LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT.

1.1.1 Vị trí vai trò của NVL trong doanh nghiệp sản xuất: Nguyên vật liệu là đối tợng của lao động, một trong ba yếu tố đầu vào cơbản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành

Lý luận cơ bản về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất.

1.1 Sự cần thiết phải tổ chức kế toán NVL trong doanh nghiệp sản xuất.

1.1.1 Vị trí vai trò của NVL trong doanh nghiệp sản xuất:

Nguyên vật liệu là đối tợng của lao động, một trong ba yếu tố đầu vào cơbản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành thực thể sản phẩm Trongquá trình tham gia vào sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp, NVL bị tiêu haotoàn bộ và chuyển toàn bộ giá trị vào giá trị sản phẩm mới tạo ra hoặc chi phísản xuất kinh doanh trong kỳ Trong cơ cấu tài sản của doanh nghiệp, NVL là

bộ phận tài sản lu động, dự trữ cho sản xuất và đợc bảo quản lu trữ trong cáckho để đáp ứng yêu cầu sản xuất, giúp quá trình sản xuất trong doanh nghiệphoạt động thờng xuyên liên tục không phải chờ đợi hay chạy cầm chừng

Trong các doanh nghiệp sản xuất chi, phí về NVL thờng chiếm tỉ lệ lớntrong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm Vì vậy tăng cờng công tácquản lý, công tác hạch toán chi tiết NVL, để nâng cao hiệu quả sử dụng và tiếtkiệm NVL trong quá trình sản xuất Từ đó giảm đợc chi phí sản xuất, giảm giáthành sản phẩm Đây là điều mà doanh nghiệp luôn phải quan tâm

1.1.2 Đặc điểm và yêu cầu quản lý:

Đặc điểm của NVL là chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất, nên khi thamgia vào quy trình sản xuất NVL bị tiêu hao hoàn toàn, thay đổi hình thái ban đầu

và hình thành nên thực thể sản phẩm Giá trị NVL bị chuyển dịch toàn bộ một lầnvào giá trị sản phẩm mới tạo ra Nh vậy, đối với doanh nghiệp sản xuất, NVL làyếu tố đầu vào quan trọng nhất, là bộ phận cơ bản cấu thành giá trị sản phẩm và th-ờng chiếm tỉ trọng lớn trong cơ cấu vốn kinh doanh của doanh nghiệp Chính vìvậy, việc tổ chức quản lý, sử dụng NVL nh thế nào để đạt hiệu quả cao nhất là mộttrong những mục tiêu quan trọng đối với doanh nghiệp Công tác quản lý điều hànhNVL là một quá trình thu thập, xử lý thông tin nhằm đa ra những quyết định đốivới đối tợng NVL Các thông tin này phải bao quát đợc toàn bộ quá trình hìnhthành, biến động , loại bỏ NVL, cho phép doanh nghiệp có đợc cái nhìn tổng quan

về NVL, giúp cho doanh nghiệp có các quyết định đúng dắn

Do NVL là một phần tài sản hàng tồn kho của doanh nghiệp, là lợng vốnchết mà doanh nghiệp buộc phải có để dự trữ cho sản xuất, để đảm bảo cho quátrình sản xuất đợc thờng xuyên, liên tục Kèm theo dự trữ là các chi phí khác nh:Bảo quản, bốc dỡ Bởi vậy nếu doanh nghiệp không xây dựng một tỉ lệ vốn đầu

t hợp lý sẽ gây bất lợi cho doanh nghiệp Nếu dự trữ quá ít, sản xuất sẽ lâm vàotình trạng thiếu t liệu sản xuất buộc phải ngừng hoặc giảm tiến độ, khi đó không

có doanh thu nhng vẫn phải trả các khoản chi phí bất biến nh: Khấu hao nhà ởng, bảo dỡng máy móc thiết bị, trả lơng cho công nhân nghỉ chờ việc Từ đó

x-sẽ dẫn tới nguy cơ thua lỗ Ngợc lại nếu dự trữ quá nhiều, các chi phí cho hàng

và các chi phí liên quan sẽ tăng lên không cần thiết, nh hiện tợng vốn trong khokhông sinh lãi trong khi doanh nghiệp vẫn phải trả lãi ngân hàng hoặc đồng tiềnsụt giá dẫn đến thất thoát thiếu hụt về vốn Để tận dụng các cơ hội kinh doanhcần đến vốn, tăng thu giảm chi, nhà quản trị luôn phải nghiên cứu thị trờng vànhạy bén trớc những thời điểm hàng hạ hay có nguy cơ khan hiếm hàng, để saocho có lợi nhất về chi phí thu mua, đảm bảo về số lợng, chất lợng đáp ứng chonhu cầu sản xuất của doanh nghiệp Do vậy, các doanh nghiệp phải thờng xuyêntiến hành thu mua NVL, đảm bảo kịp thời cho quá trình sản xuất chế tạo sảnphẩm và phục vụ cho nhu cầu quản lý khác của doanh nghiệp Chính vì vậy, từkhâu thu mua doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ về khối lợng, quy cách, chủngloại, giá mua và chi phí thu mua nhằm thực hiện kế hoạch theo đúng tiến độ,thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Để hạ đợc chi phí sản xuất trong kỳ, hạ đợc giá thành sản phẩm, đòi hỏikhông chỉ quản lý NVL ở khâu thu mua mà phải quản lý chặt chẽ NVL trên cảhai chỉ tiêu hiện vật và giá trị ở mọi khâu từ khâu thu mua, khâu dự trữ bảoquản tới khâu sử dụng NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanhnghiệp Việc tổ chức tốt khâu kho tàng bến bãi, thực hiện đúng chế độ bảo quảntrong dự trữ đối với từng loại NVL, tránh h hỏng, mất mát cũng là một trongcác yêu cầu quản lý của doanh nghiệp luôn đợc các nhà quản lý doanh nghiệpquan tâm Trong khâu sử dụng phải tuân thủ việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm trêncơ sở định mức tiêu hao nhằm giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, tăng lợinhuận cho doanh nghiệp

1.1.3 Nhiệm vụ kế toán NVL.

Trong doanh nghiệp sản xuất, mỗi bộ phận quản lý quan tâm đến NVLmột mặt khác nhau, bộ phận kho quan tâm dến NVL về mặt số lợng, hiện vật vàquá trình bảo quản nh thế nào cho phù hợp, tiết kiệm Bộ phận sử dụng NVLquan tâm đến chất lợng NVL đợc sử dụng trong sản xuất và định mức tiêu haoNVL Nh vậy cả hai bộ phân trên chỉ quan tâm theo dõi, quản lý về mặt lợng củaNVL ở một khâu cụ thể trong quá trính sản xuất, không có sự tổng quát liên hệvới nhau mà NVL không chỉ xem xét ở hình thái hiện vật, ở mặt lợng mà cònphải quan tâm đến mặt giá trị.

Công tác hạch toán NVL với việc ghi chép, phản ánh thu thập, tổng hợp

số liệu về NVL ở cả hai hình thức: giá trị và hiện vật trong suốt quá trình vận

động của NVL, từ nguồn hình thành thu mua, bảo quản nhập xuất tồn, loại bỏNVL Cung cấp các thông tin một cách chính xác, đầy đủ, kịp thời số hiện có vàtình hình biến động của NVL dới mọi hình thức, giúp nhà quản trị có cái nhìnbao quát toàn bộ quá trình hình thành, biến động của NVL Các thông tin này làcơ sở vững chắc, dựa trên nó, các nhà quản trị có đợc các quyết định kinh doanh

đúng đắn, hợp lý giúp doanh nghiệp ngày càng lớn mạnh Nh vậy, hạch toán kếtoán là chiếc cầu nối các bộ phận cùng quản lý NVL trong doanh nghiệp, làcông cụ quản lý hữu hiệu nhất, là trợ thủ đắc lực cho nhà quản trị

Mặt khác, với việc luôn theo dõi sát sao sự biến động, tình hình dự trữ,giúp hạch toán NVL có khả năng kiểm soát sự tác động riêng của NVL đến quátrình sản xuất, thúc đẩy việc cung cấp một cách kịp thời, đồng bộ những vật liệucần cho quá trình sản xuất, đảm bảo thờng xuyên nguồn cung ứng, định mức dựtrữ, tiêu hao NVL Phát hiện sớm những sai sót để ngăn ngừa mất mát, lãng phítrong sản xuất, đa ra những thông tin đầy đủ, kịp thời cho nhà quản trị khôngphụ thuộc vào thời gian, giúp cho nhà quản trị nắm bắt đợc nhanh nhất, tận dụng

đợc cơ hội kinh doanh Nhờ đó, có thể giảm đợc các khoản chi phí, thu đợc lợinhuận lớn hơn

Nh vậy, kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng cung cấp, truyền đạtthông tin tài chính của đơn vị kinh tế là nền tảng của quyết định bên trong cũng

nh bên ngoài của toàn đơn vị về toàn bộ các hoạt động quản trị nh hoạch địnhchơng trình, giải quyết các vấn đề kinh tế phát sinh Vì vậy, sự hoàn thiện côngtác kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng là vô cùng cần thiết để các bộ

phận này thực hiện đúng vai trò của mình, trở thành công cụ đắc lực cho nhàquản trị.

Để giúp cho công tác quản lý NVL trong doanh nghiệp đợc tốt hơn, kếtoàn NVL cần hoàn thành tốt các nhiệm vụ của mình:

- Tổ chức, đánh giá, phân loại phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu quản

lý thống nhất của nhà nớc và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp

- Tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ kế toán phù hợp với phơng pháp kế toánhàng tồn kho của doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp số liệu về tìnhhình hiện có và sự biến động tăng - giảm của NVL trong quá trình sản xuất kinhdoanh Cung cấp số liệu kịp thời để tổng hợp và tính giá thành sản phẩm

- Kiểm tra, phân tích, đánh giá tình hình kế hoạch thu mua, dự trữ bảoquản và tình hình sử dụng NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh

- Bên cạnh đó, các nhân viên kế toán cần thờng xuyên nâng cao trình độchuyên môn, tinh thần trách nhiệm trớc công việc, luôn phải đảm bảo hoànthành tốt nhiệm vụ kế toán Cung cấp số liệu, tài liệu cho công tác thống kê,thông tin kế toán, giúp kiểm tra, giám sát vi phạm chế độ kế toán, kỷ luật tàichính

1.2 Tổ chức phân loại và đành giá NVL

1.2.1 Phân loại NVL.

Trong mỗi doanh nghiệp,do tính chất đặc thù hoạt động sản xuất kinhdoanh nên phải sử dụng nhiều loại NVL khác nhau Mỗi loại, thứ khác nhau cónội dung kinh tế, công dụng, bảo quản và tính năng kỹ thuật khác nhau Để cóthể quản lý chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết với từng thứ loại NVL phục vụcho kế toán quản trị, cần phải tiến hành phân loại NVL Trong việc phân loạiNVL có nhiều tiêu thức làm căn cứ cho việc phân loại

* Phân loại NVL căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò của NVL trong sảnxuất kinh doanh và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp về NVL đợc chia thành

các loại sau:

- NVL chính: là đối tợng chủ yếu để tạo nên thực thể của sản phẩm Dovậy, tuỳ thuộc từng doanh nghiệp khác nhau thì NVL chính cũng khác nhau nh:sắt thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo máy, xây dựng cơ bản; bông vải

trong các doanh nghiệp may Đối với bán thành phẩm mua ngoài với mục đíchtiếp tục đa vào quá trình sản xuất để tạo ra sản phẩm, hàng hoá nh: Sợi muangoài trong các doanh nghiệp dệt cũng đợc xem là NVL chính

- Vật liệu phụ: là những loại vật liệu chỉ có tác dụng phụ trong quá trìnhsản xuất, chế tạo sản phẩm có thể làm tăng chất lợng của sản phẩm hoặc NVLchính, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc đảm bảo cho công cụ dụng cụ hoạt động đợcbình thờng nh: thuốc nhuộm, thuốc tẩy, dầu nhờn, chỉ may

- Nhiên liệu: là những loại vật liệu trong quá trình sử dụng cung cấp nănglợng cho ta Nhiên liệubao gồm các loại ở thể khí, lỏng, rắn nh: hơi đốt, xăngdầu, than củi dùng để phục vụ cho quá trình sản xuất sản phẩm và quá trìnhthực hiện các phơng tiện vận tải, máy móc thiết bị

- Phụ tùng thay thế: gồm các loại chi tiết dùng để thay thế, sửa chữa máymóc thiết bị sản xuất và phơng tiện vận tải

- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các loại thiết bị, phơngtiện đợc sử dụng trong xây dựng cơ bản nh thiết bị cần lắp, thiết bị không cầnlắp, các công cụ, vật kết cấu lắp đặt vào công trình

- Vật liệukhác (phế liệu): là những loại vật liệu cha đợc sắp xếp vào cácloại trên, thờng là những loại vật liệu bị loại ra trong quá trình sản xuất và chếtạo sản phẩm hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình xây dựng

Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản trị và kế toán chi tiết NVL của từng doanhnghiệp mà trong từng loại trên đợc chia thành từng nhóm, từng thứ NVL mộtcách chi tiết hơn Cách phân loại này là cơ sở để xác định mức tiêu hao, địnhmức dự trữ cho từng loại, từng thứ NVL, là cơ sở để tổ chức hoạch toán chi tiếtNVL trong doanh nghiệp

* Phân loại NVL căn cứ vào mục đích, công dụng của NVL, bao gồm:

- NVL dùng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh

- NVL dùng trực tiếp cho chế tạo sản phẩm

- NVL dùng cho quản lý ở các cơ sở, dùng cho bộ phận bán hàng, bộ phậnquản lý doanh nghiệp

- NVL dùng cho nhu cầu khác nh: nhợng bán, góp vốn liên doanh

* Phân loại NVL căn cứ vào nguồn hình thành, NVL đợc chia thành hainguồn:

- NVL nhập từ bên ngoài: do mua ngoài, nhận gia công, nhận góp vốnliên doanh, nhận biếu tặng

- NVL tự chế: do doanh nghiệp tự sản xuất

Cách phân loại này làm căn cứ cho việc lập kế hoạch thu mua và kế hoạchsản xuất nguyên vật liệu, là cơ sở để xác định trị giá vốn thực tế NVL nhập kho

Trong các cách phân loại trên, cách phân loại NVL theo nội dung kinh tế,vai trò của NVL trong sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp làthông dụng hơn cả Bằng cách này, mỗi bộ phận sẽ quản lý NVL dới những hìnhthức khác nhau: bộ phận kho có thể quản lý NVL dới hình thức hiện vật, theo dõi

sự biến động của NVL tại kho và các chế độ bảo quản phù hợp với từng loại Bộphận sử dụng có thể quan tâm tới mức sử dụng từng loại NVL nhằm theo dõi tìnhhình tiêu hao có tiết kiệm hay không Bộ phận quản lý có thể quản lý NVL dới cảhai hình thức: hiện vật và giá trị để đa ra số liệu chính xác, đầy đủ tình hình NVLtại doanh nghiệp

1.2.2 Đánh giá NVL.

* Nội dung:

Để phục vụ cho công tác quản lý, NVL không chỉ đợc xem xét ở hình tháihiện vật mà phải đợc xem xét ở cả hình thái giá trị Việc xem xét này cho phépdoanh nghiệp tính đợc chi phí bỏ ra cho mỗi sản phẩm, qua đó doanh nghiệpquản lý đợc toàn bộ tài sản của mình dù ở dạng hiện vật nào, giúp nhà quản trịlập kế hoạch về nguồn lực phục vụ sản xuất Xem xét trên phơng diện giá trịchính là quá trình đánh giá NVL

Đánh giá NVL là quá trình dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị NVLtheo những nguyên tắc nhất định và ở thời điểm nhất định để đảm bảo tínhtrung thực, chính xác trong quản lý, sử dụng NVL sao cho có hiệu quả nhất

Khi đánh giá NVL phải tuân theo những nguyên tắc trong Chuẩn mực KếToán số 02 "Hàng tồn kho":

- NVL đợc đánh giá theo giá gốc Giá gốc ( hay còn gọi là giá vốn thực tếNVL ) là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra, bao gồm chi phí mua,chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có đợc NVL

đó ở địa điểm và trạng thái hiện tại

- Bình thờng NVL đánh giá theo giá gốc nhng trong trờng hợp giá trịthuần có thể thực hiện đợc thấp hơn giá gốc thì tính theo giá trị thuần có thể thựchiện đựơc ( Nguyên tắc thận trọng ) Giá trị thuần có thể thực hiện đợc là giábán ớc tính trong kỳ trà (- ) chi phí ớc tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ớctính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng.

- Khi đánh giá NVL, các phơng pháp kế toán áp dụng trong doanh nghiệpphải đảm bảo tính nhất quán, tức là kế toán chọn phơng pháp nào thì phải ápdụng phơng pháp đó trong suốt niên độ kế toán Doanh nghiệp có thể thay đổiphơng pháp đã chọn nhng phải đảm bảo phơng pháp thay thể cho phép trình bàythông tin kế toán một cách trung thực và hợp lý hơn Đồng thời phải giải thích đ-

ợc sự thay đổi đó

* Thời điểm tính giá

Tại thời điểm nhập kho: Xác định trị giá vốn thực tế NVL nhập kho.

Trị giá vốn thực tế của NVL nhập kho là loại giá hình thành trên cơ sởcác loại chứng từ hợp lệ, hợp lý chứng minh các khoản chi phí hợp pháp màdoanh nghiệp bỏ ra để có đợc NVL đó

Trị giá vốn thực tế hàng nhập kho đợc xác định theo từng lần nhập và theonguồn hình thành

- Đối với NVL nhập kho do mua ngoài dùng vào hoạt động sản xuất kinhdoanh

+ NVL mua ngoài thuộc diện chịu thuế GTGT tính theo phơng pháp khấutrừ

+ NVL mua ngoài không thuộc diện chịu thuế GTGT hoặc chịu thuếGTGT theo phơng pháp trực tiếp

+ + Thuế nhậpkhẩu ( nếu +

có )

Chi phí phát sinh trong qua trình mua hàng ( không bao gồm thuế GTGT )

Các khoản giảm trừ, CKTM

+ + Thuế nhậpkhẩu ( nếu +

có )

Chi phí phát sinh trong qua trình mua hàng ( bao gồm thuế GTGT )

Các khoản giảm trừ, CKTM

- Đối với NVL nhập kho do tự sản xuất:

Trị giá vốn thực tế = Giá thành sản xuất của NVL tự gia công chế biếncủa NVL nhập kho

- Đối với NVL nhập kho do thuê ngoài gia công chế biến:

- Đối với NVL nhập kho do nhận góp vốn liên doanh

- Đối với NVL nhập kho do đợc biếu tặng, tài trợ

+

Tiền thuê ngoài gia công chế

Chi phí vần chuyển, bốc dỡ

Tại thời điểm xuất kho: Xác định trị giá vốn NVL xuất kho.

Khi xuất dùng NVL, kế toán phải tính toán chính xác giá vốn thực tế củaNVL xuất dùng cho các nhu cầu, đối tợng khác nhau Tuỳ thuộc vào đặc điểm,

điều kiện, quy mô mà từng doanh nghiệp sẽ lựa chọn cho mình phơng pháp tínhgiá thực tế xuất kho thích hợp Việc tính giá trị thực tế của NVL xuất kho có thểtính theo một số phơng pháp trong Chuẩn mực Kế toán số 02 "Hàng tồn kho":

- Gía thực tế đích danh ( Giá trực tiếp ):

Theo phơng pháp này, hàng mua về đợc bảo quản theo từng lô riêng biệt

và ghi rõ đơn giá mua trên từng lô hàng đó Do đó, khi xuất kho lô hàng nào thì

có thể xác định ngay trị giá vốn thực tế xuất kho của lô hàng đó Phơng phápnày đợc áp dụng cho những doanh nghiệp có chủng loại NVL ít và nhân diện đ-

ợc từng lô hàng

- Phơng pháp bình quân gia quyền:

Theo phơng pháp này, trị giá vốn thực tế của NVL xuất kho đợc tính căn

cứ vào sản lợng NVL xuất kho và đơn giá bình quân gia quyền theo công thứcsau:

Trong đó: đơn giá BQGQ có thể tính theo cách sau:

Cách 1:

Cách tính này đơn giản, dễ làm, khối lợng tính toán giảm nhng chỉ tính

đ-ợc trị giá vốn thực tế của NVL vào thời điểm cuối kỳ nên không thể cung cấpthông tin kịp thời

Số lợng NVL nhập trong kỳ

liên hoàn ) Số lợng NVL tồn sau mỗi lần nhập

Trị giá vốn thực tế NVL sau mỗi lần nhập

=

Cách tính này chính xác, cung cấp thông tin kịp thời tuy nhiên khối lợngtính toán sẽ nhiều hơn nên phơng pháp pháp này thích hợp với những doanhnghiệp đã áp dụng kế toán máy.

- Phơng pháp nhập trớc xuất trớc ( FIFO )

Phơng pháp này giả định hàng nào nhập trớc sẽ đợc xuất trớc và lấy đơngiá xuất bằng đơn giá nhập Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ đợc tính theo đơn giácủa những lần nhập sau cùng

- Phơng pháp nhập sau xuất trớc ( LIFO )

Phơng pháp này giả định rằng lô hàng nào nhập sau sẽ đợc xuất kho trớc,lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ đợc tính theo

chức công tác kế toán NVL tại doanh nghiệp.

1.3.1 Tổ chức chứng từ và hạch toán ban đầu.

1.3.1.1 Tổ chức chừng từ kế toán NVL.

Để đáp ứng yêu cầu quản trị của doanh nghiệp trong sản xuất kinhdoanh, kế toán chi tiết NVL phải thực hiện theo từng kho, từng loại, nhóm, thứNVL và phải tiến hành đồng thời ở từng kho và phòng kế toán trên cùng một cơ

sở chứng từ

Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo quy định 1141/TCQĐ/CĐKTngày 01/11/1995 và theo QĐ 885/1998/QĐ/BTC các chứng từ kế toán về NVLbao gồm:

- Phiếu nhập kho ( Mẫu 01 - VT )

- Phiếu xuất kho ( Mẫu 02 - VT )

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( Mẫu 03 - VT )

- Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm, hàng hoá ( Mẫu 08 - VT )

- Hoá đơn GTGT ( MS 01 GTKT - LL )

- Hoá đơn cớc vận chuyển ( Mẫu 03 - BH )

- Hoá đơn hàng mẫu ( 02 GTKT - 2LL )

Đối với chứng từ này phải lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định về mẫubiểu, nội dung, phơng pháp lập Ngời lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tínhhợp lý, hợp pháp của chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh.

Ngoài các chứng từ mang tính bắt buộc đợc sử dụng thống nhất theo quy

định của nhà nớc, trong các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kếtoán mang tính hớng dẫn nh:

- Phiếu xuất vật t theo hạn mức ( Mẫu 04 - VT )

- Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ ( Mẫu 07 - VT )

- Biên bản kiểm nghiệm ( Mẫu 05 - VT )

1.3.1.2 Tổ chức hạch toán ban đầu.

Hạch toán ban đầu là việc ghi chép, sao chụp lại các nghiệp vụ kinh tếphát sinh về NVL bằng các văn bản, chứng từ để tạo dựng tính pháp lý, chứngminh cho nghiệp vụ kinh tế đó đã diễn ra là có trong thực tế Việc hạch toán nàygiúp cho doanh nghiệp không phải xem xét ngay tác động của từng hành vi kinh

tế tới từng đối tợng mà có thể tổng hợp, thống kê, xác định tình trạng đối tợngquản lý khi cần thông tin ở bất kỳ thời điểm nào Trong giai đoạn này, kế toán

sử dụng phơng pháp chứng từ để phản ánh các nghiệp vụ phát sinh

1.3.2 Tổ chức kế toán chi tiết NVL.

Trong doanh nghiệp, công tác quản lý NVL do nhiều đơn vị, bộ phânquản lý, đảm nhận Điều này dẫn đến khả năng có sự sai sót, chênh lệch số liệutrong quá trình hách toán, tổng hợp giữa các bộ phận Hạch toán chi tiết NVL làviệc hạch toán kết hợp giữa thủ kho và phòng kế toán nhằm đảm bảo theo dõichặt chẽ số hiện có và tình hình biến động từng loại, nhóm, thứ NVL vế số lợng

và giá trị, từ đó phát hiện sai sót của từng bộ phân Tuỳ từng loại hình doanhnghiệp mà các doanh nghiệp có thể áp dụng các phơng pháp kế toán chi tiếtNVL khác nhau Có 3 phơng pháp hạch toán sau:

Phơng pháp ghi thẻ song song, phơng pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển, phơngpháp ghi sổ số d

Tuy việc quản lý NVL do nhiều bộ phận, đơn vị tham iga song việc quản

lý nhập xuất tồn kho NVL hàng ngày chủ yếu đợc thực hiện ở bộ phận kho vàphòng kế toán trên cơ sở các chứng từ kế toán về nhập xuất NVL

- Nội dung:

Tại kho:

+ Theo phơng pháp ghi thẻ song song và phơng pháp ghi sổ đối chiếuluân chuyển: Việc ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho NVL do thủ kho thựchiện trên các thẻ kho và chỉ theo dõi chỉ tiêu số lợng Thẻ kho do thủ kho lậptheo mẫu quy định để theo dõi tình hình Nhập - Xuất - Tồn của từng loại NVL.Mỗi kho sẽ đợc mở một bộ thẻ kho, bộ thẻ kho của thủ kho đợc đánh số và kýhiệu tơng ứng với sổ chi tiết NVL tại phòng kế toán để thuận tiện việc kiểm tra,

đối chiếu số liệu

Hàng ngày, nhận đợc chứng từ nhập, xuất NVL, thủ kho phải kiểm tratính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhận, thựcxuất vào chứng từ và thẻ kho Cuối ngày, tính ra số tồn kho ghi vào cột tồn trênthẻ kho Định kỳ hoặc cuối tháng, thẻ kho đợc đối chiếu với sổ chi tiết của kếtoán Mặt khác, thủ kho phải thờng xuyên đối chiếu số liệu trên thẻ kho với sốvật t thực tế ở trong kho Sau khi ghi vào thẻ kho, các chứng từ nhập xuất vật tphải đợc chuyển về phòng kế toán

+Theo phơng pháp ghi sổ số d: Thu kho vẫn sử dụng thẻ kho để ghi chép

nh hai phơng pháp trên Đồng thời cuối tháng, thủ kho còn phải ghi vào sổ số d

số tồn kho cuối tháng của từng thứ NVL vào cột số lợng Sau đó chuyển sổ số dcho kế toán Sổ số d do kế toán lập cho từng kho và đợc mở cho cả năm, cuốimỗi tháng giao cho thủ kho ghi một lần

- Tại phòng kế toán

+ Theo phơng pháp ghi thẻ song song:

kế toán khi nhận đợc chứng từ nhập, xuất do thủ kho gửi lên, kế toán tiếnhành kiểm tra, hoàn chỉnh chứng từ và căn cứ vào đó để ghi vào sổ chi tiết đợc

mở cho từng loại NVL, từng kho tơng ứng với mỗi thẻ kho của thủ kho

Cuối tháng, kế toán lập bảng kê Nhập - Xuất - Tồn sau đó đối chiếu:

- Đối chiếu sổ kế toán chi tiết với thẻ kho của thu kho

- Đối chiếu số liệu dòng tổng cộng trên bảng kê Nhập - Xuất - Tồnvới số liệu trên sổ kế toán tổng hợp

- Đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết với số liệu kiểm kê thựctế