NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN LIỆU ,VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ,DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN IN VÀ ĐẦU TƯ MỸ THUẬT VIỆT

Nguyên vật liệu là khoản mục chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm, do đó tổ chức quản lý và sử dụng tốt khoản mục chi phí này sẽ góp phần thực hiện đợc mục đích hạ giá thà

NHậN XéT Và KIếN NGHị Về CÔNG TáC Kế TOáN NGUYÊN LIệU ,VậT LIệU Và CÔNG Cụ,DụNG Cụ TạI CÔNG TY Cổ PHầN IN Và ĐầU TƯ Mỹ THUậT VIệT

I- Đánh giá chung về công tác quản lý và kế toán nguyên vật liệu và công cụ,dụng cụ tại Công ty cổ phần in và đầu t mỹ thuật việt:

1 Những u điểm:

Trớc đây, trong điều kiện mà nền kinh tế tập trung, nhà máy cổ phần in và

đầu t mỹ thuật việt hoạt động theo kế hoạch từ cục xuất bản Khi nền kinh tế nớc ta chuyển sang nền kinh tế thị trờng, là một doanh nghiệp nhạy bén với cơ chế kinh tế thị trờng nên hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty phát triển khá mạnh Cùng với sự phát triển đó, trình độ quản lý của công ty cũng ngày đợc nâng cao Để đứng vững trong điều kiện cạnh tranh quyết liệt đòi hỏi công ty phải chú trọng đến vấn đề quản lý chi phí sản xuất để tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm

Nguyên vật liệu là khoản mục chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm, do đó tổ chức quản lý và sử dụng tốt khoản mục chi phí này sẽ góp phần thực hiện đợc mục đích hạ giá thành sản phẩm của công ty

Qua một thời gian thực tập tại công ty, nhìn chung về công tác quản lý ở công ty tơng đối tốt, công ty đã tổ chức đợc một bộ phận chuyên thu mua vật

t cho công ty trên cơ sở xem xét, cân đối giữa kế hoạch sản xuất, nhu cầu và khả năng cung cấp vật t Do đó đảm bảo cung cấp đầy đủ vật t cho sản xuất, giúp công ty chủ động trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình Mặt khác công ty đang từng bớc tiến hành xây dựng định mức tiêu hao vật t cho mỗi loại sản phẩm sản xuất ra Từ trớc đến nay đã có vật liệu chính là giấy

đ-ợc xây dựng định mức này nhằm sử dụng tiết kiệm vật liệu Việc xây dựng

định mức này nhằm sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu dùng vào sản xuất phấn

đấu giảm chi phí sản xuất

Việc vận chuyển vật t của công ty cũng đợc tổ chức hợp lý, ngoài ra công

ty còn có một tổ xe chuyên đảm nhận việc chuyên chở hàng hoá, vật t cho công ty

Cùng với việc tổ chức thu mua và vận chuyển vật liệu, ở phòng kế toán và

ở kho đã kết hợp trong công tác quản lý và hạch toán vật liệu để đảm bảo sử dụng tiết kiệm, hợp lý chi phí vật liệu trong sản xuất

Nh đã trình bày ở phần trớc, để sản xuất ra các loại sản phẩm (in ra các loại

ấn phẩm) công ty cổ phần in và đầu t mỹ thuật việtphải sử dụng một khối l-ợng vật t lớn, bao gồm nhiều loại, mỗi loại có tính chất, công dụng khác nhau Do vậy muốn quản lý tốt vật liệu và hạch toán một cách chính xác thì phải tiến hành phân loại vật liệu một cách khoa học, hợp lý Công ty dựa vào

vai trò và công dụng của vật liệu để chia thành nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, trong từng loại lại đợc chia thành từng nhóm, thứ loại cụ thể Việc phân loại dựa trên cơ sở nh vật là khoa học

và hợp lý, tạo điều kiện cho công tác quản lý vật liệu đợc chặt chẽ và hạch toán vật liệu đợc chính xác Đồng thời công ty cũng đã lập sổ danh điểm vật

t để phòng kế toán cùng với các phòng ban khác có liên quan kết hợp quản lý vật liệu

Bên cạnh những kết quả đáng khích lệ trên, trong công tác quản lý vật liệu của công ty vẫn còn một số hạn chế

2 Những nhợc điểm:

Thứ nhất, về việc đánh giá vật liệu:

Giá thực tế vật liệu xuất kho ở công ty luôn bao gồm 2 phần:

- Giá trị vật liệu xuất kho tính theo giá bình quân gia quyền.

- Toàn bộ chi phí vận chuyển đã phát sinh trong tháng.

Điều này có nghĩa là chi phí sản xuất của một tháng ngoài chi phí trực tiếp (vật liệu, nhân công…) còn có toàn bộ chi phí mua vật liệu trong tháng.) còn có toàn bộ chi phí mua vật liệu trong tháng

Do vậy, việc tính giá vật liệu của công ty là cha chính xác bởi vì trong giá vật liệu tồn kho không có chi phí vận chuyển, bốc dỡ cho số vật liệu đó mà chỉ

có giá trị thực tế của vật liệu theo hoá đơn

Thứ hai, trờng hợp hoá đơn về mà hàng cha về nhập kho, kế toán chỉ lu

lại phiếu nhập kho vào tập hồ sơ “hàng cha có hoá đơn”, việc này cha đúng

Thứ ba, để theo dõi tình hình thanh toán với ngời bán, công ty vẫn đang

theo dõi trên các sổ (thẻ) chi tiết vật liệu, sổ tổng hợp vật liệu và các Nhật ký chứng từ số 1, 2, 5 Việc này cha khoa học, công ty nên mở sổ chi tiết số 2

-“Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán” - dùng cho TK 331

Thứ t, kết cấu sổ chi tiết vật liệu của công ty bao gồm cả phần ghi Có

các TK 111, 112, 331…) còn có toàn bộ chi phí mua vật liệu trong tháng để theo dõi thanh toán với ngời bán và ghi Nợ các

TK 621, 627, 641, 642…) còn có toàn bộ chi phí mua vật liệu trong tháng phần sử dụng vật liệu vào mục đích gì, vì công ty không sử dụng sổ chi tiết thanh toán với ngời bán, nh thế sẽ làm mẫu sổ bị

r-ờm rà, phức tạp và việc ghi chép trở nên không khoa học

Thứ năm, phế liệu thu hồi sau khi tập hợp ở các phân xởng công ty

không nhập kho phế liệu mà bán cho nơi mua, xác định doanh thu Việc này

ảnh hởng đến việc xác định chính xác chi phí nguyên vật liệu xuất dùng trong tháng

Thứ sáu, hiện nay công ty đã áp dụng phần mềm kế toán Fast Enteprise

2003 nhng trình độ kế toán máy của các nhân viên kế toán cha cao nên vẫn còn nhiều lúng túng trong khi sử dụng và phòng kế toán mới chỉ có 2 máy tính, một số lợng máy tính quá ít khi công ty đã áp dụng kế toán máy

II- Sự cần thiết và các yêu cầu của việc hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần in và đầu t mỹ thuật việt:

Nh đã nói ở phần trên, trong các doanh nghiệp sản xuất nói chung và Công ty

cổ phần in và đầu t mỹ thuật việt nói riêng, chi phí về nguyên vật liệu thờng chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh Ngoài ra việc tính giá xuất của nguyên vật liệu còn ảnh hởng tới chi phí sản xuất, giá vốn

và lãi trong kỳ của doanh nghiệp

Theo chuẩn mực kế toán hàng tồn kho số 2 đợc ban hành theo quyết

định 38/2002/QĐ-BTC có quy định: khi giá trị hàng tồn kho đợc xác định

bằng công thức nhập sau, xuất trớc thì các báo cáo tài chính phải trình bày

sự khác biệt giữa giá trị hàng tồn kho trình bày ở Bảng cân đối kế toán với:

Giá trị hàng tồn kho đợc tính theo phơng pháp nhập trớc, xuất trớc (nếu giá trị tồn kho cuối kỳ tính theo phơng pháp nhập trớc, xuất trớc nhỏ hơn giá trị tồn kho cuối kỳ tính theo phơng pháp bình quân gia quyền và giá trị thuần

có thể thực hiện đợc), hoặc với giá trị hàng tồn kho đợc tính theo phơng pháp bình quân gia quyền (nếu giá trị tồn kho cuối kỳ tính theo phơng pháp bình quân gia quyền nhỏ hơn giá trị tồn kho cuối kỳ tính theo phơng pháp nhập

tr-ớc, xuất trớc và giá trị thuần có thể thực hiện đợc), hoặc với giá trị tồn kho cuối kỳ tính theo giá trị thuần có thể thực hiện đợc (nếu giá trị tồn kho cuối

kỳ tính theo giá trị thuần có thể thực hiện đợc nhỏ hơn tính theo phơng pháp nhập trớc, xuất trớc và phơng pháp bình quân gia quyền), hoặc:

Giá trị hiện tại của hàng tồn kho tại ngày lập Bảng cân đối kế toán (nếu giá trị hiện tại của hàng tồn kho ngày lập bảng cân đối kế toán nhỏ hơn giá trị thuần có thể thực hiện đợc), hoặc với giá trị thuần có thể thực hiện đợc (nếu giá trị tồn kho cuối kỳ tính theo giá trị thuần có thể thực hiện đợc nhỏ hơn giá trị tồn kho cuối kỳ tính theo giá trị hiện tại tại ngày lập bảng cân đối

kế toán)

Mà nguyên vât liệu lại nằm trong nhóm hàng tồn kho nên những ảnh h-ởng của nó tới hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp là tất yếu Chính vì vậy mà việc hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất nói chung và tại Công ty in Thống Nhất nói riêng là một việc làm rất cần thiết trong giai đoạn hiện nay khi chúng ta đang xây dựng chuẩn mực đầu tiên của kế toán Việt Nam và vững vàng trong tầm cao mới của thế kỷ XXI

Các yêu cầu của việc hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu:

- Phản ánh chính xác, kịp thời và kiểm tra chặt chẽ tình hình cung cấp

vật liệu trên các mặt số lợng, chất lợng, giá trị và thời gian cung cấp

- Tính toán và phân bổ chính xác, kịp thời giá trị nguyên vật liệu xuất

dùng cho các đối tợng khác nhau, kiểm tra chặt chẽ việc thực hiện định mức tiêu hao vật liệu, phát hiện và xử lý kịp thời những trờng hợp sử dụng vật liệu lãng phí, sai định mức

- Thực hiện việc kiểm kê vật liệu theo yêu cầu quản lý, lập các báo cáo

về vật liệu, tham gia công tác phân tích việc thực hiện kế hoạch thu mua, sử dụng nguyên vật liệu

Nguyên tắc của việc hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu:

- Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu phải đảm bảo sự thống

nhất quản lý giữa công ty và các cơ quan quản lý cấp trên, đảm bảo sự thống nhất giữa các chỉ tiêu mà kế toán phản ánh, thống nhất về hệ thống chứng từ, tài khoản kế toán và các sổ sách kế toán

- Khi tổ chức bộ máy kế toán phải dựa trên các chế độ, quy định về quản

lý hành chính và công tác kế toán, lựa chọn hình thức kế toán phù hợp với quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, đồng thời phải chú ý đến vấn đề trang thiết bị, phơng tiện tính toán hiện đại

- Đảm bảo cung cấp thông tin chính xác, kịp thời, đầy đủ và có hiệu quả

về hoạt động kế toán tài chính của công ty nhằm phục vụ kịp thời cho việc chỉ đạo quá trình sản xuất kinh doanh

III- Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần in và đầu t mỹ thuật việt:

1 Về hạch toán chi phí vận chuyển và tính giá thành:

Để phục vụ tốt cho công tác tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, việc tính toán, phân bổ chi phí cho nguyên vật liệu nhập kho trong tháng và tồn kho cuối tháng cần phải chính xác, kịp thời

Việc tập hợp chi phí vận chuyển của tổ xe ô tô và các chi phí khác bằng tiền mặt cho nguyên vật liệu vận chuyển trong tháng còn một số điểm cha hợp lý

Các chi phí liên quan đến quá trình vận chuyển vật liệu đợc chi trả bằng tiền mặt cần phân biệt cho từng loại vật liệu chứ không ghi:

Nợ TK 1521 vận chuyển

Nợ TK 1331 (nếu có)

Có TK 111 trên nhật ký chứng từ số 1 nh hiện nay, công ty cần phân loại chi phí này cho từng lô hàng nhập, của từng loại vật liệu vận chuyển trong tháng để ghi vào nhật ký chứng từ số 1 theo định khoản:

Nợ TK 152 (Chi tiết từ 1521 - 1525)

Nợ TK 1331 (nếu có)

Có TK 111

Từ đó làm căn cứ để ghi vào bảng kê số 3 dòng phát sinh trong tháng

Để đảm bảo tính thống nhất và hợp lý trong việc tính giá thực tế của vật liệu nhập kho và xuất kho thì kế toán phải cộng cả chi phí vận chuyển, bốc

dỡ…) còn có toàn bộ chi phí mua vật liệu trong tháng vào giá thành vật liệu nhập kho Nó sẽ có tác dụng phản ánh chính xác giá trị của vật liệu nhập kho là giá trị thực tế của vật liệu (bao gồm giá mua trên hoá đơn + chi phí vận chuyển, bốc dỡ…) còn có toàn bộ chi phí mua vật liệu trong tháng., các khoản giảm trừ)

Cụ thể phơng pháp tính giá thực tế của vật liệu nhập xuất kho nh sau: Giá thực tế giá thực tế vật liệu giá thực tế vật liệu chi phí bình quân = tồn kỳ đầu + nhập trong kỳ + vận chuyển của 1 đv VL số lợng VL tồn đầu kỳ + số lợng VL nhập trong kỳ

Giá thực tế của giá thực tế bình quân số lợng VL

VL xuất kho = của 1 đv VL x xuất kho

2 Về hạch toán hàng đi đờng:

Việc hoá đơn đã về mà hàng cha về, công ty nên sử dụng TK 151 “Hàng mua đang đi đờng” để phản ánh giá trị của các loại vật liệu mà doanh nghiệp

đã mua, đã chấp nhận thanh toán với ngời bán nhng cha về nhập kho và tình hình đã về nhập kho

Nếu trong tháng đã nhận đợc hoá đơn mà cuối tháng hàng vẫn cha về nhập kho, kế toán ghi:

Nợ TK 151 - Hàng đi đờng

Có TK 111,112,331…) còn có toàn bộ chi phí mua vật liệu trong tháng

Kế toán mở sổ theo dõi số hàng đi đờng cho tới khi hàng về, sang tháng sau khi hàng đi đờng nhập kho hoặc chuyển giao cho các bộ phận sản xuất hay cho khách hàng…) còn có toàn bộ chi phí mua vật liệu trong tháng., tuỳ từng trờng hợp kế toán ghi:

Nợ TK 152 (642, 621, 632…) còn có toàn bộ chi phí mua vật liệu trong tháng.)

Có TK 151 Việc hạch toán và ghi sổ này sẽ giúp cho kế toán theo dõi tình hình mua

và nhập vật liệu đợc chính xác

3 Về việc sử dụng các sổ chi tiết:

3.1 Sử dụng sổ chi tiết số 2:

Đối với vật liệu mua từ bên ngoài yêu cầu phản ánh đúng đắn, đầy đủ chính xác giá thực tế của vật liệu gồm giá hoá đơn, chi phí thu mua thực tế và tình hình thanh toán với ngời bán

Thực tế tại công ty khi vật liệu đợc mua về nhập kho, kế toán theo dõi tình hình thanh toán với ngời bán trên các sổ tổng hợp vật liệu và các Nhật ký

chứng từ số 1, 2, 5 Việc theo dõi này cha khoa học, do vậy công ty nên mở

sổ chi tiết số 2 - TK 331 “Phải trả ngời bán” để phản ánh toàn bộ tình hình thu mua vật liệu và thanh toán với từng ngời bán (không kể vật liệu đó mua trả tiền ngay hay cha trả tiền)

Đối với những ngời bán có quan hệ thờng xuyên, kế toán nên mở sổ riêng cho từng ngời Nh vậy sẽ có điều kiện theo dõi một cách chặt chẽ tình hình thanh toán với ngời bán

3.2 Sử dụng sổ chi tiết vật liệu:

Sổ chi tiết vật liệu đợc mở cho từng loại vật liệu, theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu theo từng kho, theo từng thứ hạng vật liệu Kết hợp với

đề xuất mở sổ chi tiết số 2 Khi đó ta tách phần theo dõi thanh toán với ng ời bán ghi sang sổ chi tiết số 2, còn sổ chi tiết vật liệu chỉ theo dõi tình hình N

-X - T của vật liệu trong tháng

C«ng ty phÇn in vµ ®Çu t mü thuËt viÖt:

Sæ chi tiÕt vËt liÖu

Th¸ng 3/2005

gi¸

chó Sè

hiÖu

Ngµy th¸ng

Sè l-îng

Sè tiÒn

…) cßn cã toµn bé chi phÝ mua vËt liÖu trong th¸ng.

Ngµy 31 th¸ng 3 n¨m 2005

KÕ to¸n trëng Ngêi lËp biÓu

4 Về hạch toán thu hồi phế liệu:

Để phản ánh chính xác chi phí nguyên vật liệu xuất dùng trong tháng khi bán phế liệu thu đợc tiền kế toán phải ghi giảm chi phí nguyên vật liệu

Nợ TK 111, 112, 131…) còn có toàn bộ chi phí mua vật liệu trong tháng

Có TK 621

5 Về hạch toán xuất - nhập kho vật liệu cho gia công:

Thực tế công ty cũng đã theo dõi tình hình xuất nhập vật liệu gia công trên TK 1526 Việc này cha đúng với chế độ hạch toán kế toán Để nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán vật liệu trong doanh nghiệp, công ty nên hạch toán việc gia công nh sau:

TK sử dụng - 154 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang” (chi tiết liên quan)

Trình tự hạch toán:

- Khi xuất vật liệu cho bộ phận chế biến (hoặc thuê ngoài), kế toán ghi:

Nợ TK 154 (gia công)

Có TK 152 (chi tiết)

- Chi phí gia công do thuê ngoài hạch toán:

Nợ TK 154 (gia công)

Nợ TK 1331 (nếu có)

Có TK 111,112,131…) còn có toàn bộ chi phí mua vật liệu trong tháng

- Chi phí tự gia công:

Nợ TK 154 (gia công)

Có TK 622 (tiền lơng công nhân trực tiếp sản xuất)

Có TK 627 (khấu hao và các khoản chi phí khác bằng tiền)

- Khi vật liệu về nhập kho kế toán ghi:

Nợ TK 152 (chi tiết)

Có TK 154 (gia công)

- Phần hao hụt cuối năm ghi:

Nợ TK 642

Có TK 154 (gia công)

6 áp dụng kế toán máy:

Trong điều kiện công ty đã áp dụng kế toán máy, cần nâng cao trình độ tin học, đặc biệt là trình độ sử dụng phần mềm kế toán của các nhân viên kế toán Ngoài ra công ty nên trang bị thêm máy tính cho phòng kế toán vì với 2 máy tính nh hiện nay mỗi khi làm báo cáo kế toán cuối tháng, cuối quý, cuối năm luôn luôn thiếu máy, các nhân viên phải chờ đợi nhau để vào phần hành

kế toán của mình trên máy Hơn nữa, hình thức kế toán Nhật ký chứng từ hiện vẫn đang đợc áp dụng tại công ty là không phù hợp với kế toán trên máy, công ty nên áp dụng hình thức Nhật ký chung vì hình thức này ít sổ sách hơn

và mẫu sổ dễ sử dụng hơn đối với kế toán trên máy

Kết luận

Trong nền kinh tế thị trờng của thế kỷ XXI, mục tiêu chung của các doanh nghiệp đều hớng tới lợi nhuận tối đa Muốn vậy, chúng ta phải tổ chức tốt công tác kế toán nguyên vật liệu từ khâu bảo quản, dự trữ đến sản xuất

Đó chính là điều kiện để nâng cao chất lợng sản phẩm, giảm bớt chi phí trung gian và thực hiện tiết kiệm nguyên vật liệu, từ đó góp phần trong việc phấn

đấu hạ giá thành sản phẩm và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp

Sau một thời gian thực tập tại Công ty cổ phần in và đầu t mỹ thuật Việt, nắm bắt đợc tầm quan trọng của kế toán nguyên vật liệu đối với việc quản lý vật liệu, quản lý công ty em đã mạnh dạn tìm hiểu, nghiên cứu để thấy đợc những mặt mạnh cần phát huy và những hạn chế cần khắc phục Cũng trong thời gian này em đã trau dồi cho mình đợc nhiều điều để hơn nữa kiến thức và

lý luận mà em đã đợc học ở nhà trờng

Do thời gian thực tập ngắn và kinh nghiệm còn hạn chế nên chắc chắn chuyên đề này không thể tránh khỏi những thiếu sót Em kính mong tiếp tục nhận đợc sự góp ý của các thầy cô và của cán bộ kế toán công ty để chuyên

đề này đợc hoàn thiện hơn

Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn sự hớng dẫn nhiệt tình, chu đáo của cô Tràn Ngọc Anhvà các cô chú, anh chị trong công ty để em có thể hoàn thành tốt chuyên đề này