Cùng nhau tự học về Excell các thầy cô nhé!

Khi Chart Wizard hiển thị hộp hội thoại Chart Wizard thứ tư và là hộp hội thoại cuối cùng, hãy dùng hộp này để nêu ra vị trí của biểu đồ mới: Trên một trang mới, trang bảng tính, hoặc đố[r]

MỤC LỤC

BÀI 1: MỞ ĐẦU 4

I BƯỚC ĐẦU LÀM VIỆC VỚI BẢNG TÍNH ĐIỆN TỬ 4

1 Khái niệm 4

2 Mở bảng tính đã có sẵn – thay đổi vài chỗ và ghi lưu 5

3 Mở vài bảng tính đồng thời 7

4 Tạo bảng tính mới và ghi lưu 7

5 Ghi lưu một bảng tính đang có lên đĩa cứng, đĩa mềm 7

6 Đóng ứng dụng bảng tính 7

7 Dùng các chức năng trợ giúp 8

II CHỈNH SỬA CÁC THIẾT ĐẶT CƠ SỞ 8

1 Thay đổi các chế độ hiển thị trang 8

2 Sử dụng công cụ phóng to thu nhỏ 8

3 Sửa đổi hiển thị của thanh công cụ 8

III CHUYỂN ĐỔI KHUÔN DẠNG TÀI LIỆU 9

1 Ghi lưu một bảng tính đang có thành tệp dưới một khuôn dạng khác Tệp thuần chữ (txt), tệp khuôn mẫu (Template), tệp của phần mềm khác, phiên bản khác v.v 9

2 Ghi lưu tài liệu với khuôn dạng thích hợp để đưa lên Web Site 9

BÀI 2: CÁC THAO TÁC ĐƠN GIẢN 10

I CHÈN THÊM DỮ LIỆU 10

1 Nhập số vào một ô 10

2 Nhập chữ vào một ô 10

3 Nhập các kí tự / kí hiệu đặc biệt vào một ô 10

4 Nhập công thức đơn giản vào một ô 11

5 Sử dụng lệnh Undo 11

II CHỌN DỮ LIỆU 11

1 Đánh dấu chọn một vùng ô kề nhau, không kề nhau 11

2 Đánh dấu chọn một dòng, một cột Chọn một vùng dòng / cột kề nhau, không kề nhau 11

III SAO CHÉP, DI CHUYỂN, XÓA 12

1 Dùng công cụ sao chép và dán để tạo bản đúp nội dung của một vùng ô sang một phần khác trong cùng tờ bảng tính 12

2 Dùng công cụ sao chép và dán để di chuyển nội dung một vùng ô sang một phần khác trong cùng tờ bảng tính 12

3 Sao chép nội dung vùng ô giữa các tờ bảng tính đang mở 12

4 Di chuyển nội dung vùng ô giữa các cửa sổ bảng tính đang mở 12

5 Xoá nội dung ô trong một vùng đã chọn 12

IV TÌM KIẾM VÀ THAY THẾ 13

1 Dùng công cụ tìm kiếm một nội dung ô cần tìm 13

2 Dùng công cụ thay thế một nội dung ô cần thay 14

V CÁC DÒNG VÀ CÁC CỘT 14

1 Thêm dòng, thêm cột 14

2 Thay đổi chiều rộng cột, chiều cao dòng 14

3 Xoá dòng, cột đã chọn 15

VI SẮP XẾP DỮ LIỆU 16

1 Sắp xếp dữ liệu kiểu số theo thứ tự tăng dần, giảm dần 16

2 Sắp xếp dữ liệu kiểu kí tự theo thứ tự tăng dần, giảm dần 16

BÀI 3: CÔNG THỨC VÀ HÀM ĐƠN GIẢN 18

I CÁC CÔNG THỨC SỐ HỌC VÀ LÔGIC 18

1 Dùng các công thức số học, lôgic cơ bản để cộng trừ nhân chia trong bảng tính 18

2 Dùng chức năng điền tự động một chuỗi dữ liệu tăng có quy luật 18

3 Hiểu và sử dụng được địa chỉ tương đối trong các công thức và hàm 19

4 Hiểu và sử dụng được địa chỉ tuyệt đối trong các công thức và hàm 19

II LÀM VIỆC VỚI CÁC HÀM 20

1 Dùng hàm tổng 20

2 Dùng hàm trung bình 20

3 Dùng hàm VLOOKUP, HLOOKUP 21

BÀI 4: ĐỊNH DẠNG 23

I ĐỊNH DẠNG Ô CHỨA SỐ 23

1 Định dạng ô để hiển thị các dữ liệu kiểu số khác nhau: 23

2 Định dạng ô để hiển thị ngày tháng 24

3 Định dạng ô để hiển thị kí hiệu tiền tệ 24

4 Định dạng ô để hiển thị phần trăm 24

II ĐỊNH DẠNG Ô CHỨA VĂN BẢN 24

1 Thay đổi cỡ chữ, dạng chữ: in béo, in nghiêng, kiểu chữ 24

2 Thay đổi màu chữ 25

3 Chỉnh hướng viết chữ 25

III VÙNG CÁC Ô 26

1 Căn vị trí chữ trong ô của một vùng: giữa, trái, phải, sát trần, sát sàn 26

2 Thêm các đường viền biên ô cho một vùng ô 27

IV KIỂM TRA CHÍNH TẢ 27

1 Dùng công cụ kiểm tra chính tả và sửa đổi khi cần 27

V BÀI TRÍ TÀI LIỆU 28

1 Sửa đổi các thiết lập khoảng cách lề của tài liệu 28

2 Chỉnh sửa để bài trí vừa vào một trang 29

3 Thêm Đầu trang và Chân trang 30

4 Thay đổi hướng của trang - trang đứng, trang nằm, kích thước trang 31

BÀI 5: IN ẤN 32

I IN MỘT BẢNG TÍNH ĐƠN GIẢN 32

1 Dùng các lựa chọn in cơ sở 32

2 Xem tài liệu trước khi in 33

3 In một số bảng tính, một tờ bảng tính 33

4 In một phần tờ bảng tính, một vùng ô định trước 34

BÀI 6: CÁC TÍNH NĂNG NÂNG CAO 35

I NHẬP MỘT ĐỐI TƯỢNG TỪ BÊN NGOÀI 35

1 Nhập đối tượng từ ngoài vào bảng tính: tệp hình ảnh, tệp đồ hoạ, tệp văn bản 35

2 Di chuyển và co giãn các đối tượng đã nhập trong một bảng tính 35

3 Thay đổi kiểu biểu đồ 42

4 Di chuyển và xoá biểu đồ, đồ hoạ 43

BÀI 1: MỞ ĐẦU

I BƯỚC ĐẦU LÀM VIỆC VỚI BẢNG TÍNH ĐIỆN TỬ.

1 Khái niệm

Giới thiệu chương trình Microsoft Excel :

- Microsoft Excel (Excel) là chương trình chuyên dùng tạo ra các biểu

bảng thống kê (bảng tính), từ những bảng tính đó có thể tạo ra các bảng khácmang tính tổng hợp, phân tích có kèm theo đồ thị minh hoạ

 Excel chạy trong môi trường Windows do đó nó cần được cài đặt vào ổđĩa cứng sau khi cài đặt Windows Bạn đọc cần phải thành thạo các thao tác cơbản trong Windows Những ai đã thành thạo một trong các phần mềm bảngtính như Lotus hoặc Quattro, và Windows thì có thể tự đọc tài liệu này vàthực hành trên máy để làm quen với Excel

Khởi động Excel từ Windows :

Chọn 1 trong các cách sau :

- Bấm nút ở phía trên phải màn hình nền (nếu có)

- Bấm đúp biểu tượng trên màn hình nền (nếu có)

- Bấm lần lượt Start\Programs\Microsoft Excel

Cửa sổ chương trình Excel sẽ được mở ra sẵn sàng làm việc

Cửa sổ chương trình Excel

Ngoài các thành phần giống như một cửa sổ bất kỳ của Windows, thanh tiêu

đề, các nút điều chỉnh kích thước, cửa sổ Excel còn có các thành phần sau:

1 Thanh tiêu đề (Title bar): Cho biết tên tệp đang mở

2 Thanh thực đơn (Menu bar): là nơi các bạn thực hiện các lệnh chính và

cơ bản nhất của Excel Thực đơn chính của Excel bao gồm: File, Edit, View, Insert, Format, Tools,

3 Thanh công cụ (Toolbars): Mỗi một dụng cụ trên thanh là một biểu tượng

tương ứng với một thao tác xử lý Ví dụ như để mở một Workbook mới ta phải

vào Menu File\New, nhưng nhờ thanh công cụ này ta có thể kích vào biểu

tượng để mở một Workbook mới

4 Thanh định dạng (Formatting): Cho biết các định dạng hiện thời của

bảng tính, cùng một số chức năng định dạng khác

5 Thanh công thức (Formula bar): Ô bên trái cho biết địa chỉ, ô bên phải

cho biết tên hàm, từng đối số của hàm đó, kết quả hiện thời của hàm, của toàn

bộ công thức

6 Vùng làm việc (Workbook): Là nơi bạn nhập dữ liệu, công thức, hiển thị

dữ liệu bạn nhập và hiển thị giá trị tính toán

7 Thanh trạng thái (Status bar): Cho biết tính trạng của các phím khác

nhau trên bàn phím Một tính năng đặc biệt của thanh trạng thái Excel là hộp

AutoCalculate, hiển thị kết quả của một chức năng được chọn (SUM theo mặc

định) nhờ sử dụng những ô được hiện sáng trong bảng tính đang hoạt động

8 Thanh cuộn ngang (Horizontal Scroll bar): Mỗi lần bạn nhấn vào mũi

tên cuốn ở rìa phải hoặc rìa trái thanh cuốn ngang, bảng tính sẽ cuốn qua mộtcột

9 Thanh cuộn dọc (Vertical Scroll bar): Di chuyển từ trang này sang trang

khác Hoặc khi bạn nhấn vào mũi tên cuốn ở đỉnh hoặc ở đáy thanh cuốn dọc,bảng tính sẽ cuốn lên hay xuống một hàng

2 Mở bảng tính đã có sẵn – thay đổi vài chỗ và ghi lưu

a Mở một Workbook có sẵn:

Có 3 cách:

- Vào menu File chọn Open.

- Bấm tổ hợp phím Ctrl+O

- Kích vào biểu tượng Open trên thanh công cụ

Hộp thoại Open xuất hiện, chọn thư mục chứa file cần mở rồi nhấp chuột vàofile Exel muốn mở Khi đó ta có thể thực hiện chỉnh sửa, thay đổi vài chỗ trênfile này

b Lưu giữ một Workbook:

- Ghi các thay đổi của Workbook hiện thời vào đĩa: sau khi sửa đổi một fileExel, muốn ghi lại sự thay đổi này ta làm như sau:

 Vào menu File \Save hoặc

 Kích vào biểu tượng Save trên thanh công cụ.

- Ghi một Workbook hiện thời dưới một tên khác: Vào File\Save as, hộp thoại

Save As xuất hiện

 Trong mục Save as: Chọn đường dẫn cho tệp

 Trong mục File name: Tên của tệp.

 Trong mục Save as type: Kiểu của tệp.

 Sau khi điền xong các trường, nhấp Save

3 Mở vài bảng tính đồng thời.

Tương tự như mở một tài liệu, Excel cho phép mở nhiều bảng tính, mỗi bảng

tính trong một cửa sổ, dùng lệnh File\Open mở một bảng tính sẽ sinh ra một cửa

sổ mới Để đặt đồng thời nhiều tài liệu Excel lên màn hình, ta mở tất cả các tập

tin muốn xem, chọn Window\ Arrange, xuất hiện hộp thoại Arrange Windows với các mục lựa chọn sự sắp xếp các tập tin muốn xem trên màn hình: Tiled, Cascade, Horizontal, Vertical.

4 Tạo bảng tính mới và ghi lưu

Tạo một Workbook mới: có 3 cách:

- Vào Menu File chọn New.

- Bấm tổ hợp phím Ctrl + N.

- Kích vào biểu tượng New trên thanh công cụ.

Sau đó ta lưu bản tính mới này như trong trường hợp trên

5 Ghi lưu một bảng tính đang có lên đĩa cứng, đĩa mềm

Ghi một Workbook hiện thời dưới một tên khác: Vào File\ Save as, hộp

thoại xuất hiện

Trong mục Save as: Chọn đường dẫn cho tệp, muốn ghi lên đĩa mềm thì chọn

đường dẫn cho tệp ở ổ đĩa A, còn muốn ghi lên đĩa cứng thì chọn đường dẫn cho

tệp trên ổ đĩa cứng.Sau khi chọn vị trí lưu tập tin, nhấp Save.

6 Đóng ứng dụng bảng tính.

- Vào menu File chọn Close.

 Bấm tổ hợp phím Alt + F4.

7 Dùng các chức năng trợ giúp.

- Vào Help\Contents and Index (Hoặc nhấn phím F1)

II CHỈNH SỬA CÁC THIẾT ĐẶT CƠ SỞ

1 Thay đổi các chế độ hiển thị trang.

Có 2 kiểu xem tài liệu trên màn hình:

- Kiểu Normal : xem bình thường.

- Xem toàn màn hình (bỏ hết các thanh menu, thanh công cụ): dùng lệnh

View\Full Screen, trở lại màn hình cũ bằng cách gõ Esc hay nháy chuột vào vào nút Close của hộp Full Screen.

2 Sử dụng công cụ phóng to thu nhỏ

Khi muốn phóng to thu nhỏ một văn bản thì vào View trên thanh Toolbar rồi chọn Zoom hoặc dùng các phím tắt Alt+V\Z Cuối cùng chọn các kích cỡ hiển thị trên hộp thoại Zoom sau đó ấn OK.

3 Sửa đổi hiển thị của thanh công cụ

Để có thể sử dụng các thanh công cụ một cách dễ dàng chúng ta nên hiển thịchúng bằng cách sau:

Vào View\Toolbars rồi chọn các thanh công cụ cần thể hiện hoặc không

muốn xuất hiện trên màn hình rồi nhấn Enter.(Hoặc kích chuột phải trên thanhToolbars rồi lựa chọn các thanh công cụ)

Dưới đây là một số thanh công cụ cơ bản:

• Standart Toolbar: Thanh Standart Toolbar có dạng như sau:

Thanh Standart Toolbar chứa một số lệnh thông dụng của Excel dưới

dạng các biểu tượng (Icon) Các lệnh này có thể chọn trực tiếp bằng chuột.Chẳng hạn, muốn ghi văn bản lên đĩa, thay cho việc lựa chọn các mục chọn trênbảng chọn, bạn có thể nhấn chuột vào biểu tượng đĩa mềm

• Formatting Toolbar: Thanh Formatting Toolbar có dạng như sau:

Thanh Formatting Toolbar chứa các lệnh dưới dạng các biểu tượng để

định dạng các biểu tượng để định dạng dữ liệu của bảng tính như kiểu, loại phông, cỡ phông, căn lề, chọn các dấu ($),dấu phần trăm…

Ngoài Standart Toolbar và Formatting Toolbar còn có các Toolbar khác

có thể được hiện hay không được hiện trên màn hình do việc lựa chọn trong mục

Toolbars trong bảng chọn View.

• Formula Bar :(Thanh công thức) hiển thị tọa độ ô hiện hành, nút hủy bỏ (Cancel), nút hủy bỏ (Calcel), nút chọn (Enter), nút chọn hàm, nội dung dữ liệu của sổ hiện thời

III CHUYỂN ĐỔI KHUÔN DẠNG TÀI LIỆU

1 Ghi lưu một bảng tính đang có thành tệp dưới một khuôn dạng khác Tệp thuần chữ (txt), tệp khuôn mẫu (Template), tệp của phần mềm khác, phiên bản khác v.v.

Vào File\Save As rồi chọn khuôn dạng tài liệu cần lưu trong Save as Type rồi nhấn Enter.

2 Ghi lưu tài liệu với khuôn dạng thích hợp để đưa lên Web Site.

Vào File\Save As Web Page rồi chọn khuôn dạng tài liệu cần lưu trong Save

as Type rồi nhấn Enter.

Lệnh Save As Web Page trên menu File của Excel lưu bảng tính hoặc

workbook hiện thời của Excel dưới dạng một trang Web và cho phép bạn thiếtlập một số tùy chọn xuất bản hữu ích Trước khi dùng lệnh này, bạn phải xácminh xem bảng tính của mình có chứa kiểu tài liệu và nội dung có các chỉ dẫnthao tác cần thiết hay không

BÀI 2: CÁC THAO TÁC ĐƠN GIẢN

- Đưa con trỏ vào vị trí cần chèn

- Vào Insert\Symbol.Xuất hiện hộp thoại Symbol

- Trong mục Font nhấn chọn tên Font cần thiết có chứa các ký hiệu muốn

chọn

- Nhấn trỏ chuột tại symbol muốn chèn sau đó nhấn vào nút Insert

- Nhấn Close để kết thúc.

4 Nhập công thức đơn giản vào một ô.

Để hủy bỏ thao tác vừa tiến hành, bạn hãy bấm tổ hợp phím Ctrl + Z

Hoặc nhấn chuột vào biểu tượng

II CHỌN DỮ LIỆU

1 Đánh dấu chọn một vùng ô kề nhau, không kề nhau

- Chọn khối: Khối là một vùng chữ nhật trên bảng tính Việc chọn khối đượctiến hành như sau:

Cách dùng bàn phím:

+ Đưa ô sáng đến một góc của khối

+ Giữ phím Shift đồng thời sử dụng các phím mũi tên để di chuyển con

trỏ qua các ô cần lựa chọn

+ Hoặc chọn toàn bộ bảng tính dùng phím tắt Ctrl+A, hay vào menu Edit chọn Select All.

Cách dùng chuột:

+ Đưa ô sáng đến 1 góc của khối

+ Bấm và giữ nút trái chuột đồng thời rê chuột tới vị trí góc đối diện củakhối

+ Chọn các ô không kề nhau: Đưa ô sáng tới ô đầu định chọn, giữ Ctrl

và kích chuột tại các ô định chọn tiếp theo

2 Đánh dấu chọn một dòng, một cột Chọn một vùng dòng / cột kề nhau, không kề nhau

- Chọn 1 hàng: Kích chuột tại cột tiêu đề của bảng tính.

- Chọn 1 cột: Kích chuột tại hàng tiêu đề của bảng tính.

- Chọn các vùng kề nhau: Giữ phím Shift đồng thời sử dụng các phím mũi tên

để di chuyển con trỏ qua các hàng, cột cần lựa chọn

- Chọn các vùng không kề nhau: Chọn vùng đầu giữ Ctrl, kích và rê chuột ở

các vùng khác

III SAO CHÉP, DI CHUYỂN, XÓA

1 Dùng công cụ sao chép và dán để tạo bản đúp nội dung của một vùng ô

sang một phần khác trong cùng tờ bảng tính

 Chọn các ô, khối muốn sao chép

 Vào Menu Edit\Copy hoặc ấn Ctrl + C

 Chọn ô muốn dán dữ liệu

 Vào Menu Edit\Paste hoặc ấn Ctrl +V

2 Dùng công cụ sao chép và dán để di chuyển nội dung một vùng ô sang một phần khác trong cùng tờ bảng tính.

 Chọn ô, khối muốn di chuyển

 Vào Menu Edit\ Cut hoặc ấn Ctrl + X

 Chọn ô muốn di chuyển dữ liệu

 Vào Menu Edit\ Paste hoặc ấn Ctrl + V

3 Sao chép nội dung vùng ô giữa các tờ bảng tính đang mở

 Chọn ô, khối muốn di chuyển

 Vào Menu Edit\ Copy hoặc ấn Ctrl + C

 Chọn ô muốn di chuyển dữ liệu trong bảng tính khác

 Vào Menu Edit\ Paste hoặc ấn Ctrl + V

4 Di chuyển nội dung vùng ô giữa các cửa sổ bảng tính đang mở

 Chọn ô, khối muốn di chuyển

 Vào Menu Edit\ Cut hoặc ấn Ctrl + X

 Chọn ô muốn di chuyển dữ liệu trong bảng tính khác

 Vào Menu Edit\ Paste hoặc ấn Ctrl + V

5 Xoá nội dung ô trong một vùng đã chọn.

 Chọn ô, khối muốn xoá

 Vào Menu Edit\Clear:

o All: Xoá định dạng, nội dung và ghi chú.

o Formats: Xoá định dạng.

o Contents: Xoá nội dung.

o Notes: Xoá ghi chú.

 Để xoá nhanh nội dung của ô, khối Ta chọn ô, khối cần xoá sau đó bấm

Delete hoặc dùng phím tắt Ctrl+X.

IV TÌM KIẾM VÀ THAY THẾ.

Dùng công cụ tìm kiếm một nội dung ô cần tìm.

- Find (Tìm kiếm) cho phép tìm nội dung một ô Để tìm kiếm, ta tiến hành qua

các bước sau:

 Thực hiện: Edit\Find hoặc dùng phím tắt Ctrl+F , khi đó xuất hiện hộp

thoại:

 Nhập nội dung cần tìm kiếm vào trong khung Find what của hộp thoại (Có

thể không hiện font chữ tiếng Việt)

 Nhấn nút Find Next, Excel dò tìm, khi thấy từ nào sẽ hiện lên và từ đó được

bôi đen nằm sát hộp thoại

 Khi muốn sửa chữa thì nhấn chuột trực tiếp trên văn bản

 Nhấn nút Find Next để tìm tiếp

 Nhấn nút Cancel để kết thúc.

 Các lựa chọn trong hộp thoại Find

 Find what: Nhập nội dung cần tìm kiếm

 Search: Chọn hướng tìm : tìm theo hàng (By rows), theo cột (By

columns)

 Match Case: Nếu được đánh dấu thì Excel sẽ tìm các ký tự và từ

chính xác như đã nhập vào khung Find what

 Find entries Cell Only: Nếu được chọn, Excel sẽ tìm một từ như đã

nhập vào trong khung Find what Nếu không chọn mục này thì Excel sẽ tìmluôn tất cả các từ cùng vần

 Look up: Nhấn trên nút để xác định các thuộc tính định dạng của

nội dung cần tìm (Values,Comments, Fomula)

 Replace: Để dùng kết hợp với tìm kiếm

2 Dùng công cụ thay thế một nội dung ô cần thay.

Khi đã tìm thấy nội dung ô cần tìm bằng lệnh Edit\Find như đã trình bày trên đây, nếu muốn thay thế từ đó bằng một từ khác, hãy chọn mục Replace Nếu muốn dùng kết hợp tìm và thay thế ta thực hiện lệnh Edit\Replace, Excel

sẽ hiển thị hộp thoại Replace:

- Nhập nội dung cần tìm trong khung Find what

- Nhập nội dung muốn thay thế trong khung Replace With

- Nhấn nút Find Next, Excel sẽ tiến hành tìm, khi tìm thấy nếu bạn muốn thay thế thì nhấn nút Replace, nếu bỏ qua không muốn thay thế thì nhấn nút Find Next Nếu muốn thay thế tất cả thì nhấn nút Replace All rồi nhấn OK.

- Nhấn nút Cancel để kết thúc.

1 Thêm dòng, thêm cột.

a Chèn hàng:

- Chọn hàng dưới chỗ bạn muốn thêm một hàng trống mới

- Vào Menu Insert\Rows

b Chèn cột:

- Chọn cột bên phải chỗ bạn muốn thêm cột mới

- Vào Menu Insert\ Columns.

2 Thay đổi chiều rộng cột, chiều cao dòng.

a Điều chỉnh độ rộng cột:

- Cách 1: Đưa trỏ chuột tới đường ngăn tương ứng trên thanh tiêu đề cột củabảng tính Khi trỏ chuột có dạng mũi tên hai đầu thì kích và rê chuột.

- Cách 2: Chọn một hoặc nhiều cột cần thay đổi độ rộng

Vào Format\ Column

+ Width: Thay đổi độ rộng cột.

+ Auto Fit Selection: Điều chỉnh vừa khít nội dung trong cột + Hide: ẩn những cột đã chọn.

+ Unhide: Hiện lại những ô đã ẩn.

+ Standard Width: Trở về độ rộng ngầm định.

b Điều chỉnh độ cao hàng:

- Cách1: Đưa trỏ chuột tới đường ngăn tương ứng trên hàng tiêu đề của bảngtính

- Cách 2: Vào Menu Format\Row

+ Height: Điều chỉnh độ cao của hàng.

+ Auto Fit: Điều chỉnh vừa khít nội dung của hàng.

+ Hide: Ẩn những hàng đã chọn.

+ Unhide: Hiện lại những hàng đã ẩn.

2 Xoá dòng, cột đã chọn.

- Chọn hàng, cột, ô cần xoá

- Vào Menu Edit\ Delete Hộp thoại xuất hiện:

+ Shift cells left: Xoá và đẩy ô bên phải sang trái.

+ Shift cells up: Xoá và đẩy ô phía dưới lên.

+ Entire Row: Xoá hàng hiện thời chứa ô được chọn.

+ Entire Column: Xoá cột hiện thời chứa ô được chọn.

VI SẮP XẾP DỮ LIỆU

1 Sắp xếp dữ liệu kiểu số theo thứ tự tăng dần, giảm dần.

Sắp xếp dữ liệu kiểu số theo trật tự tăng (giảm)

 Bôi đen vùng dữ liệu cần sắp xếp

 Vào Menu Data\Sort Hộp thoại xuất hiện

 Chọn các trường cần sắp xếp ở khung Sort by.

 Thứ tự sắp xếp được xác định bằng cách chọn Ascending (Tăng) hoặc

Descending (Giảm).

 Ta có thể mở thêm khung Then by để chọn các trường nữa.

 Chọn OK.

 Kết quả các bản ghi được sắp xếp theo trật tự tăng hoặc giảm của các trường

đã chọn theo trật tự ưu tiên Sort by, Then by, Then by.

 Tại khung My list has

o Header Row: Có dòng tiêu đề

o No Header Row: Không có dòng tiêu đề.

Muốn sắp xếp nhanh theo một trường nào đó, để con trỏ tại trường, bấm mộttrong 2 nút

2 Sắp xếp dữ liệu kiểu kí tự theo thứ tự tăng dần, giảm dần.

 Sắp xếp dữ liệu kiểu ký tự theo trật tự tăng (giảm)

 Bôi đen vùng dữ liệu cần sắp xếp

 Vào Menu Data\Sort Hộp thoại xuất hiện

 Chọn các trường cần sắp xếp ở khung Sort by.

 Thứ tự sắp xếp được xác định bằng cách chọn Ascending (Tăng) hoặc Descending (Giảm).

 Ta có thể mở thêm khung Then by để chọn các trường nữa.

 Chọn OK.

 Kết quả các bản ghi được sắp xếp theo trật tự tăng hoặc giảm của các trường

đã chọn theo trật tự ưu tiên Sort by, Then by, Then by.

BÀI 3: CÔNG THỨC VÀ HÀM ĐƠN GIẢN

 Vào giá trị cho ô đầu tiên cần điền

 Vào Menu Edit\ Fill\Series Xuất hiện hộp thoại như hình sau :

 Trong khung Series in:

+ Rows: Điền dữ liệu theo dòng.

+ Columns: Điền dữ liệu theo cột

+ Step value: Giá trị bước nhảy.

+ Stop Value: Giá trị cuối cùng của dãy.

 Trong khung Type:

+ Linear: Cộng theo bước nhảy

+ Growth: Nhân theo bước nhảy

+ Date: Điền theo kiểu ngày tháng.

+ Auto fill: Tự động điền.

b Điền dữ liệu bằng Auto Fill

 Vào giá trị cho ô thứ nhất và thứ hai của vùng cần điền dữ liệu

 Bôi đen 2 ô dịch chuột tới mép phải dưới của vùng bôi đen (chuột trở thànhhình dấu + nhỏ) nhấn giữ chuột và kéo dọc theo cột hoặc hàng cần điền

3 Hiểu và sử dụng được địa chỉ tương đối trong các công thức và hàm.

Địa chỉ tương đối: Trong khi nhập dữ liệu ta thường xuyên phải sử dụng địa

chỉ ô hoặc vùng để tham chiếu đến các ô hoặc vùng khác Cách viết địa chỉ

thông thường được hiểu là tương đối Khi ta sao chép một ô (ô nguồn) tới một ô mới (ô đích), nếu nội dung ô nguồn là công thức (công thức gốc) sẽ được một công thức tương tự như trong ô đích (Công thức sao) Nghĩa là cùng các phép

toán, nhưng địa chỉ các ô tham gia công thức sao sẽ được thay đổi tương đươngkhông cách trên bảng tính giữa ô nguồn và các ô đích

4 Hiểu và sử dụng được địa chỉ tuyệt đối trong các công thức và hàm.

Địa chỉ tuyệt đối: Địa chỉ tuyệt đối gồm

+ Tuyệt đối cột

+ Tuyệt đối dòng

+ Tuyệt đối cột và dòng

Địa chỉ tuyệt đối của ô A1, có các cách viết như sau:

+ $A1 - Địa chỉ tuyệt đối cột, tương đối dòng

+ A$1 - Địa chỉ tuyệt đối dòng, tương đối cột

+ $A$1 - Địa chỉ tuyệt cột và dòng

- Địa chỉ tuyệt đối cột khi sao chép thì địa chỉ cột sẽ cố định còn địa chỉdòng sẽ thay đổi

- Địa chỉ tuyệt đối dòng khi sao chép thì địa chỉ dòng sẽ cố định còn địa chỉcột sẽ thay đổi

- Địa chỉ tuyệt đối cột và dòng khi sao chép sẽ không thay đổi địa chỉ dòng

và cột

VII LÀM VIỆC VỚI CÁC HÀM

1 Dùng hàm tổng.

Hàm Sum

- Cú pháp: Sum (<Danh sách các đối số>)

- Tính tổng giá trị các ô trong một khối

- Địa chỉ có hai loại:

+ Địa chỉ không kề nhau được viết cách nhau bởi dấu phẩy.+ Địa chỉ liên tục được viết cách nhau bởi dấu hai chấm

Cú pháp: Average (<Danh sách các đối số>)

- Tính trung bình cộng của các ô trong một khối

Ví dụ:

= Average (A2:A5) Tính trung bình từ ô A2 đến A5

= Average (A2,A5) Tính trung bình từ ô A2 và ô A5

=Average ( 6,7,5) = 6

3 Dùng hàm VLOOKUP, HLOOKUP

a Hàm VLOOKUP:

- Cú pháp: VLOOKUP(<Giá trị tìm kiếm>,<Bảng tìm kiếm>, <Cột>,

<False>)

Trong đó:

 Giá trị tìm kiếm: Có thể là một giá trị, một địa chỉ hoặc một chuỗi Text.

Dùng để tham chiếu tới cột đầu tiên của < Bảng tìm kiếm>

 Bảng tìm kiếm: Là địa chỉ một bảng dữ liệu gồm nhiều hàng và cột trong đó

chứa dữ liệu cần tìm kiếm Bảng tìm kiếm phải có giá trị tuyệt đối

 Cột: Là số thứ tự cột trong <Bảng tìm kiếm> tính từ bên trái sang.

 False: Là giá trị Logic dùng khi cần tìm kiếm chính xác <Giá trị tìm kiếm>

trong cột đầu tiên của <Bảng tìm kiếm> Nếu là True hoặc không có sẽ chocách tìm tương đối

- Ý nghĩa: Hàm sẽ tìm <Giá trị tìm kiếm> trong cột đầu tiên của <Bảng tìmkiếm>, nếu tìm thấy sẽ trả lại giá trị của ô cùng hàng với <Giá trị tìm kiếm>trong <Cột> Nếu không tìm thấy và có False sẽ trả về lỗi #N/A

b Hàm HLOOKUP:

- Cú pháp: HLOOKUP (<Giá trị tìm kiếm>,<Bảng tìm kiếm>, <Hàng>,

<False>)

Trong đó:

 Giá trị tìm kiếm: Có thể là một giá trị, một địa chỉ hoặc một chuỗi Text.

Dùng để tham chiếu tới hàng đầu tiên của < Bảng tìm kiếm>

 Bảng tìm kiếm: Là địa chỉ một bảng dữ liệu gồm nhiều hàng và cột trong đó

chứa dữ liệu cần tìm kiếm Bảng tìm kiếm phải có giá trị tuyệt đối

 Hàng: Là số thứ tự hàng trong <Bảng tìm kiếm> tính từ trên xuống dưới.

 False: Là giá trị Logic dùng khi cần tìm kiếm chính xác <Giá trị tìm kiếm>

trong hàng đầu tiên của <Bảng tìm kiếm> Nếu là True hoặc không có sẽ chocách tìm tương đối

- Ý nghĩa: Hàm sẽ tìm <Giá trị tìm kiếm> trong hàng đầu tiên của <Bảng tìmkiếm>, nếu tìm thấy sẽ trả lại giá trị của hàng cùng ô với <Giá trị tìm kiếm>trong <Hàng> Nếu không tìm thấy và có False sẽ trả về lỗi #N/A

* Diễn dịch các giá trị lỗi: