Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco

- Thanh toán bằng vàng, bạc, kim khí quý, đá quý, hoặc các giấy tờ có giá trị.  Thanh toán không bằng tiền mặt: Phương thức này ngày càng được sử dụng phổ biến vì tiết kiệm thời g[r]

TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG

-

ISO 9001:2015

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

NGÀNH: KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN

Sinh viên : Vũ Thị Trà My

Giảng viên hướng dẫn : ThS Trần Thị Thanh Phương

HẢI PHÒNG - 2019

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG

-

HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN

THƯƠNG MẠI VÀ DU LỊCH HATRACO

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC HỆ CHÍNH QUY

NGÀNH: KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN

Sinh viên : Vũ Thị Trà My

Giảng viên hướng dẫn : ThS Trần Thị Thanh Phương

HẢI PHÒNG - 2019

TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG

-

NHIỆM VỤ ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP

Sinh viên: Vũ Thị Trà My Mã SV: 1412401297

Lớp: QT1805K Ngành: Kế toán – Kiểm toán

Tên đề tài: Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán với người mua, người

bán tại công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco

1.Nội dung và các yêu cầu cần giải quyết trong nhiệm vụ đề tài tốt nghiệp ( Về lý luận, thực tiễn, các số liệu cần tính toán và các bản vẽ)

Tìm hiểu lý luận về tổ chức kế toán thanh toán với người mua, người bán trong doanh nghiệp

Tìm hiểu thực trạng tổ chức kế toán thanh toán với người mua, người bán tại công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco

Đánh giá ưu, khuyết điểm cơ bản trong tổ chức công tác kế toán nói chung cũng như công tác kế toán thanh toán tại công ty cổ phần thương mại và

du lich Hatraco nói riêng làm cơ sở để đề xuất các biện pháp giúp đơn vị thực tập làm tốt hơn công tác hạch toán kế toán

2.Các số liệu cần thiết để thiết kế, tính toán

Các văn bản của Nhà nước về chế độ kế toán liên quan đến công tác kế toán thanh toán trong doanh nghiệp

Quy chế, quy định về kế toán - tài chính tại doanh nghệp

Hệ thống sổ sách kế toán liên quan đến tổ chức kế toán thanh toán tại công

ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco, sử dụng số liệu năm 2017 phục vụ công tác

3 Địa điểm thực tập tốt nghiệp

Công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco

Địa chỉ trụ sở chính:31-33 Minh Khai,Hồng Bàng, Hải Phòng

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TRONG DOANH NGHIỆP 3

1.1 Phương thức thanh toán và hình thức thanh toán 3

1.2 Nội dung kế toán thanh toán với người mua 5

1.2.1 Nguyên tắc thanh toán với người mua 5

1.2.2 Chứng từ, tài khoản và sổ sách kế toán sử dụng trong kế toán thanh toán với người mua 6

1.3.1Nguyên tắc kế toán thanh toán với người bán 11

1.3.2 Chứng từ, tài khoản và sổ sách sử dụng trong kế toán thanh toán với người bán 12

1.3.3 Kế toán các nghiêp vụ thanh toán với người bán 13

1.4.1Tỷ giá và quy định sử dụng tỷ giá trong kế toán 17

1.5 Sự cần thiết của kế toán thanh toán với người mua, người bán 19

1.6 Nhiệm vụ của công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán 20

1.7 Đặc điểm kế toán thanh toán theo hình thức kế toán Nhật Ký Chung 21

1.7.1 Nguyên tắc ghi sổ Nhật Ký Chung 21

1.7.2 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật Ký Chung 22

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DU LỊCH HATRACO 24

2.1 Khái quát về công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco 24

2.2 Thực trạng tổ chức kế toán thanh toán với người mua, người bán tại công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco 30

2.2.1 Phương thức thanh toán và hình thức thanh toán với người mua, người bán tại công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco 30

2.2.2 Thực trạng kế toán thanh toán với người mua tại công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco 31

2.2.3 Thực trạng kế toán thanh toán với người bán tại công ty 42

TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DU LỊCH

HATRACO 53

3.1 Đánh giá thực trạng thanh toán với người mua, người bán tại công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco 53

3.1.1 Ưu điểm 53

3.1.2 Hạn chế 54

3.2 Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán với người mua, người bán tại công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco 55

3.2.1 Yêu cầu và phương hướng hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán với người mua, người bán 56

3.2.2 Nội dung và các giải pháp hoàn thiện tổ chức kế toán với người mua, người bán tại công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco 56

3.2.2.1 Giải pháp 1: Tăng cường quản lý công nợ 57

3.2.2.2 Giải pháp 2: Áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán 61

3.2.2.3 Giải pháp 3: Dự phòng phải thu khó đòi 63

Biểu số 19: Bảng trích lập dự phòng năm 2017 67

3.2.2.4 Giải pháp 4: Sử dụng phần mềm kế toán 67

KẾT LUẬN 73

TÀI LIỆU THAM KHẢO 74

LỜI MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu

Đối với các doanh nghiệp, việc tổ chức kế toán một cách hợp lý có vài trò hết sức quan trọng Tổ chức công tác kế toán tốt là điều kiện để phát huy đầy đủ các chức năng nghiệp vụ của kế toán đồng thời giảm chi phí tới mức thấp nhất

Và bất kỳ doanh nghiệp nào trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình cũng đều bao gồm rất nhiều mối quan hệ kinh tế trong đó có các vấn đề liên quan tới thanh toán như: thanh toán với Nhà nước, với nhân viên, thanh toán nội bộ, thanh toán với người mua, nhà cung cấp,… Tuy nhiên, chiếm mật độ cao và thường xuyên nhất là quan hệ thanh toán với người mua hàng và người bán hàng

Quan hệ thanh toán với người mua hàng và người bán gắn liền với quá trình thu mua và bán ra sản phẩm, hàng hóa Các nghiệp vụ liên quan đến quan

hệ này diễn ra thường xuyên đồng thời hình thức sử dụng trong thanh toán và phương thức thanh toán ảnh hưởng tới việc ghi chép của kế toán lại thường xuyên biến đổi

Cần nắm vững các khoản phải thu khách hàng, điều chỉnh tình hình tài chính, chủ động trong các giao dịch, duy trì tốt quan hệ với các đối tác và đảm bảo không vi phạm pháp luật, phát triển được các mối quan hệ trong và ngoài doanh nghiệp Mặt khác, căn cứ vào các khoản phải thu ta có thể đánh giá được tình hình tài chính của doanh nghiệp về khả năng thanh toán cũng như khả năng huy động vốn, tình hình chiếm dụng vốn và bị chiếm dụng vốn

Sau quá trình học tập và nghiên cứu tại trường có được những kiến thức

cơ bản và đặc biệt trong quá trình thực tập tại phòng Kế toán Công ty cổ phần

thương mại và du lịch Hatraco, em đã chọn đề tài “ Hoàn thiện tổ chức kế toán

thanh toán với người mua, người bán tại công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco ” Trong quá trình viết không tránh khỏi những thiếu sót Em rất

mong được sự góp ý của thầy cô và các bạn để có thể hiểu sâu hơn về nghiệp vụ thanh toán và so sánh thực tế tại công ty với lý thuyết đã được học

2 Mục đích nghiên cứu của đề tài

Nghiên cứu: Nghiên cứu, nắm vững những lý luận chung về kế toán phải thu, phải trả nói chung và phải thu khách hàng, phải trả người bán nói riêng nhằm tránh hao hụt vốn, điều chỉnh tình hình tài chính trong doanh nghiệp

Mô tả: Thực trạng tổ chức kế toán thanh toán với người mua, người bán tại công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco

Đề xuất một số giải pháp: Qua nghiên cứu lý luận và mô tả thực trạng có thể đưa ra những đề xuất hợp lý để giúp công ty hoàn thiện công tác kế toán thanh toán tại Công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

 Đối tượng nghiên cứu: Kế toán thanh toán với người mua, người bán tại công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco

 Phạm vi nghiên cứu:

- Về không gian: Công ty cố phần thương mại và du lịch Hatraco -Về số liệu nghiên cứu: Số liệu nghiên cứu được lấy của năm 2017

4 Phương pháp nghiên cứu

 Các phương pháp kế toán (Phương pháp chứng từ, phương pháp tài khoản, phương pháp tổng hợp cân đối)

 Phương pháp thống kê và so sánh

 Phương pháp nghiên cứu tài liệu

5 Kết cấu của khóa luận

Khóa luận bao gồm: Lời mở đầu, nội dung nghiên cứu và kết luận

Nội dung nghiên cứu gồm 3 chương:

CHƯƠNG 1: Lý luận chung về tổ chức kế toán thanh toán với người mua, người bán trong doanh nghiệp

CHƯƠNG 2: Thực trạng tổ chức kế toán thanh toán với người mua, người bán

tại công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco

CHƯƠNG 3: Một số giải pháp hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán với người mua, người bán tại công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco

CHƯƠNG 1

LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TRONG DOANH NGHIỆP

1.1.Phương thức thanh toán và hình thức thanh toán

Khái niệm thanh toán: Thanh toán đơn giản là thuật ngữ ngắn gọn mô

tả việc chuyển giao các phương tiện tài chính từ một bên (người hoặc công ty, tổ chức) sang một bên khác, thường được sử dụng khi trao đổi sản phẩm hoặc dịch

vụ trong một giao dịch có ràng buộc pháp lý

Phương thức thanh toán: Là cách thức nhận trả tiền hàng trong giao

dịch mua bán giữa các cá nhân, các đơn vị, các doanh nghiệp với nhau, hai bên đồng thời thống nhất phương thức thanh toán áp dụng cho giao dịch đó

+ Có hai phương thức thanh toán:

- Phương thức thanh toán trả ngay: Sau khi nhận được hàng mua, doanh nghiệp thanh toán tiền ngay cho người bán, có thể bằng tiền mặt, bằng chuyển khoản,…

- Phương thức thanh toán chậm trả: Doanh nghiệp đã nhận được hàng nhưng chưa thanh toán tiền cho người bán

Hình thức thanh toán: Hình thức thanh toán cổ xưa nhất đó là hàng

đổi hàng, còn hiện nay có rất nhiều hình thức thanh toán gồm: tiền mặt, chuyển khoản, ghi nợ, tín dụng, séc,… Đây là những cách thức nhận trả tiền hàng trong giao dịch mua bán giữa các cá nhân, đơn vị, doanh nghiệp với nhau Hai bên phải cùng thống nhất phương thức thanh toán áp dụng cho giao dịch đó Trong giao dịch thương mại thanh toán phải đi kèm với hóa đơn và biên nhận

Hiện nay, có hai hình thức thanh toán cơ bản là: thanh toán bằng tiền mặt

và thanh toán không bằng tiền mặt

Hình thức thanh toán bằng tiền mặt hiện nay không được các doanh nghiệp sử dụng nhiều Thanh toán bằng tiền mặt chủ yếu dùng cho các nghiệp

vụ phát sinh số tiền nhỏ (hiện nay áp dụng cho số tiền dưới 20 triệu), nghiệp vụ

đơn giản và khoảng cách địa lý giữa hai bên hẹp Hình thức thanh toán bằng tiền mặt có thể chia thành:

- Thanh toán bằng Việt Nam đồng

- Thanh toán bằng ngoại tệ

- Thanh toán bằng hối phiếu ngân hàng

- Thanh toán bằng vàng, bạc, kim khí quý, đá quý, hoặc các giấy tờ có giá trị

Thanh toán không bằng tiền mặt: Phương thức này ngày càng được sử dụng phổ biến vì tiết kiệm thời gian chi phí cũng như giảm đáng kể lượng tiền trong lưu thông Phương thức thanh toán không bằng tiền mặt bao gồm phương thức thanh toán bằng ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu, séc,phương thức thanh toán nhờ thu phiếu trơn, phương thức thanh toán nhờ thu kèm chứng từ, phương thức tín dụng chứng từ…

Thanh toán bằng Séc: Séc là chứng từ thanh toán do chủ tài khoản lập trên mẫu in sẵn đặc biệt của ngân hàng, yêu cầu của ngân hàng tính tiền từ tài khoản của mình trả cho đơn vị có tên trên Séc Đơn vị phát hành Séc hoàn toàn chịu trách nhiệm về sử dụng Séc Séc chỉ phát hành khi tài khoản ở ngân hàng

có số dư Séc thanh toán gồm có Séc chuyển khoản, Séc bảo chi, Séc tiền mặt và Séc định mức

Phương thức nhờ thu phiếu trơn là phương thức thanh toán mà trong đó người bán ủy thác cho ngân hàng thu hộ tiền của người mua trên cơ sở hối phiếu do mình lập ra còn chứng từ gửi ngân hàng thì gửi thẳng cho người mua không thông qua ngân hàng

Thanh toán bằng ủy nhiệm chi: là phương tiện thanh toán mà người trả tiền lập lệnh thanh toán theo mẫu do Ngân hàng quy định, gửi cho ngân hàng nơi mình mở tài khoản yêu cầu trích một số tiền nhất định trên tài khoản của mình để trả cho người hưởng thụ

Thanh toán bù trừ: Áp dụng trong điều kiện hai tổ chức có quan hệ mua

và bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ lẫn nhau Theo hình thức thanh toán này, định kỳ hai bên phải đối chiếu giữa số tiền được thanh toán và số tiền phải

thanh toán với nhau do bù trừ lẫn nhau Các bên tham gia thanh toán chỉ cần phải chi trả số chênh lệch sau khi đã bù trừ Việc thanh toán giữa hai bên phải trên cơ sở thỏa thuận rồi lập thành văn bản để làm căn cứ theo dõi

Thanh toán bằng ủy nhiệm thu :Ủy nhiệm thu là hình thức mà chủ tài khoản ủy nhiệm cho ngân hàng thu hộ một số tiền nào đó từ khách hàng hoặc các đối tượng khác

Thanh toán bằng thư tín dụng- L/C: theo hình thức này khi mua hàng, bên mua phải lập một khoản tín dụng tại ngân hàng để đảm bảo khả năng thanh toán cho bên bán Khi giao hàng xong, ngân hàng của bên bán Hình thức này áp dụng cho các đơn vị khác địa phương, không tín nhiệm lẫn nhau Trong thực tế, hình thức này ít được sử dụng thanh toán nội bộ nhưng lại phát huy tác dụng và được sử dụng phổ biến trong thanh toán quốc tế, với đồng tiền thanh toán chủ yếu là ngoại tệ

1.2.Nội dung kế toán thanh toán với người mua

1.2.1.Nguyên tắc thanh toán với người mua

-Để theo dõi kịp thời, chính xác các nghiệp vụ thanh toán với người mua kế toán cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

-Khoản phải thu của khách hàng cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng, từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết kì hạn thu hồi và ghi chép theo từng lần thanh toán Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua sản phẩm, hàng hóa, nhận cung cấp dịch vụ, kể cả TSCĐ, bất động sản đầu tư, các khoản đầu tư tài chính

- Đối với các khách hàng giao dịch thường xuyên, có số dư nợ lớn thì định

kỳ hoặc cuối tháng kế toán phải kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số

đã thanh toán, số còn phải thanh toán, có xác nhận bằng văn bản

- Trong hạch toán chi tiết tài khoản này, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ, loại nợ có thể trả đúng hạn, khoản nợ khó đòi hoặc có khả năng không thu hồi được, để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu không đòi được

-Trong quan hệ bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo thỏa thuận giữa doanh nghiệp với khách hàng, nếu sản phẩm, hàng hóa, TSCĐ, BĐSĐT đã giao, dịch vụ cung cấp không đúng theo thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế thì người mua có thể yêu cầu doanh nghiệp giảm giá hàng bán hoặc trả lại số hàng đã giao

1.2.2.Chứng từ, tài khoản và sổ sách kế toán sử dụng trong kế toán thanh toán với người mua

-Sổ chi tiết phải thu của khách hàng

-Sổ tổng hợp phải thu của khách hàng

-Số cái tài khoản 131

c)Tài khoản sử dụng

-Tài khoản 131: Phải thu của khách hàng

Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, BĐSĐT, TSCĐ, các khoản đầu tư tài chính, cung cấp dịch vụ

Tài khoản 131 có kết cấu như sau:

+ Bên Nợ:

- Số tiền phải thu của khách hàng phát sinh trong kỳ khi bán sản phẩm, hàng hóa, BĐS đầu tư, TSCĐ, dịch vụ, các khoản đầu tư tài chính ;

- Đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại

tệ tăng so với Đồng Việt Nam)

+ Bên Có:

- Số tiền khách hàng đã trả nợ;

- Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng;

- Khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng sau khi đã giao hàng và khách hàng có khiếu nại;

- Doanh thu của số hàng đã bán bị người mua trả lại (có thuế GTGT hoặc không có thuế GTGT);

- Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho người mua

- Đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại

tệ giảm so với Đồng Việt Nam)

+ Số dư bên Nợ:

Số tiền còn phải thu của khách hàng

Tài khoản này có thể có số dư bên Có Số dư bên Có phản ánh số tiền nhận trước, hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng chi tiết theo từng đối tượng cụ thể Khi lập Bảng Cân đối kế toán, phải lấy số dư chi tiết theo từng đối tượng phải thu của tài khoản này để ghi cả hai chỉ tiêu bên "Tài sản" và bên "Nguồn vốn"

+ Số Dư Bên Có (nếu có):

- Phản ánh số tiền đã nhận trước, hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng chi tiết theo từng đối tượng cụ thể

1.2.3 Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua

Trường hợp bán chịu cho khách hàng

-Khi bán chịu vật tư, hàng hóa cho khách hàng, căn cứ vào hóa đơn VAT,

kế toán ghi doanh thu bán chịu phải thu:

Nợ TK 131: Số phải thu của khách hàng

-Khi chấp nhận giảm giá trừ nợ cho khách hàng, khách hàng trả lại hàng,

kế toán ghi:

Nợ TK 511: doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Nợ TK 3331: VAT của hàng hóa bị trả lại

Có TK 131: ghi giảm số nợ phải ghi của khách hàng

-Khi chấp nhận chiết khấu thanh toán cho khách hàng, kế toán ghi:

Nợ TK 635: chi phí tài chính

Có TK 131: phải thu của khách hang

Trường hợp khách hàng không thanh toán bằng tiền mà thanh

toán bằng hàng hóa

Nợ TK 152, 153, 156: ( phương pháp KKTX)

Nợ TK 133: thuế GTGT được khấu trừ ( nếu có)

Có TK 131: phải thu của khách hàng

 Trường hợp khách hàng ứng trước tiền mua hàng

-Khi doanh nghiệp nhận tiền ứng trước của khách hàng, kế toán ghi:

Nợ TK 111, 112: số tiền khách hàng ứng trước

Có TK 131: phải thu của khách hàng

-Khi giao nhận hàng cho khách hàng theo số tiền ứng trước, căn cứ vào hóa đơn bán hàng, kế toán ghi:

 Trường hợp đặc biệt nợ phải thu khó đòi

-Cuối niên độ của kế toán, tính số dự phòng phải thu khó đòi cho năm nay:

Nợ TK 642- 6426

Có TK 229- 2293: dự phòng phải thu khó đòi

-Sang năm sau: tính số dự phòng phải lập trong năm và so sánh với số dự phòng năm trước đã lập

+ Nếu không thay đổi thì không lập thêm dự phòng

+ Nếu số dự phòng lập năm nay lớn hơn số dự phòng lập phải thu khó đòi năm trước, kế toán trích lập bổ sung phần chênh lệch, ghi:

Nợ TK 642- 6426:chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 229- 2293: dự phòng tổn thất tài sản

+ Nếu số dự phòng lập năm nay nhỏ hơn năm trước, kế toán hoàn nhập phần chênh lệch, ghi:

Nợ TK 229: dự phòng tổn thất tài sản ( 2293)

Có TK 642- 6426: chi phí quản lý doanh nghiệp

TH có dấu hiệu chắc chắn không đòi được nợ, kế toán ghi:

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua theo

TT133/2016/TT-BTC

1.3 Nội dung kế toán thanh toán với người bán

1.3.1Nguyên tắc kế toán thanh toán với người bán

-Phải trả người bán phản ánh các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ, người bán tài sản cố định, BĐSĐT, các khoản đầu tư tài chính theo hợp đồng kinh tế đã ký kết Đồng thời cũng được dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả cho người nhận thầu xây lắp chính, phụ

- Để theo dõi kịp thời, chính xác các nghiệp vụ thanh toán với người bán

kế toán cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

- Nợ phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải trả Trong chi tiết từng đối tượng phải trả, tài khoản này phản ánh cả số tiền đã ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận được sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao

- Đối với các nhà cung cấp giao dịch thường xuyên, có số dư nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối tháng kế toán phải kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán, số còn phải thanh toán, có xác nhận bằng văn bản

- Đối với các khoản phải trả có gốc ngoại tệ thì phải theo dõi cả nguyên

tệ cả nguyên tệ và quy đổi theo đồng Việt Nam Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo thực tế

-Bên giao nhập khẩu ủy thác ghi nhận trên tài khoản này số tiền phải trả người bán về hàng nhập khẩu thông qua bên nhận nhập khẩu ủy thác như khoản phải trả người bán thông thường

-Những vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận, nhập kho nhưng đến cuối kỳ vẫn chưa có hóa đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và phải điều chỉnh về giá thực tế khi nhận được hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức của người bán

- Khi hạch toán chi tiết các khoản này, kế toán phải hạch toán rõ ràng, rành mạch các khoản chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán của người bán, người cung cấp nếu chưa được phản ánh trong hóa đơn mua hàng

1.3.2 Chứng từ, tài khoản và sổ sách sử dụng trong kế toán thanh toán với người bán

a)Chứng từ sử dụng:

-Hóa đơn mua hàng

-Biên bản kiểm nghiệm

Tài khoản 331- Phải trả cho người bán

Kết cấu tài khoản 331: phải trả người bán

+ Bên Nợ:

- Số tiền đã trả cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ;

- Số tiền người bán chấp thuận giảm giá hàng hoá hoặc dịch vụ đã giao theo hợp đồng;

- Chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại được người bán chấp thuận cho doanh nghiệp giảm trừ vào nợ phải trả cho người bán;

- Giá trị vật tư, hàng hoá thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại người bán

- Số tiền ứng trước cho người bán, người cung cấp, nhưng chưa nhận được vật tư, hàng hoá, dịch vụ;

-Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính lớn hơn giá thực tế của số vật tư hàng hóa, dịch vụ, đã nhận, khi có hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức

-Đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ ( trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với tỷ giá ghi sổ kế toán)

+ Bên Có:

- Số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ ;

- Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính nhỏ hơn giá thực tế của số vật

tư, hàng hoá, dịch vụ đã nhận, khi có hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức

-Đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ ( trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với tỷ giá ghi sổ kế toán)

+ Số dư bên Có:

- Số tiền còn phải trả cho người bán, người cung cấp

- Tài khoản này có thể có số dư bên Nợ,

+ Số dư bên Nợ (nếu có): Phản ánh số tiền đã ứng trước cho người bán

hoặc số tiền đã trả nhiều hơn số phải trả cho người bán theo chi tiết của từng đối tượng cụ

Chú ý: Khi lập Bảng cân đối kế toán, phải lấy số dư chi tiết của từng đối tượng phản ánh ở tài khoản này để ghi 2 chỉ tiêu bên “Tài sản” và bên “Nguồn vốn”

1.3.3 Kế toán các nghiêp vụ thanh toán với người bán

a)Trường hợp mua chịu:

Mua vật tư, TSCĐ: Căn cứ ào chứng từ, hóa đơn, biên bản giao nhận,…

kế toán ghi:

Mua hàng nội địa:

Nợ TK 152, 153, 156, 211: giá chưa thuế GTGT( phương pháp KKTX)

Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 331: Phải trả cho người bán

Có TK 3338: Thuế BVMT

-Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ

Nợ TK 331: Thuế GTGT Vào được khấu trừ

Có TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ

b)Trường hợp ứng trước tiền mua hàng

-Khi ứng tiền cho người bán để mua hàng

Nợ 331: phải trả cho người bán

-Thanh toán chênh lệch giữa giá trị hàng hóa và tiền ứng trước

+ Nếu số tiền ứng trước nhỏ hơn giá trị mua hàng thì DN phải trả số tiền còn thiếu

Nợ TK 331: Phải trả người bán

Có TK 515: Doanh thu hoạt động tài chính

d)Trường hợp phải trả người bán nhưng nhưng không ai đòi, kế toán ghi tăng thu nhập khác:

Nợ TK 331: Kết chuyển xóa nợ

Có TK 711: thu nhập khác

Nếu DN tính VAT theo phương pháp trực tiếp thì không sử dụng TK VAT đầu vào được khấu trừ Khi đó giá tị vật tư, hàng hóa mua vào và giá trị hàng mua trả lại là giá bao gồm cả VAT

133-Sơ đồ 1.2: 133-Sơ đồ hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người bán

1.4 Nội dung kế toán các nghiệp vụ thanh toán có liên quan đến ngoại tệ 1.4.1Tỷ giá và quy định sử dụng tỷ giá trong kế toán

Tỷ giá: Tỷ giá (còn được gọi là tỷ giá trao đổi ngoại tệ) giữa hai tiền tệ

là tỷ giá mà tại đó một đồng tiền này sẽ được trao đổi cho một đồng tiền khác

Nó cũng được coi là giá cả đồng tiền của một quốc giá được biểu hiện bởi một tiền tệ khác

 Quy định sử dụng tỷ giá trong kế toán:

-Khi doanh nghiệp thực hiện giao dịch bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi

ra một đơn vị tiền tệ thống nhất mà đơn vị mình sử dụng (USD) Việc quy đổi phải căn cứ vào tỷ giá của nghiệp vụ kinh tế phát sinh và tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng do ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố để ghi sổ

-Trong kế toán sử dụng loại tỷ giá: tỷ giá giao dịch, tỷ giá xuất và tỷ giá ghi nhận nợ

+ Tỷ giá giao dịch hay con gọi là tỷ giá thực tế( là tỷ giá do ngân hàng nhà nước VN công bố tại thời điểm các nghiệp vụ kinh tế phát sinh), tỷ giá này được sử dụng khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế liên quan tới doanh thu, chi phí hàng tồn kho, TSCĐ, khi tăng tiền mặt, tiền gửi hoặc ghi tăng công nợ là ngoại tệ

+ Tỷ giá xuất là tỷ giá ghi trên sổ kế toán trước thời điểm thanh toán, tỷ gía này được sử dụng đối với các trường hợp giảm vốn bằng tiền là ngoại tệ và được tính theo phương pháp bình quân, FIFO hoặc đích danh

+ Tỷ giá ghi nhận nợ là tỷ giá được ghi chép trên sổ kế toán tại thì điểm phát sinh giao dịch mua bán, tỷ giá này được sử dụng trong trường hợp ghi giảm công nợ là ngoại tệ

Cuối năm tài chính, kế toán phải tiến hành đánh giá các khoản mục tiền tệ

có gốc ngoại tệ theo tỷ giá giao dịch bình quân do ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm đó

Chênh lệch tỷ giá hối đoái chủ yếu phát sinh trong các trường hợp:

- Thực tế mua bán, trao đổi, thanh toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ trong kỳ (chênh lệch tỷ giá hối đoái đã thực hiện);

- Đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ tại thời điểm lập Báo cáo tài chính (chênh lệch tỷ giá hối đoái chưa thực hiện);

- Chuyển đổi Báo cáo tài chính được lập bằng ngoại tệ sang Đồng Việt Nam Việc quy đổi đồng ngoại tệ ra đồng Việt Nam phải căn cứ vào: Tỷ giá giao dịch thực tế, tỷ giá xuất và tỷ giá ghi sổ kế toán

1.4.2 Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán có liên quan đến ngoại tệ

Khi phát sinh doanh thu, thu nhập khác bằng ngoại tệ căn cứ tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh ghi:

Nợ TK 131: Tỷ giá giao dịch thực tế tại ngay giao dịch

Có TK 511, 711: Tỷ giá giao dịch thực tế tại ngày giao dịch

Khi thu được nợ phải thu bằng ngoại tệ nợ phải thu của khách hàng: Trường hợp bên Có các tài khoản phải thu áp dụng tỷ giá ghi sổ để quy đổi ra đồng tiền ghi sổ kế toán, ghi:

Nợ TK 111, 112: Tỷ giá thực tế tại ngày giao dịch

Nợ 635: Chi phí tài chính

Có TK 131: Tỷ giá ghi sổ kế toán

Có TK 515: Doanh thu hoạt động tài chính

Khi thu các khoản nợ phải thu:

Nợ TK 111, 112: Theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm thu nợ

Có TK 131: Theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm thu nợ

Ghi nhận phần chênh lệch tỷ giá: Việc ghi nhận chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ được thực hiện đồng thời tại thời điểm thu nợ hoặc định kỳ tùy theo đặc điểm hoạt động kinh doanh của DN:

+ Nếu phát sinh lỗ chênh lệch tỷ giá, ghi:

Khi mua vật tư hàng hóa, TSCĐ, dịch vụ nhà cung cấp chưa thanh toán tiền bằng ngoại tệ, căn cứ vào tỷ giá giao dịch tại ngày giao dịch

Nợ TK 111, 112, 153, 156, 211, 642

Có TK 331: phải trả người bán

Khi thanh toán nợ phải trả bằng ngoại tệ :

-Trường hợp bên Nợ các TK phải trả và bên Có các TK tiền áp dụng tỷ giá ghi sổ để quy đổi ra đồng tiền ghi sổ kế toán, ghi:

Nợ TK 331: tỷ giá ghi sổ kế toán

Nợ TK 635: chi phí tài chính( lỗ tỷ giá hối đoái)

Có TK 111, 112 ( tỷ giá ghi sổ kế toán)

Có TK 515 : doanh thu hoạt động tài chính

-Trường hợp bên Nợ các TK phải trả và bên Có các TK tiền áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế để quy đổi ra đồng tiền ghi sổ kế toán, ghi:

+ Khi thanh toán nợ phải trả:

Nợ TK 331

Có TK 111, 112

+ Ghi nhận chênh lệch tỷ giá: việc ghi nhận chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ được thực hiện đồng thời khi thanh toán nợ phải trả hoặc định

kỳ tùy theo đặc điểm hoạt động kinh doanh và yêu cầu quản lý của DN:

+ Nếu phát sinh lỗ chênh lệch tỷ giá, ghi:

Nợ TK 635: chi phí tài chính

Có TK 331

+ Nếu phát sinh lãi chênh lệch tỷ giá, ghi:

Nợ TK 331

Có TK 515: doanh thu hoạt động tài chính

1.5 Sự cần thiết của kế toán thanh toán với người mua, người bán

Quan hệ thanh toán là yếu tố của hoạt động tài chính và là cơ sở cho

công tác quản lý tài chính của doanh nghiệp

Hoạt động thanh toán ảnh hưởng rất lớn đến tình hình tài chính của doanh nghiệp và là một chỉ tiêu quan trọng trong quản lý tài chính Tùy theo đặc điểm sản xuất kinh doanh mà quy định liên quan đến hoạt động thanh toán của các doanh nghiệp cũng có những nét đặc thù, phù hợp với đặc điểm và quy mô đơn vị Không chỉ dừng lại ở việc xây dựng chính sách mà các doanh nghiệp cần

phải có những biện pháp tổ chức, giám sát và đôn đốc, kiểm tra việc tuân thủ các quy định đã đề ra để đảm bảo hoạt động thanh toán trong doanh nghiệp đạt hiệu quả cao nhất, tránh cho doanh nghiệp những rủi ro tài chính có thể gặp phải liên quan đến thanh toán

Việc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán chi tiết theo đối tượng, thời gian

và tình hình thanh toán sẽ cung cấp cho nhà quản lý các thông tin cần thiết cho quản lý tài chính Thông qua các thông tin này, các nhà quản trị sẽ nắm được tình hình thanh toán của các doanh nghiệp để từ đó đưa ra các chính sách thu hồi

nợ, thanh toán nợ và cân đối tài chính DN giữa vốn chiếm dụng và vốn bị chiếm dụng sao cho hợp lý

Tất cả nghiệp vụ liên quan đến thanh toán phát sinh đều được biểu hiện qua các chứng từ, sổ sách nên việc quản lý các khoản nợ và thu hồi nợ phải được tiến hành thông qua kế toán Từ sự quản lý thường xuyên và chi tiết của kế toán

mà ban giám đốc sẽ có những quyết định đúng đắn, biện pháp kịp thời trong việc thu hồi nợ phải thu sớm nhất có thể từ phía khách hàng nhưng vẫn phải đảm bảo duy trì mối quan hệ tốt với bạn hàng, đồng thời chi trả đúng hạn cho người bán nhằm nâng cao uy tín cho công ty Nhìn chung, quan hệ thanh toán với nguời mua và người bán có ảnh hưởng trọng yếu đến tình hình tài chính của doanh nghiệp

1.6 Nhiệm vụ của công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán

-Tổ chức ghi chép nhằm theo dõi chặt chẽ các khoản phải thu, phải trả theo chi tiết từng đối tượng, từng khoản nợ đôn đốc việc thanh toán kịp thời, tránh chiếm dụng vốn

-Đối với những khách nợ có quan hệ giao dịch mua bán thường xuyên hoặc có số dư nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối niên độ kế toán cần tiến hành kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán số còn nợ Nếu cần thiết

có thể yêu cầu khách hàng xác nhận bằng văn bản

-Giám sát việc thực hiện chế độ thanh toán công nợ và tình hình chấp hành kỷ luật

-Tổng hợp, cung cấp thông tin kịp thời về tình hình công nợ từng loại cho quản lý có biện pháp xử lý phù hợp

-Tổ chức hệ thống tài khoản, hệ thống sổ kế toán chi tiết, sổ tổng hợp để phản ánh công nợ phải thu và phải trả Đồng thời cũng cần xây dựng nguyên tắc quy trình kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp thanh toán với người mua, người bán sao cho khoa học và hợp lý, phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp mà vẫn đảm bảo tuân thủ quy định và chế độ

1.7 Đặc điểm kế toán thanh toán theo hình thức kế toán Nhật Ký Chung 1.7.1 Nguyên tắc ghi sổ Nhật Ký Chung

Hình thức Sổ Nhật ký chung phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp.Theo hình thức sổ này tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian được phản ánh vào sổ Nhật kí chung, sau đó số liệu từ Nhật kí chung sẽ được dùng để vào số cái Ngoài Nhật kí chung để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thời gian người ta còn có thể mở thêm sổ nhật ký đặc biệt để phản ánh các đối tượng có số lượng nghiệp vụ phát sinh lớn, thường xuyên nhằm giảm bớt khối lượng

Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ sách chủ yếu sau:

– Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt;

– Sổ Cái;

– Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

1.7.2 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật Ký Chung

Sơ đồ 1.3: Trình tự ghi sổ nghiệp vụ thanh toán vói người mua, người bán

theo hình thức nhật ký chung

Ghi chú:

Ghi theo ngày:

Ghi định kỳ:

Quan hệ đối chiếu kiểm tra:

-Hàng ngày căn cứ vào chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi

sổ, trước hết phải ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ

số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan

-Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng tất cả số liệu trên sổ cái, bảng cân đối số phát sinh Sau khi kiểm tra đối chiếu, đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết( được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các báo cáo tài chính

Sổ chi tiết 131, 331

Báo cáo tài chính

Sổ nhật kí đặc biệt

-Theo nguyên tắc, tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên

sổ nhật ký chung

-Hình thức kế toán Nhật ký chung có ưu điểm là đơn giản, thích hợp với mọi đơn vị kế toán và thuận lợi cho việc sử dụng kế toán máy, thuận tiện đối chiếu, kiểm tra chi tiết theo từng chứng từ gốc

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ

DU LỊCH HATRACO 2.1 Khái quát về công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco

-Tên công ty: Công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco

-Giấy phép số:0200590187 do Sở Kế hoạch và đầu tư Hải Phòng cấp

-Địa chỉ trụ sở chính: 31-33 Minh Khai,Hồng Bàng, Hải Phòng

-Thời gian đầu khi mới thành lập Công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco có quy mô hoạt động nhỏ, đội ngũ công nhân ít , cơ sở trang thiết bị còn thiếu thốn Kể từ đó cho đến nay, với sự nỗ lực của ban Giám Đốc cùng đội ngũ nhân viên công ty đã, đang và sẽ ngày càng phát triển mạnh mẽ hơn Từ khi thành lập, Công ty đã trải qua nhiều giai đoạn phát triển để dần khẳng định thương hiệu và vị thế trên thị trường

2.1.1 Đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty

Công ty kinh doanh các lĩnh vực sau:

-Kinh doanh hàng nông, lâm, lương thực, thực phẩm

- Kinh doanh vật tư,vật liệu xây dựng, sắt thép,phế liệu, …

2.1.2 Những thuận lợi, khó khăn của công ty trong quá trình hoạt động

Trong quá trình hoạt động của mình công ty có nhiều thuận lợi nhưng cũng gặp không ít khó khăn

-Thuận lợi:

+ Đội ngũ nhân viên trẻ tuổi, năng động, nhiệt huyết, luôn nỗ lực hết mình

vì công việc và và đặc biệt là tinh thần trách nhiệm rất cao, có tinh thần và kỹ

năng làm việc nhóm tốt

+ Môi trường làm việc văn minh, lành mạnh và chuyên nghiệp

+ Cơ sở vật chất tốt như: Xe tải chuyên chở hàng cỡ lớn, cỡ nhỏ,xưởng

sản xuất nhà kho sạch sẽ thoáng đãng, rộng rãi đáp ứng nhu cầu chứa hàng tốt

+ Bộ máy quản lý chuyên nghiệp, nhất quán, dễ dàng kiểm tra, kiểm soát

- Khó khăn:

Đội ngũ nhân viên còn trẻ chưa có nhiều kinh nghiệm nên ban đầu còn

gặp nhiều vướng mắc

+ Nhu cầu sử dụng của khách hàng đa dạng và có tính thời vụ

+ Đối thủ cạnh tranh nhiều

2.1.3 Mô hình tổ chức bộ máy của công ty

Sơ đồ 2.1: sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty cổ phần thương mại và

- Là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết

định mọi vấn đề liên quan đến hoạt động của công ty

Tổng giám đốc

Phòng tổ chức hành chính

Phòng tài chính

kế toán

Các chi nhánh trực thuộc

 Tổng giám đốc :

-Chịu trách nhiệm trước pháp luật và Hội đồng quản trị Có nhiệm vụ hình

thành bộ máy tổ chức miễn nhiệm nhân sự chủ chốt của công ty Thay mặt Hội

đồng quản trị điều hành mọi hoạt động của công ty

 Phòng Tài chính – Kế toán:

- Có chức năng và nhiệm vụ giúp giám đốc xây dựng các kế hoạch tài chính

cho phù hợp, đảm bảo việc sử dụng nguồn vốn cho hiệu quả

-Ghi chép phản ánh đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày Theo dõi toàn bộ tài sản hiện có của doanh nghiệp, đồng thời cung cấp

đầy đủ thông tin về hoạt động kinh tê tài chính của công ty

-Phản ánh tất cả các chi phí phát sinh trong kỳ và kết quả thu được từ hoạt

động sản xuất kinh doanh Tìm ra những biện pháp tối ưu nhằm đưa doanh

nghiệp phát triển, đạt hiệu quả cao

-Tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán, hạch toán các nghiệp

vụ kinh tế theo quy định

Phòng tổ chức hành chính: Giải quyết các thủ tục nội bộ công ty, lên kế

hoạch và thực hiện tuyển dụng nguồn nhân lực cho công ty, trợ giúp lãnh đạo

trong việc đánh giá nhân sự , quan hệ lao động, phân công nhân sự Tổ chức xét

duyệt nâng lương cho các cán bộ công nhân viên, làm thủ tục chế độ nghỉ hưu ,

mất sức cho công nhân viên Đảm bảo công việc tiếp tân tiếp khách

Các chi nhánh trực thuộc:Dưới sự chỉ huy và điều hành của Tổng giám

đốc và các phòng ban Là những đơn vị thu nhỏ có người chỉ huy và điều hành

trực tiếp là giám đốc và có các nhân viên trợ giúp như kế toán, kỹ thuật, thủ

quỹ

2.1.4 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty

2.1.4.1 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của công ty

Bộ máy tế toán của công ty được tổ chức theo mô hình tập trung Bộ máy có

ý nghĩa quan trọng trong quá trình thu thập, xử lý, cung cấp thông tin cho doanh

nghiệp Giúp doanh nghiệp xem xét, kinh doanh các mặt hàng phù hợp Nhờ đó

doanh nghiệp có thể phân tích, đánh giá, lựa chọn các phương án đầu tư sao cho

có hiệu quả nhất

Ta có mô hình kế toán của công ty như sau:

Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toáncủa công ty

 Kế toán trưởng

Người đứng đầu phòng tài chính kế toán chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty, các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền về những thông tin kế toán cung cấp, có trách nhiệm tổ chức điều hành công tác kế toán trong công ty đôn đốc, giám sát, hướng dẫn chỉ đạo, kiểm tra các công việc do nhân viên kế toán tiến hành Giúp giám đốc phân tích hoạt động kinh tế Báo cáo và phân tích kịp thời các hoạt động tài chính cho ban giám đốc

 Kế toán tổng hợp

- Có chức năng tổng hợp các dữ liệu mà kế toán phần hành và thủ quỹ đưa lên Theo dõi đầy đủ số tài sản hiện có, tình hình biến động vốn, tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tình hìnhh tăng giảm tài sản cố định, các chi phí phát sinh trong doanh nghiệp Phát hiện, kiếm tra lại nhưng thiếu sót của cấp dưới trước khi báo cáo lên kế toán trưởng

 Thủ quỹ

- Quản lý quỹ, thu chi tiền mặt, kiểm kê, kiểm tra sổ quỹ tồn quỹ tiền và phản ánh chính xác kịp thời, đầy đủ số liệu hiện có, tình hình biến động vốn bằng tiền

KẾ TOÁN TRƯỞNG

Kế toán tổng hợp

trong công ty.Bảo quản, lưu trữ các chứng từ gốc, cung cấp dữ liệu cho kế toán thanh toán ghi sổ

Công ty áp dụng hình thức kế toán: theo hình thức Nhật ký chung

Chế độ kế toán công ty áp dụng: Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ do Bộ Tài Chính ban hành theo thông tư 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính

Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ

Phương pháp khấu hao TSCD: Công ty khấu hao theo phương pháp đường thẳng

Tính giá vốn hàng xuất kho: Phương pháp nhập trước xuất trước

Phương pháp kế toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên

Công ty sử dụng VND là loại tiền chính để hạch toán

Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Nhật ký chung

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng hoặc ghi định kỳ

Quan hệ đối chiếu, kiểm tra

Hàng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết phải ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung sau đó căn

cứ vào số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo các tài khoản

kế toán phù hợp Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan

Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng tất cả các số liệu ghi trên sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh Sau khi đã kiểm tra đối chiếu, khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết ( được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các báo cáo tài chính

Chứng từ kế toán

SỔ NHẬT KÝ CHUNG

SỔ CÁI

Bảng cân đối phát sinh

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết

Theo nguyên tắc: Tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên Nhật ký chung

2.2 Thực trạng tổ chức kế toán thanh toán với người mua, người bán tại công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco

2.2.1 Phương thức thanh toán và hình thức thanh toán với người mua, người bán tại công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco

Nghiệp vụ thanh toán là mối quan hệ của doanh nghiệp với các đối tượng trong và ngoài doanh nghiệp về các khoản phải thu, phải trả phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp

Phương thức thanh toán áp dụng tại công ty cổ phần thương mại và

du lịch Hatraco:

Các phương thức thanh toán là yếu tố quan trọng trong quan hệ thanh toán của doanh nghiệp với tất cả các đối tượng và được thỏa thuận cụ thể trong hợp đồng kinh tế Các phương thức thanh toán hiện nay rất đa dạng và phong phú, ở công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco sử dụng hai phương pháp thanh toán: thanh toán trả ngay và thanh toán chậm trả;

Phương thức thanh toán ngay là: khi doanh nghiệp cung cấp sản phẩm cho khách hàng sẽ thu được tiền ngay, có thể là tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng,…

Phương thức thanh toán chậm trả là: khi doanh nghiệp cung cấp dịch vụ cho khách hàng chưa thu được tiền ngay, kế toán theo dõi công nợ phải thu của khách hàng bằng các sổ chi tiết tài khoản 131, phải trả người bán bằng sổ chi tiết 331 + Đối với người mua: Tại công ty phương thức thanh toán ngay được áp dụng với những khách hàng là cá nhân mua hàng với số lượng ít và không phải

là khách hàng thường xuyên của công ty Với phương thức chậm trả công ty áp dụng cho những người mua là khách hàng thường xuyên, mua hàng với số lượng

lớn và theo phương thức hàng gối hàng

+ Đối với người bán: Công ty thanh toán ngay cho những nhà cung cấp nhỏ lẻ, số lượng ít Còn đối với nhà cung cấp lâu năm, nhà cung cấp theo

phương thức hàng gối hàng công ty áp dụng hình thức trả ngay hoặc trả chậm

tùy vào thỏa thuận của hai bên

Hình thức thanh toán áp dụng tại Công ty cổ phần thương mại và du

lịch Hatraco:

Hình thức thanh toán được áp dụng tại công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco là: thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán bằng chuyển khoản Hình thức được áp dụng chủ yếu là thanh toán bằng chuyển khoản

Hình thức thanh toán bằng tiền mặt thường được doanh nghiệp áp dụng cho những đơn hàng có trị giá nhỏ hơn 20 triệu đồng

Hình thức thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng thường được doanh nghiệp áp dụng bắt buộc đối với những đơn hàng có trị giá lớn hơn từ 20 triệu đồng trở nên Trong trường hợp đơn hàng có giá trị nhỏ hơn 20 triệu đồng, doanh nghiệp thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng, trong trường hợp có sự thỏa thuận giữa bên mua và bên bán

2.2.2 Thực trạng kế toán thanh toán với người mua tại công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco

Chứng từ, tài khoản, sổ sách sử dụng:

- Sổ chi tiết thanh toán với người mua

- Bảng tổng hợp thanh toán với người mua

- Số cái TK 131 và các tài khoản có liên quan

 Quy trình hạch toán:

Sơ đồ 2.4: Quy trình kế toán thanh toán với người mua tại công ty cổ phần

thương mại và du lịch Hatraco

Ghi chú:

Ghi hàng ngày:

Ghi định kỳ:

Kiểm tra, đối chiếu:

Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng để ghi sổ Đầu tiên ghi các nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ cái TK 131,

511, 333… đồng thời kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán ghi vào sổ chi tiết TK

131 theo dõi cho từng khách hàng

Cuối kỳ, căn cứ vào sổ chi tiết TK 131 mở cho từng khách hàng, kế toán lập tổng hợp phải thu khách hàng Kế toán thực hiện thao tác cộng số liệu trên bảng sổ cái và lập bảng cân đối số phát sinh Kế toán dùng số liệu từ bảng cân đối số phát sinh và bảng tổng hợp phải thu của khách hàng để lập báo cáo tài chính

Báo cáo tài chính

Sổ chi tiết phải thu khách hàng Bảng tổng hợp phải thu khách hàng

Ví dụ 1: Ngày 16/5/2017 công ty bán 90.000kg tấm cho công ty TNHH

Trường Phát trị giá 684.000.000 chưa thanh toán

Biểu số 1: Hóa đơn GTGT số 0002042.

HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 3: Nội bộ Ngày 16 tháng 5 năm 2017

Mẫu số: 01 GTKT3/001

Ký hiệu: AA/12P Số: 0002042

Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco

Mã số thuế: 0200590187

Địa chỉ: 31-33 Minh Khai, quận Hồng Bàng,tp Hải Phòng

Số tài khoản:

Họ tên người mua hàng:

Tên đơn vị: Công ty TNHH Trường Phát

Mã số thuế: 0200434068 Điện thoai:

Địa chỉ: … Khu Phú Xá, phường Đông Hải I, quận Hải An, HP

Hình thức thanh toán: CK…….; Số tài khoản:

STT Tên hàng hoá, dịch

vụ

Đơn vị tính Số lượn Đơn giá Thành tiền

Thuế suất GTGT: Tiền thuế GTGT:

Tổng cộng tiền thanh toán 684.000.000

Số tiền viết bằng chữ: Sáu trăm tám mươi tư triệu đồng chẵn / Người mua hàng

(Ký, ghi rõ họ tên)

Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên)

Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ

tên)

Ví dụ 2: Ngày 19/5/2017 công ty bán Ferro Silic và Ferro Cron cho công ty

TNHH Quang Hưng giá 1.616.076.000 đồng đã có thuế GTGT 10% chưa thanh

toán

Biểu số 2: Hóa đơn GTGT số 0002048

Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần thương mại và du lịch Hatraco

HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 3: Nội bộ Ngày 19 tháng 5 năm 2017

Mẫu số: 01 GTKT3/001

Ký hiệu: AA/12P Số: 0002048

Mã số thuế: 0200590187

Địa chỉ: 31-33 Minh Khai, quận Hồng Bàng,tp Hải Phòng

Số tài khoản:

Họ tên người mua hàng:

Tên đơn vị: ………… Công ty TNHH Quang Hưng………

Mã số thuế: 0200426155 Điện thoai:

Địa chỉ: … Số 107 Phan Bội Châu, Hồng Bàng, HP………

Hình thức thanh toán: CK…….; Số tài khoản:

STT Tên hàng hoá, dịch

vụ

Đơn vị tính

Số lượng Đơn giá Thành tiền

01 Ferro Silic Kg 54.000 21.640 1.168.560.000

Cộng tiền hàng: 1.469.160.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 146.916.000

Tổng cộng tiền thanh toán 1.616.076.000

Số tiền viết bằng chữ: Một tỷ sáu trăm mười sáu triệu không trăm bảy mươi sáu nghìn đồng chẵn / Người mua hàng

(Ký, ghi rõ họ tên)

Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên)

Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ

tên)