MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY VẬT TƯ VÀ XUẤT NHẬP KHẨU HOÁ CHẤT

Đểtheo dõi và kiểm tra đợc khâu này nhằm phục vụ cho hoạt động tổng hợp về sau, Kếtoán trởng đã phân công cụ thể cho từng cán bộ trong phòng phụ trách từng khâu :khâu ký kết hợp đồng do

hoá chất,

I Nhận xét và đánh giá chung

Công ty vật t và xuất nhập khẩu hoá chất đã thành lập từ năm 1969 nhng thựcchất hoạt động XNK mới bắt đầu từ năm 1985, sau gần 20 năm không ngừng lớnmạnh cả về quy mô lẫn chất lợng kinh doanh và uy tín trên thị trờng XNK hoá chất,

đặc biệt là hoạt động NK Trong xu thế quốc tế hoá và tự do thơng mại tạo ra một thịtrờng rộng lớn nhng mức độ cạnh tranh thì ngày càng gay gắt và khốc liệt, Công ty đãkhông ngừng cải tiến và đa dạng hoá các phơng thức kinh doanh XNK nhằm đem lạilợi nhuận lớn nhất và giải quyết vấn đề việc làm cũng nh thu nhập của công nhân viênnhằm sử dụng hết tiềm năng của công ty Công ty tiến hành nghiên cứu kỹ thị trờng,tạo sự liên kết chặt chẽ và tin tởng lẫn nhau giữa các bạn hàng truyền thống cả trong

và ngoài nớc, mặt khác luôn tìm kiếm những đối tác và khách hàng mới để mở rộngthị trờng hoạt động

Công ty đã xây dựng đợc một mô hình quản lý khoa học, phù hợp với yêu cầuquản lý đặt ra của Tổng công ty Hoá chất và của cơ chế thị trờng, tổ chức bộ máycông ty gọn nhẹ, các phòng ban đợc phân công, phân nhiệm rõ ràng, không chồngchéo, đùn đẩy trách nhiệm và không làm trì trệ quá trình NK hàng hoá, đảm bảo tính

độc lập tơng đối của các phòng ban tạo sự liên kết, phối hợp nhịp nhàng giữa các bộphận để thực hiện đợc kế hoạch đặt ra một cách nhanh nhất và hiệu quả nhất

Bất cứ một công việc nào đều có những u điểm và những nhợc điểm, tìm ranhững u điểm để tiếp tục hoàn thiện hơn và đa ra đợc những nhợc điểm để sữa chữathì mới ngày càng hoàn thiện công tác kế toán trong Công ty Dù thời gian tìm hiểucông ty cha dài, nhng với sự cố gắng của bản thân em nhận thấy một số u điểm và nh-

ợc điểm trong Công ty nh sau :

1 Những u điểm.

1.1 Tổ chức bộ máy kế toán và tin học hoá các hoạt động trong Công ty.

Đợc tổ chức theo phơng thức trực tuyến, chức năng, toàn đơn vị không chỉ lậpmột phòng kế toán duy nhất để thực hiện toàn bộ công tác kế toán ở xí nghiệp, chinhánh, mà ngoài phòng kế toán tổng hợp ở văn phòng tại trụ sở chính, ở chi nhánhkhác vẫn có bộ phận kế toán riêng, phòng kế toán làm nhiệm vụ tổng hợp để xác định

mà các đơn vị thành viên vẫn hạch toán bình thờng, cuối kỳ gửi kết qủa của nghiệp vụlên văn phòng Công ty để hạch toán Việc này cũng giúp cho công ty kiểm tra cácchứng từ khi cần thiết vì nó đợc tổng hợp, phân loại và lu tại phòng kế toán.

Với xu thế quốc tế hoá và hội nhập, Công ty đã xây dựng đợc một hệ thống cácmáy tính phục vụ cho quá trình thu thập tin tức trong kinh doanh cũng nh thuận tiệncho việc liên lạc và tiết kiệm đợc chi phí Ngoài ra các công việc trong phòng kế toán

đã đợc tin học hoá toàn bộ qúa trình ghi chép, lập trình theo phần mềm kế toán củaCông ty cổ phần tin học infobus, lập trình theo đúng thực tế công tác kế toán củaCông ty làm giảm khối lợng ghi chép, phản ánh vào sổ sách và công việc tính toán.Hơn nữa, làm kế toán bằng máy sẽ đa ra đợc thông tin chính xác, nhanh chóng, thuậntiện Bất cứ khi nào cần thông tin về vấn đề gì đều có thể chiết xuất một cách nhanhnhất, hiệu quả nhất, khối lợng phải lu các sổ sách ít vì máy tính có thể nhớ một khối l-ợng lớn các thông tin đó

1 2 Hệ thống chứng từ.

Công ty đã thực hiện tốt hạch toán ban đầu của tất cả các khâu trong quá trình

NK và có quy trình luân chuyển chứng từ đơn giản, hợp lý và chặt chẽ Mỗi mộtnghiệp vụ mua và bán NK đều liên quan đến tất cả các phòng ban : từ Phòng kinhdoanh, Phòng XNK, Phòng vận tải, Phòng kế hoạch và Phòng kế toán, vì vậy tổ chứctốt quá trình hạch toán ban đầu là tiền đề cho việc hạch toán các nghiệp vụ cũng nhquá trình kiểm tra, kiểm soát của Ban lãnh đạo và Bộ phận kiểm toán Nhà nớc Đểtheo dõi và kiểm tra đợc khâu này nhằm phục vụ cho hoạt động tổng hợp về sau, Kếtoán trởng đã phân công cụ thể cho từng cán bộ trong phòng phụ trách từng khâu :khâu ký kết hợp đồng do kế toán XNK phụ trách, khâu mở L/C do kế toán ngân hàngphụ trách, phần thanh toán do kế toán thanh toán theo dõi … nhằm làm đúng, đủ các nhằm làm đúng, đủ cácthủ tục pháp lý và chế độ do Bộ tài chính ban hành

Các chứng từ sử dụng trong công ty đợc lập dựa trên mẫu của Bộ tài chính banhành phù hợp với các yêu cầu kinh tế và pháp lý của nghiệp vụ phát sinh và phản ánh

đầy đủ, chính xác vào chứng từ tạo điều kiện cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu thực

tế với sổ sách kế toán Mỗi nghiệp vụ phát sinh sẽ đợc lu giữ một bộ chứng từ riêng :Hợp đồng nội, Hợp đồng ngoại, Hoá đơn GTGT … nhằm làm đúng, đủ các tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu

và ghi chép khi cần thiết

1.3 Hệ thống tài khoản sử dụng.

Công ty đã vận dụng hệ thống tài khoản thống nhất với chế độ và rất linhhoạt.Căn cứ vào nội dung hoạt động sản xuất kinh doanh của mình và hệ thống tàikhoản thống nhất do Bộ tài chính ban hành đã xây dựng một hệ thống danh mục tàikhoản gồm các tiết khoản để phản ánh toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh :

 Xuất phát từ đặc điểm của công ty là chuyên kinh doanh XNK nên mật độgiao dịch qua ngân hàng lớn, số lợng tơng đối nhiều nên chia thành các tiết khoản sau:

- TK1121 : Tiền gửi ngân hàng (VNĐ)

o TK1121C : Tiền gửi ngân hàng Công thơng

o TK1121N : Tiền gửi ngân hàng Ngoại thơng

o TK1121T : Tiền gửi ngân hàng Đầu t và phát triển Hà Nội

- TK1122 : Tiền gửi ngân hàng ( USD )

o TK1122C : Tiền gửi ngân hàng Công thơng

o TK1122N : Tiền gửi ngân hàng Ngoại thơng

o TK1122T : Tiền gửi ngân hàng Đầu t và phát triển Hà Nội

vụ đó, sau đó từ số liệu trong máy để ghi các Sổ chi tiết và các Sổ cái mà không in ra

sổ Nhật ký chung Sử dụng hình thức này rất đơn giản, kế toán chỉ có nhiệm vụ tổnghợp, phân loại các chứng từ chuyển đến hàng ngày, định khoản vào máy tính và cuốitháng hoặc cuối quý in ra các sổ cần thiết Các sổ sách in ra khá đầy đủ và hợp lýnhằm mục đích cho những ngời không am hiểu nhiều về kế toán vẫn có thể hiểu đợcnội dung của các sổ, tiện lợi cho quá trình kiểm tra và theo dõi

1.5 Tổ chức hạch toán hàng hoá nhập khẩu.

 Hoạt động NK diễn ra tại công ty thờng xuyên, Công ty sử dụng phơngpháp bán qua kho và bán chuyển thẳng, thời gian lu kho ngắn nên sử dụng phơngpháp hạch toán Kê khai thờng xuyên với phơng pháp xác định giá vốn theo giá thực tế

đích danh là hợp lý và đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin một cách liên tục và chínhxác tình hình biến động của hàng hoá NK

 Việc lựa chọn nguyên tắc ghi ngoại tệ theo tỷ giá thực tế hàng ngày đợc kếtoán cập nhật thờng xuyên phản ánh giá trị thực của hàng hoá NK cũng nh công nợphải trả các tài khoản khác

 Quá trình mua bán hàng hoá NK luôn ký kết hợp đồng nội nhằm tránhtình trạng ứ đọng vốn, hàng về không tiêu thụ đợc và mất các chi phí bảo quản, chiphí bảo vệ … nhằm làm đúng, đủ các

 Trớc khi mua hàng công ty tiến hành lập dự toán hàng nhập, điều này chobiết hàng mua về sẽ có lợi hay không ( phải dự toán cả các chi phí rủi ro phát sinhtrong quá trình tiếp nhận hàng và bán hàng )

2 Những tồn tại trong công tác kế toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu.

Cùng với những u điểm mà Công ty đã đạt đợc trong tổ chức quản lý cũng nhtrong tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán lu chuyển hàng hoá NK thì tại công

ty vẫn còn một số tồn tại cần phải quan tâm, xem xét nhằm không ngừng hoàn thiệncông tác kế toán hàng NK góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty vàthực hiện đúng với chế độ tài chính

Tồn tại 1 : Sử dụng tài khoản và phơng pháp hạch toán ngoại tệ.

Trong quá trình hạch toán các nghiệp vụ kế toán phát sinh liên quan đến ngoại

tệ, kế toán sử dụng tỷ giá thực tế để phản ánh (tỷ giá tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ), cách hạch toán này tuy có phản ánh chính xác giá trị các nghiệp vụ phát sinh nhnglại gây ra khó khăn và phức tạp cho công tác điều chỉnh cuối tháng, quý, năm Hàngngày, kế toán phải theo dõi tỷ giá các ngân hàng mà mình mở tài khoản song mớithực hiện định khoản Trong khi đó, do đặc thù của kinh doanh hàng hoá NK phải th-ờng xuyên phát sinh các nghiệp vụ bằng ngoại tệ sẽ gây mất thời gian và khó theodõi, cập nhật liên tục đợc vì thế công ty nên sử dụng thêm tỷ giá hạch toán, điều nàykhông những giảm khối lợng công việc cho kế toán mà còn thu đợc những thông tinchính xác Mặt khác, việc sử dụng tỷ giá hạch toán cũng giúp kế toán xác định và tìm

ra giá trị một số đồng tiền mạnh hợp lý để thuận lợi hơn cho kế toán trong quá trìnhthanh toán và giao dịch cũng nh trong quản lý ngoại tệ.

Tồn tại 2 : Cha chủ động khai thác và tiêu thụ hàng nhập khẩu.

Công ty chỉ thực hiện hoạt động NK khi có đơn đặt hàng hoặc ký kết Hợp đồngnội của các đơn vị khách hàng Bên cạnh những thuận lợi của việc NK hàng theo đơn

đặt hàng nh đã kể ở trên thì nó còn mang lại cho công ty một số những khó khăn Khikhách hàng có nhu cầu về một loại sản phẩm thì phải chờ một khoảng thời gian khádài mới nhập khẩu đợc hàng, nh vậy sẽ làm chậm tiến độ sản xuất cũng nh kinh doanhcủa họ dẫn đến sẽ đi tìm một nhà cung cấp khác đáp ứng đợc yêu cầu, điều này làmgiảm bớt khả năng cạnh tranh của công ty trên thị trờng nhất là trong điều kiện cáccông ty XNK ngày càng tăng và ngày càng lớn mạnh về tất cả mọi mặt

Tồn tại 3 : Hạch toán sai các tài khoản lu chuyển hàng hoá nhập khẩu.

Theo chế độ kế toán hiện hành, đối với hàng mua đã thuộc quyền sở hữu củaCông ty nhng cha về nhập kho thì phải hạch toán vào TK 151 – Hàng mua đang đi đ-ờng để quản lý chặt về hàng nhập khẩu, Đối với hàng hoá đã về nhập kho thì sử dụngTK156 và phân thành 2 tiết khoản là : TK1561 ‘Giá mua hàng hoá’ và TK 1562 ‘Chiphí thu mua hàng hoá’ Ngoài ra, khi chuyển bán thẳng không qua kho hoặc xuất khochuyển đến ngời mua thì phải phản ánh vào TK 157 ‘ Hàng gửi bán’ Nhng trong quátrình phản ánh quá trình mua hàng và thanh toán thì đã không sử dụng đến các tàikhoản này hoặc có sử dụng thì sử dụng không đúng

Trớc tiên, đối với TK 151, khi hàng hoá đã về đến cảng thì kế toán phải tiếnhành kiểm tra, nhận hàng và báo về phòng kế toán để ghi sổ vào TK151 nhằm quản lýchặt chẽ lợng hàng tồn kho mà công ty đang nắm giữ Nhng Công ty đã không thựchiện nh vậy, điều này đợc giải thích là do thời gian lu tại cảng và đang đi trên đờngngắn không đáng kể để ghi vào sổ

Về TK 156 - tài khoản hàng hoá, khi xuất kho để xác định giá vốn hàng bán,

Kế toán đã không phản ánh hết giá trị của lợng hàng hoá này do không phản ánh chiphí thu mua nh : chi phí mở L/C, chi phí vận chuyển về kho, chi phí lu kho, lu bãi … nhằm làm đúng, đủ các

mà phản ánh hết các chi phí này vào chi phí bán hàng là TK 641, đây là một điểm cực

kỳ vô lý của công ty vì nh vậy sẽ làm giảm trị giá của lô hàng và làm tăng chi phí bánhàng lên một lợng đáng kể, kết quả là lãi gộp tăng so với bình thờng

Khi xuất kho hàng hoá hoặc chuyển bán thẳng thì kế toán đã không phản ánhvào tài khoản 157 ‘ Hàng gửi bán’ mà lại ghi thẳng vào TK 632 : Giá vốn hàng bánhoặc giảm TK 156.

Công ty không chỉ có một hoạt động duy nhất là doanh thu hoạt động NK trựctiếp nên việc sử dụng TK 511 không theo dõi chi tiết cho các tài khoản khác nhau sẽkhông theo dõi đợc lợi ích từ các hoạt động đem lại doanh thu khác nhau để có phơng

án điều chế hoạt động đem lại doanh thu cao và hoạt động đem lại doanh thu thấp

Đối với tài khoản thuế NK thì theo quy định phải theo dõi trên TK 3333 thìcông ty lại sử dụng TK 3332, đây không những trái với quy định của Bộ tài chính màcòn làm cho dễ nhầm lẫn với TK 3332 “ Thuế tiêu thụ đặc biệt”

Tất cả những sai sót trên sẽ dẫn đến một kết cục là không phân biệt đợc đâu làhàng hoá đợc nhập kho rồi mới bán, hàng hoá nào bán giao ngay tại cảng hoặcchuyển thẳng đến ngời mua gây ra sự khó khăn trong công tác kiểm tra, giám sáthàng hoá NK và công tác lập kế hoạch của Công ty đặc biệt sai sót trong khâu xác

định đâu là chi phí thuộc giá vốn và đâu là chi phí bán hàng

Tồn tại 4 : Sử dụng cha đúng tài khoản ký quỹ, ký cợc ngắn hạn.

Với mục tiêu đơn giản và dễ theo dõi các tài khoản ngân hàng, kế toán đã xâydựng các tài khoản ký quỹ, ký cợc ngắn hạn để vay tiền ngân hàng mở Th tín dụngvào tài khoản ngân hàng : TK 1123C ‘Ký quỹ ngân hàng Công thơng’ ; TK 1124T

‘Ký quỹ đảm bảo tiền vay ngắn hạn ngân hàng đầu t và phát triển Hà Nội’ Điều nàykhông những sai hoàn toàn so với chế độ mà nó còn làm cho kế toán dễ lầm lẫn vớicác tài khoản ngân hàng khác

Tồn tại 5 : Hệ thống sổ sách.

Hệ thống sổ sách của đơn vị rất gọn nhẹ và phù hợp với điều kiện hiện nay làcần đơn giản và hiệu quả, thế nhng, để đáp ứng đúng yêu cầu báo cáo sổ sách theohình thức Nhật ký chung nhng kế toán đã không chiết xuất sổ Nhật ký chung để tiệntheo dõi khi cần thiết Ngoài ra, việc theo dõi về công nợ phải thu có sổ chi tiết theo

đối tợng khách hàng thì cũng nên có sổ theo dõi công nợ phải trả theo đối tợng phảitrả

Trong các sổ có theo dõi cả ngoaị tệ phát sinh và tiền mặt đã quy đổi, ta khôngthấy theo dõi tỷ giá phát sinh của nghiệp vụ đó, mặc dù muốn biết thì ta vẫn có thểtìm đợc nhng nh vậy rất khó theo dõi và kiểm tra có đúng tỷ giá ngoại tệ tại thời điểm

đó hay không

Kế toán nên lập sổ theo dõi kế hoạch lu chuyển hàng hoá NK nhằm chủ động

đề ra những biện pháp thích hợp thực hiện kế hoạch chi phí lu thông, chi phí vận tải,

kế hoạch vay vốn, kế hoạch lợi nhuận … nhằm làm đúng, đủ cácnhằm phấn đấu ít nhất cũng phải đạt đợchoặc vợt mức kế hoạch

Tồn tại 6 : Trong việc lập dự phòng phải thu khó đòi.

Do công ty chỉ nhập khẩu các hàng hoá đã có ký kết Hợp đồng nội, thời gian lukho là không đáng kể nên việc hạch toán Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là khôngcần thiết Nhng đối với các hợp đồng mua bán, rủi ro lớn và tổn thất cao, thời gianhoàn thành hợp đồng dài, nợ phải thu là rất lớn nên cần thiết phải tiến hành lập Dựphòng phải thu khó đòi Đây là nguyên tắc thận trọng trong kinh doanh, dự phòng mà

đợc lập sẽ làm tăng chi phí hợp lý, hợp lệ từ đó giảm lợi nhuận tạm thời của doanhnghiệp và đơng nhiên sẽ làm giảm thuế thu nhập của doanh nghiệp Mặt khác dựphòng lại chính là một công cụ tài chính cần thiết để duy trì doanh nghiệp, hạn chếbớt những thiệt hại và chủ động hơn về tài chính trong trờng hợp xảy ra các rủi ro docác nguyên nhân khách quan

Tồn tại 7 : Trong công tác quản lý và tổ chức NK hàng hoá

Việc luân chuyển chứng từ trong nhiều thơng vụ còn chậm chễ, Phòng kinhdoanh nhận đợc chứng từ nhng không chuyển về Phòng kế toán ngay dẫn đến côngviệc bị tồn đọng, công tác kế toán vào những ngày cuối tháng trở nên rất bận rộn, báocáo kế toán có thể bị chậm chễ, ngoài ra còn có thể bị phạt các khoản nh phạt nộpchậm thuế gây thiệt hại cho công ty Hơn nữa, các hoá đơn của một thơng vụ phátsinh thờng đến ngày giao hàng cho khách hàng thì mới ghi hoá đơn cùng ngày và gửi

về Phòng kế toán để định khoản, điều này là không đúng với quy định về việc phản

ánh đúng, đủ và kịp thời các chi phí phát sinh tại thời điểm đó để xác định kết quảkinh doanh trong kỳ

Trong những năm gần đây, Công ty đã mở rộng hàng hoá không những chỉ góigọn trong Tổng cục hoá chất mà còn sang các ngành kinh doanh khác, nh ng Công tycha có chính sách giảm giá cho những khách hàng mua khối lợng lớn, thờng xuyên vàluôn luôn theo đúng hợp đồng đã ký, Công ty cũng cha có chính sách chiết khấuthanh toán cho những khách hàng thanh toán trớc hạn để giữ khách đồng thời khuyếnkhích ngời mua trả tiền trớc

II Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán lu

chuyển hàng hoá nhập khẩu

1 Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu.

Trong nền kinh tế thị trờng có sự điều tiết của Nhà nớc nh ở nớc ta hiện nay,trong kinh doanh các doanh nghiệp phải thực hiện nguyên tắc lấy thu bù chi và có lãi

Để quản lý tổ chức kinh doanh đạt hiệu quả cao, cấp lãnh đạo phải nắm đợc các thôngtin về hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp một cách chính xác, kịp thời Một

bộ phận lớn các thông tin đó đợc lấy từ công tác kế toán

Hoạt động kinh doanh nói chung và hoạt động NK nói riêng đang ngày càngtrở nên phức tạp, mang tính cạnh tranh cao, đặc biệt đối với các doanh nghiệp kinhdoanh hàng NK bởi thị trờng bao gồm cả thị trờng trong và ngoài nớc thờng xuyênbiến động

Cho đến thời điểm này, công cuộc đổi mới kế toán coi nh đã làm xong bớc mở

đầu, xây dựng và vận hành một hệ thống chế độ kế toán mới về cơ bản phù hợp với cơchế thị trờng Tuy nhiên trớc những yêu cầu của một nền kinh tế thị trờng, hệ thống

kế toán này vẫn còn nhiều tồn tại, các nguyên tắc và chuẩn mực kế toán cha ban hành

đủ Hơn thế nữa, đổi mới là một quá trình vận dụng và hoàn thiện, do đó đã có bớc

mở đầu tất yếu phải có bớc tiếp theo, thậm chí nhiều bớc tiếp theo

Với mục tiêu thúc đẩy sự nghiệp CNH – HĐH đất nớc hoà nhập thị trờngquốc tế, đa nớc ta vào hàng các nớc có nền ngoại thơng phát triển đòi hỏi phải có bớc

đổi mới và hoàn thiện tiếp theo về cơ chế quản lý NK Mặt khác, không phải lúc nàocác điều kiện và môi trờng kinh doanh XNK cũng thuận lợi, cũng tạo cơ hội chodoanh nghiệp phát triển, với sự chuyển biến nh mở cửa nền kinh tế, Mỹ bỏ cấm vận

đối với Việt nam và lập quan hệ ngoại giao, Việt Nam gia nhập ASEAN, đang trongquá trình tiến vào gia nhập WTO … nhằm làm đúng, đủ các tuy là mở ra nhiều cơ hội cho doanh nghiệpXNK Việt Nam phát triển nhng đồng thời cũng làm cho tính chất cạnh tranh ngàycàng quyết liệt, tệ nạn gian lận thơng mại ngày càng nhiều và tinh vi, chính sách thuếvẫn là vấn đề còn nhiều tồn tại, thủ tục hành chính còn nhiều phức tạp, chồng chéo, tỷgiá hối đoái không ổn định, hoạt động tài chính ngân hàng nhiều lúc cha thực sự hiệuqủa … nhằm làm đúng, đủ các ợt qua tất cả các khó khăn trên để tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp Vphải có bộ máy quản lý năng động, đặc biệt bộ máy kế toán hoạt động hiệu quả, đầykinh nghiệm và ngày càng đợc hoàn thiện hơn mà trớc hết là nâng cao trình độchuyên môn, đổi mới trang thiết bị phục vụ công tác kế toán, hoàn thiện phơng pháp

kế toán nhằm đáp ứng tốt nhu cầu phục vụ thông tin cho quản lý Kế toán luôn đợcxem là công cụ quản lý kinh tế trong các doanh nghiệp, bản chất kế toán đợc chỉ rõ là

sự quan sát, đánh giá các hoạt động kinh tế trên cơ sở ghi chép, lợng hoá và phản ánhcác hoạt động đó trên sổ sách và báo cáo Chính vì vậy, khi nền kinh tế với t cách là

đối tợng quản lý thay đổi từ cơ chế kế hoạch hoá tập trung sang cơ chế thị trờng có sự

điều tiết của Nhà nớc mà những công cụ đang sử dụng với kiểu dáng cũ không cònphù hợp nữa nên tất yếu phải tiến hành đổi mới

Từ những yêu cầu của đổi mới nền kinh tế nói chung, đổi mới công cụ kế toánnói riêng, đòi hỏi công tác kế toán lu chuyển hàng hoá NK cũng phải ngày càng hoànthiện hơn, thích nghi hơn với những biến động mới, phản ánh ngày càng chính xác vàtrung thực, đúng với chế độ của Bộ tài chính ban hành, đồng thời nâng cao hiệu quảkinh doanh của doanh nghiệp,

2 Nội dung và yêu cầu hoàn thiện.

Việc hoàn thiện kế toán lu chuyển hàng hoá NK tại Công ty không thể tiếnhành một cách tuỳ tiện mà phải đáp ứng đợc các yêu cầu sau :

Yêu cầu 1: Tổ chức kế toán lu chuyển hàng hoá NK phải đảm bảo nguyên tắc

thống nhất, tập trung và có tính độc lập tơng đối trong thu thập, xử lý tài liệu kế toánnhằm đảm bảo tính chính xác, kịp thời trên cơ sở thống nhất về chuyên môn, nghiệp

vụ, phơng thức hạch toán và về việc sử dụng chứng từ, sổ sách

Yêu cầu 2 : Hoàn thiện công tác kế toán phải xuất phát từ đặc trng của hoạt

động kinh doanh NK Mục tiêu chiến lợc của hoạt động kinh doanh NK là tối đa hoálợi nhuận Để đạt đợc mục tiêu đó phải không ngừng nâng cao chất lợng các thông tin

kế toán làm động lực cho việc hoàn thiện công tác kế toán tại đơn vị

Yêu cầu 3 : Phải căn cứ vào đặc điểm hoạt động kinh doanh NK, tổ chức quản

lý, trình độ kế toán của doanh nghiệp, những quy định về ghi chép, luân chuyểnchứng từ của đơn vị Hoạt động NK cũng giống nh các hoạt động kinh tế khác là rất

đa dạng vì mỗi đơn vị tổ chức hạch toán khác nhau nhng có một điểm chung là đềudựa vào những quy định của Nhà nớc ban hành để hạch toán trên cơ sở tôn trọngnhững chính sách kinh tế tài chính của Nhà nớc đề ra

Yêu cầu 4: Phải đảm bảo nguyên tắc phục vụ theo yêu cầu của kinh doanh vì

hoàn thiện là phục vụ cho việc nâng cao hiệu quả kinh doanh hàng NK Yêu cầu nàykhi hoàn thiện công tác kế toán phải bám sát vào hoạt động kinh doanh của doanhnghiệp, Các thông tin kế toán phải nhậy bén, xác thực, phải phù hợp với cơ chế thị tr-ờng, với kinh doanh NK hàng hoá,

Yêu cầu 5 : Tổ chức kế toán lu chuyển hàng hoá NK phải đảm bảo đơn giản,

gọn nhẹ, rõ ràng nhng vẫn phải cung cấp những thông tin kế toán tài chính chính xác,kịp thời Công tác tổ chức kế toán phải đảm bảo tính khoa học, hợp lý, áp dụng nhữngphơng pháp và công cụ hạch toán hiện đại nhằm nâng cao năng suất lao động trongcông tác kế toán, đồng thời đảm bảo sự kết hợp giữa kế toán chi tiết và kế toán tổnghợp

Yêu cầu 6 : Trong qúa trình NK, giá của hàng NK đợc tính theo thời giá quốc

tế và thanh toán với nhau bằng ngoại tệ, vì vậy đòi hỏi kế toán lu chuyển hàng hoá

NK phải đảm bảo tính chính xác và hiệu quả tránh những tổn thất do tỷ giá thay đổi

3 Một số ý kiến đề xuất đối với Công ty.

ý kiến 1 : Hoàn thiện việc sử dụng tài khoản và phơng pháp hạch toán ngoại tệ.

Để phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ kế toán Công ty sử dụng tỷgiá thực tế và sử dụng các tài khoản ngân hàng nh : TK1121,TK 1122 ( Chi tiết theotừng ngân hàng giao dịch ) nh vậy rất khó khăn khi kiểm tra, đối chiếu số nguyên tệthực tế tồn và phát sinh trong kỳ và tiến hành điều chỉnh cuối kỳ Do đó, để thuận tiệncho công tác kế toán Công ty nên sử dụng cả tỷ giá hạch toán và thực tế, theo dõinguyên tệ trên TK 007 – Nguyên tệ các loại

Việc sử dụng tỷ giá hạch toán phải dựa trên các nguyên tắc sau :

Thứ nhất, nếu đơn vị sử dụng tỷ giá hạch toán để phản ánh tình hình thu, chi, mua,bán, chuyển đổi tiền tệ và thanh toán thì cần tuân thủ các quy định sau :

 Đối với tiền ngoại tệ, nợ phải thu, nợ phải trả, nợ vay có gốc ngoại tệ

đợc ghi sổ theo tỉ giá hạch toán

 Đối với doanh thu XK, NK, chi phí ngoại tệ cho nhập, xuất, các phụphí chi bằng ngoại tệ đợc quy đổi ra tiền VND và ghi sổ theo tỉ giá thực tế tại thời

điểm phát sinh

Thứ hai, điều chỉnh tỷ giá ngoại tệ ngày cuối kỳ : Tiền nợ phải thu, phải trả cógốc ngoại tệ còn d đợc điều chỉnh về tỷ giá thực tế ngày cuối kỳ, chênh lệch phát sinhgiữa các loại tỷ giá ghi sổ trong kỳ so với tỷ giá thực tế cuối kỳ đợc điều chỉnh tỷ giátăng, giảm các đối tợng trên, đồng thời ghi riêng khoản chênh lệch do chuyển đổingoại tệ chờ xử lý bảo toàn vốn vào thời điểm thích hợp

Đối với TK 007 cần đợc chi tiết tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng và chotừng loại ngoại tệ, cụ thể nh sau :

 Căn cứ vào sổ phụ ngân hàng hoặc giấy báo Có do ngân hàng gửi vềbằng ngoại tệ hoặc phiếu thu ngoại tệ tại quỹ, kế toán ghi :

đó, số chênh lệch này kế toán phản ánh vào TK 413 – Chênh lệch tỷ giá Cuối kỳ kếtoán, kết chuyển chênh lệch tỷ giá phát sinh trong kỳ hạch toán vào doanh thu hoạt

động tài chính (Sau khi bù trừ giữa số chênh lệch tăng tỷ giá và số chênh lệch giảm tỷgiá phát sinh trong kỳ), ghi :

Nợ TK 413 : Chênh lệch tỷ giá

Có TK 515 : Doanh thu hoạt động tài chính

Nếu chênh lệch tỷ giá giảm (d Nợ TK 413 ) đợc kết chuyển vào chi phí tàichính trong kỳ, ghi :

Nợ TK 635 : Chi phí tài chính

Có TK 413 : Chênh lệch tỷ giá

ý kiến 2 : Theo dõi hàng mua đang đi đờng và hàng gửi bán.

Khi Công ty nhập khẩu hàng hoá, thời gian lu chuyển hàng hoá từ cảng hay nơinhận hàng về kho của công ty mất một thời gian, trong thời gian đó, hàng hoá đãthuộc quyền sở hữu của công ty nhng cuối kỳ vẫn cha có khả năng về NK thì phảihạch toán vào TK151, thay vì hạch toán thẳng vào TK156 nh kế toán đang làm

Mặt khác, trong trờng hợp bán hàng chuyển giao thẳng thì không nên hạch toánvào TK 632 ngay mà phải hạch toán vào TK 157, khi ngời mua đồng ý mua và ghihoá đơn GTGT tại kho của họ thì mới tiến hành ghi vào TK632

Quá trình này sẽ đợc thực hiện nh sau :

 Khi hàng NK về biên giới, tiếp nhận hàng theo quy định, kế toán ghi

Có TK 331

Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nớc,

Chi phí thu mua của hàng tồn đầu kỳ

 Khi nhập hàng hoá để bán theo phơng thức bán thẳng không qua khohoặc bán qua kho, kế toán ghi giá mua theo hoá đơn :

Nợ TK 157 : Gửi bán thẳng

Nợ TK 632 : Trực tiếp bán hàng tại cửa khẩu

Nợ TK 156 ( 1561 ) – Nhập kho hàng hoá

Có TK 151 : Hàng mua đã kiểm nhận

Cách hạch toán này không chỉ thực hiện đúng theo chế độ tài chính quy định

mà còn theo dõi đợc đâu là hàng hoá đang lu kho, đâu là hàng hoá đang đi đờng và

đâu là hàng gửi bán nhằm biết chính xác tình trạng tồn kho của doanh nghiệp

ý kiến 3 : Hạch toán chi phí thu mua và phân bổ hàng hoá bán ra.

Để đảm bảo tính chính xác các khoản mục chi phí, tất cả những khoản liênquan đến thu mua hàng hoá phải hạch toán vào tài khoản 1562 chứ không phải phản

ánh hết vào TK 641 nh Công ty đang hạch toán Khi xác định giá vốn hàng bán phảiphân bổ chi phí cho giá trị hàng bán ra

 Khi phát sinh chi phí thu mua, kế toán ghi :

Lấy ví dụ, nếu trong công ty :

Chi phí thu mua của hàng tồn đầu kỳ : 15.125.400

Chi phí thu mua phát sinh trong kỳ : 30.120.000

Giá mua hàng bán ra trong kỳ : 50.450.460.000

Giá mua hàng hoá tồn cuối kỳ : 22.405.000.000

Vậy chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ :

Nh vậy, chi phí thu mua trong kỳ là : 31.331.231

15.125.400 + 30.120.000

= x 50.450.460.000 = 31.331.231

22.405.000.000 + 50.450.460.000

Giá mua hàng hoá

xuất bán

CP thu mua phát sinh trong kỳ Chi phí thu mua

kỳ

Sau đó, để phản ánh chi phí thu mua cho hàng tiêu thụ trong kỳ, kế toán ghi

Để chi tiết và nắm rõ hơn về chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ trong

kỳ, hàng NKUT và hàng NKTT ta nên tập hợp chính xác các khoản phí này và phân

bổ theo tiêu thức đã lựa chọn nhằm nắm rõ đợc, Nhng vì trong công ty các nghiệp vụphát sinh trong một kỳ không nhiều và giá trị lớn cộng với khối lợng tính toán lớn do

đó không thực hiện tính chi tiết cũng đợc

Công thức này chỉ đợc sử dụng khi Công ty tiến hành sử dụng cả phơng thứcnhập hàng không theo hợp đồng tức có cả hàng bán lẻ, còn hiện giờ thì chi phí phátsinh của lô hàng nào thì tính cho lô hàng ấy mà thôi

Nh vậy, việc sử dụng TK 1562 không những chỉ giúp kế toán Công ty đơn giảnhơn trong việc theo dõi những chi phí phát sinh trong qúa trình NK hàng hoá mà còngiúp cho Công ty có thể kiểm tra chính xác hơn hai tài khoản chi phí TK 641 và TK

642 trên cơ sở đó tiến hành quản lý riêng các chi phí liên quan đến bán hàng và chiphí quản lý doanh nghiệp, chi liên quan đến hàng NK Quản lý chặt chẽ các khoản chigóp phần tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận cho công ty và phù hợp với quy định của

Bộ tài chính

ý kiến 4 : Sử dụng tài khoản ký quỹ, ký cợc và tài khoản thuế nhập khẩu.

Theo nh phần tồn tại đã đề cập đến, việc sử dụng các TK 1123C : Ký quỹ ngânhàng công thơng, TK 1124T ‘Ký quỹ đảm bảo tiền vay’ thay chức năng của TK 144

‘Ký quỹ, ký cợc ngắn hạn’ là không đúng với quy định Công ty nên có sự thay đổidanh mục tài khoản của Công ty thay vào đó là TK 144 và khi ký quỹ đảm bảo tiềnvay Ngoài ra, việc hạch toán lẫn lộn hai tài khoản này làm cho ngời kiểm tra dễ lầmlẫn nguồn lực thực có của doanh nghiệp là bao nhiêu do tài khoản ký quỹ ký cợc là tàikhoản dùng để trả nợ trong một thời gian tới, kế toán phản ánh nh sau :

Nợ TK 144 : Ký quỹ đảm bảo tiền vay

Có TK 111,112

Đồng thời nếu ký quỹ bằng ngoại tệ thì ghi : Có TK 007

Khi theo dõi thuế NK, kế toán nên theo dõi trên TK 3333 “ Thuế NK phải nộp”chứ không phải TK 3332 mà kế toán đang sử dụng nhằm không nhầm lẫn và đúng vớichế độ quy định

ý kiến 5 : Mở sổ chi tiết thanh toán với ngời bán và hoàn thiện Nhật ký chung.

Vì báo cáo của doanh nghiệp là theo hình thức sổ Nhật ký chung, do đó cuối kỳhoặc cuối tháng kế toán nên in ra sổ Nhật ký chung để tiện theo dõi và đối chiếu vớicác Sổ chi tiết và sổ cái khác, sổ Nhật ký chung nên đợc lập nh sau :

Bảng số 22 : Sổ nhật ký chung

Năm :

Trang :Ngày

Số phát sinh Chứng

Số trang trớc chuyển sang

Cộng chuyển sang trang sau

Ngày … tháng … năm tháng … tháng … năm năm

Ng

ời lập Kế toán tr ởng Giám đốc

Đơn vị đã không theo dõi Sổ chi tiêt thanh toán với ngời bán, do đó nên có sổnày, và trong các sổ có ngoại tệ thì ta nên có cột tỷ giá để rễ theo dõi ( áp dụng đối vớitất cả các sổ có cột ngoại tệ) và không cần thiết phải có cột Dòng trong sổ chứng từ,

ý kiến 6 : Lập dự phòng phải thu khó đòi.

Trớc kia, vào những năm trớc 1999 thì trong Bảng cân đối kế toán có tiến hànhlập dự phòng phải thu khó đòi, nhng bắt đầu từ năm 2000 trở đi,các khoản dự phòng

này đã đợc hoàn nhập.Cho đến nay, kế toán đã không tiến hành lập Dự phòng phải thukhó đòi nữa

Theo quy định, cuối kỳ kế toán năm, doanh nghiệp căn cứ vào các khoản nợphải thu đợc xác định không chắc chắn thu đợc (Nợ phải thu khó đòi ), kế toán tínhxác định số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập

Lấy ví dụ :

Số nợ phải thu xác định không chắc chắn thu đợc trong công ty : 105.450.000

Số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập năm N là : 105.450.000 x 30% = 31.635.000

Vào năm N, kế toán ghi nh sau :

Nợ TK 642 : 31.635.000

Có TK 139 : 31.635.000Sang năm ( N + 1 ), nếu số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập năm nay là35.845.000, số chênh lệch ( 34.845.000 – 31.635.000 = 3.210.000 ) sẽ đợc ghi nh

Có TK 139 : 3.210.000Nếu số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập năm ( N + 1 ) là : 24.315.000thì số chênh lêch ( 31.635.000 – 24.315.000 = 7.320.000 ) Kế toán ghi nh sau :

Nợ TK 139 : 7.320.000

Có TK 642 :7.320.000Các khoản nợ khó đòi khi xác định thực sự là không đòi đợc : 15.000.000

Kế toán ghi :

Nợ TK 642 : 15.000.000

Có TK 131 : 15.000.000

Đồng thời ghi vào bên Nợ TK 004 : 15.000.000

Đối với những khoản phải thu khó đòi đã đợc xử lý xoá nợ, nếu sau đó lại thu đợc

nợ, kế toán căn cứ vào giá trị thực tế của khoản nợ đã thu hồi đợc : 5.150.000

Nợ TK 111,112 : 5.150.000

Có TK 711 : 5.150.000

Đồng thời ghi vào bên Có TK 004 : 5.150.000

Sơ đồ tổng quát hạch toán dự phòng phải thu khó đòi :

Sơ đồ 26 : Tổng quát hạch toán dự phòng phải thu khó đòi

ý kiến 7 : Tăng cờng biện pháp khuyến khích khách hàng : chiết khấu thơng mại, giảm giá hàng bán, chiết khấu thanh toán.

Để khắc phục việc luân chuyển chứng từ còn chậm trễ, các kế toán nên liên tụctheo dõi tiến độ luân chuyển chứng từ để kịp thời phản ánh đúng thực trạng hiện thờicủa tài sản.Việc hạch toán đúng thời gian phát sinh ra nghiệp vụ là rất cần thiết chocác báo cáo bởi nó ảnh hởng đến doanh thu của kỳ báo cáo,vì vậy khi có hoá đơn thìphải nhanh chóng chuyển về phòng kế toán để phản ánh luôn chứ không để thực hiệnxong nghiệp vụ thì mới ghi hóa đơn kèm nh : Hoá đơn vận tải, hoá đơn bốc dỡ hàng

… nhằm làm đúng, đủ các

Vì quan hệ lâu dài và chế độ khuyến khích khách hàng đến quan hệ hợp tác,Công ty nên có các chính sách u đãi đối với các Công ty mua nhiều và thờng xuyênthì nên chiết khấu thơng mại cho khách hàng, đợc hạch toán vào TK 521 “ Chiết khấuthơng mại”

Những sản phẩm, hàng hoá đợc xác định là tiêu thụ, nhng vì lý do chất lợng,về quycách kỹ thuật … nhằm làm đúng, đủ các ngời mua từ chối thanh toán, gửi trả lại ngời bán hoặc yêu cầu giảmgiá và đợc doanh nghiệp chấp nhận sẽ theo dõi trên TK 531 và TK 532

Xoá sổ khoản nợ khó đòi đã

đợc lập dự phòng

TK 131, 138

Các khoản nợ khó đòi thực sự không đòi đợc

Sơ đồ 27 : Sơ đồ hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu.

Còn khi ngời mua thanh toán trớc hạn hoặc đồng ý thanh toán trớc hạn thìdoanh nghiệp nên chiết khấu thanh toán cho khách hàng nhằm thu hồi vốn một cáchnhanh chóng

Khoản chiết khấu thanh toán cho ngời mua hàng hoá đợc hởng :

Nợ TK 635 : Chi phí tài chính

Có TK 131,111,112 … nhằm làm đúng, đủ các

ý kiến 8 : Hoàn thiện kế hoạch lu chuyển hàng hoá NK.

Lập chính xác và kế hoạch thì kế hoạch lu chuyển hàng hoá NK phản ánhnhững nhiệm vụ trọng tâm trong hoạt động XNK, chủ động đề ra những biện pháptích cực thực hiện kế hoạch đó Kế hoạch lu chuyên hàng hoá NK là căn cứ để lập kếhoạch khác nh : kế hoạch chi phí lu thông, kế hoạch vận tải, kế hoạch vay vốn, kếhoạch lợi nhuận, kế hoạch tài chính … nhằm làm đúng, đủ các

Để lập đợc kế hoạch cần dựa trên tình hình phân tích bán hàng NK trớc đó, tìnhhình mua hàng NK, phơng hớng và nhiệm vụ kinh doanh của đơn vị trong kỳ kếhoạch tới, chính sách phát triển ngoại thơng của Nhà nớc trong thời kỳ hiện tại vàkinh tế của các nớc trên thế giới, dự đoán nhu cầu thị trờng trong và ngoài nớc về số l-ợng, mặt hàng, qui cách, phẩm chất và dựa vào năng lực cạnh tranh của bản thân công

ty về khả năng, về cơ sở vật chất kinh tế, về đội ngũ kinh doanh … nhằm làm đúng, đủ các có đảm bảo hoànthành nhiệm vụ đề ra trong kỳ kế hoạch hay không Có thể lập kế hoạch theo biểu sau:

STT Ngành

hàng

Kim ngạch % Kim ngạch % Quý I Quý II Quý III Quý IV

ý kiến 9 : Chủ động khai thác thị trờng tiêu thụ sản phẩm nhập khẩu.

TK 111,112, 131

Tập hợp các khoản giảm trừ

Thuế GTGT của các khoản

giảm trừ doanh thu thu

Tập hợp các khoản giảm trừ doanh thu

K/c các khoản giảm trừ doanh thu

TK 3331

Để đáp ứng đợc yêu cầu của khách hàng ngay khi khách hàng cần thì công tynên đa dạng hoá các loại hình NK gồm cả NK theo Hợp đồng và cả nhập khẩu khi cha

có hợp đồng Hàng hoá đợc bán qua kho từng số lợng ít một thì khách hàng có thểmua với số lợng ít đủ dùng cho nhu cầu của mình và có thể phục vụ tốt hơn nếu hànghoá NK đòi hỏi phải có sự đóng gói, phân loại, lắp đặt … nhằm làm đúng, đủ các nhng nhợc điểm của nó làvốn kinh doanh quay vòng chậm, chi phí lu thông cao do vận chuyển, bốc dỡ, bảoquản hàng hoá… nhằm làm đúng, đủ các Để thực hiện điều này, cán bộ Phòng kinh doanh cần phải nghiêncứu thị trờng trong nớc để xác định xem thị trờng đang hoặc sẽ cần mặt hàng gì.Việctìm hiểu này rất quan trọng vì nó giúp cho việc tiêu thụ hàng NK diễn ra nhanhchóng, luân chuyển vốn nhanh hơn và hiệu quả hơn

III phơng hớng hoàn thiện công tác lu chuyển hàng hoá vànâng cao hiệu quả kinh doanh tại Công ty vật t và xuất nhập

khẩu hoá chất,Cùng với sự hội nhập, đổi mới và phát triển nền kinh tế hiện nay, các doanhnghiệp Việt Nam nói chung và Công ty vật t xuất nhập khẩu hoá chất nói riêng đang

ra sức cố gắng vơn lên giành vị thế trên thị trờng.Ngày nay với sự tác động của tự dohoá thơng mại và xu hớng toàn cầu hoá nền kinh tế vì thế có ảnh hởng rất lớn tronglĩnh vực kinh doanh ngoại thơng Các doanh nghiệp đợc tự do buôn bán và lựa chọnthị trờng sao cho thích hợp, lựa chọn quan hệ đối tác làm ăn.Tuy nhiên bên cạnh đócác doanh nghiệp cũng phải đối mặt với sức ép cạnh tranh ngày càng gay gắt Cạnhtranh có thể thúc đẩy hoạt động kinh doanh phát triển đồng thời cũng làm phá sảnhàng loạt các doanh nghiệp nếu doanh nghiệp đó yếu kém về khả năng

Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh XNK Công ty vật

t xuất nhập khẩu hoá chất đã nhận thức đợc tầm quan trọng của các vấn đề trên và

đang từng bớc vững chắn tạo uy tín trên thị trờng Tuy nhiên, với sự nỗ lực của bảnthân doanh nghiệp thì cũng rất cần sự hỗ trợ kịp thời của Nhà nớc thông qua cácchính sách về thuế, thủ tục hải quan tạo hành lang pháp lý ổn định cho doanh nghiệp,

Sau đây là một số phơng hớng nhằm giúp Công ty hoàn thiện hơn công tác luchuyển hàng hoá NK

1 Về phía Công ty.

 Phơng án kinh doanh hàng hoá NK :

 Nắm vững số lợng : Căn cứ vào tình hình cụ thể của nhu cầu trongnớc và tình hình cụ thể của thị trờng nớc ngoài, bố trí thích đáng số lợng và tiến độ