TỔ CHỨC BỘ MÁY VÀ BỘ SỔ KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH MINH TRÍ

Phó giám đốc tài chính kiêm kế toán trưởngKế toán tiền mặt, TGNH Kế toán NVL, CCDC, TSCĐ Kế toán tiền lương, thủ quỹ Kế toán bán hàng, thanh toán Kế toán CP SX và tính giá thành SP kiêm

TỔ CHỨC BỘ MÁY VÀ BỘ SỔ KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH MINH TRÍ

2.1 ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN

2.1.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán

Công ty áp dụng chế độ kế toán tập trung Phòng kế toán tài chính của công

ty chịu trách nhiệm quản lý mọi hoạt động tài chính , dòng tài chính ra vào thôngqua tổng hợp số liệu được gửi lên của các xí nghiệp, phân xưởng trực thuộc Toàn

bộ công việc kế toán được thực hiện tập trung ở phòng kế toán của công ty Hìnhthức này có ưu điểm là tinh giảm được bộ máy kế toán, tạo ra được một bộ máygọn nhẹ, linh hoạt và có sự đồng đều trong trình độ giữa các nhân viên, dễ dàng cậpnhật khi có sự thay đổi của chế độ

2.1.2 Chức năng nhiệm vụ của phòng kế toán.

Tham mưu giúp việc cho giám đốc về công tác kế toán tài chính nhằm sửdụng đồng vốn hợp lý, đúng mục đích, đúng chế độ đảm bảo cho quá trình sản xuấtkinh doanh của công ty được thông suốt và đạt hiệu quả cao

Thực hiện chế độ hạch toán thống nhất, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phátsinh, lập và chịu trách nhiệm trước giám đốc về số liệu báo cáo kế toán

Tham mưu cho giám đốc về giá cả trong việc ký kết hợp đồng và việc muabán vật tư hàng hoá với khách hàng và nhà cung cấp

Thực hiện nghĩa vụ nộp ngân sách Nhà nước các khoản thuế, phí theo đúngquy định của pháp luật

2.1.3 Cách thức tổ chức bộ máy kế toán

Phó giám đốc tài chính kiêm kế toán trưởng

Kế toán tiền mặt, TGNH Kế toán NVL, CCDC, TSCĐ Kế toán tiền lương, thủ quỹ Kế toán bán hàng, thanh toán Kế toán CP SX và tính giá thành SP kiêm kế toán tổng hợp

Phòng kế toán có 6 người, gồm: kế toán trưởng và 5 cán bộ nhân viên - mỗingười phụ trách một nhiệm vụ trong công tác hạch toán kế toán của công ty

Sơ đồ bộ máy kế toán:

Sơ đồ 2.1: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại công ty

- Kế toán trưởng:

Tổ chức điều hành chung công việc kế toán, đảm bảo cho bộ máy kế toánlàm việc có hiệu quả Đồng thời có nhiệm vụ lập báo cáo trình lên cấp trên, là

người chịu trách nhiệm trước Giám đốc và Nhà nước về mặt quản lý tài chính Là

người tổ chức bộ máy kế toán và chỉ đạo toàn bộ công tác hạch toán kế toán - tài

chính của Công ty một cách hợp lý, khoa học, phản ánh chính xác, trung thực và

kịp thời các thông tin tài chính của doanh nghiệp, kiểm tra kiểm soát việc chấp

hành chế độ về quản lý và kỷ luật lao động, việc thực hiện các kế hoạch đề ra, tổ

chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, cập nhật chế độ mới cho các nhân viên kế toán

trong đơn vị Ngoài ra, kế toán trưởng còn có trách nhiệm tổ chức phân tích hoạt

động kinh doanh, nghiên cứu cải tiến quản lý kinh doanh, và củng cố hoàn thiện

chế độ hạch toán kinh tế theo yêu cầu đổi mới của cơ chế quản lý

- Bộ phận kế tiền mặt và TGNH:

2

Theo dõi, ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiền mặt,TGNH Phản ánh kịp thời các khoản thu, chi vốn bằng tiền Thực hiện việc kiểmtra, đối chiếu số liệu thường xuyên với thủ quỹ để giám sát chặt chẽ vốn bằng tiền,thông qua việc ghi chép vốn bằng tiền, kế toán thực hiện chức năng kiểm soát vàphát hiện các trường hợp chi tiêu lãng phí, sai chế độ, phát hiện chênh lệch, xácđịnh nguyên nhân và kiến nghị xử lý, kế toán phải theo dõi chi tiết từng loại tiềngửi và chi tiết theo từng ngân hàng để tiện cho việc đối chiếu.

- Bộ phận kế toán NVL, CCDC và TSCĐ:

Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về tình hình thu mua vậnchuyển, nhập xuất tồn kho, tính giá thực tế vật liệu, kiểm tra việc chấp hành chế độbảo quản, nhập xuất vật liệu, các định mức dự trữ và định mức tiêu hao, tính toán

và phân bổ khấu hao TSCĐ hàng tháng vào chi phí hoạt động, tham gia lập dự toán

và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch sửa chữa lớn TSCĐ, tiến hành phân tích tìnhhình trang bị, huy động, bảo quản nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng của TSCĐ,

- Bộ phận kế toán lao động tiền lương và thủ quỹ:

Tổ chức ghi chép phản ánh, tổng hợp số liệu về số lượng lao động, thời gianlao động và kết quả lao động, tính lương, BHXH và các khoản phụ cấp, trợ cấp chocác đối tượng lao động, lập báo cáo về lao động tiền lương

Thực hiện việc quản lý quỹ, các nghiệp vụ quản lý việc thu, chi, tồn quỹ

- Bộ phận kế toán bán hàng và thanh toán:

Ghi chép, phản ánh, theo dõi đầy đủ, kịp thời về tình hình lưu chuyển củahàng hoá ở doanh nghiệp về mặt giá trị và hiện vật Theo dõi chi tiết các khoảnphải thu, phải trả theo từng khách hàng, từng chủ nợ, theo từng nội dung, tình hìnhthanh toán và khả năng thu hồi nợ Cuối kỳ lập bảng đối chiếu công nợ, phân tíchkhả năng thanh toán của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp lên kế hoạch để đảm bảokhả năng thanh toán của mình

- Bộ phận kế toán CP SX, tính giá thành sản phẩm và kế toán tổng hợp:

+ Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thànhsản phẩm, hướng dẫn, kiểm tra các bộ phận có liên quan tính toán, phân tích tìnhhình thực hiện kế hoạch giá thành, phát hiện mọi khả năng tiềm tàng để phấn đấu

hạ thấp giá thành sản phẩm

+ Tổ chức việc ghi chép phản ánh, tổng hợp số liệu, có trách nhiệm vềBCĐKT và các báo cáo thuộc phần việc do mình phụ trách và một số báo cáochung, tổ chức công tác thông tin trong nội bộ doanh nghiệp và phân tích hoạt độngkinh tế, giúp kế toán trưởng dự thảo các văn bản về công tác kế toán trình giám đốcban hành áp dụng trong doanh nghiệp Bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu, số liệu kếtoán - tài chính, thông tin kinh tế và cung cấp các tài liệu cho các bộ phận có liênquan

2.2 ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ SỔ KẾ TOÁN

2.2.1 Quy định chung

- Kỳ kế toán năm (bắt đầu từ ngày 1/1,kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm)

- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đồng Việt Nam

- Chế độ kế toán áp dụng: chế độ kế toán Việt Nam

- Hình thức sổ kế toán áp dụng: Nhật ký chung

- Phương pháp kế toán hàng tồn kho:

+ Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Theo giá thực tế mua hàng+ Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho cuối kỳ : Bình quân gia quyền+ Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên

- Phương pháp khấu hao TSCĐ: Tính khấu hao TSCĐ theo phương phápđường thẳng

- Nguyên tắc ghi nhận chi phí đi vay: theo chuẩn mực số 16 “ Chi phí đivay”

4

- Nguyên tắc ghi nhận chi phí phải trả: chi phí phải trả được ghi nhận theochuẩn mực số 06 “Chi phí đi vay”, các khoản trích trước vào chi phí sảnxuất kinh doanh phù hợp với doanh thu phát sinh trong kỳ theo chuẩnmực số 01 “Chuẩn mực chung”.

- Nguyên tắc ghi nhận các khoản dự phòng: Không có

- Nguyên tắc ghi nhận chênh lệch tỷ giá: chênh lệch tỷ giá được ghi nhậntheo chuẩn mực số 10 “Ảnh hưởng của việc thay đổi tỷ giá hối đoái” vàchuẩn mực số 14 “Doanh thu và thu nhập khác”

- Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận doanh thu: Áp dụng theo quy địnhcủa chuẩn mực số 14 “Doanh thu và thu nhập khác” và chuẩn mực số 01”Chuẩn mực chung”

2.2.2 Vận dụng hệ thống chứng từ kế toán tại công ty

Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh

tế, tài chính đã phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán Mọi nghiệp

vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong hoạt động sản xuất, kinh doanh ở đơn vị đềuphải lập chứng từ và ghi chép đầy đủ, trung thực khách quan vào chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán của công ty gồm 5 chỉ tiêu:

+ Chỉ tiêu lao động tiền lương;

+ Chỉ tiêu hàng tồn kho;

+ Chỉ tiêu bán hàng;

+ Chỉ tiêu tiền tệ;

+ Chỉ tiêu TSCĐ

 Chứng từ lao động tiền lương: bao gồm các chứng từ:

Bảng thanh toán tiền thưởng Mẫu số 03-LĐTL

Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ Mẫu số06-LĐTL Bảng kê trích nộp các khoản theo lương Mẫu số10-LĐTL Bảng phân bổ tiền lương và BHXH Mẫu số11-LĐTL Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH

Danh sách người nghỉ hưởng trợ cấp ốm đau, thai sản

 Chứng từ hàng tồn kho: bao gồm các chứng từ:

Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá Msố 03-VTPhiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ Mẫu số 04-VTBiên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá Mẫu số 05-VT

 Chứng từ bán hàng: bao gồm các chứng từ:

Hoá đơn giá trị gia tăng Mẫu số 01GTKT-3LLPhiếu xuất kho hàng gửi đại lý Mẫu số 04HDL-3LL

 Chứng từ tiền tệ: bao gồm các chứng từ:

Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VNĐ) Mẫu số 08a-TTBảng kiểm kê quỹ (dùng cho ngoại tệ) Mẫu số 08b-TT

6

 Chứng từ TSCĐ: bao gồm các chứng từ:

Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành Mẫu số 03-TSCĐ

2.2.3 Vận dụng hệ thống tài khoản tại công ty.

Công ty áp dụng hệ thống tài khoản thống nhất áp dụng cho các doanhnghiệp vừa và nhỏ, theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 14/9/2006

Các tài khoản sử dụng trong công ty là:

242 244 311 315 331 333

3331

33311

333333343335333733383339

334 335

411

4111

413 418 421

4211 4212

431

43114312

511

51115112

515 521

52125213

632 635

34113412

642

64216422

711 811 821 911 001 002 007

2.2.4 Vận dụng hệ thống sổ sách kế toán tại công ty

- Hình thức ghi sổ: Từ năm 2006 trở về trước, doanh nghiệp sử dụng hìnhthức ghi sổ là chứng từ ghi sổ Bắt đầu từ năm 2007, doanh nghiệp sử dụng hình

thức Nhật ký chung với phần mền Inforbus

- Các loại sổ được sử dụng:

Sổ cái (dùng cho hình thức Nhật ký chung) S03b-DN

Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt S07a-DN

Sổ tiền gửi ngân hàng

Sổ chi tiết vật liêu, dụng cụ, sản phẩm, hàng

bán) bằng ngoại tệ

- Quy trình ghi sổ:

Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng

từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tàikhoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểuđược thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán

Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào

sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan

Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện cácthao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập BCTC Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với

số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theothông tin đã được nhập trong kỳ Kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ

kế toán với BCTC sau khi đã in ra giấy

Thực hiện các thao tác để in BCTC theo quy định

Cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóngthành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằngtay

Chứng từ kế toán

Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại

PHẦN MỀM KẾ TOÁN

Máy vi tính

Sổ kế toán - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết

Các báo cáo - BCTC - Báo cáo kế toán quản trị

kinh doanh của doanh nghiệp trong một năm tài chính

Cung cấp các thông tin kinh tế, tài chính chủ yếu cho việc đánh giá tình hình

và kết quả hoạt động của doanh nghiệp, đánh giá tình hình tài chính của doanh

nghiệp trong năm tài chính đã qua và những dự đoán trong tương lai Thông tin của

BCTC là căn cứ quan trọng cho việc đề ra những quyết định về quản lý, điều hành

sản xuất, kinh doanh hoặc đầu tư vào các doanh nghiệp của các chủ doanh nghiệp,

10

chủ sở hữu, các nhà đầu tư, các chủ nợ hiện tại và tương lai của doanh nghiệp, đồngthời cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu quản lý vĩ mô của Nhà nước.

- Hệ thống BCTC của công ty gồm:

+ Báo cáo bắt buộc:

BCĐKT Mẫu số B01 – DNN Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu số B02 - DNN

Bản Thuyết minh BCTC Mẫu số B09 - DNN Bảng Cân đối tài khoản Mẫu số F01- DNN+ Báo cáo không bắt buộc :

Báo cáo Lưu chuyển tiền tệ Mẫu số B03-DNN

- Ngoài hệ thống BCTC, công ty còn có hệ thống các báo cáo quản trị

2.3 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRÊN CÁC PHẦN HÀNH

2.3.1 Khái quát chung về cách chia các phần hành kế toán trong công ty

Công tác hạch toán kế toán trong công ty được chia thành 5 phần hành chủyếu sau:

- Hạch toán TSCĐ

- Hạch toán nguyên liệu vật liệu và CCDC

- Hạch toán tiền lương, các khoản trích theo lương và tình hình thanh toánvới người lao động

- Hạch toán vốn bằng tiền

- Hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm

2.3.2 Phần hành TSCĐ

+ Đặc điểm TSCĐ tại công ty

Là một đơn vị chuyên sản xuất sản phẩm may mặc, TSCĐ của công ty cũngtương đối lớn Trong đó, hầu hết các tài sản đều là TSCĐ hữu hình

Lập hoặc huỷ thẻ TSCĐ, nhập thông tin vào phần mền

Bảo quản và lưu

- Các máy móc thiết bị dùng cho việc sản xuất

- Các thiết bị vận tải truyền dẫn

- Các thiết bị, dụng cụ quản lý

- Các TSCĐ khác

Các tài sản này được hình thành chủ yếu từ nguồn vốn vay, một phần từ vốn

tự có của doanh nghiệp

Khi hạch toán TSCĐ, kế toán TSCĐ đã tuân theo đúng các nguyên tắc chuẩnmực kế toán quy định

+ Hệ thống chứng từ:

Biên bản giao nhận TSCĐBiên bản thanh lý TSCĐBiên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thànhBiên bản kiểm kê TSCĐ

+ Quy trình luân chuyển chứng từ

Sơ đồ 2.3: Quy trình luân chuyển chứng từ TSCĐ

+ Sổ kế toán có liên quan: Sổ TSCĐ, Sổ nhật ký chung, Sổ cái, Bảng cân đối số

Sơ đồ 2.4: Khái quát quy trình hạch toán TSCĐ

+ Chỉ tiêu TSCĐ thể hiện trên báo cáo:

Nguyên giá TSCĐ và khấu hao TSCĐ là 2 chỉ tiêu trong BCĐKTTình hình tăng giảm TSCĐ được thể hiện trong Thuyết minh BCTC

2.3.3 Phần hành NLVL,CCDC

+ Đặc điểm NLVL,CCDC tại công ty:

Ban quản lý vật tư

Nhập số liệu vào máy tính

bảo quảnvà lưu

Vật liệu là những đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật hoá, chỉtham gia một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và chuyển hết toàn bộ giá trịmột lần vào chi phí sản xuất kinh doanh Tại công ty TNHH Minh Trí:

Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ+ Quy trình luân chuyển chứng từ: chẳng hạn chứng từ khi mua NVL

Khi mua NVL:

Sơ đồ 2.5: Quy trình luân chuyển chứng từ Phiếu nhập kho

+ Sổ kế toán có liên quan:

Sổ chi tiết vật liêu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá

14

TK 152,153

TK 111, 112, 331, 311

TK 133 Mua NVL,CCDC (gồm cả phí vận chuyển)

Thuế GTGT được ktrừ

NVL,CCDC thừa không rõnguyên nhân

Nhập lại kho NVL không dùng hết cho sản xuất sản phẩm

+ Khái quát quy trình hạch toán tại công ty:

Sơ đồ 2.6: Khái quát quy trình hạch toán NVL,CCDC

+ Chỉ tiêu NVL,CCDC thể hiện trên báo cáo:

Là một chỉ tiêu tài sản trong BCĐKT của công ty

Là một chỉ tiêu trong phần “Thông tin bổ sung” của thuyết minh BCTC

2.3.4 Phần hành lương, các khoản trích theo lương và thanh toán với người lao động

Nơi sử dụng

Thời gian, kết quả lao động

Bảng chấm công

Bộ phận kế toán tiền lương

Lập chứng từ tiền lương, BHXH, thanh toán khác

Nhập số liệu vào máy tính

Thu hộ các cơ quan kháchoặc giữ hộ người lao động

BHXH phải trả chongười lao động Tiền thưởng từ quỹ khen thưởng phải trả cho người lao động Tính ra tiền lương phải trả cho nhân viên bán hàng, quản lý Tính ra tiền lương phải trả cho lao động trực tiếp, nhân viên phân xưởng

+ Đặc điểm phần hành:

Công ty TNHH Minh Trí có số lao động được chia làm 2 bộ phận : Lao độngtrực tiếp sản xuất và nhân viên quản lý Trong đó lương của lao động sản xuất trựctiếp được tính theo sản phẩm, còn lương của bộ phận quản lý phụ thuộc vào kết quảkinh doanh và thời gian làm việc

+ Hệ thống chứng từ: gồm các chứng từ như: Bảng chấm công, Bảng chấmcông làm thêm giờ, Bảng thanh toán tiền lương, Bảng thanh toán tiền thưởng,giấy

xác nhận sản phẩm, Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ, Bảng kê trích nộp cáckhoản theo lương,

+ Quy trình luân chuyển chứng từ:

Sơ đồ 2.7: Quy trình luân chuyển Bảng chấm công

+ Sổ kế toán có liên quan:

Sổ nhật ký chung, Sổ cái, Bảng cân đối số phát sinh

+ TK sử dụng: TK 334, 338, 154, 642, 111, 112,…

+ Khái quát quy trình hạch toán tại công ty

16

Người được thanh toán Giám đốc, kế toán trưởng Kế toán tiền mặt Thủ quỹ Kế toán tiền mặt Giám đốc, kế toán trưởng

Bảo quản và lưu

Giấy đề nghị thanh toán kèm hoá đơn bán hàng hoặc giấy thanh toán tạm ứng,…

Xuất quỹ Duyệt chi Lập phiếu chi Nhập số liệu vào máy tính Ký duyệt phiếu chi

Sơ đồ 2.8: Sơ đồ hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương

+ Chỉ tiêu tiền lương thể hiện trên báo cáo: Phải trả CNV là một chỉ tiêutrong Nợ phải trả trong BCĐKT

2.3.5 Hạch toán vốn bằng tiền

+ Đặc điểm vốn bằng tiền:

Vốn bằng tiền là tài sản tồn tại trực tiếp dưới hình thức tiền tệ, bao gồm tiềnmặt tại quỹ và tiền gửi ngân hàng tại Công ty TNHH Minh Trí Hoạt động tiêu thụdiễn ra thường xuyên và chủ yếu là với các đối tác nước ngoài nên việc quản lý vốndưới hình thức tiền gửi ngân hàng là chủ yếu, quy mô tiền gửi dưới dạng ngoại tệ làtương đối lớn

Sơ đồ 2.9: Quy trình luân chuyển Phiếu chi

+ Sổ kế toán có liên quan:

Sổ quỹ tiền mặt, Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt, Sổ tiền gửi ngân hàng, Sổnhật ký chung, Sổ cái, Bảng cân đối số phát sinh,…

+ TK sử dụng: TK 111, 112, 131, 331, 154, 333,…

18

Trả nợ hoặc ứng trước tiền cho người bán

Mua vật tư, TSCĐ, mua ngoài…

TK 33311

TK 133 Thuế GTGT đra

Thuế GTGT đvào

+ Khái quát quy trình hạch toán:

Sơ đồ 2.10: Quy trình hạch toán tiền măt, TGNH

+ Chỉ tiêu báo cáo phần hành này thể hiện trên báo cáo: là một chì tiêu trongphần tài sản ở BCĐKT