Phân tích cơ cấu tổ chức quản lý và đề xuất một số biện pháp hoàn thiện chúng của Công ty cổ phần Bánh Kẹo Hải Hà

Chương I. Tổng quan về kiến thức chức năng tổ chức và cơ cấu tổ chức. Chương II. Thực trạng cơ cấu tổ chức hiện tại của Công ty cổ phần Bánh Kẹo Hải Hà. Chương III. Một số biện pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức Công ty cố phần Bánh Kẹo Hải Hà.

LỜI MỞ ĐẦU

Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt, một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì ngoài các điều kiện tốt như: Vốn kinh doanh, chiến lược kinh doanh đỏi hỏi mỗi doanh nghiệp phải có một cơ cấu tổ chức bộ máy quản

lý phù hợp với quy mô và tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đó

Nó là điều kiện đủ quyết định sự thành công của mỗi doanh nghiệp trên thương trường Do cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý có vai trò và ảnh hưởng lớn tới sự tồntại của mỗi doanh nghiệp, nên trong thời gian tìm hiểu về Công ty cổ phần Bánh

Kẹo Hải Hà em đã chọn đề tài: “Phân tích cơ cấu tổ chức quản lý và đề xuất một số biện pháp hoàn thiện chúng của Công ty cổ phần Bánh Kẹo Hải Hà”

làm đề tài cho bài thiết kế môn Quản trị kinh doanh của mình Với mong muốn vận dụng kiến thức đã học để tìm hiếu và đề ra những biện pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty

Kết cấu của bài thiết kề gồm 3 chương:

Chương I Tổng quan về kiến thức chức năng tổ chức và cơ cấu tổ chức Chương II Thực trạng cơ cấu tổ chức hiện tại của Công ty cổ phần Bánh Kẹo Hải Hà.

Chương III Một số biện pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức Công ty cố phần Bánh Kẹo Hải Hà.

CHỨC VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC.

I CHỨC NĂNG TỔ CHỨC.

1 Khái niệm chức năng tổ chức.

Chức năng tổ chức nhằm thiết lập ra một hệ thống các vị trí cho mỗi cánhân và bộ phận sao cho các cá nhân và bộ phận có thể phối hợp với nhau mộtcách tốt nhất để thực hiện mục tiêu của tổ chức

Khi nhà quản lý đã xác định được mục tiêu và lập kế hoạch để đạt đượcmục tiêu đó, nhà quản lý cần xây dựng cơ cấu tổ chức và nhân sự cho việc triểnkhai các hoạt động của kế hoạch Bản chất của chức năng tổ chức là là thiết kếmột cấu trúc tổ chức hiệu quả nhằm đảm bảo cho các hoạt động quản lý đạtđược mục tiêu của nó Nói các khác, chức năng tổ chức bao gồm các công việcliên quan đến xác định và phân chia công việc phải làm, những người hoặcnhóm người nào sẽ làm việc gì, ai chịu trách nhiệm về những kết quả nào, cáccông việc sẽ được phối hợp với nhau như thế nào, ai sẽ báo cáo cho ai và nhữngquyết định được làm ra ở cấp nào hay bộ phận nào

2 Nội dung chức năng tổ chức.

Chức năng tổ chức bao gồm 2 nội dung chính:

 Tổ chức cơ cấu là việc thiết kế một cấu trúc tổ chức vận hành hiệu quảnhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức bao gồm việc thiết kế cơ cấu tổchức quản lý và xác định nhiệm vụ cho mỗi bộ phận trong cơ cấu

 Tổ chức quá trình là việc thiết kế quá trình quản lý bao gồm việc xác địnhmối quan hệ quyền hạn, trách nhiệm giữa các bộ phận và xây dựng nộiquy, quy chế hợp tác nội bộ giữa các bộ phận

II CƠ CẤU TỔ CHỨC.

Cơ cấu tổ chức là sự phân chia tổng thể của một tổ chức thành những bộphận nhỏ theo những tiêu thức chất lượng khác nhau, những bộ phận đó thựchiện những chức năng riêng biệt nhưng có quan hệ chặt chẽ với nhau nhằm thựchiện mục tiêu chung của tổ chức.

1 Vai trò của cơ cấu tổ chức.

Cơ cấu tổ chức có vai trò quan trọng, quyết định đến toàn bộ hoạt động của

tổ chức.Cơ cấu tổ chức hợp lý, gọn nhẹ, phù hợp với yêu cầu của tổ chức sẽ giúpcho việc thực hiện các nhiệm vụ một cách nhanh chóng, đạt hiệu quả cao.Ngược lại một tổ chức không hợp lý với nhiều đầu mối, nhiều bộ phận chồngchéo nhau sẽ dẫn đến sự trì trệ, mâu thuẫn, kém hiệu quả Vì thế cần phải đánhgiá mức độ hợp lý của một cơ cấu tổ chức Một cơ cấu tổ chức được coi là hợp

lý không chỉ có vừa đủ các bộ phận cần thiết để thực hiện các chức năng của tổchức mà phải có một tập thể vững mạnh với những con người có đủ nhữngphẩm chất cần thiết để thực hiện các chức năng công việc được giao

2 Yêu cấu của cơ cấu tổ chức.

Quá trình xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy cần phải đảm bảothực hiện những yêu cầu sau:

- Hình thức phải phù hợp với chức năng: Số lượng các bộ phận phải phùhợp với chức năng và hoạt động của doanh nghiệp, quá trình lựa chọn và thiếtlập cơ cấu tổ chức, phân công và giao nhiệm vụ trong doanh nghiệp phải căn cứvào việc hoàn thành tốt các chức năng trong doanh nghiệp

- Phải đảm bảo tính thống nhất chỉ huy

- Tính tối ưu: Phải đảm bảo giữa các khâu và các cấp quản lý đều được thiếtlập các mối quan hệ hợp lý, mang tính năng động cao, luôn đi sát và phục vụcho mục đích đề ra của doanh nghiệp

- Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo khả năngthích ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong hệ thống cũng nhưngoài hệ thống

của thông tin được xử lý trong hệ thống, nhờ đó đảm bảo được sự phối hợp nhịpnhàng giữa các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các hoạt động trong doanhnghiệp.

- Tính kinh tế: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải được tổ chức sao cho chiphí bỏ ra trong quá trình xây dựng và sử dụng là thấp nhất nhưng phải đạt hiệuquả cao nhất

3 Các mô hình cơ cấu tổ chức cơ bản.

3.1 Mô hình cơ cấu theo trực tuyến.

Đây là kiểu cơ cấu tổ chức đơn giản nhất, trong đó có cấp trên và cấp dưới

Cơ cấu này tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện chế độ thủ trưởng, ngườilãnh đạo phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về kết quả công việc của người dướiquyền

Sơ đố 1: Cơ cấu tổ chức theo kiểu trực tuyến

Đặc điểm cơ bản của cơ cấu này là người lãnh đạo thực hiện tất cẩ các chứcnăng quản lý, hoàn toàn chịu trách nhiệm về hệ thống mình phụ trách Còn

Người lãnh đạo doanh nghiệp

Người lãnh đạo trực tuyến 1 Người lãnh đạo trực tuyến 2

người thừa hành mệnh lệnh chỉ nhận lệnh một người phụ trách và chỉ thi hànhmệnh lệnh của người đó mà thôi.

3.2 Mô hình cơ cấu theo chức năng.

Theo kiểu cơ cấu này, nhiệm vụ quản lý được phân chia cho các bộ phậnriêng biệt theo các chức năng quản lý, mỗi bộ phận đảm nhiệm một chức năngnhất định

Sơ đồ 2: Cơ cấu tổ chức theo kiểu chức năng

Bộ phận lãnh đạo

Nhiệm vụ quản lý được phân chia cho các đơn vị quản lý riêng biệt theo cácchức năng quản trị hình thành nên những người lãnh đạo được chuyên môn hóachỉ đảm nhận thực hiện một chức năng nhất định.

Mối liên hệ giữa các nhân viên trong tổ chức rất phức tạp Những ngườithừa hành nhiệm vụ ở cấp dưới nhận mệnh lệnh chẳng những từ một người lãnhđạo của doanh nghiệp mà cả những người lãnh đạo các chức năng khác hẳnnhau

Ưu điểm:

 Chuyên môn hóa quản lý theo các chức năng một cách sâu sắc

 Giảm bớt gánh nặng quản lý cho người lãnh đạo

 Tận dụng được tài năng của các cơ quan chức năng

Nhược điểm:

 Một cấp dưới phải chịu sự chỉ đạo của quá nhiều cá nhân cấp trên trựctiếp

 Hay xảy ra các quyết định khác nhau giữa người lãnh đạo quản lý chung

và người lãnh đạo chức năng

3.3 Mô hình cơ cấu theo trực tuyến chức năng.

Bộ phận LĐ chức

năng

Bộ phận LĐ chức năng

Các đối tượng quản Các đối tượng quản

Bộ phận LĐ chức năng

Các đối tượng quản

Cơ cấu này là sự kết hợp của 2 cơ cấu trên, theo đó mối liên hệ giữa cấpdưới và nhà lãnh đạo là một đường thẳng, còn những bộ phận chức năng chỉ làmnhiệm vụ chuẩn bị những lời chỉ dẫn, những lời khuyên và kiểm tra sự hoạtđộng của các cán bộ trực tuyến Cơ cấu này đòi hỏi người lãnh đạo tổ chức phảithường xuyên giải quyết mối quan hệ giữa bộ phận trực tuyến với bộ phận chứcnăng.

Đây là cơ cấu có nhiều ưu điểm và được áp dụng rộng rãi

Sơ đồ 3: Mô hình cơ cấu kiểu trực tuyến chức năng

Ưu điểm:

 Lợi dụng được ưu điểm của 2 bộ mô hình trực tuyến và chức năng

 Nó phát huy được năng lực, chuyên môn của các bộ phận chức năng,đồng thời đảm bảo được quyền chỉ huy trực tiếp của lãnh đạo cấp cao của

tổ chức

Nhược điểm:

 Cơ cấu phức tạp, nhiều vốn

 Cơ cấu này đòi hỏi người lãnh đạo tổ chức phải thường xuyên giải quyếtcác mối quan hệ giữa các bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng

Bộ phận lãnh đạo

Bộ phận chức

năng 1 Bộ phận chức năng 2

Bộ phận chức năng 3

Bộ phận

tuyến 1

Bộ phận tuyến 2

Bộ phận tuyến 3

Bộ phận tuyến 4

3.4 Mô hình cơ cấu tổ chức theo sản phẩm.

Loại hình cơ cấu tổ chức này phù hợp với những doanh nghiệp tiến hành đadạng hóa sản phẩm

Sơ đồ 4: Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm

Ưu điểm:

 Phân bổ nguồn lực một cách dễ dàng cho các bộ phận

 Tạo sự chuyên môn hoá trong quá trình sản xuất sản phẩm

 Tạo điều kiện bồi dưỡng tay nghề cho nhân viên

Nhược điểm:

 Phân bổ không hợp lí sẽ dẫn tới tranh giành nguồn lực gâu ra sự kém hiệuquả

3.5 Theo vị trí địa lý.

Các vùng địa lý trở thành nền tảng sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

áp dụng cho các doanh nghiệp kinh doanh trên nhiều mảng thị trường khácnhau

Bộ phận LĐ sản phẩm C

 Giúp thỏa mãn nhiều hơn nhu cầu của khách hàng nhờ việc nắm bắt tốtngững nhu cầu, mong muốn của khách hàng trên từng khu vực địa lý.

 Thuận tiện cho đào tạo cán bộ quản lý cho từng loại thị trường

Nhược điểm:

 Đòi hỏi phải có nhiều cán bộ quản trị hơn, công việc có thể bị trùng lặp

 Các hoạt động không được duy trì một cách nhất quán giữa các biện pháp

4 Vấn đề điều chỉnh cải tiến cơ cấu tổ chức quản trị.

4.1 Tầm quan trọng của quá trình điều chỉnh cơ cấu tổ chức.

Trong hoạt động kinh tế các doanh nghiệp, tổ chức phải có bộ máy quản lýchuyên, tinh, gọn nhẹ và linh hoạt để thực hiện quá trình quản lý các hoạt độngsản xuất kinh doanh một cách có hiệu quả nhất

Với bất kỳ một doanh nghiệp nào thì mục tiêu hoạt động lớn nhất là lợinhuận Nhưng muốn đạt hiệu quả cao nhất trong kinh doanh thì đòi hỏi nhà quản

lý phải trau dồi cả về lý luận và thực tiễn Vì vậy công việc của hệ thống phảithường xuyên điều tra, phân tích, tính toán, cân nhắc, lựa chọn và soạn thảophương án kinh doanh tối ưu sao cho với chi phí thấp nhất mà mang lại hiệu quảcao nhất

Công tác quản lý là một trong những nhân tố quyết định sự phát triển của

hệ thống Mà để thực hiện được công tác quản lý tốt thì pahir xuất phát từ bộmáy quản lý ổn định và thích hợp Do đó hoàn thiện bộ máy quản lý là nhân tốquan trọng đảm bảo thực hiện có hiệu quả sản xuất kinh doanh, không ngừngnâng cao năng suất lao động của doanh nghiệp

4.2 Trình tự chung cho quá trình điều chỉnh cải tiến cơ cấu tổ chức quản trị.

Khảo sát phân tích hệ thống quản trịhiện hành.

Xác định quyền hạn và trách nhiệm củatừng cấp từng khâu quản trị

Xác định quan hệ qua lại của các cơquan cấp trên và các tổ chức khác

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC HIỆN TẠI

CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO HẢI HÀ.

I QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG TY.

 Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà, tên giao dịch quốc tế là HaihaConfectionery Joint-Stock Company (HAIHACO)

 Công ty được thành lập ngày 25/12/1960, gần 50 năm phấn đấu và trưởngthành, từ một xưởng làm nước chấm và magi đã trở thành một trongnhững nhà sản xuất bánh kẹo lớn với quy mô sản xuất lên tới 20.000 tấnsản phẩm/năm

 Năm 2003, công ty thực hiện cổ phần hóa theo quyết định số192/2003/QĐ-BCN ngày 14/11/2003 của Bộ Công Nghiệp Từ tháng1/2004 Công ty chính thức hoạt động dưới hình thức Công ty cổ phầntheo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103003614 do Sở kế hoạch

và đầu tư thành phố Hà Nội cấp ngày 20/01/2004 và thay đổi lần thứ 2ngày 13/08/2007

 Công ty được chấp thuận niêm yết cổ phiếu tại Trung tâm giao dịchchứng khoán Hà Nội theo Quyết định số 312/QĐ-TTGDHN ngày08/11/2007 của Giám đốc trung tâm giao dịch chứng khoán Hà Nội và đãchính thức giao dịch từ ngày 20/11/2007

 Hiện nay công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà là một trong số những nhà sảnxuất bánh kẹo hàng đầu Việt Nam với sản lượng bình quân 15.000tấn/năm

 Công ty đã áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO9001:2000 và Hệ thống HACCP theo tiêu chuẩn TCVN 5603:1998 vàHACCP CODE:2003

 Công ty là doanh nghiệp đầu tiên trong lĩnh vực sản xuất bánh kẹo đượccấp chứng nhận hệ thống “Phân tích mối nguy và các điểm kiểm soát tớihạn” (HACCP ) tại Việt Nam Điều này thể hiện cam kết của lãnh đạo

Lĩnh vực kinh doanh.

Các hoạt động sản xuất kinh doanh chính bao gồm:

 Sản xuất, kinh doanh bánh kẹo và chế biến thực phẩm

 Kinh doanh xuất nhập khẩu: nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, sản xuấtchuyên ngành, hàng hoá tiêu dùng và các sản phẩm hàng hoá khác

 Đầu tư xây dựng, cho thuê văn phòng, nhà ở, trung tâm thương mại

II NHỮNG NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CÔNG TY.

1 Tính chất sản phẩm.

Sản phẩm bánh kẹo có tính chất mùa vụ, sản lượng tiêu thụ tăng mạnh vàothời điểm sau tháng 9 Âm lịch đến Tết Nguyên Đán, trong đó các mặt hàng chủlực mang hương vị truyền thống Việt Nam như: bánh trung thu, kẹo cứng, kẹomềm, bánh quy cao cấp, các loại mứt, các loại hạt được tiêu thụ mạnh

2 Nguồn vốn công ty.

Đến nay nguồn vốn điều lệ của công ty là 54,75 tỷ đồng Trong những thángđầu của năm 2013, công ty đã có phương án tăng vốn điều lệ lên 82,125 tỷ đồng

3 Đối thủ cạnh tranh.

Tham gia thị trường hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp sản xuất bánh kẹo

có tên tuổi HAIHACO là một trong những nhà sản xuất bánh kẹo lớn, là đối thủcạnh tranh của các công ty như Bibica, Kinh Đô với quy mô tương đương về thịphần, năng lực sản xuất và trình độ công nghệ

Hải Hà được đánh giá có thế mạnh về sản xuất kẹo và bánh xốp, chiếm

4 Chiến lược kinh doanh của công ty.

Trước nhu cầu trong và ngoài nước ngày càng tăng đối với những sản phẩmbánh kẹo có chất lượng cao, mẫu mã đẹp và tiện dụng, HAIHACO định hướngvào đổi mới trang thiết bị, phát triển thêm những dòng sản phẩm mới để đáp ứngnhu cầu của thị trường và phù hợp với nhu cầu đổi mới công nghệ tại công ty,phấn đấu giữ vững vị trí là một trong những hãng bánh kẹo hàng đầu Việt Nam.Tiếp tục đầu tư hơn nữa vào các sản phẩm mang tính thời vụ nhưng có kếtquả cao như bánh trung thu, kẹo hộp, mứt tết Liên doanh, liên kết với các doanhnghiệp trong và ngoài nước nhắm phát triển hơn nữa thương hiệu bánh kẹo HảiHà

Đẩy mạnh xuất khẩu, xúc tiến, tìm kiếm thị trường đồng thời đảm bảo tốc độtăng trưởng doanh thu ổn định hàng năm

5 Mục tiêu và định hướng phát triển của công ty.

Khẳng định và giữ vững vị trí của mình tại thị trường nội địa, đồng thờinhắm tới cả thị trường dành cho người có thu nhập cao

Trong những năm tới, công ty sẽ tiếp tục đẩy mạnh phát triển bộ phậnnghiên cứu nhằm đa dạng hóa các loại sản phẩm, tao ra những sản phẩm có giátrị dinh dưỡng cao và hướng tới xuất khẩu

Phát triển và nâng cao thương hiệu HAIHACO, liên doanh, liên kết với cácdoanh nghiệp trong và ngoài nước nhằm phát triển thị trường Đảm bảo tốc độtăng doanh thu Kiện toàn bộ máy quản lý, phát triển nguồn nhân lực Khôngngừng cải thiện điều kiện làm việc và các chế độ phúc lợi cho người lao động

III PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ CƠ CẤU TỔ CHỨC HIỆN TẠI CỦA HAIHACO.

Mỗi công ty có một cách tổ chức bộ máy riêng của mình phù hợp với đặcđiểm sản xuất kinh doanh của công ty Với tính chất ngành nghề, đặc điểm sảnphẩm, quy mô và đặc biết là với tính chất của công ty cổ phần, Công ty Cổ phầnbánh kẹo Hải Hà được tổ chức và hoạt động theo Luật Doanh nghiệp năm 2005

quan và Điều lệ công ty.

Sơ đồ bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần bánh kẹo Hải Hà.

Đại hội cổ đông

Hội đồng quản trị

Tổng giám đốcBan kiểm soát

Văn phòng

P Kế hoạch thị trường

P

Kiểm tra chấtlượng SP

P Kĩthuật phát triển

Chi nhánh Tp.hcm

Xí

nghiệp

phụ trợ

Xí nghiệp kẹo

Xí nghiệp bánh

Xí nghiệp Chew

Nhà máybánh kẹoHài Hà II

Nhà máy bánh kẹo Hài Hà I

1 Ban lãnh đạo.

Đại hội đồng cổ đông:

Là cơ quan có thẩm quyền cao nhất quyết định mọi vấn đề quan trọng của công

ty theo Luật doanh nghiệp và Điều lệ công ty ĐHĐCĐ là cơ quan thông quachủ trương chính sách đầu tư dài hạn trong việc phát triển công ty, quyết định cơcấu vốn, bầu ra cơ quan quản lý và điều hành sản xuất kinh doanh của công ty

Hội đồng quản trị:

Là cơ quan quản lý công ty có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọimọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền hợi của công ty, trừ những vấn đềthuộc ĐHĐCĐ quyết định Định hướng các chính sách tồn tại và phát triển đểthực hiện các quyết định của ĐHĐCĐ thông qua việc hoạch định chính sách, raquyết định hành động cho tùng thời điểm phù hợp với tình hình sản xuất kinhdoanh của công ty

2 Ban kiểm soát.

Do ĐHĐCĐ bầu, thay mặt cổ đông kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh, quảntrị và điều hành của công ty

3 Ban điều hành.

Qua sơ đồ ta thấy bộ máy công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng,đứng đầu là Tổng giám đốc do HĐQT bổ nhiệm là người đại diện theo pháp luậtcủa công ty, chịu trách nhiệm trước HĐQT có nhiệm vụ điều hành chung hoạtđộng của toàn công ty Bên cạnh đó còn có các Phó GĐ do HĐQT bổ nhiệmtheo đề xuất của Tổng GĐ chuyên trách từng bộ phận Cơ cấu bộ máy này đượcchuyên môn hóa tời từng phòng ban như sau:

Hệ thống các phòng ban.

- Phòng kỹ thuật – Phát triển: có chức năng theo dõi việc thực hiện các quy

trình công nghệ đảm bảo chất lượng sản phẩm, nghiên cứu chế thử sản phẩmmới và phát triển sản phẩm có tiềm năng