MỘT SỐ NHẬN XÉT, ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN THÀNH PHẨM VÀ TIÊU THỤ THÀNH PHẨM Ở CÔNG TY XUÂN HOÀ

Một số nhận xét: Với toàn bộ phần II đã trình bày ở trên, ta thấy đợc công tác kế toán các nghiệp vụ của công ty Xuân Hoà nói chung và công tác kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm

Một số nhận xét, đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm ở công ty Xuân Hoà

I Một số nhận xét:

Với toàn bộ phần II đã trình bày ở trên, ta thấy đợc công tác kế toán các nghiệp vụ của công ty Xuân Hoà nói chung và công tác kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm nói riêng Công ty Xuân Hoà cần phải phát huy phát huy thế mạnh hơn nữa Và qua đó có những nhận xét sau:

1 Về tổ chức công tác kế toán: Với cơ cấu tổ chức và con ngời đợc biên

chế (tổng số có 11 ngời) đã đảm bảo thực hiện đợc toàn bộ các công việc của phòng Công việc phân công cho từng cá nhân làm từng phần việc tơng đối hợp

lý và phù hợp với trình độ của từng ngời Các bộ phận biết kết hợp với nhau trong công việc để hoàn thành đợc công việc đợc giao

Công ty Xuân Hoà có trang bị cho phòng kế toán hệ thống máy vi tính hiện đại, các công việc kế toán của phòng đều đợc thực hiện trên máy vi tính

Công ty đã áp dụng hệ thống sổ sách và tài khoản kế toán phù hợp với

điều kiện thực tế của mình Do vậy, giảm bớt những công việc không cần, biên chế hợp lý đợc con ngời

2 Về kế toán tiêu thụ thành phẩm: Do đặc điểm của Công ty - do nhu

cầu của thị trờng, công ty có tổ chức sản xuất ra nhiều mặt hàng, nhiều chủng loại sản phẩm và đợc bán cho nhiều đối tợng khác nhau Vì vậy, việc theo dõi tiêu thụ cũng phức tạp Song thực tế công ty đã tổ chức hợp lý hoá trong công tác tiêu thụ, nhạy bén, linh hoạt trong công tác bán hàng và hạch toán Do vậy, công

ty đã đạt đợc một số kết quả lớn trong thời gian vừa qua

Công ty đã sử dụng hình thức thanh toán phù hợp, nhanh gọn đối với từng khách hàng Mọi thành phẩm xuất ra cho khách hàng đều đợc coi là tiêu thụ để

tổ chức hạch toán đơn giản và kịp thời

Toàn bộ tình hình tiêu thụ các loại thành phẩm đều đợc theo dõi ở sổ chi tiết tiêu thụ theo từng hoá đơn bán hàng Sổ chi tiết thanh toán với ngời mua của công ty đợc mở ra dùng để theo dõi tình hình thanh toán chậm trả của từng hoá

đơn và theo từng khách hàng để đảm bảo theo dõi đầy đủ tình hình thanh toán của khách hàng Việc tập hợp chi phí bán hàng và chi phí doanh nghiệp trên bản

kê 5 là hợp lý Việc xác định kết quả kinh doanh đợc thể hiện trên Nhật ký chứng từ số 8, phân phối kết quả trên Nhật ký chứng từ số 10 là đúng với quy

định của Nhà nớc

Bên cạnh những u điểm đã đạt đợc ở trên, trong công việc kế toán của phòng Kế toán công ty còn một số hạn chế cần đợc khắc phục để hoàn thiện hơn, nhất là trong công tác kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm Cụ thể một số hạn chế nh sau:

1 Về đánh giá thành phẩm: thành phẩm nhập kho đợc đánh giá theo giá

thực tế, thành phẩm xuất kho đợc tính theo phơng pháp bình quân gia quyền Nh vậy, phải đến cuối kỳ mới tính đợc giá thực tế của thành phẩm xuất kho Nhng trên thực tế việc nhập, xuất kho thành phẩm diễn ra hàng ngày nên kế toán chỉ theo dõi đợc về mặt số lợng, do đó hạn chế việc phản ánh, giám đốc kịp thời của

kế toán Nên chăng công ty cần khắc phục phơng pháp đánh giá thành phẩm hợp

lý hơn để đảm bảo cho việc theo dõi kịp thời sự biến động của thành phẩm

2 Về hệ thống tài khoản: hiện nay sản phẩm ống thép của công ty hạch

toán vào TK 155 là cha hợp lý vì sản phẩm này đợc sử dụng chủ yếu vào sản xuất sản phẩm của công ty nh làm các loại khung ghế, khung bàn, khung xe

đạp ống thép lại chiếm một khối lợng lớn trong tổng số sản phẩm của công ty Vì vậy, theo chế độ kế toán mới công ty nên chuyển sang hạch toán ở TK 152

“Nguyên liệu, vật liệu”

3 Về phơng thức bán hàng qua đại lý: Đây là phơng thức bán hàng chủ

yếu của công ty Công ty cha khống chế đợc giá bán ra ngoài cho ngời tiêu dùng của các đại lý mà đại lý tự đa ra giá bán của họ Do vậy công ty một phần không kiểm soát đợc giá bán, dẫn đến ảnh hởng đến lợi ích của ngời tiêu dùng, và phần nào ảnh hởng đến công tác tiêu thụ của công ty

4 Về việc hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu: Hiện nay, các

khoản giảm trừ doanh thu là chiết khấu hàng bán và hàng bán bị trả lại Nhng trong khi thực hiện chiết khấu cho khách hàng, công ty trừ luôn vào doanh thu

mà không phản ánh trên chứng từ và TK 811 Điều này sẽ dẫn đến không phản

ánh đúng các khoản này trên sổ sách và báo cáo tài chính

5 Về việc phân bố chi khí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp:

Công ty mới chỉ tập hợp đợc tổng chi phí phát sinh trong kỳ chứ cha phân bổ cho từng loại, từng nhóm sản phẩm nên không biết đợc chi tiết thực lỗ, thực lãi của từng loại sản phẩm Vì vậy, sẽ gặp khó khăn cho công ty trong việc chỉ đạo sản xuất từng mặt hàng một

Trên đây là một số tồn tại mà tôi nhận thấy trong công tác tiêu thụ và tôi mạnh dạn đề ra một số ý kiến đề xuất nh sau:

II Một số đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm

1 Về hệ thống tài khoản

Công ty nên hạch toán sản phẩm ống thép vào tài khoản nguyên vật liệu tự chế (TK 152) thay cho hạch toán vào TK 155 "Thành phẩm "

Hiện nay Công ty Xuân Hoà đang hạch toán sản phẩm ống thép nh sau: (a) Sau khi kết thúc quá trình sản xuất và nhập kho ống thép, kế toán ghi

sổ theo định khoản:

Nợ TK 155 (CT ống thép)

Có TK 154 (b) Nếu ống thép đợc nhập từ bên ngoài vào, kế toán ghi:

Nợ TK 155 (CT ống thép)

Có TK 111, 112, 131

(c) Khi xuất kho ống thép phục vụ sản xuất, kế toán ghi:

Nợ TK 621

Có TK 155 (CT ống thép) (d) Khi xuất bán ống thép, kế toán ghi:

Nợ TK 632

Có TK 155 (CT ống thép) Việc hạch toán ống thép vào TK 155 "Thành phẩm" nh trên chỉ đúng nếu ống thép sản xuất ra để bán ra ngoài nh các thành phẩm bàn, ghế của công ty

Nh đã phân tích ở trên, sản phẩm ống thép của công ty là đối tợng lao

động quan trọng và chủ yếu của quá trình sản xuất tiếp theo Khi tham gia vào quá trình đó, nó bị hao mòn toàn bộ và chuyển toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ Vì vậy, công ty nên hạch toán sản phẩm ống thép vào TK 152 để theo dõi tình hình hiện có và sự biến động của nó

Các định khoản (a), (b), (c), (d) trên có thể đợc thay thế nh sau:

- ống thép nhập kho từ sản xuất, kế toán ghi sổ theo định khoản:

Nợ TK 152 (vật liệu nhập kho tự chế)

Có TK 154

- Nhập kho ống thép do mua ngoài, kế toán ghi:

Nợ TK 152

Có TK 111, 112, 131

- ống thép xuất dùng trực tiếp cho sản xuất, kế toán ghi:

Nợ TK 621

Có TK 152

- Khi xuất bán, kế toán ghi:

Nợ TK 632

Có TK 152

2 Phơng thức bán hàng qua đại lý

Để đảm bảo sản phẩm đến tay ngời tiêu dùng với giá cả hợp lý, và bảo vệ quyền lợi của ngời tiêu dùng, theo tôi công ty nên ấn định giá bán lẻ thống nhất cho tất cả các đại lý trong toàn quốc Đại lý nào vi phạm về giá công ty phải có biện pháp nghiêm khắc Có nh vậy công ty mới tăng đợc số lợng sản phẩm tiêu thụ, giữ đợc uy tín với khách hàng và ngời tiêu dùng

Thủ tục bán hàng qua các đại lý (hàng gửi bán) của Công ty Xuân Hoà

- Phải ký hợp đồng tiêu thụ thành phẩm với Công ty Xuân Hoà Thủ tục để

đợc ký hợp đồng đại lý, bao gồm:

+ Đơn xin làm đại lý (phải có xác nhận của chính quyền địa phơng)

+ Có tài sản thế chấp (nh đất, nhà ở và tài sản có giá trị khác lớn hơn số tiền mỗi 1 lần lấy hàng)

+ Có địa thế bán hàng và quảng cáo

+ Thanh toán sòng phẳng sau mỗi lần lấy hàng

+ Có thởng phạt nghiêm, nếu không vi phạm và vi phạm hợp đồng đại lý Công ty nên thoả thuận với các đại lý về một tỷ lệ hoa hồng nhất định đ ợc tính vào chi phí bán hàng (TK 641), đồng thời sử dụng TK 157 "Hàng gửi đi bán" để phản ánh trị giá sản phẩm, hàng hoá đã gửi hoặc chuyển đến cho khách hàng

Khi hạch toán TK này cần tôn trọng một số quy định sau:

- Chỉ phản ánh vào TK 157 trị giá hàng hoá, sản phẩm đã gửi đi theo hợp

đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng nhng cha đợc chấp nhận thanh toán (cha đợc tính

là doanh thu bán hàng trong kỳ đối với số hàng hoá thành phẩm đã gửi đi cho khách hàng)

- Hàng hoá, thành phẩm phản ánh trên tài khoản này vẫn thuộc quyền sở hữu của đơn vị Kế toán phải mở sổ chi tiết cho từng loại hàng hoá thành phẩm, từng lần gửi hàng từ khi gửi đi đến khi đợc chấp nhận thanh toán

- Không hạch toán vào tài khoản này chi phí vận chuyển, bốc xếp ủng

hộ khách hàng

Trình tự hạch toán nh sau:

(a) Khi xuất gửi hàng cho đại lý, kế toán ghi:

Nợ TK 157

Có TK 155 (b) Khi đại lý đã tiêu thụ thành phẩm của công ty và báo về thanh toán trả tiền cho Công ty, kế toán ghi:

Nợ TK 111, 112, 131

Có TK 511

Có TK 333 (3331)

(c) Số tiền hoa hồng công ty cho đại lý hởng, kế toán ghi:

Nợ TK 641

Có TK 111, 112, 131 (d) Kết chuyển giá vốn hàng gửi bán đã đợc xác định là tiêu thụ, kế toán ghi:

Nợ TK 632

Có TK 157 Sau đó, kế toán lập Bảng kê 10 "Hàng gửi đi bán" dùng để phản ánh các loại hàng hoá, thành phẩm gửi đại lý cha đợc chấp nhận thanh toán

Nguyên tắc theo dõi hàng gửi đi bán trên bảng kê số 10 là theo dõi theo từng hoá đơn bán hàng từ khi gửi hàng đi đến khi đợc coi là tiêu thụ

Kết cấu Bảng kê 10: gồm có các cột: Số thứ tự, số hiệu, ngày, tháng của chứng từ dùng để ghi sổ; các cột ghi Nợ, ghi Có TK 157 đối ứng Có hoặc Nợ các tài khoản liên quan

Cơ sở để ghi Bảng kê số 10 là căn cứ vào các hoá đơn và các chứng từ liên quan (phiếu xuất kho, hoá đơn bán hàng )

Số d đầu tháng lấy từ số d cuối tháng trớc của TK 157

Số phát sinh Nợ và phát sinh Có căn cứ vào từng hoá đơn, chứng từ để ghi vào các cột có liên quan Mỗi hoá đơn, chứng từ đợc ghi trên một dòng

Số d cuối tháng = Số d đầu tháng + Số phát sinh nợ - Số phát sinh có.

Số liệu tổng cộng cuối tháng hoặc cuối quý của Bảng kê này sau khi khoá

sổ đợc ghi vào NKCT số 08 (ghi Có TK 157, Nợ các TK liên quan)

Ví dụ:

(1) Phiếu xuất kho số 4820 ngày 19/3/2004 xuất kho đại lý HB - 02:

-Xe đạp nam: 30C đơn giá 432.200 thành tiền: 12.966.000

- Xe đạp nữ: 20C đơn giá 444.600 thành tiền: 8.592.000

(2) Phiếu xuất kho số 4980 ngày 26/3/2005 xuất kho đại lý HB – 01

- Xe đạp nam: 10C đơn giá 432.200 thành tiền: 4.322.000

- Xe đạp nữ: 15C đơn giá 444.600 thành tiền: 6.669.000

Tổng số tiền: 10.991.000đ

(3) Giấy báo có số 205 ngày 25/3/2005 của Đại lý HB-02 trả cho hoá đơn

4820 ngày 19/3/2005 số tiền: 24.043.800 (thuế GTGT: 2.185.800)

(4) Giấy báo có số 270 ngày 28/3/2005 của Đại lý HB-01 trả tiền cho hoá

đơn 4980 ngày 26/3/2005 số tiền: 12.090.100 (thuế GTGT: 1.099.100)

Các đại lý đợc hởng hoa hồng theo tỷ lệ 2% trên giá bán

Căn cứ vào các nghiệp vụ trên kế toán ghi bảng kê 10 theo định khoản: + Nợ TK 157 20.016.260

Có TK 155 20.016.260 (CT Xe đạp nam 30 x 384.358 = 11.530.740

Xe đạp nữ 20 x 424.276 = 8.485.520)

Có TK 155 10.207.720 (CT Xe đạp nam 10 x 384.358 = 3.843.580

Xe đạp nữ 15 x 424.276 = 6.364.140) + Nợ TK 112 24.043.800

Có TK 511 21.858.000 (CT Xe đạp nam 12.966.000

Xe đạp nữ 8.892.000)

Có TK 333 (3331) 2.185.800

* Số tiền hoa hồng đại lý HB- 02 đợc hởng (2% x 21.858.000 = 437.160):

Nợ TK 641: 437.160

Có TK 112: 437.160

* Kết chuyển giá vốn hàng bán đợc xác định là tiêu thụ:

+ Nợ TK 632 20.016.260

(CT Xe đạp nam 30 x 384.358 = 11.530.740

Xe đạp nữ 20 x 424.276 = 8.485.520)

Có TK 157 20.016.260 + Nợ TK 112 12.090.100

Có TK 511 10.991.000 (CT Xe đạp nam 4.322.000

Xe đạp nữ 6.669.000)

Có TK 333 (3331) 1.099.100

* Số tiền hoa hồng đại lý HB- 01 đợc hởng (2% x 10.991.000 =

219.820): Nợ TK 641: 219.820

Có TK 112: 219.820

* Kết chuyển giá vốn hàng bán đợc xác định là tiêu thụ:

+ Nợ TK 632 10.207.720

(CT Xe đạp nam 10 x 384.358 = 3.843.580

Xe đạp nữ 15 x 424.276 = 6.364.140)

Có TK 157 10.207.720

Bảng kê 10 "Hàng gửi bán" TK157

Tháng 3/2005

Sản phẩm: Xe đạp nam

Chứng từ Ghi Nợ TK 157, ghi Có các

TK

Ghi Có TK 157, ghi Nợ

các TK

Số d dầu tháng 5 1.750.000 1.750.000

4820 19/3 Gửi bán

HB-02

30 11.530.740 11.530.740

4980 26/3 Gửi bán

HD-01

10 3.843.580 3.843.580

250 25/3 Đại lý HB02

trả tiền

30 11.530.740 11.530.740

270 28/3/0

4

Đại lý HD01 trả tiền

10 3.843.580 3.843.580

1.750.000

- Theo phơng thức này có rất nhiều phức tạp, tôi mạnh dạn đề nghị Công

ty Xuân Hoà nên thay đổi phơng thức bán hàng qua đại lý "Hàng gửi bán" bằng phơng thức bán hàng qua đại lý thanh toán ngay, có nghĩa là mỗi lần Công ty xuất hàng là viết ngay hoá đơn GTGT - Phơng thức này có lợi và đơn giản rất nhiều cho Công ty

3 Phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp để xác

định kết quả cho từng mặt hàng:

Nh nhận xét ở trên, Công ty Xuân Hoà hiện nay đang tập hợp chi phí bán hàng và chi phí QLDN trên Bảng kê số: 05, nhng hai loại chi phí này cha đợc phân bổ cho từng loại sản phẩm để xác định kết quả riêng cho từng loại sản phẩm Công ty nên phân bổ chi phí bán hàng và chi phí QLDN cho từng sản phẩm

Nếu thực hiện phân bổ thì câu hỏi đặt ra là tiêu thức phân bổ đợc lựa chọn

ở đây là nh thế nào? Tiêu thức giá vốn hàng bán hay thu nhập của doanh nghiệp

Về chi phí bán hàng thì liên quan đến toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty (gồm hoạt động sản xuất và tiêu thụ thành phẩm ), còn chi phí QLDN liên quan đến mọi hoạt động của doanh nghiệp

Nếu chọn tiêu thức phân bổ là giá vốn hàng bán thì chỉ phân bổ đợc chi phí bán hàng và chi phí QLDN để xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Trong đó, chi phí QLDN liên quan tới tất cả các hoạt động khác của doanh nghiệp nh hoạt động tài chính, hoạt động bất thờng, nên khi phân bố chi phí QLDN để xác định kết quả kinh doanh khác thì tiêu thức này không phù hợp Còn nếu chọn tiêu thức thu nhập của doanh nghiệp thì ta có thể phân bổ đợc cả

chi phí bán hàng và chi phí QLDN cho mọi hoạt động và ở góc độ hẹp hơn là phân bổ cho các loại thành phẩm, hàng hoá để xác định kết quả riêng cho chúng

Thu nhập của doanh nghiệp sản xuất là doanh thu bán hàng, trong hoạt

động tài chính là thu nhập hoạt động tài chính, trong hoạt động bất thờng là thu nhập bất thờng

Vậy theo tôi, Công ty nên chọn tiêu thức để phân bổ chi phí bán hàng và chi phí QLDN là thu nhập

Việc phân bổ hai loại chi phí trên đợc tiến hành nh sau:

Chi phí bán

hàng phân bổ cho

Tổng chi phí bán hàng phát sinh trong tháng Doanh thu

của sản phẩm thứ i trong tháng

thứ i trong tháng Tổng doanh thu trong

tháng Chi phí QLDN

phân bổ cho một

Tổng chi phí QLDN phát sinh trong tháng Doanh thu

của sản phẩm thứ i trong tháng

thứ i trong tháng Tổng doanh thu trong

tháng

Ví dụ: Phân bổ chi phí bán hàng - phân bổ cho ghế GM-01

- Chi phí bán hàng 249.122.182

phân bổ cho SP = x17.060 x 96.900

=

GM-01 trong T3/2005 7.836.986.648+6.594.492+3.942.700

= 52.478.638

- Phân bổ chi phí QLDN phân bổ cho ghế GM-01:

Chi phí QLDN 496.307.360

phân bổ cho 1 SP = x 17.060 x 96.900 = 104.549.239

GM-01 trong T3/2005 7.847.523.840

Sau đó Công ty có thể xác định kết quả sản xuất kinh doanh cho từng mặt hàng để biết đợc lợi nhuận thuần tuý của chúng mà ra các quyết định kinh tế phù hợp

Lợi nhuận Doanh thu Trị gá vốn Chi phí BH, QLDN

thuần mặt = thuần mặt - hàng bán - phân bổ cho

hàng thứ i hàng thứ i mặt hàng thứ i mặt hàng thứ i

Ví dụ: Tính kết quả của ghế GM - 01 bán hàng trong tháng 3/2005

Kết quả = 1.653.144.000- (17.060 x 90.514) = 104.549.239

4- Phân công phần hành kế toán:

Do số lợng thành phẩm tồn kho thực tế của Công ty Xuân Hoà nhiều, mà nhiều chủng loại thành phẩm khác nhau và theo những thay đổi về công tác hạch toán kế toán nêu trên Theo tôi trong thời gian tới để tổ chức tốt công tác kế toán thành phẩm Công ty nên bố trí 2 kế toán viên, trong đó một nời sẽ làm kế toán thành phẩm (bao gồm kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp thành phẩm) và một ngời sẽ làm kế toán tiêu thụ Phân công nh vậy sẽ đảm bảo hạch toán nhanh chóng, kịp thời, không bị đan chéo Cuối tháng, kế toán thành phẩm sẽ cung cấp cho kế toán tiêu thụ để xác định kết quả sản xuất kinh doanh làm báo các quyết toán

kết luận

Với nội dung trình bày trên, ta thấy đợc công tác kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm là một công việc phức tạp vì trong nền kinh tế thị trờng nó thờng biến động thờng xuyên, nhất là đối với công ty Xuân Hoà là một doanh nghiệp Nhà nớc có quy mô lớn, sản xuất nhiều chủng loại mặt hàng dẫn đến nhiều chủng loại vật t Từ đó có nhiều đối tợng khách hàng trongvà ngoài nớc

Do vậy, công việc kế toán ở các khâu ở trong công ty phải đợc giải quyết một

cách khoa học, hợp lý và dứt điểm Đặc biệt là công tác kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm cũng đã làm đợc tốt

Để làm đợc tốt hơn nữa, phòng kế toán của công ty cần khắc phục và hợp

lý một số công việc nh ở trên đã trình bày Những ý kiến đề xuất trên đề nghị phòng kế toán nghiên cứu xem xét

Trong phạm vi khuôn khổ của thời gian, và trình độ không phải chuyên sâu trong ngành kế toán, trong nội dung đề tài thực tập trên, tôi mạnh dạn đa ra một số đóng góp và phân tích Đợc sự giúp đỡ của giáo viên hớng dẫn thực tập

và cán bộ kế toán trong phòng, tôi đã hoàn thành đề tài này Tôi xin chân thành cảm ơn và mong đợc sự đóng góp của giáo viên và cán bộ trong phòng kế toán

để tôi hoàn thiện trong công việc đợc tốt, nhất là hoàn thiện bản báo cáo thực tập này