Thực trạng công tác tổ chức và kế toán tại cửa hàng bách hoá Bờ Hồ

Thực trạng công tác tổ chức và kế toán tạicửa hàng bách hoá Bờ Hồ I-Tình hình tổ chức và công tác tài chính tại Cửa hàng Bách hoá Bờ Hồ 1-Phân cấp tổ chức Sơ đồ tổ chức bộ máy tài chính

Thực trạng công tác tổ chức và kế toán tại

cửa hàng bách hoá Bờ Hồ

I)-Tình hình tổ chức và công tác tài chính tại Cửa hàng Bách hoá Bờ Hồ

1-Phân cấp tổ chức

Sơ đồ tổ chức bộ máy tài chính tại cửa hàng Nội dung của sơ đồ trên cho thấy:phòng kế toán tham mu cho cửa hàng tr-

ởng về lĩnh vực quản lý tài chính,chịu trách nhiệm thiết lập thu chi tài chính đảm

bỏ cân đối tài chính phục vụ cho kinh doanh của cửa hàng.Đồng thời phải tổ

chức hạch toán đầy đủ các chi phí phát sinh trong kì,tìm ra biện pháp sử dụng có

hiệu quả đồng vốn của cửa hàng

b-Công tác kế hoạch hoá tài chính của đơn vị

Tuy rằng Cửa hàng Bách hoá Bờ Hồ trực thuộc Công ty Bách hoá Hà nội

nhng lại tổ chức hạch toán kinh doanh độc lập.Do vậy các kế hoạch đều do cửa

hàng thực hiện,cụ thể là phòng Kế toán -Tài vụ sẽ lập ra các kế hoạch về tài

chính

chính nh nguồn vốn đợc sử dụng để làm những công việc cụ thể gì,chi phí hoạt

động kinh doanh của cửa hàng trong năm ,trong quí ,trong tháng là bao

nhiêu,phân bổ nh thế nào,nguồn vốn này sử dụng phải đạt đợc mục tiêu gì.Các

kế hoạch này sẽ đợc cụ thể theo năm ,quý ,tháng

Nh vậy việc kế hoạch hoá tài chính ở đơn vị là do phòng Tài vụ lập và gửi

cho các phòng,quầy hàng thực hiện

& chiphí

Kếtoántổng

Kế toáncông nợ

Kế toántiền lơngBHXH

ThủQuĩ

+ Tài sản lu động và đầu t ngắn hạn

+ Tài sản cố định và đầu t dài hạn

* Tài sản lu động và đầu t ngắn hạn :

Tài sản lu động là tất cả các tài sản thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp

có thời gian sử dụng thu hồi luân chuyển trong một chu kì kinh doanh hoặc

- Các khoản phải thu

- Tài sản thế chấp,kí cợc, kí quĩ

- Các khoản tạm ứng

*Tài sản cố định và đầu t dài hạn

Tài sản cố định là những t liẹu lao động có giá trị lớn hơn 5 triệu đồng và

có thời gian sử dụng trên 1 năm(qui định của Bộ tài chính )

b)-Nguồn Vốn

Nguồn vốn của đơn vị bao gồm hai nguồn:

+Nợ phải trả

+Nguồn vốn chủ sở hữu

* Nợ phải trả: các chỉ tiêu loại này phản ánh các khoản nợ ngắn hạnvà một số

khoản nợ khác mà doanh nghiệp có trách nhiệm phải thanh toán,thể hiện mức độ

phụ thuộc của doanh nghiệp vào nguồn vốn hình thành tài sản

* Nguồn vốn chủ sở hữu:Phản ánh nguồn vốn các quĩ của doanh nghiệp và

nguồn kinh phí (nếu có) thể hiện mức độ độc lập tự chủ về việc sử dụng các loại

nguồn vốn của doanh nghiệp

Để phân tích cơ cấu tài sản và nguồn vốn ta lập biểu sau:

Tổng nguồn vốn 1341337878 100 2061145237 100 819807359 61,12 0

Phân tích chung :

Căn cứ vào bảng phân tích cơ cấu tài sản và nguồn vốn đầu năm và cuốinăm 2001 ta thấy nhìn chung tổng tài sản và tổng nguồn vốn phát triển theo xuhớng tốt,phù hợp với cửa hàng

ĐTNH đã tăng 45,98% ứng với 566.686.843 đồng,còn TSLĐ & ĐTNH chiếm tỷtrọng nhỏ(Đàu năm 0%,cuối kì 15,66%) tăng 15,66% ứng với số tiền là

334.066.750 đồng.Tóm lại tổng tài sản của cửa hàng năm 200 tăng 900.753.593

đồng ứng với tỷ lệ 73,08% chứng tỏ qui mô và khả năng hoạt động của doanh nghiệp

* Phân tích tổng nguồn vốn:

Căn cứ vào chỉ tiêu đợc tính ở trên ta thấy nguồn vốn chủ sở hữu cuối kì tănghơn đầu năm là 292.619.349 đồng tơng ứng với tỉ lệ 56,15 %.Điều này chứng tỏkhả năng tự chủ tài chính của cửa hàng ngày càng tăng.Đồng thời, tỉ trọngnguồn vốn chủ sở hữu cuối kì nên tình hình tài chính của cửa hàng có xu hớngnâng cao,có đủ sức ,đủ vốn,chủ động và khả quan trong quá trình sản xuất hoạt

động kinh doanh Đây là kết quả tốt,là điều đáng mừng của cửa hàng

x100





vốnNguồn

h usởchủVốntrợ

tàisuất Tỷ

44,33%

x100 237 2.061.145.

7 913.721.23 kỳ

38,85%

x100 878 1.341.337.

8 521.101.88 2001

năm ầu

Tình trạng công nợ đợc phản ánh bằng hệ số nợ.Tình trạng công nợ cuốikì so với đầu năm 2001 giảm 5,48% ứng với số tiền là 527.188.010 đồng Điềunày chứng minh hoạt động kinh doanh thơng mại của cửa hàng là hoàn toàn hợp

lý về khả năng tự hủ của cửa hàng tăng lên Khi tình hình công nợ giảm xuốngthì sẽ làm cho khả năng vay nợ dễ dàng hơn tạo điều kiện thuận lợi cho kinhdoanh của cửa hàng

Qua nghiên cứu và biểu số liệu ta thấy nguồn vốn của cửa hàng năm 2001tăng đáng kể so với năm 2000 (61,12%) Có thể nhận thấy nguồn vốn kinh doanhcủa cửa hàng đợc hình thành từ nhiều nguồn vốn khác nhau,trong đó có nguồnvốn do nhà nớc cấp Trong quá trình phát triển cửa hàng đã tự bổ sung và đếnnay nguồn vốn đó chiếm một tỉ trọng tơng đối lớn trong nguồn vốn kinh doanh.Bên cạnh đó,cửa hàng

Bên cạnh đó,cửa hàng cũng còn có những nguồn vốn bổ sung nh nguồn vốn tíndụng, cửa hàng vay các ngân hàng,các tổ chức tín dụng để kinh doanh Nguồnvốn này khá quan trọng vì nó góp phần cho cửa hàng đáp ứng ngay các nhu cầu

về vốn phục vụ cho các thơng vụ kinh doanh Bên cạnh đó có một nguồn vốnkhác là nguồn vốn do chiếm dụng của các tổ chức,các đơn vị khác Loại vốnnày không thuộc quyền sở hữu của cửa hàng nhng cửa hàng lại đợc sử dụng.Nguồn vốn này càng nhiều thì càng tốt Trên thị trờng muốn có đợc nguồn vốnchiếm dụng này rất khó khăn

55,67%

100x2372.061.145

0001.147.424

kỳCuối

61,15%

100x8781.341.337

0320.235.99

2001năm

ầu

Đ

100xvốnNguồn

trả

phả

Nợnợ

sốHệ

2.2 Kh¶o s¸t t×nh h×nh kinh tÕ cña cöa hµng

a)- Chi phÝ kinh doanh

2. Chi phÝ F 6.658.284.510 10.084.638.106 4.426.353.596 66,48 3.TS CP KD F’ % 98,89 90,06 -8,8 -8,9

tỏ rằng doanh nghiệp có những biện pháp hợp lý để tăng doanh thu,giảm chi phí.b)-Nghĩa vụ đối với ngân sách nhà n ớc:

Biểu thực hiện nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nớc

Đơn vị tínhVNĐ

1.Thuế GTGT phải nộp 145.232.165 259.117.2592.Thuế môn bài 1.200.000 1.200.0003.Tiền thu sử dụng vốn 2.546.432 5.723.500

11.197.476

.10611.084.638F'

98,89%

x100 9066.732.541

5106.658.284

F'x100M

FF'

8,8100

xF'

'F'ΔF'2000

Đơn vịtính :VNĐ

Từ số liệu của bảng trên ta thấy chỉ tiêu về  Doanh thu và lợi nhuận thuần

từ hoạt động kinh doanh đều tăng rất tốt nhng tỷ suất Chi phí /  Doanh thu năm2001/2000 tăng 0,1 %, Tổng chi phí tăng 66,48% Lý do chủ yếulà cửa hàngmới dợc đầu t,cải tạo nâng cấp,song cửa hàng cũng cần lu ý hơn trong việc tiếtkiệm chi phí

c)-Tình hình thu nhập của cửa hàng

Biểu phân tích các chỉ tiêu cơ bản của thu nhập

Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 Tỷ lệ 2001/2000

(%)1.Quỹ lơng 758.698.432 828.008.568 109,2

3.Tổng thu nhập 758.698.432 830.658.568 109,54.Tiền lơng bình quân 826.750 1.000.000 121

Từ biểu trên ta thấy dợc sự chuyển biến thu nhập trong 2 năm 2001.Có thể thấy rõ thu nhập của CBCNV trong cửa hàng ngày một caohơn.Năm 2001 so với năm 2000 đạt 11,3 % Điều này chứng tỏ năm 2001 là mộtbớc tiến bộ,cửa hàng đã kinh doanh có hiệu quả hơn

Nh vậy,cùng với sự phát triển kinh doanh và tổ chức lao động hợp lý,cửahàng đã tìm mọi biện pháp quản lý chặt chẽ trong kinh doanh,tiết kiệm chiphí ,tăng lợi nhuận để nâng cao đời sống CBCNV

d)-Công tác kiểm soát tài chính

Việc kiểm tra kiểm soát tài chính của cửa hàng đợc thực hiện chặt chẽ từnội bộ đến chi phí chức năng.Theo định kì thì cửa hàng tổ chức kiểm tra những

số liệu ,xem xét xem có chính xác hay không để từ đó có các điề chỉnh và gửibáo cáo lên công ty xem xét và kiểm soát hoạt động của cửa hàng.Ngoài ra cònthông báo cho ban phụ trách cửa hàng nắm đựoc chính xác tình hìnhtài chínhcủa cửa hàng để đa ra quyết định đúng đắn có liên quan đến các hoạt động kinhdoanh của cửa hàng

e)-Các chỉ tiêu khác

*)-Khả năng thanh toán

Để phân tích khả năng thanh toán của cửa hàng ta lập bảng sau:

1.Khả năng thanh toán nợ ngắn hạn = ∑TSLĐ +ĐTNH

∑Nợ ngắn hạn 1,37 1,332.Khả năng thanh toán nhanh = Tiền + Các khoản phải thu

∑Nợ ngắn hạn 0,48 0,213.Khả năng thanh toán ngay = Vốn bằng tiền

Theo số liệu về các chỉ tiêu biểu hiện khả năng thanh toán của cửa hàng tathấy khả năngthanh toán toàn bộ nợ ngắn hạn của cửa hàng ở thời điểm đầu năm

2001 và cuối kì đều có thể trả đợc

Mặc dù cửa hàng không có khả năng thanh toán nhanh và thanh toán ngay

ở mức độ cao nhng cửa hàng có khả năng thanh toán đúng thời hạn

* Khả năng sinh lời

Ta xét tới những khả năng sau đây

0,2625

305.486.85

80.284.9782000

h usởchủvốnlờisinh

năng

Khả

5305.486.852

3313.005.907

297.967.80

2

CuốinămNVCSH

2000nămầu

ĐNVCSH2000

quanbinh

h usởchủ

h usởchủVốn

nhuậnLợi

h usởchủvốnlờisinhnăngKhả

196 , 0 980 332 572

420 350 112 2001

980 332 572 980

332 572

057 660 831 903 005 313

2

năm Cuối NVCSH năm

ầu

Đ NVCSH quan

binh

h u sở chủ Vốn

Nh vậy ta thấy mặc dù năm 2001 có nhiều thuận lợi hơn năm 2000 nhngnăng lực kinh doanh vốn chủ sở hữu năm 2001 lại thấp hơn năm 2000

Nhìn vào số liệu trên ta thấy hiệu quả sử dụng TSLĐ của cửa hàng làtốt.So sánh số liệu giữa 2 năm 2000 và 2001 thì năng lực kinh doanh và khảnăng sinh lợi của TSLĐ 2001

+Bán hàng qua kho:Hàng hoá đợc mua và dự trữ trong kho xuất ra bán Có haicách giao hàng

-Bên bán giao hàng tại kho bên bán

-Bên bán giao hàng tại địa điểm do bên mua thoả thuận trong hợp đồng+Giao hàng vận chuyển thẳng(bán hàng giao tay ba): Hàng hoá đợc mua đi bánlại ngay mà không phải nhập kho

Bên cung cấp

0,075697

1.063.528

80.234.9782000

nămTSLĐ

của lợisinhnăngKhả

0,081094

1.382.774

0112.350.422001

nămTSLĐ

của lờisinhnăngKhả

6971.063.523

2

8931.148.411

0978.635.502000

Năm

0,0812

2951.617.136

8991.148.411

2001Năm

2

nămCuốiTSLĐ

nămầu

ĐTSLĐ

quanbinhTSLĐ

quanbinhTSLĐ

nhuậnLợi

TSLĐ

của lờisinhnăngKhả

Mua Chuyển hàng

Bán

+Bán lẻ:Là bán hàng với số lợng nhỏ,chấm dứt hình thức mua bán hàng hoáchuyeern vào lĩnh vực tiêu dùng

+Bán hàng thu tiền tạp trung

+Bán hàng thu tiền không tập trung

+ Phiếu xuất kho

+Biên bản kiểm kê hàng tồn kho

d)-Các nghiệp vụ kinh tế l u chuyển hàng hoá

+ Nghiệp vụ mua hàng

+ Nghiệp vụ bán hàng

+ Nghiệp vụ dự trữ hàng hoá

2)-Nội dung kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh

2.1 Chứng từ ban đầu bao gồm

+ Phiếu xuất kho kiêm hoá đơn

+ Hoá đơn bán hàng giao thẳng

+ Báo cáo bán hàng hàng ngày

+ Bảng thanh toán hàng đại lí,kí gửi

Hä tªn ngêi nhËn hµng: §inh kim YÕn §Þa chØ

Lý do xuÊt kho : Göi hµng ®i b¸n bæ sung T6

XuÊt t¹i kho Cöa hµng B¸ch ho¸ Bê Hå

Stt Tªn s¶n phÈm M· sè §¬n vÞ Sè lîng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn Ghi chó

kho

(KÝ ,hä tªn) (KÝ ,hä tªn) (KÝ ,hä tªn) (KÝ ,hätªn)

Hoá Đơn ( GTGT )Liên 2 ( Giao cho khách hàng )

Stt Tên hàng hoá ,dịch vụ Đơn vị Số lợng Đơn giá Thành tiền

1 Máy sấy tóc PHILIP (đỏ) Cái 02 315.000 630.000

2 Quạt treo tờng TQ (nâu) Cái 05 210.000 1.050.000

Cộng tiền hàng 7.802.400

Thuế suất GTGT 5 % Tiền thuế GTGT :

XuÊt kh¸c Lîng XuÊt b¸n gia thùc tÕ TiÒn Ghi

chó

Tån ®Çu th¸ng 104

- Xin ban phụ trách cho đền bù

- Phần xử lý

+ Quầy Mỹ phẩm xin chuyển lỗ 600đ

+ Quầy Bánh kẹo xin chuyển lãi 1300đ

Mậu dịch viên Kế toán TTKT Phụ Trách

Cửa hàng Bách hoá Bờ Hồ

C«ng ty B¸ch ho¸ Hµ néi

§Þa chØ : 45 Hµng Bå

M· sè : 01 00106761-1

Cöa hµng B¸ch ho¸ Bê Hå

B¸o c¸o b¸n hµng hµng ngµy

Ngµy 28 th¸ng 5 n¨m 2002

Hä tªn ngêi b¸n hµng : NguyÔn thÞ Kim H»ng

§Þa chØ n¬i b¸n hµng : 19 + 21 §inh Tiªn

Hoµng

Stt Tªn hµng §¬n vÞ Sè lîng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn

1 PhÝch níc nãng l¹nh National C¸i 02 1.200.000 2.400.000

2 Tivi SONY Trinitron 14 inch C¸i 01 1.750.000 1.750.000

Theo sổ sách Theo kiểm kê

2.3)-Tài khoản và ph ơng pháp kế toán sử dụng:

a)-Tài khoản kế toán chuyên dùng

Tài khoản 511,632,3331,157,521,512,531,

* Tài khoản 157 -“Hàng gửi đi bán”

Tài khoản này dùng để ghi chép phản ánh trị giá hàng thành phẩm đã gửi đi

cho khách hàng hoặc nhờ đại lí bán hộ,bán kí gửi

+Kết Cấu

Tài khoản 157-Hàng gửi đi bán

+Trị giá hàng hoá thành phẩm +Trị giá hàng hoá thành phẩm,

đã gửi cho khách hàng hoặc đã đợc khách hàng thanh toán

gửi bán đại lý,kí gửi hoặc đợc chấp nhận thanh toán

+Trị giá dịch vụ đã cung cấp + Trị giá hàng hoá thành phẩm

cho khách hàng nhng cha dịch vụ đã gửi đi bị khách hàng

đợc chấp nhận thanh toán trả lại

+Kết chuyển cuối kì giá hàng + Kết chuyển đầu kì trị giá hàng hoá hoá thành phẩm đã gửi đi bán thành phẩm đã gửi đi bán nhng

cha đợc nhận thanh toán cha đợc khách hàng chấp nhận

hoặc cha thanh toán thanh toán đầu kì

* Tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán”

Tài khoản này dùng để ghi chép phản ánh giá trị hiện có của hàng hoá thành phẩm

xuất bán trong kì (theo giá vốn)

+Kết cấu

Tài khoản 632 - Giá vốn hàng bán +Trị giá vốn của thành phẩm + Kết chuyển giá vốn của thành

hàng hoá và dịch vụ đã xuất phẩm,hàng hoá và dịch vụ vào

bán đã cung cấp theo từng bên nợ TK 911

hoá đơn

Tài khoản này không có số d cuối kỳ

*Tài khoản 511-“Doanh thu bán hàng”

+Kết Cấu

Tài khoản 511-Doanh thu bán hàng + Trị gia hàng bán bị trả lại +Doanh thu bán sản phẩm hàng + Khoản giảm giá hàng bán hoá và dịch vụ của doanh nghiệp + Kết chuyển doanh thu thuần đợc thực hiện trong kì

vào TK 911

Tài khoản 511 không có số d cuối kì

Tài khoản 511 có 4 tài khoản cấp II

+Tài khoản 5111 “Doanh thu bán hàng hoá”

+Tài khoản 5112 “Doanh thu bán các thành phẩm”

+Tài khoản 5113 “Doanh thu cung cấp dịch vụ”

+Tài khoản 5114 “Doanh thu trợ cấp trợ giá”

Công dụng :Tài khoản này dùng để ghi chép phản ánh Tổng doanh thu thực tế của doanh nghiệp trong một kì hạch toán

*Tài khoản 3331 -“Thuế GTGT phải nộp”

Tài khoản này dùng để ghi chép phản ánh số thuế GTGT đầu ra,thuế GTGT phải nộp,đã nộp và còn phải nộp vào ngân sách nhà nớc

+Kết cấu

Tài khoản 3331 “Thuế GTGT phải nộp”

+Số thuế GTGT đầu vào đã +Số thuế GTGT đầu ra phải

khấu trừ nộp vào ngân sách nhà nớc

+Số thuế GTGT đã nộp vào của hàng hoá dịch vụ đã

ngân sách nhà nớc tiêu thụ

+Số thuế GTGT của hàng +Số thuế GTGT phải nộp vào

bị trả lại ngân sách nhà nớc của thu

nhập bất thờng Cộng số phát sinh Cộng số phát sinh +Số d cuối kì: phản ánh số +Số d cuối kì ;phản ánh

thuế GTGT đã nộp thừa vào số thuế GTGT còn phải nộp

ngân sách nhà nớc NSNN dến cuối kì

-Tài khoản 3331 có 2 tài khoản cấp III

+ Tài khoản 33311 “Thuế GTGT phải nộp NSNN của hàng hoá dịch vụ”+ Tài khoản 33312 “Thuế GTGT phải nộp NSNN của hàng hoá nhập khẩu”

2.4)-Trình tự hạch toán kế toán bán hàng (Ph ơng pháp kê khai thờng xuyên)A)-Bán buôn

*) bán hàng bình thờng(không thiếu thừa)

- Trờng hợp bán hàng qua kho giao tại kho bên bán

a)Thu tiền

Nî TK 131,111

Cã TK 5111

Cã TK 3331

b)Giao hµng

Nî TK 632 TrÞ gi¸ mua cha cã thuÕ

Cã TK 1561 TrÞ gi¸ mua cha cã thuÕc)Ngêi mua tr¶ tiÒn tríc thêi h¹n chê chiÕt khÊu

Nî TK 111,112

Nî TK 811

Cã TK 131

*)-Trêng hîp xuÊt hµng göi ®i b¸n

a)bªn mua cha nhËn hµng

a) Phản ánh doanh thu

Nợ TK 1388 Số tiền thiếu

Nợ TK 111,112 ( Doanh thu -tiền thiếu)

Có TK 5111 Trị giá bán cha có thuế (Doanh thu)b)Phản ánh thuế GTGT

Có TK 3331 Thuế VAT đầu ra

Có TK 3381 Tiền thừa cha ro lí do

+Giải quyết hàng thừa(hàng thiếu)

a)Bán buôn hàng thừa cha thu tiền

+Trao đổi hàng hoá

Đổi hàng A trong kho lấy hàng B nhập kho

Nî TK 3339

Cã TK 5114

Cã TK 3331d) Th¸ng sau nhËn tiÒn

b)(Thêi ®iÓm) ghi nhËn doanh thu

C¸ch 1 : Ghi nhËn doanh thu hoa hång t¹i thêi ®iÓm b¸n hµng+ Thu tiÒn b¸n hµng gåm c¶ thuÕ gi¸ trÞ gia t¨ng

Nî TK 111

Cã TK 5111

Cã TK 3388+ KÕt chuyÓn gi¸ vèn hµng b¸n

Cã TK 003

+ Cuèi th¸ng tr¶ tiÒn cho c«ng ty

Nî TK 3388

Cã TK 111