THỰC TẾ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIÊU THỤ HÀNG HOÁ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH Ở CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ BAO BÌ HÀ AN

Thực tế tổ chức công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh ở Công ty TNHH Thơng Mại và Bao Bì Hà An I.. Giám đốcBộ phận MarketingBộ phận vận tảiBộ phận kinh doanh

Thực tế tổ chức công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá

và xác định kết quả kinh doanh ở Công ty TNHH Thơng Mại và Bao Bì Hà An

I Đặc điểm và tình hình chung của Công ty

1 Quá trình hình thành và phát triển

Công ty TNHH Thơng Mại và Bao Bì Hà An đợc thành lập vào năm 1998.Trụ sở của Công ty đặt tại: 84 - Phạm Huy Thông - Ba Đình - Hà Nội Kể từ khithành lập (1998) đến nay, tuy thời gian phát triển cha lâu, nhng Công ty đã từngbớc phát triển mở rộng thị trờng, mở rộng qui mô kinh doanh, nâng cao doanhthu và lợi nhuận Trong điều kiện cạnh tranh quyết liệt hiện nay, Công ty đãtừng bớc khẳng định đợc vị thế của mình trong lĩnh vực cung cấp vật t ngành introng đó chủ yếu là mặt hàng giấy nhập ngoại, và hiện đang là một trong nhữngnhà cung cấp có uy tín và có thị trờng lớn, ngoài các nhà sản xuất nh nhà in, cácCông ty bao bì, nhà xuất bản, các nhà in báo, tạp chí, Công ty còn mở rộng thịtrờng cung cấp cho các đại lý bán lẻ, các Công ty thơng mại khác trên thị trờng

Hà Nội và các tỉnh lân cận

2 Chức năng và nhiệm vụ của Công ty

- Chức năng:

+ Chuyên kinh doanh giấy các loại (chức năng chính)

+ Sản xuất và kinh doanh các sản phẩm bao bì giấy, PE, PP, Carton,Duplex, phục vụ nội địa và xuất khẩu

+ Dịch vụ in ấn bao bì, tờ rơi, quảng cáo

+ Dịch vụ xuất, nhập khẩu và nhận hàng nhập khẩu

Tuy nhiên, hiện tại chức năng chủ yếu của Công ty là chuyên kinh doanhgiấy các loại đợc nhập về từ các nớc nh: Japan, Korea Thailand, Indonexia,China

- Đồng thời Công ty phải bảo toàn về vốn trong kinh doanh và có nghĩa vụnộp các khoản thuế với ngân sách Nhà nớc

* Tổ chức bộ máy quản lý, chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban

Giám đốc

Bộ phận MarketingBộ phận vận tảiBộ phận kinh doanh Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán Kế toán kho Kế toán quỹ

- Các trởng phòng

- Nhân viênSơ đồ đợc khái quát nh sau

+ Chức năng của phòng Marketing

- Đảm bảo tiêu thụ hàng hoá của Công ty trên thị trờng theo kế hoạch

- Đảm bảo duy trì thị trờng mục tiêu hiện tại và phát triển, mở rộng thị ờng mới

tr Lập kế hoạch, đảm bảo cung cấp kịp thời các sản phẩm, hàng hoá củaCông ty tới khách hàng

- Đảm bảo doanh thu kế hoạch và nâng cao doanh thu

- Phản hồi, cung cấp thông tin thị trờng tới giám đốc Công ty

- Hỗ trợ các phòng ban khác hoàn thành tốt nhiệm vụ+ Chức năng của phòng kế toán

- Tính toán, đối chiếu, ghi chép phản ánh các nghiệp vụ kế toán phát sinh

có liên quan đến tài chính của Công ty

- Cung cấp các thông tin cho giám đốc nhằm đa ra những quyết định kịpthời đối với việc quản lý hoạt động kinh doanh, hoạt động sự nghiệp dới dạng

các báo cáo kế toán

- Quan hệ và cung cấp các số liệu kế toán, làm việc với các cơ quan nhthuế, ngân hàng, kho bạc Nhà nớc, khách hàng mua và bán của Công ty

3 Tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán của Công ty Hà An.

* Bộ máy kế toán:

Công ty TNHH Thơng Mại và Bao Bì Hà An đang trong thời kỳ phát triển

và hoàn thiện do vậy bộ máy kế toán bao gồm:

- Kế toán trởng

- Kế toán kho

- Kế toán thanh toán

* Tổ chức công tác kế toán ở Công ty

Công tác kế toán ở Công ty đợc thực hiện qua 2 giai đoạn:

+ Hạch toán ban đầu: Kế toán kho tuân thủ chế độ ghi chép ban đầu theo

đúng chỉ dẫn của phòng kế toán, căn cứ vào phiếu nhập, xuất kho để ghi thẻ kho,cuối tháng lập báo cáo “Nhập - xuất - tồn” chuyển bộ phận kế toán

+ Hạch toán tại phòng kế toán: Sau khi nhận đợc các chứng từ ban đầu cán

bộ kế toán thực hiện kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của các chứng từ thuộc phầnhành mà mình phụ trách, lập bảng kê ghi chép sổ chi tiết, sổ tổng hợp Tổnghợp số liệu kế toán phục vụ cho yêu cầu quản lý của Công ty Từ đó phân tíchnội dung kinh tế tham mu cho ban giám đốc trong việc ra quyết định

II Thực trạng tổ chức công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kế quả kinh doanh tại Công ty TNHH Thơng mại và Bao bì

Hà An

1 Một số vấn đề chung về quản lý và kế toán tiêu thụ hàng hoá, xác

định kết quả kinh doanh của Công ty.

1.1 Đặc điểm hàng hoá của Công ty.

Hàng hoá của Công ty TNHH Thơng mại và Bao bì Hà An thờng là các sảnphẩm giấy nhập ngoại, là bán thành phẩm trong qui trình công nghệ sản xuấtbáo chí, tạp chí, bao bì giấy, bao bì Carton

Việc quản lý thành phẩm do phòng kế toán và ngời quản lý kho thực hiệntrên hai mặt hiện vật và giá trị Việc nhập, xuất bao giờ cũng có sự quản lý giámsát ít nhất của cả 2 bên Ngời quản lý kho có nhiệm vụ quản lý và bảo quảnthành phẩm sau khi nhập kho Nếu mất mát, h hỏng, quản lý kho hoàn toànchịu trách nhiệm.

1.2 Đặc điểm tiêu thụ hàng hoá, các phơng thức bán hàng và thể thức thanh toán.

* Hàng hoá của Công ty đợc bán ra cho những khách hàng ở Hà Nội và cáctỉnh khác

* Công ty đã thực hiện phơng thức bán hàng là phơng thức tiêu thụ trựctiếp Với phơng thức này hình thức thanh toán là:

+ Bán hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng sau khi

đã lập hoá đơn bán hàng tại phòng kế toán

+ Bán hàng trả chậm: Công ty cho phép một số khách hàng truyền thống trảchậm trong một thời gian nhất định

Hai hình thức này đợc áp dụng linh hoạt tuỳ theo từng đối tợng khách hàng.Thông thờng chia làm 2 loại khách hàng: Khách hàng có hợp đồng mua bán lànhững khách hàng lớn, còn lại là các khách hàng mua lẻ

2 Chứng từ hạch toán tiêu thụ thành phẩm.

Kế toán sử dụng những chứng từ sau để hạch toán

- Hoá đơn GTGT

- Phiếu thu

- Giấy báo có của ngân hàngKhi khách hàng đến mua hàng, kế toán sẽ lập hoá đơn GTGT loại 3 liên lớntheo chế độ

Hoá đơn GTGT gồm 3 liên và đợc luân chuyển nh sau:

- Liên 1: (Mầu tím): Nếu khách hàng thanh toán ngay thì tạm lu ở thủ quỹ.Cuối ngày căn cứ vào số tiền ghi trên hoá đơn thủ quỹ sẽ lập phiếu thu sau đóchuyển cho kế toán tiêu thụ để ghi sổ Nếu là hoá đơn bán chịu thì kế toán ghi

sổ kế toán chi tiết TK 331 (phải thu của khách hàng), sổ chi tiết 5112 - Doanhthu bán hàng Cuối tháng, sau khi ghi chép đầy đủ số liệu vào sổ chi tiết, đốichiếu số liệu với số liệu thủ kho thì liên 1 sẽ đợc sắp xếp theo thứ tự tăng dần vàlu

- Liên 2 (Mầu đỏ): Giao cho khách hàng, việc thanh toán hoặc mua chịucủa khách hàng đợc xác nhận ngay trên hoá đơn (có đóng dấu và ký xác nhận)

- Liên 3 (Mầu xanh): Hoá đơn này đợc vào sổ giao nhận chứng từ định kỳthủ kho gửi kế toán tiêu thụ, kế toán tiêu thụ phân loại hoá đơn, với khách hàng

lẻ thì lập cùng phiếu thu, với khách hàng mua chịu thì phân loại theo đơn vịkhách hàng và lu lại để báo cáo thuế VAT đầu ra

Mẫu hoá đơn GTGT Biểu số 1

Đơn vị : Công ty In Báo Hà Nội Mới

Địa chỉ : 35 - Nhà Chung Số tài

Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 2.674.400

Số tiền viết bằng chữ: Hai chín triệu bốn trăm mời tám nghìn hai trăm đồngNgời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

3 Tổ chức công tác kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh ở Công ty TNHH Thơng mại và Bao bì Hà An

3.1 Hạch toán doanh thu bán hàng

* Hàng ngày căn cứ vào liên 1 của hoá đơn GTGT, kế toán tiêu thụ ghi sổchi tiết TK 5112 - Doanh thu bán hàng

Sổ chi tiết 5112 dùng để theo dõi doanh thu tiêu thụ sản phẩm theo từngchủng loại trên cả hai chỉ tiêu hiện vật và giá trị Sổ đợc ghi hàng ngày vớinhững hoá đơn thanh toán ngay hoặc chấp nhận thanh toán (Hoá đơn GTGT vàcác chứng từ khác) làm căn cứ Sổ gồm một quyền và mỗi trang sổ theo dõi mộtsản phẩm

Sổ chi tiết TK 5112 đợc mở theo mẫu sau:

Biểu số 2

Sổ chi tiết TK 5112

Tên sản phẩm: WoodfreeTháng 12 năm 2002

14.000 304.169.00

07/12 081509 Hoá đơn bán hàng có thuế

Biểu số 3

Sổ chi tiết TK 5112

Tên sản phẩm: CouchesTháng 12 năm 2002

Đơn vị tính: VNĐ

Ngà

y

Chứngtừ

Diễn giải Số lợng Đơn

giá

Doanh số1/12 081498 Hoá đơn bán hàng có

thuế 10%

8.268,42 13.300 109.969.98

62/12 081505 Hoá đơn bán hàng có

thuế 10%

10.572,63

13.300 140.615.97

97/12 081515 Hoá đơn bán hàng có

Cuối tháng kế toán tập hợp sổ chi tiết TK 5112 của từng loại hàng hoá vào

“Bảng tổng hợp doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” _ TK 511

* Đồng thời cuối tháng kế toán lập chứng từ ghi sổ cứ 10 ngày trong thángvào một chứng từ ghi sổ: (Từ tháng 01 - 10/12; 11/12 - 20/12; 21/12 - 31/12)

Biểu số 4

Chứng từ ghi sổ

Số 178Ngày 10 tháng 12 năm 2002Diễn giải Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú

Bán giấy cho Công ty Thiên Minh 111 156 399.430.10

4Bán giấy cho Công ty Thiên Minh 111 156 92.014.020

5Kèm theo chứng từ gốc

3.2 H¹ch to¸n kho¶n ph¶i thu cña kh¸ch hµng

Qu¸ tr×nh tiªu thô hµng ho¸ C«ng ty ¸p dông ph¬ng thøc thanhto¸n ngay vµph¬ng thøc b¸n chÞu (b¸n tr¶ chËm, cho mét sè kh¸ch hµng lín vµ quen thuéc)

§Ó theo dâi viÖc thanh to¸n víi kh¸ch hµng kÕ to¸n më sæ theo dâi kho¶nmôc nµy lµ “B¶ng kª ph¶i thu cña kh¸ch hµng”

B¶ng kª nµy néi dung nh sau:

BiÓu sè 6

B¶ng kª ph¶i thu cña kh¸ch hµng

Tµi kho¶n 131Th¸ng 12 n¨m 2002

850.995.652 1.043.472.00

0

(Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn)

3.3 Hạch toán giá vốn hàng bán

Là Công ty Thơng mại do vậy hàng hoá của Công ty TNHH Hà An đợc tínhtoán và phản ánh theo một loại giá duy nhất đó là giá thực tế

Đối với giá thực tế của hàng hoá nhập kho, kế toán căn cứ vào giá hoạt

động đầu vào của từng loại hàng hoá để tính

Đối với hàng hoá xuất kho bán ra kế toán cũng áp dụng phơng pháp giáthực tế bán ra

Việc tính giá thực tế của hàng hoá xuất kho đợc tiến hành trên “Số giá vốnhàng bán”

Định kỳ kế toán lập “Sổ chi tiết nhập kho” và “Sổ chi tiết xuất kho” Sổ chitiết nhập, xuất kho đợc dùng cả năm để theo dõi nhập, xuất kho của từng loạihàng hoá trong từng tháng về mặt số lợng

Cối tháng căn cứ vào sổ chi tiết nhập, xuất kho để tính lợng hàng tồn khocủa từng loại thành phẩm

tồn đầu kỳ

+

Số lợng hànghoá nhậptrong kỳ

-Số lợng hànghoá xuất trongkỳSau đó, kế toán căn cứ vào số liệu tổng cộng trên các sổ chi tiết nhập xuấthàng hoá để ghi vào “Bảng kê nhập - xuất - tồn kho hàng hoá” về mặt số lợng

NhËp kho XuÊt kho Tån cuèi kú

GiÊy Duplex 3362.61 164.442,6695 125.174,2695 42.631,01GiÊy Couches 15.131,25 159.277,6 101.201,93 73.206,92GiÊy Ofset 1.592,92 39.709,99 23.640,17 17.103,92GiÊy Kraft 1.034,0 74.319,4 50.363,0 24.990,4

BiÓu sè 8

B¶ng tÝnh gi¸ vèn hµng b¸n

Th¸ng 12 n¨m 2002Tµi kho¶n 632Ngµy th¸ng

3.4 Hạch toán thuế GTGT

Công ty TNHH Thơng mại và Bao bì Hà An áp dụng chế độ tính thuếGTGT theo phơng pháp khấu trừ thuế và nộp thuế theo tháng Cuối tháng kếtoán căn cứ vào sổ chi tiết các tài khoản 5112, 5115 512 515 và sổ chi tiết TK

331, bảng tính giá vốn hàng bán để lập bảng kê hàng hoá dịch vụ đầu ra và hànghoá dịch vụ đầu vào Sau đó kế toán lấy tổng số thuế từ bảng kê hàng hoá dịch

vụ đầu vào để đợc thuế GTGT phải nộp

Mẫu bảng kê TK 331

Biểu số 9:

Bảng kê chi tiết thuế GTGT đầu ra

(Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá bán ra)

Tổng cộng 1.900.137.08

2

285.594.618Ngời lập biểu Ngày tháng 12 năm 2002

Địa chỉ: 84 - Phạm Huy Thông - Ba Đình - Hà Nội

thuế GTGT)

2 Hàng hoá, dịch vụ chịu thuế GTGT 1.900.137.082 185.594.618

a Hàng hoá, xuất khẩu thuế xuất 0%

c Hàng hoá, xuất khẩu thuế xuất 10% 1.811.765.782 181.175.918

d Hàng hoá, xuất khẩu thuế xuất 20%

6 Thuế GTGT phải nộp(+) hoặc đợc thoái(-) trong

9 Thuế GTGT đã hoàn trả trong tháng

Số tiền phải nộp: (ghi bằng chữ):

Xin cam đoan số liệu trên là đúng, nếu sai tôi xin chịu trách nhiệm xử lýtheo pháp luật

Nơi gửi tờ khai Hà Nội ngày 10 tháng 01 năm 2003

- Cơ quan thuế: cục thuế Hà Nội Thủ trởng đơn vị

- Đ/c: 25 Thái Thịnh (Ký đóng dấu)

Cơ quan thuế nhận tờ khai

Ngời nhận (ký, họ tên)

Tờ khai trên đợc lập dựa vào tờ khai thuế GTGT đầu ra và đầu vào

Tờ khai thuế đầu vào (mua vào) có kết cấu tơng tự tờ khai, bảng kê hoá đơnchứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào Có kết quả là:

+ Doanh số mua cha có thuế: 1453.312.419

+ Thuế GTGT : 145093.069

3.5 Hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

* Do doanh nghiệp đang ở qui mô nhỏ do vậy doanh nghiệp hạch toán chiphí bán hàng bao gồm: (Theo dõi tại sổ cái TK 641, 642)

- Chi phí lơng nhân viên: 14.000.000

- Chi phí thuê vận chuyển: 1.263.339

- Khấu hao TSCĐ : 2.426.034

* Chi phí quản lý doanh nghiệp:

- Chi phí dịch vụ mua ngoài: 1.505.484

- Chi phí khác : 14.198.655

- Tổng cộng : 33.393.512

Kế toán sử dụng tài khoản 641, 642 để tập hợp chi phí bán hàng và chi phíquản lý doanh nghiệp đợc theo dõi ở sổ cái TK 911, 641, 642

Cuối tháng kế toán hạch toán:

tháng

ghi sổ

Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu

TK đối ứng

Số tiền Số

hiệu

Ngày tháng

Số tiền Số

hiệu

Ngày tháng

Mẫu 13

Sổ cái

Số hiệu TK: 131Năm 2002

Số tiền Số

hiệu

Ngày tháng

411, 511, 632, 641, 642, 911 Kế toán lập bảng cân đối số phát sinh

Bảng cân đối số phát sinh đợc lập nh sau:

Từ các sổ cái đã nêu ta lập đợc bảng kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh

3.6 Hạch toán xác định kết quả tiêu thụ

Cuối tháng kế toán tổng hợp số liệu và ghi bút toán kết chuyển doanh thu,giá vốn hàng bán, chi phí quản lý doanh nghiệp, vào sổ cái TK 911 và sau đólập báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh

6 Thuế thu nhập doanh nghiệp 145.004.814,72

Kế toán tiến hành ghi: (Sổ cái TK 911 và TK 421)

Nợ TK 911: 308.135.231,28

Có TK 4212: 308.135.231,28

III Công tác phân tích tình hình tiêu thụ và kết quả hoạt

động sản xuất kinh doanh tại Công ty Hà An.

* Tuy thời gian hoạt động cha lâu song Công ty TNHH Thơng mại và Baobì Hà An cũng đã đề ra kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh và cũng tiếnhành phân tích tình hình thực hiện so với kế hoạch để rút ra kinh nghiệm và để

có phơng hớng cho kỳ hoạt động kinh doanh tiếp theo Kế hoạch hoạt động kinhdoanh của Công ty thực hiện 01 tháng 1 lần

Căn cứ vào số liệu thực tế em đã thu thập đợc trong thời gian thực hiện thựctập tại Công ty em trình bày Bảng phân tích thực hiện so với kế hoạch thángcuối năm về kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty

Bảng phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh thực hiện so với kếhoạch tháng 12

+ Lợi nhuận thực hiện của tháng 12 thấp hơn so với kế hoạch là 26,1% tức

là giảm 108.658.226,72 Điều này do các nguyên nhân sau:

- Doanh thu bán hàng và cung cấp đợc so với kỳ kế hoạch giảm 26,2% tức

là giảm 673.559.918đ Do thị trờng biến động phức tạp và các đối thủ cạnh tranh

có chính sách hạ giá để chiếm lĩnh thị trờng

- Giá vốn giảm so với kỳ kế hoạch, so với kế hoạch giảm 25,8% tức là giảm490.918.936đ do doanh thu giảm cũng làm cho giá vốn giảm xuống vì lợnghàng bán ra ít hơn so với kế hoạch

- Chi phí bán hàng giảm 40%, giảm 11.833.627đ so với kế hoạch là do chiphí vận chuyển, chuyên chở và các chi phí bán hàng khác giảm

- Chi phí quản lý doanh nghiệp giảm 46,8%, tứcl à giảm 10.997.861đ là docác dịch vụ mua ngoài khác giảm

Tuy nhiên nhìn vào bảng phân tích ta thấy: tỷ trọng % chi phí kỳ thực hiệnnhỏ hơn tỷ trọng % chi phí kỳ kế hoạch, nh vậy điều này là điều mà Công tycần phải quan tâm khai thác

- Tỷ suất lợi nhuận bán hàng trên doanh thu của doanh nghiệp không đổi(1,61) nh vậy là do chi phí giảm xuống, doanh nghiệp biết tổ chức tốt công tácbán hàng, tiết kiệm chi phí

* Để nắm bắt thêm về hiệu quả sử dụng vốn của Công ty TNHH Thơng mại

và Bao bì Hà An em xin trình bày bảng phân tích tỷ suất lợi nhuận vốn của nămtrớc so với năm nay (2002 so với 2001)

3,12

4 Tỷ suất lợi nhuận vốn =1/2+3 0,26 0,081

5 Tổng giá vốn 1.474.291.46

6

4.522.363.957

3,07

6 Tỷ suất lợi nhuận giá vốn =1/5 0,18 0,11 0,611

- Phân tích các nhân tố ảnh hởng đến tỷ suất lợi nhuận vốn

Tỷ suất lợi

nhuận vốn =

Tổng mức lợi nhuậnkinh doanh



P v = V P

Tổng số vốn sử dụngbình quân

Gọi V 0, V 1 là tổng số vốn sử dụng bình quân kế hoạch và thựch iện ta

Do tổng số vốn sử dụng bình quân thực hiện so với kế hoạch tăng dần lênlàm cho tỷ suất lợi nhuận vốn giảm 7,9% nghĩa là so với kế hoạch cứ 100đ vốn

bỏ ra thì lợi nhuận bị giảm đi 7,9đ

+ Mức độ ảnh hởng của tổng mức lợi nhuận kinh doanh (P1)