Thực trạng tổ chức kế toán vật liệu tại công ty cơ khí may gia lâm

Đặc điểm kinh tế kỹ thuật và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty cơ khí may gia lâm có ảnh hởng đến hạch toán vật liệu 1.Lịch sử hình thành và phát triển củ

Thực trạng tổ chức kế toán vật liệu tại công ty cơ khí may gia lâm

I Đặc điểm kinh tế kỹ thuật và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty cơ khí may gia lâm có ảnh hởng đến hạch toán vật liệu

1.Lịch sử hình thành và phát triển của công ty

Công ty cơ khí may Gia Lâm là một trong những công ty mạnh của ngànhDệt may Việt Nam trực thuộc Tổng Công ty Dệt may Việt Nam

Tên gọi chính thức: Công ty cơ khí may Gia Lâm.

Tên giao dịch đối ngoại: Gia Lam Sewing Machine Company

Trụ sở chính: Thị trấn Sài Đồng - Gia Lâm - Hà Nội.

Điện thoại: 048276564-048276934

Fax: 8448276565.

Tài khoản giao dịch: 710A.00012 tại ngân hàng công thơng Chơng Dơng.

Công ty đã trải qua những bớc xây dựng và trởng thành tính đến nay là 25nămvới nhiều thay đổi về nhiệm vụ trong sản xuất cũng nh sự thay đổi tên gọicủa công ty Ngày 22/9/1977 theo quyết định số 731/CNN- TCLĐ của Bộ Côngnghiệp nhẹ , xí nghiệp cơ khí sửa chữa máy khâu ra đời từ một phân xởng sửachữa của xí nghiệp May 10(nay là công ty May 10) - tiền thân của Công ty cơkhí may Gia Lâm ngày nay Cuối những năm 80, cùng với sự phát triển chungcủa ngành công nghiệp nhẹ trong đó có sự phát triển mạnh mẽ của ngành maycông nghiệp - chuyển sang may hàng xuất khẩu, xí nghiệp cơ khí sửa chữa máykhâu đổi tên thành Xí nghiệp Cơ khí may Gia Lâm theo quyết định số 462/CNN

- TCLĐ ngày 7/5/1983 của Bộ Công nghiệp nhẹ và đợc xây dựng trên địa điểmmới riêng biệt cùng với sự giúp đỡ của Cộng hoà dân chủ Đức cũ

Những năm trong thời kỳ bao cấp, công ty cha phát huy đợc hết tiềm năngcủa mình : mọi kế hoạch sản xuất và tiêu thụ của công ty đều đợc thực hiện theochỉ tiêu pháp lệnh của nhà nớc Nhiệm vụ mà nhà nớc giao cho công ty giai

đoạn này là sản xuất các phụ tùng thay thế và sửa chữa các máy khâu côngnghiệp, các loại máy chuyên dùng trong ngành may công nghiệp cho các xínghiệp may thuộc Liên hiệp sản xuất xuất nhập khẩu May - Bộ Công nghiẹp nhẹhoặc các xí nghiệp may thuộc các Sở Công nghiệp trên toàn quốc

Ngày 29/4/1993, để đáp ứng yêu cầu chung của xã hội, theo quyết định số445/QĐ - TCLĐ của Bộ Công nghiệp nhẹ, xí nghiệp đợc chuyên thành Công tycơ khí may Gia Lâm - một trong những đơn vị hạch toán độc lập trực thuộcTổng công ty Dệt May Việt Nam

Với công nghệ sản xuất tiên tiến, thiết bị hiện đại đợc nhập của Công hoầLiên bang Đức, Italia, với đội ngũ cán bộ quản lý có năng lực, cán bộ chuyênsâu nhiếu kinh nghiệm và đội ngũ công nhân lành nghề, đến nay công ty khôngnhững sản xuất đơc phụ tùng thay thế mà còn vơn lên chế tạo đựoc các thiết bịchuyên dùng của ngành may nh: máy cắt vải cố dịnh, máy đẩy tay, máy khoandấu, các loại chân bàn cắt vải , traỉ vải,…Đặc biệt có một số máy móc thiết bịĐặc biệt có một số máy móc thiết bị

đạt yêu cầu và chất lợng cao nh: bục là hơi, máy xén vải đầu bàn, máy dập cúc,

máy kiểm tra vải, hệ thống sấy giày, máy ép thuỷ lực,…Đặc biệt có một số máy móc thiết bịthay thế đợc hàng nhậpkhẩu với giá chỉ bằng 60% đến 70% giá nhập khẩu Ngoài việc sản xuất cácsản phẩm trong ngành may - da giầy, công tycòn sản xuất các sản phẩm cơ khíkhác nh : bàn ghế làm việc, tủ hồ sơ, cột đèn tín hiệu và một số sản phẩm dândụng khác.

Trong tình hình hiện nay, để phù hợp với nền sản xuất hàng hoá, một mặtcông ty tiến hành sản xuất theo yêu cầu của khách hàng (theo đơn đặt hànghoặc hợp đồng kinh tế) , mặt khác công ty tiến hành nghiên cứu, thiết kế, chếtạo thử và chào hàng các sản phẩm làm đợc, từ đó làm cho khách hàng có thểnhận biết đợc nhu cầu của mình và đặt hàng Ngoài ra, công ty nhận cung cấpnhững sản phẩm nhập khẩu theo yêu cầu của khách hàng nh nhận lắp đặt gọn cảmột dây chuyền may hoặc giày theo phơng thức chìa khoá trao tay

Công ty luôn duy trì và phát triển sản xuất , sẵn sàng liên doanh liên kếtvới các doanh nghiệp trong và ngoài nớc để đầu t thiết bị hiện đại, khoa họccông nghệ mới nhằm nâng cao năng lực sản xuất và chất lợng sản phẩm Vớithời gian hơn 20 năm,công ty đang trên đà phát triển và tự khẳng định mình làmột doanh nghiệp nhà nớc luôn đi tiên phong trong lĩnh vực sản xuất các thiết biphục vụ cho ngành Dệt May Việt Nam

Biểu số 1

Một số chỉ tiêu kết quả và hiệu quả kinh doanh

của công ty cơ khí may gia lâm

STT Chỉ tiêu TH năm 2001 KH năm 2001 TH năm 2001

So sánh với KH năm 2001 (%)

So sánh với năm

2 Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh taị công ty

Công ty Cơ khí may Gia Lâm là một doanh nghiệp nhà nớc hạch toán độclập trực thuộc Tổng công ty Dệt May Việt Nam Tổ chức của công ty thóng nhất

từ trên xuống dới, mọi hoạt động đợc chỉ đạo thống nhất từ giám đốc tới từngphòng ban nghiệp vụ và xuống các phân xởng sản xuất Thông tin đợc quản lý

và kiểm tra chặt chẽ, việc xử lý thông tin cũng nhanh chóng và thuận tiện đảmbảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh đáp ứng đợc các yêu cầu đặt ra.

Các phân xởng không có bộ máy quản lý riêng mà chỉ gồm:

+Quản đốc phân xởng

+Phó quản đốc phân xởng

+Nhân viên kinh tế

* Giám đốc công ty là ngời đại diện pháp nhân của công ty , điều hành

toàn bộ hoạt động của công ty theo chế độ một thủ trởng Giám đốc chịu tráchnhiệm điều hành toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh theo đúng pháp luật.Giúp việc cho giám đốc là phó giám đốc (kiêm trởng phòng kinh doanh)

Mỗi phòng ban nghiệp vụ của công ty đều có nhiệm vụ riêng , có chứcnăng tham mu giúp giám đốc điều hành công việc Nhiệm vụ cụ thể của từngphòng ban do giám đốc công ty phân công nh sau:

* Phòng tổ chức hành chính:

Có nhiệm vụ tổ chức lao động khoa học, hợp lý, quản lý đội ngũ cán bộcông nhân viên trong toàn công ty, quản lý, sử dụng có hiệu quả quỹ tiền lơng,tiền thởng trên cơ sở quy chế đã ban hành

* Phòng kỹ thuật:

Có nhiệm vụ nghiên cứu, thiết kế khuôn mẫu bản vẽ , xây dựng các địnhmức kinh tế kỹ thuật tiêu chuẩn chất lợng sản phẩm, qui cách từng mặt hàng,nghiên cứu ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất và giám định máymóc thiết bị sản xuất Ngoài ra, phòng còn có nhiệm vụ kiểm tra chất l ợng sảnphẩm, tính năng kỹ thuật, độ an toàn của sản phẩm trớc khi nhập kho

* Phòng kinh doanh :

Hợp tác quan hệ với các bạn hàng trong và ngoài nớc, ký kết các hợp

đồng mua bán thiết bị, sản phẩm, tham mu cho giám đốc xác định phong hớng,mục tiêu, chiến lợc kinh doanh , tìm hiểu nhu cầu của thị trờng, tìm kiếm đầuvào, đầu ra cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty từ đó lập kế hoạchsản xuất ,cân đối giữa các nguồn lực của công ty nh vật t, lao động, máy mócthiết bị và nguồn vốn

* Phòng kế toán:

Đảm bảo phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đầy đủ, chính xác, kịpthời, xác định đợc kết quả kinh doanh của công ty, xây dựng kế hoạch tài chính,xây dựng các mức chi phí và phân tích các mặt liên quan đến tài chính, tham mucho giám đốc về kế hoạch tài chính

* Phòng KCS:

Kiểm tra chất lợng, nghiệm thu sản phẩm, kiểm tra, giám sát công nghệsản xuất trên dây chuyền, kiểm tra vật t trớc khi đa vào sản xuất, tham gia vàocông tác nghiên cứu nâng cao chất lợng sản phẩm cùng với phòng kỹ thuật

* Phòng bảo vệ :

Thực hiện các phơng án bảo vệ an ninh trật tự trong công ty

Phòng bảo vệ

Phòng kế toán

Hiện nay phòng kế toán có 6 ngời: 1 kế toán trởng, 1 kế toán tổng hợp, 1

kế toán viên, 1 thủ quỹ và 2 nhân viên hạch toán kinh tế dới phân xởng Nhiệm

vụ đợc phăn công nh sau:

* Kế toán trởng: Là ngời trực tiếp phụ trách phòng kế toán của công ty,

chịu trách nhiệm trớc cơ quan quản lý tài chính cấp trên và giám đốc công ty vềmọi vấn đề có liên quan đến tài chính, tài sản, có nhiệm vụ quản lý, điều hànhtoàn bộ phòng kế toán theo hoạt động chức năng và chuyên môn, kiểm tra, chỉ

đạo công tác quản lý, sử dụng vật t , tiền vốn trong toàn công ty theo đúng chế

độ tài chính nhà nứoc đã ban hành

* Kế toán tổng hợp:

Là ngời giúp việc đắc lực cho kế toán trởng Có nhiệm vụ nắm bắt toàn bộtình hình hoạt động về tài chính, quản lý tài sản của công ty, sẵn sàng cung cấp

số liệu cho kế toán trởng và giám đốc khi có yêu cầu, có trách nhiệm cùng kếtoán trởng trong việc quyết toán cũng nh thanh tra kiểm tra công tác tài chínhcủa công ty Cuối tháng kế toán tổng hợp tính giá thành sản phẩm, xác định kếtquả kinh doanh trên máy sau khi đã kiểm tra lại các số liệu chi tiết của các bộphận trong phòng và đợc kế toán trởng kiểm tra đúng khớp với chứng từ gốc thì

in sổ sách theo quy định của công ty và các báo cáo tài chính theo quy định củanhà nớc

* Kế toán vật liệu:

Hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho vật liệu, hoá đơncủa nhà cung cấp, kế toán tiến hành kiểm tra và nhập dữ liệu vào máy, đồng thời

đối chiếu só liệu thờng xuyên với phong kinh doanh và với thủ kho Cuối tháng

kế toán tổng cộng số liệu, lập báo cáo vật liệu, đối chiếu với sổ sách kế toán cóliên quan, định kỳ cùng các bộ phận chức năng khác tiến hành kiểm kê kho

* Kế toán tài sản cố định:

Theo dõi tình hình tăng , giảm tài sản cố định, lập báo cáo tổng hợp, chitiét về TSCĐ cuả công ty Giám sát thanh lý, nhợng bán TSCĐ, trích khấu haoTSCĐ, phân tích hiệu quả sử dụng TSCĐ

* Kế toán tiền lơng và BHXH:

Theo dõi việc tính toán tiền lơng, BHXH và các khoản phụ cấp khác chocán bộ công nhân viên trong công ty Cuối tháng lập bảng thanh toán tiền lơng,lập bảng phân bổ số 1, và chuyển số liệu cho kế toán tổng hợp

* Kế toán thanh toán:

Theo dõi tình hình thu, chi, sử dụng quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng củacông ty, mở sổ quỹ theo dõi thu , chi tiền mặt Hàng ngày đối chiếu số d trên tàikhoản của công ty ở ngân hàng với sổ ngân hàng Theo dõi tình hình thanh toáncủa công ty với các đối tợng nh khách hàng, nhà cung cấp, ngân sách, thanhtoán tạm ứng…Đặc biệt có một số máy móc thiết bị

* Kế toán chi phí và giá thành:

Căn cứ vào bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ; bảng phân bổ tiền

l-ơng và bảo hiểm xã hội, kế toán tién hành vào sổ tập hợp chi phí sản xuất , phân

bổ chi phí sản xuất và tính giá thành cho từng mặt hàng cụ thể

* Kế toán thành phẩm và tiêu thụ:

Theo dõi tình hình nhập, xuất kho thành phẩm, tình hình tiêu thụ Mỏ sổchi tiết bán hàng cho từng loại hàng, mở thẻ theo dõi tình hình nhập, xuất thànhphẩm sau đó theo dõi, vào sổ chi tiết bán hàng cho từng loại

* Thủ quỹ:

Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc nh phiếu thu, phiếu chi, thủ quỹxuất tiền mặt hoặc nhập quỹ, ghi sổ quỹ phần thu, phần chi, cuối ngày đối chiếuvới kế toán tiền mặt, nếu có sai sót phải sửa chữa kịp thời Khi có yêu cầu củacấp trên, thủ quỹ cùng các bộ phận có liên quan tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt

Kế toántổng hợp

Nhân viên hạch toán kinh tế

hiện có Nếu phát hiện thừa hoặc thiếu tiền mặt tại quỹ, phải tìm nguyên nhân và

dề ra biện pháp xử lý

* Nhân viên kinh tế phân xởng:

đợc biên chế trực tiếp dới hai phân xởng sản xuất nhng về nghiệp vụ thìchịu sự chỉ đạo của kế toán trởng Nhân viên kinh tế có nhiệm vụ hớng dẫnkiểm tra, cập nhật, tổng hợp số liệu về lao động tiền lơng Cuối tháng, tổng hợpbáo cáo về phòng kế toán

Sơ đồ 9 :

tổ chức bộ máy kế toán tại công ty cơ khí may Gia Lâm

4 Hình thức kế toán, chứng từ, sổ sách sử dụng trong công tác kế toán.

Công ty cơ khí may Gia Lâm là đơn vị sản xuất kinh doanh hạch toán độclập trực thuộc tổng công ty Dệt May Việt Nam

Tại công ty, niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc vào ngày31/12, đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép là đồng Việt Nam Hình thức sổ kếtoán áp dụng tại công ty là hình thức nhật kí chứng từ và công ty đã sử dụngmáy vi tính trong công tác kế toán Đây là hình thức kế toán đợc xây dựng trênnguyên tắc kết hợp giữa việc ghi chép theo thứ tự thời gian với việc ghi sổ theo

hệ thống, giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, giữa việc ghi chép hàng ngàyvới việc tổng hợp số liệu báo cáo cuối tháng, đảm bảo các mặt kế toán đợc tiếnhành song song Và việc sử dụng số liệu, kiểm tra số liệu đợc thờng xuyên, tạo

điều kiện thúc đẩy các mặt kế toán đợc tiến hành kịp thời, phục vụ nhạy bén yêucầu quản lý, đảm bảo số liệu đợc chính xác, đồng đều ở tất cả các khâu và trongtất cả các phần hành kế toán

Mọi công việc kết xuất, tổng hợp, tính toán, lấp các biểu bảng đều đợcthực hiện bởi chơng trình kế toán trên máy vi tính Do đó, quy trình ghi sổ kếtoán chỉ bao gồm hai bớc cơ bản là: căn cứ trên các chứng từ gốc phản ánh cácnghiệp vụ kinh tế đã phát sinh, kế toán tiến hành kiểm tra, phân loại chứng từ rồi

Chứng từ gốc

Sổ quỹ

Bảng phân bổBảng kê

Nhật ký Chứng từ

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu kiểm tra

nhập dữ liệu trên các chứng t này vào máy, sau đó xử lý dữ liệu theo chơng trìnhtrên máy và in các chứng từ, sổ sách, báo cáo theo quy định

Nội dung công tác kế toán bằng máy bao gồm:

Trớc tiên, đó là khâu tổ chức lập và luân chuyển chứng từ Sau đó tổ chức

xử lý chứng từ theo các bớc: phân loại chứng từ, sắp xếp thành một bộ phận cácchứng tù có liên quan thuận tiện cho việc xử lý, kiểm tra tính hợp lý, hợp phápcủa nghiệp vụ trên chứng từ, tính đầy đủ của các yếu tố trên chứng từ Máy sẽtính toán, phân loại, hệ thống hoá thông tin theo chơng trình đã định đẻ có thôngtin tổng hợp trên tài khoản, thông tin chi tiết và hệ thống báo cáo tài chính Cácthông tin này có thể đợc hiển thị trên màn hình và in ra giấy

Đến kỳ lập báo cáo, kế toán xử lý dữ liệu theo chơng trình trên máy : tổnghợp, kết chuyển các tài khoản tập hợp chi phí, xác định kết quả kinh doanh saukhi đã kiểm tra lại các số liệu chi tiết của các bộ phận trong phòng( đợc kế toántrởng kiểm tra) đúng khớp với chứng từ gốc thì in số sách theo qui định củacông ty và các báo cáo tài chính theo qui định chung Đây là u điểm của côngtác kế toán bằng máy

Sổ sách kế toán đợc sử dụng taị công ty theo hình thức NKCT bao gồm:NKCT, bảng kê, bảng phân bổ, sổ chi tiết và sổ cái

Về mặt hạch toán , nguồn số liệu đợc luân chuyển theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 10:

trình tự kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ

tại công ty cơ khí may gia lâm

Ghi chú:

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra

Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồnNhật ký chứng số 5

Đối chiếu, kiểm tra

Đối với phần hành vật liệu , các chứng từ, sổ sách sử dụng tại công ty baogồm:

+ Biên bản kiểm kê vật t + Sổ chi tiết vật liệu

+ Biên bản kiểm nghiệm vật t + Bảng phân bổ vật liệu

Sơ đồ 11:

Hạch toán vật liệu theo hình thức nhật ký chứng từ

tại công ty cơ khí may gia lâm

II Đặc điểm tổ chức kế toán vật liệu tại công ty cơ khí may gia lâm

1 Đặc điểm chung và phân loại vật liệu ở công ty:

Là một doanh nghiệp chuyên sản xuất các loại phụ tùng, thiết bị ngànhmay và da giầy nên vật liệu dùng vào sản xuất kinh doanh rất đa dạng, bao gồmnhiều chủng loại, quy cách khác nhau, với tính năng lý, hoá, cũng rất khác nhau.Hơn nữa vật liệu lại chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất của côngty( khoảng 60%) Điều này càng chứng tỏ vật liệu chiếm một vị trí quan trọng

đối với quá trình sản xuất , do đó quản lý tốt vật liệu sẽ là một biện pháp tíchcực nhằm hạ giá thành sản phẩm, nâng cao hiêu quả sử dụng vốn, tăng khả năngcạnh tranh của công ty trên thị trờng

Thực tế đó đã đặt ra cho công ty những yêu cầu cấp thiết trong công tácquản lý, hạch toán các quá trình thu mua, vận chuyển bảo quản, dự trữ và sửdụng vật liệu

Để thuận tiện cho việc sử dụng, quản lý vật liệu, công ty đã phân loại vậtliệu thành nhiều nhóm khác nhau Việc phân loại này căn cứ vào vai trò , tácdụng của vật liêu trong sản xuất Qua phân loại, vật liệu của công ty đợc chiathành các loại sau:

+ Nguyên vật liệu chính: là đối tợng lao động chủ yếu của công ty, là cơ

sở vật chất hình thành nên sản phẩm mới bao gồm: gang, thép, sắt, gỗ…Đặc biệt có một số máy móc thiết bị

+ Vật liệu phụ: là loại vật liệu mang tính chất phụ trợ trong sản xuất, có

tác dụng nhất định và cần thiết trong quá trình sản xuất sản phẩm nh dầu mỡ,que hàn , ốc vít, giẻ lau , bao bì…Đặc biệt có một số máy móc thiết bị

+ Nhiên liệu: gồm than đá, hơi đốt,…Đặc biệt có một số máy móc thiết bị

+ Phụ tùng thay thế: là những chi tiết , phụ tùng máy móc thiết bị mà

công ty mua về để phục vụ cho việc sửa chữa các phơng tiện vận tải, máy mócsản xuất nh vòng bi, dây đai, mỏ hàn…Đặc biệt có một số máy móc thiết bị

+ Phế liệu thu hồi: là những loại vật liệu bị thải loại ra trong quá trình

sản xuất đợc công ty thu hồi để bán nh đề xê sắt thép các loại…Đặc biệt có một số máy móc thiết bị

+ Bao bì đóng gói và vật liệu khác: bao gồm bìa hộp các tông, gỗ hòm,

dây nẹp nhựa, túi ni lông, hộp xốp…Đặc biệt có một số máy móc thiết bị

Song song với việc phân loại vật liệu, để phục vụ cho việc quản lý vật liệu

đợc chặt chẽ hơn, công ty tiến hành đánh số danh điểm cho từng thứ vật liệu, cụthẻ là lập mã vật liệu theo nguyên tắc duy nhất

Biểu số 2

Sổ danh điểm vật liệu

Mã vật liệu Tên vật liệu Đơn vịtính Tài Khoản Ghi chú

130011 Sơn tĩnh điện màu kem Kg 1522

Việc quản lý vật liệu tai công ty đợc thực hiện ngay từ khâu thu mua vậtliệu Vật liệu mua về sau khi đã đựoc kiểm nghiệm về số lợng chất lợng, quycách, mẫu mã sẽ đợc phép nhập kho Vật liệu vào cổng phải có giấy duyệt muacuả giám đốc hoặc ngời đợc uỷ quyền, vật liệu ra cổng phải có phiếu xuất khokiêm hoá đơn bán hàng với đầy đủ chữ ký của ngời chịu trách nhiệm Trong quátrình sản xuất tại phân xởng không đợc để tồn đọng nhiều vật t ( nếu có phảinhập lại kho để bảo quản)

Công ty cơ khí may Gia Lâm sử dụng trên 100 loại vật t với đủ chủngloại, tính năng khác nhau Hiện nay công ty tổ chức hệ thống kho nh sau:

+ Kho bán thành phẩm

Đối với công tác định mức tiêu hao vật t, công ty có một bọ phận theo dõithực hiện các mức này và tiến hành hoàn thiện Hệ thống định mức đợc xâydựng căn cứ vào bản vẽ thiết kế của phòng kĩ thuật, sản xuất thử và đợc lu tại bộphận cấp phát vật t của phòngkinh doanh

2 Tính giá vật liệu tại công ty:

a Giá thực tế vật liệu nhập kho:

* Đối với vật liệu mua ngoài nhập kho:

Giá thực tế vật

liệu mua ngoài

nhập kho =

Gía mua trênhoá đơn (giá

cha có thuếGTGT)

+ Thuế nhậpkhẩu ( nếu

Chi phíthu mua - Các khoảngiảm trừTheo quy định của phòng kinh doanh, chi phí thu mua bao gồm chi phívận chuyển bốc dỡ, bảo quản, bảo hiểm cho vật liệu, công tác phí của cán bộthu mua, giá trị vật liệu hao hụt trong định mức

* Vật liệu thuê ngoài gia công chế biến:

Giá thực tế vật liệu nhập kho đợc tính theo giá thanh toán với ngời nhậngia công

* Vật liệu nhập kho do công ty tự sản xuất :

Giá thực tế vật liệu nhập kho là giá thành công xởng cuả vật liệu đó

*Phế liệu nhập kho: giá thực tế nhập kho là giá bán ớc tính theo mặt

bằng thị trờng

b Giá thực tế vật liệu xuất kho:

Công ty sử dụng giá bình quân gia quyền để tính giá thực tế vật liệu xuấtkho Theo phơng pháp này, kế toán phải xác định chính xác giá thực tế vật liệunhập kho của từng lần nhập Cuối kỳ , tính ra đơn giá xuất theo công thức:

Giá đơn vị bình

quân cả kỳ dự trữ =

Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳLọng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ

3.Thủ tục nhập , xuất vật liệu và hạch toán ban đầu:

* Thủ tục nhập kho vật liệu:

Vật liệu sử dụng tại công ty đa dạng về chủng loại và đợc thu mua từ rấtnhiều nguồn cung cấp khác nhau Thủ tục thu mua và nhập kho vật liệu đợc tiếnhành tại công ty nh sau:

Căn cứ vào hợp đồng kinh tế, định mức vật t kĩ thuật và tiến độ giao hàngcho khách, bộ phận mua hàng thuộc phòng kinh doanh lập giấy đề nghị mua vật

t và trình giám đóc duyệt Sau khi đợc duyệt, phòng kinh doanh cử cán bộ muahàng đi khảo sát giá để quyết định lựa chọn nhà cung cấp, kí kết mua hàng hoặclấy giấy báo giá rồi làm thủ tục xin mua vật t Nếu mua vật t với số lợng lớn thìphòng kinh doanh làm hợp đồng mua bán vật t theo phơng thức mua tại cửa kho,ngời bán sẽ chở vật t đến cửa kho của công ty và giao hàng theo hợp đồng đã kíkết giữa hai bên nếu mua vật t với số lợng nhỏ, cán bộ mua vật t làm thủ tụctạm ứng tiền đi mua vật t và sau khi vật t đã đựoc kiểm nhậnvà nhập kho thì làmthủ tục thanh toán theo quy định Khi bộ phận mua hàng thực hiện xong việcmua vật liệu, vật liệu về đến kho thì căn cứ trên hoá đơn của ngời bán hoắc hợp

đồng mua bán làm cơ sở, ban kiểm nghiệm vật t của công ty sẽ tiến hành kiểmnghiệm (đối với những vật liệu quan trọng) trớc khi nhập kho Trong quá trìnhkiểm nghiệm, nếu phát hiện vật liêu thừa hoặc thiếu hay không đúng quy cách,phẩm chất nh trên hoá đơn mua hàng hoặc hợp đồng, ban kiểm nghiệm phải báongay cho phòng kinh doanh biết để có biện pháp xử lý kịp thời

Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, giấy báo nhận hàng, biên bản kiểmnghiệm vật t ( nếu có) phòng kinh doanh sẽ lập phiếu nhập kho vật t (3 liên -

đặt giấy than viết 1 lần) Phụ trách phòng kinh doanh kí tên và chuyển cả 3 liênxuống kho làm căn cứ kiểm nhận vật t căn cứ vào phiếu nhập kho nhận đợc củaphòng kinh doanh, thủ kho tiến hành kiểm nhận vật t nhập kho, ghi số lợng thựcnhập vào phiếu và cùng ngời giao hàng kí vào từng liên Trờng hợp kiểm nhậnphát hiện vật liệu thiếu hoặc thừa, không đúng quy cách, mẫu mã nh ghi trênphiếu nhập kho, thủ kho phải cùng ngời giao hàng lập biên bản và báo ngay chophong kinh doanh biết

Phiếu nhập kho sau khi đã có đủ chữ kí của ngời phụ trách phòng kinhdoanh, nguời giao hàng, ngời nhận hàng, thủ kho giao cho ngời giao hàng mộtliên kèm theo hoá đơn bán hàng để lảm thủ tục thanh toán, 1 liên dùng làm căn

cứ ghi thẻ kho theo số thực nhập và chuyển về phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ,

1 liên còn lại cùng với biên bản thừa ( thiếu) vật liệu ( nếu có) gửi về phòng kinhdoanh

ở phòng kinh doanh, sau khi nhận đợc phiếu nhập kho chuyển lên, thống

kê vật t sẽ vào thẻ kho theo số lợng thực nhập Cuối tháng cùng so sánh với thẻkho của thủ kho và kế toán vật liệu để kiểm tra cho từng loại vật liệu

cần dùng

Số lợngtồn ở kho

Số lợngcần phảimua1

60.00040.0005002.00010020.000

15.00010.00050200102.000

45.00030.0004501.8009018.000 Ngày 2 tháng 01 năm 2002

Giám đốc duyệt T.phòng Kinh doanh

Ký Ký

- Căn cứ vào nhu cầu vật t dùng cho sản xuất và giấy đề nghị mua vật t số 01/

KD ngày 2/01/2002 đã đợc giám đốc duyệt

- Căn cứ vào giá cả thị trờng mà phòng Kinh doanh đã khảo sát.

Phòng Kinh doanh đề nghị giám đốc cho mua các vật t sau đây:

10.000 12.000 180 700 10 7.000

6.200 6.000 8.000 52.000 280.000 3.500

62.000.000 72.000.000 1.440.000 36.400.000 2.800.000 24.500.000

.

6.200.000 7.200.00 144.000 3.640.000 280.000 2.450.000

CT TM Thái Sơn T/trấn Đức Giang CTXNK Số 6 Hai Bà Trng

CTTNHH Đức Việt Cty TNHH SELLGAS CTXNK Số 6 Hai Bà Trng

Giám đốc duyệt Ngày 5 tháng 1 năm 2002

Kính gửi: Giám đốc Công ty

Tên tôi là: Nguyễn Đăng Dũng Mã số: 1410401

Địa chỉ: phòng Kinh doanh

Đề nghị cho tạm ứng số tiền: 28.534.000đ

(viết bằng chữ): Hai mơi tám triệu năm trăm ba mơi t nghìn đồng chẵn.

Lý do tạm ứng: Mua vòng bi 6001 và que hàn điện  2,5 mm. theo giấy xin mua

vật t số 012/KD ngày 15/1/

Thời hạn thanh toán: Sau khi vật t đợc nhập kho Công ty.

Giám đốc Kế toán trởng Phụ trách bộ phận Ngời đề nghị