Tình hình nguyên vật liệu của Công ty Vật liệu chịu lửa Trúc Thôn

Phòng kế toán của Công ty với nhiệm vụ của mình thực hiện việckiểm tra sự biến động của vật liệu trên cơ sở theo dõi cả hai chỉ tiêu số lợng và giátrị, từ đó theo dõi chặt chẽ các định m

4.1 Tình hình nguyên vật liệu của Công ty Vật liệu chịu lửa Trúc Thôn

4.1.1 Đặc điểm và tình hình quản lý sử dụng vật liệu ở Công ty

Đối với các DN sản xuất nói chung cũng nh Công ty Vật liệu chịu lửaTrúc Thôn nói riêng, để tiến hành hoạt động SXKD cần phải có NVL NVL làcơ sở cấu thành nên thực thể sản phẩm Là Công ty hoạt động SXKD trong lĩnhvực vật liệu xây dựng, sản phẩm có nhiều loại với tính năng và công dụng khácnhau nên đã tạo ra sự đa dạng, phong phú về chủng loại vật liệu ở đây Số vậtliệu để cần sử dụng cho quá trình sản xuất sản phẩm ở Công ty có khoảng gần

1000 loại Trong một tháng Công ty thờng xuyên phải sử dụng rất nhiều loại vậtliệu với khối lợng tơng đối lớn, một sự thay đổi rất nhỏ của vật liệu cũng làmcho giá thành sản phẩm thay đổi Vật liệu của Công ty chủ yếu do mua ngoài và

có một số tự chế (cát, cao lanh, bột sét sống ) trong đó có những loại khôngthể để lâu nh: hoá chất, vôi, luyện kim, bình ôxy mà nếu không có kế hoạchhợp lý trong khâu thu mua sẽ ăn lan vào vốn lu động do mua nhiều, để lâu bịhỏng hay kém phẩm chất Có những vật liệu lại có thờng xuyên trên thị trờngnh: xăng, dầu các loại, củi đốt lò mà giá cả lại biến động, khâu dự trữ vì thế sẽ ít

đi Với những vật liệu đắt tiền, nguồn nhập tơng đối khó khăn nhng lại khôngthể thiếu và thay thế đợc nh: than cám, sạn Samốt đòi hỏi trong công tác lập

kế hoạch thu mua, bảo quản và sử dụng phải hiệu quả, hay nói cách khác cầnphải quản lý tốt NVL

Với những đặc điểm trên, việc quản lý NVL là rất cần thiết ở Công ty nóiriêng và ở các DN sản xuất nói chung, là công tác không thể thiếu và là yếu tốkhách quan của mọi nền sản xuất xã hội Công tác quản lý NVL là quản lý chặtchẽ trong tất cả các khâu từ thu mua đến bảo quản, dự trữ và sử dụng Việc quản

lý vật liệu ở Công ty khá phức tạp, đòi hỏi phải đợc theo dõi quản lý ở kho,phòng vật t, phòng kế toán và các phân xởng theo chức năng và nhiệm vụ đợc

giao Giữa các bộ phận này có các mối quan hệ hữu cơ với nhau Phòng kếhoạch - kinh doanh của Công ty có nhiệm vụ lập kế hoạch cung cấp vật t dựatrên định mức vật t cho từng loại sản phẩm Dựa vào kế hoạch sản xuất của từngphân xởng mà phòng kế hoạch - kinh doanh cấp phát vật t cho sản xuất đồngthời đôn đốc, kiểm tra thờng xuyên tình hình thực hiện kế hoạch sử dụng vậtliệu.

Trong điều kiện hiện nay, nguồn vật t khá phong phú, việc thu mua diễn

ra nhanh chóng và thuận tiện Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, kế hoạch cung ứngvật t mà các nhân viên tiến hành thu mua theo đúng số lợng, chủng loại, chất l-ợng đảm bảo tiến độ sản xuất, tránh gây ứ đọng vốn, lãng phí chi phí bảo quản

ở Công ty với lợng vốn có hạn nên thờng chỉ dự trữ NVL ở mức tối thiểucần thiết cho sản xuất Với những vật liệu không thể để lâu (vôi, luyện kim, hoáchất) thì thờng không dự trữ để tránh gây ứ đọng vốn

Bên cạnh việc tổ chức thu mua, dự trữ, Công ty còn tổ chức hệ thống khotàng tơng đối tốt nhằm đảm bảo cho vật t không bị mất mát, h hỏng làm ảnh h-ởng đến chất lợng sản phẩm ở Công ty, mỗi loại vật liệu đợc tổ chức thành mộtkho riêng (kho vật liệu, kho nhiên liệu, kho phụ tùng) Tuỳ theo từng loại vậtliệu mà có cách bảo quản khác nhau Các kho này đợc bố trí gần nhau tạo điềukiện cho việc quản lý đợc thuận tiện

Vật liệu khi mua về đợc nhập kho theo đúng quy định Căn cứ vào phiếuxuất kho vật liệu, thủ kho tiến hành cấp phát theo đúng phiếu xuất, cuối thángkiểm tra vật t trong kho, đối chiếu tồn kho thực tế với sổ sách (thẻ kho) sau đóbáo cáo số liệu về phòng kế hoạch vật t và phòng kế toán để có kế hoạch cungcấp cho tháng sau Thờng vật liệu của Công ty đợc dự trữ trong khoảng 3 - 4tháng nên việc bảo quản ở kho là vấn đề hết sức quan trọng

Đối với các phân xởng sản xuất, căn cứ vào kế hoạch sản xuất đợc giao,

đến nhận vật liệu ở kho đa vào sản xuất, cuối tháng căn cứ vào định mức tiêu

hao xác định số vật t tồn ở phân xởng Nếu thực tế tiêu hao vợt định mức quácao sẽ báo ngay về các phòng ban chức năng có liên quan để có kế hoạch thay

đổi phơng án kịp thời (về khuôn mẫu, công nghệ ) với giá thành có thể chấpnhận đợc

Để giúp cho việc quản lý NVL đợc chặt chẽ cần phải có sự phối hợp củaphòng kế toán Phòng kế toán của Công ty với nhiệm vụ của mình thực hiện việckiểm tra sự biến động của vật liệu trên cơ sở theo dõi cả hai chỉ tiêu số lợng và giátrị, từ đó theo dõi chặt chẽ các định mức cấp phát, xem việc sử dụng vật liệu cóhiệu quả hay không, đồng thời đa ra định mức vốn vật liệu hợp lý giúp các phòngliên quan xác định kế hoạch vật t, kế hoạch tiêu thụ sản phẩm

Nh vậy, NVL có vị trí hết sức quan trọng đối với quá trình sản xuất củaCông ty Do đó duy trì sự cung ứng ổn định NVL đầu vào, đảm bảo lợng dự trữ

để chủ động trong sản xuất, đồng thời sử dụng tiết kiệm, hợp lý NVL góp phầnkhông nhỏ nâng cao hiệu quả SXKD cho Công ty

4.1.2 Phân loại vật liệu ở Công ty

NVL sản xuất đa dạng gồm nhiều chủng loại, quy cách khác nhau, mỗiloại có nội dung kinh tế, có chức năng trong SXKD, có tính chất lý hoá khácnhau Để nhận biết đợc từng thứ vật liệu phục vụ cho việc tổ chức công tác quản

lý, công tác kế toán vật liệu đợc chặt chẽ, đồng thời tính giá thành sản phẩmchính xác, góp phần nâng cao hiệu quả SXKD cần phải tiến hành phân loại vậtliệu theo những tiêu thức thích hợp

Căn cứ vào đặc điểm, vai trò và công dụng của vật liệu trong quá trìnhsản xuất, Công ty đã phân loại vật liệu nh sau:

- Nguyên vật liệu: là đối tợng lao động, là cơ sở vật chất chủ yếu hình

thành nên thực thể sản phẩm hoặc góp phần làm tăng chất lợng sản phẩm, thay

đổi mẫu mã sản phẩm, bao gồm: xi măng, cát, vôi, đá tấn mài, sạn Samốt, than,sắt thép, giằng mái thanh chèo, que hàn, các loại đờng ống cao su, nhựa HP, vỏthùng, sơn đánh dầu và các loại khác

- Nhiên liệu, bao gồm: than, củi, xăng, dầu các loại, mỡ bôi trơn và một

số nhiên liệu khác

- Phụ tùng thay thế: là loại vật liệu Công ty mua về để thay thế cho các

bộ phận chi tiết của máy móc, thiết bị khi cần thiết, bao gồm: vòng bi, zoăngphụ tùng của các loại xe ôtô, dây đai, phụ tùng máy xúc, máy gạt, bánh răng vàcác loại phụ tùng khác

- Phế liệu thu hồi: là các loại NVL loại ra trong quá trình sản xuất, chế

tạo sản phẩm nh: sắt, thép vụn, các phế liệu thu hồi, thu nhặt trong quá trìnhthanh lý TCSĐ

ở Công ty, có những loại vật liệu khi sản xuất sản phẩm này nó là NVLchính, nhng khi sản xuất sản phẩm khác nó lại là NVL phụ

Ví dụ: Than, khi sản xuất đất đèn nó là NVL chính, nhng khi sản xuấtgạch chịu lửa nó lại là NVL phụ

Qua việc phân loại vật liệu nh trên, Công ty mở các tài khoản cấp 2 nhsau:

- TK 1522: Nguyên vật liệu

- TK 1523: Nhiên liệu

- TK 1524: Phụ tùng thay thế

- TK 1526: Phế liệu thu hồi

Do đặc điểm vật liệu của Công ty có nhiều loại, nhiều thứ nên để thuậntiện cho việc theo dõi, phản ánh trên sổ sách, Công ty đã thực hiện việc mã hoávật liệu trên máy vi tính nh sau: (trang sau)

Việc phân loại và kết hợp với mã hoá vật t nh trên tạo điều kiện cho việcquản lý vật liệu đợc chặt chẽ và chi tiết, đồng thời giúp cho công tác hạch toánvật liệu chính xác nhất là trong điều kiện ứng dụng máy tính vào công tác kế toán

nh hiện nay Song khoản chi vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sảnphẩm, do đó cần phải quản lý tốt vật liệu về mặt giá trị từ khâu thu mua đến việctính toán, phân bổ đúng đắn giá trị của vật liệu cho các đối tợng sử dụng trongSXKD Điều đó đòi hỏi phải tiến hành đánh giá vật liệu

Bảng mã hóa vật t

4.1.3 Đánh giá vật liệu ở Công ty

Về nguyên tắc vật liệu phải đợc đánh giá theo giá vốn thực tế, nhng do

đặc điểm của vật liệu có nhiều loại, lại thờng xuyên biến động trong quá trìnhSXKD nên có thể đánh giá theo gía hạch toán để có thể phản ánh kịp thời, đầy

đủ tình hình biến động và số hiện có của vật liệu

Thực tế ở Công ty Vật liệu chịu lửa Trúc Thôn chỉ đánh giá vật liệu theogiá thực tế và áp dụng phơng pháp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ,

01.NLSA01 01.NLSA02

01.TTTE01 01.TTTE02

01.VKDI05 01.VKDI07

01.KHBL21 01.KHBL25

01.VKOH01 01.VKOH02

* Nhóm nhiên liệu

- Củi đốt lò

- Than cám loại 1

- Tham cám loại 2 -

- Xăng A90 -

- Dầu Điêzen

- Dầu FO

- Dầu M14 -

1523

02.KHCD01 02.DTTC01 02.DTTC02 02.DTXA02 02.DTDA01 02.DTDA02 02.DTDA03

và mở TK 133 "Thuế GTGT đợc khấu trừ" để hạch toán khoản thuế GTGT đầuvào Công ty tiến hành đánh giá vật liệu nh sau:

• Đối với vật liệu nhập kho

- Với vật liệu mua ngoài:

Giá thực tế

vật liệu nhập kho =

Giá ghi trên hoá đơn của ngời bán (cha có thuế GTGT)

+ Chi phí vận chuyển,

bốc xếp

Ví dụ: Theo hoá đơn GTGT số 065800 của Công ty than Quảng Ninh

bán than cám loại 1 cho Công ty ngày 03/11/2005:

- Giá cha có thuế: 35.000.000 đồng (100 tấn x 350.000 đồng/tấn)

- Thuế GTGT (10%): 3.500.000 đồng

- Chi phí vận chuyển: 100.000 đồng

(Tổng giá thanh toán = 38.600.000 đồng)

Khi than cám về nhập kho, kế toán ghi giá thực tế nhập kho là35.100.000 đồng trên phiếu nhập kho

Tuỳ theo yêu cầu của ngời bán, Công ty có thể thanh toán tiền ngay khinhận hàng hoặc thanh toán chậm trong thời gian cho phép

- Với vật liệu tự gia công chế biến nh bột sét sống, sạn Samốt thì: Giá thực tế vật liệu

Giá thực tế vật liệuxuất gia công chế biến +

Chi phí gia côngchế biếnThực tế đối với các chi phí thu mua liên quan trực tiếp đến từng thứ vậtliệu nh chi phí vận chuyển, thuê bốc vác thì căn cứ vào các chứng từ liên quan

sẽ đợc tính luôn vào giá thực tế vật liệu nhập kho Riêng các chi phí thu mua củanhân viên thu mua bao gồm tiền lơng và hao mòn xe, thờng đợc tính vào cuốitháng, nếu tính toán chi phí này cho vật liệu nhập kho trong kỳ thì rất phức tạp,khó chính xác; hơn nữa nhân viên thu mua vật t không chỉ mua NVL cho sảnxuất mà còn phải đảm đơng nhiều công việc khác nữa nh mua dụng cụ văn

phòng, vì vậy để đơn giản khoản chi phí này, Công ty đa luôn vào chi phí quản lý

DN nh một khoản lơng của nhân viên quản lý kinh tế

• Đối với vật liệu xuất kho:

Căn cứ vào đặc điểm SXKD, đặc điểm vật liệu, khả năng trình độ của cán

bộ kế toán cũng nh yêu cầu của công tác quản lý, Công ty đã sử dụng giá thực

tế để hạch toán vật liệu và áp dụng tính giá vật liệu xuất kho theo phơng phápbình quân gia quyền liên hoàn Theo phơng pháp này, sau mỗi lần nhập kho đơngiá thực tế bình quân đợc xác định nh sau:

Đơn giá thực tế

bình quân

Trị giá thực tếvật liệu tồn đầu kỳ +

Trị giá thực tếvật liệu nhập trong kỳ

Số lợng vật liệu

Số lợng vật liệunhập trong kỳ

Và giá vật liệu xuất kho theo từng lần xuất đợc xác định nh sau:

Đơn giá thực tế bình quân đợc sử dụng để tính trị giá vật t xuất kho cho

đến khi nhập lô hàng khác cần tính toán lại đơn giá thực tế bình quân

Ví dụ: Theo tài liệu tháng 12/2005 có tình hình nhập, xuất, tồn Than

cám loại 1 nh sau:

- Số lợng than cám loại 1 tồn cuối tháng 11/2005 là 10 tấn (thành tiền6.857.140 đồng

- Ngày 02/12 nhập 20 tấn, thành tiền 13.714.300 đồng

- Ngày 05/12 xuất ra số lợng là 15 tấn

- Ngày 10/12 nhập vào số lợng 25 tấn, thành tiền 17.142.900 đồng

- Ngày 13/12 xuất ra số lợng 35 tấn

Xác định trị giá xi măng xuất kho nh sau:

+ Ngày 05/12/2005:

=

tự do nên việc sử dụng giá thực tế rất thuận lợi, phù hợp, nhất là trong điều kiệnứng dụng máy tính vào công tác kế toán của Công ty.

4.2 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu ở Công ty

Mọi hiện tợng kinh tế xảy ra trong quá trình hoạt động SXKD liên quan

đến việc nhập xuất NVL đều phải đợc lập chứng từ kế toán một cách đầy đủ,chính xác và kịp thời Để có thể tổ chức đợc toàn bộ công tác kế toán nói chungcũng nh công tác hạch toán chi tiết vật liệu nói riêng thì phải dựa trên cơ sở cácchứng từ kế toán Kế toán chi tiết vật liệu ở Công ty sử dụng các chứng từ sau:

- Phiếu nhập kho (Mẫu C11 - H)

- Phiếu xuất kho (Mẫu 02 - VT)

Căn cứ vào số lợng NVL tồn trong kho và căn cứ vào kế hoạch sản xuấttrong tháng, quý, năm của đơn vị do Phòng Kế hoạch - kinh doanh (KH-KD)xây dựng đã đợc ký duyệt, Phòng KH-KD lập kế hoạch dự trù NVL chủ yếu chosản xuất Khi có nhu cầu về NVL thì Phòng KH-KD căn cứ vào đó mà viếtphiếu yêu cầu vật t trình lên Giám đốc để xin mua, nếu thấy hợp lý và cần thiếtthì Giám đốc ký duyệt đồng ý cho mua

Khi vật liệu về đến kho, nhân viên cung ứng mang hoá đơn của bên bán vật

t lên ngời có trách nhiệm để kiểm tra, sau đó thông báo qua phòng kỹ thuật đểkiểm tra số lợng, chất lợng theo đúng quy cách, phẩm chất, mẫu mã quy định Nếu

đạt yêu cầu, nhân viên mua vật t căn cứ vào hoá đơn để lập phiếu nhập kho Phiếunhập kho đợc lập thành 3 liên có đầy đủ chữ ký của phụ trách cung tiêu (do giám

đốc uỷ quyền), của ngời giao hàng và thủ kho, trong đó:

- 1 liên (bản gốc) ở quyển chứng từ nhập lu tại phòng KH-KD

- 1 liên giao cho thủ kho giữ

- 1 liên giao cho kế toán vật t lu tại phòng kế toán - tài chính

Ví dụ: Ngày 04/12/2005 Công ty mua hàng của Công ty Cổ phần thơng

mại Chí Linh (là đơn vị thuộc đối tợng chịu thuế GTGT theo phơng pháp khấutrừ) có hoá đơn GTGT nh biểu mẫu 01:

Biểu mẫu 01: hoá đơn GTGT Hoá đơn

giá trị gia tăng

Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 04/12/2005

Mẫu số: 02 GTTT-3LL DH/2004B

0010084

Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần thơng mại Chí Linh

Địa chỉ: Số tài khoản:

Điện thoại: Mã số:

Họ tên ngời mua hàng: Nguyễn Anh Tuấn

Đơn vị: Công ty Vật liệu chịu lửa Trúc Thôn

Địa chỉ: Xã Cộng Hoà - Huyện Chí Linh - Hải Dơng

MST: 0800064718001

Hình thức thanh toán: trả chậm

STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền

Lệ phí giao thông

Cộng tiền hàng 2.356.200 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT 235.620

Tổng cộng tiền thanh toán 2.699.820

Số tiền viết bằng chữ: Hai triệu sáu trăm chín chín nghìn tám trăm hai mơi đồng

Ngời mua hàng Ngời bán hàng Thủ trởng đơn vị

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Khi mua hàng về, ngời mua thông báo cho phòng kỹ thuật để kiểm trachất lợng, quy cách, số lợng, mẫu mã vật t theo hoá đơn số 0010084 và lậpphiếu nhập kho nh biểu mẫu 02:

Biểu mẫu 02: Phiếu nhập kho

Đơn vị: Công ty Vật liệu chịu lửa

PHiếu nhập kho

Ngày 04 tháng 12 năm 2005

Nợ TK 1523 : 2.464.200 Số: 0950

Có TK 331 : 2.464.200

Họ tên ngời giao hàng: Nguyễn Anh Tuấn

Theo hoá đơn số 010084 ngày 04/12/2005 của Công ty CPTM Chí Linh

Thực nhập

Khi vật t đã về nhập kho, thủ kho có trách nhiệm sắp xếp các loại vật ttrong kho một cách hợp lý, khoa học đảm bảo theo yêu cầu đồng thời tiện choviệc kiểm tra, theo dõi.

b Thủ tục xuất kho:

Căn cứ vào kế hoạch sản xuất trong tháng, quý, năm, Phòng KH-KD lên kếhoạch cung ứng vật liệu Khi có nhu cầu về vật liệu, các phân xởng sản xuất ghiriêng từng thứ, từng loại và số lợng vật liệu, viết giấy xin lĩnh vật t (Biểu mẫu 03)chuyển cho trởng phòng KH-KD xem xét và ký duyệt

Biểu mẫu 03:

Công ty Vật liệu chịu lửa Trúc Thôn

Giấy xin lĩnh vật t

Đơn vị lĩnh: Phân xởng Vật liệu chịu lửa

Họ tên ngời đề nghị: Nguyễn Quang Hng (Quản đốc phân xởng)

TT Nội dung công việc Tên vật t ĐVT Số lợng Phòng KH-KD

duyệt

1 Sản xuất gạch chịu lửa Dầu Điêzen

Dầu thải

Lít Lít

200 300

Ngày 05 tháng 12 năm 2005

Ngời đề nghị

Sau khi đợc ký duyệt, giấy này đợc chuyển cho bộ phận viết phiếu xuất kho(Biểu mẫu 04)

Phiếu xuất kho đợc lập thành 3 liên, trong đó:

- 1 liên (bản gốc) lu tại phòng Kế hoạch - kinh doanh

- 1 liên giao cho đơn vị, bộ phận lĩnh vật t giữ

- 1 liên giao cho kế toán vật t giữ lu tại phòng kế toán

Đơn giá vật liệu do kế toán tính toán và ghi vào phiếu xuất kho theo

ph-ơng pháp đơn giá thực tế bình quân gia truyền liên hoàn

Biểu mẫu 04: Phiếu xuất kho

Một trong những yêu cầu của công tác quản lý vật liệu là phản ánh và theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho theo từng nhóm, loại NVL về số lợng, chất lợng, chủng loại và giá trị, mà kế toán chi tiết đảm bảo đáp ứng đợc nhu cầu này

Đơn vị: Công ty Vật liệu chịu lửa

Trúc Thôn

Địa chỉ: Xã Cộng Hoà-Chí

Linh-Hải Dơng

Mẫu số: 02 - VT

(Ban hành theo QĐ số 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính

PHiếu xuất kho

Ngày 06 tháng 12 năm 2005

Nợ TK 621 : 2.329.000 Số: 01082

Có TK 1523 : 2.329.000

Họ tên ngời nhận hàng: Anh Nguyễn Quang Hng

Địa chỉ (bộ phận): Phân xởng Vật liệu chịu lửa

Lý do xuất kho: sản xuất gạch chịu lửa

Xuất tại kho: Chị Bình

TT

Tên, nhãn hiệu, quy

cách vật t (SP, hàng

hoá)

Mã

số ĐVT

Số lợng

Đơn giá Thành tiền

Theo C.từ

Thực nhập

Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Hai triệu ba trăm hai chín nghìn đồng

Xuất, ngày 06 tháng 12 năm 2005

Phụ trách cung tiêu Ngời nhận hàng Thủ kho KT trởng Thủ trởng đơn vị

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Vật liệu của Công ty đa dạng, phức tạp, nghiệp vụ nhập, xuất diễn ra thờng xuyên hàng ngày, do đó nhiệm vụ của kế toán chi tiết vật liệu là vô cùng quan trọng và không thể thiếu đợc.

Công ty hiện đang áp dụng phơng pháp ghi thẻ song song để hạch toánchi tiết vật liệu Theo phơng pháp này, ở kho chỉ theo dõi về mặt số lợng, còn ởphòng kế toán theo dõi cả số lợng và giá trị vật liệu Cụ thể nh sau:

- ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép phản ánh sự biến độnghàng ngày của từng loại vật liệu theo chỉ tiêu số lợng Mỗi thứ vật liệu đợc ghitrên 1 thẻ kho, sau đó thủ kho sắp xếp thẻ kho theo từng loại để tiện cho việc sửdụng thẻ kho trong việc ghi chép, kiểm tra, đối chiếu phục vụ cho yêu cầu quản

lý của Công ty Mẫu thẻ kho đợc thể hiện ở biểu mẫu 05:

Biểu mẫu 05: Thẻ kho

Đơn vị: Công ty Vật liệu chịu lửa Trúc Thôn

Địa chỉ: Cộng Hoà - Chí Linh -HD

Thẻ kho

Lập thẻ ngày tháng năm 2005

Tờ số: 03Tên, nhãn hiệu, quy cách vật t: Dầu Điêzen

Đơn vị tính: Lít(Trích tháng 12/2005)

Cách ghi thẻ kho nh sau: Hàng ngày khi nhận đợc các chứng từ nhập, xuất vật liệu, thủ kho tiến hành ghi vào thẻ kho sau khi đã kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của nó, cuối ngày tính ra số tồn kho ghi vào cột tồn của thẻ kho đó Thẻ kho đợc dùng cho cả năm Mỗi thứ vật liệu ghi trên 1 hay một số tờ tờ thẻ kho tuỳ thuộc vào nghiệp vụ xuất, nhập hàng ngày nhiều hay ít

Ghi vào thẻ kho xong, thủ kho tiến hành tập hợp phân loại các chứng từrồi gửi về phòng kế toán theo định kỳ 3-5 ngày một lần Cuối tháng thủ khomang thẻ kho lên phòng kế toán để đối chiếu

- ở Phòng kế toán: Định kỳ 3-5 ngày khi nhận đợc các chứng từ thủ khochuyển đến, kế toán kiểm tra tính hợp pháp của chúng rồi ghi vào sổ chi tiết vật

t theo chỉ tiêu số lợng và giá trị Mỗi chứng từ nhập, xuất đợc ghi vào 1 dòngriêng Kết cấu sổ chi tiết vật t giống nh thẻ kho nhng có thêm cột đơn giá và sốtiền

Ví dụ, căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho, kế toán ghi vào sổ chi tiết

vật liệu tháng 12 năm 2005 nh sau: (biểu mẫu 06)

Cuối tháng kế toán đối chiếu số liệu trên thẻ kho và sổ chi tiết vật t, sau

đó tính ra số tồn kho

4.3 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu ở Công ty

Kế toán tổng hợp là việc sử dụng các tài khoản kế toán và sổ kế toán đểtheo dõi, phản ánh, kiểm tra và giám sát các đối tợng kế toán có nội dung kinh

tế ở dạng tổng quát mà kế toán chi tiết cha đáp ứng đợc Việc mở tài khoản tổnghợp, ghi chép sổ kế toán và xác định giá trị hàng tồn kho, gía trị hàng xuất khotuỳ thuộc vào DN áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờngxuyên hay kiểm kê định kỳ

Thực tế ở Công ty Vật liệu chịu lửa Trúc Thôn áp dụng kế toán hàng khotheo phơng pháp kê khai thờng xuyên

Để tổng hợp tình hình nhập, xuất vật liệu, Công ty sử dụng các tài khoản

kế toán sau:

+ TK 152 "Nguyên vật liệu" và mở các tài khoản cấp 2:

- TK 1522: Nguyên vật liệu

- TK 1523: Nhiên liệu

- TK 1524: Phụ tùng thay thế

- TK 1526: Phế liệu thu hồi

Và một số tài khoản khác có liên quan nh:

+ TK 111 "Tiền mặt"

+ TK 133 "Thuế GTGT đợc khấu trừ"

+ TK 331 "Phải trả cho ngời bán"

+ TK 154 "Chi phí SXKD dở dang"

+ TK 621 "Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp"

+ TK 627 "Chi phí sản xuất chung"…

Để hạch toán tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu, kế toán sử dụng các sổ kếtoán tổng hợp sau:

Vật liệu nhập kho của Công ty chủ yếu là do mua ngoài, ngoài ra có một

số loại tự chế ở Công ty chỉ có trờng hợp hàng và hoá đơn cùng về trong thángchứ không có trờng hợp hàng về mà hoá đơn cha về trong tháng và ngợc lại Vìvậy kế toán ghi sổ đơn giản hơn, cụ thể nh sau:

• Trờng hợp mua vật liệu trả tiền ngay, căn cứ vào phiếu chi kế toán ghi:

Nợ TK 152

Nợ TK 133(1)

Có TK 111

Ví dụ: căn cứ vào phiếu chi số 10113 ngày 05/12/2005 mua than cám, kế

toán ghi định khoản:

Ví dụ: Ngày 10/12/2005 anh Hùng mua than về bằng tiền tạm ứng, căn

cứ vào phiếu nhập kho, kế toán ghi định khoản:

Ví dụ: căn cứ vào hoá đơn số 10084 và phiếu nhập kho ngày 04/12/2005

kế toán ghi sổ theo định khoản :

Ví dụ: căn cứ vào phiếu nhập kho số 1084 ngày 07/12/2005 sản phẩm

bột sét trắng do Công ty tự chế biến, kế toán ghi:

Nợ TK 152 : 20.890.500 (đồng)

Có TK 154 : 20.890.500 (đồng)

4.3.2 Kế toán tổng hợp xuất vật liệu

ở Công ty vật liệu đợc xuất kho chủ yếu dùng cho sản xuất sản phẩm,phục vụ quản lý sản xuất chung trong phạm vi các phân xởng sản xuất, phục vụcho nhu cầu bán hàng, quản lý DN và cho công tác sửa chữa lớn Tuỳ theo mục

đích sử dụng mà kế toán hạch toán nh sau:

• Trờng hợp vật liệu xuất trực tiếp cho sản xuất sản phẩm, ghi:

Nợ TK 642 (Nếu dùng cho quản lý)

Nợ TK 241(2) (Nếu dùng cho sửa chữa lớn)

Có TK 152Việc tính giá thực tế vật liệu xuất kho đợc áp dụng theo phơng pháp đơngiá bình quân gia truyền liên hoàn

Các nghiệp vụ nhập vật t đợc kế toán vào sổ kế toán tổng hợp theo trình

Ví dụ Sổ nhật ký chuyên dùng tài khoản 1523 (Biểu mẫu 09).

` Thông qua việc ghi chép trên sổ chi tiết vật t phản ánh đợc một cách ờng xuyên và liên tục tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu về cả mặt số lợng

th-và giá trị cho từng thứ vật liệu Căn cứ th-vào sổ chi tiết vật t, cuối mỗi quý, kếtoán lập báo cáo tổng hợp nhập, xuất tồn vật liệu chủ yếu theo thứ, loại (Bảng06) Báo cáo này đợc dùng cho cả năm đồng thời đợc theo dõi cả hai chỉ tiêu sốlợng và giá trị Trong đó:

Cột tồn đầu kỳ, số liệu đợc lấy từ cột tồn cuối kỳ của Báo cáo nhập xuất - tồn vật t chủ yếu của quý trớc tơng ứng với từng thứ, loại vật liệu

Cột nhập, xuất trong kỳ, số lợng và giá trị đợc tổng hợp từ các sổ chi tiếtvật t luỹ kế 3 tháng trong quý cho từng thứ, loại vật liệu

- Cột tồn cuối kỳ phản ánh số lợng và giá trị của từng thứ vật liệu Cộtnày đợc tính nh sau:

Số lợng tồn

cuối quý =

Số lợng tồn đầuquý +

Số lợng nhậptrong quý -

Số lợng xuấttrong quý

Số tiền tồn

cuối quý =

Số tiền tồn đầu quý +

Số tiền nhậptrong quý -

Số tiền xuấttrong quý

Trong quan hệ với ngời bán, trờng hợp Công ty mua hàng cha trả tiền lànghiệp vụ xảy ra thờng xuyên ở Công ty, do đó kế toán phải theo dõi tình hìnhthanh toán với ngời bán qua TK 331"Phải trả cho ngời bán" bằng việc lập các sổchi tiết thanh toán với ngời bán theo dõi cho từng đối tợng (Biểu mẫu 10), sổnày mở theo từng tháng Cuối mỗi tháng, kế toán căn cứ vào dòng tổng cộng số

d và số phát sinh trên sổ chi tiết của từng đối tợng khách hàng để lập “Bảngtổng hợp phải trả cho ngời bán” (Biểu mẫu 11)

4.4 Một số nhận xét và ý kiến góp ý nhằm cải tiến và hoàn thiện công tác kế toán NVL ở Công ty Vật liệu chịu lửa Trúc Thôn

đã không ngừng cải tiến kỹ thuật, đổi mới công nghệ sản xuất, cải cách bộ máy

hành chính, nâng cao tay nghề cho công nhân và nâng cao trình độ chuyên mônnghiệp vụ cho các cán bộ nhân viên trong Công ty, đồng thời luôn nghiên cứu,tìm hiểu mở rộng thị trờng tiêu thụ, đổi mới phơng thức bán hàng, phấn đấu hạgiá thành sản phẩm, nâng cao chất lợng cũng nh đa dạng hoá mặt hàng nhằm

đáp ứng kịp thời trong sự phát triển chung của nền kinh tế quốc dân Cùng với

sự phát triển không ngừng của Công ty thì công tác kế toán nói chung và côngtác kế toán NVL nói riêng cũng không ngừng đợc đổi mới và hoàn thiện

Nhìn chung, bộ máy quản lý của Công ty đợc tổ chức có hệ thống phùhợp với đặc điểm của Công ty Là một DN sản xuất ra nhiều sản phẩm khácnhau, do đó nhu cầu về NVL là rất cần thiết và có ảnh hởng không nhỏ đến giáthành sản phẩm, nhất là trong thời buổi KTTT nh hiện nay đòi hỏi các sản phẩmbán ra phải có chất lợng cao và giá thành hạ Công ty thờng xuyên sử dụng rấtnhiều loại vật liệu với khối lợng tơng đối lớn một sự thay đổi nhỏ của vật liệucũng làm cho giá thành sản phẩm thay đổi Do vậy các bộ phận có chức năngtrong Công ty đã thực hiện triệt để nhằm hạn chế tới mức thấp nhất sự hao hụtcủa vật liệu

• Về công tác kế toán nói chung

Từ một đơn vị hạch toán phụ thuộc, để có đợc những kết quả SXKD khảquan không thể không nói đến sự chỉ đạo quản ban lãnh đạo Công ty và sự vơnlên không mệt mỏi của từng con ngời ở đây Từ một đơn vị sản xuất thủ công làchính, sản xuất bị bó hẹp, thị trờng tiêu thụ sản phẩm hạn chế, khó khăn tởng

nh không thể khắc phục đợc Song Công ty đã từng bớc đợc củng cố và hoànthiện Nhìn chung việc vận dụng chế độ kế toán mới ở Công ty đợc thực hiện t-

ơng đối nhanh chóng, cung cấp thông tin kịp thời cho việc tập hợp chi phí vàtính giá thành sản phẩm

Trong tổ chức bộ máy kế toán, phòng kế toán của Công ty đợc tổ chứcgọn nhẹ, hợp lý, phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất và tổ chức quản lý củaCông ty Các nhân viên kế toán đều nhiệt tình với công việc và có tinh thầntrách nhiệm cao Các phần hành kế toán đợc tổ chức đồng bộ, chặt chẽ Mỗi

nhân viên kế toán đều đảm nhận phần công việc của mình, nhng họ tạo ra sựliên kết chặt chẽ, giải quyết công việc một cách nhịp nhàng và hiệu quả.

Hệ thống chứng từ mà kế toán Công ty đang sử dụng để chứng minh chocác nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn thành là tơng đối đầy đủ, hợp lý và hợppháp, đúng theo mẫu quy định của Bộ tài chính Hệ thống chứng từ đợc lập vàluân chuyển theo một trình tự thống nhất, xác định và rõ ràng Từ đó thiết lậpnên một quá trình thanh toán chặt chẽ và hợp lý

Hệ thống sổ sách kế toán của Công ty đầy đủ về số lợng và chủng loại,ghi chép rõ ràng Với sự trợ giúp của máy tính và phần mền kế toán máy nêncông việc xử lý số liệu, cộng sổ và chuyển sổ trở nên dễ dàng hơn Nhờ vậy

mà công tác kế toán đã đợc rút ngắn về thời gian, cung cấp thông tin nhanhchóng và kịp thời phục vụ cho công tác quản lý

Việc áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung và công tác kế toán củaCông ty đã làm giảm bớt việc ghi chép, tính toán, dễ kiểm tra, thuận tiện choviệc phân công công việc giữa kế toán vật t và kế toán tổng hợp Đây là mộthình thức kế toán tiên tiến, phù hợp với trình độ nghiệp vụ chuyên môn của cácnhân viên kế toán của Công ty

• Về công tác kế toán nguyên vật liệu

Qua thực tế tiếp xúc và tìm hiểu tình hình hạch toán NVL ở Công ty Vậtliệu chịu lửa Trúc Thôn tôi nhận thấy: nhìn chung công tác kế toán NVL đợctiến hành có nề nếp, chấp hành đúng quy định, chế độ kế toán của Bộ tài chínhban hành Các phòng ban có sự phối hợp chặt chẽ với phòng kế toán đảm bảocông tác kế toán NVL diễn ra đều đặn, nhịp nhàng, phù hợp với điều kiện củaCông ty và đáp ứng đợc yêu cầu của công tác quản lý, thực hiện tốt phần dự trữ

Kế toán chi tiết vật liệu áp dụng phơng pháp thẻ song song đã đảm bảo đợc tínhthống nhất về phạm vi phơng pháp tính toán và các chi tiết kinh tế giữa kế toán

và các bộ phận liên quan Số liệu ghi chép rõ ràng, phản ánh chính xác tình hìnhhiện có, tăng, giảm, tồn kho NVL Mặt khác kế toán NVL đã sử dụng các tàikhoản kế toán thích hợp theo dõi sự biến động của vật liệu, thực hiện việc cân

đối giữa chỉ tiêu giá trị và số lợng, giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, ờng xuyên đối chiếu, đảm bảo thông tin chính xác về tình hình biến động củaNVL Cụ thể:

th Việc phân loại vật liệu, tổ chức bảo quản trong kho đợc gọn gàng, phùhợp với tính chất lý hoá của từng loại, từng thứ vật liệu, góp phần tiết kiệm chiphí cho công tác bảo quản; đồng thời giám sát cho việc mất, hao hụt, việc nhập

và xuất kho vật liệu đợc nhanh chóng và kịp thời

- Việc mã hoá vật liệu trên máy vi tính tạo điều kiện thuận lợi cho việctheo dõi các loại vật liệu, đồng thời giảm bớt công việc kế toán

- Phòng kế hoạch - kinh doanh đã xây dựng và thực hiện tốt kế hoạch thumua NVL với khối lợng lớn và đa dạng, nên luôn cung cấp đầy đủ cho nhu cầusản xuất, không làm gián đoạn quá trình sản xuất

- Việc hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp ghi thẻ song song phùhợp với Công ty về mặt trình độ của kế toán và thủ kho Việc theo dõi, đối chiếugiữa kho và phòng kế toán tơng đối nhanh

- Hệ thống định mức vật t ở Công ty đợc xây dựng cụ thể, chi tiết chotừng loại vật t, từng loại sản phẩm tạo điều kiện cho việc sử dụng vật t đợc hiệuquả

Tuy nhiên, để phù hợp với biến động của nền kinh tế, chế độ kế toáncũng thờng xuyên đợc thay đổi, do đó kế toán nói chung và kế toán NVL nóiriêng vẫn xảy ra những hạn chế không thể tránh khỏi

b Những hạn chế

• Về công tác quản lý

Trong điều kiện KTTT, sự cạnh tranh giữa các DN rất quyết liệt và là tấtyếu không thể tránh khỏi Nhu cầu đòi hỏi các sản phẩm bán ra phải có chất lợngcao nhng đồng thời giá cả phải hợp lý, vừa hiện đại lại vừa thích ứng đợc nhu cầucủa xã hội Các sản phẩm của Công ty chủ yếu đợc tiêu thụ trong nớc, số lợngsản phẩm bán ra nớc ngoài còn hạn chế, trong khi đó Công ty lại phải đối diện