Mọi cơ sở giáo dục đều có các loại văn bản giấy tờ, các thủ tục hồ sơ theo quy chuẩn chung của Bộ GD&ĐT nhưng khi quy mô nhà trường ngày càng lớn, số lượng học sinh ngày càng nhiều[r]
Trang 1TRƯỜNG THPT LƯU HOÀNG
SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
“MỘT SỐ BIỆN PHÁP ĐỂ THỰC HIỆN TỐT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
TẠI TRƯỜNG THPT”
Lĩnh vực/ Môn: Khác
Cấp học: THPT Tên Tác giả: Vũ Thị Ngà
Đơn vị công tác: Trường THPT Lưu Hoàng
Chức vụ: Nhân viên văn thư
NĂM HỌC 2019-2020
Trang 2MỤC LỤC
I ĐẶT VẤN ĐỀ Trang 1
1 Lí do chọn đề tài Trang 1
2 Mục đích nghiên cứu Trang 1
3 Đối tượng và phạm vi đề tài Trang 2
4 Tính mới mẻ và cấp thiết của để tài Trang 2
5 Phương pháp nghiên cứu và thời gian thực hiện Trang 3
II GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ Trang 3
1 Nội dung lý luận Trang 3
2 Thực trạng nghiên cứu Trang 3
3 Các biện pháp để thực hiện Trang 6 3.1 Xây dựng kế hoạch năm học Trang 6 3.2 Dự kiến lập danh mục hồ sơ Trang 9 3.3 Quản lý, sắp xếp hồ sơ Trang 9 3.4 Công tác bảo quản, lưu trữ hồ sơ Trang 12 3.5 Hiệu quả nghiên cứu Trang 13 III KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ Trang 14
1 Kết luận Trang 14
2 Khuyến nghị Trang 15
Trang 3I ĐẶT VẤN ĐỀ
1 Lí do chọn đề tài
Đối với lĩnh vực giáo dục, công tác văn thư lưu trữ đóng vai trò quan trọng hơn bao giờ hết Hàng năm các nhà trường phải tiếp nhận và xử lí nhiều loại văn bản khác nhau từ Bộ GD & ĐT, Sở GD & ĐT cũng như của các sở, ban, ngành, các tập thể và cá nhân có liên quan Với khối lượng công việc lớn như vậy, để tránh quá tải cho công tác văn thư lưu trữ rất cần nhân viên văn phòng có kinh nghiệm xử lí, tiếp nhận thông tin để tránh mất thời gian cho các bên và nhất là đảm bảo tính an toàn, hiệu quả Công việc của nhà trường được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu, chính xác hay đại khái đều
do công tác văn phòng, công văn giấy tờ làm có tốt hay không, các loại hồ sơ được lưu trữ có cẩn thận, có sắp xếp bài bản hay không Các loại hồ sơ, sổ sách, giấy tờ được lưu trữ trong văn phòng nhà trường là cơ sở pháp lí của nhà trường
để giải quyết tất cả các vụ việc có liên quan đặc biệt là các vấn đề của giáo viên
và học sinh Chính bởi vậy, có thể khẳng định rằng: công tác văn phòng, văn thư lưu trữ của nhà trường tốt sẽ có vai trò thúc đẩy, góp phần nâng cao chất lượng công tác quản lí của nhà trường, đưa các hoạt động diễn ra quy củ và đi vào nề nếp để từ đó nâng cao chất lượng giáo dục học sinh, khẳng định vị thế của nhà trường trong mắt các bậc phụ huynh học sinh và các nhà quản lí giáo dục
và gây áp lực cho bản thân Thực tế làm việc đã cho thấy nếu công tác văn thư lưu trữ trong trường học được diễn ra bài bản sẽ tiết kiệm được khá nhiều thời gian và công sức dù cho khối lượng công việc có nhiều đi chăng nữa
Với thực tế gắn bó với công tác văn phòng, văn thư lưu trữ của nhà trường cấp THPT được 07 năm, tôi nhận thấy văn phòng nhà trường là nơi thực hiện rất nhiều các công tác liên quan đến thủ tục hành chính Đó vừa là nơi giao dịch các công việc, vừa là nơi lưu trữ các loại hồ sơ, văn bản, sổ sách, giấy tờ của nhà trường, vừa là nơi báo cáo, thống kê, thông báo các chủ trương đường lối, kế hoạch công tác, hoạt động của nhà trường về mọi mặt…
Trong quá trình trực tiếp làm việc, tôi đã tích lũy được một số kinh nghiệm trong công tác văn thư sao cho vẫn thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ được giao vừa tránh mất quá nhiều thời gian cho các bên liên quan trong đó có
cả chính mình
Có thể so sánh văn phòng nhà trường giống như một trạm thông tin với đủ loại
số liệu trong nhiều năm và mỗi ngày ta phải đối mặt với rất nhiều vấn đề liên quan đến số tài liệu đó như hàng ngày tiếp nhận và xử lý công văn đi, đến bằng
Trang 4văn bản hoặc qua email của các cấp gửi về để thực hiện, hoặc có thể học sinh đã
ra trường từ rất lâu nay cần đến bằng tốt nghiệp, học bạ, hoặc có thể phụ huynh học sinh từ nơi khác đến làm thủ tục xin nhập học giữa năm cho con em mình, …cho đến các thủ tục, công văn liên quan đến năm học hiện hành, định kì hàng tuần, hàng tháng Muốn thực hiện được tốt chức năng thông tin đó, nhân viên văn phòng phải có khả năng xử lý thông tin, phân bổ sắp xếp hợp lí hồ sơ, thời gian và ghi nhớ tốt giúp cho việc giải quyết công việc hàng ngày thuận lợi nhanh chóng kịp thời bản thân không ngập trong giấy tờ và áp lực công việc
Phạm vi hoạt động của văn phòng rất rộng, nhưng từ tình hình thực tiễn trên tôi xin chia sẻ đôi điều về kinh nghiệm quản lý, sắp xếp và lưu trữ hồ sơ tại văn phòng trường học tôi đang công tác – một ngôi trường có hơn một nghìn học sinh và gần một trăm cán bộ giáo viên công nhân viên với mong muốn các bạn đồng nghiệp có thể thực hiện nhiệm vụ được phân công một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn
Tôi cũng rất mong sẽ nhận được sự góp ý cũng như chia sẻ của các bạn đồng nghiệp về công tác này
3 Đối tượng và phạm vi đề tài
Như trên đã viết, công tác văn phòng, văn thư lưu trữ trong trường học chia thành rất nhiều mảng với nhiều hoạt động và cách thức thực hiện khác nhau Trong sáng kiến kinh nghiệm lần này, tôi chỉ hướng đến chia sẻ những kinh nghiệm thiết thực mình đã tích lũy được trong quá trình làm việc trên lĩnh vực: quản lý, sắp xếp và lưu trữ các loại hồ sơ tại văn phòng nhà trường sao cho hợp lí, tiện ích với khả năng tìm kiếm nhanh, tránh mất nhiều thời gian công sức
mà vẫn đảm bảo độ an toàn và cả tính bí mật
Những kinh nghiệm này được tôi đúc rút trong quá trình 7 năm công tác Thông qua đề tài “Một số biện pháp để thực hiện tốt công tác văn phòng ở trường THPT”, tôi mong muốn những chia sẻ về công việc của mình có thể giúp ích phần nào cho các bạn đồng nghiệp để cùng nâng cao hiệu quả, hoàn thành tốt trách nhiệm được giao, phần nào tránh được những áp lực không đáng có và
hi vọng chúng ta sẽ yêu nghề mà mình đã chọn lựa
4.Tính mới mẻ, cấp thiết của đề tài
Đề tài sáng kiến kinh nghiệm “Một số biện pháp để thực hiện tốt công tác văn phòng trong trường THPT” thể hiện rõ sự hưởng ứng theo chủ trương của Đảng và Nhà nước đưa ra trong việc đổi mới quản lí và cải cách hành chính ở nước ta, loại bỏ những thao tác thừa không cần thiết trong thủ tục hồ sơ, giấy tờ, tránh mất thời gian và công sức cho các bên tham gia, không làm ảnh hưởng đến công tác chung vì “nặng bệnh giấy tờ”
Những chia sẻ trong sáng kiến kinh nghiệm có tính thực tiễn cao, bởi bản thân người viết đã có thời gian 7 năm gắn bó với công việc văn thư lưu trữ trong nhà trường Trong quá trình làm việc, tôi đã rút ra được những bài học cần thiết cho bản thân và thực sự thấy có hiệu quả trong những lần làm việc sau
Sáng kiến kinh nghiệm có tính cập nhật cao, bên cạnh các phương pháp quản lý, sắp xếp và lưu trữ các loại hồ sơ tài liệu theo cách truyền thống còn chú trọng đến việc vận dụng công nghệ thông tin, các phần mềm máy tính phục vụ cho công tác với những thao tác đơn giản, dễ dàng thực hiện
Trang 55 Phương pháp nghiên cứu và thời gian thực hiện
- Khảo sát thực tế
- Lập quy trình thu thập, phân loại
- Chuẩn bị đầy đủ những trang thiết bị cần
- Thời gian thực hiện trong năm học 2019-2020
II GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
1.Nội dung lý luận
Để phục vụ cho công tác lãnh đạo quản lý ở các cơ quan, đơn vị cần phải
có công tác văn phòng với những nội dung chủ yếu như: tổ chức, thu thập xử lý, phân phối, truyền tải quản lý sử dụng các thông tin bên ngoài và nội bộ, trợ giúp lãnh đạo thực hiện các hoạt động điều hành quản lý cơ quan , đơn vị… Bộ phận chuyên đảm nhiệm các hoạt động nói trên được gọi là văn phòng
Văn phòng có thể được hiểu theo nhiều góc độ khác nhau như sau
- Nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp giúp việc
cho việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị Theo quan niệm này thì ở các cơ quan thẩm quyền chung, cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì thành lập văn phòng (ví dụ Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Tổng công ty…) còn ở các cơ quan, đơn vị có quy mô nhỏ thì văn phòng là phòng hành chính tổng hợp
- Nghĩa hẹp: Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa điểm
giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan đơn vị đó
Công tác văn phòng, văn thư lưu trữ trong nhà trường là một hoạt động liên quan đến các thủ tục hành chính gắn liền với hồ sơ, sổ sách, giấy tờ như: quản lý hồ sơ, thu nhận, xử lý, lưu trữ, sắp xếp, báo cáo, thông tin Hành chính văn phòng trong nhà trường chính xác là một chức năng quan trọng để tạo sự thuận lợi và đảm bảo các bộ phận khác hoạt động trôi chảy
2 Thực trạng nghiên cứu
Chức năng chính của văn phòng là tham mưu, giúp việc cho Hiệu trưởng trong điều hành hoạt động các lĩnh vực trong nhà trường Cho đến thời điểm này chưa có một văn bản nào quy định cụ thể số đầu việc mà bộ phân văn phòng, văn thư lưu trữ phải thực hiện trong quá trình công tác Từ thực tế làm việc và gắn bó với nghề, tôi đúc rút ra được các chức năng, nhiệm vụ chính, chủ yếu của
bộ phận văn phòng nhà trường như sau:
Nhận công văn đi và công văn đến, ghi vào sổ theo quy định và trình lên cho Hiệu trưởng xử lí, giúp hiệu trưởng lưu trữ công văn đi và đến Các công văn này sẽ được sao, in gửi từng đơn vị, cá nhân thực hiện và bản gốc lưu trữ trong văn phòng nhà trường Văn phòng có trách nhiệm theo dõi và báo cáo thời hạn thực thi và những công văn chưa hoàn thành, cần giải quyết cho đúng tiến
độ
Trong thời buổi công nghệ thông tin hiện đại, tất cả các trường học đều có địa chỉ hòm thư điện tử riêng (email), văn phòng có nhiệm vụ hàng ngày kiểm tra hộp thư đến để nắm bắt những chỉ đạo mới một cách kịp thời và báo cáo với Ban giám hiệu để nhận chỉ đạo thực hiện Công tác này được tiến hành đều đặn
Trang 6hàng ngày và tuyệt đối giữ bí mật mật khẩu hòm thư điện tử của nhà trường để đảm bảo tính an toàn của thông tin
Với các văn bản và hướng dẫn chung có tính công khai nên in ấn và treo vào bảng tin công tác để tất cả cán bộ giáo viên, công nhân viên nhà trường nắm bắt thực hiện đúng Ngoài ra để tiết kiệm thời gian và chi phí, trường của tôi đã đăng kí một tài khoản thư điện tử riêng dành cho cán bộ giáo viên, công nhân viên nhà trường (ai cũng biết mật khẩu để tiện cho việc tra cứu bất cứ lúc nào,
có thể download về máy tính cá nhân để tiện sử dụng)
Đánh máy các loại văn bản hành chính của trường như báo cáo, quyết định, công văn, thông báo, tờ trình, kế hoạch, khi được sự phân công của ban giám hiệu, vào sổ đủ, đúng qui định, gửi đi nhanh, kịp thời, đúng địa chỉ
Photo các loại tài liệu khi được sự phân công của ban giám hiệu như: đề
và đáp án các bài kiểm tra học kì thuộc các bộ môn, bản tự đánh giá cá nhân cho cán bộ giáo viên công nhân viên hàng tháng,
Tham gia hỗ trợ đắc lực cho các công tác liên quan đến học sinh như: tuyển sinh, thi học kì, kiểm tra khảo sát, hồ sơ thi THPT quốc gia,
Quản lí sĩ số học sinh, tiến trình học tập của học sinh trong nhà trường thông qua sổ đăng bộ, có sổ lưu học sinh chuyển đi, học sinh chuyển đến với các giấy tờ theo quy định kèm theo như đơn xin chuyển trường, giấy xác nhận tiếp nhận của cơ sở giáo dục
Quản lí giấy giới thiệu, giấy công tác, ghi giấy giới thiệu, giấy công tác khi hiệu trưởng yêu cầu Ghi cụ thể số giấy giới thiệu khi vào sổ, phát đúng người được ban giám hiệu phân công
Quản lí các loại con dấu của nhà trường, không được mang con dấu ra ngoài nhà trường, không được để mọi người tùy tiện sử dụng con dấu,chỉ đóng vào văn bản khi đã có chữ ký của thủ trưởng đơn vị (không đóng dấu khống)
Quản lý và lưu trữ các loại hồ sơ về học sinh như: học bạ, giấy chứng nhận tốt nghiệp, bằng tốt nghiệp THPT và phát cho học sinh đúng quy trình khi tới hạn
Quản lý và bảo quản và giữ gìn các loại hồ sơ liên quan đến công tác giảng dạy và quản lí học sinh trong mỗi năm học như: sổ điểm chính các lớp, học bạ theo từng lớp
Lưu giữ và bảo quản hệ thống các văn bản, hồ sơ, sổ sách từ những năm trước như sổ ghi đầu bài, lịch báo giảng, sổ chủ nhiệm, sổ sinh hoạt nhóm chuyên môn
Qua những trình bày trên, mọi người đều có thể dễ dàng nhận thấy, công tác văn phòng, văn thư lưu trữ trong nhà trường không hề đơn giản và nhẹ nhàng
mà rất phức tạp và phong phú Nếu không khéo léo và có kinh nghiệm xử lí chắc
Trang 7chắn sẽ luôn ngập trong hồ sơ, sổ sách, giấy tờ mà khó có thể dứt ra được thậm chí có nhiều trường hợp hao tốn rất nhiều thời gian mà kết quả đạt được vẫn không như mong muốn
Trong những năm trước đây, đã có thời gian công tác văn phòng, văn thư lưu trữ trong các nhà trường bị xem nhẹ và chưa thật sự chú trọng công tác này
và coi đây là một hoạt động không quan trọng nên không bố trí nhân viên có chuyên trách mà chỉ phân công các giáo viên kiêm nhiệm (cũng vì một số nguyên nhân khác) Một số nhân viên làm công tác văn phòng, văn thư lưu trữ cũng chưa tự nhận thấy ý nghĩa thiết thực của công tác này nên chưa đầu tư thời gian và sức lực để thực hiện cho thật tốt nên nhiều nơi hoạt động tiếp nhận hồ
sơ, xử lí hồ sơ và đặc biệt là lưu giữ, bảo quản hồ sơ không được quy củ thậm chí nhiều nơi còn lộn xộn, thiếu ngăn nắp Điều này có ảnh hưởng lớn đến quá trình làm việc đặc biệt là gây mất thời gian để tra cứu tài liệu khi cần thiết
Trong những năm gần đây công tác văn thư, văn phòng ở các nhà trường
đã được quan tâm nhiều hơn trước, đặc biệt đã có nhiều văn bản hướng dẫn chỉ đạo Nhờ sự chỉ đạo và hướng dẫn sát sao từ cấp trên, hoạt động của công tác văn phòng, văn thư nhà trường cũng dần dần có tác phong chuyên nghiệp
Trong quá trình công tác tại nhà trường, tôi nhận thấy công tác văn phòng, văn thư lưu trữ tại nhà trường có những thuận lợi và khó khăn hết sức cơ bản sau:
a.Thuận lợi
Công tác văn thư lưu trữ trong nhà trường nói riêng, công tác thủ tục hành chính nói chung rất được Đảng và Nhà nước quan tâm nên có rất nhiều các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn cách thức thực hiện
Văn phòng nhà trường được cơ quan cấp trên tổ chức các buổi tập huấn để củng cố và nâng cao về trình độ nghiệp vụ về công tác văn thư lưu trữ
Đội ngũ cán bộ giáo viên, công nhân viên nhà trường rất đoàn kết, có tinh thần trách nhiệm cao trong công tác, thực hiện nghiêm túc và có hiệu quả các nhiệm
b Khó khăn
Với số lượng hơn một nghìn học sinh và hơn 70 cán bộ giáo viên công nhân viên nên khối lượng công việc tương đối nhiều Đặc biệt trong những thời gian cao điểm của năm học như cuối học kì I, cuối học kì II, tuyển sinh vào 10, chuẩn
bị hồ sơ thi THPT quốc gia nên đôi lúc không tránh khỏi hiện tượng quá tải
Có rất nhiều loại hồ sơ, giấy tờ đã lưu giữ từ nhiều năm nên phòng làm việc trật trội Sau một năm số lượng các loại hồ sơ, giấy tờ lưu giữ thêm rất nhiều, các tủ hồ sơ đã đến mức quá tải nên rất cần có một phòng riêng biệt lưu giữ hồ
sơ cho an toàn và tránh ẩm ướt, mối mọt
Số lượng các tủ hồ sơ nhiều nhưng đều đã cũ hỏng do mua quá lâu, tuổi thọ cao phải chắp vá lại nên khả năng sử dụng không cao
Trang 8 Khối lượng công việc nhiều, trách nhiệm lớn nhưng nhân viên văn thư mức lương còn quá thấp so với nhu cầu của cuộc sống vì vậy phần nào ảnh hưởng đến chất lượng công việc
3 Các biện pháp để thực hiện
Như trên đã chia sẻ, chức năng, nhiệm vụ của bộ phận văn phòng nhà trường rất nhiều bao quát mọi hoạt động của nhà trường cả về phía học sinh lẫn cán bộ giáo viên, công nhân viên Tuy nhiên trong sáng kiến kinh nghiệm này, tôi xin chia sẻ với các bạn đồng nghiệp một số kinh nghiệm đúc rút được trong quá trình làm việc sao cho công tác văn thư lưu trữ trong nhà trường thực hiện trôi chảy, nhẹ nhàng hơn ở phương diện: quản lý, sắp xếp, bảo quản và lưu trữ các loại hồ sơ, sổ sách, giấy tờ
3.1 Xây dựng kế hoạch năm học
Do đặc thù công việc của văn phòng khối lượng công việc rất nhiều và đa dạng nên công việc quan trọng đầu tiên của năm học là lập kế hoạch năm học căn cứ vào đó để theo dõi tiến trình giải quyết công việc kịp thời, phân bổ thời gian hợp lý để thực hiện công việc hiệu quả hơn
Hà Nội, ngày 15 tháng 8 năm 2020
KẾ HOẠCH CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ
- Tạo bước chuyển biến, đưa công tác văn thư - lưu trữ của trường có nề nếp tốt
và thực hiện đúng quy định về nghiệp vụ
2 Nhiệm vụ cụ thể:
- Xây dựng kế hoạch công tác văn thư lưu trữ năm học 2019-2020, dự kiến hoạt động cụ thể cho từng tháng
- Xây dựng lịch công tác tuần, tháng, năm cụ thể (tại văn phòng)
- Quản lý hồ sơ học sinh: Học bạ, sổ điểm, sổ đăng bộ, bằng tốt nghiệp, hồ sơ học sinh đầu cấp, học sinh chuyển đi - đến
Trang 9- Quản lý, cập nhật thông tin hồ sơ công chức cán bộ, giáo viên, nhân viên
- Lập đầy đủ sổ sách để theo dõi công văn đi - đến
- Thực hiện công tác lưu trữ
- Chủ động thực hiện chuyên môn nghiệp vụ theo đúng quy định và được BGH
tư vấn về công tác này
2 Công tác văn thư:
2.1 Soạn thảo văn bản:
- Thực hiện đúng theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
- Cập nhật thường xuyên các văn bản mới có liên quan đến công tác
- Việc soạn thảo các văn bản phải đúng thể thức, phát hành các văn bản hạn chế tối đa những thiếu sót
2.2 Quản lý văn bản đi - đến:
- Lập các loại hồ sơ sổ sách theo đúng quy định
- Thực hiện đúng, đầy đủ theo trình tự quản lý văn bản đi - đến, cụ thể:
Văn bản đi:
+ Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày, ghi số, ký hiệu, ngày ban hành của văn bản
+ Đăng ký văn bản đi
+ Làm thủ tục chuyển phát văn bản đi
+ Lưu văn bản đi
Văn bản đến:
+ Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
+ Trình, chuyển giao văn bản đến
+ Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
- Cập nhật thông tin, văn bản trên trang Website, Email của Sở GD&ĐT Hà Nội
để tham mưu kịp thời cho lãnh đạo giải quyết công việc hàng ngày
- Xây dựng hệ thống thư mục quản lý các file dữ liệu hành chính nhà trường trên máy tính khoa học dễ quản lý, dễ cập nhật tìm kiếm khi cần thiết
2.3 Quản lý con dấu:
- Thực hiện quản lý và sử dụng con dấu theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP
ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư
3 Công tác lưu trữ:
- Lưu trữ các loại công văn đi, đến kịp thời, sắp xếp khoa học và chính xác
- Công văn đi được lưu trữ bản gốc tại văn thư và người phụ trách công việc
- Công văn đến được lưu trữ bản gốc tại văn phòng và gửi cho cán bộ, giáo viên, nhân viên có liên quan đến công việc thực hiện Lập sổ theo dõi tiến độ giải quyết công văn đến Riêng công văn đến qua mạng thì được lưu trữ trên máy thành các file sắp xếp theo số trong tháng
Trang 10- Nhân viên Văn thư lập danh mục hồ sơ ngay từ đầu năm, triển khai tới các bộ phận phụ trách để lập hồ sơ trong quá trình làm việc
- Cuối năm, tất cả các bộ phận thu thập, sắp xếp, hoàn thiện và nộp hồ sơ vào lưu trữ nhà trường
4 Một số công việc khác:
- Lập kế hoạch tuần căn cứ trên tình hình thực tế của nhà trường
- Hàng tháng, hoàn thành báo cáo tháng, biểu mẫu, báo cáo học sinh chuyển đi - đến
- Quản lý hồ sơ học sinh: học bạ, sổ điểm, bằng tốt nghiệp, …
- Cập nhật sổ đăng bộ, số liệu phổ cập đầy đủ, chính xác
- Quản lý hồ sơ cán bộ, giáo viên, nhân viên nhà trường khoa học, kịp thời
- Lập báo cáo thống kê, chất lượng học sinh… chính xác, kịp thời
- Làm tốt công tác tham mưu với BGH trong việc đề ra các giải pháp thực hiện tốt các nhiệm vụ hành chính văn phòng nhà trường
III CÔNG VIỆC CỤ THỂ TỪNG THÁNG:
CHÚ 7/2019
- Giúp Hiệu trưởng lên kế hoạch tuyển sinh và làm các biểu
mẫu liên quan đến công tác tuyển sinh
- Trực tuyển sinh, làm các báo cáo về công tác tuyển sinh
8/2019
- Quản lý số liệu học sinh đầu năm học
- Cập nhật sổ theo dõi học sinh chuyển đi - chuyển đến trong
hè
- Cập nhật sổ đăng bộ học sinh, sổ quản lí giáo viên
- Hoàn thành các báo cáo đầu năm
- Nhận, phát hồ sơ sổ sách chuyên môn tới giáo viên
9/2019
- Tiếp tục nắm lại sĩ số cập nhật vào sổ theo dõi, sổ đăng bộ,
phần mềm quản lý học sinh
- Báo cáo hồ sơ trường, báo cáo thống kê đầu năm, báo cáo
khảo sát chất lượng đầu năm học
- Phối hợp với các bộ phận có liên quan chuẩn bị cho công
tác khai giảng năm học mới
- Sắp xếp lại học bạ của các khối lớp toàn trường
10/2019
- Cập nhật sổ theo dõi học sinh, cấp phát bằng cho học sinh
- Rà soát, kiểm tra, sắp xếp việc quản lý văn bản đi-đến theo
đúng quy định
11/2019
- Phối hợp với các bộ phận trong nhà trường chuẩn bị cho
ngày Nhà giáo Việt Nam 20/11
- Sắp xếp hồ sơ học sinh, bằng tốt nghiệp, sổ cấp phát bằng
- Chuẩn bị cơ sở vật chất, sổ sách cho công tác lưu trữ
12/2019
- Chuẩn bị cho công tác thi học kỳ I
- Chuẩn bị sơ kết học kỳ I
- Hoàn thành các báo cáo sơ kết học kỳ I
- Cùng các bộ phận rà soát, thu thập, bổ sung văn bản vào hồ
sơ nộp vào lưu trữ nhà trường
Trang 1101/2020
- Lập danh mục hồ sơ
- Lập các sổ sách theo quy định về công tác văn thư - lưu trữ
- Triển khai danh mục hồ sơ tới các bộ phận có liên quan để
tiến hành lập hồ sơ công việc
- Sắp xếp, bổ sung văn bản cho công tác lưu trữ
- Hoàn thành dữ liệu về thông tin của học sinh
- Chuẩn bị dữ liệu tốt nghiệp THPT Quốc gia
5/2020
- Chuẩn bị cho công tác thi học kỳ II
- Hoàn thành các báo cáo (báo cáo tháng, báo cáo tổng kết
học kỳ II - cả năm, thống kê chất lượng cuối năm học, hồ sơ
trường…)
6/2020
- Chuẩn bị học bạ, các hồ sơ biễu mẫu liên quan đến tốt
nghiệp THPT Quốc gia
- Chuẩn bị cho công tác thi tuyển sinh vào lớp 10 THPT
- Hoàn thiện các loại hồ sơ
Trên là kế hoạch thực hiện nhiệm vụ của Văn thư trường THPT Lưu Hoàng năm học 2019-2020
vì vậy công việc luôn được giải quyết thông suốt và hiệu quả
3.2 Dự kiến lập danh mục hồ sơ
Trong một năm học văn phòng nhà trường nhận rất nhiều công văn từ các nguồn khác nhau như văn bản quy phạm pháp luật, tài liệu điện tử vì vậy, cần phải dự kiến lên danh mục đầu năm để phân loại các hồ sơ về các phòng ban và các mảng lĩnh vực khác nhau thuận lợi trong quá trình giải quyết công việc và lưu trữ tài liệu
Cán bộ văn phòng nhà trường phải nắm rõ các loại hồ sơ thuộc chuyên trách của bộ phận mình, phải nắm được đặc điểm của từng văn bản, tài liệu để phân vào các hồ sơ theo đúng chức năng, nhiệm vụ của hồ sơ đó
3.3 Quản lý, sắp xếp hồ sơ
Trang 12Sau đây, tôi xin chia sẻ cách thức nhằm quản lý, sắp xếp, bảo quản và lưu trữ một số loại hồ sơ mang tính đặc thù trong trường THPT
- Quản lý công văn đi, đến
+ Đối với công văn đi
Các Công văn gửi cho các cơ quan trọng và ngoài nhà trường do các bộ phận chuyên môn hoặc lãnh đạo nhà trường soạn thảo được lãnh đạo nhà trường phê duyệt cho ban hành, nhân bản và trình hiệu trưởng ký ban hành
Trước khi ban hành, tôi giúp lãnh đạo kiểm tra kỹ về thể thức văn bản, chính tả, ngữ pháp…
Khi văn bản chính thức ký ban hành, tôi đăng ký vào sổ công văn đi, ghi
số và xếp vào kẹp hồ sơ công văn đi
Những văn bản có nội dung quan trọng cần giữ bí mật, tôi đảm bảo giữ bí mật đúng theo qui định
Khi đóng dấu, tôi đã đảm bảo theo quy định: chỉ đóng dấu khi có chữ ký của thủ trưởng (không đóng dấu khống)
- Công văn được chuyển đi bằng nhiều cách nhưng luôn luôn lúc nào văn thư cũng phải vào sổ chuyển công văn, người nhận công văn mang đi phải ký nhận vào sổ
+ Đối với công văn đến:
Công văn đến là nguồn thông tin rất quan trọng giúp cho lãnh đạo nhà trường thực hiện kịp thời, có hiệu quả công tác quản lý nhà trường và phối
hợp thực hiện có hiệu quả các nội dung công việc có quan hệ với bên ngoài Do vậy, việc quản lý công văn đến cũng phải kịp thời, chính xác
Khi nhận công văn đến, tôi đóng dấu đến vào sổ công văn đến sau đó trình ngay cho lãnh đạo trường xử lý Khi hiệu trưởng xử lý xong, tôi sao in bản chính để lưu tại văn phòng và bản sao gửi cho các bộ phận và cá nhân có liên quan thực hiện
*Lập hồ sơ công việc: bước tiếp theo là lập hồ sơ công việc bản gốc của
công văn đến và công văn đi được lưu tại văn phòng tôi chia về theo hồ sơ: Ví
dụ năm học 2018-2019 có: Hồ sơ tuyển sinh, hồ sơ nhân sự, hồ sơ theo dõi học sinh chuyển đi, chuyển đến, hồ sơ thi học sinh giỏi, hồ sơ thi giáo viên giỏi, hồ
sơ về công tác viết sáng kiến kinh nghệm, hồ sơ khen thưởng kỷ luật, hồ sơ thi THPT quốc gia,
ví dụ: đối với hồ sơ tuyển sinh bao gồm các văn bản tài liệu sau:
Tập hợp đầy đủ các văn bản liên quan tới công tác tuyển sinh vào một cặp file
và lưu theo từng năm học: hồ sơ lưu bao gồm:
+ Các văn bản chỉ đạo hướng dẫn của cấp trên về công tác tuyển sinh + Kế hoạch tuyển sinh
+ Quyết định thành lập hội đồng tuyển sinh
+ Biên bản xét tuyển, biên bản kiểm tra công tác tuyển sinh
+ Báo cáo công tác tuyển sinh
+ Danh sách học sinh trúng tuyển
+ Các hồ sơ liên quan: đơn xin học, bản sao hộ khẩu, chứng minh nhân dân của phụ huynh học sinh