Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Trần Thượng Bích La MỘT SỐ Ý KIẾN ĐÓNG GÓP VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI XÍ NGHIỆP KINH DOANH TỔNG HỢP -CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI BIỂN ĐÀ NẴNG I. NHẬN XÉT VỀ THỰC TRẠNG KẾ TOÁN QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI XÍ NGHIỆP Qua thời gian thực tập tại XN, em đã có điều kiện tiếp xúc và tìm hiểu về công tác kế toán ở đây. XN đã bước đầu nhận thức được tầm quan trọng của kế toán quản trị và đã tiến hành tổ chức thực hiện kế toán quản trị trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, kế toán tài chính (KTTC) và kế toán quản trị (KTQT) không tổ chức thành hai bộ phận riêng biệt mà việc thu thập, xử lý số liệu, cung cấp thông tin được kết hợp nhằm đáp ứng cho cả mục tiêu của KTTC và KTQT. Với những tìm hiểu của mình trong thời gian qua, em có những nhận xét chung về thực trạng kế toán quản trị hàng tồn kho tại XN như sau: 1. Ưu điểm - Với đặc điểm về hàng tồn kho khá đa dạng, nhiều chủng loại, lưu trữ tại nhiều kho, yêu cầu quản lý về tồn kho tại đây khá chặt chẽ, do vậy, XN đã thực hiện việc theo dõi cả số lượng và giá trị về hàng tồn kho đầu kỳ, cuối kỳ, nhập xuất và SVTH: Phan Thị Thu Thuỷ - Lớp 24KT5 Trang -1- Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Trần Thượng Bích La được chi tiết theo từng mặt hàng ở từng kho. Điều này được thể hiện qua tổ chức hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ (PP KKĐK) và công tác tính giá hàng tồn kho (giá bình quân gia quyền). Việc XN áp dụng PP KKĐK để hạch toán hàng tồn kho hoàn toàn phù hợp với tình hình thực tế đặt ra ở đây. Bởi vì, các nghiệp vụ xuất kho ở đây xảy ra khá nhiều (vừa bán sĩ, vừa bán lẻ) và xảy ra ở nhiều cửa hàng do đó nếu hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên là một việc làm khá khó khăn và tốn kém. - Việc tổ chức hạch toán tại kho hàng (theo dõi về số lượng) và tại phòng kế toán (theo dõi cả số lượng và giá trị) đã đảm bảo được quan hệ đối chiếu và phù hợp giữa hiện vật và giá trị, giữa số liệu chi tiết và số liệu tổng hợp; giữa số liệu thực tế tồn kho và số liệu sổ kế toán. - Tại XN, việc kiểm kê hàng tồn kho được tổ chức hàng tháng và thực hiện so sánh giữa giá trị thực tế và giá trị sổ sách nên đảm bảo việc tránh thất thoát và phát hiện kịp thời các trường hợp thiếu hàng, hàng hóa bị hư hỏng… Điều này giúp nhà quản trị trong việc quản lý hàng tồn kho có hiệu quả. 2. Nhược điểm Công ty CP Vận tải biển trước đây là một công ty nhà nước, sau đó chuyển đổi sang công ty cổ phần, hoạt động theo cơ chế thị trường công ty đã có nhiều bỡ ngỡ trong việc áp dụng kế toán quản trị trong việc quản lý. Công ty CP VTB cũng như XN KDTH thuộc công ty đã nhận thức được tầm quan trọng của KTQT và đã tiến hành triển khai thực hiện, tuy nhiên có thể nhận thấy rằng việc áp dụng kế toán quản trị tại công ty còn chưa thật sự phát huy hết tác dụng của KTQT. - Với hệ thống kế toán hỗn hợp bao gồm cả kế toán tài chính và Kế toán quản trị, mà phần hành chủ yếu là KTTC cho nên việc tổ chức bộ máy kế toán ở Xí nghiệp còn đặt trọng tâm vào việc thu thập thông tin cho KTTC, còn vấn đề để thu nhận thông tin cho KTQT hầu như là rất ít. - Liên quan đến hàng tồn kho, trong việc lập kế hoạch XN chỉ mới hướng đến lập kế hoạch về dự trữ và lên các ORDER mua hàng, tuy nhiên việc lập kế hoạch cũng chỉ mang tính chất ước chừng, dự đoán trong khi đó, yêu cầu quản lý tồn kho còn đòi hỏi phải theo dõi, dự kiến được các khoản chi phí tồn kho, tiến độ cung cấp hàng .nhưng XN không có kế hoạch mua vào và tồn kho hàng hoá một cách cụ thể trong quá trình kinh doanh của mình. Điều này đôi lúc dẫn đến việc chậm tiến độ cung cấp hàng cho khách nếu việc đặt hàng từ các nhà cung cấp gặp trở ngại. - Tại XN nguyên vật liệu không được dự trữ trước mà đến lúc phát sinh nghiệp vụ thì mới lập dự toán và tiến hành đặt mua. Điều này đôi lúc làm ảnh hưởng đến tiến độ công việc và chất lượng sửa chữa nếu nguyên vật liệu cần mua không đáp SVTH: Phan Thị Thu Thuỷ - Lớp 24KT5 Trang -2- Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Trần Thượng Bích La ứng đủ hoặc hàng không về kịp. Bên cạnh đó, việc tổ chức sổ sách kế toán vẫn chưa cụ thể, chẳng hạn như có mở sổ chi tiết nhưng lại không mở tài khoản chi tiết, điều này gây khó khăn trong việc theo dõi và hạch toán chi tiết từng loại hàng hóa. - Đối với thông tin phục vụ cho các báo cáo, kiểm soát đánh giá thì cũng chỉ mới dừng lại ở các báo cáo mang tính tổng hợp chưa đủ chi tiết để cung cấp thông tin đầy đủ cho nhà quản trị. Các báo cáo kiểm soát, đánh giá cũng chưa cung cấp được thông tin về tiến độ cung cấp hàng, tình hình tôn trọng định mức tồn kho, chất lượng tồn kho . Có nhiều nguyên nhân dẫn đến những mặt còn hạn chế trong kế toán quản trị tồn kho nói riêng, và KTQT nói chung tại XN. Điều này có lẽ xuất phát từ nhân tố con người. Do nhà quản trị chưa thật sự đòi hỏi nhân viên kế toán thực hiện các báo cáo cho nhu cầu thông tin của mình và nhân viên kế toán cũng chưa được trang bị một cách đầy đủ về KTQT để trợ giúp nhà quản lý. Có thể thấy đây cũng là tình hình chung của các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay trong giai đoạn bước đầu áp dụng KTQT cho hoạt động quản lý của mình. Tuy nhiên, do XN KDTH là đơn vị hạch toán phụ thuộc công ty CP Vận tải biển nên việc tổ chức công tác kế toán chủ yếu là được thực hiện trên công ty mẹ, vì vậy công tác kế toán tại XN được quy định như vậy cũng là điều dĩ nhiên. II. MỘT SỐ Ý KIẾN ĐÓNG GÓP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI XÍ NGHIỆP 1. Tổ chức hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán Để quản lý hàng tồn kho một cách có hiệu quả thì đầu tiên hệ thống sổ sách kế toán phải đảm bảo việc theo dõi và quản lý một cách chặt chẽ, đảm bảo đáp ứng được yêu cầu quản lý của nhà quản trị khi ra các quyết định về hàng tồn kho một cách hiệu quả và kịp thời. - Tại XN, việc tổ chức sổ hạch toán hàng tồn kho vẫn còn chưa hợp lý, hàng tồn kho nhiều với nhiều mặt hàng, nhiều chủng loại nhưng hệ thống sổ và báo cáo quản lý hàng tồn kho chưa đáp ứng được yêu cầu quản lý.Do đó, XN nên sử dụng các tài khoản chi tiết cho các sổ chi tiết để dễ dàng theo dõi và quản lý hàng tồn kho hơn. Cụ thể, XN có thể mở các tài khoản chi tiết cho các mặt hàng như sau: Mã tài khoản Tên tài khoản 156 Hàng hoá 1561 Giá mua hàng hoá 15611 Hàng cơ khí 15612 Đá 15613 Sơn SVTH: Phan Thị Thu Thuỷ - Lớp 24KT5 Trang -3- Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Trần Thượng Bích La 15614 Hoá chất 1562 Chi phí mua hàng 152 Nguyên vật liệu - Bên cạnh đó, về chứng từ kế toán, trong Biên bản kiểm kê hàng hóa, cần có thêm cột đối chiếu để giải thích về sự chênh lệch giữa số lượng sổ sách và số lượng thực thực tế để khỏi nhầm lẫn thay vì chú thích bên cột ghi chú. Cụ thể là: STT CHỦNG LOẠI ĐVT SỐ LƯỢNG Đối chiếu Ghi chú Sổ sách Thực tế Hàng gởi bán Hàng chưa hóa đơn Dây hàn CO2 NA 70S loại 0.9 kg 870 540 150 0 180 đổi hàng … … 2. Dự toán hàng tồn kho Dự toán hàng tồn kho tại XN đã được lập với nội dung như: kế hoạch dự trữ, các kế hoạch mua hàng, dự toán nguyên vật liệu. Với các nội dung cơ bản đó, dự toán hàng tồn kho ở đây đã góp phần xác định mức dự trữ hợp lý và đảm bảo cung cấp đủ hàng trong hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, các kế hoạch này vẫn chưa được xây dựng có hệ thống và cụ thể mà còn sơ sài nên cần phải xây dựng một kế hoạch về dự trữ, kế hoạch mua hàng một cách hệ thống và chặt chẽ. Bên cạnh đó, theo em nghĩ Xí nghiệp cần dự kiến theo dõi thêm về chi phí tồn kho và thời gian giao hàng. 2.1. Kế hoạch dự trữ Đầu tiên để xây dựng được kế hoạch dự trữ hợp lý thì XN cần đưa ra quản lý mức tồn kho thông qua tỷ lệ dự trữ bình quân. Có thể xác định mức dự trữ dựa trên doanh thu các quý tại Xí nghiệp, qua số liệu các quý thì mức dự trữ bình quân có thể dao động từ 25%- 30 % doanh thu. Thể hiện qua bảng sau: BẢNG TÍNH TỶ LỆ DỰ TRỮ BÌNH QUÂN TRÊN DOANH THU TẠI XÍ NGHIỆP QUA CÁC QUÝ Chỉ tiêu Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4 Dự trữ đầu kỳ 2.280.124.221 3.487.972.481 3.280.645.033 7.030.996.579 Dự trữ bình quân 2.884.048.351 3.384.308.757 5.155.820.806 Doanh thu 11.092.493.658 12.086.816.989 17.186.069.353 Tỷ lệ dự trữ bình quân trên doanh thu 26% 28% 30% SVTH: Phan Thị Thu Thuỷ - Lớp 24KT5 Trang -4- Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Trần Thượng Bích La Trong đó: Dự trữ bình quân = dự trữ đầu kỳ + dự trữ cuối kỳ 2 Tỷ lệ dự trữ bình quân trên doanh thu = Dự trữ bình quân Doanh thu Xây dựng mức dự trữ bình quân dự kiến dựa trên hai yếu tố là: tỷ lệ dự trữ cho phép (25-30% doanh thu dự kiến) và doanh thu dự kiến. - Việc dự đoán doanh thu (dự toán tiêu thụ) phụ thuộc vào tình hình tiêu thụ hiện tại và những biến động dự đoán trong kỳ sau. - Việc xác định tỷ lệ dự trữ bình quân dưạ trên tỷ lệ dự trữ thấp nhất và tỷ lệ dữ trữ cao nhất cho phép. + Tỷ lệ dự trữ thấp nhất:- Là tỷ lệ dự trữ tối thiểu mà Xí nghiệp phải có để tránh tình trạng thiếu hàng. Nó được xác định dựa trên:  Tỷ lệ hàng bán ra bình quân một ngày theo dự kiến  Tỷ lệ hàng trưng bày, quảng cáo tại các quầy  Tỷ lệ hàng bảo hiểm (đề phòng hàng về chậm hoặc bán ra tăng đột biến) + Tỷ lệ dự trữ cao nhất: Là tỷ lệ lượng hàng tối đa mà doanh nghiệp có thể dự trữ. Nó tạo thành để tránh tình trạng ứ đọng hàng hoá không cần thiết. Tỷ lệ dự trữ bình quân là bình quân giữa tỷ lệ dự trữ thấp nhất và tỷ lệ dự trữ cao nhất. Trên cơ sở đó, công ty lên kế hoạch dự trữ cho từng quý: KẾ HOẠCH DỰ TRỮ QUÝIII (NĂM 2008) Chỉ tiêu QuýI Quý II Quý III Quý IV 1. Doanh thu dự kiến trong kỳ 11.092.493.658 12.086.816.989 17.186.069.353 16.987.636.574 2. Tỷ lệ dự trữ thấp nhất: (% doanh thu) - Tỷ lệ hàng bán ra bình quân một ngày theo dự kiến - Tỷ lệ hàng trưng bày, quảng cáo tại các quầy - Tỷ lệ Lượng hàng bảo hiểm 14,27 0.27 4 10 14,27 0.27 4 10 14,27 0.27 4 10 14,27 0.27 4 10 3. Tỷ lệ dự trữ cao nhất (% doanh thu) 40 40 40 40 4. Tỷ lệ dự trữ bình quân (% doanh thu) 27 28 28 30 5. Dự trữ bình quân 2.994.973.288 3.384.308.757 4.812.099.419 5.096.290.972 SVTH: Phan Thị Thu Thuỷ - Lớp 24KT5 Trang -5- Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Trần Thượng Bích La = (4) x (1) 2.2. Kế hoạch mua hàng Trước hết, bộ phận kinh doanh sẽ xem xét, phân tích thị trường trong kì đến để dự trù nhu cầu hàng hoá. Để việc dự trù nhu cầu hàng hoá nhanh chóng, chính xác, ở XN, thường do các nhân viên tại các kho dự trù thông qua các yêu cầu mua những mặt hàng nào, số lượng bao nhiêu. Vì những người này là bộ phận tiếp xúc trực tiếp với khách hàng và thấy rõ nhu cầu nhất. Các yêu cầu mua hàng này sẽ được gửi về bộ phận kinh doanh, bộ phận này sẽ kiểm tra lại một lần nữa các nhu cầu xem có phù hợp với nhu cầu thị trường không và có những điều chỉnh hợp lý. Bên cạnh nhu cầu đặt hàng còn phụ thuộc lớn vào các đơn đặt hàng từ các khách hàng quen thuộc và các khách hàng mới . Do đó, nhu cầu hàng hoá tại XN là tổng các yêu cầu từ các cửa hàng và các đơn đặt hàng. Ngoài ra, còn tuỳ thuộc vào tình hình kinh tế thị trường, bộ phận kinh doanh sẽ có điều chỉnh kịp thời. Sau khi dự trù nhu cầu, kết hợp với báo cáo mức tồn kho do phòng kế toán gửi lên, và tồn kho cuối kỳ dự kiến, bộ phận kinh doanh sẽ lập kế hoạch mua hàng. Kế hoạch mua hàng này bao gồm có cả mua nguyên vật liệu dự trữ cho công việc sữa chữa phát sinh trong kỳ. Kế hoạch mua hàng trong các quý có thể được lập như sau: KẾ HOẠCH MUA HÀNG QUÝ III NĂM 2008 S TT Tên mặt hàng, quy cách, chủng loại ĐVT Tồn đầu kỳ Nhu cầu tiêu thụ Tồn cuối kỳ dự kiến Lượng hàng cần mua Đơn giá dự kiến Thành tiền (A) (B) (C) (1) (2) (3) (4) = (2)+(3)-(1) (5) (6) = (4)x(5) Dây hàn CO2 kg 1.500 3.000 1.500 3.000 17.000 51.000.000 Que hàn HVJ422 loại 4.0 kg 820 1.700 500 880 8.800 7.744.000 Cáp hàn 35 mét 100 200 50 150 63.000 9.450.000 … Để biết kết quả tiêu thụ của các mặt hàng, cuối quý có thể tổ chức kiểm tra mức tồn kho. Đối với mặt hàng nào tỷ lệ mức tồn kho so với mức mua hàng trong kỳ cao, có nghĩa là tiêu thụ kém thì sẽ không tiến hành đặt mua nữa, và có thể loại trừ khỏi danh sách mua hàng. 2.3. Dự kiến chi phí tồn kho SVTH: Phan Thị Thu Thuỷ - Lớp 24KT5 Trang -6- Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Trần Thượng Bích La Chi phí tồn kho gồm các chi phí như: chi phí lưu kho, chi phí đặt hàng, chi phí cơ hội . dự kiến chi phí tồn kho sẽ góp phần quản lý tốt hơn về chi phí (biết được những chi phí nào sẽ phát sinh, có thể tinh giảm những chi phí nào, so sánh chi phí thực hiện với chi phí dự kiến để kiểm soát chi phí), hơn nữa nó sẽ là cơ sở để đưa ra mức đặt hàng hợp lý. Bởi vì, mức đặt hàng càng lớn sẽ làm tăng chi phí lưu kho, nhưng sẽ giảm số lần đặt hàng và do đó giảm chi phí đặt hàng. Như vậy, quy mô đặt hàng ảnh hưởng đến chi phí tồn kho theo hai hướng trái nguợc nhau. Do vậy, dự kiến chi phí tồn kho tốt sẽ giúp nhà quản lý đưa ra mức đặt hàng hiệu quả. Chi phí tồn kho có thể được tính dựa vào ước lượng tỷ lệ % giá trị tồn kho cuối kỳ sao cho đảm bảo phân bổ được một cách hợp lý tất cả các loại chi phí. Ở đây, lấy ví dụ giá trị tồn kho là 13.892.567.443 với chi phí tồn kho là 5% giá trị tồn kho. Tổng chi phí tồn kho = 5% * 13.892.567.443 = 694.628.372 DỰ KIẾN CHI PHÍ TỒN KHO Chỉ tiêu Chi phí tồn kho (năm) 1. Chi phí lưu kho: - Chi phí bốc xếp - Chi phí bảo hiểm - Thuế kho - Chi phí bảo quản 400.892.168 100.890.762 200.975.341 50.456.213 48.569.852 2. Chi phí đặt hàng: - Chi phí giao dịch, quản lý. - Phí vận chuyển 293.736.204 150.621.423 143.114.781 3. Các chi phí khác: - Giảm uy tín - Mất doanh thu 0 2.4. Dự kiến thời gian nhận hàng Tại Xí nghiệp, thời gian nhận hàng thường được thoả thuận trong các hợp đồng đặt hàng, theo đó nhà cung cấp sẽ giao hàng theo thời gian thoả thuận. Xí nghiệp sẽ thực hiện việc giám sát và đôn đốc nhà cung cấp thực hiện thời gian giao hàng đúng hẹn. Tuy nhiên theo em, trước khi đi đến đàm phán thời gian nhận hàng với nhà cung cấp thì XN nên có dự kiến trước về nó nhằm tạo thế chủ động trước nhà cung cấp. Dự kiến thời gian nhận hàng sẽ giúp cho việc cung ứng hàng hoá, vật liệu một cách kịp thời. Thời gian dự kiến này là cơ sở để tính toán thời điểm đặt hàng hợp lý nhằm đảm bảo khi hàng hoá về đến nơi sẽ không xảy ra tình trạng thiếu hàng trước đó. Việc dự kiến này có thể dựa vào thực tế kết quả của các lần đặt hàng trước. DỰ KIẾN THỜI GIAN NHẬN HÀNG Tên mặt hàng ĐVT Số lượng đặt hàng Thời gian giao hàng (ngày) Que hàn HVJ422 loại 4.0 kg 1000 5 Cáp hàn 35 mét 150 4 SVTH: Phan Thị Thu Thuỷ - Lớp 24KT5 Trang -7- Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Trần Thượng Bích La 3. Tổ chức thực hiện, kiểm soát quản lý hàng tồn kho Công tác tổ chức thực hiện, kiểm soát quản lý hàng tồn kho tại XN ở các khâu mua vào, nhập kho và xuất kho có thể thấy là khá chặt chẽ, bảo đảm theo dõi cung cấp thông tin kịp thời về nhu cầu tồn kho, quá trình nhập, xuất kho. XN thực hiện việc kiểm soát hàng hoá vật liệu mua vào trên cở sở so sánh số lượng, đơn giá thực tế với kế hoạch, việc này được thực hiện vào cuối kỳ. Theo em, để việc kiểm tra công tác mua hàng hợp lý, chính xác, nhanh chóng, XN nên thực hiện việc kiểm tra ngay sau mỗi lần mua hàng. Việc kiểm tra, đánh giá công tác mua hàng không chỉ dừng lại ở kiểm tra về lượng và giá mà cũng nên hướng đến các mục tiêu khác của công tác mua hàng như: - Mục tiêu đảm bảo an toàn cho việc bán ra thể hiện trước hết là phải đủ số lượng và cơ cấu. Mặt hàng phải phù hợp với nhu cầu của khách hàng. Đảm bảo việc giao hàng, vận chuyển ít gặp khó khăn. - Mục tiêu đảm bảo chất lượng hàng mua vào. Quan điểm hiện nay là cần có những hàng hoá chất lượng tối ưu chứ không phải tối đa. Chất lượng tối ưu là mức chất lượng mà tại đó hàng hoá đáp ứng tốt một nhu cầu nào đó của người mua và như vậy, người bán có thể thu được lợi nhuận nhiều nhất. - Mua hàng với chi phí thấp. Chi phí mua hàng thấp thể hiện không chỉ ở chỗ giá mua rẻ, mà còn là ở chỗ mua hàng ở đâu, của ai, bao nhiêu một lần để chi phí giao dịch, đặt hàng, chi phí vận chuyển là thấp nhất. Sau khi đánh giá công tác mua hàng với những mục tiêu trên, XN có thể rút ra cho mình những ưu, nhược trong lần mua hàng này, để từ đó rút kinh nghiệm, khắc phục cho lần mua hàng sau, góp phần hoàn thiện công tác mua hàng. 4. Các báo cáo hàng tồn kho Tại Xí nghiệp, các báo cáo về hàng tồn kho chủ yếu tập trung vào nội dung kiểm soát, phục vụ cho việc lập các báo cáo tài chính. Còn các báo cáo phục vụ cho việc đánh giá tình hình, hiệu quả tồn kho vẫn chưa được hình thành. Từ đó, em có một số ý kiến đóng góp về các báo cáo phục vụ quản lý tồn kho như sau: 4.1. Báo cáo phục vụ cho việc đánh giá 4.1.1. Đối với báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch mua hàng SVTH: Phan Thị Thu Thuỷ - Lớp 24KT5 Trang -8- Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Trần Thượng Bích La Hiện tại, với báo cáo này XN vẫn chưa áp dụng. Việc lập báo cáo này dựa trên việc ước tính số lượng hàng cần mua và đơn giá dự kiến đã được thực hiện khi lập kế hoạch mua hàng. Do vậy, khi lập báo cáo, ta lập so sánh giữa số thực tế và số kế hoạch cả về số lượng lẫn đơn giá. Như vậy nhà quản trị sẽ có cơ sở để tìm ra nhân tố ảnh hưởng: từng nhân tố số lượng, nhân tố giá ảnh hưởng như thế nào. Từ đó có thể quy trách nhiệm cho từng bộ phận có liên quan (bộ phận thu mua, bộ phận kế hoạch .). điều đó góp phần cho nhà quản trị ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn. BÁO CÁO TÌNH HÌNH THỰC HIỆN KẾ HOẠCH MUA HÀNG QUÝ II- 2008 STT Mặt hàng ĐVT Số lượng Đơn giá KH TT Mức CL % Chênh lệch KH TT Mức CL % Chênh lệch Dây hàn CO2 kg 3000 3100 100 3,22 16.000 16.500 500 3,03 Que hàn HVJ422 loại 4.0 kg 880 900 20 2,22 8.800 8.700 -100 -1,15 Cáp hàn 35 mét 150 130 -20 -15.3 63.000 63.000 0 0 . . . . . . . . * Trong đó: Mức chênh lệch = Thực tế - Kế hoạch Mức chênh lệch Thực tế 4.1.2. Báo cáo tình hình luân chuyển hàng hoá Báo cáo này nhằm cho thấy tốc độ luân chuyển của hàng tồn kho nhanh hay chậm để có chính sách quản lý, dự trữ tồn kho tốt hơn. Cũng với ý nghĩa đó, Xí nghiệp có thể lập báo cáo luân chuyển hàng hoá cho những mặt hàng thuộc các loại khác nhau để có thể thấy được mặt hàng nào có tốc độ quay nhanh, chậm so với kỳ trước. Đối với những hàng có tốc độ quay thấp hơn so với kỳ trước, nhà quản lý phải tìm hiểu rõ nguyên nhân và có những biện pháp thích hợp để tăng vòng quay của nó (như khuyến mãi, tiếp thị .) Đối với mặt hàng khác do tầm quan trọng và ảnh hưởng của nó không lớn trong giá trị hàng tồn kho thì có thể tuỳ theo yêu cầu quản lý cụ thể của nhà quản trị để lập hoặc không. BÁO CÁO TÌNH HÌNH LUÂN CHUYỂN HÀNG HOÁ LOẠI HÀNG SƠN S T T Mặt hàng Kì trước Kì này Chênh lệch HTK bình quân GVHB Số vòng quay HTK bình quân GVHB Số vòng quay Mức % Sơn 314.569.073 629.138.146 2 414.589.472 1.243.768.416 3 SVTH: Phan Thị Thu Thuỷ - Lớp 24KT5 Trang -9- x 100% % Chênh lệch = Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Trần Thượng Bích La trắng M100 … … * Trong đó: HTK kỳ trước + HTK kỳ này 2 Giá vốn hàng bán HTK bình quân 4.1.3. Báo cáo đánh giá tình hình cung ứng hàng hoá Trong báo cáo phục vụ việc đánh giá, XN nên tổ chức thực hiện theo dõi và đánh giá tình hình cung ứng hàng hoá. Bởi vì, trong mọi doanh nghiệp, hàng hoá phải đảm bảo được cung cấp một cách đầy đủ, kịp thời, đúng quy cách, chất lượng thì kinh doanh mới ổn định. Việc đánh giá tình hình cung ứng cũng nằm trong yêu cầu quản lý về tồn kho. Để đánh giá tình hình cung ứng hàng hoá cũng như tìm hiểu nguyên nhân về những trường hợp bất hợp lý trong cung ứng, ta phải xem xét tình hình cung ứng về mặt số lượng, tính kịp thời và cả quy cách chất lượng của hàng hoá. + Tình hình cung ứng về mặt số lượng: Yêu cầu của cung ứng là phải đảm bảo đủ cho kinh doanh cũng không được cung ứng quá mức yêu cầu, dẫn đến dự trữ quá lớn. Để kiểm tra, đánh giá yêu cầu này trong cung ứng hàng hoá ta thực hiện nội dung sau: Ta tính tỷ lệ phần trăm hoàn thành kế hoạch cung ứng của từng loại hàng hoá: Tỷ lệ % hoàn thành kế hoạch cung ứng hàng hoá loại i = SL thực tế nhập trong kỳ loại i * 100% SL cần mua theo kế hoạch trong kỳ loại i Kế toán quản trị có thể lập mẫu báo cáo như sau: BÁO CÁO TÌNH HÌNH CUNG ỨNG HÀNG HOÁ VỀ SỐ LƯỢNG Tên mặt hàng SL thực nhập SL cần mua theo kế hoạch Tỷ lệ % hoàn thành kế hoạch Que hàn HVJ422 loại 4.0 900 880 102,27% Cáp hàn C35 130 150 86,7% … … Tỷ lệ này phải bằng hoặc lớn hơn 1 mới thể hiện là hoàn thành kế hoạch cung ứng . Tuy nhiên nếu vượt quá lớn cũng là điều không tốt, vì sẽ dự trữ dư thừa, lãng phí vốn. Trường hợp nhỏ hơn 1 sẽ có thể gây nên tình trạng thiếu hàng làm mất doanh thu, lợi nhuận, và cả uy tín của XN. Do vậy, cần phải tìm hiểu rõ nguyên nhân không cung ứng đủ hàng này. SVTH: Phan Thị Thu Thuỷ - Lớp 24KT5 Trang -10- HTK bình quân = Số vòng quay HTK = [...]... đặt hàng phù hợp Đối với nhóm mặt hàng chiếm giữ giá trị lớn trong tổng số tồn kho nên với nhóm hàng này, XN phải tính toán cẩn thận để tìm mức đặt hàng hợp lý Ví dụ: mặt hàng Dây hàn có mức tiêu thụ dự kiến mỗi ngày khoảng 30kg Trong khi đó, mặt hàng là mặt hàng của công ty Nam Việt, trụ sở tại Hải Phòng nên thời gian giao nhận hàng dài, dự kiến. .. có hay nói cách khác các báo cáo phục vụ cho việc ra quyết định về hàng tồn kho chưa được áp dụng Vấn đề đặt hàng với quy mô bao nhiêu để chi phí tồn kho là nhỏ nhất ? khi nào thì đặt hàng ? Mức dự trữ bảo hiểm trong kho là bao nhiêu ? là những vấn đề mà nhà quản lý hàng tồn kho quan tâm, do vậy, kế toán quản trị phải cung cấp những thông tin để... Bao gồm: chi phí lưu kho hàng hoá là 4.000.000 và chi phí đặt hàng là 3.000.000 Tổng chi phí tồn kho cao hơn mức tồn kho tối ưu là 3.000.000 Tuy nhiên, với khối lượng mua này, doanh nghiệp thu được phần chiết khấu 2% trên toàn bộ nhu cầu hàng cần mua trong năm Với giá bán 900.000đồng/thùng, có thể tính được tổng giá trị chiết khấu mà công ty có thể được... tình trạng hàng hoá không về kịp để đáp ứng nhu cầu, làm mất cơ hội kinh doanh Còn đối với những hàng hoá có mức tiêu thụ chậm hơn, và thời gian nhận hàng nhanh thì mức đặt hàng như trên lại quá cao, dẫn đến đặt hàng quá sớm, không cần thiết Theo em nghĩ, XN nên phân loại các mặt hàng nào quan trọng, có giá trị cao, mức sử dụng cao; mặt hàng nào... của nhà quản lý, kế toán quản trị sử dụng các phương pháp phân tích thích hợp, chọn lọc những thông tin cần thiết rồi tổng hợp, trình bày chúng theo một trình tự dễ hiểu nhất và truyền đạt thông tin này cho nhà quản trị Từ đó nhà quản trị có cơ sở lựa chọn ra quyết định phù hợp nhất SVTH: Phan Thị Thu Thuỷ - Lớp 24KT5 Trang -11- Khóa luận tốt nghiệp GVHD:... bày, lượng hàng đặt tối ưu được xác định bằng công thức : EOQ = 2.Da.S H * Trong đó : Da là nhu cầu tiêu thụ một năm S là chi phí đặt hàng không phụ thuộc vào qui mô H là chi phí lưu kho trên một đơn vị hàng trong năm Giả sử XN có lượng bán Sơn trắng M100 hằng năm là 1000 thùng(20 lít/thùng) Chi phí cho một lần đặt hàng : S = 300.000 đồng Chi phí lưu kho/ thùng:... chi phí mua và tồn trữ sản phẩm Sơn trắng M100 ở mức thấp nhất là 101 đơn vị cho mỗi lần đặt hàng Và đây là mức đặt hàng hiệu quả nhất trong trường hợp có chiết khấu như trên 5 Xây dựng thời điểm đặt hàng tại XN Xác định thời điểm đặt hàng là xác định khi nào đặt hàng Việc xác định thời điểm đặt hàng hợp lý giúp cho hàng hoá về kịp thời không... Trong đó: Lr là mức đặt hàng lại d là nhu cầu tiêu thụ trong một ngày t là thời gian từ lúc đặt hàng cho đến khi nhận hàng Ibh là mức dự trữ bảo hiểm cho mặt hàng này (nếu có) Tương tự, ta tìm mức đặt hàng lại cho các mặt hàng khác: Mặt hàng Nhu cầu 1 ngày- d Dây hàn CO2 Que hàn HVJ422 loại 4.0 … 30 50 Thời gian giao hàng dự kiến- t 4 5 Dự trữ bảo hiểm... Đối với nhóm mặt hàng là nhóm có giá trị thấp, nhu cầu tiêu thụ không cao, XN có thể sử dụg hệ thống tồn kho Min- Max để xác định thời điểm đặt hàng Hệ thống này xác định trước mức tồn kho tối thiểu và tối đa Mức tối đa tại XN có thể quy định là 40% nhu cầu trong tháng và có thể qui định với mức tối thiểu là 10% Định kỳ tồn kho sẽ được kiểm... cân đối trong suốt kỳ Việc cung ứng hàng hoá kịp thời có ý nghĩa quan trọng, bởi lẽ đôi khi tổng hàng hoá trong kỳ thì đáp ứng đủ nhu cầu nhưng lại về quá trễ, làm bỏ lỡ cơ hội kinh doanh Do vậy, nếu hàng hóa được dự trù và cung ứng kịp thời, XN sẽ có cơ hội thu lợi nhuận cao, ngược lại, sẽ bỏ mất cơ hội kinh doanh Việc lập báo cáo nội dung này . tốt nghiệp GVHD: Th.s Trần Thượng Bích La MỘT SỐ Ý KIẾN ĐÓNG GÓP VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI XÍ NGHIỆP KINH DOANH TỔNG HỢP. những nhận xét chung về thực trạng kế toán quản trị hàng tồn kho tại XN như sau: 1. Ưu điểm - Với đặc điểm về hàng tồn kho khá đa dạng,