MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY

Qua thời gian thực tập tại công ty công trình giao thông , vận dụng lý luận vào thực tiễn công tác kế toán , với sự hớng dẫn của các cán bộ tài chính kế toán em thấy công tác kế toán vật

Một số ý kiến nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vật liệu tại công ty

3.1- Một số nhận xét chung về tổ chức công tác kế toán vật liệu tại công ty cổ phần xây dựng 118

Là công ty hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực xây dựng với sản phẩm chủ yếu là các công trình cầu, đờng công trình công nghiệp thờng có quy mô lớn , kết cấu phức tạp , thời gian sử dụng lâu dài , giá trị lớn Nhiều công trình lớn do công ty thi công có tầm quan trọng đối với sự phát triển kinh tế xã hội của đất nớc Nên công ty đã rất coi trọng chất lợng và tiến độ hoàn thành thi công các công trình và đã tạo lập đợc uy tín lớn trên thị trờng

Hơn nữa, các sản phẩm xây dựng thờng mang tính tổng hợp về nhiều mặt nh kinh

tế kỹ thuật mỹ thuật rất đa dạng nhng mang tính độc lập , mỗi công trình đợc xây dựng theo một kiểu thiết kế riêng và tại một địa điểm nhất định Quá trình từ khi khởi công xây dựng cho đến khi công trình Hoàn thành bàn giao đa vào sử dụng lâu dài Do vậy vấn đề giám sát thi công là hết sức quan trọng , đặc biệt là vấn đề quản lý vật liệu vì vật liệu thờng chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm có ảnh hởng tới chất lợng cũng nh mỹ quan của công trình Chính vì thế tăng cờng quản lý và hoàn thiện công tác kế toán vật liệu là một trong những yêu cầu nhằm góp phần tiết kiệm chi phí hạ giá thành sản phẩm

Qua thời gian thực tập tại công ty công trình giao thông , vận dụng lý luận vào thực tiễn công tác kế toán , với sự hớng dẫn của các cán bộ tài chính kế toán em thấy công tác kế toán vật liệu có những u điểm nổi bật sau:

- Về tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung đã phát huy đợc hiệu quả, tạo điều kiện chỉ đạo nhiệm vụ và đảm bảo sự lãnh đạo (tập trung) thống nhất của kế toán trởng đối với công tác kế toán của công ty Đội ngũ kế toán công ty có trình độ khá vững,

am hiểu về nhiệm vụ kế toán Hơn nữa, phải phòng- Tài chính kế toán lại đợc trang bị một hệ thống trang thiết bị phục vụ cho công tác kế toán khá hiện đại, chơng trình kế

toán máy AFSYS đã đợc cài đặt và nối mạng cục bộ giữa các máy tính, nên đã đáp ứng

đ-ợc các yêu cầu về thông tin khi cần thiết

- Về tổ chức hệ thống tổ chức kế toán, vận dụng hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống

sổ sách: Công ty đã vận dụng một cách tơng đối đầy đủ theo chế độ và mẫu biểu do BTC ban hành, đồng thời lại rất linh hoạt phục vụ cho nhu cầu quản trị của công ty

- Về tổ chức kế toán chi tiết vật liệu công ty tổ chức kế toán chi tiết vật liệu ghi thể song song là hợp lý nhất với đặc điểm của ngành xây dựng

Tuy nhiên, bên cạnh những u điểm nêu trên , công tác kế toán nói chung và công tác

kế toán vật liệu nói riêng ở công ty vẫn còn một số tồn tại cần tiếp trực hoàn thiện đẻ phù hợp với yêu cầu với quản lý kinh tế, ngày càng trở thành một công cụ đắc lực và hiệu quả cho công ty

- Về phơng pháp đánh giá vật liệu suất kho: công ty đăng ký đánh giá vật liệu suất kho heo phơng pháp giá đích danh nhng theo cách làm hiện nay thì việc đánh giá vật liệu suất kho của công ty không phải theo phơng pháp giá đích danh mà cùng không tuân theo một trong những phơng pháp đánh giá vật liệu suất kho đã đợc quy định

- Vận dụng hệ thống kế toán: vận dụng đầy đủ nhng cha hoàn thiện điều này thể hiện

ở chỗ sử dụng Tài khoản 152 để hạch toán heo dõi giá tị hiện có và tình hình biến động các loại vật liệu trong kho của công ty nhng lại không mở chi tiết các tài khoản cấp 2,3 của tài khoản 152 trong khi đó vật liệu của công ty thì có nhiều loại nhóm Hơn nữa, công ty đã tiến hành phân loại vật liệu theo nội dung kinh tế theo vai trò của chúng mà lại không mở chi tiết tài khoản 152 cho từng loại đó

- Về thời gian luân chuyển chứng từ: Địa bàn công ty rất rộng lớn do công ty thờng thi công tại các công trình ở nhiều vùng, địa phơng trên cả nớc Vì vậy việc luân chuyển chứng từ chậm, việc hạch toán (nhập vật liệu vào máy tính) đợc thực hiện sau khi nghiệp

vụ phát sinh khá lâu dẫn đến tình trạng khối lợng công việc vào một thời điểm dẫn đến sai sót làm mất đi tính chính xác thông tin về kiểm nghiệm vật liệu khi nhập kho: nh đã chính bày ở chơng II: Vật liệu mua về, trớc khi nhập kho công ty tiến hành kiểm nghiệm vật liệu (mặc dù đã lập ra ban kiểm nghiệm) Điều này dễ dẫn đến xảy ra trờng hợp vật

liệu nhập kho không đảm bảo yêu cầu về chất lợng, quy cách bởi vì công ty thờng sử dụng khá nhiều vật liệu có tính năng kỹ thuật khác nhau mà chỉ riêng một mình thủ kho thì cha chắc đã có đủ trình độ đẻ xác định xem vật liệu đó có đủ đảm bảo cho thi công

“sản xuất” đó hay không

- Một số tồn tại khác:

Khi mua vật liệu về vận chuyển thẳng đến công trình phục vụ cho thi công, bộ phận vật liệu đó chỉ ký ngay vào mặt sau của hoá đơn mà không lập biên bản xác nhận vật liệu vào thi công

+ Công ty cha tiến hành xá định và quy định về định mức dự trữ vật liệu cho thi công Mặc dù cha có ảnh hởng gì lớn đến kế hoạch sản xuất của công ty nhng công ty nên sớm

đa ra quy định và thực hiện tốt vấn đề này nhằm tránh những rủi ro, đồng thời tránh tình trạng có những loại vật liệu để tồn kho nhiều đến lúc phải thanh lý và xin huỷ, điều này

sẽ làm tăng chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ

+ Công ty cha tiến hành phân tích tình hình quản lý và sử dụng vật liệu Thiết nghĩ, trong nền kinh tế thị trờng khi mà cạnh tranh ngày càng trở nên gay gắt thì việc phấn đấu tiết kiệm chi phí giảm giá thành sản phẩm là một trong những nhu cầu khách quan của tất cả các doanh nghiệp muốn làm đợc điều này, ngoài việc phải hạch toán chính xác đợc chi phí vật liệu phát sinh, doanh nghiệp phải tiến hành phân tích tình hình quản lý và sử dụng vật liệu để từ đó có thể tìm biện pháp nhằm tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu, giảm giá thành sản phẩm, nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp

+ Về cách mã hoá vật liệu: Việc mã hoá vật liệu ở công ty cha phát huy đợc tác dụng trong từng phòng, bởi lẽ, mỗi phòng tài chính- kế toán quá dài (dù mang tính gợi nhớ) và

nó không kết hợp đợc với việc vận dụng thống tài khoản vào công ty

3.2- Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vật liệu tại công ty phần xây dựng công trình giao thông 118.

3.2.1- Về việc vận dụng hệ thống tài khoản

Hiện nay, Vật liệu của công ty đã đợc phân loại theo nội dung kinh tế và vai trò của nó Tuy nhiên công ty lại không mở chi tiết (cấp hai) cho TK152 Vì vậy, để công tác kế toán đợc hoàn thiện hơn công ty nên mở thêm những TK cấp hai cho tài khoản 152

3.2.2- Về việc mã hoá vật liệu và lập số danh điểm vật liệu

Theo em để phát huy tác dụng của việc mã hoá vật liệu nhằm nâng cao chất lợng của công tác kế toán phải đảm bảo tính khoa học, hợp lý Phục vụ chùn cho yêu cầu quản

lý, quản trị vật liệu cần thiết là công ty phải sửa lại mã vật liệu giữa các phong trong công

ty nhằm phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận trong công tác quản lý vật liệu

Phơng pháp mã hoá vật liệu có thể nh sau:

- Kết hợp chặt chẽ với việc vận dụng hệ thống tài khoản, công ty có thể đa vào ký hiệu của tài khoản cấp một (TK152) và dựa vào việc phân loại vật liệu để mã hoá Theo cách này, thì công ty sẽ sử dụng những con số để mã hoá vật liệu, theo cách này, thì công ty sẽ

sử dụng những con số để mã hoá vật liệu Phơng pháp mã hoá có thể nh sau:

Giải thích :

- Vật liệu của công ty đợc chia thành sáu loại vì thế trớc khi ta tiến hành mã hoá từng loại vật liệu, công ty nên sử dụng luôn ký hiệu của TK 152 (quy định trong

Trong mỗi nhóm vật liệu lại bao gồm nhiều thứ vật liệu và mỗi loại vật liệu có thể

có quy cách, kích cỡ khác nhau Lên có thể dùng hai chữ số khác nhau để biểu thị cho tên ( từng thứ ) vật liệu, và dùng tiếp hai chữ số để biểu thị cho quy cách của chúng:

Vµ m· quy c¸ch kÝch cì cña tõng thø vËt liÖu nh sau:

VÝ dô: trong ( thø ) vËt liÖu “ thÐp trßn xo¾n – 01 ”

B¶ng 3.1: Sæ danh ®iÓm

Ký hiÖu danh ®iÓm

( m· ) vËt liÖu Tªn, Nh·n hiÖu, quy c¸ch vËt liÖu §¬n vÞ tÝnh Ghi chó

3.2.3 Về đánh giá vật liệu suất kho

Theo cách làm hiện nay của công ty thì vật liệu xuất kho đợc đánh giá theo phơng pháp: tức là xuất kho vật liệu có đơn giá lớn nhất sau đó nhỏ dần Việc đánh giá vật liệu xuất kho nh vậy là không đúng qui định Theo em, doanh nghiệp lên đánh giá vật liệu xuất kho theo đơn giá bình quân (liên hoà) vì doanh nghiệp sử dụng kế toán máy lên ph-

ơng pháp này khá thích hợp

Theo phơng pháp này(đơn giá bình quân) thì sau mỗi lần nhập máy sẽ tính gia đơn giá bình quân và khi xuất kho thì lấy số lợng xuất nhận với đơn giá bình quân này

Công thức tính nh sau:

Đơn giá thực tế bình quânGiá vốn thực tế vật liệu tồn đầu kỳ

Số lợng vật liệu tồn kho đầu kì

số lợng vật liệu nhập trong kì

Giá vốn thực tế vật liệu nhập trong kỳ

Giá vốn thực tế xuất kho

Đơn giá thực tế bình quân

số lợng vật liệu xuất kho

= +

= +

Ví dụ: Từ sổ chi tiết Xi măng PC 30 có tài liệu nh sau:

Tồn kho ngày 1/9: 400 Kg Số tiền 308.800 đ

Nhập ngày 13/9: 3.600 Kg Số tiền 27.936.000 đ

Nhập ngày 21/9: 40.000 Kg Số tiền 31.020.000 đ

Xuất ngày 15/9: 35.000 Kg

Xuất ngày 24/9: 38.000 Kg

Ta tính đợc giá trị vốn thực tế vật liệu xuất kho nh sau:

- Xuất kho ngày 15/9: ( 35.000 Kg )

1.086.200 + 31.020.000

Đơn giá bình quân = = 775,5 ( đ/Kg )

1.400 + 40.000

Giá vốn thực tế xuất dùng = 38.000 * 775,5 = 29.496.000 đ

3.2.4 Về chu trình luân chuyển chứng từ kế toán –

Do đặc điểm của ngành xây dựng là công trình ở các địa bàn khác nhau Do đó chứng từ đợc chuyển về phòng tài chính kế toán ở công ty là muộn, điều đó gây khó khăn cho công tác kế toán

Để khắc phục tình trạng này, công ty có thể tổ chức bộ phận kế toán riêng hạch toán phụ thuộc tại các đội với cơ cấu gọn nhẹ, phù hợp với tính chất cơ động của công tác xây dựng Bộ phận kế toán này có nhiệm vụ tập hợp, xử lý các chứng từ phát sinh tại

đội mình để tập hợp chi phí và tính giá thành công trình ( hạng mục công trình ) do đội thi công Hàng tháng kế toán các đội sẽ gửi báo cáo giá thành lên phòng TC- KT của công ty, để từ đó tổng hợp giá thành lập báo cáo lãi ( lỗ ) Khi đó sẽ giúp phần làm giảm nhẹ công tác kế toán ở công ty, nhất là công tác kế toán nguyên vật liệu, hiện nay khối l-ợng công việc nhiều mà chỉ có một kế toán phụ trách Hoặc công ty có thể trang bị máy tính tới các công trình và thực hiện nối mạng với phòng TC- KT ở công ty,hàng ngày nhân viên kế toán các đội khi có nghiệp vụ phát sinh sẽ căn cứ vào chứng từ gốc để nhập dữ liệu vào máy tính Số liệu này sẽ đợc truyền về máy tính ở phòng TC – KT ở công ty

Giải pháp sau có thể u việt hơn song tính khả thi không cao bởi tin học việt nam cha phát triển, việc nối mạng nh vậy sẽ rất khó khăn Chính vì vậy trong thời gian trớc mắt, công ty nên thực hiện theo phơng án 1

3.2.5 Về hạch toán phế liệu thu hồi

Phế liệu thu hồi của công ty có thể là vỏ bao xi măng, sắt thép vụn có thể sử dụng vào những vồng việc hữu ích nh che ma cho bê tông, lót khuôn đúc cột ngoài ra có thể nhập kho để có thể sử dụng vào những công việc khác hoặc cũng có thể đợc bán ra ngoài

để tái sản xuất ( sử dụng ) Hiện nay, số công trình công ty đang thi công nhiều, nếu tính riêng phế liệu từng công trình thì số phế liệu thu hồi không phải là lớn, nhng tổng giá trị phế liệu thu hồi của tất cả các công trình thì không phải là nhỏ Tuy nhiên công ty cha tận dụng đợc nguồn phế liệu này Do vậy, để tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu, nhằm giảm giá thành sản phẩm, công ty nên quan tâm đến việc theo dõi, quản lý nguồn nguyên vật liệu này.

- Khi nhập kho phế liệu thu hồi kế toán ghi:

3.2.6.1- Thực hiện kiểm nghiệm vật t

Công ty không thể sản xuất (tạo) ra những công trình chất lợng cao, thẩm mỹ đẹp bằng những vật liệu thấp về chất lợng, sai về quy cách phẩm chất và thiếu về số lợng Do

đó có thể đảm bảo cho công trình có chất lợng cao thì các yếu tố đầu vào phải đạt yêu cầu trong đó có yêu cầu về vật liệu

Muốn vậy, vật t mua về trớc khi nhập phải trải qua kiểm nghiệm để xem vật liệu mua có đảm bảo các tiêu chuẩn đặt ra hay không Với một ban kiểm nghiệm đã đợc đặt

ra, thiết nghĩ họ nên thực hiện tốt nghĩa vụ của mình và công ty phải có tránh nhiệm đôn

đốc họ thực hiện

Ban kiểm nghiệm xem vật liệu có đảm bảo cho thi công hay không, có đúng số liệu hay không.Sau đó ghi kết quả kiểm nghiệm vào ”biển kiểm nghiệm vật t” (Xem

Biểu số 3.2).

3.2.6.2- Sửa lại mẫu sổ báo cáo vật liệu

Trong thời gian tới có thể quản lý và quản trị vật liệu tốt hơn, theo em công ty cổ phần công trình giao thông 118 nên bổ sung và sửa lại mẫu Báo cáo vật liệu cụ thể:

- Công ty nên mở sổ Báo cáo vật liệu theo kho cho từng loại vật liệu chính

Mã số”Báo cáo tổng hợp vật liệu” theo kho: Sổ này sẽ phản ánh một cách tổng quát nhất về tình hình xâm nhập, xuất tồn kho của các loại vật liệu.

Nếu thực hiện nh trên thì các “Báo cáo vật liệu” của công ty sẽ bao gồm: (các báo cáo này đợc mở cho từng kho và cho toàn bộ công ty )

- Báo cáo vật liệu chính – Biểu 3.3

- Báo cáo vật liệu phụ – Biểu 3.4

- Báo cáo nhiên liệu

- Báo cáo phụ tùng thay thế

- Báo cáo vật liệu khác

- Báo cáo tổng hợp vật liệu – Biểu3.5

Biểu 3.2: Biên bản kiểm nghiệm

Ban kiểm nghiệm gồm:

Ông (bà): Nguyễn Mạnh Tuấn - Trởng ban

Ông (bà): Nguyễn Văn Cát - Uỷ viên

Ông (bà): Trần Văn Tuấn - Uỷ viên

Đã kiểm nghiệm các loại:

ĐVT

Kết quả kiểm nghiệm Ghi

chú

Số lợng

đúng quy cách

Số lợng không đúng quy cách

01 Xi măng PC 30 1521

01.01

Bằng mắt thờng đếm

Kg 36.000 36.000

ý kiến của ban kiểm nghiệm: Đảm bảo kỹ thuật phục vụ thi công

Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trởng ban

Nếu mở thêm (trên cơ sở bổ sung và sửa lại) các báo cáo về vật liệu, công ty sẽ theo dõi quản lý tốt hơn vật liệu Đồng thời nó còn góp phần vào việc quản trị vật liệu,

Do công ty sử dụng kế toán máy nên việc mở và ghi thêm các loại báo cáo về vật liệu cũng sẽ không làm tăng khối lợng công việc mà kế toán phải làm bởi lẽ công việc này do máy thực hiện Đây cũng là một cách khai thác triệt để tính u việt của kế toán máy.

Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Suất trong kỳ Tồn cuối kỳ

Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Suất trong kỳ Tồn cuối kỳ

Tổng

Các báo cáo nhiên liệu, báo cáo thay thế phụ tùng, báo cáo vật liệu khác có biểu tơng tự

nh hai báo cáo trên

Biểu 3.5:

3.2.6.3 Cần tiến hành phân tích tình hình quản lý, sử dụng nguyên vật liệu

Hạch toán đúng, đủ chi phí vật liệu vào giá thành sản phẩm là rất quan trong, song

nh thế vẫn cha đủ Trên cơ sở những số liệu kế toán kết hợp với tiêu chuẩn về kinh tế –

kỹ thuật Công ty phải tiến hành phân tích tình hình quản lý, sử dụng vật liệu để đánh giá xem việc quản lý vật liệu đã tốt cha sử dụng có hiệu quả hay không

Muốn phân tích tình hình quản lý, sử dụng vật liệu

- Ví dụ: Có thể phân tích tình hình quản lý sử dụng vật liệu bằng cách sử dụng các chỉ tiêu phân tích tình hình quản lý,sử dụng vật liệu đã đề cập ở chơng một

- Hoặc có thể sử dụng chỉ tiêu “Mức tiêu hao vật liệu bình quân để phân tích ”

3.2.6.4 Cần hoàn thiện hơn nữa phần mềm kế toán ASSYS.

Phần mềm kế toán hiện công ty đang sử dụng không đợc hiệu quả cho nắn, điều này đợc thể hiện ở chỗ:

- Khi đang cập nhật chứng từ, nếu muốn chuyển sang loại chứng từ khác (Ví dụ:

Đang cập nhật chứng từ vật liệu muốn chuyển sang cập nhật chứng từ tài sản cố định) kế toán phải thoát ra ngoài (đóng giao diện nhập liệu của vật liệu chứng từ ) rồi lại menu chứng từ, sau đó mới chọn đợc loại chứng từ về tài sản cố định để cập nhật (thờng thì các phần mề kế toán hiện nay có tính năng động cao hơn, khi đang cập nhật chứng từ nếu muốn chuyển sang cập nhật loại chứng từ khác kế toán chỉ cần ấn vào nút mới và chọn