THỰC HIỆN THỦ TỤC KIỂM TRA CHI TIẾT TẠI AASC

Với quyết định này, từ chỗ chỉ thực hiện một số dịch vụ kế toán giản đơn, đến nay Công ty đã và đang cung cấp cho khách hàng hàng loạt các dịch vụ nh kế toán, kiểm toán, công nghệ thông

Thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết tại aasc

I giới thiệu chung về công ty dịch vụ t vấn tài chính kế toán và kiểm toán (AASC)

1.1 Quá trình thành lập và phát triển

Công ty Dịch vụ T vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán, tên giao dịch quốc tế là Auditing and Accounting Financial Consultancy Service Company (AASC), là một doanh nghiệp nhà nớc trực thuộc bộ Tài chính Đợc thành lập ngày 13/5/1991, theo quyết định số 164TC/QĐ/TCCB của bộ Tài chính Trụ sở chính của Công ty hiện nay đặt tại số 1 Lê Phụng Hiểu- Hoàn Kiếm- Hà Nội

Khi mới thành lập Công ty có tên gọi là Công ty dịch vụ kế toán (ASC), hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực kế toán Sau hơn hai năm hoạt động, đứng trớc nhu cầu về dịch vụ kế toán ngày càng gia tăng, Bộ trởng Bộ Tài chính ra quyết

định số 639TC/QĐ/TCCB ngày 14/9/1993, bổ sung nhiệm vụ kiểm toán và đổi tên công ty thành Công ty Dịch vụ T vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán Với quyết định này, từ chỗ chỉ thực hiện một số dịch vụ kế toán giản đơn, đến nay Công ty đã và đang cung cấp cho khách hàng hàng loạt các dịch vụ nh kế toán, kiểm toán, công nghệ thông tin, t vấn tài chính, t vấn thuế đào tạo và hỗ trợ tuyển dụng, giám định tài chính…

Với sự am hiểu sâu sắc và kinh nghiệm thực tiễn về quản lý tài chính, kế toán, kiểm toán, thuế cùng với việc thiết lập mạng lới chi nhánh của mình trên toàn lãnh thổ Việt Nam, công ty phục vụ với chất lợng tốt nhất bất kỳ dịch vụ chuyên ngành nào mà khách hàng yêu cầu

Tháng 3 năm 1992, chi nhánh đầu tiên đợc thành lập tại thành phố Hồ Chí Minh Tháng 3 năm 1995, chi nhánh này đã tách ra khỏi ASC thành lập Công ty Kiểm toán Sài Gòn (AFC) Các chi nhánh của Công ty đợc mở tại các tỉnh thành phố lớn trong cả nớc, đó là:

+ Chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh: 29 Võ Thị Sáu – Quận 1

+ Chi nhánh thành phố Vũng Tàu: 42 Đờng Thống Nhất

+ Chi nhánh thành phố Thanh Hóa: 25 Phan Chu Trinh, phờng Điện Biên+ Chi nhánh Quảng Ninh: Tầng 2 Công ty vàng bạc đá quý, đờng Trần

Hng Đạo

+ Văn phòng đại diện thành phố Hải Phòng: 22 Trần Phú

1

Trong nhiều năm qua, nhờ sự nỗ lực và phấn đấu không ngừng của ban lãnh đạo cùng toàn thể cán bộ công nhân viên, AASC đã khẳng định vị thế hàng

đầu của mình trên thị trờng kiểm toán Việt Nam Với những thành tích đã đạt

đ-ợc, Công ty đợc nhận bằng khen của Bộ trởng Bộ Tài chính và huân chơng Lao

động hạng Ba của Chủ tịch nớc

Bảng 3: Một số chỉ tiêu kinh tế chủ yếu của công ty.

Đơn vị tính: triệu đồng

Chỉ tiêu 1999 2000 2001 2002 2003 Doanh thu 17.000 17.460 19.200 21.045 25.200 Lợi nhuận sau thuế 5.1000 5.230 5.760 2.132 2.690 Nộp ngân sách Nhà nớc 3.448 3.542 3.080 2.600 2.890 Thu nhập bình quân đầu ngời 2,2 2,3 2,4 2,4 2,6

Sơ đồ 10 : Biểu đồ doanh thu của Công ty qua các năm

Số liệu trên cho thấy, Công ty luôn duy trì đợc tốc độ phát triển trong những năm gần đây Doanh thu của Công ty liên tục tăng, năm 1999 doanh thu

là 17,0 tỷ, năm 2001 là 19,2 tỷ và năm 2003 là 25,2 tỷ Mức thu nhập của cán bộ công nhân viên trong Công ty cũng không ngừng đợc cải thiện, từ năm 1999 đến nay thu nhập bình quân đầu ngời đạt trên 2 triệu đồng/ tháng

1.2 Các dịch vụ AASC cung cấp

Không ngừng vơn lên đáp ứng tốt hơn dịch vụ cho khách hàng từ chỗ khiêm tốn trong hoạt động đào tạo và dịch vụ kế toán giản đơn lúc mới thành lập, đến nay Công ty đã và đang cung cấp cho khách hàng hàng loạt các dịch vụ phức tạp Trong đó, các thế mạnh chính của Công ty phải kể đến đó là:

Sơ đồ 11: Cơ cấu dịch vụ tính trên doanh thu

1.2.1 Dịch vụ kiểm toán

Đây là một trong các họat động truyền thống của AASC Thế mạnh của Công ty là kiểm toán báo cáo tài chính và kiểm toán vốn đầu t công trình xây dựng cơ bản hoàn thành Các dịch vụ này ngày càng đợc hoàn thiện và phát triển

2

về phạm vi và chất lợng, đáp ứng yêu cầu của khách hàng và tiến trình hội nhập quốc tế Đội ngũ nhân viên của Công ty đợc đào tạo một cách có hệ thống, 79/300 nhân viên đợc cấp chứng chỉ CPA Công ty thờng xuyên mở các lớp đào tạo kỹ năng và kiến thức mới nhất cho các nhân viên nhằm đáp ứng yêu cầu của khách hàng Các dịch vụ kiểm toán của Công ty bao gồm: kiểm toán báo cáo tài chính thờng niên, kiểm toán hoạt động của các dự án, kiểm toán báo cáo quyết toán vốn đầu t các công trình xây dựng cơ bản, kiểm toán xác định vốn góp liên doanh, kiểm toán tỷ lệ nội địa hóa…

Dịch vụ kiểm toán báo cáo vốn đầu t các công trình xây dựng cơ bản hoàn thành cũng đạt đợc nhiều thành công Công tác kiểm toán xây dựng cơ bản không chỉ dừng lại ở phòng kiểm toán xây dựng cơ bản mà đã mở rộng sang các phòng nghiệp vụ khác Công ty đã triển khai thực hiện đợc hầu hết các hợp đồng

đã ký kết và nâng cao chất lợng của hoạt động này

1.2.2 Dịch vụ kế toán

Cùng với quá trình hội nhập của nền kinh tế và những đổi mới trong các hoạt động tài chính kế toán, AASC luôn hớng tới việc nâng cao chất lợng các dịch vụ kế toán của mình Công ty có đội ngũ các chuyên gia kế toán với nhiều năm kinh nghiệm làm việc tại các doanh nghiệp Họ am hiểu về kế toán Việt Nam và các thông lệ kế toán quốc tế AASC cung cấp cho các khách hàng nhiều dịch vụ kế toán nh: mở và ghi sổ kế toán, lập các báo cáo tài chính định kỳ, xây dựng các mô hình tổ chức bộ máy kế toán, trợ giúp việc chuyển đổi hệ thống kế toán và báo cáo tài chính, phù hợp với yêu cầu của khách hàng đồng thời bảo

đảm tuân thủ các quy định của nhà nớc Việt Nam hoặc các nguyên tắc kế toán quốc tế đợc chấp nhận Hớng dẫn khách hàng trong việc áp dụng các chế độ kế toán tài chính và t vấn, lựa chọn đăng ký chế độ kế toán, giúp cho khách hàng quản lý, kinh doanh đạt hiệu quả cao

1.2.3 Dịch vụ t vấn tài chính và quản trị kinh doanh

Với sự khác biệt về môi trờng đầu t và luật pháp, các nhà đầu t nớc ngoài tham gia kinh doanh tại Việt Nam phải đối mặt với những khó khăn này Các chuyên gia t vấn của Công ty với bề dày kinh nghiệm hoạt động thực tiễn nhiều

3

năm và đặc biệt là kinh nghiệm trong công tác t vấn quản trị tài chính sẽ cung cấp cho khách hàng những giải pháp tốt nhất, cải tiến hệ thống kiểm soát nội bộ, nâng cao hiệu quả kinh doanh và chất lợng sản phẩm dịch vụ, giảm chi phí hoạt

động, không ngừng tăng doanh thu

Các dịch vụ này rất đa dạng, bao gồm: t vấn soạn thảo phơng án đầu t,

đăng ký kinh doanh và thành lập doanh nghiệp mới, t vấn thuế tài chính, t vấn cổ phần hóa, sáp nhập hoặc giải thể, niêm yết chứng khoán trên thị trờng chứng khoán, t vấn kiểm kê thẩm định giá trị tài sản, t vấn tuân thủ các quy dịnh pháp luật, chính sách tài chính Đặc biệt, với dịch vụ kiểm kê thẩm định giá trị tài…sản, AASC sẽ giúp cho khách hàng xác định giá trị tài sản của doanh nghiệp phục vụ đắc lực cho hoạt động quản lý, kinh doanh

1.2.4 Dịch vụ công nghệ thông tin

Có thể nói đây cũng là một thế mạnh của AASC, đội ngũ chuyên gia công nghệ thông tin giàu kinh nghiệm thực tiễn của Công ty sẽ trợ giúp cho khách hàng nắm bắt các cơ hội, góp phần vào củng cố lợi thế cạnh tranh, thông qua việc hỗ trợ vận hành các giải pháp công nghệ thông tin phù hợp với các yêu cầu

về quản lý, hoạt động cũng nh chiến lợc kinh doanh lâu dài của đơn vị Họ sẽ t vấn cho khách hàng lựa chọn và áp dụng những phơng pháp khả thi và hữu hiệu nhất, tham gia làm việc trực tiếp với khách hàng từ công đoạn đánh giá, thiết kế, phát triển, thử nghiệm đến công đoạn hỗ trợ vận hành các hệ thống công nghệ thông tin mới Một số sản phẩm phần mềm của Công ty đang đợc khách hàng a chuộng và sử dụng nhiều là:

- Phần mềm kế toán: ASPlus 3.0- Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp,

E-ASPlus 3.0- Kế toán các Doanh nghiệp, P-ASPlus 3.0- Kế toán các Dự án và

đơn vị chủ đầu t

- Các phần mềm quản lý: Phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm quản lý

tài sản cố định, phần mềm quản lý công văn, phần mềm quản lý doanh nghiệp

1.2.5 Dịch vụ đào tạo và hỗ trợ tuyển dụng

Dịch vụ hỗ trợ tuyển dụng: hỗ trợ cho khách hàng tìm kiếm và tuyển

dụng các ứng cử viên có năng lực và thích hợp nhất, dựa trên những hiểu biết cụ

4

thể về vị trí cần tuyển dụng, cũng nh các yêu cầu về hoạt động quản lý chung của khách hàng, tùy theo yêu cầu của công việc, trình độ kiến thức, hay kinh nghiệm cần thiết, Công ty sẽ lựa chọn phơng pháp tuyển dụng với chi phí hiệu quả nhất.

Dịch vụ đào tạo: với đội ngũ chuyên gia có nhiều kinh nghiệm trong giảng

dạy, các chơng trình đào tạo sẽ mang lại cho khách hàng những kiến thức, kinh nghiệm và thông tin hữu ích về kế toán, kiểm toán, thuế, quản trị kinh doanh và công nghệ thông tin kế toán, đặc biệt là các chế độ, quy định, chuẩn mực của Việt Nam hay các thông lệ quốc tế, đợc vận dụng cho từng doanh nghiệp, từng ngành và lĩnh vực hoạt động cụ thể

1.2.6 Dịch vụ t vấn thuế

Các giải pháp về thuế mà Công ty cung cấp cho khách hàng sẽ đảm bảo các loại thuế mà doanh nghiệp hay cá nhân phải nộp sẽ phù hợp với thực tế và tuân thủ các chính sách thuế hiện hành Các dịch vụ về thuế gồm: lập kế hoạch thuế, rà soát đánh giá việc vận dụng các sắc lệnh, chính sách thuế hiện hành của Việt Nam…

1.3 Các khách hàng chủ yếu

Với các văn phòng tại các tỉnh, thành phố lớn trong cả nớc, AASC đã vững bớc phát triển và chiếm đợc lòng tin của khách hàng, cung cấp cho khách hàng những dịch vụ chuyên môn tốt nhất, đảm bảo chất lợng và uy tín nghề nghiệp Các khách hàng của Công ty rất đa dạng gồm nhiều loại hình doanh nghiệp, thuộc nhiều thành phần kinh tế khác nhau Các khách hàng thờng xuyên, ổn định của Công ty là:

+ Doanh nghiệp nhà nớc: Tổng công ty Xi măng Việt Nam, Tổng công ty than Việt Nam, Công ty xây lắp điện I, Công ty thuốc sát trùng Việt Nam, bu

+ Các dự án quốc tế của ngân hàng thế giới (WB), ngân hàng phát triển châu á (ADB) tài trợ nh: dự án nâng cấp và khôi phục quốc lộ I, dự án cải tạo cấp thoát nớc Thành Phố Hồ Chí Minh (ADB) …

+ Các công ty cổ phần và công ty TNHH: công ty TNHH đèn hình ORION- HANEL, công ty cổ phần đại lý Ford, Ngân hàng TMCP quân đội, ngân hàng TMCP Bắc á…

1.4 Tổ chức bộ máy quản lý và việc phân công phân nhiệm trong Công ty

AASC là doanh nghiệp Nhà nớc trực thuộc Bộ Tài chính hoạt động kinh doanh dịch vụ trong lĩnh vực t vấn tài chính kế toán và kiểm toán Bộ máy quản

lý của Công ty đợc tổ chức theo mô hình chức năng gồm có ban Giám đốc quản

lý điều hành Công ty và văn phòng chính tại Hà Nội, các giám đốc quản lý điều hành các chi nhánh của Công ty (hình 4) Ban giám đốc có 4 ngời: 1 giám đốc

và 3 phó giám đốc

- Giám đốc công ty: Phụ trách toàn diện các mặt hoạt động của Công ty,

trực tiếp phụ trách hoạt động đối nội, đối ngoại, gián tiếp quản lý các chi nhánh, phụ tránh việc xây dựng các dự án chiến lợc đa dạng hóa các loại hình dịch vụ

- Các phó giám đốc Công ty: chỉ đạo các phòng, các chi nhánh, xây dựng và

triển khai các kế hoạch, chỉ đạo, tổ chức thực hiện các dịch vụ tại lĩnh vực mình phụ trách, đề xuất các vấn đề cần bổ sung với giám đốc Công ty

- Giám đốc các chi nhánh: tổ chức cán bộ, nhân viên dới quyền để cung

cấp các dịch vụ của Công ty tại địa bàn mà chi nhánh của mình đặt trụ sở, vạch

kế hoạch cung cấp các loại hình dịch vụ trong một năm và hớng phát triển trong những năm tới để đệ trình giám đốc phê duyệt, cố vấn cho giám đổc Công ty trong việc mở rộng địa bàn cung cấp dịch vụ

Hình 4 là sơ đồ tổ chức các phòng ban tại Văn phòng chính Hà Nội

- Phòng hành chính tổng hợp: quản lý các công văn đi, công văn đến,

phối hợp với phòng kế toán quản lý các vấn đề về lao động và tiền lơng của cán

bộ công nhân viên, tổ chức bộ phận lái xe, bộ phận tin học, bộ phận bán hàng, cung cấp các biểu mẫu sổ sách, chứng từ, tạp vụ

- Các phòng nghiệp vụ: cung cấp các dịch vụ chuyên môn theo đúng chỉ

tiêu mà Công ty giao phó Công ty hiện có 5 phòng nghiệp vụ đợc phân chia

6

theo mảng nghiệp vụ chuyên trách gồm có: Phòng kiểm toán các dự án, phòng kiểm toán các ngành thơng mại và dịch vụ, phòng kiểm toán đầu t xây dựng cơ bản, phòng t vấn và kiểm toán, phòng kiểm soát chất lợng, phòng kiểm toán các ngành sản xuất vật chất Các phòng nghiệp vụ thực hiện chức năng kiểm toán nói chung đối với mọi loại hình khách hàng, trong đó mảng dịch vụ chuyên trách đợc u tiên

- Phòng công nghệ thông tin: thực hiện chức năng xây dựng, phát triển

các chơng trình phần mềm kế toán cho các lọai hình doanh nghiệp

- Phòng kế toán: sửa đổi, bổ sung quy chế tài chính hiện hành của Công ty,

đáp ứng yêu cầu công tác quản lý, nâng cao sức cạnh tranh, rà soát các kế hoạch kinh doanh, xây dựng chi tiết kế hoạch thu chi tài chính, chủ động phối hợp với các phòng nghiệp vụ, đôn đốc khách hàng thanh toán, phát hành công văn đòi nợ, đề xuất biện pháp giải quyết các vớng mắc về thu chi cho ban Giám đốc

7

Sơ đồ 12: 1

Văn phòng đại diện Hải Phòng

Phó giám đốc Công ty

Giám đốc Công ty

Phó giám đốc Công ty Phó giám đốc Công ty

Phòng kiểm toán các ngành SXVC

Bộ phận tin học

Phòng kiểm toán các ngành th-

ơng mại

Phòng kinh doanh tiếp thị

Chi nhánh Quảng Ninh

Giám đốc chi nhánh

Chi nhánh Thanh Hóa

Giám đốc chi nhánh

Giám đốc chi nhánh

Phòng t vấn

và bồi dỡng nghiệp v ụ

Phòng hành chính tổng hợp

Phòng kiểm toán chơng trình dự án

8

II Thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết trong kiểm toán chu trình mua hàng - thanh toán do Công ty dịch vụ t vấn tài chính kế toán và kiểm toán thực hiện

2.1 Lập kế hoạch kiểm tra chi tiết chu trình mua hàng - thanh toán

Lập kế hoạch kiểm tra chi tiết phụ thuộc rất nhiều vào sự hiểu biết của kiểm toán viên về chu trình mua hàng - thanh toán của Công ty khách hàng, quá trình hoạt động và các nghiệp vụ quan trọng trong chu trình Dựa vào những hiểu biết này, kiểm toán viên thực hiện các thử nghiệm kiểm soát và đa ra mức

đánh giá về rủi ro của các sai phạm trọng yếu trong chu trình Việc xác định rủi

ro của các sai phạm trọng yếu liên quan tới từng mục tiêu kiểm toán trong các khoản mục của chu trình giúp cho KTV xác định khu vực cần quan tâm và thực hiện nhiều kiểm tra chi tiết hơn đối với mục tiêu này

Để minh họa rõ hơn cách thức tiến hành kiểm tra chi tiết đối với chu trình mua hàng - thanh toán tại AASC, hai Công ty A và B là khách hàng kiểm toán của Công ty đợc đa vào làm ví dụ

Tùy vào từng khách hàng cụ thể (thờng xuyên hay kiểm toán năm đầu tiên) mà kiểm toán viên tiến hành thu thập một phần hay toàn bộ những thông tin về hoạt động kinh doanh của khách hàng Đối với những khách hàng thờng xuyên nh Công ty A, thì các thông tin chung về khách hàng đã đợc thu thập vào những lần kiểm toán trớc và đã đợc lu trong hồ sơ kiểm toán thờng trực tại Công

ty Vì vậy, KTV chỉ cần thu thập bổ sung những thông tin mới phát sinh còn đối với những khách hàng kiểm toán năm đầu tiên nh công ty TNHH B thì đòi hỏi KTV phải thu thập toàn bộ thông tin về khách hàng từ khi thành lập cho tới khi KTV tiến hành kiểm toán BCTC

Dựa vào đánh giá của trởng phòng kiểm toán, sau khi xem xét về quá trình hoạt động, thảo luận với ban quản lý của khách hàng và dựa vào kinh nghiệm kiểm toán từ các năm trớc (đối với khách hàng A), KTV nhận thấy chu trình mua hàng thanh toán là chu trình hoạt động kinh doanh chính của cả hai Công ty Các thông tin về khách hàng đợc KTV thu thập nh sau:

Công ty A

Điều kiện thành lập và chức năng nhiệm vụ

9

- Công ty A là doanh nghiệp nhà nớc, đơn vị thành viên hạch toán độc lập thuộc tổng Công ty xi măng Việt Nam Đợc thành lập theo quyết định số 025A/BXD/TCLĐ ngày 12/02/1993 của Bộ trởng bộ Xây dựng.

- Vốn kinh doanh của đến 31/12/2001 là 54.281.192.000 VND

- Trong đó vốn ngân sách là 45.315.490.000 VND

- Hoạt động của Công ty A:

+ Nhập khẩu clinke, xi măng, tấm lợp

+ Nhập khẩu thiết bị vật t ngành sản xuất xi măng

Cơ cấu tổ chức

Giám đốc Công ty là ngời đại diện theo pháp luật của Công ty và cũng là ngời quản lý điều hành toàn bộ hoạt động của Công ty, bên cạnh đó còn có các phó giám đốc và kế toán trởng là những ngời giúp việc cho giám đốc trong việc

ra các quyết định quản lý, điều hành Mô hình tổ chức bộ máy quản lý Công ty không có hội đồng quản trị

Công ty có hai chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh và Hải Phòng, văn phòng chính của Công ty đặt tại Hà Nội

Các nhân tố bên ngoài

Chính sách phát triển kinh tế của nhà nớc là phát triển kinh tế nhiều thành phần cấu thành nền kinh tế thị trờng định hớng xã hội chủ nghĩa với kinh tế Nhà nớc giữ vai trò chủ đạo Do vậy, trong giai đoạn này nền kinh tế với tốc độ tăng trởng cao kéo theo việc xây dựng cơ sở hạ tầng, đô thị hóa nhanh, nhu cầu cung cấp xi măng cho các công trình xây dựng là rất cần thiết đòi hỏi Công ty phải

đáp ứng nhiệm vụ chính là xuất nhập khẩu thiết bị phụ tùng vật t cho ngành sản xuất xi măng, góp phần nâng cao hiệu quả cho công cuộc xây dựng phát triển kinh tế đất nớc

Tình hình kinh doanh của khách hàng

- Thay đổi nhà cung cấp: không thay đổi

- Thay đổi trong việc áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật hay kỹ thuật mới trong các loại hình kinh doanh: không có sự thay đổi

- Thị trờng: trong nớc là chủ yếu

- Các loại hoạt động nghiệp vụ: nhập khẩu trực tiếp, nhập khẩu ủy thác,

đơn vị vận chuyển

10

Hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ

- áp dụng chế độ kế toán Việt Nam theo quyết định 1441/TC/QĐ/ CĐKT ngày 01/11/95 của BTC Chế độ BCTC doanh nghiệp theo quyết định số 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2000 Các chính sách kế toán khách hàng đang

áp dụng có thay đổi theo quy định tại thông t 89/2002/ TT-BTC của BTC so với các niên độ kế toán trớc

- Hình thức kế toán là chứng từ ghi sổ

- Đơn vị tiền tệ sử dụng là VND theo nguyên tắc giá gốc

Nguyên tắc chuyển đổi ngoại tệ: các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc chuyển đổi sang VND theo tỷ giá hạch toán hàng tháng chênh lệch tỷ giá phát sinh đợc tập hợp vào TK “chênh lệch tỷ giá” và cuối năm kết chuyển vào doanh thu hoặc chi phí hoạt động tài chính Cuối năm các tài sản dới dạng tiền và công

nợ bằng ngoại tệ đợc đánh giá lại theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng

Từ khi bắt đầu hoạt động đến thời điểm hiện tại, Công ty cha từng có vấn

đề gì vớng mắc với các cơ quan pháp luật cũng nh các cơ quan hữu quan Báo cáo tài chính của Công ty năm 2001 do Công ty AASC kiểm toán đa ra ý kiến chấp nhận toàn phần

Công ty B

Điều kiện thành lập và chức năng nhiệm vụ

- Công ty TNHH B gồm có 5 thành viên đợc thành lập theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0502000021 ngày 15/12/2000 của sở kế hoạch và

đầu t tỉnh Hng Yên

- Hoạt động chính của Công ty là:

+ Sản xuất chế biến thực phẩm ăn liền

+ Kinh doanh vật t nguyên liệu ngành thực phẩm

+ Sản xuất kinh doanh các loại bao bì

Cơ cấu tổ chức

Ban giám đốc Công ty gồm có 3 thành viên: 1 giám đốc, 1 phó giám đốc,

1 kế toán trởng

Các chính sách chế độ kế toán chủ yếu

- áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ ban hành theo quyết

định số 1177TC/ QĐ- CĐ kế toán ngày 23/12/1996 của BTC

11

- Hình thức kế toán: nhật ký chung.

- Niên độ kế toán: bắt đầu từ 01/01 và kết thúc vào 31/12 hàng năm

- Đồng tiền hạch toán

+ Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là tiền Việt Nam

+ Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng đồng tiền khác đợc quy đổi ra VND theo tỷ giá thực tế của ngân hàng tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ

- Phơng pháp kế toán hàng tồn kho: hàng tồn kho của đơn vị đợc ghi sổ theo giá gốc (gồm chi phí mua hàng, chi phí chế biến, và chi phí liên quan trực tiếp khác); phơng pháp hạch toán luân chuyển hàng tồn kho là kê khai thờng xuyên, giá trị hàng tồn kho cuối kỳ đợc xác định theo phơng pháp bình quân gia quyền

- Thuế GTGT: Công ty thực hiện việc kê khai và hạch toán thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thuế Thuế suất thuế GTGT đối với các hoạt động kinh doanh chủ yếu của Công ty là 10%

Căn cứ vào kết quả phân tích soát xét sơ bộ BCTC và tìm hiểu hoạt động kinh doanh của khách hàng, mức độ ảnh hởng tới việc lập BCTC trên các góc

độ, đánh giá hệ thống KSNB thông qua việc sử dụng bảng câu hỏi, KTV đa ra kết luận và đánh giá về môi trờng kiểm soát, hệ thống kế toán và hệ thống KSNB nói chung của Công ty A là đáng tin cậy và có hiệu quả, KSNB đối với các khoản phải trả và hàng tồn kho là khá Các công việc trên đợc thực hiện đối với công ty TNHH B, các KTV cũng đa ra nhận định tơng tự về hệ thống KSNB của Công ty B

Sau khi đạt đợc hiểu biết đầy đủ về chu trình mua hàng – thanh toán, cùng với các cơ sở dẫn liệu BCTC cho các khoản mục trọng yếu trong chu trình, KTV nhóm các cơ sở dẫn liệu này vào các mục tiêu kiểm toán cụ thể, thực hiện thủ tục kiểm soát để hỗ trợ cho việc đánh giá rủi ro của các sai phạm trọng yếu

và thiết kế thủ tục kiểm toán bao gồm các thủ tục phân tích và kiểm tra chi tiết

để thu thập bằng chứng kiểm toán cho các mục tiêu trên Đây là bớc đầu tiên KTV thực hiện trong quá trình lập kế hoạch kiểm tra chi tiết

Các mục tiêu kiểm toán của quá trình mua hàng- thanh toán bao gồm:

- Thu thập bằng chứng kiểm toán đầy đủ và có giá trị đảm bảo tính đầy đủ, tính có căn cứ hợp lý, tính chính xác về mặt kỹ thuật và sự trình bày và khai báo của các khoản phải trả ng ời bán không có sai phạm trọng yếu.

12

- Thu thập bằng chứng kiểm toán đầy đủ và có giá trị đảm bảo tính đầy

đủ, tính có căn cứ hợp lý, tính chính xác về mặt kỹ thuật và sự trình bày và khai báo của số d tài khoản phải trả các đơn vị nội bộ không có sai phạm trọng yếu

- Thu thập bằng chứng kiểm toán đầy đủ và có giá trị đảm bảo tính đầy

đủ, tính có căn cứ hợp lý, tính chính xác về mặt kỹ thuật và sự trình bày và khai báo của các khoản mua vào không có sai phạm trọng yếu

- Thu thập bằng chứng kiểm toán đầy đủ và có giá trị đảm bảo tính đầy

đủ, tính có căn cứ hợp lý, tính chính xác về mặt kỹ thuật và sự trình bày và khai báo của tiền mặt không có sai phạm trọng yếu

- Thu thập bằng chứng kiểm toán đầy đủ và có giá trị đảm bảo tính đầy

đủ, đảm bảo sự trình bày đánh giá về hàng tồn kho không có sai phạm trọng yếu

- Thu thập bằng chứng kiểm toán đầy đủ và có giá trị đảm bảo tính đầy

đủ, tính có căn cứ hợp lý, tính chính xác về mặt kỹ thuật và sự trình bày và khai báo của hàng tồn kho không có sai phạm trọng yếu

Chơng trình kiểm toán thiết lập các thủ tục kiểm tra chi tiết cho các mục tiêu kiểm toán của Công ty A nh sau (Bảng 4):

Bảng 4: Chơng trình kiểm toán chu trình mua hàng - thanh toán

Thủ tục

Ngời thực hiện Ngày

Tham chiếu

I Quy trình kiểm toán

1 Đối với mua hàng và chi phí mua hàng

a- Đối chiếu số d đầu năm, cuối năm, xác nhận nợ (nếu có).

b- Dựa vào sổ kế toán chi tiết công nợ phải trả (tài khoản 331), chọn ra một

số khách hàng có số d lớn, phát sinh lớn kiểm tra việc hạch toán mua

hàng và thanh toán (giá hóa đơn, chi phí thu mua vận chuyển và thuế …

GTGT đầu vào) Kiểm tra một số khoản thanh toán cho khách hàng có

giá trị trên VNĐ, xem xét việ thanh toán cho khách hàng trên cơ sở …

nào, số tiền chiết khấu thanh toán và thanh toán đợc thực hiện nh thế

nào.

c- Chọn ra một số khoản mua hàng trong 5 đến 10 ngày trớc và sau thời

điểm khóa sổ kế toán kiểm tra để khẳng định chia cắt niên độ là phù

hợp

d- Các phiếu nhập kho cuối cùng của kỳ kế toán phải đợc hạch toán theo

giá hóa đơn (cộng chi phí vận chuyển ) hoặc giá tạm tính nếu hàng đã …

nhập cha có giá.

e- Các lô hàng đầu tiên của kỳ kế toán sau không thuộc giá trị đã hạch

toán ở niên độ kế toán trớc.

13

2 Đối với các khoản phải trả nhà cung cấp

2.1 Thủ tục phân tích

So sánh khoản phải trả của từng đối tợng năm nay với năm trớc, kiểm tra

những biến động bất thờng.

2.2.Thủ tục kiểm tra chi tiết số d

a- Đối chiếu só d đầu năm, cuối năm giữa báo cáo, sổ cái và sổ chi tiết và

báo cáo kiểm toán năm trớc (nếu có).

b- Khẳng định số d của khách hàng bằng cách:

+ Đối chiếu danh sách khách hàng trên báo cáo với sổ chi tiết và lập báo

cáo bán hàng, biên bản đối chiếu công nợ (nếu có).

+ Lập và gửi th xác nhận đến một số nhà cung cấp có khoản tiền phải trả

lớn và bất thờng, những khách hàng không có trong danh sách nợ (nhằm

phát hiện không có nghiệp vụ nào bị bỏ sót).

+ Đối chiếu số xác nhận với số d trên sổ chi tiết Kiểm tra nếu có sự khác

biệt Trờng hợp không nhận đợc th các nhận, kiểm tra việc thanh toán

các khoản phải trả sau ngày lập báo cáo tài chính

+ Xem xét các số d tồn quá lâu và quá nhỏ.

+ Soát xét, đối chiếu danh sách các khoản phải trả có liên quan tới bên thứ

ba, các khoản nợ đến hạn trả để xác định các khoản phải trả đã phân

loại đúng và trình bày đúng.

c- Kiểm tra số phát sinh:

+ Kiểm tra chọn mẫu giá trị và việc phản ánh các khoản phải trả (kiểm tra

việc hạch toán mua hàng và thanh toán, giá hóa đơn, chi phí thu mua

vận chuyển và thuế GTGT đầu vào).

+ Kiểm tra số phát sinh các khoản phải trả thơng mại, phi thơng mại, các

khoản phải trả liên quan đến bên thứ ba, các khoản cam kết mua dài

hạn.

d- Kiểm tra công nợ ngoài niên độ:

+ Kiểm tra chọn mẫu các khoản tiền chi bằng tiền sau niên độ (từ ngày lập

bảng cân đối kế toán tới ngày kiểm toán) có liên quan đến khoản phải trả

nhằn phát hiện những khoản phải trả bị bỏ sót.

+ Chọn mẫu các hoá đơn cha đợc thanh toán (khoảng một vài tuần sau

ngày lập bảng cân đối kế toán) và xem xét xem liệu các khoản phá sinh

đó có liên quan tới công nợ phải trả tại thời điểm lập báo cáo không.

e- Đối chiếu giữa phân chia niên độ của các khoản phải trả với việc phân

chia niên độ của hàng tồn kho.

f- Kiểm tra chọn mẫu các nghiệp vụ và số d bằng ngoại tệ Kiểm tra việc áp

dụng tỷ giá, cách tính toán và hạch toán chênh lệch tỷ giá.

3 Đối với thuế GTGT đầu vào

3.1 Lập bảng tổng hợp đối ứng TK nhằm đối chiếu với các phần hành kiểm

toán khác, để nhận dạng quan hệ đối ứng bất thờng làm cơ sở để xác

định mẫu chọn.

3.2 Kiểm tra số phát sinh nợ

- Căn cứ vào kết quả kiểm tra trên, chọn mẫu để kiểm tra

+ Khi chọn mẫu yêu cầu kiểm tra kỹ việc kê khai thuế của tháng 1 và

tháng 12 để tránh việc lẵn thuế sang năm sau, nếu có thể kết hợp với

14

việc kiểm tra việc hạch toán thuế đầu vào trong tháng tiếp theo của năm

sau.

+ Kiểm tra tờ khai nhập khẩu đối với các khoản phải thuế GTGT hàng

nhập khẩu.

- Kiểm tra việc tính toán và hạch toán các loại thuế GTGT đầu vào trong

kỳ Cần kiểm tra tính đầy đủ chính xác và đúng thời hạn của các khoản

thuế đầu vào đợc kê khai về tỷ lệ thuế suất đợc áp dụng, cơ sở tính thuế

(giá tính thuế), các mặt hàng đợc khấu trừ thuế.

Theo quy định hiện hành, các khoản thuế GTGT đầu vào chỉ đợc khấu

trừ trong phạm vi 3 tháng kể từ ngày phát hành hóa đơn.

3.3 Đối chiếu vói các phần hành có liên quan nh tiền mặt và tiền gửi ngân

hàng, chi phí mua hàng và thanh toán công nợ với khách hàng , công nợ

khác kêt kiểm tra các nghiệp vụ có thể phát sinh thuế GTGT đầu vào

nh-ng đơn vị cha hạch toán hoặc đanh-ng treo nợ thuế đầu vào

3 Lập bảng tổng hợp nhận xét cho khoản mục thực hiện.

Sau khi hoàn thành mỗi thủ tục trong chơng trình kiểm toán, KTV sẽ ghi tên và ngày thực hiện lên chơng trình kiểm toán tơng ứng với các thủ tục mà mình thực hiện Công việc này rất quan trọng vì nó giúp trởng nhóm kiểm toán

có thể quản lý tốt cuộc kiểm toán về tiến độ và chất lợng công việc Khi việc soạn thảo kế hoạch kiểm toán đợc hoàn tất thì trởng nhóm kiểm toán sẽ công bố

kế hoạch kiểm toán, triển khai việc phân công công việc cho từng thành viên,

đồng thời thông báo trọng tâm công việc và đặc thù của từng phần hành kiểm toán

2.2 Lựa chọn các khoản mục để kiểm tra chi tiết

Sau khi thiết lập đợc các thủ tục để kiểm tra chi tiết cho các mục tiêu kiểm toán, dựa vào các chứng từ sổ sách công ty khách hàng sử dụng và phán

đoán nghề nghiệp của mình, KTV sẽ lựa chọn tổng thể để kiểm toán đảm bảo quá trình thu thập bằng chứng nhanh và có hiệu quả

Tại Công ty A, đối với chi phí mua hàng bớc 1b tổng thể là sổ kế toán chi tiết công nợ phải trả, bớc 1c là các khoản mua hàng trong khoảng thời gian 5 đến

10 ngày trớc và sau ngày khóa sổ kế toán Tổng thể đợc lựa chọn cho bớc 2.2 là danh sách các khoản phải trả tới 31/12/ 2002 Danh sách này đợc lập ra từ sổ chi

15

tiết phải trả cho từng nhà cung cấp và đợc đối chiếu với sổ cái các khoản phải trả,

ở bớc 2.2d tổng thể đợc lựa chọn là sổ tiền mặt tiền gửi ngân hàng từ ngày lập bảng cân đối kế toán tới ngày nhóm kiểm toán làm việc

Đối với mục tiêu về thuế GTGT đầu vào ở bớc 3, tổng thể đợc lựa chọn là

tờ khai hải quan (đối với thuế GTGT của hàng nhập khẩu) và các hóa đơn mua hàng tính đến thời điểm khóa sổ kế toán

Tại AASC, các KTV rất ít khi lựa chọn cả tổng thể để thực hiện kiểm tra chi tiết Một mặt đó là vấn đề chi phí, với những khách hàng có quy mô lớn thì

số lợng nghiệp vụ xảy ra nhiều, việc kiểm tra chi tiết tất cả các nghiệp vụ là khó

có thể thực hiện đợc, mặt khác KTV không thể khẳng định tính đầy đủ khi thực hiện thủ tục này Do vậy, KTV thờng thực hiện hoặc là lựa chọn các khoản mục chính hoặc là chọn mẫu đại diện

Tổng thể là danh sách các khoản phải trả của khách hàng A, với các số d từ các nhà cung cấp nh

Phải trả về nhập phụ tùng Hà Tiên 2

Phải trả cho Thạch cao

Phải trả nhập khẩu thiết bị mỏ Bút Sơn

Vật t thiết bị Bút Sơn

1.490.442.000 2.090.116.000 297.939.000 264.432.000 5.417.714.000 77.025.000

512.522.000 775.882.000 819.616.000 322.709.000 1.841.615.000 245.812.000

95.368.000

38.634.000 46.261.000 4.762.000 5.711.000 12

-13

14

Phải trả các đơn vị nớc ngoài

Phải trả Refra Techrick- gạch chịu lửa

Phải trả Itochu- gạch chịu lửa

Phải trả Công ty giấy Nga Việt

4.628.989.000 88.372.000 328.370.000

16

Tổng 10.671.530.000 9.659.255.000

Quá trình lựa chọn các khoản mục chính hay các khoản mục trọng yếu phụ thuộc vào việc đánh giá mức trọng yếu và rủi ro đối với từng khoản mục kết hợp với khả năng phán đoán nghề nghiệp của KTV

Việc xác định mức độ trọng yếu là một vấn đề phức tạp yêu cầu sự xét

đoán nghề nghiệp của KTV, để đảm bảo tính thận trọng AASC đã xây dựng đợc một hệ thống căn cứ để xác định mức độ trọng yếu thống nhất áp dụng trong kiểm toán tài chính Trên cơ sở những thông tin thu thập đợc và các tỷ lệ đã xác

định, KTV tiến hành ớc lợng mức độ trọng yếu đối với Công ty A nh sau:

Bảng 6: Bảng ớc lợng mức độ trọng yếu

Thấp nhất Cao nhất

1 Lợi nhuận trớc thuế 4,402,296,000 4% 176,091,840 8% 352,183,680

ở trên sẽ đợc phân bổ cho khoản mục hoặc nhóm các khoản mục với hệ số nhất

Σ (Số d khoản mục x

hệ số phân bổ)

Theo công thức này, với hệ số phân bổ mức trọng yếu cho hàng tồn kho là

3, công nợ là 2 sai số có thể chấp nhận đối với khoản mục hàng tồn kho và công

nợ ngắn hạn của Công ty A tơng ứng là 39.386.000 VND và 1.011.000 VND

Nh vậy, đối với các khoản phải trả ngời bán (nợ ngắn hạn) nếu phát hiện

ra sai phạm lớn hơn 1.011.000 VND thì đợc xem là trọng yếu và cần phải điều

17

chỉnh, còn đối với khoản mục hàng tồn kho là các sai phạm lớn hơn 39.386.000 VND.

Các công việc tơng tự cũng đựơc thực hiện đối với công ty TNHH B, mức trọng yếu ban đầu đợc xác định là 11.419.240 VND, mức trọng yếu này đợc phân bổ cho TK phải trả ngời bán là 65.566,21 VND cho khoản mục hàng tồn kho là 2.254.094,04 VND

Sau khi ớc lợng mức trọng yếu ban đầu và phân bổ mức trọng yếu cho các khoản mục, KTV sẽ lựa chọn phơng pháp chọn mẫu các khoản mục để kiểm tra chi tiết Quá trình chọn mẫu hay là các khoản mục trọng yếu phụ thuộc nhiều và khả năng xét đoán nghề nghiệp của KTV Dựa trên tổng thể đã đợc lựa chọn ở trên, KTV xem lớt các chứng từ sổ sách, tập trung vào những khoản mục, nghiệp

vụ có quy mô lớn bất thờng nh những nghiệp vụ thiếu chứng từ sổ sách, vi phạm các yếu tố của chứng từ hay những quan hệ đối ứng lạ thông th… ờng những khoản mục, nghiệp vụ trên có nhiều khả năng xảy ra sai phạm cần thiết phải tiến hành kiểm tra chi tiết để xác định nguyên nhân sai phạm Để lựa chọn các khoản mục có quy mô lớn, KTV thực hiện quá trình rà soát nhanh (xem qua) tổng thể

đợc lựa chọn và chọn ra những khoản mục có số tiền lớn mà KTV cho rằng nếu các khoản mục này chứa đựng các sai phạm thì sẽ ảnh hởng trọng yếu đến tình hình tài chính của doanh nghiệp Phơng pháp chọn mẫu này đợc sử dụng khi tiến hành kiểm toán tại hai khách hàng A và B

Trên cơ sở phơng pháp chọn mẫu đợc xác định, KTV lựa chọn các khoản mục trong tổng thể để kiểm tra chi tiết Quá trình này thực chất là xác định lại các khoản cần kiểm tra chi tiết sau khi đã lựa chọn phơng pháp chọn mẫu thích hợp cho tổng thể

Sau khi các công việc này hoàn thành, KTV sẽ bớc vào giai đoạn thực hiện kiểm tra chi tiết các khoản mục đã chọn, các biện pháp kỹ thuật kiểm tra chi tiết đợc tiến hành nh thế nào là nội dung sẽ đợc đề cập tiếp theo trong chơng này

18

2.3 Thực hiện các biện pháp kỹ thuật kiểm tra chi tiết trên các khoản mục

đã chọn

Trình tự các bớc thực hiện kiểm tra chi tiết đối với chu trình chu trình mua hàng - thanh toán tuân thủ theo chơng trình kiểm toán đợc thiết lập cho từng khách hàng

2.3.1 Thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết TK 331, TK 336

Thủ tục phân tích thờng đợc các KTV của AASC tiến hành trớc khi thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết Mục đích của này là giúp cho KTV phát hiện ra những biến động bất thờng, từ đó sẽ tập trung vào kiểm tra chi tiết những khoản mục có biến động bất thờng này

Trớc khi thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết đối với các khoản phải trả ngời bán, thủ tục phân tích đợc áp dụng để xem xét sự biến động của số d các khoản phải trả ngời bán năm nay so với năm trớc Bên cạnh đó thông qua việc so sánh thời hạn tín dụng nhà cung cấp với các niên độ trớc, với thời hạn tín dụng đã th-

ơng lợng, kiểm tra và trao đổi với khách hàng về sự thay đổi nhà cung cấp chính, KTV định hớng công việc kiểm tra tập trung vào các thay đổi bất thờng phát hiện đợc

Khi thực hiện kiểm toán tại khách hàng A, KTV nhận thấy không có sự thay đổi nào về nhà cung cấp, và thời hạn tín dụng so với các niên độ trớc KTV

đã không thể thực hiện đợc thủ tục phân tích so sánh khoản phải trả của từng đối tợng năm nay so với năm trớc do đơn vị không theo dõi chi tiết khách hàng theo từng đối tợng trả mà thực hiện theo dõi theo từng mặt hàng mà nhà cung cấp đó thực hiện

Đối với Công ty B, do mới đi vào hoạt động từ 15/12/2000, mới phát sinh việc theo dõi các khoản phải trả đối với các nhà cung cấp, do vậy khi thực hiện kiểm toán cho niên độ kế toán từ 1/1/2001 đến 31/12/2001 KTV không thể thực hiện các thủ tục phân tích trên

a) Kiểm tra việc cộng sổ chuyển sổ

Mục đích của thủ tục này là nhằm xác minh tính đúng đắn của số d đầu năm và số d cuối năm nợ phải trả nhà cung cấp trên BCTC đã đợc lập KTV tiến hành là: cộng tổng các khoản phải trả trên sổ cái TK 331, bảng cân đối số phát sinh công nợ và sổ chi tiết thanh toán với ngời bán Sau đó, so sánh đối chiếu số

19

d công nợ phải trả nhà cung cấp trên BCTC này với các số tổng cộng vừa tính xem chúng có khớp nhau hay không Đối với số d đầu năm trên BCTC đã đợc lập KTV tiến hành đối chiếu với số d cuối kỳ đã đợc kiểm toán năm trớc Bớc công việc này đợc minh họa qua bảng số…

Việc kiểm tra tại Công ty A cho thấy, số d đầu năm đã đợc đơn vị điều chỉnh phù họp với BCTC đã đợc kiểm toán năm trớc Số d cuối năm đợc cộng dồn chính xác, phù họp giữa các sổ sách kế toán và BCTC KTV đa ra kết luận việc cộng sổ và chuyển sổ là chính xác và đúng đắn

Bảng số 7: Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên

AASC

Tên khách hàng: Công ty A

Niên độ kế toán : 1/1 - 31/12/2002 Tham chiếu:

Khoản mục: TK 331 Ngời thực hiện:

Bớc công việc: kiểm tra việc cộng sổ chuyển sổ Ngày thực hiện:

Số liệu lấy từ bảng cân đối kế toán

10.657.528.395 ∧ 9.321.179.730 ∧

L y: Số d đầu kỳ khớp với số liệu đã đợc kiểm toán năm 2001 (AASC)

∧ : Đã đối chiếu và cộng dồn đúng

Ag: Số d cuối kỳ trên BCTC khớp với số liệu trên bảng cân đối số phát sinh, sổ cái TK

331, sổ chi tiết phải trả ngời bán.

Công việc kiểm tra số d cũng đợc KTV thực hiện tơng tự đối với công ty TNHH B Do công ty TNHH

B mới đợc thành lập 15/12/ 2000 số d đầu năm 2001 bằng 0 Qua kiểm tra, đối chiếu số d trên BCĐKT với bảng cân đối số phát sinh, KTV phát hiện ra sai chênh lệch về số tiền ghi trên 2 tài liệu này Số d phải trả ngời bán cuối năm trên BCĐKT là 1.157.741.083, trên BCĐSPS là 240.460.083; số d trả trớc cho ngời bán cuối năm trên BCĐKT là 7.811.155.800 trên BCĐSPS là 6.893.874.800 VND KTV đã phỏng vấn kế toán công nợ

về sự chênh lệch này, kế toán giải thích nguyên nhân là do Công ty trả trớc tiền cho ngời bán để mua dây chuyền caton, kế toán phải hạch toán vào có TK 3312 nhng đã hạch toán nhầm sang có TK 3311 và số tiền trả

nợ cho nhà cung cấp về mua dây chuyền mỳ phải hạch toán vào nợ TK 3311 thì đã hạch toán nhầm sang TK

3312 (Trong đó TK 3311 và TK 3312 là hai TK cấp 2 của TK 331, TK 3311 có tên là TK phải trả ng ời bán,

TK 3312 có tên là trả trớc cho ngời bán).

b) Rà soát các khoản các khoản nợ cha đợc ghi sổ

Sau khi số d đầu kỳ phải trả cho ngời bán trên BCTC đợc xác định là cộng dồn và chuyển sổ đúng đắn, KTV thực hiện các thủ tục để phát hiện ra các sai

20

phạm làm ảnh hởng đến số d này Các thủ tục kiểm tra chi tiết đối với các khoản phải trả ngời bán đợc chú trọng vào việc phát hiện hai loại sai phạm tiềm tàng thờng gặp nhất là tính đầy đủ và đúng kỳ Đó là trờng hợp các khoản phải trả không đợc ghi sổ ngay, giá trị sổ nhỏ hơn giá trị thực tế do có những khoản phải trả cha đợc ghi sổ và các khoản phải trả không đợc đánh giá đúng do chia cắt niên độ không chính xác Kiểm tra chi tiết các khoản phải trả tiếp theo bao gồm các công việc sau:

Mục đích của thủ tục này để kiểm tra tính đầy đủ của các khoản phải trả

Đây là loại sai sót tiềm tàng hay gặp nhất ở khoản mục phải trả ngời bán Dựa vào mục trên Bảng số , tìm kiếm các khoản nợ ch… … a đợc ghi sổ đợc KTV thực hiện qua các bớc:

- Kiểm tra danh sách nhà cung cấp

- Lập và gửi th xác nhận số d nợ phải trả ngời bán

- Kiểm tra việc thanh toán sau ngày khóa sổ

* Kiểm tra danh sách nhà cung cấp

Mục đích của thủ tục này là nhằm phát hiện ra tên các nhà cung cấp cha đợc ghi sổ từ đó dẫn đến các khoản nợ phải trả các nhà cung cấp này không đợc ghi sổ.

Việc kiểm tra này đợc KTV tiến hành bằng cách đối chiếu danh sách các nhà cung cấp trên Báo cáo, với sổ chi tiết thanh toán cho ngời bán với báo cáo nhận hàng, và biên bản đối chiếu công nợ xem có khớp nhau hay không Cách thức tiến hành đợc trình bày trên giấy tờ làm việc 8 (Bảng số 8)

Qua kiểm toán tại Công ty B, KTV thấy rằng danh sách các nhà cung cấp trên Báo cáo của đơn vị là phù hợp với sổ chi tiết thanh toán với ngời bán và báo cáo nhận hàng Tuy nhiên, một số nhà cung cấp không có biên bản đối chiếu công nợ Do vậy, thủ tục tiếp theo mà KTV sẽ thực hiện là tiến hành gửi th xác nhận đối với các nhà cung cấp này

Tại Công ty A, việc kiểm tra danh sách nhà cung cấp cũng đợc tiến hành tơng tự Sau khi kiểm tra, KTV thấy rằng danh sách nhà cung cấp trong nớc (gồm các nhà cung cấp trong tổng Công ty và ngoài tổng Công ty) trên bảng tổng hợp phải trả ngời bán của đơn vị là đầy đủ, không có nhà cung cấp nào cha

đợc báo cáo Tuy nhiên, KTV nhận thấy đơn vị không mở sổ chi tiết theo dõi chi tiết đối với từng nhà cung cấp nớc ngoài mà Công ty có quan hệ giao dịch nhập khẩu mà lại mở sổ chi tiết theo loại hàng hóa Điều này gây khó khăn cho

21

khách hàng trong việc xác định số d phải trả ngời bán có gốc ngoại tệ để đánh giá lại số d cuối kỳ.

Bảng số 8: Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên

AASC

Tên khách hàng: Công ty B

Niên độ kế toán : 1/1 - 31/12/2002 Tham chiếu:

Khoản mục: TK 3312 trả tr – ớc cho ngời bán Ngời thực hiện:

Bớc công việc: kiểm tra danh sách khách hàng Ngày thực hiện:

Theo số liệu trên báo cáo của đơn vị.

Stt Tên nhà cung cấp D nợ TK 3312 Ghi chú

100.000.000 43.000 3.021.000.000 149.800.000 12.500.000 100.000.000 4.000.000.000

(3) chỉ có phiếu chi ký duyệt của giám đốc (4)(R)

(R) (2)(R) (5)(R) (R) (6)  1 Đã kiểm tra chứng

từ (R) (1)

(6) Tạm ứng theo hợp đồng kinh tế lắp đặt thiết bị cơ khí 367.500.000 VND, biên bản phát sinh 50.000.000 VND.

(R ) đã có biên bản đối chiếu công nợ.

* Lập và gửi th xác nhận số d nợ phải trả ngời bán

Gửi th xác nhận là một biện pháp kỹ thuật kiểm tra chi tiết đợc áp dụng rộng rãi trong kiểm tra chi tiết các khoản phải thu, phải trả Trong chu trình mua hàng - thanh toán, mục đích của thủ tục này là nhằm xác

định tính đúng đắn của số d phải trả ngời bán trên báo cáo tài chính, qua đó phát hiện ra các khoản phải trả

ch-a đợc ghi sổ Việc xác nhận khoản phải trả ngời bán đợc KTV thực hiện bằng cách gửi th xác nhận mở Khác với xác nhận đóng thờng áp dụng cho các khoản mục phải thu có ghi sẵn số tiền cần xác nhận, trên th xác nhận mở, KTV không ghi con số này mà nhà cung cấp sẽ tự điền số phải trả của mình vào th xác nhận khi gửi lại phúc đáp cho KTV.

Việc gửi th xác nhận đợc tiến hành càng sớm càng tốt (thờng là vào ngày đầu tiên đến khách hàng) để

đảm bảo tiến độ cuộc kiểm toán Nếu trong lần gửi th xác nhận thứ nhất, KTV không nhận đợc th phúc đáp thì KTV sẽ phải gửi th lần thứ hai Thông thờng, để đảm bảo tiến độ cuộc kiểm toán các KTV sẽ thực hiện thủ tục kiểm toán thay thế ngay sau khi không nhận đợc th xác nhận lần thứ nhất nh kiểm tra các khoản thanh toán sau ngày khóa sổ hoặc kiểm tra đến các chứng từ nhập và thanh toán trong kỳ.

Th phúc đáp đợc gửi và nhận trực tiếp giữa KTV và nhà cung cấp để tránh

sự can thiệp của đơn vị khách hàng Vì sự xác nhận này là một bằng chứng có giá trị và giảm thiểu rất nhiều công việc kiểm tra chi tiết Với tất cả các th xác nhận, KTV nên kiểm soát quá trình gửi và nhận th đảm bảo th xác nhận là bằng chứng có tính độc lập cao

Trong trờng hợp cả hai công ty A và B kể trên, do công việc kiểm toán tại Công ty khách hàng đợc thực hiện trong một thời gian ngắn, vì vậy, các KTV không thực hiện gửi th xác nhận tới nhà cung cấp Theo chơng trình kiểm toán của Công ty thủ tục kiểm tra việc thanh toán sau ngày lập BCTC sẽ đợc sử dụng thay thế để xác minh số d phải trả của các nhà cung cấp này

* Kiểm tra việc thanh toán sau ngày khóa sổ

Để thực hiện thủ tục này, KTV tiến hành thu thập sổ chi tiết và sổ cái TK tiền gửi ngân hàng, sổ chi tiết thanh toán với ngời bán, giấy chuyển tiền từ ngày khóa sổ kế toán đến ngày kiểm toán và các tài liệu liên quan đến các khoản phải thanh toán cho nhà cung cấp KTV chọn mẫu các giấy chuyển tiền và thực hiện

đối chiếu với các sổ chi tiết thanh toán cho ngời bán, với các hóa đơn của ngời bán xem xét các khoản chi này có liên quan đến khoản phải trả của niên độ kế…toán đang kiểm toán hay không qua đó phát hiện ra các khoản phải trả đã bị bỏ sót

23