Xây dựng hệ thống hoạch định nhu cầu vật tư trong quá trình bảo dưỡng máy bay tại xí nghiệp a75

TÓM TẮT LUẬN VĂN Đề tài luận văn tốt nghiệp “Xây dựng hệ thống hoạch định nhu cầu vật tư trong quá trình bảo dưỡng máy bay tại Xí nghiệp A75” được thực hiện dựa trên cơ sở lý thuyết về

Đại Học Quốc Gia Tp Hồ Chí Minh

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA

Z Y

NGUYỄN QUANG VINH

XÂY DỰNG HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NHU CẦU VẬT TƯ TRONG QUÁ TRÌNH BẢO DƯỠNG MÁY BAY TẠI XÍ NGHIỆP A75

Chuyên ngành: QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP Mã số ngành: 12.00.00

LUẬN VĂN THẠC SĨ

TP HỒ CHÍ MINH, tháng 07 năm 2005

CÔNG TRÌNH ĐƯỢC HOÀN THÀNH TẠI

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HỒ CHÍ MINH

Cán bộ hướng dẫn khoa học: PGS.TS HỒ THANH PHONG

(Ghi rõ họ tên, học hàm, học vị và chữ ký)

Cán bộ chấm nhận xét 1:

(Ghi rõ họ tên, học hàm, học vị và chữ ký)

Cán bộ chấm nhận xét 2:

(Ghi rõ họ tên, học hàm, học vị và chữ ký)

Luận văn thạc sĩ được bảo vệ tại HỘI ĐỒNG CHẤM BẢO VỆ LUẬN VĂN THẠC SĨ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA, Ngày tháng năm 2005

Có thể tìm hiểu luận văn tại thư viện cao học, Trường Đại học Bách Khoa, Đại học Quốc gia TP Hồ Chí Minh

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM PHÒNG ĐÀO TẠO SĐH ĐỘC LẬP – TỰ DO – HẠNH PHÚC

Tp HCM, ngày tháng năm 2005

NHIỆM VỤ LUẬN VĂN THẠC SĨ

Họ và tên học viên: NGUYỄN QUANG VINH Phái: Nam

Chuyên ngành: Quản Trị Doanh Nghiệp MSHV: 01703442

I TÊN ĐỀ TÀI:

XÂY DỰNG HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NHU CẦU VẬT TƯ TRONG QUÁ TRÌNH BẢO DƯỠNG MÁY BAY TẠI XÍ NGHIỆP A75

II NHIỆM VỤ VÀ NỘI DUNG:

Khảo sát hiện trạng hệ thống quản lý và cung cấp vật tư tại Xí Nghiệp A75 Trên cơ sở đó tiến hành phân tích, thiết kế dữ liệu và lập trình để xây dựng hệ thống hoạch định nhu cầu vật tư phục vụ cho công tác bảo dưỡng máy bay tại Xí Nghiệp

III NGÀY GIAO NHIỆM VỤ LUẬN VĂN: 01/01/2005

IV NGÀY HOÀN THÀNH NHIỆM VỤ: 20/06/2005

V HỌ VÀ TÊN CÁN BỘ HƯỚNG DẪN: PGS.TS HỒ THANH PHONG

CÁN BỘ HƯỚNG DẪN CHỦ NHIỆM NGÀNH BỘ MÔN QUẢN LÝ NGÀNH

PGS.TS Hồ Thanh Phong

Nội dung và đề cương luận văn thạc sĩ đã được Hội Đồng Chuyên Ngành thông qua

Ngày tháng năm 2005 PHÒNG ĐÀO TẠO SĐH KHOA QUẢN LÝ NGÀNH

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành luận văn này, lời đầu tiên tôi muốn bày tỏ lòng biết ơn chân thành đến các Thầy, Cô giáo Khoa Quản Lý Công Nghiệp đã tận tình hướng dẫn truyền đạt những kiến thức và kinh nghiệm quý báo trong suốt khóa học tại trường Đại Học Bách Khoa TP HCM Những kiến thức này thực sự rất hữu ích và là hành trang quý báo đối với tôi trong công việc cũng như trong cuộc sống hàng ngày

Đặc biệt tôi xin gửi lời cám ơn sâu sắc nhất đến PGS.TS Hồ Thanh Phong, người thầy kính mến đã hướng dẫn tận tình chu đáo, gợi ý và cung cấp cho tôi các kiến thức, kinh nghiệm để giúp tôi hoàn thành tốt luận văn này

Tôi cũng xin cảm ơn những góp ý, giúp đỡ của các bạn đồng môn trong quá trình thực hiện luận văn; cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của các anh chị em nhân viên các phòng ban tại Xí nghiệp sửa chữa máy bay A75 đã cung cấp các thông tin và số liệu giúp tôi hoàn thành Luận Văn Cao Học này

TP Hồ Chí Minh, ngày 20 tháng 06 năm 2005

Người thực hiện luận văn

Nguyễn Quang Vinh

TÓM TẮT LUẬN VĂN

Đề tài luận văn tốt nghiệp “Xây dựng hệ thống hoạch định nhu cầu vật tư

trong quá trình bảo dưỡng máy bay tại Xí nghiệp A75” được thực hiện dựa trên

cơ sở lý thuyết về MRP trong quản lý và điều độ sản xuất, thiết kế hệ thống thông tin quản lý, kỹ thuật hệ thống công nghiệp Thông qua quá trình quan sát và tìm hiểu thực tế tại Xí nghiệp, tác giả đã vận dụng các lý thuyết trên nhằm mục đích cải tiến và xây dựng hệ thống hoạch định nhu cầu vật tư trong quá trình bảo dưỡng máy bay tại Xí nghiệp

Luận văn cao học bao gồm các nội dung chính sau đây:

• Phân tích hệ thống quản lý sản xuất và cung cấp vật tư hiện tại của Xí Nghiệp nhằm thấy được các ưu và nhược điểm của hệ thống hiện tại Từ đó đưa

ra các yêu cầu cần phải đạt được khi thiết kế hệ thống mới

• Tiến hành thiết kế hệ thống MRP thông qua các giai đoạn thiết kế sơ bộ, thiết kế chi tiết Sau đó thu thập số liệu để viết chương trình hỗ trợ hệ thống

• Đưa ra những kết luận, kiến nghị đối với Ban giám đốc trong việc triển khai hệ thống

Kết quả nghiên cứu rất có ích đối với ban lãnh đạo Xí nghiệp trong việc nhận thức về tầm quan trọng của việc hoạch định nguyên vật vật liệu để đảm bảo quá trình sản xuất được trơn tru, giúp tiết giảm được những tổn thất do việc thừa hoặc thiếu vật tư Điều này góp phần không nhỏ trong quá trình xây dựng chiến lược phát triển lâu dài của Xí nghiệp

THE THESIS ABSTRACT

This Master thesis “Building the material requirement planning in aircraft maintenance at A75 Enterprise”, based on theories about material

requirement planning in operation management, system analysist and design By observing and studying the real situation at Enterprise, the author applied the above theories to improve as well as build a Material Requirement Planning System serving for Aircraft Maintenance

This thesis comprises the following main issues:

realize its weak and strong points

data to program a computer

the system

The studying results are very useful for Directorate of Enteriprise in conceiving the importance of Material Requirement Planning to ensure smoothly manufacturing process, prevent loss due to material shortage/ excess… And this thing is very useful to establish a strong strategy in the long term of Enterprise

DANH SÁCH HÌNH VẼ VÀ SƠ ĐỒ DÙNG

TRONG LUẬN VĂN

Hình 1: Sơ đồ trình tự nghiên cứu 6

Hình 2.1: Sơ đồ tổng quát của một hệ thống MRP 12

Hình 2.2: Quy tình thiết kế và kỹ thuật hệ thống 32

Hình 2.3: Hồi tiếp và lặp trong quy trình kỹ thuật hệ thống 36

Hình 3.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Xí Nghiệp A75 43

Hình 3.2: Hệ thống quản lý vật tư tại Xí Nghiệp A75 46

Hình 3.3: Lưu đồ hệ thống thủ công quá trình cấp phát và sử dụng vật tư 51

Hình 4.1: Sơ đồ cây chức năng của hệ thống MRP 61

Hình 4.2: Sơ đồ DFD mức ngữ cảnh của hệ thống MRP 66

Hình 4.3: Sơ đồ DFD mức 0 của hệ thống MRP 68

Hình 4.4: Sơ đồ quan hệ thực thể 74

Hình 5.1: Sơ đồ các khối chức năng cơ bản của hệ thống MRP 76

Hình 5.2: Sơ đồ lịch điều độ sản xuất chính (MPS) của hệ thống MRP 76

Hình 5.3: Sơ đồ danh mục vật tư (BOM) của hệ thống MRP 79

Hình 5.4: Sơ đồ hồ sơ vật tư tồn kho (IMF) của hệ thống MRP 85

MỤC LỤC

Trang bìa luận văn tốt nghiệp i

Họ tên các cán bộ hướng dẫn và chấm nhận xét ii

Tờ nhiệm vụ luận văn thạc sĩ iii

Lời cảm ơn iv

Tóm tắt luận văn (tiếng Việt) v

Tóm tắt luận văn (tiếng Anh) vi

Danh sách hình vẽ và sơ đồ trong luận văn vii

Mục lục viii

1 MỞ ĐẦU 1

1.1 Giới thiệu 1

1.2 Lý do hình thành đề tài 2

1.3 Mục tiêu 4

1.4 Nội dung đề tài 4

1.4.1 Các công việc thực hiện 4

1.4.2 Sơ đồ nghiên cứu 6

1.4.3 Phương pháp nghiên cứu 7

1.5 Giới hạn và phạm vi nghiên cứu 8

1.6 Ý nghĩa thực tiễn của đề tài 9

2 CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ NHỮNG NGHIÊN CỨU LIÊN QUAN 12

A CƠ SỞ LÝ THUYẾT 12

2.1 Lý thuyết MRP 12

2.1.1 Tổng quan về MRP 12

2.1.2 Số liệu đầu vào của hệ thống MRP 15

2.1.3 Quá trình thực hiện MRP 17

2.1.4 Cập nhật hệ thống 18

2.1.5 Đầu ra của MRP 19

2.1.6 Lợi ích và yêu cầu của MRP 20

2.2 Lưu đồ dòng chảy dữ liệu (DFD) 21

2.2.1 Các ký hiệu trong lưu đồ 22

2.2.2 Những lưu đồ dòng chảy dữ liệu tại nhiều mức khác nhau 24

2.2.3 Những cách thiết kế của phương pháp lưu đồ dòng chảy dữ liệu 25

2.3 Phân tích dữ liệu và lập mô hình 26

2.3.1 Phương pháp lập mô hình dữ liệu từ dưới lên và từ trên xuống 26

2.3.2 Lập mô hình thực thể quan hệ (ERD) 28

2.3.2.1 Loại thực thể 29

2.3.2.2 Quan hệ 29

2.3.2.3 Thuộc tính 30

2.3.2.4 Những loại quan hệ 31

2.4 Quy trình kỹ thuật hệ thống 32

2.4.1 Tính năng quy trình kỹ thuật hệ thống 32

2.4.2 Quy trình KTHT trong chu kỳ sống 33

2.4.3 Yêu cầu hệ thống 34

2.4.4 Quản lý KTHT 35

B NHỮNG NGHIÊN CỨU LIÊN QUAN 37

2.5 Một số nghiên cứu, ứng dụng có liên quan 37

2.6 Một luận văn liên quan đến hoạch định nhu cầu vật tư 38

3 PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ SẢN XUẤT VÀ CUNG CẤP VẬT TƯ 40

3.1 Giới thiệu sơ lược về Xí nghiệp máy bay A75 40

3.1.1 Lịch sử hình thành 40

3.1.2 Lĩnh vực hoạt động kinh doanh của Xí nghiệp A75 41

3.1.3 Chức năng và nhiệm vụ 41

3.1.4 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Xí nghiệp 43

3.1.5 Phương hướng hoạt động kinh doanh trong thời gian tới 44

3.2 Phân tích hệ thống quản lý sản xuất và cung cấp vật tư hiện nay 45

3.2.1 Hoạch định và quản lý tiến độ sản xuất 45

3.2.2 Hệ thống quản lý hàng tồn kho và cung cấp vật tư 45

3.2.2.1 Sự liên kết giữa các bộ phận trong hệ thống quản lý vật tư 45

3.2.2.2 Quá trình cấp phát và sử dụng vật tư 48

3.2.2.3 Hệ thống quản lý hàng tồn kho 53

3.2.2.4 Hoạt động mua hàng tại công ty 54

3.2.2.5 Công tác hoạch định nhu cầu vật tư hiện nay 56

3.2.3 Các nguyên nhân được rút ra 57

3.3 Yêu cầu đặt ra đối với hệ thống MRP 58

4 THIẾT KẾ SƠ BỘ 60

4.1 Sơ đồ cây chức năng của hệ thống 61

4.1.1 Chức năng thiết lập lịch điều độ sữa chữa chính (MPS) 62

4.1.2 Chức năng xây dựng danh mục nguyên vật liệu đầu vào (BOM).62 4.1.3 Chức năng xây dựng hồ sơ vật tư tồn kho 63

4.1.4 Chức năng kế hoạch đặt hàng 64

4.1.5 Chức năng giao dịch tồn kho 64

4.1.6 Chức năng báo cáo kết quả thực hiện 64

4.2 Lưu đồ dòng chảy dữ liệu của hệ thống (DFD) 64

4.2.1 Sơ đồ DFD mức ngữ cảnh của quá trình hoạch định nhu cầu vật tư

66

4.2.2 Sơ đồ DFD mức 0 của quá trình hoạch định nhu cầu vật tư 68

4.3 Lập mô hình quan hệ thực thể (ERD) 72

4.3.1 Xác định các loại thực thể 72

4.3.2 Xác định mối quan hệ giữa các thực thể 72

4.3.3 Xây dựng mô hình thực thể 74

4.3.4 Xác định thuộc tính của các thực thể 74

5 THIẾT KẾ CHI TIẾT 76

5.1 Lịch điều độ sản xuất chính (Master Production Schedule) 76

5.2 Danh mục vật tư (Bill of Material) 79

5.3 Hồ sơ vật tư tồn kho (Inventory Master File) 85

5.4 Kế hoạch đặt hàng: 90

5.5 Báo cáo giao dịch tồn kho 94

5.6 Báo cáo tình hình thực hiện 96

6 KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 97

6.1 Lợi ích của việc nghiên cứu 97

6.2 Phần mềm máy tính hỗ trợ 98

6.2.1 Cơ sở dữ liệu 98

6.2.2 Giao diện thực hiện các chức năng của hệ thống 99

6.3 Một số các yêu cầu khi triển khai hệ thống 100

6.3.1 Phần mềm cài đặt và cấu hình máy tính 101

6.3.2 Xác định đối tượng sử dụng chính và phần quyền truy cập hệ thống 101 6.3.3 Thử nghiệm hệ thống 103

6.3.4 Chỉnh sữa và hoàn thiện hệ thống 104

6.3.5 Hoàn thiện tài liệu hệ thống 105

6.3.6 Đào tạo cho người sử dụng hệ thống MRP 106

7 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 108

7.1 Kết luận 108

7.2 Kiến nghị 109

7.2.1 Đối với công ty 109

7.2.2 Đối với bạn đọc 110

7.3 Hướng phát triển tương lai của đề tài 111

1 MỞ ĐẦU

1.1 Giới thiệu

Như chúng ta đều biết, vận tải hàng không ngày nay đang dần dần tự khẳng định mình như là một loại hình vận tải vô cùng quan trọng và không thể thiếu được trong đời sống kinh tế xã hội của loài người Trong tình hình như hiện nay, kinh tế thế giới đang có xu hướng thương mại hóa toàn cầu thì vận tải hàng không càng trở nên quan trọng hơn trong vai trò vận chuyển hành khách và vận tải hàng hóa ngoại thương

Với vai trò quan trọng như vậy, hàng không Việt Nam tất nhiên không phải là một ngoại lệ Với chính sách mở cửa nền kinh tế, Việt Nam ngày nay với mong muốn làm bạn với tất cả các quốc gia trên thế giới trên cơ sở hợp tác, giao thương buôn bán, bình đẳng, cùng có lợi và không can thiệp vào nội bộ của nhau Sát cánh cùng với sự đổi mới tiến bộ của đất nước, ngành Hàng không Việt Nam đang từng bước hiện đại hóa trong cả lĩnh vực kỹ thuật và dịch vụ nhằm không chỉ phục vụ cho các máy bay sở hữu mà còn làm dịch vụ cho tất cả các máy bay quốc tế hạ cánh và quá cảnh tại Việt Nam

Xí nghiệp Máy bay A75 là một trong những đơn vị thuộc Tổng Công ty Hàng không Việt Nam chịu trách nhiệm an toàn kỹ thuật cũng như đảm bảo an toàn bay đối với các một số loại máy bay (ATR72, Boeing B767, B777) bằng cách nhập khẩu toàn bộ vật tư phụ tùng máy bay từ nước ngoài rồi xuất sử dụng cho các dịch vụ bảo dưỡng máy bay Với một đội ngũ công nhân kỹ thuật được đào tạo bài bản từ nước ngoài, Xí nghiệp trực tiếp tiến hành quá trình bảo dưỡng và thu tiền công là các ngoại tệ mạnh cũng như toàn bộ chi phí nguyên, nhiên vật liệu xuất dùng Đây là một trong những hình thức xuất khẩu dịch vụ

Để làm được điều đó một cách có hiệu quả, Xí nghiệp có rất nhiều việc phải làm Những công việc đó không chỉ là đầu tư hiện đại hóa các sân bay, trang bị máy bay hiện đại, huấn luyện đội ngũ cán bộ, công nhân viên phục vụ lành nghề, mà còn đảm bảo an toàn cho những chuyến bay bằng một chương trình bảo dưỡng hiện đại và tiết kiệm tối đa chi phí

Một trong những điều quan trọng mà đề tài nghiên cứu muốn đề cập đó là khâu hoạch định nhu cầu vật tư, phụ tùng thay thế sao cho không quá nhiều để tránh bị chôn vốn, gây lãng phí cho doanh nghiệp và cũng không quá ít để tránh tình trạng máy bay phải dừng bay vì thiếu phụ tùng thay thế

Trước tiên, việc tìm hiểu cơ sở lý thuyết và các nghiên cứu có trước được thực hiện Sau đó là quá trình vận dụng các lý thuyết này vào hoạt động thực tế tại Xí nghiệp nhằm mục đích xây dựng một hệ thống hoạch định nhu cầu vật tư một cách khoa học trong quá trình bảo dưỡng máy bay Kế đến là việc xây dựng chương trình thực hiện quá trình hoạch định nhu cầu vật tư bằng ngôn ngữ lập trình Visualbasic trên nền Access

1.2 Lý do hình thành đề tài

Việc cung ứng, hoạch định nhu cầu vật tư cung cấp cho quá trình bảo dưỡng vẫn còn tồn tại một số vấn đề tồn đọng vẫn chưa thể khắc phục như sau:

- Chưa xây dựng được một chương trình hoạch định nhu cầu vật tư đảm bảo cung cấp kịp thời vật tư, trang thiết bị để hạn chế tới mức thấp nhất tình trạng máy bay phải dừng bay, hủy chuyến vì không có phụ tùng vật tư thay thế Các quá trình đặt hàng thường phải chạy theo các yêu cầu từ các phòng ban mà không có sự thống kê, xây dựng từ một kế hoạch chính yếu

Điều này có thể thấy rõ ràng nhất qua các số liệu thống kê trong khoảng thời gian từ 1/1/2004 đến 30/09/2004 Việc chậm giờ, hủy chuyến vì lý do kỹ thuật chiếm đến 11% tổng số chuyến bay so với các hãng khác thì tỷ lệ này chỉ khoảng 3% Số liệu đối với các loại máy bay ATR72, B767, B77 phục vụ tại sân bay Tân Sơn Nhất tính từ 1/1/2004 đến ngày 30/09/04 thể hiện ở bảng sau:

Sự cố do các lý do kỹ thuật Số lần

Và trong số các sự cố do lỗi kỹ thuật trên thì hết 80% là do không có sẵn hoặc không đủ lượng vật tư cần thiết để khắc phục sự cố

- Hiện nay, tại kho dự trữ phụ tùng máy bay của xí nghiệp vẫn tồn tại khá nhiều danh mục phụ tùng nhập khẩu từ hai năm về trước mà vẫn chưa qua sử dụng Điều này cho thấy khả năng dự báo nhu cầu của xí nghiệp còn hạn chế dẫn đến đặt hàng vượt quá nhu cầu sử dụng làm chiếâm dụng vốn của xí nghiệp và Nhà nước

- Xí nghiệp chưa theo dõi và xuất kho sao cho hạn chế tối đa phụ tùng, hóa chất hết niên hạn sử dụng Ví dụ như phụ tùng, hóa chất nào nhập về trước thì xuất trước sẽ tránh được tình trạng phụ tùng còn niên hạn dài lại xuất trước trong khi phụ tùng gần hết niên hạn lại để tồn kho

- Trong quá trình đặt hàng thì việc kiểm soát thông tin về sự vận chuyển của phụ tùng vật tư về đến kho của mình cũng còn kém Điều này dẫn đến tình trạng nhiều lúc hàng đã về đến nơi mà không biết để nhận về kịp thời cho việc bảo dưỡng

1.3 Mục tiêu

ƒ Xây dựng hệ thống hoạch định nhu cầu vật tư (MRP) phục vụ công tác sửa chữa máy bay của Xí nghiệp A75

kho của Xí nghiệp A75

1.4 Nội dung đề tài

1.4.1 Các công việc thực hiện

• Thu thập các thông tin liên quan để xây dựng lịch điều độ sữa chữa chính (MPS): cách bố trí thời gian thực hiện các định kỳ sửa chữa máy bay, nội dung và số lượng các công việc sẽ phải thực hiện trong mỗi lần định kỳ sửa chữa máy bay

• Thu thập các đơn hàng từ các phòng ban về nguyên vật liệu dùng để thực hiệc các công việc trong sửa chữa định kỳ Hoặc tra cứu, tham khảo các tài liệu của nhà chế tạo máy bay để xác định danh mục vật

tư (BOM) cần thiết cho mỗi công việc trong định kỳ sửa chữa

• Chọn lựa các thông tin cần thiết để xây dựng hồ sơ vật tư tồn kho: kích thức lô đặt hàng, khoảng thời gian chờ hàng, mức tồn kho an toàn, thông tin về nhà cung cấp, số lượng trong kho…

viết trên nền Access để đưa ra được các kết quả đầu ra như sau:

- Thống kê việc quản lý số lượng nhập, xuất hàng về kho tại từng thời điểm và mục đích mỗi lần sử dụng

- Thống kê các đơn hàng yêu cầu từ các phòng ban đối với phòng vật

tư, nhân viên phụ trách thực hiện các đơn hàng này

- Kế hoạch đặt hàng: chỉ rõ số lượng, thời điểm cần dùng để đáp ứng kịp thời quá trình bảo dưỡng

- Bảng thống kê số lần giao hàng đúng hẹn, trễ hẹn của các nhà cung cấp nguyên vật liệu Giá cả mua hàng của các loại nguyên vật liệu

- Bảng báo báo tình hình thực hiện việc hoạch định nhu cầu vật tư

bảo dưỡng định kỳ dạng A đối với máy bay B767 trong khoảng thời gian 6 tháng cuối năm 2004

• Những kết luận và kiến nghị đối với quá trình thực hiện hoạch định nhu cầu vật tư phục vụ công tác sửa chữa máy bay tại Xí nghiệp A75

Lý thuyết MRP, kỹ thuậthệ thống, các nghiên cứuMRP có liên quan

Thiết kế sơ bộ hệ thống

MRP

Thu thập, thống kê số liệu

Thiết kế chi tiết hệ thống

MRP

Lập trình phần mềm MRP

Kết luận và kiến nghị

1.4.2 Sơ đồ nghiên cứu

- Lý thuyết MRP

- Kỹ thuật phân tích và thiết kế hệ thống

- Hệ thống thông tin quản lý

- Các nghiên cứu có liên quan

- Sơ đồ cây chức năng

- Giản đồ DFD

- Mô hình quan hệ thực thể ERD

- Lịch bảo dưỡng, sửa chữa

- Loại bảo dưỡng và các công việc thực hiện

- Danh mục nguyên vật liệu ứng với mỗi công việc và ứng với loại bảo dưỡng

- Thông tin về vật tư tồn kho, nhà cung cấp, nhân viên đặt hàng, ,…

- Các khối dữ liệu đầu vào: lịch điều độ sữa chữa, BOM, hồ sơ vật tư tồn kho

- Các khối dữ liệu đầu ra của MRP: Kế hoạch đặt hàng, giao dịch tồn kho, báo cáo thực hiện

- Giao diện quản lý thông tin và màn hình nhập dữ liệu ứng với các khối chức năng.

Hình 1: Sơ đồ trình tự nghiên cứu

1.4.3 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp nghiên cứu sử dụng ở đây là phương pháp suy diễn Đây là đề tài mang tính chất nghiên cứu áp dụng các lý thuyết, phương pháp đã học vào giải quyết các vấn đề thực tiễn của công ty trong lĩnh vực hoạch định nhu cầu vật tư cho quá trình bảo dưỡng máy bay tại Xí Nghiệp

Lý thuyết được sử dụng chủ yếu ở đây là lý thuyết về MRP, kỹ thuật hệ thống, phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý Bên cạnh đó, tác giả có tham khảo các nghiên cứu đã liên quan về đề tài này Thông tin có được từ các nghiên cứu trước sẽ giúp việc xác định được các phương pháp mới, tốt hơn để giải quyết các vấn đề của mình

Dựa trên nền tảng lý thuyết này, tác giả tiến hành các bước thiết kế sơ bộ, thiết kế chi tiết hệ thống Bên cạnh đó quá trình cũng thực hiện các phương pháp thống kê để thu thập số liệu nhằm viết phần mềm hỗ trợ, minh họa một số chức năng của hệ thống thiết kế

1.5 Giới hạn và phạm vi nghiên cứu

Tân Sơn Nhất, thành phố Hồ Chí Minh Do đó hầu hết các thông tin và dữ liệu được thu thập được tại Xí Nghiệp Ngoài ra quá trình còn thu thập số liệu của các đơn vị trực thuộc Tổng công ty hàng không (Văn phòng khu vực miền Nam, Cụm cảng hàng không Miền Nam, ) và tham khảo ý kiến của các chuyên viên hoạt động lâu năm trong lĩnh vực cung ứng nguyên vật liệu tại công ty

767 ứng với 2 chủng loại vật tư sau:

- Vật tư tiêu hao: Phụ tùng máy bay dạng tiêu hao là loại phụ tùng chỉ sử

dụng một lần, khi hỏng hóc hoặc hết hạn sử dụng thì tháo xuống thành phế phẩm và không được sửa chữa sử dụng lại

tùng sử dụng nhiều lần, khi hỏng hóc hoặc hết hạn sử dụng thì tháo xuống và gửi sửa chữa ở nhà sản xuất nước ngoài rồi lại nhập về và có thể sử dụng lại Khi sửa chữa xong, nhà sản xuất định lại hạn sử dụng của phụ tùng

2004 đối với các định kỳ bảo dưỡng dạng “A” đối với loại máy bay BOEING B767 được thực hiện tại Xí nghiệp A75

• Do thời gian thực hiện luận văn có hạn, nên trong phần luận văn của mình tác giả chỉ thực hiện các công việc xây dựng chương trình thực hiện quá trình hoạch định nhu cầu vật tư chỉ bao gồm việc quản lý các thông số chính như trong phần nội dung có đề cập Chương trình không thể tổng quát hóa hết được hết mọi chức năng cũng như các khía cạnh của một quá trình hoạch định nhu cầu vật tư tổng quát Tuy nhiên nó là cơ sở cho các chuyên gia phần mềm phát triển hoàn thiện sau này

1.6 Ý nghĩa thực tiễn của đề tài

khoa học, sẽ giúp góp phần rất nhiều trong việc tránh lãng phí vốn đồng thời đảm bảo cung ứng nguyên vật liệu một cách kịp thời đối với quá trình bảo dưỡng máy bay Tỷ lệ dừng bay, hủy chuyến do các lý do kỹ thuật gây nên (đặc biệt do thiếu phụ tùng vật tư cung cấp) sẽ làm mất uy tín của hãng hàng không quốc gia Việt Nam nói riêng và làm mất lòng tin đối với người dân nói chung Và chi phí cho việc mất mát này là điều cần phải khắc phục và hạn chế tối đa đối với một

doanh nghiệp nếu muốn tăng lợi nhuận và giành thị phần trong một nền kinh tế thị trường đang cạnh tranh ngày càng khốc liệt hiện nay Mục đích của đề tài là nhằm đưa ra các giải pháp để giải quyết các điểm yếu kém trong việc hoạch định nguồn nguyên vật liệu cung cấp cho quá trình bảo dưỡng máy bay hiện nay tại Xí nghiệp

dụng những lý thuyết mà mình đã học vào thực tế công việc nhằm mục đích cải tiến hoặc khắc phục những vấn đề còn tồn đọng, đồng thời là dịp để kiểm nghiệm lại kiến thức của mình Ngoài ra quá trình nghiên cứu sẽ giúp tác giả hiểu rõ hơn, sâu hơn quy trình sản xuất và cung ứng nguyên vật liệu tại công ty Những kinh nghiệm rút ra từ quá trình nghiên cứu sẽ rất hữu ích đối với tác giả trong công việc Bên cạnh đó kết quả nghiên cứu hy vọng sẽ làm cho các nhà quản trị cao cấp tại công ty sẽ có cái nhìn đúng đắn hơn về tầm quan trọng của việc hoạch định nguyên vật vật liệu để đảm bảo tiến độ sản xuất Từ đó họ sẽ có kế hoạch khắc phục những điểm yếu còn tồn đọng trong quá trình xây dựng chiến lược phát triển lâu dài của công ty

1.7 Bố cục luận văn

Đề tài này bao gồm 7 chương:

Giới thiệu sơ lược về lý do hình thành đề tài, phạm vi, phương pháp nghiên cứu và bố cục của đề tài

Tóm lược lại cơ sở lý thuyết, các học thuyết và những nghiên cứu có liên quan được sử dụng trong quá trình nghiên cứu

‰ Chương 3: Phân tích hiện trạng về công tác quản lý vật tư tại Xí

nghiệp A75

Giới thiệu sơ lược về công ty, một số nét chính về quá trình hình thành, chức năng, nhiệm vụ, sản phẩm, chiến lược phát triển của công ty nhằm giúp người đọc hiểu rõ về đối tượng nghiên cứu

Tiến hành phân tích một số các tác nghiệp chính trong hệ thống quản lý sản xuất và cung ứng nguyên vật liệu trong quá trình bảo dưỡng máy bay hiện nay Từ đó rút ra các vấn đề tồn đọng

Dùng các sơ đồ cây chức năng, sơ đồ dòng chảy dữ liệu (DFD) và sơ đồ quan hệ thực thể (ERD) để diễn tả hoạt động của hệ thống

Mô tả và thiết kế chi tiết dữ liệu ở mỗi chức năng của hệ thống Viết chương trình và thiết kế các giao diện sử dụng cho hệ thống

Giới thiệu một số kết quả mà đề tài đạt được Phần kết quả cũng chỉ ra một số các yêu cầu cần phải thực hiện trước khi triển khai hệ thống vào sử dụng

Nêu ra những điểm mà đề tài chưa giải quyết được, những vướng mắc khi áp dụng các giải pháp được đưa ra trong đề tài vào thực tế công việc Đồng thời đưa ra kết luận chung cho toàn bộ đề tài

2 CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ NHỮNG NGHIÊN CỨU LIÊN QUAN

Chương này tóm lược lại cơ sở lý thuyết, các học thuyết được sử dụng trong quá trình nghiên cứu Mục đích của chương này là đưa ra nền tảng lý thuyết hướng dẫn cho quá trình thu thập số liệu, phân tích, đánh giá và là cơ sở để thiết kế hệ thống

A CƠ SỞ LÝ THUYẾT

2.1 Lý thuyết MRP

[Nguồn: William J.Steven, “Production/ Operations Management”]

2.1.1 Tổng quan về MRP

Thay đổi kế hoạch Đơn hàng phát hành

Chương trình hoạch định nhu cầu vật tư

Kế hoạch sản xuất

chính (MPS)

Danh mục nguyên

vật liệu (BOM)

Hồ sơ vật tư tồn

kho (IMF)

Báo cáo tùy chọn

Baùo cáo chính

Kế hoạch đặt hàng

Báo cáo ngoại lệ Báo cáo kế hoạch

Báo cáo thực hiện

Giao dịch tồn kho

Đơn hàng

Dự báo

Thay đổi

thiết kế

Số liệu đầu vào Quá trình thực hiện Đầu ra

Hình 2.1: Sơ đồ tổng quát của một hệ thống MRP

Quá trình hoạch định nhu cầu vật tư là một hệ thống điện toán kiểm soát tồn kho và lên kế hoạch sản xuất Nó chịu trách nhiệm về việc sắp xếp lịch trình sản xuất cũng như cung cấp các thông tin về các phụ tùng, nguyên vật liệu để hình thành một sản phẩm hoàn chỉnh Bên cạnh đó hệ thống cũng sẽ khuyến cáo việc ban hành các chỉ lệnh công việc, các đơn hàng mua và các thông báo nhằm thay đổi kế hoạch sản xuất khi cần thiết

Kế hoạch nguyên vật liệu được dựa vào những cột mốc thời gian trong tiến độ sản xuất chính, nó sẽ mô tả loại vật liệu gì chúng ta cần và khi nào thì cần MRP sẽ quyết định những kế hoạch theo từng khoảng thời gian đối với tất cả các thành phần cấu thành sản phẩm hoặc nguyên vật liệu cần dùng để tạo ra tất cả các sản phẩm trong kế hoạch sản xuất chính yếu Chính vì vậy hai nhân tố kế hoạch sản suất chính và MRP dùng cho quá trình hoạch định và tái hoạch định để đảm bảo lượng vật tư cần dùng đúng hạn định trong quá trình sản xuất Và trách nhiệm quyết định xem lượng vật tư cần dùng và khi nào cần được xem là sự ưu tiên hàng đầu trong quá trình hoạch định

Mục tiêu quản lý của MRP là cung cấp lượng vật tư cần dùng đúng lúc, đúng chỗ phù hợp với kế hoạch sản xuất nhằm tạo ra các sản phẩm cuối cùng MRP chính là cách thức làm cho các kế hoạch sản xuất chính diễn ra Nó cung cấp các kế hoạch chính thức về mỗi loại vật tư, nguyên vật liệu cấu thành hoặc về sản phẩm cuối cùng Và việc hoàn thành các kế hoạch này mà không có lượng hàng tồn kho quá dư thừa, tăng giờ làm thêm, tiêu tốn sức lao động hay các nguồn lực khác,… là một điều hết sức quan trọng

MRP chuyển đổi các dự định ở mức cao thành các bảng liệt kê hàng ngàn các danh mục phải sản xuất hoặc đặt mua trong một công ty điển hình Các bảng kế hoạch này cụ thể đủ để cho mọi người thực hiện, chế tạo ra chúng và chịu trách nhiệm về chúng

Nếu xét về thuật ngữ kỹ thuật, MRP là mô hình lên kế hoạch quyết định Các kết quả của mỗi bước tính toán được quyết định trực tiếp từ bước trước đó mà không cần xem xét xác suất phân phối của bất kỳ giá trị biến nào khác Thường thì một mô hình xác suất sẽ được dùng để tính toán với các điều kiện như thế Cách tiếp cận này được sử dụng khi các biến có một khoảng rộng các giá trị có thể xảy ra Mô hình ra quyết định MRP là hữu ích và đủ cho việc lên kế hàng ngày đối với các hoạt động sản xuất

Các chức năng khác nhau của MRP tạo ra một chuỗi các công việc văn phòng có tính lặp lại Điều này cho thấy bản thân nó có thể được thiết lập và chạy trên một máy tính

Tóm lại việc lên kế hoạch chi tiết các thành phần, nguyên vật liệu cấu thành sản phẩm là rất cần thiết cho một kế hoạch sản xuất phức tạp Đó chính là lý do tại sao nhiều doanh nghiệp hiện nay sử dụng MRP trong việc thiết lập những kế hoạch chi tiết cho mười hoặc hàng trăm các danh mục cho một năm hay những thời điểm xa hơn trong tương lai hoặc những thay đổi hàng ngày Nó được ví như là sự phát triển của các máy tính tốc độ cao mà kết quả cuối cùng là cho phép người ta có thể thực hiện các phép tính về các khoảng thời gian một cách hợp lý và giữ cho các kế hoạch của họ đảm bảo đúng thời hạn Ngày nay MRP vẫn là một chuỗi các phép tính đơn giản dùng để tạo ra và duy trì các kế hoạch có giá trị Vấn đề trọng tâm của nó vẫn xoáy vào việc trả lời hai câu hỏi “ Lượng vật tư, nguyên vật liệu gì mà chúng ta cần” và “ Khi nào thì cần”

2.1.2 Số liệu đầu vào của hệ thống MRP

Hệ thống MRP có 3 nguồn thông tin chính: kế hoạch tiến độ sản xuất chính (master production schedule), danh mục nguyên vật liệu (bill of material) và hồ sơ vật tư tồn kho (inventory master file)

Tiến độ sản xuất chính là bảng liệt kê cho biết thời điểm và số lượng thành phẩm cần trong một thời kỳ Số lượng trong tiến độ sản xuất đến từ nhiều nguồn khác nhau như từ các đơn hàng, dự báo các yêu cầu từ kho để xây dựng tồn kho dự phòng, tồn kho mùa vụ và phục vụ các nhu cầu ngoại lệ

Kế hoạch tiến độ phân chia kỳ kế hoạch ra nhiều kỳ nhỏ và các phân kỳ nay không nhất thiết phải bằng nhau Trong thực tế phân kỳ cho các tiến độ ngắn hạn trước mắt thường là hàng tuần và cho các kỳ kế hoạch xa hơn thường là hàng tháng hay hàng quý và chúng có tính chất thăm dò nhiều hơn kế hoạch cho các kỳ trước mắt

Không có một hạn định thời gian nào cho kế hoạch tiến độ chính tuy nhiên nó phải đủ dài để bao hàm một chu kỳ sản xuất của doanh nghiệp Nó được tính bằng thời gian thành phẩm ở trên các bước chế biến và thời gian di chuyển nội bộ MPS diễn giải cái cần làm chứ không phải cái có thể làm, vì vậy tiến độ sản xuất chính có thể không phù hợp với các giới hạn của hệ thống sản xuất hoặc các yêu cầu về tìm kiếm, chế tạo các nguyên vật liệu, bộ phận cấu thành sản phẩm MRP không thể phân biệt được tiến độ nào là hiện thực, tiến độ nào là không khả thi Bởi vậy cần chạy thử MPS giả định trên MRP để có được một bức tranh toàn cảnh về các yêu cầu để thực hiện được kế hoạch tiến độ giả định Từ đó có thể tiến hành so sánh, kiểm tra để có thể điều chỉnh cần thiết về tiến độ hay quy trình

Sự ổn định của các kế hoạch trước mặt rất quan trọng Không có nó, các thay đổi về số lượng, thời điểm của đơn hàng có thể làm cho kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu theo yêu cầu trở nên vô nghĩa Để giảm thiểu tác động này doanh nghiệp sử dụng các mốc giới hạn về thời gian Trong giới hạn nào đó chỉ có một số thay đổi được chấp nhận

Danh mục này bao gồm tất cả các loại nguyên vật liệu cần thiết để sản xuất ra một sản phẩm Bởi vì mỗi loại sản phẩm có một danh mục nguyên vật liệu riêng BOM cho biết số lượng của từng loại nguyên vật liệu cần thiết để sản xuất ra một sản phẩm Khía cạnh này của nó được thể hiện rõ trong cây cấu trúc của sản phẩm Cấu trúc cây của sản phẩm rất hữu ích trong việc minh họa cách thức BOM được sử dụng để xác định số lượng các thành phần cần thiết để sản xuất ra một lượng thành phẩm Cây cấu trúc được chia ra thành nhiều cấp, mỗi cấp tương ứng với một bước gia công trong quy trình sản xuất và bắt đầu từ cấp 0 tương ứng với khâu cuối cùng, sản phẩm của cấp này là nguyên liệu cho cấp cao hơn

Khi các yêu cầu được tính toán trong MRP, máy tính sẽ quét cấu trúc của sản phẩm hết cấp này đến cấp khác từ cao sang thấp Và tổng cộng yêu cầu chưa thể có khi tất cả các cấp chưa được quét hết

Hồ sơ vật tư tồn kho lưu trữ các thông tin về từng mặt hàng tồn kho trong một thời hạn nào đó Nó bao gồm tiến độ nhận hay lượng tồn kho kỳ vọng, thông tin liên quan đến nhà cung cấp, thời gian chờ hàng và cỡ đơn hàng tối thiểu Các biến động về hàng tồn kho như nhập vào, xuất ra, hủy bỏ đơn hàng và các sự kiện tương tự cũng được lưu trữ trong tập tin này Giống như BOM, hồ

sơ vật tư tồn kho phải chính xác Các thông tin sai lệch về thời gian chờ, nhu cầu có ảnh hưởng trực tiếp đến MRP

2.1.3 Quá trình thực hiện MRP

Quá trình MRP được bắt đầu từ kế hoạch tiến độ sản xuất chính và quy đổi chúng ra các cấu kiện hay nguyên vật liệu sử dụng Số lượng được xác định từ kế hoạch sản xuất chính và là sản lượng yêu cầu gộp, chúng chưa tính đến lượng hàng tồn kho sẵn có và lượng hàng sẽ nhận được Số lượng yêu cầu ròng là sản lượng gộp sau khi trừ đi số lượng hàng tồn kho sẵn có và cộng thêm mức tồn kho an toàn

Xác định sản lượng yêu cầu ròng là điểm cốt lõi của một quy trình MRP Nó được tính bằng công thức sau:

Nhu cầu ròng = Nhu cầu gộp - Lượng hàng tồn kho + Tồn kho an toàn trong thời kỳ t đã được hoạch định

Để đơn giản tồn kho an toàn thường được bỏ qua khi tính toán Và nhu cầu ròng thường được hiệu chỉnh bởi lượng tồn kho dự phòng cho các hư hại

Trong hệ thống MRP các đơn đặt hàng phát hành được lưu trữ vào một tập tin riêng gọi là danh mục các hợp đồng được phát hành theo hoạch định và thời điểm cũng như số lượng nhận được của từng đơn hàng được thể hiện trong danh mục các đơn hàng nhận được theo hoạch định Phụ thuộc vào chính sách đặt hàng của doanh nghiệp, số lượng của các đơn hàng phát hành là một bội số của một số lượng cụ thể nào đó hay đúng bằng số lượng cần thiết tại thời điểm đó

Tóm lại quy trình tính toán của MRP bắt đầu từ kế hoạch tiến độ sản xuất chính và cấu trúc hình cây của sản phẩm Bắt đầu từ tiến độ sản xuất chính MRP

bắt đầu quét theo từng cấp của sản phẩm để tính nhu cầu gộp của từng bộ phận hay nguyên liệu Sau đó MRP sẽ so sánh nhu cầu gộp với lượng hàng tồn kho kỳ vọng sẽ có sẵn đầu kỳ để tính ra nhu cầu ròng và đây cũng chính là số lượng phải nhận được theo hoạch định (planned order receipts) Từ số lượng này kết hợp với các thông tin về nguyên vật liệu (lead time, cỡ đơn hàng tối thiểu) sẽ có số lượng và thời điểm phải đặt hàng cho các loại hàng tồn kho (planned order releases)

Như vậy về mặt thuật toán MRP không có gì phức tạp Tuy nhiên trong thực tế một công ty có nhiều loại sản phẩm, cấu trúc sản phẩm phức tạp đặc biệt là hiện tượng một loại nguyên vật liệu được dùng chung cho nhiều loại sản phẩm thì khối lượng tính toán trong MRP rất lớn Bởi vậy nếu không có sự hỗ trợ của máy tính thì công việc này gần như không thể thực hiện được

2.1.4 Cập nhật hệ thống

Hai hệ thống cơ bản thường được sử dụng để cập nhật các mẫu tin trong MRP là tái phục hồi hay thay đổi ròng Tái phục hồi cập nhật định kỳ, thay đổi ròng được cập nhật liên tục

Tái phục hồi là hệ thống xử lý theo lô, nó dịch toàn bộ các thay đổi trong kỳ và định kỳ cập nhật hệ thống Sử dụng các thông tin này, một kế hoạch sản xuất mới được hình thành (nếu cần) tương tự như cách kế hoạch gốc được phát triển

Thay đổi ròng kế hoạch sản xuất cơ sở được sửa đổi để phản ánh các thay đổi khi chúng xảy ra Nếu như một số sản phẩm hỏng được trả lại nhà cung cấp, thông tin này sẽ được cập nhật vào hệ thống ngay khi được biết Chỉ có các thay đổi được phản ánh trong hệ thống, cấp này đến cấp kia, kế hoạch cơ sở không được xây dựng lại

Tái phục hồi phù hợp với các hệ thống ổn định trong khi thay đổi ròng phù hợp với các hệ thống thay đổi thường xuyên Điểm yếu của hệ thống tái phục hồi là sự chậm trễ về thông tin Trái lại chi phí của hệ thống này thấp, các thay đổi trong kỳ có thể bù trừ nhau nên tránh được hệ thống bị thay đổi nhiều lần Điểm yếu của hệ thống thay đổi ròng là chi phí cao, và hệ thống bị thay đổi nhiều lần Điểm mạnh của nó là cung cấp thông tin cập nhật cho các nhà quản lý

2.1.5 Đầu ra của MRP

Đầu ra của MRP được chia thành 2 loại báo cáo chính và các báo cáo tùy chọn

Báo cáo chính bao gồm:

1 Kế hoạch đặt hàng: Một lịch trình chỉ ra số lượng và thời điểm của các đơn hàng trong tương lai

2 Đơn đặt hàng đã phát hành: quá trình thực hiện kế hoạch đặt hàng

3 Thay đổi kế hoạch đặt hàng, bao gồm các sửa đổi về ngày đến hạn, số lượng của đơn hàng và các đơn hàng đã thay đổi

Báo cáo tùy chọn bao gồm:

1 Báo cáo thực hiện: kiểm tra được sử dụng để đánh giá hoạt động của hệ thống Chúng hỗ trợ các nhà quản lý bằng cách đo lường các chênh lệch so với kế hoạch: các lần giao hàng trễ hẹn, hàng tồn kho thiếu và cung cấp thông tin để đánh giá chi phí thực hiện

2 Báo cáo kế hoạch sử dụng để dự báo nhu cầu hàng tồn kho trong tương lai Chúng bao gồm các lưu ý và các dữ liệu khác để có thể dự báo nhu cầu tương lai

3 Các báo cáo ngoại lệ bao gồm lưu ý các mâu thuẩn chủ yếu như các đơn hàng trễ hay quá hạn, tỷ lệ hao hụt bất thường, các sai lầm hay các yêu cầu về các phụ kiện, nguyên vật liệu không tồn tại

2.1.6 Lợi ích và yêu cầu của MRP

Lợi ích:

1 Mức hàng tồn kho thấp

2 Có khả năng theo dõi chặt chẽ các yêu cầu về nguyên liệu

3 Khả năng đánh giá các yêu cầu về công suất dựa trên một kế hoạch sản xuất cho trước

4 Là phương tiện để phân chia thời gian sản xuất

Rất nhiều đối tượng phải sử dụng dữ liệu đầu ra của MRP như nhân viên lập kế hoạch sản xuất, nhân viên quản lý sản xuất, các đốc công, nhân viên mua hàng,…

Yêu cầu:

1 Máy tính và các phần mềm cần thiết để lưu trữ các mẫu tin

2 Chính xác và cập nhật

- Kế hoạch điều độ sản xuất chính (MPS)

- Danh mục nguyên vật liệu (BOM)

- Hồ sơ vật tư tồn kho

3 Sự toàn vẹn của các tập tin dữ liệu

Tính chính xác có tầm quan trọng sống còn cho thành công của MRP Các sai sót trong hồ sơ vật tư tồn kho, danh mục hàng tồn kho có thể dẫn đến các kết quả đáng tiếc, đặt hàng quá nhiều hay quá ít, thiếu hàng tồn kho, giao hàng trễ,… Tất cả sẽ đóng góp vào việc sử dụng các nguồn lực không hiệu quả

Rất nhiều doanh nghiệp không ý thức được tầm quan trọng của các vấn đề này Trong nhiều trường hợp, danh mục nguyên vật liệu lạc hậu do các thay đổi của thiết kế không được phản ánh vào hệ thống, các thông tin về nguyên liệu không chính xác Hơn thế nữa là rào cản của sự bảo thủ, rất nhiều đốc công hay các nhà quản lý thường cho rằng: “Chúng tôi đã có hơn 30 năm kinh nghiệm vậy tại sao chúng tôi phải thay đổi”

2.2 Lưu đồ dòng chảy dữ liệu (DFD)

[ Nguồn: Võ Văn Huy, Huỳnh Ngọc Liễu, “Chương 8, Hệ Thống

Thông Tin Quản Lý”]

Lưu đồ dòng chảy dữ liệu là một công cụ phân tích và thiết kế có cấu trúc quan trọng Nó không thể thiếu nếu tiến hành theo phương pháp từ trên xuống Phương pháp này sẽ chú trọng một cái nhìn luận lý, trái với vật lý, về lưu trữ dữ liệu, những dòng chảy dữ liệu và những quá trình xử lý dữ liệu Trong phương pháp này không bị buộc phải lưu ý đến những khía cạnh vật lý của thiết kế Cuối cùng kho dữ liệu sẽ tạo ra cấu trúc tập tin hay cơ sở dữ liệu của hệ thống và những quá trình xử lý dữ liệu có thể trở thành những chương trình hay những chương trình con Và những dòng chảy dữ liệu sẽ tương ứng với những dữ liệu được chuyển vào hoặc ra khỏi những chương trình, đến hay đi từ cấu trúc tập tin hay cơ sở dữ liệu Mặc dù vậy, những phần này có thể được quyết định ở những giai đoạn sau này

Các mức của lưu đồ dòng chảy dữ liệu tương ứng với các mức phân tích từ trên xuống và nhiều mức chi tiết khác mà ban quản lý và người sử dụng cần để thảo luận về sự hiểu biết của phân tích viên về những quá trình xử lý trong hệ thống

Lưu đồ còn là tài liệu để chứng tỏ sự thống nhất được tạo vào cuối giai đoạn phân tích Bản chất dễ hiểu (không kỹ thuật) của nó giúp cho những người

sử dụng hiểu được dễ dàng, và chấp thuận phân tích về hệ thống là đúng đắn Điều này làm cho nó trở thành một công cụ thông tin hiệu quả, lắp đầy lỗ hổng giữa phân tích viên và người sử dụng

Cuối cùng, nó giúp chúng ta dễ dàng phác thảo những phương pháp thiết kế khác nhau cho một hệ thống được máy tính hóa trong tương lai

2.2.1 Các ký hiệu trong lưu đồ

Những lưu đồ dòng chảy dữ liệu hỗ trợ quá trình xây dựng mô hình logic của hệ thống độc lập với những ràng buộc vật lý Chúng biểu diễn nhiều dòng chảy dữ liệu khác nhau giữa những quá trình Nơi kho dữ liệu và điểm nhập và xuất dữ liệu cũng được biểu diễn Những ký hiệu cơ bản được dùng để phác họa lưu đồ dòng chảy dữ liệu được trình bày như sau:

• Nguồn dữ liệu hay đích dữ liệu:

Hình vuông biểu thị một nguồn dữ liệu hay đích dữ liệu, không quan tâm tới dữ liệu trước khi ra khỏi nguồn và sau khi về đích

Ký hiệu:

• Xử lý dữ liệu:

Vòng tròn hay hình chữ nhật tròn chỉ quá trình xử lý dữ liệu Trong hình tượng này, chúng ta đặt tên ngắn gọn cho quá trình Điều quan trọng cần biết là chỉ có những quá trình xử lý dữ liệu trong lưu đồ dòng chảy dữ liệu Những quá trình vật lý không được đề cập đến Quá trình xử lý dữ liệu là một quá trình trong đó phải có biến đổi dữ liệu Quá trình này được thực hiện bởi một chương trình máy tính, một phần hay một tập chương trình máy tính Lưu đồ dòng chảy dữ liệu không ý nghĩa gì ở điểm này

Ký hiệu: hay

• Lưu trữ dữ liệu:

Được biểu diễn bằng một hình chữ nhật có một đầu mở với một danh hiệu thích hợp Cần phân biệt với đích dữ liệu vì nó là nơi dữ liệu được lưu trữ và sẽ lấy dữ liệu (hay một phần ra) ra sử dụng Đích dữ liệu không quan tâm về số phận của dữ liệu Ký hiệu lưu trữ/ kho dữ liệu không có ám chỉ một phương tiện lưu trữ cụ thể Có thể là băng từ hay đĩa từ, tài liệu hay thậm chí là trí nhớ con người

Ký hiệu:

• Dòng dữ liệu:

Biểu diễn một dòng chảy dữ liệu Bản chất của dữ liệu được cho bởi tên của nó (hay nhiều tên) Bất cứ nơi nào có dữ liệu chảy trong lưu đồ, nó đều được gắn với cùng một tên Điều quan trọng là phải hiểu rằng đây là dòng chảy dữ liệu, chứ không phải dòng chảy vật chất

Ký hiệu:

Thiết kế lưu đồ dòng chảy dữ liệu cho những hệ thống đơn giản tương đối không phức tạp Tuy nhiên đối với những hệ thống lớn hơn chúng ta cần phải tuân theo một tập hợp các hướng dẫn Đó là:

9 Đặt tên những dòng chảy dữ liệu, những quá trình, nguồn, đích và kho

9 Vẽ lưu đồ

9 Rà soát lại lưu đồ, cụ thể là kiểm tra những dòng chảy dữ liệu, kho, nguồn, đích tương tự có cùng tên và những dòng chảy dữ liệu khác nhau có tên khác nhau

2.2.2 Những lưu đồ dòng chảy dữ liệu tại nhiều mức khác nhau

Hai câu hỏi tương quan xung quanh những lưu đồ dòng chảy dữ liệu Đó là:

• Nên trình bày những quá trình trên lưu dòng chảy dữ liệu ở mức nào?

• Số quá trình tối đa được trình bày trên một lưu đồ dòng chảy dữ liệu là bao nhiêu?

Mục tiêu chính của lưu đồ dòng chảy dữ liệu là dùng để thông tin mô hình quá trình xử lý logic của tổ chức Khi lưu đồ dòng chảy dữ liệu có nhiều hơn quá trình xử lý Thực tế sẽ khó hiểu cho người đọc, đây là một giới hạn Nếu bạn thấy có xu hướng vượt quá giới hạn này thì nên vẽ lại lưu đồ dòng chảy dữ liệu, các quá trình được nhóm lại với nhau một cách logic rồi được thay bằng một quá trình đơn Những quá trình này không bị mất đi Chúng sẽ xuất hiện trên lưu đồ dòng chảy dữ liệu khác, cho biết quá trình kết hợp này được chia thành những thành phần như thế nào Chính những thành phần này cũng có thể phức tạp và có thể được chia thành những quá trình xử lý dữ liệu liên kết được trình bày trên lưu đồ dòng chảy dữ liệu ỡ mức thấp hơn Công việc được lặp lại cho đến khi các quá trình trở nên đơn giản một cách logic, nghĩa là cho đến khi chúng không thể được chia nhỏ hơn nữa

Việc tạo ra nhiều mức trong lưu đồ dòng chảy dữ liệu có hai ưu điểm khác nhau:

- Thứ nhất: bản chất của nó giống như phương pháp phân tích từ trên xuống của phân tích viên Nghĩa là, đầu tiên phân tích viên quan tâm đến những chức năng chính và những quá trình chính Sau đó những chức năng này và những quá trình này được phân tích thành những thành phần nhỏ hơn Do đó phân tích viên có thể tập trung vào những lưu đồ dòng chảy dữ liệu ở mức cao hơn trước khi thiết kế ở các mức khác

- Thứ hai: nhiều mức khác nhau tương ứng với những mức chi tiết biểu diễn khác nhau Điều này có lợi đối với phân tích viên khi thảo luận những kết quả phân tích với những thành viên của tổ chức Ban quản lý cấp cao thường quan tâm đến đến những phạm vi tổng quát thường được biểu diễn trên lưu đồ dòng dữ liệu mức cao Những nhân viên khác sẽ quan tâm đến những phạm vi cục bộ hơn nhưng chi tiết hơn

2.2.3 Những cách thiết kế của phương pháp lưu đồ dòng chảy dữ liệu

Điều quan trọng là phải tách bạch quá trình phân tích với quá trình thiết kế Đây là công việc khó khăn Quá trình phân tích vượt khỏi phạm vi mô tả vì mỗi trường hợp xây dựng mô hình là một phần của quá trình thiết kế Khía cạnh khác của thiết kế là chọn lựa những dòng chảy dữ liệu, lưu trữ dữ liệu, quá trình xử lý, nguồn và đích đúng đặc trưng được những quan điểm quan trọng trong một hệ thống thông tin của tổ chức Sử dụng những cách này để xây dựng một mô hình có nghĩa là phân tích viên đã ngầm sử dụng một chiến lược thiết kế nào đó: đó là chiến lược thiết kế từ trên xuống

Tuy nhiên trong thiết kế, những sự bao hàm đã được thừa kế thông qua việc sử dụng những kỹ thuật có cấu trúc, như là lưu đồ dòng chảy dữ liệu, có một vài sự phân biệt giữa phân tích và thiết kế Trong phân tích, một cách logic, phân tích viên quan sát cái gì sẽ được làm cho tổ chức để thực hiện những chức

năng của nó một cách có hiệu quả và năng suất Lưu đồ dòng chảy dữ liệu cho thấy những khía cạnh vật lý của một hệ thống và đưa ra logic của nó ở mức chi tiết tương ứng, giúp chúng ta dễ dàng theo dõi và thực hiện những sự cải tiến

2.3 Phân tích dữ liệu và lập mô hình

[ Nguồn: Võ Văn Huy, Huỳnh Ngọc Liễu, “Chương 9, Hệ Thống

Thông Tin Quản Lý”]

Lưu đồ dòng chảy dữ liệu biểu diễn những quá trình xử lý dữ liệu, và những dòng chảy dữ liệu giữa chúng, nhưng không cho biết nội dung của dữ liệu lưu trữ Hiện có xu hướng thiên về việc sử dụng những cơ sở dữ liệu tích hợp trong những hệ thống thông tin thương mại, nghĩa là phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu là một giai đoạn quan trọng đối với chu kỳ sống của hệ thống Phần này giới thiệu quá trình lập mô hình thực thể quan hệ, từ đó rút ra mô hình dữ liệu của tổ chức Mục tiêu là xây dựng một mô hình dữ liệu làm cơ sở cho việc thiết kế cơ sở dữ liệu hiệu quả, nhằm đáp ứng nhu cầu xử lý dữ liệu

2.3.1 Phương pháp lập mô hình dữ liệu từ dưới lên và từ trên xuống

a Phương pháp thiết kế dữ liệu lưu trữ từ dưới lên:

Bắt đầu từ những vùng dữ liệu được cho dưới dạng những thuộc tính mô tả dữ liệu Đây là những dạng mô tả mà phân tích viên sử dụng để mô tả nội dung dữ liệu của những tài liệu hiện có trong hệ thống Những phần tử dữ liệu khác nếu cần nhập vào các quá trình sẽ được thêm vào hệ thống Sau đó những những phần tử dữ liệu này được nhóm lại thành những mẫu tin Có khả năng mỗi tài liệu gốc trong hệ thống bằng tay sẽ phát sinh một mẫu tin Ví dụ, mẫu đơn hàng của công ty có thể phát sinh một mẫu tin với các vùng mã số đơn hàng, ngày đặt hàng, mã số khách hàng, tên khách hàng, [mã mặt hàng]*, [số lượng mặt hàng]*,… Những mẫu tin này là nền tảng để tạo ra những tập tin Một đơn hàng

là một mẫu tin và tập những mẫu tin này là một tập tin đơn hàng Sau đó cần phải quyết định loại tập tin, cách tổ chức tập tin và những chỉ mục để có thể truy xuất những thông tin cần cho một ứng dụng Phương pháp phân tích và thiết kế này được gọi là phương pháp phân tích từ dưới lên vì hệ thống được phát triển từ những khối xây dựng cơ bản lên - những vùng dữ liệu - thông qua những mẫu tin và nhữn tập tin

Chỉ nên sử dụng phương pháp này khi thiết kế thiết kế những hệ thống nhỏ trong đó không đòi hỏi tích hợp nhiều chức năng Tuy nhiên nếu có quá nhiều vùng, được nhiều ứng dụng dùng chung, quá trình thiết kế hệ thống càng trở nên khó khăn hơn nếu muốn tránh các vùng dữ liệu lặp lại một cách không cần thiết

Với phương pháp này, một vấn đề sâu xa hơn có thể xảy ra nếu hệ thống được yêu cầu thiết kế lại Ở đây tài liệu hiện có không giúp chúng ta xác định được nội dung của dữ liệu lưu trữ cuối cùng Chúng ta còn gặp khó khăn khi quyết định những vùng cần thiết trong giai đoạn ban đầu và phạm vi mà các vùng được dùng chung giữa những ứng dụng

Như vậy chúng ta cần một phương pháp phát triển lưu trữ dữ liệu cho tổ chức, sao cho chúng có thể khắc phục được những hạn chế của phương pháp phân tích từ dưới lên

b Phương pháp lập mô hình dữ liệu từ trên xuống:

Phương pháp này chỉ quan tâm đến những thiết kế vật lý vào giai đoạn cuối cùng trong chu kỳ phân tích và thiết kế Nếu phân tích viên chỉ quan tâm đến cấu trúc luận lý hơn là cấu trúc vật lý thì anh ta sẽ tránh được sự lạc đường

do những chi tiết về trình tự của những mẫu tin hay chỉ mục trên các mẫu tin Với tinh thần kết hợp các kỹ thuật phân rã có cấu trúc, phương pháp phân tích dữ liệu từ trên xuống trước tiên xem xét các loại đối tượng mà tổ chức muốn lưu

giữ dữ liệu của nó và xem xét những mối quan hệ giữa chúng Sau đó xem xét những loại dữ liệu cần được lưu trữ cho những đối tượng này và chỉ ở giai đoạn sau mới xét đến sự lưu trữ vật lý trong hệ thống máy tính

Có nhiều lý do khác nhau để sử dụng phương pháp phân tích dữ liệu từ trên xuống trong phân tích dữ liệu Các chức năng trong một tổ chức chắc chắn sẽ thay đổi theo thời gian, dù cấu trúc dữ liệu dùng cho những cho những chức năng đó có thể không thay đổi Ví dụ có thể thấy báo cáo ở năm nay khác với năm khác, nhưng dữ liệu để tạo ra các báo cáo đó có cấu trúc không đổi Có thể nhận thấy rằng cấu trúc dữ liệu là cố định và các chức năng có thể thay đổi nhưng vẫn phụ thuộc vào nó Như vậy rõ ràng việc thiết kế một cấu trúc dữ liệu nhằm đáp ứng những nhu cầu hiện thời có thể sẽ không thõa mãn yêu cầu trong tương lai khi những chức năng này thay đổi Dường như chúng ta nên thiết kế lưu trữ dữ liệu sao cho nó phản ánh hay mô hình hoá cấu trúc của những đối tượng và những mối quan hệ trong tổ chức và dữ liệu cần lưu trữ cho chúng

Điều quan trọng là chúng ta phải nhận thấy rằng nhiều hệ cơ sở dữ liệu thương mại cho phép định nghĩa cơ sở dữ liệu bằng cách cung cấp một mô hình cấu trúc dữ liệu luận lý mức cao Chi tiết của cấu trúc lưu trữ được hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu điều khiển Kết quả của việc lập mô hình dữ liệu thực thể

- quan hệ từ trên xuống cung cấp cho chúng ta một mô hình thích hợp

2.3.2 Lập mô hình thực thể quan hệ (ERD)

Giả thiết cơ bản nằm sau mô hình thực thể - quan hệ là cấu trúc dữ liệu của tổ chức có thể được mô hình hóa bằng cách sử dụng đúng ba loại đối tượng phân biệt sau đây không Đó là:

2.3.2.1 Loại thực thể

Loại thực thể là loại sự việc có khả năng tồn tại độc lập và nó có dữ liệu cần lưu trữ Dữ liệu là một đặc tính chủ yếu của một loại thực thể Ví dụ loại thực thể NHÂN VIÊN là loại sự việc có những dữ liệu mà bộ phận tiền lương cần lưu trữ như là (mã số nhân viên) và (ngày sinh) Loại thực thể là một khái niệm trừu tượng, có thể có nhiều sự kiện thực thể cụ thể Sự kiện cụ thể này chính là dữ liệu chúng ta cần lưu trữ Một sự kiện ví dụ về loại thực thể NHÂN VIÊN là một người đàn ông mà bạn đồng nghiệp gọi ông ta là “Trần Văn” và các con gái của ông ta gọi ông là “cha” Những loại thực thể cũng có thể là những tài liệu, như loại thực thể ĐƠN ĐẶT HÀNG hay những khái niệm trừu tượng hơn như loại thực thể MÔN HỌC (không thể nhìn, sờ hay cảm nhận) Nhắc lại, nếu một tổ chức muốn lưu giữ dữ liệu cho một sự việc tồn tại độc lập thì loại sự việc này được coi như một loại thực thể

2.3.2.2 Quan hệ

Những loại thực thể trong một tổ chức có thể có quan hệ với nhau Ví dụ như loại thực thể NHÂN VIÊN có quan hệ với loại thực thể ĐƠN VỊ vì cơ cấu của tổ chức yêu cầu mỗi nhân viên phải là thành viên của một bộ phận Không phải tất cả các loại thực thể đều có quan hệ với các loại thực thể khác - ví dụ như loại thực thể ĐƠN ĐẶT HÀNG sẽ không có bất kỳ một mối quan hệ nào với loại thực thể ĐƠN VỊ Mối quan hệ giữa một nhân viên và bộ phận của anh ta/ cô ta được gọi là mối quan hệ “thành viên” - có thể sử dụng bất kỳ một tên gọi nào với nghĩa đầy đủ Những mối quan hệ như thế tồn tại (trong thực tế), và

do đó các câu hỏi thường đặt ra là - “Trần Văn thuộc về bộ phận nào?”, “Ai thuộc về bộ phận kho?” Như vậy quan hệ giữa những loại thực thể là một đặc tính quan trọng của một tổ chức, một đặc tính mà chúng ta cần phải lập mô hình

2.3.2.3 Thuộc tính

Những loại thực thể trong một tổ chức cũng có các thuộc tính Những thuộc tính này có thể xem như những đặc tính hay tính chất Loại thực thể NHÂN VIÊN có thuộc tính Họ tên, mã số nhân viên, ngày sinh, giới tính,… Đối với một sự kiện cụ thể của loại NHÂN VIÊN về người đàn ông Trần Văn, những thuộc tính này có các giá trị là Trần Văn, 3132, 21/04/1954, nam Dĩ nhiên người đàn ông Trần Văn có các đặc tính khác nhau như là chiều cao, cân nặng và số chứng minh nhân dân, nhưng chỉ một số đặc tính này là cần cho thực thể NHÂN VIÊN, và được coi là thuộc tính của loại thực thể đó Mỗi sự kiện của một loại thực thể phải có thể nhận dạng riêng biệt theo một vài thuộc tính nào đó Thuộc tính này gọi là thuộc tính khóa Thuộc tính khóa của NHÂN VIÊN là mã số nhân viên Vì mỗi mã nhân viên sẽ nhận dạng được một và chỉ một nhân viên Hai nhân viên không thể có cùng một mã số nhân viên Còn nếu có thể thì mã số nhân viên không phải là thuộc tính khóa

Việc sử dụng các loại thực thể, mối quan hệ và thuộc tính là một cái nhìn hay trong trường hợp này là một tổ chức Mặc dù những thuật ngữ này không có

ý nghĩa vật lý về cách thực hiện trên máy tính, nhưng sau này bạn sẽ thấy có sự tương ứng trực tiếp Loại thực thể có thể được biểu diễn theo loại mẫu tin Các thuộc tính sẽ được biểu diễn bởi các vùng của loại mẫu tin Một sự kiện về một thực thể sẽ tương ứng với một mẫu tin cụ thể trong đó các vùng có giá trị nào đó

Mối quan hệ giữa những loại thực thể có thể được biểu diễn theo nhiều cách khác nhau Có thể sử dụng con trỏ mẫu tin trỏ từ một mẫu tin của một thực thể đến một mẫu tin khác tương ứng của thực thể thứ hai

2.3.2.4 Những loại quan hệ

Có nhiều cách phân biệt các mối quan hệ khác nhau Sự phân biệt này đuợc xác định theo số sự kiện của những loại thực thể tương ứng có vai trò trong mối quan hệ

Một mẫu tin trong bảng A có nhiều mẫu tin tương ứng trong bảng B và một mẫu tin trong bảng B có nhiều nhất một mẫu tin tương ứng trong bảng A Ví dụ như quan hệ giữ hai bảng Customers và Orders là quan hệ 1:N, ta nói Customer là bảng phí 1 và Orders là là bảng phí nhiều Nghĩ a là một khách hàng có thể đặt nhiều đơn hàng, nhưng một đơn đặt hàng chỉ có thể do một khách hàng duy nhất đặt hàng mà thôi

Giả sử một mục hàng có trong bộ phận kho hàng có thể được cung cấp từ nhiều nhà cung cấp và mỗi nhà cung cấp có thể cung cấp nhiều mục hàng Đây là mối quan hệ m:n

Đôi khi cũng có những mối quan hệ 1:1 Chẳng hạn như trong xã hội phương Tây, mỗi người đàn ông chỉ được phép cưới một người đàn bà và mỗi người đàn bà chỉ được phép lấy một người đàn ông

Thỉnh thoảng xuất hiện những mối quan hệ phức tạp Nghĩa là một sự kiện của một loại thực thể có liên quan đến một sự kiện khác của cùng một loại thực thể Ví dụ thông thường trong một quá trình sản xuất, những bộ phận được sử dụng ở những giai đoạn sau được lắp ráp từ những bộ phận được chế tạo ở những giai đoạn trước Như vậy các thành phần tạo ra từ các thành phần mà chính bản thân nó cũng tạo nên các thành phần