Cơ sở lý luận chung về vật liệu tổ chức kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất

Nhiệm vụ của kế toán vật liệu: Để đáp ứng đợc yêu cầu quản lý , kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuấtcần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau : + Tổ chức ghi chép phản ánh tổng hợp số

Cơ sở lý luận chung về vật liệu Tổ chức kế toán

Vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất

I sự cần thiết phảI tổ chức kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp

sản xuất

1 Vị trí của vật liệu trong quá trình sản xuất :

Vật liệu là đối tợng lao động đợc biểu hiện dới hình tháI vật chất là một trong 3yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất Theo Mác “ Đối tợng lao động là tất cả mọi vậttrong thiên nhiên ở xung quanh ta mà lao động có ích có thể tác động vào để tạo ra củacảI vật chất cho xã hội”

Trong quá trình sản xuất , vật liệu chỉ tham gia và một chu kỳ sản xuất, bị tiêuhao và bị chuyển dịch một lần toàn bộ giá trị vào chu kỳ sản xuất kinh doanh trong

kỳ Vật liệu là những tàI sản vật chất tồn tạI dới nhiều dạng khác nhau , phức tạp về

đặc tính lý , hoá nên dễ bị tác động của thời tiết khí hậu và môI trờng xung quanh

Trong các doanh nghiệp sản xuất thì vật liệu thờng chiếm tỉ trọng lớn trongtổng tàI sản lu động và chi phí vật liệu cũng chiếm tỉ trọng đáng kể trong tổng chi phísản xuất và giá thành sản phẩm

Qua đó , ta thấy vật liệu có vai trò hết sức quan trọng đối với hoạt động sản xuấtkinh doanh của các doanh nghiệp Nên đòi hỏi phảI tăng cờng công tác quản lý và kếtoán vật liệu, đảm bảo sử dụng tiết kiệm , hiệu quả hạ thấp chi phí và giá thành sảnphẩm

2 Đặc điểm và yêu cầu quản lý vật liệu:

Quản lý vật liệu là yêu cầu khách quan của mọi nền sản xuất xã hội vật liệu làmột trong những tàI sản lu động của doanh nghiệp đồng thời cũng là yếu tố chi phí Nên vật liệu cần phảI đợc quản lý chặt chẽ từ khâu thu mua , bảo quản đến khâu dựtrữ

Quản lý vật liệu chặt chẽ thì hạn chế đợc những mất mát ,h hỏng , hạ giá thànhsản phẩm góp phần tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp

Vật liệu là tàI sản dự trữ sản xuất , thờng xuyên biến động nên đòi hỏi doanhnghiệp phảI tiến hành thu mua vật liệu đảm bảo đáp ứng đầy đủ , kịp thời cho quátrình sản xuất về số lợng , chất lợng , đảm bảo giá trị hợp lý

Tổ chức kho tàng bến bãI , phng tiện cân đo , thực hiện đúng chế độ bảo quản

đối với từng loạI vật liệu tránh h hỏng mất mát và đảm bảo an toàn về số lợng và chấtlợng vật liệu

Quản lý vật liệu xuất dùng cho sản xuất kinh doanh theo từng đối t ợng sửdụng ( phân xởng ) để phục vụ cho việc tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm

Doanh nghiệp có thể quản lý định mức dự trữ vật liệu để đảm bảo tôn trọng

định mức dự trữ , tránh tình trạng ứ đọng và khan hiếm vật liệu làm ảnh h ởng đến tìnhhình tàI chính hay tiến độ sản xuất của doanh nghiệp

Tóm lạI quản lý chặt chẽ vật liệu là một trong những nội dung quan trọng trong côngtác quản lý tàI sản ở doanh nghiệp

3 Nhiệm vụ của kế toán vật liệu:

Để đáp ứng đợc yêu cầu quản lý , kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuấtcần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau :

+ Tổ chức ghi chép phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua , vậnchuyển bảo quản , nhập – xuất – tồn vật liệu

+ Tính giá thành thực tế đã thu mua và nhập kho

+ áp dụng đúng đắn các phng pháp và kỹ thuật kế toán vật t, thực hiện kế toánvật liệu theo đúng chế độ và phơng pháp quy định

+ Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản ,dự trữ và sử dụng vật t

Tính toán xác định chính xác số lợng giá trị vật liệu đã tiêu hao cho quá trình sản xuấtkinh doanh

+ Tham gia kiểm kê, đánh giá lạI vật liệu theo đúng chế độ quy định

4 Nội dung chủ yếu về tổ chức kế toán vật liệu :

- Lập các định mức vật liệu cần thiết

- Xây dựng các nội dung , quy chế bảo quản , sử dụng vật liệu

- Tổ chức khâu hạch toán ban đầu vận dụng các chứng từ và luân chuyểnchứng từ cho hợp lý và khoa học

- Tổ chức vận dụng tàI khoản và hệ thống sơ đồ kế toán một cách hợp lý

- Tổ chức kiểm tra , kiểm kê , đối chiếu vật liệu cũng nh các báo cáo nhập –xuất – tồn vật liệu

- Tổ chức phân tích tình hình vật liệu và những thông tin kinh tế cần thiết

II Phân loạI và đánh giá vật liệu:

1 Phân loạI vật liệu :

Trong doanh nghiệp sản xuất để sản xuất ra những sản phẩm thờng cần phảI sửdụng nhiều loạI vật liệu khác nhau Mỗi loạI vật liệu lạI có những công dụng và tínhnăng lý, hoá khác nhau ,do vậy cần phảI phân loạI thì mới có thể quản lý và hạch toánchặt chẽ đợc Phân loạI vật liệu là xắp xếp các thứ vật liệu cùng loạI với nhau theo một

đặc trng nhất định thành từng nhóm, từng loại

Căn cứ vào nội dung kinh tế ,vai trò của vật liệu trong quy trình sản xuất và yêucầu quản lý của doanh nghiệp thì vật liệu gồm có:

-Nguyên vật liệu chính : Là đối tợng lao động chủ yếu trong doanh nghiệp , là

cơ sở vật chất chủ yếu dùng để chế tạo ra sản phẩm

-Vật liệu phụ : là những loạI vật liệu chỉ có tác dụng phụ trong quá trình kinh

doanh , đợc sử dụng kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng ,chất lợng của sản phẩm hoặc đợc sử dụng để duy trì khả năng làm việc bình thờngcủa t liệu lao động

-Nhiên liệu : Là những thứ dùng để tạo ra nhiệt năng cho quá trình sản xuất, ví

dụ nh : Xăng , dầu ,than , khí đốt,

-Phụ tùng thay thế :Là loạI vật t đợc sử dụng cho hoạt động bảo dỡng sửa chữa

tàI sản cố định

- Phế liệu : Là loạI vật liệu đợc loạI ra từ nguyên liệu dùng cho quá trình sản

xuất Nó đã mất hoàn toàn hay phần lớn giá trị sử dụng ban đầu

-Vật liệu khác : Gồm những thứ vật liệu cha đợc kể trên.

-Việc phân loạI vật liệu ở trên chỉ mang tính tơng đối vì do đặc thù sản xuấtkinh doanh ở mỗi doanh nghiệp là có sự khác nhau Trong từng loạI vật liệu nêu trêndoanh nghiệp có thể chia thành nhóm , thứ tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và hạchtoán của mỗi doanh nghiệp

Bên cạnh đó doanh nghiệp có thể căn cứ vào nguồn nhập ; Vật liệu nhập ngoàI ,vật liệu nhận góp vốn ,vật liệu tự gia công chế biến, ;Theo tính chất thơng phẩm thì

có Nguyên vật liệu tơI sống và nguyên vật liệu khô

2 Đánh giá vật liệu :

Là việc xác định giá trị của vật liệu theo những nguyên tắc nhất định Theo quy

định hiện hành kế toán nhập –xuất – tồn vật liệu phảI phản ánh theo giá thực tế

Trị giá thực tế Giá ghi trên hoá đơn Các chi phí thu mua thực Các khoảnCủa vật liệu = (gồm thuế nhập khẩu + tế (Gồm chi phí vận - chiết khấuNhập kho thuế khác nếu có) chuyển bốc xếp , ) giảm giá.

- Đối với vật liệu do doanh nghiệp thuê gia công ,chế biến:

Trị giá vốn Giá thực tế của vật các chi phí gia công , chế biến

vật liệu thực = liệu xuất thuê gia + (tiền thuê gia công,chi phí

tế nhập kho công, chế biến vận chuyển , bốc dỡ, )

-Đối với vật liệu do doanh nghiệp tự gia công , chế biến:

Giá thực tế Giá thực tế của Các chi phíVật liệu = vật liệu xuất gia + gia côngNhập kho công ,chế biến chế biến

- Đối với vật liệu nhận góp vốn liên doanh:

Giá thực tế = Giá do hội đồng liên doanh đánh giá

- Đối với phế liệu : Đợc đánh giá theo giá ớc tính hay giá trị thu hồi tối thiểu.

b Giá thực tế xuất kho:

Trong các doanh nghiệp sản xuất thì vật liệu thờng đợc thu mua nhập kho thờngxuyên từ nhiều nguồn khác nhau và từng thời đIểm khác nhau cho nên giá thực tế củatừng lần nhập kho không hoàn toàn giống nhau,vì thế khi xuất kho , kế toán phảI tínhtoán xác định đợc giá thực tế xuất kho cho các đối tợng sử dụng khác nhau, theo ph-

ơng pháp tính giá thực tế xuất kho đã đăng ký áp dụng và phảI bảo đảm tính nhất quảntrong niên độ kế toán

- Phơng pháp nhập trớc , xuất trớc ( nhập trớc , xuất sau)

Theo phơng pháp này có nghĩa là vật liệu nào đợc nhập vào kho trớc thì sẽ xuất khỏikho trớc ( hoặc sau ) và khi xuất kho thì phảI lấy đúng theo giá mua thực tế của từnglô vật liệu để tính trị giá thực tế của vật liệu xuất kho

-Phơng pháp giá thực tế đích danh :

Theo phơng pháp này có thể xuất kho bất kỳ các lô vật liệu hiện có ở trong kho

và khi xuất kho loại vật liệu nào thì phảI lấy đúng theo đơn giá mua thực tế của lô vậtliệu đó để tính trị giá thực tế của vật liệu xuất kho

Hai phong pháp trên có u đIểm là kết quả tính toán chính xác nhng có nhợc

đIểm là tính toán phức tạp do đó phạm vi áp dụng chỉ thích hợp với các doanh nghiệp

có chủng loạI vật liệu ít , số lần nhập - xuất vật liệu trong kỳ không nhiều điều kiện

áp dụng các phng pháp trên là phảI kế toán chi tiết theo từng lô vật liệu có giá thực tếkhác nhau

-Phơng pháp tính theo đơn giá thực tế bình quân : Theo phơng pháp này, trớc

tiên kế toán vật liệu phảI xác định đơn giá thực tế bình quân của từng thứ vật liệu luânchuyển trong kỳ (Pi):

Trị giá thực tế của vật liệu I + Trị giá thực tế của vật liệu i

Tồn kho đầu kỳ nhập kho trong kỳ

–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

Số lợng vật liệu I + Số lợng vật liệu I

Tồn kho đầu kỳ nhập kho trong kỳ

Đơn giá thực tế bình quân ( có thể tính cho cả 1 kỳ hạch toán (Pi) có thể tínhcho một kỳ hạch toán, cũng có thể tính cho trớc mỗi một lần xuất kho ( Kỳngấn) Sau đó kế toán xác định trị giá thực tế của toàn bộ vật liệu xuất kho trong

kỳ :

Trị giá thực tế vật liệu Xuất kho trong kỳ =  Pi Qi

- Phơng pháp trị giá thực tế của vật liệu tồn cuối kì dựa theo đơn giá mua lần cuối : phơng pháp thờng áp dụng cho các doanh nghiệp hàng tồn kho theo phơng

pháp kiểm kê định kì Theo phơng pháp này : cuối kì hạch toán vật liệu tồn cuối kì theo đơn giá mua lần cuối cùng trong kì đó

Trị giá thực tế Số lợng vật Đơn giá vật

vật liệu tồn kho = liệu tồn kho x liệu nhập

cuối kì cuối kì lần cuối.

Trị giá thực tế Trị giá thực tế Trị giá thực tế Trị giá thực tế

VL xuất dùng = VLtồn đầu kì + VL nhập trong kì - VL tồn cuối kì

C Giá hạch toán vật liệu :

Trong các doanh nghiệp có quy mô lớn về khối lợng , chủng loạI vật liệunhiều , nhập – xuất vật liệu diễn ra thờng xuyên , việc xác định giá thực tế của vậtliệu hàng ngày rất khó khăn nên để đạt hiệu quả cho công tác kế toán , khắc phụckhó khăn , các doanh nghiệp có thể sử dụng một loạI giá ổn định gọi là giá hạch toán giá hạch toán có thể lấy theo giá kế hoạch hoặc giá cuối kì trớc và đợc quy định thốngnhất trong 1 kì hạch toán giá hạch toán không có ý nghĩa trong việc thanh toán tổnghợp về vật liệu khi sử dụng giá hạch toán , hàng ngày kế toán ghi sổ về nhập- xuất –tồn vật liệu theo giá hạch toán

Giá hạch toán Số lợng vật liệu Đơn giá

Vật liệu nhập (xuất) = nhập ( xuất) x hạch toán

Đến cuối kì hạch toán, kế toán tiến hành đIều chỉnh giá hạch toán thành giá thực tế theo các bớc :

- Xác định hệ số giá theo từng loạI vật liệu (H):

Giá thực tế VL tồn đầu kì + Giá thực tế VL nhập trong kì

H

=––––––––––––––––––––––––––––––––––

––––––––––––––––––––

Giá hạch toán VL tồn đầu kì + Giá hạch toán VL nhập trong kì

- Xác định giá thực tế vật liệu xuất trong kì :

Giá thực tế Giá hạch của Xuất kho = vật liệu x Hệ số giá.

Trong kì xuất kho

Bên cạnh việc tính giá vật liệu theo hệ số( H) , trong thực tế nhiều đơn vị ,tính giá vậtliệu theo hệ số chênh lệch giá( K) gồm có 3 bớc:

B

ớc1: Xác định hệ số chênh lệch (K)

Trị giá thực tế Trị giá thực tế Trị giá hạch toán Trị giá hạch toán

VL tồn đầu kì + VL nhập trong kì - VL tồn đầu kì + VL nhập trong kì

––––––––––––––––––––––––––––––––––––– –––––––––––––––––––––––––––

Trị giá hạch toán VL Trị giá hạch toán VL

Tồn đầu kì + Nhập trong kì

B

ớc 2 : Tính số tiền phân bổ cho vật liệu xuất kho

Số tiền phân bổ = Trị giá hạch toán VL xuất kho x K

B

ớc 3 : Tính giá thực tế vật liệu xuất dùng

Giá thực tế VL Trị giá hạch toán Số tiền

Xuất dùng = của VL xuất dùng + Phân bổ

III Tổ chức kế toán vật liệu :

1 Kế toán chi tiết vật liệu:

Hạch toán chi tiết vật liệu là việc ghi chép hàng ngày tình hình biến động về sốlợng , chất lợng ,giá trị , của từng nhóm ,từng thứ , từng loạI vật liệu đ ợc tiến hành ởkho và ở phòng kế toán

1.1 Chứng từ sử dụng :

Hệ thống chứng từ kế toán phản kịp thời đầy đủ , chính xác tình hình nhập xuất

và cơ sở để tiến hành ghi chép trên thẻ kho và trên sổ kế toán Để kiểm tra giám sáttình hình biến động về số lợng của từng thứ vật liệu , thực hiện quản lý có hiệu quả ,phục vụ đầy đủ nhu cầu về vật liệu cho hoật động sản xuất kinh doanh

Theo QĐ1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của bộ trởng bộ tàI chính các chứng từ

về vật liệu bao gồm :

- Phiếu nhập kho ( mẫu 01- VT)

- Phiếu xuất kho ( Mộu 02- VT)

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( mẫu 03- VT)

- Biên bản kiểm kê vật t , sản phẩm , hàng hoá ( mẫu 08-VT)

- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho ( mẫu 02 – BH)

- Hoá đơn cớc phí vận chuyển ( mẫu 03 _BH)

Từ sau 1/1/1999 với các doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT (Đợc quốc hội khoá

IX thông qua kỳ họp thứ 11 từ 2/4 đến 10/5/1997 , có hiệu lực thi hành từ 1/1/1999)thìhoá đơn GTGT (mẫu 01/GTKT ban hành theo quyết định 885 ngày 16/7/1998 của bộtàI chính , chỉ áp dụng với các DN tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ)

Hoá đơn bán hàng ( mẫu số 02/GTTT, chỉ áp dụng với các DN tính thuế GTGTtheo phơng pháp trực tiếp )

NgoàI các chứng từ bắt buộc sử deụng thống nhất theo quy định của nhà nớccác doanh nghiệp có thẻe sử dụng thêm các chứng từ hớng dẫn sau :

+ Phiếu xuất vật t theo hạn mức ( Mẫu 04 – VT)

+ Biên bản kiểm nghiệp vật t ( Mẫu 05-VT)

+ Phiếu báo cáo vật t còn lạI cuối kì ( Mẫu 07- VT)

và các chứng từ khác tuỳ thuộc vào tình hình cụ thể của từng DN Thuộc cáclĩnh vực thành phần kinh tế khác nhau

1.2- Sổ sách kế toán chi tiết vật liệu :

Tuỳ thuộc vào phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu áp dụng trong doanh nghiệp

mà kế toán có thể sử dụng các sổ thẻ kế toán chi tiết sau:

- Sổ (thẻ) kho

- Sổ (thẻ) ké toán chi tiết vật liệu

- Sổ số d

- Sổ đối chiếu luân chuyển

Sổ (thẻ ) kho đợc sử dụng để theo dõi số lợng nhập – xuất – tồn của từng thứvật liệu theo từng kho Thẻ kho do phòng kế toán lập và ghi các chi tiết tên nhãn hiệuquy cách , đơn vị tính ,mã số vật liệu , sau đó giao cho thủ kho để ghi chép hàngngày Hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập (xuất ) kho , thủ kho ghi vào các cột tơngứng trong thẻ , mỗi chứng từ một dòng cuối ngày tính số tồn kho Định kì kế toánvật t xuống tận kho nhận chứng từ và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho sau

đó ký xác nhận vào các thẻ kho sau mỗi lần kiểm kê phảitiến hành đIều chỉnh số liệutrên thẻ kho cho phù hợp với số liệu thực téekiểm kê theo đúng chế độ quy định

Thẻ kho dùng để thanh toán ở kho , không phân biệt hạch toán chi tiết theo

ph-ơng pháp nào

Sổ ( Thẻ ) kế toán chi tiết vật liệu, sổ đối chiếu luân chuyển sổ số d đợc sử dụng

để hạch toán tình hình nhập, xuất , tồn vật liệuvề mặt giá trị

Bên cạnh đó doanh nghiệp còn có thể mở thêm các bảng nhập , xuất , tồn vật liệu phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết đợc đơn giản, nhanh chóng , kịp thời

1.3 Các phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu :

a Phơng pháp thẻ song song :

Theo phơng pháp này ở kho ghi chép về mặt số lợng , ở phòng kế toán ghi chép

về mặt lợng và giá trị của từng thứ vật liệu Do cả 2 nơI đều sử dụng thẻ để ghi chépnên gọi là phơng pháp thẻ song song

Ưu điểm của phơng pháp này là ghi chếp đơn giản , dễ kiểm tra , đối chiếu

Nhợc điểm : việc ghi chép giữa thủ kho và kế toán vật liệu còn trùng lặp về chỉtiêu số lợng.Việc kiểm tra ,đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng làm hạn chếchức năng kiểm tra của kế toán Do đó phơng pháp này thích hợp với DN có ít chủngloạI vật liệu, chứng từ nhập xuất ít

Sơ đồ 1A : Kế toán chi tiết VL theo phơng pháp thẻ song

Ghi chú : Ghi ngày tháng

Ghi cuối tháng

Đối chiếu , kiểm tra

b Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển :

Trong phơng pháp này : ở kho mở thẻ kho để theo dõi vật liệu về mặt số lợng ,

ở phòng kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để theo dõi cả về số lợng và giá trị từngloạI vật liệunhng chỉ ghi vào 1 lần vào cuối tháng trên cơ sở các bảng kê nhập , xuất

đợc lập từ các chứng từ nhập , xuất do thủ kho gửi lên định kì

Ưu đIểm : Giảm đợc khối lợng ghi chép do chỉ ghi có một lần vào cuối tháng Nhợc đIểm : việc ghi sổ vẫn trùng lặp về chỉ tiêu hiện vật , việc kiểm tra , đốichiếu giữa thủ kho và phòng kế toán chỉ tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế tácdụng kiểm tra trong công tác quản lý

Phơng pháp này áp dụng thích hợp với các doanh nghiệp có khối lợng nghiệp vụ nhậpxuất không nhiều , không bố trí riêng nhân viên kế toán theo dõi vật liệu chi tiết nênkhông có đIều kiện ghi chép theo dõi vật liệu hàng ngày

Sơ đồ 1B : Kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp

Sổ đối chiếu luân chuyển

Thẻ kho

Chứng từ nhập

Sổ chi tiết vật liệu

Bảng kê tổng hợpNhập – Xuất – Tồn

Chứng từ xuất

Thẻ kho

Ghi chú : Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu,kiểm tra

C Phơng pháp sổ số d :

*Nội dung của phơng pháp :

-ở kho : Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép tình nhập – xuất – tồn kho vậtliệuvề mặt số lợng Cuối tháng phảI ghi số tồn kho đã tính đởctên thẻ kho sang sổ số

d vào cột số lợng

-Tại phòng kế toán :

-Kế toán mở sổ số d theo từng kho , chung cho cả năm để ghi chép tình hìnhnhập , xuất vật liệu hàng ngày hay định kì Từ các bảng kê nhập , bảng kê xuất kế toánlập các bảng luỹ kế nhập , xuất, rồi từ các bảng luỹ kế này lập bảng tổng hợp nhập –xuất tồn kho theo từng nhóm , loạI vật liệu theo chỉ tiêu giá trị

-Cuối tháng , khi nhận sổ số d do thủ kho gửi lên , kế toán căn cứ vào số tồnkho cuối tháng do thủ kho tính đã ghi ở sổ số d ( về số lợng)và đơn giá hạch toán đểtính ra số tồn kho của từng nhóm , loạI vật liệu theo chỉ tiêu giá trị để ghi vào cột sốtiền ở sổ số d

-Việc kiểm tra đối chiếu đợc tiến hành vào cuối tháng căn cứ vào cột số tiền tồnkho trên sổ số du để đối chiếu với cột số tiền tồn kho trên bảng kê tổng hợp nhập –Xuất – tồn vật liệu và số liệu của kế toán tổng hợp

-Phơng pháp này phù hợp với doanh nghiệp có khối lợng nghiệp vụ nhập- xuấtvật liệu thờng xuyên , sử dụng giá hạch toán và đã xác định đợc hệ thống danh đIểmvật liệu

Sơ đồ 1 C : Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu Theo phơng

pháp Sổ số d

Chứng từ xuất Chứng từ

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra

1 Kế toán tổng hợp vật liệu

Theo chế độ kế toán hiện hành (QĐ 1141 TC/ QĐ/CĐKT ngày 1/1/1995 củaBTC) trong một doanh nghiệp chỉ đựoc áp dụng 1 trong 2 phơng pháp hạch toánhàng tồn kho : Phơng pháp kê khai thờng xuyên hoặc phơng pháp kiểm kê định kì

2.1 Phơng pháp kê khai thờng xuyên :

Phơng pháp kê khai thờng xuyên hàng tồn kho là phơng pháp ghi chép phản ánhthờng xuyên , liên tục và có hệ thống tình hình nhập xuất , tồn kho vật t , hàng hoátrên các tàI khoản và sổ kế toán tổng hợp trên cơ sở các chứng từ nhập xuất vì vậy giátrị vật liệu trên sổ kế toán có thể xác định ở bất kì thời đIểm nào trong kì kế toán

CuốI kì , kế toán căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế vật liệu tồn kho đem sosánh , đối chiếu với vật liệu tồn kho trên sổ kế toán Nếu có chênh lệch phảI tìmnguyên nhân và có biện pháp giảI quyết kịp thời , đồng thời đIều chỉnh số liệu trên sổsách cho khớp vối số liệu thực tế

Phơng pháp này thờng áp dụng cho các đơn vị sản xuất và đơn vị thơng nghiệpkinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn

a TàI khoản kế toán sử dụng :

- TK 152 : Nguyên liệu, vật liệu

TàI khoản 152 dùng để phản ánh số hiện có và tình hình tang , giảm các loạInguyên vật liệu theo giá vốn thực tế

Kết cấu của tàI khoản 152 nh sau:

Chứng từ xuấtChứng từ nhập

Sổ số d

Bảng kê xuấtBảng kê nhập

Bảng kê tổng hợp Nhập- Xuất – Tồn

Bên Nợ :

- Giá trị thực tế nguyên liệu, vật liệu nhập kho

- Trị giá nguyên liệu , vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê

Bên có :

- Trị giá thực tế nguyên liệu , vật liệu xuất kho

- Chiết khấu mua hàng đợc hởng

- Trị giá nguyên vật liệu thiếu hụt, h hỏng phát hiện khi kiểm kê

Số d bên nợ :

- Trị giá nguyên vật liệu tồn kho

TàI khoản 152 đợc chi tiết theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp

- TK 151 hàng mua đang đI đờng

TàI khoản 151 dùng để phản ánh giá trị các loạI vật t, hàng hoá mà doanhnghiệp đã mua , đã chấp nhận thanh toán với ngời bán nhng cha về nhập khodoanh nghiệp

Kết cấu của tàI khoản 151 nh sau :

Bên nợ :

- Trị giá hàng đã mua trong kì , cuối kì còn đang đI trên đờng

Bên có: Trị giá hàng đang đI trên đờng của những kì trớc , kì này về nhập

kho,bán thẳng

Số d bên nợ : Toàn bộ giá trị hàng mua hiện còn đang đI đờng

- TK 331 : PhảI trả cho ngời bán

TàI khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ, phảI trả

của doanh nghiệp cho ngời bán vật liệu theo hợp đồng kinh tế đã kí

TK 331 đợcmở sổ theo dõi chi tiết từng ngời bán cụ thể.

- TK 133 : Thuế giá trị gia tăng đợc khấu trừ

TàI khoản này dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ , đã khấutrừ và còn đợc khấu trừ

Kết cấu của TK154 nh sau :

Bên nợ :

- Số thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ

- Số thuế GTGT đầu vào của các loạI vật t,dùng đồng thời cho sản xuấtcác sản phẩm chịu thuế GTGT mà không phân tích đợc ở khâu mua

Bên có :

- Số thuế GTGT đầu vào đã đợc khấu trừ

- Kết chuyển số thuế GTGT đầu vào không đợc khấu trừ

- Số thuế GTGT của hàng mua bị trả lạI

- Thuế GTGT đầu vào đợc hoàn trả lại

D Nợ :

Số thuế GTGT đầu vào còn đợc khấu trừ và thuế GTGT đầu vào đợc hoàn lạI nhng NSNN cha hoàn lại

TK 133 có 2 TK cấp II

TK1331 Thuế VAT đầu vào đợc khấu trừ của hàng hoá ,dịch vụ.

Tk1332 : Thuế VAT đầu vào đợc khấu trừ của TSCĐ.

NgoàI các TK trên kế toán tổng hợp vật liệu còn sử dụng các TK nh :TK111,112,141,128,222,411,154,621,627,641,642,

b- Phơng pháp Kế toán các nghiệp vụ chủ yếu :

b1 Kế toán tổng hợp tăng vật liệu :

* Tăng do mua ngoàI :

- Khi mua vật liệu nhập kho , hàng và hoá đơn cùng về :

+ Nếu DN sử dụng VL vào SXSP, hàng hoá chịu thuế GTGT theo ph ơng phápkhấu trừ : Kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho , hoá đơn thuế GTGT ghi :

Nợ TK 152 ( Chi tiết liên quan) Giá cha có thuế GTGT trên hoá đơn

Nợ TK 133 (Chi tiết TK 1331)Thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ ghi trên HĐ

Có TK 111,112,141 ( trả tiền ngay)

Có TK331,311,341(cha trả tiền ngay,mua bằng tiền vay)tổng giá TT trên HĐ

+ Nếu DN sử dụng VL vào SXSP, HH chịu thuế GTGT theo ph ơng pháp trựctiếp hoặc không thuộc diện chịu thuế GTGT , kế toán cũng căn cứ vào phiếu nhập kho

và hoá đơn bán hàng ghi :

Nợ TK 152 ( chi tiết liên quan)

Có TK 331 ,311,341 ( cha trả tiền hoặc mua bằng tiền vay )

Có TK 111,112,141 ( trả tiền ngay)

Căn cứ vào tổng giá trị tiền thanh toán cho ngời bán ( đã có thuế GTGT)

- Trờng hợp hàng về cha có hoá đơn

Nếu trong tháng hàng về nhập kho nhng đến cuối thang cha nhận đợc hoá đơn ,

kế toán sẽ ghi giá trị vật liệu theo gía tạm tính:

Nợ TK 152 ( Theo giá tạm tính)

Có TK 331 (Theo giá tạm tính)Khi nhận đợc hoá đơn về sẽ tiến hành đIều chỉnh giá tạm tính theo giá thực tế ( giághi trên hoá đơn)theo số chênh lệch giữa giá tạm tính và giá ghi trên hoá đơn:

Nếu vật liệu mua về để SXSP ,HH chịu thuế GTGT theo phơng pháp khấutrừ Kế toán sẽ phản ánh cả thuế GTGT cùng với bút toán đIều chỉnh giá tạm tính theogiá thực tế:

Nếu chênh lệch tăng ( giá cha có thuế ghi trên hoá đơn GTGT lớn hơn giá tạmtính sẽ ghi phần chênh lệch theo định khoản:

Nợ TK 152 ( Phần chênh lệch tăng)

Nợ TK133 ( thuế GTGT ghi trên hoá đơn)

Có TK 331( phần chênh lệch tăng + thuế GTGT)Nếu chênh lệch giảm ( giá cha có thuế GTGT ghi trên hoá đơn GTGT nhỏ hơngiá tạm tính ) sẽ ghi đỏ phần chênh lệch

Nợ TK 152 (Ghi đỏ theo giá tạm tính)

Có TK 331

Sau đó sẽ ghi

Nợ TK 152 ( Theo giá cha có thuế GTGT ghi trên hoá đơn)

Nợ TK 133 ( Thuế GTGT ghi trên hoá đơn)

Có TK 331 ( tổng giá thanh toán ghi trên hoá đơn)Nếu VL mua về dùng để SXSP , HH chịu thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp hoặckhông chịu thuế GTGT Kế toán sẽ đIều chỉnh chênh lệch nh sau :

+ Nếu chênh lệch tăng ( giá mua ghi trên hoá đơn lớn hơn giá tạm tính) Kế toán đIềuchỉnh nh sau :