THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC TIÊU THỤ HÀNG HÓA VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY LIÊN DOANH VIỆT NHẬT

Phòng kế toán có chức năng thu thập thông tin và xử lý, cung cấp thông tinkinh tế phục vụ cho công tác quản lý, qua đó kiểm tra tình hình thực hiện kếhoạch, giám đốc bằng đồng tiền việc

Thực trạng tổ chức công tác tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại công ty liên doanh Việt Nhật.

I Tình hình hoạt động kinh doanh và quản lý tại công ty liên doanh Việt Nhật.

1. Lịch sử hình thành và phát triển.

Đầu t nớc ngoài đóng vai trò quan trọng trong quá trình phát triển kinh tế đấtnớc nhất là sau khi nền kinh tế nớc ta chuyển từ nền kinh tế kế hoạch hoá tậptrung sang cơ chế thị trờng có sự quản lý của Nhà Nớc Đầu t nớc ngoài góp phầnkhông nhỏ vào công cuộc xây dựng đất nớc tiến bộ và phát triển.Hoạt động đầu tnớc ngoài vào Việt Nam đợc nhà nớc ta có chủ trơng chính sách khuyến khíchthông qua luật đầu t nớc ngoài ban hành ngày 26/3/1990 Trong thời gian đó công

ty liên doanh Việt –Nhật đã đợc thành lập theo giấy phép đầu t số 243/GPngày24/9/1991 của UBNN về hợp tác và đầu t (nay là bộ kế hoạch và đầu t).Công

ty đợc hình thành trên cơ sở liên doanh giữa tổng công ty sản xuất cung ứng vật tgiao thông vận tải và bu điện và công ty Max-Round Co ltd Nhật Bản

Hoạt động chính của công ty là nhập khẩu máy móc , thiết bị của Nhật vềsữa chữa tân trang và kinh doanh tại thị trờng Việt Nam.Vì vậy trong bài viết này

em chú trọng đến lĩnh vực kinh doanh này

Công ty liên doanh Việt- Nhật có trụ sở chính tại 201 Minh Khai-Quận Hai

Bà Trng –Hà Nội Là công ty trách nhiệm hữu hạn đợc thành lập trên cơ sở liêndoanh với nớc ngoài, tên giao dịch quốc tế là MAXVITRACO.LTD Hoạt độngcủa công ty không tuân theo chỉ tiêu pháp lệnh của Nhà nớc, công ty hoạt độngbằng chính năng lực của bản thân Vốn kinh doanh của công ty do hai bên ViệtNam và Nhật Bản góp (mổi bên 50%) Những năm đầu đi vào hoạt động công ty

đạt đợc kết quả khá cao, góp phần đóng góp vào ngân sách nhà nớc, giải quyếtcông ăn việc làm cho ngời lao động Nhng cũng giống nh một số doanh nghiệpkhác hoạt động trong cơ chế thị trờng công ty đã gặp một số khó khăn trong giai

đoạn tiếp theo Do vậy để tồn tại đợc thì công ty đã có những thay đổi nhất định

đợc bổ sung theo quyết định 243/GPĐC ngày 7/9/1994 và quyết định GPĐC1ngày 31/12 /1996 của bộ trởng Bộ kế hoạch và đầu t về việc bổ sung hoạt độngtrên các lĩnh vực sau:

-Nhập khẩu máy móc thiết bị về sửa chữa tân trang và kinh doanh tại thị ờng Việt Nam

tr Lắp ráp gia công các linh kiện điện tử cho phía Nhật Bản.

-Thi công các công trình xây dựng

Công ty liên doanh Việt Nhật đợc thành lập với quy mô nhỏ.Tổng số vốn

đầu t từ 1.000.000 USD đến 3.000.000 USD trong đó vốn lu động từ 500.000USD

đến 2.000.000 USD.Vốn cố định từ 500.000USD đến 1.000.000USD.Phía ViệtNam góp 500.000USD (gồm nhà xởng, kho bãi theo khung giá thuê bao quy

định của nhà nớc Việt Nam trong vòng 15 năm) Phía Nhật Bản góp 500.000 USD(gồm trang thiết bị phục vụ sản xuất nông nghiệp, giao thông vận tải, xâydựng với tỷ lệ sử dụng còn từ 60% đến 80%)

Với cơ cấu vốn nh trên là hợp lý với loại hình doanh nghiệp thơng mại Kếtquả hoạt động kinh doanh của công ty trong những năm gần đây đợc trình bàytrong bảng sau:

2. Ngành hàng và thị trờng kinh doanh.

Ngành hàng kinh doanh của công ty là hàng vật t thiết bị Các mặt hàng kinhdoanh của công ty rất đa dạng trong đó mặt hàng kinh doanh chủ yếu của công tylà:

*Thiết bị, máy móc phục vụ sản xuất nông nghiệp, giao thông vận tải gồm:máy cày, máy xới máy kéo, máy bơm nớc, máy nổ, máy phát điện, máy xúc, máy

Đối với máy móc thiết bị là những máy móc, thiết bị đã qua sử dụng Sau khinhập công ty tiến hành sữa chữa, tân trang sau đó mới đem ra thị trờng tiêu thụ

Đối với các linh kiện điện tử thì công ty tiến hành lắp ráp thành thành phẩm rồixuất trở lại thị trờng Máy móc thiết bị giao thông công ty nhập đều là của nhữngnớc có nền công nghiệp phát triển, là những quốc gia hàng đầu về chế tạo máymóc nên sản phẩm nhập khẩu tuy cũ nhng vẫn thuộc vào hàng tốt trên thị trờngViệt Nam

Với mục đích đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng, nâng cao hiệu quả kinh

tế, phát huy mọi thế mạnh của mình để khẳng định vị trí của công ty trên thị ờng Sản phẩm của công ty đợc tiêu thụ trên khắp các tỉnh từ Hà Nội đến thànhphố Đà Nẵng Khách hàng của công ty bao gồm nhiều loại hình doanh nghiệp nh-

tr-ng chủ yếu là các Tổtr-ng côtr-ng ty xây dựtr-ng của Nhà nớc và các côtr-ng ty chuyênngành xây dựng Các khách hàng thờng xuyên của công ty nh Sở giao thông vậntải Ninh Bình, Tổng công ty xây dựng cầu Thăng Long, Sở giao thông vận tảiNam Định,Tổng công ty xây dựng CTGT 5 Sản phẩm điện tử của công ty tiêuthụ trên thị trờng Nhật Bản

3. Tổ chức hệ thống kinh doanh và quản lý của công ty.

Công ty MAXVITRA CO.LTD đợc thành lập theo hình thức liên doanh giữahai đối tác một bên là Việt Nam, bên kia là Nhật Bản do đó, cơ cấu tổ chức quản

lý điều hành của công ty đợc thực hiện theo quy định của Nhà nớc Việt Nam vềhoạt động của những doanh nghiệp có vốn đầu t nớc ngoài vào Việt Nam

Hội đồng quản trị là cơ quan cao nhất của công ty liên doanh.Theo luật địnhthì hội đồng quản trị bao gồm 4 ngời, mỗi bên hai ngời đợc hai bên thoả thuận cử

ra Ngoài ra còn có các phòng ban chức năng và các đơn vị trực thuộc đảm nhậncác công việc đợc phân công (xem sơ đồ 12)

Sơ đồ 12: Tổ chức bộ máy quản lý và kinh doanh

Kết cấu nhân sự của công ty đợc bố trí dàn trải ra các phòng ban và các đơn

vị trực thuộc:Cụ thể:

-Hội đồng quản trị : 4 ngời

Cơ quan tổng giám đốc: 3 ngời

-Phòng kế toán tài chính: 5 ngời

-Phòng kinh doanh : 5 ngời

Hội đồng quản trị

Tổng giám đốc

Phó giám đốcPhó giám đốc

Phòng

kinh

doanh

Vănphòng

Chánh văn phòng

Phòng kếtoán tàichính

Xí nghiệp lắp ráplinh kiện điện tử Xí nghiệp xây dựngcông trình giao

thông Việt -NhậtXỡng sửa chữa tân

trang

-Phòng hành chính : 3 ngời

-Phòng kỹ thuật thiết bị: 2 ngời

-Xí nghiệp xây dựng công trình 100 ngời trong đó 30 ngời là hợp đồng chínhthức còn 70 ngời là hợp đồng tài vụ

-Xí nghiệp lắp ráp điện tử : 120 ngời

-Xởng sửa chữa tân trang: 10 ngời

Hầu hết các cán bộ công nhân viên của công ty đều đợc đào tạo thông quacác trờng lớp nh: đại học, đào tạo công nhân viên và đã có những kinh nghiệmtrong sản xuất , sửa chữa, tân trang Công ty sẽ làm hết sức mình để phục vụkhách hàng một cách có hiệu quả nhất

*Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban

+Hội đồng quản trị: Ra các quyết định tại các kỳ họp của mình, hội nghị ờng kỳ và các kỳ họp đột xuất

th-+Cơ quan tổng giám đốc: Thực hiện kế hoạch đã duyệt, tổ chức thực hiện cácnghị quyết của hội đồng quản trị và báo cáo kết quả của việc thực hiện các nghịquyết đó Tuyển dụng lao động thông qua hợp đồng lao động

+Phòng kế toán tài chính: Là phòng tham mu, quản lý chỉ đạo thực hiệnnghiệp vụ về công tác kế toán, tài chính, thống kê của công ty

+Phòng kinh doanh: Tham mu cho các cán bộ công ty về quản lý nghiệp vụkinh doanh xuất nhập khẩu, xây dựng kế hoạch nhập khẩu

+Phòng kỹ thuật thiết bị: Quản lý các vấn đề về mặt kỹ thuật sao cho sảnphẩm đa ra thị trờng đạt kết quả tốt

+Văn phòng: Là nơi tổ chức các cuộc hội thảo, các cuộc họp thờng kỳ, độtxuất của công ty Đây cũng là nơi giao tiếp mua bán của công ty với nớc ngoài.+Phòng dự án đầu t: Nghiên cứu và thiết lập những dự án đầu t sao cho có lợinhất

4.Tổ chức bộ máy kế toán và hình thức sổ kế toán.

Công ty liên doanh Việt –Nhật có vốn đầu t nớc ngoài hoạt động trong lĩnhvực thơng mại Bên cạnh đó công ty còn thực hiện chức năng là lắp ráp các linhkiện điện tử và xây dựng công trình giao thông vận tải Do đặc điểm đó nên môhình bộ máy kế toán của công ty cũng đợc bố trí cho phù hợp

Bộ máy kế toán của công ty đợc thành lập theo mô hình hai cấp: Kế toáncông ty và kế toán tại các xí nghiệp trực thuộc

Hình thức tổ chức bộ máy kế toán của công ty đợc tổ chức theo phòng:phòng kế toán tài chính Phòng kế toán tài chính bao gồm 5 cán bộ kế toán, tất cả

đều có trình độ đại học Ngoài ra công ty còn tổ chức thêm 6 cán bộ kế toán dớicác xí nghiệp Bộ máy kế toán này đã phối hợp nhịp nhàng, luôn đảm bảo chất l-ợng công việc, đáp ứng mọi nhu cầu công tác trong ban lãnh đạo công ty

Phòng kế toán nằm cạnh các phòng ban khác có liên quan đến hoạt động sảnxuất kinh doanh của công ty nên rất thuận tiện cho việc thu thập thông tin và xử lý

số liệu

Phòng kế toán có chức năng thu thập thông tin và xử lý, cung cấp thông tinkinh tế phục vụ cho công tác quản lý, qua đó kiểm tra tình hình thực hiện kếhoạch, giám đốc bằng đồng tiền việc sử dụng vật t, lao động tiền vốn và mọi hoạt

động kinh doanh của công ty, thúc đẩy thực hiện chế độ hạch toán kinh tế, nângcao hiệu quả kinh doanh

Hiện nay, do số lợng thành viên ít , cũng nh khối lợng công việc ở một sốphần hành không đáng kể nên mổi nhân viên trong phòng phải thực hiện sự kiêmnhiệm đối với một số phần hành nhất định

-Kế toán trởng: Có chức năng giúp việc cho giám đốc về toàn bộ công tác kếtoán của công ty, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc, tổ chức điều hành côngtác thống kê, kế toán phù hợp với tình hình kinh doanh và điều hành hoạt động cụthể của công ty theo đúng hệ thống kế toán tài chính

-Phó phòng kế toán chuyên phụ trách tổng hợp: Là ngời chịu trách nhiệmtổng hợp các phần hành kế toán của kế toán viên và làm các phần hành kế toáncòn lại.Giám sát và kiểm tra các hoạt động tài chính của công ty Tổ chức lu trữcác tài liệu kế toán theo dõi công tác kế toán của các đơn vị trực thuộc, nhận báocáo của các đơn vị này, vào sổ tổng hợp và lập báo cáo quyết toán của toàn côngty

-Thủ quỹ: Căn cứ vào các chứng từ phát sinh nh phiếu thu ,phiếu chi để lậphoặc xuất quỹ tiền mặt, ngân phiéu, sau đó ghi vào sổ quỹ rồi chuyển cho kế toánquỹ ghi sổ Sổ quỹ đợc khóa vào cuối mổi ngày Hàng tháng căn cứ vào công nợ

để ghi sổ sách, lên bảng số d để theo dõi thu hoàn tạm ứng của từng ngời

-Kế toán quỹ: Hạch toán toàn bộ chứng từ thu chi do thủ quỹ nộp lên hàngngày, đối chiếu giữa sổ sách kế toán với sổ quỹ, với kết quả kiểm kê quỹ Hàngtháng căn cứ vào các chứng từ phát sinh nh các chứng từ về thanh toán tiền mặt,tiền séc, các khoản thanh toán lơng để chuyển tiền và làm thủ tục thanh toán.Tập hợp các chứng từ về thu chi, tiền gửi, tiền vay ngân hàng và làm thủ tục vaycác chỉ tiêu đã đợc giám đốc phê duyệt

-Kế toán công nợ: Theo dõi các khoản phải thu phải trả nội bộ, phải thu, phảitrả khách hàng Căn cứ vào các chứng từ có liên quan, kế toán vào sổ chi tiết chotừng khách hàng Đối với những khách hàng, nhà cung cấp thờng xuyên kế toán

mở sổ riêng để theo dõi thanh toán Còn đối với khách hàng, nhà cung cấp khôngthờng xuyên kế toán phản ánh trên một trang sổ Điều này hoàn toàn phù hợp vớinguyên tắc hạch toán

Ta có thể khái quát sơ đồ bộ máy kế toán tại công ty liên doanh Việt Nhật

nh sau:

Sơ đồ 13: Tổ chức bộ máy kế toán

*Hình thức sổ kế toán

Là một doanh nghiệp có quy mô nhỏ nên hình thức sổ kế toán mà công ty sửdụng là hình thức chứng từ- ghi sổ

Đi đôi với việc áp dụng hình thức chứng từ- ghi sổ để ghi sổ kế toán, số lợng

và số loại sổ sách kế toán của công ty đợc mở phù hợp với yêu cầu của hình thứcnày và bám sát tình hình kinh doanh thực tế tại công ty (số lơng nghiệp vụ, tínhchất kinh doanh, nhu cầu quản lý thông tin kế toán) Hệ thống sổ sách của công tynhìn chung bao gồm đầy đủ các laọi sổ tổng hợp, sổ kế toán chi tiết theo đúng

nh quy định trong chế độ kế toán hiện hành cho hình thức chứng từ ghi sổ

Hệ thống chứng từ kế toán và tài khoản kế toán cũng đợc xây dựng phù hợpvới chế độ kế toán hiện hành và với các phần hành kế toán tại công ty Các chứng

từ kế toán ban đầu làm cơ sở cho việc ghi sổ sách kế toán tại công ty bao gồm một

số loại chủ yếu sau:

toán)

Kế toán quỹ

Kế toán tại các xínghiệp

+Một số chứng từ khác có liên quan nh:Bảng thanh toán tiền lơng, đơn xintạm ứng, hoá đơn tiền điện, nớc, điện thoại.

Tổ chức sổ kế toán cho nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêuthụ tại công ty liên doanh Việt –Nhật nh sau:

Sơ đồ 14:

Chế độ kế toán áp dụng tại công ty

-Niên độ kế toán bắt đầu: 01/01/2001 đến 31/12/2002

-Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: Việt Nam đồng

-Nguyên tắc và phơng pháp chuyển đổi các đồng tiền khác: Theo tỷ giá ngânhàng thông báo tại thời điểm hạch toán (tỷ giá thực tế)

-Phơng pháp chi tiết hàng tồn kho: Thẻ song song

-Phơng pháp hạch toán tổng hợp hàng tồn kho: Kê khai thờng xuyên

-Phơng pháp tính giá hàng tồn kho: Giá thực tế đích danh

Chứng từ gốc-Hoá đơn GTGT-Phiếu xuất kho

tiết TK 131, 511, 532,

641, 642,156

Bảng tổng hợpchứng từ gốc

Báo cáo kết quả

kinh doanh

II Thực trạng tổ chức công tác kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa tại công ty liên doanh Việt Nhật.

1. Xác định giá vốn hàng hóa tiêu thụ và thực trạng tổ chức kế toán giá vốn.

1.1 Xác định giá vốn và phơng pháp kế toán

Tại công ty liên doanh Việt –Nhật có hai nhóm hàng hóa đó là:

+Nhóm 1: Gồm các linh kiện điện tử nh:tivi, radio, casette, vidio, máy giặt,

tủ lạnh, xe gắn máy Đây là lĩnh vực kinh doanh khá mới mẽ.Hoạt động của nóthuộc xí nghiệp linh kiện điện tử

+Nhóm 2: Gồm các máy móc thiết bị bị cũ đã đợc tân trang nh: máycày,máy xới, máy lu, máy bơm nớc, máy kéo Đây là hoạt động truyền thống củacông ty và là hoạt động chính của công ty.Vì vậy trong bài viết em đề cập đếnnhóm hàng hóa này

Hàng hóa tiêu thụ đợc doanh nghiệp tính theo giá thực tế đích danh Sở dĩdoanh nghiệp sử dụng phơng pháp này là do máy móc thiết bị tại công ty có giátrị đơn vị cao, có thể phân biệt thành từng thứ từng loại riêng rẽ, thêm vào đó hàngnhập về xí nghiệp thờng theo lô, khối chỉ khi nào tiêu thụ hết mới nhập tiếp.Tổnghợp các yếu tố đó đã quyết định phơng pháp tính giá hàng xuất kho của đơn vị

Để theo dõi, phản ánh một cách thờng xuyên liên tục và có hệ thống tìnhhình nhập- xuất – tồn hàng hóa trên sổ kế toán nên tại công ty liên doanh ViệtNhật kế toán đã sử dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên để hạch toán kế toán.1.2 Chứng từ kế toán và phơng pháp hạch toán ban đầu

Tại công ty liên doanh Việt Nhật việc tổ chức hạch toán hàng hóa tiêu thụ

đ-ợc thực hiện trên các sổ thẻ kế toán chi tiết nh: Thẻ kho, sổ chi tiết hàng hóa và

sổ tổng hợp nh sổ đăng ký chứng từ ghi sổ TK632, TK156 và sổ cái TK632, 156.1.3 Trình tự hạch toán giá vốn hàng hóa tiêu thụ

Khi xuất bán hàng hóa căn cứ vào hợp đồng đã ký kết hoặc đơn đặt hàng,phòng kinh doanh sẽ lập hoá đơn giá trị gia tăng thành 3 liên:

-Liên1: Lu vào sổ gốc

-Liên 2: (liên đỏ) giao cho khách hàng

-Liên3: Giao cho bộ phận kho làm thủ tục xuất kho và ghi vào thẻ kho

Cuối ngày thủ kho nộp liên 3 cho phòng kế toán để ghi sổ

Ví dụ:Ngày 26/3/2002, Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 5- Chinhánh miền bắc mua của công ty một máy xúc bánh lốp.Tổng công ty thanh toán50% tiền mặt và 50% trả chậm

Ngày 26/3/2002 phòng kinh doanh lập hoá đơn nh sau:

Biểu số 02: Hoá đơn GTGT MS-01-GTGT

Liên 3 ( dùng để thanh toán) DQ/00-B

Ngày 26 tháng 3 năm 2002 N0: 014990

Đơn vị bán hàng: Công ty liên doanh Việt –Nhật (MAXVITRA)

Địa chỉ: 201 –Minh Khai-Hai Bà Trng- Hà Nội

Điện thoại Số TK

Họ tên ngời mua hàng:

Đơn vị: Tổng công ty xây dựng công trình giao thông –Chi nhánh miền BắcHình thức thanh toán:50% thanh toán ngay, 50% thanh toán chậm sau 20 ngàyMS: 2800218168

STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vịtính Số lợng Đơngiá Thành tiền

Cộng tiền hàng: 509.523.810

Thuế suất thuế GTGT: 5% tiền thuế GTGT 25.476.190

Tổng cộng tiền thanh toán: 535.000.000

Số tiền viết bằng chữ: Năm trăm ba mơi lăm triệu đồng chẵn

Biểu số 03: Sổ chi tiết hàng hóa

Tháng 3 năm 2002 Tên hàng hóa: Máy xúc

1561

361.254.120

Th¸ng 3/2002 XuÊt b¸n m¸y lu SAKAI SV 919

110.000.000

2 Doanh thu bán hàng và thực trạng hạch toán kế toán.

2.1 Hạch toán kế toán doanh thu bán hàng.

Công ty liên doanh Việt Nhật chỉ thực hiện một phơng thức tiêu thụ duy nhất

là phơng thức bán lẻ trực tiếp tại kho của công ty, trong đó kế toán phản ánh cácnghiệp vụ bán hàng chi tiết theo các hình thức thanh toán sau:

-Bán hàng khách hàng đã ứng trớc tiền hàng

-Bán hàng thu tiền ngay

-Bán hàng chấp nhận thanh toán sau

Trong đó, hình thức bán hàng thu tiền ngay đợc sử dụng chủ yếu Kháchhàng của công ty trong trờng hợp này là công ty thơng mại và xây dựng Đà Nẵng,công ty xây dựng giao thông thuỷ lợi, công ty xây dựng giao thông TânSơn Doanh thu bán hàng thu tiền ngay chiếm 80%

Hình thức bán hàng chấp nhận thanh toán sau chỉ đợc áp dụng với những bạnhàng lớn và là bạn hàng thờng xuyên của công ty (Tổng công ty xây dựng côngtrình giao thông 5, công ty xây dựng 699, Sở giao thông vận tải Ninh Bình, Tổngcông ty xây dựng cầu Thăng Long ) Doanh thu bán hàng trong trờng hợp nàychiếm khoảng 15% tổng doanh thu

Phơng pháp hạch toán kế toán doanh thu tiêu thụ tại công ty đợc thực hiện

nh sau:

Khi có chứng từ chứng tỏ hàng hoá đã tiêu thụ nh hóa đơn GTGT thì đồngthời với bút toán phản ánh giá vốn hàng bán, kế toán ghi nhận doanh thu tiêu thụ

Ví dụ nh đối với nghiệp vụ mua máy xúc của tổng công ty xây dựng công trình số

5 thì khi nhận đợc liên 3 do thủ kho chuyển lên kế toán định khoản:

TrÝch yÕu Sè hiÖu tµi kho¶nNî Cã Sè tiÒn

511

3331 254.671.09512.738.095

31/331/3

720.786.1501.200.000.000Cộng

Ngời ghi sổ Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị

1

150.000.000

254.761.095 254.761.095

Ngêi lËp biÓu KÕ to¸n trëng(Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) Cuèi quý dùa vµo chøng tõ ghi sæ kÕ to¸n vµo sæ c¸i tµi kho¶n 511