Thư viện bao gồm các phần chính:

- Phần giới thiệu: bao gồm những thông tin chung về Học viện Hậu cần như: lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ…

- Phần tra cứu: đây là phần đặc biệt quan trọng của trang web giúp cho người đọc tra cứu, khai thác các nguồn tin của Thư viện

- Bản tin điện tử: bao gồm tin tức, tin nhanh về các lĩnh vực như kỹ thuật, quân sự, an ninh, quốc phòng…

Hiện nay, Thư viện Học viện Hậu cần sử dụng hai hệ thống mạng riêng biệt là: mạng Internet và mạng Intranet Mạng Internet có thể sử dụng để khai thác thông tin trên toàn cầu, đọc báo hay giải trí Mạng Intranet chỉ sử dụng trong phạm vi nội bộ của cơ quan để tìm kiếm thông tin về các đơn vị trong quân đội