Thực trạng công tác kế toán tập hợp chi phí sửa chữa và tính giá thành dịch vụ sửa chữa ở xí nghiệp bảo dưỡng của công ty ô tô xe máy hà bắc

Thực trạng công tác kế toán tập hợp chi phí sửa chữa và tính giá thành dịch vụ sửa chữa ở xí nghiệp bảo dưỡng của công ty ô tô xe máy hà bắcI Tổng quan về công ty ô tô xe máy hà bắc: 1 Q

Thực trạng công tác kế toán tập hợp chi phí sửa chữa và tính giá thành dịch vụ sửa chữa ở xí nghiệp bảo dưỡng của công ty ô tô xe máy hà bắc

I) Tổng quan về công ty ô tô xe máy hà bắc:

1) Quá trình hình thành và phát triển, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty ô tô xe máy Hà Bắc:

Công ty ô tô xe máy Hà Bắc được thành lập theo quyết định số 1124/1999/QĐ TTg ngày 20/9/1999 của Thủ tướng Chính phủ Công ty có văn phòng giao dịch đặttại Tân Lập-Đình Bản- thành phố Bắc Ninh – Tỉnh Bắc Ninh Công ty ô tô xe máy

-Hà Bắclà một công ty có tư cách pháp nhân độc lập theo quy định của pháp luậtNhà nước, công ty là một đơn vị hạch toán độc lập có con dấu riêng và chịu tráchnhiệm về mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của mình

Công ty ô tô xe máy Hà Bắc có một lịch sử vẻ vang và truyền thống hơn 40năm xây dựng và phát triển

Từ Xí nghiệp công tư hợp doanh vận tải ô tô Hà Bắc ra đời ngày 20/04/1960

theo quyết định của Uỷ ban Hành chính, trên các tuyến đường từ Bắc vào Nam, ởđâu cũng in dấu bánh xe của công ty tham gia vận chuyển hàng ngàn tấn lươngthực, thực phẩm, Đất nước thống nhất, trong hoàn cảnh khắc phục khó khăn dochiến tranh để lại, với phương tiện cũ xong công ty đã chủ động chuyển mô hình từsản xuất kinh doanh từ phục vụ chiến đấu sang phục vụ sản xuất nâng cao đời sốngnhân dân

Năm 1976, Nhà nước sáp nhập hai tỉnh Bắc Ninh và Bắc Giang Theo đó,

ngành vận tải ô tô cũng được sáp nhập và công ty trở thành Xí nghiệp liên hiệp vận

tải ô tô Bắc Giang Xí nghiệp được tổ chức lại từ ba xí nghiệp hạch toán độc lập

trước đây, đó là:

- Xí nghiệp vận tải ô tô Bắc Ninh

Xí nghiệp sửa chữa ô tô 2/9

Và hoạt động theo tổ chức mới từ ngày 01/01/1978 Từ năm 1978 đến năm

1985, xí nghiệp vẫn luôn năng động sáng tạo để dần dần từng bước nâng cao chấtlượng quản lý, đẩy mạnh sản xuất Do đó, tám năm liền xí nghiệp luôn là đơn vị

thực hiện suất sắc các nhiệm vụ chính trị và hoàn thành toàn diện kế hoạch Nhànước giao.

Năm 1992, tỉnh Bắc Ninh được tách ra làm hai tỉnh Bắc ninh và Bắc Giang do

đó xí nghiệp được thành lập theo quyết định số 592/QĐ - UB ngày 02/12/1992 của

Uỷ ban nhân dân tỉnh Nam Hà với tên gọi là Xí nghiệp liên hiệp vận tải ô tô Hà Bắc

Năm 1997, tỉnh Bắc Ninh được tách thành hai tỉnh: Nam Định và Hà Nam Nhờ

vậy, tên xí nghiệp được đổi thành Xí nghiệp liên hiệp vận tải ô tô Nam Định.

Năm 1999, căn cứ quyết định số 1124/1999/QĐ - TTg ngày 03/12/1999 củaThủ tướng chính phủ về việc phê duyệt phương án cổ phần hoá và quyết định

chuyển xí nghiệp liên hiệp vận tải ô tô Nam Định thành công ty cổ phần vận tải ô tô

Nam Định, công ty cổ phần vận tải ô tô Nam Định ra đời Sáng lập viên của công ty

là Nhà nước Công ty được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 056631ngày 29/12/1999 của Sở kế hoạch đầu tư tỉnh Nam Định Sau hai năm cổ phần hoá,công ty đã đứng vững trong cơ chế thị trường, sản xuất kinh doanh ổn định và pháttriển, đặc biệt các chỉ tiêu doanh thu, nộp ngân sách, thu nhập bình quân người laođộng tăng gấp đôi so với trước khi cổ phần hoá, ý thức chấp hành nội quy, quy chếcuả cán bộ công nhân viên nâng lên rõ rệt

Có thể nói, qua nhiều năm chia tách, sáp nhập, mặc dù có sự thay đổi trongquản lý điều hành cũng như trong sản xuất kinh doanh nhưng không vì thế mà công

ty làm ăn không có hiệu quả, mà ngược lại công ty ngày càng phát huy có hiệu quảviệc sử dụng vốn, đưa các mặt hàng sản xuất kinh doanh ngày càng phát triển ổnđịnh, đóng mới và sửa chữa thành những xe có chất lượng cao đảm bảo nhu cầu đilại của nhân dân

Hiện nay, ngành nghề kinh doanh chủ yếu của công ty là:

- Kinh doanh vận tải hành khách, hàng hoá

- Kinh doanh hoạt động dịch vụ bến bãi

- Kinh doanh đóng mới, sửa chữa và bảo dưỡng các phương tiện vận tải đườngbộ

- Kinh doanh vật tư, phụ tùng và xăng dầu phục vụ cho công tác bảo dưỡng sửachữa ô tô và vận tải

- Đào tạo và nâng cấp bậc công nhân cơ khí và lái xe

Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368

Với đặc điểm ngành nghề kinh doanh chủ yếu như trên, công ty cổ phần vận tải

ô tô Nam Định vừa là đơn vị sản xuất vừa là đơn vị kinh doanh dịch vụ vận tải, chonên sản phẩm chính của công ty là:

-Người vận chuyển ( Người ) -Tấn hàng luân chuyển ( Tấn- Km )-Người luân chuyển ( Người- Km ) -Số vỏ xe đóng mới ( Cái )

-Tấn hàng vận chuyển ( Tấn ) -Số xe sửa chữa ( Cái )

Vì là đơn vị kinh doanh vận tải nên công ty có phạm vi hoạt động trong vàngoài tỉnh, trên phạm vi cả nước và các nước láng giềng theo hiệp định ký kết đang

áp dụng giữa hai nước

Với chức năng và nhiệm vụ kể trên, trong những năm vừa qua công ty đã đạt đượcnhững bước tiến đáng kể trong việc tìm kiếm khách hàng Tuy nhiên do phải cạnhtranh gay gắt với các đơn vị khác trong cùng lĩnh vực nên công ty đã gặp nhiều khókhăn Tuy đã có cố gắng nhiều nhưng do thích nghi và hoà nhập chưa tốt với cơ chếmới của công ty cộng với những tác động khách quan cho nên hiệu quả kinh tế củacông ty đạt được vẫn còn chưa đều nhau giữa khối công nghiệp và khối vận tải Tuyvậy công ty bằng nhiều kinh nghiệm và cố gắng nên cũng đã khẳng định được chỗđứng của mình trong nền kinh tế thị trường và ngày càng làm ăn có lãi

2)Tổ chức kinh doanh và quản lý vận tải tại công ty ô tô xe máy Hà Bắc 2.1) Tổ chức hệ thống kinh doanh ở công ty ô tô Hà Bắc Công ty ô tô Hà

Bắclà một doanh nghiệp Nhà nước hạch toán kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân.Công ty thực hiện chỉ đạo tập trung thống nhất từ công ty đến các đơn vị trực thuộcnhằm đảm bảo phát huy tính năng động, sáng tạo, phối hợp nhịp nhàng các hoạtđộng chung của công ty để đạt được hiệu quả cao

Hiện nay, công ty có 6 đơn vị trực thuộc hạch toán kinh tế trong nội bộ công ty,

có tư cách pháp nhân theo sự uỷ quyền của giám đốc công ty Ngoài ra, còn có 4phòng ban trực thuộc văn phòng công ty làm nhiệm vụ giải quyết các công việcphát sinh hàng ngày và còn là tham mưu giúp việc cho giám đốc

2.2) Tổ chức quản lý ở công ty ô tô xe máy Hà Bắc

Tại công ty, bộ máy quản lý được tổ chức theo kiểu một cấp, có nghĩa là cácphòng ban giúp việc cho Hội đồng quản trị tức ban Giám đốc theo từng chức năng,nhiệm vụ của mình để ban Giám đốc ra các quyết định có lợi cho công ty, đồng

thời, ban Giám đốc trực tiếp đứng ra chỉ đạo sản xuất Ta có thể thấy được điều nàyqua sơ đồ sau:

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ chức bộ máy quản lý

Dựa vào sơ đồ này, chúng ta có thể thấy được chức năng và nhiệm vụ của từng

bộ phận như sau:

 Đại hội đại biểu cổ đông:

Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368

Đại hội đại biểu cổ đông

XN bảodưỡng ô tô

Đội xe ca

số 2

Phòng kếtoán tài vụ

Phó chủ tịch HĐQT kiêmphó giám đốc

XNbến xe

Đội xe ca

số 1

Phòng kỹthuật vật tư

Ban kiểm soátChủ tịch HĐQT kiêm

giám đốc điều hành

Phòng kếhoạch kinhdoanh

XN sửachữa ô tô

Đại hội đại biểu cổ đông là cơ quan cao nhất của công ty Đại hội đại biểu cổđông chỉ được coi là hợp lệ khi có ít nhất 3/4 đại biểu tham dự, mỗi cổ đông đạidiện cho 1000 cổ phiếu Đại hội cổ đông có nhiệm vụ sau:

Quyết định các vấn đề tổ chức nhân sự của công ty bao gồm: Thông qua điều lệcông ty và sửa đổi điều lệ, bầu Hội đồng quản trị, bầu ban kiểm soát và ban thanh lýquyết định giải thể công ty

Thông qua các báo cáo tổng hợp về tình hình sản xuất kinh doanh, quyết toántài chính của công ty trong niên độ kế hoạch trước đó, đề ra phương án lập các quỹ

và sử dụng lợi nhuận, đề ra phương hướng và kế hoạch sản xuất kinh doanh củanăm sau

 Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm giám đốc điều hành:

Giám đốc là người đại diện pháp nhân của công ty trong mọi giao dịch Giámđốc do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, giám đốc chịu trách nhiệm quản lý và điều hànhcông ty, thực hiện đầy đủ các kế hoạch sản xuất kinh doanh, xây dựng và trình kếhoạch dài hạn và kế hoạch hàng năm, các quy chế về quản lý, điều hành sản xuấtkinh doanh

 Phó chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm phó giám đốc công ty :

Phó giám đốc là người giúp việc cho giám đốc, thay mặt giám đốc giải quyếtcác công việc khi giám đi vắng hoặc có công việc đột xuất khi giám đốc uỷ quyền.Ngoài ra, phó giám đốc còn chịu trách nhiệm điều hành về công tác vận tải củacông ty

 Ban kiểm soát:

Là tổ chức thay mặt cổ đông để kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh, quản trị

và điều hành công ty

Ban kiểm soát có 3 người do đại đại biểu cổ đông bầu, có nhiệm vụ thực hiệnkiểm soát các hoạt động kinh doanh, kiểm tra sổ sách kế toán, tài sản, các báo cáoquyết toán năm tài chính của công ty

Phòng tổ chức lao động tiền lương, hành chính có nhiệm vụ tham mưu cho lãnhđạo cán bộ, tổ chức bộ máy, quản lý lao động, quản lý hồ sơ, tăng giảm lao động,

ký kết hợp đồng lao động, ban hành một số quy chế về công tác tiền lương của cán

bộ công nhân viên trong công ty và các chế độ đối với người lao động khi còn làmviệc và khi nghỉ chế độ Ngoài ra, phòng còn giúp việc cho giám đốc về công táckhen thưởng, kỷ luật trong toàn công ty

Phòng kế hoạch kinh doanh:

Phòng kế hoạch kinh doanh có nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất kinh doanh toàncông ty và cho các xí nghiệp thành viên, tham mưu giúp lãnh đạo giải quyết xử lýnhững vấn đề vướng mắc trong vận tải hành khách và trong sản xuất Ngoài ra, còn

có nhiệm vụ ký kết các hợp đồng vận tải với các tỉnh và các hợp đồng sửa chữađóng mới ô tô

kế toán tài vụ:

Phòng kế toán tài vụ có nhiệm vụ quản lý hạch toán, theo dõi vấn đề tài chínhcủa công ty Chỉ đạo việc thu – chi hàng ngày, quan hệ giao dịch với ngân hàng vàcác đối tác kinh doanh, thực hiện các chế độ báo cáo tài chính theo dõi sự biếnđộng của toàn bộ tài sản và nguồn vốn của công ty Thực hiện chức năng giám sátbằng tiền mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Đây là công cụ quantrọng nhất trong quản lý kinh tế của công ty, tham mưu cho giám đốc công tác tàichính thông qua mua sắm tài sản, thiết bị, vật tư dùng cho sản xuất

Phòng kỹ thuật vật tư:

Phòng kỹ thuật vật tư có nhiệm vụ kiểm tra kỹ thuật sản xuất đóng xe ô tô, kiểmtra và quản lý phương tiện vận tải, thiết bị máy móc toàn công ty, lập kế hoạch muasắm, dự trữ , quản lý nhập – xuất vật tư, phụ tùng, phương tiện vận tải mới, theo dõiđôn đốc bảo dưỡng thiết bị, trực tiếp điều hành cửa hàng vật tư, phụ tùng ô tô

 Các đơn vị thành viên:

Các đơn vị thành viên căn cứ vào khả năng lao động, thiết bị sản xuất, phươngtiện vận tải, nhu cầu thiết yếu của đơn vị mình để hàng năm thực hiện kế hoạch sảnxuất, kế hoạch vận tải của công ty giao cho

Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368

Giám đốc các đơn vị thành viên phải tìm mọi biện pháp để tổ chức thực hiệnhoàn thành kế hoạch được giao, phải tổ chức và sắp xếp lao động hợp lý, đảm bảophương tiện thiết bị có khả năng thực hiện tốt mức kế hoạch sản xuất của đơn vịmình.

Để tạo điều kiện cho các đơn vị thành viên chủ động khai thác được các nguồnhàng, giám đốc công ty uỷ quyền bằng văn bản cho giám đốc các đơn vị thành viênđược ký kết các hợp đồng kinh tế với các tổ chức kinh tế khác từng việc hoặc nhiềuviệc trong thời gian quy định theo đúng phạm vi, nhiệm vụ được giao Cuối tháng,các đơn vị thành viên trực tiếp gửi báo cáo kết quả hoạt động sản xuất của đơn vịmình về công ty đồng thời phản ánh các yêu cầu cần thiết cho việc sản xuất của đơn

vị bằng văn bản (nếu có) làm cơ sở cho việc báo cáo sơ kết đánh giá kết quả sản củatoàn công ty

Đến cuối quý, đơn vị phải lập đầy đủ, đúng theo các biểu báo cáo quy định củacông ty và các phòng nghiệp vụ hướng dẫn theo lịch quy định

3) Đặc điểm quy trình công nghệ sửa chữa ô tô của công ty ô tô xe máy Hà Bắc:

Công ty ô tô xe máy Hà Bắc có đặc điểm là vừa sản xuất, vừa kinh doanh dịch

vụ vận tải, do đó hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty được chia làm hai khối

là khối vận tải và khối công nghiệp Khối công nghiệp bao gồm hai xí nghiệp là xínghiệp bảo dưỡng ô tô có nhiệm vụ sửa chữa ô tô và xí nghiệp sửa chữa ô tô cónhiệm vụ đóng mới ô tô

 Đối với việc bảo dưỡng sửa chữa ô tô được thực hiện tại xí nghiệp bảo dưỡng ô tô :

Khi khách hàng đưa xe đến để đại tu, công ty sẽ tiến hành ký kết hợp đồng đốingoại (tức là việc ký kết hợp đồng diễn ra trực tiếp giữa phòng kế hoạch kinh doanh

với khách hàng) Sau đó, sẽ tiến hành làm tiếp hợp đồng đối nội giữa phòng kếhoạch kinh doanh và xí nghiệp bảo dưỡng.

Sau khi đã hoàn tất các thủ tục và hợp đồng, xe được bàn giao cho xí nghiệpbảo dưỡng Bước đầu tiên, tổ tháo rỡ tiến hành công việc tháo rời theo cụm ( máy,gầm, điện, đệm ) Tiếp theo đó, tổ kiểm tu tiến hành kiểm tra, đánh giá chất lượngcủa từng chi tiết, loại nào dùng được, loại nào cần sửa chữa, loại nào bỏ đi để thaythế mới Sau đó, các tổ khác tiến hành sửa chữa, gia công hoàn chỉnh từng bộ phận,tiến hành lắp ráp toàn bộ theo quy trình kỹ thuật của từng xe và cho xe chạy thử.Cán bộ KCS xuống kiểm tra thông số kỹ thuật, công suất xe, đồng thời hoànchỉnh xe giao cho khách hàng

Quá trình bảo dưỡng sửa chữa ô tô được thể hiện qua sơ đồ 2.2

Sơ đồ 2.2: Sơ đồ quy trình sửa chữa ô tô

Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368

Cabin,

thùng xe

Vật tư

thay thế Tháo rời chi tiết

kiểm tra, phân loại

Gia công

cơ khí

4) Đặc điểm công tác kế toán tại công ty ô tô xe máy Hà Bắc:

4.1)Tổ chức bộ máy kế toán:

Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh là một công ty có quy môlớn, nhiều đơn vị thành viên và để phù hợp với yêu cầu quản lý, bộ máy kế toán củacông ty được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung Nghĩa là, toàn bộ công việc

kế toán của công ty được tập trung thực hiện tại phòng kế toán tài vụ dưới sự chỉđạo trực tiếp của kế toán trưởng từ khâu tập hợp số liệu, ghi sổ kế toán đến việc lậpcác báo cáo tài chính Các đơn vị trực thuộc cũng có kế toán riêng nhưng không tổchức thành một bộ phận kế toán riêng tại các đơn vị này mà các nhân viên kế toántại đây chỉ làm nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tra hạch toán ban đầu, thu nhận chứng từ

và ghi chép vào sổ sách hạch toán nội bộ một cách đơn giản và hàng tháng lập cácbáo cáo gửi về phòng kế toán tài vụ của công ty để tổng hợp lại và ghi sổ tổng hợp.Phòng kế toán tài vụ của công ty có chức năng và nhiệm vụ sau:

Một là, quản lý và điều hành công tác tài chính và hạch toán kế toán trong toàncông ty.

Hai là, thu nhận và kiểm tra các báo cáo ở các đơn vị trực thuộc và lập báo cáochung cho toàn công ty

Ba là, hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán ở các đơn vị trực thuộc

Với cách tổ chức bộ máy kế toán như trên, mối quan hệ phụ thuộc trong bộ máy

kế toán trở nên đơn giản, thực hiện trong một cấp kế toán tập trung, đảm bảo phục

vụ tốt cho công tác quản lý

Trong bộ máy kế toán của phòng kế toán tài vụ trực thuộc văn phòng công ty có

8 người gồm 1 nam và 7 nữ Kinh nghiệm làm việc của người thấp nhất là 2 năm vàcủa người cao nhất là 33 năm Trong đó, trình độ của các nhân viên kế toán là: 3người tốt nghiệp đại học, 1 người tốt nghiệp cao dẳng và 4 người tốt nghiệp trungcấp Ngoài những nhân viên kế toán tại văn phòng công ty, ở mỗi đơn vị trực thuộc,công ty cũng bố trí 2 nhân viên kế toán Các nhân viên kế toán này cũng có trình độ

và kinh nghiệm làm việc tương đương với những nhân viên kế toán tại văn phòngcông ty

Bộ máy kế toán của công ty có cơ cấu như sau:

Đứng đầu là kế toán trưởng với chức năng và nhiệm vụ như sau:

Phụ trách chung các mặt hoạt động của phòng kế toán tài vụ và là người chịutrách nhiệm lớn về mặt quản lý kinh tế tài chính của toàn công ty Chỉ đạo phâncông nhiệm vụ, lập chương trình công tác của tháng, quý, năm cho những ngườitrong phòng Trực tiếp phụ trách phần tài chính, các khoản phải thu, phải trả hàngngày, công nợ xử lý kịp thời và thường xuyên báo cáo với giám đốc để có thể đưa racác biện pháp giải quyết hợp lý và hiệu quả nhất Tham gia vào những chủ trươngđầu tư, các hợp đồng lớn của công ty có liên quan đến nhiều hoạt động tài chính.Tập hợp và hệ thống các chế độ, chính sách, các quy định hướng dẫn và vận dụng,

áp dụng vào công ty Thảo ra các công văn và dự thảo các văn bản có liên quan đếnquản lý tài sản, nguồn vốn để trình giám đốc công ty ký duyệt Ký duyệt các khoảnthu, chi hàng ngày, các báo cáo tài chính theo quy định của Nhà nước

Kế toán tiền mặt- ngân hàng: Có chức năng và nhiệm vụ sau:

Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368

Theo dõi mở sổ giao dịch, đối chiếu, thực hiện lệnh thu- chi, lập kế hoạch vayvốn, lập các chứng từ giao dịch với Ngân hàng Theo dõi và hạch toán các nghiệp

vụ kinh tế phát sinh, tình hình công nợ, thanh quyết toán các khoản tạm ứng trongtháng, thanh quyết toán các khoản phải thu- phải trả đúng kỳ

Kế toán vật tư, tài sản cố định: Có nhiệm vụ:

Quản lý toàn bộ tài sản cố định, theo dõi tình hình tăng, giảm tài sản cố định,tình hình mua sắm mới, đầu tư xây dựng cơ bản, biến động, điều động tài sản cốđịnh trong toàn công ty Theo dõi quản lý khấu hao và trích khấu hao tài sản cố địnhcho các đối tượng, đại tu sửa chữa của các loại tài sản cố định để tính khấu hao vàxác định giá trị còn lại Theo dõi và kiểm tra các khâu nhập – xuất vật tư, phụ tùngtrong kỳ

Kế toán tiền lương: Có nhiệm vụ theo dõi và tính toán tiền lương và thực hiệntrích nộp BHXH cho toàn thể cán bộ công nhân viên trong toàn công ty

Kế toán tổng hợp kiêm kế toán chi phí và giá thành:Có nhiệm vụ sau:

Tập hợp chi phí sản xuất để tính giá thành, phân bổ từng loại chi phí theo đúngđối tượng, cung cấp kịp thời số liệu và thông tin Định kỳ cung cấp các báo cáo vềchi phí sản xuất cho kế toán trưởng và giám đốc, đồng thời phân tích tình hình thựchiện kế hoạch giá thành và hạ giá thành sản phẩm, từ đó có những đề xuất về cácbiện pháp để giảm giá thành và tiết kiệm chi phí sản xuất cho công ty Thu thập vàtổng hợp lại các số liệu từ các báo cáo kế toán của các đơn vị trực thuộc

Thủ quỹ : Là người quản lý tiền mặt tại quỹ của công ty Thủ quỹ có nhiệm

vụ trực tiếp quản lý các khoản thu- chi tiền mặt khi có chứng từ hợp lệ, thủ quỹ làmột nữ nhân viên kế toán tại công ty

Kế toán tại các đơn vị trực thuộc: Tại mỗi đơn vị trực thuộc có hai nhân viên

kế toán Các nhân viên này có nhiệm vụ thu nhận các chứng từ liên quan trực tiếpđến đơn vị của mình và ghi chép sổ sách một cách giản đơn để cuối tháng lập báocáo gửi về phòng kế toán tài vụ trên văn phòng công ty

Qua những phân tích trên, ta có thể khái quát bộ máy kế toán của công ty thôngqua sơ đồ sau:

Như vậy, việc tổ chức bộ máy kế toán của công ty là hoàn toàn phù hợp với đặcđiểm vừa sản xuất vừa kinh doanh dịch vụ vận tải và phù hợp với quy mô hoạt độngcủa công ty Tổ chức bộ máy kế toán như vậy đã giúp cho các cấp lãnh đạo công tytrong việc theo dõi hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty từ đó có những đườnglối chính sách đúng đắn Có thể nói đó là bộ máy giúp việc đắc lực cho lãnh đạocông ty

4.2)Tổ chức vận dụng chế độ kế toán tại công ty:

Công ty ô tô xe máy Hà Bắc là một doanh nghiệp Nhà nước nên hệ thống chứng

từ kế toán của công ty sử dụng đầy đủ các biểu mẫu chứng từ theo đúng chế độ kếtoán do Bộ tài chính ban hành Các chứng từ đó bao gồm:

-Chứng từ về quỹ gồm có: phiếu thu, phiếu chi, biên bản kiểm kê quỹ, giấy đềnghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng

-Chứng từ về tiền gửi ngân hàng gồm: uỷ nhiệm chi, sec, phiếu chuyển khoản.-Chứng từ bán hàng và quản lý gồm: hoá đơn thuế GTGT, hoá đơn kiêm phiếuxuất kho, hợp đồng mua bán ô tô, hợp đồng cung cáp dịch vụ thuê xe, hợp đồng sửachữa ô tô, các hoá đơn tìên điện, hoá đơn tiền nước,

-Chứng từ về tài sản cố định(TSCĐ): biên bản giao nhậnTCĐ, thẻ TSCĐ, biênbản thanh lý TSCĐ, biên bản đánh giá lại TSCĐ, biên bản giao nhận TSCĐ sửa

Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368

Sơ đồ 2.3: Sơ đồ bộ máy kế toán

Thủ quỹ

Kế toán tại các đơn vị trực thuộc

Kế toántiền lương

và BHXH

Kế toán vật

tư, tài sản

cố định

chữa lớn hoàn thành, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ.

Tuy nhiên, do đặc thù của công ty là làm công tác sản xuất và kinh doanh dịch

vụ vận tải, nên ngoài những chứng từ theo biểu mẫu kể trên, công ty còn sử dụngthêm một số chứng từ viết tay hoặc do mua ngoài để phản ánh ở các đơn vị trựcthuộc như vé xe ô tô, giấy thanh toán tiền taxi phục vụ người dân, các khoản thu vềdịch vụ bến bãi,

Còn về hệ thống tài khoản, công ty áp dụng hệ thống tài khoản cấp I và cấp II

do Nhà nước ban hành Nhưng do phạm vi hoạt động rộng lớn, cộng thêm nhiềuđơn vị thành viên làm các công tác sản xuất và dịch vụ khác nhau nên công ty đãchi tiết đến tài khoản cấp III Vì xí nghiệp bến xe là đơn vị trực thuộc duy nhất trựctiếp thu tiền dịch vụ và có quỹ riêng nên để tiện theo dõi tiền mặt tồn quỹ của toàncông ty, công ty đã mở chi tiết TK1111 đến tiểu khoản cấp III để theo dõi cho xínghiệp bến xe và cho công ty Và vì được tổ chức bởi nhiều đơn vị thành viên, nên

để theo dõi hiệu quả sản xuất kinh doanh của từng đơn vị thành viên, công ty chitiết TK5113 và TK631 đến tiểu khoản cấp III và IV, mỗi một chữ số khác nhau ởtiểu khoản này đại diện cho một đơn vị thành viên Công ty tổ chức hạch toán nội

bộ nên phát sinh nhiều khoản phải thu của các đơn vị thành viên, nếu dùng chungmột tài khoản cấp II là TK1368 cho tất cả các đơn vị thì khó theo dõi, do đó, công

ty cũng chi tiết đến tài khoản cấp III cho TK1368

Hiện tại, đơn vị đang áp dụng chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo quyếtđịnh số 1141/TC/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ tài chính về chế độ kế toán tại cácdoanh nghiệp Do đặc điểm là một công ty lớn, công việc sản xuất chủ yếu là theohợp đồng nên công ty áp dụng hình thức Nhật ký chứng từ Niên độ kế toán củacông ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm Các báo cáo tàichính của công ty được lập bằng đồng Việt Nam(VNĐ) theo các nguyên tắc và quyđịnh của chế độ tài chính kế toán Việt Nam Công ty tổ chức lập và phân tích cácbáo cáo kế toán theo đúng “Chế độ báo cáo tài chính doanh nghiệp” bao gồm cácbiểu mẫu sau:

-Bảng cân đối kế toán – Mẫu số B01-DN

-Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh – Mẫu số B02-DN

-Thuyết minh báo cáo tài chính– Mẫu số B09-DN

Mỗi quý, trên cơ sở các đơn vị trực thuộc gửi báo cáo về phòng kế toán tài vụ,

kế toán tổng hợp sẽ tập hợp lại và lập báo cáo chung cho toàn công ty Các báo cáotài chính của công ty được lập theo quý và năm, thời hạn gửi báo cáo tài chính quýchậm nhất là 20 ngày từ ngày kết thúc quý, còn đối với các báo cáo tài chính nămthì thời hạn nộp chậm nhất là 30 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính Cuối mỗiniên khoá, hội đồng quản trị xem xét thông qua quyết toán để trình đại hội cổ đôngcác báo cáo tài chính nêu trên Cuối mỗi niên độ kế toán, công ty phải gửi các báocáo tài chính cho cơ quan tài chính, chi cục thuế, và các cơ quan quản lý khác.Ngoài những báo cáo bắt buộc, công ty còn phải lập thêm các biểu mẫu khác như:báo cáo giá thành, báo cáo tăng giảm và hao mòn TSCĐ báo cáo tăng giảm nguồnvốn kinh doanh

Tương ứng với hình thức ghi sổ kế toán Nhật ký chứng từ, hiện nay, công ty tổchức các loại sổ kế toán như sau:

-Sổ Cái các tài khoản

-Các Nhật ký chứng từ số 1,2,4,5,6,7,8,9,10 (lập riêng cho từng đơn vị và chotoàn công ty)

-Các bảng kê số 1, 2,3,4,5,6 (lập riêng cho từng đơn vị và cho toàn công ty).-Các bảng phân bổ, sổ chi tiết (về theo dõi vật liệu và thành phẩm)

Vì công ty được tổ chức bởi nhiều đơn vị trực thuộc nên để tiện cho việc theodõi công ty tiến hành mở cho mỗi đơn vị trực thuộc một hệ thống sổ chi tiết và tổnghợp riêng theo hình thức sổ Nhật ký chứng từ, sau đó, căn cứ vào các sổ tổng hợp

và chi tiết của từng đơn vị trực thuộc công ty tiến hành mở sổ chung cho toàn công

ty chi tiết theo hai khối: khối công nghiệp và khối vận tải để làm cơ sở lập các báocáo trình đại hội cổ đông Việc mở sổ riêng cho từng đơn vị và chung cho toàn công

ty như vậy sẽ giúp cho công ty đảm bảo theo dõi sát sao tình hình hoạt động cũngnhư hiệu quả sản xuất kinh doanh của từng đơn vị từ đó thấy được hướng phát triểnchung cho toàn công ty

Ta có thể khái quát quy trình ghi sổ chi phí sửa chữa và tính giá thành dịch vụsửa chữa của công ty như sau:

Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368

Chứng từ gốc và cácbảng phân bổ

4, các sổ kế toán chi tiết về vật tư và tiền lương để ghi vào Nhật ký chứng từ số 7 vàvào sổ Cái TK621, 622, 627, 154; cũng vào cuối tháng, từ sổ kế toán chi tiết vật tư

và tiền lương để ghi vào bảng tổng hợp xuất vật tư và bảng tổng hợp lương và đốichiếu các bảng tổng hợp này với sổ Cái TK621, 622, 627 để đảm bảo tính khớpđúng Vào cuối tháng, kế toán giá thành sẽ căn cứ vào bảng kê số 4 để lập bảng tínhgiá thành dịch vụ sửa chữa cho xí nghiệp bảo dưỡng Cuối tháng, sau khi đối chiếu

và kiểm tra số liệu giữa sổ Cái TK621, 622, 627 với các bảng tổng hợp nói trên đảmbảo tính khớp đúng giữa các số liệu, kế toán sẽ căn cứ vào bảng kê số 4, Nhật kýchứng từ số 7, sổ Cái TK621, 622, 627, bảng tính giá thành các bảng tổng hợp đểlên báo cáo tài chính

Sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu, tiền

Bảng tổng hợp xuất vật

tư, tổng hợp tiền lương

Báo cáo tài chính

Sơ đồ 2.4: Sơ đồ trình tự ghi sổ

II)Tình hình tổ chức kế toán chi phí sửa chữa tại Xí nghiệp bảo dưỡng của công

ty ô tô xe máy hà bắc

1) Đối tượng tâp hợp chi phí:

Công ty ô tô xe máy Hà Bắc với sản phẩm sản xuất chủ yếu là sửa chữa các loại

ô tô theo yêu cầu của khách hàng và phục vụ trực tiếp cho nhu cầu của công ty.Dịch vụ sửa chữa mang đặc điểm gắn liền với chu kỳ sản xuất ngắn nhưng chi phílại rất đa dạng và phức tạp Mặt khác, công việc sửa chữa ô tô lại mang tính chấtđơn chiếc, theo hợp đồng, đồng thời công ty thực hiện chính sách khoán gọn chotừng đơn vị thành viên Xuất phát từ thực tế đó, công ty đã tổ chức theo dõi và tậphợp chi phí cho từng đơn vị trực thuộc Theo đó, hàng tháng, kế toán tiến hành tậphợp chi phí phát sinh ở từng đơn vị và tổng hợp lại theo từng khoản mục để tính rachi phí chung cho toàn công ty của tháng đó Do đó, đối tượng tập hợp chi phí sửachữa của công ty là toàn bộ xí nghiệp bảo dưỡng ô tô

2)Phương pháp kế toán tập hợp chi phí sửa chữa:

Cùng với việc sử dụng các chứng từ theo quy định, như trên đã nói, công ty còn

mở riêng cho xí nghiệp bảo dưỡng một hệ thống sổ chi tiết và sổ tổng hợp theohình thức Nhật ký chứng từ Việc mở hệ thống sổ riêng như vậy giúp công ty theodõi được sát sao hơn tình hình thực hiện nhiệm vụ cũng như hiệu quả sản xuất kinhdoanh của xí nghiệp bảo dưỡng Để hạch toán chi phí sửa chữa của xí nghiệp bảodưỡng, công ty tiến hành theo quy trình như sau:

a)Kế toán tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:

Chi phí nguyên vật liệu chính dùng vào sản xuất công nghiệp là những chi phí

về các loại máy móc, động cơ ô tô, các loại phụ tùng thay thế, các loại sắt, thépcácbon C45, tôn lá đen CT3 Đây là những khoản chi phí chiếm tỷ trọng lớn nhấttrong tổng giá thành( khoảng 50- 55%) Việc xuất nguyên vật liệu chính dùng chosản xuất công nghiệp là căn cứ vào giấy đề nghị vật tư của XN bảo dưỡng Khi phátsinh một hợp đồng sửa chữa, đơn vị trực thuộc thuộc khối công nghiệp sẽ căn cứvào mức độ sửa chữa để lập giấy đề nghị xuất vật tư gửi lên phòng kỹ thuật vật tư(nhưng cũng có những vật tư đơn vị trực thuộc phải đi mua).Trên giấy đề nghị cóghi rõ lượng vật tư, loại vật tư cần dùng, hợp đồng nào, đơn vị nào

Trường hợp vật liệu có trong kho của công ty :Khi phát sinh hợp đồng sửa chữa số 4, phòng kỹ thuật của XN bảo dưỡng sẽ căn cứ vào mức độ sửa chữa để

Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368

tính ra lượng vật tư cần thiết và trình lên giám đốc XN Khi đó, giám đốc đơn vị sẽ lập giấy đề nghị xuất vật tư gửi lên phòng kỹ thuật vật tư của công ty xin xuất vật

tư

Mẫu số 01

Công ty ô tô xe máy Hà Bẵc

giấy đề nghị xuất vật tưNgày 08 tháng 02 năm 2007Kính gửi: Phòng kỹ thuật vật tư công ty

Tên tôi là: Nguyễn Hoàng Nam Chức vụ: Giám đốc XN bảo dưỡng ô tô

Địa chỉ: XN bảo dưỡng ô tô

Đề nghị cho xuất vật tư dùng cho hợp đồng sửa chữa trung tu xe NISSAN số 4 nhưsau:

GĐ XN bảo dưỡng (Ký, họ tên)

Biểu số 01

Công ty ô tô xe máy Hà Bắc

Sổ giao nhận vật tư Ngày 10/02/2007 Hồi: 10h30 phút

Tại kho: Vật liệu chínhXuất cho: XN bảo dưỡng

Lý do xuất: dùng cho hợp đồng sửa chữa số 4

Thủ kho

(Ký, họ tên)

Kế toán đơn vị(Ký, họ tên)

Trường hợp trong kho công ty không có, xí nghiệp phải tự đi mua: Để sửa chữa ô

tô NISSAN của hợp đồng sửa chữa số 4 cần thay thế một ống dẫn trục nhưng trong kho công ty không có Căn cứ vào giá trị thực tế trên thị trường của ống dẫn trục, phòng kỹ thuật vật tư của XN sẽ lập giấy đề nghị tạm ứng tiền để nhân viên kỹ thuật của XN đi mua.

Mẫu số 02

Công ty ô tô xe máy Hà Bắc

Giấy đề nghị tạm ứngNgày 07 tháng 02 năm 2007

Số: 50Kính gửi: Giám đốc công ty

Tên tôi là: Nguyễn Hoàng Hải Chức vụ: Nhân viên kỹ thuật vật tư XN bảodưỡng

Địa chỉ: Phòng kỹ thuật vật tư XN bảo dưỡng

Đề nghị cho tạm ứng số tiền : 122.000 ( viết bằng chữ: Một trăm hai mươi hai ngànđồng chẵn)

Lý do tạm ứng: Mua một cái ống dẫn trục dùng cho hợp đồng sửa chữa số 4

Thời hạn thanh toán : Cuối ngày 07 tháng 02 năm 2007

GĐ công ty

(Ký, họ tên)

Kế toán trưởng(Ký, họ tên)

GĐ XN bảo dưỡng(Ký, họ tên)

Người nhận tiền(Ký, họ tên)

ở kho, thủ kho sẽ kết hợp với kế toán các đơn vị trực thuộc tiến hành theo dõi

và quản lý nguyên vật liệu chính xuất sử dụng trong tháng Khi xuất kho nguyên vậtliệu chính, lượng xuất kho sẽ được thủ kho và kế toán các đơn vị trực thuộc theo dõitrên sổ giao nhận vật tư do thủ kho và kế toán các đơn vị trực thuộc lập và ký nhậnchéo Căn cứ vào phiếu xuất kho, sau khi kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng

từ, kế toán vật tư sẽ tính ra giá thực tế vật liệu chính xuất dùng theo phương phápFIFO và ghi vào sổ chi tiết vật tư, từ đó vào bảng tổng hợp xuất vật tư lập riêng chovật liệu chính rồi vào bảng phân bổ nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ (bảng phân

Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368

bổ số 2) và vào sổ Cái TK621 Khi đơn vị tự đi mua thì kế toán sẽ căn cứ vào hoáđơn mua hàng và giấy đề nghị tạm ứng để vào bảng phân bổ số 2 và vào sổ CáiTK621.

Đối với chi phí nguyên vật liệu chính, số liệu trên bảng phân bổ số 2 được ghivào bảng kê số 04 (trang 60) phần:

Nợ TK621(XN bảo dưỡng): 320.150.000

Có TK152(1521): 320.150.000

Tập hợp chi phí nguyên vật liệu phụ dùng vào sản xuất là những chi phí vềcác loại ốc vít, đinh ốc, bột tan, bông, đệm, chi phí này chiếm một tỷ trọng nhỏtrong tổng giá thành sản phẩm ( khoảng 2,5- 4%) Quy trình xuất và xác định giá trịthực tế vật liệu phụ xuất kho cho sản xuất và ghi sổ cũng được thực hiện giống nhưđối với nguyên vật liệu chính

Đối chi phí nguyên vật liệu phụ, số liệu trên bảng phân bổ số 02 sẽ được ghivào bảng kê số 04 (trang 60) phần:

Nợ TK621(XN bảo dưỡng): 16.240.000

Có TK152(1522): 16.240.000

Biểu số 02

sổ chi tiết vật tưTên vật liệu: Tôn kẽm 1,2 ly 1m x 2m

Kho: Vật liệu chínhĐơn vị sử dụng: XN bảo dưỡng ô tô

cơ khí Trần Hưng Đạo

100

81.260 84.105

1.625.200 8.410.500

NISSAN

20 30

81.260 84.105

1.625.200 2.523.150

100 70

84.105 84.105

8.410.500 5.887.350

Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368

(Ký,họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Biểu số 03

bảng tổng hợp xuất vật tưLoại vật liệu: Vật liệu chínhĐơn vị sử dụng: XN bảo dưỡng ô tô

Kế toán trưởng(Ký, họ tên)

Biểu số 04 (Bảng phân bổ số 2):

bảng phân bổ nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ

Đơn vị sử dụng: XN bảo dưỡng

Kế toán trưởng(Ký, họ tên)

Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368

Biểu số 05

sổ cáiTài khoản: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Số hiệu tài khoản: 621Đơn vị sử dụng: XN bảo dưỡng

Số dư đầu năm

Ghi Có các tài khoản, đối ứng

Nợ với tài khoản này

b) Kế toán tập hợp chi phí nhân công trực tiếp:

Vì công ty thực hiện biện pháp khoán gọn cho các đơn vị sản xuất khối côngnghiệp nên cứ mỗi hợp đồng sửa chữa ô tô, công ty chỉ thu 20% giá trị hợp đồng,còn lại 80% đơn vị được hưởng Tuy nhiên, trong số 80% đó, công ty sẽ trừ đi phầnnguyên vật liệu đã xuất dùng cho các đơn vị

Hàng tháng, kế toán của XN bảo dưỡng sẽ theo dõi và ghi chép chính xác vềgiờ công làm việc của từng tổ, đội trong đơn vị và của từng công nhân Cuối tháng,

kế toán của đơn vị sẽ tính toán và chia lương cho từng công nhân Cụ thể việc tínhtoán và chia lương sẽ căn cứ vào tổng số giờ công đã bỏ ra để hoàn thành hợp đồng