THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN NGHIỆP VỤ MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TIỀN HÀNG TẠI CÔNG TY DƯỢC PHẨM THIẾT BỊ Y TẾ HÀ NỘI

Thực trạng tổ chức hạch toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty Dợc phẩm thiết bị y tế Hà Nội I.. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh và công tác kế toán tại Công t

Thực trạng tổ chức hạch toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty Dợc phẩm thiết bị y

tế Hà Nội

I Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh và công tác

kế toán tại Công ty Dợc phẩm thiết bị y tế Hà Nội

1 Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh:

Công ty Dợc phẩm thiết bị y tế Hà Nội là một doanh nghiệp Nhà nớc,hạch toán kinh tế độc lập dới sự quản lý về chuyên môn của Sở y tế Hà Nội và

sự lãnh đạo về chính quyền của UBND Thành phố Hà Nội

Hiện nay, trong nền kinh tế thị trờng đầy biến động, cạnh tranh gay gắt,công ty có một số chức năng và nhiệm vụ nh sau:

* Chức năng của công ty:

- Đợc quyền tổ chức mạng lới kinh doanh bán buôn bán lẻ các mặt hàngthuốc y tế trên địa bàn Hà Nội với danh nghĩa là nhà phân phối độc quyền đại lý

- Pha chế theo đơn, gia công sản xuất và bào chế đóng gói

- Xuất nhập khẩu các mặt hàng thuốc, dợc liệu, hoá chất, mỹ phẩm vàtrang thiết bị y tế,

- Đợc liên doanh liên kết với các đơn vị, cá nhân trong và ngoài nớc đểkinh doanh, sản xuất thuốc

Công ty Dợc phẩm thiết bị y tế Hà Nội đã đợc cấp giấy phép xuất nhậpkhẩu số 2051034 ngày 23/03/1993 để trực tiếp xuất nhập khẩu với hạn ngạch 5triệu USD/ năm

* Nhiệm vụ của công ty:

- Cung cấp, phân phối, kinh doanh các dợc phẩm và thiết bị y tế dới dạngnguyên liệu, thành phẩm cho các cơ sở sản xuất thuốc hay mạng lới bán buônbán lẻ để phục vụ cho nhu cầu chữa bệnh của nhân dân thành phố Hà Nội

- Sản xuất, pha chế và đóng gói các loại thuốc tân dợc

- Đảm bảo yêu cầu của lãnh đạo về việc diệt trừ tận gốc mọi ổ dịch bệnhphát sinh tại địa bàn

- Kinh doanh và kinh doanh có lãi các mặt hàng thuốc y tế, liên tục giámsát, kiểm tra các loại thuốc trên địa bàn Hà Nội

Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ và yêu cầu công tác quản lý, công ty đãsắp xếp bộ máy quản lý theo sơ đồ sau:

Giám đốc

P.tổ chức hành chính Phòng kỹ thuật P.tài vụ thống kê

Ban Marketing Ban sản xuất Ban kiều hối Tổng kho Hiệu thuốc bán buôn

Hiệu thuốc nội ngoại thành Hiệu thuốc nội ngoại thành Hiệu thuốc nội ngoại thành Hiệu thuốc nội ngoại thành

P kinh doanh XNK

Nhìn chung, công tác tổ chức bộ máy quản lý của công ty là hoàn toànhợp lý, phù hợp với điều kiện khách quan và chủ quan Chính vì bộ máy tổ chứcchặt chẽ nh vậy mà doanh nghiệp đã đạt đợc nhiều thành tựu lớn trong sản xuấtkinh doanh nh hoàn thành vựơt mức kế hoạch doanh số đề ra là 10,57% (về sốtuyệt đối là 34,25 tỷ đồng); hàng nội địa tăng, doanh số vật t, trang thiết bị y tếtăng,

Hoạt động chính của công ty là kinh doanh các loại thuốc, dợc phẩm, dợcliệu, thiết bị y tế Để hoạt động kinh doanh diễn ra thờng xuyên, liên tục, công

ty đã thiết lập đợc mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp đầu vào Công ty phấn

đấu luôn là một khách hàng đáng tin cậy, luôn mở rộng quan hệ với các nhàcung cấp trong và ngoài nớc Các nhà cung cấp trong nớc của công ty là cácCông ty Dợc phẩm Đối với nguồn nhập khẩu, công ty cũng có quan hệ tốt đẹpvới nhiều hãng nớc ngoài nổi tiếng thế giới về lĩnh vực dợc phẩm và thiết bị y tếnh: Pháp, Đức, Thuỵ Sĩ, Anh, Hà Lan, Nhật Bản, ấn Độ, Nhờ vậy, công ty luôncung cấp kịp thời thuốc chữa bệnh cho bệnh nhân và nhập khẩu đợc nhiều loại thuốc

mà các Công ty dợc phẩm trong nớc cha sản xuất đợc

Là một doanh nghiệp thơng mại, công ty không chỉ quan tâm đến đầu vào

mà còn chú trọng đến đầu ra Công ty rất coi trọng công tác nghiên cứu thị ờng Các kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty đều căn cứ trên nhu cầu thịtrờng Chiến lợc tiêu thụ sản phẩm và chính sách thâm nhập thị trờng bằng mọi

tr-cách để mở rộng thị trờng tiêu thụ đang đợc công ty đa vào thực hiện Hiện nay,trong phạm vi cả nớc, hầu hết tất cả các nhà thuốc, công ty thuốc t nhân và cácbệnh viện của tỉnh, thành phố đều đợc công ty phân phối thuốc Ngoài trụ sởchính tại Hà Nội, công ty còn có chi nhánh ở TP Hồ Chí Minh

Trong những năm gần đây, hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đã

đạt đợc những kết quả đáng khích lệ Cụ thể, kết quả sản xuất kinh doanh trong

2 năm 2000 - 2001 nh sau:

Bảng tổng hợp kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty Dợc phẩm thiết bị y tế Hà Nội trong 2 năm 2000 – 2001 2001

16 Thuế lợi tức phải nộp 1.004,8 0,28 1.549,44 0,43 544,64 0,15

17 Lợi tức sau thuế 2.135,2 0,59 3.292,56 0,92 1.157,36 0,33

Qua bảng trên cho thấy tổng lợi tức sau thuế của doanh nghiệp năm 2001

so với năm 2000 tăng lên 1.157,36 triệu đồng Một trong những những nguyênnhân chính là do doanh nghiệp đã tìm đợc nguồn hàng rẻ hơn nên đã giảm đợcgiá mua, tức là giảm đợc giá vốn hàng bán

Mặc dù giảm đợc giá vốn hàng bán nhng doanh nghiệp lại không quản lýtốt chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp nên đã làm cho 2 khoản chiphí này tăng thêm 14.598 triệu đồng

Nh vậy, doanh nghiệp cần tiếp tục tìm kiếm, khai thác nguồn hàng đểgiảm chi phí Mặt khác, doanh nghiệp cũng phải chú trọng đến việc quản lý cáckhoản mục chi phí khác để kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp năm

2002 đạt cao hơn năm 2001 này

2 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán:

Công ty dợc phẩm thiết bị y tế Hà Nội là doanh nghiệp có qui mô vừa

nh-ng địa bàn hoạt độnh-ng tơnh-ng đối rộnh-ng, các nh-nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, liêntục và ở nhiều nơi Tuy nhiên, công ty có một đội ngũ kế toán mạnh, thiết bị tínhtoán hiện đại, thông tin liên lạc giữa các đơn vị dễ dàng, thuận lợi Trớc những

đặc điểm, điều kiện nh vậy, công ty lựa chọn và sử dụng hình thức kế toán vừatập trung vừa phân tán Công ty tổ chức phòng tài vụ thống kê tại văn phòng củacông ty và các tổ kế toán tại các cửa hàng bán lẻ Phòng tài vụ thực hiện việc

hạch toán các nghiệp vụ kinh tế , tài chính liên quan đến các hoạt động của công

ty Các tổ kế toán tại các cửa hàng bán lẻ có nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụkinh tế phát sinh tại đơn vị mình, định kỳ gửi báo cáo kế toán về phòng tài vụcông ty

Kế toán tr ởng

Kế toán tổng hợp

Kế toán tiền mặt Kế toán ngân hàng Kế toán khoKế toán phải thu Kế toán phải trả Kế toán kê khai thuế Thủ quỹ

Các nhân viên hạch toán ban đầu tại các đơn vị trực thuộc

Kế toán

tại các cửa hàng

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Dợc phẩm thiết bị y tế Hà Nội

Phòng tài vụ thống kê của Công ty Dợc phẩm thiết bị y tế Hà Nội đợcchia thành các bộ phận sau:

- Kế toán trởng: là ngời đảm nhận quản lý tài chính ở cấp cao nhất, có

trách nhiệm điều hành và tổ chức toàn bộ hệ thống kế toán của công ty

- Kế toán tổng hợp: Cuối tháng, kế toán tổng hợp sẽ căn cứ tổng hợp

chứng từ gốc, số liệu ở các “Sổ kế toán chi tiết” để ghi vào “Sổ cái” và “Bảngtổng hợp chi tiết”, đối chiếu số liệu giữa “Sổ cái” và “Bảng tổng hợp chi tiết”.Căn cứ vào số liệu trên “Sổ cái” lập “Bảng cân đối số phát sinh”, “Bảng tổnghợp chi tiết”, “Báo cáo kế toán”

- Kế toán tiền mặt: có nhiệm vụ theo dõi tình hình thu chi của doanh

nghiệp Định kỳ, kiểm tra hoặc kiểm tra đột xuất quỹ theo lệnh của giám đốc và

kế toán trởng Kế toán tiền mặt căn cứ vào các chứng từ thu chi đã đợc duyệt (cókèm theo chứng từ gốc) tiến hành ghi chép vào các sổ quỹ Cuối tháng đối chiếu

số liệu với kế toán phải thu, kế toán phải trả, kế toán ngân hàng để lập “Bảngtổng hợp thu chi”, báo cáo tổng số thu chi trong tháng với kế toán tổng hợp

- Kế toán ngân hàng: chịu trách nhiệm theo dõi tình hình biến động của

tiền gửi ngân hàng Kế toán ngân hàng trên cơ sở bản sao kê, giấy báo nợ, báo

- Kế toán kho: theo dõi việc nhập, xuất, tồn của hàng hoá cả về mặt giá

trị và số lợng Do có quá nhiều mặt hàng với số lợng lớn nên kế toán trởng đãphải bố trí 2 nhân viên làm kế toán kho Vì thế công việc không bị ứ đọng Hai

kế toán kho này sẽ căn cứ vào các chứng từ xuất nhập kho do thủ kho chuyểnlên, kiểm tra, ghi “Sổ nhập - xuất - tồn hàng hoá” Cuối tháng, kế toán kho cộng

sổ đối chiếu với thẻ kho theo số lợng, lập bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn, báocáo với kế toán tổng hợp giá trị hàng xuất, nhập, tồn

- Kế toán phải thu: theo dõi tình hình tiêu thụ hàng hoá và các khoản

phải thu của khách hàng Cuối tháng, báo cáo doanh thu bán hàng, lập bảng kêphải thu của khách hàng cho kế toán tổng hợp, thờng xuyên đôn đốc thu hồi nợ,không để khách hàng chiếm dụng vốn của công ty

- Kế toán phải trả: theo dõi tình hình mua hàng và các khoản nợ phải trả

ngời bán Cuối tháng, báo cáo với kế toán tổng hợp về giá trị của số hàng muavào và số tiền còn nợ của từng ngời bán

- Kế toán kê khai thuế: theo dõi và kê khai số thuế nhập khẩu, thuế giá trị

gia tăng đầu vào, đầu ra của số hàng hoá doanh nghiệp mua vào, bán ra đã đợcxác định trong kỳ Ngoài ra, kế toán này còn phải theo dõi cả phần thuế thu nhậpdoanh nghiệp và thu sử dụng vốn ngân sách Hàng tháng, lập các bảng kê khaithuế theo quy định nộp cho cơ quan thuế

- Thủ quỹ: căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi đã đợc duyệt tiến hành thu tiền, chi

tiền từ quỹ Định kỳ, đối chiếu số liệu với kế toán tiền mặt, kế toán ngân hàng,

kế toán kê khai thuế rồi báo cáo với kế toán tổng hợp số tiền đã thu, đã chi trong

kỳ và số tiền hiện còn tại quỹ đến cuối kỳ

Trong điều kiện hiện nay, công ty đã lựa chọn và áp dụng hình thức kếtoán “Nhật ký - chứng từ”

Sơ đồ hạch toán kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ:

Báo cáo tài chính

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra

Nhìn chung, việc tổ chức công tác kế toán tại Công ty dợc phẩm thiết bị y

tế Hà Nội là hợp lý Hệ thống chứng từ sổ sách kế toán đợc thiết lập theo đúngchế độ kế toán hiện hành và phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp Vìthế đã tạo đợc sự thống nhất trong hạch toán kế toán, tránh đợc sự trùng lặp,chồng chéo, đảm bảo hạch toán chính xác và trung thực nhất Vì vậy, kế toáncủa doanh nghiệp đã thực hiện đợc tốt các chức năng của mình là thu thập, xử

lý, cung cấp thông tin cho công tác quản lý của công ty

II Thực trạng kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty Dợc phẩm thiết bị y tế Hà Nội

ở công ty Dợc phẩm thiết bị y tế Hà Nội, mọi nghiệp vụ mua hàng vàthanh toán tiền hàng đều đợc tổ chức thực hiện tập trung Công ty có một hệthống các hiệu thuốc bán buôn, bán lẻ khắp các quận huyện Định kỳ, các hiệuthuốc lập dự trù (số lợng, quy cách từng loại thuốc dự kiến sẽ tiêu thụ trong kỳsau) gửi lên phòng kinh doanh công ty Phòng kinh doanh sẽ tổng hợp dự trù củacác hiệu thuốc rồi tiến hành gọi hàng từ các công ty Dợc phẩm Sau khi hàng vềnhập kho và đợc cán bộ mua hàng kiểm nhận xong, phòng kinh doanh sẽ lậpphiếu nhập kho Tiếp đó, phòng kinh doanh thông báo cho các hiệu thuốc tớikho công ty nhận hàng

Việc thanh toán tiền hàng do phòng tài vụ - thống kê đảm nhận, đợc tiếnhành tuỳ thuộc vào từng phơng thức thanh toán đã thoả thuận giữa hai bên

1 Hạch toán ban đầu:

Nhận thức đợc tầm quan trọng của hạch toán ban đầu đối với việc ghichép, phản ánh kịp thời, đầy đủ, trung thực các số liệu kế toán nên việc hạchtoán ban đầu ở Công ty Dợc phẩm thiết bị y tế Hà Nội rất đợc chú trọng

ở công ty, việc hạch toán ban đầu gồm có:

- Xác định các loại chứng từ cần sử dụng trong từng bộ phận Các chứng

từ liên quan đến quá trình mua hàng và thanh toán tiền hàng đợc sử dụng và ghichép theo đúng qui định của Bộ tài chính

- Yêu cầu: ngời ghi chép các chứng từ phải đầy đủ, đúng nội dung và phải

+ Giá bán (cha có thuế GTGT)

+ Thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT

+ Tổng giá thanh toán (đã có thuế GTGT)

- Hoá đơn bán hàng:

Đợc sử dụng trong trờng hợp doanh nghiệp mua hàng tại các cơ sở kinhdoanh thuộc đối tợng tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp Khi đó, giá bánhàng là giá đã bao gồm thuế GTGT

- Phiếu nhập kho: do phòng kinh doanh lập thành 04 liên:

+ 01 liên lu tại phòng kinh doanh

+ 01 liên giao cho kế toán kho

+ 01 liên giao cho kế toán thanh toán (đính kèm với hoá đơn GTGT) + 01 liên giao cho thủ kho

- Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào (Mẫu số03/GTGT) Đồng thời với quá trình ghi sổ kế toán các nghiệp vụ mua hàng, căn

cứ vào hoá đơn, chứng từ mua hàng, kế toán phải ghi ngay số thuế GTGT đầuvào đợc khấu trừ theo từng hoá đơn vào Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoámua vào

Ví dụ:

Ngày 01 tháng 03 năm 2002, công ty mua một lô hàng trị giá 20.000.000(Thuế GTGT 5%) của Công ty thơng mại Thăng Long, thanh toán bằng tiền mặt,ngời mua là chị Nguyễn Vân Anh

Hoá đơn (GTGT)

Liên 2: (Giao khách hàng) Ngày 01 tháng 03 năm 2002

Số tiền viết bằng chữ: Hai mơi mốt triệu đồng chẵn

Phiếu nhập kho QĐ số: 186 TC/CĐKT Mẫu số: 01 - VT

Ngày 14 - 03 - 1995 của Bộ Tài chính

Ngày 01 tháng 03 năm 2002 Số: 66/3 Nơi nhập hàng: Công ty Thơng mại Thăng Long

Theo: Số hoá đơn 17019

Nhập tại kho: Bích Câu (Công ty)

thø

tù

Tªn, nh·n hiÖu quy c¸ch phÈm chÊt vËt t

(S¶n phÈm hµng ho¸)

M·

sè

§¬n vÞ tÝnh

gi¸

Thµnh tiÒn Theo

chøng tõ

Thùc nhËp

Mẫu số: 03 - GTGT

Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào

(Dùng cho cơ sở kê khai, khấu trừ thuế hàng tháng)

Đơn vị: Công ty Dợc phẩm thiết bị y tế Hà Nội

Địa chỉ: Số 2 Hàng Bài Hà Nội

Chứng từ mua hàng hoá, dịch vụ

Tên đơn vị bán

Thuế GTGT đầu vào

- Thanh toán bằng tiền mặt

- Thanh toán qua ngân hàng không dùng tiền mặt:

+ Thanh toán bằng séc chuyển khoản

+ Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi

+ Thanh toán bằng th tín dụng (L/C)

a Thanh toán bằng tiền mặt:

Cán bộ mua hàng của đơn vị viết giấy chi tiền rồi chuyển kế toán trởngduyệt Sau đó, kế toán thanh toán sẽ viết phiếu chi tiền mặt Cán bộ mua hàngmang phiếu chi xuống thủ quỹ lấy tiền trả nhà cung cấp

ở Công ty Dợc phẩm thiết bị y tế Hà Nội, phiếu chi đợc lập thành 2 liên:

- 1 liên giao cho cán bộ mua hàng

- 1 liên kế toán thanh toán lu để theo dõi chi tiết cho tài khoản 331

Ví dụ: Ngày 01/03/2002, chị Nguyễn Vân Anh mua 1 lô hàng trị giá20.000.000 (thuế GTGT 5%) của Công ty thơng mại Thăng Long, thanh toánbằng tiền mặt

Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam

Độc lập – 2001 Tự do – 2001 Hạnh phúc

- -Giấy đề nghị chuyển tiền Kính gửi: - Ban giám đốc Công ty Dợc phẩm thiết bị y tế Hà Nội

- Phòng tài vụ Công ty

Công ty Dợc phẩm thiết bị y tế Hà Nội có mua của chúng tôi một số hàngtheo các chứng từ sau:

Tổng cộng: 21.000.000

Bằng chữ: Hai mơi mốt triệu đồng

Vậy đề nghị quý Công ty trả cho chúng tôi số tiền trên

ĐT: (04) 8255998

Mẫu số 01 - TT Liên 1 Ban hành theo quyết định số 1141 TC/QD/CDKT Ngày 01 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính

Ngày 07 tháng 03 năm 2002 21.000.000 đồng

Tài khoản ghi nợ: 3311Tài khoản ghi có: 1111CTXuất cho: A Phong nhận - Công ty thơng mại Thăng Long

Địa chỉ: P4 - C5 - Trung tâm triển lãm Giảng Võ

b Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi:

Hình thức này thờng áp dụng cho trờng hợp mua hàng của các đơn vịcùng tỉnh (thành phố) Khi nhận đợc “Giấy đề nghị chuyển tiền” của bên bán, kếtoán kiểm tra số tiền đó có đúng với số trên hoá đơn tơng ứng không Nếu đúng

sẽ viết giấy “Uỷ nhiệm chi” nộp cho ngân hàng phục vụ mình để ngân hàngtrích tiền trả cho ngời cung cấp

 Uỷ nhiệm chi thờng đợc lập thành 04 liên:

- 1 liên lu kế toán của đơn vị xuất tiền khi có sổ phụ

- 1 liên giao cho bên bán cộng với số phụ đã trả tiền

- 1 liên nộp cho ngân hàng bên trả tiền

- 1 liên ngân hàng bên nhận tiền giữ

Ví dụ: Công ty DPTBYT Hà Nội có mua 450 hộp cao dán Salonpas củaCông ty TNHH Dợc phẩm Hisamitsu với số tiền hàng là 43.714.286 đồng, thuếGTGT 5%, tổng giá thanh toán là 45.900.000 đồng

Vietcombank Hanoi Ngày 13/03/2002

Tại NH : Vietcombank Hà Nội

Nội dung : Hoá đơn 1192

& ghi có tài khoản

Số TK : 0011 00 002 8544