THỰC TẾ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG, KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY THƯƠNG MẠI HÀ NỘI

Trong quá trình bán hàng, Công ty áp dụng phơng thức thanh toán tiền hàng sau khi giao hàng nên hàng tồn kho không ảnh h-ởng lớn tới tình hình kinh doanh của Công ty.. Phòng kế toán tài

1 Đặc điểm chung Công ty Thơng mại Hà Nội

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty

Công ty Thơng mại Hà Nội , tiền thân là cửa hàng Bách hoá Tổng hợp ra

đời cách đây 44 năm theo quyết định số 337/QĐ-NT ngày 28/8/1960 của Bộ nội thơng (nay là Bộ Thơng Mại ) Đến ngày 13/02/1993, sau khi đợc thành lập theo quyết định số 387/QĐ-UB của UBND Thành phố Hà Nội, Bách hóa Tổng hợp đợc đổi tên thành Công ty Thơng mại Hà Nội Công ty là loại hình doanh nghiệp hoạt động kinh doanh bán lẻ, hoạch toán độc lập, trực thuộc Sở Thơng mại Hà Nội

Trong suốt thời gian từ năm 1960 – 1989, Công ty với tên gọi là Bách hoá Tổng hợp, kinh doanh theo cơ chế bao cấp, việc mua bán hàng hoá của Công ty đều theo kế hoạch cấp trên giao một cách chủ quan, cứng nhắc, tách rời nhu cầu thực tế, mua theo kế hoạch, bán theo tiêu chuẩn Vì vậy, nhiệm

vụ chủ yếu của Công ty là bảo quản phân phối hàng hóa Từ năm 1989 theo quyết định 217/HĐBT của Hội đông Bộ trởng, Công ty đã chuyển sang hạch toán kinh doanh độc lập Có thể nói rằng đây là những năm đầy khó khăn do hậu quả của nhiều năm hoạt động theo cơ chế cũ Nhất là trong một thị trờng

có hoạt động cạnh tranh diễn ra hết sức sôi động, dới đủ mọi hình thức, với nhiều thành phần kinh tế khác nhau làm cho Công ty gặp không ít khó khăn Trớc tình hình đó Công ty đã mạnh dạn, sáng tạo vận dụng u thế của cơ chế thị trờng đa ra những quyết định nhằm đổi mới quản lý kinh tế,phần nào đã

đem lại những kết quả không nhỏ

Hoà chung vào cơ chế thị trờng cạnh tranh tự do, để tháo gỡ những khó khăn chuyễn dần sang hạch toán kinh tế độc lập, lấy hiệu quả kinh doanh làm mục tiêu cụ thể Trong 2 năm 1992 – 1993, thực hiện chủ trơng của Nhà n-

ớc về thu hút vốn đầu t nớc ngoài Công ty Thơng mại Hà Nội đã cùng với một công ty lớn của Anh là DRAGON PROPERTIVES.LTD – Thành lập một liên doanh lấy tên là Trung tâm thơng mại Hà Nội (tên giao dịch quốc tế

là Hà Nội Plaza.Ltd) Liên doanh này đợc Uỷ ban Nhà nớc về hợp tác và đầu

t Việt Nam (nay là Bộ Kế Hoạch và Đầu T) cấp giấy phép số 855/CP ngày 4/5/1994 Thời gian hoạt động của liên doanh là 40 năm với tổng số vốn đầu

t là 41 triêu USD, để xây dựng tại trung tâm thơng mại một siêu thị hoạt động

đa ngành, kinh doanh hàng hoá và căn hộ cho thuê

Đến đầu năm 1995, Công ty Thơng mại Hà Nội có thêm nhiệm vụ khẩn trơng giao mặt bằng cho liên doanh (tức cửa hàng Bách hoá tổng hợp tại 24 Hai Bà Trng cũ), đồng thời giải quyết chế độ một cách hợp lý cho những ngời

trớc đây đã làm việc tại Công ty nhng nay phải nghỉ một thời gian để chờ liên doanh chính thức đi vào hoạt động, đảm bảo đời sóng cho nhữug ngời đi làm Ngày 10/9/1995, Công ty đã bàn giao mặt bằng cho bên liên doanh Trụ

sở chính của Công ty từ Hai Bà Trng chuyển sang 18 Hàng Bài, rồi tới 25 Tôn Đức Thắng và nay chuyển về cơ sổ mới tại B12 Nam Thành Công Tuy nhiên liên doanh Hà Nội Plaza trong suốt những năm qua đã tiến triển một cách chậm chạp mà nguyên nhân chính là do những thay đổi từ phía đối tác nứơc ngoài Đến nay công trình đã chính thức đợc Nhà nớc cho phép chấm dứt hợp đông liên doanh, giải thể trớc thời hạn Một số công nhân viên đã tạm nghỉ và chuyển việc khác mặc dù vẫn thuộc biên chế của Công ty Thời gian này công ty làm ăn kém hiệu quả, thua lỗ Tuy nhiên điều này không kếo dài, năm 1998 khi công ty xây dựng xong trụ sở của mình ở Cát Linh thì tình hình kinh doanh đi vào ổn định Từ đó tới nay, hoạt động kinh doanh của Công ty ngày một thuận lợi

Có đợc kết quả này là do Công ty đã xác định đúng hớng đi trong hoạt

động kinh doanh, đồng thời phải kể tới sự nỗ lực hết mình của toàn bộ cán bộ công nhân viên trong Công ty

1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty

1.2.1.Chức năng

Công ty Thơng mại Hà Nội là một doanh nghiệp Nhà nớc, có chức năng tổ chức và thực hiện lu thông hàng hoá tiêu dùng phục vụ chủ yếu cho

đời sống nhân dân trên địa bàn thủ đô và các tỉnh lân cận khác bằng công việc: xác định nhu cầu thị trờng, tìm nguồn hàng, mua vào, quá trình lu trữ, bán ra cho ngời tiêu dùng cả bán buôn và bán lẻ

1.2.2.Nhiệm vụ

Công ty Thơng mại Hà Nội với chức năng nh trên, Công ty thực hiện một số nhiệm vụ chủ yếu sau:

- Tổ chức công tác mua bán hàng hoá tại cơ sở sản xuất, gia công, chến biến

- Tổ chức mạng lới bán buôn, bán lẻ hàng hoá cho các cơ sở sản xuất kinh doanh, các đơn vị khác và cá nhân trong nứơc

- Tổ chức công tác bảo quản hàng hoá, đảm bảo lu thông hàng hoá thờng xuyên liên tục ổn định trên thị trờng

- Quản lý, khai thác và sử dụng có hiệu quả nguồn vốn, đảm bảo đầu t mở rộng kinh tế, làm tròn nghĩa vụ với Nhà nớc qua việc nộp thuế hàng năm

1.2.3.Quyền hạn

Công ty Thơng mại Hà Nội có những quyền hạn cơ bản sau:

- Đợc kí kết các hợp đồng kinh tế với các tổ chức cá nhân trong và ngoài nớc

- Đợc quản lý và sử dụng vốn, tài sản của Công ty theo chế độ hiện hành của Nhà nớc

- Đợc chủ động định giá bán hàng hoá phù hợp với giá cả thị trờng và với các chính sách của Nhà nớc.

- Đợc tham gia hội chợ, triển lãm để quản cáo hàng hoá, tham gia hội nghị, hội thảo, chuyên đề có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

- Đợc mở tài khản vay vốn tại ngân hàng

1.3.Đặc điểm kinh doanh của Công ty

Công ty Thơng mại Hà Nội kinh doanh nhiều mặt hàng khác nhau thuộc các ngành phục vụ nhu cầu tiêu dùng cho nhân dân nh: Thực phẩm, đồ dùng gia đình, sản phẩm văn hoá giáo dục, vật liệu trang trí nội thất

Trong nền kinh tế năng động công ty đã mở rộng quan hệ với mọi thành phần kinh tế, hợp tác kinh doanh, làm đại lý ký gửi hàng hoá cho nhiều thành phần kinh tế khác Trong quá trình bán hàng, Công ty áp dụng phơng thức thanh toán tiền hàng sau khi giao hàng nên hàng tồn kho không ảnh h-ởng lớn tới tình hình kinh doanh của Công ty

1.4.Cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty

Công ty Thơng mại Hà Nội là một doanh nghiệp lớn, có truyền thống, với tổng số nhân viên toàn Công ty là 280 ngời, trong đó số lợng nhân viên chỉ khoảng 20 ngời Để đảm bảo cho hoạt động kinh doanh có hiệu quả và quản

lý tốt công tác kinh doanh, bộ máy quản lý của công ty đợc tổ chức theo mô hình trực tuyến gọn nhẹ Đứng đầu Công ty là Giám đốc ngời có quyền lực cao nhất và chịu trách nhiệm với cơ quan quản lý, với khách hàng và cán bộ nhân viên Công ty Giúp việc giám đốc có phó giám đốc và các phòng ban chức năng trong Công ty

Nh trình bày ở Sơ đồ 1 (Trang sau), Chức năng nhiêm vụ cụ thể của từng

bộ phận nh sau:

- Giám đốc: Là ngời phụ trách chung tính hình kinh doanh của đơn vị

và trực tiếp chỉ đạo hoạt động của phòng kế toán tài vụ, là ngời đại diện cho Nhà nớc về mặt pháp lý Giám đốc có quyền quyết định việc tiến hành hoạt

động của Công ty theo đúng chế độ pháp lệnh của Nhà nớc và nghị quyết đại hội công nhân viên chức của Công ty Chịu trách nhiệm trớc Nhà nớc, công nhân viên công ty tình hình kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty

Giám đốc

Phòng TC-HCPhòng

Kế toán

PhòngKinh doanhPhòng Kế hoạch nghiệp vụ

Các cửa hàng

Cửa hàng 18 Hàng BàiCửa hàng 1E Cát Linh

Cửa hàng

191 Hàng BôngCửa hàng B21 Nam Thành CôngCửa hàng và kho Lạc Trung

Lãnh đạo chỉ đạo trực tiếp

Lãnh đạo chỉ đạo gián tiếp

Sơ đồ 1 : Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Thơng mại Hà Nội

Giám đốc tổ chức bộ máy quản lý sao cho hiệu quả cao nhất Công ty phát triển dựa trên những kế hoạch: ngắn hạn, trung hạn, dài hạn Giám đốc

tổ chức hoạt động kinh doanh theo phơng thức hợp lý nhằm đại hiệu quả và

đảm bảo ba mục tiêu: Lợi ích nhà nớc, lợi ích Công ty và lợi ích của cán bộ công nhân viên công ty Hiện nay Công ty không có phó giám đốc, mà chỉ có một phó giám đốc đã điều sang liên doanh (Công ty Đầu t Thơng Mại Tràng Tiền)

- Các phòng ban chức năng đợc phân công chuyên môn hoá các chức năng quản lý, có nhiệm vụ giúp giám đốc đề ra quyết định theo dõi, hớng dẫn

bộ phận hoạt động kinh doanh và các cấp dới đợc thực hiện quyết dịnh và nhiệm vụ đợc phân công

Các bộ phân chức năng đợc phân công chuyên môn hoá các chức năng quản lý, có nhiệm vụ giúp giám đốc đề ra quyết định theo dõi hớng dẫn bộ phận hoạt động kinh doanh và các cấp dới thực hiện quyết định và nhiệm vụ phân công

Các bộ phân chức năng không những hoàn thành nhiệm vụ của mình

đ-ợc giao mà còn phối hợp với nhau để hoạt động của Công ty đđ-ợc tiến hành ờng xuyên liên tục đạt hiệu qua cao

th Phòng tổ chức hành chính: Gồm 10 ngời, có nhiệm vụ giúp ban giám

đốc Công ty thực hiện chính sách của Nhà nớc đối với ngời lao động nh: tiền

l-ơng, bảo hiểm, chỉ đạo công tác quản trị hành chính, thanh tra

Phòng tổ chức hành chính có nhiệm vụ nghiên cứu, đánh giá năng lực cán bộ, đề xuất với giám đốc, điều động, đề bạt cán bộ phù hợp với năng lực và trình độ của từng ngời, giải quyết kịp thời những mất cân đối, tổ chức lao động, chuyển vị trí kịp thời những lao động nhàn rỗi trong kinh doanh.

Xây dựng kế hoạch, số lợng và chất lợng lao động dựa vào mức tiêu hao lao động theo quý, tháng, năm

Tổ chức các hình thức tiền lơng, xây dựng phơng án trả lơng và hớng dẫn, kiẻm tra tình hìch trả lơng của Công ty

Thờng xuyên đánh giá thành tích của cá nhân, tập thể, hớng dẫn nghiệp

vụ cho nhân viên Giúp giám đốc về công tác quản lý hành chính, bảm đảo những điều kiện cần thiết cho công tác quản lý Công ty

- Phòng kế toán tài vụ: Gồm 4 ngời, giúp ban giám đốc quản lý và sử

dụng vốn, xây dựng kế hoạch tài chính hàng quý, năm Thực hiện và chỉ đạo các cửa hàng trực thuộc hạch toán kế toán Phòng kế toán có những nhiệm vụ

cụ thể sau:

Lập và tổ chức thực hiện các kế hoạch về kế toán thống kê tài chính.Theo dõi kịp thời, liên tục các hệ thống số liệu về số lợng tiền vốn và các quỹ Công ty hiện có

Tính toán các chi phí kinh doanh để lập biểu giá thành thực hiện, tính toán các khoản lãi, lỗ với Ngân hàng theo chế độ kế toán thống kê hiện hành

Phân tích hoạt động kinh tế của từng thời kỳ

Lập kế hoạch với Ngân hàng để cung ứng các khoản thanh toán kịp thời, thu chi tiền mặt và hạch toán kinh tế

Quyết toán và lập báo cáo hàng tháng theo quy định của Nhà nớc Thực hiện kế hoạch vốn cho sản xuất, hạch toán kế toán đầy đủ quá trình vận động về vật t tiền vốn, tài sản của Công ty Lập báo cáo tài chính và kết quả kinh doanh, làm cơ sở cho giám đốc biết đợc tình hình tài chính của công ty, cung cấp thông tin cần thiết cho các đối tợng có liên quan khác

- Phòng kinh doanh: Gồm 4 ngời, giúp giám đốc triển khai các hợp

đồng kinh tế, khai thác các nguồn hàng gắn liền với địa điểm tiêu thụ, phát triển mạng lới hệ thống bán hàng, triển khai công tác kinh doanh

- Phòng kiến thiết cơ bản: Gồm 2 ngời, giúp giám đốc triển khai giám

khác Lãi gộp của cửa hàng nộp cho các Công ty theo tỷ lệ quy định, phần lợi nhuận còn lại cửa hàng tự phân phối cho ngời lao động.

Để tạo điều kiện cho các cửa hàng tự chủ và năng động trong kinh doanh, công ty giao cho cửa hàng quản lý vốn và tài sản hiện có của cửa hàng

đó và ứng vốn cho ngời lao động Định mức tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh của từng cửa hàng trong từng thời gian nhất định Công ty định mức vốn lu

động cần thiết cho mỗi cửa hàng đề làm cơ sở ứng vốn thực tế Tổng số vốn ứng cho các cửa hàng chiếm 40%-50% tổng số vốn hiện có của Công ty

2.Thực tế tổ chức công tác kế toán bán hàng, kết quả bán hàng tại Công ty Thơng mại Hà Nội

2.1.Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty

Công ty Thơng mại Hà Nội hoạt động trên địa bàn rộng, bao gồm nhiều cửa hàng có tổ chức kế toán riêng, hạch toán phụ thuộc trực thuộc Công ty nên Công ty áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán Phòng kế toán tài vụ của Công ty thực hiện và chỉ đạo các cửa hàng của Công ty thực hiện hạch toán theo pháp lệnh kế toán thống

kê, hàng tháng, quý, năm xem xét, đánh giá quá trình kinh doanh và tình hình tài chính của từng cửa hàng

Để giúp cho việc tập hợp số liệu và làm báo cáo nhanh chóng, chính xác giúp giám đốc nắm bắt tình hình kinh doanh để có phơng án điều chỉnh kịp thời phù hợp với sự thay đổi của thị trờng, giám đốc Công ty đã trang bị cho phòng kế toán phần mềm kế toán Fast Accounting Việc áp dụng phần mềm kế toán rất thuận lợi cho việc tìm kiếm số liệu , cung cấp thông tin, in báo cáo cho giám đốc và nhà quản lý, nó còn chi tiết cụ thể, dễ làm, dễ hiểu, tăng hiệu quả công tác kế toán một cách rõ rệt

Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung và hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên

Phòng kế toán của Công ty gồm 4 ngời và đợc phân công chức năng từng nhân viên kế toán cụ thể nh sau:

- Kế toán trởng, kiêm chủ tịch công đoàn chỉ đạo trực tiếp bộ máy kế toán, tổ chức hớng dẫn, kiểm tra toàn bộ công tác kế toán của Công ty Tham

mu cho giám đốc về các hoạt động kinh doanh tài chính, đôn đốc các khoản công nợ phải thu để bảo toàn và phát triển vốn Lập các báo cáo quyết toán vào cuối quý, năm Đồng thời phải quan tâm đến đời sống CNVC bảo vệ quyền lợi, lợi ích hợp pháp cho ngời lao động

- Kế toán thuế: Hàng tháng tổng hợp tờ khai thuế GTGT nộp cho cục thuế Hà nội, làm báo cáo chỉ tiêu tài chính nộp cho Sở Thơng mại Hà nội, theo dõi tài sản cố định, chi phí, báo cáo quỹ

- Phó phòng phụ trách: Viết phiếu thu chi, thanh toán bằng tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng, theo dõi công nợ phải thu, phải trả và giao dịch với Ngân

hàng Vào chứng từ, bảng kê, nhật ký các cửa hàng nộp về Công ty để nhập máy lên tổng hợp, cân đối bảng phát sinh các tài khoản.

- Thủ quỹ: Làm nhiệm vụ thu chi và bảo quản tiên mặt ở Công ty đồng thời theo dõi tình hình tăng giảm và trích khấu hao TSCĐ hàng tháng

Sơ đồ 2: Sơ đồ bộ máy kế toán ở Công ty thơng mại Hà nội

Kế toán trởngPhó phòng phụ trách

Kế toán ThuếThủ quỹ

Kế toán các cửa hàngChỉ đạo trực tiếp

Chỉ đạo gián tiếp

2.2.Hình thức kế toán tại Công ty

Hệ thống TKKT Công ty áp dụng theo hệ thống TKKT doanh nghiệp bán hàng theo quyết định 1141 TC- QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ tài chính có sửa đổi bổ sung theo thông t số 89/2001/TT-BTC ngày 09/10/2001 của Bộ tài chính

Hình thức kế toán: Kế toán Công ty sử dụng hình thức Nhật ký chung

Về hệ thống sổ sách: Công ty sử dụng đầy đủ các loại sổ sách theo

đúng chế độ kế toán hiện hành Bao gồm:

Sơ đồ 3: Trình tự ghi sổ kế toán trong kế toán máy

Chứng từ ban đầuNhập dữ liệu vào máy tính

Sổ kế toán tổng hợp

Sổ kế toán chi tiết

Các báo cáo kế toán

Bên cạnh mă hiệu là các thuộc tính mô tả khác nh: Tên hàng hoá, đơn

vị tính, tài khoản kho, tài khoản giá vốn, cách tính giá hàng tồn kho Các thông tin này đợc sử dụng để tự động hoá khi nhập xuất các chứng từ, nhập xuất số liệu

Việc khai báo hàng hoá đợc thực hiện ngay từ khi chơng trình đợc đa vào sử dụng tại Công ty Tuy nhiên trong quá trinh sử dụng, nếu có phát sinh thêm hàng hóa mới, phần mềm cũng cho phép kế toán có thể khai báo thêm

- Danh mục khác hàng: Đợc dùng để quản lý chung các khách hàng

có quan hệ mua bán với Công ty, mỗi khách hàng đợc nhận diện bằng một mă hiệu đợc gọi là mã khách hàng Bên cạnh mã hiệu, mỗi khách hàng còn

đợc mô tả chi tiết thông qua các thuộc tính khác nh tên khách hàng, địa chỉ mã số thuế Việc khai báo danh mục khách hàng đợc thựcủa hiện khi bắt đầu

đa phần mềm vào hoạt động, tuy nhiên trong quá trình sử dụng, kế toán viên

có thể khai báo thêm

Đối với khách hàng mua hàng của Công ty, kế toán tiến hành xây dựng

hệ thống mã hóa theo phơng pháp mã hoá kiểu ký tự nh sau:

Khách hàng là các đại lý mua đứt bán đoạn, các đại lý ký gửi mang mã hiệu là DL và thực hiện đánh số bắt đầu từ 001.

mở riêng một kho

Chẳng hạn: Cửa hàng 191 Hàng Bông có mẵ kho là: KHOCH01

Cửa hàng B21 Nam Thành Công có mã kho là: KHOCH02-Danh mục tài khoản: Việc xây dựng tài khoản kế toán của Công ty th-

ơng mại Hà nội đợc tuân theo hệ thống tài khoản do Bộ tài chính quy định, các tài khoản đợc mã hoá theo đúng số tài khoản Khi khai báo hệ thống tài khoản, kế toán tiến hành nhập các thông tin về số hiệu tài khoản, tên tài khoản, loại tiền

Việc khai báo các danh mục trên sẽ giúp quá trình nhập liệu đợc nhanh chóng, đồng thời giúp máy kết xuất in ra các sổ kế toán tổng hợp, sổ chi tiết theo đúng yêu cầu của ngời sử dụng

- Công ty Thơng mại Hà Nội là một công ty có lợng hàng hóa lu thông lớn, đáp ứng nhu cầu thiết yếu đời sống dân c Phơng thức bán hàng hiện nay của công ty nh sau:

+ Phơng thức bán hàng trực tiếp

+ Phơng thức hàng gửi bán

Phơng thức bán hàng trực tiếp cho khách hàng: Theo phơng thức này,

hàng hoá đợc trao đổi trực tiếp đến ngời mua (xuất hàng hoá thẳng cho ngời mua) Công ty sẽ tiến hành lập hoá đơn GTGT và giao hàng Hình thức thanh toán sẽ đợc thoả thuận với khách hàng, có thề trả bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, hay một số khách hàng có quan hệ lâu dài có thể thanh toán trả chậm Phơng thức bán hàng này đợc Công ty mở rộng và khách hàng cũng ngày càng a thích

Loại đối tợng thứ hai theo phơng thức bán hàng trực tiếp này là các đại

lý mua đứt bán đoạn:Thông qua hợp đồng đại lý, Công ty sẽ bán hàng theo yêu cầu của các đại lý Các đại lý này đều không đợc hởng hoa hồng đại lý

mà chỉ đợc Công ty áp dụng giá bán buôn với hàng hoá xuất kho Theo

ph-ơng thức này, khi hàng hoá đợc giao cho khách hàng, Công ty không có quyền kiểm soát, Công ty thu đợc tiền hay đợc quyền thu tiền Điều này chứng tỏ hàng đã xác định tiêu thụ và ghi nhận doanh thu bán hàng

Phơng thức hàng gửi bán: Đối tợng mua hàng theo phơng thức này là

các cửa hàng, siêu thị, trung tâm thơng mại Khi xuất kho hàng gửi bán, công

ty viết phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Trong trờng hợp này, mặc dù

hàng hoá đã đợc giao cho khách hàng nhng nó vẫn thuộc quyền sở hữu, kiểm soát, quản lý của Công ty và Công ty cha nhận đợc xác định doanh thu Doanh thu chỉ đợc ghi nhận khi các cửa hàng, siêu thị, trung tâm thơng mại bán đợc hàng, thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán với công ty Lúc này, Công ty sẽ tiến hành lập hoá đơn GTGT và giá bán hàng hoá áp dụng đối với các cửa hàng, siêu thị, trung tâm thơng mại.

Ngoài hình thức bán hàng, Công ty cũng hết sức quan tâm tới các hình thức thanh toán sao cho thuận tiện Khách hàng có thể thanh toán theo nhiều hình thức khác nhau nh tiền mặt, qua ngân hàng, đặt tiền trớc hay trả chập

Vì là một doanh nghiệp thơng mại, các hình thức bán hàng, thanh toán ngoài việc trực tiếp ảnh hởng tới hình thức tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp mà còn có tác động trực tiếp tới kết quả bán hàng của doanh nghiệp

2.3 Kế toán doanh thu bán hàng trên máy vi tính ở Công ty Thơng mại Hà Nội

2.3.1 Nội dung doanh thu bán hàng:

Doanh thu bán hàng của Công ty là tổng hợp lợi ích kinh doanh nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ, toàn bộ số hàng hoá mà Công ty tiêu thụ thuộcủa đối tợng nộp thuế GTGT Vì vậy, doanh thu bán hàng của Công ty là toàn bộ số tiền bán hàng hoá không bao gồm thuế GTGT

Hoá đơn GTGT (Biểu 2.1) đợc sử dụng khi Công ty xuất bán hàng hoá

trực tiếp cho khách hàng hoặc khi các cửa hàng, siêu thị, trung tâm thơng mại thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán

+ Đối với hàng hoá xuất bán trực tiếp, khi có yêu cầu của khách hàng, phòng kinh doanh tiến hành lập hoá đơn GTGT Hoá đơn đợc lập 03 liên: Liên 1 lu tại cuống, liên 2 và liên 3 giao cho khách hàng để mang xuống kho lấy hàng Sau khi nhận hàng, khách hàng giữ lại liên 2 còn liên 3 giao cho thủ

Biểu 2.1

Hoá Đơn Mẫu số: 01 GTGT - 3LL Giá trị gia tăng AM/2004B

Liên 3: Dùng để thanh toán 0092004

Tổng cộng tiền thanh toán: 16139464

Số tiền viết bằng chữ: Mời sáu triệu một trăm ba mơi chín ngàn bốn trăm

kho để làm căn cứ ghi vào thẻ kho Thủ kho ghi xong sẽ chuyển hoá đơn lên phòng kế toán để kế toán tổng hợp tiến hành nhập liệu cho hoá đơn này.

+ Đối với hàng hoá gửi bán, khi nhận đợc thông báo cửa hàng, siêu thị, trung tâm là hàng gửi bán đã tiêu thụ đợc Phòng kinh doanh tiến hành lập hoá đơn GTGT Hoá đơn lập thành 03 liên: Liên 1 lu tại cuống, liên 2 giao cho khách hàng còn liên 3 đợc chuyển sang phòng kế toán để nhập liệu vào máy

Nhằm đáp ứng các chứng từ gốc vào máy, phầm mềm Fast đã thiết kế các loại chứng từ sau:

- Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho có mã HD

- Phiếu thu tiền mặt có mã PT

- Giấy báo có của ngân hàng có mã UNC

Căn cứ để tiến hành nhập liệu cho Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho là hoá đơn GTGT, căn cứ để tiến hành nhập liệu cho Phiếu thu tiền mặt là Phiếu thu và căn cứ để nhập liệu cho Giâý báo có của ngân hàng là Giấy báo có

2.3.3 Tài khoản sử dụng:

Công ty thơng mại Hà Nội sử dụng tài khoản 511- Doanh thu bán hàng

và cung cấp dịch vụ để phản ánh doanh thu bán hàng thực tế của Công ty trong một kỳ hoạt động kinh doanh

Tài khoản 511 chỉ đợc Công ty sử dụng với một tiểu khoản: Tài khoản 5111- Doanh thu bán hàng hoá

Theo phần mềm kế toán, đối với hình thức thanh toán tiền ngay, để tránh việc trùng khi cập nhật cho chứng từ Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho

và phiếu thu tiền mặt, kế toán đều tiến hành hạch toán thông qua tài khoản 131

Do vậy, ngoài TK 5111, kế toán còn sử dụng tài khoản 131- Phải thu của khách hàng và TK 33311- Thuế GTGT dầu ra phải nộp dể phản ánh nghiệp

vụ bán hàng phát sinh

2.3.4 Quy trình nhập liệu:

Căn cứ vào nội dung ghi trong Hoá đơn GTGT (Biểu 2.1), kế toán thực

hiện nhập liệu hoá đơn vào máy theo quy trình sau:

Tại phân hệ ‘ Kế toán bán hàng và công nợ phải thu’ , Kế toán chọn menu ‘ Cập nhập số liệu’ Trong menu ‘ cập nhật số liệu’, Kế toán kích chuột vào menu con’ Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho’ Chơng trình sẽ lọc

ra 5 hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho đợc nhập cuối cùng và hiện lên màn hình cập nhật chứng từ để biết đợc các chứng từ cuối cùng đợc nhập Nhấn nút ESC để quay ra màn hình nhập chứng từ Kích chuột vào nút Mới

để bắt đầu nhập dữ liệu cho một hoá đơn mới Tại nút mới, ấn phím ENTER

để bắt đầu vào dữ liệu cho một hoá đơn mới

Trong màn hình giao diện Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho (Biểu 2.2) kế toán cần tiến hành nhập các thông tin sau đây:

Biểu 2.2:

- Mã khách : Đối với khách hàng thờng xuyên, mă hoá đã đợc khai báo trong danh mục khách hàng Do vậy, kế toán chỉ cần lựa chọn mã khách hàng trong danh mục khách hàng

Đối với khách hàng lần đầu tiên đến mua hàng của Công ty, cha có mã khách hàng trong danh mục khách hàng, kế toán phải khai báo thêm bằng cách ấn phím F4 trong danh mục khách hàng

- Ngời mua hàng: Kế toán cần nhập tên của ngời đến mua hàng

- Diễn giải: Nhập nội dung nghiệp vụ bán hàng

- Mã nhập xuất ( Tài khoản nợ): Kế toán nhập số liệu tài khoản nợ TK131 Theo phần mềm kế toán, cho dù khách hàng thanh toán ngay hày thanh toán chậm, để tránh trùng chứng từ, kế toán đều hạch toán voà tài khoản 131

- Số hoá đơn: Việc nhập số hoá đơn đợc tiến hành khi nhập hoá đơn

đầu tiên khi đa phần mềm vào sử dụng

- Số SERI: nhập số seri đợc in trong hoá đơn GTGT

- Ngày thanh toán, ngày lập hoá đơn: Căn cứ vào ngày lập hoá đơn GTGT và ngày nhập liệu vào máy cho hoá đơn đó, kế toán phản ánh vào giao diện hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho Tại Công ty Th-

ơng mại Hà Nội, khi nhận đợc hoá đơn GTGT, kế toán tiến hành nhập liệu ngay vào máy Do vậy, ngày hạch toán và ngày lập hoá đơn trùng nhau

- Mã hàng: Căn cứ vào tên hàng hoá xuất bán ghi trong hoá đơn GTGT,

kế toán nhập mã hoá cho từng mặt hàng Mã hàng này đợc phản ánh trong danh mục vật t – sản phẩm

- Mã kho: Đối với hàng hoá xuất bán trực tiếp, kế toán nhập mã kho là KHOCTY còn đối với hàng hoá gửi bán, xuất bán thì kế toán sẽ phản

ánh mã kho của cửa hàng, trung tâm Thơng mại siêu thị

- Số lợng: Nhập số lợng của từng mặt hàng xuất bán đợc ghi trong hoá

- Mã thuế: Nhập thuế suất GTGT của hoá đơn Hàng hoá của Công ty

có chung một mức thuế suất là 10%

Ngoài các thông tin trên, các thông tin về địa chỉ, mã số thuế, tên hàng, đơn vị tính, tài khoản doanh thu (5111), tài khoản giá vốn (632) đợc máy mặc định theo các khai báo về danh mục khách hàng, danh mục vật t

Sau khi nhập số lợng và giá bán của từng loại hàng hoá máy sẽ tự động tính toán giá trị cho cột ‘ Thành tiền VNĐ’ của từng mặt hàng máy sẽ tự

động tổng hợp lại và phản ánh giá trị vào dòng’ Tiền hàng’

Căn cứ vào mã thuế GTGT kế toán khai báo, căn cứ vào gía trị tiền hàng, máy tự động tính toán tiền thuế và tổng tiền thanh toán dựa trên công thức sau:

Tiền thuế = Tiền hàng x Thuế suất

Tổng thanh toán = Tiền hàng + Tiền thuế

Theo hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho đợc minh hoạ trong (Biểu 2.2) sau khi nhập các thông tin có liên quan về hoá đơn GTGT, Kế toán kích

chuột vào nút Lu hoặc ấn tổ hợp phím ALT-L để tiến hàng lu chứng từ Máy

sẽ tự động xử lý và phản ánh số liệu vào các sổ kế toán có liên quan theo

định khoản sau:

Nợ TK 131

Có TK 5112

Tác dụng: Báo cáo tổng hợp doanh số bán hàng đợc in ra vào cuối tháng

để kế toán có thể theo dõi một cách tổng quát tình hình tiêu thụ đối với từng

khách hàng trong tháng

Biểu 2.4: Sổ tài khoản 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Néi dung: Ph¶n ¸nh toµn bé doanh thu tiªu thô hµng ho¸ cña C«ng ty trong mét

kú kinh doanh (Mét th¸ng)

Sæ c¸i tµi kho¶n (TrÝch)Tµi kho¶n 511 – Doanh thu b¸n hµng

T«ng ph¸t sinh nî: 3586432175Tæng ph¸t sinh cã: 3586432175

D nî cuèi kú: 0

Ngµy 31 th¸ng 8 n¨m 2004

kết quả kinh doanh (Phần này đợc trinh bày cụ thể hơn ở mục 2.2.7) Chơng trình sẽ tự động xử lý và phản ánh số liệu vào sổ cái tài khoản 511,911.

2.2.3 Kế toán tình hình thanh toán với khách hàng:

Việc theo dõi, kiểm tra, đôn đốc khách hàng thanh toán kịp thời có ảnh hởng lớn đến quá trình thu hồi vốn để tiếp tục hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Do vậy, cần thiết phải tổ chức kế toán tình hình thanh toán với khách hàng

Để tránh việc nhập trùng chứng từ đối với hình thức thanh toán tiền ngay, phần mềm Fast quy ớc cả hai chứng từ hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho và phiếu thu tiền mặt đều đợc hạch toán thông qua Tài khoản 131- Phải thu của khách hàng Vì lý do đó nên khi các nghiệp vụ bán hàng phát sinh,

dù thanh toán ngay hay thanh toán chậm, kế toán đều sử dụng Tài khoản 131- Phải thu của khách hàng

Sau khi nhập liệu cho hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho, chơng trình tự động xử lý và phản ánh số liệu vào sổ chi tiết, sổ cái tài khoản 131 theo định khoản sau:

Nợ TK 131

Có TK 5111Sau khi nhập liệu cho Phiếu thu tiền mặt, chơng trình tự động xử lý và phản ánh số liệu vào sổ chi tiết, sổ cái tài khoản 131 theo định khoản sau:

Nợ TK 1111

Có TK 131Cuối tháng, chơng trình tự động tổng hợp số liệu chi tiết cho từng khách hàng và phản ánh vào bảng cân đối phát sinh công nợ tài khoản 131

Biểu 2.5: Sổ chi tiết Tài khoản 131

Nội dung: Đối với những khách hàng còn nợ, chơng trình phần mềm Fast cho phép kế toán tiến hành theo dõi riêng trên sổ chi tiết Tài khoản 131- Phải thu của khách hàng Sổ chi tiết tài khoản 131 đợc mở riêng cho từng khách hàng

Muốn chơng trình in ra sổ chi tiết tài khoản 131 của khách hàng nào, tại phân hệ bán hàng và công nợ phải thu, kế toán vào Báo cáo công nợ phải thu, kích chuột vào sổ chi tiết công nợ của một khách hàng, tại ô mã khách hàng,

kế toán đánh mã khách hàng Khi đó, sổ chi tiết 131 cho mã khách hàng đó

sẽ xuất hiện và cho phép kết xuất in ra khi có lệnh.Biểu 2.5

Tµi kho¶n: 131- Ph¶i thu cña kh¸ch hµngKh¸ch hµng: Cöa hµng 191 Hµng B«ng (KH001)

Tæng ph¸t sinh nî : 463625865Tæng ph¸t sinh cã : 385417029

D nî cuèi kú: 136840293Ngµy 31 th¸ng 8 n¨m 2004

Ngêi lËp biÓu

(Ký, hä tªn)

Biểu 2.7: Sổ cái tài khoản 131- Phải thu của khách hàng

Nội dung: Phản ánh tất cả các nghiệp vụ phát sinh liên quan tới khoản phải thu của khách hàng

Cuối tháng, kế toán thực hiện lệnh để máy in ra sổ cái tài khoản 131

Tài khoản: 131 – Phải thu của khách hàng

Từ ngày 01/08/2004 đến ngày 31/08/2004

đầu kỳ Phát sinh nợ Phát sinh có D nợ cuối kỳ D có cuối kỳ

Sæ c¸i tµi kho¶n (TrÝch)Tµi kho¶n 131 – Ph¶i thu cña kh¸ch hµng

02/08 PT578 C«ng ty T©n An – KH005 Thanh to¸n tiÒn hµng –

02/08 PT579 C«ng ty TNHH H÷u Phíc – KH032 Thanh to¸n tiÒn hµng –

T«ng ph¸t sinh nî: 3945075462 Tæng ph¸t sinh cã: 33614853063

D nî cuèi kú: 1607918474

Ngµy 31 th¸ng 8 n¨m 2004