CÁC VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VẬT LIỆU(VL), CÔNG CỤ DỤNG CỤ(CCDC) VÀ KẾ TOÁN VL, CCDC.

đó quyết định đến thành công của công tác sản xuất kinh doanh của doanhnghiệp.Quản lý chặt chẽ tình hình thu mua vật liệu - công cụ dụng cụ về số lợng,chất lợng, chủng loại, màu sắc, gía

Các vấn đề chung về vật liệu(vl), công cụ dụng cụ(ccdc) và kế toán vl, ccdc.

1 Khái niệm, đặc điểm và vai trò của VL, CCDC trong sản xuất kinh

- Về mặt giá trị: Kết chuyển toàn bộ một phần giá trị vào chi phí sản xuấtkinh doanh trong kỳ

Trong quá trình đa vật liệu vào sản xuất thì vật liệu có thể tồn tại dớinhiều hình thức khác nhau, ở các công đoạn khác nhau nh:

+ Công đoạn chuẩn bị sản xuất: Vật liệu ở dạng ban đầu cha chịu tác

động của một quy trình nào

+ Công đoạn sản xuất khác: Vật liệu có thể là các sản phẩm dở dang, bánthành phẩm để tiếp tục đa vào sản xuất để tạo ra thực thể của sản phẩm mới

Ngoài ra, vật liệu còn chịu tác động của các yếu tố khác nh: Môi trờng,các yếu tố lý, hóa học

* Công cụ - dụng cụ:

- Là t liệu lao động có thể tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanhnhng vẫn giữ nguyên đợc hình thái vật chất ban đầu, chỉ có giá trị của nó bị haomòn dần và chuyển dịch từ phần vào giá trị sản xuất (giống TSCĐ)

- Công cụ dụng cụ có giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn nên nó có thểtham gia một lần vào chu kỳ sản xuất kinh doanh (giống vật liệu).

1.3 Vai trò

- Vật liệu là yếu tố chi phí chính cấu tạo nên thực thể của sản phẩm, quyết

định đến giá trị và giá trị sử dụng của sản phẩm Đối với một sản phẩm hoànchỉnh thì vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí và giá thành

- Công cụ dụng cụ là t liệu lao động mặc dù không trực tiếp cấu tạo nênthực tế sản phẩm nhng cũng không thể không nói đến vai trò của nó, chỉ chiếmmột tỷ lệ rất nhỏ trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm nhng chính công

cụ - dụng cụ đã góp phần làm cho quá trình sản xuất đợc thực hiện một cáchthuận lợi, nhanh gọn tạo điều kiện cho vật liệu đợc chuyển hoá nhanh hơn

Để sản xuất ra sản phẩm có chất lợng và đảm bảo về số lợng, đúng yêucầu về mẫu mã thiết kế, kỹ thuật của khách hàng thì vật liệu - công cụ dụng cụ

có ý nghĩa vô cùng to lớn

Nói chung, yếu tố vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất

để tạo ra sản phẩm, do đó việc cung cấp nguyên vật liệu có đầy đủ, kịp thời haykhông sẽ ảnh hởng đến tình hình sản xuất, tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp,

đồng thời chất lợng nguyên vật liệu cũng quyết định đến chất lợng của sảnphẩm Nên việc kiểm tra chất lợng của nguyên liệu, việc sử dụng nguyên liệu cóhợp lý hay không, có tiết kiệm đợc hay không trên cơ sở các định mức dự toánchi phí sản xuất là một việc làm có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong việc hạthấp chi phí sản xuất và giá thành của sản phẩm làm ra, từ đó có thể tăng thunhập, tăng tích luỹ cho doanh nghiệp Vì vậy khi có nhu cầu sử dụng nguyênliệu cần phải tổ chức tốt công việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng, sửdụng nguyên liệu trong sản xuất kinh doanh

Đối với công cụ - dụng cụ cũng vậy, phải bảo đảm tổ chức tốt từ khâucung cấp đến khâu bảo quản, sử dụng, từ số lợng đến chất lợng và sẽ tạo điềukiện cho quá trình sản xuất đợc liên tục, giảm bớt những rủi ro thiệt hại chodoanh nghiệp, góp phần đảm bảo cho sự phát triển của doanh nghiệp

Xuất phát từ những ý nghĩa đó thì các doanh nghiệp phải có biện phápquản lý chặt chẽ, chính xác vật liệu - công cụ dụng cụ ở tất cả các khâu tronghoạt động sản xuất kinh doanh, phải đảm bảo và thực hiện tốt các yêu cầu trongquá trình sản xuất tránh tình trạng thừa, thiếu ứ đọng, lãng phí Những việc làm

đó quyết định đến thành công của công tác sản xuất kinh doanh của doanhnghiệp.

Quản lý chặt chẽ tình hình thu mua vật liệu - công cụ dụng cụ về số lợng,chất lợng, chủng loại, màu sắc, gía cả, chi phí thu mua, thực hiện kế hoạch muatheo đúng tiến độ phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp,xác định đợc định mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loại vật liệu - công cụdụng cụ để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh đợc bình thờng, không bịdán đoạn

Việc tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, trang bị đầy đủ phơng tiện cân đo, thựchiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại vật liệu - công cụ dụng cụ tránh hhỏng, mất mát hay hao hụt, mặt khác khi vận chuyển vật liệu - công cụ dụng cụphải bố trí phơng tiện vận chuyển phù hợp với tính chất của từng loại vật liệu -

công cụ dụng cụ.

2 Phân loại và đánh giá VL, CCDC

2.1 Phân loại vật liệu - công cụ dụng cụ:

Trong các doanh nghiệp sản xuất vật liệu - công cụ dụng cụ bao gồm rấtnhiều loại với những kích cỡ khác nhau, với công dụng và nội dung kinh tế khácnhau Để thuận tiện cho việc quản lý và tổ chức hạch toán chi tiết với từngloại, từng thứ vật liệu - công cụ thì cần thiết phải tiến hành phân loại chúng theonhững nội dung và tiêu thức nhất định

 Phân loại vật liệu theo vai trò.

Để việc quản lý có hiệu quả đòi hỏi phải nhận biết từng thứ, từng loại vậtliệu Do đó phân loại vật liệu cũng là điều kiện để quản lý và hạch toán vật liệu

+ Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuấtkhông cấu thành nên thực thể chính cuả sản phẩm mà nó chỉ có tác dụng khi kết

hợp với nguyên liệu chính làm tăng chất lợng của nguyên liệu chính, tăng chất ợng sản phẩm có thể thay đổi hình dáng bề ngoài của sản phẩm hoặc tạo điềukiện cho qúa trình chế tạo sản phẩm đợc thực hiện bình thờng, hoặc phục vụ chocông tác quản lý, nhu cầu công nghệ, kỹ thuật, cho việc bảo quản bao gói sảnphẩm nh: Thuốc nhuộm, sơn, dầu nhờn

l-+ Nhiên liệu: Thực chất đây có thể coi là loại vật liệu phụ nhng nó có tácdụng cung cấp nhiệt lợng trong quá trình sản xuất kinh doanh, nó tồn tại ở cácdạng nh: Chất lỏng, chất khí, chất rắn dùng để phục vụ cho công nghệ sản xuấtsản phẩm, cho các phơng tiện vận tải, máy móc thiết bị hoạt động trong quátrình sản xuất nh: Xăng, dầu, than củi

+ Phụ tùng thay thế: Là những loại vật t dùng để thay thế, sửa chữa máymóc thiết bị sản xuất, phơng tiện vận tải

+ Thiết bị xây dựng cơ bản: Là những thiết bị, phơng tiện đợc sử dụng chocông việc xây dựng cơ bản Đối với thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm cả thiết bịcần lắp, công cụ khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt các công trình xây dựngcơ bản

+ Vật liệu khác: Là các loại vật liệu thải loại ra trong quá trình sản xuất,chế tạo sản phẩm: Gỗ, sắt thép vụn hoặc phế liệu thu nhặt, thu hồi khi thanh lýtài sản cố định

Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết, cụ thể của từng loạidoanh nghiệp mà trong từng loại vật liệu nêu trên lại đợc chia thành từng nhóm,thứ dựa vào qui cách, tính chất lý hoá học của chúng bằng cách lập sổ danh

điểm vật liệu bởi vì cách phân loại trên cha đảm bảo quản lý chặt chẽ và tiếnhành kiểm tra một cách toàn diện, cụ thể Sổ danh điểm vật liệu là cơ sở chocông tác quản lý ở doanh nghiệp, giảm bớt khối lợng ghi chép và là phơng tiện

sử dụng để hạch toán chi tiết vật liệu một cách dễ dàng

Ngoài ra, để phục vụ cho yêu cầu quản lý và hạch toán vật liệu trên nhữnggiác độ khác ngời ta có thể phân loại vật liệu theo các tiêu thức khác Chẳnghạn: Căn cứ vào mục đích công dụng của vật liệu cũng nh nội dung qui địnhphản ánh chi phí vật liệu trên các tài khoản kế toán thì vật liệu của doanh nghiệplại đợc chia thành:

- Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất, chế tạo sản phẩm

- Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác: Phục vụ quản lý ở các phân ởng, cho nhu cầu bán hàng, quản lý doanh nghiệp

x- Phân loại công cụ - dụng cụ theo phơng pháp phân bổ, theo yêu cầu

quản lý và ghi chép kế toán

Công cụ - dụng cụ trong các doanh nghiệp bao gồm các lán trại tạm thời,dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho sản xuất, dụng cụ đồ nghề, quần áo bảo hộ lao

động Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý mà công cụ - dụng cụ đợc phân làm 3loại sau:

- Công cụ - dụng cụ

- Bao bì luân chuyển

- Đồ dùng cho thuê

Cũng nh vật liệu, để phục vụ cho yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiếtcông cụ - dụng cụ thì công cụ - dụng cụ có thể phân loại chi tiết hơn thành từngnhóm, trong mỗi nhóm lại phân thành từng thứ

2.2 Các phơng pháp đánh giá VL, CCDC nhập xuất kho.

Đánh giá chung vật liệu - công cụ dụng cụ:

Đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ là việc biểu hiện vật liệu - công cụdụng cụ bằng thớc đo tiền tệ theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầuchính xác, kịp thời, đầy đủ

Đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ là khâu quan trọng trong công tácquản lý vật liệu - công cụ dụng cụ Vì thông qua đánh giá vật liệu - công cụdụng cụ trong tổng chi phí sản xuất, từ đó mới tính toán một cách chính xác giáthành sản phẩm và xác định đợc định mức vật t đã sử dụng trong kỳ và lập địnhmức cho kỳ sau

Về nguyên tắc, vật liệu - công cụ dụng cụ đợc phản ánh, đánh giá theo giávốn thực tế của chúng Nhng đối với các doanh nghiệp có qui mô lớn, chủng loạivật liệu - công cụ dụng cụ nhiều, sự biến động của vật liệu - công cụ dụng cụdiễn ra thờng xuyên thì vật liệu - công cụ dụng cụ còn đợc đánh giá theo giáhạch toán để phục vụ cho hạch toán chi tiết hàng ngày tình hình nhập - xuất -tồn kho vật liệu - công cụ dụng cụ

2.1 Đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ theo giá thực tế:

a Giá thực tế nhập kho:

Tuỳ theo từng nguồn nhập mà nội dung giá thực tế của vật liệu - công cụdụng cụ nhập kho đợc xác định cụ thể nh sau:

- Đối với vật liệu - công cụ dụng cụ mua ngoài thì giá vốn thực tế nhậpkho bao gồm: Giá mua theo hoá đơn (+) chi phí thu mua thực tế (bao gồm: Chiphí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản, chi phí thuê kho, thuê bãi ) (+) thuế nhậpkhẩu, thuế khác (nếu có) (-) các khoản giảm giá, triết khấu, giá trị hàng mua trảlại cho ngời bán (nếu có).

- Đối với vật liệu - công cụ dụng cụ do doanh nghiệp tự gia công chế biếnthì giá vốn thực tế nhập kho bao gồm: Giá trị thực tể của vật liệu xuất gia công,chế biến (+) các chi phí gia công chế biến

- Đối với vật liệu - công cụ dụng cụ thuê ngoài gia công chế biến giá vốnthực tế nhập kho bao gồm: Giá thực tế của vật liệu xuất đa đi gia công, chế biến(+) chi phí vận chuyển bốc xếp khi đa vật liệu đi và về nhập kho (+) số tiền phảitrả cho đơn vị nhận gia công, chế biến

- Đối với vật liệu - công cụ dụng cụ do các đơn vị, cá nhân khác góp vốnliên doanh thì giá thực tế nhập kho là giá do hội đồng các bên tham gia đánh giá

và chấp nhận

- Đối với phế liệu thu hồi nhập kho, giá thực tế của chúng là giá ớc tính

có thể sử dụng, có thể tiêu thụ đợc chúng (giá có thể bán đợc trên thị trờng).

b Giá thực tế xuất kho:

Đối với giá vốn thực tế xuất kho, khi xuất dùng vật liệu - công cụ dụng cụthì kế toán phải tính toán chính xác giá vốn thực tế của vật liệu - công cụ dụng

cụ dùng cho các nhu cầu, đối tợng khác nhau

2.2 Đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ theo giá hạch toán:

Đối với những doanh nghiệp có các nghiệp vụ nhập - xuất diễn ra thờngxuyên đối hàng ngày thì việc xác định giá thực tế vật liệu - công cụ dụng cụhàng ngày thì công việc hạch toán trở lên phức tạp, tốn nhiều công sức và có khikhông thực hiện đợc Trong trờng hợp này kế toán phải sử dụng giá hạch toán đểtiến hành hạch toán chi tiết hàng ngày tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu -công cụ dụng cụ

Giá hạch toán vật liệu - công cụ dụng cụ là giá qui định thống nhất trongphạm vi xây dựng và đợc sử dụng ổn định trong một thời gian dài Sử dụng giáhạch toán trong kế toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ sẽ làm giảm khối lợngcông việc hàng ngày của kế toán

H =

Tuy nhiên, cuối kỳ hạch toán phải điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực

tế nhằm đảm bảo chính xác giá vật liệu - công cụ dụng cụ xuất kho bằng cách sửdụng hệ số giá vật liệu - công cụ dụng cụ

Giá thực tế tồn đầu kỳ + giá thực tế nhập trong kỳ Giá hạch toán tồn đầu kỳ + giá hạch toán nhập trong kỳ

- Tính giá thực tế xuất kho căn cứ vào giá hạch toán và hệ số giá:

Giá thực tế xuất kho = H x Giá hạch toán xuất khoTuỳ thuộc vào đặc điểm, yêu cầu và trình độ quản lý của doanh nghiệp

mà trong các phơng pháp tính giá thực tế vật liệu - công cụ dụng cụ xuất kho

đơn giá thực tế hay hệ số giá có thể tính riêng cho từng nhóm hoặc cả loại vậtliệu - công cụ dụng cụ

Trờng hợp đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ khi có thuế giá trị gia tăng:

- Đối với cơ sở sản xuất kinh doanh không thuộc đối tợng nộp thuế giá trịgia tăng theo phơng pháp khấu trừ, giá vật t mua vào là giá thực tế không cóthuế giá trị gia tăng đầu vào

- Đối với cơ sở sản xuất kinh doanh thuộc đối tợng nộp thuế giá trị gia

tăng theo phơng pháp khấu trừ, giá trị vật t mua vào là tổng giá thanh toán (bao

gồm cả thuế giá trị gia tăng đầu vào).

3 Nhiệm vụ của kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ:

Trong hệ thống quản lý, kế toán là một công cụ quan trọng, kế toán đợc

sử dụng nh một công cụ sắc bén và có hiệu lực nhất để phản ứng một cáchkhách quan và giám đốc một cách toàn diện mọi mặt hoạt động sản xuất kinhdoanh của doanh nghiệp

Trong doanh nghiệp sản xuất, có nhiều hình thức khác nhau để quản lý tốthoạt động sản xuất Trong số các hình thức đó thì việc tổ chức kế toán vật liệu -công cụ dụng cụ một cách khoa học, hợp lý, đúng với chế độ tài chính - kế toáncủa Nhà nớc sẽ đảm bảo phản ánh một cách chính xác tình hình nhập - xuất -tồn kho vật liệu - công cụ dụng cụ, tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất sảnphẩm, do đó kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp sản xuất cầnthực hiện tốt các nhiệm vụ sau:

- Tổ chức thực hiện đánh giá phân loại vật liệu - công cụ phù hợp với cácnguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nớc và yêu cầu quản trị của

doanh nghiệp Song song với việc làm đó, doanh nghiệp phải áp dụng đúng đắncác phơng pháp về kỹ thuật, hạch toán vật liệu - công cụ dụng cụ, hớng dẫnkiểm tra các bộ phận trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán ban

đầu về vật liệu - công cụ dụng cụ

- Tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ kế toán phù hợp với phơng pháp kế toánhàng tồn kho đợc áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp

số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của vật liệu - công cụdụng cụ trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời

để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm

- Tham gia việc phân tích đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch thu mua,tình hình thanh toán với ngời bán, ngời cung cấp, tình hình sử dụng vật liệu -công cụ dụng cụ trong quá trình sản xuất kinh doanh

4 Thủ tục quản lý nhập-xuất kho VL, CCDC và các chứng từ kế toán liên quan

4.1 Thủ tục quản lý nhập xuất kho VL, CCDC.

* Hàng kỳ kế toán căn cứ vào phiếu xuất, nhập kho để tính giá thành sản

phẩm Thông thờng kế toán dùng các phơng pháp sau:

a Tính theo đơn giá thực tế bình quân tồn đầu kỳ:

Theo phơng pháp này thì giá thực tế vật liệu - công cụ dụng cụ xuất kho

đợc tính trên cơ sở số lợng vật liệu - công cụ dụng cụ xuất cùng và đơn giá bìnhquân vật liệu - công cụ dụng cụ tồn đầu kỳ và đợc xác định nh sau:

Đơn giá bình quân vật liệu - Giá vốn thực tế VL - CCDC tồn đầu kỳ công cụ dụng cụ tồn đầu kỳ Số lợng VLCCD tồn đầu kỳ

Giá vốn thực tế vật liệu - Đơn giá bình quân vật

công cụ dụng cụ xuất = liệu -công cụ dụng cụ x

kho trong kỳ tồn đầu kỳ

Phơng pháp này tiện lợi, đơn giản nhng không chính xác, đặc biệt là trongtình trạng có sự biến động giá cả vật t lớn

b Tính theo giá thực tế bình quân gia quyền: (Giá thực tế bình quân của

số tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ).

=

Số lợng vật liệu - công cụ dụngcụ xuất trong kỳ

Theo phơng pháp này, giá thực tế vật liệu - công cụ dụng cụ xuất khocũng đợc tính căn cứ vào số lợng xuất kho trong kỳ và đơn giá thực tế bình quân

c Tính theo giá thực tế nhập tr ớc - xuất tr ớc:

Theo phơng pháp này, trớc hết ta phải xác định đơn giá thực tế nhập khocủa từng lần nhập Sau đó căn cứ vào số lợng xuất ra để tính giá thực tế xuất khotheo nguyên tắc: Tính theo đơn giá thực tế nhập trớc đối với lợng xuất kho thuộc

lần nhập trớc, số còn lại (Tổng số xuất kho - số đã xuất thuộc lần trớc) đợc tính

theo đơn giá thực tế lần nhập tiếp sau:

Nh vậy, giá thực tế của vật liệu - công cụ dụng cụ tồn cuối kỳ chính là giáthực tế của số vật liệu - công cụ dụng cụ nhập kho thuộc các lần nhập sau cùng

d Tính theo giá thực tế nhập sau - xuất tr ớc:

Theo phơng pháp này, ta phải xác định đợc đơn giá thực tế của từng lầnnhập kho Sau đó căn cứ số lợng xuất kho tính ra giá trị thực tế xuất kho theonguyên tắc: Tính theo đơn giá thực tế của lần nhập sau cùng hiện có trong kho

đối với số lợng xuất kho thuộc lần nhập sau cùng, số còn lại đợc tính theo đơngiá thực tế của các lần nhập trớc đó

Nh vậy giá thực tế của vật liệu - công cụ dụng cụ tồn kho cuối kỳ lại làgiá thực tế vật liệu - công cụ dụng cụ thuộc các lần nhập đầu kỳ

e Tính theo giá thực tế đích danh:

Phơng pháp này đợc áp dụng đối với những loại vật liệu - công cụ dụng cụ

có giá trị lớn, phơng pháp này đòi hỏi doanh nghiệp phải theo dõi vật liệu - công

cụ dụng cụ theo từng lô hàng Giá thực tế xuất kho đợc tính căn cứ vào đơn giáthực tế vật liệu - công cụ dụng cụ nhập kho từng lô hàng và số lợng xuất kho

=

Giá thực tế vật liệu

-công cụ dụng cụ xuất kho

Số lợng vật liệu - công cụ dụng cụ xuất kho

Đơn giá thực tế bình quân

Nhìn chung mỗi phơng pháp tính giá thực tế vật liệu - công cụ dụng cụxuất kho nêu trên đều có những u điểm và hạn chế riêng và có những điều kiện

áp dụng nhất định Các doanh nghiệp phải căn cứ vào đặc điểm hoạt động sảnxuất kinh doanh, khả năng và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán cũng nh yêucầu quản lý để có thể áp dụng phơng pháp tính giá thực tế đảm bảo nguyên tắcnhất quán trong các niên độ kế toán

4.2 Các chứng từ kế toán liên quan.

* Chứng từ sử dụng: Theo chế độ chứng từ kế toán qui định ban hành theoQuyết định 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/1/1995 của Bộ trởng Bộ Tài chính, cácchứng từ kế toán về vật liệu - công cụ dụng cụ bao gồm:

- Phiếu nhập kho (Mẫu 01 - VT)

- Phiếu nhập kho (Mẫu 02 - VT)

- Phiếu nhập kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03 - VT)

- Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu 08 - VT)

- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (Mẫu 02 - BH)

- Hoá đơn cớc phí vận chuyển (Mẫu 03 - BH)

Ngoài ra các chứng từ mang tính chất bắt buộc sử dụng thống nhất theoqui định của Nhà nớc, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kếtoán hớng dẫn nh:

- Phiếu xuất vật t theo hạn mức (mẫu 04 - VT)

- Biên bản kiểm nghiệm vật t (mẫu 05 - VT)

- Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ (mẫu 07 - VT)

Các chứng từ này tuỳ thuộc đặc điểm, tình hình cụ thể của từng doanhnghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế, hình thức sở hữu khácnhau

Đối với các chứng từ thống nhất bắt buộc phải đợc lập kịp thời, đầy đủtheo đúng qui định về mẫu biểu, nội dung, phơng pháp lập Ngời lập chứng từphải chịu trách nhiệm về việc ghi chép của mình

Các chứng từ kế toán phải đợc tổ chức luân chuyển theo trình tự và thờigian hợp lý do kế toán trởng qui định phục vụ cho việc ghi chép, phản ảnh, tổnghợp số liệu kịp thời của các bộ phận có liên quan

- Chứng từ nhập:

Hoá đơn mua hàng phòng Vật t viết phiếu nhập

chuyển về kho vật t vào thẻ kho Phòng Kế toán.

- Sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ

- Sổ đối chiếu luân chuyển

- Sổ số d

Sổ (thẻ) kho (mẫu 06 VT) đợc sử dụng để theo dõi số lợng nhập xuất tồn kho của từng loại vật liệu - công cụ dụng cụ theo từng kho Thẻ kho dophòng kế toán lập và ghi các chỉ tiêu: Tên, nhãn, hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã

-số vật liệu - công cụ dụng cụ Sau đó giao cho thủ kho để hạch toán nghiệp vụ ởkho, không phân biệt kế toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ theo phơng phápnào

Sổ (thẻ) kế toán chi tiết, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số d đợc sử dụng đểhạch toán tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu - công cụ dụng cụ về mặt giátrị hoặc cả lợng và giá trị tuỳ thuộc vào phơng pháp kế toán chi tiết áp dụngtrong doanh nghiệp

Ngoài ra kế toán chi tiết còn có thể mở thêm các bảng kê nhập, bảng kêxuất, bảng luỹ kế tổng hợp nhập - xuất - tồn kho vật liệu - công cụ dụng cụ phục

vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết đợc đơn giản, nhanh chóng và kịp thời

5 Kế toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ:

5.1 Yêu cầu đối với hạch toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ:

Vật liệu - công cụ dụng cụ là một trong những đối tợng kế toán cần phải

đợc hạch toán chi tiết, phải theo dõi đợc số hiện có và tình hình nhập - xuất vật

Tổ chức luân chuyển chứng từ

liệu - công cụ dụng cụ của từng thứ, từng nhóm, từng loại theo từng kho củadoanh nghiệp trên cơ sở các chứng từ nhập - xuất kho và đợc tiến hành đồng thờicả kho và phòng kế toán.

Trong doanh nghiệp sản xuất, việc quản lý nói chung, công tác quản lývật liệu - công cụ dụng cụ nói riêng là do nhiều bộ, đơn vị tham gia và chịu tráchnhiệm Song việc quản lý tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu - công cụ dụng

cụ hàng ngày lại đợc thực hiện chủ yếu ở bộ phận kho và phòng kế toán doanhnghiệp

Tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ ở kho là một phận kếtoán trong doanh nghiệp vì thủ kho là ngời quản lý tất cả vật liệu - công cụ dụng

cụ, chịu trách nhiệm tổ chức về tình hình nhập xuất bảo quản, dự trữ vật liệu công cụ dụng cụ và ghi chép vào sổ sách bằng chỉ tiêu hiện vật Còn ở phòng kếtoán thì với chức năng và nghiệp vụ của mình trên cơ sở một cách chi tiết và tậphợp bằng chỉ tiêu giá trị để phản ánh, Giám đốc, kiểm tra tình hình hiện có vàquá trình nhập - xuất vật liệu - công cụ dụng cụ

-5.2 Các phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ:

Để theo dõi đợc số hiện có và tình hình nhập - xuất vật liệu - công cụdụng cụ theo từng thứ, nhóm, loại, từng kho và về chỉ tiêu số lợng và chỉ tiêugiá trị thì phải có sự phối hợp chặt chẽ giữa kho (thủ kho) và phòng kế toántrong hạch toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ

Dù doanh nghiệp sử dụng phơng pháp hạch toán chi tiết nào thì việc hạchtoán phải đợc thực hiện đồng thời cả ở kho và phòng kế toán

a Hạch toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ theo phơng pháp thẻ song song:

Phơng pháp này áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có ít chủngloại vật liệu - công cụ dụng cụ, tình hình nhập - xuất diễn ra không thờng xuyên,trình độ nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế

+ ở kho: Hàng ngày khi có chứng từ nhập xuất thủ kho căn cứ vào số l ợng ở cột thực nhập, thực xuất trên chứng từ để ghi vào thẻ kho, cuối tháng thủkho tính ra số lợng tồn kho và ghi vào cột tồn kho của thẻ kho Thẻ kho do kếtoán mở và giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập -xuất, cuối

-tháng tính ra số tồn kho theo chỉ tiêu số lợng Định kỳ thủ kho gửi (hoặc kế toán

xuống kho nhận) các chứng từ nhập - xuất đã đợc phân loại theo từng thứ vật

liệu - công cụ dụng cụ cho Phòng kế toán Mỗi thứ vật liệu - công cụ dụng cụ

đ-ợc mở một thẻ kho