Thực trạng hạch toán vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán tại công ty cổ phần Dệt May xuất khẩu Hải Phòng

Hiện nay công ty đang sản xuất với quy mô lớn nhà máy dệt may số 1, số 2, số 3 của công ty nằm ở phía Đông Nam thành phố quần thể khu côngnghiệp đờng 353 Đồ Sơn- Hải Phòng với tổng diện

Thực trạng hạch toán vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán tại công ty cổ phần Dệt May xuất khẩu Hải Phòng.

2.1 Khái quát chung về Công ty cổ phần dệt may xuất khẩu hải phòng

Công ty cổ phần dệt may xuất khẩu Hải Phòng đợc thành lập ngày 15tháng 7 năm 1998 và chính thức đi vào hoạt động tháng 6 năm 1999 vớichức năng sản xuất kinh doanh hàng dệt may xuất khẩu

Công ty phụ thuộc sở thơng mại Hải Phòng do các thành viên củacông ty làm cổ đông mua cổ phiếu góp vốn kinh doanh Công ty là một phápnhân do đó chịu trách nhiệm hữu hạn về quyền và nghĩa vụ tài sản của mình.Cơ quan quản lý cao nhất của công ty là hội đồng quản trị, hội đồng quản trịgồm Chủ Tịch hội đồng quản trị kiêm tổng giám đốc và các thành viên

Mỗi năm công ty sẽ họp hội nghị cổ đông một lần để bàn bạc nhữngvấn đề quan trọng của công ty, nh là bầu ra chủ tịch hội đồng quản trị và cácthành viên, kế hoạch họat động kinh doanh của công ty, góp vốn liên doanh,bàn về phần trăm chia cổ phần cho cổ đông

Hiện nay công ty đang sản xuất với quy mô lớn nhà máy dệt may số 1,

số 2, số 3 của công ty nằm ở phía Đông Nam thành phố (quần thể khu côngnghiệp đờng 353 Đồ Sơn- Hải Phòng) với tổng diện tích hơn 50000 m2.Trong đó diện tích nhà xởng gần 30000 m2 còn lại là nhà điều hành, đờnggiao thông nội bộ, ao, sân thể thao… với hệ thống máy móc thiết bị hiện đại với hệ thống máy móc thiết bị hiện đạibao gồm máy dệt kim, máy may chuyên dùng, máy giặt sấy vắt tự động và

đặc biệt là hệ thống dây truyền là và hấp hơi tự động hiện đại nhất hiện nay

Hiện nay công ty đang thực hiện hợp đồng hàng xuất khẩu vơí công tyDINTEAM HongKong Đây là một tập đoàn dệt may lớn nhất Hong Kongchuyên sản xuất hàng dệt may chất lợng cao và thị trờng xuất khẩu chủ yếu

là châu Âu, Mĩ , úc Hoạt động của công ty hợp đồng với DINTEAM là thựchiện khâu gia công hàng xuất khẩu theo đơn đặt hàng, công ty nhận nguyênvật liệu nh vải, chỉ, sợi từ phía Hong Kong và tiến hành gia công từ cáckhâu:

Hiện nay đơn giá của công ty là 2,8 USD / sp Công ty đang trong giai

đoạn đầu hoạt động đã thu hút nhiều nhân công ở địa phơng Số công nhânlàm việc ở nhà máy là 4500 công nhân, mọi công nhân trớc khi tham gia sảnxuất đều phải qua đào tạo tay nghề Công ty chia sản xuất làm 3 ca trongngày và có thể đa năng suất của công ty lên tới 450000 sp / tháng

* Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất và kinh doanh:

May mác Giặt tẩy

Là đo Tổng kiểm và đóng gói

Bộ máy tổ chức quản lý của công ty là trực tuyến từ trên xuống dới.

Đứng đầu công ty là chủ tịch hội đồng quản trị kiêm tổng giám đốccông ty và là ngời đại diện cuả công ty trớc pháp luật Dới tổng giám đốc làcác phó tổng giám đốc phụ trách các bộ phận của công ty Tiếp đó là cácgiám đốc công ty còn phụ thuộc công ty

Ơ đây có hai công ty mới thành lập liên doanh với công ty dệt mayxuất khẩu Hải Phòng, mỗi một công ty con này đều có tổ chức bộ máy quản

lý riêng và không phụ thuộc vào tổng công ty

Trong thời gian thực tập em đã đợc thực tập ở tổng công ty do đó emxin đợc trình bày bộ máy quản lý ở tổng công ty Tất cả có 6 phòng và hainhà máy, dới phòng và các nhà máy đợc chia nhỏ thành các bộ phận, thànhcác tổ nhỏ để dễ quản lý Đứng đầu các phòng, các bộ phận, các tổ là các tr-ởng phòng, các tổ trởng dễ chỉ huy trực tiếp bộ phận của mình, và chịu tráchnhiệm trớc bộ phận cấp trên của mình

Sơ đồ bộ máy quản lý ở Công Ty Cổ Phần Dệt May Xuất Khẩu HảiPhòng ( sơ đồ số 12 )

Công ty cổ phần dệt may Hải Phòng thuộc sở thơng mại Hải Phòng

đ-ợc thành lập nhằm sản xuất hàng dệt may xuất khẩu, với mục đích là pháttriển kinh tế ở địa phơng ( huyện Kiến Thuỵ ) và tạo công ăn việc làm chongời lao động ở địa phơng, tạo một nguồn thu nhập cho ngời dân, nhằm nângcao đời sống vật chất cho ngời dân ở địa ở địa phơng Công ty đã đi vào hoạt

động 5 năm và bớc đầu đã có những thành tích khả quan Hiện nay Công ty

đang thực hiện hợp đồng với phía Hong Kong để thực hiện gia công hàngxuất khẩu Công ty đã đi vào hoạt động đợc 5 năm vã bớc đầu đã thu đợcnhững thành tích, sau đây là một số chỉ tiêu phản ánh tình hình hoạt độngcủa công ty

Biểu 1 : Các chỉ tiêu đánh giá hoạt động đơn vị một số năm

2 Doanh thu (Triệu đồng) 36.976 40.279 53.641 73.145

4 Sản lợng

hàng năm Sản lợng 400.000 600.000 2.300.000 2.600.000

thiết bị Tiên tiếnmới 100% Tiên tiếnmới 100% Tiên tiếnmới 100% Tiên tiếnmới 100%

Qua các chỉ tiêu trên ta thấy tình hình hoạt động sản xuất kinh doanhcủa công ty có chiều hớng phát triển tốt lên, tất cả các chỉ số của các năm

đều tăng lên so với năm gốc và năm sau lớn hơn năm trớc, đây cũng là dodoanh nghiệp biết sử dụng tốt các tiềm năng của doanh nghiệp, nh là nhâncông rẻ, có nhiều hợp đồng gia công xuất khẩu và tất cả đều đợc hoạt độngtrên dây truyền công nghệ hiện đại nên năng suất cao, chất lợng sản phẩm ổn

định và đảm bảo Song công ty cần duy trì và tiếp tục phát huy trì mức độphát triển của doanh nghiệp và nâng cao mức thu nhập của ngời dân lao

động phù hợp mức độ tăng doanh thu và lợi nhuận , nhằm nâng cao đời sốngvật chất cho ngời lao động

Với hoạt động chủ yếu là gia công theo đơn đặt hàng do đó các hoạt

động của công ty là giao dịch quan hệ với khách hàng, với ngời cung cấpdịch vụ, lao vụ, tài sản… với hệ thống máy móc thiết bị hiện đạivà đặc biệt với 4500 công nhân thực hiện các khâucủa cả một quá trình gia công hàng dệt may xuất khẩu, với đặc điểm kế toán

nh vâỵ dẫn đến các phần hành kế toán của doanh nghiệp chủ yếu là vốn băngtiền và các nghiệp vụ thanh toán

2.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại công ty cổ phần dệt may xuất khẩu hải phòng

Bộ phận thực tập là phòng kế toán của công ty Phòng kế toán giữ vịtrí trung tâm của công ty, nó kết nối tất cả các mối quan hệ giữ các phòngcác bộ phận, các nhà máy các phân xởng trong công ty Phòng kế toán làkhâu then chốt để thực hiện các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, vớinhiệm vụ là phản ánh và kiểm tra đầy đủ trung thực, hợp lý tình hình tài sảnhiện có, các nguồn hình thành tài sản cũng nh sự vận động của chúng trongquá trình sản xuất kinh doanh tại doanh nghiệp, từ đó cung cấp thông tinkinh tế tài chính một cách kịp thời, hữu ích phục vụ cho công tác quản lý vàcác quyết định sản xuất kinh doanh

Sau đây là cơ cấu của phòng kế toán (sơ đồ số 13 )

KT trởng

Trong đó kế toán trởng giúp giám đốc chỉ đạo điều hành công tác kếtoán thống kê tài chính ở doanh nghiệp và có trách nhiệm hớng dẫn chỉ đạonghiệp vụ tài chính tế toán cho tất cả công nhân viên ở doanh nghiệp, thựckiểm các chế độ chính sách thể lệ về kinh tế tài chính, đồng thời phải thựchiện việc tổ chức kiểm tra công tác kế toán toàn đơn vị và có quyền tham giagóp ý về chiến lợc sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và ký trên tất cảcác hợp đồng kinh tế có liên quan của toàn doanh nghiệp Chịu toàn bộ tráchnhiệm về mặt pháp lý độ trung thực, và hợp lý của các báo cáo tài chính.

Kế toán tổng hợp là ngời chịu sự chỉ đạo trực tiếp từ kế toán trởng, làngời quản lý tổng hợp các phần hành kế toán, kết hợp giữa các phần hành kếtoán, hàng ngày dựa vào các chứng từ gốc phát sinh để nhập vào nhật kýchung của công ty, các sổ cái của công ty, có mối quan hệ thân thiết giữa cácphần hành kế toán, tập hợp chi phí tính giá thành và xác định kết quả kinhdoanh, cùng kế toán trởng lập các báo cáo kinh doanh

Công ty sản xuất với quy mô lớn, với tính chất là nghành dệt may nên

tỷ trọng tài sản cố định chiếm tỉ lệ lớn trong tổng tài sản của doanh nghiệp

do đó mà kế toán tài sản cố định giữ một vai trò quan trọng, phản ánh tổnghợp số liệu một cách chính xác kịp thời về số lợng, về hiện trạng giá trị tàisản cố định, tình hình tăng giảm, giám sát việc mua sắm xây dựng và bảoquản tài sản cố định, tính toán chính xác số khấu hao giá trị hao mòn của tàisản cố định và phân bổ chính xác vào chi phí sản xuất kinh doanh, hoạchtoán chính xác vào chi phí sửa chữa kiểm tra tình hình thực hiện dự toán,tham gia kiểm kê, kiểm tra tài sản cố định, đánh giá lại tài sản cố định vàtình hình bảo quản tài sản cố định Ơ Công ty thực hiện khấu hao tài sản cố

định là khấu hao đều hàng năm

Đối với kế toán tiền lơng trong công ty là rất quan trọng với 4500 lao

động nên lực lợng thực hiện phần hành kế toán này là chiếm tỷ lệ đông là 6ngời, mỗi ngời quản lý khoản từ 700 đến 800 công nhân, và nhiệm vụ của kếtoán tiền lơng là phản ánh kịp thời chính xác về số lợng, thời gian và kết quảlao động, tính lơng và các khoản trích theo lơng, đồng thời phân bổ chi phínhân công cho các đối tợng sử dụng lao động nhằm phục vụ cho việc tập hợpchi phí, tính giá sản phẩm, lập báo cáo về lao động tiền lơng, đồng thời phầntích quản lý sử dụng lao động và đề ra các biện pháp nhằm khai thác mọitiềm năng về lao động

Đối với kế toán quỹ tiền mặt Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ thuchi để ghi vào sổ quỹ và lập báo cáo quỹ kèm theo các chứng từ thu, chi để

KT tổng hợp

ghi sổ kế toán và thủ quỹ phải thờng xuyên kiểm kê số tiền quỹ thực tế, tiếnhành đối chiếu với số liệu sổ quỹ, sổ kế toán, nếu có chênh lệch từ thủ quỹ,

kế toán tìm ra nguyên nhân và có những biện pháp sử lý cần thiết Đối vớivàng, bạc, đá quý thì cân đo đong đếm số lợng, trọng lợng, giám định chất l-ợng Đối với ngoại tệ kế toán quy đổi ra đồng và theo dõi tỉ giá, ngoài ratheo dõi chi tiết trên tài khoản 007 đối với các loại ngoại tệ

Đối với kế toán thanh toán ghi chép nhằm theo dõi chặt chẽ các khoảnphải thu, phải trả chi tiết theo từng đối tợng, từng khoản nợ, từng thời gian,

đôn đốc việc thanh toán kịp thời tránh chiếm dụng vốn lẫn nhau Tiến hànhkiểm tra,đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán và số cònnợ.giám sát việc thực hiện các nghiệp vụ thanh toán công nợ và tình hìnhchấp hành kỷ luật thanh toán Tổng hợp để cung cấp thông tin kịp thời vềtình hình công nợ từng loại cho quản lý để có biện pháp sử lý

Đối với kế toán ngân hàng mở sổ theo dõi chi tiết từng loại tiền gửi,tiền việt nam, ngoại tệ, vàng, bạc, đá quý Chứng từ sử dụng là các giấy báo

có, báo nợ hoặc bảng sao kê của Ngân Hàng kèm theo chứng từ gốc hàngngày, dựa vào các chứng từ gốc phải đối chiếu và kiểm ra trên sổ chi tiết, nếu

cố chênh lệch sai sót phải báo cáo ngay và có biện pháp sử lý thích hợp

Đối với các kế toán khác nh là tiền cơm, kế toán thuế, kế toán tiêu thụsản phẩm và xác định kết quả kinh doanh… với hệ thống máy móc thiết bị hiện đại ợc giao cho hai kế toán viên đthực hiện phản ánh một cách chính xác kịp thời phục vụ cho các hoạch toánkhác Kế toán ở công ty sử dụng một số các phơng pháp kế toán nh là phơngpháp chứng từ, phơng pháp tài khoản ghi sổ kép, phơng pháp tính giá, phơngpháp tổng hợp cân đối để thu thập xử lý phản ánh tình hình hoạt động kinhdoanh của từng thời kỳ, nhằm cung cấp thông tin phục vụ cho quản lý

* Chính sách kế toán của Công ty:

Công ty Cổ Phần Dệt May Xuất Khẩu Hải Phòng mới thành lập và đivào hoạt động gần năm năm đã xây dựng cho mình một chính sách kế toánnhất quán phù hợp với tính chất hoạt động của công ty Chính vì lẽ đó mà đãtạo đà cho sự phát triển của công ty ngày càng lớn mạnh

Đối với tài sản cố định: Công ty mới thành lập và đi vào hoạt độngnên toàn bộ tài sản cố định của công ty là mới và tiên tiến 100%, công ty cómột chính sách quản lý tài sản một cách hợp lý và chặt chẽ, mọi công nhântham gia hoạt động ở khâu sản xuất nào thì sẽ tự chịu trách nhiệm về tài sản

ở tại khâu đó khi sảy ra mất mát hoặc gây hỏng một cách cố ý Hàng thángcông ty đều tiến hàng tính khấu hao tài sản cố định theo phơng pháp khấuhao theo thời gian sử dụng, khấu hao đều hàng năm, với cách tính khấu haonày làm cho khả năng thu hồi vốn chậm, nhng chi phí khấu hao tài sản cố

định không đổi làm ổn định giá thành sản phẩm của công ty

Đối với hạch toán công cụ, nguyên vật liệu, với tính chất hoạt độngsản xuất của công ty là nhận gia công hàng nhập khẩu, tất cả nguyên vậtliệu, công cụ dụng cụ đều do khách hàng giao cho, nên công ty tổ chức theo

dõi tình hình tăng, giảm, tồn nguyên vật liệu ở tài khoản ngoài bảng 002 “Vật t, hàng hoá, nhờ giữ hộ, nhận gia công, mở sổ theo dõi chi tiết đối vớitừng nguyên vật liệu theo từng đơn đặt hàng của khách hàng.

Đối với kế toán tiền lơng, ở công ty chia làm hai khối hởng lơng khácnhau đó là khối hởng lơng theo sản phẩm gồm công nhân trực tiếp sản xuất

và công nhân quản lý phân xởng, khối đợc hởng lơng theo thời gian bao gồmtất cả các nhân viên, cán bộ phòng ban Ngoài ra công nhân viên còn đợc h-ởng các chế độ khác nh tiền ăn ca, tiền khen thởng, bảo hiểm xã hội Công

ty cũng tiến hành trích các chế độ theo lơng cho công nhân viên theo quy

định hiện hành của nhà nớc

Đối với tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm, do tính chất hoạt

động kinh doanh của công ty là thực hiện khâu gia công, nên công ty tập hợpchi phí và tình giá thành sản phẩm thực hiện theo đơn đặt hàng mà phía đốitác đặt, tập hợp chi phí ở công ty bao gồm chi phí sản xuất chung và chi phínhân công

Đối với sử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái Hiện nay ở công ty khi tiếnhành hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến tiền ngoại tệ, tiền gửi ngoại tệ,các khoản phải thu, các khoản phải trả liên quan đến ngoại tệ đều đợc hạchtoán theo tỷ giá hạch toán Tỷ giá hạch toán ở công ty thờng lấy tỷ giá cuốinăm tài chính của năm trớc làm căn cứ dùng làm tỷ giá hạch toán cho nămtiếp theo

Kế toán của công ty áp dụng toàn bộ những quy định chế độ chuẩnmực kế toán do nhà nớc ban hành, tạo điều kiện cho hoạt động kinh doanh đ-

ợc thuận tiện công ty sử dụng hệ thống tài khoản do bộ tài chính ban hành,

mở sổ kế toán, theo dõi chính xác toàn bộ tài sản, tiền vốn doanh nghiệpquản lý và sử dụng theo đúng chế độ hạch toán kế toán , thống kê hiện hành,phản ánh một cách kịp thời tình hình sử dụng, biến động tài sản, vốn

Thờng xuyên kiểm tra, đối chiếu tình hình công nợ, xác định và phânloại các khoản nợ tồn đọng, phân tích khả năng thu hồi để có biện pháp sử lýthích hợp

Đối quan hệ thanh toán với Nhà Nớc, công ty nộp thuế theo phơngpháp khấu trừ thuế, công ty không phải nộp thuế xuất khẩu hàng gia công do

đó hàng tháng công ty sẽ đợc hoàn thuế giá trị gia tăng đầu vào đợc khấu trừ

Công ty thực hiện lập báo cáo tài chính vào các quý, năm, kiểm tratính pháp lý và độ trung thực của các báo cáo tài chính bằng cách thuê cáckiểm toán viên độc lập Công bố các báo cáo tài chính phản ánh hoạt độngcủa công ty trớc hội đồng quản trị, các chủ nợ các nhà đầu t, các cổ đông,thuế, thống kê , công nhân viên trong công ty

Tóm lại chính sách kế toán của Công Ty Cổ Phần Dệt May Xuất KhẩuHải Phòng đợc xây dựng trên cơ sở đúng nguyên tắc, chế độ, pháp lý phùhợp với khả năng và tình hình hoạt động của Công ty

Về tổ chức hệ thống sổ kế toán của công ty là hình thức nhật ký chung(Sơ đồ số 14 )

2.3 Thực trạng hạch toán kế toán vốn bằng tiền

và các nghiệp vụ thaNH TOáN tại công ty cổ phần dệtmay xuất khẩu hải phòng

Nh đã trình bày ở trên hình thức sổ kế toán ở công ty là hình thức sổnhật ký chung, hàng ngày kế toán dựa vào các chứng từ gốc phát sinh từ cácnghiệp vụ kinh tế để tiến hành ghi vào sổ nhật ký chung, và các sổ có liênquan

Từ các chứng từ, nh là phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có

kế toán tiến hàng vào sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian và theo cácnghiệp vụ kinh tế phát sinh ( trình tự sơ đồ 22 )

Ví dụ1: Khi nhận đợc phiếu chi 005-PC kế toán sẽ vào sổ nhận ký chung

Đơn vị … với hệ thống máy móc thiết bị hiện đại… với hệ thống máy móc thiết bị hiện đại Mẫu sổ: 01 -TT

Địa chỉ … với hệ thống máy móc thiết bị hiện đại… với hệ thống máy móc thiết bị hiện đại Theo QĐ số: 1141_TC

Quyển số… với hệ thống máy móc thiết bị hiện đại… với hệ thống máy móc thiết bị hiện đại Số: 005

Phiếu Chi

Ngày 02 tháng 07 năm 2003

Họ và tên ngời nhận tiền: Vũ Thị Huệ

Địa chỉ : Phòng Hành Chính

Lý do chi tiền: Thanh toán tiền lơng tháng 06/ 03

Số tiền: 3.961.260 đồng viết bằng chữ ( Ba triệu chín trăm sáumốt nghìn hai trăm sáu mơi đồng)

Kèm theo… với hệ thống máy móc thiết bị hiện đại… với hệ thống máy móc thiết bị hiện đại… với hệ thống máy móc thiết bị hiện đại… với hệ thống máy móc thiết bị hiện đại… với hệ thống máy móc thiết bị hiện đại… với hệ thống máy móc thiết bị hiện đại… với hệ thống máy móc thiết bị hiện đại… với hệ thống máy móc thiết bị hiện đại… với hệ thống máy móc thiết bị hiện đại chứng từ gốc

Công Ty Cổ Phần Dệt May Xuất Khẩu Hải Phòng

01/07/03 006-PC Khấu trừ lơng tiền cơm 3341 138 80.000

02/07/03 014-PC Tạm ứng đi nội bài 141 1111 300.000 02/07/03 016-PC Hỗ trợ kinh phí mua trang bị VP 6428 1111 26.468.520

1121 413 3.138.715

24/07/03 003-BN Thanh toán BHYT 338 1121 52.952.836 24/07/03 165-PC Thanh toán tiền thai sản CN 338 1111 16.125.600 25/07/03 177-PC Khấu trừ lơng BHXH 3341 338 172.840

31/07/03 221-PC Trực lãnh đạo T6+7/ 03 3341 1111 1.220.000 31/7/03 222-PC Đặt phiếu báo sản lợng 1331 1111 253.500

6277 1111 2.535.000 31/07/03 225-PC Mua VPP + bảo trì máy pho to 1331 1111 2.042.700 31/07/03 225-PC Mua VPP + bảo trì máy pho to 6277 1111 22.227.000 31/07/03 235-PC Thanh toán lơng T6/ 03 3341 1111 1.159.889.123 31/07/03 237-PC Hỗ trợ xây nhà tình nghĩa 1388 1111 8.000.000

2.3.1 kế toán đối với vốn bằng tiền

Quy chế quản lý tiền tệ của công ty: Do đặc điểm sản xuất của công ty

là thực hiện gia công hàng xuất khẩu nên vốn bằng tiền của công ty là tiền

đồng Việt Nam và ngoại tệ (USD)

Tại quỹ tiền mặt của công ty chỉ quản lý tiền mặt đồng Việt Nam giaocho thủ quỹ giữ, thủ quỹ sẽ là ngời quản lý quỹ tiền mặt và chịu trách nhiệmmọi pháp lý, thủ quỹ chỉ đợc xuất, nhập quỹ tiền mặt khi đợc lệnh thu chicủa giám đốc uỷ quyền cho kế toán trởng công ty Mọi khoản thu chi tiềnmặt phải có phiếu thu, chi, và có đủ chữ ký của ngời giao, ngời nhận, ngờicho phép (kế toán trởng) sau khi đã thu, chi tiền thủ quỹ đóng dấu “ đã thutiền” Cuối ngày căn cứ vào thu, chi để ghi vào sổ quỹ, sau đó chuyển chứng

từ cho kế toán tổng hợp để vào sổ kế toán bằng tiền Hàng ngày thủ quỹ phảikiểm kê số tiền quỹ thực tế, và đối chiếu với sổ chi tiết tiền mặt đối chiếu

Đối với tiền gửi hàng ngày căn cứ vào giấy báo nợ, báo có hoặc bảngsao kê của Ngân Hàng kế toán tiền gửi sẽ tiến hành ghi vào sổ chi tiết và sổcái của kế toán tiền gửi, sau đó tiến hành đối chiếu với số tiền thực có củaNgân Hàng Đối với ngoại tệ kế toán sử dụng tỷ giá hạch toán và theo dõitrên tài khoản chi tiết 007 Chênh lệch giữa tỷ giá thực tế và tỷ giá hạch toán

đợc phản ánh ở nợ hoặc có của TK 413 “ chênh lệch tỷ giá”, Cuối tháng căn

cứ vào số d ngoại tệ kế toán tiến hành điều chỉnh tỷ giá

2.3.1.1 Đối với quỹ tiền mặt:

Các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến quỹ tiền mặt của công ty là: rúttiền gửi Ngân Hàng về quỹ, tạm ứng, hoàn tạm ứng, chi trả lơng cho côngnhân viên, chi mua thiết bị văn phòng, chi các dịch vụ nh là mua xăng,quảng cáo, tiếp khách, chi trả xây lắp xây dựng cơ bản phục vụ cho hoạt

động sản xuất kinh doanh của công ty

Các chứng từ thờng đợc sử dụng ở đây là phiếu thu, phiếu chi, sau khithủ quỹ nhận các chứng từ phiếu thu, phiếu chi sẽ nhập tiền vào quỹ hoặcxuất quỹ và vào sổ quỹ theo dõi riêng đối với quỹ tiền mặt Thủ quỹ sẽchuyển các chứng từ thu và chi tới kế toán tổng hợp để vào sổ chi tiết tiềnmặt và vào sổ cái TK 111, hàng ngày thủ quỹ đối chiếu giữa sổ quỹ và sổ chitiết tiền mặt với số tiền thực tế của quỹ Nếu phát hiện chênh lệch thì phảibáo ngay với kế toán tổng hợp và kế toán trởng để tìm ra nguyên nhân, cóbiện pháp sử lý kịp thời Hàng tuần, cuối mỗi tháng kế toán trởng sẽ tiếnhành kiểm quỹ đối chiếu số tiền thực tế của quỹ với sổ sách có liên quan đếnquỹ tiền mặt đồng thời lập biên bản kiểm quỹ

Các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến quỹ tiền mặt phát sinh rất nhiều,một số nghiệp vụ kinh tế tuy thời gian xảy ra khác nhau, nhng về nội dungkinh tế thì giống nhau, nh là cùng tạm ứng, cùng rút tiền gửi về quỹ tiền mặt,cùng tiếp khách, cùng mua dầu, cùng phát lơng những nghiệp vụ kinh tế cónội dung kinh tế giống nhau thì trình tự hạch toán sẽ giống nhau Còn các

nghiệp vụ phát sinh tuy nội dung kinh tế có khác nhau ( khác nhau về chứng

từ gốc đơn xin tạm ứng của nghiệp vụ tạm ứng, giấy báo nợ của Ngân Hàngcủa nghiệp vụ rút tiền gửi về quỹ tiền mặt ) nhng chúng có điểm giống nhau

là đều đợc ghi vào sổ quỹ tiền mặt, sổ chi tiết tiền mặt dựa vào các chứng từthu, chi, do đó vì hạn chế về mặt thời gian nên em chỉ xin lấy ví dụ một vàinghiệp vụ kinh tế để minh hoạ cho hạch toán quỹ tiền mặt

Ví dụ 2: Từ đơn xin tạm ứng của nhân viên Nguyễn Duy Trọng, phònghành chính ( đơn xin tạm ứng sẽ đợc trình bày ở phần thanh toán với côngnhân viên ) kế toán trởng sẽ viết phiếu chi số 001-PC, chuyển cho thủ quỹxuất quỹ tiền mặt cho nhân viên Nguyễn Duy Trọng

Đơn vị … với hệ thống máy móc thiết bị hiện đại… với hệ thống máy móc thiết bị hiện đại Mẫu sổ: 01 -TT

Địa chỉ … với hệ thống máy móc thiết bị hiện đại… với hệ thống máy móc thiết bị hiện đại Theo QĐ số: 1141-TC

Quyển số… với hệ thống máy móc thiết bị hiện đại… với hệ thống máy móc thiết bị hiện đại Số: 001

Khi thủ quỹ nhận đợc chứng từ thu, chi sẽ vào sổ quỹ tiền mặt rồi chuyển cho kế toán tổng hợp vào sổ chi tiết TK 1111 và vào sổ cái TK 111

Đơn vị … với hệ thống máy móc thiết bị hiện đại… với hệ thống máy móc thiết bị hiện đại Mẫu sổ: 01 -TT

Địa chỉ … với hệ thống máy móc thiết bị hiện đại… với hệ thống máy móc thiết bị hiện đại Theo QĐ số: 1141_TC

Quyển số… với hệ thống máy móc thiết bị hiện đại… với hệ thống máy móc thiết bị hiện đại

Số: 001

Phiếu Thu

Ngày 04 tháng 07 năm 2003

Họ và tên ngời nộp tiền: Hoàng Thị Duyên

Địa chỉ: Phòng kế toán Công ty cổ phần Dệt May XKHP

Lý do nộp tiền: Rút tiền gửi NH về quỹ tiền mặt

Số tiền: 150.000.000 đồng viết bằng chữ ( Một trăm năm mơi

triệu đồng)Kèm theo… với hệ thống máy móc thiết bị hiện đại… với hệ thống máy móc thiết bị hiện đại… với hệ thống máy móc thiết bị hiện đại… với hệ thống máy móc thiết bị hiện đại… với hệ thống máy móc thiết bị hiện đại… với hệ thống máy móc thiết bị hiện đại… với hệ thống máy móc thiết bị hiện đại… với hệ thống máy móc thiết bị hiện đại… với hệ thống máy móc thiết bị hiện đại chứng từ gốc

Đã nộp đủ số tiền(viết bằng chữ) (Một trăm năm mơi triệu đồng)

Sổ quỹ tiền mặt

31/07/03 228 Thanh toán tiền dầu diezel 85.640.161

6428 0 119.840.972 0 119.840.972

Tổng 5.055.240.857 5.457.419.846 5.055.240.857 5.457.419.846

Cuối mỗi tuần, mỗi tháng kế toán trởng sẽ kiểm quỹ và lập biên bảnkiểm quỹ, biên bản kiểm quỹ có đủ chữ ký của thủ quỹ, kế toán tiền mặt, kếtoán trởng

Đơn vị Mẫu số: 07a -TT

Số: 5

Bảng kiểm kê quỹ

Vào 16 giờ ngày 31 tháng 7 năm 2003

1.211.883.9501.211.883.9501.211.883.950Không

ở đây là số d trên sổ quỹ phải bằng số d trên sổ chi tiết tiền mặt tại quỹ vàphải bằng số d quỹ thực tế đồng thời cũng phải bằng sổ cái TK 111

2.3.1.2 Hạch toán tiền gửi Ngân Hàng

Công ty mở tài khoản tiền gửi tại Ngân Hàng Đầu T Và Phát TriểnHải Phòng, với hai loại tiền gửi là “VNĐ” và ngoại tệ “USD” Hạch toán tiềngửi Ngân Hàng chủ yếu ở công ty đó là nhận tiền hàng do khách hàng trảtiền hàng bằng ngoại tệ “USD” trả nợ, trả lãi vay nợ, trả phí Ngân Hàng, bánngoại tệ, rút tiền gửi Ngân Hàng về quỹ tiền mặt Công ty sử dụng tỷ giáhạch toán để hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến tiềngửi ngoại tệ ở Ngân Hàng, Tỷ giá hạch toán mà công ty sử dụng hiện nay là15.479, ngoài ra còn sử dụng TK ngoài bảng để theo dõi nguyên tệ TK 007

Chứng từ mà kế toán tiền gửi Ngân Hàng dùng để vào sổ đó là giấybáo nợ ngoại tệ “ BN$”, báo nợ bằng đồng Việt Nam “ BN ”, giấy báo cócho ngoại tệ “BC$”, giấy báo có của đồng Việt Nam “ BC”, phiếu thu dùng

để rút tiền về quỹ

Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiền gửi ở Ngân Hàngrất nhiều, nhng trình tự hạch toán đều tơng tự nh nhau Hàng ngày sau khinhận đợc các giấy báo nợ, báo có của Ngân Hàng chuyển đến, kế toán tiềngửi Ngân Hàng sẽ vào sổ chi tiết tiền gửi Ngân Hàng sau khi đã đối chiếu

với các chứng từ gốc kèm theo, nếu có sai sót sẽ báo ngay cho Ngân Hàng

cùng xác định đợc nguyên nhân để có biện pháp sử lý kịp thời

Ví dụ 4: Bảo hiẻm xã hội thanh toán tiền bảo hiểm xã hội cho công tyqua Ngân Hàng, Công ty sẽ nhận đợc giấy báo có đồng Việt Nam của Ngân

Tên tài khoản/Account name :

Kính gửi/To :Công ty cổ phần Dệt May Xuất Khẩu Hải

Phòng Ngân Hàng chúng tôi xin trân trọng thông báo: Tài khoản của QuýKhách Hàng đã đợc ghi có với nội dung sau:

Please note that we have today CREDITED your account with the

Giao dịch viên/Prepared by Kiểm soát/Verified by

Ví dụ 5: Khách hàng trả tiền hàng qua Ngân Hàng, công ty nhận đợcgiấy báo có của Ngân Hàng “ 001-BC$ “ Kế toán Ngân Hàng sau khi đối

chiếu với chứng từ gốc sẽ vào sổ chi tiết kế toán tiền gửi theo tỷ giá hạch

toán là 15.479, với số tiền ghi trên giấy báo có là 249.980 ( USD ), kế toán

tiền gửi sẽ ghi vào sổ chi tiết tiền gửi số tiền quy đổi là:

249.980 (USD ) x 15.479 (đồng ) = 3.869.440.420 (đồng )

Đồng thời ghi vào TK ngoài bảng 007: Nợ TK 007 249.980 ( USD )

BM 008

Tên tài khoản/Account name :

Kính gửi/To :Công ty cổ phần Dệt May Xuất Khẩu Hải

Phòng Ngân Hàng chúng tôi xin trân trọng thông báo: Tài khoản của QuýKhách Hàng đã đợc ghi có với nội dung sau:

Please note that we have today CREDITED your account with the

currency Diễn giải/particulars

Giao dịch viên/Prepared by Kiểm soát/Verified by

BM 008

Ví dụ 6: Sau khi thu tiền hàng về là (USD ), công ty bán ngoại tệ lấy

đồng Việt Nam để phục vụ cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh,

bán ngoại tệ tại Ngân Hàng và gửi luôn vào Ngân Hàng, công ty sẽ nhận đợc

đồng thời giấy báo nợ cho ngoại tệ (USD ) “ 0012-BN$ “ và báo có cho tiền

gửi đồng Việt Nam “ 004- BC “, chứng từ mà kế toán tiền gửi dùng để ghi

vào sổ sách là “ 0012-BN$ “

Tỷ giá tại thời điểm bán ngoại tệ là: 15.515 ( đồng )

Nh vậy công ty sẽ có : 87.164 ( USD ) x 15.515 = 1.349.559.98( đồng ), tỷ giá hạch toán của công ty là 15.479 (đồng ) chênh lệch tỷ giá

giữa tỷ giá thực tế và tỷ giá hạch toán là : ( 15.515 – 15.479 ) x 87.164 =

3.138.715 ( đồng ) đợc ghi vào bên nợ TK 413

Giấy báo Nợ

debit advice

Số /Seq No: 0012 Ngày/Date: 18/07/03

Số tài khoản/Account No :

12410000000075

Tên tài khoản/Account:

name:

Kính gửi/ To :Công ty cổ phần Dệt May Xuất Khẩu Hải

Khách Hàng đã đợc ghi nợ với nội dung sau:

Please note that we have today DEBITED your account with the following

Giao dịch viên/Prepared by Kiểm soát/Verified by

Sổ Chi Tiết Tài Khoản 112

BM 009

Tõ ngµy 01/07/03 §Õn ngµy 31/07/03

D ®Çu kú 182.296.907 0 §¬n vÞ: §ång

18/07/03 009-BN$ Tr¶ nî vay KU (1269) 311 0 503.067.500 18/07/03 0010-BN$ Tr¶ nî vay KU (01244) 311 0 503.067.500

Với sổ sách kế toán về tiền gửi Ngân Hàng của công ty hiện nay,không mở sổ theo dõi chi tiết riêng từng loại tiền gửi là đồng Việt Nam vàngoại tệ “USD” làm cho việc theo dõi hai loại tiền gửi trên gặp khó khăn,ngời xem không thể xác định đợc đâu là tiền gửi là đồng Việt Nam, đâu làtiền gửi là ngoại tệ ngay khi nhìn vào sổ chi tiết tiền gửi Ngân Hàng, Mặtkhác khi nghiệp vụ kinh tế nh là bán ngoại tệ pháp sinh việc ghi sổ có thểgây ra nhầm lẫn giữa hai loại tiền đồng Việt Nam và đồng USD Hơn thế nữatheo chuẩn mực kế toán số 10 mới ban hành về chênh lệch tỷ gía ngoại tệ thìtoàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến ngoại tệ đều phảihạch toán theo tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh các nghiệp vụ kinh tế,với sổ sách kế toán mở hiện nay không thể phản ánh đợc cả về nguyên tệ, tỷgiá, đồng Việt Nam quy đổi gây khó khăn trong việc theo dõi biến động tỷgiá của thị trờng, quản lý ngoại tệ cũng nh thực hiện chuẩn mực kế toán.

Tính đối chiếu ở đây sẽ là tổng số tiền có ở Ngân Hàng của công typhải bằng tổng số tiền d trên sổ chi tiết tài khoản tiền gửi và trên sổ cái tàikhoản tiền gửi