Tình hình thực tế công tác kế toán hàng hóa và tiêu thụ hàng hoátại công ty TNHH Đức Lân

Nhập khẩu hàng hoá: Đối với công ty TNHH Đức Lân thì các loại hàng hoá của công ty đa số đều là nhập khẩu do phần lớn các loại mặt hàng này trong nớc cha sản xuất ợc.Việc nhập khẩu hàng

Tình hình thực tế công tác kế toán hàng hóa và tiêu thụ hàng hoátại công ty TNHH Đức Lân

I Công tác kế toán hàng hoá tại Công ty TNHH Đức Lân

1 Đặc điểm và công tác quản lý hàng hoá tại Công ty TNHH Đức Lân

Sản phẩm chính của công ty là máy văn phòng nh máy fax, máy in, máyphotocopy, các loại mực, máy in, các phụ tùng của các loại máy trên, nhằmphục vụ cho công tác văn phòng

Sau khi nhập mua máy móc, thì khâu quản lý bảo quản cũng rất quantrọng Do vậy việc tổ chức tốt kho chứa máy móc là rất quan trọng Công ty có

2 kho chứa hàng lớn : 1 kho tại 345 Trần Khát Chân và 1 kho tại 65 Nguyễn

Đức Cảnh Chìa khoá do Thủ kho giữ; và mỗi khi xuất hàng, phải có đầy đủ cácgiấy tờ hợp lệ

Nếu trong quá trình xuất nhập máy móc, vật t xảy ra trờng hợp mất mátthiếu hụt, tuỳ từng trờng hợp cụ thể công ty có cách sử lý riêng Giám đốc vàthủ kho sẽ lập biên bản và truy tìm nguyên nhân mất mát Ngời gây ra sẽ trịutrách nhiệm trớc Hội đồng kỷ luật của công ty; nếu không tìm ra nguyên nhân

sẽ tính vào chi phí khác

2 Tình hình tổ chức công tác kế toán hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá

2.1 Đánh giá hàng hoá (nhập – xuất kho)

Tại Công ty TNHH Đức Lân, máy móc vật t đợc đánh giá theo phơngpháp thực tế đích danh Việc đánh giá theo phơng pháp này giúp cho việc tiêuthụ hàng hoá đợc đơn giản, dễ dàng thuận tiện, dễ hạch toán Tuy nhiên cáchnày cũng mang lại nhiều rắc rối do nhiều lúc không xuất đợc lợng hàng hoátồn quá lâu trong kho

2.2 Trình tự luân chuyển chứng từ

2.2.1 Thủ tục nhập kho

Khi mua vật liệu, chi phí vận chuyển có thể do bên bán trả hoặc do công

ty thuê ngoài Nếu do bên bán trả thì chi phí này đợc cộng vào giá mua hànghoá Nếu do công ty thuê ngoài, chi phí này đợc tính vào chi phí sản xuấtchung trong kỳ chứ không đợc cộng vào giá mua hàng hoá Nh vậy giá muathực tế chỉ bao gồm giá trên hoá đơn bán hàng Tuy nhiên với hàng hoá nhậpkho do nhập khẩu thì chi phí vận chuyển, bảo hiểm đợc cộng vào giá trị hànghoá

 Các phơng thức thu mua hàng hoá.

a Mua hàng nội địa (thờng áp dụng khi kho công ty không đủ hàng đểbán cho khách hàng): Doanh nghiệp cử cán bộ cung ứng mang giấy uỷnhiệm nhận hàng đến bên cung cấp để nhận hàng Các chứng từ mua hàng

do bên cung cấp lập trong đó phải ghi rõ từng mặt hàng, đơn giá và số tiềnthanh toán để phòng kế toán kiểm tra ghi sổ số hàng về kho doanh nghiệp

b Nhập khẩu hàng hoá:

Đối với công ty TNHH Đức Lân thì các loại hàng hoá của công ty đa số

đều là nhập khẩu do phần lớn các loại mặt hàng này trong nớc cha sản xuất ợc.Việc nhập khẩu hàng hoá có thể tiến hành theo phơng thức nhập khẩu trựctiếp: Sau khi ký kết hợp đồng nhập khẩu với các tổ chức kinh tế nớc ngoài,doanh nghiệp phải làm đơn xin mở L/C gửi đến ngân hàng phục vụ mình Khidoanh nghiệp nhận đợc giấy báo lô hàng nhập khẩu đã về đến biên giới thìdoanh nghiệp phải cử cán bộ đến ngân hàng chấp nhận trả tiền cho đơn vị xuấtkhẩu, trả phí mở L/C cho ngân hàng và nhận chứng từ đi nhận hàng

đ-Hàng hoá sau khi về tới kho đợc công ty lập biên bản kiểm nhận hànghoá ( tơng tự mẫu biểu của Bộ Tài Chính)

Sau khi kiểm định đúng chật lợng mẫu mã của hàng hoá nh trong chứng

từ mà bên bán giao, thủ kho sẽ căn cứ vào biên bản để lập phiếu nhập kho.Trên phiếu nhập kho phải theo dõi cả 2 chỉ tiêu: số lợng và giá trị Khi vào thẻkho chỉ cần theo dõi về mặt số lợng Số lợng thực tế vào phiếu nhập kho và căn

cứ theo giá hoá đơn của khách hàng bàn giao để ghi vào cột giá đơn vị nhânvới số lợng thực nhập để ghi vào cột thành tiền trên phiếu nhập Đồng thời thủkho xem xét số thực nhập và số trên hoá đơn nếu có chênh lệch phải yêu cầungời giao hàng ký nhận số lợng hàng thực tế nhập trên hoá đơn để theo dõi sốthực tế thanh toán

Phiếu nhập kho lập thành 2 liên: thủ kho sau khi kí nhận đầy đủ trênphiếu nhập, thủ kho giữ lại 01 liên, 01 liên chuyển cho kế toán để kế toán tiệntheo dõi thanh toán và số lợng hàng nhập Sau đó kế toán sẽ hạch toán vào cáctài khoản liên quan để lập báo cáo tài chính đợc chính xác Khi mua hàng hóanhập kho căn cứ vào hoá đơn GTGT hoặc tờ khai hải quan để tính số thuế đầuvào mà công ty sẽ đợc khấu trừ

Dới đây là biểu mẫu biên bản kiểm nghiệm đợc lập khi thu mua hàng hoá

Biên bản kiểm nghiệm hàng hoá

- Căn cứ vào HĐ số … ngày / /… của Công ty TNHH Đức Lân

- Thành phần kiểm tra:

1 Ông Lê An Nhơn – Giám đốc

2 Ông Nguyễn Lơng Vĩnh – Thủ kho

3 Bà Trần Minh Hà - Kế toán trởng

4 Ông/Bà: - Bên A

Đã tiến hành kiểm nghiệm các loại vật t dới đây:

Stt Tên nhãn hiệu quycách vật t ĐVT Theo HĐ Theo thực Số liệu

nhập Đúng quycách Không đúng quycách

Cộng

Nhận xét, kết luận:

Giám đốc Thủ kho Kế toán trởng Bên A VD 1: Trên chứng từ số 35629 (HĐ GTGT) ngày 09 tháng 03 năm 2007, công ty mua hàng của công ty cổ phần Siêu Thanh: - Máy photocopy DC 186ST - Dây nguồn - Sensor nhiệt Kế toán sau khi nhận đợc chứng từ ghi: Nợ TK 1561: 19.654.800 Nợ TK 133111: 1.965.480 Có TK 3311: 21.620.280 VD2: Trên hợp đồng kinh tế số 01,02-2007/FX-DL ngày 02,26/01/07 - Máy 286DC

- Mực vàng 236

- Khối trống V450I

Hoá đơn GTGT

Liên 2: Giao khách hàng Ngày 09 tháng 03 năm 2007

Chiếc 01 26.654.800 26.654.800

Thuế GTGT 10% Tiền thuế GTGT2.665.480

Tổng cộng tiền thanh toán 29.320.280

Thành tiền bằng chữ: Hai mơi chín triệu ba trăm hai mơi ngàn hai trăm tám

mơi đồng chẵn /

Trên cơ sở hoá đơn GTGT hoặc bảng kê hàng hoá nhập khẩu và biên bản kiểm nghiệm thủ kho lập phiếu nhập kho cụ thể nh sau:

Nợ TK 156

Có TK 331

Họ và tên ngời giao hàng: Đỗ Thi Nghiên

Theo HĐ số 35629 ngày 09 tháng 03 năm 2007 của công ty CP Siêu ThanhNhập tại kho: 345 Trần Khát Chân

Ngời lập phiếu Ngời giao hàng Thủ kho Kế toán trởng

2.2.2 Thủ tục xuất kho

 Đối với bán vật t- là hàng hoá có giá trị nhỏ

Phòng bán hàng viết hoá đơn GTGT, sau đó chuyển qua thủ kho, thủ kho

viết phiếu xuất kho sau đó xuất loại vật t mà phòng bán hàng yêu cầu Cứ

một tuần, kế toán lại căn cứ vào phiếu xuất kho và HĐ GTGT để ghi nhận

doanh thu và ghi sổ công nợ vật t để thuận tiện theo dõi tình hình thanh toán

của khách hàng

 Đối với bán máy – là hàng hoá có doanh thu lớn

Nhân viên Marketing sau khi thoả thuận với khách hàng về giá cả sẽ lập một

phiếu yêu cầu, trình Giám đốc Sau đó, phiếu này sẽ đợc chuyển xuống

phòng kế toán để phòng kế toán làm HĐ GTGT Thủ kho sẽ căn cứ vào

phiếu yêu cầu và HĐ GTGT để xuất máy và những linh kiện kèm theo Cuối

tuần, kế toán sẽ căn cứ vào phiếu xuất kho và HĐ GTGT để ghi nhận doanh

thu và ghi vào sổ công nợ để theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng

Riêng trờng hợp bán vào các khu chế xuất, khu công nghiệp – là các doanh

nghiệp đợc miễn thuế GTGT trong một khoảng thời gian hoạt động thì

phòng kế toán phải có trách nhiệm đi liên hệ với hải quan nơi doanh nghiệp

mua hoạt động để làm thủ tục miễn thuế và kiểm hoá Do đó thủ tục rắc rối

và phức tạp hơn so với bán hàng thông thờng

VD: Ngµy 02/03/2007, C«ng ty xuÊt hµng b¸n cho C«ng ty TNHH Nippo

Mechantronic víi néi dung nh sau:

Nî TK 632

Cã TK 156

Hä vµ tªn ngêi nhËn hµng: NguyÔn BÝch Hoµn

Lý do xuÊt kho: B¸n cho C«ng ty TNHH Nippo Mechantronic

XuÊt t¹i kho: 345 TrÇn Kh¸t Ch©n

STT Tªn s¶n phÈm, hµngho¸ M· sè §VT Sèlîng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn

Cộng X X X X 1.409.808

Cộng thành tiền bằng chữ : Một triệu bốn trăm lẻ chín ngàn tám trăm lẻ tám

đồng chẵn./

Xuất ngày 02 tháng 03 năm 2007

Thủ trởng đơn vị Phụ trách Phụ trách Ngời nhận hàng Thủ kho

BP sử dụng cung tiêu

2.2.3 Hạch toán chi tiết hàng hóa

a) Sơ đồ phân phối thẻ song song:

Chứng từ gốc -Phiếu nhập kho-Phiếu xuất kho

- Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho

- Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào, bán ra

- Phiếu thu, phiếu chi tiền mặt

- Giấy báo Nợ, Có của ngân hàng

Ngoài ra đối với hàng hoá nhập khẩu Công ty còn sử dụng một số chứng từsau đây:

- Invoice : là chứng từ do bên bán cung cấp cho công ty.Trong đó nêu rõ số ợng, đơn giá của từng loại hàng hoá mà bên bán cung cấp cho công ty.

l Hợp đồng kinh tế, Parking list, Invoice

- Co (Certificate of Origin):Là chứng từ do bên bán cung cấp.Bản Co nàychứng nhận nguồn gốc của các loại hàng hoá mà bên bán cung cấp

- CQ (Certificate of Quantity): Chứng từ chứng nhận số lợng hàng hoá màbên bán cung cấp

-Tờ khai hải quan hàng hoá nhập khẩu

- Biên lai thu lệ phí hải quan

- Biên lai thu lệ phí bến bãi

- Giấy thông báo Thuế, Phụ thu

(c) Sổ sách sử dụng:

Sử dụng hoàn toàn phần mềm trong công tác kế toán là một lợi thế rất lớn Từ các chứng từ gốc ban đầu, kế toán nhập vào phần mềm kế toán Phần mềm sẽ tự sử lý các số liệu vào các sổ chi tiết có liên quan Khi cần kiểm tra

đối chiếu với thẻ kho của thủ kho, kế toán mở phần “ Kế toán chi tiết” và kiểmtra số liệu Tuy nhiên, kế toán cũng cập nhật các chứng từ mua bán hàng hoá vào Excel để có thể cân đối cho chính xác giữa thẻ kho và phần mềm kế toán Cách làm này rất nhanh lại tốn ít thời gian nên đợc áp dụng đã rất lâu dài trongcông ty

Số hiệu

ngày tháng

Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất

điều chỉnh cho kịp thời Tránh những sai sót đáng tiếc

Trong hạch toán chi tiết hàng hoá, kế toán sử dụng

- Bảng kê hàng bán ra, mua vào

- Sổ chi tiết hàng hoá

- Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán

- Sổ quỹ tiền mặt ( Biểu số 25)

- Sổ tiền gửi ( Biểu số 26)

- Sổ theo dõi thuế GTGT ( Biểu số)

Cuối mỗi tháng sổ đợc in ra và đóng dấu, bảo quản Riêng thẻ kho ở

Công ty TNHH Đức Lân đợc coi là một tài liệu tham khảo

…….

……

Cộng phát sinh 3.Số d nợ cuối kỳ

2.2 Kế toán tổng hợp hàng hoá

 Tài khoản sử dụng: TK 156

Dùng để theo dõi giá trị hàng hoá hiện có, tình hình tăng giảm theo các giá thực

tế, có thể mở chi tiết theo từng loại nhóm hàng, mặt hàng… Tuỳ theo yêu cầu quản lý và các phơng tiện tính toán

D nợ : Giá trị thực tế của hàng hoá tồn kho

Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác nh : TK 111, TK 133, TK 331, TK 112,…

Hàng tuần đồng thời với việc kiểm tra sổ chi tiết hàng hoá, kế toán tiếnhành xem sổ nhật ký chung xem tất cả các nghiệp vụ nhập xuất hàng hoá đã đợcphản ánh đầy đủ hay cha Song song bên cạnh đó là sổ cái TK 156 và các sổ tơngứng xem đã khớp số hay cha Nếu có sai sót phải nhanh chóng tìm ra nguyênnhân để sửa trớc cuối tháng

Để xem sổ chi tiết: Kế toán tổng hợp\ Sổ cái TK 156\ Xem

Điều kiện: Từ tháng 03/2007

Có thể xem chi tiết cho từng kho hoặc từng loại mặt hàng

Có thể in tuỳ theo yêu cầu quản lý

Biểu số 14

Sổ cái TK 156 Hàng hoá

Ngày 31 tháng 03 năm 2007

II Công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá của Công ty TNHH Đức Lân

1. Các phơng thức tiêu thụ và hình thức thanh toán

Công ty TNHH Đức Lân là một Công ty kinh doanh thơng mại với nhiềumặt hàng và chủng loại phong phú, với số lợng lớn về các thiết bị văn phòng Vìvậy việc tiêu thụ hàng hoá có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với của Công ty.Nhằm đạt mục tiêu tối đa hoá lợi nhuận Công ty áp dụng hai hình thức tiêu thụ

nh sau: Bán buôn và bán lẻ Các nhân viên Marketing của Công ty TNHH ĐứcLân chủ yếu là bán hàng qua điện thoại và đôi khi do khách hàng yêu cầu họ sẽmang mẫu máy đến để giao dịch trực tiếp

a.Bán buôn hàng hoá: Thờng là cho các đối tác trong kinh doanh Khi đối

tác có yêu cầu công ty bán hàng hoá với số lợng đã thoả thuận, kế toán sẽ viết HĐGTGT và chuyển cho thủ kho làm thủ tục xuất kho Nếu đối tác ở nội thành HàNội hoặc ở các tỉnh phía Bắc, công ty sẽ giao hàng tận nơi Nếu đối tác ở các tỉnhmiền Trung trở vào sẽ chịu mọi chi phí vận chuyển bốc dỡ hàng hoá Hàng hoá đ-

ợc coi là tiêu thụ khi bên mua nhận hàng và chấp nhận thanh toán Hình thứcthanh toán chủ yếu thờng là chuyển khoản và nó rất nhanh và tiện lợi

b.Bán lẻ hàng hoá: Thờng cho các cá nhân hoặc doanh nghiệp mua về với

mục đích tiêu dùng Khách hàng có thể gọi điện cho phòng bán hàng để đặt hàng.Sau đó tuỳ theo yêu cầu khách sẽ đợc giao hàng tận nơi mà không phải chịu bất

cứ một khoản phí nào Tuy nhiên với những khách hàng ở xa thì phải chịu các chiphí liên quan đến vận chuyển hàng hoá Nhân viên kỹ thuật khi đi giao hàng sẽ h-ớng dẫn chi tiết cho khách hàng cách sử dụng Khách hàng có thể có nhiều hìnhthức thanh toán: Thanh toán ngay bằng tiền mặt, thanh toán chậm bằng tiền mặt

hoặc tiền gửi ngân hàng… Tuy nhiên thời hạn nhận nợ không quá 6 tháng kể từngày khách hàng chấp nhận thanh toán.

2.Kế toán chi tiết tiêu thụ hàng hoá:

a Chứng từ và tài khoản sử dụng

Công ty Fuji Xerox uỷ quyền cho Công ty TNHH Đức Lân bán hàng hoátại Việt Nam nên chứng từ sử dụng cho việc hạch toán đều theo chuẩn mực kếtoán do Bộ tài chính ban hành gồm có:

- Hợp đồng kinh tế

- Phiếu thu, phiếu chi tiền mặt

- Giấy báo Nợ, Có của ngân hàng

- Hoá đơn giá trị gia tăng

- Bảng kê hoá đơn bán lẻ hàng hoá, dịch vụ

Bên cạnh việc lựa chọn các chứng từ phù hợp, bộ phận kế toán còn phải xâydựng hệ thống tài khoản kế toán phù hợp thuận tiện cho việc hạch toán các nghiệp

vụ tiêu thụ hàng hoá phát sinh trong kỳ Tài khoản sử dụng cho việc hạch toántiêu thụ hàng hoá bao gồm: 156, 632, 511, 333, 131

Ví dụ: Ngày 02/03/2007, Công ty xuất hàng bán cho Công ty TNHH Nippo

Mechantronic với nội dung nh sau:

Biểu số 16 Mẫu số: 01 GTGT- 3LL

AU/2007B 003109

Hoá đơn GTGT

Liên 2: Giao khách hàng Ngày 02 tháng 03 năm 2007

Thành tiền bằng chữ: Hai triệu bẩy trăm năm mơi lăm ngàn đồng chẵn /.

Nợ TK 632

Có TK 156

Họ và tên ngời nhận hàng: Nguyễn Bích Hoàn

Lý do xuất kho: Bán cho Công ty TNHH Nippo Mechantronic

Xuất tại kho: 345 Trần Khát Chân

STT Tên sản phẩm, hànghoá Mã số ĐVT Sốlợng Đơn giá Thành tiền

Thủ trởng đơn vị Phụ trách Phụ trách Ngời nhận hàng Thủ kho

BP sử dụng cung tiêu

Ví dụ: Ngày 07/03/2007, dựa trên phiếu yêu cầu ngày 05/03/2007 của chị

Oanh, phòng kế toán và thủ kho viết HĐGTGT và phiếu xuất kho để tiến hành bán

hàng cho công ty Zamil với nội dung:

Biểu số 18

Phiếu yêu cầu

(giá trên đã bao gồm cả % VAT)

Biểu số 19 Mẫu số: 01 GTGT- 3LL

AA/2004T 0035629

Hoá đơn GTGT

Liên 2: Giao khách hàng Ngày 07 tháng 03 năm 2007

2khay chính, 1khay tay

Scan kit, Duplex kit,Fax,

thẻ nhớ 256MB

Bộ 01 96.030.000 96.030.000

Thuế GTGT 10% Tiền thuế GTGT 9.603.000

Tổng cộng tiền thanh toán 105.633.000

Thành tiền bằng chữ: Một trăm linh năm triệu sáu trăm ba mơi ba ngàn đồng

Nợ TK 632

Có TK 156

Họ và tên ngời nhận hàng: Vơng Tú Oanh – Nguyễn Quang Minh

Lý do xuất kho: Bán cho CTNHH Nhà thép Zamil

Xuất tại kho: 345 Trần Khát Chân

STT Tên sản phẩm,hàng hoá Mã số ĐVT Sốlợng Đơn giá Thành tiền

1 Máy DC 455I TL200203 Chiếc 01 45.263.041 45.263.041

-Cộng X X X X 49.930.385

Cộng thành tiền bằng chữ : Bốn mơi chín triệu chín trăm ba mơi ngàn ba trăm

tám mơi lăm đồng chẵn./

Xuất ngày 07 tháng 03 năm 2007

Thủ trởng đơn vị Phụ trách Phụ trách Ngời nhận hàng Thủ kho

BP sử dụng cung tiêu

b.Tổ chức hạch toán chi tiết quá trình tiêu thụ hàng hoá.

*)Hạch toán giá vốn hàng bán

Phần mềm Unesco có tiện ích là khi phản ánh doanh thu sẽ tự chạy vào sổ giávốn Cuối tháng kế toán cho in sổ chi tiết TK632 theo dõi đồng thời với TK 156 sẽbiết đợc chính xác giá vốn hàng bán ra trong tháng Sổ chi tiết có mẫu đơn giản

Kế toán trởng Ngời lập biểu

*)Hạch toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp

Trong điều kiện hiện nay với sự cạnh tranh gay gắt, doanh nghiệp nào chiếm

đợc thị phần lớn doanh nghiệp đó sẽ có thế mạnh hơn Do đó Công ty TNHH ĐứcLân cũng không phải là ngoại lệ Công ty phải chi ra các khoản chi phí bán hàng

để tiêu thụ hàng hoá nhanh hơn, doanh thu lớn hơn Để hạch toán chi phí bánhàng kế toán thờng sử dụng TK 641 “chi phí bán hàng” song tại công ty TNHH

Đức Lân lại không dùng tài khoản 641 mà đều hạch toán vào tài khoản 642 “Chi