THỰC TRẠNG KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN THANH TOÁN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN KHÍ CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN THANH TOÁN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN KHÍ CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM 1.. Công ty sửdụng đơn vị tiền tệ thống nhất là đồng Việt Nam và sử dụng phần mềm kế

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN THANH TOÁN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN KHÍ CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM

1 Đặc điểm của công tác vốn bằng tiền mặt

- Kế toán tiền mặt có vai trò vô cùng quan trọng trong Công ty vàviệc quản lý đơn vị và là tài sản tồn tại trực tiếp Bởi kế toán tiền mặt sẽcung cấp cho thống kê nguồn số liệu quan trọng để tiến hành phân tích cácchỉ tiêu kinh tế như:

- Từ nguồn số liệu kế toán tiền mặt (chi tiết thu chi) thì sẽ biết đượcviệc ghi chỉ tiêu là tiết kiệm hay lãng phí để từ đó có biện pháp khắc phụccho phù hợp

- Từ nguồn số liệu kế toán tiền mặt (chi tiết thu - chi) các nhà kinhdoanh có thể tiến hành phân tích để tính ra được vòng quay của vốn, lợinhuận trên đồng vốn Cũng như xác định được kết quả hoạt động SXKD lãihay lỗ một cách chính xác

Để có nguồn vốn hoạt động kinh doanh đơn vị chủ yếu dựa vàonguồn vốn tự có cộng với vốn vay của quỹ đầu tư phát triển 1, 5 tỷ đồng

Do vậy việc theo dõi sự vận động cảu đồng tiền là quan trọng

* Nguyên tắc quản lý tiền:

Kế toán vốn bằng tiền phải tuân thủ các nguyên tắc quy định, chế độquản lý, lưu thông tiền tệ hiện hành của nhà nước

Tiền tệ được sử dụng một cách thống nhất Mọi nghiệp vụ kinh tếphát sinh được kế toán sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất là “đồng”ngân hàng Nhà nước Việt Nam để phản ánh

Nguyên tắc cập nhật: kế toán phản ánh kịp thời chính xác số tiềnhiện có và tình hình thu chi

Do đơn vị là một Công ty mang những nét riêng hoạt động rải rácphân tán tuy không rộng những kế toán tiền mặt có nhiệm vụ:

- Tổ chức phản ánh kịp thời đầy đủ, chính xác số liệu, tình hình biếnđộng, giám sát chặt chẽ việc chấp hành thu, chi quản lý quỹ.

- Kế toán tiền mặt với công tác kiểm tra, giám sát chặt chẽ giúp Công

ty sử dụng vốn có hiệu quả Mục đích của nó làm sao cho quá trình hoạtđộng kinh doanh của mình được tiến hành một cách thường xuyên liên tục,phát hiện ngăn ngừa hiện tượng tham ô, lợi dụng tiền mặt trong kinh doanh.Chính vì vậy kế toán tiền mặt là cần thiết không thể thiếu được với tất cảhoạt động SXKD của Công ty Nó là công cụ để tiến hành quản lý một hoạtđộng kinh doanh, kiểm tra việc sử dụng vốn trong kinh doanh có hiệu quảnhất

2 Kế toán tiền mặt của Công ty

Để phục vụ cho nhu cầu hoạt động SXKD hàng ngày, Công ty luôn

có một lượng tiền nhất định, lượng tiền này không phụ thuộc vào tiêuchuẩn một định mức, phụ thuộc vào từng thời kỳ phát sinh Công ty sửdụng đơn vị tiền tệ thống nhất là đồng Việt Nam và sử dụng phần mềm kếtoán EFFECT từ các chứng từ ban đầu kế toán tiến hành nhạp liệu và cácmẫu sổ chi tiết tự động cập nhật

Phiếu thu : Mẫu 01 - TT

Phiếu chi : Mẫu 02 - TT

Ngoài ra còn có chứng từ liên quan đến việc thu chi bản đề nghị vốnvay, bản đề nghị tạm ứng, bản đề nghị thanh toán hoạt động kinh doanh

a Hạch toán chi tiết:

Công ty luôn luôn có một lượng tiền nhất định tuỳ thuộc vào nhu cầuhoạt động sản xuất kinh doanh của từng thời kỳ Mọi khoản thu chi đềuphải thể hiện trên phiếu thu, phiếu chi và phải có đầy đủ chữ ký của ngườithu, người nhận, người cho phép nhập xuất quỹ (thủ trưởng đơn vị hoặcngười được uỷ quyền là kế toán trưởngt) sau khi thu tiền, chi tiền, thủ quỹđóng dấu “ đã thu tiền” hoặc “chi tiền” vào chứng từ Cuối cùng kế toán

quỹ là người chịu trách nhiệm quản lý quỹ và nhập xuất quỹ tiền mặt hàngngày, thủ quỹ phải thường xuyên kiểm kê số tiền tồn quỹ thực tế tiến hànhđối chiếu với số liệu của sổ quỹ, sổ kế toán Nếu có chênh lệch thủ quỹ và

kế toán phải tự kiểm tra để xác định nguyên nhân và kiến nghị để giảiquyết Kế toán tiền mặt sau khi nhận được báo cáo quỹ (có kèm chứng từgốcc) do thủ qũy chuyển đến phải kiểm tra chứng từ và cách ghi chép trênbáo cáo quỹ rồi tiến hành định khoản sau đó mới tiến hành định khoản.Sau đó mới ghi vào sổ quỹ tiền mặt (nhập chứng từ vào máy) theo trình tựphát sinh các khoản thu chi tiền mặt, tính ra số tồn quỹ cuối ngày

Cuối mỗi tháng kế toán trưởng sẽ tiến hành kiểm quỹ đối chiếu sốtiền tồn thực tế với sổ sách có liên quan đến quỹ tiền mặt đồng thời lập biênbản kiểm quỹ

Cách nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến quỹ tiền mặt phátsinh rất nhiều, một số nghiệp vụ kinh tế trong thời gian xảy ra khác nhaunhưng nội dung về kinh tế thì giống nhau như là cùng thu tiền bán hàng,cùng rút tiền gửi về quỹ tiền mặt, cùng mua hàng; cùng thanh toán lương…như vậy những nghiệp vụ kinh tế có nội dung giống nhau (khác nhau vềchứng từ gốc đơn xin tạm ứng của nghiệp vụ tạm ứng, giấy báo nợ củangân hàng của nghiệp vụ rút tiền về quỹ tiền mặt…) nhưng chúng đều cóđiểm chung là ghi vào sổ quỹ tiền mặt, sổ chi tiết tiền mặt dựa vào cácchứng từ phiếu thu, phiếu chi, do vậy vì hạn chế thời gian nên em chỉ xinlấy một vài ví dụ nghiệp vụ kinh tế phát sinh để minh hoạ

* Các hoạt động kinh tế liên quan đến nghiệp vụ thu chi tiền mặt

a.1 Hạch toán thu tiền mặt.

Tiền mặt của Công ty Cổ phần Khí Công nghiệp Việt Nam tăng chủyếu từ hoạt động sản xuất kinh doanh

+ Nội dung cơ bản của phiếu

- Tên gọi chứng từ là "phiếu thu" tức là khi gọi đến phiếu thu ta hiểungay đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiền mặt.

- Tên gọi địa chỉ cá nhân (người nộp): Đây là tiêu thức quan trọng nódùng để quy trách nhiệm vật chất của nhiệm vụ khi cần nó là cơ sở để đốichiếu thanh toán của nghiệp vụ phát sinh khi đó

- Ngày, tháng, năm là số liệu của chứng từ, đây là yếu tố xác địnhthời gian, số thứ tự mà nghiệp vụ kinh tế phát sinh đồng thời nó cũng là cơ

sở để thanh tra tài chính

- Nội dung kinh tế (lý do nộp): Đây là yếu tố cơ bản làm rõ ýnghĩa nghiệp vụ của chứng từ (phần này phải ghi ngắn gọn song phảiđầy đủ, dễ hiểu)

- Số tiền: Phản ánh quy mô nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng giá trị,phần này được ghi cả số và chữ (ghi rõ đơn vị tính)

- Phiếu thu sau khi được lập song ít nhất phải có 2 chữ ký của mỗingười tham gia vào việc nghiệp vụ kinh tế phát sinh kèm theo chữ ký củangười xét duyệt và nhất thiết phải có dấu của mỗi doanh nghiệp

- Ngoài các nội dung trên, phiếu thu còn có yếu tố bổ sung như địnhkhoản, phương pháp thanh toán có thời hạn

- Còn một liên thủ quỹ ghi vào sổ quỹ, một liên giao cho người nộp,một liên lưu lại nơi lập phiếu Cuối ngày toàn bộ phiếu thu kèm theo chứng

từ gốc chuyển cho kế toán để ghi vào sổ kế toán

* Mục đích sử dụng:

Xác định số tiền thực tế nhập quỹ, làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền,ghi sổ quỹ, kế toán ghi sổ các khoản thu có liên quan chặt chẽ và chính xác

* Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý):

Số tiền quy đổi:

- Về các tên mục của phiếu chi thì tương tự như phiếu thu, chỉ khác ởchỗ phiếu thu thì họ tên, địa chỉ, lý do nộp, là người nộp tiền, còn ở phiếuchi là người nhận tiền

+ Các lập phiếu chi:

- Phiếu chi được lập ngay sau khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh,phải ghi đầy đủ rõ ràng, dễ hiểu, phải có đầy đủ chữ ký của người có liênquan

- Xác định rõ tiền mặt xuất quỹ làm căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ vàghi sổ kế toán

+ Các sổ sách kế toán và bảng biểu kế toán liên quan

- Cứ mỗi ngày kế toán phải khóa sổ quỹ tiền mặt trình tự ghi sổ Sau

đó phiếu thu, phiếu chi được kiểm tra hợp lệ thì kế toán đồng thời ghi sổquỹ tiền mặt và bảng kê số 1 và chứng từ số 1 Cuối tháng kế toán căn cứvào sổ cái

- Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần khí công nghiệp

- Địa chỉ: Đức Giang - Gia Lâm - Hà Nội

- Số tài khoản:

- Điện thoại: 04.8357445 MST:

Họ tên người mua hàng: Hoàng Thị Hà

Tên đơn vị: Xưởng Cơ khí Nam Hà

Số tiền bằng chữ: Mười năm triệu, bốn trăm nghìn đồng

ĐƠN VỊ: CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ CÔNG

PHIẾU THU

Ngày 01 tháng 3 năm 2007

Nợ TK: 111

Có TK: 511,3331

Họ tên người nhận: Hoàng Thị Hà

Địa chỉ: Từ Liêm - Hà Nội

Lý do chi: Trả tiền mua khí CO2

Số tiền: 15.400.000 đồng

(Viết bằng chữ: Mười năm triệu, bốn trăm nghìn đồng chẵn)

Kèm theo 01 chứng từ gốc: (hoá đơn GTGT)

(Ký, họ tên)

Người lập biểu

(Ký, họ tên)

Người nộp tiền

(Ký, họ tên)

Thủ quỹ

(Ký, họ tên)

Tỷ giá ngoại tệ (Vàng bạc, đá quý)

Số tiền quy đổi:

Biểu mẫu: 2

Số Séc AC 012341

Cleque No:

CHI NHÁNH / BRANCK:

INDUS TRIAC AND COM ME RCIAL BANU OF VIỆT NAMSÉC / CHEEUE

Trả tiền cho /pleare payto: Công ty Cổ phần Khí Công nghiệp Việt Nam Địa chỉ: Công ty Cổ phần Khí Công nghiệp Việt Nam - Đức Giang - GiaLâm - Hà Nội

Số GCM / ID num ber: 010657830 ngày cấp / Dateof iasue 25/9/1999Nơi cấp / Place of idsue: CA Hà Nội

Trả vào tài khoản / AC Cout mumber: 102100.00049441 tại NH Côngthương Chương Dương

Số tiền (bằng số) Amount in figuer

320.000.000 đ

Số tiền (Bằng chữ) AC Cout in word:

Ba trăm hai mươi triệu đồng chẵn %

Người ký phát séc / SSuo: Công ty Cổ phần Khí Công nghiệp Việt Nam Địa chỉ / Adress: Đức Giang - Long Biên - Hà Nội

Ngày ký phát / mồng một tháng ba năm 2007

Phần ghi do -

TK có -

Bảo chi:

Ký tên, đóng dấu

ĐƠN VỊ: CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ CÔNG

PHIẾU THU

Ngày 02 tháng 3 năm 2007

Nợ TK: 111

Có TK: 112

Họ tên người nhận: Công ty Cổ phần Khí Công nghiệp

Địa chỉ: Đức Giang - Gia Lâm - Hà Nội

Lý do nộp: Rút tiền gửi Ngân hàng về nhâp quỹ tiền mặt

(Ký, họ tên)

Người lập biểu

(Ký, họ tên)

Người nộp tiền

(Ký, họ tên)

Thủ quỹ

(Ký, họ tên)

Tỷ giá ngoại tệ (Vàng bạc, đá quý)

Số tiền quy đổi:

b.2 Hạch toán chi tiền mặt

Tiền mặt giảm chủ yếu do HĐSXKH cụ thể do chi mua hàng hoá,vật tư, cước vận chuyển

- Bút toán được thực hiện:

Nợ TK 642:

Nợ TK 133:

Có Tk 111C:

Họ tên người mua hàng: Lê Thị Bích

Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Khí Công nghiệp

- Hình thức thanh toán: Tiền mặt

ĐƠN VỊ: CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ CÔNG

PHIẾU CHI

Ngày 04 tháng 3 năm 2007

Nợ TK: 642, 131

Có TK: 111

Họ tên người nhận: Lê Thị Bích

Địa chỉ: Công ty Cổ phần Khí Công nghiệp

Lý do nộp: Thanh toán tiền mua tài liệu phục vụ cho Công ty

Số tiền: 2.970.000 đồng

(Viết bằng chữ: Hai triệu, chín trăm bảy mươi nghìn đồng)

Kèm theo 01 chứng từ gốc: (hoá đơn thanh toán)

(Ký, họ tên)

Người lập biểu

(Ký, họ tên)

Người nộp tiền

(Ký, họ tên)

Thủ quỹ

(Ký, họ tên)

Tỷ giá ngoại tệ (Vàng bạc, đá quý)

Số tiền quy đổi:

VD4: Ngày 04/3/2007 thanh toán tiền mua hàng cho Công ty gangthép Hà Nội là 12.100.000đ

Bút toán được thực hiện:

- Đơn vị bán hàng: Công ty Gang thép Hà Nội

- Địa chỉ: 75 Thanh Xuân - Hà Nội

- Số tài khoản: MST: 0100100230

- Điện thoại: 04.8752554

Họ tên người mua hàng: Nguyễn Văn Hà

Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Khí Công nghiệp

Địa chỉ: Đức Giang - Gia Lâm - Hà Nội

ĐƠN VỊ: CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ CÔNG

(Viết bằng chữ: Mười hai triệu, một trăm nghìn đồng chẵn)

Kèm theo 01 chứng từ gốc: hoá đơn GTGT

(Ký, họ tên)

Người lập biểu

(Ký, họ tên)

Người nộp tiền

(Ký, họ tên)

Thủ quỹ

(Ký, họ tên)

Tỷ giá ngoại tệ (Vàng bạc, đá quý)

Số tiền quy đổi:

Căn cứ vào phiếu thu chi thủ quỹ tiến hành ghi sổ quỹ tiền mặtĐơn vị: Công ty Cổ phần Khí Công nghiệp

Địa chỉ: Đức Giang - Gia Lâm - Hà Nội DT: 8448273374

Diễn giải TK đối

02 02/03/0

7

Rút tiền gửi NH về nhập quỹ tiền mặt

2.700.000 270.000

11.000.000 1.10.000

31/03/0

7

438.462.000

Cuối mỗi tuần, mỗi tháng, cuối kỳ, kế toán trưởng cùng kế toán tiềnmặt và thủ quỹ kiểm kê quỹ và lập biên bản kiểm kê quỹ có đầy đủ chữ kýcủa thủ quỹ, kế toán tiền mặt, kế toán trưởng.

CÔNG TY CỔ PHẦN KHÍ

CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

-*** -BIÊN BẢN KIỂM QUỸ TIỀN MẶT

Hôm nay, vào lúc 17h ngày 31 tháng 3 năm 2007, tại Công ty Cổphần Khí Công nghiệp Việt Nam, chúng tôi gồm có:

- Bà: Nguyễn Thị Hương Kế toán trưởng

- Bà: Nguyễn Thị Hiền Kế toán tiền mặt

- Bà: Nguyễn Thị Hoa Thủ quỹ

Đã cùng nhau tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt

Tổng giám đốc Kế toán trưởng Kế toán tiền mặt Thủ quỹ

Đơn vị: Công ty Cổ phần Khí Công nghiệpĐịa chỉ: Đức Giang - Gia Lâm - Hà Nội ĐT: 8448273374

1 01 01/03/0

7

14.000.00 0

14.000.000

2 02 02/03/0

7

320.000.00 0

1.400.00 0

1.400.000

375.600.000

Đơn vị : Công ty Cổ phần khí Công nghiệp Hà Nội

Địa chỉ : Đức Giang - Gia Lâm - Hà Nội

Đơn vị : CÔNG TY CỔ PHẦN KHÍ CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI Mẫu biểu

Địa chỉ : Đức Giang - Gia Lâm - Hà Nội

Điện thoại: 84.4.827374

Mẫu biểu 6

SỔ CÁI TK 111

Tháng 3 năm 2007

Tài khoản 111 "Tiền mặt"

ĐVT: đồng

Ghi có TK khác đối

ứng với nợ TK này Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Tổng cộng

Ghi nợ TK 111

TK 3331

TK 511

320.000.000 1.400.000 14.000.000 320.000.000 1.400.000 14.000.000 Cộng số phát sinh 335.400.000 335.400.000 Cộng số PS có

Số dư Nợ Có

Hiện nay với hệ thống sổ sách quỹ tiền mặt của Công ty nói chung là phù hợp và chặt chẽ, Công ty quản lý duy nhất một loại tiền là tiền Việt Nam đồng, chứng từ luân chuyển phù hợp đảm bảo chế độ nguyên tắc hạch toán quỹ tiền mặt do Nhà nước ban hành, qua sổ sách kế toán cho thấy quan hệ đối chiếu giữa các số liệu và giữa các phần hành kế toán chặt chẽ

Cụ thể là số dư trên sổ quỹ phải bằng số dư tiền mặt thực tế (TK 111 bằng 43.846.200)

3 Kế toán tiền gửi Ngân hàng

Công ty có tài khoản ở các ngân hàng khác nhau, em xin lấy ví dụ ở Ngân hàng Công thương Chương Dương:

Vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần khí công nghiệp Việt Nam baogồm: Một phần tồn tại quỹ, phần còn lại gửi ở các Ngân hàng khác nhaunhư Ngân hàng Công thương Đông Anh, Ngân hàng Công thương ChươngDương Khi cần chi tiêu Công ty làm thủ tục rút tiền hoặc chuyển tiền theocác thủ tục ở Ngân hàng Kế toán TGNH mở sổ chi tiết theo dõi từng loạitiền (tiền Việt Nam) Kế toán sử dụng các chứng từ liên quan như giấy báo

nợ, giấy báo có lệnh chi, giấy nộp tiền, phiếu lĩnh tiền mặt, phiếu thu, phiếuchi… Và Công ty sử dụng tài khoản có liên quan đến kế toán tiền gửi Ngânhàng như:

số liệu kế toán với số liệu Ngân hàng phải thông báo kịp thời để đối chiếu

Hạch toán tiền gửi Ngân hàng chủ yếu ở Công ty đó là nhận tiềnhàng do khách trả (trả bằng tiền Việt Nam), trả nợ, trả vay nợ, trả phí Ngânhàng, nộp Ngân sách Nhà nước, rút tiền gửi ngân hàng về quỹ tiền mặt…Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiền gửi ở các ngân hàng rấtnhiều, trình tự hạch toán tương tự cùng gửi vào Ngân hàng, cùng thanhtoán tiền hàng, rút tiền gửi về nhập quỹ… chúng đều có đặc điểm chung làcăn cứ vào chứng từ gốc kế toán tiền gửi vào phiếu thu, chi, sổ quỹ, bảng

kê, nhật ký chứng từ, sổ cái Như vậy, em xin đưa ra một số nghiệp vụ tiêuchuẩn để minh họa cho việc hạch toán tiền gửi Ngân hàng

a) Hạch toán chi tiết tiền gửi Ngân hàng:

a.1) Hạch toán tăng TGNH:

TGNH của Công ty tăng từ hoạt động kinh doanh chủ yếu do kháchthanh toán chuyển khoản

+ Tăng từ hoạt động kinh doanh: Đối với hoạt động này chứng từthường được sử dụng là:

- Chứng từ mệnh lệnh: Uỷ nhiệm chi, séc chuyển khoản

- Chứng từ thực hiện: Giấy báo có

Em xin lấy 1 ví dụ về thu tiền bán hàng của Công ty Cơ khí côngnghiệp Việt Nam

VD5: Ngày 05/3/2007, Bệnh viện Đa khoa Bắc Giang chuyển tiềnthanh toán lô hàng khí CO2 qua Ngân hàng Công thương Chương Dương.Đối với nghiệp vụ này, kế toán tiến hành ghi sổ theo bút toán sau:

Nợ TK 121

Có TK 131.1

Khi nhận được giấy báo có của Ngân hàng gửi đến, kế toán TGNH

sẽ cập nhật chứng từ vào máy và phần mềm sẽ tự động tổng hợp lên sổ chitiết tài khoản 112.1

* Tăng từ hoạt động tài chính: Đối với hoạt động này được sử dụng là:

- Chứng từ mệnh lệnh: Giấy nộp tiền

- Chứng từ thực hiện: sổ sách chi tiết, giấy báo có

VD6: Ta lấy 1 ví dụ: Ngày 31/3/2007, thu tiền lãi gửi Ngân hàngCông thương Chương Dương là: 7.317.000đ

Khi Ngân hàng gửi giấy báo có trả lãi tièn gửi cho Công ty, kế toánTGNH sẽ cập nhật chứng từ này vào máy và phần mềm kế toán sẽ tự độngcập nhật lên sổ chi tiết

Nợ TK 112.1

Có TK 635.1

VD7: Ngày 15/3/2007, Công ty Cổ phần khí Công nghiệp Việt Namnộp tiền gửi Ngân hàng Công thương Chương Dương 139.000.000 căn cứ vàogiấy nộp tiền có đầy đủ chữ ký hợp lệ kế toán sẽ cập nhật chứng từ hàng ngày

và máy tính và phần mềm kế toán sẽ tự động cập nhật lên sổ chi tiết