THỰC TRẠNG KIỂM TOÁN CHU TRÌNH BÁN HÀNG- THU TIỀN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH DO CÔNG TY KIỂM TOÁN AISC THỰC HIỆN

Bộ phận kếtoán đợc tổ chức theo sơ đồ sau: Sơ đồ 10: Tổ chức bộ máy kế toán của công ty kiểm toán AISC Chính sách kế toán của công ty kiểm toán AISC Đơn vị tiền tệ đợc sử dụng trong công

Thực trạng kiểm toán chu trình Bán hàng- thu tiền trong kiểm toán báo cáo tài chính do công ty kiểm toán

AISC thực hiện

I Đặc điểm của công ty kiểm toán và dịch vụ tin học

1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty kiểm toán và dịch vụ tin học

Tên gọi : Công ty kiểm toán và dịch vụ tin học

Tên giao dịch : Auditing and Information Service Company.(AISC)

Địa chỉ : 142 Nguyễn Thị Minh Khai- Quận 3 TPHCM

Chi nhánh : Tại Hà Nội : 39B Thụy Khê

Tại Đà Nẵng: 94 Lê lợi Tại Cần Thơ: 64 Nam kỳ Khởi nghĩa Tài khoản ngân hàng : Số 710A02227 tại Ngân hàng Công thơng

Lĩnh vực kinh doanh :

+ Kiểm toán : Chủ yếu là kiểm toán BCTC

+ T vấn : Tài chính, Thuế, Nguồn nhân lực, Đầu t, Dịch vụ tin học.Công ty kiểm toán và dịch vụ tin học (AISC) là một doanh nghiệp Nhà nớctrực thuộc Sở Tài chính Thành phố Hồ Chí Minh, là một tổ chức kiểm toán độc lập,hợp pháp có quy mô lớn hoạt động trong lĩnh vực kiểm toán, t vấn tài chính kếtoán và dịch vụ tin học

Công ty đợc thành lập theo Thông báo số 637/TC/CĐKT ngày 21/3/1994 của

Bộ Tài Chính và Quyết định số 1292/QĐ- UB- TM ngày 29/4/1994 của UBNDThành Phố Hồ Chí Minh, theo Giấy phép kinh doanh số 103020 ngày 4/5/1994 củaTrọng tài kinh tế Thành Phố Hồ Chí Minh Trụ sở giao dịch chính của Công ty tại

142 Nguyễn thị Minh Khai- Quận 3 Thành Phố Hồ Chí Minh Đến nay, sau gần 10năm hoạt động Công ty đã có những kết quả hết sức khả quan

AISC là Công ty kiểm toán duy nhất tại Việt Nam có liên doanh với một

Công ty Kiểm toán Quốc tế Price Waterhouse Cooper trong lĩnh vực kiểm toán để

cùng tham gia kiểm toán, trao đổi học hỏi kinh nghiệm kiểm toán quốc tế Với

những nỗ lực đầu t để phát triển, AISC quan niệm “ Sự lớn mạnh của khách hàng

là sự phát triển của chính mình” Công ty đã và đang tạo dựng một chất lợng dịch

vụ ổn định, ngay từ khi thị trờng chứng khoán ra đời AISC đã đợc Uỷ ban Chứngkhoán Nhà nớc công nhận đủ năng lực kiểm toán các doanh nghiệp tham gia niêmyết chứng khoán Năm 2000, Công ty đã tham gia kiểm toán một số doanh nghiệpthuộc lĩnh vực này nh Transimex, Công ty gạch ngói Long Bình, Thủ Đức

Hình thức sở hữu vốn của Công ty thuộc nhà nớc Công ty hoạt động theonguyên tắc tự chủ về tài chính, đợc ngân sách cấp vốn ban đầu và đợc trích lập cácquỹ theo quy định của nhà nớc

Tổng số vốn đầu t ban đầu là: 2 tỷ VNĐ (Vốn pháp định là 300 triệu đồngViệt Nam)

- Vốn cố định : 600 triệu

- Vốn lu động : 1400 triệu

Trong đó vốn ngân sách : 436,224 triệu đồng Việt Nam Các nguồn vốnCông ty gồm có vốn ngân sách , vốn vay ngân hàng, vốn tự bổ sung, vốn vay các tổchức trong và ngoài nớc

1.1.Tổ chức bộ máy quản lý

Đứng đầu Công ty hiện nay là ông Nguyễn Hữu Trí- Tổng Giám đốc Công

ty có 182 nhân viên (trong đó nhân viên quản lý là gần 30 ngời), đặc biệt AISC có

đội ngũ chuyên viên, KTV có trình độ nghiệp vụ cao, đợc đào tạo hệ thống tại ViệtNam, Anh, Bỉ, Ailen Và có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kiểm toán, tinhọc, tài chính kế toán, quản lý doanh nghiệp

Sơ đồ 09: Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty AISC

AISC có trụ sở ở 142 Nguyễn Thị Minh Khai, Quận 3, TPHCM Hiện nay,Công ty có 3 chi nhánh tại các tỉnh, thành phố sau:

Chi nhánh tại TP Hà Nội:

39B Thụy Khê - ĐT: (04) 8.472.960

Chi nhánh tại TP Đà Nẵng:

94 Lê Lợi - ĐT: (0511) 895.619

Văn phòng đại diện tại Cần Thơ:

64 Nam Kỳ Khởi Nghĩa Cần Thơ - ĐT: (071) 813.004

Các chi nhánh đợc hoạt động tơng đối độc lập Do đó, chức năng và nhiệm

vụ của các chi nhánh này cũng giống nh chức năng và nhiệm vụ của Công ty tại TP

Hồ Chí Minh Các chi nhánh đợc quyền ký kết hợp đồng với khách hàng và triểnkhai hợp đồng đã ký kết sau đó lãi chuyển về cho Công ty tiến hành hạch toán

Trong một số trờng hợp cần thiết, khi tham gia ký kết và thực hiện các hợp

đồng lớn, các chi nhánh sẽ đợc Công ty hỗ trợ về nhân lực và công nghệ để thựchiện hợp đồng

Các chi nhánh của Công ty đều có t cách pháp nhân, thực hiện hạch toánphụ thuộc và đợc phân cấp thực hiện nghĩa vụ với nhà nớc nh thuế thu nhập doanhnghiệp, thuế GTGT và các nghĩa vụ khác ngay tại địa phơng co trụ sở của chinhánh, riêng văn phòng đại diện tại Cần Thơ hạch toán theo hình thức báo sổ Vănphòng đại diện tại Cần thơ có chức năng nắm thị trờng, mở rộng thị trờng ở miền

năng tại các phòng ban đợc phân công công việc rõ ràng, chi tiết nhng có sự đốichiếu, gắn kết với các bộ phận có liên quan nhằm tăng chất lợng của cuộc kiểmtoán

Với sự tăng trởng không ngừng, AISC từ chỗ là một doanh nghiệp có mứcdoanh thu thuộc loại nhỏ trong giai đoạn mới thành lập đã đạt đợc mức tăng trởngkhá từ vài năm trở lại đây Giai đoạn từ năm 1998 đến nay, doanh thu của Công tythờng xuyên đạt mức từ 4- 5 tỷ đồng mỗi năm, luôn đảm bảo đợc các chỉ tiêu nộpngân sách nhà nớc Thu nhập của cán bộ, kiểm toán viên của AISC hiện thuộc loạikhá trong khu vực các doanh nghiệp kiểm toán độc lập

1.2 Tổ chức công tác kế toán tại công ty kiểm toán AISC.

Bộ máy kế toán của công ty kiểm toán AISC đợc tổ chức khá đơn giản vàgọn nhẹ, đáp ứng yêu cầu về quản lý công tác hành chính của công ty Bộ phận kếtoán đợc tổ chức theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 10: Tổ chức bộ máy kế toán của công ty kiểm toán AISC

Chính sách kế toán của công ty kiểm toán AISC

Đơn vị tiền tệ đợc sử dụng trong công tác kế toán là VND BCTC đợc lậpbằng VNĐ và theo quy ớc giá gốc Năm tài chính của công ty đợc bắt đầu từ ngày1/1 hàng năm

Ghi nhận doanh thu: Sau khi ký kết hợp đồng kinh tế với khách hàng, công

ty sẽ đợc nhận trớc 50% giá trị hợp đồng và kế toán sẽ ghi nhận là “ Tiền ứng tr ớccủa khách hàng” Tại thời điểm hợp đồng kinh tế đã hoàn thành (Báo cáo kiểm toán

đã hoàn thiện và thanh lý hợp đồng), công ty sẽ đợc nhận toàn bộ số tiền còn lại

của hợp đồng Khi đó kế toán viên thực hiện kết chuyển toàn bộ doanh thu của hợp

đồng

Tài sản cố định và khấu hao: Công ty áp dụng phơng pháp khấu hao đờngthẳng Tỷ lệ khấu hao đợc áp dụng theo tỷ lệ khấu hao đã đăng ký với cục Quản lývốn

Lơng và công tác phí: Lơng và các khoản trích theo lơng đợc áp dụng theoquy định của nhà nớc Ngoài ra nhân viên của công ty đợc nhận tiền công tác phíkhi đi công tác

Tổ chức chứng từ và sổ sách kế toán: Đợc sử dụng theo quyết định 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ Tài chính Với hình thức chứng từ ghi sổ

Tình hình tài chính và cơ cấu khách hàng của công ty kiểm toán AISC

Tình hình tài chính của công ty kiểm toán AISC: Kết quả kinh doanh của

công ty kiểm toán trong những năm gần đây thể hiện trong bảng dới đây Doanhthu bình quân hằng năm tăng 12%/ năm

Bang 02: Kết quả kinh doanh của AISC Đơn vị : Triệu đồng

15832 9024,24 3166,4 3641,36 13482 2350 2,2

17732 10816,52 3014,44 3901,04 14186 3546 2,5

19860 12114,6 3574,8 4170,6 16285 3575 2,7

Trong đó tại chi nhánh AISC Hà Nội, doanh thu bình quân hàng năm đạt 4,2

tỷ đồng, lợi nhuận đạt trung bình khoảng 400-500 (triệu đồng)

Doanh thu bình quân hàng năm 8%/1 năm

Cơ cấu khách hàng: Hệ thống khách hàng của công ty kiểm toán AISC rất

đa dạng và phong phú Trong đó:

- 18% Khách hàng là doanh nghiệp có vốn đầu t nớc ngoài

- 40% Khách hàng là Doanh nghiệp nhà nớc

- 42% Khách hàng là các loại hình dịch vụ khác

1.3 Vài nét về chi nhánh AISC tại Hà Nội

Chi nhánh tại Hà Nội đợc thành lập theo quyết định số 4485/QĐ- UB ngày9/8/2001 của UBND Thành phố Hà Nội Chi nhánh hoạt động theo giấy phép kinhdoanh số 314886 do Sở kế hoạch đầu t Hà Nội cấp ngày 4/8/2001 Chi nhánh là

đơn vị hạch toán phụ thuộc của Công ty Trụ sở của chi nhánh ở 39B Thụy Khê.Chi nhánh mở Tài khoản số 720A 02227 tại Sở giao dịch I của Ngân hàng Công th-

ơng Việt Nam Chỉ sau gần nửa năm hoạt động chi nhánh đã có nhiều bớc pháttriển và ngày càng hoàn thiện trong các lĩnh vực hoạt động của mình

Năm tài chính của Chi nhánh đợc bắt đầu từ tháng 1 năm sau khi quyết toáncủa năm trớc đợc duyệt

Khách hàng của chi nhánh bao gồm tất cả các doanh nghiệp thuộc các thànhphần kinh tế, các đơn vị có vốn đầu t nớc ngoài, các cơ quan nhà nớc, các đoàn thểcông cộng và các tổ chức kinh tế xã hội Các khách hàng của chi nhánh cũng rất đadạng hoạt động hầu hết trong tất cả các ngành nghề nh ngân hàng, thơng mại, xâydựng, dịch vụ, bu chính viễn thông, công nghiệp thuộc nhiều thành phần kinh tếtrên tất cả các thành phần kinh tế trên tất cả các địa bàn trong cả nớc

Số lợng nhân viên của chi nhánh không nhiều chỉ khoảng gần 20 nhân viênnhng họ đều là những nhân viên có trình độ nghiệp vụ cao và đạo đức nghề nghiệp.Chi nhánh AISC Hà Nội có đội ngũ cán bộ và cộng tác viên đông đảo, gồm nhữngchuyên gia có kinh nghiệm, có nhiều năm công tác trong ngành quản lý kinh tế, tàichính, kế toán, kiểm toán, pháp lý và đợc đào tạo có hệ thống

Nguyên tắc hoạt động của Chi nhánh là độc lập về nghiệp vụ chuyên môn, tựchủ về tài chính, khách quan, chính trực, chịu sự kiểm tra và kiểm soát của các cơquan chức năng Nhà nớc theo Luật pháp Nhà nớc Việt Nam quy định Chi nhánhchịu trách nhiệm trớc pháp luật về tính trung thực và chính xác, bí mật của những

số liệu, tài liệu do chi nhánh kiểm tra hoặc cung cấp cho các doanh nghiệp

Hoạt động của Chi nhánh theo cơ chế thị trờng vừa là căn cứ, là đối tợng hoạt

động Chi nhánh phải chịu trách nhiệm kinh doanh có lãi, bảo toàn và phát triểnvốn Với giá cả, lệ phí dịch vụ hợp lý, chất lợng của dịch vụ cao Chi nhánh AISC

Hà nội đã ngày càng có uy tín và đat đợc những hiệu quả kinh doanh tốt

Tổ chức bộ máy quản lý của chi nhánh AISC Hà Nội

Chi nhánh của AISC tại Hà Nội do Giám đốc Đào Tiến Đạt lãnh đạo, Giám

đốc của chi nhánh có toàn quyền điều hành và quyết định mọi hoạt động của chinhánh theo đúng luât pháp nhà nớc Việt Nam Tuỳ theo tình hình sản xuất kinhdoanh của chi nhánh, giám đốc chi nhánh có quyền quyết định tổ chức bộ máyquản lý của chi nhánh đảm bảo gọn nhẹ và có hiệu quả kinh doanh cao Giám đốc

chi nhánh phải chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của chi nhánh Giúp việc choGiám đốc chi nhánh có 1 phó giám đốc và kế toán trởng Những ngời này đều chịutrách nhhiệm trớc giám đốc về phần việc đợc phân công và chịu trách nhiệm cánhân về hành vi sai phạm pháp luật, và họ đều do giám đốc đề nghị cấp trên bổnhiệm.

Để phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, phạm vi hoạt động của mình, AISC cócơ cấu tổ chức bộ máy theo mô hình quản trị chức năng kết hợp với việc tổ chứctheo lãnh thổ địa lý thể hiện rõ trên sơ đồ sau:

Sơ đồ 11: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của AISC Hà Nội

Mỗi phòng ban trong Công ty đều có một trởng phòng, phó phòng, trởngnhóm, các kiểm toán viên, các kỹ thuật viên và các trợ lý kiểm toán Các phòngnghiệp vụ thực hiện chức năng theo đúng nh tên gọi của mình Tuy nhiên, việcphân chia thành các phòng chủ yếu nhằm thuận tiện cho công tác quản lý, vì khi kýkết một hợp đồng kinh tế, ban giám đốc thờng lựa chọn những cán bộ phù hợp vớiyêu cầu của công việc trong từng hợp đồng cụ thể để giao nhiệm vụ

Bộ máy kế toán tại chi nhánh ở Hà Nội

Bộ máy kế toán tại chi nhánh ở Hà nội đợc tổ chức đơn giản, gọn nhẹ để phùhợp với chức năng kinh doanh dịch vụ Phòng tài chính kế toán đợc ghép chungvới phòng hành chính tổng hợp tồn tại độc lập bên cạnh các phòng nghiệp vụ Bộmáy kế toán của Công ty tại Hà Nội chỉ có 2 ngời Một ngời phụ trách chủ yếu cáchoạt động liên quan đến tiền còn ngời kia phụ trách các lĩnh vực còn lại Các kếtoán viên nhìn chung thờng phải kiêm nhiệm nhiều chức năng

Tại Hà Nội, Công ty chỉ tiến hành hạch toán chi phí và đóng thuế riêng còn việchạch toán lỗ lãi đợc gửi vào trong thành phố Hồ Chí Minh để hạch toán kết quả

Phòng kiểm toán I

Phòng kiểm toán II

Phòng kiểm toán II

Phòng kiểm toán XDCB

Phòng kiểm toán XDCB

Phòng tin học

Phòng tin học

Phòng

đào tạo và

t vấn

Phòng

đào tạo và

t vấn

cuối cùng Các hoạt động theo dõi công nợ cũng đợc tiến hành ở Thành phố Hồ ChíMinh, ở Hà Nội chỉ thu tiền ở một số khách hàng nào đó tuỳ theo hợp đồng ký kết.

Do các hoạt động phát sinh đơn giản nên hình thức ghi sổ đợc áp dụng làhình thức Nhật ký chung Công ty sử dụng phần mềm kế toán AISYS (AccountingInformatic system) Là phần mềm áp dụng cho các Công ty hoạt động thơng mạidịch vụ đơn giản Các thủ tục kế toán đều đợc Công ty thực hiện đúng Chuẩn mực

và chế độ kế toán hiện hành tại Việt Nam do Bộ Tài Chính quy định Hệ thốngphần mềm kế toán AISYS đợc thiết kế bởi Công ty AISC, AISYS đợc thiết kế theocác MODULE độc lập có khả năng tích hợp chung vào hệ thống AISYS có khảnăng cài đặt tơng thích cho từng loại hình doanh nghiệp riêng AISYS đã và đang đ-

ợc ứng dụng cho nhiều doanh nghiệp nhà nớc cũng nh doanh nghiệp có vốn đầu tnớc ngoài AISYS là hệ thống đáp ứng đầy đủ các chức năng nghiệp vụ kế toán phùhợp với chế độ kế toán Việt Nam

Hình thức ghi sổ của Công ty đợc hạch toán theo sơ đồ 12:

Báo cáo tài chínhBáo cáo

tài chính

Sổ, thẻ kế toán chi tiếtSổ, thẻ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết

Sổ quỹ

Bảng cân đối số phát sinh

Sổ cái

nghiên cứu tất cả các quy trình kiểm toán ở nhiều loại hình khách hàng Tuy nhiên,trên tinh thần học hỏi kinh nghiệm của các KTV trong công ty cùng với việcnghiên cứu lý luận áp dụng trong thực tiễn hai khách hàng sản xuất và cung cấpdịch vụ, em hi vọng trình bày đợc tơng đối trung thực và đầy đủ công nghệ kiểmtoán chu trình bán hàng- thu tiền trong kiểm toán BCTC của công ty tại đơn vịkhách hàng.

Khách hàng đợc đề cập đến là Công ty TNHH ABC và công ty nhà nớcXYZ

+ Công ty ABC

Công ty ABC là khách hàng thờng xuyên của công ty AISC nên thông quanhiều năm thực hiện kiểm toán, AISC thờng thực hiện cập nhật các thông tin về sựthay đổi của công ty Hợp đồng kiểm toán thờng đợc ký kết lại sau một năm, nó làcăn cứ pháp lý trong đó xác định rõ mục tiêu, phơng thức, thời gian, phạm vi vàtrách nhiệm của mỗi bên AISC thờng yêu cầu ban giám đốc đa ra bản báo cáoKSNB của công ty để KTV xem xét, đánh giá nhằm đa ra báo cáo kiểm toán và các

ý kiến t vấn thích hợp

+ Công ty XYZ

Công ty XYZ là khách hàng mới của AISC, do đó các KTV phải tiến hànhtìm hiểu kỹ lỡng về hoạt động kinh doanh của khách hàng đồng thời nghiên cứu hồsơ kiểm toán của các năm trớc nhằm hiểu rõ hơn tình hình hoạt động kinh doanhcủa công ty khách hàng XYZ là khách hàng mới nên Chủ nhiệm kiểm toán phảitiến hành đánh giá thận trọng những rủi ro có thể xảy ra để nâng cao chất lợng củabáo cáo kiểm toán và duy trì, nâng cao uy tín của công ty

Qui trình kiểm toán BCTC tại Công ty Kiểm toán và Dịch vụ tin học lần lợt

đợc thực hiện theo các bớc thể hiện trên sơ đồ 13

Sơ đồ 13 Quy trình kiểm toán tại công ty AISC

Lập kế hoạch và quản lý công việc kiểm toán

Tìm hiểu môi tr ờng kinh doanh

Các thủ tục phân tích chính

Đánh giá

rủi ro tiềm tàng

Lập kế hoạch

và ch ơng trình kiểm toán

1 Lập kế hoạch kiểm toán

Kế hoạch kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền là một bộ phận của kếhoạch kiểm toán Vì vậy, những thông tin đợc trình bày dới đây có thể không thuộcphạm vi của kế hoạch kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền nhng vì tính liên đớitới chu trình bán hàng- thu tiền nên kết quả nhận đợc thể hiện

Trong quá trình tiếp cận, bộ phận marketing tiến hành giao dịch với kháchhàng, gửi cho khách hàng nội dung, phơng pháp kiểm toán, giá phí kiểm toán củaCông ty Sau khi nhận đợc lời mời của khách hàng, tiến hành khảo sát để đa raquyết định có nên chấp nhận hoặc tiếp tục thực hiện kiểm toán cho khách hàng hay

Tìm hiểu môi tr ờng kinh doanh

Các thủ tục phân tích chính

Đánh giá

rủi ro tiềm tàng

Lập kế hoạch

và ch ơng trình kiểm toán

Thực hiện việc kiểm toán

Thực hiện

và kiểm tra theo các mục tiêu

Lĩnh vực thử nghiệm cơ bản

Các vấn

đề có thể sảy ra

Thực hiện

và kiểm tra theo các mục tiêu

Kết thúc kiểm toán

Thảo luận với khách hàng

Lập Báo cáo Kiểm toán

không, đánh giá các lý do của khách hàng đối với cuộc kiểm toán, lựa chọn đội ngũKTV, rồi tiến đến ký kết hợp đồng Tất cả các công việc đó đợc thực hiện trong bớccông việc thực hiện trớc kiểm toán Sau khi ký kết hợp đồng kinh tế với kháchhàng, các KTV tiến hành thực hiện quy trình kiểm toán.

Thu thập những thông tin cơ sở về khách hàng

Công việc này chỉ đợc thực hiện đối với những khách hàng mới Nhữngkhách hàng cũ chỉ cần thu thập những thông tin thay đổi về đặc điểm kinh doanh

Những thông tin tóm lợc về khách hàng bao gồm: Tên công ty khách hang,

địa chỉ, loại hình kinh doanh, Quyết định thành lập, ngành nghề kinh doanh, nguồnvốn kinh doanh, các đơn vị thành viên, Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, Kế toántrởng, KTV tiền nhiệm, số lao động, quá trình hình thành và phát triển, đối thủcạnh tranh, thị trờng tiêu thụ, phơng thức bán hàng

Sau đây là những thông tin cơ sở thu thập đợc tại hai công ty khách hàng:

Công ty ABC

Là doanh nghịêp 100% vốn nớc ngoài, hoạt động theo giấy phép số 23/CP _ACP_ HL ngày 30/03/2000 Công ty ABC chuyên sản xuất, cung cấp các sản phẩmphụ tùng xe và mũ bảo hiểm môtô Sản phẩm của công ty chủ yếu tiêu thụ tại thị tr-ờng Hà nội và một phần để xuất khẩu

Trụ sở chính và văn phòng đại diện của công ty tại Hà nội Công ty hoạt

động theo Luật đầu t nớc ngoài tại Việt nam và tuân thủ theo các quy định hiệnhành Hằng năm, BCTC của công ty phải đợc kiểm toán theo quy định của Luật đầu

t nớc ngoài trớc khi gửi tới các cơ quan chức năng để công bố công khai

Tình hình hoạt động kinh doanh các năm thể hiện qua bảng 03 :

Đơn vị: VND

xuất kinh doanh

Tỷ suất lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh trên doanh thu thuần

Phó Tổng Giám đốc phụ trách Tài chính

Kế toán tr ởng

Công ty áp dụng chế độ kế toán Việt Nam Niên độ kế toán bắt đầu từ 1/1 vàkết thúc vào ngày 31/12 hằng năm

Hình thức mở sổ là hình thức nhật ký chứng từ

Mọi nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ đều đợc quy đổi sang đồng Việt Namtheo tỷ giá hạch toán và cuối kỳ theo tỷ giá thực tế, chênh lệch tỷ giá phát sinhtrong thanh toán đợc kết chuyển vào kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ Cáckhoản nợ phải thu, phải trả cha đợc thanh toán tại ngày 31/12 có số d ngoại tệ đợcquy đổi bằng Việt Nam đồng theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng

Các thông tin về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đợc chuẩn bịhàng tuần và đợc kế toán trởng kiểm tra Báo cáo này chứa đựng những đánh giá vềdoanh thu, chi phí của doanh nghiệp

Khấu hao tài sản đợc trích theo nguyên tắc đờng thẳng và tỷ lệ khấu hao năm

đợc ớc tính theo quy định của Bộ tài chính

Doanh thu đợc ghi nhận khi các sản phẩm, dịch vụ của công ty cung cấp chokhách hàng, có biên bản thanh lý hợp đồng hoặc giấy nhận nợ của khách hàng Hoá

đơn GTGT chỉ đợc phát hành cho khách hàng khi đã thu đợc tiền Chi phí thực tếphát sinh đợc ghi nhận phù hợp với doanh thu trong kỳ

Công ty ABC hình thành 2 loại báo cáo: một cho công tác quản lý, một chocông tác kế toán Báo cáo kế toán áp dụng theo khuôn mẫu của Bộ tài chính, là cơ

sở cho việc chia lãi và nộp thuế Các báo cáo quản lý chỉ dùng cho mục đích quảnlý

Phơng thức bán hàng: Công ty chủ yếu thực hiện các nghiệp vụ bán hàngtrực tiếp theo phơng thức trả chậm Sở dĩ Công ty chấp nhận việc bán hàng chokhách hàng nh vậy vì nó hoàn toàn phù hợp với cơ chế thị trờng đang cạnh tranh

Kế toán chi phí

Kế toán xác

định kết quả

Kế toán xác

định kết quả

Kế toán giá

thành sản xuất

Kế toán giá

thành sản xuất

Kế toán tổng hợp

Kế toán tổng hợp

Thủ quỹ

Thủ quỹ

khốc liệt Khi nghiệp vụ bán hàng phát sinh thì trởng phòng kinh doanh thảo luậntrực tiếp với khách hàng để quyết định giá cả và các điều khoản khác Hợp đồngmua bán sẽ lập hoá đơn bán hàng, giao hàng cho khách và đợc sự soát xét phêduyệt của trởng phòng kinh doanh Sau đó chuyển chứng từ lên cho phòng tài chính

kế toán sẽ lập phiếu thu và nhập tiền vào quỹ Trong trờng hợp khách hàng mua trảchậm, phòng kinh doanh đề nghị và Ban giám đốc và phê chuẩn phơng thức bánchịu Đối với các khoản phải thu khó đòi Công ty lập dự phòng theo chế độ quy

định

Công ty XYZ

Là doanh nghiệp nhà nớc, chuyên khai thác, sản xuất và cung cấp các loạithan Công ty XYZ trực thuộc Tổng công ty Than Việt nam, đợc thành lập 563/TTgngày 10/10/1994 của Thủ tớng chính phủ Công ty XYZ có năm đơn vị thành viên.Trụ sở chính tại thành phố Hạ Long Các đơn vị thành viên cũng đóng tại thị xãHòn gai- Quảng Ninh

Công ty hoạt động theo Luật doanh nghiệp và Quy chế của Tổng công tyThan Việt Nam

Hoạt động kinh doanh của Công ty bao gồm các lĩnh vực sau: Sản xuất, phânphối các loại than và các sản phẩm chế biến từ nguyên loại than Các loại than chủyếu là than hầm lò và than lộ thiên

Các BCTC của Công ty đợc lập trên nguyên tắc giá gốc, phù hợp với Hệthống kế toán Việt Nam do Bộ Tài chính phê duyệt Công ty thực hiện việc ghichép sổ sách kế toán bằng VNĐ

Các BCTC kèm theo đợc lập trên nguyên tắc, thủ tục kế toán và các thông lệbáo cáo đợc chấp nhận rộng rãi tại Việt Nam Niên độ kế toán của Công ty bắt đầu

từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12

Các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ đợc hạch toán theo tỷ giá liên ngânhàng tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ Tài sản và công nợ bằng ngoại tệ đợcchuyển đổi theo tỷ giá xác định vào ngày lập Bảng cân đối kế toán

Công ty đăng ký áp dụng hệ thống sổ sách kế toán Nhật ký chung, sử dụngphần mềm kế toán Effect

Bộ phận kế toán của công ty đợc phân công, phân nhiệm theo từng phầnhành kế toán Các đơn vị thành viên đợc hạch toán độc lập, các chứng từ kế toán cóliên quan đợc chuyển cho Công ty vào cuối mỗi tháng

Môi trờng kiểm soát của công ty XYZ ở mức khá cao Do đặc thù của công

ty có nhiều đơn vị thành viên nên hạch toán khá phức tạp với nhiều các nghiệp vụ

có liên quan tới các đơn vị trong công ty và các đơn vị ngoài công ty, XYZ cóphòng kiểm toán nội bộ và thờng kiểm tra quy trình hạch toán của các đơn vị thànhviên và sổ sách của công ty thờng xuyên.

Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng- thu tiền

Các thông tin về hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị khách hàng luôn làyếu tố quan tâm hàng đầu của KTV trong giai đoạn lập kế hoạch vì chính hiệu lựccủa hệ thống này là căn cứ để xác định chơng trình kiểm toán và khối lợng côngviệc trong mỗi cuộc kiểm toán nhất định Để đạt đợc sự hiểu biết về hệ thống kiểmsoát nội bộ chu trình bán hàng- thu tiền, KTV dựa vào:

+ Kinh nghiệm kiểm toán của KTV đối với khách hàng

+ Thẩm vấn nhân viên khách hàng: Công việc này giúp KTV thu thập đợcnhững thông tin cần thiết ban đầu (đối với khách hàng mới) và về những thay

đổi trong chính sách bán hàng của đơn vị ( đối với khách hàng thờng xuyên).+ Tham quan thực tế: Đây là công việc quan trọng của KTV phục vụ choviệc lập kế hoạch kiểm toán Thông qua phơng pháp này, KTV có thể đánhgiá đợc tình hình hoạt động kinh doanh của khách hàng mà thông qua sổsách không phản ánh hết KTV xem xét bố trí chỗ làm việc, côngviệc phâncông đối với từng bộ phận từ đó đa ra những nhận xét khách quan

+ Xác minh tài liệu: Đối với khách hàng mới, KTV yêu cầu đợc cung cấp cáctài liệu liên quan đến hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp, đó là cácquy chế tài chính, kế toán, các quyết định bổ nhiệm nhân sự

Theo đó, khi tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ tại 2 đơn vị khách hàng,KTV quan tâm đầy đủ tới các thông tin về hệ thống kiểm soát nội bộ:

Công ty ABC

Hệ thống KSNB đối với nghiệp vụ bán hàng và thu tiền: KTV đã thực hiện

việc kiểm tra các giấy tờ nh: bản sao điều lệ của khách hàng, quy chế về việc ghinhận doanh thu, theo dõi khách hàng, chiết khấu, giảm giá, bớt giá, lập dự phòngphải thu khó đòi, xoá sổ

Qua tìm hiểu KTV nhận thấy cán bộ của phòng kế toán đều là những ngời cóchuyên môn nghiệp vụ cao, đều là những ngời liêm khiết đáng tin cậy Đồng thờiviệc phân công nhiệm vụ rất rõ ràng nên các số liệu thờng xuyên đợc đối chiếu đầy

đủ Các chính sách của công ty đợc thiết kế phù hợp với đặc thù của chu trình bánhàng- thu tiền

Đối với các khoản chiết khấu và hoa hồng

Công ty liên tục thay đổi chính sách chiết khấu và hoa hồng nhằm thúc đẩyquy trình bán hàng và tăng doanh thu mỗi tháng Tuy nhiên, theo chính sách của

công ty, việc chiết khấu và hoa hồng không đợc phép vợt quá tỷ lệ định trớc, tỷ lệnày giao động từ 10 đến 65%.

Chiết khấu: Các khoản chiết khấu phải đợc phản ánh trên hoá đơn và làmgiảm doanh thu ghi nhận

Theo Trởng phòng bán hàng: Mức chiết khấu bán hàng phải đợc sự phêchuẩn của Giám đốc Tuỳ theo từng khách hàng để quy định mức chiết khấu khácnhau Thông thờng mức chiết khấu giao động từ 35%65%

Tiền hoa hồng: Tiền hoa hồng đợc trả cho ngời gửi, vì thế không có tài liệu

bổ sung cho chi phí này đợc xác nhận Do đó, phải chú ý mẫu phiếu thu nhng hầuhết ngời nhận không ký vào mẫu này nh một bằng chứng của việc nhận tiền Tiềnhoa hồng đợc đa cho nhân viên và họ có trách nhiệm gửi cho khách hàng Kế toántrởng sẽ thu lại phiếu thu từ nhân viên

Các khoản phải thu: Các khoản phải thu đợc phân tích cho mỗi khách hàngtuỳ theo mục tiêu kiểm soát Đến cuối tháng, họ phải chuẩn bị báo cáo thời kỳ vàchia ra thành các khoảng thời gian nhất định Báo cáo thời kỳ đợc chuẩn bị trênExcel trên cơ sở dữ liệu từ Sổ cái

Đối với các khoản nợ quá hạn là thuộc quyền của Ban giám đốc chứ khôngphải là của trởng phòng kinh doanh

Các khoản dự phòng khó đòi là 2% tổng các khoản phải thu tại thời điểmcuối mỗi tháng Đợc định khoản nh sau:

Có TK các khoản phải thu (131)

Kế toán viên phải chịu trách nhiệm theo dõi và đòi nữa khách hàng trên cơ

sở hoá đơn và sổ sách

Thanh toán qua ngân hàng: Kế toán phải liên hệ với khách hàng để thanhtoán Hàng tuần, dựa trên báo cáo của ngân hàng kế toán sẽ ghi giảm các khoảnphải thu cho từng khách hàng

Thanh toán bằng tiền mặt: Khi thu tiền, ngời thu tiền sẽ thông báo cho kếtoán phụ trách việc theo dõi các khoản phải thu Tiếp đó nhân viên kế toán sẽ thôngbáo cho một kế toán viên khác để phát hành phiếu thu Và cuối cùng tiền đợcchuyển cho thủ quỹ

Để kiểm tra hệ thống KSNB hoạt động có hiệu quả hay không thì KTV cầnphải xem xét mức độ thiết kế phù hợp với các mục tiêu mà thông qua việc kiểm tracác thông tin nhận dạng và phân tích trọng yếu trong kiểm soát nh:

Phơng tiện thực hiện chủ chốt đợc kiểm tra bởi ban quản lý là gì?

Việc quản lý để kiểm soát đợc doanh thu là nh thế nào? VD: Lãi gộp, xu hớng pháttriển, tỷ xuất tài chính, số lợng bán?

Việc quản lý doanh thu với tính độc lập của các thông tin tích luỹ nh thếnào? VD: số lợng sản phẩm, công cụ thực hiện của năm trớc

Việc quản lý rủi ro tín dụng nh thế nào: Phân tích thời kỳ các khoản phải thu,

số lợng và giá trị các khoản quá hạn, số lợng các đơn đặt hàng không chấp thuận,

số lợng và giá trị các khoản nợ xấu

Mở rộng việc kiểm tra các thông tin nh: việc thêm hay bớt các khách hàng,

số lợng khách hàng, thanh toán dây da, các hoạt động bán hàng bất thờng

Đánh giá chung về hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty ABC

+ Xét trên phơng diện thiết kế, hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bánhàng- thu tiền đã đạt đợc những yêu cầu nhất định về tổ chức, phân công nhiệm vụ

đảm bảo cho việc thực hiện các quy chế đợc thống nhất

+ Xét trên phơng diện thực hiện, hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bánhàng- thu tiền còn có những điểm bất cập đã phân tích ở trên dẫn đến khả năngkhông kiểm soát chặt chẽ đợc các nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách tố u

Từ những phân tích trên, rủi ro kiểm soát trong chu trình bán hàng- thu tiềncủa công ty ABC đợc đánh giá là tơng đối cao Các thử nghiệm thiết kế cho giai

đoạn sau cần tập trung hơn vào các thử nghiệm cơ bản

Tại công ty XYZ

Doanh thu của công ty có từ hoạt động chính là cung cấp các dịch vụ về than

từ các đơn vị nội bộ

Công ty có 4 xí nghiệp chuyên khai thác than và giao cho xí nghiệp chế biến

để tiến hành gia công tiêu thụ Công ty không có hàng tồn kho (trừ tồn kho đầu kỳ)

Có sự phát sinh chi phí phục vụ lẫn nhau giữa các đơn vị nội bộ Phần chi phí của

đơn vị này sẽ đợc hạch toán vào doanh thu của đơn vị kia Cuối kỳ tiến hành loạitrừ Giá vốn hàng bán (doanh thu của các đơn vị) đợc hạch toán theo doanh thuthực Công nợ nội bộ đợc theo dõi thông qua 2 tài khoản 136, 336 Mỗi tháng cótiến hành điều chỉnh số d Công ty quy định giá bán cho các đơn vị nội bộ Giá bánnày tuỳ thuộc vào quy chế giá khoán của Tổng công ty Phòng kiểm toán nội bộ

của công ty thờng xuyên kiểm tra hệ thống sổ sách cũng nh các phơng pháp hạchtoán tại các xí nghiệp và trong công ty.

Chính sách bán chịu của XYZ tơng đối chặt chẽ Việc phê chuẩn thời hạn và

định mức bán chịu đợc Giám đốc trực tiếp quyết định đối với mọi khách hàng.Những thông tin về khách hàng mới nhất thiết phải đợc ghi nhận và lu trong hồ sơ.Sau đó, dựa vào những thông tin thu thập đợc từ khách hàng, bộ phận bán hàng sẽchuyển đến phòng kế toán các thông tin cần thiết Kế toán lập một đơn hàng gửicho bộ phận khai thác và sản xuất Khi có lệnh giao hàng có sự phê duyệt hàng sẽ

đợc cung cấp tới khách hàng Kế toán lập một giấy Báo Nợ gửi tới khách hàng đềnghị thanh toán khoản tiền bán hàng trong thời hạn thanh toán, một liên lu ở bộphận bán hàng và một liên lu ở kế toán Khi khách hàng thanh toán, hoá đơn đợcphát hành và doanh thu đợc ghi nhận kèm theo thuế GTGT Một hoá đơn địnhkhoản doanh thu tiếp tục đợc kế toán lập ra, đây là căn cứ để đa vào kế toán máy

Nh vậy, nghiệp vụ hàng bán bao gồm rất nhiều các chứng từ có liên quan Việcphân công công việc và phân cách trách nhiệm giữa các bộ phận đợc tuân thủ chặtchẽ theo nguyên tắc phân công công việc, bất kiêm nhiệm, uỷ quyền đợc phêchuẩn

Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng- thu tiền của Công ty XYZ

+ Thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng- thu tiền của Công

ty XYZ thể hiện trên tài liệu có sự phân định trách nhiệm rõ ràng, quy định chặtchẽ và khoa học về việc kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng- thu tiền

+ Thông qua sự tìm hiểu sơ bộ của KTV về hệ thống kế toán, chức năng,nhiệm vụ của từng bộ phận có liên quan và các thủ tục kiểm soát cho thấy hệ thốngkiểm soát nội bộ bảo đảm ngăn ngừa những sai phạm có thể xảy ra và kiểm soátchu trình bán hàng- thu tiền tơng đối tốt

+ Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng- thu tiền của XYZ đợc KTV đánh giá

là có hiệu lực, rủi ro kiểm soát đợc đánh giá là thấp Các trắc nghiệm thiết kế trongbớc sau tập trung hơn ở các trắc nghiệm công việc và có thể giảm bớt trắc nghiệm

độ vững chãi

áp dụng thủ tục phân tích sơ bộ

Sau khi thu thập đợc những thông tin cơ sở cần thiết nhất về khách hàng và

về hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng- thu tiền, KTV tiến hành thực

hiện các bớc phân tích tổng quát đối với các khoản mục trọng yếu của chu trình đểtiếp tục khoanh vùng rủi ro và phục vụ cho việc soản thảo chơng trình kiểm toán.

Dựa vào các BCTC đợc cung cấp năm nay và năm trớc, KTV tiến hành sosánh, đánh giá chênh lệch số liệu

Xác định số chênh lệch trên Bảng 05: Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

Đơn vị: VND

31/12/2002

Luỹ kế đến 31/12/2003

đầu đợc thể hiện:

Các khoản tiền: Có sự giảm đột ngột các khoản này, đặc biệt là tiền gửi ngânhàng Điều này đợc giải thích bằng quy định mới của Biên bản họp hội đồng quảntrị ngày 15 tháng 3 năm 2003 yêu cầu giảm mức dự trữ tiền 50% Tuy nhiên KTVvẫn phải kiểm tra kỹ lỡng để tránh sai sót trọng yếu, nhất là các khoản tiền mặt tạiquỹ

Các khoản phải thu: Số d tài khoản phải thu khách hàng của công ty ABC tạithời điểm 31/12/2003 tăng so với số d tại thời điểm 31/12/2002 là 54,9% Nguyênnhân của sự tăng này là do doanh thu của công ty trong năm 2003 cũng

tăng nhiều so với năm 2002 Mặt khác, do tình hình kinh doanh của công ty đangtrong giai đoạn thâm nhập thị trờng và cũng cha có những chính sách tín dụng thíchhợp đối với các khoản phải thu khách hàng Do vậy, tỷ lệ vốn bị khách hàng chiếmdụng cũng tơng đối lớn

Doanh thu: Doanh thu thuần tăng 72,3% có thể đợc giải thích bằng sự pháttriển của thị trờng xe máy tại Việt Nam, thị trờng đợc mở rộng và mức tăng chungcủa ngành là cao

Tơng tự nh đối với ABC, chênh lệch về chỉ tiêu giữa 2 năm tài chính đợc KTV tổnghợp nh sau:

Đối với các tài khoản tiền: Có sự tăng mạnh trong các khoản tiền, đặc biệt làcác khoản tiền gửi ngân hàng điều này đợc giải thích bởi lý do vay dài hạn củacông ty tăng Các khoản ứng trớc của ngời mua cũng tăng khá mạnh KTV đánh giácác khoản tiền đợc xem nh không tồn tại các sai phạm trọng yếu

Các khoản phải thu: Các khoản phải thu tăng 35.946.288.848 VND tơng ứng48,72% Điều này tơng đối hợp lý vì doanh thu của công ty tăng khá mạnh, KTVcũng tiến hành thực hiện tính toán thời gian thu hồi nợ, chỉ tiêu này cũng tăng nhẹ

Doanh thu: Doanh thu của công ty XYZ tăng khá nhanh, qua tìm hiểu KTVnhận thấy chính sách giá bán của Tổng công ty đã thay đổi theo Quyết định số 202của Hội đồng quản tri áp dụng cho công ty là tăng 5% Do vậy, doanh thu của công

Trong giai đoạn này KTV tiến hành kiểm tra các khoản công nợ không đợcghi sổ, chính sách giá cả đối từng loại khách hàng Kiểm tra tính đúng kỳ của